22

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Umum Organisasi

3.1.1.Sejarah dan Perkembangan Organisasi

Sumber: Kejaksaan Agung Republik Indonesia

Gambar III.1.

Kejaksaan Agung Republik Indonesia

1. Sebelum Reformasi

Peranan Kejaksaan sebagai satu-satunya lembaga penuntut secara resmi

difungsikan pertama kali oleh Undang-Undang pemerintah zaman pendudukan

tentara Jepang No. 1/1942, yang kemudian diganti oleh Osamu Seirei No.3/1942,

23

No.2/1944 dan No.49/1944. Eksistensi kejaksaan itu berada pada semua jenjang

pengadilan, yakni sejak Saikoo Hoooin (pengadilan agung), Koootooo Hooin

(pengadilan tinggi) dan Tihooo Hooin (pengadilan negeri). Begitu Indonesia

merdeka, fungsi seperti itu tetap dipertahankan dalam Negara Republik Indonesia.

Hal itu ditegaskan dalam Pasal II Aturan Peralihan UUD 1945, yang diperjelas oleh

Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 2 Tahun 1945. Isinya mengamanatkan bahwa

sebelum Negara R.I. membentuk badan-badan dan peraturan negaranya sendiri sesuai

dengan ketentuan Undang-Undang Dasar, maka segala badan dan peraturan yang ada

masih langsung berlaku.

Karena itulah, secara yuridis formal, Kejaksaan R.I. telah ada sejak

kemerdekaan Indonesia diproklamasikan, yakni tanggal 17 Agustus 1945. Dua hari

setelahnya, yakni tanggal 19 Agustus 1945, dalam rapat Panitia Persiapan

Kemerdekaan Indonesia (PPKI) diputuskan kedudukan Kejaksaan dalam struktur

Negara Republik Indonesia, yakni dalam lingkungan Departemen Kehakiman.

Kejaksaan RI terus mengalami berbagai perkembangan dan dinamika secara terus

menerus sesuai dengan kurun waktu dan perubahan sistem pemerintahan. Sejak awal

eksistensinya, hingga kini Kejaksaan Republik Indonesia telah mengalami 22 periode

kepemimpinan Jaksa Agung.

Seiring dengan perjalanan sejarah ketatanegaraan Indonesia, kedudukan

pimpinan, organisasi, serta tata cara kerja Kejaksaan RI, juga juga mengalami

berbagai perubahan yang disesuaikan dengan situasi dan kondisi masyarakat, serta

bentuk negara dan sistem pemerintahan.Menyangkut Undang-Undang tentang

Kejaksaan, perubahan mendasar pertama berawal tanggal 30 Juni 1961, saat

24

pemerintah mengesahkan Undang-Undang Nomor 15 tahun 1961 tentang Ketentuan-

Ketentuan Pokok Kejaksaan RI. Undang-Undang ini menegaskan Kejaksaan sebagai

alat negara penegak hukum yang bertugas sebagai penuntut umum (pasal 1),

penyelenggaraan tugas departemen Kejaksaan dilakukan Menteri / Jaksa Agung

(Pasal 5) dan susunan organisasi yang diatur oleh Keputusan Presiden.

Terkait kedudukan, tugas dan wewenang Kejaksaan dalam rangka sebagai alat

revolusi dan penempatan kejaksaan dalam struktur organisasi departemen, disahkan

Undang-Undang Nomor 16 tahun 1961 tentang Pembentukan Kejaksaan Tinggi. Pada

masa Orde Baru ada perkembangan baru yang menyangkut Kejaksaan RI sesuai

dengan perubahan dari Undang-Undang Nomor 15 Tahun 1961 kepada Undang-

Undang Nomor 5 Tahun 1991, tentang Kejaksaan Republik Indonesia. Perkembangan

itu juga mencakup perubahan mendasar pada susunan organisasi serta tata cara

institusi Kejaksaan yang didasarkan pada adanya Keputusan Presiden No. 55 tahun

1991 tertanggal 20 November 1991.

