Sesi 6 - PENYIMPANAN ARSIP SISTEM ABJAD.ppt

PENYIMPANAN PENYIMPANAN ARSIP SISTEM ARSIP SISTEM

ABJADABJAD

baik bagi organisasi maupun bagi baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan, oleh sebab itu mengatur dan pimpinan, oleh sebab itu mengatur dan memelihara arsip sebaik mungkin agar memelihara arsip sebaik mungkin agar

memudahkan penemuan kembali memudahkan penemuan kembali warkat yang sewaktu-waktu diperlukan, warkat yang sewaktu-waktu diperlukan,

merupakan suatu hal yang sangat merupakan suatu hal yang sangat penting, baik terhadap kehidupan penting, baik terhadap kehidupan

organisasi, maupun untuk membantu organisasi, maupun untuk membantu tugas pimpinan.tugas pimpinan.

Arsip merupakan alat pengingat,Arsip merupakan alat pengingat,

Pada dasarnya pimpinan Pada dasarnya pimpinan sangat menginginkan akan sangat menginginkan akan adanya arsip yang rapi dan adanya arsip yang rapi dan tertib guna memudahkan tertib guna memudahkan penyimpanan dan penemuan penyimpanan dan penemuan kembali warkat yang kembali warkat yang dibutuhkan sewaktu-waktu dibutuhkan sewaktu-waktu dengan cepat dan tepat.dengan cepat dan tepat.

Oleh karena pimpinan tidak mungkin Oleh karena pimpinan tidak mungkin mengurus sendiri arsipnya, maka mengurus sendiri arsipnya, maka dengan demikian pimpinan mengharap dengan demikian pimpinan mengharap agar stafnya dapat benar-benar mampu agar stafnya dapat benar-benar mampu mengurus dan memelihara arsip untuk mengurus dan memelihara arsip untuk pimpinan maupun untuk kepentingan pimpinan maupun untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan. organisasi secara keseluruhan.

Berdasarkan hal tersebut, Berdasarkan hal tersebut, seseorang harus mempunyai seseorang harus mempunyai

keterampilan dan ketelitian, agar keterampilan dan ketelitian, agar apabila sewaktu-waktu pimpinan apabila sewaktu-waktu pimpinan

memerlukan arsipnya, maka memerlukan arsipnya, maka arsip termaksud dapat disajikan arsip termaksud dapat disajikan

denga cepat dan tepat.denga cepat dan tepat.

Bagi kehidupan Bagi kehidupan suatu organisasi, suatu organisasi, informasi informasi memegang memegang peranan penting peranan penting karena informasi karena informasi merupakan dasar merupakan dasar bagi pimpinan bagi pimpinan untuk pengambilan untuk pengambilan keputusan di dalam keputusan di dalam menentukan menentukan kebijaksanaan. kebijaksanaan.

Informasi dapat berupa bahan Informasi dapat berupa bahan tertulis, dan dapat juga berbentuk tertulis, dan dapat juga berbentuk lisan, yang akhirnya perlu lisan, yang akhirnya perlu dituangkan dalam bentuk tulisan, dituangkan dalam bentuk tulisan, karena informasi lisan mempunyai karena informasi lisan mempunyai kelemahan, yaitu mudah terlupakan, kelemahan, yaitu mudah terlupakan, tidak ada bukti yang kuat walaupun tidak ada bukti yang kuat walaupun ada juga kebaikannya. ada juga kebaikannya. Oleh sebab itu, maka Oleh sebab itu, maka

semua berkas yang semua berkas yang memuat informasi yang memuat informasi yang

bernilai guna, harus bernilai guna, harus mendapat perhatian dan mendapat perhatian dan

perlu dikelola/ditata perlu dikelola/ditata dengan baik. dengan baik.

Kesimpulannya;Kesimpulannya;

Penataan arsip perlu Penataan arsip perlu dilakukan untuk dilakukan untuk memudahkan memudahkan penyimpanan dan penyimpanan dan penemuan kembali penemuan kembali arsip setiap saat arsip setiap saat diperlukan dengan diperlukan dengan cepat dan tepat, cepat dan tepat, sehingga perlu sehingga perlu dilakukan penentuan dilakukan penentuan metode penyimpanan metode penyimpanan atau sistem penataan atau sistem penataan arsip.arsip.

Dikenal 5 macam sistem penataan Dikenal 5 macam sistem penataan arsip yaitu:arsip yaitu:

1.1. Sistem Abjad/Alphabetical Filing System.Sistem Abjad/Alphabetical Filing System.2.2. Sistem Masalah/Perihal/Subject Filing Sistem Masalah/Perihal/Subject Filing

System.System.3.3. Sistem Nomor/Numerical Filing System.Sistem Nomor/Numerical Filing System.4.4. Sistem Tanggal/Urutan Sistem Tanggal/Urutan

Waktu/Chronological Filing System.Waktu/Chronological Filing System.5.5. Sistem Sistem

Wilayah/Daerah/Regional/Geographical Wilayah/Daerah/Regional/Geographical Filing System. Filing System.

Beragam pengertian Sistem Beragam pengertian Sistem Abjad/Abjad/Alphabetical Filing SystemAlphabetical Filing System

1.1. Salah satu sistem penataan berkas Salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari menata berkas yang berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman A sampai Z dengan berpedoman pada peraturaan mengindeks.pada peraturaan mengindeks.

2.2. Penyelenggaraan sistem kearsipan Penyelenggaraan sistem kearsipan berdasarkan abjad/alfabet, disusun berdasarkan abjad/alfabet, disusun mulai dari A sampai Z, Aa mulai dari A sampai Z, Aa sampaiZz, dan seterusnya.sampaiZz, dan seterusnya.

3.3. Sistem penyimpanan Sistem penyimpanan dan penemuan kembali dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. arsip berdasarkan abjad. Dalam penyusunannya Dalam penyusunannya setiap map (folder) setiap map (folder) menunjukkan nama menunjukkan nama korespondennya serta korespondennya serta disusun berdasarkan disusun berdasarkan abjad sesuai dengan abjad sesuai dengan warkat yang ada.warkat yang ada.

