126

BAB 4

PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT

4.1 Pemetaan Fitur Knowledge Management

Tabel 4.1. Tabel Pemetaan Fitur Knowledge Management

Structures

- Job description

- Proses bisnis

- Arsip karyawan

- Modul latihan

- Ide karyawan

- Problem and solution

Functional

- Artikel, buku, majalah

dan referensi lainnya

- Surat Keputusan (SK)

- Notulen rapat

- Laporan kerja

- Ide inovasi karyawan

Behavioral

- E-mail

- Sharing

- Rapat

Normative

- Menciptakan budaya self learning

pada setiap karyawan

- Menciptakan budaya knowledge

sharing

- Menjaga dan memelihara agar

knowledge yang penting bagi

perusahaan tidak sampai hilang

Forum diskusi

Dokumentasi

Masalah dan Solusi

Komunitas

Dokumentasi

Surat Keputusan (SK)

Forum

Perpustakaan

Forum

Komunitas

Strategic

- Memanfaatkan setiap knowledge

yang ada

- Membuat suatu sistem

pendokumentasian yang baik

Forum

Dokumentasi

Dokumentasi

Surat Keputusan (SK)

Perpustakaan

Forum

Surat Keputusan (SK)

Operational

- Mengurangi pengulangan kesalahan

yang mungkin terjadi

- Meningkatkan pengetahuan dan

keahlian dari setiap sumber daya

manusia

- Mengolah dan menjaga semua aset

milik perusahaan

Masalah dan Solusi

Forum

Dokumentasi

Surat Keputusan (SK)

Dokumentasi

Forum

Perpustakaan

Forum

Surat Keputusan (SK)

Dokumentasi

KnowledgeIdentification

KnowledgeGoals

127

Tabel 4.1 adalah perancangan aplikasi knowledge management didasarkan pada

pemetaan knowledge goal (dijabarkan pada tabel di bagian kolom) dan knowledge

identification (dijabarkan pada tabel di bagian baris) pada bagian HRD (Human Resources

Development) PT.XYZ. Dari hasil pemetaan tersebut akan didapatkan aplikasi utama yang

akan dibuat pada web knowledge management.

4.2 Taksonomi Knowledge

Taksonomi knowledge adalah pengelompokkan pengetahuan-pengetahuan yang

terdapat di dalam perusahaan. Pengetahuan-pengetahuan yang telah teridentifikasi menjadi

pengetahuan yang bersifat structures, functional, dan behavior yang secara garis besar

dibedakan lagi menurut sifat knowledge yaitu tacit dan explicit, akan dikelompokkan lagi

sesuai dengan pengetahuan yang terdapat dalam perusahaan.

Gambar 4.1. Taksonomi Knowledge untuk Job Description

Gambar 4.1 menjelaskan bahwa job description akan dikelompokkan menurut divisi-

divisi yang ada kemudian dari divisi, akan dibagi menjadi ruang lingkup yang lebih kecil yaitu

per bagiannya baru setelah itu dikelompokkan berdasarkan tiap jabatan dari tiap bagian yang

ada.

128

Gambar 4.2. Taksonomi Knowledge untuk Proses Bisnis

Sama halnya seperti di atas, Gambar 4.2 menjelaskan bahwa proses bisnis juga

dikelompokkan dalam perusahaan dan tiap divisi, kemudian dari tiap divisi dikelompokkan

lagi menjadi bagian-bagian yang ada di dalamnya. Proses bisnis dalam perusahaan akan

menjelaskan bagaimana proses bisnis perusahaan pada umumnya. Nantinya, di dalam

knowledge management yang akan dibangun, proses bisnis di atas dapat ditemukan dalam

menu download. Dimana pada menu tersebut pengguna dapat men-download arsip

perusahaan berupa proses bisnis.

129

Gambar 4.3. Taksonomi Knowledge untuk Arsip Karyawan

Taksonomi untuk arsip karyawan dijelaskan dalam Gambar 4.3 dimana arsip karyawan

yang dalam hal ini dapat berupa nama, jenis kelamin, jabatan, tanggal lahir, alamat,

pengalaman, pendidikan, prestasi, nomor telepon, dan email dibedakan berdasarkan

pengelompokkan karyawan dari tiap divisi dan bagian yang ada di dalam perusahaan. Arsip

karyawan ini akan dinyatakan di dalam knowledge management pada menu direktori

karyawan.

Gambar 4.4.Taksonomi Knowledge untuk Ide Karyawan

Gambar 4.4 menggambarkan pengelompokkan pengetahuan berupa ide karyawan ke

dalam berbagai macam topik-topik pembahasan dan dari topik yang ada, masih

dikelompokkan lagi menjadi sub topik yang berkaitan. Dalam hal ini contohnya, ada ide

130

karyawan bertopik mengenai operasional, dia akan membahas mengenai ide atau usulan

untuk menerapkan teori six sigma dalam proses produksi. Nantinya di dalam knowledge

management akan di rancang, knowledge yang berupa ide karyawan di atas dapat

diungkapkan dalam bentuk forum, dimana pengguna dapat mengungkapkan aspirasi

pribadinya yang berkenaan dengan perusahaan.

Gambar 4.5. Taksonomi Knowledge untuk Modul Latihan dan Seminar

Pengetahuan yang berupa modul latihan dan seminar juga dikelompokkan menjadi

berbagai macam topik terkini dan topik-topik tersebut nantinya akan dibagi lagi menjadi sub

topik-sub topik berdasarkan topik terkait. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat Gambar 4.5.

Gambar 4.6. Taksonomi Knowledge untuk Problem dan Solution

131

Gambar 4.6 memperlihatkan bahwa pengetahuan berupa masalah dan solusinya dapat

dikelompokkan menjadi masalah-masalah yang terjadi karena faktor manusia, mesin atau

prosedur. Dari tiga faktor penyebab kesalahan tersebut, akan dikelompokkan lagi ke dalam

permasalahan di tiap divisi kemudian di tiap bagian masing-masing. Pengelompokkan

terakhir adalah masalah dalam tiap bagian menjadi berbagai macam masalah dan

pemecahan masalah yang telah terjadi.

Gambar 4.7. Taksonomi Knowledge untuk Artikel dan Referensi

Artikel dan Referensi lainnya juga akan dikelompokkan menjadi berbagai macam topik

dan kemudian dibedakan berdasarkan judul-judul yang ada. Lihat Gambar 4.7.

Gambar 4.8. Taksonomi Knowledge untuk Surat Keputusan

132

Gambar 4.8 menjelaskan bahwa surat keputusan dibagi-bagi berdasarkan sumbernya.

Dimana ada surat keputusan yang berasal dari eksternal yang dalam hal ini dari pemerintah

dan dari internal yang dalam hal ini dari perusahaan sendiri. Semua orang yang terdaftar

sebagai member web ini, dapat mengakses surat keputusan.

Gambar 4.9. Taksonomi Knowledge untuk Notulen Rapat

Sama seperti memo, pengelompokkan knowledge untuk notulen rapat juga di bagi ke

dalam tiap divisi, kemudian dari tiap divisi di bedakan sesuai dengan bagian-bagian yang ada

baru setelah itu dilakukan pengelompokkan berdasarkan nomor notulen rapat dan tanggal

rapat tersebut diadakan. Notulen rapat hanya bisa diakses oleh peserta rapat, undangan

rapat dan level pimpinan. Lihat Gambar 4.9.

133

Gambar 4.10: Taksonomi Knowledge untuk Laporan Kerja

Untuk laporan kerja, dikelompokkan menjadi tiap divisi, kemudian dibedakan menjadi

lingkup yang lebih kecil yaitu pada tiap bagian di divisi yang ada. Setalah itu, laporan kerja

masih dikelompokkan berdasarkan macam-macam laporan yang ada. Laporan Kerja dapat

dilihat oleh orang-orang dalam bagian yang sama saja. Lihat Gambar 4.10.

4.3 Keterangan Fitur

Aplikasi Knowledge Management dibangun dari enam fitur utama (Dokumentasi, Surat

Keputusan, Komunitas, Forum, Masalah dan Solusi, dan Perpustakaan ) sesuai dengan hasil

pemetaan fitur ditambah dengan 3 fitur tambahan (Halaman Utama, Download, dan Ubah

Data). Ke sembilan fitur di atas akan dibagi lagi menjadi sub fitur yang memiliki fungsi

masing-masing.

Berikut akan dijelaskan fungsi-fungsi dari setiap fitur yang ada.

1. Dokumentasi

Fitur ini berisikan mengenai dokumen-dokumen yang penting yang ada di dalam

perusahaan yang dijabarkan ke dalam sub fitur berita, direktori karyawan, notulen

rapat, deskripsi pekerjaan (job description) ,modul latihan, dan laporan kerja.

134

Sub fitur Berita berisikan hal-hal terbaru seputar perusahaan maupun berita-berita

dari lingkup eksternal perusahaan mengenai masalah-masalah yang berkaitan

dengan perusahaan.

