61

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

Pada bab ini penulis menjelaskan hasil-hasil Kerja Praktek dan

pembahasannya yang dikerjakan penulis selama melaksanakan Kerja Praktek di

PT VITAPHARM dan PENMARUSTIKOM Surabaya.

Pelaksanaan Kerja Praktek pada bagian HRD - Dakar di PT

VITAPHARMdilaksanakan pada tanggal 1 Maret - 30 April 2011dan pada bagian

Penerimaan Mahasiswa Baru STIKOM Surabaya pada tanggal 1 Mei - 31 Mei

2011.

Pada perusahaan PT VITAPHARM penulis mendapatkan lembar absen

dengan menggunakan check clock sehingga dapat dilihat kehadiran penulis di

kantor pada tabel berikut ini :

MARET APRIL

Tanggal Jam Kerja

Tanggal Jam Kerja

Jam datang Jam

Pulang Jam

datang Jam

Pulang 01-Mar 10.00 16.03 01-Apr 07.58 16.03 02-Mar 07.50 16.02 02-Apr 07.50 12.59 03-Mar 11.29 16.02 04-Apr 07.53 16.00 04-Mar 08.09 16.02 05-Apr 07.47 13.05 07-Mar 07.50 16.02 07-Apr 11.55 16.00 09-Mar 07.37 16.04 08-Apr 07.44 16.00 10-Mar 10.51 16.01 09-Apr 07.49 12.59 11-Mar 07.54 13.53 11-Apr 07.53 15.58 12-Mar 07.43 13.01 12-Apr 07.52 16.01 14-Mar 07.49 16.01 15-Apr 07.57 16.03 15-Mar 11.18 16.03 16-Apr 07.36 13.05

Tabel 4.1 Daftar Kehadiran Kerja Praktek Bulan Maret - April PT VITAPHARM

62

Jadwal kehadiran pada bagian Penerimaan Mahasiswa Baru dapat dilihat

pada tabel berikut ini :

16-Mar 07.44 16.04 18-Apr 13.30 16.02 17-Mar 10.35 16.00 19-Apr 12.32 16.03 18-Mar 07.59 13.59 20-Apr 08.00 11.30 21-Mar 07.51 16.01 21-Apr 12.07 16.03 22-Mar 11.38 16.03 23-Apr 07.33 13.04 24-Mar 11.34 16.01 25-Apr 07.47 16.05 25-Mar 08.01 16.04 28-Apr 11.21 16.02 26-Mar 07.29 13.00 30-Apr 07.45 13.01 28-Mar 07.40 16.00 29-Mar 11.43 15.59 30-Mar 07.48 12.59

Hari/tanggal Jam Kerja Jumlah Jam Jam datang Jam Pulang

Senin, 2 Mei 2011 07.30 17.00 9,5 Selasa, 3 Mei 2011 07.30 16.30 9 Rabu, 4 Mei 2011 07.30 16.30 9 Kamis, 5 Mei 2011 11.00 16.30 5,5 Jumat, 6 Mei 2011 07.30 17.00 9,5 Minggu, 8 Mei 2011 15.00 23.00 8 Senin, 9 Mei 2011 13.30 18.00 4,5 Selasa, 10 Mei 2011 07.30 16.30 9 Rabu, 11 Mei 2011 07.30 17.00 9,5 Kamis, 12 Mei 2011 07.30 17.00 9,5 Jumat, 13 Mei 2011 07.30 16.30 9 Kamis, 19 Mei 2011 14.00 16.30 2,5 Jumat, 20 Mei 2011 07.30 18.00 10,5 Senin, 23 Mei 2011 07.30 17.30 10 Selasa, 24 Mei 2011 13.30 17.30 4 Kamis, 26 Mei 2011 09.30 17.00 7,5 Jumat, 27 Mei 2011 07.30 16.30 9 Senin, 30 Mei 2011 07.30 16.30 9 Selasa, 31 Mei 2011 07.30 14.30 7

Tabel 4.2 Daftar Kehadiran Kerja Praktek Bulan Mei PENMARU

63

4.1 Pembahasan absensi karyawan, pembagian kupon makan siang dan

penyiapan buku berobat.

Absensi dan pembagian kupon makan siang.

Selama dua bulan melaksanakan Kerja Praktek di bagian Data Karyawan

pada HRD PT VITAPHARM, penulis melaksanakan kegiatan dan membantu

pekerjaan bagian penata administrasi Data Karyawan seperti melakukan absensi

karyawan, membagikan kupon makan, menyediakan buku berobat, menyiapkan

permintaan barang, membuat laporan biaya makan siang, serta mengarsip

surat/nota pembayaran yang masuk.

Pada perusahaan PT. VITAPHARM melakukan absensi langsung setiap

pagi diruang Data Karyawan, hal ini bertujuan agar tidak ada kecurangan

mengenai kehadiran para pekerja. Selain itu PT.VITAPHARM juga melakukan

pembagian kupon makan siang, yang kemudian kupon makan siang akan ditukar

di kantin yang telah disediakan.

Absensi dilakukan yaitu seluruh kepala bagian datang ke ruang Data

Karyawan membawa buku absensi, dan buku permintaan buku berobat yang

merupakan permintaan dari para karyawan atau pekarya ( buruh ) sesuai divisi

masing-masing kemudian membagikan kupon makan siang sejumlah karyawan

dan pekarya yang hadir serta memberikan permintaan buku berobat.

Total Jam 151,5

64

Absensi karyawan dilakukan setiap pagi oleh unit dakar. Para kepala unit

dan sub unit masing-masing datang membawa absensi dan membawa buku

permintaan buku berobat ( jika ada ) serta memberikan laporan lain, seperti

permintaan buku cuti, pemberian surat ijin sakit bawahannya dan lain-lain kepada

staff dakar.