4.4. Penyimpanan atau penempatan Penyimpanan atau penempatan dokumen diurutkan berdasarkan dokumen diurutkan berdasarkan alphabet atau abjad. Yang alphabet atau abjad. Yang diurutkan disini adalah nama orang diurutkan disini adalah nama orang atau nama perusahaan. atau nama perusahaan.

Jadi nama-nama tersebut diurutkan Jadi nama-nama tersebut diurutkan secara abjad berdasarkan huruf secara abjad berdasarkan huruf pertama. pertama. Penempatan dan Penempatan dan pengurutannya sama persis dengan pengurutannya sama persis dengan pengurutan kata-kata pada kamus.pengurutan kata-kata pada kamus.

Contoh: Kearsipan Sistem AbjadContoh: Kearsipan Sistem Abjad

Karton penyekat abjad Map ordner sistem abjad Karton penyekat abjad Map ordner sistem abjad

Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai

dengan warkat yang ada. dengan warkat yang ada.

Sistem abjad ini merupakan sistem Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan penyimpanan yang sederhana dan

mudah dalam menentukan dokumen, mudah dalam menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file dimana petugas bisa langsung ke file

penyimpanan dan melihat huruf penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa melalui alat bantu abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga seperti indeks yang disebut juga dengan dengan sistem arsip langsungsistem arsip langsung

((direct filing systemdirect filing system).).

Sistem abjad umumnya dipilih Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip sebagai sistem penyimpanan arsip karena:karena:

1.1. Dokumen sering dicari dan diminta Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama.melalui nama.

2.2. Petugas menginginkan agar Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama.dokumen dari nama yang sama.

3.3. Jumlah langganan yang Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak.berkomunikasi banyak.

4.4. Nama lebih mudah diingat oleh Nama lebih mudah diingat oleh siapapun. siapapun.

Memahami warkat dengan Memahami warkat dengan menggunakan sistem abjad, menggunakan sistem abjad, terdapat beberapa istilah atau terdapat beberapa istilah atau terminology yang perlu diketahui: terminology yang perlu diketahui: 1.1. Kode Kode

adalah tanda/simbol yang tertulis atau adalah tanda/simbol yang tertulis atau ditulis di atas kertas (arsip) yang ditulis di atas kertas (arsip) yang menunjukkan isi yang terkandung di dalam menunjukkan isi yang terkandung di dalam arsip tersebut. Kode yang digunakan dapat arsip tersebut. Kode yang digunakan dapat berupa abjad dari nama (nama orang, berupa abjad dari nama (nama orang, nama organisasi, nama tempat/ wilayah, nama organisasi, nama tempat/ wilayah, nama benda atau nama pokok masalah) nama benda atau nama pokok masalah) yang terkandung di dalam arsip. Kode yang terkandung di dalam arsip. Kode dapat juga berupa angka, atau kombinasi dapat juga berupa angka, atau kombinasi dari abjad dan angka tergantung pada dari abjad dan angka tergantung pada sistem filing yang dipergunakan.sistem filing yang dipergunakan.

2.2. Koding/Koding/Mengkode (kodifikasi)Mengkode (kodifikasi)adalah aktivitas atau kegiatan adalah aktivitas atau kegiatan menentukan atau memberikan menentukan atau memberikan kode pada arsip yang dapat kode pada arsip yang dapat dipergunakan sebagai petunjuk dipergunakan sebagai petunjuk dalam penyusunan dan dalam penyusunan dan penyimpanan arsip. penyimpanan arsip.

Perlu diketahui bahwa kode arsip Perlu diketahui bahwa kode arsip dapat diberikan pada daftar indeks dapat diberikan pada daftar indeks yang telah ditetapkan, sesuai yang telah ditetapkan, sesuai dengan sistem kearsipan yang dengan sistem kearsipan yang digunakan. digunakan. Kode diambil dari huruf Kode diambil dari huruf pertama dari nama/judul yang pertama dari nama/judul yang sudah diindeks.sudah diindeks.

3.3. IndeksIndeksMerupakan daftar/tabel berisi Merupakan daftar/tabel berisi susunan pokok masalah (susunan pokok masalah (headingheading) ) dan sub pokok masalah (dan sub pokok masalah (sub sub headingheading) atau sub-sub pokok ) atau sub-sub pokok masalah (masalah (sub-sub headingsub-sub heading) yang ) yang disusun menurut susunan abjad/ disusun menurut susunan abjad/ nomor/gabungan dari abjad dan nomor/gabungan dari abjad dan nomor. nomor.

Indeks berfungsi sebagai petunjuk Indeks berfungsi sebagai petunjuk atau keterangan penting dalam atau keterangan penting dalam pekerjaan filing karena dapat pekerjaan filing karena dapat menetapkan kode arsip, atau tempat menetapkan kode arsip, atau tempat arsip disimpan menurut persoalan arsip disimpan menurut persoalan yang terkandung dalam arsip yang terkandung dalam arsip tersebuttersebut

44.. MengindeksMengindeksMengindeks merupakan cara untuk Mengindeks merupakan cara untuk menemukan dan menentukan ciri atau menemukan dan menentukan ciri atau tanda dari suatu dokumen yang akan tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk dan tanda pengenal dijadikan petunjuk dan tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui (caption) untuk memudahkan mengetahui dalam susunan mana dokumen tersebut dalam susunan mana dokumen tersebut harus dimasukkan ke dalam file, selain itu harus dimasukkan ke dalam file, selain itu untuk memudahkan mengetahui di dalam untuk memudahkan mengetahui di dalam file mana dokumen tersebut dapat file mana dokumen tersebut dapat ditemukan apabila diperlukan. ditemukan apabila diperlukan.

5.5. MengabjadMengabjadMengabjad berarti menyusun nama atau Mengabjad berarti menyusun nama atau caption atau judul-judul arsip menurut caption atau judul-judul arsip menurut susunan abjad. Susunan Abjad dapat susunan abjad. Susunan Abjad dapat berupa susunan abjad huruf demi huruf, berupa susunan abjad huruf demi huruf, atau susunan abjad kata demi kata.atau susunan abjad kata demi kata.

