9

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori Umum

2.1.1 Data dan Informasi

Menurut Navathe dan Elmasri (2000, p4), data merupakan fakta yang

dapat disimpan dan memiliki arti yang mutlak atau selengkapnya. Pengertian

data, informasi, dan sistem informasi menurut Turban E. et al (2003, p15), data

adalah fakta-fakta yang belum diolah atau gambaran-gambaran lebih lanjut dari

benda-benda, kejadian-kejadian, kegiatan-kegiatan, dan transaksi-transaksi yang

ditangkap, direkam, disimpan dan diklasifikasikan, tetapi tidak disusun untuk

menyampaikan arti khusus lainnya. Informasi adalah sebuah kumpulan dari fakta-

fakta (data) yang disusun di dalam beberapa cara, jadi kumpulan fakta tersebut

bisa berarti bagi penerimanya. Sistem Informasi adalah sebuah sistem yang

mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menganalisa, dan menyebarkan

informasi untuk sebuah tujuan tertentu.

2.1.2 Basis Data dan Sistem Basis Data

Basis data adalah suatu koleksi data yang saling berhubungan secara

logikal, dan sebuah deskripsi data yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan

informasi suatu organisasi (Connolly, 2005, p15). Dapat dikatakan juga basis data

adalah kumpulan file yang saling berhubungan, hubungan tersebut biasa

10

ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Suatu basis data menunjukkan

satu kumpulan data yang dipakai dalam satu lingkup organisasi. Basis data

menjadi salah satu bagian penting dari perusahaan untuk menyimpan informasi-

informasi yang diinginkan perusahaan tersebut.

Sistem basis data pada dasarnya adalah sekumpulan aplikasi yang

berinteraksi dengan basis data, yaitu DBMS dan basis data itu sendiri (Connoly

2005, p4). Keseluruhan sistem terkomputerisasi tersebut membolehkan pengguna

menelusuri kembali dan mengubah informasi tersebut sesuai kebutuhan.

2.1.3 Database Management System (DBMS)

2.1.3.1 Pengertian DBMS

Menurut Connolly dan Begg (2005, p16), DBMS adalah sistem software

yang memungkinkan atau mengijinkan pengguna untuk mendefinisikan,

membuat, memelihara basis data, dan menyediakan akses kontrol kepada basis

data. Definisi DBMS menurut Silberschatz (2002, p1) adalah perangkat lunak

yang dirancang untuk membantu pemeliharaan dan penggunaan sekumpulan basis

dari data yang diperlukan oleh sistem yang seiring dengan penggunaannya

berkembang dengan pesat.

Menurut Connolly dan Begg (2005, p16), pada umumnya suatu DBMS

menyediakan fasilitas sebagai berikut :

1. Data Definition Language (DDL).

DDL memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan basis data dan

menentukan tipe data, struktur data serta batasan dari data yang akan disimpan

11

ke dalam basis data.

2. Data Manipulation Language (DML).

DML memungkinkan pengguna untuk mengubah, menambah, dan mengambil

data dari basis data. Sebagai pusat dari penyimpanan data dan deskripsi dari

data itu sendiri, DML menyediakan suatu fasilitas yang disebut dengan bahasa

query (query language). Bahasa query yang umumnya digunakan dan diakui

secara de facto saat ini adalah SQL (Structured Query Language).

3. Menyediakan pengawasan terhadap akses basis data, contohnya :

• Security system, menghalangi user yang tidak terdaftar memasuki basis

data.

• Integrity system, mengatur konsistensi dari data yang disimpan.

• Concurrency control system, memperbolehkan hak akses ke basis data

dibagi.

• Recovery control system, me-restore basis data ke posisi konsisten

semula setelah kegagalan dari hardware atau software.

• User-accessible catalog, terdiri dari deskripsi data yang terdapat dalam

basis data.

2.1.3.2 Komponen dari Lingkungan DBMS

Menurut Connolly dan Begg (2005, p18-21), komponen-komponen dari

DBMS:

1. Data

Data pada sebuah sistem basis data baik itu sistem single-user maupun sistem

12

multi-user harus terintegrasi (terhubung) dan dapat digunakan bersama.

2. Perangkat Keras (Hardware), terdiri dari:

a. Penyimpanan permanen (magnetic disk atau hard disk), perangkat I/O

(contohnya: disk drives), Device Controller, I/O Channels, dan lainnya.

b. Hardware processor dan main memory, digunakan untuk mendukung saat

eksekusi sistem software basis data.