Selanjutnya adalah menulis jumlah buruh yang hadir pada hari itu dalam

lembar absensi karyawan untuk mendapatkan kupon makan siang. Kupon makan

siang ada 3 jenis yang menunjukkan perbedaan jam makan, hal ini adalah untuk

menghindari tertundanya pekerjaan dan penuhnya kantin. Kupon kesatu adalah

untuk jam makan pertama yaitu pertama kali jam istirahat pada pukul 11.30 –

12.00, kupon kedua untuk jam makan kedua yaitu pada pukul 12.00-12.30 dan

kupon ketiga untuk jam makan ketiga yaitu 12.30-13.00. Jam makan siang

tersebut hanya berlaku bagi pekarya (buruh). Untuk karyawan umum ada dua

pembagian jam istirahat yaitu pada pukul 11.30 - 12.30 dan pukul 12.00 - 13.00.

Penyiapan Buku Berobat

Buku berobat digunakan sebagai perujuk dari perusahaan kepada dokter,

hal ini adalah untuk mengidentifikasi karyawan PT VITAPHARM dan

memudahkan proses pencatatan jumlah pelayanan yang diberikan dokter kepada

karyawan.

65

Pemberian buku berobat dilakukan hanya apabila ada permintaan dari

karyawan, setiap karyawan telah mendapatkan dokter pribadi yang setiap kali

berobat akan tertuju pada dokter yang sama. Buku berobat kemudian ditulis

tanggal, nama pasien, nama dokter dan paraf staff dakar. Nama pasien perlu

ditulis untuk menjelaskan berapa anggota pasien dalam satu keluarga yang akan

dilayani oleh dokter hal ini adalah untuk pencatatan honor dokter pada akhir

bulan.

PT VITAPHARM memiliki 2 macam karyawan, karyawan tetap dan

karyawan kontrak, untuk karyawan tetap buku berobat berwarna biru dan

memiliki NRP (Nomor Registrasi Pegawai) disetiap buku, untuk karyawan

kontrak buku berobat berwarna putih dan tidak memiliki NRP.

Gambar 4.1Buku Berobat Karyawan Tetap

66

Setelah mengisi buku berobat yang dilakukan berikutnya adalah menulis

kembali NRP kedalam buku Rekap Berobat Dokter sesuai tanggal, susunannya

yaitu NRP, Nama, Inisial Dokter. Dokter yang bekerja sama denga PT

VITAPHARM ada 8 orang, nama dan inisial dokter dapat dilihat dibawah ini :

1. Ariono Djohan : AD

2. Bambang Mediarso : BM

3. Melani : MH

4. Naftali Rahardjo : NR

5. Luiz : LZ

6. Nyilo Purnami : NY

7. Drg. Tirza : TZ

8. Drg. Theodora : TH

Kode tersebut yang kemudian ditulis kedalam buku rekap berobat

karyawan dapat dilihat pada gambar berikut :

Gambar 4.2Kartu Berobat Karyawan Kontrak

67

Perbedaan warna buku berobat adalah untuk membedakan letak

penempatan buku berobat, karena pada saat masa kontrak habis buku berobat akan

dipindahkan ke lemari arsip buku berobat. Dan penulisan kedalam buku Rekap

Berobat Dokter juga memiliki ketentuan dengan menggunakan warna tinta yang

berbeda, untuk karyawan tetap ditulis dengan tinta berwarna hitam, dan karyawan

kontrak dengan tinta berwarna merah seperti pada contoh gambar diatas. Hal ini

adalah untuk memudahkan saat pencarian kembali.

4.2 Memasukkan data penggunaan fasilitas kesehatan oleh karyawan ke

program milik VITAPHARM yang disebut program SOFCO.

PT VITAPHARM memiliki program khusus dimana program tersebut

berisi data-Data Karyawan, juga sebagai proses penghitungan penggunaan

fasilitas kesehatan seperti dokter, obat-obatan, laboratorium, dan rumah sakit.

Gambar 4.3 Buku Rekap Berobat Dokter

68

Setiap dua minggu sekali pihak dokter, apotik atau rumah sakit yang

melayani karyawan PT VITAPHARM akan mengirimkan laporan jumlah tagihan

yang harus dibayar perusahaan yaitu dengan menggunakan fasilitas dokter, obat-

obatan, laboratorium dan rumah sakit oleh karyawan. Laporan tersebut yang

dimasukkan kedalam program SOFCO untuk disimpan dan dihitung jumlah

pembayaran yang harus dilunasi.

Memasukkan data penggunaan fasilitas kesehatan seperti obat-obatan,

doter, laboratorium, terapi dan optik oleh karyawan kedalam program sofco,

sehingga dapat diketahui berapa jumlah penggunaan jasa dokter, pengeluaran

untuk obat-obatan dari apotik perusahaan, jasa laboratorium, terapi dan rumah

sakit serta biaya periksa mata dan pembelian kacamata oleh karyawan yang

nantinya pada saat penggajian karyawan biaya tersebut akan di ganti oleh

perusahaan kepada karyawan atau kepada dokter, apotik atau rumah sakit yang

bersangkutan.

Didalam SOFCO terdapat data-data karyawan seperti data diri, status

perkawinan, jumlah anggota keluarga dan informasi penggunaan fasilitas

kesehatan. Berikut adalah tahap-tahap memasukkan data penggunaan fasilitas

kesehatan oleh karyawan. Tahap pertama dari penginputan adalah membuka menu

transaksi, dan memilih transaksi penggantian uang pengobatan, dari menu itu akan

muncul tampilan seperti gambar :

69

Setelah itu masukkan kolom “JENIS TUNJANGAN” dengan jenis

tunjangan apa yang ingin dimasukkan, seperti apotik atau dokter. Jenis tunjangan

akan mengeluarkan pilihan apotik, dokter, rumah sakit atau laboratorium. Pilih

menu dokter jika ingin memasukkan data penggunaan fasilitas dokter.

