0

BAB IPENDAHULUAN

Ilmu Administrasi adalah suatu ilmu pengetahuan yang masih

muda usianya dibanding dengan ilmu lainnya. Nanti pada akhir abad

ke-19, ilmu ini muncul ditengah-tengah ilmu pengetahuan lainnya yang

telah ada. Meskipun pengetahuan ilmu Administrasi ini baru saja

berkembang, namun jauh sebelumnya sudah ada persoalan

Administrasi, yakni semenjak manusia hidup disamping manusia

lainnya.

Seperti diketahui bahwa selama hidup seseorang lebih banyak

berada dalam saling pengaruhnya dengan orang lain daripada hidup

menyendiri. Pada dasarnya orang tidak mampu hidup sendiri. Hampir

sebagian besar kebutuhannya hanya dapat terpenuhi apabila yang

bersangkutan berhubungan dengan orang lain. Hal ini terutama sekali

disebabkan karena orang menghadapi pembatasan-pembatasan

dalam usaha mencapai kebutuhannya(Sutarto, 1979).

Mengenai pembatasan-pembatasan yang dihadapi orang dalam

usaha memenuhi kebutuhannya, Chester L. Barnard mengemukakan

sebagai berikut :

Pembatasan-pembatasan pencapaian Tujuan adalah akibat 2

macam faktor, yaitu :

1

1. Pembawaan biologis atau kemampuan seseorang.

2. faktor-faktor fisik lingkungan.

Sebagai contoh, ambillah kasus sederhana tentang sebuah batu

yang terlalu besar untuk dipindahkan oleh seseorang. Ini dapat

dinyatakan sebagai “batu terlalu besar bagi orang “ atau “ Orang terlalu

kecil dibanding dengan batu “. Dalam pernyataan pertama kami

mengatakan bahwa pembatasan terletak pada fisik lingkungan dari

orang, dalam pernyataan kedua kami menyatakan bahwa pembatasan

terletak pada kekuatan biologis orang, tetapi jelas pembatasan ada

dalam keseluruhan situasi (Sutarto,1979). Menurut Sutarto,

keterbatasan seperti itu dapat dihilangkan apabila yang memindahkan

batu lebih dari seseorang.

Demikian pula halnya kebutuhan seseorang yang besar dan

berat, untuk dapat memenuhinya maka timbul keharusan pada orang

itu bekerjasama dengan orang lain. Dengan demikian terjadilah usaha

kerja sama.

Dari segenap proses penyelenggaraan usaha kerja sama

manusia untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhannya atau tujuannya,

telah umum dikenal dalam dunia ilmu pengetahuan dengan suatu

istilah “ Administrasi “.

Sudah pasti bahwa usaha kerja sama manusia seperti yang telah

dikemukakan diatas telah ada sejak zaman dahulu kala misalnya, kerja

sama manusia membangun Taman tergantung di Babilonia, Piramid di

Mesir, Tembok Raksasa di Cina, Candi Borobudur di Indonesia dan

lain-lain.

Jadi Administrasi itu telah ada sejak adanya sekelompok

manusia di bumi ini yang bekerja bersama-sama karena dorongan oleh 2

faktor keinginan maupun faktor keharusan untuk memenuhi

kebutuhan atau tujuan-tujuannya.

Administrasi sebagai suatu ilmu, meskipun masih muda usianya,

namun karena bersifat “aplied science” atau ilmu yang bersifat terapan

dalam kehidupan sehari-hari, maka memungkinkan ilmu ini

berkembang dengan cepat seirama dengan kemajuan zaman,

kebudayaan dan teknologi. Tetapi, sekalipun ilmu Administrasi bersifat

terapan yang dapat mempermudah kehidupan manusia, belum tentu

dengan sendirinya dapat memenuhi harapan masyarakat bila mana

ilmu ini tidak aktif dikembangkan dan di bina sepanjang masa sesuai

tuntutan masyarakat.

Ilmu Administrasi lahir karena dibutuhkan oleh masyarakat, dan

lahirnya ilmu ini tidak dengan sendirinya tetapi melalui perjuangan

yang cukup lama oleh para pencintanya. Selanjutnya agar ilmu ini

dapat berkembang sepanjang masa dalam memenuhi kebutuhan

masyarakat, maka ilmu ini memerlukan pembinaan dan

pengembangan. Sudah pasti bahwa orang-orang yang menjadi

pembina dan pengembang ilmu administrasi ini adalah orang-orang

yang telah menspesialisasikan dirinya dalam bidang ilmu administrasi,

berikut orang-orang yang membutuhkannya atau masyarakat pada

umumnya.

Memang masih ada berbagai masalah yang dihadapi dalam

mengembangkan dan membina ilmu administrasi ini, terutama di

Indonesia, dimana ilmu administrasi belum lama dikenal baik pada

perguruan tinggi maupun pada lembaga-lembaga pendidikan rendah,

begitu pula dikalangan masyarakat umum.

3

Adapun masalah-masalah yang dihadapi dalam usaha

pembinaan administrasi yang perlu mendapat pemecahan antara lain :

1. Masih dijumpainya beraneka ragam arti administrasi dalam literatur,

begitu pula penggunaannya dalam percakapan sehari-hari.

2. Persamaan istilah dan persesuaian paham tentang isi yang

terkandung dalam suatu istilah masih menjadi persoalan pula.

Misalnya istilah “Administration” dan “Management” masih sering

dikacaukan oleh sebagian penulis Amerika, kedua istilah ini

disamakan artinya.

3. Adanya keanekaragaman istilah terjemahan untuk sesuatu istilah

asing misalnya istilah “Management” di Indonesia menjadi :

Kepemimpinan oleh Lembaga Administrasi Negara.

Ketatalaksanaan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.

Manejemen oleh Balai Pembinaan Administrasi Universitas

Gajah Mada.

Pembinaan oleh Departemen Hankam

4. Kedudukan Ilmu Administrasi sebagai suatu ilmu yang berdiri

sendiri dan tempatnya dalam ilmu pengetahuan serta cabang-

cabang.

Disamping masalah-masalah tersebut diatas, maka salah satu

faktor yang belum memungkinkan kelancaran perkembangan ilmu

administrasi di tanah air kita ini, ialah masih kurangnya ahli dalam

bidang ilmu ini yang sungguh-sungguh bersedia menjadi pengembang

dan pembina ilmu ini.

Dewasa ini semakin terasa pentingnya peranan administrasi

dalam usaha-usaha kerja sama manusia termasuk dalam usaha

melancarkan pembangunan nasional.4

Berbagai pengalaman dalam usaha-usaha pembangunan yang

telah dilaksanakan dan tidak ditunjang dengan kemampuan

administrasi yang baik, telah mengalami kegagalan-kegagalan dan

kemacetan-kemacetan. Tidak terdapatnya kaitan antara perencanaan

dan pelaksanaan pembangunan, disebabkan oleh lemahnya

kemampuan administrasi yang dimiliki.

Pada dasarnya manusia dalam berusaha mencapai sesuatu

tujuan selalu menghendaki hasil yang lebih besar, dengan

pengorbanan yang lebih kecil atau murah. Hal yang demikian hanya

bisa dicapai apabila manusai di dalam usahanya itu menerapkan asas

efisiensi. Dengan kata lain ia harus mengadministrasi usahanya

sebaik-baiknya agar usahanya itu memberikan hasil yang maksimal.

