Upload
lythien
View
225
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
44
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT Sertco Quality didirikan pada tahun 2004 dan merupakan perusahaan
yang bergerak dalam bidang jasa inspeksi teknis yang berhubungan dengan
industri minyak dan gas (migas). PT Sertco Quality secara aktif mengembangkan
sumber daya manusianya dengan mengadakan berbagai macam kualifikasi
pelatihan-pelatihan, serta menyediakan spesialis-spesialis teknik yang sangat
berkualitas.
PT Sertco Quality menyediakan berbagai macam jasa inspeksi dan
ekspedisi yang lengkap. Jasa pelayanan ini didukung oleh jaringan mendunia
yang bekerja sama dengan tenaga yang ahli dan berkualitas dalam layanan jasa
ini. Jasa-jasa pelayanan yang dilakukan oleh PT Sertco Quality meliputi :
Inspeksi dan ekspedisi ke berbagai daerah, sertifikasi, konsultasi teknik, layanan
tenaga kerja, pengujian bahan, jasa layanan hydro-test, pengujian dan perbaikan
alat-alat teknik terkait dengan industri minyak dan gas.
45
3.1.2 Visi
Untuk menjadi patokan atau tolak ukur bagi perusahaan jasa teknik
lainnya dalam hal pengembangan di lingkungan dan implementasi terhadap
solusi yang berkesinambungan.
3.1.3 Misi
Menjadi perusahaan yang handal, inovatif dan rekan kerja yang aman,
yang menyediakan nilai-nilai pelayanan yang baik untuk memastikan kualitas
yang tinggi dan eksekusi biaya yang efektif terhadap proyek dengan klien.
47
3.1.4.2 Pembagian Tugas
Tugas dari masing-masing bagian akan dijelaskan sebagai berikut:
1. Direktur
a. Memonitor dari hari ke hari jalan dan pertumbuhan perusahaan, fungsi
komersial, dan tanggap terhadap pasar.
b. Memonitor dan memastikan kepuasan pelanggan.
c. Memastikan seluruh kegiatan operasi perusahaan sesuai dengan hukum yang
berlaku.
d. Memastikan dan memonitor efektivitas kinerja karyawan secara tepat.
e. Menentukan kebijakan perusahaan, integritas keuangan, dan menjaga rahasia
perusahaan.
f. Memonitor keuangan perusahaan.
g. Memusatkan perhatian perusahaan untuk perkembangan ke depan.
h. Bernegosiasi dengan pelanggan untuk mendapatkan PO.
i. Memastikan dan memonitor kegiatan operasional perusahaan sehingga
seluruh pekerjaan dapat berjalan sebagaimana mestinya.
2. Manajer Operasional
Bertanggung jawab kepada direktur untuk:
a. Memastikan bahwa seluruh pekerjaan di lapangan dapat berjalan
sebagaimana mestinya.
b. Melaksanakan kontrak atau PO/ SO dari pelanggan.
48
c. Menjamin bahwa kewajiban profesional perusahaan dikerjakan oleh tenaga
yang ahli yang mengusai bidang pekerjaan tersebut.
d. Menjamin dan memastikan kesehatan dan keselamatan kerja senantiasa
dijaga.
e. Memastikan sumber yang tersedia untuk perusahaan dibebankan sesuai
tanggungan berdasarkan kontrak serta dilengkapi penghubung dengan
direktur.
f. Pelaksanaan kontrak dari hari ke hari harus memperhatikan dan monitor
kinerja divisi komersial.
g. Membantu direktur pada persiapan tender dan dokumen penawaran.
h. Membantu direktur pada organisasi setiap hari dan kontrol pada penopang
administrasi untuk proyek dan staf teknik.
i. Memastikan dokumen proyek selalu dilaksanakan.
j. Memastikan bahwa tanggungan profesional perusahaan dibebankan pada
kondisi yang sesuai dan disiplin staf selalu dijaga.
k. Memastikan diskusi dan hubungan dengan klien dilaksanakan.
l. Memastikan bahwa prosedur kualitas dibandingkan dengan hasil proyek
adanya ketidaksesuaian dilaporkan kepada Direktur atau Perwakilan Kualitas
Manajemen.
3. Human Resources Departemen & Administrasi
Bertanggungjawab kepada direktur untuk:
a. Memastikan bahwa komunikasi internal berjalan sebagaimana mestinya.
49
b. Membuat kualifikasi personil.
c. Kursus dan pelatihan terkait dengan pekerjaan masing-masing departemen.
d. Melaksanakan penilaian kerja per tahun.
e. Merekrut karyawan baru.
f. Mengatur penomoran surat keluar dan mendistribusikan surat masuk.
g. Menerima invoice dan memisahkannya.
h. Mengatur dan menjaga fasilitas kantor.
i. Peralatan alat tulis dan fasilitas fotokopi, termasuk semua form per-cetak
untuk pelaporan proyek.
j. Memastikan bahwa time sheet dan expenses dihasilkan sesuai jadwal.
k. Memastikan perjalanan dinas untuk staf dan biaya sesuai dengan level staf.
l. Memastikan akomodasi jangka pendek dilaksanakan untuk staf lapangan
waktu berkunjung ke kantor pusat.
m. Menyediakan sarana penyimpanan yang sesuai untuk semua data
administrasi.
n. Memastikan bahwa transportasi disediakan untuk pekerjaan di dalam dan luar
negeri serta biaya sesuai dengan pekerjaan.
o. Memastikan perjanjian dibuat untuk akomodasi jangka pendek dan
pembayaran kepada staf telah sesuai dengan persetujuan pekerja serta alokasi
biaya sesuai dengan keuangan klien.
p. Saran operasional manager dari semua segi harus dilaksanakan anggotanya
untuk dokumentasi dan disesuaikan dengan persyaratan administrasi.
