CHNG 1:

CHNG 1:

TNG QUAN V H THNG THNG TIN K TON

1.1. Cc khi nim v h thng

1.1.1. nh ngha

H thng l mt tp hp cc phn t (cc thnh phn) c lin h vi nhau, hot ng hng ti mc ch chung theo cch tip nhn cc yu t vo, sinh ra cc yu t ra trong mt qu trnh x l c t chc.

V d:

- H thng khuych i m thanh: Loa, b khuych i, micro nhn u vo l m thanh nh v mc tiu ca h thng l lm khuych i m u ra.

- H thng giao thng: ng, cu, cng, xe, tu mc tiu ca h thng l vn chuyn con ngi hng ha t ni ny n ni khc

Mt h thng bt k c ba c im sau:

C cc thnh phn b phn (hoc nhng im hu hnh).

Tin trnh x l (hay phng php) phi hp cc thnh phn theo cch quy nh.

Mc tiu hoc i tng ca h thng.

1.1.2. H thng con v h thng cha

T nh ngha trn cho ta thy h thng s tn ti nhiu cp bc khc nhau. Cc thnh phn ca n cng c th l h thng vi cc c im ca mt h thng phi c. Cc h thng cp thp hn trong mt h thng l nhng h thng con, n cng c tin trnh phi hp cc thnh phn b phn t c mc tiu ca n. Khi nim h thng con, h thng cha ph thuc vo cch nhn nhn ca mi c nhn khi tip cn h thng .

V d: - H thng giao thng c cc h thng con l h thng giao thng ng b, h thng giao thng ng thy

1.1.3. ng bin v ni giao tip

* ng bin: nhm phn cch h thng ny vi h thng khc. Trong h thng con, ng bin gip nhn dng cc thnh phn ca h thng. Xc nh ng bin ca h thng ph thuc vo c im v v tr ca h thng trong t chc.

* Ni giao tip: l ni gp nhau gia cc ng bin ca h thng con. Ni giao tip ni kt cc h thng con hoc cc thnh phn b phn.

1.1.4. Phn loi h thng

H thng c nhiu dng khc nhau nhng c th c phn loi thnh bn dng c bn sau:

*H thng ng: l h thng c lp vi mi trng. N khng c ni giao tip vi bn ngoi, khng tc ng khi ng bin v cc tin trnh x l s khng b mi trng tc ng. Khi nim h thng ng ch mang tnh cht l lun bi thc t cc h thng u tc ng qua li vi mi trng theo nhiu cch khc nhau.

*H thng ng c quan h: l h thng c s tc vi mi trng, c ni giao tip vi bn ngoi v c s kim sot nh hng ca mi trng ln tin trnh. Quan h y c th hin qua cc nhp liu v kt xut.

* H thng m: l h thng khng kim sot s tc ng qua li ca n vi mi trng. Ngoi vic th hin quan h qua qu trnh nhp liu v kt xut, h thng thng b nhiu lon hoc khng kim sot c, nh hng n qu trnh x l ca n. H thng c thit k tt s hn ch cc tc ng ca s nhiu lon.

*H thng kim sot phn hi: l h thng cc nhp liu c th l cc kt xut ca n.

Trn c s bn kiu h thng c bn, ngi ta c th lin h nhiu h thng vi nhau.

1.2. H thng thng tin k ton

1.2.1. Khi nim v bn cht h thng thng tin k ton

a, Khi nimH thng thng tin k ton l vic thu thp cc d liu v x l cc thng tin ny theo mt trnh t t c th cung cp cc thng tin cn thit cho ngi s dng.

hiu r thut ng ny cn xem xt khi nim ny trn khi nim v h thng, thng tin v k ton.

* K ton: K ton bao gm cc lnh vc v k ton ti chnh, k ton qun tr, k ton chi ph v k ton thu. H thng thng tin k ton c thit lp cung cp thng tin cho cc lnh vc ny. C th thy rng h thng thng tin k ton to lp cc d liu v bng lng cho cc nhn vin trong cng ty, k ton cc khon phi thu, k ton cc khon phi tr, hng tn kho, d ton tng th, ghi nhn cc thanh ton trn s ci, thit lp cc bo co ti chnh, bo co qun tr, lp k hoch chin lc

Thch thc ln nht ca k ton l lm sao a c cc thng tin tt nht cho nhng ngi cn thng tin (bn trong doanh nghip v bn ngoi doanh nghip). V d quyt nh mua mt thit b vn phng ngi ta quyt nh cn cc thng tin v ngi bn, cc chi ph c lin quan, cc iu kin mua bn v thanh ton, lm sao x l cc thng tin , h thng thng tin k ton s gii quyt cc vic . K ton cn gip gii quyt cc thng tin khng lin quan n k ton nh l lp d ton v cc khon thu chi tin mt ca cng ty, tng hp v phn tch cc thng tin v doanh thu, chi ph v d on doanh s cc th trng, phn tch cc chi ph v lng v cc li ch mang li ca ngi lao ng, tng hp v vn hng tn kho, phn tch bin ng chi ph sn xut.

Bn cnh thng tin k ton cn cung cp nhng thng tin rt hu dng cho nhng ngi lm cng vic khng c s lin quan n k ton nh ti chnh, nghin cu th trng, nhn s. C th tm tt nh sau:

+ Ti chnh D ton v tin v cc khon thu chi thc t lm c s phn tch.

+ Nghin cu th trng Thng k bn hng, tng hp phn tch, thng tin v chi ph v d ton v doanh thu.

+ Qun l nhn s Phn tch bng lng (phn tch li ch mang li ca tng c nhn) cc d n trong tng lai v d ton chi ph nhn s.

+Sn xut Tng hp thng tin v hng tn kho, v phn tch chi ph sn xut.

* Thng tin (cn gi l d liu): mc d hai khi nim ny thng khc nhau nhng li hay c s dng nhm ln. Khi nim d liu dng ch cc ghi nhn th v cc d kin s kin cha c x l, v d cc im thi ca mt lp hc. hu dng cc d liu cn c qu trnh x l tr thnh thng tin, v d cc im thi c phn loi, cng trung bnh v nhm li thnh cc nhm nh gi trnh hc ca lp.

b, Bn cht h thng thng tin k tonT hot ng, sn xut, kinh doanh ca doanh nghip, hng ngy c cc nghip v kinh t pht sinh v cc nghip v ny c h thng thng tin ton phn tch, ghi chp v lu tr cc ghi chp ny (chng t, s, th, bng). Khi ngi s dng c yu cu, h thng thng tin cc k ton s t cc ghi chp lu tr m phn tch, tng hp v lp cc bo co thch hp cung cp cho ngi s dng thng tin.

Mc tiu ca k ton l lp ra bo co ti chnh -phng tin truyn t thng tin k ton ti chnh,trnh by kt qu kinh doanh v tnh hnh ti chnh ca doanh nghip cho nhng ngi quan tm n n,c lp theo nh k v theo quy nh bt buc, gm cc bo co sau:

- Bng cn i k ton

- Kt qu hot ng kinh doanh

- Bo co lu chuyn tin t

- Thuyt minh bo co ti chnh

1.2.2. Phn loi h thng thng tin k ton

* Theo mc tiu v phng php:

- H thng thng tin k ton ti chnh: Cung cp cc thng tin ti chnh ch yu cho cc i tng bn ngoi. Nhng thng tin ny phi tun th cc quy nh, ch , cc nguyn tc, chun mc k ton hin hnh:

- H thng thng tin k ton qun tr: Cung cp cc thng tin nhm mc ch qun tr trong ni b doanh nghip d bo cc s kin s xy ra v d on cc nh hng v ti chnh kinh t ca chng i vi doanh nghip.

* Theo s lu tr v x l s liu:

- H thng thng tin k ton th cng: Trong nhng h thng ny, ngun lc ch yu l con ngi, cng vi cc cng c tnh ton, con ngi thc hin ton b cc cng vic k ton. D liu trong cc h thng ny c ghi chp th cng v lu tr di hnh thc chng t, s, th, bng y l nhng h thng ph bin t nhng nm 1980 tr v trc.

- H thng thng tin k ton my tnh: Ngun lc ch yu l my tnh, ton b cc cng vic k ton t phn tch nghip v, ghi chp, lu tr tng hp, lp bo co u do my tnh thc hin. D liu trong cc h thng ny c ghi chp v lu tr di hnh thc cc tp tin. H thng giao dch t ng (ATM), h thng ghi v tnh cc in thoi, h thng chm cng, h thng tnh v lp bng gi thnh sn phm trong cc dy chuyn sn xut l nhng v d cho kiu h thng ny.

- H thng thng tin k ton trn nn my tnh: Ngun lc bao gm con ngi v my tnh. Trong , my tnh thc hin ton b cc cng vic k ton di s iu khin, kim sot ca con ngi. Nh vy, nu khng c con ngi th h thng ny khng th hot ng c, v ngc li, nu khng c my tnh th h thng ny cng khng th vn hnh hon ho. Ngoi vai tr ch o l iu khin, kim sot my tnh, con ngi cn c nhim v nhp d liu m h thng my tnh khng t thu thp c, cng nh thc hin cc cng vic bo mt, bo v, bo tr h thng. H thng thng tin k ton trn nn my tnh l i tng nghin cu chnh ca chng ta.

1.2.3. H thng k ton trch nhim

a, H thng d ton

H thng ny th hin lung thng tin t trn xung, qui nh cc mc tiu, m cc cp bn di phi t c, phi tun th.

D ton c th c phn loi theo thi k: l d ton ngn hn v d ton di hn. D ton ngn hn c xem l d ton c bn ch o c lp cho tng thng, tng qu hay theo nm. D ton ny lin quan n hu ht mi hot ng ca doanh nghip. D ton di hn cn c gi l d ton vn hoc d ton u t, c lp lin quan n vic u t ca doanh nghip.

* Tc dng ca d ton

Tc dng ln nht ca d ton i vi nh qun tr l cung cp phng tin thng tin mt cch c h thng ton b k hoch ca doanh nghip. Mt khi d ton c cng b th khng c s nghi ng g v mc tiu m doanh nghip mun t v t c bng cch no. Ngoi ra d ton cn c nhng tc dng sau:

- Xc nh r cc mc tiu c th lm cn c nh gi thc hin sau ny.

- Lng trc nhng kh khn khi chng cha xy ra c phng n i ph kp thi v ng n.

- Kt hp ton b hot ng ca doanh nghip bng cc k hoch ca tng b phn khc nhau. Nh vy, d ton m bo cho cc k hoch ca tng b phn ph hp vi mc tiu chung ca doanh nghip.

b, H thng bo co trch nhim

- Trung tm chi ph

Trung tm chi ph l mt trung tm trch nhim, ch c quyn iu hnh s pht sinh ca chi ph, khng c quyn iu hnh li nhun v vn u t. c xp vo loi trung tm chi ph l cc phn xng sn xut, t i sn xut...

Hot ng ca trung tm chi ph c cn c trn s so snh gia bo co thc hin so vi nh mc chi ph tiu chun. Ch tiu nh gi tng hp l t sut li nhun/doanh thu .

Li nhun

T sut li nhun/doanh thu =

(ln hoc %)

Doanh thu

Ch tiu t sut li nhun/doanh thu phn nh li nhun thu c trong 1 ng doanh thu. Ch tiu c gi tr cng ln th hot ng kinh doanh cng c hiu qu v ngc li. Nu doanh thu khng i th khi chi ph gim, li nhun s tng dn n t sut li nhun s tng, ngc li, chi ph tng, li nhun s gim v t sut li nhun cng gim. Vy bin ng ca chi ph hot ng trong iu kin doanh thu khng i s c nh hng n t sut li nhun/doanh thu.

- Trung tm kinh doanh

Trung tm kinh doanh cn c gi trung tm li nhun, l trung tm trch nhim c quyn iu hnh c chi ph v li nhun, khng c quyn iu hnh s pht sinh ca vn u t. c xp vo loi trung tm kinh doanh l cc cng ty (doanh nghip) sn xut v kinh doanh thuc tng cng ty.

nh gi kt qu hot ng ca trung tm kinh doanh da vo cc bo co kt qu thu nhp v vic s dng vn u t. Ch tiu nh gi trung tm loi ny, ngoi ch tiu t sut li nhun/doanh thu thguc phm vi ca trung tm chi ph nh ni trn, trung tm kinh doanh cn c nh gi bi ch tiu: t sut doanh thu/vn hot ng bnh qun.

Doanh thu

T sut doanh thu / =

(ln )

vn hot ng bnh qun

Vn hot ng bnh qun

Ch tiu t sut doanh thu/vn hot ng bnh qun phn nh 1 ng vn hot ng bnh qun tham gia vo sn xut trong k em li c bao nhiu ng doanh thu. T sut tnh c cng ln th s vng quay ca vn hot ng bnh qun cng cao v vic s dng vn cng c hiu qu.

Khi so snh ch tiu ny gia cc k nu:

- Tc tng ca doanh thu > Tc tng ca vn hot ng => T sut tng

- Tc tng ca doanh thu < Tc tng ca vn hot ng => T sut gim

- Tc gim ca doanh thu > Tc gim ca vn hot ng => T sut gim

- Tc gim ca doanh thu < Tc gim ca vn hot ng => T sut tng

Nh vy, t sut doanh thu/vn hot ng bnh qun ph thuc vo tc tiu th sn phm, hng ho vi tc u t vn cho hot ng sn xut kinh doanh.

-Trung tm u t

Trung tm u t l mt trung tm trch nhim c quyn iu hnh c chi ph, li nhun v vn u t. y l trung tm cp cao nht ca t chc doanh nghip. c xp vo loi trung tm u t l cc hi ng qun tr ca tng cng ty, cc c quan cp vn ca nh nc.

nh gi kt qu ca trung tm u t ch yu da trn ch tiu t l hon vn u t, v cc nh u t thng ch quan tm n nhng ni no c t l hon vn cao.

Ch tiu t l hon vn u t, c vit tt l ROI, c cng thc tnh nh sau:

Li nhun

ROI = T l hon vn u t =

(ln, % )

Vn hot ng bnh qun

Ch tiu t l hon vn u t phn nh 1 ng vn hot ng bnh qun trong k to ra c bao nhiu ng li nhun. Ch tiu ny tnh ra kt qu cng ln chng t rng ng vn s dng cng c hiu qu.

y l mt ch tiu tng i hon thin, c nhiu nh u t quan tm v c ngha so snh khi nh gi vic s dng vn gia nhiu doanh nghip vi nhau. V tm quan trng nh vy nn ta i su nghin cu cu trc, mi quan h v cc bin php lm tng ROI.

