BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Administrasi2.1.1 Pengertian Administrasi

Menurut Leonard D White dalam Dr. Akadun, M.Pd (2007:37)

mengemukakan bahwa “administrasi adalah proses yang umumnya dijumpai

disemua kegiatan-kegiatan kelompok, baik publik (negara, pemerintah) maupun

pribadi (swasta, perusahaan) sipil atau militer dalam ukuran besar atau kecil”.Menurut LAN RI dalam Dr. Akadun, M.Pd (2007:37) mengemukakan bahwa

“kegiatan kerjasama dan upaya (organisasi dan manajemen) yang bersifat

sistematis, rasional dan manusiawi yang dilakukan sekelompok orang untuk

mencapai tujuan bersama”. Menurut Ordway Tead dalam Mulyono (2009:43) menyimpulkan bahwa : administration is conceived as the necessary activities of those individuals(executives) in an organization who are charged with ordering for wording.Administrasi dapat diartikan suatu proses dari berbagai kegiatan yangdilakukan secara menyeluruh dalam berbagai usaha yang tujuannya adalahuntuk mencapai hasil yang optimal. Definisi tersebut mengandung maknabahwa administrasi meliputi kegiatan yan dilakukan oleh orang-orangeksekutif dalam suatu organisasi yang bertugas mengatur, memajukan danmenciptakan kemudahan usaha kerja sama sekelompok orang yang dihimpununtuk mencapai tujuan tertentu.

Menurut Sondang P. Siagian dalam Dr. Akadun, M.Pd (2007:37)

mengemukakan bahwa administrasi adalah “keseluruhan proses kerja sama antara

dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk

mencapai tujuan yang lebih ditentukan sebelumnya”.

1

2

Menurut Sutopo dalam Mulyono (2009:42) mengemukakan bahwa

“administrasi dalam arti luas adalah suatu proses penyelenggaraan dan pengurusan

segenap tindakan atau kegiatan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok

manusia untuk mencapai tujuan”. Administrasi yang mengandung pengertian

sempit itu terutama dimaksudkan sebagai ketatausahaan.

Menurut The Liang Gie dalam Dr. Akadun, M.Pd (2007:36)

mengemukakan bahwa “administrasi adalah segenap rangkaian perbuatan

penyelengaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok manusia untuk

mencapai tujuan tertentu”.

Berdasarkan dari definisi diatas dapat diambil satu kesimpulan bahwa

administrasi adalah suatu proses kegiatan yang dilakukan secara menyeluruh

yang bersifat sistematis, rasional dan manusiawi yang dilakukan sekelompok

orang-orang eksekutif dalam suatu organisasi yang bertugas mengatur,

memajukan dan menciptakan kemudahan usaha kerja sama antara dua orang

manusai atau lebih yang dihimpun untuk mencapai tujuan tertentu.

2.1.2 Fungsi Administrasi

Menurut Quible dalam Haryadi (2009:3), bahwa ada 5 jenis fungsi pendukung

administrasi dalam perkantoran, yaitu:

1. Fungsi Pencatatan

3

Yang rutin dilakukan oleh staff administrasi yang bertanggung jawab dalam

kegiatan sehari-hari. Fungsi ini membutuhkan pemikiran yang mencakup

pengarsipan dan pengadaan. 2. Fungsi Teknis

Membutuhkan pendapat, keputusan dan keterampilan dalam penggunaan

fasilitas perpustakaan 3. Fungsi Analisis

Membutuhkan pemikiran kreatif dan kritis disertai kemampuan untuk

mengambil keputusan4. Fungsi Interpersonal

Membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan

dan keterampilan yang berhubungan dengan orang lain 5. Fungsi Managerial

Membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, serta beberapa fungsi

manajemen yang lain. 2.1.3 Arti Pokok Administrasi

Dalam administrasi mempunyai objek arti pokok bahasan yaitu fenomena

sosial, kekuatan hidup organisasi, fungsi pengelolaan organisasi, pimpinan atau

badan organisasi, seni dan ilmu, proses kerja sama, perilaku sosial tertentu,

praktek dan teknik tertentu, sistem tertentu dan tipe manajemen tertentu dalam

Dr. Supriyanto, M.Si (2016:25) penjelasannya sebagai berikut:

1. Administrasi merupakan suatu sistem sosial tertentu. Maksudnya bahwa

keberadaan administrasi dalam kehidupannya tidak terlepas dari gejala yang

timbul pada masyarodern atau organisasi dalam arti modern. Jadi barang siapa

yang hendak mengetahui adanya administrasi dalam masyarakat maka ia

harus mencari lebih dahulu organisasi yang masih hidup dalam masyarakat.