50
4. Bagian Keuangan
Bertanggung jawab kepada direktur untuk:
a. Menyiapkan invoice dan faktur pajak.
b. Memproses pembayaran gaji karyawan.
c. Menyiapkan, menghitung dan melaporkan Pph 21, 23, 25, 4(2), PPN.
d. Memonitor jatuh tempo piutang dan hutang klien, menghitung serta
menyiapkan pembayaran menggunakan cek atau bilyet giro.
e. Memonitor advance dan expenses semua karyawan.
f. Rekonsiliasi bank dan Petty Cash.
g. Menyiapkan Bank Payment, Voucher, dan Bank Receipt Voucher.
h. Membuat jurnal dan input semua transaksi.
i. Pelaporan keuangan setiap bulan yang harus dilaporkan kepada direktur.
j. Mengoptimisasikan dan mengatur Cash Flow perusahaan.
k. Membuat filling document.
5. Bagian Dokumen Kontrol
Bertanggung jawab kepada manajer operasional untuk:
a. Membantu operasional dokumentasi yang ada di PT Sertco Quality
b. Membantu dan menyimpan data-data operasional serta Dokumentasi Surat
Menyurat dengan terorganisir.
c. Menyimpan data Pressure Vessel dan Pipeline.
d. Menyimpan data-data standar untuk inspeksi.
51
e. Mengupdate status semua dokumen persatu bulan dan menginformasikan ke
manajer operasional.
6. Tender Marketing
Bertanggung jawab kepada direktur untuk :
a. Proses semua tender, termasuk persiapan dokumen penawaran dan
perlengkapan.
b. Komunikasi dengan bagian keuangan mengenai besaran penawaran yang
ditawarkan.
c. Memonitor dokumen penawaran dan daftar proposal penawaran sudah
dikirim.
d. Mempersiapkan jadwal pelaksanaan pekerjaan setelah kontrak dimenangkan.
e. Memastikan bahwa Permohonon Proyek Kerja telah sesuai.
f. Memberi masukan kepada direktur mengenai klien.
3.2 Gambaran Sistem yang Sedang Berjalan
3.2.1 Prosedur Sistem Berjalan pada PT Sertco Quality
1. Perekrutan Karyawan Baru
Kegiatan awal perusahaan yaitu perekrutan karyawan baru. Proses
perekrutan tersebut dimulai pada saat atasan masing-masing unit meminta
penambahan karyawan baru dengan mengisi form permintaan karyawan baru
yang disediakan oleh HRD. Setelah form diisi, HRD akan membuka lowongan
pekerjaan baik melalui surat kabar maupun internet. Setelah ada surat lamaran
52
yang diterima oleh perusahaan, bagian HRD akan menyeleksi sekumpulan surat
lamaran secara lebih lanjut untuk mendapatkan karyawan yang sesuai dengan
kriteria yang dibutuhkan.
Proses seleksi adalah langkah-langkah selanjutnya guna memutuskan
pelamar yang dipilih untuk dipekerjakan di perusahaan. Prosesnya dimulai
dengan pemanggilan pelamar untuk interview dan berakhir dengan keputusan
untuk diterima sebagai karyawan perusahaan. Lalu dilakukan proses penempatan
karyawan baru termasuk proses administrasi dan kegiatan orientasi.
2. Penempatan Karyawan Baru
Setelah karyawan diterima untuk bekerja di perusahaan, maka bagian
HRD akan melakukan proses penempatan bagi karyawan baru. Karyawan baru
ditempatkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan keahlian karyawan yang
dinilai layak untuk menempati bagian tersebut. Setelah karyawan ditempatkan
dalam satu bagian di perusahaan, maka karyawan akan diberikan rincian
pekerjaan yang harus dilakukan sesuai dengan keinginan perusahaan.
3. Absensi
Karyawan melakukan absensi saat waktu masuk kerja dan saat pulang
kerja. Absensi dilakukan dengan mesin finger print. Jika karyawan tidak
melakukan absensi di mesin tersebut, maka karyawan akan dinyatakan absen.
Mesin absensi juga menunjukan waktu masuk dan pulang karyawan.
53
4. Pelatihan
Perusahaan melakukan kegiatan pelatihan bagi karyawan guna
mengembangkan kemampuan karyawan. Pelatihan dilakukan secara rutin bagi
seluruh karyawan baik dari dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan.
Dengan pelatihan yang dilakukan, perusahaan mengharapkan karyawan dapat
mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Seluruh biaya
pelatihan ditanggung oleh perusahaan. Setelah karyawan mengikuti suatu
pelatihan, akan diadakan evaluasi pelatihan dari manajer terhadap karyawan.
5. Cuti
Karyawan dapat melakukan permohonan cuti dengan mengisi surat
permohonan cuti yang diisi dan diserahkan ke bagian HRD. Cuti yang dapat
dilakukan karyawan adalah 12 hari dalam 1 tahun. Karyawan tidak dapat
melakukan cuti melebihi batas waktu tersebut, kecuali untuk alasan-alasan
tertentu yang disetujui oleh pihak manajemen.
6. Pembayaran Gaji
Pembayaran gaji di perusahaan dilakukan 2 kali dalam sebulan.
