1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

PT. Kereta Api Indonesia (Persero) merupakan salah satu Badan Usada

Milik Negara (BUMN) yang bergerak dalam bidang transportasi untuk umum

dalam negeri yang meliputi angkutan penumpang, angkutan barang, dan angkutan

non barang. Begitu pula dengan perkembangan yang terjadi di PT. Kereta Api

Indonesia Bandung, konsep pembangunan yang dilakukan di PT. Kereta Api

Indonesia (Persero) Bandung di tujukan pada pelayanan jasa khususnya jasa

angkutan Kereta Api.

Untuk mencapai tujuan pelayanan yang baik dibutuhkan suatu manajemen

yang baik. Peranan manajemen dibagian administrasi keuangan sangatlah penting.

Oleh karena itu, tugas pegawai atau pejabat administrasi keuangan itu sendiri

adalah mengkoordinir dan mencatat pekerjaan yang berhubungan dengan bagian

keuangan baik masalah pendapatan atau pengeluaran.

Dengan adanya kegiatan yang harus di biayai terlebih dahulu atau harus di

biayai tunai oleh pejabat yang melaksanakan yang disebut dengan uang muka

dinas tetap atau sementara. Setelah uang muka dinas tetap itu dipakai untuk biaya

operasional,pengeluaran itu harus dipertanggungjawabkan pada saat menyerahkan

bukti pengeluaran untuk meminta penggantian.

2

Salah satu cara untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan biaya

perusahaan adalah dengan diadakannya pengendalian biaya oleh pihak yang

berwenang dan sesuai dengan prosedur perusahaan. Salah satunya biaya yang

harus dikeluarkan adalah uang muka dinas, karena pengeluaran biaya ini

merupakan salah satu kegiatan perusahaan yang harus ditingkatkan untuk

menunjang kegiatan perusahaan.

Berdasarkan uraian diatas penulis tertarik untuk membuat laporan Tugas

Akhir dengan judul : “Proses Pertanggungjawaban Pengeluaran Uang Muka Dinas

di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Pusat Bandung”.

1.2. Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah di uraikan diatas, penulis mencoba

merumuskan hal-hal yang berhubungan dengan proses pertanggungjawaban uang

muka dinas di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Bandung sebagai berikut:

1. Bagaimana proses pertanggungjawaban uang muka dinas di PT. Kereta

Api Indonesia (Persero) Bandung.

2. Hambatan apa saja yang dihadapi dalam proses pertanggungjawaban uang

muka dinas di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Bandung.

3. Bagaimana upaya mengatasi hambatan yang dihadapi dalam proses

pertanggungjawaban uang muka dinas di PT. Kereta Api Indonesia

(Persero) Bandung.

3

1.3. Maksud dan Tujuan

Maksud dari penulisan Laporan Tugas Akhir yang dilakukan oleh penulis

yaitu memenuhi salah satu persyaratan menempuh Tugas Akhir dan memperoleh

gelar AMD (Ahli Madya) SPS Administrasi Keuangan di program Diploma III

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran Bandung.

Sedangkan tujuan yang diharapkan dari penulis Laporan Tugas Akhir yang

dilakukan penulis adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui dan menjelaskan proses pertanggungjawaban uang

muka dinas di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Bandung.

2. Untuk mengetahui keterkaitan teoritis dengan praktik dalam proses

pertanggungjawaban uang muka dinas di PT. Kereta Api Indonesia

(Persero) Bandung.

3. Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi dalam proses

pertanggungjawaban uang muka dinas di PT. Kereta Api Indonesia

(Persero) Bandung.

4. Untuk mengetahui upaya yang dilakukan dalam mengatasi hambatan yang

dihadapi dalam proses pertanggungjawaban uang muka dinas di PT.

Kereta Api Indonesia (Persero) Bandung.

1.4. Kegunaan Penulisan

Kegunaan yang dapat diambil dari kegiatan praktek kerja lapangan ini

adalah sebagai berikut:

4

1. Penulis

1. Menambah wawasan dan pengetahuan khususnya mengenai Proses

Pertanggungjawaban Pengeluaran Uang Muka Dinas di PT. Kereta Api

Indonesia (Persero) Bandung.

2. Sebagai studi perbandingan antara teori yang didapat dalam perkuliahan

dengan praktik kerja sesungguhnya.

3. Sebagai salah satu syarat dalam menempuh Tugas Akhir pada SPS

Administrasi Keuangan di program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Universitas Padjadjaran Bandung.

2. Perusahaan

Sebagai bahan masukan untuk PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Bandung,

dalam kaitannya dengan objek yang diteliti dan dibahas.

3. Teoritis

Memberikan sumbangan dan wawasan terhadap Ilmu Administrasi

Keuangan dalam Proses Pertanggungjawaban Pengeluaran Uang Muka Dinas di

PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Bandung.

1.5. Metode Penulisan dan Teknik Pengumpulan Data

1.5.1 Metode Penulisan

Metode penulisan yang digunakan penulis adalah menggunakan metode

deskriptif. Menurut Nazir yang dimaksud Metode Deskriptif adalah:

5

“suatu metode dalam meneliti status kelompok manusia, suatu objek, suatu

sistem, dan pemikiran ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang

yang bertujuan untuk membuat deskriptif, gambaran atau lukisan secara

sistematis, factual, dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta

hubungan antar fenomena yang diselidiki”. (Nazir, 2003:54)

Pendapat lain dikemukakan oleh Nawawi:

“metode deskriptif adalah suatu proses atau cara menyelesaikan masalah

penelitian dengan memaparkan keadaan objek yang sedang diselidiki

(seseorang, masyarakat, pabrik, dll) sebagaimana adanya berdasarkan

fakta-fakta yang actual pada saat sekarang”. (Nawawi, 1995:67)

1.5.2 Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah sebagai berikut:

1. Studi Pustaka

Menurut Nawawi yang dimaksud dengan Studi Pustaka adalah:

“pengumpulan data dengan mempergunakan bahan-bahan tertulis dengan

mempelajari dan membaca pendapat para ahli yang berhubungan dengan

masalah yang sedang dibahas guna memperoleh gambaran teoritis untuk

menunjang penyusunan dan pembahasan”. (Nawawi, 1992:7)

Penulisan ini dilakukan dalam usaha pengumpulan data dan menjadi bahan

perbandingan dalam melakukan pembahasan. Penulis mencoba mencari informasi

dari berbagai sumber data kepustakaan untuk mendapatkan pendapat dari para ahli

dari buku-buku yang ada di perpustakaan kampus mengenai berbagai pengertian

yang berhubungan dengan Administrasi dan Proses Pertanggungjawaban

Pengeluaran Uang Muka Dinas.

6

2. Studi Lapangan

Menurut Mardlis yang dimaksud dengan studi lapangan adalah:

“pada hakekatnya merupakan metode untuk menemukan secara spesifik

dan realistis tetang apa yang sedang terjadi pada suatu saat di tengah-

tengah kehidupan masyarakat”. (Mardlis, 1995:28)

Studi lapangan yang dilakukan penulis, yaitu secara langsung ke lapangan

untuk mengadakan pengamatan dan terlibat langsung dalam kegiatan-kegiatan

perusahaan yang berhubungan dengan permasalahan yang diteliti, yaitu tentang

Proses Pertanggungjawaban Pengeluaran Uang Muka Dinas di PT. Kereta Api

Indonesia (Persero) Bandung. Hal ini dimaksudkan untuk mengambil data yang

sebenarnya yang ada diperusahaan.

Penelitian ini merupakan usaha pengumpulan data dengan melakukan data

dengan malakukan praktek kerja lapangan secara langsung pada objek penelitian

dengan cara sebagai berikut:

A. Observasi

Menurut Nawawi yang dimaksud dengan observasi adalah :

“Pengamatan dan pencatatan secara sistematis terhadap unsur-unsur yang

tampak dalam suatu gejala-gejala pada objek penelitian.” (Nawawi,

1995:74)

Berdasarkan uraian pengertian di atas, maka maka observasi yang

dilakukan penulis yaitu dengan melakukan pengamatan langsung mengenai

kegiatan dan keadaan perusahaan tempat penulis melakukan praktik kerja

7

lapangan, serta mencatat segala informasi yang dapat mendukung dalam

penyusunan Laporan Tugas Akhir ini.