Untuk sub fitur direktori karyawan, pengguna bisa melihat data pribadinya maupun

data pribadi orang lain. Tetapi tidak memiliki akses untuk melakukan perubahan.

Yang memiliki akses untuk melakukan perubahan terhadap data pribadi karyawan

adalah admin.

Notulen rapat hanya dapat diakses oleh personel-personel yang diundang di dalam

rapat tersebut entah itu statusnya hadir atau tidak hadir. Selain personel tersebut

dan level atasan, tidak ada akses untuk membaca notulen rapat. Dan notulen

tersebut hanya bisa dirubah oleh admin saja.

Pengguna dapat mengakses deskripsi pekerjaan (job description) milik karyawan

lain untuk melihat apa yang menjadi tugas, wewenang dan tanggung jawabnya.

Pengguna tidak dapat melakukan perubahan pada tampilan.

Modul latihan berisikan modul-modul latihan dalam bentuk softcopy, modul latihan

dikelompokkan sesuai topik yang ada.

Laporan Kerja berisikan laporan-laporan pekerjaan dalam suatu bagian yang ada.

Laporan kerja ini hampir sama seperti notulen rapat yang memiliki hak akses yang

terbatas. Laporan kerja hanya bisa diakses oleh sesama karyawan dalam satu

bagian yang sama saja.

2. Surat Keputusan

Dalam fitur ini, pengguna dapat membaca atau mengakses surat keputusan yang

ada baik itu yang di buat oleh pihak eksternal dalam hal ini pemerintah atau yang

dibuat oleh pihak internal, dalam hal ini perusahaan. Surat keputusan disajikan

dalam bentuk download file untuk kepentingan pengguna.

135

3. Komunitas

Dalam fitur ini, terdapat sub fitur-sub fitur lainnya seperti artikel, buletin dan

agenda kegiatan. Dimana di dalam sub fitur buletin, pengguna dapat mengakses

edisi-edisi buletin yang diterbitkan perusahaan dan sub fitur agenda kegiatan

perusahaan, pengguna dapat melihat agenda kegiatan perusahaan yang akan

berlangsung serta dapat mendaftarkan diri untuk acara tersebut.

Untuk sub fitur artikel, pengguna dapat mengirimkan artikel maupun membaca

artikel yang ada. Pengguna dapat juga memberikan penilaian terhadap artikel yang

dikirimkan oleh pengguna lainnya. Setiap kali pengguna memposting artikel, akan

ada poin tambahan yang akan diakumulasikan dengan poin-poin yang ada di fitur

lainnya.

4. Forum

Di dalam forum akan dibagi menjadi topik-topik yang akan dibahas dalam forum

ini. Seperti misalnya, topik HRD, Marketing, Pembelian, Penjualan, dan lain

sebagainya. Dalam fitur ini, semua karyawan dapat berpartisipasi dari level atasan

hingga level pelaksana, dan setiap karyawan bisa meramaikan topik-topik yang

ada di atas walaupun berbeda dari bidang, tugas, dan tanggung jawabnya. Setiap

pengguna yang aktif dalam forum ini akan mendapatkan point yang nantinya akan

diakumulasikan tiap bulan untuk kandidat user of the month, pengumuman siapa

yang menjadi kandidat dan pemenangnya dapat dilihat di halaman masuk.

5. Masalah dan Solusi

Masalah dan Solusi di kelompokkan ke dalam sub fitur kesalahan disebabkan

karena mesin, prosedur, dan manusia. Dari faktor penyebab kesalahan tadi, masih

dikelompokkan lagi ke dalam divisi dan bagian. Baru setelah itu dijabarkan kasus-

136

kasus yang ada dalam tiap bagiannya. Tiap karyawan boleh melihat dan mengirim

masalah beserta solusinya.

6. Download

Dalam fitur ini, pengguna dapat men-download berbagai formulir dan arsip yang

berkaitan dengan keperluannya. Seperti misalnya arsip mengenai struktur

organisasi, arsip mengenai proses bisnis perusahaan, prosedur dan formulir seperti

formulir surat keterangan ijin tidak masuk, atau formulir yang lainnya.

7. Perpustakaan

Fitur ini dibuat untuk mendukung unit perpustakaan yang ada di perusahaan

supaya efektif digunakan karyawan untuk mengembangkan diri. Di dalam fitur ini,

pengguna bisa membaca resensi buku-buku yang terbaru yang ada di

perpustakaan, membuat rekomendasi untuk pengadaan buku, mencari koleksi

buku atau pengguna bisa melihat buku baru yang tersedia dalam koleksi

perpustakaan.

8. Ubah Data

Dalam fitur ini, pengguna dapat mengubah data-data yang dia miliki, meng-update

data pribadinya dan merubah password untuk masuk ke website knowledge

management. Tetapi pengguna tidak dapat merubah data milik pengguna lainnya.

9. Halaman Utama

Halaman utama berisikan mengenai cuplikan berita-berita terbaru, dan cuplikan

artikel terbaru yang ada. Halaman utama merupakan halaman yang

menghubungkan ke halaman-halaman berikutnya.

137

4.4 Batasan Mengenai Reward (Penghargaan)

Setiap pengguna yang terdaftar dalam knowledge management PT. XYZ, diwajibkan

untuk berperan serta secara aktif dengan cara melakukan posting pada knowledge

management system. Bentuk postingan bisa dalam berbagai macam bentuk seperti misalnya,

posting forum, mengirimkan artikel, memberikan rekomendasi buku atau hal-hal yang lain,

yang intinya adalah menambahkan content pengetahuan dari knowledge management

system.

Setiap pengguna melakukan posting sebanyak kelipatan tiga, maka pengguna tersebut

akan mendapatkan satu bintang sebagai simbol dari penghargaan. Jumlah pengguna yang

berhasil mengumpulkan bintang terbanyak dalam satu bulan, akan diberikan penghargaan

yang disebut ”user of the month”. Selain persyaratan berdasarkan dari jumlah posting yang

terbanyak dalam satu bulan, ada syarat lain yang harus dipenuhi yaitu memiliki rata-rata

rating paling tinggi dalam hal mengirimkan suatu topik artikel. Maksudnya, setiap pengguna

mengirimkan suatu artikel maka pembaca dapat memberikan penilaian berdasarkan skala

peringkat (rating). Satu untuk kiriman artikel yang buruk, dua adalah cukup buruk, tiga

adalah biasa saja, empat untuk kiriman artikel yang baik, dan lima adalah untuk kiriman

artikel yang sangat baik. Penilaian dari para pembaca tadi akan dirata-ratakan untuk

mengetahui rating rata-rata dari tiap pengguna. Rata-rata rating yang terkumpul ditampilkan

pada setiap posting untuk diketahui bersama. Hal ini dimaksudkan untuk mendorong orang

lain untuk memilih posting yang lebih relevan dan berbobot.

Peraih predikat ”user of the month” bisa saja berjumlah lebih dari satu apabila

terdapat kasus jumlah posting dan rata-rata rating dari artikelnya sama dan pengguna

tersebut berhak mendapatkan hadiah yang telah disediakan oleh pihak perusahaan dalam

hal ini di sediakan oleh bagian HRD (Human Resources Development) sebagai pengelola

system knowledge management. Adanya penghargaan ini, dimaksudkan agar pengguna

138

termotivasi untuk berperan aktif dalam pengembangan knowledge perusahaan atau

knowledge pribadinya.

Pengguna dapat melihat jumlah postingannya pada saat pengguna melakukan posting

di menu forum. Pada menu forum tersebut, jumlah yang tertera adalah akumulasi dari

posting yang telah di lakukan pengguna, baik itu posting berupa artikel baru, resensi, atau

hal-hal lainnya.

139

4.5 Site map

4.5.1 Site map Knowledge Management untuk Pengguna (user site)

Gambar 4.11. Site map untuk Pengguna

4.5.2 Site map Knowledge Management untuk Admin (admin site)

140

Gambar 4.12. Site map untuk Admin

4.6 State Transition Diagram (STD) Pada User Site

141

Gambar 4.13. State Transition Diagram Halaman Masuk Pengguna

Pada Halaman Masuk ini, pengguna diwajibkan untuk mengisi username dan

password. Apabila username dan password benar dan diterima, maka pengguna dapat

melanjutkan ke halaman berikutnya yaitu halaman utama. Apabila username dan

password salah, maka pengguna harus kembali ke halaman masuk untuk mengulangi

memasukkan username dan password yang benar. Apabila lupa username dan

password, pengguna harus mengkonfirmasi alamat e-mail untuk mendapatkan

username dan password yang baru. Apabila alamat e-mail salah maka pengguna akan

kembali ke halaman masuk, apabila benar maka username dan password yang baru

akan dikirimkan langsung ke alamat e-mail pengguna.