Pembayaran gaji yang pertama dilakukan setiap tanggal 15. Ini disebut dengan
gaji pokok karyawan, yang telah ditetapkan besarnya oleh perusahaan dan tidak
dapat berubah-ubah setiap bulannya, kecuali adanya kenaikan gaji pokok secara
serentak. Pembayaran gaji yang kedua dilakukan setiap tanggal 25. Ini disebut
tunjangan karyawan, yang dihitung jumlahnya berdasarkan hari kerja karyawan.
54
Jika karyawan tidak masuk kerja, maka uang tunjangan ini akan dipotong,
sehingga jumlah uang tunjangan dapat tidak tetap jumlahnya untuk setiap bulan.
7. Pajak
Penghitungan dan pembayaran pajak menggunakan PPH 21 yang akan
langsung dibebankan kepada karyawan dan langsung dipotong pada penerimaan
gaji bulanan karyawan.
8. Pemberhentian Kerja
Pemberhentian kerja di perusahaan dapat terjadi karena keinginan
perusahaan maupun keinginan karyawan. Jika perusahaan yang melakukan
pemberhentian bagi karyawan, maka perusahaan akan mengeluarkan surat
pemberhentian kerja bagi karyawan. Tetapi jika karyawan yang ingin melakukan
pemberhentian kerja, maka karyawan harus mengisi form pemberhentian kerja
yang akan diserahkan ke bagian HRD. Setiap karyawan yang berhenti dengan
alasan yang jelas, akan mendapatkan uang tunjangan sesuai dengan ketetapan
perusahaan.
3.2.2 Formulir pada Sistem yang berjalan
1. Form Permintaan Karyawan Baru
Form Permintaan Karyawan Baru adalah form yang dibuat untuk
melakukan permintaan perekrutan karyawan baru. Dalam form ini berisi detail
kualifikasi karyawan seperti apa yang dibutuhkan dan bagian apa yang
55
membutuhkan penambahan karyawan serta jumlah karyawan baru yang ingin
direkrut.
2. Form Wawancara Calon Karyawan
Form Wawancara Calon Karyawan adalah form yang berisi detail
wawancara yang dilakukan dengan calon karyawan yang telah lolos seleksi.
Dalam form ini berisi keterangan wawancara apa saja yang dilakukan dan juga
siapa yang melakukan wawancara. Dalam form ini juga terdapat perjanjian kerja
yang dibuat dengan calon karyawan apabila calon karyawan lolos dalam tahap
wawancara dan menjadi karyawan.
3. Surat Penolakan
Surat Penolakan adalah surat yang dibuat oleh bagian HRD kepada
pelamar-pelamar yang melamar dalam perusahaan. Apabila pelamar tidak lolos
dalam seleksi tahap awal, maka bagian HRD akan mengirimkan surat penolakan.
4. Form Penilaian Masa Percobaan
Form Penilaian Masa Percobaan adalah form hasil penilaian yang
dilakukan oleh bagian-bagian yang terkait untuk menilai karyawan selama masa
percobaan. Dalam form ini terdapat hasil apakah karyawan dapat diangkat
menjadi karyawan tetap atau tidak.
56
5. Surat Pengangkatan Karyawan Tetap
Surat Pengangkatan Karyawan Tetap dibuat pada saat karyawan berhasil
melewati masa percobaan dengan baik. Karena itu dibuat surat ini untuk
menyatakan bahwa karyawan telah menjadi karyawan tetap di perusahaan dan
tidak lagi dalam masa percobaan.
6. Form Data Karyawan
Form Data Karyawan adalah form yang dibuat untuk mendata karyawan
di dalam perusahaan. Form ini dibuat berdasarkan form wawancara calon
karyawan. Dalam form ini berisi identitas dan keterangan umum mengenai
karyawan, seperti tempat dan tanggal lahir, agama, tinggi dan berat badan,
status, alamat, kewarganegaraan, serta keterangan khusus mengenai karyawan
seperti limit pinjaman yang dimiliki oleh karyawan, gaji, tunjangan, maupun
masa kontrak karyawan.
7. Form Permohonan Pelatihan
Form Permohonan Pelatihan dibuat oleh bagian HRD pada saat ingin
melakukan pelatihan bagi karyawan. Bagian HRD akan mengisi form ini untuk
dilihat oleh manajer. Dalam form ini terdapat seluruh keterangan mengenai
pelatihan yang akan dilakukan. Seperti judul pelatihan, lokasi, tanggal pelatihan,
dan biaya yang diperlukan. Jika manajer menyetujui permohonan pelatihan,
maka form ini akan ditandatangani oleh manajer, dan bagian HRD dapat segera
mengatur pelatihan yang akan dilakukan.
57
8. Form Evaluasi Pelatihan
Form Evaluasi Pelatihan dibuat pada saat pelatihan telah selesai
dilakukan oleh karyawan. Manajer akan melihat hasil evaluasi pelatihan yang
dilakukan oleh karyawan melalui form ini. Dalam form ini terdapat kriteria
penilaian atas pelatihan yang telah dilakukan dan juga komentar dari peserta
pelatihan maupun bagian yang berkepentingan.
9. Form Permohonan Izin
Form Permohonan Izin diisi oleh karyawan jika karyawan ingin
melakukan permohonan izin. Form ini harus diserahkan kurang lebih dua minggu
sebelum karyawan ingin melakukan izin. Manajer harus mengecek dan
menandatangani surat ini terlebih dahulu sebelum karyawan dapat melakukan
izin.