B. Wawancara

Menurut Mardlis dalam bukunya Metode Penelitian Pendekatan Suatu

Proposal memberikan definisi bahwa :

“Wawancara (interview) adalah pengumpulan data yang dilakukan oleh

peneliti untuk mendapatkan keterangan-keterangan lisan melalui bercakap-

cakap dan berhadapan muka dengan orang yang memberikan keterangan

pada si peneliti.” (Mardlis, 2002:64)

Menurut Nazir yang dimaksud wawancara adalah :

“Proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara

Tanya jawab, sambil bertatap muka antara si penanya atau pewawancara

dengan si penjawab atau responden dengan menggunakan alat yang

dinamakan interview guide (panduan wawancara).” (Nazir, 2003:193-194)

Adapun wawancara yang dilakukan penulis yaitu dengan mengadakan

Tanya jawab secara langsung terhadap pihak-pihak yang memberikan data atau

informasi yang diperlukan dalam pengamatan, khususnya para pihak yang

menangani langsung urusan pencatatan dan pembimbing di perusahaan tempat

penulis melakukan praktik kerja lapangan.

8

1.6. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja

1.6.1. Lokasi Praktek Kerja

Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan dilakukan oleh penulis di PT. Kereta

Api Indonesia (Persero) di jalan. Stasiun Timur No.14, Bandung.

1.6.2. Waktu Praktek Kerja

Adapun lama waktu praktek kerja lapangan selama 40 hari terhitung dari

tanggal 18 Febuari sampai dengan 19 April, dengan ketentuan jam praktek kerja

lapangan disesuaikan dengan jam kerja kantor tersebut dengan 5 hari kerja dari

hari senin sampai hari jumat, sedangkan waktu kerja mulai pukul 08:30-12:00.

9

10

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Administrasi Keuangan

Kata administrasi berasal dari Bahasa Latin yang terdiri dari kata

“ad” yang mempunyai arti sama dengan “to” yang berarti ke atau kepada,

dan “ministratie” sama artinya dengan “to serve” yang berarti melayani,

membantu, atau mengarahkan. Dalam hal ini kata administrasi diartikan

sebagai suatu kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani,

mengarahkan atau mengatur semua kegiatan dalam mencapai tujuan.

Menurut Siagian dalam bukunya “Filsafat Administrasi” :

“Administrasi diartikan sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua

orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk

mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.” (1994 : 3)

Ulbert Silalahi dalam bukunya “Studi Tentang Ilmu Administrasi”

mengemukakan pendapatnya ilmu administrasi dalam arti sempit sebagai

berikut : “Administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan

pencatatan data secara informasi secara sistematis dengan maksud untuk

menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali

secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain. Administrasi

dalam arti lebih tepat disebut tata usaha (Crerical Work, Office Work)”

11

Adapun pengertian administrasi menurut Munawardi

Reksohadiprawiro, yang dikutip oleh Ulbert Silalahi dalam bukunya “Studi

Tentang Ilmu Administrasi”, mengemukakan bahwa : “Administrasi berarti

Tata Usaha yang mencakup setiap penyaluran yang rapi dan sistematis

serta penentuan fakta-fakta secara tertulis dengan tujuan memperoleh

pandangan yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta

dengan fakta lainnya.” (1994 :6)

Drs. Soewarno Handayaningrat dalam bukunya Pengantar Studi

Administrasi menyatakan : “Administrasi adalah suatu proses yang ada

pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, negara atau swasta,

sipil atau militer, usaha yang besar atau usaha yang kecil dan yang lain

sebagainya serta kegiatan dari kelompok yang mengadakan kerjasama

untuk menyelesaikan tujuan bersama.” (1996 : 2)

Berdasarkan penjelasan diatas, bahwa yang dimaksud dengan

administrasi adalah proses kerjasama antara dua orang atau lebih untuk

mencapai tujuan yang sudah ditentukkan melalui rangkaian aktivitas

tertentu.

Keuangan adalah administrasi yang mengurusi keluar masuknya

uang dalam suatu lembaga. Sedangkan pengertian uang sendiri adalah alat

tukar atau standar pengukur nilai (kesatuan hitungan) yang sah. Keuangan

berarti berhubungan dengan uang. Berikut ini diungkapkan beberapa

pengertian keuangan, diantaranya adalah :

12

“Keuangan adalah segala bentuk kekayaan atau harta benda yang dapat

dinilai dengan uang.” (Mamesah, 1995 : 13)

Badudu dan Zain mengemukakan bahwa : “Keuangan adalah segala hal

yang menyangkut uang .” (Badudu dan Zain, 1996 : 157)

Pengertian lain dikemukakan oleh Arsjad, dkk yaitu sebagai berikut :

“Makna Keuangan atau finance yaitu menggambarkan segala kegiatan

didalam mencari sumber-sumber dana (source of fund) dan kemudian

bagaimana dana-dana tersebut digunakan (use of fund) untuk mencapai

tujuan-tujuan tertentu.” (Arsjad, 1992 : 2)

Dari pengertian diatas, dapat dijelaskan bahwa keuangan

merupakan suatu proses dalam pengelolaan uang, dimulai dari pencairan

sumber-sumber dana sampai dengan pendayagunaan sumber-sumber dana

tersebut seefesien dan seefektif mungkin dalam rangka pencapaian tujuan.

Administrasi Keuangan sangat penting sekali didalam rangka

peningkatan dan mempertahankan konitnuitas perusahaan. Administrasi

Keuangan adalah peristiwa-peristiwa yang berhubungan dengan keuangan.

2.2 Proses Pertanggungjawaban Pengeluaran Uang Muka Dinas

Handayaningrat mengemukakan pengertian Proses adalah :

“Serangkaian tahap kegiatan mulai dari menentukan sasaran sampai

berakhirnya sasaran atau tercapainya tujuan.” (Handayaningrat, 1989 : 20)

Sedangkan menurut Siagian pengertian Proses adalah :

13

“Sesuatu yang permulaannya diketahui akan tetapi akhirnya tidak

diketahui.” (Siagian, 1989 : 3)

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Proses mengandung pengertian :

“Runtutan perubahan (peristiwa) dalam perkembangan sesuatu atau

rangkaian tindakan, perbuatan atau pengolahan yang menghasilkan

produk.” (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2001 : 899)

Dari beberapa pengertian diatas penulis dapat mengambil kesimpulan

bahwa Proses adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mencapai suatu

hasil atau tujuan.

Pengertian tanggung jawab menurut Arifin P.Soeria Atmaja adalah :

“Kewajiban untuk memikul pertanggungjawaban sehingga memikul kerugian

(bila dituntut) baik dalam kaitan dengan hukum maupun dalam administrasi”

(Atmaja, 1986:42).

Pengertian pertanggungjawaban menurut Kamus Bahasa Indonesia adalah

“Memberikan jawab dan menanggung segala akibatnya bila ada kealahan”

(Poerwadarminta, 1997:104).

Pengeluaran adalah expenditure yaitu pembayaran yang dilakukan saat ini

untuk kewajiban pada masa akan datang dalam rangka memperoleh beberapa

keuntungan (untung), jika dilakukan untuk meningkatkan aktiva tetap,

pengeluaran itu disebut pengeluaran modal, jika dilakukan untuk biaya operasi,

pengeluaran itu disebut pengeluaran operasional, biaya tunai tersebut untuk

mendapatkan barang, jasa, atau hasil usaha.

14

Uang muka menurut kamus besar bahasa Indonesia (2005:1233) uang muka

merupakan uang yang dibayarkan terlebih dahulu sebagai tanda jadi pembelian,

panjer, persekot.

Menurut kamus besar bahasa Indonesia (2005:265) dinas adalah bagian

kantor pemerintah yang mengurus pekerjaan tertentu, tugasnya pun mengurusi

segala sesuatu yang bersangkutan dengan jawaban (pemerintah) bukan swasta.

Uang Muka Dinas adalah dana berupa uang tunai (kas) yang disediakan

khusus secara resmi/sah, guna membiayai pengeluaran perusahaan, yang atas

dasar pertimbangan untuk dapat menciptakan efisiensi, mengarah pada upaya

pencapaian sasaran, mengurangi birokrasi dengan tetap menjaga keamanan harta

perusahaan, dan menanggulangi adanya kebutuhan atau kewajiban mendesak

(tidak dapat dihindari), perlu/harus dibayar secara tunai lebih dahulu sebelum

pengesahan pengeluaran dari perusahaan secara formal melalui pejabat tertentu

yang memperoleh wewenang, sesuai dengan peraturan perusahaan.

