BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Prosedur Menurut Para Ahli

2.1.1 Pengertian Prosedur

Menurut Allen (2008:147) prosedur merupakan metode atau cara yang baku untuk

melaksanakan pekerjaan tertentu. Prosedur diperlukan agar pelaksanaan pekerjaan

dilaksanakan menurut metode tertentu sehingga diperoleh dari hasil yang seragam.

Perusahaan yang dikelola dengan baik akan memiliki prosedur yang terdefinisi dengan hati-

hati dalam berurusan dengan semua pekerjaan rutin. Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald,

dan Warren D. Stallings, Jr. Prosedur merupakan urutan-urutan dan tahapan-tahapan intruksi

yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan,

dan bagaimana mengerjakannya.

Menurut Koontz dan Weihrich (2008:38), jenis-jenis rencana meliputi : misi, tujuan,

strategi, kebijaksanaan, prosedur, peraturan, program, dan anggaran. Prosedur terdiri dari

rangkaian peraturan yang harus diikuti untuk mencapai tujuan tertentu.

Prosedur harus mendapat perhatian serius dalam manajemen administrasi

perkantoran. Setiap uraian pekerjaan harus didukung oleh prosedur kerja yang baik. Sistem

informasi manajemen dilakukan dalam prosedur. Sistem informasi manajemen yang baik

akan efektif dan efisien jika didukung oleh prosedur yang baik.

2.1.2 Definisi Prosedur

Kegiatan administratif perkantoran harus mempunyai pola kerja yang baik sehingga

menunjang pencapaian tujuan organisasi dengan didukung oleh pencatatan tertulis mengenai

langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mencapai tujuan yang telah tentukan.

Prosedur perkantoran atau sistem perkantoran adalah urutan langkah-langkah (atau

pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), dimana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan

dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, dimana melakukannya, dan siapa

yang melakukannya (Moekijat, 2008:53). Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa

prosedur merupakan :

1. Metode-metode yang dibutuhkan untuk menangani aktifitas-aktifitas yang akan datang.

2. Urutan aktifitas untuk mencapai tujuan tertentu.

3. Pedoman untuk bertindak.

Menurut Moekijat (2008:106) metode menujukkan cara pelaksanaan pekerjaan dari

suatu tugas yang terdiri atas satu atau lebih kegiatan yang bersifat tulis-menulis oleh seorang

pegawai. Dengan demikian serangkaian metode yang disatukan akan membentuk suatu

prosedur.

2.1.3 Prosedur yang Tertulis

Prosedur kerja dalam setiap kantor hendaknya :

1. Bersifat formal, artinya prosedur tersebut diakui oleh semua orang dalam organisasi.

2. Tertulis, dan

3. Prosedur hendaknya selalu terbaharui, artinya selalu up to date dengan perkembangan

organisasi yang aktif dan dinamis.

Pada kenyataannya, masih terdapat beberapa kantor yang hanya membuat prosedur

kerja secara lisan dan belum atau tidak menganggap perlu untuk membuat prosedur tersebut

dalam bentuk tulisan. Hal ini mengakibatkan terjadinya miscommunication atau

misunderstanding yang disebabkan oleh adanya perbedaan persepsi antara perancang

prosedur dengan pelaksana prosedur tersebut, atau antar pelaksana prosedur itu sendiri.

Koordinasi kerja menjadi lebih sulit sehingga pencapaian tujuan terhambat. Oleh karena itu,

prosedur kerja sebaiknya dibuat secara tertulis agar tercipta komunikasi yang sinkron,

terutama bagi pihak-pihak pada level bawah yang lebih memerlukan pedoman tertulis sebagai

patokan dalam bertindak.

Dalam suatu organisasi, agar kinerja yang bekerja sama dalam suatu kelompok

efektif, maka tugas yang paling penting bagi atasan adalah mengetahui bahwa individu-

individu tersebut memahami akan tujuan yang hendak dicapai serta mengerti bagaimana cara

untuk mencapai tujuan tersebut. Semakin jelas prosedur kerja maka bawahan semakin

mengerti apa yang seharusnya dikerjakan dan dicapai.

