BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

Gambaran umum yang akan dibahas yaitu mengenai riwayat perusahaan,

Struktur organisasi, serta tugas dan wewenang.

3.1.1 Riwayat Perusahaan

D’loft Apartemen adalah sebuah hunian apartemen bertipe sewa-

beli yang didirikan sejak pertengahan tahun 2009. D’loft Apartemen

didirikan dan dimiliki oleh satu pemilik tunggal perseorangan hingga saat

ini. D’loft Apartemen dibangun di daerah strategis hunian dengan target

market perkantoran dan perkuliahan di wilayah Kemanggisan Jakarta

Barat,Gedung ini terletak diatas lahan seluas 4.023 m2 dengan pencapaian

tingkat hunian rata-rata 83 %.

Faktor yang mempengaruhi tingginya tingkat hunian pada D’loft

Apartemen karena D’loft Apartemen tereletak di pusat perkuliahan Binus

University yang memiliki jumlah mahasiswa lenih dari 20.000 mahasiswa

(Sumber : IT Direktorat Data Center,Universitas Bina Nusantara,2013) ,

dan tidak semua mahasiswa memiliki tempat tinggal di Jakarta. Sehingga

para mahasiswa pendatang dari provinsi lain ini memerlukan sarana tempat

tinggal sewa dengan harga terjangkau dan disertai fasilitas yang baik,yang

sesuai dengan dasar visi D’loft Apartemen yaitu menyediakan tempat

hunian yang nyaman, tenang,dan asri dengan harga terjangkau

20

Berikut ini merupakan dataperbandingan jumlah mahasiswa Binus

University, baik dari Jakarta danluar Jakarta selama empat tahun ajaran

terakhir.

Gambar 1.1JumlahMahasiswaBinus University

(Sumber : IT Directorate Bina Nusantara, 2013)

D’loft Apartemen melakukan proses bisnis penjualan unit dan

penyewaan unit sebagai proses bisnis utamanya. Namun, D’loft Apartemen

juga melakukan beberapa proses bisnis tambahan dilokasi yang sama

seperti penyewaan meeting room , mengelola restaurant, minimart dan

fitness center .

Selain D’loft Apartemen ,pihak owner juga menjalani bisnis

penyewaan dan penjualan unit apartemen di beberapa tempat. Sehingga

dalam menjalankan perusahaan,manajemen D’loft Apartemen kerap kali

mengganti karyawan dengan tujuan untuk merotasi karyawan D’loft

Apartemen dengan apartemen lain untuk tujuan pengayaan pengalaman dan

efisiensi.

21

3.1.2 Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang dijelaskan pada umumnya hampir sama

dengan struktur organisasi pada perusahaan lain. Namun karena D’Loft

Apartemen tidak memiliki karyawan dalam jumlah yang banyak, maka

struktur organisasinya pun tidak terlalu rumit.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi D’Loft Apartemen

3.1.3 Tugas dan Wewenang

22

Setiap jabatan dalam perusahaan memiliki tugasnya masing-masing

dalam melaksanakan kegiatan di perusahaan tersebut untuk mencapai

tujuan-tujuan yang diinginkan. Daftar tugas dan wewenang masing-masing

jabatan adalah sebagai berikut :

1. Building manager

Building manager dalam tugas pokoknya adalah

bertanggung jawab dalam melakukan koordinasi dalam

pelaksanaan tugas operasional dan pengelolaan harian D’loft

Apartemen yang meliputi kegiatan sebagai berikut :

Building manager bertanggung jawab secara langsung

didalam kegiatan operasional dan administrasi pengelolaan

gedung D’loft Apartemen dengan melakukan Supervisi tugas dan

koordinasi dengan bidang Finance Head Departement untuk

bertanggung jawab didalam kegiatan operasional dan

administrasi. Dan secara langsung melakukan supervisi terhadap

tugas Maintenance and Technical Head Deparetmen sehubungan

pelaksanaan tugas-tanggung jawab dengan Maintenance &

Technical Department dalam pengoperasian dan pemeliharaan

semua perlengkapan mesin serta peralatan D’loft Apartemen

seperti Lift, Air Conditioning, Diesel Generating Set,

perlengkapan listrik/plumbing, perlengkapan alat-alat teknis

lainnya, pemeliharaan kebersihan dan perbaikan gedung.