2. Masa Reformasi

Masa Reformasi hadir ditengah gencarnya berbagai sorotan terhadap

pemerintah Indonesia serta lembaga penegak hukum yang ada, khususnya dalam

penanganan Tindak Pidana Korupsi. Karena itulah, memasuki masa reformasi

Undang-undang tentang Kejaksaan juga mengalami perubahan, yakni dengan

diundangkannya Undang-Undang Nomor 16 Tahun 2004 tentang Kejaksaan RI, Pasal

2 ayat (1) ditegaskan bahwa “Kejaksaan R.I. adalah lembaga pemerintah yang

melaksanakan kekuasaan negara dalam bidang penuntutan serta kewenangan lain

berdasarkan undang-undang”. untuk menggantikan Undang-Undang Nomor 5 Tahun

25

1991. Artinya, bahwa dalam melaksanakan fungsi, tugas dan wewenangnya terlepas

dari pengaruh kekuasaan pemerintah dan pengaruh kekuasaan lainnya.

Ketentuan ini bertujuan melindungi profesi jaksa dalam melaksanakan tugas

profesionalnya. Selain itu, Pasal 31 UU No. 16 Tahun 2004 menegaskan bahwa

Kejaksaan dapat meminta kepada hakim untuk menetapkan seorang terdakwa di

rumah sakit atau tempat perawatan jiwa, atau tempat lain yang layak karena

bersangkutan tidak mampu berdiri sendiri atau disebabkan oleh hal-hal yang dapat

membahyakan orang lain, lingkungan atau dirinya sendiri. Selanjutnya Pasal 33

mengatur bahwa dalam melaksanakan tugas dan wewenangnya, Kejaksaan membina

hubungan kerjasama dengan badan penegak hukum dan keadilan serta badan negara

atau instansi lainnya. Kemudian Pasal 34 menetapkan bahwa Kejaksaan dapat

memberikan pertimbangan dalam bidang hukum kepada instalasi pemerintah lainnya.

Pada masa reformasi pula Kejaksaan mendapat bantuan dengan hadirnya

berbagai lembaga baru untuk berbagi peran dan tanggungjawab. Kehadiran lembaga-

lembaga baru dengan tanggungjawab yang spesifik ini mestinya dipandang positif

sebagai mitra Kejaksaan dalam memerangi korupsi. Sebelumnya, upaya penegakan

hukum yang dilakukan terhadap tindak pidana korupsi, sering mengalami kendala.

Hal itu tidak saja dialami oleh Kejaksaan, namun juga oleh Kepolisian RI serta

badan-badan lainnya. Upaya pemberantasan korupsi sudah dilakukan sejak dulu

dengan pembentukan berbagai lembaga. Kendati begitu, pemerintah tetap mendapat

sorotan dari waktu ke waktu sejak rezim Orde Lama. Undang-Undang Tindak Pidana

Korupsi yang lama yaitu UU No. 31 Tahun 1971, dianggap kurang bergigi sehingga

diganti dengan UU No. 31 Tahun 1999. Dalam UU ini diatur pembuktian terbalik

26

bagi pelaku korupsi dan juga pemberlakuan sanksi yang lebih berat, bahkan hukuman

mati bagi koruptor.

Akhirnya, UU No. 30 Tahun 2002 dalam penjelasannya secara tegas

menyatakan bahwa penegakan hukum dan pemberantasan korupsi yang dilakukan

secara konvensional selama ini terbukti mengalami berbagai hambatan. Untuk itu,

diperlukan metode penegakan hukum luar biasa melalui pembentukan sebuah badan

negara yang mempunyai kewenangan luas, independen, serta bebas dari kekuasaan

manapun dalam melakukan pemberantasan korupsi, mengingat korupsi sudah

dikategorikan sebagai extraordinary crime.Karena itu, UU No. 30 Tahun 2002

mengamanatkan pembentukan pengadilan Tindak Pidana Korupsi yang bertugas dan

berwenang memeriksa dan memutus tindak pidana korupsi. Sementara untuk

penuntutannya, diajukan oleh Komisi Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi (KPK)

yang terdiri dari Ketua dan 4 Wakil Ketua yang masing-masing membawahi empat

bidang, yakni Pencegahan, Penindakan, Informasi dan Data, Pengawasan internal dan

Pengaduan masyarakat.