Menurut Moekijat (2008:108), prosedur perkantoran ditulis dibuku pedoman kantor,

daftar tugas, atau dalam formulir lepas. Di dalam buku pedoman kantor (buku pedoman

prosedur) atau formulir lepas tersebut dimuat intruksi-intruksi tertulis mengenai apa yang

harus dilakukan, bagaimana pekerjaan dilakukan, dimana pekerjaan dilakukan, dan memberi

informasi tentang sistem yang membuat organisasi.

2.2 Persediaan Barang Menurut para Ahli

2.2.1 Pengertian Persediaan Barang

Menurut Hendayani (2011:61) persediaan barang atau disebut inventory adalah

barang-barang yang biasanya dijumpai digudang tertutup, lapangan terbuka, atau tempat-

tempat penyimpanan lain, baik berupa bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi, barang-

barang untuk kepentingan operasi perusahaan, dan barang-barang untuk keperluan operasi

proyek.

Menurut Ghani dalam Hendayani (2011:62) “Persediaan adalah kumpulan stock

barang (material mentah, komponen, barang setengah jadi, dan barang jadi) yang menunggu

untuk diproses, dipindahkan atau digunakan pada titik rantai penyediaan barang (supply

chain).

Sedangkan menurut Herjanto dalam Hendayani (2011:62) “Persediaan adalah bahan

atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya

untuk proses produksi atau perakitan, untuk dijual kembali dan untuk suku cadang dari

peralatan atau mesin”.

Persediaan merupakan salah satu aset yang berharga dan sangat mahal dalam suatu

perusahaan. Pada satu sisi lain, manajemen menghendaki biaya yang tertanam pada

persediaan itu minimum, namun dilain pihak sering kali para pengguna atau konsumen

mengeluh karena kehabisan persediaan. Manajemen harus mengatur perusahaan berada pada

suatu kondisi aman ke dua kepentingan tersebut dapat terpuaskan. Yang dikatagorikan

inventory adalah raw material, work in process dan finished goods, setiap perusahaan

memiliki jenis inventory, perencanaan dan sistem pengendalian yang spesifik. Persediaan

pada bank adalah uang kas, pada rumah sakit adalah persediaan darah, obat-obatan dan lain-

lain, dan persediaan pada perusahaan jasa konsultan pada umumnya adalah alat tulis kantor,

semua persediaan tersebut dimaksudkan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan

operasional pada perusahaan jasa maupun manufaktur.

2.2.2 Manajemen Persediaan

Hendayani memberikan definisi tentang manajemen persediaan (2011:64)

“Manajemen persediaan adalah kunci penting dalam perencanaan dan operasi sistem

logistik”. Persediaan adalah kumpulan stok barang yang menunggu untuk diproses,

dipindahkan atau dijual, contoh stok barang yang bisa dikategorikan sebagai persediaan

misalnya :

1. Bahan mentah yang telah dipersiapkan oleh perusahaan sebagai safety stock, biasanya

jumlah dari persediaan ini telah diperhitungkan sebelumnya oleh pihak manajemen

logistik.

2. Bahan mentah yang telah diproses dan menunggu proses selanjutnya, yang biasa disebut

produk setengah jadi.

3. Setiap barang komponen, bahan mentah ataupun produk yang disimpan terlebih dahulu

oleh produsen sebelum didistribusikan dan dikelola menggunakan sistem rantai pasokan.

4. Produk jadi, setiap barang komponen yang dengan sengaja disimpan terlebih dahulu

sebagai stok untuk antisipasi apabila kehabisan persediaan.

5. Produk yang sengaja disimpan sebagai cadangan bila suatu waktu diperlakukan mendadak.

Manajemen persediaan mempunyai kaitan atau hubungan yang sangat erat dengan

manajemen logistik, karena di dalam manajemen logistik terdapat manajemen persediaan

yang berfungsi sebagai studi yang digunakan untuk mengendalikan persediaan yang pada

akhirnya akan menjadi salah satu faktor pendukung dari manajemen logistik. Secara singkat,

di dalam manajemen logistik terdapat manajemen persediaan.

2.2.3 Tujuan Manajemen Persediaan

Manajemen persediaan mempunyai tujuan tersendiri dalam pencapaian target yang

ingin diraih oleh perusahaan melalui persediaan yang telah di manajemen dengan baik.