1.3. Tng quan v pht trin h thng thng tin k ton

1.3.1. Mc tiu pht trin h thng thng tin k ton

Cc tiu chun ca mt h thng hon ho: Cung cp thng tin chnh xc, kp thi, ng tin cy; thi gian pht trin hp l; tha mn nhu cu thng tin ca doanh nghip; ngi dng phi hi lng k c nhn vin k ton.

Pht trin h thng nhm t c h thng thng tin k ton hon ho, vi chi ph b ra phi tng xng vi hiu qu mang li.

1.3.2. Cc phng php pht trin h thng

- Pht trin theo mu th nghim: Phng php ny s dng cc h thng c sn gi l cc nguyn mu p dng cho h thng ang cn pht trin. Sau khi xc nh c yu cu ca thng tin u ra, ngi lnh o s la chn mt h thng c sn p ng y nht vi yu cu ca thng tin u ra ca doanh nghip v p dng cc cu trc v phng thc hot ng ca nguyn mu ny vo h thng ca mnh. Nu cha t c yu cu c c mt h thng hon ho v ri thay, trn thc t thng l cha t c, nguyn mu s c chnh sa, thm, bt, cho n khi t c mc tiu. Mt h thng n gin, ngho nn v thng tin qun tr, khng cn p ng s pht trin nhanh chng ca hot ng kinh doanh s ph hp vi cch pht trin ny.

- Pht trin theo cc giai on chun mc: thng tin hon ho i hi khng th pht trin theo cch sai ri sa, sa vn sai ri li sa V th, phng php pht trin theo cc giai on chun mc thng thy cc h thng ln, c k hoch chin lc pht trin h thng. Ngi ta chia chu trnh pht trin thnh cc giai on chun mc v tin hnh theo chu trnh ca tng giai on. Sau tng giai on, ngi ta tin hnh kim tra v nh gi kt qu ca giai on thc hin v ban qun l ra quyt nh dng hay cho php giai on tip theo c tin hnh. Cc giai on chun mc gm giai on phn tch, thit k, thc hin v vn hnh h thng.

1.4. Cc cng c k thut

Pht trin h thng thng tin k ton theo cc giai on chun mc s dng cc cng c k thut, mi cng c thch hp vi tng nhim v, tng giai on pht trin h thng. Cc cng c ch yu bao gm:

* Lu :

- Lu chng t: Trnh by cch x l cc nghip v. Trong nhn mnh n vic lp, lu chuyn v lu tr chng t gia cc b phn, cc lp i tng tham gia vo h thng.

- Lu h thng: Trnh by hot ng x l ca h thng k ton trn nn my tnh

- Lu chng trnh: Trnh by gii thut x l ca mt chng trnh my tnh.

* S :

- S dng d liu: Hu ch cho vic trnh by h thng v cc qu trnh x l song song, cc cng vic din ra ng thi. S dng d liu khng ch trng n trnh t lu chuyn ca dng thng tin, d liu hoc hnh thc v phng thc lu tr d liu, m nhn mnh n lung lu chuyn thng tin gia cc h thng x l.

- S h thng (s cu trc): Dng m t cu trc cc module dng trong vic qun l phn mm k ton.

- S quyt nh: Gip ngi c hnh dung d dng hn cc cng vic phi gii quyt c tnh cht th tc.

- Bng quyt nh: Trnh by khi qut kt qu quyt nh cho cc tnh hung phc tp. Bng quyt nh c u im hn lu khi phi la chn gia nhiu vn nhng n khng cho thy tnh cht tun t ca cng vic.

CHNG 2:

C S D LIU2.1 . Khi nim c s d liu

2.1.1. Khi nim CSDL

C s d liu l mt tp hp c cu trc ca cc d liu c lu tr c th tha mn ng thi nhiu ngi s dng.

- Vi h thng k ton thng thng x l th cng, d liu c lu tr trn giy v cu trc ca d liu chnh l cc mu chng t, s sch.

- Vi h thng k ton dng my tnh, d liu c lu gi di dng cc tp tin (file) v cu trc ca d liu chnh l cu trc ca cc tp tin c s d liu.

2.1.2. Vai tr ca c s d liu

Thi gian nhp liu

VD: Ch cn nhp m khch hng ch khng cn nhp cc thng tin khc ca khch hng khi nhp ho n bn hng

Trnh lu tr trng lp d liu:

VD: thng tin v hng ch lu tr mt tp tin duy nht khi cn c th c th truy sut ra t m hng ho

Tng cng kh nng kim sot d liu

VD: ch c th bn hng ho c trong danh mc hng ho nu nhp khng ng chng trnh s bo li.

Tin li trong cc thao tc vi d liu

VD: c th thay i, thm, xo d liu.

2.2. Cc m hnh CSDL

2.2.1. Mt s khi nim Thc th (Entity)

C th (Instance)

Thuc tnh (Attribute)

Quan h (Relation)

a, Thc thL mt s vt, s vic tn ti v c th phn bit c hoc thc th l mt lp cc i tng c cng c tnh chung m ngi ta mun qun l thng tin v n.

V d: Thc th NHN VIN dng ch nhng ngi nhn vin lm vic trong t chc, h c cc c tnh chung cn qun l:

m nhn vin,

tn gi,

ngy sinh,

cng vic chuyn mn

Trong thc t c rt nhiu loi thc th khc nhau:

Thc th xc thc: m t cho cc i tng hu hnh.

Thc th chc nng: m t cho mc ch, chc nng, hoc nhim v ca con ngi, thit b trong h thng hoc t chc.

Thc th s kin: m t cho s kin hoc bin c. Thc th quan h: m t quan h gia cc i tng. y l mt quan h c thm d liu ring to thnh thc th.

b, C thL mt i tng c th trong thc th.

V d: Nguyn Vn A l mt c th ca thc th; Sinh vin; Tivi Sony l mt c th ca thc th Hng ha

c, Thuc tnhL cc c trng ring ca tt c cc i tng trong thc th.

V d: thc th Sinh vin c cc thuc tnh l M sinh vin, H v tn sinh vin, Ngy sinh, a ch Trng, Khoa, Kha hc, Lp hc Thc th Hng ha c cc thuc tnh l M hng ha, Tn hng ha, n v tnh, n gi

Cc loi thuc tnh ph bin:

Thuc tnh nh danh (hay cn gi l kha): l mt hay t hp ca mt s thuc tnh m gi tr ca n c xc nh mt cch duy nht i vi mi c th ca mt thc th.

Thuc tnh m t: lm r tnh cht v cung cp thng tin v cc c th ca thc th. Gi tr ca cc thuc tnh ny c th trng nhau vi cc c th khc nhau. Cc thuc tnh m t ch c xut hin trong mt v ch mt bng ca CSDL m thi.

- Thuc tnh quan h: gi tr ca n cho php xc nh mi quan h gia c th ca thc th ny vi c th ca thc th kia. N ging vi thuc tnh m t thng thng trong bn thn thc th cha n nhng trong mt thc th khc th n l mt thuc tnh nh danh.

Thuc tnh lp: c th nhn nhiu hn mt gi tr.

Thuc tnh th sinh: gi tr ca n c th tnh ton hoc suy lun t cc thuc tnh khc.2.2.2. Cc M hnh khi nim

a, Mi lin kt mt - mt (1:1):Mt thnh phn ca thc th ny ch lin kt vi mt thnh phn ca thc th khc v ngc li.

Hay: Ngi ta ni thc th A c quan h 1-1 vi thc th B nu mi c th ca thc th A hoc l khng lin kt hoc l lin kt vi ch mt c th ca thc th B v ngc li, mi c th ca thc th B hoc l khng lin kt hoc l lin kt vi ch mt c th ca thc th A.

VD: kha v cha kha

b, Mi lin kt mt-nhiu (1:n):

Mt thnh phn ca thc th ny lin kt vi nhiu thnh phn ca thc th khc. Ngc li mt thnh phn ca thc th khc ch lin kt vi mt thnh phn ca thc th ny.

Hay: Ngi ta ni thc th A c quan h 1-N vi thc th B nu mi c th ca thc th A lin kt vi nhiu c th ca thc th B v mi c th ca thc th B ch lin kt vi mt c th ca thc th A.

VD: Khch hng v mt hng

c, Mi lin kt nhiu-nhiu (n:n):Mt thnh phn ca thc th ny ch lin kt vi nhiu thnh phn ca thc th khc. Ngc li mt thnh phn ca thc th khc lin kt vi nhiu thnh phn ca thc th ny.

Hay: Ngi ta ni thc th A c quan h N-N vi thc th B nu mi c th ca thc th A lin kt vi nhiu c th ca thc th B v mi c th ca thc th B lin kt vi nhiu c th ca thc th A.

VD: sinh vin v mn hc

2.2.3. Bc ca quan h

Bc ca quan h ch s lng thc th tham gia vo quan h

- Quan h bc 1: l quan h ca mt c th vi cc c th khc thuc cng mt thc th.

- Quan h bc 2: l quan h gia 2 thc th. y l quan h thng gp trong thc t.

- Quan h bc 3 tr ln: c gi l quan h bc cao. Ngi ta chng minh c rng mi quan h bc cao u bin i c v quan h bc 2.

Trong mi bc quan h u tn ti cc kiu quan h nh trnh by trn.

2.2.4. Cc M hnh thc hin- M hnh c s d liu th bc

- M hnh c s d liu mng

- M hnh c s d liu quan h

a, M hnh c s d liu th bcL m hnh chnh u tin c tnh thng mi dnh cho mt c s d liu ln.

- Cu trc c bn: Nt u tin l nt m. Nt m c th nhiu nt con. Mi nt con ch c mt v duy nht mt nt m

* u im: - m bo tnh c lp ca d liu, lm tng tnh hiu qu ca chng trnh x l.

- To mi quan h cht ch gia cc nt m v nt con v nh m bo tnh ton vn ca d liu t trn xung di.

- Ph hp i vi CSDL c quan h mt nhiu, cc giao dch s dng nhng mi quan h c nh trong thi gian di. VD: Ngn hng

- CSDL thit lp t u l rt ln, thun li cho vic thit lp cc chng trnh. Trong mi trng d liu ny doanh nghip c th p dng nhiu ng dng.

* Nhc im: - Bt k s thay i no trong cu trc CSDL, VD thit lp li cc m un, u i hi thay i tt c chng trnh ng dng dn n vic thit k CSDL tr nn phc tp.

- Mi quan h dng nhiu - nhiu thng kh s dng m hnh ny.

- CSDL th bc phc tp, kh qun l, t linh hot

- Ngi s dng phi rt quen thuc vi c s d liu

b, M hnh c s d liu mngC bn ging m hnh CSDL th bc, khc bit ln nht l cc bo co c th thit lp t nhiu ngun tc l c nhiu nt m ti nt con.

- S dng i vi nhng d liu c mi quan h phc tp hn.

- Gip cho vic thit lp cc chun mc cc c s d liu

- Cu trc c bn: Mi quan h c gi l mt tp. Mi tp cha t nht hai dng: mt bo co ch ging nh nt m trong CSDL th bc, mt bo co thnh phn ging nh nt con trong CSDL th bc. Bo co thnh phn c th xut hin trong nhiu tp khc nhau.

* u im:- Mi quan h nhiu nhiu c th biu din d dng hn.

- Linh hot trong vic truy cp d liu

- Nng cao tnh bo ton d liu do ngi s dng phi khai bo co ch trc ri mi ti bo co thnh phn.

- m bo tnh c lp ca cc d liu mt cch cao nht.

* Nhc im:- Kh thit k v kh s dng

- Kh c th thay i trong CSDL. M hnh ny c lp v d liu nhng khng th to ra s c lp v cu trc.

- Kh trong vic lp trnh

- Mi trng truy cp d liu theo mt dng thng nht

c, M hnh c s d liu quan h- Cu trc c bn: H thng ny c chc nng tng t h CSDL mng v th bc ngoi ra cn c thm chc nng ch khc cho php m hnh ny tr nn d hiu v d thc hin hn.

- CSDL quan h c hiu nh mt tp hp cc bng biu lu tr d liu. Mi bng l mt ma trn gm cc cc hng v cc ct giao nhau. Cc bng biu cn c gi l cc mi quan h lin kt vi nhau theo mt tnh cht chung no

* u im - Tng tnh linh hot

- Tng kh nng thc hin

- Gim s lp li ca thng tin

- Tng cht lng thng tin

- Tng an ton cho thng tin

* Nhc im- Yu cu h iu hnh v phn cng hon ho

- Yu cu h thng my tnh mnh, CSDL hot ng chm hn so vi cc dng CSDL khc.

2.3.Thit k c s d liu- Chuyn i d liu thnh thng tin

Qu trnh chuyn i d liu thnh thng tin c th da trn cc bng tng hp d liu, hoc da trn cc bo co chi tit, hoc da trn cc s liu thng k phc tp t cc d liu sn c. Bt c s dng phng php no th vic to quyt nh vn chnh l da trn mt vi dng chuyn i d liu.

- Chu k pht trin c s d liu+ Nghin cu ban u v c s d liu + Qu trnh thit k c s d liu

+ Thc hin

+ Kim tra v nh gi

+ Vn hnh c s d liu

+ Duy tr v pht trin c s d liu

- Cc yu cu i vi cc nh qun tr CSDL+ Qun tr d liu

+ Hoch nh d liu v phng php lun

+ Cng ngh, qun l v ngi s dng c s d liu

CHNG 3: CAC CHU TRINH K TOAN3.1. Chu trinh doanh thuChu trinh doanh thu la tp hp cac hoat ng kinh doanh va hoat ng x ly thng tin lin quan n qua trinh ban hang, cung cp dich vu va nhn tin thanh toan cua khach hang.Vi c im va chc nng nu trn, chu trinh doanh thu se giao tip va quan h vi cac i tng hoc h thng bn ngoai bao gm:

Khach hang: La i tng phat sinh yu cu v hang hoa, dich vu cn c cung cp, la i tng nhn hang hoa, dich vu va thc hin thanh toan tin cho n vi.

Chu trinh chi phi, chu trinh san xut: Hai chu trinh trn ong vai tro cung cp hang hoa, dich vu cho chu trinh doanh thu. Chu trinh chi phi se tip nhn cac thng tin v yu cu hang hoa, dich vu cn phai c mua vao phuc vu cho qua trinh san xut kinh doanh. Chu trinh san xut se cn c vao yu cu cua khach hang ln k hoach san xut cac hang hoa, dich vu.

H thng lng: h thng lng am nhim vai tro quan ly nhn s cua doanh nghip da vao nh cu nhn s cua chu trinh kinh doanh. ng thi, kt qua kinh doanh cua tng nhn vin thc hin trong chu trinh doanh thu (nhn vin ban hang, nhn vin quan ly) la c s tinh lng va cac khoan thu nhp cho ngi lao ng.