Kejaksaan Agung Republik Indonesia memiliki Visi dan Misi tersendiri, yaitu:

1. Visi Kejaksaan R.I:

Kejaksaan sebagai lembaga penegak hukum yang bersih, efektif, efisien,

transparan, akuntabel, untuk dapat memberikan pelayanan prima dalam

mewujudkan supremasi hukum secara profesional, proporsional danbermartabat

yang berlandaskan keadilan, kebenaran, serta nilai – nilai kepautan.

27

2. Misi Kejaksaan R.I :

1. Mengoptimalkan pelaksanaan fungsi Kejaksaan dalam pelaksanaa tugas dan

wewenang, baik dalam segi kualitas maupun kuantitas penanganan perkara

seluruh tindak pidana, penanganan perkara Perdata dan Tata Usaha Negara,

serta pengoptimalan kegiatan Intelijen Kejaksaan, secara profesional,

proposional dan bermartabat melalui penerapan Standard Operating Procedure

(SOP) yang tepat, cermat, terarah, efektif, dan efisien.

2. Mengoptimalkan peranan bidang Pembinaan dan Pengawasan dalam rangka

mendukung pelaksanaan tugas bidang-bidang lainnya, terutama terkait dengan

upaya penegakan hukum.

3. Mengoptimalkan tugas pelayanan publik di bidang hukum dengan penuh

tanggung jawab, taat azas, efektif dan efisien, serta penghargaan terhadap hak-

hak publik.

4. Melaksanakan pembenahan dan penataan kembali struktur organisasi

Kejaksaan, pembenahan sistem informasi manajemen, menerbitkan dan menata

kembali manajemen administrasi keuangan, peningkatan sarana dan prasarana,

serta peningkatan kesejahteraan pegawai melalui tunjangan kinerja atau

remunerasi, agar kinerja Kejaksaan dapat berjalan lebih efektif, efisien,

transparan, akuntabel dan optimal.

5. Membentuk aparat Kejaksaan yang handal, tangguh, profesional, bermoral dan

beretika guna menunjang kelancaran pelaksanaan tugas pokok, fungsi dan

wewenang, terutama dalam upaya penegakan hukum yang berkeadilan serta

tugas-tugas lainnya yang terkait.

28

3.1.2.Struktur dan Tata Kerja Organisasi

Sumber: Pusat Penerangan Hukum Kejaksaan Agung Republik Indonesia

Gambar III.2.

Struktur Organisasi Puspenkum Kejaksaan Agung Republik Indonesia

Fungsi dan tugas dari masing-masing jabatan dalam struktur organisasi tersebut

secara berurutan adalah sebagai berikut:

1. Kepala Pusat Penerangan Hukum

Kepala Pusat Penerangan Hukum lebih dikenal sebagai “humas”-nya Kejaksaan

Agung. Bagian dari lembaga unit organisasi dalam suatu lembaga pemerintahan

yang melakukan fungsi managemen bidang komunikasi dan informasi. Puspenkum

adalah humas dari Kejaksaan serta dalam melaksanakan tugas dan kewenangannya

haruslah menjunjung nilai-nilai moral yang mengikat dalam berucap, bersikap dan

berperilaku dalam pelaksanaan tugas, fungsi, wewenang, serta tanggungjawabnya

sebagaimana termuat dalam Kode Etik Humas Pemerintahan.

Kepala Pusat Penerangan

Hukum

Bidang Penerangan dan Penyuluhan

Hukum

Bidang Hubungan Media Massa

Bidang Hubungan Antar Lembaga

Negara

Kelompok Jabatan Fungsional

Bagian Tata Usaha Sekretaris Pribadi

Puspenkum

29

2. Kelompok Jabatan Fungsional

Kelompok Jabatan Fungsional pada Pusat Penerangan Hukum terdiri dari tenaga

Fungsional Jaksa, Fungsional Pranata Hubungan Masyarakat dan Fungsional

Pranata Komputer serta fungsional lainnya yang diatur berdasarkan peraturan

perundang-undangan yang berlaku.

