Upload
buinhan
View
231
Download
9
Embed Size (px)
Citation preview
88
BAB IV PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PROYEK KONTRAKTOR
KECIL
Sistem akuntansi proyek merupakan bagian dari sistem akuntansi perusahaan.
Proses akuntansi proyek harus terintegrasi dengan proses akuntansi perusahaan.
Laporan keuangan dari semua proyek yang ditangani oleh kontraktor bersama
laporan kegiatan kantor yang tidak berkaitan dengan proyek akan digabungkan
menjadi satu menjadi laporan keuangan perushaan. Gambaran dari proses
akuntansi perusahaan dan proses akuntansi proyek terlihat dalam Gambar 4.1.
Gambar 4.1. Proses Akuntansi Proyek dan Proses Akuntansi Perusahaan
Untuk pengawasan dan pengendalian biaya proyek, setiap biaya aktual proyek
harus ditelusuri untuk dibandingkan dengan biaya rencana. Pengawasan dan
pengendalian biaya proyek dilakukan hingga level proyek. Walaupun biaya aktual
proyek sudah tercatat dalam general ledger, namun general ledger tidak dapat
mendetailkan biaya untuk setiap item pekerjaan dan setiap item biaya. General
ledger dipersiapkan untuk membuat laporan keuangan perusahaan dimana
merupakan rangkuman semua transaksi perusahaan. Kebutuhan pendetailan biaya
dalam setiap item biaya dan item pekerjaan dapat dilakukan dengan pembukuan
proyek atau yang disebut dengan job cost ledger.
Proyek 1 Proyek 2 Proyek 3
Proses Akuntansi untuk Laporan Keuangan Perusahaan
Laporan Keuangan Proyek 1
Proses Akuntansi untuk Laporan Keuangan Proyek
Laporan Keuangan Proyek 2
Laporan Keuangan Proyek 3
Kegiatan Kantor
Laporan Keuangan Perusahaan
83
Gambar 4.2 merupakan gambaran dari sistem akuntansi dan kaitannya dengan
Earned Value Management System (EVMS). EVMS dimulai dari fase
perencanaan proyek hingga pengendalian dari pelaksanaan proyek. Sistem
akuntansi berfingsi untuk memproses semua transaksi baik yang terjadi dalam
proyek dan diluar proyek. Dalam penelitian ini perancangan sistem akuntansi
dilakukan hanya mencakup untuk sistem akuntansi proyek. Sistem akuntansi
proyek merupakan bagian dari pengendalian proyek. Sistem akuntansi digunakan
terutama untuk mendapatkan data ACWP dan BCWP yang digunakan untuk
perhitungan kinerja dengan konsep earned value.
Gambar 4.2. Skema Hubungan Sistem Akuntansi dengan EVMS
84
Perbaikan sistem akuntansi proyek agar memiliki sistem penelusuran yang kuat
dan penetapan prosedur menempati prioritas pertama dan kedua. Sistem akuntansi
yang dirancang dengan metode percentage of completion karena metode ini
memberikan penelusuran yang kuat dalam terutama kaitannya dengan pendapatan
sesuai dengan kemajuan pekerjaan dan digunakan untuk mengestimasi profit yang
diperoleh dari pelaksanaan proyek. Dengan metode ini, data BCWP juga dapat
dihasilkan dari sistem akuntansi proyek karena laporan kemajuan proyek akan
diproses dalam sistem akuntansi proyek. Penetapan prosedur penaganan untuk
setiap transaksi berdasarkan metode akuntansi yang telah ditetapkan. Perancangan
sistem dimulai dari pengumpulan dokumen transaksi yang menjadi data input
dalam sistem akuntansi, proses akuntansi hingga laporan yang dihasilkan.
Bagan alir dari sistem akuntansi yang dirancang diperlihatkan dalam Gambar 4.3
dimana sistem yang dirancang dimualai dari proses pengumpulan data yang
digunakan sebagai input dalam proses akuntansi proyek, proses akuntansi proyek
yang didalamnya sudah tergabung dengan sistem penilaian kinerja proyek
berdasarkan konsep earned value dan menghasilkan laporan keuangan proyek
serta laporan kinerja proyek.
Dari hasil penelitian diketahui bahwa kontraktor kecil sudah melakukan
pencatatan untuk semua item transaksi biaya selama pelaksanaan proyek.
Kaitannya dalam sistem akuntansi yang dirancang dalam Gambar 4.3, kontraktor
kecil belum melakukan pencatatan biaya dalam setiap item pekerjaan dan
menndistrisbusikan biaya tidak langsung dalam setiap item pekerjaan. Dalam
proses akuntansi dan penerapan EVMS dalam sistem akuntansi proyek, kontraktor
kecil belum melakukan penilaian kinerja berdasarkan formula earned value secara
menyeluruh. Kontraktor kecil melakukan penilaian kinerja terhadap pelaksanaan
proyek hanya sebatas biaya dan kemajuan aktual dan rencana proyek. Analisa
kinerja untuk setiap item pekerjaan belum dapat dilakukan kontraktor kecil karena
pencatatan biaya untuk setiap item pekerjaan belum dilakukan.
85
Gambar 4.3. Bagan Alir Rancangan Sistem Akuntansi Proyek
86
IV.1. Pengumpulan Dokumen Transaksi
Setiap transaksi yang terjadi selama pelaksanaan proyek akan mempengaruhi
kondisi keuangan kontraktor dan menyebabkan perubahan keseimbangan pada
asset, liability, equity, pendapatan ataupun pengeluaran. Saat pelaksanaan proyek
terjadi pengkonsumsian sumberdaya agar proyek dapat diselesaikan. Kewajiban
kontraktor adalah mendatangkan sumberdaya dan menggunnakannya dalam setiap
item pekerjaan. Sebagai contoh adalah ketika kontraktor membeli material, maka
terjadi perubahan dalam asset kontraktor berupa pengurangan kas bila dilakukan
pembayaran secara tunai atupun perubahan dalam kewajiban kontraktor berupa
bertambahnya hutang kontraktor. Penyeimbangan dari pembelian material berupa
bertambahnya jumlah material dalam proyek.
Transaksi yang terjadi diikuti dengan munculnya dokumen transaksi yang
merupakan bukti visual dari transaksi. Dokumen transaksi sebagai bukti visual
harus dapat memperlihatkan nilai dari transaksi, jenis transaksi, tanggal kejadian
serta pihak yang terlibat dalam transaksi. Bila dilakukan pembelian material maka
akan muncul faktur pembelian material dimana akan tercantum nilai dari
pembelian material, sistem pembelian material berupa tunai ataupun dengan
pembayaran mundur ke belakang, nama supplier dan tanggal pembelian.
Sistem akuntansi dimulai dari pengumpulan dokumen transaksi. Pengumpulan
dokumen transaksi bertujuan untuk mengumpulkan data yang digunakan sebagai
input dalam proses akuntansi. Dalam sistem administrasi proyek, semua dokumen
transaksi harus disimpan sebagai bukti visual transaksi dan disusun secara teratur
agar memudahkan dalam pencarian bila diperlukan. Transaksi yang terjadi dan
dokumen yang ada dalam proyek kontraktor kecil serta data yang digunakan
sebagai input dalam proses transaksi diperlihatkan dalam Tabel 4.1.
87
Tabel 4.1. Dokumen Transaksi sebagai Sumber Data Proses Akuntansi Proyek
No Dokumen Transaksi Data yang Tercantum • Penggunaan tenaga kerja
per hari Bila tenaga kerja menggunakan upah harian maka biaya tenaga kerja. Bila sistem pembayaran lump sum maka biaya tenaga kerja diketahui perhari diketahui dari volume pekerjaan yang dihasilkan.
• Penggunaan peralatan Untu peralatan sewa biaya peralatan perhari dapat diketahui dari jumlah waktu penggunaan peralatan dikalikan harga sewa peralatan perhari, biaya bahan bakar dan operator bila digunakan. Untuk perlatan yang dimiliki sendiri maka harus menetapkan biaya peralatan perhari yang dihitung berdasarkan biaya kepemilikan, depresiasi, perbaikan dan perawatan, bahan bakar, operator bila ada serta waktu rencana penggunaan alat.
• Penggunaan material Biaya material perhari diketahui dari pencatatan volume penggunaan material yang dikalikan harga persatuan unit material.
