Embed Size (px)
Citation preview
9
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Arsip
2.1.1. Pengertian Arsip
Pengertian kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau
sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik
itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika
diperlukan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya,
yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan
adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.
Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar
kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan.
Pengertian arsip menurut Priansa dan Garnida (2013:157): Kata arsip dalam bahasa belanda disebut dengan “archief”, dalam bahasa inggris disebut “archive”, dalam bahasa latin arsip disebut dengan “archivum” atau “archium”. Sedangkan dalam bahasa yunani disebut dengan “arche”, yang berarti permulaan. Kata “arche” dalam bahasa yunani berkembang menjadi kata “archia” yang berarti catatan. Pengertian arsip menurut Undang-Undang nomor 7 tahun 1971, dalam
Sugiarto dan Wahyono (2016:4), adalah sebagai berikut:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-
badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
10
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau
perseorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Pengertian arsip menurut Sugiarto dan Wahyono (2016:8), adalah sebagai
berikut:
1. Arsip mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai sumber informasi
dan sebagai “alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi
dalam rangka kegiatan” perencanaan, penganalisaan, pengembangan,
perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan,
pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.
2. Arsip juga mempunyai peranan penting bagi pimpinan untuk membuat
keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan
informasi yang lengkap, cepat dan benar, haruslah ada sistem dan prosedur
kerja yang baik dalam bidang pengelolaan arsip.
Menurut Jalaluddin dalam (Aria Mulyapradana, 2018), “Arsip adalah catatan
tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagan yang memuat keterangan mengenai
suatu pokok persoalan atau peristiwa yang masih berguna atau diperlukan
sewaktu-waktu masa yang akan datang”.
Menurut Choriyah dalam Priansa dan Garnida (2013:157), menyatakan
bahwa ”Dalam istilah bahasa Indonesia, arsip terkadang disebut warkat”.
Menurut Gie dalam Nuraida (2014:104), “Arsip adalah suatu kumpulan
warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar
setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”.
11
Berdasarkan pengertian arsip dari beberapa ahli diatas dapat disimpulkan
bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat-warkat atau file-file yang disimpan
secara sistematis di dalam lemari arsip sehingga pada waktu pencarian atau pada
saat dibutuhkan secara cepat dan tepat dapat ditemukan kembali tanpa memakan
waktu yang cukup lama. Arsip juga dapat dijadikan bukti untuk suatu tindakan
dan keputusan.
2.1.2. Fungsi dan Tujuan Kearsipan
Fungsi arsip dibedakan atas dua: arsip dinamis dan arsip statis. Arsip
dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-
kegiatan atau aktivitas organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga
evaluasi. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-
fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan
penelitian. Sedangkan tujuan arsip sebagai bahan pertanggung jawaban
perusahaan tentang pelaksanaan dan pengelolaan perusahaan untuk
mempersiapkan bahan pertanggung jawaban bagi perusahaan.
Fungsi kearsipan menurut Priansa dan Garnida (2013:158), adalah sebagai
berikut:
1. Alat penyimpanan warkat.
2. Alat bantu perpustakaan, khususnya pada organisasi besar yang
menyelenggarakan sistem sentralisasi.
3. Alat bantu bagi pemimpin dan manajemen dalam mengambil keputusan.
4. Alat perekam perjalanan organisasi.
5. Mengefektifkan dan mengefisiensikan pekerjaan.
12
6. Alat memecahkan permasalahan yang dihadapi organisasi.
7. Alat untuk memberikan keterangan yang diperlukan bagi yang membutuhkan
data.
8. Sumber informasi peristiwa dan kegiatan yang terjadi dikantor.
Menurut Sugiarto dan Wahyono (2016:9), mengemukakan bahwa fungsi
kearsipan adalah:
1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan merupakan
bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi apabila
diperlukan. Dengan demikian kita bisa mengingat atau menemukan kembali
informasi-informasi yang terekam dalam arsip tersebut.
2. Sebagai bahan pengambilan keputusan. Pihak manajemen dalam kegiatannya
tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan
sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Data dan
informasi tersebut dapat ditemukan dalam arsip yang disimpan dalam berbagai
media, baik media elektronik ataupun non elektronik.
3. Sebagai bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi
sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.
4. Sebagai rujukan historis. Arsip yang merekam informasi masa lalu dan
menyediakan informasi untuk masa yang akan datang. Sehingga arsip dapat
digunakan sebagai alat untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika
kegiatan organisasi.
Menurut Nuraida (2014:113), Tujuan arsip antara lain sebagai berikut:
1. Sebagai referensi bila diperlukan suatu keterangan tertentu.
13
2. Memberikan data atau informasi kepada para manajer atau pengambil
keputusan dalam perusahaan mengenai hasil-hasil dan prestasi pada masa lalu,
yang akan dijadikan dasar untuk pengambilan keputusan pada masa yang akan
datang.