Building manager bertanggung jawab dalam membantu

kelancaran kinerja untuk :

23

a. Security Department

b. Tenant relation &unit marketing Departement team

c. Finance Departement

d. Maintenance and Technical Departement

2. Finance Head Departement

Finance Head Departement didalam melaksanakan

tugasnya bertanggung jawab melakukan supervisi dan koordinasi

yang meliputi kegiatan sebagai berikut :Menyusun dan

menyiapkan laporan keuangan seperti neraca dan laporan laba

perusahaan, menyusun dan melaporkan laporan perpajakkan,

menyiapkan data-data yang diperlukan audit sehubungan dengan

laporan audit tahunan, mengatur keuangan perusahaan secara

efisien dan efektif, menjaga kerahasiaan data-data keuangan

perusahaan.

3. Maintenance and Technical Head Deparetmen

Maintenance and Technical Head Deparetmen bekerja

dan bertanggung jawab dalam membantu Housekeeping and

Technical Division dalam melakukan supervisi dan koordinasi

untuk mengkoordinir operasional, sebagai berikut :

24

Membina serta mengkoordinir anggotanya untuk

melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan. Memelihara serta

mengupayakan agar mesin-mesin serta peralatan yang

dipertanggung jawabkan tetap baik, dapat beroperasi dengan

lancar dan awet.

Bertanggung jawab untuk menciptakan dan memelihara

hubungan baik yang berkesinambungan dengan Tenant yang

meliputi masalah pelayanan serta keluhan yang berhubungan

dengan teknik. Membuat program kerja pemeliharaan, perbaikan

dan penggantian suku cadang untuk mesin-mesin serta peralatan

yang dibawahinya.

Melaksanakan pengecekan, pemeliharaan terhadap mesin-

mesin serta peralatan-peralatan yang dibawahinya.Melaksanakan

pekerjaan perbaikan terhadap kerusakan yang terjadi pada mesin-

mesin, peralatan-peralatan dan lain-lain yang dibawahinya.

Sedangkan untuk pekerjaan-pekerjaan yang secara teknis

harus dikerjakan oleh aKontraktor agar dilaporkan kepada

atasannya.Mencatat seluruh pekerjaan pemeliharaan dan

perbaikan kedalam data service, repair dan over haul.

Mengecek ampere motor listrik, kabel-kabel utama power

supply atau penerangan sebagai data atau perbandingan atau

keamanan terhadap kabel-kabelnya. Melakukan pekerjaan-

pekerjaan atas permintaan tenant khususnya untuk penambahan

25

power, penggeseran lampu dan lain-lain yang berkaitan dengan

instalasi listrik.

4. Tenant relation &unit marketing head departmemen

Tenant relation &unit marketing head departmemen

didalam melakukan tugasnya bertanggung jawab dan melakukan

kegiatan sebagai berikut :

Menciptakan dan memelihara hubungan baik yang

berkesinambungan

dengan Tenant (Penyewa) yang meliputi masalah pelayanan,

keluhan, claim, hukum, surat menyurat, mendata daftar penyewa,

mendata status ruangan dan sistem administrasi. Melaksanakan

kegiatan pemasaran unit apartemen yang masih tersedia. Dengan

melakukan kegiatan promosi, pamasangan iklan atau News Letter.

Membantu dalam melakukan hubungan dengan Marketing

Agent atau calon Tenant untuk memasarkan unit yang masih

kosong. Mengadakan survey dan mencari data yang berhubungan

dengan kegiatan Marketing. Melaksanakan penagihan kepada

seluruh penyewa dengan koordinasi bagian keuangan.

Mengidentifikasi peluang dan target pasar huniat sewa

apartemen. Melakukan promosi / penawaran unit apartemen yang

masih tersedia, Membuat perjanjian sewa,

26

Membangun hubungan yang baik dengan tenant,

Mengidentifikasi keinginan dan kebutuhan tenant, Menampung

dan menindak lanjuti keluhan serta keinginan tenant.

5. Security & Parking head departement

Security & Parking head departement bertugas membantu

anggota daripada parking division & security division dalam

menjalankan tugasnya. Hal-hal yang dikerjakan oleh seorang

Security & Parking head departement antara lain :

Memonitor annggota security dalam menjaga keamanan

D’loft Apartemen membuat laporan rincian pemasukan dari parkir

mobil dan motor harian di D’loft apartemen, membuat jadwal

kerja beserta rotasi nya untuk anggota security dan anggota

parking.

3.2 Sistem yang Sedang Berjalan

Berikut ini adalah penyajian sistem yang sedang berjalan di D’Loft

Apartemen yang menggunakan Data Flow Diagram.

