PENDAHULUANA. Latar Belakang MasalahPada nmnmnya pengelolaan arsip dianggap suatu pekerjaan yang tidak memerlukan perhatian yang serius dan mendapat sesuatu yang mudah dan ringan untuk ditangani, walaupun sebenamya penanganan kearsipan sangat berpengaruh terhadap jalannya kehidupan organisasi, Di dalam suatu organisasi kearsipan memegang peranan penting dalam setiap kegiatannya karena arsip berhubungandengan sumber infonnasi yang akan sangat membantu kelancaran pelaksanaan tugas pekeijaan sekaligus dapat dijadikan suatu dasar pertimbangan bagi pimpinan dalam mengambil keputusan secara eepat dan tepat dalam menghadapi suatu permasalahan yang dihadapi Administrasi arsip atau kearsipan pada dasamya merupakan kegiatan yang berhubungan dengan surat menyurat atau warkat, yaitu suatu bagian yang dilakukan baik oleh organisasi pemerintah maupun swasta unuk melaksanakan ketatausahaan demi tercapinya tujuan pekeijaan yang telah ditetapkan.Pengelolaan arsip agar dapat dilaksanakan dengan baik, maka harus berdasarkan ketentuan yang berlaku dimana tidak terlepas dari suatu proses administrasi sehingga bergerak sebagai suatu sistem. Demlkian halnya dengan cara pengelolaan arsip di bidang Pengasuhan STPDN, sebagai salah satu bidang yang ada di STPDN, yang dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang sekaligus sebagai administrator di bidang Pengasuhan dimana kepemimpinan perlusabh «*» unsur penunjang untuk memperoieh pengelolaan arsip sesni dagp ketentuan yang berlaku adalali kemampuan dari seorang : anr nw, dalam mengawasi pelaksanaan pekerjaan bawahannya. Kepala Bidang Per -an sebagai seorang pimpinan di bidang Pengasuhan adalah pejabat yang benanggung jawab terhadap pengelolaan kearsipan di bidang Pengasuhan, sehingga penyi m pan gan-p eny i mpan gan, kesalahan atau kekeliruan yang dilakukan oleh para bawahannya dapat diluruskan serta dikoreksi ke arah yang benar. Dengan demikian diharapkan efektivitas pengelolaan kearsipan di Bidang Pengasuhan STPDN.Kelancaran kegiatan tersebut diperlukan suatu rangkaian sistem administrasi yang baik dan benar juga terarah karena ini menyangkut dokumen negara demi mendukung kelancaran tugas dan penyampaian informasi di lingkungan STPDN. Berbagai upaya dapat dilakukan, salah satunya yaitu dengan menerapkan koordinasi di dalam setiap pekerjaan khususnya yang berkaitan dengan pengelolaan kearsipan. Koordinasi sangat penting dilakukan dalam organisasi yang kompleks karena disitu terdapat banyak kegiatan yang berlainan dilakukan oleh banyak orang, tetapi keberhasilan suatu bagian tergantung kepada bagian lainnya. Koordinasi dapat dilaksanakan sebaik-baiknya melalui kerjasama yang efektif dan efisien, dengan kata lain semakin tergantung pekerjaan mereka dengan bagian lain maka semakin koordinasi diperlukan karena dengan koordinasi dimaksudkan untuk menyatupadukan semua kegiatan yang dilaksanakan.Tercapamya efektivitas pengelolaan arsip dibutuhkan seseorang yang mampu untuk mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan tersebut sehingga antara ragian-bagian yang terkait dapat sating menunjang dan mendukung antara satu sama arnnya. Dalam mencegah teijadinya tumpang tindih dan ketidak teraturan da'am peiaksanaan kegiatan berkesinambungan sehingga akan diperoleh suatu keodisi yang mendukung pengambilan keputusan yang cepat, tepat dan terarali dalam setiap langkah dan kegiatan, juga data-data dan infonnasi yang diperoleh akan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah, koordinasi dapat membantu Kepaia Bidang Pengasuhan STPDN, imtuk dapat menyelaraskan serta menumbuhkan kesatuan tindakan dan tercapainya keselarasan dari gerak organisasi agar dapat mencapai sasaran seila tujuan yang di inginkan.rada kenyataannya cara pengaturan, penataan dan pengelolaan arsip belum mengarah kepada poia tata kearsipan, seperti pengolanan naskah ainas yang tiuak tuntas, penggunaan kartu kendali yang tidak sesuai, pengisian kartu tunjuk silang yang tidak lengkap serta belum tercapainya tingkat efektivitas yang memuaskan. Dengan demikian kegiatan koordinasi khususnya koordinasi yang dilakukan oleh seorang pimpinan terhadap bawahannya dalam nal ini Kepaia Bidang Pengasuhan STPDN, harus dilaksanakan sehingga dapat rnenciptakan keselarasan dan kejelasan tugas masing-masing di dalam melaksanakan pekerjaan dan diharapkan organisasi akan dapat mencapai tujuan yang dicita-citakan secara efektif dan efisien.Berdasarkan uraian permasaiahan tersebut di atas, penulis tertarik untuk —an peoelitian yang kemudian direalisasikan dalam bentuk proposal -r r ran >mg benudul PELAKSANAAN KOORDLNAST DALAM UPAYA MENCAPAI EFEKTIYITAS PENGELOLAAN ARSIP DI BIDANG PENGASI HAN STPDN

