57  

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Riwayat Perusahaan

Sekolah Citra Kasih Tangerang merupakan lembaga pendidikan swasta

dibawah naungan Yayasan Citra Kasih yang diawasi oleh pemerintah, berlokasi di

Jl. Delta Raya No.1, Komplek Perumahan Cimone Permai, Tangerang. Pada awal

berdirinya Sekolah Citra Kasih hanya memiliki Taman Kanak-kanak, didirikan

pada tahun 1986 kemudian 1 tahun berikutnya didirikan SD Citra Kasih dengan

akta notaris/lembaga No. 8 tanggal 4 juni 1987 dan No. Pendaftaran

151/SD/JB/XI/1987.

Melihat antusiasme masyarakat terhadap berdirinya TK dan SD Citra

Kasih, Yayasan Pendidikan Citra Kasih mulai meningkatkan pelayanan

pendidikannya dengan mendirikan SMP dan SMA Citra Kasih dengan akta notaris

no. 26 tanggal 11 Agustus 2001. Sekolah Citra Kasih merupakan sekolah swasta

yang terakreditasi, menurut Badan Akreditasi Sekolah Nasional, TK, SD, SMP dan

SMA citra kasih merupakan sekolah swasta dengan status terakreditasi A.

Adapun visi dari Sekolah Citra Kasih ialah menjadi lembaga pendidikan

yang unggul dalam Iman, ilmu dan teknologi. Serta memiliki misi untuk unggul

dalam memajukkan tunas bangsa.

58  

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas, Tanggung Jawab,

Wewenang, dan Hal-hal lain yang menyangkut Perusahaan

Berikut ini adalah gambar struktur organisasi dari Yayasan Pendidikan Citra Kasih

:

KA. TK KA. SD KA. SLTP KA. SMU KA. KEUANGAN

PENGURUS YAYASAN

PENASEHAT YAYASAN

WAKIL KEPSEK PKS KURIKULUM PKS KESISWAAN PKS ADM/SARANA

GURU WALI KELAS

GURU BIDANG STUDI BP/BK PERPUSTAKAAN LABOTARIUM PEGAWAI TU

PRAMUKA O.S.I.S P.K.S

PARA SISWATK-SD-SLTP=SMU

 

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Yayasan Pendidikan Citra Kasih Tangerang

Komponen-komponen dalam struktur organisasi di atas memiliki tugas

dan tanggung jawab sesuai dengan peranannya masing-masing. Setiap tugas yang

dilakukan akan saling berkaitan dan mempengaruhi satu sama lain sehingga

tercipta suatu proses kerja yang mendukung proses bisnis dalam perusahaan

tersebut.

59  

Berikut ini adalah pembagian tugas dan wewenang yang dilaksanakan

oleh tiap-tiap bagian dari Yayasan Citra Kasih.

1. Pengurus Yayasan

Menyediakan sarana dan prasarana pendidikan yang diperlukan untuk TK, SD,

SLTP dan SMA Citra Kasih, guna dapat melaksanakan kurikulum pendidikan

nasional yang ditentukan oleh pemerintah

a. Mengangkat dan memberhentikan guru-guru dan tenaga pelaksana lainnya,

yang memenuhi syarat pendidikan, sebagaimana ditentukan oleh

pemerintah untuk sekolah-sekolah sejenis sebanyak yang diperlukan, guna

dapat melaksanakan kurikulum seefektif dan seefisien mungkin.

b. Menetapkan segala sesuatu mengenai keuangan yang menjadi kewajiban

para siswa untuk membayar

c. Menetapkan gaji/honorium dan tunjangan untuk seluruh karyawan yayasan

pendidikan Citra Kasih

d. Mengikuti dan mempelajari segala ketentuan Pemerintah tentang

penyelenggaraan sekolah-sekolah Nasional, untuk dapat selalu

menyesuaikan segala kegiatan Yayasan Citra Kasih dengan Peraturan-

peraturan resmi yang ada

e. Senantiasa mengikuti perkembangan dan jalannya pendidikan dan

pengajaran di TK, SD, SLTP dan SMA Citra Kasih, dan mengadakan

musyawarah dengan Kepala Sekolah/Guru, guna meningkatkan mutu

Yayasan Pendidikan Citra Kasih

60  

f. Sebagai penanggung jawab penyelenggara, mengurus administrasi

Yayasan, termasuk administrasi keuangan sekolah, serta memelihara

dokumentasi data yang berkesinambungan tentang seluruh kegiatan

sekolah

g. Dalam melaksanakan tugas sehari-hari, pengurus mengelola

penyelenggaraan Yayasan Pendidikan Citra Kasih menurut ketentuan yang

diatur dan ART Yayasan. Atas dasar prinsip membantu dan menjaga

kelancaran penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran di sekolah dan

tetap sesuai dengan ketentuan resmi dari Pemerintah (i.c.Depdikbud)

2. Kepala Sekolah

Mengurus Segala sesuatu, agar pendidikan dan pengajaran disekolah yang

dipimpinnya dapat dan tetap berjalan dengan semestinya menurut ketentuan

kurikulum Nasional serta petunjuk pelaksanaannya yang resmi

2.1 Dalam masa persiapan sebelum Tahun Pelajaran dimulai

a. Bersama dengan pengurus Yayasan menentukan jumlah kelas tiap

jenjang akan dibuka pada tahun ajaran yang baru.