Gambar 4.4Tampilan awal transaksi penggantian uang pengobatan program SOFCO

70

Setelah memilih jenis tunjangan dokter, program SOFCO akan

mengeluarkan pilihan kode dokter, seperti gambar dibawah ini :

Gambar 4.5Kolom Jenis Tunjangan

Gambar 4.6Kolom Pilihan Kode dokter

71

Pilih salah satu dokter yang telah digunakan jasanya oleh karyawan

disesuaikan dengan daftar tagihan dari dokter yang dikirim keperusahaan. Setelah

memilih kode dokter, masukkan tanggal transaksi seperti gambar berikut ini :

Kemudian pilih menu “TAMBAH” di sebelah bawah seperti gambar

berikut ini :

Gambar 4.7Kolom Tanggal Transaksi

72

Setelah itu akan program SOFCO akan memberikan menu untuk

memasukkan NRP pada kolom “NRP” seperti gambar berikut ini :

Gambar 4.9Kolom NRP

Gambar 4.8Menu “TAMBAH”

73

Contohnya NRP 0821 akan mengeluarkan nama pemilik NRP pada

kolom “KARYAWAN” yaitu Nyonya SUMARSIH

Kemudian masukkan siapa penerima uang pengganti pengobatan dalam

menu pilihan “PENERIMA UANG” yaitu diri sendiri, pasangan, atau anak

dengan memasukkan angka anak ke berapa.

Kolom “JUMLAH PENERIMA” selalu diisi dengan angka 1, dan kolom

“JENIS PERAWATAN” dapat dipilih seperti pada gambar dibawah ini :

Gambar 4.10Kolom Nama Karyawan

74

Jenis perawatan ada 3 yaitu Lab ; pemeriksaan laboratorium, RI ; rawat

inap, dan RJ ; Rawat Jalan. Untuk dokter perusahaan selalu menggunakan kode

RJ ; rawat jalan.

Untuk kolom “HARGA”, kolom “PPH”, dan kolom “TOTAL BIAYA”

adalah ketentuang tetap dari program SOFCO untuk honor dokter yang melayani

satu pasien yaitu dengan harga Rp 12.187,50 dan besarnya PPH 2.50 sehingga

honor dipotong, PPH dari honor yaitu sebesar Rp 312.50.

Untuk menyimpan pilih menu “SIMPAN” dan untuk keluar pilih menu

“KELUAR” atau “RESET” untuk mengulangi langkah saat terjadi kesalahan

penginputan.

Kolom tanggal yang disediakan adalah diisi dengan tanggal transaksi

sehingga satu tanggal memiliki beberapa transaksi seperti pada gambar berikut

ini:

Gambar 4.11Kolom Jenis Perawatan

75

Pilih menu “TAMBAH” untuk menambah transaksi, “HAPUS” jika ada

transaksi yang ingin dihapus, “UBAH” untuk mengubah transaksi, dan

“SIMPAN” untuk menyimpan transaksi, atau “KEMBALI” untuk kembali ke

menu awal yaitu memilih “JENIS TUNJANGAN”.

4.3 Melayani permintaan obat-obatan dan barang penunjang kerja seperti

masker, jas lab, sarung tangan dan lain-lain oleh karyawan PT

VITAPHARM.

Menyediakan permintaan barang dan obat-obatan pada jam kerja adalah

proses memberikan permintaan barang seperti masker, sarung tangan, jas lab, topi

dan lain-lain kepada karyawan atau buruh juga permintaan obat-obatan pada jam

kerja, jenis obat-obatan yang disediakan di ruang Data Karyawan adalah seperti

Gambar 4.12Tampilan Setelah Penginputan

76

obat sakit kepala, influensa, keracunan, minyak kayu putih, plester, dan obat-obat

ringan lainnya.

Untuk mendapatkan barang yang diinginkan karyawan atau buruh harus

mengisi lembar Bon Permintaan Barang ( BPD ) dan menyerahkannya ke staff

Dakar kemudian staff dakar akan menyediakan permintaan barang sesuai dengan

stok yang ada, karena tidak setiap jumlah yang diminta akan diberikan tergantung

jumlah stok barang yang ada. Proses mendapatkan barang-barang penunjang kerja

dilihat pada tabel proses di bawah ini :

Gambar 4.13Bon Permintaan Barang

77

PROSES KEGIATAN PENJELASAN 1. Mengisi lembar BPD yang terdiri dari

; nama barang, satuan, jumlah yang diminta, jumlah yang disediakan, keterangan.

2. Setelah mengisi lembar BPD ,

kemudian diserahkan kepada staff Dakar untuk disiapkan barang/obat-obatan yang diminta.

3. Karyawan/Buruh menunggu staff Dakar menyiapkan barang/obat-obatan yang diminta, setelah siap staff Dakar mengisi kolom “yang disediakan” dengan jumlah barang yang stoknya masih ada.

4. Karyawan / Buruh menerima lembar BPD dan menerima barang/obat-obatan yang diminta dan menandatangani lembar BPD. Kemudian menyerahkan lembar BPD kepada staff Dakar untuk ditanda tangani, kemudian staff Dakar mengambil lembar BPD yang asli, dan mengembalikan copynya kepada karyawan / buruh yang meminta barang.

4.4 Pembuatan laporan biaya makan siang karyawan setiap hari dan

mencatat pengeluarannya dalam buku anggaran.