3. Memberikan keterangan-keterangan vital, misalnya sebagai bukti sesuai
dengan ketentuan hukum.
Menurut Widjaya dalam Priansa dan Garnida (2013:159), menyatakan
bahwa tujuan dari kearsipan adalah:
1. Menyimpan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan.
2. Menyiapkan surat setiap kali diperlukan.
3. Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut paut dengan suatu
masalah yang diperlukan sebagai pelengkap.
Menurut Martono dalam Priansa dan Garnida (2013:160), mengemukakan
bahwa tujuan kearsipan adalah:
1. Menyediakan warkat jika diperlukan.
2. Menghindari pemborosan waktu dalam mencari warkat yang diperlukan.
3. Mengumpulkan warkat-warkat antara satu dengan yang lainnya.
4. Menghemat tempat penyimpanan.
5. Mengamankan warkat yang penting baik dari bahaya pencurian atau
kebakaran.
6. Menjaga kerahasiaan jika warkat benar-benar perlu dirahasiakan.
Berdasarkan pengertian dari beberapa ahli diatas dapat disimpulkan bahwa
fungsi dan tujuan arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi,
alat pengambil keputusan, bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan
14
wahana komunikasi. Selain itu memiliki tujuan menyimpan warkat sedemikian
rupa sehingga mudah ditemukan kembali jika sewaku-waktu diperlukan.
2.1.3. Pengelolaan Arsip
Pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu
organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan organisasi,
yang dapat bermanfaat untuk bahan penelitian, pengambilan keputusan, atau
penyusunan program pengembangan dari organisasi yang bersangkutan.
Menurut (Ririn Anbarrini, Rudi Susilana, 2016) “Pengelolaan arsip dapat
diartikan juga sebagai manajemen arsip yaitu proses dari sebuah organisasi yang
mengelola arsip baik arsip yang diciptakan maupun diterimanya dalam berbagai
format dan media”.
Menurut (Utomo, 2018) “Pengelolaan arsip yang sistematis juga
disesuaikan dengan kondisi organisasi, sumber daya manusia, sarana prasarana,
biaya yang cukup memadai, sehingga semua aktifitas pengelolaan dokumen dapat
terlaksana dengan baik sesuai dengan harapan organisasi”.
Menurut Sedarmayanti dalam Priansa dan Garnida Asas (2013:159),
pengelolaan kearsipan terdiri dari:
1. Asas Sentralisasi
Sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang
dipusatkan di suatu khusus yaitu Pusat penyimpanan arsip. Keuntungan
sentralisasi arsip:
a. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.
b. Kantor hanya menyimpan 1 (satu) arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan.
15
c. Petugas mengkonsentrasikan diri dalam pengarsipan.
d. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.
Kerugian sentralisasi arsip:
a. Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil.
b. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu system penyimpanan
yang seragam.
c. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk
memperoleh arsip yang diperlukan.
2. Asas Desentralisasi
Asas desentralisasi arsip adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang
ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi. Keuntungan
desentralisasi arsip:
a. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja
masing-masing.
b. Keperluan akan arsip mudah dipenuhi, karena berada pada unit kerja
tersendiri.
c. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karenanya arsipnya sudah
dikenal baik.
Kerugian desentralisasi arsip:
a. Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi, dan dapat menimbulkan
duplikasi arsip yang disimpan.
b. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit
kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar
dijalankan.
16
c. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja dan ini
merupakan pemborosan.
3. Asas Gabungan
Gabungan adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan arsip dengan cara
menggabungkan antara sentralisasi dengan desentralisasi. Asas ini digunakan
untuk mengurangi dampak kerugian yang terdapat pada asas sentralisasi dan
desentralisasi.
Menurut Sugiarto dan Wahyono (2014:10), “Pengelolaan arsip yaitu
sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan organisasi, yang dapat
bermanfaat untuk bahan penelitian, pengambilan keputusan, atau penyusunan
program pengembangan dari organisasi yang bersangkutan”.
Berdasarkan pengertian dari beberapa ahli diatas dapat disimpulkan bahwa
pengelolaan arsip sangat membantu dalam menyediakan kebutuhan informasi baik
untuk bahan pengambilan keputusan maupun sebagai bahan pertanggungjawaban.
2.1.4. Proses Terjadinya Arsip
Menurut Priansa dan Garnida (2013:163), proses terjadinya arsip
umumnya melalui beberapa tahap adalah sebagai berikut:
1. Tahap Penciptaan dan penerimaan (Creation and Receipt)
Arsip dinamis dimulai dari penciptaan atau penerimaan dokumen yang
merupakan awal dari siklus arsip.
2. Tahap Distribus (Distribution)
17
Setelah ada penciptaan arsip maka agar informasinya sampai kepada pihak
atau Orang atau Sasaran yang dituju diperlukan adanya pendistribusian atau
penyebaran informasi.