3. Bagian Tata Usaha

Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan penyusunan program, urusan

ketatausahaan dan kerumahtanggaan Pusat Penerangan Hukum.

4. Sekretaris Pribadi Puspenkum

Sekretaris bertugas membantu meringankan pekerjaan pimpinan di Pusat

Penerangan Hukum seperti menyusun dan mebuat jadwal pimpinan, menangani

rapat, menangani perjalanan dinas, mengarsip, menerima tamu, dan lainya.

5. Bidang Penerangan dan Penyuluhan Hukum

Bidang Penerangan dan Penyuluhan Hukum mempunyai tugas melaksanakan

perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan penerangan dan penyuluhan

hukum, peningkatan kesadaran hukum masyarakat serta mempersiapkan perangkat

pendukung kegiatannya.

6. Bidang Hubungan Media Massa

Bidang Hubungan Media Massa mempunyai tugas melaksanakan penyiapan

materi dan sarana publikasi mengenai berbagai masalah yang menyangkut

kegiatan kejaksaan untuk kepentingan pemberitaan, pelaksanaan pengelolaan

informasi dan dokumentasi.

30

7. Bidang Hubungan Antar Lembaga Negara, Lembaga Pemerintah dan Non

Pemerintah

Bidang Hubungan Antar Lembaga Negara Lembaga Pemerintah dan Non

Pemerintah mempunyai tugas melaksanakan pembinaan hubungan kerjasama dan

pemberian pelayanan teknis penerangan hukum kepada Lembaga Negara,

Lembaga Pemerintah, dan Non Pemerintah serta Lembaga lainnya di dalam dan

luar negeri, penghimpunan dan pengolahan bahan-bahan yang berkaitan dengan

hubungan kerjasama serta pengelolaan Pos Pelayanan Hukum dan Peneriman

Pengaduan Masyarakat.

3.1.3.Kegiatan Organisasi

Sumber: Puspenkum Kejaksaan Agung R.I

Gambar III.3.

Pusat Penerangan HukumKejaksaan Agung R.I

Puspenkum (Pusat Penerangan Hukum)merupakan bidang disalah

satuKejaksaan Agung Republik Indonesia yang berkedudukan sebagai pelaksana

31

tugasyang bergerak di Kelompok Jabatan Fungsional, Bidang Penerangan dan

Penyuluhan Hukum, Hubungan Media Massa, Hubungan Antar Lembaga Negara,

Lembaga Pemerintah dan Non Pemerintah, yang karena sifatnya tidak tercakup dalam

satuan organisasi Kejaksaan lainnya, secara teknis bertanggung jawab langsung

kepada Jaksa Agung dan secara administratif kepada Jaksa Agung Muda Bidang

Intelijen.

Puspenkum adalah humas dari Kejaksaan Agung RI serta di dalam

melaksanakan tugas dan kewenangannya haruslah menjunjung nilai-nilai moral yang

mengikat dalam berucap, bersikap dan berperilaku dalam pelaksanaan tugas, fungsi,

wewenang, serta tanggungjawabnya sebagaimana termuat dalam Kode Etik Humas

Pemerintahan.

3.2. Hasil Penelitian

3.2.1.Prosedur Penanganan Rapat Pimpinan

Di Pusat Penerangan Hukum Kejaksaan Agung Republik Indonesia ada 6

(enam) tahapan prosedur penanganan rapat pimpinan. Pertama-tama adalah pimpinan

memerintahkan sekretaris untuk membuat surat undangan rapat. Kedua sekretaris

membuat surat undangan rapat. Ketiga sekretaris meminta persetujuan pimpinan, dan

pimpinan menandatanganinya. Keempat sekretaris membuat agenda rapat. Kelima

sekretaris mencatat jadwal kegiatan Kapuspenkum. Yang terakhir keenam surat

undangan dicopydan dibagikan ke staf yang mengikuti rapat.

