BAB 4 RANCANGAN YANG DIUSULKAN - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/Doc/Bab4/2009-2-00647-KA Bab 4.pdf · lengkap disertai contoh barang, ... (surat penawaran harga) ... kemudian

79

BAB 4

RANCANGAN YANG DIUSULKAN

4.1 Struktur Organisasi

Gambar 4.1 Struktur Organisasi usulan pada PT. SUN PACIFIC

Direktur

Bag. Accounting

Bag. Penagihan

Bag. Keuangan Bag. Pengiriman

Manager Keuangan

Manager IT Manager Operasional

Manager Marketing

Bag.Operator

Marketing Staff Bag.

Gudang Transit In

Bag. Gudang Transit Out

80

1. Direktur

• Mewakili perusahaan dalam hubungannya dengan badan-badan lainnya diluar perusahaan

• Menetapkan kebijakan dan tujuan perusahaan serta melakukan pengawasan dan

pengendalian secara umum terhadap seluruh kegiatan operisional perusahaan,

mengadakan perencanaan keuangan dan mengurus masalah gaji dan kesejahteraan

karyawan.

• Mengangkat, meminta pertangung-jawaban dan memberhentikan para manager.

• Mengontrol dan mendukung kegiatan semua manajer dan mengevaluasi hasil kerja.

2. Manager Marketing

• Mencari order dan memantau marketing yang lainnya mengenai order harus dimasukkan

ke perusahaan dan diketahui oleh pimpinan perusahaan.

• Memberikan laporan barang masuk kepada divisi operasional dengan data-data yang

lengkap disertai contoh barang, packing list dan invoice

• Menanyakan harga order untuk full container kepada forwader lain seperti untuk

selanjutnya diberitahukan kepada pemimpin perusahaan.

• Memastikan order barang agar masuk kegudang dan dengan kode marking yang telah

disepakati oleh pelanggan masing-masing.

• Setiap hari memantau marketing lainnya untuk keluar kantor dan mencari order mulai

jam 11:30 WIB dan diperbolekan untuk tidak kembali ke kantor kecuali marketing yang

mendapat tugas piket menjaga telepon.

• Memberikan dan menerima laporan hasil market dari marketing lainnya untuk

selanjutnya dilaporkan kepada pemimpin perusahaan pada keesok harinya.

81

• Mengunjungi setiap pelanggan oleh marketing minimal satu minggu sekali agar terus

terjaga komunikasi dan kerjasama yang baik.

• Menjalin hubungan kerja sama dengan baik kepada pelanggan dan ekspedisi lain serta

menjaga nama baik perusahaan.

3. Manajer Operasional

• Menerima contoh barang dari marketing guna untuk diberikan kepada bea cukai tentang

barang tersebut bisa dan tidaknya barang tersebut masuk.

• Memantau dan memberikan laporan data barang yang ada di gudang kepada pelanggan.

• Memberikan informasi kepada pelanggan tentang status barang dan proses

pengeluarannya.

• Membuat packing list dan invoice untuk diproses ke bea cukai.

• Mengecek B/L (bill of lading), invoice, packing list, untuk diproses ke bea cukai

• Membuat surat jalan dan mengatur pengiriman barang dengan data alamat yang sudah

diberikan oleh marketing dari pelanggan masing-masing

• Memberikan laporan kepada accounting setelah pengiriman barang dengan disertai surat

jalan untuk diproses penagihan,

• Mengatur dana operasional untuk proses pembongkaran barang/container.

• Menerima complain dari pelanggan tentang kehilangan / kekurangan barang tetapi jika

kardus barang tersebut masih utuh dan tidak cacat / rusak maka dapat ditolak complain

pelanggan tersebut.

82

4. Manager Accounting

• Membuat invoice berupa tagihan ke pelanggan dengan terlebih dahulu meminta informasi

harga dari setiap marketing.

• Membuat budget untuk keperluan kantor per minggu dan per bulan dan laporan rugi laba

perusahaan.

• Segera melakukan penagihan ke pelanggan selama 3 hari setelah menerima barang

dikirim dan diterima oleh pelanggan dengan disertai surat jalan dari divisi operasional.

• Membuat perencanaan keuangan untuk keperluan perusahaan seperti, bayar telepon,

bayar gaji karyawan, bayar uang bensin, bayar lembur, dan segala kebutuhan perusahaan.

• Membuat perencanaan pembayaran hutang / piutang perusahaan dengan perusahaan lain.

• Memberikan laporan keuangan dengan lengkap dan benar kepada pimpinan perusahaan.

5. Marketing Staff

• Bertanggung jawab kepada manajer marketing mengenai order.

• Memastikan pelanggan untuk kirim barang ke gudang dengan diberikan (code customer)

yang sesuai dengan barang yang akan dikirim.

• Menerima order dari pelanggan melalui telepon, fax, e-mail, maupun datang langsung ke

kantor.

• Menawarkan order kepada pelanggan baru sesuai dengan harga yang sudah ditetapkan

oleh perusahaan.

• Memberitahukan ke bagian dokumen tentang pengiriman barang tersebut dan

bertanggung jawab tentang pengiriman barang dan bertanggung-jawab tentang harga

yang diberitahukan kepada pelanggan.

83

6. Bagian Operator

• Menerima telepon dari pelanggan.

• Memberitakan ke bagian marketing ada pengiriman barang dari pelanggan.

• Memberitakan penjelasan tentang pengiriman barang kepada pelanggan.

7. Bagian Pengiriman

• Bertanggung jawab atas kehilangan barang selama pengiriman.

• Melaksanakan pengiriman barang dan menyerahkan barang sampai tempat pelanggan.

• Menyerahkan tanda terima dari pelanggan ke bagian gudang.

• Memberikan laporan kepada manajer operasional setiap barang dikirim atau diterima di

gudang.

8. Bagian Dokumen (in) / Bagian Dokumen (out)

• Membuat dokumen-dokumen yang berhubungan dengan jasa pengiriman dan pelanggan.

• Memberikan dokumen kepada Manager Marketing, Manager Operasional, dan Manager

Accounting.

• Mengarsipkan dokumen-dokumen yang sudah dibuat.

9. Bagian gudang Transit (in) / Bagian Gudang Transit (out)

• Bertanggung jawab kepada pimpinan atas barang pelanggan yang ada di gudang, serta

mengatur tata letak barang di gudang.

• Mengawasi arus keluar masuknya barang.

• Menjamin keamanan dan kebersihan penyimpanan barang di gudang agar terhindar dari

kerusakan maupun kehilangan.

84

• Menerima dan menyimpan barang yang akan dikirim

10. Manager Keuangan :

- Mengawasi kinerja dari bagian keuangan, bagian penagihan, dan bagian accounting.