6.6. Judul/Judul/captioncaption

Adalah nama yang sudah diindeks Adalah nama yang sudah diindeks yang kemudian dijadikan tanda yang kemudian dijadikan tanda pengenal.pengenal. Dalam Kearsipan judul disebut Dalam Kearsipan judul disebut juga juga headingheading atau atau captioncaption, , titletitle atau nama. atau nama. Judul/Judul/captioncaption merupakan pokok soal yang merupakan pokok soal yang akan digunakan sebagai kode dalam akan digunakan sebagai kode dalam penyusunan dan penyimpanan arsip. penyusunan dan penyimpanan arsip.

Judul, Judul, captioncaption atau nama bisa diambil dari atau nama bisa diambil dari nama orang, nama benda, nama tempat, nama orang, nama benda, nama tempat,

nama organisasi, nama wilayah, nama nama organisasi, nama wilayah, nama pokok masalah (perihal) dalam surat. Untuk pokok masalah (perihal) dalam surat. Untuk

menentukan kode arsip, nama-nama atau menentukan kode arsip, nama-nama atau judul tersebut harus diindeks terlebih judul tersebut harus diindeks terlebih

dahulu.dahulu.

Keuntungan pemakaian sistem Keuntungan pemakaian sistem abjad: abjad: 1.1. Sangat mudah menggolongkan surat Sangat mudah menggolongkan surat

menurut nama organisasi/instansi/ menurut nama organisasi/instansi/ lembaga/perusahaan.lembaga/perusahaan.

2.2. Menyimpan dapat dilakukan dengan Menyimpan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.mudah dan cepat.

3.3. Sederhana dan mudah dimengerti, Sederhana dan mudah dimengerti, baik pekerjaan maupun baik pekerjaan maupun pencariannya. pencariannya.

4.4. Perlengkapannya dapat dipergunakan Perlengkapannya dapat dipergunakan untuk bermacam-macam dokumen untuk bermacam-macam dokumen dan cocok untuk tiap-tiap dokumen.dan cocok untuk tiap-tiap dokumen.

Kerugian pemakaian sistem abjad:Kerugian pemakaian sistem abjad:

1.1. Dalam sistem yang luas memerlukan Dalam sistem yang luas memerlukan waktu yang lama untuk menemukan waktu yang lama untuk menemukan surat atau warkat yang diperlukan.surat atau warkat yang diperlukan.

2.2. Sulit apabila terdapat nama-nama yang Sulit apabila terdapat nama-nama yang sama terutama nama orang.sama terutama nama orang.

3.3. Surat mungkin lebih tepat apabila Surat mungkin lebih tepat apabila disimpan menurut perihalnya. disimpan menurut perihalnya.

Contoh:Contoh:

Penyimpanan surat-menyurat, kontrak-Penyimpanan surat-menyurat, kontrak-kontrak, catatan-catatan pegawai, dan kontrak, catatan-catatan pegawai, dan sebagainya.sebagainya.

Peraturan Mengindeks dan Memberi Peraturan Mengindeks dan Memberi KodeKode

Sistem abjad membedakan judul Sistem abjad membedakan judul atas empat golongan, adalah:atas empat golongan, adalah:

1.1. Nama perorangan (Individual name).Nama perorangan (Individual name).2.2. Nama perusahan (Firm name/ Business Nama perusahan (Firm name/ Business

name).name).3.3. Nama Instansi Pemerintah Nama Instansi Pemerintah

(Government name).(Government name).4.4. Nama organisasi/perhimpunan (Civic Nama organisasi/perhimpunan (Civic

mission).mission).

Mengindeks Nama Orang Mengindeks Nama Orang Indonesia Indonesia

1.1. Nama tunggal adalah nama yang terdiri Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari satu suku kata, maka diindek dari satu suku kata, maka diindek sebagai berikut: sebagai berikut:

No.No. Judul/NamaJudul/Nama Unit 1Unit 1 Unit 2Unit 2 KodeKode

1.1. DearlianaDearliana DearlianaDearliana DD2.2. SuhartoSuharto SuhartoSuharto SS3.3. MedianMedian MedianMedian MM

2.2. Nama ganda adalah nama yang terdiri Nama ganda adalah nama yang terdiri dari lebih dari satu suku kata, maka dari lebih dari satu suku kata, maka diindeks berdasarkan suku kata nama diindeks berdasarkan suku kata nama terakhir.terakhir.


1.1. Nazhira IdzniNazhira Idzni IdzniIdzni NazhiraNazhira II

2.2. Muhammad Muhammad MuslihMuslih

MuslihMuslih MuhammadMuhammad MM

3.3. Vera VeriskaVera Veriska VeriskaVeriska VeraVera VV

3.3. Nama keluarga/suku/marga adalah nama Nama keluarga/suku/marga adalah nama orang diikuti nama keluarga/suku/ orang diikuti nama keluarga/suku/ marga, maka diindeks berdasarkan nama marga, maka diindeks berdasarkan nama keluarga/suku/marga misalnya:keluarga/suku/marga misalnya:


1.1. Aspin SihombingAspin Sihombing SihombingSihombing AspinAspin SS

2.2. Bob TutupolyBob Tutupoly TutupolyTutupoly BobBob TT

3.3. Simon ManumpilSimon Manumpil ManumpilManumpil SimonSimon MM

4.4. Nama yang menggunakan singkatan di Nama yang menggunakan singkatan di depan maupun di belakang dan tidak depan maupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangannya maka diindeks diketahui kepanjangannya maka diindeks nama jelasnya, misalnya:nama jelasnya, misalnya:

No.No. Judul/NamaJudul/Nama Unit 1Unit 1 Unit 2Unit 2 Unit 3Unit 3 KodeKode

1.1. A.RachmanA.Rachman RachmanRachman AA RR

2.2. M. Maulana S.M. Maulana S. MaulanaMaulana SS MM MM

3.3. A.H. NasutionA.H. Nasution NasutionNasution AA HH NN

5.5. Nama yang menggunakan singkatan di Nama yang menggunakan singkatan di depan maupun di belakang dan diketahui depan maupun di belakang dan diketahui kepanjangannya, maka diindeks dengan kepanjangannya, maka diindeks dengan cara menulis lengkap singkatan tersebut, cara menulis lengkap singkatan tersebut, misalnya:misalnya:


1.1. S. RanuwijayaS. Ranuwijaya SuwandiSuwandi RanuwijayaRanuwijaya SS

2.2. B.M. DiahB.M. Diah BahrudinBahrudin MuhammadMuhammad DiahDiah BB

3.3. T.D. MarzukiT.D. Marzuki Teuku Teuku DaudDaud MarzukiMarzuki TT

6.6. Nama yang memakai gelar, yang Nama yang memakai gelar, yang diutamakan adalah nama asli atau diutamakan adalah nama asli atau marga dan gelar tidak diindeks,marga dan gelar tidak diindeks,ditempatkan pada unit dalam tanda ditempatkan pada unit dalam tanda kurung. Namun apabila gelar kurung. Namun apabila gelar tersebut diikuti nama tunggal maka tersebut diikuti nama tunggal maka gelar tersebut turut diindeks.gelar tersebut turut diindeks.