4

2. Administrasi merupakan kekuatan hidup organisasi. Maksudnya tanpa

administrasi maka setiap organisasi akan mati dan tanpa administrasi yang

sehat maka organisasi itupun akan menjadi tidak sehat pula. Pembangkit

(pemberi hidup organisasi) dari administrasi sebagai hayat atau kekuatan

tersebut tidak lain adalah administrator. Karenanya administrator harus

mampu menggunakan atau mengerahkan sistem yang ada dalam organisasi.

Hal ini dapat dilakukan mulai dari manajer, staf, personalia serta komponen-

komponen lain yang ada dalam organisasi. 3. Administrasi merupakan suatu fungsi dalam pengelolaan organisasi.

Maksudnya bahwa untuk merencanakan, menggerakan, mengembangkan,

mengarahkan dan mengendalikan organisasi diperlukan fungsi administrasi

yang harus di jalankan oleh administrator. Dalam menjalankan tugas

administrator biasanya dibantu oleh team terutama manajer dan staf. 4. Administrasi merupakan pimpinan atau badan pimpinan organisasi.

Maksudnya bahwa administrasi merupakan suatu kelompok orang yang secara

bersama-sama membentuk pimpinan atau badan pimpinan (governing body)

dari suatu organisasi. Hal ini dapat berupa pimpinan atau tim pimpinan misal:

di amerika dikenal adanya the carter administration atau the fore

administration.5. Administrasi merupakan seni dan ilmu. Dalam administrasi selain

memerlukan adanya bakat dan kemahiran teknis juga dibutuhkan adanya

pengalaman dan pengetahuan dalam mengelola suatu kerja sama. 6. Administrasi merupakan proses penyelenggara kerja sama. Proses ini

dilakukan oleh kelompok orang berdasarkan rasionalitas tertentu untuk

mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Jadi kerja sama yang

5

dilakukan sekelompok orang secara terus menerus dalam wadah yang disebut

organisasi.7. Administrasi merupakan perilaku sosial tertentu. Maksudnya bahwa

administrasi merupakan jenis tingkah laku atau sikap kelakuan sosial yang

memerlukan sikap serta kondisi mental tertentu dan tipe tingkah laku tertentu.8. Administrasi merupakan praktek dan teknik kegiatan tertentu. Maksudnya

bahwa administrasi merupakan tata cara melakukan kebijakan dan strategi

tertentu praktek dan jenis kegiatan tersebut biasanya hanya dapat diperoleh

melalui pendidikan atau latihan tertentu. 9. Administrasi merupakan sistem dan sistema tertentu. Maksudnya bahwa

administrasi sebagai sistem atau sistem yang memerlukan input, transformasi

pengelolaan atau output tertentu. Sistem administrasi dapat ditinjau dari dua

segi yakni total dan sub-sistem. Administrasi sebagai total sistem terdiri dari

kerangka administrasi itu sendiri, manajemen, kepemimpinan, pengambilan

keputusan, human relations dan manusia serta sarana kerjanya. Sedangkan

administrasi sebagai sub-sistem dapat dilakukan melalui pendekatan structural

dan proses fungsional. 10. Administrasi merupakan tipe manajemen tertentu. Walaupun administrasi juga

merupakan manajemen tetapi administrasi masih banyak segi atau aspek-

aspek lain yang dibicarakan yakni baik dilihat dari arti sempit maupun arti

luas. Pada batas-batas tertentu dapat dikatakan bahwa manajemen merupakan

salah satu inti dari administrasi dan yang lain dapat berupa organisasi. 2.2 Prosedur