Menurut Hendayani (2011:68) “Tujuan manajemen persediaan adalah untuk meningkatkan

tingkat pelayanan persediaan untuk meminimal ongkos total operasional sementara dan dapat

terpenuhinya kebutuhan pelayanan konsumen”.

Hal yang harus diperhatikan pula oleh perusahaan, terutama perusahaan jasa

konsultan yang sangat bergantung pada kebutuhan alat tulis kantor dan peralatannya,

kemudian perusahaan manufaktur yang sangat bergantung pada bahan baku dari alam, seperti

halnya persediaan bahan baku yang merupakan sumber daya alam yang terbatas.

Berdasarkan penjelasan diatas, terdapat beberapa alasan untuk memilki persediaan

antara lain : meningkatkan tingkat pelayanan, mengurangi kekurangan ongkos logistik,

beradaptasi dengan kebutuhan pengguna, konsumen dan lead time yang acak.

2.2.4 Biaya-Biaya Persediaan

Menurut Assuri (2008:242) unsur-unsur biaya yang terdapat dalam persediaan dapat

digolongkan menjadi 4 (empat) golongan, yaitu :

1. Biaya Pemesanan (ordering costs)

Dengan biaya pemesanan ini dimaksudkan adanya biaya-biaya yang dikeluarkan

berkenaan dengan pemesanan barang-barang atau bahan-bahan dari penjual sejak dari

pesanan (order) dibuat dan dikirim ke penjual, sampai barang-barang atau bahan-bahan

tersebut dikirim dan diserahkan serta diinspeksi di gudang atau daerah pengolahan

(process areas).

2. Biaya yang terjadi dari adanya persediaan (inventory carraying costs)

Biaya-biaya yang diperlukan berkenaan dengan adnaya persediaan yang meliputi seluruh

pengeluaran yang dikeluarkan perusahaan sebagai akibat adanya sejumlah persediaan. Jadi

biaya ini berhubungan dengan terjadinya persediaan dan disebut juga dengan mengadakan

persediaan (stock holding costs).

3. Biaya Kekurangan Persediaan (out of stock costs)

Yang dimaksud dengan biaya ini adalah biaya-biaya yang timbul sebagai akibat terjadinya

persediaan yang lebih kecil dari pada jumlah yang diperlukan, seperti kerugian atau biaya-

biaya tambahan yang diperlukan karena seorang pelanggan meminta atau memesan suatu

barang sedangkan barang atau bahan yang dibutuhkan tidak tersedia disamping juga dapat

merupakan biaya-biaya yang timbul akibat pengiriman kembali pesanan (order) tersebut.

4. Biaya-biaya yang berhubungan dengan kapasitas (capacty associated costs)

Yang dimaksudkan dengan capacty associated costs adalah biaya-biaya terdiri atas kerja

lembur, biaya latihan, biaya pemberhentian kerja, dan biaya-biaya pengangguran (idle time

costs). Biaya-biaya ini terdiri karena adanya penambahan atau pengurangan kapasitas, atau

bila terlalu banyak atau terlalu sedikitnya kapasitas yang digunakan pada suatu waktu

tertentu.

2.2.5 Kategori Persediaan

Menurut Hendayani (2011:77) kategori persediaan sendiri adalah sebagai berikut :

1. Persediaan Pengamanan (safety stock)

Disebut sebagai buffer stock, sebagai antisipasi unsur ketidakpastiaan permintaan dan

menghindari kemungkinan terjadinya stock out.

2. Persediaan Antisipasi (anticipation stock)

Disebut sebagai stabilization stock, dilakukan untuk menghadapi fluktuasi permintaan

yang dapat diperkirakan.

3. Persediaan dalam Pengiriman (transit stock)

Disebut juga sebagai work inprocess, merupakan persediaan yang masih dalam proses

pengiriman atau masih menunggu proses selanjutnya.

2.2.6 Arti dan Tujuan Pengawasan Persediaan

Seperti kita telah ketahui bahwa setiap perusahaan perlu mengadakan persediaan

untuk dapat menjamin kelangsungan hidup usahanya. Untuk mengadakan persediaan ini

dibutuhkan sejumlah uang yang diinvestasikan dalam persediaan tersebut. Oleh sebab itu

setiap perusahaan haruslah dapat mempertahankan suatu jumlah persediaan yang optimum

yang dapat menjamin kebutuhan bagi kelancaran kegiatan perusahaan dalam jumlah dan

mutu yang tepat serta dengan biaya yang serendah-rendahnya. Dari keterangan diatas Assauri

mendefinisikan (2008:249) “Pengawasan persediaan merupakan masalah yang penting,

karena jumlah persediaan masing-masing barang atau bahan akan menentukan dan

mempengaruhi kelancaran proses produksi dan operasi serta keefektifan dan efisiensi

perusahaan tersebut.