- Membuat budget per periode untuk untuk kelangsungan perusahaan.

- Membuat perencanaan keuangan untuk keperluan perusahaan seperti bayar telepon, bayar gaji

karyawan, bayar uang bensin, biaya lembur dan kebutuhan perusahaan.

11. Bagian Keuangan :

- Menerima pembayaran dari customer.

- Membuat perencanaan keuangan perusahaan.

- Membuat Bukti Kas Keluar (BKK).

- Melakukan pembayaran untuk segala macam pengeluaran perusahaan.

12. Manager IT

- Mengembangkan dan maintainance software perusahaan.

- Mengatasi troubleshooting pada sistem.

- Mengembangkan software dan hardware.

13. Bagian Penagihan :

- Memberikan invoice kepada pelanggan dan melakukan penagihan pembayaran dari pelanggan.

- Melaporkan status penagihan berupa tunai kepada accounting agar dapat dijurnal.

85

4.2 Prosedur system yang diusulkan

4.2.1 PROSEDUR SISTEM PENJUALAN JASA PENGIRIMAN SECARA

TUNAI YANG DIUSULKAN

Customer menghubungi bagian operator via telepon/e-mail untuk meminta harga penawaran.

Kemudian bagian marketing mengirim SPH (surat penawaran harga) via fax kepada customer.

Apabila customer tidak setuju dengan penawaran tersebut, maka customer akan mengirim SPPH

( Surat Permintaan Penawaran Harga) via fax ke bagian marketing. Apabila Sun Pacific tidak

setuju, maka bagian marketing melakukan penawaran harga kembali atau transaksi dibatalkan.

Apabila kedua belah pihak telah setuju, maka customer akan mengirim SPH yang sudah ditanda-

tangani via fax ke bagian marketing. Bagian marketing membooking peti kemas kepada

pelayaran, kemudian pelayaran akan mengirimkan draft B/L. Setelah itu barang dikirim ke

gudang transit (in).

Pihak gudang transit (in) menerima barang dan membuat packing list 2 rangkap (Rangkap 1

diarsipkan di gudang (in), rangkap 2 akan diserahkan ke bagian operasional). Setelah barang

dimasukkan ke dalam container sampai full, bgn. gudang transit (in) menghubungkan jasa

pelayaran untuk mengirim barang ke gudang transit (out) dan bagian gudang transit (in) akan

diberikan B/L rangkap 1 oleh pihak pelayaran, kemudian bagian operasional menerima B/L

rangkap 2, mengurus PEB..

Bagian operasional mengirim packing list dan bill of loading. Setelah barang tiba di gudang

transit (out), maka pihak bea cukai akan memeriksa barang yang ada didalam container sesuai

dengan packing list, bill of loading, dan PEB. Apabila barang yang dikirim tidak sesuai maka

pihak bea cukai akan memberikan Notul (nota pembetulan) kepada pihak bagian operasional dan

86

akan dikenai denda sesuai jenis barang yang dikirim. Pihak Sun Pacific akan membebankan

denda yang diterima dari pihak bea cukai kepada customer, karena tidak sesuai dengan packing

list. Jika sesuai selanjutnya pihak bea cukai akan mengeluarkan SPPB (Surat Perintah

Pengeluaran Barang). Maka dari bagian operasional akan menyewa truk untuk mengambil

barang ada dipelabuhan untuk dikirimkan ke customer, kemudian bagian gudang transit (out)

membuat SJ 2 rangkap.

Marketing akan memberitahukan customer via telepon bahwa barang sudah ada di gudang transit

(out). Dan bagian pengiriman mengirim barang ke customer beserta surat jalan dua rangkap.

Customer menerima dan memeriksa barang, jika sesuai maka customer akan menanda-tangani

surat jalan (surat jalan rangkap 1 diarsipkan dan rangkap 2 diberikan ke customer) dan diberikan

SJ 2 rangkap yang telah ditanda-tangani ke bagian pengiriman (SJ rangkap 1 diarsip dan rangkap

2 diberikan ke customer). Apabila barang yang dikirim tidak sesuai, maka customer menulis

keluhan disurat jalan atas barang yang tidak sesuai.

Jika barang telah diterima oleh customer sesuai dengan SJ, maka bagian accounting membuat

invoice 2 rangkap ( rangkap 1 dikirim ke customer dan rangkap 2 diarsip) dan mengirim ke

customer melalui fax 1 hari setelah barang dikirim.

Setelah menerima pembayaran bagian accounting mengarsipkan invoice dan melakukan

pembukuan / jurnal kedalam Ms akun untuk memberikan laporan kepada Direktur untuk

diperiksa.

87

4.2.1.2 Overview Activity Diagram Tunai

Gambar 4.2 Overview Activity Diagram

88

4.2.1.1 Event Table Tunai

EVENT INTERNAL AGENT

STARTS WHEN ACTIVITIES

Menerima Order

Membooking Peti Kemas

Mengirim Barang

Menerima Barang

Mengirim Barang

Bag.Marketing dan Bag. Operator

Bagian Marketing

Bag. Gudang Transit (in)

Bag.Gudang Transit (out)

Bag.Pengiriman

Menerima telepon dari customer

Menerima SPH Dari Customer

Barang sampai di Gudang Transit (in)

Barang sampai di Gudang Transit (out)

Barang telah dicek di

Membuat surat penawaran harga,

Membooking peti kemas dan Mendapat draft B/LMenerima barang di gudang

transit (in), Membuat packing list 2 rangkap, Mengirim packing list ke bea cukai, Menerima B/L rangkap 1, Mengurus PEB, Mengirim barang ke transit (out)

Menerima packing list dan B/L, Menerima SPPB, Membuat SJ 2 rangkap, Mengecek barang di gudang transit (out)

Mengirim surat jalan 2 rangkap,

89

ke Customer

Menerima Pembayaran

Melakukan Pembukuan

Bag.Accounting

Bag.Accounting

gudang transit (out)

Barang telah diterima Customer

Menerima pembayaran dari Customer

Menerima SJ rangkap 1, Mengirim barang ke customer

Membuat invoice 2 rangkap, Mengirim invoice ke customer via fax, Menerima pembayaran, Mengarsip invoice rangkap 2

Membuat pembukuan, Membuat laporan, Memberikan laporan keuangan kepada direktur.mengsave transaksi ke Ms_akun

Table 4.1 Event Table

90

4.2.1.3 Workflow Table Tunai

Actor Activities I. MENERIMA ORDER Operator dan Bag.Marketing 1.Menerima Pesanan dari Customer Bag.Marketing 2. Membuat SPH Komputer 3. Mencetak SPH. 4. Mengarsip SPH. 5.Mengirim surat penawaran harga (SPH). 6. Jika tidak setuju maka menerima SPPH dari customer 7. Apabila customer setuju maka mengirim SPH yang ditandatangani via fax. Bag. Marketing 8.Membooking peti kemas pada Pelayaran 9. Membuat SO 10. Mendapat draft B/ L. II. MENGIRIM BARANG Bag. Gudang Transit (in) 11 Menerima barang dari customer untuk dikirim. 12. Mempacking barang. 13. Membuat packing list 2 rangkap. Komputer 14. Mencetak packing list. 15. Mengarsip packing list. Bag. Gudang Transit (in) 16. Menerima B/L dari pelayaran. 17. Mengirim packing list rangkap dua (2) ke pelayaran. 18. Mengirim packing list ke bagian operasional via email. Bag. Operasional 19. Menerima B/L dari pelayaran. 20. Memberikan Packing List, B/L, mengurus PEB.