3. Tahap Penggunanaan (Use)
Setelah pihak-pihak yang berkepentingan menerima arsip yang dimaksud,
kemudian digunakan untuk kepentingan tertentu sesuai maksud dan tujuan
penciptaanya.
4. Tahap pemeliharaan (Maintenance)
Arsip aktif yang sudah digunakan mengalami penurunan fungsinya, karena
kegiatan sudah selesai kemudian menjadi inaktif tetapi harus dipelihara karena
menjadi sumber informasi, sumber data dan sebagai bahan bahan bukti
pertanggungjawaban.
5. Tahap pemusnahan (Disposion)
Arsip dinamis inaktif yang sudah habis masa simpan dan tidak mempunyai
nilai khusus yang dianggap permanen dapat dimusnahkan.
Berdasarkan pengertian dari ahli diatas dapat disimpulkan bahwa proses
terjadinya arsip suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari
penerimaan, pencatatan, penggunaan, pemeliharaan dan pemusnahan arsip yang
setiap proses tahapnya memiliki maksud dan tujuan agar dapat menciptakan
sistem kearsipan yang baik.
18
2.1.5. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan
warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan
warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat
tersebut sewaktu-waktu diperlukan.
Menurut Barthos (2013:43), “Dalam penyimpanan arsip bukan hanya
sekedar disimpan saja namun perlu diatur cara penyimpanannya agar suatu saat
diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat”.
Menurut (Darmen & Rahmah, 2013): Prosedur penataan arsip adalah proses langkah-langkah pengaturan informasi dan fisik arsip untuk kepentingan penemuan kembali arsip. Prosedur yang benar dalam penataan arsip di suatu sisi akan memberikan kemudahan di dalam pengendalian fisik dan informasi arsip apabila ternyata arsipnya masih diperlukan oleh lembaga pencipta arsip (creating agency). Sistem penataan merupakan suatu proses pengaturan dan penyimpanan
bahan atau warkat-warkat secara sistematis, sehingga warkat tersebut dengan
cepat dapat dicari atau diketahui tempatnya setiap kali diperlukan.
Menurut Amsyah (2017:71), “Sistem penyimpanan adalah sistem yang
dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan
dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan
dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan”.
Menurut Sugiarto dan Wahyono (2016:51-72): Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan”.
19
Terdapat 6 cara dalam system pengarsipan yaitu:
1. Sistem Abjad
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan susunan
abjad dari kata tangkap (nama) dokumen bersangkutan. Melalui sistem abjad
ini, dokumen disimpan berdasarkan urutan nama orang dan nama badan.
Keuntungan pemakaian sistem penyimpanan abjad adalah:
a. Pemahaman serta kegiatannya mudah dan sederhana.
b. Dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu dan nama badan)
yang sama akan berkelompok menjadi satu.
c. Surat masuk dan pertinggal dari surat-keluar disimpan bersebelahan dalam
satu map.
d. Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama
pengirim yang dikirimi surat, tanpa mempergunakan indeks. Karena itu
disebut sebagai sistem langsung.
e. Susunan guide dan folder sederhana.
f. Mudah dikerjakan dan cepat di dalam penemuan.
g. Dapat juga mempunyai file campuran.
Kerugian dari sistem penyimpanan abjad adalah:
a. Pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui
bagian nama yang lain seperti nama depan atau panggilan, tetapi harus
melalui belakang (last-name).
20
b. Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungan satu sama lain
tetapi berbeda nama pengirimnya akan berbeda letak di dalam
penyimpanan.
c. Ejaan huruf sering berubah seperti oe-u, dj-j, ch-kh, tj-c, sedangkan nama
orang ditulis berdasarkan kemauan ejaan masing-masing.
d. Harus mempergunakan peraturan mengindeks, sehingga diperlukan
pemahaman tentang peraturan mengindeks.
2. Sistem Geografis
Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan
kepada pengelompokkan menurut nama tempat. Sistem ini sering disebut juga
sistem lokasi atau sistem nama tempat.
Keuntungan dari sistem geografis adalah:
a. Mudah dan cepat dalam penemuan bila nama tempat telah diketahui.
b. Merupakan suatu tindakan penyimpanan secara langsung, tanpa adanya
rujukan atau bantuan indeks.
Kerugiannya:
a. Kemungkinan terdapat kesalahan bila tidak mempunyai pengetahuan yang
cukup tentang pembagian wilayah.
b. Diperlukan indeks yang tepat dan teliti. Diperlukan kerja tambahan karena
pemakai harus menyusun dua berkas, yaitu berkas berdasarkan geografi
dan berkas abjad untuk indeks.
c. Bila terjadi alamat ganda diperlukan petunjuk silang.
d. Untuk mendapatkan hasil terbaik, sistem geografis dapat digabungkan
dengan sistem alfabetis atau numerik.
21
3. Sistem Subjek
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan
kepada isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut
perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat atau subjek. Dengan kata
lain merupakan suatu sistem penyimpanan dokumen yang didasarkan pada isi
dokumen dan kepentingan dokumen.