2.3 Ruang Lingkup Uang Muka Dinas

2.3.1 Uang Muka Dinas Tetap

Dalam Surat Edaran Keuangan (SK) Nomor 11/KU.401/KA-96 tentang

Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) pengertian Uang Muka Dinas Tetap adalah

uang tunai dalam jumlah relative kecil yang harus disediakan melalui seorang

pejabat untuk melaksanakan kegiatan yang harus dibiayai terlebih dahulu atau

harus dibiayai secara tunai, serta harus segera dipertanggungjawabkan pada saat

15

diminta penggantian kembali/ditutup karena penggantian pejabat, penggantian

tahun anggaran atau karena tidak diperlukan lagi.

2.3.2 Uang Muka Dinas Sementara

Uang tunai harus disediakan melalui seorang pejabat untuk melaksanakan

kegiatan yang tidak terprogram sangat mendesak dan harus dibiayai terlebih

dahulu atau harus dibiayai secara tunai, serta harus segara dipertanggungjawabkan

pada saat diminta penggantian kembali atau diperbaharui/ditutup karena

penggantian pejabat, penggantian tahun anggaran atau karena tidak diperlukan

lagi. Sehingga terlihat jelas perbedaan Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) dengan

Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) yaitu apabila pelaksanaan UMDT

dilaksanakan secara rutin pada setiap bulannya, sedangkan pelaksanaan UMDS

tidak secara rutin atau tidak terprogram, karena terdapat kebutuhan yang sangat

mendesak.

2.4 Hubungan Administrasi dengan Proses Pertanggungjawan Pengeluaran

Uang Muka Dinas

Proses pertanggungjawaban merupakan proses dari pelaksanaan dan

pengawasan yang dilakukan oleh pihak yang terkait. Dengan adanya ketiga fungsi

administrasi tersebut maka proses pertanggungjawaban itu sendiri dapat

dilaksanakan dengan baik tanpa adanya kesalahan maupun penyimpangan yang

tidak sesuai dengan tugas dan wewenang yang telah ditentukan. Maksud dari

proses pertanggungjawaban itu sendiri bukan untuk mencari kesalahan terhadap

orangnya tetapi mencari kebenaran terhadap hasil dari pelaksanaan pekerjaannya,

16

dengan tujuan agar hasil pelaksaan pekerjaan diperoleh secara berdaya guna

(efisien) dan berhasil guna (efektif) dengan apa yang telah ditentukan sebelumnya.

17

BAB III

OBJEK PRAKTEK KERJA LAPANGAN

3.1 Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Bandung

Dalam pengembangan bidang transportasi di negara indonesia,pemerintah

menyediakan sarana dan prasarana pelayanan transportasi baik darat, laut maupun

udara. Salah satu jasa tranportasi darat yang dimiliki pemerintah adalah Angkutan

Kereta Api. Berdasarkan peraturan pemerintah No.19 tahun 1998 sejak tanggal 1

juni 1999 telah dialihkan usahanya dari PERUMKA menjadi PT. Kereta Api

Indonesia (Persero). Pemerintah memberi wewenang dan tanggung jawab kepada

PT. Kereta Api untuk menyelenggarakan jasa angkutan kereta api di Indonesia.

Kehadiran kereta api di Indonesia ditandai dengan pencangkulan pertama

pembangunan jalan KA di desa Kemijen, Jum’at tanggal 17 Juni 1864 oleh

Gubernur Jenderal Hindia Belanda, Mr. L.A.J Baron Sloet van den Beele.

Pembangunan diprakarsai oleh “Naamlooze Venootschap Nederlandsch Indische

Spoorweg Maatschappij” (NV. NISM) yang dipimpin oleh Ir. J.P de Bordes dari

Kemijen menuju desa Tanggung (26 Km) dengan lebar sepur 1435 mm. Ruas

jalan ini dibuka untuk angkutan umum pada hari Sabtu, 10 Agustus 1867.

Keberhasilan swasta, NV. NISM membangun jalan KA antara Kemijen -

Tanggung, yang kemudian pada tanggal 10 Februari 1870 dapat menghubungkan

kota Semarang - Surakarta (110 Km), akhirnya mendorong minat investor untuk

18

membangun jalan KA di daerah lainnya. Tidak mengherankan, kalau

pertumbuhan panjang jalan rel antara 1864 - 1900 tumbuh de-ngan pesat. Kalau

tahun 1867 baru 25 Km, tahun 1870 menjadi 110 Km, tahun 1880 mencapai 405

Km, tahun 1890 menjadi 1.427 Km dan pada tahun 1900 menjadi 3.338 Km.

Selain di Jawa, pembangunan jalan KA juga dilakukan di Aceh (1874),

Sumatera Utara (1886), Sumatera Barat (1891), Sumatera Selatan (1914), bahkan

tahun 1922 di Sulawasi juga telah dibangun jalan KA sepanjang 47 Km antara

Makasar--Takalar, yang pengoperasiannya dilakukan tanggal 1 Juli 1923, sisanya

Ujungpandang - Maros belum sempat diselesaikan. Sedangkan di Kalimantan,

meskipun belum sempat dibangun, studi jalan KA Pontianak - Sambas (220 Km)

sudah diselesaikan. Demikian juga di pulau Bali dan Lombok, pernah dilakukan

studi pembangunan jalan KA.

Sampai dengan tahun 1939, panjang jalan KA di Indonesia mencapai 6.811

Km. Tetapi, pada tahun 1950 panjangnya berkurang menjadi 5.910 km, kurang

Iebih 901 Km raib, yang diperkirakan karena dibongkar semasa pendudukan

Jepang dan diangkut ke Burma untuk pembangunan jalan KA di sana.

Jenis jalan rel KA di Indonesia semula dibedakan dengan lebar sepur 1.067

mm; 750 mm (di Aceh) dan 600 mm di beberapa lintas cabang dan tram kota.

Jalan rel yang dibongkar semasa pendudukan Jepang (1942 - 1943) sepanjang 473

Km, sedangkan jalan KA yang dibangun semasa pendudukan Jepang adalah 83

km antara Bayah - Cikara dan 220 Km antara Muaro - Pekanbaru. Ironisnya,

dengan teknologi yang seadanya, jalan KA Muaro - Pekanbaru diprogramkan

19

selesai pembangunannya selama 15 bulan yang mempekerjakan 27.500 orang,

25.000 diantaranya adalah Romusha. Jalan yang melintasi rawa-rawa, perbukitan,

serta sungai yang deras arusnya ini, banyak menelan korban yang makamnya

bertebaran sepanjang Muaro- Pekanbaru.

Setelah kemerdekaan Indonesia diproklamir-kan pada tanggal 17 Agustus

1945, karyawan KA yang tergabung dalam “Angkatan Moeda Kereta Api”

(AMKA) mengambil alih kekuasa-an perkeretaapian dari pihak Jepang. Peristiwa

bersejarah tersebut terjadi pada tanggal 28 September 1945. Pembacaan

pernyataan sikap oleh Ismangil dan sejumlah anggota AMKA lainnya,

menegaskan bahwa mulai tanggal 28 September 1945 kekuasaan perkeretaapian

berada di tangan bangsa Indonesia. Orang Jepang tidak diperbolehkan campur

tangan lagi urusan perkeretaapi-an di Indonesia. Inilah yang melandasi

ditetapkannya 28 September 1945 sebagai Hari Kereta Api di Indonesia, serta

dibentuknya “Djawatan Kereta Api Republik Indonesia” (DKARI).

Dan sekaramg seperti yang kita ketahui perkeretaapian di Indonesia

dikenal dengan nama PT. Kereta Api Indonesia (Persero).

3.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi perusahaan : Menjadi penyedia jasa perkeretaapian terbaik yang fokus

pada pelayananan pelanggan dan memenuhi harapan stakeholder.

Misi Perusahaan : Menyelenggarakan bisnis perkeretaapian dan bisnis

usaha penunjangnnya, melalui praktek bisnis dan model organisasi terbaik

20

untuk memberikan nilai tambah yang tinggi bagi stakeholder dan

kelestarian lingkungan berdasarkan 5 nilau utama : integritas, professional,

pelayanan prima, keselamatan, inovasi.

3.3 Unit-unit kerja, Tugas Pokok dan Fungsi PT. Kereta Api Indonesia

(Persero) Kantor Pusat

A. Direktorat Keuangan

Direktorat Keuangan adalah satuan organisasi dilingkungan Kantor Pusat

PT. Kereta Api Indonesia (Persero) yang berkedudukan di Bandung.