142

Gambar 4.14. State Transition Diagram Halaman Utama Pengguna

Pada halaman utama ini, pengguna bisa mengakses menu-menu yang lain

seperti menu dokumentasi, surat keputusan, komunitas, forum, masalah dan solusi,

perpustakaan, download, dan ubah data. Semua menu ini akan ada di tiap halaman dan

dapat diakses oleh pengguna. Apabila pengguna meng-klik menu forum misalnya, layar

akan menampilkan halaman forum, dan apabila pengguna meng-klik kembali maka layar

akan menampilkan halaman utama, begitu dan seterusnya. Menu keluar juga ada pada

tiap halaman yang fungsinya untuk mengakhiri penggunaan sebuah web site.

143

akan menampilkan halaman utama, begitu dan seterusnya. Menu keluar juga ada pada

tiap halaman yang fungsinya untuk mengakhiri penggunaan sebuah web site.

Gambar 4.15. State Transition Diagram Menu Dokumentasi Sub Menu Berita Pengguna

Pada Menu Dokumentasi, pada sub menu berita, pengguna bisa melihat

kumpulan berita-berita terbaru yang ada yang ada. Judul berita akan dikelompokkan

menjadi dua kategori yaitu berita seputar perusahaan dan berita mengenai hal-hal yang

bersifat umum. Pengguna tidak dapat menambahkan berita atau merubah-rubah isi

berita. Berita akan diperbaruhi oleh admin.

Gambar 4.16. State Transition Diagram Menu Dokumentasi Sub Menu Direktori Karyawan

144

Pada Menu Dokumentasi, pada sub menu direktori karyawan, pengguna bisa

melihat data-data karyawan lainnya seperti nama, alamat, nomor telepon, jabatan, dan

sebagainya. Tetapi pengguna tidak bisa melakukan perubahan pada data tersebut.

Gambar 4.17. State Transition Diagram Menu Dokumentasi Sub Menu Notulen Rapat

Gambar 4.17 menjelaskan bagaimana langkah-langkah yang harus dilalui

pengguna untuk dapat mengakses notulen rapat. Notulen rapat hanya dapat diakses

oleh para peserta, undangan rapat, dan pimpinan saja. Notulen rapat berada di menu

dokumentasi. Apabila pengguna meng-klik notulen rapat, maka akan terlihat tampilan

notulen rapat yang berisi pembagian notulen berdasarkan divisi dan bagian. Apabila

pengguna meng-klik bagian dari tiap divisi, maka terdapat penjabaran berbagai macam

rapat beserta notulen yang telah berlangsung di bagian tersebut. Apabila pengguna

adalah anggota dari salah satu rapat, maka dapat mengakses tampilan isi notulen.

145

Apabila pengguna bukan peserta dari rapat tersebut, maka layar akan menampilkan

keterangan tidak terakses.

Gambar 4.18. State Transition Diagram Menu Dokumentasi Sub Menu Deskripsi Pekerjaan

Gambar 4.18 menjelaskan bagaimana seorang pengguna dapat melihat deskripsi

pekerjaan tiap jabatan dalam perusahaan. Deskripsi pekerjaan terdapat dalam menu

dokumentasi. Apabila pengguna meng-klik deskripsi pekerjaan, maka akan muncul

tampilan penggolongan deskripsi pekerjaan berdasarkan divisi dan bagian. Apabila

kemudian, pengguna meng-klik salah satu bagian dari divisi yang ada, maka akan

muncul layar yang menampilkan jabatan-jabatan dalam bagian tersebut. Deskripsi

pekerjaan dapat dilihat pada kotak di kanan apabila pengguna menggerakkan mouse di

jabatan-jabatan yang tersedia. Deskripsi pekerjaan ditampilkan dalam bentuk roll over

image.

146

Gambar 4.19. State Transition Diagram Menu Dokumentasi Sub Menu Modul Latihan

Gambar 4.19 menjelaskan langkah-langkah yang harus dilalui pengguna untuk

dapat mengakses modul latihan. Modul Latihan ada di menu dokumentasi. Apabila

pengguna meng-klik modul latihan, maka layar akan menampilkan penggolongan modul

latihan berdasarkan topik dan sub topik yang ada. Apabila pengguna meng-klik salah

satu sub topik modul latihan, maka secara otomatis modul latihan akan di download.

Detail modul latihan berupa file pdf. Pangguna hanya bisa membaca tanpa melakukan

perubahan.

Gambar 4.20. State Transition Diagram Menu Dokumentasi Sub Menu Laporan Kerja

147

Gambar 4.20 menjelaskan bagaimana pengguna dapat mengakses laporan kerja. Sub

menu laporan kerja dapat ditemukan dalam menu dokumentasi. Apabila pengguna meng-klik

laporan kerja, maka layar akan menampilkan pilihan laporan kerja berdasarkan divisi dan

pengguna harus memilih salah satu dari divisi yang ada tersebut untuk melihat laporan kerja

yang ada dalam tiap bagian. Setelah pengguna memilih salah satu bagian, maka layar akan

menampilkan daftar laporan kerja yang ada dalam bagian tersebut, dan pengguna dapat

mendownloadnya dengan cara meng-klik icon download. Apabila pengguna yang ingin

mendownload tersebut berada dalam satu bagian yang sama dengan laporan kerja yang

dipilih berdasarkan bagian, maka file download akan jalan. Tetapi apabila penguna tidak

berada di dalam satu bagian yang sama dengan laporan yang dipilih maka file download

akan tidak berhasil. Laporan kerja ini tertutup hanya untuk karyawan dalam bagian yang

sama saja.

Gambar 4.21. State Transition Diagram Menu Surat Keputusan

Gambar 4.21 mendeskripsikan bagaimana pengguna dapat mengakses surat

keputusan. Surat keputusan merupakan salah satu menu utama pada knowledge

management PT. XYZ. Dimana apabila pengguna meng-klik menu surat keputusan

tersebut, maka layar akan menampilkan berbagai jenis surat keputusan yang di

golongkan berdasarkan sumbernya yaitu eksternal perusahaan dan internal perusahaan.

Kemudian, apabila salah satu dari surat keputusan tadi di-klik, maka pengguna dapat

melihat detailnya.

148

Gambar 4.22. State Transition Diagram Menu Buletin

Gambar 4.22 menjelaskan bagaimana langkah-langkah yang dilalui pengguna

untuk dapat membaca buletin perusahaan. Buletin ada di dalam menu Komunitas.

Apabila pengguna meng-klik buletin, maka layar akan menampilkan buletin-buletin yang

telah di upload oleh admin. Apabila pengguna meng-klik salah satu buletin, maka

pengguna dapat membaca keseluruhan isi buletin dalam bentuk file pdf.

Gambar 4.23. State Transition Diagram Menu Artikel

Gambar 4.23 menjelaskan bagaimana pengguna dapat mengakses dan mengirim

artikel untuk dimuat dalam web ini. Sub menu artikel ada di dalam menu komunitas.

Apabila pengguna meng-klik menu artikel, maka layar akan menampilkan topik-topik

149

yang tersedia beserta judul artikel yang dimuat. Pengguna bisa meng-klik judul tersebut

untuk membaca artikel yang ada. Dan dapat juga memberikan rating atau penilaian

terhadap artikel yang dibaca. Pada halaman tersebut pula, pengguna bisa mengirimkan

artikelnya sendiri.

Gambar 4.24. State Transition Diagram Menu Agenda Kegiatan

Pengguna juga dapat melihat rangkaian kegiatan yang diadakan perusahaan

pada sub menu agenda kegiatan yang terdapat dalam menu komunitas. Pengguna dapat

meng-klik agenda kegiatan yang ingin diketahuinya untuk memperoleh keterangan yang

150

lebih lanjut. Pengguna juga dapat mendaftar dalam suatu acara kegiatan melalui web.

Apabila kapasitas masih tersedia, maka secara otomatis pengguna telah terdaftar. Jika

kapasitas penuh, pengguna tidak dapat lagi mengikuti agenda kegiatan.

Gambar 4.25. State Transition Diagram Menu Forum

Pada menu forum, pengguna dapat membaca, mengirimkan tanggapan, atau

bisa juga mengirim posting baru untuk diperbincangkan di forum tersebut. Diharapkan

setiap karyawan aktif dalam forum ini, dan berapa banyak jumlah kiriman menjadi salah

satu patokan keaktifan karyawan, dan akan dihargai oleh perusahaan. Berapa banyak

jumlah posting pengguna dapat dilihat tiap kali pengguna melakukan posting. Setiap kali

melakukan posting, pengguna akan mendapatkan satu poin. Dan setiap kelipatan tiga

point pengguna akan mendapatkan satu bintang. Jumlah bintang yang terkumpul akan

menunjukkan keaktifan pengguna di dalam knowledge management ini.

151

Gambar 4.26. State Transition Diagram Menu Masalah dan Solusi

Gambar 4.26 Menjelaskan bagaimana pengguna dapat mengakses menu

masalah dan solusi. Menu di dikelompokkan berdasarkan faktor kesalahan yang terjadi.

Dalam hal ini, ada tiga faktor kesalahan yang ada yaitu karena faktor manusia, mesin,

atau prosedur. Kemudian akan dikelompokkan lagi menurut divisi-divi yang ada baru ke

bagian-bagiannya. Pengguna dapat melihat masalah dan solusinya dengan memilih salah

satu topik yang ada atau bisa juga mengirimkan topik masalah baru.