Ada beberapa gelar yang umum Ada beberapa gelar yang umum dipakai, yaitu:dipakai, yaitu:

• Gelar akademisGelar akademis, seperti: S.Pd, Dra, , seperti: S.Pd, Dra, Dr, Ir, SH, SE, Prof, Ph.D, M.Sc, M.Pd, Dr, Ir, SH, SE, Prof, Ph.D, M.Sc, M.Pd, MBA, M.M, M.Si dan lain-lain.MBA, M.M, M.Si dan lain-lain.

• Gelar keagamaanGelar keagamaan antara lain: Kyai, antara lain: Kyai, Haji, Hajjah, Ustadz, Bhiksu, Pendeta, Haji, Hajjah, Ustadz, Bhiksu, Pendeta, Pastor, dan lain-lain.Pastor, dan lain-lain.

• Gelar KebangsawananGelar Kebangsawanan, seperti: , seperti: Raden, Raden Ajeng, KRT, Sunan, Raden, Raden Ajeng, KRT, Sunan, Sultan, Andi, Cut, Ida Bagus/Ida Ayu, Sultan, Andi, Cut, Ida Bagus/Ida Ayu, Cokorda, Lalu dan sebagainya.Cokorda, Lalu dan sebagainya.

• Gelar KepangkatanGelar Kepangkatan, seperti: , seperti: Marsekal, Laksamana, Kapten, Sersan, Marsekal, Laksamana, Kapten, Sersan, Kolonel, Jenderal, Komisaris Besar, dan Kolonel, Jenderal, Komisaris Besar, dan lain-lain.lain-lain.

• Gelar JabatanGelar Jabatan, seperti: Presiden, , seperti: Presiden, Menteri, Gubernur, Direktur, Bupati, Menteri, Gubernur, Direktur, Bupati, Camat, Lurah, dan lain-lain.Camat, Lurah, dan lain-lain.

Diindeks sebagai berikut:Diindeks sebagai berikut:No.No. Judul/NamaJudul/Nama Unit 1Unit 1 Unit 2Unit 2 Unit 3Unit 3 KodeKode

1.1. Ir H. Iwan ZaiwansyahIr H. Iwan Zaiwansyah IwanIwan ZaiwansyahZaiwansyah(H.Ir)(H.Ir)

II

2.2. Jendral M. PanggabeanJendral M. Panggabean PanggabeanPanggabean MM(Jendral)(Jendral)

PP

3.3. KRT. KRT. WidjojoprawiroWidjojoprawiro WidjojoprawiroWidjojoprawiro (KRT)(KRT) WW

4.4. Kyai Achmad DahlanKyai Achmad Dahlan DahlanDahlan AchmadAchmad(Kyai)(Kyai)

DD

5.5. Monsignor Leo SukotoMonsignor Leo Sukoto SukotoSukoto LeoLeo(Monsignor)(Monsignor)

SS

7.7. Nama urutan kelahiran, biasanya terjadi Nama urutan kelahiran, biasanya terjadi di Bali, diutamakan untuk diideks adalah di Bali, diutamakan untuk diideks adalah nama diri diikuti oleh gelar urutan nama diri diikuti oleh gelar urutan kelahiran.kelahiran.No.No. Judul/NamaJudul/Nama Unit 1Unit 1 Unit 2Unit 2 Unit 3Unit 3 KodeKode

1.1. Ida Bagus Putu Ida Bagus Putu ArsanaArsana

ArsanaArsana PutuPutu Ida BagusIda Bagus AA

2.2. I Gusti Made YonoI Gusti Made Yono YonoYono MadeMade I GustiI Gusti YY

3.3. I Gusti Nyoman I Gusti Nyoman Panji TisnaPanji Tisna

Panji TisnaPanji Tisna NyomanNyoman I GustiI Gusti PP

8.8. Nama yang didahului dengan nama Nama yang didahului dengan nama baptis, diindeks mulai dari nama aslinya, baptis, diindeks mulai dari nama aslinya, kemudian diikuti oleh nama baptisnya.kemudian diikuti oleh nama baptisnya.No.No. Judul/NamaJudul/Nama Unit 1Unit 1 Unit 2Unit 2 Unit 3Unit 3 KodeKode

1.1. FX SuharsoFX Suharso SuharsoSuharso FF XX SS

2.2. Leo SukotoLeo Sukoto SukotoSukoto LeoLeo SS

3.3. Antonius YatinAntonius Yatin YatinYatin AntoniusAntonius YY

9.9. Nama wanita yang diikuti nama suami Nama wanita yang diikuti nama suami atau ayahnya, diindeks dengan atau ayahnya, diindeks dengan menampilkan nama suami/ayahnya menampilkan nama suami/ayahnya terlebih dahulu, misalnya:terlebih dahulu, misalnya:


1.1. Ny. Ny. Sadiah Sadiah ZainuddinZainuddin

ZainuddinZainuddin SadiahSadiah(Ny)(Ny)

ZZ

2.2. Ny. Ny. Suciati Suciati Suwiryo.Suwiryo.

SuwiryoSuwiryo SuciatiSuciati(Ny)(Ny)

SS

3.3. Ny. Ny. Kartini Kartini LegowoLegowo

LegowoLegowo KartiniKartini(Ny)(Ny)

LL

10.10. Nama yang memakai kata bin, binti, Nama yang memakai kata bin, binti, diindeks dengan cara nama terakhir diindeks dengan cara nama terakhir yang mengikuti kata bin/binti sebagai yang mengikuti kata bin/binti sebagai main captionnya, misalnya:main captionnya, misalnya:No.No. Judul/NamaJudul/Nama Unit 1Unit 1 Unit 2Unit 2 Unit 3Unit 3 KodeKode