B. FOKLS PERMASALAHAN1. Identifikasi MasalahBertitik tolak dari latar belakang penelitian yang tela'n diuraikan diatas dan agar memperjelas permasaiahan yang akan diteliti serta dipecahkan mengenai koordinasi yang ailakukan oleh Kepala Bidang Pengasuhan, maka penulis mengidentifikasikan masalah tersebut sebagai berikut:a) Kurangnya pimpinan untuk memerintahkan bawahamiya agar melaksanakan setiap pekeijaan.b) Wewenang yang digunakan pimpinan belum pemah memberikan tugas kepada bawahan sesuai dengan pekerjaannya masing-masing.c) Kurangnya koordinasi melalui motivasi, sistem timbal balik dan melalui ide.d) Tidak adanya pertemuan atau melalui rapat-rapat agar pelaksanaan kegiatan tidak teijadi simpang siur.e) Tidak adanya infomiasi tentang hasil pekeijaan yang telah dilaksanakan.f) Tidak adanya instruksi pekerjaan sesuai dengan prosedur kerja dari pimpinan.dalam hal menemukan kembali arsip yang dibutuhkan.- -- arsip > ang belum teratur berdasarkan pengelompokan jenis arsip.X_ranzTA a rasa tanggung jawab dalam melaksanakan tugas dan pekeijaan. 3er.agunaan waktu yang belum optimal oleh pegawai karena kurang memprioritaskan pekerjaan.k Kurangnya sarana dan prasarana pendukung yang digunakan dalam pengelolaan arsip.C. Pembatasan MasalahTerlihat dengan adanya permasalahan di atas maka penulis membatasimasalah pada:2. Koordinasi yang dilakukan oleh Kepala Bidang Pengasuhan STPDN.3. Efektivitas pengelolaan arsip di Bidang Pengasuhan STPDN.D. Rumusan MasalahanLatar belakang perieliti tersebut, penulis merumuskan masalah-masalah sebagai berikut :g) Bagaimana pelaksanaan koordinasi yang dilakukan oleh Kepala Bidang Pengasuhan sebagai salah satu upaya dalam mencapai efektivitas pengelolaan arsip di Bidang Pengasuhan STPDN?h) Faktor-faktor apakah yang menjadi penghambat dalam pelaksanaan koordinasi oleh Kepala Bidang Pengasuhan sebagai salah satu upaya dalam mencapai efektivitas pengelolaan arsip di Bidang Pengasuhan STPDN ?c Upaya-upaya apakah yang dilakukan oleh Kepala Bidang Pengasuhan dalam mengaUsi hambatan-hambatan pelaksanaan koordinasi yang dilakukan oleh Kepala Bidang Pengasuhan sebagai salah satu upaya dalam mencapai etekm itas pengelolaan arsip di Bidang Pengasulian STPDN ?E. Tujuan dan Manfaat Penelitian4. Tujuan Penelitiani) Untuk mengetahui lebih mendalam pelaksanaan koordinasi yang dilakukan oleh Kepala Bidang Pengasulian sebagai salah satu upaya dalam mencapai efektivitas pengelolaan arsip di Bidang Pengasuhan STPDN .j) Untuk mengetahui faktor-faktor apa saja yang menjadi penghambat pelaksanaan koordinasi yang dilakukan oleh Kepala Bidang Pengasuhan sebagai salah satu upaya dalam mencapai efektivitas pengelolaan arsip di Bidang Pengasuhan STPDN.k) Untuk mengetahui upaya-upaya apa saja yang dilakukan oleh Kepala Bidang Pengasuhan dntuk menanggulangi dan mengatasi hambatan- hambatan dalam pelaksanaan koordinasi yang dilakukan Kepala Bidang Pengasuhan dalam mencapai efektivitas pengelolaan arsip di Bidang Pengasuhan STPDN.5. Manfaat Penelitiana. Secara TeoritisMelalui penelitian ini diharapkan dapat memberikan suatu wawasan baik dalam teori maupun dalam praktek pengelolaan arsip dan pengembangan pengetahuan baru dalam ilmu pengetahuan social mengenai kajian ilmuadmimstrasi negara yang berkaitan dengan masalah koordinasi khususnya koo rdinasi. sehingga dapat memberikan manfaat bagi penulis.b. Secara Praktis

Diharapkan dapat memecahkan masalah yang dihadapi oleh Kepala Bidang Pengasuhan dalam pelaksanaan koordinasi sebagai salah satu upaya dalam mencapai efektivitas pengelolaan arsip.F. Untuk menambah pengetahuan bagi penulis tentang praktek koordinasi khususnya dalam bidang koordinasi , karena dalam penelitian ini penulis dapat membaca, melihat dan menelaah lebih jauh mengenai salah satu dari fiingsi manajemen.G. Sebagai salah satu wujud pelaksanaan Tri Darma Perguruan Tinggi dibidang penelitian yang dituangkan dalam bentuk proposal penelitian yang merupakan salah satu syarat dalam menempuh ujian saijana (S-l) di STIA Bandung.