152

Gambar 4.27. State Transition Diagram Menu Download

Menu download menyediakan kepada pengguna hal-hal yang biasa dicari oleh

pengguna dengan maksud supaya mudah di dapatkan. Pada menu ini, pengguna dapat

men-download file-file seperti proses bisnis perusahaan, deskripsi pekerjaan, prosedur,

dan segala sesuatu yang umum untuk diketahui di perusahaan. Menu ini juga

menyediakan formulir-formulir kosong untuk di download untuk memudahkan pengguna.

153

Gambar 4.28. State Transition Diagram Menu Perpustakaan

Gambar 4.28 mendiskripsikan bagaimana pengguna dapat mengakses menu

perpustakaan. Di dalam menu ini, pengguna dapat melakukan pencarian buku koleksi

perpustakaan, memberikan resensi buku apa saja yang bagus untuk dibaca dan ada

tersedia di perpustakaan, serta melihat kumpulan koleksi buku baru yang diadakan

perpustakaan. Pengguna juga dapat memberikan rekomendasi pengadaan barang jika

perpustakaan tidak memiliki koleksi buku tersebut. Resensi buku yang di berikan

sebaiknya disesuaikan dengan koleksi yang ada di perpustakaan. Tetapi tidak menutup

kemungkinan untuk memberikan resensi di luar koleksi perpustakaan. Menu

perpustakaan dibuat untuk memaksimalkan fungsi perpustakaan yang perusahaan miliki.

154

Gambar 4.29. State Transition Diagram Menu Ubah Data

Menu ubah data adalah merupakan menu tambahan dan menu yang terakhir

dalam web ini. Di dalam menu ini, pengguna dapat melakukan perubahan pada data

pribadinya untuk pembaharuan dalam dokumen pembaharuan direktori karyawan. Selain

itu, pengguna dapat melakukan perubahan pada passwordnya untuk alasan keamanan.

155

4.7 Rancangan Layar

4.7.1 Rancangan Layar Knowledge Management untuk Pengguna (user site)

Gambar 4.30. Rancangan Layar Halaman Masuk

Ini merupakan tampilan awal ketika masuk ke dalam sistem knowledge

management PT. XYZ. Untuk dapat mengakses sistem ini, pengguna harus mengketik

penggunaname dan password yang telah diberikan oleh perusahaan. Sistem ini ditujukan

untuk sebagian besar karyawan PT. XYZ dari level supervisor hingga level pimpinan.

Apabila penggunaname dan password telah terisi maka klik “masuk” dan nantinya akan

muncul tampilan halaman utama. Apabila pengguna lupa akan passwordnya, maka dapat

156

meng-klik “Lupa Password ?” untuk mendapatkan konfirmasi password yang baru melalui

alamat email pengguna tersebut. Yang akan ditampilkan dalam gambar dibawah ini.

Gambar 4.31. Rancangan Layar Lupa Password

Tampilan di atas merupakan tampilan yang akan muncul apabila pengguna

meng-klik “Lupa Password ?”. Untuk mendapatkan konfirmasi password melalui email

maka, pengguna bersangkutan harus terlebih dahulu mengisi data pribadinya berupa

nama lengkap dan alamat emailnya. Setalah itu meng-klik tombol “kirim Password Baru”

yang setelah itu akan muncul tampilan dibawah ini.

157

Gambar 4.32. Rancangan Layar Password Telah Terkirim

Halaman ini menunjukkan bahwa konfirmasi email telah berhasil dan password

serta penggunaname yang baru telah dikirimkan ke pengguna bersangkutan melalui e-

mail. Apabila pengguna meng-klik “kembali” maka ia akan kembali ke halaman

sebelumnya.

158

Gambar 4.33. Rancangan Layar Halaman Utama

Tampilan di atas adalah tampilan setelah masuk (login) berhasil, yaitu halaman

utama. Pada halaman utama, pengguna dapat melihat penjabaran visi misi perusahaan,

bisa juga pengguna membaca berita terbaru atau artikel yang ada. Pada halaman ini,

juga terdapat menu-menu seperti dokumentasi, surat keputusan, komunitas, forum,

masalah dan solusi, download, perpustakaan. Dan pasa tiap menu tersebut masih ada

sub menu yang lain untuk pengguna. Pada sebelah “greetings” terdapat juga menu

untuk ubah data dimana pada menu tersebut pengguna dapat meng-update data

pribadinya dan mengubah password. Pada pojok kiri dari web bagian atas, merupakan

navigasi web yang berfungsi untuk mengetahui posisi pengguna dimana pada saat

mengakses web tersebut.

Navigasi

ButtonMenu

Menu UbahData

159

Gambar 4.34. Rancangan Layar Berita

Berikut adalah tampilan halaman berita. Layar berita berada di dalam menu

dokumentasi, dimana pengguna dapat membaca berita-berita baik itu seputar

perusahaan maupun berita umum lainnya. Apabila salah satu daftar berita tersebut di

klik maka, akan muncul berita lengkapnya seperti ditunjukkan pada gambar di bawah ini.

Pop Up Menu

160

Gambar 4.35. Rancangan Layar Contoh Berita

Ini adalah tampilan dari berita lengkapnya. Pada halaman ini, pengguna hanya

bisa membaca berita tersebut. Apabila pengguna meng-klik button kembali ke indeks

berita, maka akan ditampilkan layar sebelumnya. Pengguna juga dapat membaca berita

sebelum dan sesudah dengan cara meng-klik button yang ada. Tetapi berita sebelum

dan sesudah yang akan ditampilkan masih dalam kategori yang sama, apakah itu

kategori berita perusahaan atau berita umum.

161

Gambar 4.36. Rancangan Layar Direktori Karyawan

Ini merupakan tampilan dari direktori karyawan. Dimana pada halaman ini,

pengguna dapat melihat data pribadi miliknya secara lengkap dan data pribadi milik

karyawan lain yang hanya sebatas data seperti jabatan, divisi, bagian dan alamat email

seperti tampak pada gambar di atas. Untuk melihat data pribadi karyawan secara

lengkap pengguna dapat mengklik namanya yang tercantum pada layar.

Pengguna juga dapat melakukan sort untuk memudahkan penglihatan, dan sort

tersebut akan tersusun secara urut abjad “ascending”. Pengguna dapat juga melakukan

pencarian baik itu berdasarkan nama, divisi, bagian, jabatan, maupun email.

162

Gambar 4.37. Rancangan Layar Untuk Detail Direktori Karyawan

Ini merupakan tampilan apabila pengguna meng-klik nama di dalam direktori

karyawan. Di sini, pengguna dapat melihat data-data lengkap miliknya mulai dari nama,

alamat, tanggal lahir, email, divisi, bagian, jabatan, pendidikan, pengalaman kerja

maupun prestasi. Apabila ingin memperbaharui atau merubah data, pengguna dapat

melakukannya pada menu edit data pribadi. Apabila meng-klik button kembali, maka

layar akan menampilkan halaman sebelum yaitu direktori karyawan.

163

Gambar 4.38. Rancangan Layar Hasil Pencarian Direktori Karyawan

Ini merupakan tampilan dari hasil pencarian pada direktori karyawan,

diasumsikan pada saat itu pengguna melakukan pencarian berdasarkan nama, maka

secara otomatis hasil pencarian menampilkan hasil yang sesuai dengan kata kunci yang

ada. Apabila ternyata tidak hasil pencarian tidak diketemukan, maka akan muncul

tampilan yang menyatakan bahwa tidak ada hasil pencarian.

164

Gambar 4.39. Rancangan Layar Notulen Rapat

Tampilan di atas adalah tampilan dari halaman notulen rapat. Pada halaman ini,

notulen rapat akan dikelompokkan terlebih dahulu berdasarkan divisi dan bagiannya.

Pada saat pengguna memilih salah satu bagian, maka layar akan menampilkan daftar

notulen yang ada. Selain itu, pengguna juga dapat melakukan pencarian notulen

berdasarkan kata kunci.

165

Gambar 4.40. Rancangan Layar Daftar Notulen Rapat Pada Bagian HRD

Ini merupakan tampilan Notulen Rapat setelah pengguna memilih bagian. Di

layar akan muncul daftar notulen yang ada dalam bagian terebut. Pengguna dapat

mengakses notulen tersebut dengan cara meng-kliknya. Namun notulen tersebut hanya

bisa diakses oleh undangan rapat baik yang hadir maupun tidak hadir dalam rapat

tersebut, dan pihak pimpinan saja. Selain itu, pengguna juga dapat melakukan pencarian

notulen berdasarkan kata kunci.

166

Gambar 4.41. Rancangan Layar Contoh Detail Notulen Rapat

Gambar di atas adalah tampilan setelah pengguna meng-klik salah satu dari

daftar notulen yang ada. Pengguna juga dapat mendownload notulen dengan cara

meng-klik icon download yang disimbolkan dengan gambar disket. Button kembali untuk

kembali ke halaman sebelumnya.