Betapa pentingnya administrasi dalam usaha kerja sama

manusia ini, dapat dilihat dari beberapa pendapat dari para ahli di

bawah ini :

1. Charles A. Beard berkatakan bahwa “ tidak ada satu hal untuk

abad modern sekarang ini yang lebih penting dari Administrasi.

Kelangsungan hidup pemerintah yang berdab dan malahan

kelangsungan hidup dari peradaban itu sendiri akan sangat

tergantung atas kemampuan kita untuk membina dan

mengembangkan suatu filsafat Administrasi yang mampu

memecahkan masalah-masalah masyarakat modern

(Siagian,1977).

2. Prof. Dr.Mr. Prajudi Atmosudirdjo, dalam bukunya “Office

Management” mengatakan bahwa, “Tidak ada didunia ini orang

yang mencapai sukses besar jikalau dia hanya pandai bekerja

sendirian, dia harus pandai bekerja sama dengan orang lain. 5

Dengan kata lain dia harus pandai organisasi, management, dan

tata usaha” ( Dinyatakan beliau bahwa organisasi, management,

dan juga tata usaha adalah kandungan daripada Administrasi ).

(Atmosudirdjo,1975).3. Dr.S.P. Siagian MPA. (1977) dalam bukunya “Filsafat Administrasi“

mengatakan pula bahwa “ Memang sesungguhnya abad sekarang

ini adalah abad administrasi. Abad Administrasi karena keputusan

dibidang politik, ekonomi, kebudayaan, militer dan lain-lain hanya

akan ada artinya apabila keputusan tersebut terlaksana dengan

efisien dan ekonomis”.

Apabila dianalisis pendapat ahli-ahli tersebut diatas, maka dapat

ditarik kesimpulan bahwa usaha kerja sama apapun yang dilakukan

oleh manusia mulai dari yang paling sederhana sampai pada usaha-

usaha yang paling besar dan kompleks, baik usaha itu dilakukan oleh

swasta maupun yang dilakukan oleh negara atau pemerintah seperti

usaha-usaha dibidang pembangunan nasional, hanya dapat berhasil

dengan sukses apabila ditunjang oleh kemampuan administrasi yang

baik.

6

BAB II

PENGERTIAN ADMINISTRASI

A. Administrasi Secara EtimologisSecara etimologis perkataan Indonesia “Administrasi” yang

bahasa Inggrisnya “Administration”, berasal dari kata Latin, yaitu :

“Ad + ministrare” dan “Administratio”. Ad + ministrate berarti

melayani, membantu atau memenuhi (The Liang Gie, 1965). Sedangkan Administratio berarti pemberian bantuan, pelaksanaan,

pimpinan, dan pemerintahan. (Atmosudirdjo, 1986) Jadi, Administrasi pada hakekatnya adalah usaha untuk

menolong, usaha untuk membantu, usaha untuk memimpin atau

mengarahkan semua kegiatan dalam pencapaian tujuan yang telah

ditentukan.

B. Administrasi dalam Arti Sempit Perlu dipahami bahwa istilah Administrasi di Indonesia masih

sering dipakai dalam arti “Tata Usaha”. Pengertian yang demikian ini

merupakan warisan dari zaman penjajahan Belanda. Pada zaman

penjajahan Belanda dahulu, istilah Belanda “Administratie” disalin

kedalam Bahasa Indonesia menjadi “Administrasi”.

7

Administratie dalam Bahasa Belanda ini pada umumnya

diartikan sebagai “Elke steiselmatige ordening en schriftelijke

vastlegging van gegevens, samengesteld met het doel een overzicht

van deze gegevens te verkrijgen in hun geheel en hun onderling

verband “. (Setiap penyusunan keterangan-keterangan secara

sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk

memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-keterangan itu

dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain)

(The Liang Gie,1972). Sebenarnya pengertian administratie yang

demikian baru merupakan salah satu aspek cakupan istilah

administratie. Karena masih ada dua aspek lainnya yang

merupakan cakupannya, yakni: “bestuur” atau manajemen dari

kegiatan-kegiatan organisasi, dan “beheer” atau manajemen dari

sumber-sumber daya seperti: finansial, personil, materiil, gudang,

dan sebagainya. Hanya saja yang lebih populer di kalangan bangsa

Indonesia sebagai pihak yang dijajah ialah pengertian administratie

dari aspek tata usaha. (Atmosudirdjo,1986)Jadi, pengertian Administratie yang dikenal luas di Indonesia

ialah tata usaha. Oleh karena itu, sampai sekarang di Indonesia

istilah “Administrasi” masih sering diartikan sebagai tata usaha atau

pekerjaan tulis-menulis, catat-mencatat pelbagai keterangan.

Pengertian Administrasi sebagai kegiatan tulis menulis, catat-

mencatat pelbagai keterangan itu , dijelaskan oleh Harris Muda

Nasution dalam bukunya “ Kursus Pengetahuan Administrasi “,

sebagai berikut :

“ Dalam arti yang sempit bahkan pengertian sehari-hari, maka

Administrasi artinya adalah tata usaha. Tata usaha ialah suatu 8

pekerjaan yang sifatnya mengatur segala sesuatu pekerjaan yang

berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis, surat-menyurat dan

mencatat / membukukan setiap perubahan atau kejadian yang

terjadi di dalam organisasi. (The Liang Gie,1972) Arifin Abdulrachman (1971) mengemukakan pula bahwa,

Administrasi dalam arti tata usaha kegiatannya meliputi penerimaan

surat, penyimpanan surat, korespondensi, penduplikasian,

penctatan-pencatatan pada buku-buku atau kartothik, pokoknya

segala macam pekerjaan yang ada hubungannya dengan apa yang

dinamakan pekerjaan kertas, bahkan yang meliputi juga pekerjaan-

pekerjaan penelponan dan penerimaan tamu.

Berdasarkan pendapat kedua ahli tersebut diatas, maka

dapatlah dimengerti bahwa pengertian administrasi dalam arti

sempit meliputi perbuatan tulis-menulis, catat-mencatat, yang

kesemuanya merupakan kegiatan penyediaan bahan keterangan

yang diperlukan dalam setiap organisasi. Kegiatan-kegiatan yang

demikian itu dalam bahasa Indonesia telah lazim dipergunakan

istilah “ Tata Usaha “.

C. Administrasi dalam Arti LuasDua istilah yang mirip tulisan dan bunyinya, namun berbeda

makna dan isinya, yaitu “Administratie” (Bld) dan “Administration”

(Ing), sama-sama disalin dalam satu istilah bahasa Indonesia yaitu

“Administrasi”, maka istilah yang kemudian ini mempunyai dua

pengertian yaitu :(1) Administrasi dalam pengertian sama dengan

pengertian administratie atau yang lebih dikenal dengan kegiatan

tatausaha, dan (2) Administrasi dalam pengertian sama dengan 9

administration. Untuk pengertian yang pertama kiranya telah jelas

diuraikan di atas, sedangkan pengertian yang kedua inilah yang

akan di bahas pada bagian berikut.