10. Form Pinjaman
Form pinjaman diisi oleh karyawan pada saat karyawan ingin melakukan
permohonan pinjaman kepada perusahaan. Setelah karyawan mengisi form
pinjaman, bagian HR akan mengecek kelengkapan form ini dan kesesuaian
dengan persyaratan pinjaman, lalu akan diserahkan kepada manajer. Jika manajer
menyetujui permohanan pinjaman ini, maka akan diproses lebih lanjut oleh
bagian keuangan, dan pinjaman akan dicatat oleh bagian akuntansi.
58
11. Slip Gaji
Slip Gaji merupakan bukti pembayaran gaji yang telah dilakukan oleh
perusahaan terhadap karyawan. Seluruh karyawan akan mendapatkan slip gaji di
akhir bulan setelah pembayaran gaji sudah dilakukan.
12. Form Pemberhentian Kerja
Form ini diisi oleh karyawan pada saat karyawan ingin melakukan
permohonan berhenti kerja. Karyawan harus mengisi form ini dan mengajukan
kepada bagian HRD terlebih dahulu satu bulan sebelum ingin berhenti kerja.
Bagian HRD akan meminta persetujuan manajer atas keinginan berhenti yang
dilakukan oleh karyawan. Jika manajer menyetujui maka manajer akan
menandatangani form ini, dan karyawan dinyatakan tidak lagi menjadi karyawan
perusahaan.
3.2.3 Kebijakan Umum Kepegawaian pada PT SERTCO QUALITY
1. Karyawan
Jumlah karyawan pada PT Sertco Quality berjumlah 50 orang. Hingga
saat ini tidak ada jenjang karir bagi karyawan. Karyawan di PT Sertco Quality
dibagi menjadi 3 bagian besar, yaitu :
a. Karyawan Tetap
Karyawan yang terikat hubungan kerja dengan perusahaan untuk jangka
waktu yang tidak terbatas setelah berhasil melalui masa percobaan.
59
b. Karyawan kontrak
Karyawan yang dikontrak untuk jangka waktu tertentu dan bertugas di
lapangan.
c. Karyawan percobaan
Calon karyawan yang telah berhasil melewati seluruh tahapan seleksi
karyawan dan akan mengikuti masa percobaan selama 3 bulan. Apabila
berhasil dengan hasil yang baik dalam masa percobaan, maka akan
diangkat menjadi karyawan tetap.
2. Waktu Kerja
Pada dasarnya waktu kerja ditetapkan 8 jam sehari, selama 5 hari dalam
seminggu. Untuk hari kerja senin sampai dengan kamis, waktu kerja adalah
pukul 08.00 sampai dengan pukul 17.00. Yang diselingi dengan jam istirahat
pada pukul 12.00 sampai pukul 13.00. Sedangkan untuk hari jumat, waktu kerja
adalah sama. Tetapi jam istirahat dimulai dari pukul 11.30 sampai pukul 13.00.
3. Daftar Hadir
Semua karyawan diharuskan mengikuti daftar hadir dan jam kerja yang ada.
Pelanggaran oleh karyawan dalam peraturan daftar hadir ini, yaitu datang
terlambat dan meninggalkan / pulang kantor sebelum waktu jam kantor selesai
tanpa alasan yang jelas dan izin khusus dari kepala seksi / departemen
bersangkutan dapat dianggap pelanggaran peraturan perusahaan dan dikenakan
hukuman yang berlaku pada perusahaan sesuai dengan peraturan-peraturan
syarat kerja yang ada.
60
4. Ketentuan kerja lembur
Maksimum Kerja Lembur adalah tiga jam dalam satu hari dan empat belas
jam dalam satu minggu, delapan jam dalam satu hari waktu kerja siang hari pada
waktu istirahat mingguan atau hari libur resmi yang ditetapkan serta tujuh jam
dalam satu hari waktu kerja malam hari pada waktu istirahat mingguan atau hari
libur resmi yang ditetapkan.
Tarif kerja lembur disesuaikan dengan lamanya waktu lembur yang dilakukan,
dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Kerja lembur pada hari biasa ditetapkan delapan jam sehari dan lima hari
dalam seminggu dengan ketentuan sebagai berikut:
• Untuk jam kerja lembur pertama harus dibayar sebesar satu setengah kali
upah sejam.
• Untuk setiap jam kerja lembur berikutnya harus dibayar sebesar dua kali
upah sejam.
b. Kerja lembur pada hari istirahat dan hari libur resmi
• Untuk setiap jam dalam batas delapan jam harus dibayar sebesar dua kali
upah sejam.
• Jam kerja ke sembilan harus dibayar sebesar tiga kali upah sejam.
• Jam kerja ke sepuluh dan seterusnya harus dibayar empat kali upah sejam.
5. Ketentuan cuti tahunan
Setiap karyawan berhak atas cuti tahunan sebanyak 12 (dua belas) hari kerja
setelah karyawan bekerja selama 12 (dua belas) bulan berturut-turut. Bagi
karyawan yang akan mengambil cuti tahunan harus mengisi formulir permintaan
61
cuti tahunan yang disetujui langsung oleh atasan. Dalam persetujuan cuti
tahunan, atasan karyawan tersebut harus memastikan tentang adanya beban
pekerjaan pekerja yang telah diselesaikan dan diserah terimakan kepada
penggantinya. Permintaan cuti tahunan harus diajukan secara tertulis selambat-
lambatnya dua minggu sebelum hak cuti tahunan mulai diambil.