3. Perangkat Lunak (Software)

Sistem operasi (seperti Microsoft Windows atau Linux), network software

(jika diperlukan) dan program aplikasi pendukung lainnya.

4. Prosedur

Prosedur berhubungan dengan instruksi-instruksi dan aturan-aturan yang

menentukan bagaimana perancangan dan penggunaan dari basis data.

Prosedur tersebut meliputi :

• Masuk ke dalam DBMS

• Menggunakan fasilitas DBMS atau aplikasi program

• Memulai dan menghentikan DBMS

• Membuat backup dan recovery basis data

• Menangani kesalahan perangkat keras dan perangkat lunak

5. User

Orang-orang yang terlibat dalam DBMS yang dapat digolongkan menjadi 4

tipe berbeda, yaitu: Data and Database Administrator, Database Designer,

Application Developers, dan End-Users.

13

2.1.3.3 Keuntungan dan Kerugian DBMS

Keuntungan DBMS menurut Connolly dan Begg (2005, p26-29):

1. Kontrol terhadap redudansi data

Pendekatan basis data mencoba menghapus redudansi dengan

menggabungkan file-file sehingga salinan data yang sama tidak disimpan.

2. Konsisten

Basis data membantu menghilangkan atau mengatur redudansi. Hal ini

akan mengurangi terjadinya data yang tidak konsisten.

3. Informasi lebih dari jumlah data yang sama

Dengan integrasi data operasional, hal ini akan memungkinkan

perusahaan untuk mendapatkan tambahan informasi dari data yang sama.

4. Pembagian data

Basis data dimiliki oleh seluruh organisasi dan dapat dibagi oleh semua

user yang memiliki hak akses. Dengan demikian, banyak user akan dapat

membagi banyak data.

5. Perbaikan integritas data

Database integrity menunjuk pada keabsahan dan konsistensi dari data

yang disimpan.

14

6. Perbaikan keamanan

Database security adalah pelindung basis data dari user yang tidak

memiliki hak akses. Tanpa keamanan yang tepat, integrasi hanya akan

membuat data menjadi lebih mudah diserang.

7. Enforcement of standards

Integrasi membolehkan DBA untuk menentukan dan menyelenggarakan

standard yang diperlukan.

8. Skala ekonomi

Dengan menggabungkan data operasional suatu perusahaan ke dalam satu

basis data, dan membuat sebuah kumpulan aplikasi yang berkerja pada

satu sumber data, akan dapat menghemat pengeluaran suatu perusahaan.

9. Penyeimbangan terhadap conflicting requirement

Setiap user atau departemen memiliki kebutuhan yang berbeda akan data.

Karena basis data berada di bawah control DBSA, maka DBA dapat

membuat keputusan tentang perancangan dan operasional dari suatu basis

data.

10. Perbaikan akses data dan responsibilitas

Sebagai hasil dari integrasi, data yang melewati batas departemen dapat

diakses oleh end-user. Hal ini akan menghasilkan sebuah sistem dengan

fungsionalitas yang tinggi.

15

11. Peningkatan produktivitas

DBMS menyediakan sebuah lingkungan fourth-generation environment

yang terdiri dari tools-tools yang menyederhanakan pengembangan

aplikasi basis data. Hal inilah yang dapat meningkatkan produktivitas

programmer dan juga mengurangi waktu pengembangan.

12. Perbaikan maintenance melalui data independence

DBMS memisahkan deskripsi mengenai data dengan aplikasi. Hal ini

akan membuat aplikasi bebas untuk berubah dalam data description. Hal

inilah yang disebut dengan data independence.

13. Peningkatan concurrency

DBMS akan mengatur akses basis data secara bersamaan dan memastikan

agar terjadi kehilangan informasi atau integritas.

14. Perbaikan pelayanan backup dan recovery service

DBMS menyediakan fasilitas yang dapat mengurangi proses yang akan

mengalami kegagalan.

16

Kerugian DBMS menurut Connolly dan Begg (2005, p29-30):

1. Kompleksitas

Ketentuan-ketentuan dari fungsionalitas yang kita harapkan dari sebuah

DBMS yang baik membuat DBMS menjadi sebuah bagian dari software

yang sangat rumit.

