Upload
others
View
27
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
20
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Instansi
Analisa dan riset penulis melakukan terlebih dahulu pada Kantor Kecamatan
Cikampek yang berada pada Jalan Ahmad Yani No. 105 Cikampek Selatan, Kabupaten
Karawang, Provinsi Jawa Barat. Jam operasional Kantor Kecamatan Cikampek dibuka
setiap senin-jum’at pukul 08:00-15:00 WIB.
3.1.1. Sejarah Instansi
Kecamatan Cikampek adalah sebuah Kecamatan di Kabupaten Karawang,
Propinsi Jawa Barat, Indonesia. Kecamatan ini termasuk kecamatan timur dari
Kabupaten Karawang. Kedudukan, Tugas dan Fungsi dari Kecamatan Cikampek ini
yaitu Mengkoordinasikan kegiatan pemberdayaan masyarakat, Mengkoordinasikan
upaya penyelenggaraan Trantibum, Mengkoordinasikan penyelenggaraan kegiatan
pemerintahan di tingkat kecamatan dan Membina penyelenggaraan pemerintahan desa.
Sedangkan Program dari kecamatan ini yaitu Musyawarah Perencanaan Pembangunan
Desa/Kecamatan, Peyelenggaraan Pembinaan Pemerintahan Desa dan Peningkatan
Disiplin Pegawai Negeri.
Adapun batas-batas wilayah Kecamatan Cikampek yaitu :
1. Sebelah Utara berbatasan dengan Kecamatan Tirtamulya.
2. Sebelah Selatan berbatasan dengan Kecamatan Klari
21
3. Sebelah Barat berbatasan dengan Kecamatan Purwasari.
4. Sebelah Timur berbatasan dengan Kecamatan Kotabaru.
1. Visi Kecamatan Cikampek
“Terwujudnya Pelayanan Publik yang Profesional , Responsif dan Akuntabel”.
2. Misi Kecamatan Cikampek
a.) Meningkatkan Kualitas Kinerja Pelayanan Publik
b.) Meningkatkan Kualitas Fungsi Koordinasi Penyelenggaraan Pemerintahan
Umum
c.) Meningkatkan Pemberdayaan Masyarakat.
3.1.2. Struktur Organisasi
A. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur Organisasi merupakan suatu susunan dari organisasi yang
menggambarkan dan menunjukan suatu hubungan antar bagian dari tiap anggota sesuai
dengan bidang pekerjaannya masing-masing. Struktur organisasi ini menggambarkan
kedudukan, jabatan, wewenang dan tanggung jawab seorang pekerja dalam perusahaan
atau organisasi sesuai tugas dan keahliannya. Dengan adanya struktur organisasi
tersebut akan menjadi jelas apa yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-
masing bagi karyawan.
22
Adapun struktur organisasi di Kecamatan Cikampek adalah:
CAMAT
SYUEB H. SULAIMAN, SH. MM
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
- UPTD PERUMAHAN RAKYAT DAN KAWASAN
PEMUKIMAN
- UPTD PERTANIAN
- UPTD PERKEBUNAN
- UPTD PENDIDIKAN SD & PAUD
- UPTD PUSKESMAS
- UPTD KANTOR URUSAN AGAMA
- UPTD PUPR
- UPTD PASAR
- UPTD PENGENDALIAN PENDUDUK &
KELUARGA BERENCANA
- UPTD PEMBERDAYAAN PEREMPUAN &
PERLINDUNGAN ANAK
- UPTD PERINDUSTRIAN & PERDAGANGAN
- UPTD LINGKUNGAN HIDUP & KEBERSIHAN
SEKRETARIS CAMAT
ASEP AMRULLAH, S.Pd
SUBAG UMUM
PROGRAM & PELAPORAN
FATMAWATI, SH
SUBAG
KEPEGAWAIAN & KEUANGAN
TITIN ERWATY
SEKSI
PMD
EMAN SULAEMAN
SEKSI
KESEJAHTERAAN SOSIAL
SRI SUKARTINAH
SEKSI
PELAYANAN UMUM
Hj. NENENG RISNAENI
SEKSI
PEMERINTAHAN
H. HENDI SUHARYADI
SEKSI
KETENTRAMAN & KETERTIBAN
Drs. TITO YUNIANTO
Sumber: Tata Usaha Kecamatan Cikampek (2019)
Gambar III.1. Struktur Organisasi Kecamatan Cikampek
B. Fungsi Organisasi Kecamatan Cikampek
Untuk melengkapi struktur organisasi suatu perusahaan, diperlukan uraian tugas
yang akan menjelaskan mengenai wewenang dan tanggung jawab dan fungsi dalam
perusahaan. Berikut uraian fungsi organisasi jabatan Kecamatan Cikampek yaitu :
1. Camat
a. sebagian kewenangan yang dilimpahkan oleh bupati untuk menangani sebagian
urusan otonomi daerah.