b. Berdasarkan penentuan pada poin diatas, membuat ikhtisar jumlah jam

pelajaran untuk tiap bidang studi, sesuai dengan kurikulum

c. Menyusun daftar jumlah guru yang diperlukan untuk tiap bidang studi

d. Membicarakan penyediaan dan pengangkatan guru-guru tersebut

dengan pengurus Yayasan

e. Menyusun jadwal pelajaran dan menyampaikannya pada setiap guru

yang bersangkutan, sebelum tahun pelajaran dimulai

61  

f. Menyusun daftar buku-buku pelajaran yang diperlukan sesuai dengan

ketentuan pemerintah, dan mengumpulkannya kepada pengurus

yayasan untuk menyediakan

g. Menyusun daftar alat-alat peraga dan alat-alat praktikum yang sangat

penting dalam tahun pelajaran yang bersangkutan, untuk disediakan

oleh pengurus

h. Mempersiapkan formulir-formulir Penerimaan Murid Baru

i. Meneliti ruangan-ruangan kelas dan lab yang akan digunakan kelak,

serta mengusulkan pengadaan perbaikan-perbaikan seperlunya

j. Segala perbaikan dan permintaan pembelian, harus dibuat surat

permohonan kepada pengurus Yayasan

k. Mengadakan pertemuan pertama dengan semua guru yang telah

ditetapkan oleh pengurus yayasan untuk :

• Perkenalan pertama

• Penyampaian jadwal pelajaran yang telah disusun dan mengadakan

pengecekan terakhir tentang waktu-waktu yang ditentukan untuk

tiap guru

• Menjelaskan tata tertib sekolah

• Menjelaskan kewajiban tiap guru tentang membuat perisapan

mengajar setiap hari

• Menerapkan kepada setiap guru sebuah buku tulis untuk digunakan

seperti : buku daftar kelas

62  

2.2 Memberikan bimbingan kepada guru-guru bidang studi dan guru kelas

agar, setiap guru :

a. Dengan sunggguh-sungguh mempelajari kurikulum bidang studi yang

akan diajarkannya serta menguasai materi pelajaran yang berhubungan

b. Segera menyusun program tahunan, semester, triwulan, bulanan dan

mingguan mengenai materi yang diajarkannya dalam setahun dengan

menggunakan buku pelajaran resmi yang ditentukan

c. Mengadakan persiapan tertulis setiap hari akan mengajar

d. Senantiasa berusaha secara inovativ menemukan cara yang seefektif

mungkin, untuk meningkatkan mutu hasil pengajaran dan pendidikan

yang diberikannya

e. Menyadari sedalam-dalamnya tanggung jawab masing-masing dalam

rangka satu kesatuan untuk menjaga nama baik Yayasan Pendidikan

Citra Kasih dalam suasana kerja yang sesuai dan salaing menghargai

f. Memelihara kerjasama yang baik dengan para orang tua murid, dalam

mendidik anak yang bersangkutan.

g. Mendidik dan memberi pelajaran dengn kasih sayang, tetapi dengan

sikap yang tegas

h. Dengan teliti mengadakan catatan-catatan seperlunya mengenai setiap

siswa, mengenai tingkah laku, kemajuan dalam pelajaran dan

sebagainya.

i. Dengan kerelaan yang ikhlas selalu turut serta dalam segala kegiatan

sekolah, yang langsung mungkin tidak selalu ada dukungannya dengan

bidang studi yang diajarkan

63  

2.3 Secara berkesinambungan meminta, menerima laporan, saran, pandangan

dari para guru, untuk digunakan kelak sebagai bahan pemikiran untuk

penyempurnaan pelaksanaan seperlunya, berupa :

a. Hal-hal yang oleh guru dirasakan perlu disediakan untuk kepentingan

bidang studi yang mereka berikan

b. Pengalaman pahit atau manis mereka dalam menghadapi siswa

c. Hambatan-hambatan yang dirasakan untuk menyelesaikan isi

kurikulum

2.4 Secara berkesinambungan mengikuti jalannya pelaksanaan pendidikan dan

pengajaran ditiap kelas dengan jalan :

a. Selalu memerika persiapan mengajar dari setiap guru

b. Selalu memeriksa absensi guru-guru

c. Sekali waktu mengadakan tes mendadak, secara lisan atau tertulis

d. Menanyakan laporan dari seseorang guru

e. Berdialog dengan siswa untuk mendengarkan kesulitan-kesulitan yang

mungkin dihadapi

f. Meneliti bahan-bahan ulangan yang diberikan oleh guru-guru serta hasil

yang dicapai oleh para siswa

g. Mengadakan supervisi kelas

2.5 Dalam rangka pembinaan dan pemeliharaan ketertiban dan disiplin

a. Kepala sekolah wajib dalam berkesinambungan dan teliti

memperhatikan segala ketentuan mengenai pembinaan dan memelihara

ketertiban dan disiplin lingkungan Yayasan Pendidikan Citra Kasih,

64  

yang menyangkut Kepala Sekolah sendiri, para guru, tenaga

administrasi sekolah, karyawan lainnya dan para siswa

b. Atas pelanggaran terhadap setiap ketentuan ketertiban dan disiplin

tersebut harus diambil tindakan menurut proses yang telah digariskan

dalam peraturan tersebut

c. Kepala Sekolah berhak memberhentikan siswa dari sekolah, setelah

terlebih dahulu bermusyawarah dengan pengurus Yayasan

d. Kepala Sekolah wajib melaporkan kepada pengurus Yayasan dengan

alasan-alasan yang terperinci, bila seorang guru akan diambil tindakan

oleh pengruus Yayasan

e. Dalam membina dan memelihara ketertiban dan disiplin lingkungan

Yayasan Pendidikan Citra Kasih tersebut, nilai-nilai falsafah Pancasila

harus tetap menjadi titik tolak ukur. Sifat otoriter harus dihapuskan.