Administration mempunyai pengertian dan skop yang lebih

luas dari pada administratie dilihat dari aspek tatausaha saja. Jadi,

pengertian administrasi yang dimaksudkan di sini adalah pengertian

yang lebih luas yang sekaligus mencakup tata usaha. Dalam

hubungan ini, akan dikemukakan beberapa definisi dari kalangan

ahli administrasi dan manajemen sebagai berikut :

1. Dwight Waldo (1971) mengemukakan bahwa : Administrasi

adalah suatu bentuk daya upaya manusia yang kooperatif yang

mempunyai tingkat rationaliteit yang tinggi.

2. William H. Newman (1963) berpendapat bahwa : Administrasi

adalah bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan dari pada

usaha dari sekelompok individu menuju pencapaian Tujuan

bersama.

3. Dr. S.P. Siagian MPA (1977) berpendapat bahwa : Administrasi

adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia

atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk

mencapai Tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

4. Drs. The Liang Gie dan Drs. Sutarto (1977) mengemukakan

pula bahwa : Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan

penataan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh sekelompok

orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.

Bila diteliti secara cermat definisi-definisi tersebut diatas maka

sesungguhnya Administrasi adalah rangkaian kegiatan atau proses

yang :10

a. Dilakukan oleh sekelompok orang (dua orang atau lebih).

b. Berlangsung dalam suatu bentuk kerja sama.

c. Dimaksudkan untuk mencapai Tujuan tertentu yang telah

ditetapkan.

Ketiga faktor tersebut dapat disingkat menjadi sekelompok orang,

kerja sam, tujuan tertentu. Ketiga faktor inilah yang lazim dikenal

sebagai unsur mutlak dari pada Administrasi.

Administrasi merupakan rangkaian kegiatan (proses) yang

wujudnya: merencanakan, memutuskan, menyusun, mengatur,

memimpin, mengurus, mengarahkan, membimbing, menselaraskan,

mengendalikan, mengawasi, meyempurnakan dan kegiatan-

kegiatan semacam itu. Untuk ringkasnya kegiatan-kegiatan

semacam itu tercakup dalam suatu istilah yaitu yang disebut

”menata” atau “penataan”. Oleh karena itu kegiatan-kegiatan yang

termasuk dalam pengertian Administrasi adalah rangkaian kegiatan

penataan. (The Liang Gie & Sutanto,1977)Dengan demikian dapat ditarik kesimpulan bahwa

Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap

usaha kerja sama manusia untuk mencapai tujuan tertentu.

Sebagaimana diketahui bahwa tujuan yang hendak dicapai

dan sifat suatu kerja sama dapat bermacam-macam. Demikian juga

jumlah dan susunan orang-orang yang bekerja sama dapat

berbeda-beda pula. Selanjutnya usaha itu dapat pula berlangsung

pada waktu dan tempat yang berlain-lainan. Tetapi pada setiap kerja

sama yang dilakukan oleh sekelompok orang pasti terdapat

rangkaian kegiatan penataan yang mengarahkan kepada

pencapaian tujuan. Rangkaian kegiatan penataan ini sebagai suatu 11

kebulatan kini biasanya menjadi fungsi seseorang atau beberapa

orang pejabat. Atau dengan perkataan lain Administrasi sebagai

fungsi dijalankan oleh setiap orang yang berkedudukan sebagai

pucuk pimpinan suatu usaha kerja sama manusaia atau “Ketua

Organisasi”. Yang dinamakan “Administrator”. Jadi Administrator

adalah kepala yang tertinggi di dalam organisasi. Tetapi tidaklah

berarti bahwa Administratorlah yang satu-satunya berperan sebagai

pelaksana fungsi Administrasi, melainkan dilaksanakan juga oleh

pejabat-pejabat yang berada dibawahnya berdasarkan pelimpahan

dari Administrator tadi.

Perlu diketahui bahwa Administrasi yang merupakan

rangkaian kegiatan penataan, merupakan pekerjaan penunjang

pelaksanaan pekerjaan substansuif. Kelompok pekerjaan yang

dilakukan dengan rangkaian kegiatan subtantif dinamakan

“pekerjaan pokok” atau “pekerjaan induk” yaitu pekerjaan yang

langsung bertalian dengan tujuan yang hendak dicapai.

Untuk menegaskan perbedaan antara rangkaian kegiatan

penataan dan rangkaian kegiatan substansif, dapat diberikan contoh

sebagai berikut :

Dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi yang dilakukan

oleh suatu universitas yang bertujuan menghasilkan sarjana, maka

yang termasuk rangkaian kegiatan pekerjaan subtantif, antara lain

meliputi kegiatan seperti :

Mengajarkan suatu mata kuliah

Menguji mahasiswa

Melakukan penelitian

Melaukan pengabdian kepada masyarakat12

Membuat skripsi

Mengarang Buku

Sedangkan yang termasuk rangkaian kegiatan penataan

antara lain :

Membuat rencana kerja tahunan.

Membagi tugas antara pengajar.

Menyusun kalender akademis.

Menyusun jadwal perkuliahan.

Mengatur ujian.

Mengatur/megurus tersedianya alat peraga, ruang kuliah dan

lain-lain.

Menghimpun dan menyampaikan informasi dari pimpinan

universitas kepada para pengajar.

Mengurus kenaikan pangkat para pengajar.

Berusaha menemukan cara kerja yang lebih baik.

Contoh lain ialah proses produksi yang ditujukan untuk

mengahasilkan suatu barang pabrik, rangkaian perbuatan pekerjaan

subtantif, misalnya :

Mencampurkan bahan-bahan yang diperlukan.

Menjalankan mesin pengolahnya.

Menambahkan warna yang diperlukan.

Memotong menjadi sesuatu bentuk dan ukuran sampai barang

itu benar-benar selesai.

Sedangkan proses penataan miasalnya :

Perbuatan-perbuatan mengatur pemakain tenaga buruh.

Mengurus keuangan pabrik itu.

13

Mengadakan catatan-catatan mengenai hasil produksi.

Memperhatikan tanggapan-tanggapan masyarakat terhadap

barang yang dihasilkan. (The Liang Gie & Sutanto, 1977)Dalam praktek, tidak ada Administrasi apabila tidak ada

pekerjaan pokok atau pekerjaan induk. Dengan demikian proses

Administrasi selalu berkaitan dengan pekerja pokok.

Selain daripada itu, dalam praktek akan tampak bahwa proses

Administrasi dilakukan lebih awal, bersamaan dan lebih akhir dari

pada pekerjaan pokok. Atau pekerjaan induk. Keadaan ini dapat

digambarkan sebagai berikut :

Penentuan Tujuan ADM Kegiatan Pokok Tujuan ADM ADM Tercapai

Administrasi sebagai rangkaian kegiatan penataan di dalam

pelaksanaanya bila diteliti terlihat adanya unsur-unsur yang menurut

The Liang Gie unsur-unsur tersebut terdiri atas 8 macam , yaitu :

1. Organisasi: adalah unsur pertama dari Administrasi yang

merupakan wadah dimana kegiatan–kegiatan administrasi

dijalankan. Dalam organisasi dikelompokkan ortang-orang, tugas-

tugas, wewenang, dan tanggung jaawab serta hubungan diantara

para pekerja atau unit-unit tugas.