1. Laporan harian
• Kemajuan proyek Dengan metode percentage of completion maka setiap kemajuan proyek akan dihitung sebagai pendapatan kontraktor berdasarkan prosentase kemajuan proyek dikalikan nilai kontrak proyek. Bila kontraktor belum mengeluarkan tagihan maka akan masuk dalam pendapatan belum tertagih (cost & estimate earnings in excess of billings)
2. Faktur pembayaran upah tenaga kerja
• Pembayaran upah tenaga kerja
Diketahui besarnya kewajiban kontraktor yang sudah dibayarkan kepada tenaga kerja, pengurangan kas kontraktor dan asuransi.
3. Faktur pembelian, pembayaran dan penerimaan material
• Pembelian, pembayaran dan penerimaan material
Diketahui kewajiban dan kewajiban yang sudah dibayar, jumlah material yang didatangkan serta pajak.
4. Faktur pembayaran peralatan sewa
• Pembayaran peralatan sewa
Diketahui kewajiban kontraktor yang sudah dibayarkan kepada penyewa peralatan, pengurangan kas kontraktor dan pajak.
88
Tabel 4.1. Dokumen Transaksi sebagai Sumber Data Proses Akuntansi Proyek
(lanjutan 1)
No Dokumen Transaksi Data yang Tercantum 5. Tagihan dan
pembayaran dari pemilik proyek
• Pembayaran pelaksanaan proyek
Diketahui hak yang sudah dibayar oleh pemilik proyek, jumlah kenaikan kas kontrakor dan pajak. Dengan metode percentage of completion maka ketika tagihan dikirim tidak dihitung sebagai hak kontraktor karena sudah diperhitungkan berdasarkan kemajuan pekerjaan.
6. Timesheet dan faktur pembayaran gaji staf proyek
• Penggunaan staf proyek Dari timesheet akan diketahui kewajiban kontraktor sedangkan dari faktur pembayaran gaji staf proyek diketahui kewajiban yang sudah dibayarkan. Bila tidak ada timesheet maka setiap pencatatan data transaksi harus ada penyesuaian untuk kewajiban kontraktor untuk pembayaran gaji seperti dalam perhitungan kewajiban kontraktor berdasarkan timesheet.
7. Faktur pembayaran operasional kantor
• Pembayaran tagihan biaya operasional kantor seperti listrik, telpon, administrasi
Diketahui pengeluaran biaya operasioanal kantor proyek dan pengurangan kas kontraktor.
8. Faktur pajak & asuransi
• Pembayaran pajak dan asuransi
Diketahui kewajiban pajak dan asuransi yang dibayar dan pengurangan kas kontraktor.
IV.2. Proses Akuntansi Proyek
Setelah dilakukan pengumpulan data dari dokumen transaksi, proses akuntansi
dilakukan mulai dari pencatatan data transaksi, pemilahan dan pengelompokkan
transaksi yang dicatat dalam jurnal ke dalam general ledger dan subsidiary ledger
serta menentukan keseimbangan untuk masing-masing akun transaksi. Setelah
menentukan keseimbangan dari masing-masing akun, sebagai persiapan
pembuatan laporan keuangan untuk beberapa akun memerlukan penyesuaian.
Setelah dilakukan penyesuaian maka laporan keuangan proyek dapat dibuat
berdaarkan pembukuan yang sudah disesuaikan. Selain laporan keuangan proyek,
untuk menilai kinerja kontraktor dalam pelaksanaan proyek maka perhitungan
kinerja berdasarkan formula earned value dilakukan yang dimulai dari distribusi
biaya tidak langsung ke dalam masing-masing item pekerjaan.
89
IV.2.1. Pencatatan, Pemilahan, Pengelompokkan Transaksi serta
Menentukan Keseimbangan Akun
Pencatatan transaksi dalam jurnal dilakukan sebagai awal proses akuntansi.
Fungsi dari jurnal untuk mencatat secara kronologis sesuai urutan waktu kegiatan
transaksi kontraktor selama pelaksanaan proyek. Setelah dilakukan pencatatan
transaksi dalam jurnal, semua transaksi dipilah dan dimasukkan dalam
pembukuan sesuai dengan kelompok akunnya. Pembukuan berisi semua data
keuangan yang tercatat dalam sistem akuntansi. Pembukuan terbagi atas general
ledger dan subsidiary ledger. General ledger berisi akun-akun yang didetailkan
dalam subsidiary ledger. Dalam setiap pembuatan laporan keuangan diperlukan
penyesuaian akun-akun yang belum tercatat dalam jurnal dan kemudian
dimasukkan dalam pembukuan. Laporan keuangan dibuat dari rangkuman data
dari pembukuan. Biaya aktual proyek dan pendapatan yang dihitung dari
kemajuan proyek diperoleh dari sistem akuntansi. Data tersebut bersama jadwal
dan biaya rencana dapat diproleh kinerja proyek dengan menggunakan formula
earned value.
IV.2.1.1. Kode Struktur Akun, Biaya dan Pekerjaan
Dalam pencatatan transaksi selain tanggal dan nilai transaksi juga disertakan
pencatatan kode baik kode struktur akun, kode biaya dan kode pekerjaan agar
memudahkan dalam pemilahan dan pengelompokkan dalam pembukuan proyek.
Dengan digunakannya beberapa macam kode maka sistem kode yang dirancang
berupa kode kelompok. Penggunaan kode kelompok memberikan beberapa
manfaat yaitu :
a. Sangat fleksibel dalam mengakomosasi bertambahnya akun yang dicatat.
b. Kode kelompok dapat merangkum informasi lebih ringkas dengan
keterbatasan ruang yang ada.
c. Kode kelompok dapat menunjukkan hierarki data.
d. Kode kelompok memungkinkan bagi pengguna memilah dan
mengelompokkan data sesuai dengan tempatnya.
90
Untuk mengelompokkan transaksi dalam struktur akun diperlukan identifikasi
transaksi yang terjadi selama pelaksanaan proyek. Transaksi yang terjadi dipilah
untuk dimasukkan akun balance sheet dan income statement. Pemilahan akun
dalam balance sheet dan income statement mengikuti Untuk akun yang yang
dimasukkan dalam balance sheet dipilah lagi dalam asset, liability dan equity.
Sedangkan akun yang masuk dalam income statement dipilah lagi dalam revenue
(pendapatan) dan cost (biaya).
Struktur akun untuk kontraktor kecil dibuat sederhana karena transaksi yang
muncul dalam pelaksanaan proyek tidak serumit proyek yang ditangani kontraktor
besar. Proyek yang ditangani kontraktor kecil tidak banyak melibatkan banyak
pihak. Kode dibuat berdasar urutan struktur akun yang dirancang diperlihatkan
dalam Tabel 4.2.
Tabel 4.2. Struktur Akun Kontraktor Kecil
No Akun Nama Akun Keterangan Asset 100 Kas Uang tunai yang dipegang kontraktor di proyek
ataupun di kantor 101 Kas di bank Uang yang disimpan di bank. 110 Piutang pemilik proyek Tagihan yang belum dibayar pemilik proyek 111 Retensi pemilik proyek Retensi dari pembayaran pemilik proyek 112 Kemajuan proyek belum
tertagih Kemajuan proyek yang belum ditagihkan kepada pemilik proyek
113 Piutang Hak yang dimiliki kontraktor. Misalnya ketika dailakukan pembayaran awal material dan subkontraktor.
120 Inventaris material Jumlah material yang belum digunakan dalam pelaksanaaproyek baik dilokasi proyek ataupun gudang kontraktor.
130 Jaminan dan garansi Deposit jaminan yang harus diberikan kontraktor . akun ini tidak tercatat dalam proyek namun tercatat di kantor. Akun ini tidak tercatat dalam proyek.
140 Tanah & bangunan Niai tanah dan bangunan yang dimiliki kontraktor. Akun ini tidak tercatat dalam proyek.
141 Akumulasi depresiasi tanah & bangunan
Pengurangan nilai tanah dan bangunan yang dimiliki kontraktor. Akun ini tidak tercatat dalam proyek.
150 Peralatan & kendaraan Nilai peralatan dan kendaraan yang dimiliki oleh kontraktor. Akun ini tidak tercatat dalam proyek.
151 Akumulasi depresiasi peralatan & kendaraan
Pengurangan nilai peralatan & kendaraan yang dimiliki kontraktor. akun ini tidak tercatat dalam proyek. Akun ini tidak tercatat dalam proyek.
160 Pembayaran awal pajak & asuransi
Untuk pembayaran pajak dan asuransi yang dibayar dimka seperti pajak kendaraan bermotor.
