32

Bab III Perancangan Penelitian dan Analisa Sistem Informasi

Organisasi

Aktifitas penelitian Efektifitas SI menggunakan pondasi Define, Measure,

Analyze, Improve, dan Control. Aktifitas dalam setiap tahap diuraikan pada

bagian awal bab. Selanjutnya akan dibahas tahap Define, yang meliputi keadaan

sistem kerja (work system) PT. TELKOM, tbk., dilanjutkan dengan komponen-

komponen Sistem Informasi (SI) Dashboard Daily Report Management System

(DRMS) dan Executive Information System (EXIST) PT. TELKOM, tbk untuk

mengetahui kondisi as is.

III.1 Kerangka Berpikir Analisa Efektifitas terhadap Sistem Informasi PT.

TELKOM, tbk.

Analisa efektifitas SI yang dilakukan pada penelitian di PT. TELKOM, tbk.

terbagi atas beberapa tahap berkesinambungan. Tahap-tahap tersebut dirangkai

dalam kerangka berpikir yang bertujuan agar proses pengukuran efektifitas dapat

berjalan secara sistematis dan terorganisasi dengan baik. Kerangka berpikir

tersebut menyadur Total Quality Management (TQM), yaitu: Define, Measure,

Analyze, Improve, dan Control. TQM sendiri berfokus pada kualitas dalam sistem

manajemen, bukan manajemen kualitas (1), dengan demikian TQM digunakan

untuk memastikan pengelolaan sistem yang baik, sedangkan kualitas dipastikan

dengan penilaian signifikansi efektifitas pada masing-masing variabel model.

Setiap tahap dalam kerangka berpikir yang dapat dilihat pada gambar III.1

disesuaikan dengan ilmu-ilmu Sistem Informasi. Pelaksanaan analisa efektifitas SI

dilakukan secara sekuensial sesuai arah dalam gambar III.1, yaitu dari tahap awal

Define hingga tahap akhir Control. Penjelasan lebih lengkapnya dapat disimak

pada sub bab berikut.

33

Gambar III.1 Framework Penelitian Efektifitas SI dan Instrumennya

Equipment

Konsumen

Produk dan Layanan

Proses Bisnis

Partisipan Informasi Teknologi

Konteks Infrastruktur

Work System

Application System

Data

People Kom

ponen-K

omponen SI

Solution Desirable Matrix

Signifikansi Efektifitas

CE

Audit Plan FMEA

Define Measure Analyze Improve Control

Uji Pendahuluan

Uji Korelasi

Uji Regresi

Uji Validitas & Reabilitas Instrumen

Adaptasi Model Efektifitas

Kualitas Informasi

Kualitas Sistem

Penggunaan (Minat

menggunakan)

Kepuasan Pengguna

Manfaat-

manfaat

Tahap statistik

34

III.1.1 Define

Tahap awal penelitian yang bertujuan untuk mendefinisikan lingkup

permasalahan, mendefinisikan spesifikasi yang akan diteliti dan tujuan

pengukuran efektifitas pada SI PT. TELKOM, tbk. Proses yang terdapat dalam

tahap ini mencakup observasi organisasi beserta Sistem Informasi yang akan

dianalisa, dan persiapan hal-hal penunjang untuk mendukung lancarnya

penelitian. Hal-hal penunjang itu adalah bahan-bahan literatur, penjadwalan,

personel yang terlibat.

III.1.1.1 Observasi Organisasi

Observasi dilakukan dengan menginventarisasi organisasi-organisasi yang

memiliki sistem informasi berskala besar. Skalabilitas ini dipandang dari

pengguna sistem informasi tersebut, jumlah informasi yang tersimpan maupun

yang ditransaksikan. Kemudian dipilih satu dari organisasi tersebut yang

memungkinkan untuk diteliti. Oganisasi terpilih adalah PT. TELKOM, tbk.

Sekilas organisasi ini dapat dilihat pada Lampiran B.

III.1.1.2 Lingkup Sistem Informasi yang Diteliti

Tahap ini dilakukan untuk menentukan Sistem Informasi tertentu yang akan

diteliti. Dilakukan dengan proses wawancara dan analisa terhadap berbagai Sistem

Informasi yang ada. Kriteria dalam analisa adalah:

(1) Availability Sistem Informasi untuk diteliti,

(2) Besar kecilnya dampak/pengaruh (tingkat critical) sistem informasi

tersebut bagi proses bisnis di organisasi,

(3) Jumlah pengguna Sistem Informasi,

(4) Adanya permasalahan pada sistem tersebut.

35

Setelah memperoleh SI yang akan dianalisa efektifitasnya, yaitu SI dashboard

DRMS & EXIST, dilakukan evaluasi sistem informasi yang dilakukan dengan

cara:

(1) Mendefinisikan work system SI dashboard DRMS & EXIST, meliputi

konsumennya, produk dan layanan yang dihasilkan, proses bisnisnya,

partisipan, informasi, teknologi, dan juga infrastruktur beserta konteks SI

tersebut.

(2) Mendapatkan gambaran SI yang lebih lengkap dengan menginventarisasi

komponen-komponen SI, mencakup people, equipment, application system,

dan data.