1.1. Achmad bin SalimAchmad bin Salim Bin SalimBin Salim AchmadAchmad SS

2.2. Aminah binti Aminah binti SamidinSamidin

Binti Binti SamidinSamidin

AminahAminah SS

3.3. Aziz bin MuslihAziz bin Muslih Bin MuslihBin Muslih AzizAziz MM

Mengindeks Nama Orang AsingMengindeks Nama Orang Asing

1.1. Nama orang Barat, Jepang, Muangthai dll, Nama orang Barat, Jepang, Muangthai dll, diindeks berdasarkan nama keluarga diindeks berdasarkan nama keluarga yang biasanya ditempatkan di bagian yang biasanya ditempatkan di bagian belakang nama (nick name), misalnya:belakang nama (nick name), misalnya:No.No. Judul/NamaJudul/Nama Unit 1Unit 1 Unit 2Unit 2 Unit 3Unit 3 KodeKode

1.1. Robert John Robert John KennedyKennedy

KennedyKennedy RobertRobert JohnJohn KK

2.2. George R TerryGeorge R Terry TerryTerry GeorgeGeorge RobertRobert TT

3.3. Thomas R JonesThomas R Jones JonesJones ThomasThomas RR JJ

2.2. Nama orang Eropa yang memakai tanda Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks nama yang penghubung, diindeks nama yang menggunakan tanda penghubung menggunakan tanda penghubung tersebut diindeks sebagai satu kata, tersebut diindeks sebagai satu kata, misalnya:misalnya:


1.1. Peter Smith-WhitePeter Smith-White Smith-WhiteSmith-White PeterPeter SS

2.2. Marry Duff - FrasierMarry Duff - Frasier Duff - FrasierDuff - Frasier MarryMarry DD

3.3. Charles Bek-GremCharles Bek-Grem Bek-GremBek-Grem CharlesCharles BB

3.3. Nama orang Eropa yang menggunakan Nama orang Eropa yang menggunakan awalan, hendaknya tidak dianggap awalan, hendaknya tidak dianggap sebagai suatu unit tersendiri, tetapi sebagai suatu unit tersendiri, tetapi merupakan dari nama keluarga. merupakan dari nama keluarga. Pengindekan dilakukan dengan cara Pengindekan dilakukan dengan cara menempatkan nama yang didepannya menempatkan nama yang didepannya diberi awalan, misalnya Va, Vander, diberi awalan, misalnya Va, Vander, Von,De la, Mc, El, Al, dll.Von,De la, Mc, El, Al, dll.No.No. Judul/NamaJudul/Nama Unit 1Unit 1 Unit 2Unit 2 Unit 3Unit 3 KodeKode

1.1. John van den BoschJohn van den Bosch van den Boschvan den Bosch JohnJohn VV

2.2. Leonardo da VinciLeonardo da Vinci da Vincida Vinci LeonardoLeonardo DD

4.4. Nama orang Cina, Korea, diindeks dengan Nama orang Cina, Korea, diindeks dengan cara menuliskan sebagaimana nama cara menuliskan sebagaimana nama tersebut ditulis, karena baik orang Cina tersebut ditulis, karena baik orang Cina maupun Korea, nama keluarga selalu maupun Korea, nama keluarga selalu dicantumkan di depan, contoh:dicantumkan di depan, contoh:

NoNo.. Judul/NamaJudul/Nama Unit 1Unit 1 Unit 2Unit 2 Unit 3Unit 3 KodeKode

1.1. Liem Swie KingLiem Swie King LiemLiem SwieSwie KingKing LL

2.2. The Liang GieThe Liang Gie TheThe LiangLiang GieGie TT

Mengindeks Nama PerusahaanMengindeks Nama Perusahaan

1.1. Mengindeks nama Perusahaan pada Mengindeks nama Perusahaan pada umumnya (Toko, Pabrik, PT, Firma, CV, umumnya (Toko, Pabrik, PT, Firma, CV, Kantor, Instansi) diutamakan nama yang Kantor, Instansi) diutamakan nama yang dipentingkan baru diikuti jenis badan dipentingkan baru diikuti jenis badan hukumnya atau kegiatannya:hukumnya atau kegiatannya:


1.1. PT MekasariPT Mekasari MekasariMekasari PerseroanPerseroan TerbatasTerbatas MM

2.2. Pabrik Sepatu BataPabrik Sepatu Bata BataBata PabrikPabrik SepatuSepatu BB

3.3. Toko Serba LogamToko Serba Logam SerbaSerba LogamLogam TokoToko SS

2.2. Nama Bank atau nama perusahaan yang Nama Bank atau nama perusahaan yang disingkat, cara pengindekannya adalah disingkat, cara pengindekannya adalah dengan menampilkan kepanjangan dari dengan menampilkan kepanjangan dari singkatan itu, terlebih dulu kemudian singkatan itu, terlebih dulu kemudian diindek sebagaimana nama diindek sebagaimana nama kepanjangannya.kepanjangannya.NoNo

..Judul/NamaJudul/Nama Unit 1Unit 1 Unit 2Unit 2 Unit 3Unit 3 Unit 4Unit 4 KodeKode

1.1. GIAGIA GarudaGaruda IndonesiaIndonesia AirwaysAirways GG

2.2. PermigasPermigas MinyakMinyak GasGas PerusahaanPerusahaan MM

3.3. PT KAIPT KAI KeretaKereta ApiApi IndonesiaIndonesia Perseroan Perseroan TerbatasTerbatas

KK

3.3. Nama perusahaan yang menggunakan Nama perusahaan yang menggunakan orang sebagaimana nama tersebut ditulis, orang sebagaimana nama tersebut ditulis, kemudian diikuti oleh jenis badan hukum kemudian diikuti oleh jenis badan hukum atau kegiatannya, contoh:atau kegiatannya, contoh:


1.1. RS Cipto RS Cipto MangunkusumoMangunkusumo

CiptoCipto MangunkusumoMangunkusumo Rumah Rumah SakitSakit

CC

2.2. John Lee CompanyJohn Lee Company LeeLee JohnJohn CompanyCompany LL

3.3. Universitas Gajah Universitas Gajah MadaMada

GajahGajah MadaMada UnversitasUnversitas GG

4.4. Nama Perusahaan yang terdiri dari angka Nama Perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari nama perusahaan sebagai bagian dari nama perusahaan tersebut, diindeks dengan cara menulis tersebut, diindeks dengan cara menulis angka tersebut sebagai suatu unit dengan angka tersebut sebagai suatu unit dengan yang lainnya, sebagai contoh:yang lainnya, sebagai contoh:


1.1. Toko 99Toko 99 Sembilan-Sembilan-sembilansembilan

TokoToko SS

2.2. Hotel 234Hotel 234 Dua tiga Dua tiga EmpatEmpat

HotelHotel DD

3.3. Toko Pojok 45Toko Pojok 45 PojokPojok Empat limaEmpat lima TokoToko PP

5.5. Nama perusahaan yang mengunakan Nama perusahaan yang mengunakan huruf dan bukan merupakan singkatan huruf dan bukan merupakan singkatan diideks dengan cara:diideks dengan cara:

NoNo.. Judul/NamaJudul/Nama Unit 1Unit 1 Unit 2Unit 2 Unit 3Unit 3 Unit 4Unit 4 KodeKode

1.1. Toko ABCToko ABC AA BB CC TokoToko AA

2.2. Firma KSFirma KS KK SS FirmaFirma KK

6.6. Nama perusahaan yang menggunakan Nama perusahaan yang menggunakan kata penghubung dari, dan, &, atau kata penghubung dari, dan, &, atau kata depan of maka kata penghubung, kata depan of maka kata penghubung, kata depan tersebut harus diletakkan kata depan tersebut harus diletakkan dalam kurung dan diindeks mengikuti dalam kurung dan diindeks mengikuti unit tersendiri, pengindekannya unit tersendiri, pengindekannya dilakukan: dilakukan: NoNo

..Judul/NamaJudul/Nama Unit 1Unit 1 Unit 2Unit 2 Unit 3Unit 3 KodeKode

1.1. Suryono & CoSuryono & Co Suryono Suryono (and)(and)

CompanyCompany SS

2.2. Sawitri Salon & Sawitri Salon & Make UpMake Up

SawitriSawitri Salon (and)Salon (and) Make Make UpUp

SS

Mengindeks Nama Instansi Mengindeks Nama Instansi PemerintahPemerintah

Badan pemerintah meliputi Badan pemerintah meliputi Departemen, Lembaga non Departemen, Lembaga non Departemen. Departemen. Demikian juga instansi Demikian juga instansi resmi maupun militer. Seperti resmi maupun militer. Seperti Direktorat, Sekretariat Jendral, Jawatan, Direktorat, Sekretariat Jendral, Jawatan, dll. Untuk kepentingan file, untuk nama dll. Untuk kepentingan file, untuk nama instansi pemerintah ini perlu ada instansi pemerintah ini perlu ada peraturan dan cara mengindeksnya.peraturan dan cara mengindeksnya.

1.1. Badan pemeritah di dalam negeri Badan pemeritah di dalam negeri diindeks dengan kata pengenalnya/kata diindeks dengan kata pengenalnya/kata tangkapnya, misalnya: tangkapnya, misalnya:


1.1. Departemen Departemen Dalam NegeriDalam Negeri

DalamDalam NegeriNegeri DepartemenDepartemen DD

2.2. Direktorat Bea Direktorat Bea dan Cukaidan Cukai

Bea (dan)Bea (dan) CukaiCukai DirektoratDirektorat BB

3.3. Kantor POS Kantor POS BesarBesar

POSPOS BesarBesar KantorKantor PP

2.2. Lembaga Negara dan Lembaga non Lembaga Negara dan Lembaga non Departemen diindek kata pengenal/kata Departemen diindek kata pengenal/kata tangkapnya yang diutamakan dan diikuti tangkapnya yang diutamakan dan diikuti bentuk badan tersebut, misanya:bentuk badan tersebut, misanya:No.No. NamaNama Unit 1Unit 1 Unit 2Unit 2 Unit 3Unit 3 Unit 4Unit 4 KodeKode

1.1. LANLAN AdministrasiAdministrasi NegaraNegara LembagaLembaga AA

2.2. LIPILIPI IlmuIlmu PengetahuanPengetahuan IndonesiaIndonesia LembagaLembaga II

3.3. DPRDPR PerwakilanPerwakilan RakyatRakyat DewanDewan PP

3.3. Badan Pemerintah Daerah diindek kata Badan Pemerintah Daerah diindek kata pengenal utamanya diikuti bentuk badan pengenal utamanya diikuti bentuk badan tersebut, misalnya:tersebut, misalnya:


1.1. Provinsi Jawa Provinsi Jawa TengahTengah

Jawa Jawa TengahTengah

ProvinsiProvinsi JJ

2.2. Kabupaten Kabupaten AsahanAsahan

AsahanAsahan KabupatenKabupaten AA

3.3. Kecamatan Kecamatan GrogolGrogol

GrogolGrogol KecamatanKecamatan GG

4.4. Nama yayasan/perkumpulan, diindeks Nama yayasan/perkumpulan, diindeks adalah kata pengenal terpenting dari adalah kata pengenal terpenting dari nama yayasan/perkumpulan tersebut, nama yayasan/perkumpulan tersebut, baru kemudian sifatnya.baru kemudian sifatnya.No.No. NamaNama Unit 1Unit 1 Unit 2Unit 2 Unit 3Unit 3 Unit 4Unit 4 KodeKode

1.1. HMIHMI MahasiwaMahasiwa HimpunanHimpunan MM

2.2. PGRIPGRI GuruGuru RepublikRepublik IndonesiaIndonesia PersatuanPersatuan GG

3.3. ISWIISWI SarjanaSarjana WanitaWanita IndonesiaIndonesia IkatanIkatan SS

5.5. Nama Pemerintah negara asing, diindek Nama Pemerintah negara asing, diindek yang diutamakan adalah unit politik dari yang diutamakan adalah unit politik dari negara tersebut, misalnya:negara tersebut, misalnya:


1.1. Republik Republik IndonesiaIndonesia

IndonesiaIndonesia RepublikRepublik II

2.2. CIA AmericanCIA American AmericanAmerican CentralCentral Intelegence Intelegence (of)(of)

AA

Merancang Daftar KlasifikasiMerancang Daftar Klasifikasi

Dalam merancang klasifikasi abjad Dalam merancang klasifikasi abjad nama-nama dikelompokkan atas 4 nama-nama dikelompokkan atas 4 kelompok, yaitu:kelompok, yaitu:

• Nama PeroranganNama Perorangan

• Nama PerusahaanNama Perusahaan

• Instansi PemerintahInstansi Pemerintah

• Nama Organisasi dan PerhimpunanNama Organisasi dan Perhimpunan

Setelah nama diindeks kemudian surat-Setelah nama diindeks kemudian surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari mulai dari AA sampai sampai Z, Z, tapi bila tapi bila terdapat sejumlah nama yang sama terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunan dilakukan maka penyusunan dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga dan berdasarkan huruf kedua, ketiga dan seterusnya.seterusnya.

ContohContoh::• A, B, C,…………………………………ZA, B, C,…………………………………Z• Aa, Ab, Ac, ……………………………AzAa, Ab, Ac, ……………………………Az• Aba, Abb, Abc, ………………………AbzAba, Abb, Abc, ………………………Abz• Aca, Acb, Acc, …………………………AczAca, Acb, Acc, …………………………Acz

Bila nama-nama telah diindeks itu disusun Bila nama-nama telah diindeks itu disusun dan dikelompokkan berdasarkan abjad, dan dikelompokkan berdasarkan abjad, maka nama-nama tersebut dapat diurut maka nama-nama tersebut dapat diurut sebagai berikut:sebagai berikut:

Aan,Jamaan Baenulhaq Carli Dahrul

Abas,Abdul Bainulhakim Carlianis Darman,Iskandar

Abbas,Yasir Badrianus Channe Dasman,Yusar

Abdul,Yadi Badri,Mutia Cherry,Retno Dirman,Asri

Jenis Perlengkapan Sistem AbjadJenis Perlengkapan Sistem Abjad

• Filing Kabinet,Filing Kabinet, dipersiapkan untuk menyimpan arsip dipersiapkan untuk menyimpan arsip jumlahnya dapat disesuaikan dengan jumlahnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan, laci filing kabinet diberi kode kebutuhan, laci filing kabinet diberi kode pada bagian depannya. Misalnya filing pada bagian depannya. Misalnya filing kabinet mempunyai empat laci, maka kabinet mempunyai empat laci, maka kodenya adalah:kodenya adalah: Laci I berkode A- F, Laci Laci I berkode A- F, Laci II II berkode G – L, Laciberkode G – L, Laci III berkode M – S, III berkode M – S,Laci IV berkode T – Z.Laci IV berkode T – Z.

2.2.GuideGuide, , banyaknya guide yang dibutuhkan bila banyaknya guide yang dibutuhkan bila menggunakan sistem abjad sederhana 26 menggunakan sistem abjad sederhana 26 buah. Ditempatkan pada folder/map buah. Ditempatkan pada folder/map gantung. Tetapi bila suatu organisasi telah gantung. Tetapi bila suatu organisasi telah berkembang dimana tiap-tiap laci berkembang dimana tiap-tiap laci mempunyai satu petunjuk abjad. Maka mempunyai satu petunjuk abjad. Maka pada masing-masing laci akan terdapat 26 pada masing-masing laci akan terdapat 26 guide. guide.

Sehingga guide yang dibutuhkan dapat Sehingga guide yang dibutuhkan dapat sebanyak 26x26 buah = 676 buah. Dalam sebanyak 26x26 buah = 676 buah. Dalam praktik untuk membatasi jumlah guide praktik untuk membatasi jumlah guide dapat pula digunakan kode gabungan.dapat pula digunakan kode gabungan.

Misalnya: kode laci ABC, DEF, GHI dan Misalnya: kode laci ABC, DEF, GHI dan seterusnya. Pada tiap guide diberi tab. seterusnya. Pada tiap guide diberi tab. Tiap-tiap tab ditulis abjad A sampai Z Tiap-tiap tab ditulis abjad A sampai Z kemudian disusun berdasarkan abjad kemudian disusun berdasarkan abjad pertama, kedua, ketiga dan selanjutnya.pertama, kedua, ketiga dan selanjutnya.

3.3.FolderFolder, ,

banyaknya folder yang dibutuhkan banyaknya folder yang dibutuhkan bagi organisasi yang masih bagi organisasi yang masih sederhana sebanyak 26 buah. sederhana sebanyak 26 buah. Folder tersebut berkode A sampai Folder tersebut berkode A sampai Z. Tetapi bagi organisasi yang Z. Tetapi bagi organisasi yang telah berkembang, maka tiap laci telah berkembang, maka tiap laci akan memuat 26 folder. akan memuat 26 folder.

Dengan perincian sebagai berikut:Dengan perincian sebagai berikut:

Di belakang guide A disusun folder Di belakang guide A disusun folder Aa, Ab, Ac…………..AzAa, Ab, Ac…………..AzDibelakang guide B disusun folder Dibelakang guide B disusun folder Ba, Bb, Bc…………..BzBa, Bb, Bc…………..BzDibelakang guide C, disusun folder Dibelakang guide C, disusun folder Ca, Cb, Cc……………CzCa, Cb, Cc……………Cz

4.4. Rak Sortir,Rak Sortir, yang dibutuhkan yang dibutuhkan sebanyak 26 sebanyak 26 Rak. Diberi kode Rak. Diberi kode abjad dari A abjad dari A sampai zsampai zsehingga sehingga memudahkan memudahkan pemisahan surat.pemisahan surat.

5.5. Kartu IndeksKartu Indeks disesuaikan disesuaikan dengan dengan kebutuhan. kebutuhan. Kartu Indeks Kartu Indeks disimpan dalam disimpan dalam laci kartu laci kartu indeks.indeks.

6.6. Rak kartuRak kartu atau atau laci kartu, untuk laci kartu, untuk menyimpan kartu menyimpan kartu indeks.indeks.

Prosedur Penyimpanan Prosedur Penyimpanan ArsipArsip

Langkah-langkah/prosedur Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip:penyimpanan arsip:

1.1.Pengumpulan SuratPengumpulan SuratSurat-surat yang berasal dari berbagai Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan.bagian kearsipan.