170 Asset lain Akun untuk asset yang tidak tercantum dalam struktur akun di atas
91
Tabel 4.2. Struktur Akun Kontraktor Kecil (lanjutan1)
No Akun Nama Akun Keterangan Liability 200 Hutang Tagihan yang belum dibayar kepada pekerja, supplier
subkontraktor, penyewa alat 210 Pajak tertahan Pajak yang belum dibayarkan seperti PPN proyek. 220 Asuransi belum terbayar Asuransi yang belum terbayar. 230 Pembayaran diluar
kemajuan proyek Adalah hak kontraktor yang sudah dibayarkan pemilik proyek sebelum pelaksanaan proyek (billing in excess of cost & estmate profit), misalnya adalah pembayaran dimuka sebelum pelaksanaan proyek.
240 Kewajiban jangka pendek lain
Kewajiban kontraktor yang tidak tersebut dalam struktur akun di atas
250 Kewajiban jangka panjang
Kewajiban kontraktor untuk jangka panjang misalnya peminjaman dari bank.
Equity 300 Modal Jumlah modal yang dimiliki oleh kontraktor. Dalam
setiap penutupan pembukuan, laba/rugi yang diperoleh setiap proyek akan beralih menjadi modal bagi kontraktor.
310 Laba/rugi Laba/rugi yang diperoleh kontraktor Income & Expense 400 Pendapatan proyek Pendapatan yang diperoleh kontraktor yang dinilai dari
kemajuan proyek. pendapatan ini didetailkan dalam pendapatan untuk setiap item pekerjaan sesuai dengan dokumen kontrak.
410 Biaya proyek Merupakan biaya yang dikeluarkan kontraktor. detail biaya pelaksanaan proyek dibuat dalam pembukuan sendiri yang mencantumkan biaya material, biaya tenaga kerja, biaya peralatan, biaya subkontraktor dan biaya tidak langsung untuk keseluruhan proyek dan masing-masing item pekerjaan.
420 Penggunaan peralatan dalam proyek
Akun ini merupakan kontra akun untuk biaya peralatan proyek bila peralatan digunakan milik sendiri.
421-429 Biaya kepemilikan peralatan
Untuk peralatan yang dimiliki sendiri maka biaya perlatan yang diperhitungkan adalah depresiasi, perbaikan dan perawatan, asuransi kendaraan dan biaya bahan bakar. Akun ini tidak tercatat dalam proyek.
430 Pendapatan lain Bila kontraktor memiliki pendatapatan lain diluar pelaksanaan proyek.
440 Pengeluaran umum & administrasi kantor
Biaya yang termasuk dalam akun ini adalah gaji karyawan baik di kantor maupun proyek, biaya operasional kantor, pajak dan asuransi.
450 Biaya kantor yang didistribusikan dalam proyek (kredit)
Biaya umum dan administrasi kantor didistribusikan dalam biaya proyek agar dapat diketahui beban yang ditanggung masing-masing proyek.
Keterangan : akun yang digunakan dalam laporan keuangan proyek & perusahaan
akun yang digunakan dalam laporan keuangan perusahaan
92
Struktur akun untuk kontarktor kecil dalam Tabel 4.2 diurutkan berdasar akun
untuk balance sheet dan income statement. No akun 100 hingga 170 merupakan
akun yang termasuk asset dalam balance sheet. No akun 200 hingga 270
merupakan akun yang termasuk liability. No akun 300 dan 310 adalah akun untuk
equity. No akun 400 hingga 450 adalah akun yang muncul dalam income stetment.
Struktur akun dalam Tabel 4.2 terdapat akun yang digunakan dalam laporan
keuangan proyek dan akun yang digunakan untuk laporan keuangan perusahaan
kontraktor. Perancangan sistem ini memfokuskan kepada akun-akun yang muncul
dalam laporan keuangan proyek. Akun yang dimunculkan dalam keuangan
perusahaan laporan selain akun dari laporan keuangan proyek juga merupakan
akun yang berkaitan dengan asset ataupun kewajiban jangka panjang. Contohnya
adalah peralatan yang dimiliki kontraktor, tanah dan bangunan. Pencatatan
transaksi penggunaan peralatan dimasukkan dalam biaya proyek dalam income
statement, pengurangan net worth dalam balance sheet proyek. Biaya penggunaan
peralatan sendiri akan dimasukkan dalam pendapatan peralatan dalam laporan
keuangan perusahaan. Keseimbangan akun lainnya yang terkait dengan peralatan
seperti nilai peralatan, deperesiasi, pajak, asuransi, perbaikan dan perawatan untuk
penggunaan peralatan dihitung untuk laporan keuangan perusahaan.
Untuk mencatat biaya sesuai dengan pengelompokkan item biaya digunakan kode
biaya agar mudah dalam melakukan pemilahan dan pengelompokkan biaya dalam
subsidiary ledger biaya pelaksanaan proyek. Biaya proyek konstruksi secara garis
besar terbagi dalam biaya langsung dan biaya tidak langsung. Biaya langsung
dikelompokkan lagi menjadi material, tenaga kerja, peralatan dan subkontraktor.
Dalam Tabel 4.3 diperlihatkan contoh kode biaya dimana kode yang digunakan
adalah kode numerik. Digit pertama kode menunjukkan kelompok biaya. Biaya
tenaga kerja diberi kode 1, biaya biaya material diberi kode 2, biaya perlatan
diberi kode 3, baya subkontraktor diberi kode 4 dan biaya tidak langsung diberi
kode 5. Tiga digit terakhir merupakan kode urutan dari item dari masing-masing
kelompok biaya.
93
Tabel 4.3. Contoh Kode Biaya untuk Kontraktor Kecil
Kode Item Biaya Kode Item Biaya Tenaga kerja Peralatan 1000 Mandor 3000 Molen 1010 Tukang kayu 3010 Stamper 1020 Tukang batu 3020 Bar Cutting 1030 Tukang besi 3030 Bar Bender 1040 Pekerja 3040 Vibrator Material Biaya Tidak Langsung 2000 Semen 4000 Staf Proyek 2010 Pasir 4010 Listrik 2020 Kerikil 4020 Telepon 2030 Besi Tulangan 4030 Pajak 2040 Kayu 4040 Distribusi Overhead
Kantor
Dalam pengelompokan biaya dapat digunakan kode blok dimana urutan kode
tertentu digunakan untuk mengelompokkan biaya yang sejenis. Misalnya adalah
untuk kode 2030 hingga 2039 digunakan untuk kode baja tulangan dengan
berbagai jenis diameter dari besi tulangan. Bila biaya umum dan administrasi
yang muncul dikantor ingin didistribusikan dalam biaya proyek, dapat
dicantumkan dalam item biaya tidak langsung.
Untuk mengelompokkan pendapatan dan biaya dalam setiap item pekerjaan
diperlukan kode pekerjaan. Pengelompokan pekerjaan dapat dilakukan berdasar
WBS proyek bila kontraktor belum memiliki pengelompokkan item pekerjaan.
Fungsi dari kde item pekerjaan adalah untuk mengetahui detail dari setiap akun
berdasar item pekerjaan. Akun yang didetailkan dalam setiap item pekerjaan
dalam balance sheet adalah piutang pemiliki proyek, kemajuan proyek yang
belum tertagih, pendapatan dan biaya proyek. Adanya pengelompokkan
pendapatan dan biaya proyek dalam setiap item pekerjaan maka dapat dilakukan
analisa kinerja pekerjaan dengan konsep earned value. Kode yang digunakan
untuk item pekerjaan dapat digunakan kode numerik yang memeperlihatkan level
dari setiap item pekerjaan dan urutannya dalam pelaksanaan proyek. Tabel 4.3
merupakan contoh penggunaan kode untuk setiap item pekerjaan berdasarkan
WBS proyek gedung.
94
Tabel 4.4. Contoh Kode untuk Item Pekerjaan Gedung
Kode Pekerjaan 1 Persiapan 2 Pondasi 3 Kolom 4 Balok & pelat 5 Struktur atap 6 Pekerjaan dinding 7 Pekerjaan lantai 8 Pekerjaan pintu dan jendela 9 Finishing 10 Mekanikal & Elektrikal
IV.2.1.2. Perubahan Akun dalam Setiap Transaksi
Setiap transaksi yang terjadi mempengaruhi perubahan akun yang tercatat dalam
sistem akuntansi. Pencatatan transasksi dalam jurnal terdiri atas debet dan kredit
dan setiap transaksi akan mempengaruhi akun yang berbeda-beda. Perubahan
akun dari setiap transaksi harus seimbang dalam akun yang sama dimana jumlah
debet harus sama dengan jumlah kredit. Dalam balance sheet, penambahan dalam
akun asset diikuti dengan penambahan dalam akun liability dan equity. Hal yang
sama juga terjadi bila kredit bertambah dalam akun asset maka kredit bertambah
dalam akun liability dan equity. Perubahan akun untuk setiap transksi ini
ditetapkan sebagai prosedur yang dalam menangani setiap jenis transaksi.