Pembinaan dan pemeliharaan ketertiban dan disiplin tersebut diatas

juga menyangkut pemeriksaan atas pelaksanaan tugas rutin setiap guru

dan tenaga administrasi sekolah.

3. Wakil Kepala Sekolah

a. Mewakili Kepala Sekolah, dengan memegang tanggung jawab, bila kepala

sekolah berhalangan.

b. Membantu kepala sekolah untuk menghadapi dan mengatasi segala

masalah yang terjadi dalam jam-jam sekolah

c. Membantu kepala sekolah, khusus dalam mengatur perubahan-perubahan

dalam jadwal pelajaran

65  

d. Membantu kepala sekolah , secara khusus untuk mengatur guru-guru

pengganti bila ada guru yang tidak hadir pada jam pelajarannya, sehingga

tidak sampai terjadi kekosongan guru didalam suatu ruangan kelas

e. Mencatat absensi guru setiap hari serta membuat iktisarnya pada tiap akhir

bulan, sebagai laporan kepada Kepala Sekolah

f. Memeriksa, apakah setiap guru kelas telah mengisi kumpulan nilai raport

g. Membantu Kepala Sekolah dalam hal-hal yang menyangkut kegiatan untuk

memperlancar pelaksanaan Pendidikan dan Pengajaran disekolah yang

bersangkutan

4. Bimbingan dan Penyuluhan

a. Mencatat berbagai biodata setiap siswa, untuk dapat dipergunakan kelak

mengenai sifat, tingkah laku, dan kemampuan siswa sehingga dapat

memberikan bimbingan yang lebih efektif dalam rangka mengembangkan

minat dan bakat seorang siswa, dan dalam rangka mengatasi tingkah laku

siswa yang perlu diperbaiki.

b. Mengadakan pembicaraan dari hati ke hati dengan para orang tua siswa

yang bersedia mendapat bimbingan khusus bagi anak orangtua tersebut.

c. Meminta data seperlunya dari guru kelas mengenai sesorang siswa yang

dirasa perlu mandapat bimbingan khusus.

d. Membina dengan memelihara disiplin dikalangan siswa agar sikap dan

tingkah laku para siswa tetap sesuai dengan peraturan tata tertib sekolah.

e. Menyelidiki sebab musabab seseorang siswa melanggar disiplin atau

tingkah laku yang menggangu ketertiban, serta berusaha membimbing

66  

siswa tersebut agar mengubah sikap dan tingkah lakunya yang kurang baik

itu. Mengusulkan kepada Kepala Sekolah tindakan-tindakan penertiban apa

yang perlu diadakan terhadap seorang siswa, disertai motivasi usulnya.

f. Pada akhir tiap bulan membuat laporan tentang :

• Jumlah orang tua yang pernah diwawancarai.

• Jumlah siswa yang melanggar disiplin, berikut penjelasan tentang

nama siswa beserta kelasnya.

• Jenis pelanggaran

• Cara yang ditempuh untuk membina para siswa tersebut.

• Hasil yang dicapai

• Keadaan umum para siswa tentang disiplin.

g. Menyampaikan laporan tersebut kepada Kepala Sekolah serta mengadakan

pembicaraan bersama-sama dengan para Wali Kelas guna menentukan

langkah-langkah selanjutnya.

h. Mencatat absensi para guru dan melaporkan keadaan absensi para guru

pada akhir setiap bulan kepada Kepala Sekolah dan Pengurus Yayasan.

i. Meneliti apakah buku harian kelas diisi oleh para guru, setiap kali setelah

selesai memberikan pelajaran, dan pada akhir setiap minggu menyerahkan

semua buku harian kelas-kelas tersebut kepada Kepala Sekolah untuk

diperiksa.

j. Memberikan bahan informasi yang objektif kepada Kepala Sekolah, untuk

dimuat dalam map konduite guru.

67  

k. Mewujudkan kerjasama yang baik dengan para Wali Kelas dan Guru dalam

rangka mensukseskan Program Kerja Bimbingan dan Penyuluhan dan

Pembinaan Disiplin.

l. Membina kegiatan OSIS.

5. Guru/Wali Kelas

1. Selain melakukan tugas mengajar, seseorang guru wali kelas

mempunyai wewenang dan memegang tanggung jawab sepenuhnya

atas berbagai kegiatan di kelas. Yang menyangkut segi administrasi

maupun segi teknis pendidikan, antara lain :

o Menanggapi, membahas dan menyelesaikan segala laporan

mengenai siswa-siswanya, yang diterimanya dari para guru

bidang studi maupun Kepala Sekolah.

o Meneliti perkembangan setiap siswa serta membuat catatan-

catatan seperlunya mengenai seseorang siswa berdasarkan

pengamatannya sendiri dan sebaiknya dilengkapi dengan

data dari guru BP serta orang tua yang bersangkutan.

o Mengatur pembagian kerja dikalangan siswanya untuk

melakukan berbagai pekerjaan seperti : membersihkan

kelas, memimpin kelas dalam berbagai kegiatan

ekstrakurikuler dan sebagainya.

