56

BAB 3

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum

3.1.1 Latar Belakang PT. Sadikun Niagamas Raya

PT. Sadikun didirikan pada tanggal 11 Maret 1968 oleh Bapak

Husen Tanurahardja dengan kantor pusat yang beralamat di Jl.Pinangsia

Timur No. 4-A, Jakarta Barat. PT. Sadikun memfokuskan diri pada bisnis

energi dengan kegiatan utama bergerak pada perdagangan bahan bakar

gas, cair dan padat. Pada tanggal 24 Oktober 1984 , PT. Sadikun terdaftar

sebagai sebuah Perusahaan Perseroan Terbatas berdasarkan Surat

Pengesahan Menteri Kehakiman no. C2-8028.HT.01.01.TH.84 dan telah

memperoleh Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) pada tanggal 26

Oktober 1994 dengan no.3829/2368-P/09-03/PB/X/94.

Sejalan dengan perkembangannya, maka PT. Sadikun Niagamas

Raya sudah memiliki banyak cabang perusahaan diantaranya di Jakarta,

Bekasi, Merak, Bandung, Cirebon,Surabaya dan Bali dengan jumlah

karyawan mencapai 1000 orang.

PT. Sadikun Niagamas Raya Cabang Srengseng didirikan tahun

1989 dan dikhususkan pada perdagangan elpiji(LPG). Dipimpin oleh

seorang KA-CAB yang bernama Ibu Djulia Tanurahardja. Cabang

perusahaan ini bekerja sama dengan PERTAMINA untuk melayani

57

kebutuhan elpiji dari pabrik-pabrik (industri), dealer maupun perorangan.

Kemasan elpiji yang dijual terdiri dari 12 kg, 50 kg dan menggunakan

mobil tangki (tangker elpiji) sebanyak 40 unit dengan kapasitas 2, 4, 7, 8,

dan 9 ton sebagai armada pengiriman ke pabrik-pabrik (industri) dan

sampai sekarang sudah memiliki konsumen lebih dari 105 pabrik

(industri). Sedangkan untuk melayani kebutuhan dealer dan perorangan

digunakan mobil truk tipe pick up sebanyak 7 unit . Kegiatan pengiriman

elpiji untuk keperluan industri dilayani selama 24 jam dan 7 hari dalam

seminggu sedangkan untuk keperluan dealer dan perorangan dilayani

selama 12 jam dan 6 hari kerja seminggu .

3.1.2 Visi dan Misi PT. Sadikun Niagamas Raya

3.1.2.1 Visi PT Sadikun Niagamas Raya

Visi PT. Sadikun Niagamas Raya adalah “Menjadi

perusahaan yang solid dan terus berkembang dalam memenuhi

kebutuhan energi pelanggan kami”.

3.1.2.2 Misi PT Sadikun Niagamas Raya

Untuk mencapai visi tersebut, PT. Sadikun senantiasa akan

berupaya untuk melaksanakan misinya sebagai berikut:

1. Selalu berusaha menjalin kerjasama dengan berbagai pihak,

baik dari perusahaan-perusahaan lain maupun dengan pihak

58

pemerintah.

2. Selalu berusaha mengikuti perkembangan Informasi dan

Teknologi agar selalu dapat terus bersaing dalam dunia

usaha.

3. Menerapkan kualitas kerja diantara para karyawannya

dengan menciptakan suasana kerja yang kondusif, aman dan

nyaman sehingga karyawan dapat bekerja dengan maksimal.

3.1.3 Tujuan PT. Sadikun Niagamas Raya

Adapun tujuan dari PT. Sadikun Niagamas Raya adalah:

1. Menjadi perusahaan yang dapat berkembang terus menerus dengan

selalu berusaha mengikuti perkembangan teknologi informasi yang

ada.

2. Menjadi perusahaan yang dapat memberikan lapangan kerja baru bagi

masyarakat disekitar dan masyarakat pada umumnya.