Karyawan yang telah bekerja selama enam tahun secara terus-menerus, pada
tahun ketujuh berhak mendapatkan cuti panjang selama satu bulan dan pada
tahun kedelapan mendapatkan hak cuti panjang selama satu bulan ditambah
setengah bulan upah. Perusahaan akan menerapkan pelaksanaan cuti panjang
sesuai peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.
6. Izin meninggalkan kantor
Karyawan dapat diberikan izin untuk meninggalkan pekerjaan dengan upah
untuk keperluan sebagai berikut:
i. Karyawan yang absen karena menjalankan hak dan kewajiban untuk pemilihan
umum.
ii. Karyawan yang absen karena harus menjalani wajib militer, kecuali bila
peraturan perundang-undangan menetapkan lain.
iii. Karyawan yang absen karena harus memenuhi panggilan pihak yang
berwajib.
62
iv. Karyawan yang diberi izin meninggalkan pekerjaan untuk hari-hari tersebut
dibawah ini:
a. Pernikahan karyawan, tiga hari.
b. Pernikahan anak karyawan, dua hari.
c. Istri karyawan melahirkan/keguguran, dua hari.
d. Istri / suami / anak / orang tua / mertua / menantu karyawan meninggal
dunia, tiga hari.
e. Orang yang menjadi tanggungan karyawan dan tinggal di rumah
karyawan meninggal dunia, satu hari.
f. Khitanan anak karyawan, dua hari.
g. Pembaptisan anak karyawan, dua hari.
h. Wisuda, 1 satu hari.
i. Pindah rumah, satu hari.
v. Istirahat sakit
Ketidakhadiran karyawan karena sakit harus diinformasikan kepada
pengawas yang berwenang dan bagian HRD. Karyawan yang tidak dapat bekerja
karena sakit lebih dari satu hari memerlukan surat keterangan istirahat dari
dokter.
63
vi. Cuti hamil
Karyawati yang telah menikah dan hamil berhak atas cuti hamil dengan upah
penuh selama tiga bulan yaitu satu setengah bulan sebelum melahirkan dan satu
setengah bulan setelah melahirkan. Karyawati tersebut wajib memberitahukan
kepada perusahaan segera setelah kehamilan diketahui dan disertai dengan surat
keterangan dokter. Waktu cuti hamil diatas sebelum dan sesudah dapat berubah
sesuai dengan kondisi kesehatan karyawati tersebut dan tidak melebihi tiga
bulan.
vii. Mengikuti ujian
Karyawan dapat diizinkan meninggalkan pekerjaan selama menempuh ujian
kesarjanaan. Izin ini dapat diberikan kepada karyawan yang sebelumnya telah
melaporkan kepada perusahaan bahwa karyawan tersebut sedang dalam program
pendidikan untuk meraih gelar sarjana dan akan menjalankan ujian menurut
ketentuan yang berlaku di universitas/akademi/perguruan tinggi yang
bersangkutan. Dalam hal tertentu karyawan dapat meminta cuti dimuka.
viii. Menjalankan ibadah haji
Untuk keperluan menjalankan ibadah haji, kepada karyawan yang
bersangkutan akan diberikan dispensasi meninggalkan pekerjaan dengan upah
penuh selama waktu yang diperlukan sesuai dengan program perjalanan haji
yang diambil.
64
Karyawan dapat diberikan izin meninggalkan pekerjaan tanpa upah untuk
keperluan pribadi sebagai berikut:
a. Kepentingan keluarga paling lama lima hari kerja dalam satu bulan, tetapi
tidak lebih dari tiga puluh hari kerja dalam setahun.
b. Keperluan belajar atau ikut suami/istri dinas paling lama satu tahun setelah
karyawan mempunyai masa kerja lima tahun terus menerus dengan tidak
terputus (tidak akumulatif).
c. Untuk kepentingan pada poin a, karyawan harus mengajukan permohonan
secara tertulis dan disetujui oleh kepala seksi dan bagian HRD. Dan pada
poin b, permohonan karyawan tersebut atas persetujuan manajemen (dewan
direksi).
d. Apabila hal mendesak, karyawan dapat memberitahukan melalui telepon
kepada atasannya langsung atau personalia, dan setelah menjalani izin
tersebut, karyawan diwajibkan mengisi formulir izin pada hari pertama
masuk kerja.
Karyawan yang meninggalkan pekerjaan tanpa izin atau alasan yang dapat
diterima perusahaan, dikenakan sanksi atas tindakan indispliner sesuai dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku. Bagi karyawan yang tidak masuk
kerja selama lima hari kerja berturut-turut tanpa pemberitahuan kepada
perusahaan dan telah dipanggil secara tertulis kepada karyawan dikategorikan
sebagai mangkir dan dapat dikualifikasikan sebagai mengundurkan diri.
65
7. Pengupahan
Upah adalah remunerasi (imbalan) yang diberikan perusahaan kepada
karyawan sebagai imbalan atas pekerjaan dan jasanya. Upah terdiri dari pokok
dan tunjangan tetap.
a. Upah pokok
Adalah imbalan dasar yang dibayarkan kepada karyawan menurut tingkat
atau jenis pekerjaan yang besarnya ditetapkan berdasarkan kesepakatan antara
perusahaan dan karyawan.
b. Tunjangan tetap
Adalah tunjangan yang diberikan dalam jumlah yang tetap dan secara teratur
pembayarannya, tidak diberikan atas dasar kehadiran, tidak dikaitkan dengan
pencapaian prestasi atau kondisi tertentu, serta dibayarkan dalam satuan waktu
yang sama dengan pembayaran upah pokok. Besarnya tunjangan ditetapkan
dalam pengajuan kenaikan upah yang telah disetujui oleh Board of Director.