Berikut adalah tahapan alur prosedur penanganan rapat pimpinan di Pusat

Penerangan Hukum, adalah sebagai berikut:

32

Pimpinan Sekretaris Staf / Peserta Rapat

Setuju

Tidak

Sumber: Pusat Penerangan Hukum Kejaksaan Agung R.I, (2016)

Gambar III.4.

Start

Surat Undangan

Rapat Surat Undangan

Rapat

Surat Undangan

yang sudah

ditandatangan TTD dan Stempel

End

Jadwal

Kegiatan

Surat Undangan

Rapat di Copy

Surat Undangan

Rapat

Agenda Rapat

Proses

Pembuatan Surat

Undangan

33

Alur Prosedur Penanganan Rapat

1. Pimpinan memerintahkan sekretaris membuat surat undangan rapat.

Pertama-tama yang harus dilakukan dalam mengadakan rapat di Pusat

Penerangan Hukum pada Kejaksaan Agung Republik Indonesia adalah pimpinan

memerintahkan sekretaris untuk membuat surat undangan rapat sesuai dengan

rapat yang ditentukan oleh pimpinan.

2. Pembuatan surat undangan rapat

Setelah rapat sudah ditentukan pimpinan,barulah sekretaris membuat surat

undangan rapatnya yang bertujuan untuk semua staf yang mengikuti rapat wajib

hadir ke rapat tersebut sehingga rapat dapat berjalan sebagaimana mestinya dan

mendapatkan hasil maksimal yang diinginkan oleh pimpinan. Berikut adalah

contoh surat undangan rapat yang berisikan tentang undangan menghadiri rapat,

dengan tema Rapat Dinas Pelatihan Pimpinan Pusat Penerangan Hukum di

Kejaksaan Agung Republik Indonesia, yang akan diadakah pada hari Senin,

tanggal 11 April 2016, pada pukul 09.00 s/d 11.00 WIB, dan akan diselenggarakan

di tempat Ruang Rapat Pusat Penerangan Hukum Lt. 1. adalah sebagai berikut:

34

Sumber: PusatPeneranganHukumKejaksaan R.I, April 2016

Gambar III.5.

Surat Undangan Rapat Dinas Pelatihan Pimpinan

35

3. Pimpinan menandatangani surat rapat

Setelah surat undangan rapat sudah dibuat lalu sekretaris meminta persetujuan

pimpinan, jika pimpinan setuju surat undangan tersebut di tandatangan dan di

stempel oleh pimpinan, jika tidak sekretaris harus membuat surat undangan lagi

sesuai dengan ketentuan dan perintah dari pimpinan.

4. Pembuatan Agenda Rapat

Setelah surat undangan sudah mendapat persetujuan pimpinan, prosedur

berikutnya yang harus dilakukan sekretaris adalah membuat agenda rapat, tujuan

dibuat agenda rapat ini agardapat mengetahui pada waktu kapan rapat di mulai,

kegiatan apa yang ingin di permasalahkan, di tempat mana rapat diadakan dan

siapa yang mengarahkan rapat tersebut.Berikut adalah contoh agenda rapat pada

bulan April 2016, kolom agenda rapat ini berisikan Nomor. Waktu, yaitu jam

berapa sampai jam berapa kegiatan tersebut dilaksanakan. Kegiatan, yaitu apa saja

permasalahan yang akan dibahas dalam rapat.Keterangan, yaitu penanggung jawab

atau rapat diarahkan oleh siapa. Diantaranya adalah, sebagai berikut:

36

Sumber: PusatPeneranganHukum

Sumber: PusatPeneranganHukumKejaksaanAgung R.I, April 2016

Gambar III.6.

Agenda Rapat Dinas Pelatihan Pimpinan

37

Rapat ini dilaksanakan pada hari Senin, tanggal 11 April 2016, bertepat di

ruang rapat Pusat Penerangan Hukum Lt. 1, kegiatan yang dilakukan adalah jam

09.00-09.30 WIB pembukaan di buka oleh Bapak Supriono, Spd.I, jam 09.30-

10.00 WIB pengarahan dari Ketua Pusat Penerangan Hukum oleh Bapak Amir

Yanto, SH.,MM.,MH, jam 10.00-11.00 WIB pembahasan materi dan tanya jawab

bersama Ketua Pusat Penerangan Hukum dan para Staf, jam 11.00 WIB penutup di

tutup oleh Bapak Supriono, Spd.I.