b. Mengkoordinasikan kegiatan pemberdayaan masyarakat.
c. Mengkoordinasikan upaya penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum.
23
d. Membina menyelenggarakan pemerintahan desa dan kelurahan.
e. Memimpin, mengatur, membina dan mengendalikan pelaksanaan tugas pokok
dan fungsional kecamatan.
f. Menetapkan kebijakan teknis oprasional kecamatan sesuai dengan kebijakan
umum dan daerah .
g. Menetapkan rencana dan program kerja kecamatan sesuai dengan kebutuhan dan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2. Sekertaris Camat
a. Menyiapkan bahan dan melaksanakan penyusunan program dan rencana
kegiatan.
b. Menyiapkan bahan dan melaksanakan pengelolaan ketatausahaan/surat
menyurat.
c. Menyiapkan bahan dan melaksanakan pengelolaan keuangan.
d. Menyiapkan bahan dan melaksanakan pengelolaan kepegawaian.
e. Menyiapkan bahan dan melaksanakan urusan kehumasan dan keprotokolan.
f. Menyiapkan bahan evaluasi dan dokumentasi serta melaksanakan pelaporan
kegiatan.
g. Melaksanakan pelayanan administrasi kepada seluruh unsur organisasi
kecamatan.
h. Melaksanakan koordinasi dan kerjasama dengan instansi/unit kerja terkait
dibidang tugasnya.
i. Mengevaluasi pelaksanaan tugas.
j. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai bidang tugasnya.
24
3. Subag Umum
a. Menyusun rencana kerja sebagai pedoman pelaksanaan tugas dan kerja tahunan.
b. Melaksanakan kegiatan surat menyurat, pengetikan dan penggandaan.
c. Menyiapkan bahan dan menyusun rencana kebutuhan barang unit (RKBU) dan
rencana tahunan barang unit (RTBU).
4. Subag Kepegawaian dan Keuangan
a. Menyusun rencana dan melaksanakan pengumpulan, pengelolaan analisa dan
penyajian data.
b. Menghimpun, menyiapkan bahan dan menyusun program dan rencana kerja
kecamatan.
c. Menghimpun, menyiapkan bahan dan menyusun rencana strategis, serta laporan
akuntabilitas kecamatan.
d. Menyusun rencana anggaran bulanan dan triwulan.
e. Menghimpun, menyiapkan bahan dan menyusun rencana kegiatan dang
anggaran (RKA) serta bahan rapat koordinasi pembangunan Rakorbang) dan
penyusunan anggaran pendapatan belanja daerah (APBD) dalam lingkup
tugasnya.
5. Kepala Seksi Pemerintahan
a. Melakukan pembinaan dan pengawasan tertib administrasi pemerintahan
kelurahan.
b. Memberikan bimbingan, supervisi, fasilitasi dan konsultasi pelaksanaan
administrasi kelurahan.