3. Menjadi perusahaan Go Public yang dapat terus meningkatkan

kualitas dan kuantitas usahanya di dunia bisnis.

59

3.2 Struktur Organisasi PT. Sadikun Niagamas Raya Cabang Srengseng

60

3.3 Uraian Jabatan

1. Branch Manager

Bertanggung jawab terhadap Direktur Utama yang ada di kantor pusat.

Tugas dan Wewenang:

a. Menjaga kelangsungan usaha yang ada di cabang Srengseng.

b. Memeriksa laporan pengiriman elpiji ke industri (pabrik-pabrik).

c. Memeriksa dan menandatangi cek, giro, voucher pengeluaran dan

penerimaan uang.

d. Mengotorisasi pembayaran gaji dan kenaikan gaji karyawan.

e. Melaporkan perkembangan usaha di yang ada di cabang Srengseng kepada

kantor pusat (Direktur Utama).

2. Sales Supervisor

Bertanggungjawab kepada Branch Manager.

Tugas dan Wewenang:

a. Memeriksa jadwal pengiriman elpiji ke industri.

b. Mengotorisasi surat penawaran kepada konsumen atas penjualan elpiji yang

diajukannya termasuk jatuh tempo pembayarannya.

c. Menentukan harga jual ke industri(pabrik-pabrik).

d. Mengotorisasi pemberian diskon dan entertain ke pabrik-pabrik.

e. Memeriksa rekap order penjualan.

61

3. Finance Supervisor

Bertanggungjawab kepada Branch Manager.

Tugas dan Wewenang:

a. Memeriksa voucher pengeluaran uang (tunai, cek, giro, transfer).

b. Memeriksa dan mengotorisasi pengajuan pencairan uang yang diajukan oleh

cashier officer.

c. Memeriksa laporan penerimaan uang dari penagihan piutang dan penjualan

tunai.

d. Mengelola perputaran uang perusahaan untuk mencukupi kebutuhan

pengeluaran uang perusahaan.

e. Memeriksa giro dan cek yang dibuat oleh Finance Adm Officer .

f. Membuat laporan rekap penerimaan dan pengeluaran uang untuk dilaporkan

kepada Branch Manager, Finance di kantor pusat.

g. Memeriksa laporan subledger kas dan bank.

4. IT Supervisor

Bertanggung jawab kepada Branch Manager

Tugas dan Wewenang:

a. Menentukan rencana IT untuk perusahaan

b. Memonitor kegiatan pada IT departemen.

5. Purchase Supervisor

Bertanggung jawab kepada Branch Manager

Tugas dan Wewenang:

62

a. Menentukan jumlah dan harga barang yang harus dibeli (elpiji).

b. Memeriksa dan mengotorisasi order pembelian barang .

c. Memeriksa faktur pembelian dengan order pembelian.

d. Menjalin hubungan baik dengan vendor.

e. Memeriksa laporan rekap pembelian barang untuk di serahkan kepada

Branch Manager.

6. Distributor dan Maintenance Supervisor

Bertanggung jawab kepada Branch Manager.

Tugas dan Wewenang:

a. Memeriksa daftar realisasi pengiriman elpiji ke industri (pabrik-pabrik).

b. Memeriksa laporan kondisi kendaraan tangki dan truk untuk mendukung

kegiatan pengiriman elpiji.

c. Memeriksa jadwal pengiriman elpiji ke industri.

d. Menentukan kebijakan insentif dan bonus untuk sopir-sopir yang bertugas

mengirim elpiji.

e. Membuat laporan pengiriman elpiji ke industri untuk diserahkan kepada

Branch Manager.

7. HRD & GA Officer

Bertanggungjawab kepada HRD di pusat.

Tugas dan Wewenang:

a. Membuat lowongan kerja untuk mencari pegawai baru.

b. Menyortir lowongan kerja yang sudah masuk.