III.1.1.3 Penyiapan Bahan Literatur Pendukung

Dilakukan dengan mengidentifikasi, menginventarisasi, dan menentukan bahan-

bahan pendukung yang diperlukan dalam pelaksanaan penelitian, berupa:

(1) Struktur Organisasi.

(2) Dokumen-dokumen profil organisasi.

(3) Literatur pendukung, khususnya statistika.

III.1.1.4 Jadwal

Melakukan penjadwalan pelaksanaan penelitian dengan bertumpu pada tahap dan

proses penelitian, personel yang terlibat dan sumberdaya-sumberdaya lain yang

digunakan. Penjadwalan kemudian direpresentasikan ke dalam Tabel gant chart

sederhana.

III.1.1.5 Personel yang Terlibat dalam Penelitian

Menentukan personel yang terlibat dalam penelitian, dilakukan dengan

mengelompokkan stakeholder sistem dan fungsi dalam organisasi. Individu-

individu yang terlibat akan mengambil bagian dalam proses wawancara, sebagai

koresponden kuesioner dan perijinan penelitian.

36

III.1.2 Measure

Tahap selanjutnya dilakukan untuk memastikan semua hal yang dibutuhkan dalam

penelitian telah siap dan dapat digunakan. Tahap ini juga untuk memvalidasi

permasalahan, mengukur/menganalisa permasalahan dari data yang ada. Hal-hal

yang dipersiapkan meliputi pemilihan model yang digunakan, pemilihan

instrumen-instrumen yang digunakan dan pembuatan kertas kerja instrumen,

sedangkan pengukuran/analisa meliputi validasi model dan menguji data secara

statistika. Detail dari proses-proses tersebut adalah:

(1) Pemilihan model. Dalam melakukan pemilihan model dasar Efektifitas SI

dilakukan dengan cara:

a. Melakukan studi literatur mengenai efektifitas sistem informasi,

mereview model efektifitas SI tersebut.

b. Memilih model yang relevan dan memiliki variabel-variabel lengkap.

Model yang dipilih adalah model Kesuksesan SI DeLone dan McLean.

(2) Pemilihan instrumen. Proses ini bertujuan untuk mendapatkan instrumen-

instrumen yang digunakan dalam penelitian berdasarkan variabel yang

dimiliki oleh model. Caranya adalah:

a. Melakukan studi literatur terhadap variabel yang digunakan dalam

model, mereview instrumen-instrumen tersebut.

b. Memilih instrumen yang relevan dan memiliki parameter-parameter

lengkap.

(3) Pembuatan kertas kerja. Membuat kertas kerja yang akan digunakan

sebagai alat dalam melakukan kalkulasi instrumen-instrumen. Kertas kerja

berisi field terintegrasi dengan rumus-rumus yang dibutuhkan dalam

melakukan pengolahan data. Kertas kerja ini berupa file Microsoft Excel

dan file SPSS 16.0. Nantinya kertas kerja ini akan digunakan sebagai dasar

untuk merepresentasikan hasil pengukuran.

(4) Validasi Model. Model yang digunakan untuk analisa efektifitas SI harus

dilakukan validasi terlebih dahulu. Validasi dilakukan dengan

mengkonfirmasi model kepada organisasi, dengan demikian proses

37

penelitian dapat berlanjut sesuai dengan keadaan organisasi. Selain itu

validasi model dilakukan dengan teknik-teknik statistika, agar model

tersebut valid digunakan dalam mengukur efektifitas SI.

(5) Pengujian data. Hasil data yang diperoleh harus diuji terlebih dahulu agar

dapat digunakan dalam teknik statistika parametris. Uji ini meliputi uji

normalitas. Apabila data-data yang dikumpulkan tidak terdistribusi normal,

maka dilakukan transformasi dengan SPSS 16.0.

Pelaksanaan Measure adalah inti dari penelitian yang bertujuan mendapatkan

fakta-fakta objek penelitian, dalam hal ini adalah SI organisasi. Proses

pelaksanaan untuk mencapai tujuan penelitian meliputi:

(1) Wawancara.

(2) Review dokumen-dokumen organisasi.

(3) Survei.

III.1.3 Analyze

Tahap ini merupakan proses merangkum penemuan-penemuan yang terdapat

dalam setiap variabel model menjadi sebuah laporan. Dalam hal ini, hasil

penilaian kesuksesan setiap variabel akan digunakan sebagai referensi dalam

menentukan kesuksesan SI PT. TELKOM, tbk. secara keseluruhan. Tahap

pelaksanaannya secara terstruktur adalah sebagai berikut:

(1) Penemuan. Transformasi pengumpulan fakta menjadi penemuan. Proses ini

dilakukan dengan mengklarifikasi data, dan kemudian diterjemahkan ke

dalam suatu penemuan. Selain itu juga merangkum hasil penemuan-

penemuan dari penelitian yang dilakukan. Penemuan ini menggunakan

penilaian signifikansi efektifitas.