3.2.1 Data Flow Diagram dari Sisten yang Sedang Berjalan

Diagram yang digunakan untuk menjelaskan sistem yang sedang

berjalan yaitu Context Diagram dan Diagram nol.

a. Context Diagram

27

Proses bisnis yang terjadi pada D’Loft Apartemen dilakukan

oleh Maintenance and Technical Departement , Tenant relation &

unit marketing team , Building & operation Management. Ketiga

aspek ini menjadi tokoh penting dalam proses bisnis utama yang

terjadi pada D’Loft Apartemen yaitu memberikan pelayanan yang

terbaik untuk tenant atau calon tenant.

Maintenance and Technical Departement bertindak sebagai

aspek pendukung manajemen D’Loft Apartemen di bidang persiapan

fasilitas dan penanganan keluhan. Tenant relation & unit marketing

team bertindak sebagai bagian dari D’Loft Apartemen yang berinteraksi

langsung dengan tenant/calon tenant dan membantu semua keperluan

tenant seperti proses penyewaan, pembayaran tagihan , menerima kritik

dan saran serta keluhan dari tenant. Building & operation Management

bertindak sebagai kepala dari proses bisnis yang berjalan di D’Loft

apartemen karena dalam tugasnya Building & operation Management

melakukan pengecekan dan memberikan persetujuan untuk setiap

transaksi yang terjadi di D’loft Apartemen.

Context diagram dari sistem yang sedang berjalan pada D’loft

Apartemen dapat dijelaskan dengan diagram berikut :

28

Gambar 3.2 Context Diagram

29

b. Diagram nol

Proses yang akan dijelaskan dengan diagram 0 adalah

prosedur penyewaan unit , prosedur permintaan fasilitas, prosedur

pembayaran, prosedur menyampaikan Kritik & saran, prosedur

penanganan keluhan, dan yang terakhir prosedur pembuatan

laporan. Gambar diagram 0 seperti yang ditunjukan pada gambar

3.3.

• Prosedur Penyewaan Unit

Prosedur dari penyewaan unit apartemen pada D’loft

apartemen adalah sebagai berikut :

Tenant dapat langsung datang menemui bagian Tenant

relation &unit marketing Team untuk berkonsultasi mengenai

spesifikasi unit yang akan disewa, harga sewa, berkas apa saja

yang dibutuhkan untuk menyewa, prosedur pembayaran sewa,

melihat langsung keadaan ruangan yang diinginkan, dan

bernegosiasi harga sewa.

Setelah tenant telah selesai berkounsultasi dan

memutuskan untuk setuju, Tenant relation &unit marketing Team

akan memberikan formulir penyewaan. Tenant diharuskan

mengisi formulir penyewaan dan mengembalikannya kepada

Tenant relation &unit marketing Team disertai dengan berkas-

30

berkas yang diminta oleh pihak Tenant relation &unit marketing

Team.

Tenant relation &unit marketing Team memeriksa

kelengkapan formulir yang diisi oleh tenant apakah data yang

diminta sudah lengkap atau belum. Jika sudah lengkap, data-data

tersebut akan langsung dimasukkan dan diketik kedalam file

penyewaan unit pada Ms. Excel. Jika belum lengkap, akan

dikembalikan lagi kepada tenant untuk dilengkapi

Setelah pengisian formulir dan penyerahan berkas , tenant

diharuskan untuk menandatangani dan menyetujui surat perjanjian

sewa yang diberikan oleh pihak Tenant relation &unit marketing

Team.

Surat perjanjian yang sudah ditandatangani diatas materai

oleh tenant kemudian diserahkan kepada pihak Building

&operation management untuk diperiksa dan menunggu

persetujuan dari pihak Building &operation management untuk

peresmian kontrak perjanjian penyewaan unit oleh tenant.

• Prosedur Permintaan Fasilitas

Pada saat proses penyewaan unit apartemen di

D’Loft Apartemen oleh tenant telah selesai. Dimana pihak

Building &operation management telah memberikan persetujuan,

tenant dapat melakukan permintaan fasilitas tambahan.

31

Prosedur dari permintaan fasilitas pada D’loft apartemen

adalah

sebagai berikut :

Tenant mendatangi kantor maintenance and technical

departement untuk melakukan permintaan fasilitas. Tenant akan

bertemu dengan tech supervisor atau house keeping supervisor

tergantung dari jenis fasilitas yang diinginkan tenant.

Setelah mengetahui jenis permintaan fasilitas yang

diinginkan oleh tenant, supervisor pada maintenance and

technical departement yang bersangkutan segera melakukan

koordinasi kepada anggotanya untuk mengkaji dan menyiapkan

permintaan fasilitas

Jika permintaan fasilitas yang diminta oleh tenant tersedia

berdasarkan pengecekan yang dilakukan maintenance and

technical departement, head of maintenance and technical

departement memberikan surat laporan persiapan fasilitas kepada

Tenant relation &unit marketing Team untuk kemudian diberikan

kepada tenant dan menjadi arsip data tambahan untuk

pembayaran.