Tunjangan tidak tetap adalah tunjangan yang diberikan perusahaan kepada
karyawan secara teratur berdasarkan atas kehadiran, serta dibayarkan dalam
satuan waktu yang sama dengan pembayaran upah pokok. Besarnya tunjangan
ditetapkan dan diatur berdasarkan keputusan dewan direksi. Tunjangan tidak
tetap yang dimaksud adalah tunjangan transportasi dan tunjangan makan.
Pembayaran upah dilakukan pada tanggal 25 setiap bulannya. Apabila
tanggal 25 jatuh pada hari libur, maka pembayaran upah dibayarkan pada hari
kerja sebelum hari libur tersebut. Daftar hadir (timesheets) termasuk overtime
(bila ada) harus sudah masuk di bagian HRD setiap tanggal 15 pada bulan
66
tersebut dan bila tanggal 15 jatuh pada hari libur maka penyerahan timesheets
pada hari kerja sebelumnya.
Kepada karyawan yang diputuskan hubungan kerjanya tanpa pemberian
uang pesangon dibayarkan upah penuh untuk bulan dia diberhentikan, termasuk
karyawan dalam masa percobaan. Pajak atas pendapatan karyawan ditanggung
oleh perusahaan.
8. Pinjaman
Pinjaman dapat diberikan bagi karyawan tetap yang telah bekerja minimal
satu tahun dan benar-benar membutuhkan uang untuk keperluan mendesak.
Ketentuan pinjaman untuk keperluan mendesak adalah karyawan yang
bersangkutan mengisi formulir pinjaman dilengkapi dengan alasan dan bukti
penggunaan pinjaman (contoh : copy surat kontrak rumah, uang sekolah anak,
dll) dan surat kuasa pemotongan gaji atas pinjaman tersebut. Keperluan yang
dapat dianggap mendesak adalah seperti : untuk membayar pendaftaran sekolah,
untuk membiayai keluarga yang sakit (suami/istri/anak), untuk
memperbaiki/membangun rumah, untuk menikah. Bagian HRD akan mengecek
kebenaran dari alasan tersebut untuk memastikan apakah permohonan untuk
pinjaman sudah sesuai dengan syarat di atas. Jika sudah sesuai maka pinjaman
akan diberikan sesuai dengan persetujuan dari atasan. Perusahaan mempunyai
kebijakan untuk memberikan pinjaman jangka pendek yang pengembaliannya
dengan memotong upah bulanan.
67
9. Masa Kerja
Masa kerja seorang karyawan yang diakui adalah masa kerja aktif yang tidak
terputus. Masa kerja di hitung mulai dari tanggal bekerja. Tanggal mulai bekerja
adalah tanggal dimana karyawan di dalam perjanjian kerja dinyatakan mulai
bekerja secara resmi. Masa kerja tersebut di atas dipergunakan sebagaimana
dasar perhitungan untuk memperoleh: Istirahat tahunan, penghargaan masa kerja,
pembayaran kompensasi sehubungan dengan pemutusan hubungan kerja .
10. Kesehatan dan Pengobatan
Perusahaan akan membantu karyawan beserta keluarganya yang terdaftar dan
diakui dengan menyediakan fasilitas pengobatan dan perawatan kesehatan atas
biaya perusahaan.
11. Perjalanan Dinas
Untuk kepentingan kelancaran operasi perusahaan maka perusahaan sewaktu-
waktu dapat menugaskan karyawannya untuk keperluan kunjungan dinas, tugas
sementara, atau pemindahan. Yang dimaksud dengan keperluan tugas perusahaan
antara lain adalah: Peninjauan, pertemuan / rapat, pemeriksaan, pendidikan /
pelatihan. Semua perjalanan dinas harus dilaksanakan dengan persetujuan
Direktur / kepala bagian dari departemen karyawan yang bersangkutan.
Persetujuan itu berupa tanda tangan persetujuan direksi pada Travel
Authorization / Business Travel Form.
68
12. Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
Semua PHK terlebih dahulu harus mendapat persetujuan tertulis dari
manajemen perusahaan, kecuali dalam masa percobaan atas permintaan sendiri,
atau meninggal dunia. Bagi karyawan yang mengundurkan diri harus
mengajukan permohonan pengunduran dirinya tiga puluh hari sebelum hari
pengunduran dirinya dengan mengisi form berhenti kerja. Jika disetujui oleh
manajemen, maka akan diberikan surat referensi kerja, uang pisah dan uang
penggantian hak sesuai dengan ketentuan perusahaan.
3.3 Proses bisnis pada Sistem Human Resource yang sedang berjalan
1. Proses Perekrutan
Gambar 3.2 Rich Picture proses perekrutan
69
Proses perekrutan dimulai pada saat adanya permintaan penambahan
karyawan baru dari manajemen. Bagian unit yang ingin melakukan permintaan
karyawan baru harus mengisi form penerimaan karyawan baru yang telah
disediakan oleh bagian HRD. Setelah itu, maka bagian HRD akan membuka
lowongan pekerjaan, dan mulai menyeleksi surat-surat lamaran yang masuk.
Bagi calon karyawan yang lolos pada seleksi awal, akan mendapatkan surat
panggilan wawancara. Jika calon karyawan tidak lolos pada seleksi, maka akan
mendapatkan surat penolakan dari perusahaan, sedangkan bagi calon karyawan
yang lolos akan mendapatkan surat perjanjian kerja untuk mengikuti masa
percobaan. Dan karyawan akan diminta untuk mengisi data sebagai karyawan.