2. Ukuran

Kompleksitas dan luasnya fungsionalitas yang dimiliki DBMS membuat

DBMS menjadi sebuah bagian software yang besar, yang menempati

banyak megabyte dari disk space dan membutuhkan ukuran memori yang

besar untuk dapat berjalan dengan efisien.

3. Biaya DBMS

Biaya DBMS berubah-ubah secara signifikan, tergantung pada

lingkungan dan fungsionalitas yang disediakan.

4. Biaya perangkat keras tambahan

Kebutuhan akan tempat penyimpanan untuk DBMS dan basis data

mengharuskan untuk membeli tempat penyimpanan tambahan.

Selanjutnya untuk mencapai kinerja yang dibutuhkan, diperlukan untuk

membeli alat yang lebih besar, bahkan sebuah alat khusus yang ditujukan

untuk menjalankan DBMS.

17

5. Biaya konversi

Biaya ini termasuk biaya pelatihan staff untuk dapat menggunakan sistem

yang baru, dan biaya memperkerjakan specialist staff untuk membantu

dalam konversi dan menjalankan sistem. Hal inilah yang menyebabkan

mengapa beberapa organisasi merasa terikat dengan sistem yang sudah

ada dan tidak ingin pindah ke teknologi basis data yang lebih modern.

6. Kinerja

DBMS secara umum berfungsi untuk memenuhi kebutuhan data dari

berbagai aplikasi. Efek yang dapat ditimbulkan adalah beberapa aplikasi

akan menjadi lebih lambat saat dijalankan ketika menggunakan DBMS.

7. Dampak dari kegagalan lebih besar

Sumber yang terpusat meningkatkan kemungkinan sistem untuk mudah

terkena serangan. Karena semua user dan aplikasi bergantung pada

ketersediaan DBMS, Kegagalan beberapa komponen dapat menghentikan

operasi.

18

2.1.4 Siklus Hidup Aplikasi Basis Data (Database Application Lifecycle)

Gambar 2.1 Tahapan dari Aplikasi Daur Hidup Basis Data

19

2.1.4.1 Perencanaan Basis Data

Perencanaan basis data adalah kegiatan pengaturan yang memungkinkan

tahap-tahap dalam aplikasi basis data dapat diwujudkan secara efisien dan secara

efektif mungkin (Connolly, 2005, p285). Tahap perencanaan basis data juga

harus menjelaskan :

• Mission statement dari proyek basis data. Mission statement ini menjelaskan

tujuan utama aplikasi basis data, juga membantu menjelaskan tujuan proyek

basis data, dan menyediakan maksud yang lebih jelas dalam pembuatan

aplikasi basis data secara efektif dan efisien (Connolly, 2005, p286). Dengan

merumuskan apa sebenarnya yang menjadi tujuan dari proyek basis data ini

diharapkan dapat lebih memfokuskan pekerjaan pada tahap selanjutnya.

• Mission objectives. Selain merumuskan tujuan dari sebuah proyek basis data,

harus diperhatikan juga mengenai tugas apa saja yang harus didukung oleh

basis data tersebut. Setiap mission objective akan menjelaskan tugas tertentu

yang harus didukung oleh basis data, dengan asumsi jika basis data

mendukung mission objectives, maka mission statementnya juga akan sesuai.

2.1.4.2 Definisi Sistem Basis Data

Pendefinisian sistem (system definition) menggambarkan ruang lingkup

dan batasan aplikasi basis data dan kebanyakan pandangan pengguna (major user

view) (Connolly, 2005, p286). Hal ini sangat penting dilakukan dalam proses

perancangan basis data agar lebih terfokus pada proyek basis data yang dibuat.

20

Pandangan pengguna (user view) sangat diperlukan untuk

mengidentifikasi informasi-informasi yang dibutuhkan oleh user. Pandangan

pengguna menggambarkan apa yang dibutuhkan oleh aplikasi basis data dari

sudut pandang jabatan tertentu, seperti manajer atau pengawas, maupun dari

sudut pandang area aplikasi perusahaan, seperti pemasaran, personalia, atau

pengawasan persediaan (Connolly, 2005, p287).

2.1.4.3 Analisis dan Pengumpulan Kebutuhan

Tahap selanjutnya yang dilakukan setelah Pendefinisian Sistem adalah

tahap pengumpulan kebutuhan dan analisis. Dalam tahap ini dilakukan proses

pengumpulan dan analisa informasi tentang bagian organisasi yang akan

didukung oleh aplikasi basis data, dan menggunakan informasi ini untuk

mengidentifikasi kebutuhan pengguna terhadap sistem yang baru.