Pembuatan laporan biaya makan siang karyawan setiap hari adalah

proses penghitungan biaya makan siang karyawan setiap hari diawali dengan

menghitung jumlah kupon yang dikeluarkan dan jumlah kupon yang

dikembalikan oleh pihak kantin, besarnya jumlah kupon yang keluar dan kembali

harus sama atau kurang, karena jika lebih artinya ada karyawan yang berbuat

Tabel 4.3Proses Permintaan barang dan obat-obatan

1. Karyawan/ Buruh Mengisi

lembar BPD

2.Menyerahkan Lembar BPB ke stafff Dakar

3.Karyawan/buruh Menunggu stafff Dakar

menyiapkan barang/obat-obatan yang diminta

4.Karyawan/Buruh menerima barang/obat-

obatan dann menandatangani lembar

BPD

78

curang seperti menyimpan kupon atau mengambil makan siang lebih dari satu

kali. Kemudian dihitung banyaknya karyawan yang hadir dengan jumlah kupon

makan tersebut hasil akhirnya dimasukkan kedalam buku laporan pengeluaran

harian, dan dibuat laporan ke bagian keuangan untuk mendapatkan penggantian

uang untuk pihak kantin.

Laporan makan siang karyawan dibuat setiap hari dan harus dilakukan

satu jam sebelum jam pulang kerja, karena untuk memastikan tidak ada lagi yang

meminta penambahan kupon makan siang, pembuatan laporan biaya makan siang

karyawan memiliki prosedur sendiri yaitu sebagai berikut :

1. Menghitung jumlah keseluruhan karyawan yang hadir didalam absensi harian.

2. Mengisi lembar - lembar penghitungan yaitu lembar yang berisi jumlah

karyawan umum, karyawan promosi, TKL, dan TL.

Gambar 4.14 LembarPenghitungan Biaya Makan Siang

79

Lembar karyawan umum, karyawan promosi, TKL, dan TL dapat dilihat pada

gambar berikut :

a. Untuk lembar TKL semua diambil dari lembar absensi kolom karyawan

b. Lembar UMUM

- Rumah tangga = Sarana Umum( kolom karyawan )

c. Lembar TL :

- Laborat = PJT + QC + RPP ( kolom karyawan )

- Gudang = Gudang BB/BP ( kolom karyawan )

- Pengawas = Kolom jumlah pelaksana keatas ( kolom karyawan )

- Teknik = Teknik ( kolom karyawan )

d. Lembar PROMOSI :

- Gd Promosi = Gudang Promosi ( kolom karyawan )

- Kantor Promosi = Kantor baru ( kolom karyawan )

- Ekspedisi = Gudang Ekspedisi ( kolom karyawan )

Gambar 4.15 Lembar karyawan umum, karyawan promosi, TKL, dan TL

80

- Kantor = dikosongkan dan diisi sesuai dengan jumlah banyaknya

kupon yang dikembalikan oleh kantin

3. Menghitung jumlah kupon makan siang yang dikembalikan oleh bagian

kantin. Dan menuliskan jumlahnya pada kolom jumlah dalam lembar absensi.

4. Masukkan hasil penghitungan dalam lembar karyawan umum, karyawan

promosi, TKL, dan TL kedalam kolom yang terdapat dalam lembar absensi,

dan mengisi kolom outsourcing dengan angka 21, karena setiap hari jumlah

pekerja outsourcing selalu 21 orang.

5. Apabila jumlah karyawan yang hadir dalam lembar absensi sama dengan

jumlah kupon makan siang itu artinya tidak ada kesalahan atau tidak ada

karyawan yang melakukan kecurangan dan laporan makan siang dapat dibuat.

6. Jumlah keseluruhan dikurangi dengan jumlah TL, TKL, PROMOSI, dan

OUTSOURCING untuk menemukan jumlah UMUM.

7. Menuliskan kedalam buku anggaran untuk mendapatkan no anggarannya.

8. Memasukkan dalam data excel untuk dihitung jumlah pengeluarannya,

mengganti no anggaran dan tanggalnya, kemudian dicetak.

9. Meminta tanda tangan dari kepala Sub Unit Dakar.

10. Mengantar laporan dan pengembalian kupon makan ke bagian keuangan

untuk dihitung lagi dan sebagai kebutuhan proses pencairan biaya.

4.5 Pengarsipan surat - surat yang masuk pada Unit Dakar ke masing -

masing ordner.

81

Mengarsip surat-surat yang masuk dan keluar, surat-surat yang diarsip

setiap harinya meliputi surat pengantar berobat, surat pengantar pemeriksaan

laboratorium, nota pencairan dana makan siang, pencairan berobat, loundry, dan

biaya keuangan lain ke dalam ordnernya masing-masing. Proses pengarsipan pada

Sub Unit Data Karyawan adalah sebagai berikut :

Sebelum surat/dokumen dimasukkan kedalam ordnersurat/dokumen

tersebut dikelompokkan terlebih dahulu sehingga lebih mudah dimasukkan

kedalam ordnernya masing - masing, dan mudah saat pencarian kembali.

Surat/dokumen yang akan dikelompokkan yaitu berdasarkan :

1. Jenis surat, apakah surat/dokumen tersebut termasuk nota, surat pencairan

atau absensi

2. Tanggal suratnya harus di susun secara kronologis, tanggal yang paling baru

diletakkan paling atas.

Gambar 4.16 Lemari Arsip Surat dan Nota

82

Surat atau dokumen yang diarsip di bagian Data Karyawan adalah

sebagai berikut :

1. Copy dari Surat Pengantar Berobat ( SPB ).

2. Copy Surat Pengantar Pemeriksaan Laboratorium ( SPPL ).

3. Copy Nota pencairan bank.

4. Copy Nota loundry.

5. Copy Nota pencucian pita laboratorium.

6. Copy Nota pencairan biaya makan siang atau berobat oleh bagian keuangan.

7. Absensi karyawan tiap bulan.

4.6 Cara pendaftaran mahasiswa baru dan mahasiswa pindah studi/transfer

PENMARUSTIKOM Surabaya memiliki3 jalur pendaftaran mahasiswa

baru yaitu jalur prestasi, jalur tanpa tes dan jalur tes.