Ngn hang va cac n vi cung cp dich vu thanh toan: cac i tng nay am nhim chc nng trung gian thu, chi tin cua n vi i vi khach hang, nha cung cp cua n vi.

H thng k toan tng hp: ni dung cua cac hoat ng thc hin trong chu trinh doanh thu se c chuyn va ghi nhn vao h thng x ly, lp bao cao va cung cp cac thng tin theo yu cu cua cac i tng s dung thng tin lin quan n chu trinh doanh thu.

3.1.1 Cac hoat ng kinh t trong chu trinh doanh thu

Chu trinh doanh thu bao gm 4 hoat ng chinh: (1) Nhn t hang, (2) Xut kho, cung cp hang hoa, (3) Lp hoa n, theo doi cng n, (4) Thu tin. Trinh t thc hin cua cac hoat ng co th thay i tuy theo c im kinh doanh cua tng doanh nghip. Tuy nhin, v mt tng quat, mi hoat ng u thc hin nhng chc nng ring, se co cac dong thng tin, d liu mang cac ni dung nht inh i vao lam c s cho vic thc hin chc nng o. T o tao ra cac dong thng tin th hin chc nng cua tng hoat ng va cung cp cho cac hoat ng khac bn trong va bn ngoai chu trinh.

3.1.1.1 Hoat ng nhn t hang

Hoat ng nhn t hang la hoat ng u tin, bt u cho chu trinh doanh thu. Hoat ng nay se tip nhn cac yu cu cua khach hang, xem xet kha nng, iu kin ap ng cac yu cu cua khach hang va thng tin cho khach hang kt qua x ly yu cu t hang cua khach hang.

Dong d liu i vao lam c s cho hoat ng t hang thc hin la cac yu cu v hang hoa, dich vu t khach hang chuyn n. Cac yu cu phai am bao tinh chinh xac v ni dung, theo ung yu cu cua khach hang.

Cn c dong d liu i vao, hoat ng t hang se thc hin qua cac bc x ly sau:

(1.1) Kim tra hang hoa: xem xet kha nng ap ng yu cu hang hoa, dich vu cua khach hang thng qua vic truy xut cac thng tin v hang hoa, dich vu, kha nng hin co cua hang hoa, dich vu co th cung cp.(1.2) Kim tra thng tin khach hang: xem xet kha nng cua khach hang i vi cac iu kin, tiu chun t ra cua doanh nghip nh cac iu khoan thanh toan, gii han n hoc cac iu kin v lut phap. C s thc hin vic xem xet, anh gia la cac thng tin lu tr v khach hang (danh muc khach hang, tinh hinh cng n cua khach hang)(1.3) Thng bao kt qua: thng tin kt qua x ly yu cu t hang cho khach hang la chp nhn hay khng chp nhn. Nu chp nhn yu cu cua khach hang thi cac hoat ng tip theo cua chu trinh doanh thu se c thc hin, con nu n vi khng chp nhn yu cu cua khach hang thi chu trinh doanh thu se kt thuc.

Nh vy, nu chp nhn cac yu cu t hang cua khach hang, hoat ng t hang vi cac ni dung x ly trn se tao ra dong thng tin mang ni dung v mt nghip vu ban hang hp l c cho phep thc hin. y la ni dung quan trong va cn thit lam c s cho cac hoat ng, va b phn chc nng thc hin cac hoat ng trong chu trinh doanh thu lin quan n tinh hp l cua nghip vu ban hang. Nu cn thng tin va c s v tinh hp l cua nghip vu ban hang thi thng tin o phai nhn t hoat ng t hang.

3.1.1.2 Hoat ng cung cp hang hoa, dich vu

Sau khi yu cu t hang cua khach hang c chp nhn, n vi se tin hanh cung cp hang hoa, dich vu cho khach hang. Hoat ng nay se tin hang xut kho, giao hang hoc thc hin cac lao vu, dich vu cung cp cho khach hang, ng thi xac nhn c ni dung cho phep nghip vu ban hang c thc hin thc t cua qua trinh cung cp hang hoa, dich vu.

Dong thng tin i vao lam c s cho hoat ng nay thc hin la dong thng tin mang ni dung cho phep nghip vu ban hang c thc hin t hoat ng t hang chuyn n, am bao cho s vn ng cua hang hoa, qua trinh cung cp dich vu cho khach hang c xet duyt. Hoat ng nay se thc hin qua cac bc x ly:

(2.1) Xut kho hang hoa: thc hin xut kho hang hoa, cung cp dich vu.

(2.2) Giao hang: thc hin giao hang, cung cp dich vu cho khach hang.

Dong thng tin tao ra t hoat ng nay se th hin ni dung thc t a thc hin xut kho, giao hang hoc nghim thu cho khach hang, va se chuyn n cac hoat ng va b phn chc nng cn thng tin v ni dung nay, am bao theo doi va phan anh c tinh hinh thc t cua hoat ng.

3.1.1.3 Hoat ng lp hoa n, theo doi cng n

Hoat ng nay se t chc ghi nhn nghip vu ban hang, cung cp dich vu a c thc hin nhm xac nhn, theo doi, quan ly va anh gia qua trinh ban hang, cung cp dich vu cho khach hang. C s thc hin hoat ng nay la dong thng tin cho phep nghip vu ban hang c thc hin nhn t hoat ng t hang, va dong thng tin xac nhn ni dung cng vic a thc t thc hin t hoat ng cung cp hang hoa, dich vu chuyn n.

Hoat ng lp hoa n, theo doi cng n se thc hin qua cac bc x ly sau:

(3.1) i chiu xac nhn: Xac nhn hoat ng ban hang hp l va thc t th hin gia n vi vi khach hang.

(3.2) Lp hoa n ban hang: ghi nhn ni dung nghip vu ban hang a thc hin.(3.3) Theo doi cng n: t chc theo doi cac ni dung sau khi thc hin ban hang (tra lai, giam gia), theo doi nghia vu thanh toan cua khach hang.3.1.1.4 Hoat ng thu tin

Cn c vao cac bc x ly cua hoat ng ban hang a thc hin va c t chc theo doi thc hin hoat ng thu tin cua khach hang. Yu cu cua hoat ng thu tin la am bao y u, chinh xac, kip thi nhng hoat ng ban hang, cung cp dich vu a thc hin cung nh phan anh ung thc t tinh hinh thanh toan cua khach hang.

Hoat ng thu tin se c thc hin qua cac bc x ly sau:

(4.1) La chon thanh toan: xac nhn ni dung nghia vu thanh toan cua khach hang.

(4.2) Lp chng t: lp chng t k toan cho ni dung thanh toan cua khach hang.

(4.3) Xac nhn thu tin: xac nhn thc t thanh toan cua khach hang.

(4.4) Ghi nhn ni dung: ghi nhn nghip vu thanh toan cua khach hang.

3.1.2 T chc k toan x ly nghip vu

Lin quan ti cac hoat ng trong chu trinh doanh thu, ngi quan ly n vi cn nhng thng tin lin quan ti hoat ng thc hin trong chu trinh, tinh trang cac ngun lc, i tng tham gia chu trinh va kim soat qua trinh x ly thng tin cua chu trinh. Cac thng tin chu yu h thng cung cp cho ngi s dung ap ng cac yu cu quan ly bao gm:

Yu cu t hang cua khach hang va vic thc hin t hang.

Mc hai long cua khach hang vi t hang.

Phn tich doanh thu ban hang theo thi gian, theo khach hang, theo san phm, theo cac khu vc ia ly, kinh t khac nhau

Hang tn kho.

Cng n phai thu theo khach hang, theo thi han thanh toan.

3.1.2.1 Lun chuyn chng t, x ly nghip vu

Mi hoat ng trong chu trinh doanh thu khi thc hin se tao ra dong d liu mang ni dung, chc nng cua hoat ng o va chuyn n cac hoat ng khac co lin quan. Dong d liu nay co th c thu thp bng chng t hoc lu tr trn cac tp tin d liu trong mi trng may tinh. Do o, vic lun chuyn chng t va x ly nghip vu trong chu trinh phai da trn c s ni dung cac hoat ng, dong d liu cua tng hoat ng, phng thc x ly cua tng hoat ng, chc nng cua cac b phn trong n vi tham gia thc hin cac hoat ng trong chu trinh doanh thu.

a, Hoat ng t hang

Hoat ng t hang tao ra dong d liu v hoat ng ban hang cho phep thc hin theo kha nng hin co cua n vi nhm ap ng yu cu cua khach hang.

Ni dung thu thp va lu tr cho hoat ng nhn t hang bao gm:

- Ni dung hang hoa, dich vu yu cu cua khach hang se c thc hin.

- Thng tin v khach hang yu cu.

- i tng xet duyt hoat ng ban hang c thc hin

Ni dung nay c thu thp thng qua cac chng t va th hin trn cac tp tin sau:

Chng t

Tn goi cua cac chng t s dung cho hoat ng t hang co th khac nhau mi n vi nhng tt ca u phai thu thp c cac ni dung trn. Co th s dung mt hoc kt hp mt s chng t sau:

- n t hang c xet duyt: s dung n hang cua khach hang xac nhn va xet duyt cho phep n hang c thc hin.

- Lnh ban hang: lp chng t mnh lnh th hin ni dung hang hoa, dich vu se c thc hin theo yu cu cua khach hang. Chng t nay thng thng c s dung trong ni b n vi va tn goi co th thay th tuy theo i tng nhn thng tin thc hin mnh lnh: lnh san xut, lnh xut kho, lnh giao hang

- Hp ng ban hang: c s dung khi cn co s cam kt, rang buc gia khach hang va n vi v ni dung yu cu cua khach hang a c cho phep thc hin. y la chng t co tinh phap ly cho hoat ng ban hang.

- Cac chng t mang tn goi cua cac hoat ng khac se thc hin trong chu trinh doanh thu trn c s hoat ng t hang nh phiu xut kho, phiu giao hang, hoa n ban hang Tuy nhin, ni dung chng t vn chi la cac ni dung hoat ng ban hang lin quan c cho phep thc hin ma khng xac nhn ni dung hoat ng a thc t thc hin. Cac chng t nay c s dung khi khng co s khac nhau thng xuyn gia ni dung ban hang se thc hin va vic thc t thc hin xut kho, giao hang.

Lun chuyn chng t, x ly nghip vu

Trn c s dong d liu va cac hoat ng x ly (1.1), (1.2), (1.3) a c m ta, d liu v hoat ng x ly t hang c thu thp, lu tr trn cac chng t va tp tin, sau o se chuyn va cung cp cho cac b phn, i tng cn thng tin v tinh hp l cua nghip vu ban hang thc hin chc nng cua minh. Cn c vao b phn co nhu cu s dung thng tin t hoat ng t hang, phng thc chuyn thng tin, phng thc x ly t chc dong d liu va lun chuyn chng t cho hoat ng t hang.

D liu lu tr

- Khach hang: ma khach hang, tn, ia chi, ma s thu, gii han n

- Hang hoa: ma hang hoa, tn hang hoa, n vi tinh, s lng tn ti thiu

- n t hang a x ly: s n hang, ngay, khach hang, mt hang, s lng, n gia, ngay giao hang, ia im giao hang...

b, Hoat ng cung cp hang hoa, dich vu

Hoat ng nay se xac nhn hang hoa, dich vu a cung cp hoc hoan thanh chuyn giao cho khach hang thng qua chng t hoc tp tin lu tr d liu.

Chng t

- Phiu xut kho: xac nhn ni dung thc t xut kho.

- Phiu giao hang: xac nhn ni dung hang hoa thc t a giao cho khach hang hoc cho n vi vn chuyn giao n khach hang.

- Bin ban nghim thu dich vu hoan thanh: xac nhn mc va khi lng cng vic a hoan thanh cho khach hang.

Lun chuyn chng t, x ly nghip vu

D liu thu thp, lu tr trn cac chng t va tp tin tn c s dong d liu va cac hoat ng x ly xut kho hang hoa va giao hang se c chuyn va cung cp cho cac b phn, i tng cn thng tin v thc t thc hin cua nghip vu ban hang thc hin chc nng cua minh.

D liu lu tr

- Phiu xut kho: s phiu, ngay phiu, kho hang, mt hang, s lng, n gia, ngi nhn, ngi xut, s n hang

- Phiu giao hang: s phiu, ngay giao, ia im, mt hang, s lng, ngi nhn, ngi giao, s n hang, s phiu xut

c, Hoat ng ghi nhn, theo doi qua trinh ban hang

Hoat ng nay xac nhn ni dung ban hang hp l va thc t thc hin gia n vi vi khach hang. Ni dung nay c thu thp thng qua chng t va trn tp tin:

Chng t

- Cac hoa n ban hang, dich vu, cac bang k ban hang co xac nhn nghip vu cung cp hang hoa, dich vu a c cho phep thc hin va thc t thc hin.

- Cac thng bao n, giy xac nhn n, xac nhn nghia vu thanh toan cua khach hang.

Lun chuyn chng t, x ly nghip vu

Cn c vao dong d liu va cac bc x ly i chiu xac nhn, lp hoa n ban hang va theo doi n, d liu thu thp, lu tr trn chng t va tp tin se c chuyn va cung cp cho cac hoat ng x ly cac ni dung lin quan (ghi s, theo doi kho va theo doi n). B phn, i tng thc hin chc nng x ly ni dung nao se nhn c chng t hoc truy xut vao cac tp tin d liu tng ng.

D liu lu tr

- Hoa n ban hang: s hoa n, ngay hoa n, khach hang, mt hang, s lng, n gia, thu sut, gia tri, iu khoan thanh toan, tai khoan n, tai khoan co

d, Hoat ng thu tin

Hoat ng nay phan anh ni dung thc t thc hin qua trinh thanh toan cua khach hang i vi cac hang hoa, dich vu a c cung cp. Cac chng t va tp tin s dung la:

Chng t

- Bang i chiu cng n, thng bao tra n: xac nhn tinh trang n cua khach hang.

- Cac chng t thanh toan: giy bao co cua ngn hang, phiu thu xac nhn a thu tin cua khach hang.

Lun chuyn chng t, x ly nghip vu

Cn c vao dong d liu va cac bc x ly: la chon thanh toan, lp chng t, xac nhn thu tin, ghi nhn ni dung, d liu thu thp, lu tr trn chng t va tp tin se c chuyn va cung cp cho cac hoat ng x ly ni dung lin quan (la chon thanh toan, lp chng t thanh toan, xac nhn thanh toan, ghi s). B phn, i tng thc hin chc nng x ly ni dung nao se nhn c chng t hoc truy xut vao cac tp tin d liu tng ng.