Suatu pengawasan persediaan yang dijalankan oleh suatu perusahaan sudah tentu

mempunyai tujuan-tujuan tertentu. Tujuan pengawasan persediaan yang dijalankan yaitu

untuk memelihara terdapatnya keseimbangan anatara kerugian-kerugian serta penghematan

dengan adanya suatu tingkat persediaan tertentu, dan besarnya biaya dan modal yang

dibutuhkan untuk mengadakan persediaan tersebut. Menurut Assuri (2008:249) “Tujuan

pengawasan persediaan secara terperinci dapat dinyatakan sebagai usaha untuk :

1. Menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan sehingga dapat mengakibatkan

terhentinya kegiatan produksi dan operasi.

2. Menjaga pembentukan persediaan oleh perusahaan tidak terlalu besar atau berlebih-

lebihan, sehingga biaya-biaya yang timbul dari persediaan tidak terlalu besar.

3. Menjaga pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari karena ini akan berakibat biaya

pemesanan menjadi besar.

2.3 Pengertian Operasional

2.3.1 Pengertian Kegiatan Operasional

Menurut Prasetya dan Lukiastuti (2011:3) kegiatan operasi merupakan bagian dari

kegiatan organisasi yang melakukan proses transformasi dari masukan (input) menjadi

keluaran (output). Masukan dapat berupa sumber daya yang diperlukan (seperti : manusia,

mesin material, persediaan, modal, metode, energi, dan informasi). Sedangkan keluaran

berupa barang jadi, barang setengah jadi, atau jasa.

Secara umum kegiatan operasi merupakan suatu kegiatan yang berhubungan dengan

penciptaan atau pembuatan barang, jasa, atau kombinasinya melalui proses transformasi dari

masukan sumber daya produksi/faktor produksi menjadi keluaran yang diinginkan. Istilah

manajemen operasi sebenarnya mengandungpengertian yang lebih luas, oleh karena itu,

dalam perkembangannya sering digunakan istilah manajemen operasi saja karena,

manajemen operasi mencakup kedua jenis kegiatan, baik yang menghasilkan barang maupun

jasa.

Menurut Forgaty dalam Prasetya dan Lukiastuti (2011:2) mendefinisikan bahwa

“Manajemen operasi adalah suatu proses yang secara berkesinambungan dan efektif

menggunakan fungsi manajemen untuk mengintegrasikan secara efisien dalam rangka

mencapai tujuan”.

Unsur-unsur pokok dalam definisi tersebut, yaitu :

1. Berkelanjutan, berarti manajemen operasi bukan suatu kegiatan yang berdiri sendiri.

Keputusan manajemen bukan merupakan suatu tindakan sesaat, melainkan tindakan yang

berkelanjutan.

2. Efektif, berarti segala pekerjaan harus dilakukan secara tepat dan sebaik-baiknya, serta

mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan.

3. Fungsi Manajemen, berarti kegiatan manajemen produksi dan operasi memerlukan

pengetahuan yang luas, mencakup planning, organizing, actuating, dan controlling.

Dalam pelaksanaannya, berbagai sumber daya diintefrasikan menghasilkan barang dan

jasa.

4. Efisiensi, berarti manager operasi dituntut untuk mempunyai kemampuan kerja secara

efisien agar dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya.

5. Tujuan, berarti kegiatan manajemen operasi harus mempunyai tujuan untuk menghasilkan

suatu produk sesuai yang direncanakan.

Menurut Prasetya dan Lukiastuti (2011:2) “Manajemen operasi adalah serangkaian

aktifitas yang menghasilkan nilai dalam bentuk barang dan jasa dengan mengubah input

menjadi output dan suatu kegiatan yang berhubungan dengan penciptaan. Dan Prasetya dan

Lukiastuti berpendapat tentang pengertian operasi (2011:2) “Operasi adalah suatu wilayah

manajemen yang mempunyai pengaruh pada produktifitas”.