(2) Menganalisa dan menyimpulkan kesuksesan dan efektifitas SI dashboard

DRMS & EXIST. Analisa dilakukan dengan menggunakan signifikansi

efektifitas dan instrumen yang umum digunakan dalam Six Sigma, yaitu

38

Cause and Effect Diagram (CE). Dari hasil analisa berdasarkan nilai

presentase efektifitas setiap variabel dan metode Six Sigma dapat

disimpulkan efektifitas SI PT. TELKOM, tbk.

III.1.4 Improve

Proses memberikan saran, pendapat dan rekomendasi terhadap SI dashboard

DRMS & EXIST. Masukan yang diberikan bertujuan sebagai bahan pertimbangan

dalam mengembangkan SI lebih lanjut, selain itu agar PT. TELKOM, tbk.

memperkuat faktor-faktor yang telah efektif. Tahap ini menggunakan instrumen

Solution Desirable Matrix sebagai alat bantu mempertimbangkan prioritas

langkah improvement. Hasil-hasil yang diperoleh dari diagram CE diterjemahkan

menjadi sebuah saran. Analisa diagram CE, khususnya faktor-faktor lemah yang

mempengaruhi efektifitas SI di-cross check dengan fakta keadaan SI.

III.1.5 Control

Saran untuk control dilakukan agar setelah tahap improve kinerja dashboard

DRMS & EXIST dapat terus diawasi kualitasnya agar tidak menurun atau

mengawasi jika terjadi defect. Tahap control menggunakan instrumen audit plan

dan FMEA. Instrumen-instrumen ini digunakan untuk mengendalikan SI,

khususnya faktor-faktor lemahnya. Dengan instrumen FMEA perkembangan

kondisi sistem dapat terpantau secara berkala.

III.2 Proses Define

Bagian selanjutnya akan menjelaskan tahap Define. Seperti telah dibahas

sebelumnya, tahap ini mendefinisikan spesifikasi lingkup SI organisasi yang

diteliti, yaitu dashboard DRMS & EXIST. Setiap tahap-tahap pada define

menggunakan instrumen-instrumen yang telah dijelaskan di atas.

39

III.2.1 Work System Framework Information System Center P.T. Telkom

Information System Center PT. TELKOM, tbk. memiliki kerangka sistem kerja

(work system framework) dalam menjalankan bisnisnya. Definisi sistem kerja

tersebut adalah sebuah sistem dimana terdapat partisipasi personel dan/atau mesin

untuk melakukan sebuah proses bisnis menggunakan informasi, teknologi dan

sumberdaya-sumberdaya lain untuk memproduksi produk dan/atau layanan untuk

konsumen internal atau eksternal. Kerangka kerja PT. TELKOM, tbk. dapat

dilihat pada gambar III.2.

Konteks proses yang dibahas pada penelitian ini adalah DRMS & EXIST di PT.

TELKOM, tbk. Proses tersebut adalah sub Sistem Informasi Bisnis Intelligence

PT. TELKOM, tbk. yang menjadi salah satu dasar dalam mendukung Executive

Information Support PT. TELKOM, tbk. DRMS dan EXIST juga memiliki

kegunaan yang sama, yaitu menyediakan informasi bisnis organisasi di level

manajemen. Perbedaan mendasar dari kedua SI tersebut adalah DRMS

menyediakan informasi realtime harian kelangsungan bisnis PT. TELKOM, tbk.,

sedangkan EXIST berisi summary bisnis organisasi selama satu bulan yang telah

melalui proses validasi.

Konsumen

Produk dan Layanan

Proses Bisnis

Partisipan Informasi Teknologi

Konteks Infrastruktur

Gambar III.2 Work System Framework PT. TELKOM, tbk.

40

Pihak PT. TELKOM, tbk. menyatakan DRMS & EXIST sangat krusial bagi

proses kerja dan menjadi pendukung bisnis perusahaan. Pengguna SI berbasis web

ini adalah seluruh jajaran manajemen PT. TELKOM, tbk. sesuai dengan

wewenang masing-masing. Selain berfungsi sebagai dasar kebijakan yang akan

menjadi pemicu workflow bisnis, SI ini juga menjadi pemantau perkembangan

produk-produk PT. TELKOM, tbk. baik per hari maupun per bulan. Dari sudut

pandang teknis sistem dan network, aplikasi ini memiliki beban cukup berat

karena server dan jaringan akan dipenuhi oleh ratusan juta transaksi.

Untuk mengetahui situasi pola dan tipe proses SI dashboard ini, akan dibahas

elemen-elemen dalam framework sistem kerja DRMS & EXIST di PT. TELKOM,

tbk. Kerangka kerja diperoleh dari hasil wawancara dengan manajemen terkait,

yaitu pada Divisi Information System Center (ISC), khususnya bagian Enterprise

Application Operation ISC. Selain itu elemen-elemen ini diperoleh dari dokumen

manual DRMS & EXIST. Bagian selanjutnya akan membahas elemen-elemen

work system framework DRMS & EXIST.