Keuntungan dalam sistem subjek adalah:
a. Penghematan waktu pencarian dokumen, karena semua hal yang
menyangkut sebuah permasalahan terdapat dalam satu tempat
penyimpanan.
b. Dokumen subjek dapat diperluas secara mudah dengan cara menyisipkan
subjek baru ataupun menambahkan sub-subjek pada subjek utama.
Sedangkan kelemahan dari sistem penyimpanan subjek adalah:
a. Ada kecendrungan daftar subjek atau daftar klasifikasi tumbuh tak
terkendali.
b. Penyimpanan berdasarkan subjek tidak akan efektif bila istilah yang
digunakan tidak dibatasi.
c. Pengembangan atau perluasan daftar klasifikasi, memerlukan bantuan
analis arsip yang berpengalaman.
d. Diperlukan petunjuk silang yang memadai, untuk menyatukan berbagai
subjek dan informasi yang terkait.
e. Sering terjadi penggunaan nama seseorang untuk daftar subjek, sehingga
hal itu dapat mempersulit penemuan arsip.
4. Sistem Nomor
22
Sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai
pengganti dari nama-orang atau nama badan disebut sistem-nomor (numeric
filling system). Hampir sama dengan sistem abjad yang penyimpanan
dokumen didasarkan kepada nama, sistem nomor pun penyimpanan dokumen
berdasarkan nama, hanya disini diganti dengan kode nomor.
Keuntungan pemakaian sistem nomor:
a. Teliti, karena penggunaan nomor tidak mungkin adanya nomor ganda.
b. Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja.
c. Perluasan nomor tidak terbatas.
d. Penunjuk silang disusun bersama-sama dengan indeks.
e. Indeks memuat seluruh nama koresponden.
Kerugian pemakaian sistem nomor:
a. Kearsipan tidak langsung, karena untuk dapat menemukan dokumen
diperlukan alat bantu berupa indeks nomor.
b. Untuk map campuran diperlukan file tersendiri.
c. Indeks yang disusun alfabetis harus mengikuti ketentuan peraturan
mengindeks.
d. Ongkos agak tinggi, karena harus menyediakan beberapa perlengkapan
yang dibutuhkan dalam sistem ini.
5. Sistem Kronologi
Sistem penyimpanan kronologi merupakan sistem penyimpanan yang
didasarkan pada urutan waktu. Waktu disini dapat dijabarkan sebagai tanggal,
bulan, tahun, dekade, ataupun abad.
Keuntungan sistem kronologi:
23
a. Mudah dalam pelaksanaannya.
b. Susunan dan urutan guide sederhana.
c. Cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan.
Kerugian sistem kronologi:
a. Hanya bermanfaat untuk organisasi yang relatif kecil dengan jumlah
dokumen yang tidak banyak.
b. Tidak berguna, apabila tanggal, bulan, tahun sebuah dokumen tidak
diketahui.
c. Surat masuk dan surat keluar akan terpisah penyimpanannya.
6. Sistem Warna
Penggunaan warna sebagai dasar penyimpanan dokumen sebenarnya
hanya penggunaan simbol atau tanda untuk mempermudah pengelompokkan
dan pencarian dokumen. Dengan demikian penggunaan warna bukan sesuatu
yang utama melainkan hanya membantu dalam penataan dokumen.
Menurut Priansa dan Garnida (2013:164):
Sistem penyimpanan arsip (filling system) adalah sistem yang digunakan untuk menyimpan arsip agar dapat ditemukan dengan cepat. Sedangkan system kearsipan sendiri, memiliki arti adalah pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis, menggunakan abjad, nomor, huruf, atau kombinasi nomor dan huruf sebagai identitas arsip yang bersangkutan.
Terdapat 5 cara dalam system pengarsipan yaitu:
1. Sistem Abjad
Sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan metode penyusunan
secara abjad atau alfabetis (menyusun nama dalam urutan-urutan nama mulai
dari A sampai dengan Z).
24
Contoh: Peraturan mengindeks dalam system Abjad:
Bank mandiri menjadi Mandiri, Bank-Keuntungan klasifikasi menurut abjad:
a. Mudah menggolongkan surat-surat menurut nama perusahaan dan
sebagainya.
b. Penyimpanan dapat dilakukan dengan cepat tanpa menggunakan indeks.
c. Sederhana mudah dimengerti.
d. Perlengkapan yang berguna untuk bermacam-macam surat (dokumen)
Kerugiannya adalah:
a. Dalam system yang luas memerlukan waktu lama untuk menemukan surat.
b. Sulit bila ada nama-nama yang sama.
c. Surat mungkin lebih tepat apabila disimpan menurut perihalnya.
d. Sulit memperkirakan persyaratan ruang untuk huruf-huruf abjad yang
berlainan.