68  

o Menghukum siswa yang melanggar peraturan disiplin,

dengan ketentuan, bahwa hukuman yang diberikan tidak

merugikan siswa dalam mengikuti pelajaran.

o Setiap hari memeriksa : buku tugas siswa, pengisian buku

absensi siswa, buku penghubung, dan buku harian kelas,

apakah sudah diisi oleh guru bidang studi yang

bersangkutan.

o Menentukan angka nilai kelakuan dan kerajinan siswa.

o Memasukkan kedalam daftar kumpulan nilai rapot, setelah

diterima dari para guru bidang studi yang bersangkutan.

o Mengisi rapot tepat dalam batas waktu yang ditentukan

Kepala Sekolah.

2. Guru/Wali Kelas wajib menjadi guru pengawas setiap Catur Wulan

atau Semester, dan pada waktu ujian EBTA

3. Guru/Wali kelas yang merangkap sebagai guru pengawas harus

hadir di sekolah setengah jam sebelum sekolah dimulai. Pada waktu

istirahat, guru pengawas harus berada dilingkungan pos/tempat

pengawas. Tugas pengawasan harus dilaksanakan dengan tegas dan

dengan penuh rasa tanggung jawab

4. Yang dapat diangkat menjadi guru/wali kelas, ialah guru-guru yang

mempunyai jam mengajar minimal 25 jam, dan yang diutamakan

ialah guru-guru yang mengajar penuh. Guru-guru yang merangkap

69  

mengajar di sekolah lain pada waktu yang bersamaan, tidak dapat

diangkat menjadi wali kelas

5. Pengangkatan wali kelas oleh Kepala sekolah ahrus dengan

persetujuan Pengurus Yayasan

6. Hal-hal yang belum diatur dalam ketentuan di atas mengenai wali

kelas akan diatur kemudian oleh Pengurus Yayasan.

6. Guru-guru

1. Setiap guru harus memahami benar Kurikulum Bidang Study yang

diajarkannya dan menguasai materi pelajaran yang berhubungan

2. Setiap guru wajib menggunakan buku pelajaran yang telah ditentukan

Pemerintah

3. Pada awal tahun pelajaran, setiap guru harus menyusun rencana kerja

untuk satu tahun, satu semester, satu triwulan dan satu minggu, serta

mencantumkan alat-alat peraga apa yang diperlukan untuk melaksanakan

rencana kerja itu

4. Setiap kali akan mengajar, guru-guru wajib membuat persiapan mengajar

secara tertulis

5. Sebelum mulai memberikan pelajaran, setiap guru harus meneliti jumlah

murid yang hadir dan mencatat nama-nama siswa yang absen dalam buku

catatan kelas.

6. Dalam memberikan pelajaran, setiap guru harus bersikap persuasif

membimbing

70  

7. Setiap guru harus mengadakan evaluasi belajar secara teratur minimal

enam kali dalam semester atau tiga kali dalam satu triwulan, dan mencatat

hasil yang dicapai oleh setiap siswa dalam buku pegangan guru sendiri

8. Dari hasil setiap bahan evaluasi dicatat, bagian mana dari materi pelajaran

yang pada umumnya masih kurang dikuasai oleh para siswa, dan dicatat

juga hasil rata-rata yang dicapai

9. Setiap pekerjaan para siswa pada evaluasi tertulis, setelah diperiksa,

dikembalikan kepada para siswa untuk melihat sendiri hasil pekerjaan

mereka

10. Setiap guru menyampaikan catatannya mengenai para siswa kepada wali

kelas, termasuk catatan-catatan tentang sikap dan tingkah laku para siswa

yang bersangkutan

11. Setiap guru harus berusaha memelihara ketertiban dalam kelas dan

menjaga agar keadaan di kelas tempat guru yang bersangkutan mengajar,

tidak mengganggu kepada kelas-kelas yang berdekatan

12. Selain melaksanakan tugas rutinnya sebaik mungkin, setiap guru harus

bersedia melaksanakan pekerjaan-pekerjaan lain yang diatur oleh kepala

sekolah demi kepentingan Pendidikan dan pengajaran para siswanya

13. Setiap guru harus berusaha sebaik mungkin bekerjasama dalam suasana

saling harga menghargai dengan para guru lainnya, ataupun dengan tenaga

administrasi sekolah

14. Setiap kali setelah selesai mengajar, guru yang bersangkutan

mencantumkan catatan dalam Buku Daftar Isian Bidang Study, tentang

materi yang telah diajarkannya pada hari itu

71  

15. Setiap guru harus merasa turut bertanggung jawab, untuk menjaga nama

baik Yayasan Pendidikan Citra Kasih

16. Setiap guru tidak dibenarkan memberika les tambahan kepada murid dan

apabila diketahui guru memberikan les tambahan kepada murid tanpa izin

dari Pengurus Yayasan, maka guru tersebut akan diambil tindakan

administratif

17. Setiap guru yang absen akan dikenakan pemotongan honor, kecuali ada

surat keterangan dokter (jika sakit)

18. Setiap guru perlu dan harus mempelajari isi kode etik guru, dan berperilaku

sesuai dengan prinsip-prinsip yang tercantum dalam kode etik tersebut.