2.2.1 Pengertian Prosedur

6

Menurut Arini T.Soemohadiwidjojo (2014:90) mengemukakan bahwa “ prosedur

adalah dokumen yang lebih jelas dan rinci untuk menjabarkan metode yang

digunakan dalam mengimplementasikan dan melaksanakan kebijakan dan aktivitas

organisasi seperti yang ditetapkan dalam pedoman”. Menurut Arini T. Soemohadiwijojo (2014:91) menyimpulkan bahwa : prosedur merupakan instruksi tertulis sebagai pedoman dalam menyelesaikansebuah tugas rutin atau tugas yang berulang (repetitif) dengan cara yangefisien dan efektif untuk menghindari terjadinya variasi atau penyimpanganyang dapat mempengaruhi kinerja organisasi secara keseluruhan dan prosedurmempunyai langkah-langkah tersendiri, langkah tersebut dilakukan untukmenjamin kualitas produk yang disampaikan kepada pelanggan.

Berdasarkan dari definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa

prosedur adalah dokumen yang lebih jelas dan rinnci untuk menjabarkan suatu

metode yang digunakan dalam mengimplementasikan dan melaksanakan

kebijakan organisasi dan untuk menghindari terjadinya variasi atau

penyimpangan yang dapat mempengaruhi kinerja organisasi.

2.2.2 Unsur-Unsur Prosedur

Menurut Arini T. Soemohadiwidjojo (2014:102) dalam sebuah

prosedur baik dalam format narasi maupun format visual, harus memuat

unsur-unsur sebagai berikut :

a. Judul b. Nomor identitas prosedur c. Fungsi atau unit kerja “pemilik” prosedur (penanggung jawab proses)d. Fungsi atau unit kerja yang terkait atau terlibat dalam prosedur e. Tujuan prosedur f. Lingkungan aktivitas yang dicakup dalam proses tersebutg. Rentang waktu yang diperlukan untuk melaksanakan prosedur tersebut h. Indikator dan ukuran keberhasilan pelaksanaan proses dalam prosedur i. Definisi istilah dan akronim yang digunakan dalam prosedur j. Dokumen terkait atau lampiran-lampiran k. Siapa yang menyiapkan prosedur

7

l. Siapa yang memeriksa dan menyetujui atau mengesahkan prosedurm. Tanggal pengesahan2.2.3 Waktu Pembuatan Prosedur

Menurut Arini T. Soemohadiwidjojo (2014:94) dalam organisasi yang

besar, prosedur harus dibuat untuk membakukan proses atau aktivitas yang

dilakukan organisasi sekaligus memudahkan koordinasi antar unit kerja. Pembuatan atau revisi prosedur sebaiknya dilakukan sebagai berikut :

1. Sebelum sebuah proses atau aktivitas dilaksanakan untuk pertama kali2. Setelah dilakukan uji coba 3. Terdapat perubahan organisasi, lingkungan atau kebijakan organisasi atau

pemerintah

Proses – proses yang wajib dibuatkan prosedurnya adalah proses –

proses sebagai berikut:

1. Proses yang berhubungan dengan pelanggan 2. Proses yang membutuhkan ketelitian dan keakuratan dalam pelaksanaannya3. Proses yang memerlukan otoritas atau pengambilan keputusan4. Proses yang memiliki resiko keselamatann kerja dan lindungan lingkungan 5. Proses dimana apabila tidak ada prosedur yang mengatur proses tersebut dapat

mempengaruhi aktivitas atau keluaran dari proses.

Pada sistem tata kerja yang berbasis pada standar ISO, di dalam

standar tersebut ditetapkan proses-proses yang wajib diatur dalam bentuk

prosedur. Sebagai contoh, untuk standar ISO 9001-2008, telah ditetapkan 6

proses wajib yang harus dibuatkan dalam bentuk prosedur, yaitu :

1. Pengendalian dokumen 2. Pengendalian rekaman 3. Audit internal4. Pengendalian produk tidak sesuai 5. Tindakan perbaikan 6. Tindakan pencegahan