63

c. Melakukan test kepada calon pegawai baru.

d. Melakukan negosiasi gaji kepada pegawai baru yang diterima.

e. Menjelaskan kondisi perusahaan secara umum dan tugas yang dibebankan

kepada pegawai baru tersebut.

f. Menjalin hubungan baik dengan pihak lingkungan di sekitar perusahaan.

8. Sales Officer

Bertanggung jawab kepada Sales Supervisor.

Tugas dan Wewenang:

a. Membuat faktur penjualan.

b. Membuat laporan rekap penjualan.

9. Customer Service Officer

Bertanggung jawab kepada Sales Supervisor.

Tugas dan Wewenang:

a. Melayani keluhan konsumen (pabrik, dealer dan perorangan).

b. Menerima PO (purchase order) dari konsumen.

c. Membuat surat penawaran elpiji ke konsumen baru termasuk perjanjian

jatuh tempo pembayarannya.

10. Finance Adm Officer

Bertanggungjawab kepada Finance Supervisor.

Tugas dan Wewenang:

64

a. Menyetorkan penerimaan giro, uang tunai dari pembayaran piutang

perusahaan ke bank.

b. Membuat voucher transaksi pengeluaran dan membukukan ke dalam buku

bank.

c. Menginput voucher penerimaan dan pengeluaran ke dalam buku besar

(general ledger).

d. Memeriksa saldo rekening koran dengan saldo di buku besar (general

ledger).

e. Melaporkan saldo rekening bank dalam buku besar (general ledger) ke

accounting di pusat.

f. Mengirimkan voucher asli penerimaan dan pengeluaran cabang srengseng

ke accounting pusat.

11. Cashier Officer

Bertanggung jawab kepada Finance Supervisor dan Branch Manager.

Tugas dan Wewenang:

a. Menerima dan memeriksa voucher pengeluaran kas kecil dengan bukti

pengeluaran kas kecil dari distribution and maintenance officer.

b. Membuat voucher permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

c. Mencocokan saldo kas kecil sebelum menerima pengisian kembali dana

kas kecil.

d. Membuat laporan penutupan kas kecil perhari dan laporan bon sementara

per hari.

e. Menginput voucher pengeluaran kas kecil ke buku besar (general ledger).

65

f. Mengecek saldo pengeluaran kas kecil per hari yang telah diinput ke buku

besar (general ledger).

g. Mencetak laporan subledger kas kecil per bulan ke accounting di pusat.

h. Mengirim voucher asli pengeluaran kas kecil per bulan ke pusat.

12. Collection Officer

Bertanggung jawab kepada Finance Supervisor.

Tugas dan Wewenang:

a. Menerima setoran pembayaran piutang dari para kolektor.

b. Membuat laporan penerimaan giro, transfer dan tunai per hari.

c. Menagih customer yang sudah jatuh tempo pembayarannya via telepon.

d. Membuat kartu piutang customer.

e. Membuat laporan analisa umur piutang per bulan.

f. Melaporkan penagihan piutang dari customer yang bermasalah.

13. Technical Support

Bertanggung jawab kepada IT Supervisor.

Tugas dan Wewenang:

a. Melakukan perbaikan jika ada kerusakan hardware, software dan jaringan

yang dapat berpengaruh pada pekerjaan user.

b. Mengecek penyebab terjadinya kerusakan pada hardware, software dan

jaringan.

c. Menjawab dan mengatasi keluhan-keluhan user terhadap sistem aplikasi

dan masalah tentang hardware.

66

d. Menghubungkan setiap komputer baru untuk masuk kedalam LAN

perusahaan.

e. Menghubungkan koneksi jaringan antar cabang ke kantor pusat.

14. Staff IT

Bertanggung jawab kepada IT Supervisor.

Tugas dan Wewenang:

a. Melakukan back-up data.

b. Melakukan penyimpanan file ( program ).

c. Mengatasi error yang terjadi dalam aplikasi Sistem Informasi General

Ledger.

15. Purchase Officer

Bertanggung jawab kepada Purchase Supervisor.