III.2.1.1 Konsumen

Konsumen DRMS & EXIST adalah seluruh bagian dalam PT. TELKOM, tbk.,

yaitu direktorat, departemen, center, unit dan divisi, seperti dilampirkan pada

Lampiran C. Pada setiap bagian tersebut, setiap konsumen yang menggunakan

DRMS & EXIST berada pada tingkat manajemen. Setiap konsumen dapat

melakukan analisa dengan menggunakan fixed report berupa dashboard. Apabila

ingin melakukan analisa lebih lanjut dapat memanfaatkan customized report

berbentuk pivot Excel.

III.2.1.2 Produk dan Layanan

Produk yang diberikan oleh ISC, khususnya melalui DRMS & EXIST berupa

fitur-fitur yang terdapat di dalam dashboard. Produk-produk ini dapat digunakan

41

untuk menganalisa bisnis PT. TELKOM, tbk. DRMS & EXIST memiliki produk

berupa:

(1) Laporan: Finance, Operasional & Bisnis.

(2) Online Analitical Proccesing (OLAP): Customer, Capital Expenditure.

(3) Mining Tools: Macro Analysis, Industry Analysis.

ISC memberikan layanan untuk menunjang penggunaan DRMS & EXIST.

Layanan ini khususnya diberikan apabila konsumen menginginkan data tertentu,

terlebih laporan berdasarkan informasi lebih lanjut dari dashboard DRMS &

EXIST. Layanan yang diberikan oleh ISC adalah:

(1) Data support. Tugas bagian ini adalah memberikan dukungan atas

permintaan data khusus yang tidak terdapat dalam dashboard DRMS &

EXIST. Data tersebut diakses langsung dari database oleh pegawai ISC dan

direpresentasikan kepada konsumen berupa laporan dalam format

Microsoft Office atau Adobe Reader.

(2) Analis support. Apabila dalam melakukan interpretasi data yang telah

tersedia dalam DRMS & EXIST konsumen membutuhkan dukungan

personel, maka ISC menyediakan pegawai mereka untuk menjadi analis

bagi bagian tertentu. Analis ini bertugas untuk mengolah informasi dari

DRMS & EXIST.

III.2.1.3 Proses Bisnis

DRMS & EXIST memiliki proses bisnis tersendiri. Proses bisnis yang

ditampilkan bertujuan agar diperoleh gambaran secara lebih terstruktur akan

kegiatan yang terjadi dalam dashboard DRMS & EXIST. Secara lebih jelasnya

proses bisnis ini direpresentasikan pada Lampiran D.

Proses berawal dari diperolehnya data mentah melalui sistem-sistem terkait. Data

tersebut kemudian disimpan ke dalam Operasional database. Khusus untuk

42

database SISKA yang terdapat pada setiap DIVRE akan dilakukan replikasi

kedalam Customer Care Database (CCDB). Selanjutnya dengan melalui proses

Extract, Transform, Loading (ETL), data disimpan ke dalam datawarehouse, pada

saat yang sama dilakukan back up data. Untuk lebih memudahkan pencarian data

dan mengefisienkan waktu loading, data disaring kembali menggunakan ETL

tools Sagent ke dalam beberapa data mart yang sesuai peruntukkannya. Laporan,

OLAP dan Mining Tools yang terdapat pada dashboard DRMS & EXIST

mengambil data dari datamart-datamart tersebut. Data-data itu kemudian

digunakan oleh manajemen untuk me-review bisnis dan kemudian mengambil

langkah tertentu untuk kemajuan bisnis organisasi.

Manajemen juga dapat melakukan permintaan data tertentu yang tidak terdapat

dalam dashboard DRMS & EXIST. Permintaan ini diserahkan kepada unit ISC

untuk melakukan kustomisasi laporan, kemudian diserahkan kepada manajemen

yang meminta data. Selain itu manajemen dapat meminta admin untuk meng-

generate laporan di dashboard DRMS & EXIST. Penunjukan dilakukan oleh unit

ISC, kemudian disetujui oleh manajemen yang bersangkutan.

III.2.1.4 Partisipan

Partisipan adalah personel yang melakukan kegiatan dalam proses bisnis DRMS

& EXIST. Pada prakteknya partisipan terbagi menjadi dua bagian, yaitu user dan

ISC. Rincian lebih detilnya sebagai berikut:

(1) User adalah pihak yang melakukan permintaan laporan dari sistem. User

juga dapat terdiri dari semua bagian di PT. TELKOM, tbk. termasuk ISC.