2. Manajemen: adalah rangkaian perbuatan menggerakkan orang-

orang dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan

kerjasama betul-betul tercapai.

3. Komunikasi: rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari satu

pihak kepeda pihak lain dalam usaha kerjasama yang

bersangkutan.14

4. Kepegawaian: rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus

tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama yang

bersangkutan.

5. Keuangan: rangkaian perbuatan mengelola segi-segi

pembelanjaan dalam usaha kerja sama.

6. Perbekalan: rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur

pemakaian, mendaftar, memelihara, sampai kepada penyingkiran

benda-benda perlengkapan dalam usaha kerjasama.

7. Tatausaha : rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat,

mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan

keterangan-keterangan yang diperlukkan dalam usaha

kerjasama.

8. Hubungan masyarakat: rangkaian kegiatan menciptakan

hubungan baik dan dukungan dari masyarakat sekeliling

terhadap usaha kerja sama yang bersangkutan

Unsur-unsur yang disebutkan di artas terdapat dalam usaha

kerja sama pada umumnya, apapun tujuan dan corak usaha kerja

sama itu. Pemisahan unsur-unsur itu hanyalah untuk kebutuhan

analisis teoritis sebab dikenyataan sehari-hari unsur-unsur itu

hanyalah untuk kebutuhan analisa teoritis sebab di dalam kenyataan

sehari-hari kegiatan dari unsur-unsur ini saling jalin menjalin satu

sama lain, karena memang administrasi adalah merupakan suatu

kebulatan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.

Kiranya jelas bagi kita bahwa pengertian Administrasi yang

dikemukakan kemudian ini, mencakup 8 unsur yang merupakan

satu kesatuan, dimana salah satu unsurnya adalah tata usaha

15

(rangkaian kegiatan catat mencatat, yang menyangkut keterangan),

yang sering juga diistilahkan sebagai Administrasi.

Untuk mencegah kekacauan pengertian, dan dalam rangka

pengembangan dan pembinaan administrasi di Indonesia, kiranya

perlu penertiban pengertian dan penggunaan istilah Administrasi ini.

Untuk maksud tersebut, maka pengertian “administratie” dari

bahasa Belanda yang menyangkut kegiatan catat-mencatat

pelbagai keterangan, kita gunakan istilah “tata usaha”. Dan untuk

pengertian “Administrasi” kita tetap persamakan dengan pengertian

“Administration” (Inggris), yang didalam buku ini didefenisikan

sebagai segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap usaha

kerja sama manusia untuk mencapai tujuan tertentu.

Rangkaian kegiatan penataan yang dilakukan dalam suatu

organisasi tidak berlangsung dalam keadaan lepas dari

lingkungannya, sebaliknya berlangsung dengan dipengaruhi

lingkungan. Faktor-faktor lingkungan ini walaupun tidak termasuk

Administrasi, tetapi berpengaruh ikut menentukan apakah suatu

administarasi akan berhasil mencapai tujuannya atau tidak.

Yang termasuk faktor lingkungan yang mempengaruhi

berlangsungnya Administrasi ini menurut F.E. Kast dan James E. Rosenzwig, antara lain :

1. Kebudayaan 6. Kependudukan

2. teknologi 7. Sumber fisik

3. Pendidikan 8. Sosial

4. Politik 9. Ekonomi

5. Hukum

16

Proses usaha kerja sama manusia menuju pencapaian tujuan

yang mencakup segenap faktor-faktor, pengertian, unsur-unsur

serta pengaruh lingkungan Administrasi menurut The Liang Gie, 1977 dapat digambarkan sebagai berikut :

Keterangan :O : Organisasi K : Keuangan M : Management P : PerbekalanK : Komunikasi T : Tata UsahaK : Kepegawaian H : Hubungan Masyarakat

BAB III

PENGERTIAN MANAJEMEN

17

O M K K K P T HRangkaian Kegiatan Penataan

P E K E R J A A N P O K O KSaat Penentuan

Tujuan

Saat Tujuan

Tercapai

SekelompokOrang

TujuanTertentu

Kerja Sama

BAB III

PENGERTIAN MANAJEMEN

A. Arti Manajemen Secara EtimologisIstilah manajemen yang bahasa Inggrisnya

“management”berasal dari beberapa bahasa seperti: (1) Bahasa

Latin,yakni “managiere” yang artinya melakukan, melaksanakan,

mengurus sesuatu (Tanthowi, 19830); (2) Bahasa Italia,

“maneggiare”artinya melatih kuda atau secara harfiah berarti

mengendalikan = to handle (Silalahi, 1989); (3) Bahasa Prancis,

yaitu “manege” atau “manage” artinya tindakan membimbing,

memimpin, mengemudikan, mengurus, memerintah dan kata

manage juga berarti “tempat latihan kuda”, “penjinakan kuda”

(Tanthowi, 1983, Atmosudirdjo, 1986) ; (4) Bahasa Inggris sendiri

istilah itu dikenal dengan “management” yang bentuk infinitifnya

adalah “to manage” yang berarti menangani, mengendalikan,

menguasai, mengurus, menyelesaikan sesuatu (Atmosudirdjo,

1986).

Apabila diperhatikan secara cermat kegiatan-kegiatan yang

dikandung dari istilah asal usul manajemen tersebut diatas, yakni :

melakukan, melaksanakan, mengurus, mengendalikan, 18

membimbing, memimpin, mengemudikan, memerintah. melatih,

menguasai, dan menyelesaiakan, ternyata mempunyai kesamaan

dengan kegiatan-kegian yang dikandung oleh istilah “menata” atau

“penataan”yang merupakan kegiatan administrrasi. Jadi, memang

wajar kalau ada pandangan dari beberapa ahli yang menyamakan

istilah administrasi dengan manajemen.

B. Definisi ManajemenBerikut ini dikemukakan beberfapa definisi manajemen

menurut para ahli dibidang ini.

Frederick Winslow Taylor, sebagai bapak manajemen ilmiah

memberi rumusan manajemen seperti ini: “Management, the art of

management, is defined as knowing axactly what you whant to do

and the seeing that they do it in the best and cheapest way

( Tanthowi. 1983).Artinya: Manajemen, seni dari manjemen

diartikan sebagai kepandaian yang sungguh-sungguh tentang apa

yang dikehendaki dari menyuruh orang mengerjakan sesuatu dan

mengawasi mereka mengerjarkan sesuatu dengan sebaik-baiknya

dan dengan cara yang paling murah.

Menurut George R. Terry dalam bukunya: The Principle of

management, mengatakan: “Management is a distinct procece

consisting of planning, organizing,actuating, and controlling, utiliting

in each both science and art, and followed in order to accomplish

predetermined objectives”( Manajemen adalah suatu proses yang

membeda-bedakan atas: perencanaan, pengorganisasian,

penggerakan pelaksanaan, dan pengawasan, dengan

19

memanfaatkan baik ilmu maupun seni, agar dapat menyelesaikan

Tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya) (Handaya ningrat, 1982)

Sheldon (dalam Tanthowi, 1983) dalam bukunya “The

Philosophy of Management” memberikan rumusan manajemen

seperti ini: “mangement proper is function in the indudusty

conderned in the execution of policy : within the limits set up by

administration and the employment of the organization for the

particular objecks set before it” (Manajemen adalah fungsi dalam

industri yang berhubungan dengan kebijaksanaan dalam batas-

batas yang telah ditetapkan dalam administrasi dan penggunanaan

organisasi untuk sasaran-sasaran tertentu sebagaimana ditetapkan

sebelumnya).