D liu lu tr

D liu thanh toan: s chng t, ngay, khach hang, s tin, hoa n thanh toan, tai khoan n, tai khoan co

3.1.2.2 Cac kiu t chc theo doi k toan phai thu

N phai thu phat sinh trong trng hp thc hin ban chiu cho khach hang. Vic t chc theo doi k toan phai thu cua khach hang c thc hin theo hai cach thc:

a, Quan ly cng n phai thu theo khach hang

Tt ca cac nghip vu ghi nhn n hoc giam n u quan ly chi tit theo tng khach hang thng qua cac s chi tit cng n phai thu hoc tp tin chi tit cng n phai thu cua khach hang. Cach nay thng ap dung cho doanh nghip co nhiu nghip vu ban hang chiu cho tng khach hang va gia tri mi giao dich khng ln, do o, khi thanh toan, khach hang co th tng hp thanh toan 1 ln cho nhiu nghip vu ban hang.

b, Quan ly cng n phai thu chi tit theo tng chng t

Tt ca cac nghip vu ghi nhn n hoc giam n u quan ly chi tit theo tng nghip vu ban hang, cung cp dich vu. Bn canh s chi tit khach hang hoc tp tin chi tit cng n phai thu cua khach hang, con phai t chc cac s chi tit cng n phai thu cua tng hoa n cua tng khach hang hoc tp tin chi tit n cua tng hoa n. Cac thc nay ap dung cho n vi co gia tri cac nghip vu ban hang ln, cn phai theo doi chi tit theo tng nghip vu. c bit, nhng n vi thc hin chinh sach chit khu thanh toan cho khach hang, phai t chc theo doi n phai thu va qua trinh thanh toan chi tit tng giao dich x ly chit khu thanh toan cho tng hoat ng ban hang a thoa thun theo iu kin.

3.1.2.3 S sach k toan

S sach k toan lin quan n chu trinh doanh thu bao gm: s nht ky ban hang va s chi tit ban hang. Cac loai s sach nay cung cp ni dung v qua trinh thc hin, x ly cac nghip vu ban hang trong chu trinh doanh thu theo trinh t thi gian. Lin quan n cac hoat ng se co cac s chi tit:

S chi tit n t hang theo thi gian, i tng, ngun lc (thang, khach hang, mt hang, nhn vin)

S nht ky ban hang

S chi tit ban hang

S chi tit ban hang theo tng i tng, ngun lc (khach hang, nhn vin, mt hang)

3.1.2.4 Bao cao k toan

a. Bao cao hoat ng kinh doanh

Bang k hoat ng kinh doanh

Bang k hoat ng kinh doanh tng hp cac ni dung v qua trinh thc hin cac hoat ng nghip vu (t hang, xut kho) va hoat ng x ly (ghi nhn xut kho, ghi nhn doanh thu) trong chu trinh doanh thu theo trinh t thi gian.

Chu trinh doanh thu co cac hoat ng t hang, xut kho, ban hang, thu tin ma h thng k toan phai phan anh ni dung. Lin quan n cac hoat ng se co cac bang k:

Bang k cac nghip vu xut kho

Bang k cac nghip vu ban hang, bang k doanh thu, bang k ban hang, bang k hoa n

Bang k cac nghip vu thanh toan

Bang k cac mu tin xut kho a c x ly

Bang k cac nghip vu ban hang a c ghi s

Bao cao phn tich cac hoat ng kinh doanh

Nhom cac bao cao nay anh gia, phn tich vic thc hin cac hoat ng cua chu trinh doanh thu theo cac ni dung cn quan ly. Ni dung quan ly la cac ngun lc va cac i tng lin quan n hoat ng nh khach hang, nhn vin, kho vi du theo tng hoat ng va i tng, ngun lc lin quan se co cac bao cao phn tich hoat ng trong chu trinh doanh thu nh sau:

Hoat ng xut kho:

Bao cao phn tich hoat ng xut kho theo tng mt hang (ngun lc)

Bao cao phn tich hoat ng xut kho theo tng kho hang (i tng)

Bao cao phn tich hoat ng xut kho theo tng khach hang nhn hang Hoat ng ban hang:

Bao cao phn tich thu tin theo khach hang thanh toan (i tng)

Bao cao phn tich thu tin theo ngn hang thanh toan (i tng)

Bao cao phn tich thu tin theo tng loai tin, phng thc thu tin (ngun lc)

b. Bao cao quan ly cac ngun lc, i tng tham gia

Bao cao cac i tng, ngun lc trong chu trinh doanh thu cung cp thng tin v cac ngun lc, i tng c lin quan n vic thc hin cac hoat ng trong chu trinh bao gm: (1) thng tin v cac ngun lc, i tng lam c s cho vic thc hin cac hoat ng va (2) tinh trang, kha nng cua cac i tng, ngun lc s dung, tham gia qua trinh thc hin cac hoat ng. Bao cao i tng, ngun lc se bao gm bang k/ danh muc cac i tng, ngun lc va bao cao tinh trang cac i tng ngun lc.

Bang k danh muc cac i tng, ngun lc:

Bang k danh muc cac i tng, ngun lc cung cp danh muc cac ngun lc nh: hang hoa, dich vu, loai tin hoc cac i tng nh: khach hang, nhn vin c (hoc khng c) lin quan n vic thc hin cac hoat ng trong chu trinh doanh thu. Nhom bang k nay se giup xem xet cho hoat ng trong chu trinh doanh thu co c thc hin hay khng.

Bao cao tinh trang cac ngun lc, i tng:

Bao cao tinh trang cac ngun lc, i tng cung cp thng tin v tinh trang, kha nng cua cac i tng, ngun lc s dung, tham gia vao qua trinh thc hin cac hoat ng cua chu trinh doanh thu. Mt s bao cao tinh trang cac i tng, ngun lc:

Bao cao tn kho tng mt hang

Bao cao tn quy

Bao cao tinh trang n cua khach hang (chi tit, tng hp)

Bao cao phn tich tui n cua khach hang

3.1.3 Cac hoat ng kim soat trong chu trinh doanh thu

3.1.3.1 Kim sot hot ng x l nghip v kinh t

Ni dung thc hin cac hoat ng kinh doanh trong chu trinh doanh thu la ngun d liu cho h thng thng tin k toan. T chc kim soat hoat ng x ly nghip vu kinh t la kim soat nhng rui ro lin quan n ni dung ngun d liu cua h thng vi cac muc tiu sau:

Tt ca cac hoat ng thc hin trong chu trinh a c xet duyt ung n.

Cac hoat ng thc hin trong chu trinh c phan anh trn c s thc t phat sinh.

Cac hoat ng a c xet duyt, thc t thc hin thi phai c phan anh y u, chinh xac.

Sau y la cac rui ro, anh hng va cac hoat ng kim soat nghip vu co th t chc trong chu trinh doanh thu.

Hoat ngMuc tiu

kim soatRui roHoat ng

kim soat

Nhn t hang cua khach hangBan c hang, tng doanh thu ban hang, am bao bao toan tai chinhNhn t hang t nhng khach hang khng am tinh phap ly

Ban chiu cho khach hang khng co kha nng thanh toan

Chp nhn t hang nhng khng co kha nng thc hinPhn chia trach nhim gia xet duyt va thc hin ban hang

Xy dng quy trinh uy quyn, xet duyt nghip vu: kim tra t hang, kim tra hang tn kho trc chp nhn ban hang, kim tra tai chinh va tin dung khach hang, duyt lnh ban hang

Cp nht chinh xac va kip thi d liu hang tn kho va cng n khach hang.

Xut kho, cung cp hang hoa, dich vuThc hin kip thi, ung va chinh xac theo lnh ban hang/ hp ng kinh t

An toan hang hoa trong qua trinh xut kho, giao hangXut kho giao hang sai s lng, ia chi i tng nhn hang, thi gian giao hang.

Mt hang hoa trong qua trinh xut kho, giao hangPhn chia trach nhim gia kho hang va giao hang (nu co iu kin)

Thit lp y u va kip thi cac chng t trong qua trinh xut kho, giao hang.

Chng t cn c anh s trc

i chiu chng t xet duyt ban hang, xut kho, giao hang.

m, kim tra hang trong qua trinh xut kho, giao hang.

Han ch tip cn hang tn kho, kim k kho hang.

Lp hoa n va theo doi cng n phai thu.Lp hoa n kip thi, chinh xac, y u cho hoat ng ban hang.

Theo doi chinh xac, kip thi, y u cng n khach hang.Khng lp hoc lp khng kip hoa n, chng t ban hang cho khach hang.

Lp khng hoa n ban.

Hoa n lp sai.

Chuyn d liu cng n sai, khng kip thi.Tach bit chc nng lp hoa n, chng t ban hang vi chc nng xut kho, giao hang.

Chi lp hoa n khi co chng t lnh ban hang/ hp ng kinh t, xut kho, giao hang.

Nn co bao gia i vi hang hoa, dich vu.

i chiu chng t lnh ban hang/ hp ng kinh t, xut kho, giao hang va hoa n ban hang. Kim tra tinh toan trn hoa n trc khi giao cho khach hang.

Chuyn d liu/ s chi tit phai thu kip thi, hang ngay.

i chiu cng n khach hang inh ky.

Thu tinGhi chep thu tin kip thi, chinh xac va y u.

An toan tin.Tht thoat tinPhn chia trach nhim gia cac b phn: thu tin, ghi chep, theo doi thu tin.

Kim k quy, i chiu vi ghi chep cua k toan.

Han ch cac thanh toan trc tip bng tin mt.

3.1.3.2. Kim sot ng dng trong chu trnh doanh thu

a, Kim soat chung

Kim soat chung trong qua trinh doanh thu cn am bao kim soat vic truy cp, s dung cac d liu, thng tin, bao cao lin quan n cac hoat ng, i tng, ngun lc trong chu trinh.

Khi nhp liu cac hoat ng t hang, xut kho, doanh thu ban hang va thu tin trong chu trinh doanh thu, cn tach bit vic nhp liu, x ly cua tng hoat ng cho tng i tng thc hin. Mi hoat ng do mt i tng thc hin c lp se tao ra c ch kim tra, i chiu d liu vi nhau trong vic thc hin cac hoat ng trong cung mt qua trinh ban hang.

Trong qua trinh ghi nhn d liu lin quan n mt hoat ng, cn tach bit chc nng khai bao cac tai khoan, khai bao cac i tng quan ly cua hoat ng (nh khach hang, hang hoa, nhn vin ban hang, ngn hang) vi chc nng nhp liu ni dung cua hoat ng. Cac hoat ng cua chu trinh chi c nhp liu nu ni dung hoat ng co lin quan n cac tai khoan, i tng quan ly a c kim tra va khai bao trc bi ngi quan ly h thng.

b, Kim soat nhp liu

Trong mi trng x ly bng may tinh, ni dung d liu cua cac hoat ng trong chu trinh doanh thu se c ghi nhn vao h thng thng qua hoat ng nhp liu. Muc tiu cua kim soat nhp liu la am bao cac ni dung d liu nay c ghi nhn mt cach y u, chinh xac va hp l vao trong h thng k toan. Sau y la mt s ni dung d liu chu yu cua chu trinh doanh thu va cac thu tuc kim soat nhp liu cn thit. nhp liuMuc tiu kim soatCac thu tuc kim soat nhp liu

Ngay chng t (t hang, xut kho, hoa n)y u: khng bo xot d liu.

Hp l: kiu d liu la kiu ngay, trong ky k toan hin hanh.

Chinh xac: nhp chinh xac ngay phat sinh nghip vu.Quy trinh t nhp liu.

Kim soat d liu.

Kim soat gii han.

S chng t (t hang, xut kho, hoa n, phiu thu)y u: khng bo xot d liu.

Hp l: khng trung lp, tun thu cu truc ma loai hoat ng.

Chinh xac.Kim soat t ng anh s th t theo cu truc ma hoat ng a thit lp.

Kim soat trinh t nhp liu.

Kim soat trung d liu.

Ma khach hangy u: khng bo sot d liu.

Hp l: ung cu truc ma, khach hang hp l.

Chinh xac: nhp ung khach hang cua hoat ng.Kim soat trinh t nhp liu.

Chon ma khach hang a c khai bao trc trong danh muc.

Cho phep t ng xut hin cac thng tin v khach hang khi chon ma khach hang.

Tn khach hang, ia chi, ma s thuy u.

Hp l.

Chinh xac.Kim soat t ng: cho phep t ng xut hin khi chon ma khach hang.

Ma hangy u: khng bo xot d liu.

Hp l: ung cu truc ma hang, hang hoa hp l.

Chinh xac: nhp ung hang hoa lin quan n hoat ng.Kim soat trinh t nhp liu.

Chon ma hang a c khai bao trc trong danh muc.

Cho phep t ng xut hin cac thng tin v hang hoa (tn, n vi tinh) khi chon ma hang.

Tn hang, n vi tinhy u.

Hp l.

Chinh xac.Kim soat t ng, cho phep t ng xut hin khi chon ma hang.

S lng t hang, xut kho, ban hangy u.

Hp l: ung kiu s, trong gii han cho phep.

Chinh xac: ung s lng cua hoat ng.Kim soat trinh t nhp liu.

Kim soat d liu.

Kim soat gii han gia tri.

Lp tng kim soat (tng Hash).

Gia ban (ghi nhn doanh thu)y u.

Hp l: ung kiu s, ung gia ban quy inh.

Chinh xac: ung gia ban cua hoat ng.Kim soat t ng khi chon ma hang, khi a khai bao trc gia ban cho tng hang hoa.

Gia xuty u.

Hp l: ung kiu s.

Chinh xac: ung gia xut.Kim soat t ng tinh gia xut.

Thanh tiny u.

Hp l: ung kiu s.

Chinh xac: gia tri chinh xac.Kim soat t ng.

Lp tng kim soat (tng Hash).

Kim soat d liu.

Cac tai khoany u.

Hp l: ung cu truc, tai khoan cho phep.

Chinh xac: hach toan ung tai khoan.Kim soat trinh t nhp liu.

Chon s hiu tai khoan t danh muc a c khai bao trc.

Tn tai khoan t ng xut hin khi chon ma tai khoan.

Kim soat gii han chi cho phep cac tai khoan lin quan n tng hoat ng c xut hin.

c, Kim soat x ly va kt qua x ly

Cn c vao nguyn tc x ly d liu cua cac hoat ng trong chu trinh doanh thu, cac thu tuc kim soat x ly c lp trinh. Nguyn tc cac kim soat nay la i chiu d liu thc hin va chinh sach, mnh lnh mt cach t ng. Kim soat c am bao cac hoat ng c din ra theo trinh t hp ly.