Tugas dan Wewenang:

a. Membuat order pembelian.

b. Membuat laporan rekap pembelian.

16. Maintenance Officer

Bertanggung jawab kepada Distribution and Maintenance Officer.

Tugas dan Wewenang:

a. Mengecek kondisi kendaraan yang akan digunakan untuk pengiriman elpiji.

b. Memperbaiki kendaraan (tangki) yang rusak.

c. Menyediakan sparepart yang dibutuhkan untuk perbaikan.

67

17. Distribution Adm Officer

Bertanggung jawab kepada Distribution and Maintenance Officer.

Tugas dan Wewenang:

a. Membuat realisasi pengiriman elpiji ke industri.

b. Mengajukan bon uang jalan pengiriman elpiji.

c. Membuat voucher pengeluaran uang jalan pengiriman elpiji ke industri.

18. Traffic Officer

Bertanggung jawab kepada Distribution and Maintenance Supervisor

Tugas dan Wewenang:

a. Mengatur dan membuat jadwal pengiriman elpiji ke industri.

b. Mengatur jadwal sopir dan kenek yang akan bertugas mengirim elpiji.

19. Sopir dan Kenek

Bertanggung jawab kepada Traffic Officer.

Tugas dan Wewenang:

a. Mengirim elpiji ke industri.

b. Meminta stempel dan bukti tanda terima elpiji dari industri.

20. Security Officer (Satpam)

Bertanggung jawab kepada HRD & GA Officer.

Tugas dan Wewenang:

68

a. Mengawasi tamu yang masuk ke kantor dengan meminta KTP dan

memberikan kartu tamu.

b. Mengawasi secara keseluruhan keamanan gedung kantor dari bahaya

pencurian, pengrusakan dan kebakaran.

21. Reception (Resepsionis)

Bertanggung jawab kepada HRD & GA Officer.

Tugas dan Wewenang:

a. Menerima dan mencatat tamu yang datang ke kantor.

b. Menerima telepon yang masuk.

c. Menerima tukar faktur dari vendor.

Uraian Jabatan yang berkaitan dengan Sistem Informasi General Ledger atas

Subsistem Kas Kecil adalah:

1. Distribution Adm Officer

Tugas :

Mengecek dan membuat voucher pengeluaran uang jalan pengiriman elpiji

ke industri.

2. Maintenance Officer

Tugas :

Mengajukan perincian bon service dan sparepart untuk kendaraan dinas.

3. Sales Officer

Tugas :

69

Mengajukan perincian pengeluaran bensin, tol, parkir, voucher HP, service

kendaraan dinas, entertainment untuk customer.

4. Kolektor

Tugas :

Mengajukan perincian pengeluaran bensin, tol, parkir, voucher HP, service

kendaraan dinas.

5. HRD & GA Officer

Tugas :

Mengajukan perincian upah harian staf, listrik, telepon, air PAM,

pemeliharaan gedung kantor, sumbangan lingkungan.

6. Kurir

Tugas :

Mengajukan perincian pengeluaran bensin, parkir, voucher HP, service

kendaraan dinas, biaya bank, biaya pos surat.

7. Cashier Officer

Tugas :

Menerima dan memeriksa voucher pengeluaran kas kecil dengan bukti

pengeluaran kas kecil dari berbagai departemen.

Membuat voucher permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

Mencocokan saldo kas kecil sebelum menerima pengisian kembali dana

kas kecil.

Membuat laporan penutupan kas kecil perhari dan laporan bon sementara

per hari.

Menginput voucher pengeluaran kas kecil ke buku besar (general ledger).

70

Mengecek saldo pengeluaran kas kecil per hari yang telah diinput ke buku

besar (general ledger).

Mencetak laporan subledger kas kecil per bulan.

Mengirim voucher asli pengeluaran kas kecil per bulan ke pusat.

8. Finance Supervisor

Tugas :

Memeriksa voucher pengeluaran uang (tunai, cek, giro, transfer).