Selanjutnya Siagian (1977) merumuskan manajemen sebagai

“kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil

dalam rangka pencapaian Tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang

lain.

Akhirnya, Manullang (1996) menegaskan bahwa “Manajemen

adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan,

pengarahan, dan pengawasan sumberdaya untuk mencapai Tujuan

yang sudah ditetapkan.

Apabila dicermati semua pendapat di atas, maka dapat

ditawarkan satu definisi manajemen yang lebih sederhana , yaitu:

“Manajemen adalah suatu seni dan ilmu tentang cara mengatur,

memimpin, dan mengendalikan semua sumber (resources) dalam

rangka mencapai hasil atau Tujuan tertentu.

Dari definisi tersebut dapat dilihat bahwa disamping

manajemen sebagai seni juga sebagai ilmu. Manajemen sebagai 20

seni dapat diartikan sebagai suatu praktek. Memang, manajemen

itu telah dipraktekkan pada pekerjaan-pekerjaan tertentu dalam

berbagai macam organisasi baik di bidang pemerintahan mau pun

dibidang swasta, jauh sebelum manajemen itu sendiri lahir sebagai

suatu ilmu. Dalam hubungan ini, Drucker (1982) mengatakan telaah

manajemen tidak lebih tua daripada manajemen itu sendiri –

artinya, barusaja dimulai. Manajemen sebagai seni ditandai oleh

pengalaman-pengalaman, dugaan ataupun kemampuan alamiah

berupa skill atau keahlian, kemahiran yang timbul dari dalam diri

seseorang untuk mewujudkan hasil kerja tertentu.

Manajemen juda sebagi ilmu, meskipun demikian tidaklah

sepenuhnya sebagai ilmu. Pekerjaan manajer dapat dianalisis dan

diklasifikasi secara sistematis. Jadi, ada aspek ilmiah dalam

manajemen dan ada cirri-ciri professional. Unsur-unsur manajemen

dapat dianalisis, di organisasikan secara sistematis dan dapat

dipelajari oleh siapa pun yang mempunyai kecerdasan normal.

Dari definisi yang ditawarkan terlihat adanya kegiatan seperti

mengatur, memimpin,dan mengendalikan. Hal ini, memberikan

indikasi bahwa kegiatan manajemen itu selalu didasarkan pada

upaya-upaya yang teratur atau sistematis, rasional dan dapat

dipertanggungjawabkan hasilnya. Ketiga kata itu pada hakekatnya

mempunyai makna yang dapat mewakili fungsi-fungsi manajemen,

yakni perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan

pengawasan

Sedang yang dimaksud dengan semua sumber (resources)

dalam definisi itu adalah meliputi: tenaga kerja (man), sumber biaya

(money), material atau bahan-bahan (materials), peralatan dan 21

mesin (machine),cara kerja (method), pemasaran (market) atau

pelayanan (service).

Dengan demikian manajemen itu merupakan rangkaian

kegiatan atau proses kegiatan yang meliputi perencanaan,

pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan untuk mencapai

hasil atau tujuan dengan memanfaatkan sumber-sumber yang ada

seperti tenaga kerja, biaya, bahan-bahan, peralatan, cara-cara

kerja, pemasaran atau pelayanan dengan efisien dan efektif.

22

BAB IV

PANDANGAN AHLI TENTANG ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

A. Sejarah Asal Usul Istilah Administrasi dan ManajemenMenurut Atmosudirdjo (1986), aministrasi lebih popular

dibanding dengan manajemen dikalangan bangsa-bangsa Eropa

Barat Kontinental terutama di Nederland, Jerman, Prancis , dan

Italia. Negara-negara ini pernah mendapat pengaruh kuat

kekuasaan kerajaan Romawi selama 1000 tahun lebih. Kerajaan

Romawilah yang memperkenalkan penggunaan istilah administrasi

ini pada bangsa-bangsa yang ada dibawah kekuasaannya dan

sekaligus dengan penerapannya dalam kegiatan pemerintahan dan

dalam kegiatan sosial maupun dalam kegiatan perusahaan-

perusahaan. Di zama Romawi seorang administrator (pengelola,

pengurus, pemimpin) adalah seorang yang telah mendapat

kepercayaan mengurus suatu kesatuan organisasi, harta benda

berikut personilnya. Administrasi di Italia dikenal dengan istilah

“aministrazione”, di Perancis dikenal dengan “administration”,

sedang di Belanda dikenal dengan “administratie”, Istilah-istilah ini

sesungguhnya merupakan hasil perkembangan dari istilah 23

“administratio” (bahasa Latin). Di zaman Romawi istilah adminitratio

mencakup administrare (tatausaha) dan administro (leadership,

manajemen).

Di Zaman keemasan Negara Romawi dengan pusat ibu kota

Roma, system administrasi telah berfungsi dengan baik. Sistem

social, ekonomi, dan kenegaraan diatur berdasarkan pola-pola

tertentu yang dinamakan “system administratio”.Unit-unit organisasi

seperti dinas-dinas pemerintahan, badan-badan social, perusahaan-

perusahaan, dan lain-lain masing-masing merupakan suatu

administration atau unit administrasi yang dipimpin oleh

administrator. Administrator ini bertanggung jawab kepada pemilik

unit organisasi (magister, majikan, atasan) yang memberikan tugas

dan kewajiban kepadanya. Agar administrator dapat menjalankan

tugasnya dengan baik, maka dia harus menjalankan kegiatan-

kegiatan seperti:

1. Administer = melayani, mentaati terhadap majikan dan

melakukan segala sesuatu sesuai dengan kehendak atau

kebijakan atasannya itu.

2. Administrare = menyelenggarakan tatausaha seperti registrasi,

korespondensi, dan kearsipan.

3. Administro = menggerakkan personil dalam rangka menjalankan

kegiatan organisasi yang dipimpin, yang berarti memimpin,

mengemudikan, mengatur (Atmosudirdjo, 1986).

Bangsa Indonesia yang pernah berada di bawah kekuasaan

pemerintah Belanda lebih mengenal istilah “administratie” dari pada

istilah yang lainnya. Hanya saja makna istilah administratie yang

lebih popular di kalangan bangsa Indonesia ialah makna 24

administrasi dari aspek tatausaha. Hal ini, terjadi karena sebagian

besar bangsa Indonesia yang bekerja pada pemerintahan Belanda

menempati posisi Juru tulis, juru arsip atau aktivita-aktivita yang

lebih dikenal dengan “tatausaha”. Pada hal, sesungguhnya istilah

administratie itu jauh lebih luas maknanya dari itu, sama

pengertiannya dengan istilah “administration” seperti telah

dikemukakandi atas. Untuk jelasnya ruang lingkup kegiatan

daministratie menurut Atmosudirdjo (1986) meliputi: (1) Stelsel

matige verkrijging, en verwerking van gegevens atau di dalam

bahasa Indonesian dinamakan “tatausaha”;(2) Bestuur yang berarti

manajemen dari kegiatan-kegiatan organisasi; dan (3) Beheer

adalah manajemen dari sumber-sumber daya (finansial, peronil,

material, gudang,dan sebagainya).