5. Mencatat Jadwal Kegiatan Kapuspenkum

Lalu prosedur berikutnya sekretaris mencatat jadwal kegiatan Kapuspenkum

di papan tulis yang terdapat di ruangan sekretaris Pusat Penerangan Hukum, tujuan

mencatat jadwal kegiatan tersebut agar sekretaris tidak lupa dan selalu ingat apa

saja kegiatan yang ada di Pusat Penerangan Hukum. Kolom jadwal kegiatan berisi

No, Hari/Tanggal, Jam, Acara, dan Keterangan. Bukan kegiatan rapat saja yang

dicatat melainkan kegiatan lain seperti acara resepsi pernikahan, acara pelatihan,

acara arisan dan lainnya. Contoh jadwal kegiatan Kapuspenkum di papan tulis,

sebagai berikut:

38

Sumber: Pusat Penerangan Hukum Kejaksaan Agung R.I

Gambar III.7.

Jadwal Kegiatan Kapuspenkum

6. Surat undangan dibagikan ke staf

Yang terakhir sesudah sekretaris membuat agenda rapat serta mencatat jadwal

kegiatan Kapuspenkum barulah sekretaris mengcopy surat undangan rapat yang

sudah ditandatangani dan mendapat persetujuan pimpinan, surat undangan

tersebut dicopy sebanyak yang di perlukan kemudian dibagikan ke semua staf

yang mengikuti rapat.

39

3.2.2.Persiapan Pelaksanaan Kegiatan Rapat

Dalampersiapanpelaksanaankegiatanrapat di

PusatPeneranganHukumKejaksaanAgungRepublik Indonesia ada 3 (tiga) tahapan

yang sekretarisharuslakukan, yaitusebagai berikut:

1. Ruang Rapat

Terlebih dahulu sekretaris harus menyiapkan ruangan rapat, apakah ruang rapat

bisa digunakan pada Hari/Tanggal, Waktu yang akan dilaksanakan rapat tersebut.

Pada saat menyiapkan ruangan rapat perlu diperhatikan dari segi efektifitas,

kuantitas sebagai jumlah sesuai dengan jumlah peserta dan kenyamanan sehingga

rapat dapat berjalan dengan lancar. Ada 2 (dua) contoh ruang rapat pada

Kejaksaan Agung Republik Indonesia, diantaranya adalah:

a. Tata ruang rapat Pusat Penerangan Hukum, lantai 1

Ruangan ini berbentuk U-shape style khusus untuk karyawan Pusat Penerangan

Hukum dirancang untuk rapat yang melibatkan adanya peran serta semua

peserta rapat, kontak mata dan keintiman antara peserta dengan pemimpin rapat

sangat diperlukan. Kapasitas tata ruang rapat seperti ini sesuai untuk jumlah

peserta 10-30 orang, contohnya adalah sebagai berikut:

40

Sumber: Pusat Penerangan Hukum Kejaksaan Agung R.I

Gambar III.8.

Ruang Rapat Pusat Penerangan Hukum, Lt. 1

b. Tata ruang rapat Aula Jaksa Agung Muda Bidang Intelijen, Lt. 3

Ruangan ini berbentuk Theater style tidak terdapat meja, bentuk ruangan seperti

ini sangat ideal untuk acara-acara seperti ceramah, seminar, pidato, peluncur

produk dan sebagainya. Kapasitas peserta 100-175 orang. Ruangan seperti ini

sesuai untuk rapat yang tujuannya mengkomunikasi kan secara nonverbal

kepada peserta bahwa mereka diminta datang hanya untuk mendengarkan apa

yang disampaikan pemimpin rapat. Kontak mata peserta hanya tertuju kepada

pemimpin rapat, contohnya adalah sebagai berikut:

41

Sumber: Kejaksaan Agung Republik Indonesia

Gambar III.9.