User dibagi menjadi beberapa pihak sesuai dengan perannya masing-

masing, yaitu:

a. Manajemen sebagai pemilik informasi yang dapat menggunakan informasi

tersedia untuk mengambil keputusan dalam bisnis. User ini dapat

melakukan akses ke dashboard DRMS & EXIT kapan saja saat dibutuhkan,

43

juga mendelegasikan wewenang kepada seorang admin untuk melakukan

generate laporan.

b. Admin berfungsi sebagai penyedia jasa teknis bagi manajemen dalam

meng-generate segala jenis laporan yang diinginkan. Admin dapat berasal

dari bagian organisasi yang sama dengan manajemen, tetapi dapat juga

berasal dari ISC khususnya bagian Software Support Center (SSC) yang

diperbantukan. Keberadaan admin tergantung atas permintaan pihak

manajemen. Admin bertugas memberikan laporan dari menu yang terdapat

pada dashboard DRMS & EXIST, mengolah sesuai permintaan dan

kebutuhan informasi manajemen, kemudian menyerahkannya dalam jangka

waktu tertentu.

c. Analis adalah pihak yang meng-generate informasi dengan tingkat

abstraksi yang lebih tinggi dari admin dan manajemen. Analis juga dapat

berasal dari setiap bagian organsisasi atau diwakili oleh pihak SSC. Fungsi

analis adalah untuk melakukan analisa informasi secara lebih detil terhadap

suatu fenomena. Dalam melakukan analisa informasi yang diturunkan dari

pihak manajemen, analis menggunakan pivot Excel untuk dapat

mengkustomisasi laporan sesuai dengan yang mereka inginkan. Fitur pivot

Excel ini menggunakan data yang diperoleh langsung dari server

datawarehouse ketika laporan di-generate.

(2) ISC adalah pihak yang melakukan pengembangan dan kustomisasi aplikasi

DRMS & EXIST. Kegiatan yang dilakukan meliputi perancangan,

pemrograman hingga tes dan perawatan DRMS & EXIST. Selain itu ISC juga

melakukan dukungan terhadap datawarehouse yang menjadi tulang punggung

laporan dengan melakukan prosedur ETL dan input data. Penjelasan mengenai

partisipan beserta aktifitasnya juga dapat dilihat secara lebih terstruktur pada

Tabel III.1.

Tabel III.1 Aktifitas Partisipan SI DRMS

Partisipan Aktifitas

User 1) Melakukan request laporan dari dashboard DRMS & EXIST.

44

Partisipan Aktifitas

2) Mengambil keputusan dalam bisnis dengan dasar informasi dari

dashboard DRMS & EXIST.

3) Melakukan analisa informasi dari DRMS &EXIST secara lebih

detil dengan mengkustomisasi laporan menggunakan pivot

excel.

ISC 1) Melakukan pengembangan dan kustomisasi aplikasi, terdiri dari

proses rekayasa peranti lunak.

2) Melakukan perawatan peranti lunak.

3) Melakukan input dan edit data.

4) Melakukan prosedur ETL.

III.2.1.5 Informasi

Informasi yang ditransaksikan dalam dashboard DRMS & EXIST terdiri dari

informasi yang berhubungan dengan produk PT. TELKOM, tbk. Produk tersebut

terdiri dari wirelines (telepon rumah), wireless (Flexi), dan interkoneksi (Speedy).

Selanjutnya informasi-informasi produk PT. TELKOM, tbk. tersebut

direpresentasikan melalui dashboard DRMS & EXIST. Rincian informasi yang

ditransaksikan dalam SI DRMS & EXIST ini dapat dilihat pada Tabel III.2.

Tabel III.2 Informasi pada DRMS & EXIST

Produk Informasi

Laporan a. Finansial: Profit & Loss, Balance Sheets, Financial Ratio, I/C

Statement, Cash Flow.

b. Operasional & Bisnis: Capacity, Market & Sales, Churn, Production,

Product, Human Resources, Operational Performance, Technology

Performance.

OLAP a. Capital Expenditure: Market & Sales, Churn, Production, Product,

Operation Performance.

b. Customer: Transport, Service Node, Access Network, Support.

45

Produk Informasi

Mining

Tools

a. Macro Analysis: Global & Regional Perspective.

b. Industry Analysis: Domestic Perspective, Power of New Entrants,

Power of Customer, Power of Product, Substitute, Power of Supplier,

Competitive Rivalry, Regulator (Telco), Technology.

III.2.1.6 Teknologi

Teknologi yang digunakan dalam aplikasi DRMS & EXIST adalah berbasis web

dengan penggunaan ETL tools. Aplikasi berbasis web menjadi pilihan karena

pengguna DRMS & EXIST ini tersebar di seluruh kantor PT. TELKOM, tbk.

Indonesia. Dengan menggunakan aplikasi berbasis web, kustomisasi,

maintenance dan delivery aplikasi menjadi lebih mudah. Sedangkan ETL tools di

tingkat server berfungsi untuk mengefisienkan waktu dalam mengambil data dari

server, dan juga untuk mengefisienkan hardware yang digunakan secara

maksimal.

Dalam prakteknya, DRMS & EXIST menggunakan tools ETL Sagent yang

dikembangkan oleh Group 1 Software. Sagent ini berfungsi sebagai instrumen

yang melakukan filterisasi informasi dari data operasional sebelum masuk ke

dalam datawarehouse. Data yang telah “bersih” inilah yang kemudian menjadi

sumber informasi bagi DRMS & EXIST.

III.2.1.7 Konteks

Dashboard DRMS & EXIST adalah aplikasi yang berjalan continuously. SI ini

ada dan selalu berfungsi untuk memberikan informasi bisnis harian maupun

bulanan PT. TELKOM, tbk. SI yang dikembangkan sebagai early warning dan

laporan performansi ini memungkinkan PT. TELKOM, tbk. untuk mendeteksi dan

menganalisa fenomena-fenomena yang terjadi dalam bisnis mereka. Konteks

dashboard DRMS & EXIST dapat terlihat lebih detail pada arsitekturnya.