2.3.1 Strategi Operasi

Menurut Prasetya dan Lukiastuti (2011:17) “Strategi operasi adalah strategi

fungsional yang harus didukung dengan strategi bisnis dan harus menjadi pola yang konsisten

dalam keputusan”.

Strategi operasi berhubungan dengan pengembangan dari perencanaan jangka panjang

untuk memutuskan bagaimana penggunaan yang baik dan sumber daya terbesar, perusahaan

yang dianggap sebagai ukuran tertinggi dari kesesuaian antara sumber-sumber yang ada

dalam perencanaan jangka panjang strategi perusahaan.

Menurut pendapat Skinner dalam Prestya dan Lukiastuti (2011:17) operasi harus

berhubungan penuh dengan strategi bisnis, strategi operasi dan keputusan harus diisi secara

penuh dari bisnis dan harus menambah keunggulan bersaing bagi perusahaan. Dalam hal ini

semua fungsi dari perusahaan harus berkoordinasi dengan baik untuk mendukung perusahaan

dalam pencapai keunggulan bersaing. Koordinasi antar fungsi dari kepuasan yang dibuat

adalah untuk memfasilitasi strategi operasi yang dikembangkan dengan tim manager antar

bisnis secara keseluruhan.

2.3.3 Fungsi operasi dalam Organisasi

Perusahaan besar umumnya memberikan tugas atau suatu fungsi pada departemen-

departemen yang terpisah yang berarti menuntut tanggung jawab masing-masing Menurut

Deitiana (2011:2) “Untuk menghasilkan barang dan jasa, seluruh organisasi melakukan tiga

fungsi. Fungsi-fungsi ini sangat diperlukan tidak hanya untuk produksi tapi juga untuk

kelangsungan hidup organisasi”. Fungsi tersebut antara lain :

1. Fungsi Pemasaran

Fungsi ini membuat adanya permintaan atau paling tidak mendapatkan pesanan untuk

membuat barang dan jasa.

2. Fungsi Produksi/Operasi

Fungsi ini menghasilkan produk.

3. Fungsi Keuangan/Akutansi

Fungsi ini memantau apakah perusahaan berjalan dengan baik membayar seluruh tagihan

dan mencari sumber dana.

2.3.4 Konsep Dasar Proses Persediaan Barang Operasional Perusahaan

Menurut Deitiana (2011:186) “Persediaan atau inventory berfungsi untuk melayani

beberapa kepentingan dalam perusahaan agar operasi perusahaan dapat berjalan dengan

fleksibel”.

Menurut deitiana (2011:187) “Persediaan memiliki beberapa fungsi penting yang

menambah fleksibilitas dari operasi suatu perusahaan”. Antara lain :

1. Untuk memberikan stok agar memenuhi permintaan yang diantisipasi akan terjadi.

2. Untuk menyeimbangkan produk dengan distribusi.

3. Untuk memperoleh keuntungan dari potongan kuantitas, karena membeli dengan jumlah

banyak biasanya ada potongan harga.

4. Untuk hedging terhadap inflasi dan perubahan harga.

5. Untuk menghindari kekurangan stok yang dapat terjadi karena cuaca, kekurangan pasoka,

mutu, ketidak tepatan pengiriman.

6. Untuk menjaga kelangsungan operasi dengan cara persediaan dalam proses tersebut.

Pada dasarnya persediaan mempermudah atau memperlancar jalannya operasi

perusahaan jasa maupun pabrik yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk

memproduksi barang-barang serta selanjutnya menyampaikannya kepada pengguna dan

pelanggan atau konsumen.

Menurut Assauri (2008:238) “Persediaan merupakan salah satu unsur yang paling

aktif dalam operasi perusahaan yang secara kontinu diperoleh, diubah, yang kemudian dijual

kembali”.

Dari keterangan diatas dapatlah diketahui bahwa persediaan barang sangat penting

bagi suatu perusahaan, pabrik, maupun jasa, karena menghubungkan antara operasi yang

berurutan dalam pembuatan suatu proses barang maupun jasa dan menyampaikannya kepada

konsumen. Hal ini berarti dengan adanya persediaan memungkinkan terlaksananya operasi

produksi.