25
c. Membantu mempersiapkan bahan pembinaan dan pengawasan terhadap Lurah.
d. Melakukan pembinaan dan pengawasan terhadap perangkat kelurahan.
e. Melakukan evaluasi penyelenggaraan pemerintahan kelurahan di tingkat
kecamatan.
f. Mengumpulkan, mensistemasikan dan menganalisa data bidang pemerintahan
dan sosial politik di kecamatan.
g. Mempersiapkan bahan-bahan kegiatan dalam rangka pembinaan imigrasi,
urbanisasi dan perpindahan penduduk.
h. Melaksanakan pembinaan pelaksanaan administrasi kependudukan dan
pencatatan sipil serta melaksanakan pembinaan administrasi kelurahan.
i. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Camat sesuai bidang tugasnya.
j. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan atas pelaksanaan tugas kepada
Camat sesuai standar yang ditetapkan.
6. Kepala Seksi Ketentraman dan Ketertiban
a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan urusan Seksi ketentraman dan ketertiban
umum.
b. Pelaksanaan kegiatan urusan ketentraman dan ketertiban umum.
c. Pelaksanaan monitoring,evaluasi dan pelaporan di bidang ketentraman dan
ketertiban umum.
d. Menyusun rencana dan program kerja tahunan seksi ketentraman dan ketertiban.
e. Menyediakan peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis, pedoman dan
petunjuk teknis serta bahan-bahan lainya yang berhubungan dengan ketentraman
dan ketertiban sebagai pedoman serta landasan kerja.
26
f. Mengumpulkan, menghimpun dan mengolah data serta informasi yang
berhubungan dengan pelaksanaan tugas ketentraman dan ketertiban.
7. Kepala Seksi PMD (Pemberdayaan Masyarakat Desa)
a. Mendorong Partisipasi masyarakat untuk ikut serta dalam pelaksanaan
pembangunan di Desa/ Kelurahan dan Kecamatan.
b. Melakukan pembinaan dan pengawasan terhadap keseluruhan unit kerja, baik
pemerintah maupun swasta yang mempunyai program kerja dan kegiatan
pemberdayaan masyarakat diwilayah kerja Kecamatan.
c. Melakukan evaluasi terhadap berbagai kegiatan pemberdayaan masyarakat
diwilayah kecamatan baik yang dilakukan oleh unit kerja pemerintah maupun
swasta.
d. Melakukan tugas-tugas lain dibidang pemberdayaan masyarakat ssesuai dengan
Peraturan Perundang – Undangan.
e. Melakukan Pembinaan dan pengawasan terhadap pelaksanaan urusan kegiatan
kesejahteraan sosial.
f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Camat sesuai dengan tugas dan
fungsinya.
8. Kepala Seksi Kesejahteraan Sosial
a. membantu camat dalam penyiapkan bahan perumusan kebijakan, pelaksanaan,
evulasi dan pelaporan urusan kesejahteran soaial.
b. Penyiapkan bahan perumusan kebijakan urusan kesejahteraan sosial.
27
c. Pelaksanaan pengelola kegiatan kesejahteraan sosial.
d. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan dibilang kesejahteraan sosial.
e. Menyusun rancana dan program kerja tahunan seksi kesejahteran sosial.
f. Menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijaksanaan
teknis, petunjukan dan bahan bahan lainnya yang berhubungan dengan urusan
kesejahteraan sosial sebagai pedoman dan landasan kerja.
g. Menghimpun data dan informasi sarana dan prasarana kesejahteraan sosial.
9. Kepala Seksi Pelayanan Umum
a. membantu dalam camat dalam penyiapan bahan perumusan kebijakan,
pelaksanaan, evaluasi dan pelaporan urusan kependudukan.
b. Penyiapkan bahan perumusan kebijakan urusan kependudukan.
c. Pelaksanaan kegiatan kependudukan.
d. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan di bidang kependudukan.
e. Menyusun rencana dan program kerja tahunan seksi kependudukan.
f. Menghimpun dan mempelajari persatuan perundang-undangan, kebijaksanaan
teknis, pertunjukan teknis dan bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan
urusan kependudukan sebagai pedoman dan landasan kerja.
g. Menghimpun data dan informasi sarana dan prasarana kependudukan.
28
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Analisis prosedur sistem merupakan kegiatan menganalisis prosedur-prosedur
kerja yang terjadi pada sistem yang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan analisis ini
berupa gambaran yang nyata dari urutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit-
unit organisasi khususnya dalam kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan data.