2. Sistem Nomor (Numerical System)
Sistem penata arsip berdasarkan kode tertentu yang ditetapkan untuk setiap
arsip. Dalam sistem nomor terdapat beberapa variasi:
a. Sistem Dewey.
b. Sistem Terminal digit
c. Sistem Middles digit.
d. Sistem Sound system.
e. Sistem Duplex-Numeric.
f. Sistem Straight-Numeric.
25
Sistem nomor yang umumnya digunakan adalah system nomor Desimal
Dewey (Dewey Decimal Classification) atau Univeral Decimal Classification
(UDC).
Keuntungan dalam penggunaan system penyimpanan nomor:
a. Penyimpanan lebih teliti.
b. Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai suatu referensi.
Kerugian dalam penggunaaan system penyimpanan nomor:
a. Biaya indeks dan ruangan yang dipergunakan.
b. Pemindahan angka-angka mengakibatkan kesalahan dalam penyimpanan.
3. Sistem Tanggal
Sistem penyimpanan ini, berdasarkan pada tanggal diterimanya dokumen
atau surat tersebut. Dalam sistem penyimpanan ini, dibutuhkan buku arsip
yang berfungsi sebagai alat pencatatan dokumen atau surat-surat yang masuk
akan disimpan.
Keuntungan dari sistem penyimpanan berdasarkan tanggal:
a. Mudah dalam pelaksanaannya.
b. Sangat cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan.
c. Susunan dan urutan petunjuk sederhana.
Kerugian dalam penggunanaan sistem penyimpanan berdasarkan tanggal:
a. Hanya bermanfaat pada Organisasi kecil dan memiliki jumlah dokumen
tidak banyak.
b. Sistem penyimpanan tidak bisa dipergunakan jika dokumen tidak memilki
atau tidak diketahui tanggal, bulan, maupun tahunnya.
4. Sistem Subjek
26
Merupakan sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada pokok
masalah surat. Sebelum menerapkan sistem subyek, terlebih dahulu harus
disusun pedomannya yang dijadikan dasar penataan arsip pada tempat
penyimpanan. Pedoman tersebut disebut pola klasifikasi.
Klasifikasi Kearsipan terdiri dari sebagai berikut:
a. Masalah pokok atau primer (Main Subject).
b. Sub Masalah Pokok atau Sekunder (Sub Subject).
c. Sub masalah Kecil atau Tertier (Sub Sub Subject).
Keuntungan dalam penyimpanan sistem subjek:
a. Subjek dokumen dapat diperluas secara mudah dengan cara menyisipkan
subjek baru ataupun sub subjek baru.
b. Penghematan waktu dalam pencarian dokumen, dikarenakan semua
dokumen yang memiliki permasalahan atau subjek yang sama dapat
digabungkan dalam satu tempat penyimapanan.
Kerugian dalam penyimpanan sistem subjek:
a. Kecenderungan pola klasifikasi tumbuh tidak terkendali
b. Sistem penyimpanan tidak berjalan dengan efektif jika pola klasifikasi
tidak dibatasi
c. Sering terjadi kesalahan dalam penanaman pola klarifikasi.
5. Sistem Geografis (Wilayah)
Sistem geografis atau yang disebut juga dengan sistem wilayah adalah
sistem penyimpanan dengan menggunakan dasar wilayah atau daerah.
Dalam sistem ini penyimpanan terdapat 3 (tiga) tingkat dalam
pengelompokkannya yaitu:
27
a. Menurut nama Negara, yang dimaksud dengan nama Negara adalah segala
dokumen yang berasal dari berbagai dimaksukkan kedalam map dan diberi
label atau nama Negara yang bersangkutan.
b. Menurut Wilayah administrasi Negara, pembagian wilayah administrasi
negara meliputi, provinsi, kabupaten atau kota, kecamatan, dan kelurahan.
c. Menurut wilayah administrasi khusus, hal ini berdasarkan pembagian
wilayah untuk kepentingan administrasi instansi tertentu seperti wilayah
administrasi bank.
Berdasarkan pengertian dari beberapa ahli diatas dapat disimpulkan bahwa
sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan
warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan
warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat
tersebut sewaktu-waktu diperlukan.
2.1.6. Jenis-Jenis Arsip
Berikut akan dijabarkan berbagai jenis arsip, baik berdasarkan bentuk fisik,
berdasarkan masalah, kepemilikan, berdasarkan sifat, dan berdasarkan fungsinya.
Menurut Sugiarto dan Teguh Wahyono (2016:10), pada dasarnya arsip
memiliki banyak jenis:
1. Arsip menurut bentuk dan Wujud Fisik
Penggolongan arsip lebih didasarkan pada tampilan fisik arsip tersebut.
Contoh: Surat, Compact Disk, Pita rekaman
2. Arsip menurut subjeknya
Menurut subjek atau isinya, dapat dibedakan menjadi beberapa macam.