Setiap guru diharapkan memiliki perumusan tentang kode etik Guru

Indonesia tersebut

7. Guru Piket

1. Guru Piket memperhatikan segala kegiatan, kejadian, perkembangan dan

lain-lain di lingkungan Yayasan, selama guru piket yang bersangkutan

melakukan tugas piket dan mencatat segala sesuatu dalam buku piket untuk

kemudian disampaikan kepada Kepala Sekolah

2. Menjaga ketertiban para siswa waktu masuk ke kelas, waktu istirahat dan

waktu pulang

3. Menangani siswa-siswa yang terlambat dan atau melanggar peraturan tata

tertib sekolah dengan sikap mendidik tetapi tetap dengan tegas

4. Segera melaporkan kepada Pimpinan Sekolah, bila ada sesuatu kejadian

yang perlu diatasi secepat mungkin

72  

5. Melakukan segala tugas yang diberikan oleh Kepala Sekolah demi

kelancaran pelaksanaan Pendidikan dan Pengajaran di sekolah

6. Guru piket tidak dibenarkan meninggalkan tugas tanpa izin Kepala Sekolah

7. Tetap mematuhi segala sesuatu ketentuan Tata Tertib Sekolah

8. Kepala Laboratorium

1. Membantu guru-guru yang akan mengadakan praktikum di laboratorium

sekolah dengan jalan menyediakan segala sesuatu yang diperlukan oleh

guru yang bersangkutan dari alat-alat/bahan-bahan tertentu/tersedia. (Bila

ada sesuatu alat atau bahan yang belum dimiliki oleh laboratorium sekolah

tetapi sangat urgen diperlukan oleh seseorang guru, maka dalam hal ini

segera dilaporkan kepada Pengurus Yayasan untuk dapat menyediakannya

dalam batas-batas keuangan yang mengizinkan)

2. Mengadakan inventarisasi dari alat-alat atau bahan-bahan yang ada di

laboratorium Sekolah

3. Mengadakan catatan tentang bahan-bahan yang telah habis terpakai untuk

dilaporkan kepada Pengurus Yayasan guna melengkapinya kembali

4. Meminta dari setiap guru yang hendak menggunakan laboratorium sekolah,

rencana kerja buat setahun berikut data tentang alat-alat dan bahan-bahan

yang akan dipergunakan seperlunya untuk waktu yang ditentukan oleh

guru-guru yang bersangkutan

5. Menginventarisasikan segala praktikum yang telah diadakan di

Laboratorium dan meminta dari guru yang bersangkutan hasil yang dicapai

oleh para siswa

73  

6. Mengatur penggunaan laboratorium oleh guru-guru yang memerlukannnya,

dengan sedapat mungkin memenuhi segala rencana guru yang bersangkutan

7. Dalam waktu-waktu lab tersebut tidak digunakan, Kepala Laboratorium

wajib menggunakan pembenahan seperlunya, sehingga semua alat yang ada

tetap dalam keadaan “siap” pakai

8. Kepala Laboratorium bertanggung jawab sepenuhnya atas keutuhan semua

alat-alat yang ada di laboratorium sekolah

9. Administrasi Sekolah/Tata Usaha

1. Melaksanakan segala sesuatu yang menyangkut administrasi sekolah, yang

ditentukan oleh Kepala Sekolah sebagai penanggung jawab pelaksanaan

Pendidikan dan Pengajaran serta pengadministrasiannya

2. Menyelenggarakan urusan surat menyurat yang menyangkut

penyelenggaraan dan pelaksanaan sekolah Citra Kasih

3. Menginventarisasikan segala alat-alat bergerak dan tidak bergerak milik

Yayasan Pendidikan Citra Kasih

4. Mempersiapkan segala sarana administrasi, seperti buku-buku, agenda,

buku catatan guru, buku agenda, blanko-blanko surat isian, map-map dan

sebagainya

5. Menyimpan dan memelihara segala dokumentasi, berkas-berkas yang

menyangkut pelaksanaan sekolah-sekolah Citra Kasih

6. Mengatur segala alat dan media pelajaran yang diperlukan oleh para guru

berikut alat-alat dan sarana/prasarana olah raga, kesenian dan sebagainya

74  

7. Mengurus perlengkapan-perlengkapan di ruangan-ruangan menurut

ketentuan-ketentuan dari Kepala Sekolah

8. Memperhatikan kebersihan di lingkungan sekolah Citra Kasih

9. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperlukan oleh Kepala Sekolah atau

Pengurus Yayasan yang ada hubungannya dengan kegiatan di sekolah

10. Tetap memenuhi segala ketentuan Tata Tertib Sekolah

11. Kepala administrasi sekolah sekaligus membantu Kepala Sekolah untuk

mengelola Perpustakaan Sekolah

10. Kepala Perpustakaan Sekolah

1. Mengadakan inventarisasi segala buku dan perabot lainnya yang ada di

ruang perpustakaan sekolah

2. Bertanggung jawab atas pemeliharaan segala buku dan perabot lainnya yang

ada di ruang perpustakaan sekolah tersebut

3. Mengatur penyusunan buku-buku perpustakaan sekolah tersebut menurut

sistem Dewey. (Pengelompokannya, pembuatan nomor-nomor pada tiap

buku)

4. Mengatur cara peminjaman buku-buku tersebut oleh para pelajar ataupun

oleh para guru dan karyawan Yayasan Citra Kasih lainnya. (Untuk di bawa

ke rumah masing-masing ataupun untuk dibacakan di ruang perpustakaan)