21. Menerima SPPB, jika barang telah dicocokkan oleh bea cukai.

Bag. Gudang Transit (in) 22. Mengirim barang ke gudang transit (out) melalui jasa pelayaran.

III. MENERIMA BARANG Bag. Gudang Transit (out) 23. Menerima packing list dan B/L. 24. Menerima barang yang telah dicocokkan oleh bea cukai. 25. Mencocokkan kembali barang dengan packing list.

26. Menghubungkan barang yang telah diterima ke bag. Pengiriman.

27. Membuat SJ 2 rangkap yang selanjutnya akan dikirim oleh bag. pengiriman Komputer 28. Mencetak SJ 2 rangkap.

91

29. Mengarsip SJ

IV. MENGIRIM BARANG KE CUSTOMER Bag. Pengiriman 30. Mengirim barang ke customer dan beserta SJ 2 rangkap.

31. Jika tidak sesuai menerima surat keluhan dari customer yang

ditulis di Surat Jalan dan mengecek kembali kondisi barang.

32. Jika sesuai menerima Surat Jalan yang sudah di tandatangani.

Komputer 33. Mengarsipkan surat jalan rangkap satu (1). V. MENERIMA PEMBAYARAN Bag. Accounting 34. Membuat invoice 2 rangkap. 35 Mencetak invoice. 36. Mengarsip invoice. Bag. Accounting 37. Mengirim invoice rangkap 1 ke customer via fax 38 Menerima pembayaran. VI. MELAKUKAN PEMBUKUAN Komputer 39. Mengarsip invoice lunas Bag. Accounting 40. Membuat pembukuan.

41. Membuat laporan keuangan kepada direktur. 42. Mengsave transaksi ke Ms_akun

Table 4.2 Workflow Table

92

4.2.1.3 Detail Activity Diagram Tunai

4.2.1.3.1 Detail Activity Diagram Tunai - Menerima Order

Gambar 4.3 Detail Activity Diagram-Menerima Order

93

4.2.1.3.2 Detail Activity Diagram Tunai– Mengirim Barang

Gambar 4.4 Detail Activity Diagram-Mengirim Barang

94

4.2.1.3.3 Detail Activity Diagram Tunai – Menerima Barang

Gambar 4.5 Detail Activity Diagram-Menerima Barang

95

4.2.1.3.4 Detail Activity Diagram Tunai– Mengirim Barang ke Customer

Gambar 4.6 Detail Activity Diagram-Mengirim Barang ke Customer

96

4.2.1.3.5 Detail Activity Diagram Tunai – Menerima Pembayaran

Gambar 4.7 Detail Activity Diagram-Menerima Pembayaran

97

4.2.1.3.6 Detail Activity Diagram Tunai – Melakukan Pembukuan

Gambar 4.8 Detail Activity Diagram-Melakukan Pembukuan

98

4.2.2 PROSEDUR SISTEM PENJUALAN JASA PENGIRIMAN

SECARA KREDIT YANG DIUSULKAN

1. Customer menghubungi bagian operator via telepon / email untuk meminta harga penawaran.

Kemudian bagian marketing mengirimkan SPH ( Surat Penawaran Harga ) via fax kepada

customer. Apabila customer tidak setuju dengan penawaran tersebut, maka customer akan

mengirimkan SPPH ( Surat Permintaan Penawaran Harga ) via fax ke bagian marketing. Apabila

Sun Pacific tidak setuju, maka bagian marketing melakukan penawaran harga kembali atau

transaksi dibatalkan.

2. Apabila kedua belah pihak telah setuju, customer akan mengirimkan SPH yang ditanda

tangani. Bagian marketing akan menginput data-data customer serta memberikan kode customer

dan membuat SO ( Sales Order ) yang sudah diberikan kode customer dan membooking peti

kemas pada pelayaran dan mendapatkan draft B/L. Setelah itu customer akan mengirimkan

barang ke gudang transit (in).

3. Bag. gudang transit (in) menerima barang dan membuat packing list rangkap 2 ( rangkap 1

diberikan ke pelayaran, rangkap 2 diarsip ) sesuai kode Customer yang telah diberikan. Bagian

gudang transit (in) mengirimkan packing list ke bagian operasional via email.

4. Setelah barang dimasukkan ke dalam container sampai full. Bagian gudang transit (in)

mendapatkan bill of loading dan tagihan dari pelayaran. Bagian gudang transit (in) mengirim

invoice ke bagian keuangan via email.

5. Bagian operasional menerima packing list dan bill of loading. Bagian operasional membuat

view perjalanan ekspor untuk mengetahui status keberadaan barang.

99

6. Bagian operasional mengurus PEB ( Pemberitahuan Export Barang ) dan mengirim packing

list, bill of loading ke bea cukai.

7. Setelah barang tersebut tiba di tempat tujuan, maka pihak bea cukai negara tersebut akan

memeriksa barang yang ada dalam container tersebut sesuai dengan packing list, bill of loading

dan PEB.

8. Apabila barang yang dikirimkan tidak sesuai dengan data-data tersebut maka bea cukai akan

memberikan Notul ( Nota Pembetulan ) kepada pihak bagian operasional dan akan dikenakan

denda sesuai dengan jenis barang tersebut. Pihak Sun Pacific akan membebani denda tersebut

kepada customer, karena tidak sesuai dengan packing list. Jika sesuai selanjutnya pihak bea

cukai akan mengeluarkan SPPB ( Surat Perintah Pengeluaran Barang ).

9. Setelah barang tiba di tempat, maka bagian gudang transit (out) akan mengecek container dan

memeriksa barang sesuai dengan packing list. Bagian gudang transit (out) membuat Surat Jalan

rangkap 3 ke bagian pengiriman. Bagian marketing akan memberitahukan customer bahwa

barang telah tersedia di gudang transit (out).