28
Contoh: Arsip kepegawaian (surat pengangakatan pegawai), arsip keuangan
(laporan keuangan), Arsip Pendidikan (rapor, ijazah)
3. Arsip menurut Nilai atau Kegunaannya
Pada arsip menurut Nilai atau kegunaannya, dibagi menjadi beberapa macam,
yaitu:
a. Arsip bernilai informasi
Contoh: Pengumuman, Undangan
b. Arsip bernilai administrasi
Contoh: Prosedur Kerja, Ketentuan organisasi
c. Arsip bernilai hokum
Contoh: Akte kelahiran, Buku pernikahan.
d. Arsip bernilai sejarah
Contoh: Foto sebuah peristiwa
e. Arsip bernilai ilmiah
Contoh: hasil penenelitian
f. Arsip bernilai keuangan
Contoh: Kwitansi, Laporan Keuangan
g. Arsip bernilai pendidikan
Contoh: Kurikulum
4. Arsip menurut fungsinya
Dalam hal ini, arsip dibedakan menjadi:
a. Arsip Dinamis arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan sehari-hari di suatu organisasi atau perusahaan. Arsip dinamis
terdiri 2 (dua) macam, Yaitu arsip dinamis aktif (arsip yang masih
29
dipergunakan secara langsung dalam suatu kegiatan), dan arsip dinamis
inaktif (arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam suatu
kegiatan, namun sewaktu-waktu masih diperlukan sehingga masih perlu
untuk disimpan.
b. Arsip Statistik, adalah arsip yang sudah tidak lagi dipergunkan, tetapi
masih memiliki nilai guna, sehingga perlu disimpan untuk kepentingan
sejarah ataupun bahan bukti.
5. Arsip menurut sifat kepentingannya
Digolongkan berdasarkan kepentingannya, Contoh: Arsip tidak berguna, arsip
penting, arsip vital.
6. Arsip menurut keasliannya
a. Arsip asli yaitu dokumen yang langsung dibuat, dicetak, ditandatanggan
secara langsung dan menjadi dokumen utama.
b. Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua dan seterusnya yang dalam proses
pembuatannya bersama dengan dokumen asli, tetapi ditujukan untuk pihak
lain selain penerima dokumen.
c. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama
dengan dokumen asli, tetapi kesesuaian dengan dokumen asli.
d. Arsip petikan, Yaitu dokumen yang berisi bagian dari suatu dokumen asli.
7. Arsip menurut tempat atau tingkat pengelolaannya
Dalam hal ini arsip digolongkan berdasarkan pada tempat atau tingkat
pengelolaannya, sekaligus penanggungjawabnya. Dan dibedakan menjadi:
a. Arsip pusat, arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada dipusat
organisasi.
30
b. Arsip unit, arsip yang disimpan oleh unit-unit dalam organisasi.
8. Arsip menurut kekuatan Hukum
Dalam segi hukum, arsip dibedakan menjadi dua macam, yaitu:
a. Arsip otentik, yaitu arsip yang terdapat tanda tangan asli dengan tinta
sebagai tanda keabsahan dari arsip tersebut dan dapat dipergunakan
sebagai bukti hukum yang sah.
b. Arsip tidak otentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan
asli dengan tinta (fotocopy).
9. Arsip Dinamis
Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, maupun penyelenggaraan aktivitas di lingkungan
perkantoran, yang pada umumnya dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi perkantoran.
Arsip dinamis disebut juga dalam bahasa inggris records. Arsip dinamis
terdiri dari dua macam :
a. Arsip Dinamis Aktif (Active Records)
Arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyelesaian suatu
kegiatan.Sehingga arsip aktif ini juga merupakan berkas kerja.
b. Arsip Dinamis Inaktif (Inactive Records)
Arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam penyelesaian
kegiatan, karena kegiatan sudah selesai tetapi sewaktu-waktu masih
diperlukan sehingga perlu disimpan.
Menurut Purwatingsih dalam (Wardah, 2016) Arsip dinamis dibagi menjadi
tiga macam, yaitu:
31
1. Arsip dinamis aktif, ialah arsip yang masih sering digunakan bagi
kelangsungan kerja
2. Arsip dinamis semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaanya sudah
mulai menurun
3. Arsip dinamis inakatif, adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan
dalam proses pekerjaan sehari-hari.
10. Arsip Statistik (Archive)
Arsip yang sudah tidak lagi digunakan secara langsung dalam penyelesaian
kegiatan oleh penciptanya, tetapi mempunyai nilai tertentu sehingga pantas
untuk dilestarikan atau diabadikan untuk kepentingan umum, sejarah, atau
bahan bukti.