B. Manajing Director of Finance

Mempunyai tugas pokok menyelenggarakan fungsi pengelolaan keuangan

secara terpusat yang mencakup penyelenggaraan fungsi Pendanaan,

Penganggaran, Treasury, termasuk investasi jika pindah di Pasar uang dan / Pasar

modal, Penagihan, Akuntansi Manajemen, Perpajakan, Akuntansi Keuangan, dan

Konsulidasi Laporan Keuangan Anak Perusahaan, Akuntansi Biaya,

Pengendalian, Verifikasi Pendapatan dan Pelaporan Kas Pendapatan Perusahaan,

Pengawasan Keuangan atas Pendapatan dan rekening Koran kas Pendapatan

Perusahaan, pengawasan dan pembinaan,pemeriksaan kas Pusat dan Daerah serta

mengintegrasikan, mengkonsulidasikan unit organisasi di bawahnya.

21

Manajing Director of Finance bertanggung jawab atas:

a. Pengupayaan sumber pendanaan Perusahaan untuk program rutin dan

pengembangan bisnis perusahaan, pengendalian dan pendistribusian dana,

pendayagunaan kas perusahaan, pengurusan ingklaring (Kebeanan) dan

administrasi pengadaan barang impor serta penyusunan peraturan

keuangan.

b. Perencanaan, Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan RKA Kantor Pusat,

Daerah Operasional, Divisi Regional, UPT dan Penyusunan RKA

perusahaan.

c. Penyelenggaraan tata laksana perbendaharaan (Rupiah dan Valuta Asing)

dan Pengelolaan tata usaha Kas Kantor Pusat, evaluasi/verifikasi dokumen

pembayaran dan pengesahan pembayaran internal dan eksternal di Kantor

Pusat, pembinaan penagihan di daerah.

d. Penyusunan Laporan Keuangan Kantor Pusat, Laporan Keuangan

Perusahaan, Penyusunan Laba rugi Fiskal dan Laporan Ekstern lainnya,

Penyusunan sistem Akuntansi, peraturan Akuntansi, Pengkonsulidasian

laporan Keuangan Anak perusahaan serta pelaksanaan pembuatan laporan

Manajemen, Evaluasi, Sosialisasi dan pengurusan PPn dan PPh.

e. Pelaporan Akuntansibiaya PSO, Non PSO dan IMO, TAC & Kinerja

Operasi serta Evaluasidan pelaporan.

f. Pelaksanaan pengendalian dan pengawasan keuangan atas pendapatan dan

piutang angkutan penumpang, angkutan barang, pendapatan dan piutang

22

pengusahaan asset, pengelolaan administrasi pemeriksaan kas serta

pembinaan dan pengawasan kompetensi pemeriksaan kas.

Selain menjalankan tugas pokok dan tanggungjawabnya, Manajing Director

of Finance melaksanakan pembinaan terhadap unit organisasi di bawahnya.

Dalam melaksanakan tugas pokok dan tanggungjawabnya, Manajing

Director of Finance, di bantu oleh 6 (enam) VP, yaitu:

1. VP. Corporate Finance (KF)

Tugas pokok tanggungjawab mengupayakan sumber pendanaan perusahaan

untuk program rutin dan program pengembangan bisnis perusahaan,

megendalikan dan mendribusikan dana, pendayagunaan kas perusahaan,

pengurusan Ingklaring (kepabeanan) dan administrasi pengadaan barang impor

serta penyusunan peraturan keuangan.

Dalam melaksanakan tugas pokok dan tanggungjawabnya VP. Corporate Finance

(KF) dibantu oleh 3 (tiga) manajer, yaitu:

1. Manajer Corporate Finance (KFC) yang bertanggungjawab atas

pendanaan internal dan pengupayaan sumber pendanaan eksternal

perusahaan serta mengkoordinir dan evaluasi Feasibilty Study.

2. Manejer Finance Regulation (KFR) yang bertanggungjawab atas

penyusunan peraturan keuangan, pengendalian dan pendistribusian dana

serta pendayagunaan dana kas perusahaan.

23

3. Manajer Import Administrasion (KFI) yang bertanggungjawab atas

pengelolaan L/C dan tatalaksana Ingklaring (kepabeanan) serta barang

impor.

2. VP. Budgeting (KA)

Tugas pokok dan tanggungjawab merencanakan, mengevaluasi dan

melaporkan pelaksanaan RKA Kantor Pusat, Daerah Operasi, Divisi Regional,

UPT dan menyusun RKA Perusahaan, mengevaluasi otorisasi dan pelaksanaan

anggaran Kantor Pusat serta mengendalikan Anggaran Perusahaan.

Dalam melaksanakan tugas pokok dan tanggungjawabnya, VP. Budgeting (KA)

dibantu oleh 3 (tiga) manajer, yaitu:

1. Manajer Budget Program (KAP) yang bertanggungjawab atas

penyusunan RKA Kantor Pusat, Daerah Operasi, Divisi Regional, UPT

dan penyusunan RKA.

2. Manajer HQ Budget Otorization (KAO) yang bertanggungjawab atas

pelaksanaan evaluasi otorisasi dan pelaksanaan anggaran Kantor Pusat.

3. Manajer Budget Control and Evaluation (KAC) yang

bertanggungjawab atas pengendalian dan evaluasi anggaran perusahaan

dan laporan pelaksanaannya.

24

3. VP. Financial Administration (KW)

Tugas pokok dan tanggungjawab menyelenggarakan tata laksana

perbendaharaan dan pengelolaan tat usaha Kas Kantor Pusat, mengevaluasi /

verifikasi dan melaksanakan pembayaran internal dan eksternal di Kantor Pusat,

membina penagihan di Daerah, membuat kebijakan dan pelaksanaan penagihan

piutang pengusahaan asset serta administrasi piutang pengusahaan asset serta

administrasi piutang (aging schedule) pendapatan angkutan penumpang dang

barang.

Dalam melaksanakan tugas pokok dan tanggung jawabnya, VP. Financial

Administration (KW) dibantu oleh 3 (tiga) manajer, yaitu:

1. Manajer HQ Treasury (KWT) yang bertanggungjawab atas

penyelenggaraan tata laksana perbendaharaan serta pengelolaan tata usaha

Kas Kantor Pusat.

2. Manajer HQ Disbursement erification (KWD) yang bertanggungjawab

atas evaluasi / verifikasi dokumen pembayaran dan pelaksanaan

pengesahan pembayaran internal dan eksternal di Kantor Pusat.

3. Manajer Collection (KWL) yang bertanggungjawab atas kebijakan dan

pelaksanaan penagihan piutang pengusahaan asset serta administrasi

piutang (aging schedule) pendapatan angkutan penumpang dan barang.

25

4. VP. GENERAL ACCOUNTING AND TAXATION (KC)

Tugas pokok dan tanggungjawab menyusun Laporan Keuangan Kantor

Pusat, Laporan Keuangan Perusahaan, menyusun Laba Rugi Fiskal dan Laporan

ekstern lainnya, serta membina Akuntansi Daerah, menyusun sistem akuntansi,

peraturan akuntansi, mengkosolidasikan laporan keuangan Anak Perusahaan serta

melaksanakan pembuatan laporan Manajemen, melakukan evaluasi, sosialisasi

dan pengurusan PPn dan PPh.

Dalam melaksanakan tugas pokok dan tanggungjawabnya, VP. General

Accounting and Taxation dibantu oleh 5 (lima) manajer, yaitu:

1. Manajer Balance Sheet Report (KBC) yang bertanggungjawab atas

pelaksanaan Akuntansi Kantor Pusat, pemantauan dan pengendalian

rekening hubungan pembukuan antara unit Akuntansi PT. Kereta Api

Indonesia (persero) secara menyeluruh, penyusunan kompilasi Laporan

Keuangan Daop/Divisi/Kantor Pusat serta pengkonsolidasian laporan

keuangan Anak Perusahaan, kionsentrasi pada laporan neraca (Balance

Sheet Report).

2. Manajer Income Statement and Cash flow Report (KCI) yang

bertanggungjawab atas pelaksanaan Akuntansi Kantor Pusat, pemantauan

dan pengendalian rekening hubungan pembukuan antara unit Akuntansi

PT. Kereta Api Indonesia (Persero) secara menyeluruh, penyusunan

kompilasi Laporan Keuangan Daop/Divisi/Kantor Pusat serta

pengkonsolidasian laporan keuangan Anak Perusahaan, konsentrasi pada

26

laporan Rugi Laba (Income statemen) serta penyusunan laporan Cash

Flow Perusahaan.