2. Proses Absensi
Gambar 3.3 Rich Picture proses absensi
70
Karyawan harus melakukan absensi setiap masuk dan keluar pada saat
hari kerja. Absensi dilakukan melalui mesin finger print. Pada setiap akhir bulan,
bagian admin akan mengecek seluruh data absensi karyawan, dan membuat
laporan absensi yang harus diserahkan kepada manajer.
3. Proses Pelatihan
Gambar 3.4 Rich Picture proses pelatihan
Pada saat akan dilakukan pelatihan bagi karyawan, bagian HRD harus
mengajukan form permohonan pelatihan kepada manajer terlebih dahulu.
Apabila manajer menyetujui untuk diadakan pelatihan bagi karyawan, maka
bagian HRD akan memberikan pelatihan bagi karyawan. Setelah pelatihan
dilakukan akan diadakan evaluasi pelatihan oleh bagian HRD, dan hasil dari
evaluasi pelatihan akan diserahkan kepada manajer.
71
4. Proses Cuti (izin)
Gambar 3.5 Rich Picture proses cuti (izin)
Karyawan yang ingin melakukan permohonan cuti (izin) harus mengisi
form permohonan izin dan diserahkan kepada bagian HRD. Bagian HRD akan
mengecek form permohonan izin tersebut, apabila sesuai dengan ketentuan
perusahaan, maka bagian HRD akan menyampaikan permohonan tersebut kepada
manajer. Jika manajer menyetujui permohonan tersebut, maka bagian HRD akan
memberikan keterangan cuti kerja bagi karyawan.
72
5. Proses Pinjaman
Gambar 3.6 Rich Picture proses pinjaman
Karyawan yang ingin melakukan pinjaman harus mengisi form
permohonan pinjaman dan diserahkan ke bagian admin. Lalu bagian admin akan
mengecek kelengkapan form permohonan pinjaman dan alasan karyawan
melakukan permohonan pinjaman. Setelah itu, bagian admin akan
menyampaikan permohonan pinjaman kepada manajer, jika manajer menyetujui
permohonan pinjaman, maka bagian admin akan menyerahkan form permohonan
kepada bagian finance, untuk memberikan pinjaman dan bukti pinjaman kepada
karyawan. Bagian finance juga harus menyerahkan bukti pinjaman karyawan
kepada bagian akuntansi untuk dicatat dalam data pinjaman karyawan.
73
6. Proses Penggajian
Gambar 3.7 Rich Picture proses penggajian
Pada saat akan melakukan pembayaran gaji, bagian payroll akan meminta
data absensi dari bagian admin, yang akan digunakan untuk menghitung gaji
seluruh karyawan. Setelah bagian payroll menghitung seluruh gaji karyawan,
maka data gaji karyawan akan diserahkan ke bagian finance untuk dicek, dan
bagian finance akan menyerahkan data gaji kepada bank, untuk segera ditransfer
kepada karyawan. Setelah bank mentransfer gaji karyawan, bagian finance akan
memberikan slip gaji kepada karyawan, dan juga kepada bagian accounting
untuk dicatat beserta bukti pembayaran gaji seluruh karyawan. Setelah itu
bagian accounting akan menyerahkan data pembayaran gaji, dan bagian payroll
akan menyerahkan laporan gaji kepada manajer.
74
7. Proses Pemberhentian kerja
Gambar 3.8 Rich Picture proses pemberhentian kerja
Karyawan yang ingin berhenti kerja, harus melakukan permohonan
berhenti kerja dengan mengisi form permohonan berhenti kerja dan diserahkan
kepada bagian HRD. Bagian HRD akan mengecek kelengkapan form tersebut,
dan alasan karyawan ingin berhenti kerja. Lalu bagian HRD akan menyampaikan
permohonan tersebut kepada manajer. Apabila manajer menyetujui permohonan
tersebut, maka bagian HRD akan memberikan pernyataan berhenti kerja kepada
karyawan sesuai dengan prosedur yang ada di dalam perusahaan.
75
3.4 Kelemahan Sistem Berjalan
1. Sering terjadi keterlambatan penghitungan gaji karena bagian penggajian
menghabiskan waktu yang lama untuk mengumpulkan kembali data yang
berhubungan dengan perhitungan gaji.
Bagian penggajian memiliki tanggung jawab untuk menghitung seluruh data
yang berhubungan dengan gaji karyawan, dan memasukkan variabel-variabel
tersebut ke dalam Ms.Excel. Proses ini memerlukan waktu yang cukup lama
karena memerlukan ketelitian untuk menggabungkan setiap data-data yang
terkait seperti data absensi, data lembur, cuti, tunjangan, pengobatan, pinjaman,
dan bonus karyawan. Selain menghabiskan waktu yang cukup lama untuk
memasukkan seluruh data tersebut, seringkali kesalahan terjadi dalam
perhitungan gaji.
2. Karyawan yang seharusnya tidak mendapatkan pinjaman karena telah
melebihi batas pinjaman, masih bisa mendapatkan pinjaman.
Pada saat karyawan ingin melakukan pinjaman, bagian admin tidak dapat
mengetahui dengan langsung apakah karyawan telah mencapai batas pinjaman
atau belum, sehingga banyak karyawan yang mendapatkan pinjaman melebihi
batas yang telah ditentukan oleh perusahaan.