Kt thuc mt qua trinh x ly d liu, nhom kim soat d liu thit lp cac bao cao trinh bay tom tt cac thay i d liu trong cac tp tin d liu lin quan n qua trinh x ly chu trinh doanh thu. Vi du bao cao lit k tt ca cac hoa n a c cp nht vao tp tin hoa n cha c thanh toan trong ngay, ngi kim soat d liu se so sanh, i chiu cac s tng kim soat trn cac bao cao xac inh thc s cac nghip vu co c x ly, cp nht y u hay khng, co nghip vu nao bi bo sot hay khng. Cac bao cao nay gn ging cac bao cao hoat ng va bao cao ngun lc nhng c dung cho muc ich kim soat x ly cua h thng. Vi vy ban thn ngi s dung cung co th lp cac bao cao nay kim soat vic x ly d liu v hoat ng phu trach.

3.2. Chu trnh chi ph

3.2.1. Cc hot ng kinh t trong chu trnh

Chu trnh chi ph (mua hng) bt u t vic yu cu hng ho hay dch v v kt thc vi vic thanh ton cho nh cung cp. C bn hot ng chnh trong chu trnh chi ph:

- Lp n t hng n nh cung cp

- Nhn hng ha hoc dch v t nh cung cp

- Xc nhn ngha v thanh ton

- Thanh ton cho nh cung cp.

3.2.1.1. Tng quan v chu trnh mua hng

* Mc tiu: Theo di vic mua hng ho, dch v t cc nh cung cp, theo di cc khon phi tr, xc nhn cc nh cung cp, kim sot hng tn kho, thanh ton ng hn v chnh xc cho cc nh cung cp, d ton chi tin.

* D liu u vo: Phiu yu cu mua hng, n t hng, danh sch nh cung cp, bo co nhp kho, giy chng nhn ng gi, u nhim thu, u nhim chi.

* D liu u ra (bo co): Thng tin bo co ti chnh, sc thanh ton cho nh cung cp, s ng k sc, bo co chnh lch, d ton v chi tin, bo co phn tch bn hng.

3.2.1.2. Mc tiu v chu trnh mua hng

Qu trnh mua hng bao gm cc hot ng hay s kin lin quan n vic mua hng ho v dch v, vic thanh ton cc khon mua, v kim sot hng tn kho. Cc khon mua chu c phn nh vo ti khon phi tr nh cung cp. Ti khon phi tr ngi bn cng gn ging vi tnh cht ca ti khon phi thu ca cng ty. i vi ti khon phi thu, cng ty theo di chi tit cc khon n ca khch hng. Cn vi ti khon n phi tr th cng ty theo di chi tit cc khon cng ty n nh cung cp. Mc tiu ca ti khon n phi tr l thanh ton cho nh cung cp ng thi hn. Cng ty lun mun c hng cc khon chit khu thanh ton v trnh b pht do thanh ton tr hn.

Theo di danh sch nh cung cp l mt phn quan trng trong qu trnh mua hng tng t nh vic theo di khch hng trong qu trnh bn hng. B phn mua hng c trch nhim theo di danh sch nh cung cp c xt duyt. B phn mua hng cng c trch nhim ngh xem xt cc nh cung cp mi cho vic cung cp hng ho vi cht lng tt hn, gi c hp l hn. Chnh sch giao nhn ca nh cung cp, chnh sch v xut ho n, v uy tn ca nh cung cp l nhng phn quan trng trong vic xem xt nh cung cp. V lin kt vi cc nh cung cp cng gp phn lm tng sc mnh cho cng ty trong chui gi tr.

Vic mua hng nh hng n vic kim sot hng tn kho. Mc tiu ca h thng thng tin k ton l m bo ghi nhn y cc hng ho c mua. Cc thnh phn ca vic kim sot hng tn kho trong qu trnh mua hng c th nh hng n b phn sn xut, chc nng mua hng, nh cung cp v b phn tip nhn hng ho.

Mc tiu cui cng ca qu trnh mua hng l d ton chi tin. Bn cnh cc phiu yu cu mua hng, ho n mua hng, bo co nhp kho, s cung cp thng tin cho vic d ton chi tin. Cng vi d ton thu tin t qu trnh bn hng, cng ty s lp c d ton v tin mt.

3.2.1.3. Cc s kin trong qu trnh mua hng

Qu trnh mua hng c m t chi tit qua H thng lu tng qut v qu trnh mua hng trc tuyn nh hnh sau:

Nhn vin nhp liu phiu yu cu hay phiu yu cu c lp t ng v nguyn vt liu. Thng tin v phiu yu cu hng ha v dch v c dng x l thng tin v c lu di dng tp tin v phiu yu cu hng tn kho v t mua.

Phiu yu cu in t c to ra trong qu trnh x l phiu yu cu c chuyn n nhn vin mua hng to cc n hng in t. Cc n hng ny c lu tr di dng tp tin v n hng v nh cung cp.

n hng in t c gi n nh cung cp v b phn kho lm c s cho b phn nhn to cc bo co nhn hng in t. Bo co ny c lu di dng tp tin v phiu yu cu mua, nhn v l c s phn h phi tr x l cc chng t in t v gi chng t thanh ton t cc ha n v chng t in t do nh cung cp gi n.

Cc chng t x l dng lm c s lp cc bo co: bo co ti chnh, d ton chi tin, danh sch nh cung cp, bo co qun tr.

3.2.2. T chc k ton x l nghip v

3.2.2.1. Lun chuyn chng t, x l nghip v

S lu chuyn chng t ca qu trnh mua hng

B phn mua hng ha v dch v lp cc n hng gi n nh cung cp, k ton cng n (cp nht cc ti khon phi tr) v b phn tip nhn hng ha v dch v.

Nh cung cp gi cc vn n (phiu giao hng, danh sch hng) n b phn nhn hng ha v dch v. B phn ny lp bo co nhn hng gi n b phn sn xut v b phn mua hng.

B phn cng n lp phiu yu cu nguyn vt liu n b phn kim sot hng tn kho v giy bo nhn hng n b phn qun l ti khon phi tr.

B phn qun l ti khon phi tr nhn n t hng, ha n, giy bo nhn hng t b phn mua hng ha, b phn sn xut v gi d liu ha n n khch hng, nhn thanh ton ca khch hng. B phn ny gi n nh qun l bn d ton chi tin v phn tch mua hng. D liu v ha n v thanh ton c lu ti tp tin chnh v ti khon phi tr.

Qu trnh mua hng bt u t phiu yu cu ca b phn sn xut cho hng ho v dch v (i lc h thng thng tin k ton s kch hot vic lp phiu yu cu trong trng hp nu hng tn kho di mc d tr cn thit). Da vo phiu yu cu cc hng ha nh th no, danh sch nh cung cp s c ngh. Phn h tr quan trng ca h thng thng tin k ton l cung cp mt danh sch cc nh cung cp quyt nh v m bo rng trnh vic thanh ton khng c duyt hay thanh ton cho nh cung cp khng tn ti. Ti khon phi tr ngi bn c i chiu t ba chng t gc trc khi c thanh ton, l: n hng, bo co nhn hng (phiu nhp), ho n mua hng.

Ho n mua hng thc cht l bn sao ca ho n bn hng ca nh cung cp. Mc ch ca vic theo di n t hng, bo co nhn hng v ho n mua hng l vic cung cp mt thng tin chnh xc nht cho vic thanh ton.

Phiu yu cu hng ho l c s lp n hng. Bn cnh cc thng tin m phiu yu cu cung cp, th n hng s thm vo cc thng tin v nh cung cp v iu khon thanh ton. B phn mua hng s gi mt bn cho b phn nhn hng i chiu lp bng bo c nhn hng. Mi bn sao ca n hng s c mu khc nhau phn bit cho cc b phn cn c gi. S lng tng mt hng nhp kho c th khc vi n hng, nh vy khi hng c nhp, th tc kim sot s c thc hin v yu cu nhn vin nhp hng phi kim tra chi tit s lng cho tng mt hng hn l ch ch n s lng tng cng.

3.2.2.2. Chng t, s sch v Bo co k tona, Chng t

- Phiu yu cu hng ha, dch v

- n t hng

- Giy xc nhn n hng (hoc Lnh bn hng) ca ngi bn

- Phiu nhp kho, bo co nhn hng

- Phiu vn chuyn, phiu giao hng

- Cc ha n vn chuyn (nu thu dch v vn chuyn)

- Ha n bn hng, giy bo tr tin

- Chng t thanh ton

- Bin lai, bin nhn

- Phiu chi, giy bo n, y nhim chi, sc thanh ton

b, S sch

- S chi tit cc ti khon 331, 133, 156, 111, 112

- S tng hp cc ti khon 331, 133, 156, 111, 112

Trong h thng x l bng my tnh, d liu s c ghi chp trong cc tp tin my tnh v c s d liu. Thng thng s dng mt tp tin chnh v 7 tp tin nghip v.

- Tp tin chnh ngi cung cp: Tp tin ny c cu trc khc nhau ty kiu ca h thng thanh ton. Tuy nhin n thng bao gm cc vng ch yu: tn khch hng, a ch, iu kin chit khu, iu kin thanh ton.

- Tp tin nghip v:

+ Tp tin yu cu mua hng

+ Tp tin t hng

+ Tp tin chi tit t hng

+ Tp tin nhn hng

+ Tp tin ha n cha x l

+ Tp tin chng t thanh ton

+ Tp tin tng hp ghi s ci

c, Bo co

- Bo co kim sot: Bo co ny tm lc nhng thay i trong mt tp tin. Nhn vin k ton s dng bo co kim sot xc nh cc thay i l chnh xc hoc chc chn khng c nghip v no b b st cha x l.

- Bo co ghi chp: Bo co ghi chp lit k theo loi tt c cc nghip v c ghi chp trong mt k v d mt ngy, mt tun, mt thng.

- Bo co c bit: L nhng bo co gip nh qun tr lp k hoch tr tin cho nh cung cp. N bao gm bo co ha n cha x l, bo co chng t thanh ton, bo co yu cu tin.

3.2.3. Kim sot trong chu trnh chi ph

Trong chu trnh chi ph, cc ri ro thng xy ra khi x l nghip v l:1) Yu cu nhng mt hng khng cn thit, hoc c lp bi nhng ngi khng c u quyn

2) Nhn vin mua hng c th chn nh cung cp m khng bn hng ho/dch v ph hp nht hoc mc gi thp nht c th v nhn vin ny nhn tin hoa hng khng c php t nh cung cp

3) Hng nhn c khng ng nh hng mua hng v chng loi hng, s lng hoc cht lng.

4) Hng c nhn bi nhng ngi khng c u quyn, khng ng trch nhim.5)Thanh ton khng ng ngi bn hoc thanh ton cho nhng hng khng nhn c, hoc khng ng t hng mua.

6)Thanh ton khng ng k hn lm nh hng ti quan h mua bn sau ny

* Th tc kim sot trong chu trnh chi ph

Hot ng kim sotMua hng tn khoMua dch vThanh ton tin

U quyn

v xt duyt- U quyn: Ph

trch b phn c nhu cu; Nhn vin muahng

- Xt duyt: Qun l mua hng- U quyn: Ph trch b phn c nhu cu; Nhn vin mua hng

- XD: Qun l mua hng- U quyn: k ton phi tr, th qu.

- Xt duyt: Trng ti v

Phn chia trch nhim- Mua hng v KT

phi tr

- KT vt t v kho

hng

- Nhn hng v kho

hng- Mua hng v

k ton phi trK ton phi tr & Th qu hoc k ton NH

-Th qu hoc k ton NH & k ton ghi s ci

- K ton phi tr & k ton ghi s ci

Bo v

an ton

ti sn- Phiu nhp kho c lp khi nhn hng

- Phiu nhp kho c nh s trc

- Kim tra s lng, cht lng hng khi nhn hng- Cc b phn lin quan kim tra hng mt cch c lp- Ghi nhn vic nhn c dch v trn bn sao ca t mua hng- Phiu chi, u

nhim chi

- c lp da

trn chng t thanh ton- nh s trc

- Phi c k bi ngi c thm quyn (k ton trng hoc gim c)

Chng

t1. Yu cu mua hng

- Da trn im b sung v s lng b sung

- c chp thun nu l t hng c bit1. Yu cu mua hng

- c bt u

t b phn s dng- c chp thunChng t gc

- Kim tra tnh

y chnh xc

ca b chng t

gc (c bit ho

n bn hng)

- ng du chi tin vo chng t ngay khi k sc

2. t hng mua

- Ch c lp khi c yu cu mua hng

- c nh s trc

- Chn ngi bn t danh sch ngi bn c chp nhn

- Kim tra cn thn cc iu kin v gi, thanh ton 2. t hng mua

- Ch c lp khi c yu cu mua hng

- c nh s trc

- Chn ngi bn t danh sch ngi bn c chp nhn

- Kim tra cn thn cc iu kin v gi, thanh

ton

3. B chng t thanh ton

- Ho n c gi trc tip cho k ton phi tr- Cc chng t c nh s trc- Cc chng t lin quan trong b chng t: yu cu mua hng, t hng mua,phiu nhp kho,ho n bn hng (bn gc)

- Kim tra i chiu cc chng t3. B chng t

- Ho n c gi trc tip cho k ton phi tr- Cc chng t c nh s trc- Cc chng t lin quan: yu cu mua hng, t hng mua, phiu nhp kho,HBH (bn gc)

- Kim tra i chiu cc chng t

3.3. Chu trinh chuyn i

Chu trnh chuyn i l chu trnh ghi chp, x l cc nghip v k ton lin quan n vic s dng lao ng, vt liu, my mc cng c v chi ph sn xut chung to ra thnh phm hoc dch v. Vic x l ny s khc nhau ty thuc vo n v l doanh nghip sn xut, thng mi hay dch v.

Chu trnh chuyn i thng bao gm ba h thng con:

1. H thng hng tn kho: T chc qun l d tr hng tn kho v vic s dng nguyn vt liu cho sn xut.

2. H thng tin lng: Tnh ton lin lng phi tr cho nhn vin , thanh ton lng v cc nghip v lin quan ti thu nhp c nhn.

3. H thng chi ph: Qun l v tp hp chi ph sn xut, tnh gi thnh sn phm hoc dch v. H thng ny ch dnh ring cho cc doanh nghip sn xut hoc dch v.

3.3.1 H thng hng tn kho

3.3.1.1. Kim sot hng tn kho

H thng hng tn kho c hai chc nng ch yu l thc hin cc ghi chp k ton v hng tn kho v qun tr hng tn kho. Mc ch ca vic qun tr hng tn kho l duy tr mc d tr ti u nhm ti thiu ha chi ph u t hng tn kho m vn m bo sn xut tin hnh bnh thng u n.