Pembahasan perubahan akun dalam setiap transaksi yang terjadi selama
pelaksanaan proyek kontraktor kecil terdapat dalam paragraf di bawah ini.
Pembahasan perubahan akun dari setiap transaksi yang terjadi selama pelaksanaan
proyek mengacu pada daftar akun dalam Tabel 4.1.
1. Transaksi Tenaga Kerja
Sistem pembayaran tenaga kerja yang dilakukan kontraktor kecil ada dua
macam yaitu berupa upah harian dan sistem lumpsum atau sering disebut
borongan. Pembayaran dengan sistem lumpsum dilakukan kepada satu tim
pekerja dibawah seorang mandor. Periode pembayaran baik pekerja dengan
upah harian maupun lumpsum dilakukan dalam mingguan.
95
Untuk pencatatan biaya pekerja dimana pembayaran dilakukan dengan cara
lumpsum harus dihitung terlebih dahulu biaya pekerja persatuan unit
pekerjaan, kemudian dalam laporan harian proyek biaya pekerja dicatat
berdasar unit pekerjaan yang telah diselesaikan. Untuk pekerja dengan upah
harian maka pencatatan dalam laporan pekerjaan adalah jumlah pekerja yang
terlibat dalam pekerjaan tersebut serta jumlah waktu pelaksanaan pekerjaan.
Perhitungan biaya pekerja untuk setiap item pekerjaan ditampilkan dalam
Gambar 4.4 dan perubahan akun untuk transaksi pekerja diperlihatkan dalam
Tabel 4.5.
Gambar 4.4. Perhitungan Biaya Pekerja Setiap Item Pekerjaan
Table 4.5. Perubahan Akun Transaksi Tenaga Kerja Akun Perubahan Dokumen Transaksi
Pembayaran awal pekerja Balance sheet Kas X Berkurang Piutang X Bertambah
Faktur pembayaran pekerja
Penggunaan pekerja dalam pelaksanaan proyek Balance sheet Hutang Y Bertambah Laba/rugi Y Berkurang Income statement Biaya proyek Y Bertambah Profit Y Berkurang
Laporan harian proyek
Pembayaran pekerja di akhir minggu Balance sheet Kas Y-X Berkurang Hutang Y-X Berkurang
Faktur pembayaran pekerja
Nilai lumpsum pekerjaan
Volume pekerjaan
Biaya pekerja/volume
Laporan harian
Volume kemajuan pekerjaan
Upah harian
Biaya pekerja setiap item pekerjaanJumlah pekerja &
waktu pelaksanaan per item pekerjaan
96
Biaya asuransi pekerja tidak muncul dalam perubahan akun dalam Tabel 4.5
karena kontraktor kecil belum mengasuransikan para pekerjanya. Para pekerja
juga tidak dikenakan pajak penghasilan sehingga perhitungan biaya pekerja
tidak memasukkan biaya pajak pengahasilan. Bila muncul transaksi asuransi
pekerja untuk kontraktor yang telah mengasuransikan para pekerjanya maka
setiap pencatatan penggunaan pekerja ditambahkan hutang asuransi dimana
dalam balance sheet akan mengurangi akun laba/rugi dan dalam income
statement akan menambah biaya proyek.
2. Transaksi Material
Cara pembayaran material yang dilakukan kontraktor kecil ada dua macam
yaitu pembayaran langsung dengan pelunasan dan pembayaran dengan
retensi. Sedangakan jenis material ada yang disimpan dalam inventaris
proyek dan ada yang langsung digunakan dalam pelaksanaan proyek. Contoh
material yang langsung digunakan adalah beton readymix. Dalam Tabel 4.6
disajikan perubahan akun untuk transaksi yang berkaitan dengan material.
Tabel 4.6. Perubahan Akun untuk Transaksi Material Akun Perubahan Dokumen Transaksi
Pembelian lunas material sejumlah X dan material langsung didatangkan Balance sheet Kas X Berkurang Inventaris X Bertambah
Faktur pembayaran & bukti penerimaan material
Pembelian lunas material yang tidak memerlukan invetaris dan langsung digunakan Balance sheet Kas X Berkurang Laba/rugi X Berkurang Income statement Biaya proyek X Bertambah Profit X Berkurang
Faktur pembayaran, bukti penerimaan material & laporan harian proyek
Pembelian lunas material dan pembayaran lunas sejumlah X dan material belum didatangkan Balance sheet Kas X Berkurang Piutang X Bertambah
Faktur pembayaran material
Kedatangan material sejumlah X Balance sheet Inventaris material X Bertambah Piutang X Berkurang
Bukti penerimaan & faktur pembelian material
97
Tabel 4.6. Perubahan Akun untuk Transaksi Material (lanjutan1) Akun Perubahan Dokumen Transaksi
Pembelian material sejumlah X dengan pembayaran awal sejumlah Y dengan retensi dan material belum didatangkan Balance sheet Kas Y Berkurang Piutang (pembayaran awal) Y Bertambah
Faktur pembelian material
Kedatangan material dari pembelian material sejumlah X dengan pembayaran awal sejumlah Y dengan retensi Balance sheet Inventaris material X Bertambah Piutang (pembayaran awal) Y Berkurang Hutang supplier X-Y Bertambah
Bukti penerimaan material
Kedatangan material dari pembelian material sejumlah X dengan pembayaran awal sejumlah Y dengan retensi serta material langsung digunakan Balance sheet Piutang (pembayaran awal) Y Berkurang Hutang X-Y Bertambah Laba/rugi X Berkurang Income statement Biaya proyek X Bertambah Profit X Berkurang
Faktur pembelian, pembayaran, bukti penerimaan material & laporan harian proyek
Pembayaran retensi dari pembelian material sejumlah X dengan pembayaran awal sejumlah Y Balance sheet Kas X-Y Berkurang Hutang X-Y Bertambah
Faktur pembayaran retensi
Penggunaan material sejumlah X Balance sheet Inventaris X Berkurang Laba/rugi X Berkurang Income statement Biaya proyek X Bertambah Profit X Berkurang
Laporan harian proyek
Bila terdapat penumpukan material yang sama dengan harga yang berbeda
maka pencatatan inventaris material dapat dilakukan dua metode yaitu first
in/first out (FIFO) dan last in/firs out (LIFO). Metode FIFO diterapkan
dengan asumsi bahwa material yang didatangkan terlebih dahulu juga akan
digunakan terlebih dahulu. Sedangkan metode LIFO diterapkan dengan
asumsi bahwa material yang didatangkan terakhir akan dipergunakan terlebih
dahulu.
98
3. Transaksi Peralatan
Pengadaan perlatan untuk proyek yang dilakukan kontraktor kecil berupa
peralatan milik sendiri dan perlatan sewa. Bila peralatan digunakan untuk
beberapa item pekerjaan dalam setiap harinya, maka jumlah jam penggunaan
perlatan untuk setiap item pekejaan harus dicatat. Data ini digunakan untuk
menghitung porsi biaya peralatan untuk setiap item pekerjaan. Biaya
peralatan sewa per hari didapat dari harga sewa alat per hari dan biaya
peralatan yang dimiliki sendiri per hari didapat dari penentuan biaya peralatan
per hari dalam perencanaan biaya pelaksanaan.
Kontraktor yang memiliki peralatan sendiri harus memiliki pembukuan yang
terpisah untuk peralatan yang dimilikinya. Pembukuan ini digunakan untuk
pembuatan laporan keuangan perusahaan dimana semua item biaya peralatan
seperti nilai perlatan, depresiasi, perbaikan dan perawatan, pajak dicatat dan
dimasukkan dalam pembukuan peralatan. Biaya perlatan yang digunakan
dalam proyek akan menjadi akun yang berlawanan dalam pembukuan
peralatan (dianggap sebegai pendapatan). Perhitungan biaya peralatan untuk
setiap item pekerjaan ditampilkan dalam Gambar 4.5 dan perubahan akun
transaksi peralatan proyek disajikan dalam Tabel 4.7.