8

2.3 Jasa

2.3.1 Pengertian Jasa

Menurut William J. Stanton dalam Drs. Danang Sunyoto, SH

(2013:111) mengemukakan bahwa “jasa adalah pkegiatan yang dapat

diidentifikasikan yang bersifat teraba, yang direncanakan untuk pemenuhan

kepuasan pada konsumen (service are indentifiable, intangible activities that

are the main object of a transaction designed to provide want satisfaction to

consumers)”

Menurut Philip Kotler dalam Drs. Danang Sunyoto, SH (2013:112)menyimpulkan bahwa :jasa adalah setiap tindakan atau kegiatan yang dapat ditawarkan oleh satupihak kepada pihak lain, pada dasarnya tidak berwujud dan tidakmengakibatkan kepemilikan apapun. Produksi jasa bisa berkaitan denganproduk fisik atau sebaliknya. Sementara perusahaan yang memberikan operasijasa adalah perusahaan yang memberikan konsumen produk jasa baik yangberwujud atau tidak berwujud seperti jasa transportasi, jasa hiburan, jasapendidikan atau restoran.

Menurut Valarie A.Zethaml dan Mary Jo Bitner dalam Drs. DanangSunyoto,SH (2013:112) menyimpulkan bahwa : jasa merupakan semua aktivitas ekonomi yang hasilnya bukan berbentukproduk fisik atau konstruksi yang umumnya dihasilkan dan dikonsumsi secarabersamaan serta memberikan nilai tambah, misalnya kenyamanan, hiburan,kesenangan atau kesehatan (service is all economic activities whose output isnot a physical product or construction is generally consumed at that it isproduced and provides added value in forms, such as convenience,amusement, comfort or health).

Jasa diklasifikasikan dua kelas, yaitu :

9

a. Kelompok jasa yang tumpuan pentingnya dalam suatu transaksi, misalkan

menyewa mobil dari seseorang atau perusahaan, akan tetapi mobil itu tidak untuk

dipakai sendiri, melainkan untuk disewakan lagi. b. Barang yang berwujud dengan jasa pelayanan, misalkan penjual mobilnya dengan

jaminan petunjuk pemeliharaan dan perbaikan dan sebagainya.

Berdasarkan definisi-definisi dan penjelasan diatas maka dapat

disimpulkan bahwa jasa merupakan kegiatan yang direncanakan untuk

pemenuhan kepuasan pada konsumen atas kegiatan yang dapat ditawarkan

oleh satu pihak kepada pihak lain dan memberikan konsumen produk jasa

baik yang berwujud atau tidak berwujud yang umumya dihasilkan dan

dikonsumsi secara bersamaan serta memberikan nilai tambah, misalnya

kenyamanan, hiburan, kesenangan atau kesehatan.

2.3.2 Ruang Lingkup Jasa

Menurut William J.Stanton dalam Drs. Danang Sunyoto, SH

(2013:112) tidak memisahkan jasa untuk konsumen dan jasa untuk industri.

Adapun klasifikasi jasa yang dilakukan oleh para industri yaitu :

1.Perumahan termasuk sewa kamar hotel, apartemen dan usaha tani. 2. Usaha tangga termasuk air minum, perbaikan rumah, reparasi alat-alat rumah

tangga, perawatan kebun dan pembersihan rumah. 3. Rekreasi dan kesukaan termasuk penyewaan dan reparasi peralatan untuk ikut

serta dalam kegiatan rekreasi dan hiburan juga izin memasuki gelanggang hiburan,

rekreasi dan kesenangan. 4. Perawatan pribadi termasuk binatu pakaian, perawatan kecantikan.

10

5. Perawatan medis dan kesehatan termasuk semua jasa medis, perawatan gigi,

perawatan sakit, opname dirumah sakit dan perawatan kesehatan lainnya.6. Pendidikan pribadi.7. Jasa bisnis dan profesi lainnya termsuk jasa hukum,akuntan, konsultasi

manajemen dan jasa komputer. 8. Asuransi, bank dan jasa finansial lainnya termasuk asuransi pribadi dan bisnis,jasa

kredit dan pinjaman, konsultasi investasi dan pajak. 9. Transportasi termasuk jasa pengangkutan barang dan penumpang untuk umum,

reparasi dan penyewaan mobil.10. Komunikasi termasuk telepon, telegram, komputer dan jasa komunikasi bisnis

yang khusus. Adapun pentingnya jasa adalah : a. Untuk memudahkan konsumen memenuhi kebutuhan dan keinginannya secara

cepat, tepat dan menyenangkan. b. Bagi perusahaan,membantu kelancaran perkembangan bisnisnya. c. Bagi pemerintah, membantu pertumbuhan ekonomi nasional.