Trong qun tr hng tn kho,vn quan trng l kim sot v lp k hoch hng tn kho. Mc ch ca kim sot v lp k hoch hng tn kho l pht trin chnh sch nhm t c vic u t ti u, ti thiu ha chi ph lin quan n hng tn kho.

Chi ph cho hng tn kho c chia thnh ba loi:

- Chi ph mua hng: l tt c chi ph lin quan n vic chun b v lp t hng mua, bao gm chi ph t hng, ph vn chuyn, gi mua hng ha, chi ph nhn hng

- Chi ph d tr: gm tt c cc chi ph bo qun, d tr nh tin lng nhn vin kho hng, chi ph thu hoc khu hao kho hng, chi ph bo him hng trong kho, chi ph dch v mua ngoi

- Chi ph do thiu ht: gm tt c cc chi ph pht sinh do hng tn kho b thiu ht nh l do thiu hng bn, nh ph phi gnh chu cao, l chi ph c hi

Doanh nghip sn xut s dng h thng hng tn kho kim sot mc nguyn vt liu, thnh phm tn kho v a vo sn xut. Doanh nghip thng mi s dng h thng ny m bo sn sng hng ha bn. Cc doanh nghip dch v tuy cng c hng tn kho l cng c dng c nhng cc doanh nghip ny hu nh khng s dng h thng hng tn kho kim sot chng v khi cn th mua chng v coi l mt khon chi ph.

3.3.1.2. Phng php kim sot hng tn kho

a, Phng php kim sot hng tn kho thng thng EOQ (Economic order Quantity: S lng t hng ti u)

- Cng thc tnh s lng t hng ti u:

EOQ = (2AP/S)

Trong :

- EOQ: S lng ti u mi ln t hng

- A: S lng yu cu nguyn vt liu mi nm

- P: Chi ph t hng mi ln mua hng

- S: Chi ph bo qun ca mt n v nguyn vt liu

- Cng thc tnh thi im t hng:

ROP = T.R

Trong :

- T: Khong thi gian mi ln hon thnh t v nhn hng (tnh t lc t hng n khi nhn c hng). VD: tnh theo tun

- R: S lng yu cu cho mt khong thi gian (vd cho mt tun)

b, Phng php kim sot hng tn kho va kp lc JIT (Just in time)

Phng php ny da trn tng l gim ti a thm ch khng cn chi ph d tr v bo qun nguyn vt liu bng cch nhn hng giao ti phn xng sn xut mt cch thng xuyn, mi ln nhn vi s lng va ng yu cu ch khng nhp d tr ti kho.

3.3.1.3. T chc k ton hng tn kho

a, Chng t

Phiu yu cu mua hng, Phiu yu cu nguyn vt liu

n t hng

Ha n mua, bn hng

Phiu nhp kho, xut kho

Bo co nhn hng

Lnh bn hng

Chng t thanh ton

b, Cc nghip v lin quan ti hng tn kho

C ba nghip v lin quan n hng tn kho l mua, bn v xut cho sn xut. Vic ghi chp cc bt ton v hng tn kho ty thuc phng php hch ton k khai thng xuyn hay kim k nh k.

Trong phng php kim k nh k, ti khon hng tn kho duy tr s d khng i trong sut qu trnh hot ng. V nh vy, vic mua hng c ghi chp trn ti khon mua hng. Vic xc nh gi tr hng xut c cn c trn c s tnh ton khi kim k hng tn mt cch nh k nn khng c bt c ghi chp no vo thi im bn hng. Gi vn hng bn ch c ghi vo lc cui k v xc nh bng cch cng gi tr hng mua trong k vi gi tr hng tn u k xc nh gi tr hng c sn bn, sau tr i gi tr hng tn kho cui k s c gi vn hng bn.

Trong phng php k khai thng xuyn, mi thay i ca hng tn kho do nhp xut u c cp nht kp thi trn ti khon hng tn kho. Khi xut kho, tnh ton gi tr hng tn kho xut v ghi nhn gi vn hng bn. V vy bt c lc no s lng v gi tr hng cn tn kho u bit d dng. iu ny cho php doanh nghip b sung kp thi mt mt hng no trc khi ht hon ton.

Thc t hin nay cc doanh nghip s dng cc phn mm x l hng tn kho, s dng h thng m vch hoc phng php ghi d liu ngay thi im bn hng nn gim thi gian nhp liu v do phng php k khai thng xuyn s dng rt ph bin v hiu qu.

c, Bo co ca h thng hng tn kho

Ging cc h thng khc, h thng hng tn kho c cc bo co kim sot, bo co ghi chp, v bo co c bit. H thng hng tn kho c th cung cp bng k tnh hnh nhp xut tn kho; Bo co tham vn v hng tn kho; Bo co hng cn b sung.v..v

d, S sch trong h thng hng tn kho

Trong phng php k khai thng xuyn doanh nghip s dng s chi tit hng tn kho. S ny c th ng thnh cun hoc c th t ri, mi trang s ghi chp mt mt hng tn kho, chi tit tng ln nhp xut theo lng v gi tr.

Ghi chp bng my: Tp tin chnh hng tn kho trong h thng x l bng my tng ng vi s chi tit hng tn kho.

3.3.2. H thng tin lng

3.3.2.1 Cc hot ng x l trong h thng lng

Mc ch ca h thng lng l tnh ton tin lng phi tr cho nhn vin; in sc thanh ton v duy tr cc ghi chp lin quan ti thu nhp c nhn. Theo l thuyt th mt h thng c th x l cc nghip v lng bng h thng chi tin trong chu trnh chi ph. Tuy nhin trn thc t, hu ht cc h thng x l chng bng h thng lng ring bit v hai l do sau:

Th nht, h thng lng phi khu tr cc khon phi tr vo lng v thu thu nhp v tng hp n trong bo co thu nhp. Vic khu tr v bo co thu nhp nh th l khng cn thit khi x l cc nghip v mua hng trong chu trnh chi ph

Th hai, h thng lng to cc sc thanh ton cho nhn vin. Do nu c s di tr th h thng lng pht hin d hn cc h thng khc, ni pht hnh sc thanh ton cho ngi cung cp. Lp mt h thng lng ring bit cho php kim sot nhiu hn nhng nghip v ny.

3.3.2.2 T chc k ton x l lng

a, Chng t

H thng lng s dng nhiu chng t khc nhau cho nhn vin lm vic theo gi v nhn vin lm theo lng thng. Nhiu doanh nghip thanh ton lng bng phng php s dng chng t c bit v mi chng t l cn c pht hnh sc thanh ton.

b, Ghi chp lng

Cc nghip v lng c ghi chp trn ti khon chi ph nhn cng phn bit theo ni pht sinh tin lng (bn hng, qun l doanh nghip, trc tip sn xut, gin tip sn xut) v c th phn bit chi tit hn nu ban qun tr yu cu.

H thng lng to ra mt ghi chp lng trc khi in cc sc thanh ton. Bng ghi chp ny lit k cc nhn vin s c thanh ton, v tng lng, cc khon khu tr, tin thc lnh theo mi nhn vin. Ghi chp lng l mt thc hnh kim sot quan trng.

c, Bo co ca h thng lng

H thng lng to ba bo co: Ghi chp lng, bo co kim tra sc pht hnh, bo co thu nhp.

d, S sch trong h thng lng

Tp tin chnh nhn vin: Tp tin ny gm nhiu mu tin, mi mu tin ghi cc thng tin lin quan ti lng cho mi nhn vin. Tp tin ny ghi nhng d liu cn thit xc nh cc khon khu tr lng v cc thng tin yu cu cung cp v thu nhp trong cc bo co nh nc.

Tp tin nghip v lng: u vo ca h thng tin lng l cc thng tin v ngy cng, v khi lng cng vic. phc v cho tr lng theo thi gian, nhn vin to tp tin th thi gian lao ng, cho vic tr lng theo khi lng sn xut hoc cc khon thng, nhn vin lng to tp tin ca cc chng t khc. Tt c cc tp tin ny c thc hin bng tay. Nhng chng t ny c chuyn thnh hnh thc c th c c ca my v to nn tp tin nghip v lng.

Tp tin ny gm nhiu mu tin, mi mu tin ghi chp v mt nhn vin c hng lng v doanh nghip phi pht hnh sc thanh ton lng trong k cho h. Cn c vo cc chng t u vo, h thng thm cc mu v nhng ngi hng lng vo tp tin nghip v lng. H thng lng to ra mt sc thanh ton cho mt mu tin trong tp tin nghip v ny.

H thng lng cn thm cc mu tin cho tp tin ghi s ci. Mu tin cho tp tin ghi s ci ny ghi N cc ti khon tp hp chi ph, C ti khon phi tr lng cng nhn vin.

H thng s ci chuyn nhng mu tin ny vo cc ti khon lin quan.

3.3.3. H thng k ton chi ph

3.3.3.1. Cc hot ng kinh t trong qu trnh sn xut

Mc ch ca k ton chi ph l xc nh chi ph sn xut to sn phm v dch v cung ng v ghi nhng chi ph ny trong cc ghi chp k ton.

H thng k ton chi ph ghi hai nghip v:

- Tp hp chi ph nguyn vt liu, nhn cng, chi ph sn xut chung to thnh sn phm.

- Kt chuyn chi ph sn xut vo gi tr thnh phm.

a, Tp hp chi ph nguyn vt liu, nhn cng v chi ph sn xut chung

Chi ph sn xut bao gm chi ph nguyn vt liu, nhn cng v chi ph sn xut chung. Nhng chi ph ny to gi tr ca thnh phm.

H thng k ton chi ph tp hp chi ph sn xut trong ti khon 154 Chi ph sn xut kinh doanh d dang. Chi ph nguyn vt liu trc tip v chi ph nhn cng trc tip c xc nh trc tip cn c cc chng t nh yu cu nguyn vt liu v th cng vic. Chi ph sn xut chung bao gm nhng chi ph pht sinh b phn sn xut nhng khng lin quan trc tip ti qu trnh sn xut nh chi ph nng lng, chi ph lng qun c Chi ph sn xut chung ny c th c tnh ton cn c mt t l phn b nht nh trc. T l ny c th cn c theo gi lao ng, gi my chy hoc s lng sn phm. Vic tp hp chi ph sn xut lin quan ti mt s nghip v c x l cc h thng khc cng hoc khc chu trnh.

b, Kt chuyn chi ph sn xut vo gi tr thnh phm.

Chi ph sn xut c chuyn thnh gi tr thnh phm nhp kho qua cc bt ton kt chuyn.

C nhiu phng php xc nh gi thnh thnh phm nh phng php tnh gi thnh theo cng vic, phng php tnh gi thnh theo quy trnh sn xut, phng php ABC.

Trong phng php tnh gi thnh theo cng vic, k ton tp hp chi ph theo cng vic v chng to thnh gi thnh thnh phm khi cng vic hon thnh. Ton b chi ph sn xut pht sinh l gi thnh thnh phm, khng c sn phm d dang.

Cc doanh nghip t chc sn xut theo dy chuyn sn xut, k ton dng phng php tnh gi thnh theo quy trnh sn xut. Trong phng php ny, cc chi ph sn xut c tp hp theo cc phn xng v cui mi thng tnh gi thnh thnh phm.

3.3.3.2. K ton hot ng sn xut

a, Chng t

- Phiu yu cu nguyn vt liu, Phiu xut kho, Th thi gian theo cng vic, Th thi gian, Phiu kho thnh phm, Bng phn b/kt chuyn, Phiu/ Bng tnh gi thnh.

b, X l cc nghip v k ton chi ph

Cn c bo co cc mt hng cn b sung hoc n t hng ca khch hng, nhn vin qun tr b phn kim sot sn xut lp k hoch sn xut. Cn c k hoch sn xut ny, ngi qun tr lp lnh sn xut gm hai lin. Lin 1 ca lnh sn xut c chuyn cho b phn k ton chi ph m s chi tit chi ph. Lin 2 ca lnh sn xut chuyn n phn xng sn xut. Qun c phn xng cn c vo lnh sn xut lp phiu yu cu nguyn vt liu gm hai lin v dng chng t ny n kho nhn nguyn vt liu v sn xut. Lnh sn xut lin 2 c lu ti phn xng.

Ti kho, sau khi xut nguyn vt liu cho sn xut, th kho k ln 2 lin ca phiu yu cu nguyn vt liu ri lu lin 1 ti kho cn lin 2 chuyn cho b phn k ton chi ph. Ti b phn k ton chi ph, cn c vo lin 2 phiu yu cu nguyn vt liu, nhn vin k ton ghi chi ph nguyn vt liu vo s chi tit chi ph tng ng.

Trong qu trnh sn xut, cng nhn lp th thi gian theo cng vic v th thi gian. Sau khi qun c k duyt, cc th thi gian theo cng vic s c chuyn n b phn k ton chi ph ghi vo s chi tit chi ph tng ng. Khi sn phm hon thnh, qun c phn xng lp phiu nhp kho thnh phm gm 3 lin. Nhn thnh phm nhp kho, th kho k phiu nhp kho thnh phm, tr lin 1 cho qun c phn xng lu vo lnh sn xut lin 2 phn xng, lin 1 lu ti kho v chuyn lin 2 n b phn k ton chi ph. Ty vo phng php tnh gi thnh, k ton chi ph s lp bng tnh gi thnh gm 2 lin, lu lin 1 ti b phn k ton chi ph v chuyn lin 2 cho b phn k ton tng hp.

c, Bo co

Gm 2 loi chnh:

- Bo co kim sot: H thng k ton chi ph theo cng vic s dng bo co ny tm tt tt c cng vic, hoc nhm sn phm hon thnh.

- Bo co chi ph sn xut: H thng k ton chi ph to nhiu bo co chi ph sn xut khc nhau. Mt vi bo co v gi thnh tng cng v gi thnh n v sn phm theo trung tm chi ph. Mt vi bo co khc v tng gi thnh theo cc cng vic. Khi doanh nghip s dng h thng chi ph chun, nhng bo co ny so snh chi ph thc pht sinh v chi ph theo k hoch.

d, S sch ca h thng k ton chi ph

H thng k ton bng tay s dng s, th ghi chp v lu tr thng tin k ton. H thng k ton bng my thay th s v th bng cng c t tnh nh a t hoc bng t. D thng tin c x l v lu tr bng cc hnh thc khc nhau nhng thut ng th nh nhau. H thng k ton bng my to nhiu bo co qun tr hn h thng k ton bng tay.