Gambar 4.5. Perhitungan Biaya Peralatan Setiap Item Pekerjaan per Hari
Harga sewa peralatan per hari
Laporan harian
Waktu penggunaan peralatan per item
pekerjaan
Biaya peralatan per hari (milik sendiri)
Biaya peralatan setiap item pekerjaan per hari
Perbandingan waktu penggunaan peralatan setiap item pekerjaan
Biaya operasional peralatan lainnya seperti bahan bakar & operator
99
Tabel 4.7. Perubahan Akun untuk Transaksi Peralatan Akun Perubahan Dokumen Transaksi
Penggunaan peralatan sendiri dalam proyek dengan biaya operasional sebesar X dan biaya alat sebesar Y Income statement Kas (biaya operasional alat) Y Berkurang
Laba/rugi (biaya operasional alat) Y Berkurang
Biaya proyek X+Y Bertambah
Penggunaan peralatan dalam proyek (akun yang berlawanan) X Bertambah
Profit (biaya operasional alat) Y Berkurang
Laporan harian
Pembayaran awal sewa alat sebesar X Balance sheet Kas X Berkurang Piutang X Bertambah
Faktur pembayaran peralatan
Penggunaan peralatan sewa dalam proyek untuk pembayaran awal sebesar X dengan penggunaan alat sebesar Z dan biaya perasional alat sebesar Y Balance sheet Kas (biaya opeasional alat) Y Berkurang Hutang Z Bertambah Laba/rugi Y+Z Berkurang Income Statement Biaya Proyek Y+Z Bertambah Profit Y+Z Berkurang
Laporan harian
Pelunasan sewa alat dengan pemabayaran awal X penggunaan sebesar Z Balance sheet Kas Z-X Berkurang Hutang Z-X Berkurang
Faktur pembayaran peralatan
Dalam tabel perubahan akun transaksi peralatan di atas untuk perlatan biaya
perlatan sendiri akan menjadi nol karena dikurangi dengan kontra akun
penggunaan peralatan dalam proyek. Biaya yang mempengaruhi profit proyek
adalah biaya operasional perlatan seperti bahan bakar dan operator bila ada.
Sedangkan untuk peralatan sewa keseluruhan biaya peralatan (harga sewa dan
operasional) akan mengurangi profit proyek.
4. Transaksi Subkontraktor
Cara pembayaran yang paling sering dilakukan kontraktor kecil kepada
subkontraktor adalah dengan cara lumpsum. Pekerjaan yang dilakukan
subkontraktor dihitung berdasarkan laporan kemajuan proyek. Setiap
pekerjaan yang telah dilakukan kontraktor akan dimasukkan dalam item biaya
proyek dan bila belum dilakukan pembayaran akan dimasukkan dalam akun
kewajiban kontraktor. Untuk pencatatan biaya subkontraktor harus dihitung
100
dahulu biaya subkontraktor per satuan unit pekerjaan. Dari laporan harian
proyek diketahui volume pekerjaan yang telah dilaksanakan kontraktor dan
biaya subkontraktor untuk setiap harinya dapat dihitung. Perubahan akun
untuk transaksi subkontraktor disajikan dalam Tabel 4.8.
Tabel 4.8. Perubahan Akun untuk Transaksi Peralatan Akun Perubahan Dokumen Transaksi
Pembayaran awal subkontraktor Balance sheet Kas X Berkurang Piutang X Bertambah
Faktur pembayaran subkontraktor
Biaya subkontraktor dalam pelaksanaan proyek Balance sheet Hutang Y Bertambah Laba/rugi Y Berkurang Income statement Biaya proyek Y Bertambah Profit Y Berkurang
Laporan harian proyek
Pembayaran subkontraktor untuk pekerjaan sebesar Y dengan pembayaran awal X Balance sheet Kas Y-X Berkurang Hutang Y-X Berkurang
Faktur pembayaran pekerja
5. Transaksi Biaya Tidak Langsung
Biaya tidak langsung yang muncul dalam proyek konstruski antara lain gaji
staf proyek, biaya operasional proyek, pajak pertambahan nilai dan asuransi
untuk staf proyek. Selain biaya tidak langsung yang muncul dalam
pelaksanaan proyek, biaya yang muncul di kantor juga dibebankan dalam
setiap proyek yang dikerjakan oleh kontraktor.
Transaksi biaya tidak langsung yang muncul dalam pelaksanaan proyek
sebagian besar dilakukan dalam periode bulanan seperti pembayaran gaji
karyawan, telpon dan listrik. Bila laporan keuangan harus dibuat dalam
periode waktu mingguan maka diperlukan penyesuaian untuk biaya tersebut
dalam setiap pembuatan laporan keuangan. Dengan mengacu pada
pengeluaran bulan sebelumnya, besarnya biaya tidak langsung diestimasi
besarnya setiap minggunya dengan membagi tiap minggu dari pengeluaran
biaya pada bulan sebelumnya. Dan tiap akhir bulan dilakukan penyesuaian
besarnya biaya yang dikeluarkan sesuai dengan pengeluaran biaya yang
101
terjadi. Dalam Tabel 4.9 diperlihatkan contoh perubahan akun untuk biaya
telepon dan pembayaran gaji staf proyek beserta perhitungan pajak dan
asuransinya.
Tabel 4.9. Keseimbangan Akun untuk Transaksi Biaya Tidak Langsung Akun Perubahan Dokumen Transaksi
Biaya telepon Balance sheet Hutang X Bertambah Laba/rugi X Berkurang Income statement Biaya proyek X Bertambah Profit X Berkurang
Perhitungan biaya telpon per hari
Pembayaran tagihan telepon Balance sheet Kas X Berkurang Hutang X Berkurang
Pembayaran tagihan telepon
Biaya staf proyek Balance sheet Hutang gaji X Bertambah Hutang pajak Y Bertambah Hutang Asuransi Z Bertambah Laba/rugi X+Y+Z Berkurang Income statement Biaya proyek X+Y+Z Bertambah Profit X+Y+Z Berkurang
Faktur pembayaran staf proyek
Pembayaran gaji staf proyek Balance sheet Kas X Berkurang Hutang X Berkurang
Faktur pembayaran pekerja
Pembayaran pajak dan asuransi staf proyek Balance sheet Kas Y+Z Berkurang Hutang pajak Y Berkurang Hutang asuransi Z Berkurang
Faktur pembayaran pajak & asuransi
6. Transaksi Pendapatan Proyek
Dengan metode percentage of completion maka pendpaatan proyek dihitung
berdasarkan prosentase kemajuan pekerjaan dikalikan nilai proyek. Setiap
kemajuan pekerjaan yang belum ditagihkan kepada pemilik proyek
dimasukkan dalam akun kemajuan proyek yang belum tertagih (costs &
estimate profit in excess of billings) laba/rugi dan pendapatan proyek dalam
income statement . Pengeluaran tagihan akan merubah akun piutang pemilik
proyek yang bertambah dan pengurangan akun kemajuan yang belum
tertagih. Pembayaran tagihan oleh kontraktor akan menambah akun kas dan
102
pengurangan akun piutang pemilik proyek. Bila dilakukan pembayaran awal
sebelum pelaksanaan proyek, maka akun yang berubah adalah kas dan
pembayaran diluar kemajuan proyek (billings in excess of cost & estimate
profit). Setiap adanya retensi dalam pembayaran tagihan akan dicatat dalam
akun retensi pemilik poyek. Perubahan akun untuk transaksi pendapatan
proyek diperlihatkan dalam Tabel 4.10.