Ruang Rapat Aula Jaksa Agung Muda Bidang Intelijen, Lt. 3

2. Perlengkapan dan Peralatan Rapat

Setelah ruangan rapat sudah siap, sekretaris mempersiapkan perlengkapan dan

peralatan rapat agar rapat tersebut dapat berjalan dengan lancar. Adapun

perlengkapan dan peralatan rapat yang ada di Pusat Penerangan Hukum Kejaksaan

Agung Republik Indonesia adalah sebagai berikut:

a. Meja dan bangku yang digunakan sesuai dengan jumlah peserta rapat;

b. Netbook/Laptop;

c. Papan Layar, Proyektor LCD, Laser Pointer;

d. Peralatan audio visual;

e. Sound system, Tape Recorder, Mikrofon;

42

f. Map / bahan-bahan rapat;

g. Block note, note paper (kertas pencatat) dan alat tulis.

h. Konsumsi (snack/makanan ringan)

3. Daftar Hadir Rapat

Setelah mempersiapkan ruangan rapat serta perlengkapan dan peralatan rapat,

sekretaris menyiapkan daftar hadir peserta rapat sesuai dengan jumlah peserta

yang akan mengikuti rapat tersebut. Kolom daftar hadir rapat terdiri dari Nomor,

Nama, Jabatan, Tandatangan. Berikut adalah gambar Daftar Hadir Rapat Dinas

Pelatihan Pimpinan Pusat Penerangan Hukum pada tanggal 11 April 2016, total

peserta rapat seharusnya 12 orang, tetapi yang hadir 10 orang dan tidak hadir 2

orang, seluruh peserta adalah Staf/Karyawan Pusat Penerangan Hukum:

43

Sumber: PusatPeneranganHukumKejaksaan RI, April 2016

Gambar III.10

DaftarHadirRapatDinas Pelatihan Pimpinan

44

3.2.3.Kendala dan Solusi Rapat Pimpinan

Adapun kendala-kendala yang dihadapi sekretaris dalam melaksanakan rapat

pimpinan di Pusat Penerangan Hukum Kejaksaan Agung Republik Indonesia dan

adapun cara mengatasi kendala tersebut adalah:

1. Kendala dalam Rapat

a. Sekretaris sudah membuat surat undangan rapat lalu meminta persetujuan

pimpinan, tetapi pimpinan tidak setuju dengan surat tersebut dan ada koreksi.

b. Sekretaris sudah menyebarkan surat undangan rapat, tetapi pimpinan tiba-tiba

mengganti jadwal rapat tersebut karena ada keperluan mendadak yang sangat

penting.

c. Ada benturan jadwal rapat dengan rekan kerja di luar.

d. Benturan dalam pemakaian ruang rapat.

e. Ada peserta rapat yang tidak hadir.

2. Solusi atau Cara Mengatasinya

a. Sekretaris harus membuat lagi surat undangan tersebut membetulkan apa saja

yang salah lalu dibenarkan sesuai dengan perintah dan ketentuan pimpinan.

b. Sekretaris harus mengganti surat undangan tersebut untuk diberikan kepada

peserta rapat dan menjelaskan kepada peserta rapat kenapa rapat dibatalkan

dan jadwal akan diundur.

c. Yang harus sekretaris lakukan adalah sekretaris harus mengutamakan rapat

yang lebih penting, sedangkan rapat yang kurang penting bisa digantikan

dengan staf lain yang menguasai materi rapatnya.

45

d. Ruangan rapat yang dipakai harus didahulukan dengan jenis rapatnya yang

lebih penting, dan yang kurang penting sekretaris bisa menggantikan ruang

rapat dibidang lain, sekretaris harus mengkonfirmasi terlebih dahulu dengan

sekretaris dibidang lainnya apakah ruang tersebut bisa dipakai.

e. Menggantikan staf lain yang menguasai materi rapatnya. Apabila rapat

penting peserta yang tidak hadir diberi surat peringatan supaya pada rapat-

rapat yang akan datang bisa dikonfirmasikan terlebih dahulu bila tidak bisa

hadir, tetapi apabila rapat tidak terlalu penting sekretaris membiarkan jika

peserta ada yang tidak hadir.