5. Berusaha mengetahui garis besar isi tiap buku, sehingga dapat memberikan

penerangan atau informasi seperlunya kepada para pelajar yang ingin

meminjam sesuatu jenis buku mengenai sesuatu pokok tertentu

75  

6. Menegaskan kepada setiap peminjam buku dari perpustakaan sekolah

tersebut bertanggung jawab atas keutuhannya

7. Melalui penerangan-penerangan yang diberikan oleh Kepala Perpustakaan,

mendorong minat para pelajar meminjam/membaca buku-buku yang ada di

perpustakaan sekolah

8. Berusaha mengetahui buku-buku bacaan apa yang sangat digemari oleh

para pelajar untuk dapat mengusulkan kepada Kepala Sekolah dan Pengurus

Yayasan, supaya dalam menambah buku-buku di perpustakaan sekolah,

memperhatikan juga jenis-jenis bacaan yang sangat digemari tersebut

9. Dalam mengelola perpustakaan sekolah tersebut diatas, Kepala

Perpustakaan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Sekolah di

Yayasan Pendidikan Citra Kasih

11. Kasir

1. Kasir yang secara struktural adalah staf administrasi sekolah tetapi secara

taktis operasional langsung berada dibawah Pengurus Yayasan dan

bertanggung jawab langsung kepada Pengurus Yayasan

2. Kasir mengurus segala soal keuangan Yayasan berdasarkan ketentuan dan

kebijaksanaan Pengurus Yayasan

• Menerima setoran uang sekolah, uang penjualan buku, dan lain-

lain, uang masuk sekolah dengan ketentuan bahwa setiap

penerimaan harus disertai dengan tanda terima yang sah menurut

ketentuan resmi

• Mencatat segala asal usul dan sumber uang yang diterima tersebut

76  

3. Mengadakan pengeluaran, bedasarkan ketentuan dari Pengurus Yayasan,

dan atas persetujuan dari Pengurus Yayasan

4. Setiap pengeluaran dan pembayaran harus dilengkapi dengan bukti tanda

terima dan kwitansi yang sah

5. Jumlah uang kontan yang ada di kas kasir tidak boleh lebih dari Rp.

200.000,- (Dua ratus ribu rupiah) setiap hari

6. Kasir membayar gaji/honorarium seluruh karyawan Yayasan Pendidikan

Citra Kasih, sesuai dengan yang ditetapkan oleh Pengurus Yayasan untuk

masing-masing karyawan tersebut, dan juga membayar segala

rekening/faktur/bon yang berhubungan dengan penyelenggaraan sekolah,

setelah diketahui oleh Pengurus Yayasan

7. Setiap akhir bulan, selambat-lambatnya tanggal 5 (lima) bulan berikutnya

segala pertanggung jawaban mengenai penerimaan dan pengeluaran, harus

sudah diserahkan oleh kasir kepada Pengurus Yayasan

8. Dalam melaksanakan tugasnya, diharapkan dari kasir memiliki rasa

tanggung jawab yang sebesar-besarnya

3.3 Tata Laksana/Prosedur yang Berjalan

Prosedur yang berjalan pada Sekolah Citra Kasih Tangerang masih

menggunakan sistem yang manual, dimana publisitas, pendaftaran dan penerimaan

siswa baru, dan sistem penilaian dicatat dalam file-file yang dikumpulkan dalam

bentuk arsip-arsip, hal ini menyebabkan rentannya kehilangan ataupun kerusakan

data-data yang ada.

77  

3.3.1 Prosedur Publikasi

Pada tahap prosedur publikasi dilaksanakan sebagai berikut :

1. Pada saat sebelum tahun ajaran baru dimulai, sekolah menetapkan

melakukan publikasi secara manual, seperti pemasangan spanduk,

penyebaran brosur, dan mouth to mouth.

2. Calon Siswa mencari informasi tentang sekolah dan pendaftaran

3.3.2 Prosedur Pendaftaran dan Penerimaan Siswa Baru

Pada tahap ini dilaksanakan tahap-tahap sebagi berikut :

1. Calon siswa yang mendaftar diberikan formulir pendaftaran siswa baru

oleh pihak sekolah

2. Calon siswa menyerahkan kembali berkas formulir pendaftaran setelah

diisi kepada pihak sekolah dengan melampirkan persyaratan, yaitu :

• Fotocopy akte kelahiran

• Pas foto raport

• Surat pindah bagi murid pindahan

• Fotocopy STTB

• Fotocopy NEM

• Dan mengisi surat lampiran lainnya sesuai ketentuan sekolah

3. Bagi siswa pindahan dari sekolah lain, diadakan ujian saringan masuk

4. Bagi siswa yang sudah menjadi siswa Sekolah Citra Kasih dan akan

melanjutkan ke jenjang yang lebih tinggi di Sekolah Citra Kasih, akan

dilihat hasil nilai raport untuk penempatan kelas

78  

3.3.3 Prosedur Penjadwalan Mata Pelajaran

Pada tahap prosedur penjadwalan mata pelajaran, dilakukan hal-hal sebagai

berikut, yaitu :

1. Kepala Sekolah menentukan jumlah jam pelajaran untuk tiap-tiap

bidang studi

2. Kepala Sekolah menyesuaikan jam pelajaran dengan kesediaan guru

bidang studi untuk mengajar

3. Kepala Sekolah menyampaikan jadwal mengajar kepada guru bidang

studi

3.3.4 Prosedur Laporan Penilaian Siswa

Tahap-tahap dalam prosedur penilaian siswa adalah sebagai berikut :

1. Siswa mengikuti beberapa tahap penilaian, mulai dari ulangan harian,

nilai tugas, ujian praktek, dan ujian semester.