Tabel 4.10. Perubahan Akun untuk Transaksi Pendapatan Proyek Akun Perubahan Dokumen Transaksi
Pembayaran awal sebelum pelaksanaan proyek Balance sheet Kas X Bertambah
Pembayaran diluar kemajuan proyek X Bertambah
Faktur pembayaran pajak & asuransi
Kemajuan proyek sebesar Y sebelum melebihi pemabayaran awal Balance sheet
Pembayaran diluar kemajuan proyek Y Bekurang
Laba/rugi Y Bertambah Income statement Pendapatan proyek Y Bertambah Profit Y Bertambah
Laporan harian
Kemajuan proyek sebesar X setelah melebihi pemabayaran awal Balance sheet
Kemajuan proyek yang belum tertagih X Bertambah
Laba/rugi X Bertambah Income statement Pendapatan proyek X Bertambah Profit X Bertambah
Laporan harian
Pengeluaran tagihan proyek Balance sheet Piutang pemilik proyek X Berkurang
Kemajuan proyek yang belum tertagih X Berkurang
Tagihan kepada pemilik proyek
Pembayaran dari tagihan sebesar X dengan retensi Y Balance sheet Kas X-Y Bertambah Piutang pemilik proyek X Berkurang Retensi pemilik proyek Y Bertambah
Faktur pembayaran tagihan
Pembayaran retensi Y Balance sheet Kas Y Bertambah Retensi pemilik proyek Y Berkurang
Faktur pembayaran retensi
103
IV.2.1.3. Jurnal dan Pembukuan Proyek
Jurnal merupakan catatan kronologis dari transaksi. Setiap transaksi
mempengaruhi keseimbangan terhadap akun yang berbeda-beda. Pencatatan
keseimbangan akun sesuai dengan urutan waktu dilakukan dengan menggunakan
jurnal. Jurnal tidak hanya mencatat kegiatan yang dilakukan kontraktor dengan
pihak lain seperti supplier material dan pemilik proyek, tapi juga mencatat
perpindahan yang terjadi di lingkungan internal kontraktor seperti perpindahan
material dari inventaris menuju penggunaan material untuk pelaksanaan proyek,
alokasi biaya tidak langsung untuk proyek dan item pekerjaan atau transaksi
lainnya yang mempengaruhi biaya proyek.
Pencatatan utama dalam jurnal untuk setiap transaksi adalah mencatat perubahan
akun setiap terjadinya transaksi. Untuk memudahkan dalam pengelompokkan
perubahan akun dari setiap transaksi dalam pembukuan diperlukan pencatatan
kode untuk setiap perubahan akun. Untuk sistem akuntansi proyek kontraktor
kecil kode yang disertakan dalam pencatatan akun dalam jurnal adalah kode akun,
kode biaya dank kode item pekerjaan. Tabel 4.11 adalah jurnal yang dapat
digunakan dalam pencatatan akun setiap transaksi.
Sebagai contoh pencatatan transaksi dalam jurnal yang diperlihatkan dalam Tabel
4.11 adalah transaksi pendapatan dimana pada tanggal 1 Januari 2008 dilakukan
pembayaran awal proyek sebesar 25% dari nilai proyek. Besarnya nilai proyek
adalah Rp. 100 juta. Pada saat dilakukan pencatatan transaksi dalam jurnal yaitu
tanggal 5 Januari 2008 kemajuan proyek mencapai 10%. Dari penjelasan diatas
diketahui pembayaran awal sebesar Rp 25 juta dan kemajuan proyek mencapao
Rp 10 juta. Dari data transaksi tersebut pada saat pemabayaran awal akan
menambah kas (akun asset) dan menambah pembayaran diluar kemajuan proyek
(akun liability). Pada saat kemajuan proyek mencapai 10% akun yang berubah
adalah pembayaran diluar kemajuan proyek berkurang sebanyak Rp 10 juta dan
laba/rugi akan bertambah Rp 10 juta dan dalam akun dalam income statement
berupa pendapatan bertambah Rp 10 juta.
104
Tabel 4.11. Contoh Jurnal Pencatatan Transaksi
Tanggal No Faktur
Kode Akun
Kode Biaya
Kode Pekerjaan Nama Akun Debet Kredit Keterangan
Kas 25 juta
1/1/2008
Pembayaran diluar kemajuan proyek
25 juta Pembayaran awal 25%
Pembayaran diluar kemajuan proyek
10 juta
Laba/rugi 10 juta 5/1/2008
Pendapatan proyek 10 juta
Kemajuan proyek 10%
Setelah pencatatan transaksi dalam jurnal, maka setiap akun dipindahkan dalam
pembukuan. Pembukuan terdiri dari pembukuan umum (general ledger) dan
pembukuan tambahan (subsidiary ledger). Dalam pembukuan data yang terdapat
dalam jurnal dimasukkan dalam kelompok akun yang sama. Pembukuan
tambahan berfungsi untuk mendetailkan akun yang ada dalam pembukuan umum.
Tidak semua akun didetailkan dalam pembukuan tambahan. Akun yang
didetailkan dalam pembukuan tambahan adalah akun penting dalam pengendalian
biaya seperti akun yang terkait dengan pembayaran pemilik proyek, akun piutang,
akun inventaris, akun hutang, kemajuan dan biaya proyek. Tabel 4.12 adalah
contoh pembukuan umum. Dalam setiap pembukuan harus disertakan saldo awal
dari pembukuan periode sebelumnya dan diakhir pembukuan dilakukan
perhitungan saldo akhir.
Tabel 4.12. Contoh Pembukuan Utama
Kode Akun Tanggal Nama Akun Debet Kredit Net Keterangan
31/12/2008 Kas Y Saldo awal X Saldo akir X-Y 31/12/2008 Kas di bank X Saldo awal Y Saldo akhir X+Y 31/12/2008 Piutang pemilik proyek X Saldo awal Y Saldo akhir -X+Y
105
Dalam pembukuan tambahan untuk akun kas, pembayaran pemilik proyek,
inventaris, piutang dan hutang memiliki format yang sama dengan pembukuan
utama tapi mencatat semua perubahan dari akun yang terkait dengan transaksi
masing-masing pembukuan tambahan sesuai dengan urutan tanggal kejadian.
Saldo akhir dari masing-masing pembukuan tambahan dakan dimasukkan dalam
pembukuan utama. Sedangakan pembukuan kemajuan dan biaya proyek dibuat
sesuai dengan urutan kode biaya. Dengan adanya pembukuan pendapatan dan
biaya proyek masing-masing item pekerjaan dapat dinilai kinerjanya. Tabel 4.10
adalah contoh pembukuan proyek untuk kontraktor kecil
Tabel 4.13. Contoh Pembukuan Kemajuan dan Biaya Proyek
Kemajuan Biaya Kode Biaya Tanggal
Keterangan Jumlah Kode Biaya
Item Biaya Jumlah
IV.2.2. Memasukkan Penyesuaian dalam Jurnal
Penyesuaian dilakukan hanya untuk beberapa akun yang memerlukan
penyesuaian. Penyesuaian dilakukan karena laporan akuntansi dibuat secara
periodik tapi informasi transaksi belum lengkap sehingga perlu dilakukan
penyesuaian. Penyesuaian yang dilakukan harus mengikuti prinsip kecocokan
dimana penyesuaian yang dilakukan harus cocok dengan data transaksi ketika
informasi yang didapatkan sudah lengkap.
Akun dari proyek konstruksi kontraktor kecil yang memerlukan penyesuaian
adalah akun yang terpotong saat pembuatan laporan seperti biaya telepon, biaya
listrik dan gaji staf proyek. Persiapan laporan keuangan mingguan proyekharus
memperhitungkan besaran yang dimasukkan dalam laporan dan saat informasi
biaya tersebut sudah lengkap maka jumlah yang dibebankan dalam setiap laporan
mingguan harus disamakan dengan biaya sebenarnya.
106
Penyesuaian juga dilakukan untuk item biaya umum dan administrasi yang
muncul di kantor yang akan didistribusikan dalam laporan keuangan proyek.
Distribusi biaya tidak langsung digunakan untuk mengetahui besarnya beban
biaya tidak langsung baik dalam proyek secara keseluruhan maupun dalam setiap
pelaksanaan setiap item pekerjaan. Dengan diketahui biaya keseluruhan
kontraktor maka analalisa kinerja proyek secara keseluruhan dan setiap item
pekerjaan dapat dilakukan. Cara pendistribusian paling sederhana dan mudah
diterapkan adalah dengan perbandingan biaya. Pendistribusian biaya tidak
langsung proyek dalam setiap item pekerjaan dapat dilakukan dengan
membandingkan biaya lansung dari setiap item pekerjaan. Pendistribusian biaya
kantor dapat dilakukan dengan membandingkan biaya dari setiap proyek yang
sedang dilaksanakan. Sebagai contoh adalah bila staf proyek menangani lebih dari
satu proyek maka pencatatan akun dalam jurnal proyek merupakan hasil distribusi
biaya staf proyek untuk masing-masing proyek sesuai dengan perbandingan biaya
yang muncul dalam proyek.
IV.2.3. Analisa Kinerja dan Laporan Proyek
Analisa kinerja dilakukan untuk menilai keberhasilan pelaksanaan proyek. Kinerja
pelaksanaan proyek diukur dari rencana penyelesaian proyek. Analisa kinerja
paling tidak dilakukan terhadap waktu dan biaya pelaksanaan. Pelaksanaan proyek
sesuai dengan waktu rencana belum tentu memberikan penilaian kinerja yang
baik, namun harus dilihat bagaimana penggunan biaya pelaksanaan proyek. oleh
sebab itu analisa kinerja harus mengintegrasikan antara waktu dan biaya. Konsep
earned value merupakan alat bantu dalam mengalisa kinerja proyek yang
mengintegrasikan antara waktu dan biaya.