3.3.3.3. Kim sot ni b trong h thng chi ph

Kiu kim soatChng trinh kim soatThu tuc kim soat

u voNghip v hp lKim tra tnh hon thin. Chng trnh kim tra chc chn rng trong mu tin ghi cc nghip v nguyn vt liu v lao ng c tt c cc vng tn ti trong tp tin

X lComputer and purge

Kim tra hp l v chuyn s liu

Trn s liuKim sot tng cng. Chng trnh kim tra: Tng pht sinh C ca ti khon 154 = Tng pht sinh N ti khon 155.

Kim sot tng cng. Trong h thng thi gian thc, chng trnh kim tra: Tng chi ph ghi trong tp tin chi ph cng vic = Tng chi ph ghi trong tp tin trung tm chi ph.

m mu tin. Chng trnh kim tra chc chn: S mu tin trong tp tin chi ph cng vic mi = S mu tin cng vic mi + s mu tin trong tp chi ph cng vic c

Kt quTnh ton v loi b

Chuyn vo cc mu tin chi ph hp l

Kim sot tng cng. Nhm kim sot d liu chc chn rng: Tng chi ph cc cng vic trong bo co kim sot = Tng cc bo co chi ph cng vic.

Trong h thng theo l, nhm kim sot d liu chc chn: Tng trong s = tng cc nghip v cng b trong cc lit k sai st

3.4. Chu trinh tai chinh

Chu trnh ti chnh ghi chp hai s kin kinh t. l: Hot ng tng vn t ch doanh nghip u t v t i vay; v doanh nghip s dng vn ny to cc ti sn m vic s dng ti sn ny s to doanh thu.

Ngoi ra chu trnh chu trnh cng thc hin chc nng th ba d l chc nng bo co ti chnh. Chc nng c thc hin bng bo co ti chnh nhm bo co cc ngun ti chnh v cc kt qu t c t vic s dng cc ngun ti chnh ny.

Ngoi ra, mt s doanh nghip cn t chc thm h thng k ton trch nhim thuc chu trnh ti chnh nhm bo co chi ph k hoch v chi ph thc t cho cc nh qun l.

3.4.1 H thng vn vay v vn ch s hu

Ngun vn ca doanh nghip gm vn vay v vn ch s hu. Doanh nghip nhn tin t ngun ny v u t vo ti sn. H thng ghi nht k x l nhng nghip v k ton ngun vn ny

3.4.1.1 Cc nghip v v vn

Doanh nghip c ba kiu nghip v vn: Vay ngn hng, pht hnh tri phiu, pht hnh c phiu.

a, Vay ngn hng

Cc doanh nghip nh thng b sung vn bng cch vay ngn hng ngn hn hoc th chp vay trung hn v di hn. Cc doanh nghip ln thng vay ngn hn hoc trung hn. H thng ghi nht k nghip v vay ngn hng trong ti khon 311.

b, Pht hnh tri phiu

Cc doanh nghip ln thng tng vn trung v di hn bng cch pht hnh tri phiu. Khi doanh nghip pht hnh tri phiu, n to mt hp ng xc nh ngha v phi tr cho ngi mua mt khon tin li theo t l nht nh ti mt khong thi gian xc nh trong hp ng. Thng thng hp ng yu cu li c thanh ton hai ln trong mt nm v vn c tr li cho ngi mua trong vng 5 nm ti 30 nm.

H thng ghi nht k ghi mi mt tri phiu pht hnh trn mt ti khon ring bit N di hn v c th hin trn bng cn i k ton vi tn Tri phiu phi tr.

c, Pht hnh c phiu

Cc cng ty pht hnh c phiu thng thng v c phiu u i huy ng vn. Mi c phn th hin mt li ch s hu trong cng ty. Cc cng ty duy tr cc ti khon C phiu cho mi loi c phiu. N ghi mnh gi cc c phiu thng thng, c phiu u i pht hnh trn cc ti khon C phiu thng, c phiu u i. N cng ghi phn gi tr vt qu mnh gi c phiu trn mt hoc nhiu ti khon S vn huy ng vt qu mnh gi.

3.4.1.2 S sch ghi chp v vn

Cc doanh nghip ghi chp chi tit cho cc ti khon Vay ngn hn, Tri phiu phi tr, C phiu. Nu x l bng tay, k ton gi chng l s chi tit; nu bng my th l cc tp tin chnh.

Cc s sch thng s dng: S chi tit vay ngn hng, s chi tit ngi gi tri phiu/n tri phiu phi tr; s chi tit c phiu/s c ng. Doanh nghip c cc c phiu c giao dch trn th trng chng khon s thu ngn hng gi S c ng ca doanh nghip. Ngn hng thc hin dch v ny gi l i l chuyn nhng c phiu.

3.4.1.3 Kim sot cc nghip v v vn

H kim sotVay ngn hngPht hnh tri phiuPht hnh c phiu

1. y quyn thc hin nhim vPhn cp thc hin theo gi tr v thi hn vayBan gim c cng tyBan gim c cng ty thc hin, cc c ng chp thun.

2. Bo qun ti sn v s schn v c y thc c lp gi chng nhn tri phiu.i l chuyn nhng gi cc chng nhn c phiu.

3. Phn chia trch nhimPhn chia gia ngi vay ngn hng v ngi ghi chp, gi s.S dng ngi y thc c lp.Phn chia gia b phn c lp gi s v i l chuyn nhng c phiu. Phn chia gia chc nng bo qun chng nhn c phiu cha pht hnh, chc nng k cc chng nhn, v chc nng gi s c ng. Phn chia gia chc nng k Check thanh ton c tc v gi s c ng.

4. Chng t v s sch. Vic y quyn phi c thc hin bng giy t. Phi c s chp thun ca cp cao hn vi cc khon vay ln hoc di hn.Ban gim c cng ty chp thun vic tr li. Cc chng ch tri phiu phi c nh s trc.Ban gim c cng ty chp thun vic tr c tc. Cc chng ch c phiu phi c nh s trc.

3.4.2 H thng TSC

Mc ch ca h thng ny l thc hin ghi chp chnh xc v tt c cc ti sn c nh gm cc nghip v tng, khu hao hng k v ly k ca tt c cc ti sn ny.

3.4.2.1 Cc nghip v c x l trong h thng TSC

a, Tng ti sn c nh

Quy trnh mua hng x l cc nghip v mua ti sn. Tuy nhin do n l ti sn c nh nn k ton x l nh mt khon u t vn. Do ti sn mua ny c gi tr ln, doanh nghip thit lp cc chnh sch qun l chung, chng hn vic chp thun ti sn mua c gi tr ln phi do nhn vin cp cao trong doanh nghip. V d vic phn cc cp chp thun ti sn mua ty gi tr: ph trch b phn mua hng, nhn vin qun l hoc ban gim c chp thun theo mc tng gi tr ca ti sn vi chng t l yu cu mua ti sn.

Cc doanh nghip t xy dng c bn hoc t sn xut ti sn c nh s s dng chng t lnh sn xut ti sn v chng t ny c chp thun bi ban qun tr cao cp hoc ban gim c. Trong qu trnh xy dng, doanh nghip s dng yu cu nguyn vt liu v th cng vic lm chng t tnh gi thnh xy dng.

b, Gim ti sn c nh

Khi khng cn s dng, doanh nghip c th bn nu ti sn ny cn gi tr hoc thanh l ti sn nu n khng cn gi tr. K ton s dng cc chng t thch hp lm cn c ghi s nh h s v ha n bn ti sn c nh, h s thanh l ti sn c nh Nhng chng t ny phi c s chp thun ca ban qun tr cao cp ngn nga vic gi mo nhm nh cp ti sn.

c, Khu hao ti sn c nh

K ton khu hao ti sn c nh xc nh chi ph ti sn phc v cho sn xut sn phm hoc dch v. K ton s dng phng php khu hao ph hp phc v vic lp bo co ti chnh cng nh phc v mc ch tnh thu. K ton lp bng tnh khu hao ti sn c nh lm chng t nh khon nghip v khu hao vo cui k khi kha s k ton.

3.4.2.2. Chng t, s sch v bo co ca h thng TSC

a, Chng t

- Yu cu mua ti sn c nh

- Lnh sn xut ti sn c nh

- H s bn, thanh l ti sn c nh

- Ha n bn ti sn c nh

- Bng tnh khu hao ti sn c nh

b, Bo co s dng

- Bo co kim sot: Bo co kim sot kim tra cc hot ng ca h thng. Bng cch xem xt bo co kim sot, nhn vin k ton hoc nhn vin kim tra d liu xc nh c nhn vin nhp liu c nhp ng v cc nghip v hoc cc chng trnh my tnh c tin hnh chnh xc hay khng

- Bo co ghi chp: Lit k cc nghip v phn theo loi c x l trong k. N cung cp du vt kim ton bng cch trnh by nhng thay i ca s d ti khon trong k. N cng cho php mt nhn vin k ton xem li nhng thay i trong cc tp tin my tnh. i vi ti sn c nh, h thng lp hai bo co ghi chp l: bo co ti sn tng v bo co ti sn gim.

- Bo co c bit: H thng ti sn c nh to hai bo co c bit: Bo co chi tit ti sn c nh lit k cc ti sn c nh theo ni s dng v cung cp chi tit cho s d ti khon ti sn c nh; Bng tnh khu hao ti sn c nh trnh by s khu hao thng k chi tit theo tng ti sn c nh. Trong h thng bng tay, k ton lp bo co ny cho mi ti sn khi n tng thm.

c, S sch ghi chp

Trong h thng bng my tnh, tp tin chnh ti sn c nh c s dng tng ng s chi tit ti sn c nh, mi mu tin ghi chp mt ti sn.

3.4.2.3. X l nghip v ca h thng TSC

Hnh sau trnh by lu h thng ti sn c nh c x l. Trong h thng ny, nhn vin k ton lp nh khon tng ti sn c nh trn cc chng t v chuyn cc bn sao ca cc chng t ny cho nhn vin nhp liu. Nu ti sn do DN t sn xut th ban gim c lp Lnh sn xut ti sn, tt c cc chng t ny s to nn tp tin nghip v cung cp u vo cho h thng ti sn. H thng chuyn nhng nghip v ny vo tp tin chnh ti sn, to cc ghi chp nghip v ti sn, to nhng mu tin s ci. Hng nm hoc hng thng, mt chng trnh khc in Bo co chi tit ti sn c nh.

3.4.3. H thng ghi nht k v bo co ti chnh

Mc ch ca h thng ghi nht k l chuyn vo s ci nhng nghip v cha c x l bi cc h thng khc. Nhng nghip v ny bao gm tng vn do pht hnh c phiu v tri phiu, vay ngn hng, tng gim ti sn c nh.

Mc ch ca h thng bo co ti chnh l kha s ci, to cc bo co ti chnh v bo co hot ng. N s dng h thng ghi nht k ghi cc bt ton iu chnh khi kha s. Chnh v vy, mt vi k ton gp hai h thng ny thnh h thng s ci.

3.4.3.1. Cc nghip v ca h thng ghi nht k v bo co ti chnh

Doanh nghip ghi cc nghip v trong s ci theo ba kiu bt ton k ton: tng hp cc nghip v thng xy ra, tng hp cc nghip v t xy ra v cc nghip v kha s.

a, Cc nghip v thng xuyn

Cc nghip v thng xuyn l cc nghip v xy ra thng xuyn trong doanh nghip. N bao gm cc nghip v bn hng, mua hng, sn xut. H thng k ton ghi mi nghip v theo mt bt ton k ton.

Nghip v bn hng c cc h thng ng dng trong chu trnh doanh thu x l. Nhng h thng ng dng ny l ghi t hng, gi hng, lp ha n v h thng nhn tin.

Nghip v mua hng c cc h thng thanh ton theo chng t,h thng chi tin trong chu trnh chi ph x l.

Nghip v sn xut c cc h thng hng tn kho v k ton chi ph trong chu trnh chuyn i x l.

Nghip v lng c h thng tin lng trong chu trnh chuyn i x l.

b, Cc nghip v t xy ra

Cc nghip v t xy ra l cc nghip v lin quan n vn vay v vn ch s hu, thanh l ti sn c nh, thanh ton thu. N cng bao gm cc nghip v chi ph tr trc v chi ph phi tr trong cc bt ton kha s.

V cc nghip v ny t xy ra nn k ton khng to cc nht k c bit hoc h thng ng dng cho chng. H thng bng tay to nhng bt ton ny trn nht k chung, h thng bng my to chng bng h thng ghi nht k.

c, Cc bt ton kha s

Nhn vin k ton to bt ton kha s khi lp bo co ti chnh. Trong h thng bng tay, k ton s dng ti khon xc nh kt qu kinh doanh to cc bt ton kha s bng cch ghi C mi ti khon chi ph, ghi N ti khon xc nh kt qu kinh doanh v ghi C ti khon xc nh kt qu kinh doanh, N cc ti khon doanh thu khng cn s d trn cc ti khon doanh thu v chi ph. Sau cc bt ton ny, s chnh lch ti khon xc nh kt qu kinh doanh l li nhun.

Trong h thng x l bng my tnh, mt chng trnh trong h thng bo co to nhng bt ton ny v s dng s d trn s ci to bo co. N chuyn s chnh lch t cc ti khon chi ph v doanh thu vo ti khon xc nh kt qu kinh doanh. Trong nhiu h thng, n cng tnh ton v ghi khu hao , phn b chi ph sn xut chung cho cc trung tm trch nhim v chuyn cc bt ton iu chnh cui cng vo s ci.

Chc nng khc ca h thng bo co ti chnh l lp s ci cho k k ton k tip. Nhiu s ci c thc hin t ng bng my tnh s ghi s d cho c s d k hin hnh v s d k trc. Trong cc s kiu ny, h thng bo co ti chnh chuyn s d k hin hnh vo vng s d k trc. H thng ny cng to bt ton o ngc cho cc ti khon ly k v phn b.

3.4.3.2. S sch v bo co ca h thng ghi nht k v bo co ti chnh

Bo co ghi nht k v bo co ti chnh gm cc bo co kim soat, ghi chp, bo co ti chnh v bo co thi hnh.

Bo co kim sot v ghi chp lit k cc bt ton t nhng ng dng khc c ghi vo tp tin s ci. Mt nhn vin kim tra li chc chn h thng tng hp nhng nghip v ny l chnh xc.

Bo co ghi chp nghip v lit k tt c cc nghip v c chuyn s ci trong mt k. S dng bo co ny k ton v kim ton vin c th gii thch nhng thay i s d ti khon trong k.

Bo co ti chnh: Cc bo co trong chu trnh bo co l bng cn i th, bng cn i k ton, bng bo co kt qu kinh doanh, bng bo co lu chuyn tin t.