46

Gambar III.3 menampilkan arsitektur DRMS & EXIST. Sumber data operasional

yang berisi informasi produk PT. TELKOM, tbk. (SISKA, Billing Trendy, SBF-

20, Billing incon, CCDB), operasional internal organisasi (SAP, product owner)

dan informasi antara PT. TELKOM, tbk. dengan pihak eksternal organisasi

(EXTERNAL). Data-data operasional yang terpisah tersebut kemudian diproses

dengan instrumen ETL untuk kemudian dimasukkan ke dalam datawarehouse.

Data di dalam datawarehouse kemudian diekstraksi kembali sesuai dengan

kebutuhan informasi dalam DRMS & EXIST ke dalam data mart. Informasi di

dalam data mart itu kemudian dapat di-generate menjadi laporan, OLAP dan

mining tools yang ditampilkan pada dashboard DRMS & EXIST. Detil database

operasional adalah sebagai berikut:

(1) Systemanalyse und Programmentwicklung (SAP): sistem Enterprise

Resource Planning untuk pengolahan proses internal organisasi, khususnya

yang berhubungan dengan Finance dan HRD.

(2) Billing incon: sistem untuk tagihan interkoneksi penggunaan jaringan

antara PT. TELKOM, tbk. dengan operator lainnya.

(3) System Billing Focus 20 (SBF-20): sebuah inisiatif billing yang secara

konvergen mengintergasikan billing produk PT. TELKOM, tbk.

(POTS/wirelines, multimedia, data, fix-wireless) ke dalam sebuah sistem

billing secara umum, khususnya untuk pasca bayar.

(4) SISKA: Billing System untuk wirelines di setiap DIVRE.

(5) Billing trendy: sistem billing untuk produk flexi trendi.

(6) Product owner: berisikan data detail produk-produk yang digunakan dan

dimiliki oleh PT. TELKOM, tbk. Produk yang dimiliki meliputi

keseluruhan sistem dan produk bisnis PT. TELKOM, tbk.

(7) CCDB: Customer Care Database untuk menampung semua data konsumen

produk wireliness pada masing-masing DIVRE.

(8) External: menyimpan data detail semua pihak di luar PT. TELKOM, tbk.

yang memiliki korelasi dengan organisasi.

47

Gambar III.3 Arsitektur Dashboard DRMS & EXIST PT. TELKOM, tbk.

III.2.1.8 Infrastruktur

DRMS & EXIST sebagai sebuah dashboard memiliki infrastruktur sebagai tulang

punggung tersedianya data dan informasi yang reliabel dan cepat. Infrastruktur SI

DRMS & EXIST dapat dilihat pada Gambar III.4. Secara umum topologi jaringan

DRMS & EXIST berbentuk star dengan server TDW (Telkom datawarehouse)

sebagai pusatnya, berlokasi di Jakarta. Server TDW memiliki backup di Bandung

yang akan melakukan replikasi setiap terdapat perubahan pada datawarehouse.

Node jaringan ini terdiri dari server operasional, yaitu SISKA dari Divisi Regional

(DIVRE) 1 sampai 7, yang masing-masing berpusat di Medan (Divre 1), Jakarta

(Divre 2), Bandung (Divre 3), Semarang (Divre 4), Surabaya (Divre 5),

Balikpapan (Divre 6) dan Makasar (Divre 7). Data-data yang diperoleh dari

masing-masing DIVRE melalui SISKA disimpan ke dalam Regional

Datawarehouse (RDW) dan CCDB. Setelah melalui proses ETL menggunakan

48

Sagent, data disimpan ke dalam Telkom Datawarehouse (TDW) yang berlokasi di

Jakarta. Untuk server operasional TRENDY, SAP, dan INCON yang berada di

Bandung dilakukan replikasi ke datawarehouse di Jakarta.

`

CCDB

RDW`

SAGENT

SISKA D1

DASHBOARD

`SAGENT

SAP

`SAGENT

TDW

INCONTRENDIMART

`

CCDB

RDW`

SAGENT

SISKA D3

`

CCDB

RDW`

SAGENT

SISKA D4

`

CCDB

RDW`

SAGENT

SISKA D5

`

CCDB

RDW`

SAGENT

SISKA D6

`

CCDB

RDW

SISKA D2

TDW MART DASHBOARD

`SAGENT SBF20

`SAGENT EXIST

`SAGENT

SBF

MEDAN

BANDUNG USI

SEMARANG

SURABAYA

BALIKPAPAN

JAKARTA

BACKUP/ANALISA

BANDUNG ISC

OPERATION

JAKARTA

`

CCDB

RDW`

SAGENT

SISKA D7

MAKASAR

Gambar III.4 Infrastruktur Dashboard DRMS & EXIST PT. TELKOM, tbk.