2.3.3 Karakteristik Jasa

Menurut Drs. Danang Sunyoto, SH (2013:113) karakteristik jasa dalam

hal ini dibedakan menjadi empat, yaitu 1) tidak berwujud (intangibility), 2)

tidak dapat dipisahkan (inseparability), 3) heterogenitas (heterogeneity), dan

cepat hilang dan permintaan yang fluktuasi (perishability and fluctuating

demand).

a. Tidak berwujud

11

Jasa mempunyai sifat tidak berwujud karena tidak bisa dilihat, diraba, didengar

atau dicium sebelum ada transaksi pembelian. Agar kepercayaan konsumen dapat

ditingkatkan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh pemilik jasa, yaitu : 1) Meningkatkan visualisasi jasa.2) Pemberi jasa tidak hanya menggambarkan ciri-ciri suatu jasa, tetapi justru

lebih menekan manfaat dari jasa tersebut. 3) Penataan fisik, harus menjurus pada pelayanan yang cepat dan efisien. Harus

menimbulkan kesan yang bersih dan rapi. 4) Penataan dokumentasi, harus dilakukan dengan penataan yang rapi, terjamin

keamanannya dan efisien. b. Tidak dapat dipisahkan

Suatu bentuk jasa tidak dapat dipisahkan dari sumbernya, apakah sumber itu

merupakan orang atau mesin, produk fisik yang berwujud tetap ada. c. Heterogenitas

Industri jasa atau penjual jasa individu tidak mungkin mengadakan standarisasi

output. Setiap unit jasa itu berbeda satu sama lain. d. Cepat hilang dan permintaan yang fluktuasi

Jasa itu cepat hilang dan tidak dapat disimpan dan pasaran jasa itu berubah-ubah

menurut musim, menurut jam dan hari. Karena cepat rusak dan permintaan yang

berubah-ubah, maka perlu adanya pengelolaan yang tepat. Misalnya melalui

peningkatan kemampuan petugas kelengkapan dan pemeliharaan saran dan

prasarana.

2.3.4 Promosi Jasa

Menurut Drs. Danang Sunyoto,SH (2013:116) keempat unsur promosi

(personal selling, periklanan, sales promotion dan publicity) memegang

peranan penting. Personal Selling (penjualan perseorangan) dilakukan untuk

membangun hubungan antara pembeli dan penjual jasa. Akan tetapi

12

kombinasi antara unsur tersebut juga sangat efektif seperti periklanan dan

personal selling. Misalnya perusahaan angkutan udara Garuda, menggunakan

kombinasi dari berbagai unsur promosi. Pada dasarnya program promosi jasa

mempunyai tiga tujuan, yaitu:

1. Memanfaatkan jasa-jasa secara paling menarik 2. Membuat penawarannya lebih mudah dibedakan dari tawaran pesaingnya3. Mampu membuat reputasi yang baik, sehingga orang sangat terkesan terhadap jasa

tersebut

Adapun untuk meningkatkan produktivitas jasa, dapat dilakukan dengan cara sebagai

berikut :

1. Memberikan pendidikan dan program latihan, tidak hanya bertujuan untuk

meningkatkan keahlian, tetapi juga untuk menciptakan agar para pekerja berusaha

seefisien mungkin. 2. Memberikan teknologi baru dan metode-metode yang sesuai dengan industri jasa

tersebut sehingga produktivitas dapat meningkat. Misalnya penjualan siap santap 3. Melakukan spesialisasi usaha4. Melakukan konsolidasi organisasi2.4 Barang 2.4.1 Pengertian Barang