Suatu proses resmi dalam menggunakan teknik-teknik seperti wawancara

atau kuesioner untuk mengumpulkan fakta-fakta tentang sistem dan kebutuhan-

kebutuhannya dinamakan dengan teknik fact-finding (Connolly, 2005, p314).

Ada lima kegiatan yang dipakai dalam teknik ini, yaitu :

• Memeriksa dokumentasi

Pemahaman terhadap jalannya sistem akan cepat diperoleh dengan

memeriksa dokumen-dokumen, formulir, laporan, dan berkas yang terkait

dengan sistem yang sedang berjalan pada perusahaan. Dengan pemeriksaan

ini diharapkan dapat mengetahui data-data apa saja yang akan disimpan di

dalam basis data.

21

• Wawancara

Wawancara bertujuan untuk mengumpulkan fakta-fakta, memeriksa

kebenaran fakta yang ada dan mengklarifikasinya, menimbulkan antusiasme,

melibatkan pengguna akhir, mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan, dan

mengumpulkan ide-ide dan pendapat (Connolly, 2005, p317). Teknik ini

memerlukan kemampuan komunikasi yang baik untuk menghadapi pengguna

yang memiliki nilai, prioritas, pendapat, motivasi, dan kepribadian yang

berbeda-beda.

• Mengamati operasional perusahaan

Pengamatan ini memungkinkan untuk ikut serta atau mengamati seseorang

melakukan kegiatan untuk mempelajari sistem. Salah satu faktor pengamatan

dapat berhasil adalah dengan mencari informasi sebanyak mungkin tentang

aktivitas yang akan diamati serta orang yang melakukan aktivitas tersebut.

• Penelitian

Selain melakukan penelitian yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri,

dapat juga dilakukan pengumpulan informasi yang berasal dari luar

organisasi tersebut. Beberapa contoh sumber informasi tersebut antara lain

jurnal komputer, buku-buku referensi, dan internet. Sumber informasi

tersebut juga dapat digunakan untuk memecahkan masalah serupa.

• Kuesioner

Teknik lain yang dapat digunakan untuk mengumpulkan informasi yang

dibutuhkan adalah dengan menggunakan kuesioner. Kuesioner adalah suatu

dokumen dengan tujuan khusus yang memungkinkan fakta-fakta

22

dikumpulkan dari banyak orang sambil menjaga kontrol terhadap tanggapan

yang diberikan (Connolly, 2005, p320).

2.1.4.4 Entity-Relationship Modeling

Model Entity-Relationship merupakan salah satu model yang dapat

memastikan pemahaman yang tepat terhadap data dan bagaimana

penggunaannya di dalam suatu organisasi (Connolly, 2005, p342). Model ini

dimulai dengan identifikasi entitas dan relationship antardata yang harus

direpresentasikan di dalam model, dan kemudian ditambahkan atribut dan setiap

constraint pada entitas, relationship, dan atributnya.

2.1.4.4.1 Konsep Dasar Model E-R

Beberapa konsep dasar dalam model E-R, yaitu:

A. Tipe Entitas

Tipe entitas adalah sekumpulan objek yang memiliki properti yang

sama, yang diidentifikasikan di dalam organisasi karena keberadaannya yang

bebas (independent existence) (Connolly, 2005, p343). Sedangkan entity

occurrence adalah sebuah objek dari satu tipe entitas yang dapat

diidentifikasi secara unik (Connolly, 2005, p345). Keberadaan objek-

objeknya secara fisik/nyata (physical existence), seperti entitas Pegawai,

Rumah, dan Pelanggan, atau secara konseptual/abstrak (conceptual

existence), seperti entitas Inspeksi, Penjualan, dan Peninjauan.

23

Setiap tipe entitas dilambangkan dengan sebuah persegi panjang

yang diberi nama dari entitas tersebut. Nama tipe entitas biasanya adalah

kata benda tunggal. Huruf pertama dari setiap kata pada nama tipe entitas

ditulis dengan huruf besar. Representasi diagram tipe entitas terlihat pada

gambar 2.2.