Instrumen ETL SAGENT, mengekstraksi data dalam datawarehouse ke dalam

datamart untuk kemudian ditampilkan pada dashboard, yang diantaranya adalah

DRMS & EXIST. Dashboard yang ditampilkan menggunakan server yang berada

di Jakarta. Back up antara data yang terdapat pada datawarehouse, datamart dan

dashboard utama di Jakarta ke Bandung dilakukan setiap terdapat perubahan.

Backup Datawarehouse yang berada di Bandung juga digunakan untuk

melakukan analisa. Penggunaan datawarehouse backup untuk aktifitas analisa

49

bertujuan agar traffic data tidak terganggu, sehingga beban jaringan dan sistem

hanya terpusat untuk transaksi data operasional produk-produk organisasi.

III.2.2 Sistem Informasi Dashboard DRMS & EXIST PT. TELKOM, tbk.

Saat ini PT. TELKOM, tbk. memiliki beberapa SI untuk menjalankan operasional

internalnya. Setiap SI tersebut digunakan untuk tujuan dan kebutuhan tertentu,

selain itu fungsi-fungsinya juga berbeda-beda. Berikut ini akan dibahas definisi SI

di PT. TELKOM, tbk. khususnya SI DRMS & EXIST. Definisi mencakup

komponen-komponen SI, yaitu people, equipment, prosedur, data/informasi.

III.2.2.1 People

Terdapat berbagai peran yang dijalankan oleh personel dalam Information System

Center (ISC) sebagai penyelenggara sistem informasi di PT. TELKOM, tbk..

Untuk DRMS & EXIST ini personel ISC terdiri atas sistem analis, programmer,

network administrator, database administrator dan support data. Tabel III.3

menjelaskan peran setiap personel dalam dashboard DRMS & EXIST.

Tabel III.3 People dashboard DRMS & EXIST

Personel Peran

System Analyst Merancang SI dashboard DRMS & EXIST saat pertama kali

dikembangkan, yaitu:

(1) Mendefinisikan dan menganalisa requirement SI untuk

memahami sifat dashboard DRMS & EXIST

(2) Merancang proses bisnis untuk mendefinisikan dan

menganalisa informasi yang mengendalikan proses

bisnis, subjek pengendali informasi dan aliran informasi.

Programmer (1) Membuat Entity Relationship Diagram (ERP).

(2) Membuat algoritma pemrograman berdasarkan proses

50

Personel Peran

bisnis.

(3) Melakukan penulisan kode berdasarkan proses bisnis.

(4) Melakukan pengujian prototype aplikasi.

(5) Melakukan perawatan peranti lunak.

Network

Administrator

Membagi instances pada saat aplikasi DRMS & EXIST

dibuat.

Database

Administrator

Melakukan perawatan tabel-tabel database DRMS & EXIST.

Support Data Merespon apabila terdapat reaksi yang timbul dari user untuk

pengolahan laporan dari dashboard DRMS & EXIST.

III.2.2.2 Equipment

Equipment pada SI dashboard DRMS & EXIST meliputi hardware, software, dan

instrumen-instrumen lain yang digunakan. Seluruh equipment tersebut tidak

digunakan secara khusus hanya untuk SI dashboard DRMS & EXIST saja, tetapi

digunakan secara bersama dengan SI lainnya. Khusus untuk software yang

digunakan mencakup proses pengembangan SI oleh ISC hingga penggunaanya

oleh owner dan responden. Seluruh equipment yang digunakan dapat dilihat pada

Tabel III.4.

Tabel III.4 Equipment DRMS & EXIST

Equipment Detil Equipment

Hardware (1) DELL/HP PC: saat ini PT. TELKOM, tbk. menggunakan

workstation dari DELL & HP untuk operasional organisasi.

(2) HP Laserjet Printer: penggunaan piranti pencetak ini

berkaitan dengan dokumen-dokumen yang harus dibuat

dalam bentuk fisik.

51

Equipment Detil Equipment

(3) HP servers: digunakan untuk datawarehouse dan aplikasi-

aplikasi.

(4) CISCO network devices (switch: CT2950 series,C3750

series, C3550 series, c4506 series, c4948 series, C510

series; router: C1760; firewall: PIX-525), NETAsq firewall

F200: perangkat jaringan komputasi internal PT.

TELKOM, tbk. agar trafik data terkendali dan aman.

Software (1) PHP, Lotus Domino: digunakan untuk pengembangan

aplikasi internal dan portal organisasi.

(2) Oracle 9i: sebuah relational database management system

(RDBMS) yang menjadi engine untuk penyimpanan data

organisasi.

(3) Microsoft Windows: operating system yang digunakan

secara massal di PT. TELKOM, tbk.

(4) web browser (firefox, IE, opera): piranti lunak yang

digunakan untuk mengakses aplikasi-aplikasi.

(5) Microsoft Office: piranti lunak dalam operasional

pekerjaan.

(6) SAGENT: ETL tools yang digunakan dalam operasi

datawarehouse agar lebih efektif dan efisien dalam waktu.

(7) SAP: sistem Enterprise Resource Planning yang digunakan

untuk mengolah sumber daya keuangan dan manusia

organisasi.