10. Bagian pengiriman akan mengirimkan barang setelah menerima Surat Jalan rangkap 3 untuk

ditandatangani. Customer menerima dan memeriksa barang kembali, apabila sesuai maka

customer akan menanda-tangani SJ. SJ rangkap 1 ke customer, rangkap 2 diberikan ke gudang

transit (in)), rangkap 3 diarsip.

11. Apabila barang yang akan dikirimkan tidak sesuai, maka customer akan menulis keluhan

pada SJ atas barang yang tidak sesuai tersebut, maka bagian gudang transit (out) akan memeriksa

kondisi barang. Jika benar ada kesalahan maka pihak Sun Pacific akan bertanggung jawab atas

keluhan dari customer.

100

12. Jika barang yang telah diterima customer sesuai maka bagian keuangan akan membuat

invoice 3 rangkap ( rangkap 1 ke customer, dan rangkap 2 diarsip dan rangkap 3 ke Bagian

Accounting). Bagian marketing akan mengirim invoice melalui fax 1 hari setelah barang dikirim.

Batas waktu pembayaran paling lambat 30 hari setelah invoice tersebut diterima, jika belum

dibayarkan maka bagian penagihan akan kembali melakukan penagihan kepada customer.

13. Bagian keuangan menerima invoice rangkap 2. Setelah menerima pembayaran dari

customer. Bagian keuangan akan mencap lunas invoice dan mengarsip invoice rangkap 2. Bagian

keuangan akan mengirimkan bukti transfer / invoice rangkap 3 ke bagian accounting. Bagian

accounting akan mengarsip bukti transfer / invoice.

14. Bagian keuangan akan menerima tagihan dari bag.gudang transit (in) atas jasa PEB, dan jasa

angkut barang. Bagian keuangan menginput Tr_pengiriman berdasarkan invoice yang diterima.

15. Bagian accounting membuat BKK ( Bukti Kas Keluar ) 2 rangkap ( rangkap 1 diberikan ke

bagian accounting dan rangkap 2 diarsip).

16. Bagian accounting akan mengeluarkan uang sesuai Bukti Kas Keluar ( BKK ) dan membayar

invoice yang telah diterima selama pengiriman barang. Bagian keuangan menerima invoice yang

dicap lunas dan memberikan invoice yang dicap lunas ke bagian accounting untuk dibuatkan

jurnal.

17. Bagian marketing akan membuat laporan packing list bulanan, untuk diberikan kepada

direktur. Bagian marketing membuat laporan daftar pelanggan dan laporan datar kota yang

sering menggunakan jasa Sun Pacific untuk diberikan ke direct

101

18. Bagian accounting akan melakukan pembukuan / jurnal ke Ms_Akun untuk meberikan

laporan keuangan kepada direktur untuk diperiksa. Bagian accounting membuat laporan

keuangan dan laporan order per periode tertentu sebagai bahan pertimbangan direktur.

102

4.3 Event Table Kredit

EVENT INTERNAL AGENT

STARS WHEN ACTIVITY

Menerima Order Menerima Barang dari Pelanggan Mengirim Barang Mengurus Bea Cukai Menerima Barang Mengirim Barang ke Pelanggan

Bag.Operator dan Bag. Marketing Bag. Gudang Transit (in) Bag. Gudang Transit (in) Bag. Operasional Bag. Gudang Transit (out) Bag. Pengiriman

Menerima telepon dari customer Barang sampai di Gudang Transit (in) Barang siap dikirim Barang sampai di gudang transit (in) Barang sampai ke gudang transit (out) Barang siap dikirim ke pelanggan

Menerima order, Membuat SPH, Menerima SPH yang telah ditanda tangani, Membuat SO, Membooking peti kemas kepada Pelayaran, Menerima draft B/L Menerima barang, Membuat packing list 2 rangkap Memasukkan barang ke container, Mendapat bill of lading, Mendapat invoice, Mengirim barang Membuat view perjalanan eksport, Mengurus PEB, Mengirim packing list, dan bill of lading ke bea cukai, Menerima SPPB Menerima barang, Membongkar dan memeriksa barang sesuai packing list, Membuat SJ 3 rangkap Mengirim barang ke pelanggan beserta SJ, Menerima SJ yang telah ditanda tangani.

103

Menerima Pembayaran Membayar Tagihan Melakukan Pembukuan

Bag. Keuangan Bag. Keuangan Bag. Accounting

Barang sampai ke pelanggan Menerima invoice dari pelayaran Menerima pembayaran

Membuat invoice 3 rangkap, Mengirim invoice via fax ke pelanggan, Menerima pembayaran Menerima invoice dari gudang transit (in), dan PEB, Menginput pengiriman berdasarkan invoice, Membuat BKK ( Bukti Kas Keluar ) 2 rangkap, Mengeluarkan uang sesuai BKK, Menerima invoice yang telah dicap lunas dan Mengirim ke bagian accounting Menerima invoice yang dicap lunas dari bagian keuangan, Mencocokkan invoice dan BKK, Membuat laporan keuangan ke dalam Ms_Akun, Membuat laporan order per periode,Membuat packing list per periode, Membuat daftar pelanggan, Membuat laporan daftar kota yg sering digunakan.

Table 4.3 Event Table

104

4.4 Overview Activity Diagram Kredit

Gambar 4.9 Overview Activity Diagram

105

4.5 Workflow Table Kredit

Actor Activities I. MENERIMA ORDER Operator 1. Menerima order. Bag. Marketing 2. Membuat SPH ( Surat Penawaran Harga ). Komputer 3. Mencetak SPH. 4. Menyimpan SPH. Bag. Marketing 5. Mengirim SPH ke pelanggan. 6. Jika tidak setuju maka menerima SPPH dari customer.

7. Apabila customer setuju, menerima SPH yang telah di tanda tangani.

8. Membuat SO.

9. Memberikan kode pelanggan dan membooking peti kemas kepada Pelayaran..

Komputer 10. Mencetak SO. 11. Menyimpan SO. II. MENERIMA BARANG DARI PELANGGAN Bag. Gudang Transit (in) 12. Menerima barang dari customer untuk dikirim. 13. Membuat packing list 2 rangkap. Komputer 14. Mencetak packing list. 15. Menyimpan packing list. Bag. Gudang Transit (in)

16. Memberikan packing list rangkap 1 diberikan ke pelayaran, rangkap 2 diarsip.

17. Mengirim packing list ke bagian operasional via email. III. MENGIRIM BARANG Bag. Gudang Transit (in)

18. Memasukkan barang ke container dan mencocokkan dengan packing list.

19. Mendapat bill of loading dan tagihan dari pelayaran. 20. Mengirimkan tagihan ke bag. keuangan via email. 21. Mengirimkan barang lewat jasa pelayaran. IV. MENGURUS BEA CUKAI 24. Menerima packing list dan bill of lading. Bag. Operasional 25. Membuat view perjalanan eksport. 26. Mengurus PEB. 27. Mengirim, packing list, dan bill of loading ke bea cukai.