Gambar 2.2 Representasi Diagram dari Tipe Entitas Pegawai dan Cabang

Tipe entitas dapat diklasifikasikan menjadi :

o Tipe Entitas Kuat, yaitu tipe entitas yang keberadaannya tidak bergantung

pada tipe entitas lainnya (Connolly, 2005, p354).

o Tipe Entitas Lemah, yaitu tipe entitas yang keberadaannya bergantung

pada tipe entitas lainnya (Connolly, 2005, p355).

Gambar 2.3 Representasi Diagram Tipe Entitas Kuat dan Tipe Entitas Lemah

24

B. Tipe Relationship

Tipe relationship adalah sekumpulan hubungan antartipe entitas yang

memiliki arti (Connolly, 2005, p346). Sedangkan relationship occurrence

adalah sebuah hubungan yang dapat diidentifikasikan secara unik, yang

meliputi sebuah kejadian (occurrence) dari setiap tipe entitas di dalam

relationship (Connolly, 2005, p346).

Tipe relationship digambarkan dengan sebuah garis yang

menghubungkan tipe entitas-tipe entitas yang saling berhubungan. Garis

tersebut diberi nama sesuai dengan nama hubungannya dan diberi tanda

panah satu arah di samping nama hubungannya.

Biasanya sebuah relationship dinamakan dengan menggunakan kata

kerja, seperti Mengatur, atau dengan sebuah frase singkat yang meliputi

sebuah kata kerja, seperti DisewaOleh. Sedangkan tanda panah ditempatkan

di samping nama relationship yang mengindikasikan arah bagi pembaca

untuk mengartikan nama dari suatu relationship. Huruf pertama dari setiap

kata pada nama relationship ditulis dengan huruf besar. Representasi

diagram dari suatu tipe relationship terlihat pada gambar 2.4.

Gambar 2.4 Representasi Diagram dari Tipe Relationship

25

C. Atribut

Atribut adalah properti sebuah entitas atau relationship (Connolly,

2005, p350). Menurut Jeffery L. Whitten (2004, p295), atribut merupakan

properti deskriptif atau karakteristik dari sebuah entitas. Atribut menampung

nilai yang menjelaskan setiap entity occurrence dan menggambarkan bagian

utama dari data yang disimpan di dalam basis data.

Atribut domain adalah sekumpulan nilai yang dibolehkan bagi satu

atau lebih atribut (Connolly, 2005, p350). Atribut dapat diklasifikasikan

menjadi:

1) Simple attribute adalah atribut yang terdiri dari komponen tunggal dengan

keberadaaannya yang bebas (Connolly, 2005, p351).

2) Composit attribute adalah atribut yang terdiri dari beberapa komponen,

dan keberadaan setiap komponen tersebut bebas (Connolly, 2005, p351).

3) Single-valued attribute adalah atribut yang hanya memiliki sebuah nilai

untuk setiap occurrence dari sebuah entitas (Connolly, 2005, p351).

4) Multi-valued attribute adalah sebuah atribut yang memiliki banyak nilai

untuk setiap occurrence dari sebuah tipe entitas (Connolly, 2005, p352).

5) Derived attribute adalah atribut yang merepresentasikan sebuah nilai

yang diturunkan dari atribut lain yang berhubungan atau kumpulan dari

atribut (Connolly, 2005, p352).

26

2.1.4.4.2 Keys

• Candidate key adalah himpunan atribut yang minimal yang secara unik

mengidentifikasikan setiap occurrence dari sebuah tipe entitas (Connolly,

2005, p352).

• Composite key adalah sebuah candidate key yang terdiri atas dua atau lebih

atribut (Connolly, 2005, p353).

• Primary key adalah candidate key yang terpilih untuk mengidentifikasikan

secara unik setiap occurrence dari sebuah tipe entitas (Connolly, 2005,

p353). Pada sebuah tipe entitas biasanya terdapat lebih dari satu candidate

key yang salah satunya harus dipilih untuk menjadi primary key. Pemilihan

primary key didasarkan pada panjang atribut, jumlah minimal atribut yang

diperlukan, dan keunikannya.

• Alternate key adalah setiap candidate key yang tidak terpilih menjadi primary

key, atau biasa disebut dengan secondary key (Whitten, 2004, p298).

• Foreign key adalah sebuah primary key pada sebuah entitas yang digunakan

pada entitas lainnya untuk mengidentifikasikan sebuah relationship (Whitten,

2004, p301).

