Bài 3 xử lý sự cố phần mềm văn phòng

8/26/2009

1

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CNTT iSPACE Website: http://www.ispace.edu.vn

MÔN HỌC: XỬ LÝ SỰ CỐ PHẦN MỀM

Bài 1 : Quy trình xử lý sự cố phần mềm.

Bài 2 : Xử lý sự cố hệ điều hành.

Bài 3 : Xử lý sự cố phần mềm văn phòng.

Bài 4 : Xử lý sự cố sử dụng Internet.

Bài 5 : Xử lý sự cố Email.

Bài 6 : An toàn hệ thống máy tính.

Bài 7 : Những tiện ích và ứng dụng.

Bài 8 : Tối ưu hóa máy tính.

THI CUỐI MÔN.

BÁO CÁO ĐỒ ÁN CUỐI MÔN.


BÀI 3: XỬ LÝ SỰ CỐ PHẦN MỀM VĂN PHÒNG

Sơ lược về phần mềm

Cài đặt các bộ Office

Thiết lập thông số

Xử lý sự cố

Là các phần mềm giúp người làm công việc văn phòng giải quyết công việcmột cách nhanh chóng và chuyên nghiệp…

http://ispace.edu.vn/modules.php?mod=info&cat=39&top=53&iid=1208&lang=vn


8/26/2009

2


MỤC TIÊU BÀI HỌC

Xác định được tính tương thích của phần mềm đối với hệ thống

Cài đặt các phần mềm văn phòng theo đúng yêu cầu sử dụng

Thiết lập các thông số làm việc cho ứng dụng văn phòng

Chẩn đoán và xử lý được các lỗi liên quan đến cài đặt

Chẩn đoán và xử lý được các lỗi thông dụng của phần mềm văn phòng


XỬ LÝ SỰ CỐ PHẦN MỀM VĂN PHÒNG

Xử lý sự cố phần mềm văn phòng




Xử lý sự cố



8/26/2009

3


Sơ lược về phần mềm máy tính

Phần mềm máy tính

Là các chương trình giúp giải quyết một số công việc bằng máy tính.

Chức năng của phầm mềm máy tính

Giúp con người điều khiển máy tính, giải quyết công việc, giải trí,…

Một số phần mềm thông dụng

Windows, Linux, MS-Office, Photoshop,…

Phân Loại Phầm mềm máy tính

Phầm mềm văn phòng

Phần mềm đồ hoạ

Phần mềm Multimedia

Phần mềm kế toán

Phần mềm tiện ích

Một số phần mềm phổ dụng khác



Phần mềm văn phòng

Là những phần mềm hỗ trợ giải quyết các công việc văn phòng mộtcách nhanh chóng, hiệu quả và chuyên nghiệp

Ứng dụng

Dùng để soạn thảo văn bản, quản lý bảng tính, tạo file trình chiếu,…

Mộ số bộ phần mềm thông dụng



8/26/2009

4



Phần mềm đồ hoạ

Là những phần mềm có tính đột phá về phương diện thiết kế, tạomẫu, xử lý hình ảnh … giúp cải thiện, nâng cao những tác phẩm nghệthuật

Ứng dụng

Dùng để chỉnh sửa anh, vẽ logo, vẽ kiến trúc, làm phim hoạt hình,…




Phần mềm Multimedia

Là các phần mềm đa phương tiện

Ứng dụng

Dùng để xem phim, nghe nhạc, xem hình ảnh, chỉnh sửa phim,…




8/26/2009

5



Phần mềm kế toán

Giúp cho công việc của những ngườilàm kế toán được chính xác và nhanhchóng

Ứng dụng

Giúp thực hiện nghiệp vụ kế toàn, lậptờ khai, báo cáo thuế,…


Phần mềm ACsoft

Phầm mềm kế toán Việt Nam

Phần mềm P2D

Phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế



Phần mềm tiện ích

Tối ưu hóa hệ thống.

Ứng dụng

Phòng chống Virus, Backup OS, BackupDriver, Backup hệ thống tránh nhữngsự thay đổi không cần thiết, tối ưu hoámáy tính, bảo vệ dữ liệu,…




8/26/2009

6



Một số phần mềm khác

Quản lý kho, quản lý khách sạn, điều khiển tự động..