Pembuatan lapoan keuangan proyek merupakan bagian dari proses akuntansi
perusahaan untuk mengahasilkan laporan keuangan perusahaan. Laporan
keuangan proyek cenderung digunakan hanya oleh pihak internal kontraktor untuk
pengendalian biaya proyek. Sedangakan laporan keuangan perusahaan selain
107
pihak kontraktor juga digunakan oleh pihak lain untuk mengetahui kondisi
keuangan perusahaan seperti bank untuk peminjaman uang.
IV.2.3.1. Analisa Kinerja Proyek dengan Konsep Earned Value
Untuk proyek konstruksi data yang tercantum dalam laporan keuangan belum
cukup untuk menilai kesuksesan suatu proyek. Analisa rasio keuangan yang biasa
digunakan dalam mengevaluasi laporan keuangan kurang bermanfaat dalam
menilai kinerja pelaksanaan proyek. Analisa rasio keuangan lebih tepat digunakan
dalam menilai kondisi perusahaan. Untuk mendapatkan indikator yang digunakan
untuk menilai kesuksesan proyek dalam pengendalian diperlukan perhitungan
yang terpisah dari laporan keuangan proyek.
Dari data yang ada dalam pembukuan pendapatan dan biaya proyek dokumen
rencana pelaksanaan proyek dapat dianalisa kinerja pelaksanaan proyek. Analisa
kinerja yang digunakan adalah konsep earned value dimana dilakukan
perhitungan kinerja pelaksanaan proyek dan penggunaan biayanya. Untuk
menghitung kinerja proyek dibutuhkan tiga data utama yang harus dinilai dalam
periode waktu yang sama. Tabel 4.14 menjelaskan data utama yang harus
disediakan untuk melakukan penilaian kinerja proyek dan formula yang
digunakan.
Tabel 4.14. Data Utama dan Formula Earned Value
Data yang dibutuhkan Data Utama Definisi
Budgeted Cost for Work Scheduled (BCWS)
BCWS adalah akumulasi rencana penyerapan biaya penyelesaian proyek. Data BCWS dapat diperoleh dari dokumen rencana biaya pelaksanaan proyek data rencana penyerapan biaya pelaksanaan hingga selesainya proyek yang tergambarkan dalam kurva S. BCWS digunakan sebagai acuan dasar dalam penilaian kinerja pelaksanaan proyek.
Budgeted Cost for Work Performed (BCWP)
BCWS adalah akumulasi rencana penyerapan biaya penyelesaian proyek. Data BCWS dapat diperoleh dari dokumen rencana biaya pelaksanaan proyek data rencana penyerapan biaya pelaksanaan hingga selesainya proyek yang tergambarkan dalam kurva S. BCWS digunakan sebagai acuan dasar dalam penilaian kinerja pelaksanaan proyek.
108
Tabel 4.14. Data Utama dan Formula Earned Value (lanjutan 1)
Data yang dibutuhkan Data Utama Definisi
Actual Cost for Work Performed (ACWP)
ACWP merupakan akumulasi biaya aktual proyek. ACWP diperoleh dari pembukuan kemajuan dan biaya proyek. ACWP digunakan untuk mengetahui biaya yang telah dikeluarkan selama pelaksanaan proyek melebihi dari biaya rencana atau tidak.
Formula Earned Value Indikator kinerja Rumus
Cost Variance (CV) CV = BCWP – ACWP Schedule Variance (SV)
SV = BCWS – BCWP
Cost Performance Index (CPI) ACWP
BCWPCPI =
Schedule Performance Index (SPI) BCWS
BCWPSPI =
Estimate at Completion (EAC) CPI
BCWP)-(BACACWPEAC +=
Variance at Completion (VAC)
EAC - BACVAC =
Perhitungan EAC yang digunakan dalam sistem penilaian kinerja menggunakan
metode deterministik dimana biaya penyeleaian proyek diprediksi berdasarkan
nilai CPI. Metoda ini digunakan dalam perhitungan EAC secara deteministik
dengan mengasumsikan bahwa tingkat kemajuan proyek hingga periode
perhitungan kinerja sama dengan tingkat kemajuan proyek yang akan terjadi
untuk menyelesaiakan proyek (AACE, 1992).
Dari hasil perhitungan dengan formula diatas, kinerja proyek dapat diketahui.
Perhitungan dengan formula earned value akan diperoleh hasil sebagai berikut :
a. Biaya aktual proyek kurang dari biaya rencana.
Dengan menghitung nilai CV dan CPI, akan diketahui biaya aktual proyek
melebihi atau di bawah biaya yang direncanakan. Bila nilai CV lebih dari
nol dan CPI lebih dari satu maka biaya aktual (ACWP) proyek tidak
melebihi biaya rencana (BCWP).
b. Biaya aktual melebihi biaya rencana.
Bila nilai CV bernilai negatif dan CPI kurang dari satu memperlihatkan
bahwa biaya aktual lebih besar daripada biaya rencana.
109
c. Pelaksanaan proyek lebih cepat dibandingkan jadwal rencana.
Penilaian kecepatan waktu pelaksanaan proyek diukur dari prosentase
rencana yang telah diselesaikan. Pelaksanaan proyek lebih cepat
dibandingkan rencana akan mengahasilkan nilai SV negatif dan SPI lebih
besar daripada satu dimana BCWP lebih besar dari BCWS.
d. Pelaksanaan proyek lebih lambat dibandingkan jadwal rencana
Bila pelaksanaan proyek lebih lambat dibandingkan jadwal rencana akan
menghasilkan nilai SV negatif dan SPI kurang dari satu.
Interpretasi dari hasil perhitungan CV, SV, CPI dan SPI tidak dapat secara
terpisah karena ukuran penilaian waktu dan biaya saling terkait satu sama lain.
Nilai CV negatif dan CPI kurang dari satu belum tentu mengindikasikan kinerja
pelaksanaan proyek yang buruk. Bila interpretasi hanya dilihat dari dimensi biaya
saja (CV dan CPI), proyek akan dinilai buruk dimana terjadi pemborosan biaya
atau overbudget. Namun pengeluaran biaya yang melebihi biaya rencana harus
dilihat bagaimana kecepatan pelaksanaan proyek. Biaya aktual yang melebihi
biaya rencana terjadi mungkin disebabkan pelaksanaan proyek yang lebih cepat
dibandingkan dari jadwal rencana. Begitu juga ketika biaya aktual lebih rendah
dibandingkan biaya rencana ketika nilai CV positif dan CPI lebih dari satu. Hal
tersebut harus dilihat juga bagaimana nilai SV dan SPI. Rendahnya biaya aktual
dapat juga disebabkan pelaksanaan proyek yang lebih lambat dibandingkan jadwal
rencana.
SV dan SPI merupakan indikator waktu kesuksesan pelaksanaan proyek. Ketika
melakukan pengendalian proyek dengan menggunakan nilai SV dan SPI sebagai
indikator kecepatan pelaksanaan proyek tidak dapat diketahui jalur kritis dari
pelaksanaan proyek. Ketika melakukan perhitungan proyek dengan Critical Path
Method (CPM) memungkinkan mengawasi proyek hanya kepada kegiatan yang
berada pada jalur kritis dan mengabaikan kegiatan lainnya hingga menjadi
kegiatan kritis. Nilai SV dan SPI tidak dapat melihat pelaksanaan proyek lebih
lambat dari jalur kritis atau tidak. Selain hal tersebut, nilai SV dan SPI
mengabaikan kegiatan yang memiliki biaya rencana sama dengan nol seperti
110
pemesanan material. Oleh sebab itu penggunaan nilai SV dan SPI dalam
pengendalian proyek digunakan bersama-sama dengan network diagram sehingga
dapat melihat status proyek berada dijalur kritis atau tidak dan dapat
mengakomodasi kegiatan penting tapi tidak memiliki biaya.
Nilai SV, CV, SPI dan CPI yang tinggi mengindikasikan kinerja proyek yang
baik. Namun hal ini perlu diperhatikan lagi karena dapat disebabkan oleh
perencanaan dan penganggaran yang tidak realistis. Bila hal ini yang terjadi maka
perlu perbaikan dalam perencanaan proyek dimana jadwal rencana dan biaya yang
dianggarkan dibuat lebih realistis.