167

Gambar 4.42. Rancangan Layar Pengguna Tidak Dapat Mengakses Notulen Rapat

Ini merupakan tampilan apabila pengguna yang tidak memiliki hak akses untuk

membaca laporan mencoba untuk membuka doumen yang dimaksud. Layar akan

menampilkan pesan bahwa pengguna bersangkutan tidak terdaftar sebagai undangan

atau peserta rapat atau pimpinan.

168

Gambar 4.43. Rancangan Layar Hasil Pencarian Notulen Rapat

Gambar di atas merupakan hasil pencarian notulen rapat berdasarkan kata kunci,

Pengguna dapat membaca detail laporan dengan cara meng-klik pokok bahasan yang

diinginkan.

169

Gambar 4.44. Rancangan Layar Deskripsi Pekerjaan

Tampilan di atas merupakan tampilan dari deskripsi pekerjaan, dimana deskripsi

pekerjaan akan di kelompokkan berdasarkan divisi dan bagian yang ada. Pengguna

dapat meng-klik salah satu bagian yang diinginkan, dan kemudian layar akan

menanpilkan tampilan seperti gambar di bawah ini.

170

Gambar 4.45. Rancangan Layar Detail Deskripsi Pekerjaan

Ini merupakan tampilan dari detail deskripsi pekerjaan, pengguna dapat

mendownload deskripsi pekerjaan dengan cara meng-klik icon download yang

disimbolkan dengan gambar disket atau bisa juga membaca saja tampilan sederhana dari

deskripsi pekerjaan dengan cara menggerakkan mouse di jabatan yang diinginkan,

otomatis akan muncul deskripsi pekerjaan dalam bentuk rolll over image.

171

Gambar 4.46. Rancangan Layar Modul Latihan

Gambar di atas merupakan tampilan dari modul latihan. Modul latihan

dikelompokkan berdasarkan topik-topik yang ada. Pengguna dapat mendownload modul

latihan dengan cara meng-klik icon download yang ada. Button “kembali” untuk kembali

ke halaman utama.

172

Gambar 4.47. Rancangan Layar Laporan Kerja

Ini merupakan tampilan dari halaman lapran kerja. Pada tampilan tersebut,

laporan kerja dikelompokkan terlebih dahulu ke dalam divisi dan kemudian ke dalam

bagian, baru setelah itu apabila pengguna meng-klik salah satu bagian maka daftar

laporan kerja dalam bagian tersebut dapat dilihat. Laporan kerja hanya dapat diakses

oleh orang pada bagian itu juga. Jadi maksudnya karyawan dari bagian pemasaran

misalnya tidak dapat mengakses laporan kerja bagian penjualan.

173

Gambar 4.48. Rancangan Layar Laporan Kerja Pada Bagian HRD

Ini merupakan tampilan daftar laporan kerja pada salah satu bagian. Pengguna

yang memiliki hak akses dapat membaca dengan cara mendowloadnya.

174

Gambar 4.49. Rancangan Layar Tidak Memiliki Hak Akses Laporan Kerja

Ini merupakan tampilan layar yang akan muncul apabila pengguna yang tidak

memiliki hak akses mencoba untuk membuka laporan kerja bagian lain. Apabila

pengguna meng-klik button “kembali” maka layar akan menampilkan halaman

sebelumnya.

175

Gambar 4.50. Rancangan Layar Laporan Kerja Telah Berhasil Download

Ini merupakan tampilan layar apabila pengguna telah selesai mendownload

laporan kerja.

176

Gambar 4.51. Rancangan Layar Surat Keputusan

Gambar di atas merupakan tampilan dari menu surat keputusan. Di tampilan

tersebut dapat dilihat bahwa surat keputusan terbagi menjadi dua bagian besar yaitu

surat keputusan internal dan eksternal. Internal di sini adalah dari dalam perusahaan dan

eksternal berasa dari luar perusahaan seperti pemerintah. Pengguna dapat mendowload

surat keputusan tersebut dengan cara meng-klik icon download yang ada. Button

“kembali” untuk kembali ke halaman utama.

177

Gambar 4.52. Rancangan Layar Buletin

Gambar di atas adalah tampilan untuk sub menu buletin yang berada di dalam

menu komunitas. Pada layar akan terdapat buletin-buletin dengan edisi yang berbeda-

beda. Pengguna dapat mendownload buletin tersebut apabila ingin membacanya. Button

“ kembali” untuk kembali ke halaman utama.

178

Gambar 4.53. Rancangan Layar Artikel

Gambar di atas adalah tampilan untuk sub menu artikel yang terdapat dalam

menu komunitas. Artikel tersebut dibagi menjadi berbagai macam topik yang ada.

Pengguna dapat membuka artikel yang ingin dibaca dengan cara meng-klik judul artikel

yang ada. Pengguna juga dapat mengirimkan artikel miliknya dengan cara meng-klik

button “kirim artikel” yang ada di sebelah kanan atas layar artikel.

179

Gambar 4.54. Rancangan Layar Contoh Artikel

Gambar di atas adalah tampilan salah satu contoh artikel. Pengguna dapat

membaca artikel tersebut dan dapat memberikan penilaian kepada pengirim artikel

dengan cara memilih dari skala 1 sampai 5 kemudian menekan button submit. Klik

“kembali” apabila pengguna ingin kembali ke halaman sebelumnya.

180

Gambar 4.55. Rancangan Layar Kirim Artikel

Gambar di atas adalah tampilan layar untuk pengiriman suatu artikel. Pengguna

di dalam mengirimkan suatu artikel dapat dilakukan dengan cara mengketik secara

langsung atau melalui attachment file. Setelah artikel di ketik, kemudian di berikan judul

dan topik dan kemudian di upload.

181

Gambar 4.56. Rancangan Layar Artikel Terkirim

Gambar di atas merupakan tampilan layar apabila pengguna telah berhasil

mengirim artikelnya. Pengguna dapat kembali ke menu artikel dengan cara menekan link

pada tulisan “klik” pada keterangan di layar.

182

Gambar 4.57. Rancangan Layar Agenda Kegiatan

Ini merupakan tampilan layar untuk sub menu agenda kegiatan yang terletak

pada menu komunitas. Pengguna dapat melihat detail agenda kegiatan dengan cara

meng-klik link pada nama agenda kegiatan yang akan diselenggarakan.

183

Gambar 4.58. Rancangan Layar Detail Agenda Kegiatan

Gambar di atas merupakan contoh tampilan salah satu detail agenda kegiatan.

Untuk beberapa kegiatan tertentu, dapat dilakukan pendaftaran kegiatan seperti

contohnya kegiatan seminar di atas. Button “daftar” untuk menampilkan layar

pendaftaran peserta dan link “kembali” untuk kembali ke halaman sebelumnya.

184

Gambar 4.59. Rancangan Layar Daftar Salah Satu Agenda Kegiatan

Ini merupakan contoh formulir pendaftaran untuk suatu agenda kegiatan. Klik “

daftar” untuk melihat konfirmasi pendaftarannya.

185

Gambar 4.60. Rancangan Layar Sukses Daftar Salah Satu Agenda Kegiatan

Ini merupakan hasil konfirmasi pendaftaran agenda kegiatan yang dilakukan

pengguna. Pada tampilan tersebut terlihat bahwa peserta telah terdaftar pada agenda

kegiatan tersebut. Klik “kembali” untuk kembali ke halaman sebelumnya.

186

Gambar 4.61. Rancangan Layar Gagal Daftar Salah Satu Agenda Kegiatan

Ini merupakan tampilan apabila pengguna tidak terdaftar dalam agenda kegiatan

yang dipilihnya. Hal ini dapat terjadi karena salah satunya kapasitas kegiatan sudah

penuh atau bisa juga terjadi karena ada persyaratan khusus, misalnya kegiatan ditujukan

untuk level manajer saja, tetapi pengguna dalam hal ini kedudukannya pada level

supervisor, maka otomatis pengguna tidak terdaftar. Klik “kembali” untuk kembali pada

halaman formulir pengisian pendaftaran kegiatan.

187

Gambar 4.62. Rancangan Layar Halaman Forum

Gambar di atas adalah tampilan untuk menu forum. Tampilan menu forum ini

sengaja dibuat sangat sederhana untuk memudahkan pengguna yang belum akrab

dengan forum. Forum ini ditampilkan berdasarkan pilihan kategori. Setelah itu masih

dikelompokkan ke dalam topik-topik yang ada. Pengguna dapat membuat posting baru

pada tiap-tiap topik yang ada. Pengguna juga dapat membaca atau memberikan balasan

pada tiap postingan yang ada.

By category

188

Gambar 4.63. Rancangan Layar Detail Forum

Gambar di atas merupakan contoh tampilan apabila pengguna meng-klik salah

satu posting dari topik yang tersedia. Dibawah identitas pengirim terdapat keterangan

berapa kali dia telah melakukan posting dan dibawahnya lagi terdapat gambar bintang

(*) sebagai simbol penghargaan, dimana tiap 3 kali posting mendapat 1 bintang. Hal itu

dijelaskan pada batasan mengenai reward dan punishment di atas. Pengguna dapat

mengirimkan balasan dengan cara meng-klik “kirim balasan” dan dapat juga kembali ke

halaman sebelumnya dengan cara meng-klik “kembali”.