2. Laporan Penilaian dibagi menjadi 2 tahap, yaitu :

a. Laporan Nilai Bulanan, yaitu hasil evaluasi belajar siswa selama

sebulan

b. Laporan Nilai Tahunan, yaitu Laporan Nilai Bulanan

diakumulasikan dan ditambah dengan nilai hasil ujian akhir

semester.

3. Hasil Evaluasi Siswa diberikan kepada Siswa dan dilaporkan kepada

Kepala Sekolah

79  

3.3.5 Prosedur Pasca Lulus

Pada tahap ini siswa yang telah lulus akan didata, nama institusi atau

sekolah yang menjadi tujuan siswa tersebut nantinya.

80  

3.4 Diagram Aliran Data

3.4.1 Diagram Konteks

KepalaSekolah

CalonSiswa

Siswa GuruAdministrasiKurikulum

Formulir Pendaftaran

Pengembalian formulir

Surat tanda lulus

Jadwal ekstrakurikulerPendaftaran ekstrakurikuler

Laporan evaluasi penilaian siswa

Jadwal mata pelajaran

Kesediaan mengajar

Jadwal mengajar

Laporan nilai siswa

TU

Data siswa baru yang diterima

Data alumni

Data siswa yang mendaftar

 

Gambar 3.2 Diagram Konteks

81  

3.4.2 Diagram Nol

Gambar 3.3 Diagram Nol

82  

3.5 Definisi Sistem

3.5.1 Mission Statement

Tujuan dari pembuatan sistem aplikasi basis data Administrasi Kurikulum

pada Sekolah Citra Kasih adalah untuk mengelola data seluruh kegiatan

administrasi kurikulum pada Sekolah Citra Kasih. Aplikasi ini ditujukan untuk

meningkatkan kegiatan operasional sekolah dalam mengolah data dan

mempublikasikan kepada masyarakat tentang Sekolah Citra Kasih. Dengan

dibuatnya sistem ini diharapkan dapat memperluas daerah cakupan publikasi

Sekolah Citra Kasih, dan mempermudah serta meningkatkan efektifitas kinerja

para guru Sekolah Citra Kasih dalam pengolahan data, pengorganisasian data, dan

pembuatan laporan hasil evaluasi siswa.

3.5.2 Mission Objectives

Fungsi dari Mission Objectives adalah untuk mancantumkan data apa saja

yang akan dipelihara pada saat penggunaan aplikasi nantinya. Data-data tersebut,

antara lain :

- Mengelola (insert, update) data Siswa

- Mengelola (insert, update) data Guru

- Mengelola (insert, update) data pendaftaran siswa

- Mengelola (insert, update) data Pasca Lulus

- Mengelola (insert, update) data Penilaian siswa

- Mengelola (insert, update) data ekstrakurikuler

- Mengelola (insert, update) data jadwal mata pelajaran

83  

- Mengelola (insert, update) data publikasi sekolah

- Membuat (insert) data untuk Report

3.5.3 System Boundaries

System Boundaries merupakan batasan sistem dalam Administrasi

Kurikulum pada Sekolah Citra Kasih. System Boundaries digambarkan pada

gambar berikut ini:

 

Gambar 3.4 System Boundaries

Sistem Basis Data yang akan dibuat nantinya akan digunakan oleh

bagian-bagian yang berada didalam System Boundaries, yaitu, Kepala

Sekolah, Guru, Tata Usaha dan Siswa.

84  

3.5.4 Analisa User Views

Data Access Type

Kepala Sekolah Guru Admin TU Siswa

Publikasi Sekolah Maintain X

Query Report X Pendaftaran Maintain X Query X Report X X Siswa Maintain X Query X Report X X X Jadwal Mata Maintain X Pelajaran Query X Report X X X X Ekstrakurikuler Maintain Query X Report X X X X Penilaian Siswa Maintain X Query X Report X X X

Table 3.1 Table User Views

Data Kepala Sekolah Guru Admin TU Siswa

Publikasi Sekolah X X Pendaftaran X X Siswa X X X Jadwal Mata Pelajaran X X

X X

Ekstrakurikuler X X X Evaluasi Belajar Siswa X X X

Table 3.2 Cross Reference User Views

85  

Dari analisis terhadap table user view dan table cross-reference user

view, dapat dilihat bahwa user yang paling banyak menggunakan sistem

yang ada di Sekolah Citra Kasoh adalah Tata Usaha. Maka penulis

menyimpulkan dari sistem yang sudah berjalan saat ini ada satu user yang

diberi nama Tata Usaha View.

3.6 User Requirement Specifications

3.6.1 Data Requirements

Student

Siswa adalah data mengenai Siswa Sekolah Citra Kasih yang meliputi nama

lengkap, nomor induk siswa, tempat dan tanggal lahir, alamat rumah, nomor

telephone, nama orang tua/wali, kelas.

Karyawan

Guru merupakan data mengenai guru/kepala sekolah yang meliputi nama

lengkap, kode guru/kepala sekolah, nomor induk pegawai, tempat dan tanggal

lahir, alamat rumah, nomor telephone rumah, nomor handphone, pendidikan

terakhir .