3. Manajer Accounting System (KCS) yang bertanggungjawab atas

penyusunan sistem akuntansi dan peraturan akuntansi.

4. Manajer Taxation (KCT) yang bertanggungjawab atas pelaksanaan

evaluasi dan sosialisasi peraturan perpajakan, menghitung, mengurus dan

pelaporan PPn, bertanggungjawab atas pelaksanaan evaluasi, menghitung

dan mengurus PPh Badan , laporan realisasi pembayaran pajak

perusahaan serta penyusunan Laba Rugi Fiskal perusahaan.

5. Manajer Manajement Report (KCM) yang bertanggungjawab atas

pelaksanaan pembuatan laporan manajemen dan penyusunan laporan

eksternal lainnya serta analisa laporan keuangan.

5. VP. COST ACCOUNTING (KB)

Tugas pokok dan tanggungjawab melaksanakan Akuntansi biaya PSO dan

biaya operasi KA, Akuntansi biaya Non PSO, Akuntansi biaya IMO, TAC dan

kinerja operasi serta evaluasi dan pelaporan.

Dalam menjalankan tugas pokok dan tanggungjawabnya VP. Cost

Accounting (KB) dibantu oleh 3 (tiga) manajer yaitu:

1. Manajer PSO Accounting (KBP) yang bertanggungjawab atas

pelaksanaan perhitungan, pelaporan akuntansi biaya PSO serta

perhitungan biaya operasi KA.

27

2. Manajer Non PSO Accounting (KBN) yang bertanggungjawab atas

pelaksanaan perhitungan, pelaporan akuntansi biaya Non PSO dan Laba

Rugi persegmen.

3. Manajer IMO, TAC Accounting & Operation Perfomance (KBI)

yang bertanggungjawab atas pelaksanaan perhitungan dan pelaporan

akuntansi biaya IMO, TAC dan kinerja operasi perusahaan serta

mengevaluasi dan melaporan pelaksanaannya.

6. VP. REVENUE COMPTROLLER (KR)

Tugas pokok dan tanggungjawab melaksanakan pengendalian dan

pengawasan keuangan atas pendapatan dan piutang angkutan penumpang,

angkutan barang, pendapatan dan piutang pengusahaan asset, buku kas stasiun dan

rekening koran Bank, piutang usaha serta menyusun perencanaan dan pelaksanaan

pengawasa serta pengelolaan administrasi pemeriksaan kas.

Dalam melaksanakan tugas pokok dan tanggungjawabnya, VP. Revenue

Comptroller (KR) dibantu oleh 4 (empat) manajer yaitu:

1. Manajer Passenger & Freight Revenue Comptroller (KRP) yang

bertanggungjawab atas pengendalian dan pengawasan keuangan atas

pendapatan dan piutang angkutan penumpang serta angkutan barang.

2. Manajer Commercialization of Asset Revenue Comptroller (KRA)

yang bertanggungjawab atas pengendalian dan pengawasan keuangan atas

pendapatan dan piutang pengusahaan asset.

28

3. Manajer Cash Record Comptroller (KRR) yang bertanggungjawab

atas perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan pemeriksaan kas serta

pengelolaan administrasinya.

Dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab pemeriksaan kas, Manajer

Cash Comptroller dibantu oleh satuan-satuan kerja Pemeriksa Kas (Cash

Comptroller Team) yang terdiri dari:

a. Chief of Cash Comprtoller Team setingkat Junior Manajer sebagai

Koordinator pelakasanaan pemeriksaan kas dan melaporkan hasil

pemeriksaan kas dan melaporkan hasil pemeriksaannya kepada Manajer

Cash Comptroller.

b. Members of Cash Comptroller Team setingkat Assistans Manajer sebagai

anggota pelaksanaan pemeriksaan kas dan melaporkan hasil

pemeriksaannya kepada Chief of Cash Comptroller Team.

29

30

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Prosedur Proses Pertanggungjawaban Pengeluaran Uang Muka Dinas di

PT. Kereta Api Indonesia (persero) Kantor Pusat Bandung

Menurut keputusan Direksi PT. Kereta Api (persero) “Uang Muka Dinas

adalah dana berupa uang tunai (kas) yang disediakan khusus secara resmi/sah,

guna membiayai pengeluaran perusahaan, yang atas dasar pertimbangan untuk

dapat menciptakan efisiensi, mengarah pada upaya pencapaian sasaran,

mengurangi birokrasi dengan tetap menjaga keamanan harta perusahaan dan

menanggulangi adanya kebutuhan atau kewajiban mendesak (tidak dapat

dihindari) perlu /harus dibayar secara tunai terlebih dahulu sebelum pengesahan

pengeluaran dari perusahaan secara formal melalui pejabat tertentu yang

memperoleh wewenang, sesuai dengan peraturan perusahaan”.

Uang Muka Dinas Tetap adalah dana yang bersifat tetap sepanjang

diperlukan, dana ini diberikan kepada Vice President (VP) dan pelaksana yang

ditunjuk minimal setingkat manajer yang perlu dan mampu

mempertanggungjawabkan pada saat dimintakan pengisian kembali atas dana

tetap tersebut.

Uang Muka Dinas Sementara adalah dana ini digunakan untuk

menanggulangi kebutuhan kerumahtanggaan atau kebutuhan perusahaan lainnya

yang bersifat khusus dan mendesak.

31

32

a. Kriteria Uang Muka Dinas Tetap (UMDT)

1) Bersifat dana tetap sepanjang diperlukan dan dana harus segera

dipertanggungjawaban pada saat dimintakan pengisian kembali atas dana

tetap tersebut.

2) Dapat diberikan kepada pejabattertentu minimal setingkat manager yang

dipandang perlu dan mampu (bertanggungjawab mengelola UMDT).

3) Digunakan untuk menanggulangi kebutuhan kerumahtanggaan perusahaan

rutin/sehari-hari yang relative kecil.

4) Lokasi waktu pengolahan maksimum adalah 1 (satu) tahun dan bergulir

dalam tahun (buku) berjalan.

5) Lokasi dana UMDT yang disediakan, dibersihkan berdasarkan pada

kebutuhan rata-rata perbulan sesuai dengan data sebelumnya atau estimasi

wajar, dan dibatasi berdasarkan peraturan perusahaan (tidak harus

maksimum). Pengecualian batas dana maksimum UMDT, hanya dapat

diberikan oleh Direksi/Dirku atas dasar permintaan resmi

EVP/VP/GM/SM terkait, setelah mempertimbangkan urgensi serta volume

dan frekuensi beban tugas harian.

6) Pertanggungjawaban dan tutupan sebagai dasar pengesahan penggantian

dana dibuat secara bulanan, dan dalam keadaan tertentu dimungkinkan 2

(dua) kali, setelah disetujui oleh Direksi/Dirku, dengan

mempertimbangkan anggaran yang tersedia, serta pada pelayanannya.

7) UMDT tidak diperbolehkan untuk keperluan operasional/emolumen bagi

awak kereta api.

33

b. Batasan Nilai Uang Muka Dinas Tetap (UMDT)

Batasan Nilai Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) di kantor pusat

setinggi-tingginya adalah Rp. 500.000,- (lima ratus ribu rupiah) setiap VP

dan Rp. 500.000,- (lima ratus ribu rupiah) per pelaksana kas (manajer)

setiap bulan dan hal terjadi lonjakan kebutuhan yang bersifat insidentil,

pengajuan Uang Muka Dinas (UMD) diajukan sekali dalam setahun.

Sedangkan pertanggungjawaban dilakukan setiap bulan berdasarkan pada

analisa pertanggungjawaban Uang Muka Dinas/bentuk G.61.

c. Penjelasan Pelaksanaan Uang Muka Dinas Tetap (UMDT)

Langkah-langkah yang harus dilakukan didalam tata laksana Uang

Muka Dinas Tetap adalah sebagai berikut:

1) Pengajuan Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) :

a. Unit pemohon Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) mengajukan

permohonan Uang Muka Dinas (UMD) ke bagian Keuangan (KW) untuk

mengetahui siapa saja yang mengajukan dan meminta persetujuan VP

Keuangan (KW) dalam bentuk G.64, dengan nilai permohonan maksimum

adalah 1 (satu) tahun dan bergulir dalam tahun (buku) berjalan.