Prosedur-prosedur pengolahan dan peristiwa kependudukan Surat Pengantar
Permohonan Pengajuan E-KTP, yang ada di Kantor Kecamatan Cikampek adalah
sebagai berikut :
a. Prosedur Penyerahan Berkas
Penduduk yang akan membuat E-KTP membawa foto copy kartu Keluarga, Surat
Pengantar Desa setempat, Akte Kelahiran dan Ijazah Terakhir. penduduk
menyerahkan berkas pendaftaran tersebut oleh petugas untuk dicek apakah sudah
sesuai/lengkap. Apabila persyaratan sudah lengkap , di lakukan acc pendaftaran
pengajuan E-KTP oleh petugas yang bersangkutan. Selanjutnya data penduduk
akan di simpan di buku register khusus E-KTP dan akan diberikan petugas formulir
permohonan E-KTP yang akan diberikan kepada pemohon.
b. Prosedur Pengisian Formulir
setelah berkas persyaratan di acc oleh petugas, penduduk mengisi formulir
permohonan pembuatan E-KTP dan selanjutnya melakukan Pemotretan dan cek
biometrik.
c. Prosedur Cek Biometrik
Setelah melakukan pengsian formulir permohonan penduduk melakukan
pemotretan dan cek biometrik. setalah itu, penduduk memberikan berkas
persyaratan kepada petugas kembali.
29
d. Prosedur Pengesahan Membuat Suket E-KTP
Petugas memberikan berkas persyaratan kepada kepala seksi pelayanan umum
untuk membuat surat keterangan E-KTP sementara untuk penduduk dan
mengesahkan berkas tersebut. Kasi Yan-Um memberikan Suket (surat keterangan)
E-KTP kembali kepada petugas, setelah itu petugas memberikan suket dan bukti
pengambilan E-KTP kepada penduduk.
3.3. Use Case Diagram
Use case pengajuan permohonan E-KTP
Sumber: penelitian penulis (2019)
Gambar III.2. Use Case Sistem Berjalan
30
Tabel III.1
Deskripsi Use Case Diagram Permohonan E-KTP
Use Case Name Permohonan E-KTP Baru
Requirements F-1.06
Goal
Petugas register berkas persyaratan.
Pemohon mengisi formulir permohonan.
KASI YAN-UM membuat suket dan
mengesahkan berkas.
Pre- Conditions
Penduduk Mengajukan Persyaratan.
Pemohon mengisi formulir permohonan E-KTP.
Pemohon melakukan cek biometrik dan
pemotretan.
Post- Conditions
Penduduk mendapatkan Surat Keterangan E-KTP
sementara dan bukti pengambilan E-KTP.
Failed end Condition
Kurangnya kelengkapan persyaratan tidak akan
diberikan surat keterangan E-KTP sementara
Actor
1. Penduduk
2. Petugas Pelayanan Umum
3. Kepala Seksi Pelayanan Umum
Main Flow/Basic Path 1. Penduduk mengajukan permohonan
2. Petugas Pelayanan Umum mendata Penduduk
3. KASI YAN-UM membuat suket dan
mengesahkan berkas
Alternate Flow/Invariant A Tidak menerima berkas persyaratan
Alternate Flow/Invariant B
Mempending berkas persyaratan sampai
persyaratan dilengkapi
31
3.4. Spesifikasi Dokumen sistem Berjalan
3.4.1. Spesifikasi Dokumen Masukan
Bentuk spesifikasi dokumen-dokumen masukan yang digunakan pada sistem
yang sedang berjalan, yaitu :
1. Nama Dokumen : Surat Pengantar E-KTP
Fungsi : Sebagai syarat permohonan E-KTP
Sumber : Penduduk
Tujuan : Petugas pelayanan umum
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) Lembar
Frekuensi : Setiap ada pemohon
Bentuk : Lampiran A-1
2. Nama Dokumen : Formulir E-KTP
Fungsi : Untuk memenuhi persyaratan pengajuan E-KTP
Sumber : Penduduk
Tujuan : Petugas pelayanan umum
Media : Kertas
32
Jumlah : 1 (satu) Lembar