Xử lý sự cố



8/26/2009

7


Cài đặt và vận hành các ứng dụng văn phòng

Cài đặt các ứng dụng văn phòng

MS-Office 2003

MS-Office 2007

OP-Office

Thiết lập môi trường làm việc

MS-Office 2003

MS-Office 2007

OP-Office


Cài đặt và vận hành các ứng dụng văn phòng

Cài đặt MS-Office

Cài đặt kiểu Typical

Cài đặt kểu Complete

Cài đăt kiểu Minimal

Cài đặt kiểu Custom

Cài đặt OP-Office

Cài đặt bộ OP-Office trên Windows

Cài đặt kiểu Complete

Cài đặt kiểu Custom



8/26/2009

8







Xử lý sự cố


THIẾT LẬP THÔNG SỐ

MS-Office 2003

MS-Office 2007

Sun OP-Office 3.0



8/26/2009

9



MS-Office

MS-Word

MS-Excel

MS-Power Point

MS-Access



MS-Word

Tools Options



8/26/2009

10



MS-Word 2003

Page Setup:



MS-Word 2003

File Print



8/26/2009

11



MS-Excel 2003

Tools Options



MS-Excel 2003

Format Cell



8/26/2009

12



MS-Excel 2003

Format Row

Hide

Show



MS-Excel 2003

File Print Area



8/26/2009

13



MS-PowerPoint 2003

File Page Setup

With

Hieght

File Print

Print what

Handouts



MS-Access 2003

Tools Database Utilities

Compact and Repair Database...



8/26/2009

14



MS-Office 2007

MS-Word

Word Options

Page Setup

MS-Excel

Excel Options

Format Cells

Page Setup

MS-Power Point

PowerPoint Options

Page Setup

Print

MS-Access

Access Options

Click here

And Click here



OP-Office

OP-Writer

Tools Options

Format Page

OP-Calc

Tools Options

Format Cells

Format Page

OP-Impress

Tools Options

Format Page

OP-Base

Tools Options



8/26/2009

15




Ôn tậpCài đặtcác bộOffice

Thiết lậpthông số

Xử lý sự cố

Sự cốcài đặt

Sự cốthiết lập

Sự cốsoạn thảo

Sự cốkhác


XỬ LÝ SỰ CỐ

Khó khăn trong xử lý sự cố

Chuẩn đoán sự cố

Khắc phục sự cố



8/26/2009

16




Ôn tậpCài đặt các bộ Office


Xử lý sự cố



Sự cốsoạn thảo

Sự cốkhác


SỰ CỐ KHI CÀI ĐẶT

Cấu hình máy tính không phù hợp

Xác định yêu cầu về phần cứng trước khi cài đặt phần mềm

Hệ điều hành không hỗ trợ

Xác định yêu cầu về hệ điều hành

Xác định các gói cần cài trước khi cài đặt chương trình

Thiếu Driver VGA hoặc Driver Sound,…

Cài đặt các Driver của các thiết bị trước khi cài các phần mềm



8/26/2009

17


SỰ CỐ KHI CÀI ĐẶT

Tranh chấp các files .DLL với các chương trình cài sẵn trên máy

Xác định Versison của các phần mềm cần cài đặt chung

Đảm bảo rằng các phần mềm có Versison mới luôn được cài sau

Bộ đĩa cài đặt bị lỗi

Sử dụng đĩa cẩn thận tránh trầy xước

Luôn chuẩn bị một bộ đĩa tốt và đầy đủ


SỰ CỐ THIẾT LẬP


Ôn tậpCài đặt cácbộ Office

Thiết lậpthông số

Xử lýsự cố


Sự cố thiết lập

Sự cốFont chữ

Sự cốkhác



8/26/2009

18



Khi gõ văn bản trong MS-Word xảy ra lỗi như hình dưới

Nguyên nhân

Do người dùng đang thiết lập chức năng “Smart cut and paste”

Khắc phục

Option Edit tại mục “Smart cut and paste” chọn Settings và bỏ

chọn mục “Adjust sentence and word spacing automatically”



Khi gõ văn bản trong MS-Word xảy ra lỗi như hình dưới

Nguyên nhân:

Chế độ kiểm tra lỗi chính tả đang được bật

Khắc phục:

Vào Options Spelling and Grammer

Spelling bỏ chọn các mục:

Check spelling as you type



8/26/2009

19



Nhập ngày tháng năm bị lỗi

Nguyên nhân

Do định thiết lập ngày tháng năm trên Windows và trong Excel không đồng bộ

Cách khắc phục

Thiết lập trong Regional and Language: Regional Options Customize Date và chỉ lại mục “Short date format” thành

“dd/mm/yyyy”