Dengan menggunakan formula earned value dimungkinkan untuk mengestimasi
biaya penyelesaian proyek seperti dalam persamaan 4.5. Dari hasil perhitungan
estimasi biaya penyelesaian proyek dapat dilakukan perhitungan lebih lanjut
apakah estimasi biaya penyelesaian proyek melebihi keseluruhan biaya rencana
proyek seperti dalam persamaan 4.6. Bila nilai VAC negatif memprediksi bahwa
total biaya penyelesaian proyek akan melebihi dari biaya yang direncanakan.
Permasalahan ini umumnya disebabkan dalam 4 macam yang harus diidentifikasi:
a. Terjadi kesalahan dalam pencatatan biaya aktual proyek
Bila dalam identifikasi permasalahan hal ini diketahui sebagai penyebab
maka perlu segera melakukan revisi laporan biaya pelaksanaan proyek dan
dianalisa ulang kinerja proyek berdasarkan data yang telah diperbatui.
b. Terjadi kesalahan dalam perencanaan dan penganggaran biaya
Bila hal ini terjadi maka itu terjadi diperlukan penggunaan biaya
kontingensi dan didistribusikan kedalam item biaya yang menjadi
kesalahan dalam perhitungan. Bila biaya sudah didistribusikan maka
dilakukan perhitungan ulang estimasi biaya penyelesaian proyek.
c. Tejadinya kondisi yang tidak diinginkan
Kondisi yang tidak diinginkan yang dapat menyebabkan pembengkakan
biaya proyek seperti kondisi bawah tanah pada untuk pekerjaan pondasi.
Kondisi ini seharusnya sudah diantisipasi sebelumnya dengan
111
menganggarkan biaya tak terduga (contingency) dan tindakan antisipasi
harus sudah dilakukan untuk mencegah pembengkakan biaya.
d. Karena pelaksanaan proyek yang buruk.
Karena pelaksanaan proyek yang buruk menyebabkan keterlambatan dari
rencana. Keterlambatan ini akan mengakibatkan pembengkakan biaya
penyelesaian proyek. Bila dari hasil identifikasi hal ini yang terjadi maka
perlu langkah perbaikan agar proyek dapat kembali dalam jalur yang telah
direncanakan.
Target ideal pencapaian kinerja proyek yang diinginkan harus memasukkan faktor
probabilitas karena biaya waktu pelaksanaan proyek tidak dapat ditentukan
dengan pasti hingga penyelesaian proyek (Peterson, 2005). Dengan
mengakomodasi probabilitas diperoleh nilai SV dan CV yang negatif serta CPI
dan SPI kurang dari satu belum tentu mengindikasikan kinerja proyek yang buruk.
Dengan memasukkan faktor probabilitas maka dapat ditetapkan batasan dari nilai
CV, SV, CPI dan SPI. Pencapaian target kinerja proyek dapat ditampilkan secara
grafis beserta batasan atau target yang harus dicapai seperti dalam Gambar 4.6 di
bawah ini. Penentuan target nilai CV, SV, SPI dan CPI tidak termasuk dalam
pembahasan penelitian ini. Alternatif lain untuk penyajian nilai SPI dan CPI
adalah dengan grafik terhadap waktu pelaksananaan proyek yang disajikan dalam
Gambar 4.7.
Gambar 4.6. Grafik Polar SPI dan SPI
Target yang harus dicapai
CPI
SPI
Dibawah biaya rencana Lebih cepat dari jadwal
Melebihi biaya rencana Lebih cepat dari jadwal
Melebihi biaya rencana Lebih lambatt dari jadwal
Dibawah biaya rencana Lebih cepat dari jadwal
112
SPI/CPI
1
Waktu
Gambar 4.7. Grafik SPI dan CPI terhadap Waktu
IV.2.3.2. Laporan Proyek
Laporan yang dihasilkan dari sistem akuntansi proyek kontraktor kecil seperti
halnya laporan akuntansi yaitu balance sheet dan income statement, untuk
keperluan dalam pengendalian biaya, terdapat beberapa akun dalam sistem
akuntansi yang disertakan dalam laporan yang dihasilkan seperti pembukuan kas
yang memperlihatkan aliran kas, akun hutang dan piutang proyek yang
memperlihatkan hak dan kewajiban kontraktor yang belum terbayar. Aliran kas
kontraktor menjadi salah satu akun yang paling penting dalam pengendalian.
Pembukuan kas menjadi sangat penting berkaitan dengan penyediaan dana bagi
pelaksanaan proyek. Bagi kontraktor kecil sedapat mungkin dapat menggunakan
uang tunai yang dimiliki tanpa harus melakukan pendanaan dari pihak lain.
Dengan mengelola aliran kas maka kontraktor dapat membagi penggunaan uang
tunai untuk semua keperluan dalam pelaksanaan proyek.
Balance sheet dan income statement yang dibuat dalam sistem akuntansi proyek
akan digunakan sebagai input dalam laporan keuangan perusahaan. Untuk
pengendalian proyek, balance sheet dan income statement digunakan untuk
melihat kondisi keuangan proyek secara menyeluruh untuk semua akun. Dalam
balance sheet diketahui besarnya pendapatan yang diperoleh kontraktor selama
melaksanakan proyek. Dalam income statement pedapatan dan biaya proyek lebih
113
didetailkan lagi untuk setiap item biaya sehingga diketahui besarannya. Hal ini
digunakan untuk mengendalikan penggunaan biaya proyek dengan
membandingkan dengan pengeluaran biaya rencana.
Secara umum format dari balance sheet adalah terbagi atas akun asset serta
liability dan equity. Untuk laporan keuangan proyek tidak terdapat asset tetap
karena asset yang berada dalam proyek adalah asset jangka pendek yang hanya
digunakan selama pelaksanaan proyek. Sedangkan asset tetap akan muncul dalam
laporan keuangan perusahaan. Begitu juga dalam akun liability dan equity dalam
laporan keuangan proyek tidak terdapat kewajiban jangka panjang dan equity
yang muncul merupakan pendapatan bersih dari pelaksanaan proyek. Format
balance sheet dari untuk laporan keuangan proyek ditampilkan dalam Gambar 4.8
di bawah ini.
BALANCE SHEET
Periode sebelumnya Periode saat ini ASSET Kas Piutang Retensi Kemajuan Proyek Belum Tertagih Inventaris Biaya dibayar diawal Jumlah Asset LIABILITIES Hutang Retensi kepada supplier & subkontraktor Pembayaran diluar kemajuan proyek Jumlah kewajiban EQUITY net income Jumlah equity Jumlah kewajiban & equity
Gambar 4.8. Format Balance Sheet untuk Laporan Keuangan Proyek
Data yang ditampilkan dalam income statement merupakan data yang dirangkum
dari laporan harian atau mingguan proyek. Dalam income statement terdiri dari
akun pendapatan yang berasal dari kemajuan proyek yang diperoleh saat periode
114
pembuatan laporan, akun biaya yang diperoleh dari data penggunaan sumber daya
untuk pelaksanaan proyek, pajak dan laba/rugi. Akun pendapatan proyek dapat
didetailkan dalam setiap item pekerjaan yang sudah dilaksanakan dan biaya dapat
didetailkan dalam setiap jenis biaya proyek seperti pekerja, material, peralatan,
subkontraktor dan biaya tidak langsung. Contoh format income statement proyek
diperlihatkan dalam Gambar 4.9 di bawah ini.
INCOME STATEMENT
Jumlah Prosentase PENDAPATAN PROYEK Item Pekerjaan 1 Item Pekerjaan 2 Jumlah Pendapatan BIAYA PROYEK Tenaga Kerja Material Peralatan Subkontraktor Biaya tidak langsung Jumlah Biaya Proyek LABA/RUGI KOTOR PAJAK LABA/RUGI setelah dikurangi pajak
Gambar 4.9. Format Income Statement untuk Laporan Keuangan Proyek
IV.3. Ringkasan Bab
Dalam bab ini diuraikan mengenai sistem akuntansi proyek yang dirancang.
Perancangan sistem akuntansi proyek ini selain untuk menghasilkan laporan
keuangan proyek juga dimaksudkan agar penilaian kinerja proyek berdasarkan
konsep earned value dapat dilakukan oleh kontraktor kecil. Dalam bab berikutnya
diuraikan mengenai peracangan alat bantu perangkat lunak berdasarkan sistem
akuntansi yangtelah dirancang dalam bab ini.