Frekuensi : Setiap mengajukan pembuatan E-KTP
Bentuk : Lampiran A-2
3. Nama Dokumen : fotocopy Kartu Keluarga
Fungsi : Sebagai identitas pemohon dalam pengajuan E-KTP
Sumber : Penduduk
Tujuan : Petugas pelayanan umum
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) Lembar
Frekuensi : Setiap mengajukan pembuatan E-KTP
Bentuk : Lampiran A-3
4. Nama Dokumen : fotocopy Ijazah Terakhir
Fungsi : Untuk menyesuaikan identitas pada E-KTP
Sumber : Penduduk
Tujuan : Petugas pelayanan umum
Media : Kertas
33
Jumlah : 1 (satu) Lembar
Frekuensi : Setiap mengajukan pembuatan E-KTP
Bentuk : Lampiran A-4
5. Nama Dokumen : fotocopy Akte Kelahiran
Fungsi : Untuk menyesuaikan identitas yang terdapat pada
E-KTP
Sumber : Penduduk
Tujuan : Petugas pelayanan umum
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) Lembar
Frekuensi : Setiap mengajukan pembuatan E-KTP
Bentuk : Lampiran A-5
34
3.4.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Berikut ini dokumen yang dihasilkan dari proses permohonan pengajuan E-
KTP :
1. Nama Dokumen : Surat Keterangan E-KTP Sementara
Fungsi : Sebagai E-KTP Sementara
Sumber : Kepala Seksi Pelayanan Umum
Tujuan : Penduduk
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) Lembar
Frekuensi : Setiap ada pemohon pengajuan E-KTP
Bentuk : Lampiran B-1
2. Nama Dokumen : Surat Pengambilan E-KTP
Fungsi : Sebagai bukti telah melakukan pengajuan E-KTP
Sumber : Kepala Seksi Pelayanan Umum
Tujuan : Penduduk
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) Lembar
35
Frekuensi : Setiap pengambilan E-KTP
Bentuk : Lampiran B-2
3. Nama Dokumen : E-KTP (Kartu tanda penduduk elektronik)
Fungsi : Untuk Identitas Diri
Sumber : Kepala Seksi Pelayanan Umum
Tujuan : Penduduk
Jumlah : 1 (satu)
Frekuensi : Setiap pembuatan E-KTP
Bentuk : Lampiran B-3
3.5. Permasalahan Pokok
Dari hasil pengamatan yang dilakukan penulis di Kantor Kecamatan Cikampek
terhadap sistem pelayanan umun khususnya dalam permohonan pengajuan E-KTP yang
menggunakan sistem manual dapat ditemukan beberapa masalah, yaitu:
1. Pengisian data permohonan E-KTP masih sangat manual yaitu menggunakan
pembukuan yang ditulis secara manual sehingga membuat pengajuan E-KTP
memakan waktu lama.
36
2. Informasi yang disampaikan Desa ke penduduk dalam persyaratan permohonan
pengajuan E-KTP tidak tersalurkan dan berakibat penduduk kurang melengkapi
persyaratan.
3. Pengajuan permohonan E-KTP baru proses nya terbilang lama dari yang sudah
pernah melakukan permohonan E-KTP.
3.6. Pemecahan Masalah
Berdasarkan masalah-masalah yang ditemukan pada sistem pelayanan
permohonan pengajuan E-KTP, maka penulis membuat pemecahan masalah, yaitu:
1. Dengan adanya website seksi pelayanan umum tidak melakukan pengisian data
dikarenakan sudah tersimpan dengan otomatis di webiste.
2. Dengan adanya website penduduk bisa melihat langsung persyaratan apa saja yang
diperlukan.
3. Penyediaan website guna mempermudah bagi semua orang yang terlibat, terutama
bagi penduduk yang akan melakukan permohonan pengajuan E-KTP. Website ini
diwujudkan dengan mudah nya upload dokumen yang menjadi persyaratan dan
mempermudah masyarakat dalam melakukan pengajuan permohonan E-KTP tanpa
memakan waktu yang lama.