Jadwal Mata Pelajaran

Jadwal Mata Pelajaran adalah data jadwal pelajaran selama tahun pelajaran

berlangsung yang meliputi mata pelajaran, hari, jam, materi, kode guru yang

mengajar, kelas yang diajar.

86  

Student Nilai

Student Nilai adalah data mengenai nilai siswa yang meliputi, nama siswa,

nomor induk siswa, kelas, mata pelajaran, nilai tiap-tiap mata pelajaran, nama

wali kelas.

Ekstrakurikuler

Ekstrakurikuler adalah data mengenai jenis-jenis ekstrakurikuler yang

terdapat pada sekolah meliputi nama ekstrakurikuler, nama siswa yang mengikuti

ekstrakurikuler, nama pembina.

1.6.2 Transaction Requirement

1. Data Entry / Insert

a. Entry data Student

b. Entry data Karyawan

c. Entry data Pendaftaran Siswa Baru

d. Entry data Siswa Pasca Lulus

e. Entry data Siswa Nilai

f. Entry data Ekstrakurikuler

g. Entry data Jadwal Mata Pelajaran

h. Entry data Publikasi Sekolah

i. Entry data News dan Event

87  

2. Data Update

a. Update data Student

b. Update data Karyawan

c. Update data Pendaftaran Siswa Baru

d. Update data Siswa Pasca Lulus

e. Update data Siswa Nilai

f. Update data Ekstrakurikuler

g. Update data Jadwal Mata Pelajaran

h. Update data Publikasi Sekolah

i. Update data News dan Event

3. Data Query

a. List detail data Student

b. List detail data Mata Pelajaran

c. List detail kelas pada tahun ajaran yang sedang berlangsung

d. List detail data siswa pada KelasTahunAjaran yang sedang

berlangsung

e. Melihat mata pelajaran dan pada kelas

f. List detail jadwal mata pelajaran tiap kelas

g. List detail kelas pada tiap jenjang

h. Melihat wali kelas pada tiap kelas

i. List detail data karyawan

j. List detail data ekstrakurikuler

k. List detail News dan Event

88  

3.6.3 General System Requirement

1. Ukuran Database Awal

• Jumlah Guru keseluruhan ada 65 orang

• Untuk jumlah jam pelajaran :

1. Jam pelajaran TK dimulai pada pukul 8 sampai 11

2. Jam pelajaran SD dimulai pada pukul 7 sampai 12

3. Jam pelajaran SMP dimulai pada pukul 7 sampai 13

4. Jam pelajaran dimulai pada pukul 7 sampai 14

2. Laju Pertumbuhan Database

• Rata-rata dokumen yang dibuat dalam 1 hari berjumlah 50

3. Rata-rata Jumlah dan Tipe Record yang dicari

a. Dapat melakukan pencarian data siswa

b. Dapat melakukan pencarian data guru

c. Dapat melakukan pencarian data pendaftaran siswa

d. Dapat melakukan pencarian data pasca lulus

e. Dapat melakukan pencarian data Penilaian siswa

f. Dapat melakukan pencarian data ekstrakurikuler

g. Dapat melakukan pencarian data jadwal sekolah

h. Dapat melakukan pencarian data pengumuman

4. Kebutuhan Akses dan Jaringan

Seluruh pengguna sistem terhubung dengan aman dalam jaringan

internet sesuai dengan kebutuhan akses masing-masing

89  

5. Performance

• Pada periode puncak, maka waktu akses dokumen pada database

(select, insert, update) tidak boleh lebih dari 1-10 detik

• Pada periode tidak puncak, maka waktu akses dokumen pada

database (select, insert, update, delete) tidak boleh lebih dari 1-5

detik

6. Keamanan

• Database hanya dapat diakses dengan username dan password

• Setiap pengguna sistem mempunyai hak akses sesuai dengan

kebutuhan data masing-masing user view

7. Backup dan Recovery

Backup dan Recovery dilakukan pada saat setiap akhir bulan, proses

backup dilakukan setelah laporan penilaian siswa dibuat

3.7 Permasalahan yang dihadapi

Permasalahan yang dihadapi oleh Sekolah Citra Kasih adalah sebagai

berikut :

1. Sistem sekolah masih manual, sehingga mempersulit dalam proses

pencariaan data.

2. Data disimpan dalam arsip, sehingga terdapat kemungkinan data

tersebut hilang ataupun data dapat diakses oleh guru yang tidak

90  

memiliki hak untuk mengetahuinya. Dalam hal ini dapat dipastikan

keamanan data kurang terjaga.

3. Dibutuhkan proses yang membutuhkan waktu dan tenaga lebih

untuk memperoleh informasi mengenai sekolah. Hal tersebut

dikarenakan sistem yang berjalan masih berdifat manual. Informasi

harus dicari pada berkas-berkas yang kurang terorganisasi dengan

baik.

3.8 Alternatif Pemecahan Masalah

untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh Sekolah Citra

Kasih, maka diusulkan pemecahan masalah sebagai berikut :

1. Membuat basis data untuk Sekolah Citra Kasih.

2. Membuat Web Basis Data untuk Sekolah Citra Kasih.

3. Membuat sistem laporan yang menghasilkan laporan sesuai dengan

ruang lingkup secara periodik.