Dengan demikian, jika seorang Belanda atau Jerman

berbicara tentang keberesan administrasi, maka yang dimaksud

adalah keberesan tatausaha, organisasi, dan manajemen dari

instansi atau perusahaan yang bersangkutan (Atmosudirdjo,1986).

Berbeda di Inggris, meskipun pernah berada dibawah

kekuasaan Romawi, tetapi suku-suku bangsa Inggris tidak mau

tunduk pada pemerintah Romawi kecuali segelintir saja yang ikut

menyesuaikan diri dengan kebudayaan Romawi, misalnya London

(Londinium). Pada waktu bangsa Romawi mengundurkan diri ke

Roma, tidak ada kebudayaan berupa cara hidup yang ditinggalkan,

yang ada hanya peninggalan berupa benteng-benteng, jalan raya,

dan saluran air saja. Jadi, masyarakat Inggris tidak mengenal

pranata “administrasi” seperti bangsa-bangsa Eropa Barat

Kontinental gaya Romawi.25

Bangsa Inggrislah yang mengembangkan budaya

“manajemen” yang dia terima dari bangsa Norman (1066). Setelah

kekuasaan bangsa Romawi berakhir di Inggris, Inggris kembali

dikuasai oleh bangsa Norman yang bersal dari Normandy di Prancis

Barat laut. Bangsa ini adalah keturunan bangsa Viking yang

menetap di pesisir barat laut Prancis sejak tahun 800. Mereka

terkenal sebagai bangsa Barbar (artinya tidak pernah mendapat

pendidikan Romawi), kasar, tetapi praktis, dan prgmatis sifatnya.

Mereka membentuk kerajaan kecil yang sangat baik organisasinya

menurut ukuran pada waktu itu. Satu-satunya negara yang

mempunyai system poemerintahan yang di desentralisir secara

baik, menganut system feodalisme, menjalankan cara-cara

pengurusan negara yang praktis dan gesit. Tradisi dan jiwanya

hingga sekarang masih menjadi salah satu ciri khas bangsa Inggris.

Pengaruh pendudukan bangsa Normandi terhadap bangsa Inggris

sangat besar, karena dengan pendudukan itu, bangsa Inggris baru

mulai memiliki peradaban yang lebih tinggi.

Bangsa Inggris lebih mengenal pranata manajemen dari pada

pranata administration. Dalam mengatur kehidupan, mereka

mengenal dan mengutamakan manajemen. Manajemen dipandang

sebagai suatu keahlian. Suatu yang dijalankan oleh seseorang yang

banyak akalnya. Istilah “manajer” diberikan kepada seseorang yang

diberi tanggungjawab memimpin atau mengurus sesuatu seperti:

tugas, lembaga, usaha, termasuk tugas parlemen. Istilah ini, ada

hubungannya dengan istilah “manage”(Prancis) yang berarti tempat

pelatihan kuda atau tempat penjinakan kuda. Hal ini, juga

26

mempunyai hubungan dengan bangsa Norman yang terkenal

dengan kaveleri kudanya yang hebat pada waktu menyerbu Inggris.

Bangsa Inggris terkenal sebagai bangsa yang pandai politik

dan ulet mengembangkan koloni-koloni untuk menguasai dunia.

Orang-orang inggris gesit didalan menarik manfaat dari situasi-

situasi. Mereka ulet mengembangkan kekukatan-kekuatan di mana

mungkin dengan cara sederhana. Di bidang urusan pemerintahan,

perniagaan, dan sebagainya mereka mengandalkan orang-orang

yang dapat bertindak sebagai manajer (petugas, penyelenggara)

yang menjalankan manajemen (dengan penuh akal dan siasat) yang

pada umunnya setia dan jujur kepada sesama Inggrisnya. Jiwa

politik dan manajemen inilah yang kemudian mereka bawah keluar

sewaktu mengembangkan koloni-koloni, yakni Amerika, Kanada,

Australila, dan sebagainya. Sehingga semua bekas jajahan

Anglosakson seperti Singapura, Malaysia, Pilipina, Australia, dan

sebagainya lebih mengenal pranata manajemen dari pada pranata

Administrasi.

Bagaimana kita di Indonesia? Indonesia adalah bekas jajahan

negara Eropa Kontinental yang lebih mengenal pranata

administarasi dari pada pranata manajemen. Karena itu, kita juga

terpengaruh oleh hal itu. Namun demikian, kita juga memiliki

beberapa ilmuan yang pernah menimbah ilmu di negara-negara

Anglosakson sepertidi Amerika, Inggris, Australian, dan lain-lain

yang mengembangkan pranata manajemen tadi. Mereka ini

memperkenalkan pranata manajemen di dalam negeri kita sebagai

pembaharuan baik sebagai ilmu maupun sebagai fungsi yang

dipraktekkan di lembaga-lembaga pemerintah maupun swasta. 27

Sehingga di Indonesia kedua pranarta ini sama-sama dipakai

sebagai alat pengelolaan suatu lembaga atau organisasi dan oleh

sebagian ilmuan di bidang ini memandang sebagai dua hal yang

berbeda tetapi yang satu merupakan bagian dari yang lainnya.

Atau dengan perkataan lain administrasi dan manajemen berbeda,

namun, keduanya merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan

karena manajemen merupakan salah satu aspek terpenting dari

administrasi

B. Pandangan Ahli tentang Administrasi dan ManajemenBagaimana pandangan para ahli administrasi tentang

administrasi dan manajemen ? Apakah administrasi sama dengan

manajemen ? Atau manajemen merupakan bagian dari

administrasi atau sebaliknya? Dalam perkembangan administrasi

dan manajemen hingga dewasa ini, memang masih menunjukkan

perbedaan pendapat mengenai pertanyaan tersebut di atas.

Perbedaan pendapat terhadap administrasi dan manajemen yang

demikian didakui oleh beberapa ahli. Dale Yoder, misalnya

mengatakan “perdebatan telah lama dipusatkan pada masalah-

masalah apakah “administrasi atau manajemen” yang merupakan

istilah yang lebih luas, yang mana mencakup yang lain?

Pandangan yang melihat administrasi sama dengan

manajemen didukung oleh ahli misalnya William H. Newman dan

M.E.Dimock. Newman (1963) sama sekali tidak membedakan

antara administrasi dan manajemen. Bahkan mempersamakan

keduanya. Hal ini, terlihat pada buku yang ditulisnya yang berjudul

“Administrative Action”. Namun isi buku tersebut ialah “The

Techniques of organization and Management”. Demikian pula 28

Dimock dan Koenig (1960) tidak membedakan antara administrasi

dan manajemen. Hal ini ditunjukkan dengan definisi administrasi

yang dikemukakannya, yakni: “administration (or management) is a

planned approach to the solving of all kind of problems in almost

every individual or group activity both public or private”

(administrasi (atau manajemen) adalah suatu pendekatan yang

terencana terhadap pemecahan semua macam masalah yang

kebanyakan terdapat pada setiap individu atau kelompok baik

negara maupun swasta).