106

28. Setelah diperiksa, jika tidak sesuai packing list maka menerima Notul ( Nota Pembetulan ).

29. Jika sesuai menyewa truk untuk mengambil barang untuk dikirimkan.

V. MENERIMA BARANG 30. Menerima barang. Bag. Gudang Transit (out) 31. Membongkar dan memeriksa barang sesuai packing list.

32. Jika ada barang yang rusak maka dibuat Surat Pemberitahuan Barang

Rusak rangkap 2. 33. Rangkap 1 diberikan ke pelanggan. 34. Rangkap 2 diarsip. 35. Membuat Surat Jalan 3 rangkap.

36. Memberikan Surat Jalan 3 rangkap ke bagian pengiriman untuk

ditanda tangani oleh pelanggan. VI. MENGIRIM BARANG KE PELANGGAN

37. Mendapat Surat Jalan 3 rangkap dari Bag. Gudang Transit (out).

Bag. Pengiriman 38. Mengirim barang beserta SJ.

39. Jika tidak sesuai maka customer menulis keluhan di SJ. Bagian gudang

transit (out) akan memeriksa kembali kondisi barang dan bertanggung jawab atas keluhan pelanggan. 40. Jika sesuai maka menerima SJ yang telah di tanda tangani. 41. Surat Jalan Rangkap 1 diberikan ke pelanggan. 42. Surat Jalan rangkap 2 diberikan ke bagian gudang transit (in) 43. Mengarsip Surat Jalan rangkap 3. VII. MENERIMA PEMBAYARAN 44. Membuat invoice 3 rangkap. Bag. Keuangan 45. Mencetak invoice 3 rangkap. Komputer 46. Memberikan invoice ke pelanggan via fax.

Bag. Marketing 47. Rangkap 1 diberikan ke pelanggan, rangkap 2 diberikan ke Bag. Accouting.

Bag. Keuangan 48. Menerima invoice rangkap 2. 49. Menerima pembayaran dari pelanggan. 50. Mencap lunas invoice dan mengirim invoice rangkap 3 dan bukti transfer ke bag. accounting.

51. Jika 30 hari belum dibayar, maka bag. penaghan akan menagih kepada

107

Bag. Penagihan pelanggan. VIII. MEMBAYAR TAGIHAN

52. Menerima tagihan dari gudang berupa tagihan jasa angkut dan PEB.

Bag. Keuangan 53. Menginput pengiriman berdasarkan tagihan yang diterima. 54. Membuat BKK ( Bukti Kas Keluar ) 2 rangkap. 55. Mencetak BKK. Komputer 56. Menyimpan BKK. 57. Rangkap 1 diberikan ke bag. accounting. Bag. Keuangan 58. Rangkap 2 diarsip. 59. Mengeluarkan uang sesuai BKK. 60. Membayar jasa transportasi dan PEB.

61. Menerima tagihan yang sudah dicap lunas dan mengirim ke bag. accounting.

IX. MEMBUAT LAPORAN 62. Menerima tagihan yang di cap lunas dari bag. keuangan. Bag. Accounting 63. Menerima BKK rangkap 2 dari bag. keuangan. 64. Mencocokkan BKK dan tagihan yang telah lunas. 65. Membuat jurnal dan membuat pembukuan ke dalam Ms_akun.

66. Membuat laporan keuangan dan laporan order per periode untuk direktur.

67. Membuat laporan packing list untuk direktur. 68. Membuat laporan daftar pelanggan dan daftar kota yang sering menggunakan jasa Sun Pacific untuk direktur.