Keterangan:

A. Jalur Prestasi Akademik/Olahraga/Kesenian (Japres)dengan ketentuan

sebagai berikut :

1. Berlaku hanya untuk lulusan tahun 2011.

2. Nilai raport SMA/MA/SMK kelas 1 dan 2 adalah 5 poin di atas nilai dari

SKM (Standar Ketuntasan Minimal) sekolah untuk mata pelajaran UAN

2011.

3. Khusus Beasiswa bidang Olahraga/Kesenian merupakan Juara I, II, III, paling

rendah tingkat provinsi, yang diakui oleh Dinas Pendidikan

setempat/LIPI/BPPT/Kantor Menristek, pada waktu menjadi siswa SLTA

83

baik perorangan atau beregu dan dengan mendapat rekomendasi dari kepala

sekolah.

4. Semua siswa kelas akselerasi.

5. Fotokopi Raport kelas 1 dan 2 (legalisir).

6. Pas foto berwarna ukuran 4x6 dan 3x4 (1 lembar).

7. Fotokopi piagam penghargaan (jika memiliki).

8. Biaya formulir pendaftaraan : Rp. 125.000,-

B. Jalur Tanpa Tes (Jtt), Dengan Ketentuan Sebagai Berikut :

1. Tidak ada batas tahun kelulusan.

2. Persyaratan nilai akademik :

a. Belum lulus :

1. Nilai raport kelas 1 dan 2 sesuai dengan SKM (Standar Ketuntasan

Minimal) sekolah untuk mata pelajaran UAN 2011

2. Fotokopi raport kelas 1 dan 2 (legalisir).

b. Sudah lulus :

Fotokopi raport, ijazah kelulusan/DANEM/SKHUN (legalisir).

3. Pas foto berwarna ukuran 4x6 dan 3x4 (1 lembar).

4. Biaya formulir pendaftaran: Rp. 250.000,-

C. Jalur Tes

1. Tidak ada batas tahun kelulusan.

2. Persyaratan nilai akademik :

a. Belum lulus :

84

1. Nilai raport kelas 1 dan 2 sesuai dengan SKM (Standar Ketuntasan

Minimal) sekolah untuk mata pelajaran UAN 2011

2. Fotokopi raport kelas 1 dan 2 (legalisir).

b. Sudah lulus :

1. Fotokopi raport, ijazah kelulusan/DANEM/SKHUN (legalisir).

2. Pas foto berwarna ukuran 4x6 dan 3x4 (1 lembar).

3. Biaya formulir pendaftaran: Rp. 250.000,-

4. Mengikuti tes sesuai periode pendaftaran

85

Formulir pendaftaran Japres, dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

Gambar 4.17 Formulir Pendaftaran Japres

86

Formulir pendaftaran Jalur Tanpa Test dan Jalur Tes, dapat dilihat pada gambar

dibawah ini.

Gambar 4.18 Formulir Pendaftaran Jalur Tes dan Jalur Tanpa Tes

87

Pendaftaran mahasiswa baru ada 3 cara yaitu melalui sekolah masing-

masing, datang langsung ke counter PENMARU dan melalui internet

(pendaftaran online) Keterangan:

1. Sekolah masing-masing, dengan menghubungi guru BK.

Berikut ini adalah tabel yang menggambarkan kegiatan PENMARU dalam

memberikan tanggung jawab kepada sekolah untuk menjadi salah satu media

pendaftaran calon mahasiswa

2. Langsung ke Sekretariat STIKOM

Jl. Raya Kedung Baruk No. 98 Surabaya 60298

Telp. (031) 8721731 (hunting), Fax. (031) 8710218

Kegiatan Hasil Mengantarkan berkas pendaftaran mahasiswa baru ke sekolah

Memberi penjelasan kepada guru BK atau orang yang diberi tanggung jawab oleh sekolah mengenai pendaftaran mahasiswa baru yang meliputi : 1. Program study 2. Jalur pendaftaran 3. Syarat pendaftaran 4. Rincian biaya study dan biaya

formulir.

Menyerahkan berkas yang berisi form pendaftaran. brosur Panduan untuk guru BK

Konfirmasi Pihak sekolah (guru BK) memberikan konfirmasi melalui telepon jika ada siswa yang mendaftar. 2. Pihak PENMARU datang untuk mengambil formulir dan memberikan kuitansi pembelian formulir kepada guru BK.

Tabel 4.4KegiatanPENMARU dalam menyediakan pendaftaran lewat sekolah

88

Waktu : Senin - Jumat : 08:00 - 16:30 WIB

Kegiatan PENMARU dalam melayani pendaftaran mahasiswa baru melalui

counter dilihat pada tabel di bawah ini.

Bagi calon mahasiswa baru yang datang langsung ke counter untuk

membeli formulir pendaftaran, maka staffPENMARU akan membuatkan kuitansi

pembelian formulir yang dibuat dari software oracle. Staff Penerimaan

Mahasiswa Baru harus memasukkan NIK, Nama,dan PIN terlebih dahulu baru

bisa membukanya. Berikut adalah gambar tampilan software oracle di komputer

PENMARU.

KEGIATAN HASIL Menerima Tamu

1.Mengisi buku tamu. 2.Menyapa dan menanyakan perihal bantuan. 3.Menanyakan maksud kedatangan. 4.Menjelaskan program studi yang ada di STIKOM, biaya, fasilitas, waktu pendaftaran, syarat dan prosedur mahasiswa baru.

Tabel 4.5Kegiatan PENMARU dalam menerima pendaftaran lewat counter

89

3. Pendaftaran Online :

a. Mengisi Form Pendaftaran Online dengan lengkap dan benar, atau terlebih

dulu.

b. Membayar Biaya Pendaftaran ke rekening atas nama :

Yayasan Putra Bakti : AC. No. 088-303-2753

Cara pendaftaran mahasiswa baru melalui online, dapat dilihat pada tabel dibawah

ini.