• Prosedur pembayaran

Data - data tenant dikumpulkan oleh Tenant relation

&unit marketing Team untuk kemudian dibuat tagihan seluruh

32

penyewaan ruangan berdasarkan lama waktu penyewaan ruangan

dan diberikan kepada tenant.

Tenant wajib membayar cicilan setiap bulan atau pertiga

bulan dengan melakukan pembayaran Down Payment dan

Deposito terlebih dahulu.Tenant relation &unit marketing

Departement memberikan tagihan pembayaran sewa unit

ditambah permintaan fasilitas kepada tenant.Pembayaran

dilakukan tenant dengan cara mentransfer uang ke rekening

Perusahaan atau pembayaran langsung di kasir. Keabsahan

pembayaran menunggu konfirmasi dari pihak Building

&operation management.

• Prosedur menyampaikan Kritik & Saran

Prosedur dari pemberian kritik dan saran pada D’loft

apartemen adalah sebagai berikut :

Saran dan kritik yang diberikan oleh tenant tidak harus selalu

ditangani. Karena tidak seperti keluhan yang langsung ditampung

dan

ditangani oleh Tenant relation &unit marketing team lalu

disampaikan kepada departement terkait yang pasti ditangani

secepat mungkin. Namun jika saran dan kritik yang masuk dinilai

mendesak dan penting, maka akan ditangani sesuai

prosedur yang berlaku.

33

Saran dan kritik yang diajukan oleh tenant akan diterima oleh

Tenant relation &unit marketing team.Saran dan kritik yang

diterima kemudian dimasukkan secara manual ke dalam file di

Ms. Excel. Kemudian rincian laporan saran dan kritik akan

dikirimkan ke bagian Building &operation management. Rincian

saran dan kritik akan dipertimbangkan oleh bagian Building

&operation management untuk menentukan apakah saran dan

kritik tersebut mendesak dan penting untuk dilakukan penanganan

atau tidak. Jika ternyata mendesak dan penting akan langsung

ditangani. Jika tidak, saran dan kritik tersebut tidak

ditindaklanjuti.

Building &operation management akan menandai dan

menulis tanggal saran dan kritik selesai ditangani pada file saran

dan kritik di Ms. Excel.

• Prosedur Penanganan Keluhan

Prosedur dari penyewaan unit apartemen pada D’loft

apartemen adalah sebagai berikut :

Pengajuan keluhan akan diajukan oleh tenant kepada

karyawan Tenant relation &unit marketing Team.Pengajuan

keluhan dilakukan melalui telepon atau datang langsung ke kantor

Tenant relation &unit marketing Departement. Karyawan Tenant

relation &unit marketing Team akan langsung mencatat data

34

informasi rincian keluhan secara manual dengan mengetik pada

data keluhan di Ms. Excel.

Karyawan Tenant relation &unit marketing Team akan

mendaftarkan keluhan untuk ditujukan kepada Building

&operation management untuk meminta persetujuan penanganan

keluhan dari pihak Building &operation management.

Jika pihak Building &operation management menyetujui

penanganan keluhan , anggota daripada Building &operation

management akan mengirimkan surat persetujuan penanganan

keluhan kepada head of maintenance and technical departement

Head of maintenance and technical departement

mengkoordinir supervisenya untuk segera mmenyiapkan

anggotanya untuk penanganan keluhan fasilitas.Jika keluhan

fasilitas telah selesai ditangani, maka karyawan Head of

maintenance and technical departement akan menghubungi

kembali karyawan Tenant relation &unit marketing team untuk

menyampaikan bahwa keluhan fasilitas telah ditangani.

Tahapan akhir dari proses penanganan keluhan yaitu pihak

Tenant relation &unit marketing team menyampaikan laopran

hasil penanganan keluhan jepada tenant. Tenant relation &unit

marketing team juga bertugas mengevaluasi kinerja penanganan

keluhan dengan melakukan survey kepada tenant

35

• Prosedur Pembuatan Laporan

Proses dan prosedur pembuatan laporan penyewaan unit

pada D’Loft Apartemen dapat dijelaskan sebagai berikut :

Seluruh departement wajib membuat laporan perihal

semua aktivitas yang mereka jalankan. Maintenance and technical

departement wajib melaporkan persiapan fasilitas yang diminta

oleh tenant , dan juga membuat laporan hasil penanganan keluhan

yang berhasil diselesaikan.