Contoh :

Keperluan UMDT perbulan = Rp. 500.000

Nilai Permohonan maksimum = Rp. 500.000 * 12 bulan

= Rp. 6.000.000

34

(Dokumen permohonan Uang Muka Dinas) rangkap 2. Lembar pertama

G.64 diserahkan ke pejabat yang berwenang memberikan persetujuan

pemberian Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) dalam hal ini yaitu DIRKU

Keuangan atau Vice President Keuangan (KW) sedangkan lembar kedua

disimpan sebagai arsip.

b. Setelah G.64 lembar pertama diserahkan ke bagian keuangan kemudian

G.64 tersebut diverifikasi oleh VP Keuangan (KW) untuk menyetujui atau

tidaknya pemohon mendapatkan Uang Muka Dinas (UMD).

c. Jika G.64 disetujui maka G.64 tersebut diberikan kembali kepada

pemohon Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) untuk di serahkan ke bagian

unit anggaran sebagai dasar permohonan Nota Permintaan Dana (NPD).

Kemudian unit anggaran menerbitkan Nota Permintaan Dana ACC (NPD

ACC) untuk jangka waktu satu tahun sebagai bentuk persetujuan

permohonan dana. Jika G.64 tidak disetujui maka akan dikembalikan

kepada pemohon.

2) Penerbitan NPD ACC Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) :

a. NPD ACC untuk UMDT harus diterbitkan maksimal 3 (tiga) hari kerja

setelah permohonan NPD diajukan oleh unit pemohon.

b. NPD ACC yang diterbitkan unit Anggaran harus memperhatikan sisa

bulan pada tahun berjalan.

Contoh :

Nilai Permohonan maksimum di G.64 = Rp. 500.000 * 12 bulan =

Rp. 6.000.000

35

Karena Pengajuan NPD yang terlambat NPD ACC terbit pada

bulan maret, maka NPD ACC yang dikeluarkan = Rp. 500.000 *

10 = Rp. 500.000

Setelah unit anggaran menerbitkan NPD ACC maka, NPD ACC tersebut

diserahkan kembali ke bagian Keuangan Distribursement Verification

(KWD) untuk di verifikasi kembali sebelum mengeluarkan Uang Muka

Dinas tersebut, dalam hal ini pejabat yang berwenang yaitu manajer

Keuangan.

3) Penerbitan Dok. Pengeluaran Uang Muka Dinas Tetap (UMDT)

a. Setelah NPD ACC di verifikasi maka pejabat Pengesah Pembayaran (VP

Keuangan)/ Pembantu Pengesah Pembayaran (Manajer Keuangan)

menerbitkan bukti pengeluaran Uang Muka Dinas (UMD) / bentuk G.63

untuk kemudian ditindaklanjuti oleh Pengesah Pembayaran (VP

Keuangan)/ Pembantu Pengesah Pembayaran (Manajer Keuangan) dengan

penerbitan SPU.

Contoh :

NPD ACC = Rp. 500.000

Nilai alokasi bulanan di G.63 = Rp. 500.000 : 10 = Rp. 50.000

b. Bentuk G.63 untuk Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) diterbitkan dalam

rangkap 3. Lembar pertama dan kedua G.63 diserahkan kepada pemohon

UMD untuk proses pengambilan UMD ke bendaharawan, sedangkan

lembar ketiga disimpan sebagai arsip.

4) Pengeluaran Uang Muka Dinas Tetap (UMDT)

36

a. Dengan menunjuk G.63 yang telah diterbitkan oleh PP/PPP (Pengesah

Pembayaran/Pembantu Pengesah Pembayaran) maka pemegang atau

penerima UMD dapat melakukan pengambilan tunai UMDT tersebut ke

bendaharawan.

b. Atas pengeluaran UMDT berdasarkan G.63 terkait, bendaharawan

mencatat dokumen tersebut di analisa/ikhtisar pengeluaran kas/bank/B.15

dengan kode rekening sebagai berikut:

Kode rekening di dalam SAP :

Tabel 2

DEBET/

KREDIT

Chart of

Account

Functional

Area

Business

Area

Cost

Centre

DEBET 110430

(Uang Muka

Dinas Tetap)

- Daerah pemilik

RKA yang

merealisasikan

UMD

Unit

pemegang

Uang Muka

Dinas

bersangkutan

KREDIT 110110 (Kas di

Bendaharawan)

- Daerah pemilik

RKA yang

merealisasikan

UMD

Unit kas

besar/sts-pbd

bersangkutan

Sumber : PT. Kereta Api Indonesia (persero) Kantor Pusat

COA (chart of Account), dalam prosedur ini adalah kode yang berupa

jajaran angka-angka yang dipergunakan untuk mengidentifikasikan suatu

perkiraan.

BA (Business Area), dalam prosedur ini adalah suatu organizational unit

dalam akuntansi yang merupakan wilayah yang terpisah secara operasi

atau tanggungjawab dalam organisasi bisnis.

37

CC (Cost Centre), dalam prosedur ini adalah struktur berbentuk hirarki

yang berisi group unit atau unit kerja yang bertanggungjawab atas

transaksi pembebanan/pembiayaan dan pendapatan, namun untuk transaksi

pendapatan hanya dapat ditampung oleh cost centre yang memiliki proses

bisnis untuk memperoleh pendapatan.

5) Pertanggungjawaban Uang Muka Dinas Tetap (UMDT)

a. Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) harus dipertanggungjawabkan setiap

akhir bulan oleh pemegang UMD.

b. Untuk mempertanggungjawabkan atas penggunaan Uang Muka Dinas

Tetap (UMDT), pemegang UMD menerbitkan Analisa penggantian

Kembali Uang Muka Dinas (Pertanggungjawaban atas penggunaan Uang

Muka Dinas) / G.61 yang dilampiri dengan :

Salinan NPD ACC UMDT terkait

Kwitansi Bermaterai cukup yang ditandatangani Pihak ketiga dan

“di Contrasign” oleh Pelaksana Pemegang Kas UMD dengan

diketahui / disetujui oleh Pemegang UMD selaku peanggungjawab

Uang Muka.

c. Pemegang UMD menerbitkan Analisa pertanggungjawaban atas

penggunaan Uang Muka / G.61 dalam rangkap 3 kemudian diserahkan ke

PP/PPP untuk verifikasi G.61 dan dokumen pendukungnya. Asli

dikirimkan ke Akuntansi, salinan ke 2 disimpan sebagai arsip di PPP,

salinan ke 3 dikembalikan ke pemegang UMD / bentuk G.63 untuk

UMDT.

38

39

a. Kriteria Uang Muka Dinas

1) Diberikan kepada pejabat tertentu minimal setingkat Manajer, yang

dipandang perlu dan mampu (untuk bertanggungjawab penuh) mengelola

UMDS.

2) Digunakan untuk menanggulangi kebutuhan kerumahtanggaan atau

kebutuhan perusahaan lainnya, yang bersifat khusus dan mendesak, atau

merujuk juklak Pengadaan Pembelian Langsung Barang / Jasa dengan

Uang Muka Dinas adalah pembelian barang dan atau jasa yang

dilaksanakan tanpa melalui proses lelang, dan tidak didahului dengan

menerbitkan dokumen Surat Pesanan, Surat Perjanjian, Surat Kontrak.

Pengadaannya untuk memenuhi keperluan yang mendesak, tidak bias

direncanakan, kebutuhan sehari-hari, atau untuk biaya pemeliharaanyang

sifat urgensinya tinggi dengan nilai total maksimal relative tidak materil.

3) Alokasi waktu diberikan untuk 1 (satu) jangka waktu tertentu dengan batas

maksimum 1 (satu) bulan.

4) Alokasi dana yang disediakan, diberikan dalam jumlah nilai tertentu sesuai

dengan kebutuhan nyata, yang sebelumnya sudah dapat ditentukan /

diperoleh secara pasti dan wajar.

5) Pertanggungjawaban UMDS wajib dilakukan secara tersendiri dalam

tempo sesingkat-singkatnya, minimal 1 (satu) hari maksimal 30 hari / 1

bulan.