KEGIATAN HASIL Pendaftaran online

1. Pihak PENMARUmembuka website dan melihat list pendaftar

2. Kemudian merekap nama yang sudah melakukan pendaftaran online

3. Menelepon calon mahasiswa baru yang sudah melakukan pendaftaran online tetapi belum registrasi.

Gambar 4.19 Maintenance Kuitansi

Tabel 4.6Kegiatan PENMARU dalam menerima pendaftaran online

90

Contoh tampilan pendaftaran online dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

Setelah semua berkas formulir pendaftaran baik dari

counter,sekolahmaupun pendaftaran online terkumpul dari calon mahasiswa,

tahapan selanjutnya yang dilakukan oleh staffPENMARUadalah memanfaatkan

oracle untuk mengisikan (entry) data diri tentang calon mahasiswa baru seperti

biodata calon mahasiswa baru, pilihan jurusan yang mau diambil oleh calon

mahasiswa baru,asal SMA calon mahasiswa baru dan nilai raportnya.

Gambar 4.20 Formulir Pendaftaran Online

91

Form Calon Mahasiswa Baru dari Oracle dapat dilihat ada gambar di bawah ini.

Calon mahasiswa yang datang langsung ke counter ataupun kepada guru

bimbingan konseling (Guru-BK) untuk memberikan informasi mengenai:

a. Jadwal Pendaftaran

NO PERIODE PENDAFTARAN PENGUMUMAN 1 Oktober 27 Sep S.D 22 Okt 2010 26-Okt-10 2 November 25 Okt S.D 26 Nov 2010 30 Nov 10 3 Desember 29 Nov S.D 23 Des 2010 04-Jan-11 4 Januari 3 Jan S.D 28 Jan 2011 01-Feb-11 5 Februari 1 Feb S.D 25 Feb 2011 01-Mar-11 6 Maret 28 Feb S.D 25 Mar 2011 29-Mar-11 7 April 28 Mar S.D 29 Apr 2011 03-Mei-11

Tabel 4.7 Jadwal Pendaftaran PENMARU

Gambar 4.21 Form Pendataan Biodata Calon Mahasiswa

92

b. Program Studi yang ditawarkan

Untuk Program Studi yang ditawarkan di STIKOM Surabaya, meliputi

Program Strara Satu (SI), Program Diploma Empat (DIV) dan Program Diploma

tiga (DIII). Berikut adalah tabel Program Studi di STIKOM Surabaya.

PROGRAM STUDI GELAR JURUSAN ASAL

SMU Sistem Informasi 8 Semester S1 Semua Jurusan Sistem Komputer 8 semester S1 Semua Jurusan Desain Komunikasi Visual 8 Semester S1 Semua Jurusan

Komputerisasi Akuntansi 8 Semester S1 Semua Jurusan

Komputer Multimedia 8 semester DIV Semua Jurusan

Manajemen Informatika 6 semester DIII Semua Jurusan Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan 6 semester DIII Semua Jurusan Komputer Grafis dan Cetak 6 semester DIII Semua Jurusan

c. Daftar Biaya Studi

1. Uang Sumbangan Pengembangan ( USP ) Jalur Prestasi ( Japres ), dapat dilihat

pada tabel di bawah ini.

8 Mei 2 Mei S.D 27 Mei 2011 31-Mei-11 9 Jun-01 30 Mei S.D 10 Juni 2011 14-Jun-11 10 Jun-02 13 Juni S.D 24 Juni 2011 28-Jun-11 11 Jul-01 27 Juni S.D 15 Juli 2011 19-Jul-11 12 Jul-02 18 Juli S.D 29 Juli 2011 02-Agust-11 13 Agust-01 1 Aug S.D 12 Aug 2011 16-Agust-11 14 Agust-02 15 Aug S.D 26 Aug 2011 30-Agust-11

Tabel 4.8 Program Studi

93

2. Uang Sumbangan Pengembangan ( USP ) Jalur Tanpa Tes ( JTT ) dan Jalur tes

( JT ) dapat dilihat pada tabel di bawah ini.

No PROGRAM STUDI Tunai

ANGSURAN I II III IV V

Registrasi Ulang

Nov-2011 Jan-12 Mar-12 Mei-12

1 S1 SISTEM INFORMASI 6.500.000 2.000.000 1.125.000 1.125.000 1.125.000 1.125.000 2 S1 SISTEM KOMPUTER 6.500.000 2.000.000 1.125.000 1.125.000 1.125.000 1.125.000

3 S1 DESAIN KOMUNIKASI VISUAL 6.500.000 2.000.000 1.125.000 1.125.000 1.125.000 1.125.000

4 S1 KOMPUTERISASI AKUNTANSI 6.000.000 2.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000

5 DIV KOMPUTER MULTIMEDIA 6.500.000 2.000.000 1.125.000 1.125.000 1.125.000 1.125.000

6 DIII MANAJEMEN INFORMATIKA 4.500.000 2.000.000 625.000 625.000 625.000 625.000

7 DIII KOMPUTERISASI PERKANTORAN DAN KESEKRETARIATAN

GRATIS 0 0 0 0 0

8 DII KOMPUTERISASI GRAFIS DAN CETAK 6.500.000 2.000.000 1.125.000 1.125.000 1.125.000 1.125.000

No Program Studi Tunai Angsuran

Registrasi Ulang Nov- 11 Jan-12 Mar-12 Mei-12 Juli-12

1 SI SISTEM INFORMASI 7.500.000 2.000.000

1.100.000

1.100.000

1.100.000

1.100.000

1.100.000

2 SI SISTEM KOMPUTER 7.500.000 2.000.000

1.100.000

1.100.000

1.100.000

1.100.000

1.100.000

3 SI DESAIN KOMUNIKASI VISUAL 7.500.000 2.000.000

1.100.000

1.100.000

1.100.000

1.100.000

1.100.000

4 SI KOMPUTERISASI AKUNTANSI 7.000.000 2.000.000

1.100.000

1.100.000

1.100.000

1.100.000

1.100.000

5 DIV KOMPUTER MULTIMEDIA 7.500.000 2.000.000

1.100.000

1.100.000

1.100.000

1.100.000

1,100,000

6 DIII MANAJEMEN INFORMATIKA 5.500.000 2.000.000

700.000

700.000

700.000

700.000 700.000

Tabel 4.9 Uang Sumbangan Pengembangan (USP) Jalur Prestasi (Japres)

Tabel 4.10 Uang Sumbangan Pengembangan (USP) Jalur Tanpa Tes (JTT) dan Jalur Tes ( JT )

94

3. Uang Penyelenggaraan Pendidikan ( USPP ), dapat dilihat pada tabel di bawah

ini.