Table 4.4 Workflow Table

108

4.6 Detail Activity Diagram Kredit

4.6.1 Detail Activity Diagram – Menerima Order

Gambar 4.10 Detail Activity Diagram Menerima Order

109

4.6.2 Detail Activity Diagram – Menerima Barang Dari Pelanggan

Gambar 4.11 Detail Activity Diagram Menerima Barang Dari Pelanggan

110

4.6.3 Detail Activity Diagram – Mengirim Barang

Gambar 4.12 Detail Activity Diagram Mengirim Barang

111

4.6.4 Detail Activity Diagram – Mengurus Bea Cukai

Gambar 4.13 Detail Activity Diagram Mengurus Bea Cukai

112

4.6.5 Detail Activity Diagram – Menerima Barang

Gambar 4.14 Detail Activity Diagram Menerima Barang

113

4.6.6 Detail Activity Diagram – Mengirim Barang Ke Pelanggan

Gambar 4.15 Detail Activity Diagram Mengirim Barang Ke Pelanggan

114

4.6.7 Detail Activity Diagram – Menerima Pembayaran

Gambar 4.16 Detail Activity Diagram Menerima Pembayaran

115

4.6.8 Detail Activity Diagram – Membayar Tagihan

Gambar 4.17 Detail Activity Diagram Membayar Tagihan

116

4.6.9 Detail Activity Diagram – Membuat Laporan

Gambar 4.18 Detail Activity Diagram Membuat Laporan

117

4.7 Rancangan Database

4.7.1 UML Class Diagram

Gambar 4.19 Class Diagram

118

4.7.2 Sturktur Data

Nama file : Ms_Customer

Primary key : kd_customer

Foreign key : None

Keterangan : Data customer

Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan

kdCustomer Text 6 Kode pelanggan

Nama_Perusahaan Text 25 Nama perusahaan

Alamat

Contact_person

Text

Text

40

15

Alamat perusahaan

Nama pelanggan

No_telp Text 10 Nomor telepon perusahaan

Fax Text 11 Nomor Fax perusahaan

Hp Text 12 Nomor hp pelanggan

Email Text 30 Email pelanggan

Table 4.5 Table Struktur Customer

119

Nama file : Ms_Port

Primary key : id_port

Foreign key : None

Keterangan : Data Kota


Idport Text 6 Kode kota

Tanggal Date/Time 8 Tanggal Transaksi

Nama_Port Text 15 Nama pelabuhan

Kota Text 15 Nama kota

Negara Text 15 Nama Negara

Table 4.6 Table Struktur Port

120

Nama File : MS_Log

Primary key : kd_log

Foreign key : None

Keterangan : Data Log

Nama field Tipe Data Panjang Keterangan

kdLog Text 6 Kode log

password Text 10 Password

Division Text 10 Jabatan

Table 4.7 Table Struktur Log

121

Nama File : MS_Pelayaran

Primary key : kd_pelayaran

Foreign key : None

Keterangan : Data Pelayaran


kdPelayaran Text 3 Kode pelayaran

Nama_Pelayaran

Contact_person

Text

Text

10

15

Nama pelayaran

Nama contact person

Alamat Text 40 Alamat pelayaran

Phone Text 10 Nomor telepon pelayaran

Fax

Hp

Text

Text

11

12

Nomor fax pelayaran

Nomor handphone contact

person

Email Text 30 Alamat email pelayaran

Table 4.8 Table Struktur Pelayaran

122

Nama File : MS_Karyawan

Primary key : kd_karyawan

Foreign key : None

Keterangan : Data Karyawan


kdKaryawan Text 6 Kode karyawan

Nama Text 20 Nama karyawan

Jabatan

Alamat

Text

Text

10

40

Jabatan karyawan

Alamat karyawan

Phone Text 10 Nomor telepon karyawan

Fax Text 11 Nomor fax karyawan

Handphone Text 12 Nomor hp karyawan

Email Text 30 Email karyawan

Table 4.9 Table Struktur Karyawan

123

Nama File : Ms_akun

Primary key : Kd_akun

Foreign key : None

Keterangan : Data akuntansi


Kdakun Text 3 Kodeakun

Nama Text 20 Nama akun

Debet Number 13 Debit

Kredit Number 13 Kredit

Table 4.9 Table Struktur Akuntansi

124

Nama File : Tr_SPH_H

Primary key : kd_SPH

Foreign key : Kd_Karyawan

Keterangan : Data SPH Header


kdSPH Text 12 Nomor SPH

Tanggal Data/Time 8 Tanggal transaksi SPH

Subject Text 15 Perihal

Kepada Text 15 Kepada SPH ditujukan

Phone Text 10 Nomor telp/Hp

Fax Text 11 Nomor fax


Table 4.10 Table Struktur SPH Header

125

Nama File : Tr_SPH_D

Primary key : Kd_SPH

Foreign key : Id_port

Keterangan : Data SPH Detail


kdSPH

idport

Text

Text

12

3

Nomor SPH

Kode port

Komoditas Text 15 Nama barang

Hrg_m3 Number 13 Harga barang/m3

Hrg_kg Number 13 Harga barang/kg

Table 4.11 Table Struktur SPH Detail

126

Nama File : Tr_SO_H

Primary key : Kd_SO

Foreign key : KdCustomer, Kd_Karyawan, Kd_SPH

Keterangan : Data Sales Order Header

Nama field Tipe data Panjang Keterangan

kdSO Text 13 Nomor sales order

Tanggal Date/time 8 Tanggal transaksi SO




Table 4.12 Table Struktur SO Header

127

Nama File : Tr_SO_D

Primary key : Kd_SPH

Foreign key : Kd_Port

Keterangan : Data Sales Order Detail




Hrg_m3 Number 13 Harga barang/m3

Hrg_kg Number 13 Harga barang/kg

idport Text 3 Kode pelabuhan

Table 4.13 Table Struktur SO Detail

128

Nama File : Tr_Packinglist_H

Primary key : kd_PL

Foreign Key : id_port

Keterangan : Data Packing List Header


kdPL Text 13 Nomor packing list

Stuffing_date Date/Time 8 Tanggal keberangkatan

Shipping Line Text 10 Nama pelayaran

No_cont Text 11 Nomor container

Cont_Size Text 6 Ukuran container

No_seal Text 8 Nomor seal

idport Text 3 Asal dan tujuan barang

dikirim

Table 4.14 Table Struktur Packing List Header

129

Nama File : Tr_Packinglist_D

Primary Key : Kd_customer

Foreign Key : Kd_SO

Keterangan : Data Packing List Detail


Tanggal Text 17 Tanggal transaksi SO



qty_box Number 4 Jumlah box barang

Total_pcs Number 5 Jumlah satuan barang

Volm3 Number 3 Jumlah m3

weightkg Number 7 Berat barang

Kd_so Text 13 Kode sales order

Table 4.15 Table Struktur Packing List Detail

130

Nama File : Tr_SJ_H

Primary Key : Kd_SJ

Foreight Key : Kd_SO

Keterangan : Data Surat Jalan Header


kdSJ Text 13 Nomor surat jalan

Tanggal Date/Time 10 Tanggal SJ dibuat

kdSO Text 13 Nomor sales order

No_Kendaraan Text 10 Nomor kendaraan

Table 4.16 Table Struktur SJ Header

131

Nama File : Tr_SJ_D

Primary Key : Kd_SJ

Foreight Key : None

Keterangan : Data Surat Jalan Detail


kdSJ Text 13 Nomor surat jalan

Qty_box Number 4 Jumlah box barang

Total_Pcs Number 5 Jumlah satuan barang

Komoditas Text 15 Nama Barang

Table 4.17 Table Struktur SJ Detail

132

Nama File : Tr_Invoice_H

Primary Key : Kd_invoice

Foreight Key : Kd_SO

Keterangan : Data Invoice Header

Nama Field Tipe Data Panjang Keteragan

kdInvoice Text 12 Nomor Invoice

Tanggal Date/Time 8 Tanggal Invoice dibuat

kdSO Text 13 Nomor Sales Order

Table 4.18 Table Struktur Invoice Header

133

Nama File : Tr_Invoice_D

Primary Key : Kd_invoice

Foreight Key : None

Keterangan : Data Invoice Detail


kdInvoice Text 12 Nomor Invoice

Komoditas Text 15 Nama Barang

Dimension Number 3 Total Berat Barang (m3)

Total_Weight Number 7 Total Berat Barang (kg)

Total

Subtotal

Number

Number

14

14

Total harga barang

Subtotal harga

Table 4.19 Table Struktur Invoice Detail

134

Nama File : Tr_Pengiriman_H

Primary Key : Kd_Pengiriman

Foreight Key : None

Keterangan : Data Biaya Pengiriman Header


kdPengiriman Text 12 Nomor Shipping

Tanggal Date/Time 9 Tanggal dibuat form shipping

Table 4.20 Table Struktur Pengiriman Header

135

Nama File : Tr_Pengiriman_D

Primary Key : Kd_packinglist

Foreight Key : Kd_Pelayaran

Keterangan : Data Biaya Pengiriman Detail


kdPengiriman Text 12 Nomor pengiriman

kdPL Text 13 Nomor packing list

kdPelayaran Text 3 Kode pelayaran

BL Number 12 Harga biaya B/L

PEB Number 12 Harga biaya PEB

Transportation Number 20 Harga biaya angkut barang

Table 4.21 Table Struktur Pengiriman Detail

136

Nama File : Tr_BKK

Primary Key : Kd_BKK

Foreight Key : Kd_pengiriman

Keterangan : Data Bukti Kas Keluar


kdBKK Text 13 Nomor Bukti Kas keluar

Tanggal Text 8 Tanggal dibuat BKK

Kdpengiriman Text 12 Nomor Pengiriman

Option Text 15 Pilihan Pembayaran

Keterangan Text 20 Keterangan Pembayaran

Total Number 14 Jumlah Bayar

Table 4.22 Table Struktur BKK

137

4.8 Use Case

Gambar 4.20 Use Case

138

4.9 Navigation Diagram

Gambar 4.21 Navigation Diagram

139

Gambar 4.22 Navigation Diagram Akuntansi

Gambar 4.23 Navigation Diagram Keuangan

140

Gambar 4.24 Navigation Diagram Manajer Marketing

Gambar 4.25 Navigation Diagram Manajer Keuangan Dan Akuntansi

141

Gambar 4.27 Navigation Diagram Marketing

Gambar 4.28 Navigation Diagram Gudang Transit (in)