Sementara Tenant relation &unit marketing team bertugas

untuk membuat laporan pembayaran yang telah dilakukan oleh

tenant.Selain itu Tenant relation &unit marketing team

mengumpulkan setiap transaksi penyewaan unit apartemen yang

dilakukan tenant pada periode bulan yang diinginkan sesuai yang

telah ditetapkan. Pembuatan dan pencetakan laporan penyewaan

ruang kantor biasanya dilakukan setiap satu bulan sekali secara

rutin, dan seluruh transaksi dikelompokkan dan dihitung total

tagihannya ke dalam sebuah file di Ms. Excel. Selain membuat

laporan pembayaran, tenant relation & unit marketing team

bertugas membuat laporan kritik dan saran yang di terima dari

tenant.

Semua laporan yang telah dibuat ditujukan pada 1 pihak,

yakni Building &operation management.Tujuan pembuatan

laporan pada setiap transaksi adalah sebagai bukti yang jelas dan

juga sebagai parameter untuk Building &operation management

36

melakukan evaluasi dan kroscek pada setiap transaksi yang terjadi

di sistem D’Loft Apartemen.Biasanya proses evaluasi diadakan 1

kali setiap tahunnya.

Gambar 3.3 Diagram 0

37

3.2.2 Analisis Kebutuhan Sistem

Berdasarkan analisis kami, sistem yang saat ini berjalan D’Loft

apartemen masih mengandalkan proses pengolahan data secara manual.

Oleh karena itu kami merumuskan kebutuhan-kebutuhan sistem yang bisa

memperbaiki kekurangan dari sistem yang saat ini sedang berjalan.

Kebutuhan sistem yang saat ini telah berjalan adalah sebagai berikut :

1. D’Loft apartemen membutuhkan suatu sistem basis data yang

terkomputerisasi dan terintegrasi untuk dapat menyimpan dan

mengelola data-data proses penyewaan unit, dan penanganan

keluhan dengan baik.

2. D’Loft apartemen membutuhkan suatu aplikasi penyewaan unit

berbasis web agar tenant tidak harus datang secara langsung untuk

melihat spesifikasi unit, status unit , melakukan booking unit, dan

menyampaikan keluhan.

3. Aplikasi penyewaan unit dan penanganan keluhan berbasis web

juga harus mampu berhubungan dengan sistem basis data

sehingga pihak admin dapat melihat rincian data-data penyewaan

unit dan penanganan keluhan, maupun mencetak data data

tersebut secara otomatis untuk kebutuhan pengambilan keputusan

dipihak manajerial.

38

3.2.3 Permasalahan yang Dihadapi

Dengan menggunakan sistem yang sedang berjalan saat ini,

D’Loft apartemen menemui beberapa kendala. Permasalahan yang

dihadapi oleh D’Loft apartemen terkait sistem yang saat ini sedang

berjalan dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Proses transaksi penyewaan unit dan pelayanan keluhan masih

dilakukan secara manual, sehingga menyebabkan proses

penyelesaian transaksi pada D’loft Apartemen membutuhkan

waktu yang lama, dan menjadi tidak efektif.

2. Penyimpanan dan pengelolahan data disimpan terpisah ke dalam

format dan file berbeda, dan tidak terkumpul menjadi satu

database. Hal ini menyebabkan pemeliharaan dan pencarian data

akan mengalami kesulitan jika data terus bertambah.

3. Tingkat keamanan data laporan masih rendah, karena memiliki

kemungkinan dimanipulasi oleh pihak yang tidak mempunyai hak

akses data.

4. Pihak manajerial sulit mengambil keputusan karena sistem yang

berjalan tidak terintegerasi.

39

3.2.4 Solusi Pemecahan Masalah

Berdasarkan permasalahan yang telah dijabarkan diatas, maka dapat dirumuskan

solusi pemecahan masalah sebagai berikut :

1. Merancang basis data untuk penyewaan unit pada D’Loft apartemen, agar

pengelolahan data jauh lebih baik dan terintegerasi pada satu database.

2. Merancang suatu aplikasi web yang menangani proses penyewaan unit

dan penanganan keluhan , agar proses transaksi dan penyelesaian masalah

dapat dilakukan tanpa perlu adanya pertemuan langsung.

3. Menciptakan integerasi di sistem, yang menaungi proses transaksi yang

terjadi dengan sistem pengelolahan data, agar pihak manajerial tidak sulit

dalam pencarian informasi untuk pengambilan keputusan.

4. Menambahkan fungsi log in menggunakan user name dan password yang

disertai validasi tambahan, yang berfungsi untuk pencegahan terjadinya

manipulasi data dan penyalahgunaan data oleh pihak yang tidak

mempunyai hak akses.