4. Ketentuan Biaya Studi

a. Keuangan yang dibayarkan saat Registrasi Ulang atau daftar ulang, sejumlah:

USP angsuran 1 = Rp. 2.000.000,-

Kemahasiswaan = Rp. 950.000,-

Jumlah = Rp 2.950.000,-

7

DIII KOMPUTERISASI PERKANTORAN DAN KESEKRETARIATAN

GRATIS 0 0 0 0 0 0

8 DIII KOMPUTER GRAFIS DAN CETAK 7.500.000 2.000.000

1.100.000

1.100.000

1.100.000

1.100.000

1,100,000

No Program Studi Tunai (belum

disc 5%)

Angsuran

Agust-11 Sep-11 Okt-11 Nov- 11 Des-11 Jan-12

1 SI SISTEM INFORMASI 8.200.000

1.500.000

1.500.000

1.100.000

1.500.000

1.500.000

1.100.000

2 SI SISTEM KOMPUTER 7.200.000

1.350.000

1.350.000

900.000

1.350.000

1.350.000

900.000

3 SI DESAIN KOMUNIKASI VISUAL 8.200.000

1.500.000

1.500.000

1.100.000

1.500.000

1.500.000

1.100.000

4 SI KOMPUTERISASI AKUNTANSI 6.600.000

1.250.000

1.250.000

800.000

1.250.000

1.250.000

800.000

5 DIV KOMPUTER MULTIMEDIA 8.000.000

1.450.000

1.450.000

1.100.000

1.450.000

1.450.000

1.100.000

6 DIII MANAJEMEN INFORMATIKA 6.200.000

1.200.000

1.200.000

700.000

1.200.000

1.200.000

700.000

7 DIII KOMPUTERISASI PERKANTORAN DAN KESEKRETARIATAN 5.500.000

1.000.000

1.000.000

750.000

1.000.000

1.000.000

750.000

8 DIII KOMPUTER GRAFIS DAN CETAK 8.200.000

1.500.000

1.500.000

1.100.000

1.500.000

1.500.000

1.100.000

Tabel 4.11 Uang Penyelenggaraan Pendidikan (USPP)

95

b. Khusus pendaftaran melalui Jalur Prestasi (Japres) : Uang yang telah

dibayarkan dapat diambil kembali, apabila calon mahasiswa yang bersangkutan

diterima Perguruan Tinggi Negeri melalui jalur penerimaan nasional reguler

untuk jenjang S1(SNMPTN). Dipotong biaya administrasi sebesar 20% dari

SPP Per-semester untuk masing-masing Program Studi yang bersangkutan.

Dengan menunjukkan Kartu Tanda Peserta SNMPTN asli dan fotokopinya,

guntingan koran pengumuman SNMPTN adil dan bukti registrasi STIKOM

SURABAYA.

c. Khusus pendaftaran melalui Jalur Tanda Tes (JTT) : Uang YANG TELAH

DIBAYARKAN DAPAT DIAMBIL KEMBALI dengan alasan apapun.

d. Bagi mahasiswa yang dinyatakan diterima tetapi setelah ujian akhir SMA/SMK

dinyatakan TIDAK LULUS sehingga tidak memiliki IJASAH dan SKHUN,

maka uang yang sudah dibayarkan pada saat registrasi akan dikembalikan

PENUH kecuali uang pembelian formulir pendaftaran.

e. Kecuali Program studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekertariatan

USP untuk lulusan baru ( 2011 ) Gratis sehingga pada saat daftar ulang (

Registrasi ) yang dibayarkan adalah :

Biaya kemahasiswaan = Rp 950.000

Biaya Seragam = Rp 350.000 +

Total = Rp 1.300.000

dan Program studi DIII Komputer Grafis dan Cetak untuk lulusan baru ( 2011 )

mendapat potongan SP sebesar 50 %.

96

D. Mahasiswa pindah study/transfer

Mahasiswa pindah study ada 2 yaitu :

a. Dari prodi satu ke prodi yang lain ( STIKOM )

Dari prodi satu ke prodi lain ( STIKOM ) yaitu proses pindah program studi dari

prodi A ke prodi B, hal ini dapat dilakukan oleh mahasiswa aktif STIKOM atau

mahasiswa STIKOM yang ingin lanjut studi setelah wisuda.

Kebutuhan yang harus dilengkapi.

1. Membeli formulir pendaftaran dan mengisinya.

2. Menyerahkan transkip nilai terakhir bagi mahasiswa pindah study.

3. Menyerahkan Ijazah bagi mahasiswa yang sudah lulus dan ingin lanjut study.

b. Dari universitas lain ke STIKOM

Kebutuhan yang harus dilengkapi adalah

1. Membeli formulir pendaftaran dan mengisinya.

2. Menyerahkan Surat Pemberitahuan/Balasan permohonan Lanjut/Pindah

Studi.

3. Menyerahkan 2(dua) lembar fotocopy STTB SLTA (legalisir).

4. Menyerahkan 2(dua) lembar fotocopy Ijasah dan Transkrip Negara (legalisir)

bagi mahasiswa Lanjut Studi.