Menurut Nuraida (2014:105), secara umum jenis-jenis arsip adalah sebagau
berikut:
1. Arsip dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang secara langsung digunakan untuk
perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan operasional kantor
sehari-hari. Arsip dinamis ini ada dua macam, yaitu arsip aktif dan arsip
inaktif.
a. Arsip aktif yaitu arsip yang sering dipergunakan secara terus-menerus
untuk berbagai keperluan perusahaan atau arsip dengan frekuensi
penggunaan cukup tinggi karena sering diperlukan untuk kegiatan
organisasi saat ini.
32
b. Arsip inaktif yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara
terus-menerus untuk kegiatan perusahaan saat ini atau arsip dengan
frekuensi penggunaan rendah.
2. Arsip statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan operasional kantor
sehari-hari, akan tetapi tetap disimpan selamanya dengan alasan historis.
Berdasarkan pengertian dari beberapa ahli diatas dapat disimpulkan bahwa
jenis-jenis arsip terdiri dari beberapa jenis yang memiliki nilai guna yang
didasarkan pada kegunaanya bagi kepentingan penggunaan arsip.
2.1.7. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip
Pemeliharaan arsip dan perawatan arsip adalah usaha-usaha yang
dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari kerusakan, kerusakan arsip dapat
disebabkan oleh dua faktor, yaitu faktor internal dan faktor eksternal. Faktor
internal adalah faktor-faktor yang disebabkan dari dalam, sedangkan faktor
eksternal adalah faktor-faktor kerusakan yang disebabkan dari luar arsip.
Menurut Sugiarto dan Wahyono (2016:83) menyimpulkan “Pemeliharaan
arsip adalah usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak selama masih
mempunyai nilai guna”. Sedangkan pengertian perawatan arsip adalah “Usaha
penjagaan agar benda arsip yang mengalami kerusakan tidak bertambah parah”.
1. Pemeliharaan arsip adalah upaya dalam penjagaan arsip kondisi arsip tidak
rusak selama masih diperlukan atau masih memiliki nilai guna. Dalam
33
pemeliharaan arsip, perlu diketahui faktor-faktor penyebab kerusakan arsip
serta cara pencegahannya.
a. Faktor Penyebab kerusakan Arsip
Terdiri dari dua faktor Intrinsik dan faktor ekstrinsik. Faktor intrinsik ialah
penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip itu sendiri, misalnya
kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat dan lain-
lain.Sedangkan untuk faktor ekstrinsik adalah faktor kerusakan yang
disebabkan oleh lingkungan atau tempat penyimpanan arsip, organisme
perusak, serta dari kelalaian manusia dalam menangani arsip.
b. Upaya pencegahan kerusakan
Beberapa upaya untuk mencegah kerusakan akibat faktor-faktor penyebab
seperti tersebut diatas. Usaha-usaha tersebut antar lain menggunakan yang
bermutu tinggi. Sedapat mungkin, menggunakan kertas, pita mesin, tinta
karbon, lem dan bahan, bahan lain yang bermutu baik. Selain itu ruang
penyimpanan arsip harus dibangun dan diatur sebaik mungkin sehingga
mendukung keawetan arsip;
1) Lokasi atau Ruang gedung arsip sebaiknya terletak di luar daerah
indusri dengan luas yang cukup untuk untuk menyimpan arsip yang
sudah diperkirakan sebelumnya.
2) Kontruksi bangunan sebaiknya tidak menggunakan kayu yang
langsung menyentuh tanah untuk menghindari serangan rayap.
3) Ruangan sebaiknya dilengkapi dengan penerangan, pengatur
temperatus ruangan, dan air conditioner (AC) yang bermanfaat untuk
mengendalikan kelembaban udara di dalam ruangan.
34
4) Ruangan harus selalu bersih dari debu, kertas bekas, putung rokok,
maupun sisa makanan.
2. Perawatan Arsip
Perawatan Arsip adalah usaha penjagaan agar benda arsip yang telah
mengalami kerusakan tidak bertambah parah. Kerusakan yang paling sering
terjadi adalah sobek, terserang jamur, terkena air dan terbakar. Arsip yang
rusak karena sobek dapat diperbaiki dengan cara bagian yang sobek ditempeli
kertas yang sejenis dengan menggunakan perekat. Apabila kerusakan sangat
berat dapat meminta pertolongan pada ahli di Arsip Nasional.
Berdasarkan pengertian dari beberapa ahli diatas dapat disimpulkan bahwa
pemeliharan merupakan usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik,
sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan hilangnya arsip.
Sedangkan perawatan arsip merupakan kegiatan mempertahankan kondisi arsip
agar tetap baik dan mengadakan perbaikan pada arsip yang rusak agar
informasinya tetap terpelihara.
2.1.8. Perlengkapan Arsip
Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan
dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama
(penggunaannya relative singkat) artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara
terus-menerus.