Memeriksa dan mengotorisasi pengajuan pencairan uang yang diajukan

oleh cashier officer.

Memeriksa laporan subledger kas .

3.4 Sistem yang berjalan

3.4.1 Uraian Proses

Dalam rangka meningkatkan kinerja PT Sadikun dalam

memudahkan dan mempercepat proses penyajian laporan keuangan, maka

digunakan suatu Sistem Informasi Akuntansi yang dikenal dengan nama

Sistem Informasi General Ledger (GL Client) yang fungsi utamanya

adalah memasukkan dan menyimpan data transaksi penerimaan dan

pengeluaran uang perusahaan baik secara tunai, cek, giro, maupun

transfer. Laporan yang dihasilkan oleh Sistem Informasi General Ledger

ini berupa laporan subledger dari tiap rekening kas dan bank yang ada,

namun karena ruang lingkup pembahasan dibatasi pada transaksi kas

71

kecil, maka hanya akan dibahas mengenai dokumen dan proses

pemakaian aplikasi yang berhubungan dengan boundary, input dan output

yang dihasilkan dari transaksi pengeluaran kas kecil.

Sistem Informasi General Ledger terhubung secara online dengan

server. Tahapan yang ditempuh serta dokumen yang harus disertakan

dalam mengimplementasikan Sistem Informasi General Ledger atas

Subsistem Kas Kecil yang menggunakan metode imprest fund (sistem

saldo tetap) adalah sebagai berikut:

1. Bagian yang terlibat yaitu:

a. Distribution and Maintenance Adm: membuat laporan

perincian uang jalan sopir dan voucher pengeluaran kas kecil.

b. Maintenance Officer: memberikan nota atau kwitansi atau faktur

dan voucher pengeluaran kas kecil.

c. Sales Officer dan kolektor: mengajukan pencairan pengeluaran

kas untuk operasional kendaraan dinas yang digunakan (bensin,

tol, parkir, service dan sparepart), voucher HP, entertainment

untuk customer dan membuat voucher pengeluaran kas.

d. HRD & GA officer: mengajukan perincian upah harian staf (sopir

kantor), listrik, telepon, air PAM, pemeliharaan gedung kantor,

sumbangan lingkungan dan membuat voucher pengeluaran kas.

72

e. Kurir: mengajukan perincian untuk operasional kendaraan dinas

yang digunakan (bensin, tol, parkir, service dan sparepart),

voucher HP, biaya bank, biaya pos surat.

Voucher beserta bon diperiksa oleh kasir dengan melihat file

Transaksi_Voucher, Transaksi_Bayar. Jika voucher tidak valid, akan

dikembalikan ke bagiannya, namun jika valid maka lanjut ke proses 2

2. Kasir membuat voucher pengisian kembali dana kas kecil dengan

melihat file Transaksi_Voucher, Transaksi_Bayar dan dari semua

bukti-bukti pengeluaran dan voucher pengisian kembali kas kecil

diajukan ke Finance Supervisor untuk diapprove dan menerima uang

sebesar voucher pengisian kembali kas kecil yang diajukan, voucher

dikembalikan ke kasir untuk diinput.

3. Kasir menginput voucher pengeluaran kas kecil ke Sistem Informasi

General Ledger dengan melihat pada Ms_COA untuk memilih kode

perkiraan dan Ms_Journal untuk memilih tipe-jurnal dan memasukan

data ke file transaction.

4. Setelah semua voucher di input ke file transaction, kasir mengecek

validasi input transaksi kas kecil dengan melihat tampilan pada

View_history yang bersumber dari file Balance .

5. Pada setiap akhir bulan, kasir akan mencetak laporan subledger kas

kecil dengan mengambil data pada file transaction, Ms_COA,

Ms_journal, file balance. Hasil laporan subledger kas kecil akan

diberikan kepada Finance Supervisor.