Thiết lập lại trong MS-Excel: Format Cells Number Custom và gõ

vào mục Type “dd/mm/yyyy”



Không hiển thị kết quả mà chỉ hiển thị công thức hoặc hiển thị một con số thay vì ngày tháng năm

Khắc phục

MS-Office 2003: vào Options View bỏ chọn mục:

Formulas

MS-Office 2007: Vào Excel Options Advanced Display options for

this worksheet bỏ chọn mục:

Show formulas in cells instead of their calculated resulte



8/26/2009

20



Tài liệu chỉ in được một trang duy nhất

Nguyên nhân:

Do bạn hoặc ai đó đã thiệt lập Print Area

Khắc phục

MS-Office 2003: Chọn File Print Area Clear Print Area

MS-Office 2007: Nhắp phím phải vào tài liệu và chọn Reset Print Area



Tài liệu in bị chia thành nhiều trang

Nguyên nhân

Do bạn hoặc ai đó đã Insert Page Break không đúng chỗ

Cách khắc phục

Click phím phải chuột tại vị trí Page Break chọn Remove Page Break



8/26/2009

21



Tổng kết:

MS-Word:

Các vấn đề về soạn thảo, hiện thị, lưu trữ và các thiết lập chung nằm trong Options.

Các vấn đề về in ấn nằm trong Print

Các vấn đề về định dạng trang nằm trong Page Setup

Các sự cố về hiển thị trong MS-Word






Xử lý sự cố



Sự cố Font chữ

Sự cốkhác



8/26/2009

22


Sự cố vê bộ gõ và Font chữ

Sự cố liên quan đến bộ gõ

Bộ gõ không phù hợp với hệ điều hành

Kiểu gõ không phù hợp với Font chữ

Font chữ bị lỗi

Khắc Phục

Chọn bộ gõ phù hợp với hệ điều hành để cài đặt

Thiết lập lại kiểu gõ phù hợp với Font chữ

Cài lại các Font chữ bị lỗi


Sự cố vê bộ gõ và Font chữ

Các lỗi vê Font chữ

Cấu hình ngôn ngữ trong Regional Language Options không phù hợp

Thiếu Font chữ

Khắc phục

Chỉnh lại ngôn ngữ trong Regional Language Options

Cài đặt, chọn Font chữ thay thế phù hợp, hoặc chuyên đổi Font



8/26/2009

23






Xử lý sự cố



Sự cố soạn thảo

Sự cốkhác


Sự cố in ấn

Lỗi không tìm thấy máy in

Cách khắc phục:

Kiểm tra lại dây kết nối giữa máy in với máy tính

Kiểm tra nguồn điện cấp cho máy in

Kiểm tra xem trong ứng dụng mình đang in tới máy in nào



8/26/2009

24


Sự cố in ấn

Ứng dụng báo không có máy in

Khắc phục

Kết nối máy in với máy tính

Cài đặt Driver cho máy in


Sự có liên quan đến phần mềm

Không khởi động được các ứng dụng MS-Office

Nguyên nhân:

MS-Office ở một User khác với User bạn cài đặt

Một số files chương trình bị lỗi

Folder MSOCache bị xoá

Cách khắc phục:

Dùng đĩa cài đặt vào và trỏ tới file chương trình yêu cầu để khắc phục

Không xoá thư mục MSOCache sau khi cài đặt.

Chép đè Profile của User cài đặt lên Profile của User hiên tại



8/26/2009

25


Câu hỏi và bài tập

Ôn tập

Hãy nêu vai trò và tầm quan trọng và ứng dụng của các phần mềm ứng dụng trong bộ MS-Office.

Những nguyên nhân chủ yếu dẫn đến các sự cố: Không chạy được ứng dụng, không mở được file.

Hãy nêu những điểm cần lưu ý khi cài đặt các ứng dụng.

Nêu một số ứng dụng giúp chuyển đổi các files văn bản và bảng tính thành file PDF


Câu hỏi và bài tập

Bài tập tình huống

Cấu hình cho các tài liệu Word lưu trữ vào thư mục “Word” nằm bêntrong thư mục My Documents

Thiết lập ngắt trang và vùng cần in cho tài liệu Excel

Tạo một Slide Master và Layout cho tập tinh trình chiếu MS-PP

Tạo một Template riêng cho mình trên MS-PP

Hãy tư vấn cho khách hàng mua một bộ máy tính dùng cho việcthiết kế đồ họa vớ chương trình Photoshop 8.0 (Photoshop CS)



8/26/2009

26

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

http://www.ispace.edu.vn