40

b. Batasan Nilai Uang Muka Dinas Sementara

Batasan Nilai Uang Muka Dinas Sementara diatur dan disesuaikan

dengan ketetapan direksi yang diatur didalam keputusan direksi tersendiri

diluar juklak UMD ini.

c. Penjelasan Pelaksanaan Uang Muka Dinas Sementara

dalam pelaksanaannya Uang Muka Dinas diperusahaan digunakan

untuk 2 (dua) pola pengadaan, yaitu pengadaan Persediaan Bahan Bakar

dan Pembelian langsung Barang tanpa melalui proses lelang dengan

batasan nilai yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

Memperhatikan kondisi praktis di lapangan teersebut maka

Petunjuk Pelaksanaan Uang Muka Dinas Sementara dibagi ke dalam 2

(dua) topik, sebagai berikut :

1) Petunjuk Pelaksanaan Pengeluaran Uang Muka Dinas Pembelian Bahan Bakar

PSO

a. Permintaan Dana

Dana pengadaan BBM dilaksanakan melalui prosedur Uang Muka

Dinas (UMD/G.63) dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Berdasarkan RKAD Pos Bahan Bakar, diterbitkan NPD dan NPD

ACC pengadaan BBM. Harus diperhatikan bahwa dalam NPD dan

NPD ACC yang diterbitkan selain ditambah PPN juga harus

ditambah dengan pengenaan pungutan PPh pasal 22 sebesar tarif

yang berlaku (atau harga eceran + Rounding).

41

2. Menunjuk NPD ACC, pembelian Persediaan Bahan Bakar

menggunakan Uang Muka Dinas diawali dengan mengajukan

Permohonan Uang Muka Dinas (UMD) / bentuk G.64 dilampiri

NPD ACC. Setelah G.64 diterbitkan dalam 2 (dua) rangkap, asli

diserahkan ke pejabat yang berwenang memberikan persetujuan

Uang Muka Dinas, salinan ke 2 disimpan sebagai arsip.

b. Penerbitan Dok. Pengeluaran UMD Pembelian Bahan Bakar

Menunjuk G.64 yang diterbitkan, EVP/VP terkait melalui PP/PPP

menerbitkan Bukti Pengeluaran Uang Muka Dinas (UMD) / bentuk G.63

dalam rangkap 3, asli dan salinan ke 2 diserahkan ke Pemohon UMD

untuk Proses transfer oleh Bendaharawan. Saat menerima UMD / G.63

pemohon harus menyerahkan Surat Pernyataan atas penerimaan Uang

Muka dan kesanggupan Bertanggungjawab kepada PP/PPP, salinan ke 3

disimpan sebagai arsip.

c. Pengeluaran Uang/Transfer Dana Pembelian

1. Dengan menunjuk G.63 yang telah diterbitkan oleh PP/PPP terkait,

Manager Sarana selaku pemohon UMD meminta Bendaharawan

terkait untuk mentransfer ke Rekening Dipo Pertamina.

2. Dan atas transfer yang dilakukan, Bendaharawan berkewajiban

segera (peling lambat 1 hari setelah transfer dilakukan)

42

menggandakan dan mendistribusikan bukti transfer tersebut kepada

pihak :

Senior Manager/Manager Sarana Divre/Daop terkait

Manager Adm. Logistik terkait

Dan PP/PPP penerbit UMD untuk keperluan administrasi

lebih lanjut

3. Dokumen G.63 oleh bendaharawan dicatat di Analisa/Ikhtisar

Pengeluaran Kas/Bank/B.15

Kode rekening di dalam SAP :

Tabel 3

DEBET/

KREDIT

Chart of

Account

Fungtional

Area

Business

Area

Cost

Centre

DEBET 110440 (Uang

Muka Dinas

Pembiayaan

Langsung)

- Daerah

pemilik RKA

yang

direalisasikan

untuk UMD

Unit

Pemegang

UMD

KREDIT 110110 (Kas

dibedaharawan)

- Daerah

pemilik RKA

yang

direalisasikan

untuk UMD

Unit Kas

Besar yang

bersangkutan

Sumber : PT. Kereta Api Indonesia (persero) Kantor Pusat

4. Berdasarkan bukti transfer yang diterima dari Pertamina/Produsen

BBM lainnya, PP/PPP berkoordinasi dengan unit sarana setempat

berkewajiban meminta faktur pajak, SSP PPh Pasal 22 dan Invoke

(DO) atas pembelian BBM tersebut telah diterima oleh PP/PPP,

43

untuk kepentingan penetapan nilai BBM di A.16, pajak masukan

PPN Masa, dan Kredit pajak PPh Badan.

d. Penerimaan BBM

1. Atas BBM yang dkirimkan dari pihak Pertamina atau Produsen

BBM lainnya unit Gudang penerima Dipo-dipo menerbitkan A.16

sebagai bukti penerimaan BBM.

Kode rekening di dalam SAP :

Tabel 4

DEBET/

KREDIT

Chart of

Account

Fungtional

Area

Business

Area

Cost

Centre

DEBET -110721

Persediaan

bahan bakar)

- 110761

(persediaan

bahan

pelumas)

- Daerah

pemilik RKA

yang

direalisasikan

untuk UMD

Unit

Penerima

BBM

KREDIT 210220

(Hutang

Rekening

antara

pembelian)

- Daerah

pemilik RKA

yang

direalisasikan

untuk UMD

Unit

Pemegang

UMD

Sumber : PT. Kereta Api Indonesia (persero) Kantor Pusat

2. Perlu diperhatikan bahwa nilai BBM yang dicatat dalam A.16

haruslah nilai bersih tersebut termasuk nilai PPN dan PPh pasal 22

yang dipungut oleh Pertamina atau Produsen BBM lainnya. Untuk

itu dalam pengisian nilai BBM di A.16, unit gudang penerima

Dipo-dipo harus meminta konfirmasi nilai perliter BBM kepada

44

unit Sarana/PP/PPP selaku pihak yang mentransfer uang pembelian

BBM.

3. Atas BBM yang dibeli, PP/PPP penerbit UMD pembelian BBM

wajib segera meminta Invoice (DO) untuk penetapan Nilai bersih

BBM perliternya.

Catatan :

Penetapan Nilai bersih BBM Perliternya dapat dilakukan dengan

cara : menghitung sendiri Nilai bersih BBM tersebut dengan

mengeluarkan nilai PPN, yang menjadi bagian harga satuan perliter

bruto.

Contoh :

Apabila unsur – unsur dalam harga eceran adalah PPN dan PKB,

maka harga eceran dipecah dalam unsur – unsur sebagai berikut :

Harga dasar = 100/115 * harga eceran = XXX

Tarif PPN = 10% * harga dasar = XXX

Tariff PBBKB = 5% * harga dasar = XXX

Harga penebusan sebelum PPh pasal 22 dan pembulatan = XXX

Unsur yang masuk didalam nilai BBM bersih adalah Harga Dasar dan

PBBKB, sehingga berdasarkan pecahan dari harga eceran BBM diatas

nilai BBM / liter yang dimasukan di A.16 adalah :

Harga dasar = XXX

PBBKB = XXX

Nilai bersih BBM di A.16 = XXX

45

e. Pertanggungjawaban UMD pembelian BBM

1. Atas Uang Muka Dinas (UMD) / bentuk G.63 yang telah

digunakan untuk pembelian BBM, paling lambat 30 hari setalah di

uangkan harus dipertanggungjawabkan.

2. Untuk pertanggungjawaban Uang Muka Dinas (UMD), diterbitkan

G.61 yang dilampiri dengan :

Invoice / DO atas pembelian BBM dari Pertamina atau

produsen BBM lainnya

A.16

SSP PPh pasal 22

Faktur pajak standar atau faktur pajak khusus

2) Petunjuk Pelaksanaan Pengeluaran Uang Muka Dinas Pembelian Langsung

Barang/Jasa

a. Permintaan Dana UMD Pembelian Langsung Barang/Jasa umum

1. Pengajuan Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) dalam

pembelian langsung barang atau jasa umum pemohon harus sudah

memiliki NPD ACC untuk itu sebelum pengajuan UMD pemohon

harus sudah melakukan permohonan NPD dan memperoleh NPD

ACC ke unit anggaran disertai dengan RAB (Rencana Anggaran

Biaya).

2. Setelah pemohon mendapatkan NPD ACC dari unit anggaran maka

pemohon dapat mengajukan permohonan UMD dalam bentuk

46

G.64 dan dilampiri juga dengan NPD ACC ke bagian Keuangan

(KW).

3. G.64 di terbitkan dalam rangkap 2 (dua) lembar pertama

diserahkan ke pejabat yang berwenang memberikan persetujuan

dalam hal ini yaitu DIRKU Keuangan atau VP Financial

Administration (KW) dan salinan kedua disimpan sebagai arsip.

b. Penerbitan Dokumen Pengeluaran UMD Pembelian Langsung Barang/Jasa

Umum

1. Setelah G.64 diterbitkan oleh EVP/VP Financial ADM (KW)

maka G.64 di cek kembali ke absahannya oleh Manajer Keuangan

(PPP) kemudian di buatkan bukti pengeluran Uang Muka Dinas

(UMD) dalam bentuk G.63 yang disetujui dan ditandatangani oleh

PP/PPP dalam hal ini yaitu VP Keuangan (KW)/Senior Manajer

Keuangan (KWD) dalam rangkap 3 (tiga).