5. Menyerahkan silabus mata kuliah dari kampus sebelumnya untuk di di hitung

jumlah sisa SKS yang harus ditempuh di STIKOM. Silabus yang dimaksud

adalah pedoman kurikulum yang berisi nama mata kuliah, jumlah sks, tujuan

pembelajaran, materi, prasyarat, kepustakaan.

97

6. Menyerahkan Pas foto berwarna terbaru (menggunakan pakaian rapi, tidak

boleh memakai kaos oblong) 1 lembar ukuran 3 x 4, dan 1 lbr ukuran 4 x 6.

4.7 Proses registrasi dan follow up calon mahasiswa baru

Proses registrasi mahasiswa baru adalah suatu prosedur bagi calon

mahasiswa agar tercatat secara resmi sebagai mahasiswa STIKOM Surabaya.

Mahasiswa baru yang telah melakukan registrasi akan mendapat Bukti Registrasi

yang memuat Nomor Induk Mahasiswa (NIM).

Proses registrasi mahasiswa baru dapat dilihat pada tabel di bawah ini.

KEGIATAN HASIL Mengumumkan daftar calon mahasiswa yang di terima di STIKOM Surabaya

Pihak PENMARU memberitahukan pengumuman melalui: 1. Website dengan mengakses penmaru.stikom.edu 2. Sekolah dengan melalui Guru Bimbingan Konseling. 3. Menelpon calon mahasiswa yang diterima di STIKOM

Surabaya. Mengirimkan berkas untuk keperluan registrasi kepada calon mahasiswa baru.

Pihak PENMARU menyiapkan berkas untuk keperluan registrasi, membuat label alamat calon mahasiswa baru pada amplop coklat besar, kemudian mengirimkan berkas untuk keperluan registrasi melalui: 1. Menitipkan ke Guru Bimbingan Konseling di sekolah. 2. Mengirimkan langsung ke alamat calon mahasiswa

baru, biasanya untuk calon mahasiswa baru yang berada diluar daerah Surabaya.

3. Pihak PENMARU memperbolehkan jika ada calon mahasiswa yang ingin langsung datang untuk mengambil berkas untuk keperluan registrasi tersebut.

Melayani proses registrasi

Dalam melayani proses registrasi Pihak PENMARU 1. Mengecek kelengkapan berkas registrasi. 2. Mengecek kelengkapan persyaratan registrasi. 3. Meminta bukti pembayaran keuangan untuk

Sumbangan Pembangunan (SP) angsuran 1 & Uang Kemahasiswaan sebesar Rp. 2.950.000,- a. Transfer: meminta bukti transfer. b. Tunai: membuatkan kuitansi pembayaran

Tabel 4.12 Proses registrasi mahasiswa baru

98

4. Mengukur ukuran almamater dan muts calon mahasiswa baru

Mengantar ke bagian AAK

Diproses untuk mendapatkan bukti registrasi yang memuat Nomor Induk Mahasiswa (NIM).

Untuk berkas keperluan registrasi dapat dilihat pada gambar-gambar di bawah ini:

Gambar 4.22 Bukti Registrasi Mahasiswa Baru

99

Gambar 4.23 Form Biodata

100

Gambar 4.24 Form Riwayat Pendidikan

101

Gambar 4.25 Form Pernyataan

102

\

Gambar 4.26 Form Bidang Minat

103

Follow up calon mahasiswa baru

Yang dimaksud dengan Follow Up calon mahasiswa baru adalah proses

untuk mengingatkan kepada mereka agar segera melakukan registrasi setelah

melakukan pendaftran ke STIKOM. Follow up calon mahasiswa baru ini dapat

dilakukan melalui via SMS, email, dan telepon agar dari pihak calon mahasiswa

baru dapat menyelesaikan registrasi secepatnya dan sesuai jadwal registrasi yang

telah ditentukan oleh PENMARU. Kegiatan Follow up mahasiswa baru dapat

dilihat pada tabel dibawah ini.

4.8 Strategi pemasaran PENMARU STIKOM Surabaya

Untuk menarik perhatian masyarakat khususnya calon mahasiswa baru

STIKOM menggunakan beberapa strategi pemasaran seperti :

KEGIATAN HASIL

Melakukan konfirmasi kepada calon mahasiswa baru yang belum melakukan registrasi dan yang sudah registrasi.

1. Calon mahasiswa baru yang belum registrasi disebabkan oleh beberapa alasan, misalnya salah satunya adalah membatalkan kuliah di STIKOM.

2. Calon mahasiswa baru yang sudah registrasi diinfokan mengenai promo dari PENMARU “Special Offer” yaitu liburan ke Bali dan potongan SP (Sumbangan Pembangunan) sebesar Rp 1.000.000, jika dari satu sekolah ada 5 orang registrasi pertama kali di STIKOM.

Mengirim/menerima email dan

fax

Pihak PENMARU menerima bukti pembayaran pendaftaran atau berupa slip dari Bank, menerima nilai raport atau formulir isian untuk registrasi.

Tabel 4.13follow up calon mahasiswa baru

104

1. Membuat program GRATIS Uang Sumbangan Pengembangan ( USP ) bagi

pendaftar di program studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan

Kesekertariatan untuk lulusan tahun ajaran 2011.

2. Potongan Uang Sumbangan Pengembangan ( USP ) sebesar 50 % bagi

pendaftar di program studi DIII Komputer Grafis dan Cetak.

3. Liburan ke Bali GRATIS akomodasi dan transportasi bagi 5 orang calon

mahasiswa yang registrasi pertama dari sekolah yang sama.

4. Berbagai promo cashback seperti pada brosur dan kartu nama yang dibagikan

kepada siswa-siswi di sekolah menengah atas dan saat pelaksanaan Seleksi

Masuk Nasional Perguruan Tinggi Negeri ( SMNPTN ).