Amsyah (2017:188), kebanyakan kantor menyediakan perlengkapan
untuk penyimpanan arsip:
35
1. Perlengkapan arsip
a. Penyekat
Penyekat adalah lembaran yang dapat dibuat dari karton atau tripleks yang
digunakan sebagai pembatas dari arsip-arsip yang disimpan.
b. Map (Folder)
Folder-folder juga dapat diperoleh dalam berbagai model dan bahan.
c. Penunjuk (Guide)
Penunjuk mempunyai fungsi sebagai tanda untuk membimbing dan
melihat cepat kepada tempat-tempat yang diinginkan di dalam file.
d. Kata Tangkap
Judul yang terdapat pada tonjolan disebut juga kata-tangkap.
e. Alat-alat bantu kearsipan
Label-label untuk laci, penyekat, dan folder tersedia dalam berbagai
model.
2. Peralatan penyimpanan
Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam
bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan
bertahun-tahun).
Menurut Suigiarto dan Wahyono (2015:77-78), Peralatan yang dipergunakan
dibagi menjadi tiga jenis penyimpanan.
a. Alat penyimpanan tegak (vertical file)
36
Peralatan tegak adalah jenis yang umumdipergunakandalam kegiatan
pengurusan arsip. Jenis ini disebut dengan almari arsip (filling cabinet)
b. Alat penyimpanan menyamping (lateral file)
c. Alat penyimpanan berat (power file)
Walaupun bukan model baru, penggunaan file elektrik berkembang pesat
di berbagai kantor.
1. File kartu yaitu file yang khusus dibuat untuk menyimpan kartu atau formulir
dengan ukuran tertentu.
2. File structural, yaitu file untuk semua jenis dan ukuran formulir atau arsip.
3. File mobil (bergerak), yaitu file yang dapat bergerak ke depan dan ke
belakang.
Berdasarkan pengertian dari beberapa ahli diatas dapat disimpulkan bahwa
perlengkapan arsip adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam
kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama
(penggunaannya relative singkat) artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara
terus-menerus.
2.1.9. Prosedur Kearsipan
Prosedur kearsipan adalah suatu langkah kegiatan yang harus dilakukan
dengan baik. Penanganan arsip mulai dari awal sampai akhir secara
berkesinambungan dilakukan dengan harapan untuk menjamin kecepatan dan
ketepatan penyimpanan, sehingga akan memudahkan penemuan kembali.
37
Menurut Amsyah (2017:51), Prosedur kearsipan terdapat 3 (tiga) cara
pencatatan dan pengendalian surat, yaitu dengan menggunakan perangkat:
1. Prosedur Buku Agenda
a. Buku Agenda
Halaman-halaman buku ini berisi kolom-kolom keterangan (data) dari surat
yang dicatat. Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari
surat yang disimpan di file.
b. Buku Ekspedisi
Buku ekspedisi dipergunakan sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman,
atau pendistribusian surat atau barang.
2. Prosedur Kartu-Kendali
Kartu-kendali adalah selembar kertas berukuran 10 cm x 15 cm yang berisikan
data-data suatu surat seperti indeks, isi ringkas, lampiran, dari, kepada, tanggal
surat, nomor surat, pengolah, paraf, tanggal terima, nomor urut, M/K, kode,
dan catatan.
3. Prosedur Tata Naskah
Tata Naskah adalah suatu kegiatan administrasi di dalam memelihara dan
menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari sesuatu
persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.
Berdasarkan pengertian dari ahli diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur
kearsipan adalah suatu langkah kegiatan yang harus dilakukan dengan baik.
Penanganan arsip mulai dari awal sampai akhir secara berkesinambungan
dilakukan dengan harapan untuk menjamin kecepatan dan ketepatan
penyimpanan, sehingga akan memudahkan penemuan kembali.
38
2.1.10. Prosedur Penyimpanan
Menurut Amsyah (2017:63), Prosedur penyimpanan adalah langkah-
langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu
warkat. Ada 2 (dua) macam penyimpanan, yaitu:
1. Penyimpanan Sementara (File Pending)
File pending atau file tindak-lanjut (follow-up file) adalah file yang digunakan
untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses.
2. Penyimpanan Tetap (Permanent File)
Permanent file adalah suatu dokumen yang volumenya banyak dan dikerjakan
oleh beberapa orang, di mana surat yang akan disimpan berjalan dari satu
tangan ke tangan lain.
Langkah-langkah prosedur penyimpanan adalah sebagai berikut:
a. Langkah 1: Pemeriksaan
Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan warkat dengan cara
memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian bahwa
warkat-warkat bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan.
b. Langkah 1: Mengindeks
Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa,
atau kata-tangkap lainnya, surat akan disimpan.
c. Langkah 3: Memberi Tanda
39
Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana
yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok
pada kata-tangkap yang sudah di tentukan pada langkah pekerjaan
mengindeks.
d. Langkah 4: Menyortir
Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan ke
langkah terakhir yaitu penyimpanan.
e. Langkah 5: Menyimpan
Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen sesuai
dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan.
Berdasarkan pengertian dari ahli diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur
penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan
dengan akan disimpannya suatu warkat.