73

Dokumen Sumber pada Sistem Informasi General Ledger atas

Subsistem Kas Kecil

1. Bon Pengeluaran Kas (Bukti Pengeluaran Kas Kecil): merupakan

bukti asli atas pengeluaran uang untuk pembelian barang dan jasa

bagi kegiatan operasional kantor (bon uang jalan sopir, bensin, tol,

parkir, service dan sparepart, voucher HP dan entertainment).

2. Voucher Pengeluaran Kas Kecil: dibuat oleh bagian yang terlibat

(Staf distribusi, pemeliharaan, HRD dan GA, kolektor) sebagai bukti

atas pengeluaran uang untuk keperluan operasional kantor. Ini

sekaligus merupakan dokumen permintaan pengeluaran kas kecil

yang digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang

kepada kasir. Kasir mengumpulkan voucher tersebut sebagai bukti

telah dikeluarkannya dana kas kecil dan dilampirkan saat permintaan

pengisian kembali dana kas kecil.

3. Bukti Penerimaan Sebagai Permintaan Pengisian Kembali Dana

Kas Kecil: merupakan dokumen yang dibuat oleh kasir untuk

mengajukan pencairan dana kas kecil yang telah dikeluarkan.

4. Bukti Kas Keluar: merupakan dokumen yang digunakan saat

pengisian kembali dana kas kecil, dibuat oleh kasir dan diajukan

kepada finance supervisor.

Laporan yang dihasilkan dari Sistem Informasi General Ledger atas

Subsistem Kas Kecil:

Laporan Subledger Kas Kecil: Laporan yang berisi ringkasan

transaksi pengeluaran kas kecil selama satu bulan.

74

3.4.2 Diagram dari Proses yang berjalan

3.4.2.1 Diagram Konteks

Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Informasi General Ledger atas Subsistem Kas

Kecil

Sumber : Dikembangkan dari hasil analisa dan wawancara di PT Sadikun Niagamas

Raya Cabang Srengseng

75

3.4.2.2 Diagram Nol

Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Informasi General Ledger atas Subsistem Kas Kecil

Sumber : Dikembangkan dari hasil analisa dan wawancara di PT. Sadikun Niagamas

Raya Cabang Srengseng

76

3.4.3 Uraian Aplikasi yang digunakan

3.4.3.1 Uraian pengembangan dari aplikasi

Sistem Informasi General Ledger yang ada di PT. Sadikun

Niagamas Raya Cabang Srengseng dikhususkan untuk menyimpan

dan mengelola data penerimaan dan pengeluaran uang baik secara

tunai maupun via bank (dengan cek, giro, transfer). Aplikasi yang

digunakan bernama GL Client dengan menggunakan program

Java Version 146. Tampilan user interface dibuat menggunakan

tool library swing yang ada pada Java bertujuan agar aplikasi

tersebut user friendly sehingga memudahkan dalam

penggunaannya. Sedangkan coding program dibuat menggunakan

JBuilder untuk mempermudah dalam pembuatan coding (ada

fasilitas Drag and Dropnya)

Database yang digunakan bernama JDatastore dan

merupakan produk dari Borland , kegunaannya untuk menyimpan

data dengan memory yang kecil karena data disimpan sementara

sebelum dikirim ke database di pusat.

Alternatif digunakannya program Java dalam pembuatan aplikasi

Sistem Informasi General Ledger yaitu GL Client karena:

1. Flexible OS (Operating System), misalnya program ini bisa

dijalankan di Windows, di Linux.

77

2. Object Oriented, maksudnya lebih mudah di maintain,

misalnya jika ada programmer yang keluar, maka

penggantinya dapat mempelajari coding program yang dibuat

oleh programmer sebelumnya.

3. Murah, karena update program gratis.

Adapun Menu yang terdapat di dalam Aplikasi GL Client

adalah sebagai berikut:

1. Main yaitu menu utama, terdiri dari:

a. Login untuk verifikasi user name dan password.

b. Logoff untuk keluar dari aplikasi.

c. Exit untuk keluar langsung dari aplikasi.