2. G.63 yang asli dan salinan kedua diserahkan ke pemohon UMD

untuk proses pengambilan UMD ke bendaharawan. Pada saat

menerima UMD/G.63, pemohon harus menyerahkan Surat

Pernyataan atas penerimaan Uang Muka dalam waktu 1 (satu)

bulan kepada PP/PPP, sedangkan salinan ketiga disimpan sebagai

arsip.

c. Pengeluaran Uang Muka Dinas Pembelian Langsung Barang/Jasa Umum

47

1. Dengan menunjuk G.63 yang telah diterbitkan oleh PP/PPP terkait,

pemohon/pemegang UMD dapat melakukan pengambilan tunai

Uang Muka ke Bendaharawan.

2. Dokumen G.63 oleh bendaharawan dicatat di Analisa/Ikhtisar

Pengeluaran Kas/Bank/B.15

Kode rekening di dalam SAP :

Tabel 5

DEBET/

KREDEIT

Chatr of

Account

Fungtional

Area

Business

Area

Cost

Centre

DEBIT 110440 (Uang

Muka Dinas

Pembiayaan

Langsung)

- Daerah pemilik

RKA yang

direalisasikan

untuk UMD

Unit

Pemegang

UMD

KREDIT 110110 (kas

di

bendaharawan

)

- Daerah pemilik

RKA yang

direalisasikan

untuk UMD

Unit kas

besar

bersangkut

an

Sumber : PT. Kereta Api Indonesia (persero) Kantor Pusat

d. Pertanggungjawaban/penutupan UMD Pembelian Barang/Jasa Umum

1. Atas Uang Muka Dinas (UMD)/bentuk G.63 yang telah digunakan

untuk pembelian barang/jasa umum, paling lambat 30 hari setelah

diuangkan harus dipertanggungjawabkan.

2. Untuk pertanggungjawaban sekaligus penutupan Uang Muka Dinas

(UMD), pemegang UMD menerbitkan analisa pertanggungjawaban

atas penggunaan Uang Muka Dinas / G.61yang dilampiri dengan :

Faktur pembelian

48

Kwitansi Pembelian Bermaterai cukup yang ditandatangani

pihak ketiga dan “di contrasign” oleh pelaksana pemegang

Kas UMD dengan diketahui/disetujui oleh pemegang UMD

selaku penanggungjawab Uang Muka.

Faktur Pajak Standar jika dibeli ke pengusaha kena

pajak(PKP).

3. Pemegang UMD menerbitkan Analisa pertanggungjawaban atas

penggunaan Uang Muka Dinas / G.61 dalam rangkap 3 kemudian

diserahkan ke PP/PPP untuk verifikasi G.61 dan dokumen

pendukungnya.

4. Setelah verifikasi dilakukan oleh PPP Analisa pertanggungjawaban

atas penggunaan Uang Muka / G.61 asli dikirimkan ke Akuntansi,

salinan ke 2 disimpan sebagai arsip, salinan ke 3 dikembalikan ke

pemegang UMD sebagi arsip di unit pemegang UMD.

4.1.3 Dokumen/bentuk yang digunakan

a. Bentuk G.64, adalah dokumen / bentuk permohonan Uang Muka Dinas,

yang berisikan tujuan penggunaan dan besaran Uang Muka yang diminta.

b. Bentuk G.63, adalah dokumen/bentuk bukti pengeluaran Uang Muka

Dinas, yang merupakan bukti untuk pengeluaran Uang Muka Dinas

melalui proses pengambilan tunai dibendaharawan/phb yang berakibat

timbulnya piutang / uang muka bagi perusahaan.

49

c. Bentuk G.61, adalah bentuk analisa penggantian kembali Uang Muka

Dinas yang merupakan pertanggungjawaban atas penggunaan uang muka

dengan lampiran kuitansi-kuitansi, faktur pajak, sebagi media

pertanggungjawaban dan media verifikasi.

d. Bentuk A.9, adalah bentuk yang dipergunakan sebagai bukti pembayaran.

e. Bentuk B.15, adalah bentuk analisa/ikhtisar atas pengeluaran uang oleh

bendaharawan berdasarkan A.9 atau G.63 yang diterbitkan PP/PPP.

Bentuk ini diterbitkan dan dikirimkan ke unit Akuntansi secara 4 (empat)

harian atau bulanan, atau disesuaikan dengan kebijakan perusahaan yang

berlaku.

4.1.4 Kendala-kendala yang dihadapi pada Proses Pengeluaran Uang Muka

Dinas di PT. Kereta Api Indonesia (persero)

1. Dari segi waktu masalah yang dihadapi yaitu pemohon sering kali

terlambat dalam pengajuan dana.

2. Kesalahan yang dilakukan oleh pemohon pada pengisian data dalam

formulir yang disediakan.

4.1.5 Upaya yang dilakukan dalam mengatasi pada Penerapan Prosedur

Pengeluaran Uang Muka Dinas di PT. Kereta Api Indonesia (persero)

1. Pemohon yang mengajukan permintaan dana harus mengajukan minimal

1 hari sebelum kejadian atau mulai berjalannya kegiatan agar kebutuhan

dapat segera terpenuhi.

50

2. Manajer Keuangan sebagai pihak yang melakukan pemeriksaan akan

mengembalikan formulir pengajuan UMD kepada unit pemohon untuk

diperbaiki dan dilengkapi bila terjadi kesalahan, ketelitian dari semua

pihak sangat dibutuhkan dalam setiap prosedur yang dijalankan.

51

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

1. Proses pertanggungjawaban uang mulka dinas di PT. Kereta Api Indonesia

(Persero) Kantor Pusat Bandung dilakukan dalam 4 tahap. Pertama,

Pengesah Pembayaran (PP/PPP) menerima analisa penggantian uang muka

dinas dan bukti pembayaran. Kedua, Pengesah Pembayaran (PP/PPP)

mengklasifikasikan jenis biaya serta memberikan kode perkiraan. Ketiga,

setelah diperiksa kode perkiraannya Pengesah Pembayaran (PP/PPP)

menerbitkan bukti pembayaran (A.9/SAB). Keempat, bukti pembayaran

yang telah diperiksa dan diterbitkan oleh Pengesah Pembayaran (PP/PPP)

harus didistribusikan kepada masing-masing divisi yang disertai surat

pengantar.

2. Proses pertanggungjawaban uang muka dinas di PT. Kereta Api Indonesia

(Persero) Kantor Pusat Bandung telah selesai dengan teori yang dipelajari

oleh penulis, tetapi dalam pelaksanaannya ditemui beberapa hambatan.

3. Dalam proses pertanggungjawaban uang muka dinas ditemui beberapa

hambatan. Pertama, sumber daya manusia (SDM) yang kurang berkualitas.

Kedua, kurangnya saran dan prasarana fasilitas yang kurang memadai

dalam mendukung kinerja pegawai.

52

4. Ada beberapa upaya yang telah ditempuh PT. Kereta Api Indonesia

(Persero) Kantor Pusat Bandung dala mengatasi hambatan-hambatan

dalam proses pertanggungjawaban uang muka dinas. Pertama, dalam

rangka meningkatkan kualitas sumberdaya manusia (SDM), pimpinan

memberikan pelatihan kepada karyawan. Kedua, pada PT. Kereta Api

Indonesia (Persero) Kantor Pusat Bandung menambah fasilitas sarana dan

prasarana alat pendukung kerja seperti : komputer, printer, dan lain-lain.

5.2 Saran

Dari hasil pembahasan di atas dan melihat fakta yang ada, maka penulis

mencoba memberikan saran sebagai masukan bagi pihak perusahaan, antara lain :

1. Sebaiknya pihak PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat

Bandung meningkatkan kedisiplinan pegawai dengan memberikan teguran

dan sanksi yang tegas kepada para pegawai yang kurang patuh terhadap

aturan yang berlaku dan yang tidak professional dalam menjalankan

tugasnya.

2. Agar menambah lagi jumlah unit computer agar setiap pekerjaan dapat

berjalan cepat, efektif, dan efisien.