Pandangan yang mempersamakan antara administrasi dan

manajemen ini, juga didukung oleh realita penggunaan kedua istilah

itu secara silih berganti. Misalnya, antara “personal administration”

dengan “personnel management”, antara “office administration”

dengan “office management”, antara “finansial administration”

dengan “finansial management” dan antara “marketing

administration” dengan “marketing management”.

Pandangan yang melihat manajemen sebagai bagian dari

administrasi dapat dikemukakan sebagai berikut .

1. Dalton E Mc. Farland dalam bukunya “Management, Principles

and Practices” membedakan arti administrasi dan manajemen,

namun yang satu merupakan bagian dari yang lainnya dengan

menegaskan sebagai berikut “administration refers to the

determination of mayor aims and policies, were as management

refers to the carrying out of operations designed to accomplish

the aim and effectuate policies” yang artinya administrasi

ditujukan terhadap penetuan tujuan pokok dan kebijaksanaannya,

sedangkan manajemen ditujukan terhadap pelaksanaan kegiatan 29

dengan maksud menyelesaikan/mencapai tujuan dan

pelaksanaan kebijaksanaan (Handayaningrat, 1982).

2. Ordway Tead melihat administrasi sebagai sesuatu yang terdiri

atas organisasi dan manajemen. Ia menegaskan bahwa

“administration is the process and agency which responsible for

the determination of the aims for which an organization and its

management are to strive …etc” (Administrasi adalah suatu

proses dan badan yang bertanggungjawab terhadap penentuan

tujuan, dimana organisasi dan manajemen digariskan dan

sebagainya)(Handayaningrat, 1982).

3. Albert Lepawsky (1960) mempunyai pandangan yang sama di

atas dengan mengatakan “administrasi use in the broad sense to

include organization and management. Management is the force

which leads, and dirtects an organization in the accomplishment

of a predetermined object (administrasi digunakan dalam arti luas

meliputi organisasi dan manajemen. Manajemen adalah

kemampuan memimpin memberi petunjuk dan membimbing

suatu organisasi dalam mencapai suatu tujuan yang ditentukan

terlebih dahulu).

4. S.P. Siagian (1977) dalam bukunya yang berjudul “Filsafat

Administrasi” mengemukakan bahwa “manajemen merupakan inti

dari administrasi karena manajemen merupakan alat pelaksana

utama dari administrasi” Selanjutnya beliau menegaskan bahwa

antara administrasi dan manajemen tidak dapat dipisah-pisahkan,

hanya kegiatan-kegiatannya yang dapat dibedakan. Dilihat dari

segi fungsional administrasi mempunyai dua fungsi utama, yakni:

(1) menentukan tujuan menyeluruh yang hendak dicapai 30

(organization goal), (2) menentukan kebijaksanaan umum yang

mengikat seluruh organisasi (general and overall policies).

Sedang manajemen pada hakekatnya berfungsi untuk melakukan

semua kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka

pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan umum yang

telah ditentukan pada tingkat administrasi. Dalam hubungan ini,

manajemen boleh saja menentukan tujuan tetapi sifatnya

departemental atau sektoral. Demikian pula kebiksanaan yang

ditentukan pada tingkat manajemen bersifat khusus atau

pelaksanaan. Dari pandangan ini, beliau menegaskan bahwa

administrasi lebih luas dari manajemen, bahkan manajemen itu

merupakan aspek dari administrasi.

5. Arifin Abdulrachman (1969) mengatakan dalam bukunya yang

berjudul “Leadership”, setiap administrasi atau penyelenggaraan

kegiatan-kegiatan itu mempunyai tiga aspek yang dapat

dibedakan satu-sama lain, yakni : (1) aspek formulasi

kebijaksanaan, (2) aspek manajemen, dan (3) aspek

pelaksanaan (operation). Selanjutnya dijelaskan beliau ketiga

aspek tersebut seperti ini . “formulasi kebijaksanaan administrasi

(administrative policy) dibuat oleh pimpinan dari badan

administrasi (negara,swasta) dan membuat ketentuan-ketentuan

mengenai sasaran-sasaran dan tujuan-tujuan pokok yang hendak

dicapai serta cara-cara penyelenggaraan kegiatan untuk

mencapai sasaran dan tujuan-tujuan pokok yang telah ditentukan

itu. Manajemen adalah kegiatan-kegiatan untuk mencapai

sasaran-sasaran dan tujuan pokok yang telah ditentukan itu

dengan menggunakan orang-orang pelaksana. Kegiatan-kegiatan 31

manajemen dan sistematika penggolongannya banyak macam

ragamnya. Misalnya menurut beliau sendiri ada lima, yaitu: (1)

perencanaan, (2) pengorganisasian, (3) Penempatan , (4)

penggerakan, dan (5) pengawasan.. Sedang kegiatan operation

adalah kegiatan yang benar-benar melaksanakan apa yang telah

direncanakan oleh manajemen. Kegiatan-kegiatan ini

memadukan tenaga kerja (skill), bahan-bahan informasi, alat

kerja, uang, tempat kerja, dan waktu sehingga akhirnya

mempunyai produk yang dinamakan hasil kerja (barang dan

jasa). Kaarena fungsinya memadukan unsur-unsur kerja, maka

operation mempersoalkan proses kerja, metode kerja, teknik

kerja atau carakerja. Dari pandangan ini , Arifin Abdulrachman

berpendapat bahwa dalam setiap administrasi selalu ada

manajemennya. Bahkan manajemen adalah inti dari administrasi.

Seperti pandangan Siagian, Arifin Abdulrachman juga

berpendapat bahwa administrasi itu lebih luas volume

kegiatannya dari manajemen, Karena tidak hanya mencakup

kegiatan manajemen, akan tetapi mencakup juga kegiatan-

kegiatan pembuatan kebijaksanaan administrasi dan kegiatan

operation.

C. Kesamaan Konsep antara Administrasi dan ManajemenDitinjaudari berbagai sudut pandang, maka terdapat beberapa

kesamaan konsep antara administrasi dan manajemen. Hal-hal

inilah yang memungkinkan beberapa ahli memandang sama antara

administrasi dan manajemen. Hal-hal yang dimaksud menurut

Silalahi (1989) adalah sebagai berikut:

32

1. Kesamaan sifat.Baik administrasi maupun manajemen memiliki sifat-sifat yang

sama antara lain: (1) bersifat seni dan ilmu; (2) dinamik, artinya

keduanya berkembang sejalan dengan perkembangan

kehidupan manusia, kebudayaan, teknologi; (3) integratif, artinya

keduanya memiliki kemampuan mengintegrasikan diri dari

kecenderungan munculnya disintegrasi dan spesialisasi dari

berbagai disiplin keilmuan; (4) bersifat normatif, artinya kegiatan-

kegiatannya didasarkan pada nilai-nilai, etika, prosedur, tata

urutan; (5) bersifat teleologi, artinya keduanya memberi

kemampuan memprediksi kemumgkinan yang akan timbul dari

kegiatan kerjasama sehingga apa yang direncanakan cenderung

akan tercapai.