2. Transaction yaitu menu inti dari GL Client , terdiri dari:

a. View Transaction: Memasukan transaksi ke dalam jurnal

terdapat pilihan: insert, modify, delete, print.

b. View Balance: Melihat saldo dari masing-masing rekening

(per COA).

c. View History: Melihat tampilan posting jurnal ke buku

besar dari pilihan rekening per :Bank, Cash, Inter, COA,

Memo.

78

d. Update Balance : Mengirim data keuangan bulanan yang

disimpan di server cabang ke server accouting pusat .

3. Synchronizer yaitu menu untuk meng-up-to-date-kan saldo

yang ada di cabang setelah data dikirim ke pusat.

4. Help: Menu sederhana untuk membantu user dalam

menggunakan program aplikasi GL Client, terdiri dari:

a. About: Penjelasan singkat mengenai program GL Client.

b. UI Guide: Petunjuk singkat mengenai penggunaan tombol-

tombol di keyboard yang dapat membantu user dalam

menggunakan aplikasi GL Client.

3.4.3.2 Proses Pemakaian dari aplikasi

Secara umum proses pemakaian dari aplikasi yang ada dalam

Sistem Informasi General Ledger atas Subsistem Kas Kecil adalah

sebagai berikut:

1. User membuka program GL Client dengan cara klik double

pada icon di desktop yang berjudul GL Client.

2. Dilayar akan muncul tampilan menu utama, user akan

mengarahkan kursor ke Main.

79

3. Di dalam Main ada pilihan Login , Logoff, Exit. User akan

memilih Login.

4. User login dengan mengisi username dan password.

5. Jika pengisian username dan password salah, maka akan

muncul error message “Failed To Login“, tetapi jka

pengisian username dan password benar, maka user akan

masuk ke layar utama.

6. Dilayar utama, muncul nama dari user yang berhasil masuk

ke dalam aplikasi, juga terdapat pilihan Grup (nama PT yang

akan diinput transaksinya).

7. Juga ada pilihan Toolbar yang terdiri dari: Main, Transaction,

Synchronizer, dan Help. User akan memilih menu

Transaction jika akan melakukan input data (menjurnal).

8. Muncul pilihan menu: View Transaction, View Balance, View

History , Update Balance. User akan memilih menu View

Transaction maka akan muncul submenu Add transaction,

pilih date, pilih journal type kemudian user akan melakukan

penjurnalan dari voucher inputan. Ada pilihan debet dan

kredit untuk posting jurnal. User akan mengisi jumlah uang,

memilih jenis COA (chart of account) dan mengisi keterangan

dari voucher yang diinput (nomor bukti voucher termasuk

80

dalam keterangan). Setelah debet dan kredit diisi dengan

nominal yang sama maka user memilih insert untuk

memasukan hasil inputan ke database di server.

9. Setelah selesai menjurnal, maka user dapat melihat hasil dari

inputan berdasarkan pilihan rekening (petty cash) di menu

View History yang merupakan bagian dari menu Transaction.

Di View History, user juga dapat sekaligus melihat saldo akhir

dari hasil transaksi serta terdapat toolbar print untuk mencetak

laporan saldo transaksi.

10. Setelah user selesai menggunakan aplikasi ini, maka user

akan logout dengan cara menekan tanda silang (x) yang

terdapat pada ujung kanan atas dari program aplikasi. Akan

muncul konfirmasi message: “ Do you want to exit? Yes or

No“. Jika user yakin untuk keluar dari aplikasi , maka akan

memilih Yes. Jika tidak jadi untuk keluar dari aplikasi, maka

akan memilih No dan akan kembali ke tampilan sebelumnya.

Demikianlah secara umum uraian proses pemakaian Sistem

Informasi General Ledger atas Subsistem Kas Kecil. Lihat

Gambar 1-33 (Lampiran 6-39).