Instrumen

lain

Prosedur pengembangan/kustomisasi DRMS& EXIST

52

III.2.2.3 Application System

Application system dapat berupa peraturan dan prosedur. Pada PT. TELKOM, tbk.

telah terdapat prosedur maupun peraturan SI. Prosedur dan peraturan yang ditaati

dapat terdokumentasi maupun tidak. Hasil wawancara untuk prosedur yang

terdapat dalam aplikasi DRMS & EXIST ini adalah:

(1) DRMS & EXIST hanya dapat di delivery kepada tingkat manajemen.

(2) Setiap pengguna DRMS & EXIST memiliki account yang terdiri atas

username dan password masing-masing, dan bertanggung jawab terhadap

penggunaannya.

(3) Konsumen SI dapat mengajukan permintaan data yang tidak terdapat

dalam dashboard DRMS & EXIST. Permintaan terhadap data tersebut

dilakukan apabila berkaitan dengan kepentingan bisnis organisasi. Data

tersebut akan dikeluarkan oleh ISC dengan nota dinas yang valid.

(4) Pengembangan DRMS & EXIST yang diajukan kepada ISC akan

dikerjakan dengan skala prioritas dan kepentingan.

(5) Konsumen SI dapat meminta analis DRMS & EXIST dari ISC. Fungsi

analis ini dapat lintas bagian, dengan demikian analis yang ditunjuk

bertanggung jawab secara fungsional kepada bagian tertentu, khususnya

sebagai fungsi analis, tetapi tidak secara struktural.

(6) Datawarehouse harus memiliki backup untuk mengantisipasi force

majeure dan keadaan failure lainnya. Kriteria untuk backup data adalah

berbeda lokasi geografis dan replikasi dilakukan setiap waktu.

(7) Setiap perubahan dan permintaan yang berkaitan dengan DRMS & EXIST

harus dilakukan setelah approval nota dinas yang berwenang.

III.2.2.4 Data

Data yang dibutuhkan dalam DRMS & EXIST ini meliputi field-field dalam tabel-

tabel yang berhubungan dengan produk PT. TELKOM, tbk. Data lainnya

berhubungan dengan operasional internal organisasi dan hubungan dengan pihak

53

eksternal. Data-data tersebut diekstraksi ke dalam datawarehouse. Rangkuman

data yang digunakan dalam DRMS & EXIST sebagai berikut:

(1) Wireliness adalah produk PT. TELKOM, tbk. yang menggunakan jaringan

kabel, biasa juga digolongkan sebagai Public Ordinary Telephone System

(POTS). Data untuk mendeskripsikan produk ini adalah:

a. DOSSIER: data pelanggan pada setiap divisi regional.

b. DOSSIER_NAS: Data pelanggan/ dossier nasional POTS dari SISKA

untuk menghitung LIS, Sales dan Churn.

c. DOSSIER_REV_NAS: Data pelanggan POTS dari SISKA yang

diperkaya dengan data revenue billing.

d. FACT_TRAFFIC_ALL: Data penggunaan jaringan PT. TELKOM, tbk.

untuk POTS

(2) Wireless adalah produk PT. TELKOM, tbk. yang tidak menggunakan

jaringan kabel. Saat ini PT. TELKOM, tbk. memiliki produk wireless Code

Division Multiple Access (CDMA). Berikut ini data-datanya:

a. Flexi.ERA_LIS_DETAIL: Data pelanggan Flexy Classy (pasca bayar)

untuk menghitung LIS, Sales dan Churn

b. Flexi.WIN_SUBSCRIBER: Data pelanggan Flexy Trendy (prabayar)

c. usertelkom1.DOSSIER_TRENDY: Data pelanggan Flexy Trendy

Nasional untuk menghitung LIS dan Sales.

d. usertelkom1.DOSSIER_TRENDY_CHURN: Data pelanggan Trendy

Nasional untuk menghitung Churn.

e. usertelkom1.DOSSIER_TRENDY_REV: Data pelanggan Trendy

Nasional untuk menghitung Churn ditambah data Revenue

f. DOSSIER_NAS: Detail Data Pelanggan Flexi

g. FLEXI.REV_DETAIL: Data Pelanggan Flexi Classy

h. Flexi.ERA_LIS_REV: Data pelanggan Classy yang diperkaya dengan

data revenue billing.

i. FACT_TRAFFIC_FLEXI: Data penggunaan jaringan PT. TELKOM,

tbk. untuk Flexi.

54

(3) Interkoneksi adalah data penggunaan jaringan PT. TELKOM, tbk. untuk

melakukan transaksi data dengan pihak eksternal, dalam hal ini operator

telekomunikasi lain. Data yang berhubungan dengan interkoneksi adalah

data trafik penggunaan jaringan.

(4) Finance adalah data yang berhubungan dengan seluruh aktifitas keuangan

perusahaan. Data-data ini diperoleh dari sistem Enterprise Resources

Planning SAP, dan diekstraksi ke dalam field PMS_SAP_ALL.

(5) Human Resources berisikan detil data sumber daya manusia PT. TELKOM,

tbk. yang diekstraksi dari SAP juga.