Next Page

189

Gambar 4.64. Rancangan Layar Balasan

Ini merupakan tampilan layar untuk mengirim balasan. Pada kotak pertama

berisi pembahasan dari orang pertama yang posting karena yang menjadi fokus atau

bahan diskusi adalah posting pertama yang dikirim. Kotak kedua adalah tempat untuk

mengisi balasan. Setelah selesai menuliskan balasan maka klik “kirim” untuk

mengirimkan balasan tersebut.

190

Gambar 4.65. Rancangan Layar Kirim Posting Baru

Ini adalah tampilan apabila pengguna ingin mengirimkan posting baru. Itu itu,

pengguna harus mengisi judul dan pembahasan yang sesuai dengan topik yang dipilih.

Setelah itu klik “kirim” untuk mengirimkan postingan yang baru.

191

Gambar 4.66. Rancangan Layar Menu Masalah dan Solusi

Gambar di atas adalah tampilan untuk masalah dan solusi. Masalah dan Solusi

dibagi menjadi tiga kategori yaitu berdasarkan kesalahan manusia, berdasarkan

kesalahan mesin, dan berdasarkan kesalahan prosedur. Setelah memilih berdasarkan

kategori kesalahan, pengguna harus memilih masalah dan solusi berdasarkan

pengelompokkan divisi dan bagian yang ada.

192

Gambar 4.67. Rancangan Layar Topik Masalah dan Solusi di Bagian HRD

Ini merupakan tampilan setelah pengguna memilih salah satu bagian untuk

masalah dan solusi. Pada halaman ini, pengguna dapat memilih salah satu topik masalah

yang ada untuk dibaca. Selain itu pengguna juga dapat mengirimkan masalah dan solusi

dengan cara meng-klik “kirim masalah dan solusi”.

193

Gambar 4.68. Rancangan Layar Detail Masalah dan Solusi

Ini merupakan tampilan layar untuk detail masalah dan solusi dari salah satu

bagian. Pengguna hanya dapat membaca saja tanpa melakukan perubahan. Pengguna

dapat kembali ke halaman sebelumnya dengan meng-klik “kembali”.

194

Gambar 4.69. Rancangan Layar Download Formulir

Gambar diatas adalah tampilan layar untu menu download formulir. Pada

tampilan tersebut terdapat banyak sekali daftar formulir kosong yang dapat di download

dengan bebas oleh pengguna dalam hal ini karyawan.

195

Gambar 4.70. Rancangan Layar Download Arsip

Ini merupakan tampilan untuk download arsip. Sama seperti di atas (download

formuir), pengguna dapat mendownload arsip-arsip umum perusahaan yang dapat

digunakan untuk membantu pekerjaan mereka. Arsip ini bersifat umum bagi karyawan

perusahaan sehingga semua karyawan dapat mendownloadnya.

196

Gambar 4.71. Rancangan Layar Progress Download Gambar ini adalah tampilan pada saat pengguna men-download file yang

diinginkan baik itu arsip atau formulir. Apabila download tidak jalan, pengguna dapat

mengulangi dengan cara meng-klik petunjuk yang ada.

197

Gambar 4.72. Rancangan Tampilan Layar Sukses Download File

Gambar di atas adalah tampilan layar apabila pengguna telah selesai men-

download file baik itu arsip ataupun formulir. Pengguna dapat kembali kehalaman

sebelumnya dengan meng-klik petunjuk yang ada.

198

Gambar 4.73. Rancangan Layar Pencarian di Perpustakaan

Gambar di atas adalah tampilan untuk menu perpustakaan pada sub menu

pencarian buku. Pengguna dapat melihat buku-buku baru yang ada dalam koleksi

perpustakaan. Selain itu, sesuai tujuannya, pengguna dapat melakukan pencarian buku

yang terdapat dalam koleksi perpustakaan berdasarkan kata kunci.

InfoBukuBaru

199

Gambar 4.74. Rancangan Layar Hasil Pencarian di Perpustakaan

Gambar diatas adalah tampilan untuk hasil pencarian buku. Pengguna dapat

melihat hasil pencarian sesuai dengan kata kunci lainnya dengan meng-klik halaman

selanjutnya. Pengguna juga dapat kembali ke halaman sebelumnya dengan cara meng-

klik “kembali ke halaman pencarian”.

200

Gambar 4.75. Rancangan Layar Pencarian Tidak Ditemukan di Koleksi Perpustakaan

Gambar diatas adalah tampilan untuk hasil pencarian yang tidak ditemukan atau

tidak terdapat dalam koleksi perpustakaan. Pengguna dapat kembali ke halaman

sebelumnya, atau pengguna dapat merekomendasikan untuk pengadaan buku yang

dimaksud dengan cara mengklik button “rekomendasi buku ini”.

201

Gambar 4.76. Rancangan Layar Resensi Buku Untuk Perpustakaan

Gambar di atas adalah tampilan layar untuk resensi buku. Pengguna dapat

membaca resensi buku yang ada dengan cara meng-klik salah satu judul bulu yang

tersedia. Selain itu, pengguna dapat mengirimkan resensi buku yang bagus untuk dibaca

dengan cara meng-klik “kirim resensi buku”.

202

Gambar 4.77. Rancangan Layar Detail Resensi Buku

Ini adalah tampilan layar untuk contoh detail resensi buku. Pengguna hanya

dapat membaca resensi buku. Selain itu pengguna dapat kembali ke halaman

sebelumnya dengan cara mengklik link “kembali”.

203

Gambar 4.78. Rancangan Layar Kirim Resensi

Gambar di atas adalah tampilan layar untuk kirim resensi buku. Pada halaman

ini, pengguna diwajibkan untuk mengisi formulir secara lengkap dan jelas sebelum

dikirim. Setelah resensi ditulis, pengguna dapat mengirimnya dengan cara meng-klik

button ”kirim” dibawah.

204

Gambar 4.79. Rancangan Layar Resensi Sukses Terkirim

Gambar di atas adalah tampilan layar setelah pengguna mengirimkan resensi

buku. Pengguna dapat kembali ke halaman resensi dengan cara meng-klik petunjuk yang

ada.

205

Gambar 4.80. Rancangan Layar Ubah Data

Gambar di atas adalah tampilan layar untuk menu ubah data. Menu ubah data

ini bisa ditemukan pada link ”edit” di kanan atas sebelah greetings. Pada tampilan ini,

pengguna dapat merubah data pribadinya melalui link edit data pribadi atau dapat juga

merubah passwordnya melalui link ubah password.

206

Gambar 4.81. Rancangan Layar Edit Data Pribadi

Gambar di atas ini adalah tampilan untuk edit data pribadi. Di halaman ini,

pengguna diwajibkan untuk mengisi formulir mengenai data diri yang terbaru untuk

kemudian di simpan ke dalam arsip perusahaan.

207

Gambar 4.82. Rancangan Layar Edit Data Tersimpan

Gambar di atas adalah tampilan apabila pengguna selesai dan telah berhasil

melakukan perubahan pada data pribadinya. Pengguna dapat kembali ke halaman utama

dengan cara meng-klik link yang telah disediakan.

208

Gambar 4.83. Rancangan Layar Ubah Password

Ini merupakan tampilan layar untuk melakukan perubahan password. Pengguna

dapat melakukan perubahan password dengan cara mengisi formulir yang telah

disediakan. Setelah formulir di isi semuanya, pengguna dapat meng-klik konfirmasi

password yang nantinya akan menampilkan layar seperti dibawah ini.

209

Gambar 4.84. Rancangan Layar Password Baru Telah Terdaftar

Gambar di atas menampilkan bahwa password yang baru telah terdaftar.

Pengguna dapat kembali ke halaman utama dengan cara meng-klik link yang disediakan.

210

4.7.2 Rancangan Layar Knowledge Management untuk Admin (admin site)

Gambar 4.85. Rancangan Layar Halaman Masuk

211

Gambar 4.86. Rancangan Layar Lupa Password

Gambar 4.87. Rancangan Layar Password Telah Terkirim

Gambar 4.84., Gambar 4.85., dan Gambar 4.86. Merupakan tampilan pada

halaman masuk untuk admin. Tidak ada perbedaan tampilan layar pada halaman masuk

212

untuk pengguna dan admin. Perbedaan hanya pada susunan password yang dibedakan

saja.

Gambar 4.88. Rancangan Layar Halaman Utama

Gambar di atas adalah tampilan untuk halaman utama pada admin site. Tampak

sekilas tidak ada perbedaaan pada halaman utama pengguna dan admin. Perbedaan

hanya pada penamaan menu saja dan tidak ada menu “edit” untuk mengubah data

pribadi pada kanan atas sebelah “greetings”.