142

Gambar 4.29 Navigation Gudang Transit (out)

143

Gambar 4.30 Navigation Diagram Manajer IT Dan Direktur

144

4.10 Rancangan Layar

Gambar 4.31 Form Menu Login

Gambar 4.32 Form Ganti Password

Gambar 4.33 Form Menu Logout

145

Gambar 4.34 Form Menu Utama

146

Gambar 4.35 Form Master Karyawan

Search : Berfungsi untuk mencari nama-nama karyawan yang ada di perusahaan.

Clear : Berfungsi untuk menghapus nama karyawan yang sudah tidak berkerja di perusahaan.

Add : Berfungsi untuk memasukan data-data karyawan yang baru masuk kedalam perusahaan.

Edit : Berfungsi untuk mengedit data-data karyawan berupa no hp, email, dan alamatnya.

147

Gambar 4.36 Form Master Pelanggan

Search : Berfungsi untuk mencari nama-nama pelanggan yang memakai jasa perusahaan.

Clear : Berfungsi untuk menghapus nama pelanggan yang sudah tidak memakai jasa perusahaan.

Add : Berfungsi untuk memasukan data-data pelanggan yang memakai jasa perusahaan.

Edit : Berfungsi untuk mengedit data-data pelanggan berupa no hp, email, alamatnya.

148

Gambar 4.37 Form Master Shipping

Search : Berfungsi untuk mencari nama-nama shipping yang ada di perusahaan.

Clear : Berfungsi untuk menghapus nama shipping yang sudah tidak dipakai perusahaan.

Add : Berfungsi untuk memasukan atau menambah data-data shipping yang ada di perusahaan.

Edit : Berfungsi untuk mengedit data-data shipping berupa no hp,email, dan alamatnya.

149

Gambar 4.38 Form Master Port

Searc : Berfungsi untuk mencari nama-nama port yang digunakan perusahaan.

Clear : Berfungsi untuk menghapus nama port yang sudah tidak dipakai perusahaan.

Add : Berfungsi untuk menambahkan data-data port yang baru yang akan digunakan di

perusahaan.

Edit : Berfungsi untuk mengedit data-data port berupa port ID, nama port, kota, dan negara.

150

Gambar 4.39 Form View Quotation

151

Gambar 4.40 Form View Sale Order

152

Gambar 4.41 Form View Packing List

153

Gambar 4.42 Form View Surat Jalan

154

Gambar 4.43 Form View Shipping

155

Gambar 4.44 Form View Kas Keluar

Gambar 4.45 Form View Jurnal keluar

156

Gambar 4.46 Form Quotation

Komodity : Nama barang yang ada didalam quotation.

/m3 : Jumlah berat barang yang akan dikirim.

/kg : Jumlah berat barang yang dikirim.

Kota : Tujuan dari barang yang akan dikirim.

OK : Tombol yang berfungsi untuk mengkonfirmasi data-data diatas telah benar.

Save : Berfungsi untuk menyimpan data-data barang yang ada didalam quotation.

Print : Berfungsi untuk memunculkan cristal report dari data-data barang yang ada didalam

quotation dan untuk memprint data-data tersebut.

157

Gambar 4.47 Form Sale Order

Date : Tanggal sale order dibuat.

Marking : Kode daftar nama perusahaan yang memakai jasa di perusahaan Sun Pacific.

Subject : Pemberitahuan barang yangdikrim apakah dikirim eksport atau import.

No Quotation : Nomor quotation, tanggal, tahun, kode pelanggan yang terdapat di quotation.

158

Gambar 4.48 Form Packing List

Stuffing date : Tanggal keberangkatan akan berangkat dikirim.

Date : Tanggal diterbitkannya packing list tersebut.

Marking : Kode daftar perusahaan yang memakai jasa perusahaan tersebut.

Komodity : Jenis barang yang akan dikirim.

QTY(Box) : Jumlah barang yang akan dikirim dalam ukuran box.

Total (PCS): Jumlah barang yang akan dikirim dalam ukuran pcs.

VOL(m3) : Jumlah barang yang akan dikrim dalam ukuran m3.

Weight(Kg) : Jumlah barang yang akan dikirim dalam ukuran kg.

Soid : Nomor ID sale order.

Save : Menyimpan semua data-data yang telah diisi lengkap.

Print : Mem-print semua data-data yang telah teriisi.

Cancel : Untuk membatalkan pembuatan packing list jika terdapatnya kesalahan.

159

Gambar 4.49 Form Surat Jalan

Date : Tanggal diterbitkannya surat jalan.

No Sale Order : Kode no sale order.

Vehicle Number : No plat mobil truck yang mengangkut barang kita.

Save : Menyimpan data-data yang telah dibuat.

Print : Memprint data-data yang telah dibuat.

Cancel : Membatalkan untuk menyimpan data-data yang dibuat.

160

Gambar 4.50 Form Invoice

Date : Tanggal diterbitkannya invoice tersebut.

No Sale Order: Kode id no sale order yang memakai jasa perusahaan tersebut.

Total : Jumlah harga total untuk penggunaan jasa perusahaan tersebut.

Save : Menyimpan data-data yang telah dimasukkan.

Print : Mem-print data-data yang telah dibuat.

Cancel : Membatalkan penyimpanan data-data yang telah dibuat.

161

Gambar 4.51 Form Shipping

Date : Tanggal diterbitkan atau dibuatnya form shipping tersebut.

No Packing List : No kode packing list yang dipakai oleh shipping tertentu.

Shipping ID : Nomor kode ID shipping.

Shipping Name : Nama pelayaran yang mengirimkan barang.

Bill Of Lading : Jumlah harga diterbitkannya B/L.

PEB : Jumlah harga pengurusan PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang).

Transportation : Jumlah harga jasa transportasi yang dipakai.