Bo co thc hin: Bo co ny cng b nhng o lng thc hin cho ban qun tr trong doanh nghip. Thng thng nhng o lng thc hin ny bao gm li nhun v chi ph m doanh nghip cn kim sot. Bo co thc hin cng b nhng chi ph thc t pht sinh, chi ph theo k hoch v s khc bit gia chng.

b, S sch ghi nht k v bo co ti chnh

Ghi chp bng my: H thng s dng 5 tp tin my tnh ghi chp:

- Tp tin chnh s ci: tp tin ny tng ng vi s ci trong hnh thc bng tay, mi mt ti khon c ghi trn mt mu tin.

- Tp tin tng hp ghi s ci: Tp tin ny l mt tp tin lin tip. N ghi cc nghip v c x l chuyn vo tp tin chnh s ci.

- Tp tin chng t ghi s: Tp tin nghip v ny gm nhiu mu tin, mi mu tin l mt nghip v nh hng ti s ci.

- Tp tin chi tit cc ti khon c chuyn s: Tp tin ny gm nhiu mu tin, mi mu tin l mt ti khon trong nh khon cn c cp nht s liu vo s ci.

- Tp tin chuyn s ci chun: h thng c th t ng nh khon cho cc nghip v x l, ngi tt ton to mt th vin cc nh khon chun cho cc nghip v c bn thng xuyn v lu gi cc nh khon ny trong tp tin chuyn s ci chun.

3.4.3.3. X l ca h thng ghi nht k v bo co ti chnh

a, X l h thng ghi nht k

Trong h thng x l bng my tnh, cc khi nim x l cng tng t h thng bng tay. Tuy nhin, cc th tc x l khc nhau bi v cc phng tin khc nhau c s dng ghi d liu.

X l h thng ghi nht k: H thng ghi nht k cp nht cc nghip v t xy ra cho tp tin chnh s ci v tm lc nhng nghip v thng xuyn xy ra.

b, X l h thng bo co ti chnh

Doanh nghip thc thi h thng ng dng ny ch khi cn lp bo co ti chnh hng thng, hng qu, hng nm, sau cc bc thc hin ca h thng ghi nht k. Cc bc thc hin ca h thng bo co ti chnh c trnh by nh sau:

3.4.3.4. Kim sot ng dng ca h thng ghi nht k v bo co ti chnh

l nhng th tc kim sot m ngi thit k t trong mt h thng ng dng khi pht trin h thng y. Cc kim sot ny ngn nga v pht hin nhng sai st khi x l nghip v k ton. Cc kim sot ng dng c s dng trong h thng ghi nht k v h thng bo co ti chnh c th hin qua bng sau:

KiuChng trinhH thngThu tuc kim soat

u voTo chng t ghi sGhi nht k v bo co ti chnhKim tra tnh y . Chng trnh nhp liu xc nh rng tt c cc vng c cung cp y .

Kim tra tnh ph hp. Kim tra trong mt chng t ghi s, tng N = tng C

X lTo chng t ghi s

Cp nhtGhi nht k

Ghi nht k v bo co ti chnhm mu tin. S mu tin t tp tin tng hp ghi s ci u vo = s mu tin trong tp tin chi tit cc khon c chuyn + s mu tin trong tp tin tng hp ghi s ci kt qu.

Kim tra tnh y , kim tra m bo trong mi nghip v, tng N = tng C.

Kt quTo chng t ghi s. Cp nht

In, cp nht, kha s v in

Ghi nht k

Bo co ti chnhKim sot chng trnh thi hnh. Nhm kim sot d liu i chiu, iu chnh trong bo co kim sot, lit k sai st v bo co ghi chp nghip v.

Kim sot chng trnh thi hnh. Nhm kim sot d liu s dng bo co ghi chp nghip v i chiu, iu chnh s khc nhau gia bng cn i th ban u v bng cn i th th hai.

3.4.4 K ton trch nhim

Nhiu doanh nghip s dng h thng bo co ti chnh ngoi vic to ra cc bo co ti chnh cn to cc bo co thc hin theo cc trung tm trch nhim. H thng to cc bo co hng thng so snh doanh thu , chi ph thc t v doanh thu chi ph d ton theo mi trung tm trch nhim. H thng bo co cung cp bo co trch nhim s dng cc tp tin v hai h thng th tc x l.

3.4.4.1. Cc tp tin

H thng k ton trch nhim s dng ba tp tin l tng hp ghi s ci, trung tm trch nhim v tp tin d ton.

- Tp tin tng hp ghi s ci:

H thng ghi nht k s dng tp tin ny ghi cc bt ton c to bi cc h thng ng dng khc ghi s ci. Nhng bt ton ny nh danh cc ti khon ghi s ci v m cc trung tm trch nhim to ra chng. iu ny cho php h thng k ton trch nhim tm lc doanh thu, chi ph theo trung tm trch nhim.

- Tp tin trung tm trch nhim:

Tp tin ny gm nhiu mu tin, mi mu tin cho mt trung tm trch nhim. Trong qu trnh thit k h thng, ngi phn tch xc nh cc d liu c yu cu trong bo co thc hin theo mi trung tm v thm mt mu tin vo tp tin trung tm trch nhim c cc vng tch ly cc d liu ny. Cc mu tin tng hp ghi s ci cp nht nhng vng d liu ny.

- Tp tin d ton:

Tp tin ny cng tng t tp tin trung tm trch nhim v mi mu tin cho mt vng trch nhim. Trong mi d ton, cc vng ghi chp mi loi doanh thu v chi ph c th hin trn bo co thc hin theo trung tm trch nhim. S khc bit duy nht vi tp tin trung tm trch nhim l cc vng trong tp tin d ton ghi nhn s tin theo d ton c duyt bi k hoch hng nm.

3.4.4.2. H thng th tc x l

a, Cc th tc d ton thc hin

Cc th tc d ton thc hin chuyn tt c cc mc tiu ca doanh nghip vo cc mc tiu ca mi trung tm trch nhim. Trong cch ny cc th tc cung cp mt lung thng tin t trn xung. N bao gm cc th tc pht trin cc mc tiu d ton v nhp cc mc tiu d ton vo tp tin d ton.

Nhng ngi qun tr ngoi k ton tham gia vo cc tin trnh ny. Vi doanh nghip thc hin tham gia d ton m trong mi qun tr tham gia vo vic lp mc tiu cho trung tm ca h. Cc doanh nghip khc s dng d ton y quyn, nh ban qun tr cp cao to tt c cc mc tiu d ton.

Khng cn ch n nhng th tc thc hin mc tiu, nhn vin k ton d ton tng hp nhng mc tiu trong chng t d ton v ghi n vo tp tin d ton.

Ngi thit k h thng to cc chng trnh nhp liu to cc nghip v d ton. Cc vng trong mu tin ny ghi nhn s tin d ton, ti hon s ci v trung tm trch nhim. Mt m nghip v nhn nh chng l cc nghip v d ton. Mt chng trnh cp nht chuyn nhng nghip v ny vo tp tin d ton.

b, Cc th tc bo co trch nhim

Th tc bo co trch nhim tm lc doanh thu, chi ph thc t theo cc trung tm trch nhim v cng b chng trong cc bo co thc hin. N cung cp mt lung thng tin t di ln, c th hin qua s sau:

H thng sp xp cc mu tin tng hp ghi s ci theo th t lin tip cua m trch nhim. Sau , n chuyn nhng nghip v t tp tin tng hp ghi s ci c sp xp vo tp tin trung tm trch nhim. Cc chng trnh khc cn c tp tin trung tm trch nhim v tp tin d ton s in cc bo co thc hin theo cc chi ph, doanh thu thc t v d ton. Theo cch ny, h thng to cc bo co so snh s tin thc t v d ton cho mi trung tm trch nhim.

CHNG 4

KIM SOT NI B H THNG THNG TIN K TON

4.1. Cu trc kim sot ni b

4.1.1. Mc ch ca cc dng kim sot ni b

H thng kim sot ni b bao gm cc chnh sch v cc th tc thc hin chnh sch c thit lpbi cc cp lnh o v c ton th doanhnghip tun th nhm cung cp mt s m bo hp l t c ba mc tiu:

- Bo co ti chnh ng tin cy

- Cc lut l v quy nh hin c c tun th

- Cc hot ng kim sot l hu hiu v hiu qu

* Mc ch ca cc dng kim sot ni b:

C hai dng kim sot ni b:

- Kim sot qun l: nhm t cc mc tiu:

- Thc y hiu qu sn xut kinh doanh

- Kim sot s tun th ca nhn vin vi cc chnh sch qun l

- Kim sot k ton: nhm t cc mc tiu:- Bo v ti sn ca doanh nghip

- Thm nh tnh chnh xc v tin cy ca thng tin k ton.

4.1.2. Thnh phn ca h thng kim sot ni b

a, Mi trng kim sot

Mi trng kim sot l thnh phn nn tng ca h thng kim sot ni b, bao gm cc nhn t sau:

- Trit l qun l v phong cch iu hnh hot ng ca lnh o doanh nghip.

- C cu t chc qun l ca doanh nghip

- Trch nhim v quyn ca nh qun l

- Hi ng qun tr/ban kim sot

- Trnh v phm cht ca nhn vin

- Chnh sch nhn s

- Tnh trung thc v cc gi tr o c

b, Gim st

Gim st bao gm gim st thng xuyn, thng l cc hot ng c mc ri ro cao v gim st nh k cc hot ng.

c, nh gi ri ro

Thnh phn ny gm cc nhn t:

- Nhn dng cc s kin trong v ngoi doanh nghip c kh nng nh hng n hot ng t c mc tiu h thng.

- nh gi mc nh hng ca cc ri ro nhn dng c ln thng tin k ton.

d, Thng tin v truyn thng

- H thng ghi nhn, phn loi, phn tch, tng hp, lp bo co k ton, bo co ti chnh cho ngi s dng bn trong v bn ngoi doanh nghip:

- H thng chng t, s sch, bo co

- Chnh sch k ton

e, Cc hot ng kim sot:

- Phn chia trch nhim

- Kim sot qu trnh x l thng tin

- Kim sot c lp s thc hin

- Phn tch v sot xt vic thc hin

4.2. Kim sot h thng

Cc dng kim sot bao gm: Kim sot ngn nga, kim sot pht hin v kim sot sa sai.

* Kim sot ngn nga: nhm phng sai st v gian ln. Sai st c th l do khng cn thn hay c th do thiu kin thc. Sai st a phn l khng c .

C hai dng gian ln thng thy:

+ Gian ln qun l: Ngi qun l cp cao lm dng quyn hnh ch o sai lch thng tin ti chnh nh bo co doanh thu hoc bo co li nhun cao hn thc t nhm hng thm tin thng cho c nhn hay lm gia tng o gi tr c phiu m h ang nm gi.

+ Tham bin th: Ti sn ca doanh nghip b ly mt cch bt hp php v mc ch c nhn. Tham , bin th thng s che y bng cch lm sai lch cc s liu k ton.

* Kim sot pht hin: l kim sot tm ra cc sai st v gian ln xy ra hoc c thc hin. Th tc i chiu cc s chi tit v s ci gia b phn k ton chi tit v b phn k ton tng hp; i chiu cc s chi tit, s nht k vi s ph ngn hng; i chiu cc s chi tit hng tn kho vi th kho ca th kho; cc hot ng kim kl cc v d v kim sot pht hin.

* Kim sot sa sai: l kim sot cc sai st v gian ln pht hin nhm sa cha, gii hn cc nh hng sai lch ca cc sai st v gian ln ny i vi mc chnh xc v ng tin cy ca thng tin k ton.

Kim sot ni b trong h thng thng tin k ton trn nn my tnh bao gm cc dng kim sot trn v c p t trn cc phm vi nh sau:

* Kim sot ton b - kim sot chung: l cc th tc, cc chnh sch c thit k c hiu lc trn ton b h thng. Kim sot chung trong h thng thng tin k ton trn nn my tnh bao gm cc vn ch yu sau y:- T chc qun l

- Kim tra vn hnh h thng

- Kim sot phn mm

- Kim sot nhp liu v d liu nhp

* Kim sot ng dng: Kim sot ng dng l cc chnh sch, th tc thc hin ch nh hng n mt h thng con, mt phn hnh ng dng c th.Kim sot ng dng c thc hin trn s phn chia trch nhim v cc th tc kim sot.

- Phn chia trch nhim tun th theo cc nguyn tc:

+ Ngi ghi chp s sch khng kim nhim vic gi ti sn

+ Ngi ghi s chi tit phi khc vi ngi ghi s tng hp. Phn chia trch nhim cng tun theo nguyn tc khng mt ngi x l ton b mt chu trnh nghip v.

- Cc th tc kim sot c thc hin trn (i) vic lp, xt duyt, lu chuyn, lu tr chng t, bo co k ton, ghi chp, bo qun, kim tra s, th ; (ii) tin, hng tn kho, ti sn c nh

4.3. S an ton v trung thc ca d liu

4.3.1. S an ton ca d liu trong h thng thng tin k ton trn nn my tnh

* Cc nguyn nhn gy mt an ton:

- Ngun ni b:

- c lp: c nhn nhn vin li dng cc k h ca h thng thm nhp thay i s liu, che du vi phm. ng c khin c nhn thc hin iu ny thng l do mun tng thm thu nhp, do mt hon cnh tng qun bt ng, do mt yu cu t xut v ti chnh, do phm cht o c km Nhn vin thc hin hnh vi nh cp ti sn ri truy cp bt hp php vo phn mm hoc d liu k ton thc hin cc hnh vi che du cho s sai phm ca mnh.

- Thng ng: Nhiu ngi trong doanh nghip thng ng che du hnh vi phm ti. C 2 mc thng ng: Ngi qun l cp cao p buc cp di lm sai lch thng tin che y cc hnh vi phm ti ca mnh; nhiu nhn vin cc phn hnh khc nhau cng thc hin cc hot ng nh cp ti sn, chia phn ri thc hin cc thay i s liu k ton che y hnh vi phm ti.

- Ngun bn ngoi:

- c lp: C nhn ti phm, hoc t chc i th cnh tranh li dng cc k h ca h thng thm nhp thay i s liu, gian ln nh cp ti sn, thng tin. Ngun c lp t bn ngoi ny thng thy trong cc v nh cp m s th tn dng truy cp tri php vo ti khon ca khch hng, ca ngn hng do nhng tin tc thc hin.

- Thng ng: c nhn, t chc bn ngoi thng ng vi nhn vin trong doanh nghip gy mt an ton cho d liu. V d nh khch hng thng ng vi nhn vin thanh ton cng n, th qu c hng khon chit khu thanh ton hoc trnh khon pht do thanh ton chm; gin ip ca i th cnh tranh c tuyn dng vo doanh nghip th