213

Gambar 4.89. Rancangan Layar Aktivitas Pengguna

Gambar di atas adalah tampilan untuk aktivitas pengguna. Di mana pada

halaman ini, admin dapat memantau aktivitas pengguna dalam penerapan knowledge

management berbasis web ini. Di halaman ini, admin dapat mengetahui siapa kira-kira

peraih ”user of the month”. Daftar pengguna yang ditampilkan diurutkan berdasarkan

jumlah posting terbanyak dan kemudian jumlah rating yang tertinggi.

214

Gambar 4.90. Rancangan Layar Berita

Ini merupakan tampilan layar untuk berita. Tampilan ini hampir sama dengan

tampilan layar pada pengguna. Pada admin site, admin dapat melakukan perubahan isi

dari web seperti edit, hapus dan kirim berita.

215

Gambar 4.91. Rancangan Layar Kirim Berita

Gambar di atas adalah tampilan admin untuk kirim berita. Untuk pengiriman

berita, admin harus mengklasifikasikan terlebih dahulu berita yang hendak dikirim

apakah itu bersifat umum atau berita seputar internal perusahaan dengan cara memilih

salah satu dari radio button yang ada.

216

Gambar 4.92. Rancangan Layar Edit Berita

Gambar di atas adalah tampilan admin untuk edit berita. Pada tampilan tersebut

admin dapat langsung melakukan perubahan berita yang diinginkan. Setelah selesai,

admin harus meng-klik button “simpan” agar berita tersebut berubah.

217

Gambar 4.93. Rancangan Layar Direktori Karyawan

Ini adalah tampilan layar untuk Direktori Karyawan, di sini admin dapat

melakukan perubahan terhadap isi direktori karyawan baik itu hapus, edit atau

menambahkan direktori. Untuk menghapus, mengedit maupun menambahkan direktori,

admin harus mencetang kotak check list yang ada di samping nama karyawan yang

hendak diperbaharui. Setelah itu admin baru memilih aktivitas apa yang hendak

dilakukan apa itu hapus atau edit. Kalau untuk tambahkan direktori, admin tidak perlu

mencentang salah satu nama karyawan.

218

Gambar 4.94. Rancangan Layar Edit Direktori Karyawan

Ini adalah tampilan untuk edit direktori karyawan. Admin dapat langsung

melakukan perubahan data karyawan pada text box yang ada. Setelah selesai melakukan

perubahan, klik simpan untuk menyimpan data terbaru.

219

Gambar 4.95. Rancangan Layar Tambahkan Direktori Karyawan

Ini adalah rancangan layar admin untuk tambahkan direktori karyawan. Pada

halaman ini, Layar akan menampilkan formulir yang berkaitan dengan data-data

karyawan untuk diisi oleh admin. Admin harus mengisi formulir tersebut secara lengkap.

Setelah semuanya terisi, klik “tambahkan” untuk menambahkan list karyawan.

220

Gambar 4.96. Rancangan Layar Upload Notulen

Ini adalah layar untuk upload notulen. Pada menu notulen rapat ini, admin dapat

melakukan perubahan notulen rapat seperti upload notulen baru, edit notulen dan hapus

notulen. Untuk upload notulen, admin harus mengisi form seperti terlihat pada tampilan

tersebut. File notulen berupa file attachment.

221

Gambar 4.97. Rancangan Layar Berhasil Upload Notulen

Ini adalah rancangan layar apabila admin telah berhasil meng-upload notulen

rapat. Admin dapat kembali ke halaman sebelumnya dengan cara mengklik link yang

disediakan.

222

Gambar 4.98. Rancangan Layar Edit Notulen

Ini adalah rancangan layar untuk edit notulen, tampilannya sama persis seperti

upload maupun hapus notulen hanya dibedakan di button terakhirnya saja yang

disesuaikan dengan fungsi. Untuk mengedit notulen, admin harus mengisi form tersebut

lalu klik selanjutnya, maka akan muncul tampilan detail laporan yang dipilih, pada saat

detail laporan muncul, admin dapat melakukan perubahan-perubahan tulisan yang

diperlukan.

223

Gambar 4.99. Rancangan Layar Hapus Notulen

Tampilan untuk hapus notulen juga tidak berbeda jauh seperti edit, perbedaan

hanya pada button yang terletak dibawah yang disesuaikan dengan fungsinya saja.

Admin dapat mengisi formulir yang disediakan, setelah itu klik ”hapus”. Maka layar akan

menampilkan halaman yang berisikan konfirmasi apakah file notulen tersebut benar akan

di hapus. Apabila tidak jadi, maka layar akan menampilkan halaman hapus notulen

seperti di atas, jika iya akan dihapus, maka layar akan menampilkan konfirmasi bahwa

notulen telah berhasil dihapus. Seperti terlihat pada gambar di bawah ini.

224

Gambar 4.100. Rancangan Layar Notulen Berhasil Dihapus

Ini adalah tampilan layar apabila notulen telah berhasil dihapus. Admin dapat

kembali ke halaman sebelumnya dengan cara meng-klik link yang di sediakan.

225

Gambar 4.101. Rancangan Layar Update Deskripsi Pekerjaan

Gambar di atas adalah rancangan tampilan layar untuk update deskripsi

pekerjaan. Pada update deskripsi pekerjaan, admin dapat melakukan perubahan berupa

hapus dan upload deskripsi pekerjaan. Admin harus mengisi formulir yang ditampilkan

setelah itu, memilih apakah formulir itu akan di upload atau akan di hapus dengan cara

meng-klik button yang ada.

226

Gambar 4.102. Rancangan Layar Berhasil Upload Deskripsi Pekerjaan

Ini adalah tampilan apabila deskripsi pekerjaan berhasil di upload. Admin dapat

kembali ke halaman sebelumnya dengan cara meng-klik link yang disediakan.

227

Gambar 4.103. Rancangan Layar Berhasil Hapus Deskripsi Pekerjaan

Ini adalah tampilan apabila deskripsi pekerjaan berhasil di hapus. Admin dapat

kembali ke halaman sebelumnya dengan cara meng-klik link yang disediakan.

228

Gambar 4.104. Rancangan Layar Modul Latihan

Tampilan di atas adalah rancangan layar untuk modul latihan. Hampir sama

dengan tampilan modul latihan pada pengguna, tampilan pada admin memiliki kelebihan

yaitu terdapat button edit dan hapus yang dapat digunakan untuk memperbaharui isi

dari modul latihan. Admin dapat melakukan perubahan tersebut dengan cara meng-klik

button yang diinginkan di sebelah judul modul yang diinginkan. Admin juga dapat

mengupload modul yang terbaru dengan cara mengklik button ”upload modul” yang

terletak di pokok kanan atas tampilan.

229

Gambar 4.105. Rancangan Layar Laporan Kerja

Gambar di atas adalah rancangan layar untuk laporan kerja. Pada halaman ini,

admin dapat melakukan perubahan seperti edit, hapus dan upload laporan kerja. Untuk

melakukan perubahan tersebut, admin harus mengisi form yang disediakan yang berisi

mengenai laporan tersebut termasuk dalam divisi dan bagian apa, lalu judul laporan, file

attachment diisi hanya untuk upload laporan kerja.

230

Gambar 4.106. Rancangan Layar Surat Keputusan

Gambar di atas adalah tampilan admin untuk menu surat keputusan. Pada

halaman ini, admin dapat mengupload surat keputusan yang baru yang dibedakan

berdasarkan kategorinya, apakah itu bersifat eksternal atau internal. Admin juga dapat

melakukan edit surat keputusan dan hapus surat keputusan. Semua fungsi yang dapat

dilakukan oleh admin ada dalam button yang tersedia di sebelah surat keputusan yang

hendak diperbaharui. Button ”upload surat keputusan” ada di pojok kanan atas dr

halaman surat keputusan.

231

Gambar 4.107. Rancangan Layar Upload Buletin

Gambar di atas adalah rancangan tampilan layar admin untuk upload buletin.

Sub menu upload buletin terdapat dalam menu komunitas. Admin dapat mengupload

buletin edisi terbaru dengan cara meng-klik button ”upload buletin” atau dapat juga

menghapus buletin edisi yang lama. Link ”kembali” di pojok bawah kanan

menghubungkan admin ke halaman utama.

232

Gambar 4.108. Rancangan Layar Artikel Masuk

Tampilan layar di atas adalah rancangan layar admin untuk artikel masuk. Di

mana pada halaman ini, admin dapat menyortir artikel apa yang dikirim oleh pengguna

apakah itu layak untuk di tampilkan atau tidak. Admin dapat menyetujui artikel dengan

cara meng-klik approve dan otomatis setelah di approve, artikel tersebut akan

ditampilkan di site pengguna. Dan dapat juga menolak dengan cara meng-klik reject

yang artinya artikel tersebut di hapus dan tidak akan ditampilkan di site pengguna.

Admin juga dapat mengupload artikel dengan cara meng-klik button upload artikel di

pojok kanan atas.