2. Kesamaan prinsipPrinsip yang dimaksud di sini ialah efisiensi dan efektivitas usaha

kegiatan kerjasama dalam pencapaian tujuan.

3. Kesamaan Ciri atau karakteristik Dalam hal, ini antara lain adanya:

a. Sekelompok orang

b. Kerja sama atas dasa pembagian kerja

c. Berlangsung dalam organisasi

d. Adanya tujuan

4. Kesamaan Sarana (tools) Baik administrasi maupun manajemen keduanya

menggunakan sarana seperti orang, metode, uang, peralatan,

mesin, serta organisasi sebagai wadah berlangsungnya

kegiatan.33

5. Kesamaan fungsiAdministrasi dan manajemen dalam mencapai tujuan

berlangsung dalam proses kegiatan melalui pelaksanaan fungsi-

fungsi seperti: perencanaan, pengorganisasian, penggerakan

dan pengawasan.

Meskipun terdapat kesamaan konsep diantara keduanya,

akan tetapi keduanya mempunyai perbedaan tugas dan fungsi di

dalam organisai. Administrasi mempunyai tugas dan fungsi yang

lebih luas dari pada manajemen, yakni menentukan tujuan

menyeluruh yang hendak dicapai organisasi, dan menentukan

kebijaksanaan umum yang mengikat seluruh organisasi. Sedang

manajemen melakukan semua kegiatan yang diperlukan dalam

rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapka pada tingkat

administrasi. Pandangan yang demikian ini di anut oleh orang-

orang akademis. Bagi orang-orang praktisi, banyak yang melihat

keduanya sama–sama diguanakan dalam organisasi, dimana

istilah administrasi lebih luas dipakai dalam aktivitas-aktivitas

oraganisasi non provit seperti organisasi pemerintahan,

organisasi sosial. Sedang istilah manajemen banyak dipakai oleh

organisasi profit atau pada organisasi-organisasi perusahaan.

D. Kreteria Pokok Ilmu Administrasi dan ManajemenEfisiensi dan efektivitas merupakan konsep administrasi dan

manajemen yang perlu mendapat perhatian dalam setiap usaha

kerjasama manusia. Kedua konsep ini merupakan indikator penting

yang digunakan untuk menilai keberhasilan administrasi dan

manajemen. Di samping itu, rasionalitas juga merupakan indikator

34

penting lainnya, karena rasionalitas menentukan apakah

keberadaan sesuatu itu dapat diterima oleh akal sehat atau tidak,

atau apaka logis atau tidak.

Seperti diketahui bahwa setiap organisasi mempunyai tujuan

tertentu yang inging dicapai. Pencapaian tujuan itu, tentu tidak asal

tercapai melainkan harus ada ukuran-ukuran yang dijadikan

patokan untuk dapat dinilai berhasil atau tidak. Di dalam

administrasi dan manajemen ukuran-ukuran yang dijadikan sebagai

patokan keberhasilan pencapaian tujuan adalah rasionalitas,

efisiensi, dan efektivitas.

Ketiga kreteria tersebut akan dijelaskan sebagai berikut:

1. Rasionalitas. Istilah rasionalitas dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia

diartikan sebagai pendapat yang berdasarkan pemikiran yang

bersistem dan logis atau bedasarkan pemikiran-pemikiran dan

pertimbangan yang cocok dengan akal. Kalau pengertian yang

demikian itu dibawah kepada kegiatan-kegiatan administrasi,

maka kegiatan-kegiatan administrasi dan manajemen yang

rasional itu ialah yang dapat diterima oleh akal sehat, atrau yang

logis. Misalnya,adanya kegiatan-kegiatan administrasi atau

manajemen yang dilandasi pembagian kerja yang sistematis atau

teratur, tidak tumpang tindih.

2. Efisiensi. Efisiensi menurut H. Emerson dalam Handayaningrat (1982)

adalah perbandingan yang terbaik antara input dan output,

antara keuntungan dan biaya (antara hasil pelaksanaan dengan

sumber-sumber yanfg dipergunakan), seperti halnya juga hasil 35

maksimum yang dicapai dengan penggunaan sumber-sumber

yang terbatas.

Untuk dapat mengadakan pengukuran efisiensi, terlebih dahulu

perlu diketahui ruang lingkup istilah input dan output itu. Input

sebagaimana dikemukakan oleh Handayaningrat (1982), ialah

semua sumber (resources), berupa sarana dan prasarana yang

digunakan dalam proses produksi barang dan jasa. Sarana atau

sumber-sumber meliputi : tenaga kerja (nan), biaya (money),

bahan-bahan pokok (materials), peralatan atau mesin)

(machine, cara kerja (methods), pemasaran atau pelayanan

(market atau service), termasuk di dalamnya waktu (time). Dan

input lainnya ialah prasarana, misalnya: gedung, pabrik, gudang,

alat transport dan sebagainya.

Sedang, output di dalam proses produksi adalah hasil

prodeksi berupa barang dan jasa.

Dari penjelasan seperti di atas Handayaningrat membuat

suatu rumusan tentang efisiensi seperti di bawah ini untuk

mempermudah mengingatnya.

Input > Output = Tidak efisien

Output > Input = Efisien

Pendapat lain tentang efisiensi ialah yang dikemukakan

oleh Arifin Abdulrachman. Beliau melihat efisiensi sebagai

ukuran antara rencana dengan hasil. Apabila hasilnya lebih dari

rencana dengan daya dan dana sama dengan rencana, maka itu

adalah efisien. Juga efisien apabila hasilnya sama dengan

rencana, sedangkan daya dan dana yang digunakan adalah 36

kurang dari rencana. Sebaliknya, adalah in-efisiensi apabila

hasilnya kurang dari rencana sedang daya dan dana yang

dikeluarkan sesuai dengan rencana. Atau hasilnya sama dengan

rencna, dengan penggunaan daya dan dana lebih dari rencana.

Untuk mempermudah mengingatnya rumusan di atas dapat

ditulis dalam bentuk symbol sebagai berikut :

Efisien jika, H > R dengan Dy & Dn = R

Efisien jika, H = R dengan Dy & Dn < R

InEfisien jika, H < R dengan Dy & Dn = R

In Efisien jika, H = R dengan Dy &Dn > R

Keterangan: H = Hasil

R = Rencana

Dy = Daya

Dn = Dana

Abdulrachman mengingatkan bahwa efisiensi perlu

dikaitkan dengan rasa kepuasan baik dari manajemen maupun

para pelaksana karena justru dengan adanya kepuasan ini

kegiatan manajemen dapat diteruskan. Efisiensi yang tidak

memperhatikan faktor kepuasan dinamakan efisiensi ekonomis,

sedangkan efisiensi yang disertai dengan rasa kepuasan dari

manusia yang terkait dalam manajemen dinamakan efisiensi

manajemen atau efisiensi manajerial.

37

3. Efektivitas.

Menurut H. Emerson ,” efektivitas ialah pengukuran dalam arti

tercapainya sasaran atau tujuan yang telah ditentukan

sebelumnya (Handyaningrat, 1982). Sedang, menurut Arifin

Abdulrachman, efektif adalah mendapat hasil kerja sesuai yang

telah direncanakan.

38