2.2.MemeriksaMemeriksaPetugas memeriksa apakah surat Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan memang sudah benar-benar akan disimpan, dengan melihat adanya tanda disimpan, dengan melihat adanya tanda “perintah simpan” (“perintah simpan” (release markrelease mark) yang ) yang diterapkan oleh atasan di atas surat diterapkan oleh atasan di atas surat bersangkutan. Atau petugas memang bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan. diproses dan boleh disimpan.

3.3. MengindeksMengindeksMemilih nama yang akan dipakai Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan sebagai identitas penyimpanan

dan dan kemudian menguraikannya kemudian menguraikannya menjadi menjadi unit-unit untuk keperluan unit-unit untuk keperluan mengabjad. mengabjad. Untuk surat masuk, Untuk surat masuk, yang dapat yang dapat diindeks adalah diindeks adalah nama nama pengiriman pengiriman atau nama atau nama penanda tangan surat. penanda tangan surat.

Contoh:Contoh:

Nama Badan Pengirim adalah PT Waringin, dan Nama Badan Pengirim adalah PT Waringin, dan penandatangannya adalah Sukoco Katim, SH. penandatangannya adalah Sukoco Katim, SH. Biasanya yang dipilih sebagai indeksnya adalah Biasanya yang dipilih sebagai indeksnya adalah Nama Badan, karena cendrung tidak berubah Nama Badan, karena cendrung tidak berubah dibanding dengan nama penandatangan surat, dibanding dengan nama penandatangan surat, kecuali surat perorangan.kecuali surat perorangan.

Cara Mengindeks:Cara Mengindeks:

PT. WaringinPT. Waringin Indeks Indeks Waringin PTWaringin PTSurat ini akan disimpan pada abjad Surat ini akan disimpan pada abjad WW dan dan label mapnya adalah label mapnya adalah WW. .

4.4. Memberi KodeMemberi Kode Pada langkah ini nama atau kata tangkap Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks sebagai unit-unit yang sudah diindeks sebagai unit-unit diberi tanda. Misalnya, lingkaran dengan diberi tanda. Misalnya, lingkaran dengan warna merah dan angka 1 untuk unit warna merah dan angka 1 untuk unit 1,angka 2 untuk unit 2 dan angka 3 unit 3 1,angka 2 untuk unit 2 dan angka 3 unit 3 dan seterusnya. dan seterusnya.

Dengan adanya tanda ini petugas dapat Dengan adanya tanda ini petugas dapat menempatkan surat di dalam map yang menempatkan surat di dalam map yang sudah ada, atau membuatkan map sudah ada, atau membuatkan map individu baru bila surat-suratnya baru individu baru bila surat-suratnya baru dipindahkan dari map campuran karena dipindahkan dari map campuran karena jumlah suratnya sudah lebih dari 5 pucuk.jumlah suratnya sudah lebih dari 5 pucuk.

Dengan adanya tanda/kode juga Dengan adanya tanda/kode juga memudahkan petugas mengembalikan memudahkan petugas mengembalikan surat ke dalam laci, bila surat keluar surat ke dalam laci, bila surat keluar karena dipinjam. karena dipinjam.

5.5. MenyortirMenyortirAdalah mengelompokkan surat ke dalam Adalah mengelompokkan surat ke dalam kelompok abjad masing-masing, agar kelompok abjad masing-masing, agar memudahkan petugas mengerjakan memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu langkah terakhir yaitu menyimpanmenyimpan. .

Sortir ini penting untuk surat-surat yang Sortir ini penting untuk surat-surat yang banyak, kalau suratnya sedikit (tidak banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak perlu lebih dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, petugas di dalam menyimpan surat tidak petugas di dalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip, tapi dapat menyimpannya arsip, tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad.perkelompok abjad.

6.6. MenempatkanMenempatkanPekerjaan ini harus dilakukan dengan Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati-hati. Kalau tejadi kekeliruan hati-hati. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map yang menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat bukan seharusnya maka surat tersebut dapat disebut tersebut dapat disebut hilanghilang. . Bila Bila volume surat yang disimpan cukup volume surat yang disimpan cukup banyak, maka pencarian kembali banyak, maka pencarian kembali akan sukar dilakukan.akan sukar dilakukan.

7.7. PemeliharaanPemeliharaan, perawatan, , perawatan, penyiangan dan pemusnahan penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku.menurut peraturan yang berlaku.

Prosedur Penemuan ArsipProsedur Penemuan Arsip

Jika ada pihak lain yang meminta/ Jika ada pihak lain yang meminta/ meminjam arsip yang disimpan, maka meminjam arsip yang disimpan, maka

petugas arsip menempuh langkah-petugas arsip menempuh langkah-langkah sebagai berikut:langkah sebagai berikut:

1.1. Menanyakan jenis arsip yang akan Menanyakan jenis arsip yang akan dipinjam.dipinjam.

2.2. Menentukan kode berdasarkan Menentukan kode berdasarkan nama yang telah di indeks.nama yang telah di indeks.

3.3. Mengambil arsip dari tempat Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (dengan bon pinjaman (out slipout slip) bila ) bila yang dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang dipinjam 1 folder harus dibuat yang dipinjam 1 folder harus dibuat out folderout foldernya.nya.

4.4. Menyerahkan arsip kepada Menyerahkan arsip kepada peminjam.peminjam.Arsip yang diinginkan diberikan Arsip yang diinginkan diberikan kepada peminjam.kepada peminjam.

Inspirasi SuksesInspirasi Sukses

Karya besar di dunia ini, Karya besar di dunia ini, umumnya dihasilkan oleh umumnya dihasilkan oleh

orang yang tetap melakukan, orang yang tetap melakukan, ketika harapannya nyaris ketika harapannya nyaris

putus.putus.

(Dale Varnegie)(Dale Varnegie)

Terima Kasih Terima Kasih

& &

Sukses Selalu Buat AndaSukses Selalu Buat Anda

Documents

Sesi 6 - PENYIMPANAN ARSIP SISTEM ABJAD.ppt