Menurut Ir. R. Serfianto D.P dan Iswi Hariyani, S.H (2011:106) mengemukakan

bahwa “barang adalah setiap benda baik berwujud maupun tidak berwujud bergerak,

maupun tidak bergerak, yang dapat diperdagangkan, dipakai, dipergunakan atau

dimanfaatkan oleh pengguna barang”.Menurut Kotler dalam Buchari Alma (2014:39) mengemukakan bahwa “barang

adalah segala sesuatu yang dapat ditawarkan dipasar, untuk memuaskan kebutuhan

13

dan keinginan konsumen. Barang terdiri dari atas produk, jasa, pengalaman, events,

orang, tempat, kepemilikan, organisasi, informasi dan ideBerdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa barang adalah setiap

benda baik berwujud maupun tidak berwujud, bergerak maupun tidak bergerak yang

dapat diperdagangkan untuk memuaskan kebutuhan dan keinginan konsumen. 2.4.2 Perencanaan Penyedia Barang

Menurut Ir. R. Serfianto D.P dan Iswi Hariyani, S.H (2011:103) tahap

perencanaan pemilihan penyedia barang meliputi kegiatan:

a) Perencanaan pemilihan penyedia barangb) Pemilihan sistem pengadaanc) Penetapan metode penilaian kualifikasid) Penyusunan jadwal pemilihan penyedia barang e) Penyusunan dokumen pengadaan barang f) Penetapan harga perkiraan sendiri (HPS)

Perencanaan pemilihan penyedia barang terdiri atas kegiatan :

a) Pengkajian ulang paket pekerjaan. b) Pengkajian ulang jadwal kegiatan pengadaan

Dalam melakukan pengkajian ulang paket pekerjaan dapat terjadi perubahan nilai

total paket pekerjaan maupun harga satuan

Perencanaan pemilihan penyedia barang dapat dilakukan oleh :

1) Pejabat Pemuat Komitmen (PPK) 2) Unit Layanan Pengadaan atau ULP atau Pejabat Pengadaan

Perencanaan pemilihan penyedia barang dilakukan dengan :

14

a) Menyesuaikan dengan kondisi nyata dilokasi atau lapangan pada saat akan

melaksanakan pemilihan penyedia barang. b) Mempertimbangkan kepentingan masyarakatc) Mempertimbangkan jenis, sifat dan nilai barang serta jumlah penyedia barang

yang ada. 2.4.3 Penetapan Metode Penyedia Barang

Menurut Ir. R. Serfianto D.P dan Iswi Hariyani, S.H (2011:105) setelah Tahap

Perencanaan Pemilihan Penyedia Barang maka dilakukan tahap penetepan sistem

pengadaan yang meliputi: (a) penetapan metode pemilihan penyedia barang atau

penyedia pekerjaan konstruksi (b) penetapan metode pemilihan penyedia jasa

konsultasi. Selanjutnya, ULP atau pejabat pengadaan bertugas menyusun dan

menetapkan metode pemilihan penyedia barang atau penyedia pekerjaan

konstruksi. Penyedia Barang adalah badan usaha atau orang perseorangan yang

menyediakan barang atau pekerjaan konstruksi lainnya. Pekerjaan konstruksi

adalah seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan pelaksanaan konstruksi

bangunan atau pembuatan wujud fisik lainnya. Jasa konstruksi adalah jasa

layanan profesional yang membutuhkan keahlian tertentu diberbagai bidang

keilmuan yang mengutamakan adanya olah piker (brainware). Pemilihan barang juga dapat dilakukan dengan cara penunjukan langsung

maupun pengadaan langsung. Penunjukan langsung adalah metode pemilihan

penyedia barang dengan cara menunjukan langsung 1 (satu) penyedia barang.

Sedangkan yang dimaksud dengan pengadaan langsung adalah pengadaan barang

secara langsung kepada penyedia barang tanpa melalui pelelangan atau seleksi

atau penunjukan langsung.

15

Pemilihan penyedia barang dapat pula dilakukan dengan cara mengadakan

kontes atau sayembara digunakan untuk pengadaan jasa lainnya. Kontes atau

sayembara juga dapat dilakukan khusus untuk pemilihan penyedia barang yang

merupakan hasil industri kreatif, inovatif dan budaya dalam negeri.