233

Gambar 4.109. Rancangan Layar Forum

Gambar di atas adalah rangcangang layar admin untuk menu forum. Ada sedikit

perbedaan antara tampilan untuk pengguna dan admin. Admin dapat menghapus posting

yang tidak relevan dan dapat menutup posting agar pengguna tidak lagi bisa membalas

pembahasan yang ada. Untuk menghapus posting disimbolkan dengan icon silang di

sebelah kiri judul posting. Dan untuk menutup posting disimbolkan dengan icon ”lock” di

sebelah icon silang/ cross. Admin juga dapat mengirim posting baru.

234

Gambar 4.110. Rancangan Layar Detail Forum

Gambar di atas adalah rancangan tampilan layar admin untuk detail forum.

Hampir sama seperti tampilan di site pengguna, pada admin site terdapat icon

silang/cross di tiap nama-nama pengirim posting untuk menghapus kiriman pengguna

yang di rasa tidak layak dan relevan oleh admin. Bisa saja dihapus karena kiriman tidak

sesuai dengan topik atau bisa juga dihapus karena menyinggung pengguna yang lain

dan sebagainya. Admin dapat memberikan balasan pada forum tersebut. Dan link

”kembali” akan membawa admin pada halaman forum.

235

Gambar 4.111. Rancangan Layar Masalah dan Solusi

Gambar di atas adalah tampilan layar untuk menu masalah dan solusi sub menu

kesalahan manusia. Pada halaman itu terlihat bahwa masalah dan solusi dikelompokkan

ke dalam tiap-tiap bagian yang ada dalam divisi perusahaan. Admin dapat meng-klik

bagian yang diinginkan untuk melihat topik-topik masalah dan solusi atau melakukan

perubahan.

236

Gambar 4.112. Rancangan Layar Topik Masalah dan Solusi

Ini merupakan tampilan setelah admin memilih salah satu bagian pada tampilan

sebelumnya. Pada halaman ini, admin bisa melakukan perubahan pada topik masalah

dan solusi seperti mengedit, dan menghapus. Admin juga dapat mengirimkan masalah

dan solusi baru atau bisa juga menyortir masalah dan solusi yang masuk, apakah itu

layak untuk ditampilkan atau tidak.

237

Gambar 4.113. Rancangan Layar File Download

Ini adalah tampilan layar untuk file download. Pada halaman ini admin dapat

melakukan perubahan file-file download yang disediakan bagi pengguna seperti

menghapus atau mengedit. Admin bisa juga melakukan upload file download yang baru.

File download ini dibedakan menjadi dua kelompok yaitu file yang berupa formulir

kosong bersifat umum bagi internal perusahaan dan arsip umum bersifat umum bagi

perusahaan.

238

Gambar 4.114. Rancangan Layar Upload File Download

Gambar di atas adalah rancangan layar admin untuk mengupload file download.

Pada halaman ini, admin dapat mengupload file untuk dapat di download oleh pengguna

dengan cara mengisi formulir yang ada pada tampilan. Setelah formulir diisi lengkap,

admin dapat menekan button ”upload”. Secara otomatis file tersebut akan masuk ke

dalam daftar file yang dapat didownload oleh pengguna.

239

Gambar 4.115. Rancangan Layar Tambah Koleksi Perpustakaan

Gambar di atas adalah tampilan layar admin untuk menu perpustakaan sub

menu tambah koleksi. Di sini admin dapat menambahkan koleksi-koleksi buku terbaru

yang dibeli perpustakaan. Untuk menambahkan ke dalam daftar koleksi maka, admin

harus mengisi formulir di atas baru setelah itu klik ”tambahkan koleksi”. Secara otomatis,

buku yang baru saja di tambahkan pada daftar koleksi oleh admin akan muncul pada

layar pengguna pada info buku baru.

240

Gambar 4.116. Rancangan Layar Status Resensi

Gambar di atas adalah tampilan admin untuk sub menu status resensi. Pada

halaman ini, admin dapat menyortir resensi-resensi buku yang dikirim oleh pengguna,

apakah itu layak untuk ditampilkan maupun tidak. Apabila layak ditampilkan, maka

admin harus meng-approve resensi yang masuk tersebut, apabila tidak layak maka

resensi tersebut harus di reject atau di hapus. Admin juga dapat mengirim resensi buku.

241

4.8 Kebutuhan Minimum Perangkat Keras dan Perangkat Lunak

Kebutuhan minimal perangkat keras

Server:

Spesifikasi Harga (IDR) Jumlah (IDR)

Processor Intel Xeon 3.4 GHz (Support Dual

Processor) 2MB, EM 64T, 8000 Mhz FSB 3.500.000 3.500.000

Memory RAM, 2 GB (2x1024MB) DDR2 400MHz Up to

12 GB 560.000 1.120.000

MotherBoard 1xPCIex8, 1xPCIex4, 2xPCI, VGA 16MB,

1x Gbe NIC, 4xSATA-II, DIMM up to GB DDR 2 ECC 2.150.000 2.150.000

Power Supply 450 W 770.000 770.000

DVD CDRW Combo 250.000 250.000

Keyboard+ Optical Mouse 141.000 141.000

Harddisk 80GB (Up to 300 10k SCSI, Up to 250GB)

(7200rpm) SATA 450.000 450.000

Monitor LCD 1024x768 1.699.000 1.699.000

TOTAL 10.080.000

Kebutuhan minimal piranti lunak

- Sistem Operasi XP Pro XP 2

- Microsoft Office 2003

- Acrobat Reader

- Software Xamps / Appserv

242

Untuk client, perusahaan tidak perlu membeli karena sudah memiliki fasilitas

komputer client yang kompatible untuk sistem knowledge management. Banyaknya

komputer client yang ada di dalam perusahaan tersebut kurang lebih sekitar 210 buah.

Komputer tersebut akan terbagi dalam tiap bagian dengan menyesuaikan jumlah anggota

bagian dan keperluan dari tiap-tiap bagian yang ada. Jadi, mungkin saja di bagian satu

dengan bagian yang lain tidak memiliki jumlah inventaris komputer yang sama. Komputer

yang ada dalam perusahaan tersebut dapat diakses oleh seluruh karyawan pada level

supervisor hingga pimpinan. Sistem ini hanya bisa diakses oleh karyawan di level supervisor

hingga level pimpinan. Spesifikasi perangkat keras yang ada untuk komputer client tersebut

adalah:

- Procesor AMD Athlon 64-3000 Socket 939 Single core

- Mother board MSI ,type K8NGM2(MS-7207 v-2.0)

- Chipset nVidia nForce 410

- Ram 2x256 DDR Mb up to 4Gb (dual channel)

- Hard disk 80 Gb, 7200rpm SATA

- Floppy Disc drive 1.44 Mb/3,5"

- Monitor SVGA 15" Flat square

- Integrated 8 channel audio codec

- Intergrated LAN 100 MB

- 1xPCI expressx16 slot

- 1xPCI expressx1 slot

- 2xPCI Master 32 bit PCI bus slot

- 1xUltra ATA-133 port

- 2x SATA 2-300 mbps

- Multimedia keyboard + optical scroll mouse

243

- Casing ATX 5510 ,300 Watt through put

Sedangkan perangkat keras yang ada dalam komputer client juga sudah mendukung

karena sistem yang dibangun hanya memerlukan software standar sehingga tidak perlu

melakukan penambahan software. Software standar yang sudah ada pada komputer client

antara lain Microsoft Office 2003 termasuk di dalamnya Internet Browser seperti Internet

Explorer 5.0, Acrobat Reader.

4.9 Topologi jaringan

Topologi adalah suatu cara menghubungkan komputer yang satu dengan komputer

lainnya sehingga membentuk jaringan. Untuk sistem knowledge management berbasis web

yang terintegrasi dengan internet ini, diusulkan untuk menggunakan topologi jaringan bus/

garis lurus karena pertimbangan layout yang sederhana dan mudah untuk dikembangkan.

Topologi jaringan bus dimana semua sentral dihubungkan secara langsung pada medium

transmisi dengan konfigurasi yang disebut Bus. Transmisi sinyal dari suatu sentral tidak

dialirkan secara bersamaan dalam dua arah. Topologi jaringan ini menggunakan protokol

ethernet dimana untuk aksesnya menggunakan metode CSMA/CD (Carrier Sense Multiple

Access/ Collision Detection). Sistem ini menjelaskan bahwa setiap komputer memperhatikan

ke dalam kabel dari network sebelum mengirimkan sesuatu ke dalamnya. Jika dalam jaringan

tidak ada aktivitas atau bersih, maka komputer akan mentransmisikan data. Jika ada

transmisi lain di dalam kabel, komputer akan menunggu dan mencoba kembali transmisi jika

jaringan telah bersih. Kadangkala dua buah komputer melakukan transmisi pada waktu

bersamaan, jika hal ini terjadi maka masing-masing komputer akan mundur dan menunggu

kesempatan secara acak untuk menstransmisikan data kembali.

244

Gambar 4.117. Rancangan Topologi Jaringan

Segmen Makerting

Segmen Keuangan