76
3. Perusahaan sering mengalami kerugian karena tetap mengeluarkan biaya
gaji bagi karyawan kontrak yang telah berakhir masa kontraknya.
Setiap karyawan kontrak memiliki masa kontrak sesuai dengan keputusan yang
telah ditentukan perusahaan, tetapi perusahaan tidak memiliki reminder pada saat
ada karyawan yang masa kontraknya telah habis. Sehingga perusahaan harus
membayar gaji lebih untuk karyawan kontrak yang bekerja melebihi masa
kontraknya.
4. Sering terjadi keterlambatan penyampaian informasi untuk pengambilan
keputusan karena personel staff menghabiskan waktu yang lama untuk mencari
data yang dibutuhkan.
Manajer maupun Personel staff seringkali membutuhkan data yang diperlukan
pada saat yang sangat mendesak. , tetapi seringkali pada saat data dibutuhkan,
membutuhkan waktu yang cukup lama untuk menemukan data-data tersebut. Hal
ini disebabkan karena data tersimpan di dalam arsip-arsip yang sangat banyak
dan berbeda-beda. Sehingga saat ingin mencari suatu data, bagian terkait harus
memeriksa masing-masing arsip satu-persatu.
5. Perusahaan kesulitan dalam melakukan penilaian prestasi untuk pemberian
reward & punishment karena tidak adanya standar penilaian kerja karyawan.
Perusahaan pasti ingin mengetahui evaluasi hasil kerja setiap karyawan yang
bekerja di dalam perusahaan terkait dengan pemberian reward & punishment.
Tetapi hal ini sulit diketahui oleh perusahaan, karena tidak ada standar penilaian
77
kerja bagi karyawan. Manajemen hanya mengetahui hasil kerja karyawan
berdasarkan output yang dihasilkan melalui pekerjaan yang dilakukan karyawan.
6. Sering terjadi keterlambatan dan kesulitan dalam pembuatan laporan absensi
yang mengakibatkan terjadinya keterlambatan penyampaian laporan kepada
manajemen.
Bagian admin yang bertanggung jawab untuk membuat laporan absensi
karyawan seringkali mengalami kesulitan karena harus menghitung variabel-
variabel yang terkait dengan absensi secara manual satu persatu. Karena sistem
absensi hanya menghasilkan daftar absensi, dimana jumlah izin, cuti, lembur,
training, serta absen tidak dihitung.
3.5 Usulan Pemecahan Masalah
1. Membuat bentuk fungsi penggajian, agar penghitungan gaji dengan variabel-
variabel yang terkait, seperti data absensi, data lembur, cuti, tunjangan,
pengobatan, pinjaman, dan bonus karyawan dapat dihitung langsung secara
keseluruhan, sehingga tidak ada kesalahan dalam penghitungan gaji.
2. Dengan sistem HRM yang dirancang, di dalam form pinjaman karyawan, akan
diketahui limit pinjaman karyawan, sehingga jika karyawan akan meminjam
melebihi limit yang ada, permohonan pinjaman akan ditolak.
3. Sistem HRM yang dapat memberikan pengingat (reminder) pada saat
karyawan kontrak telah memasuki akhir dari masa kontrak kerjanya.
78
4. Merancang sistem HRM yang dapat mempermudah pencarian data terkait
kepegawaian.
5. Merancang sistem HRM untuk dapat menghasilkan laporan absensi secara
otomatis di setiap akhir bulan.
6. Sistem yang mampu mengukur penilaian kerja karyawan dan menghasilkan
hasil evaluasi kerja karyawan secara otomatis pada saat dilakukan penilaian
kinerja karyawan.
3.6 Tabel Kebutuhan Sistem Informasi Akuntansi
Tabel 3.1 Tabel Kebutuhan Sistem Informasi Akuntansi Pada PT. Sertco Quality
No. Sebab Akibat Usulan Teori 1. Waktu yang lama
dalam pengumpulan data sehubungan
dengan gaji
Bagian penggajian sering mengalami
keterlambatan penghitungan gaji
Sistem informasi dengan aplikasi
penggajian
Romney, Marshall B. & Steinbart, P.J
2. Tidak adanya pemeriksaan
terhadap limit pinjaman
Karyawan yang telah melebihi limit
pinjaman masih dapat melakukan
pinjaman
Sistem pengendalian
yang menampilkan
sisa limit pinjaman saat
dilakukan permohonan
pinjaman
Rama, Dasaratha V. &
Jones, Frederick L
3. Tidak adanya sistem pengingat bagi
karyawan kontrak
Karyawan kontrak yang telah habis masa kontraknya
masih mendapatkan gaji
Sistem pengingat yang
menampilkan masa akhir
kontrak karyawan
Romney, Marshall B. & Steinbart, P.J
79
4. Waktu yang lama dalam pencarian data
yang dibutuhkan
Keterlambatan penyampaian
informasi
Sistem HRM yang
mengintegrasikan seluruh data karyawan
Jones & Rama
5. Tidak adanya standar penilaian kerja
karyawan
Perusahaan kesulitan dalam
melakukan penilaian prestasi
bagi karyawan
Adanya hasil evaluasi
karyawan yang dinilai
berdasarkan kriteria yang
telah ditetapkan
Dessler, Gary
6. Keterlambatan dalam pembuatan laporan
absensi
Keterlambatan penyampaian
laporan kepada manajemen
Sistem HRM yang
mengintegrasikan data-data terkait
absensi
McLeod, Raymond &
George P.Schell