Ok : Mengkonfirmasikan bahwa data-data yang telah diisi telah sesuai.

Save : Menyimpan semua data-data yang telah dibuat.

Print : Mem-print semua data-data yang telah dibuat.

Cancel : Membatalkan penyimpanan semua data-data yang telah dibuat.

162

Gambar 4.52 Form Kas Keluar

Date : Tanggal diterbitkannya Form Bukti Kas Keluar tersebut.

Shipping ID : No kode ID Shipping.

Option : Jenis pengeluaran yang akan dibayarkan.

Keterangan : Keterangan dari jenis pengeluaran.

Total :Total pengeluaran yang akan dibayarkan.




163

Gambar 4.53 Form Jurnal Penerimaan Kas

Date : Tanggal pembuatan form jurnal penerimaan kas tersebut.

No Invoice : No kode invoice.

Invoice Date : Tanggal pembuatan invoice.

Marking : Kode daftar nama perusahaan yang memakai jasa perusahaan tersebut.

Total Rp : Total penerimaan yang diterima perusahaan.

OK : Mengkonfirmasikan bahwa data-data yang telah dibuat telah benar.




164

Gambar 4.54 Form Pengeluaran Kas

Date : Tanggal dibuatnya form pengeluaran kas.

No Kas Keluar : No kode kas keluar.

Kas Keluar Date : Tanggal pembuatan kas keluar.

Notes : Catatan berupa keterangan jenis pengeluaran tersebut.

Total Rp : Total pengeluaran.

OK : Mengkonfirmasikan bahwa data-data yang dibuat telah benar.




165

Gambar 4.55 Form Report

Pilih Laporan : Pemilihan jenis laporan yang akan ditampilkan.

Tanggal Awal : Pemilihan tanggal untuk memulai ditampilkan laporan tersebut.

Tanggal Akhir : Pemilihan untuk tanggal berakhirnya laporan yang akan ditampilkan.

Print : Mem-print data-data yang akan ditampilkan.

166

Gambar 4.56 Form My Profile

Gambar 4.57 Form About

167

4.11 Rancangan Formulir

Gambar 4.58 Rancangan Formulir Quotation

168

Gambar 4.59 Rancangan Formulir Sale Order

169

Gambar 4.60 Rancangan Formulir Packing List

170

Gambar 4.61 Rancangan Formulir Surat Jalan

171

Gambar 4.62 Rancangan Layar Invoice

172

Gambar 4.63 Rancangan Formulir Shipping

173

Gambar 4.64 Rancangan Formulir Bukti Kas Keluar

174

Gambar 4.65 Rancangan Report Packing List

175

Gambar 4.66 Rancangan Report Sale Order

176

Gambar 4.67 Rancangan Report Kota

177

Gambar 4.68 Rancangan Report Jurnal Penerimaan kas

178

Gambar 4.69 Rancangan Report Jurnal Pengeluaran Kas

179

4.12 Matrix Rencana Penerapan Sistem

4.12.1 Matrix Jadwal Pengelolahan Data

Waktu

Kegiatan

Harian

Per Periode Tertentu

Master Customer √

Master Kota √

Master Karyawan √

Master Pelayaran √

Transaksi SPH_Header √

Transaksi SPH_Detail √

Transaksi SO_Header √

Transaksi SO_Detail √

Transaksi Packing_List_Header √

Transaksi Packing_List_Detail √

Transaksi SJ_Header √

Transaksi SJ_Detail √

Transaksi Invoice_Header √ Transaksi Invoice_Detail √

Transaksi Pengiriman_Barang_Header √

Transaksi Pengiriman_Barang_Detail √

Transaksi BKK_Header √

Transaksi Jurnal_Penerimaan_Kas √

Transaksi Jurnal_Pengeluaran Kas √

Table 4.23 Table Matrix Jadwal Pengolahan Data

180

4.12.2 Matrix Distribusi Laporan

Bagian

Direktur

Utama

Bagian

Marketing

Bagian

Gudang

Transit

(out)

Bagian

Transit

(in)

Bagian

Accounting Laporan

Laporan Keuangan √ √

Laporan Order per

periode tertentu √ √

Laporan Packing list

bulanan √ √

Laporan Bukti Kas

Keluar √ √

Laporan Daftar

Pelanggan yang sering

menggunakan jasa √ √

Laporan Kota √ √

Jurnal Penerimaan Kas √ √

Jurnal Pengeluaran Kas √ √

Table 4.24 Table Matrix Distribusi Laporan

181

4.12.3 Matrix Level Akses

No Keterangan Direktur Marketing gudang Gudang Keuangan Akuntansi Manager Manager transit(in) transit(out) Operasional Marketing

1 Form Login C,V,U,P V,U V,U V,U V,U V,U V,U V,U2 Form Master Customer C,V,U,P C,V,U - - - - - 3 Form Master Kota C,V,U,P - C,V,U - - - - 4 Form Master Karyawan C,V,U,P V - - - - - 5 Form Master Pelayaran C,V,U,P - - - - - C,V,U 6 Form Master Log C,V,U,P - - - - - - - 7 Form Transaksi SPH C,V,U,P C,V,P - - - - - 8 Form Transaksi SO C,V,U,P C,V,P - - - - - 9 Form Packing List C,V,U,P - C,V,P V - - -

10 Form SJ C,V,U,P - - C,V,P - - - 11 Form Invoice C,V,U,P C,V,P - - V V - 12 Form Pengiriman C,V,U,P - - - C,V - - 13 Form BKK C,V,U,P - - - C,V,P V - 14 Form Edit Profil C,V,U,P V,U V,U V,U V,U V,U V,U V,U15 Form Change Password C,V,U,P V,U V,U V,U V,U V,U V,U V,U16 Form About C,V,U,P V V V V V V V

Table 4.25 Table Matrix Level Akses

Keterangan :

C = Create U = Update V = View P = Print

182

4.13 Rencana Implementasi

4.13.1 Jadwal Implementasi

Bulan 1 2 3

Minggu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Instalasi Hardware

Instalasi Software

Training User

Konversi Data

Peralihan Sistem

Table 4.26 Table Jadwal Implementasi

183

4.14 Hardware / Software yang diusulkan

4.14.1 Hardware yang diusulkan

Pentium 4.2.0 Ghz

Motherboard Asus

Memory 512 MB

VGA 128 MB

Harddisk 40 GB

CD – Rom

184

4.15 Software yang diusulkan

VB 6

Office 2007

Crystal report 10

OS Windows XP

Documents

BAB 4 RANCANGAN YANG DIUSULKAN - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/Doc/Bab4/2009-2-00647-KA Bab 4.pdf · lengkap disertai contoh barang, ... (surat penawaran harga) ... kemudian