27

Gambar 2.5 Representasi Diagram Entitas Pegawai dan Cabang Beserta

Atribut dan Primary Keynya

2.1.4.4.3 Batasan Struktural (Structural Constaints)

Batasan-batasan yang menggambarkan pembatasan pada relationship

seperti yang ada pada ‘real world’ harus diterapkan pada tipe entitas yang ikut

serta pada sebuah relationship. Jenis utama dari batasan pada suatu relationship

dinamakan multiplicity (Connolly, 2005, p356).

Multiplicity adalah jumlah occurrence yang mungkin terjadi pada sebuah

tipe entitas yang berhubungan ke sebuah occurrence dari tipe entitas lain pada

suatu relationship (Connolly, 2005, p356).

Derajat yang biasanya digunakan pada suatu relationship adalah binary

relationship, yang terdiri atas :

o One-to-one (1:1) Relationship

Setiap relationship menggambarkan hubungan antara sebuah entity

occurrence pada entitas yang satu dengan sebuah entity occurrence pada

entitas lainnya yang ikut serta dalam relationship tersebut.

28

Gambar 2.6 Semantic net Menunjukkan Dua Occurrence dari

Relationship Pegawai Mengatur Cabang

Gambar 2.7 Multiplicity dari Relationship one-to-one (1:1)

o One-to-many (1:*) Relationship

Setiap relationship menggambarkan hubungan antara sebuah entity

occurrence pada entitas yang satu dengan satu atau lebih entity occurrence

pada entitas lainnya yang ikut serta dalam relationship tersebut.

Gambar 2.8 Semantic net Menunjukkan Tiga Occurrence dari

Relationship Pegawai Melihat RumahSewa

29

Gambar 2.9 Multiplicity dari Relationship one-to-many (1:*)

o Many-to-many (*:*) Relationship

Setiap relationship menggambarkan hubungan antara satu atau lebih entity

occurrence pada entitas yang satu dengan satu atau lebih entity occurrence

pada entitas lainnya yang ikut serta dalam relationship tersebut.

Gambar 2.10 Semantic net Menunjukkan Empat Occurrence dari

Relationship Koran Mengiklankan RumahSewa

Gambar 2.11 Multiplicity dari Relationship many-to-many (*:*)

30

2.1.4.4.4 Cardinality dan Participation Constraints

Multiplicity sebenarnya terdiri atas dua constraint yang berbeda, yaitu:

A. Cardinality : nilai maksimum dari relationship occurrence yang mungkin

terjadi untuk sebuah entitas yang ikut serta pada suatu relationship.

B. Participation : menentukan apakah semua atau hanya beberapa entity

occurrence yang ikut serta dalam sebuah relationship (Connolly, 2005, 363).

Participation constraint dibagi menjadi :

o Mandatory participation

Mandatory participation melibatkan semua entity occurrence pada

relationship tertentu (Connolly, 2005, p363).

o Optional participation

Optional participation melibatkan beberapa entity occurrence pada

relationship tertentu (Connolly, 2005, p363). Representasi diagram

terhadap multiplicity sebagai cardinality dan participation constraints

dapat dilihat pada gambar 2.15.

Gambar 2.12 Multiplicity Sebagai Cardinality dan Participation Constraints pada

Relationship one-to-one (1:1) Pegawai Mengatur Cabang

31

2.1.4.5 Perancangan Basis Data

Perancangan basis data merupakan suatu proses pembuatan sebuah

rancangan basis data yang akan mendukung tujuan dan operasi suatu perusahaan.

Tujuan utamanya adalah :

• Menampilkan data dan relationship antar data yang dibutuhkan oleh seluruh

area aplikasi utama dan user group.

• Menyediakan model data yang mendukung segala transaksi yang diperlukan

pada data.

• Menspesifikasikan rancangan minimal yang yang secara tepat disusun untuk

memenuhi kebutuhan performa yang ditetapkan pada sistem (misal : waktu

respon).

Pendekatan dalam desain basis data :

• Top-down : diawali dengan pembentukan model data yang berisi beberapa

entitas high-level dan relationship, yang kemudian menggunakan pendekatan

top-down secara berturut-turut untuk mengindentifikasikan entitas lower

level, relationship dan atribut lainnya.

• Bottom-up : dimulai dari atribut dasar (yaitu, sifat-sifat entitas dan

relationship), dengan analisis dari penggabungan antar atribut, yang

32

dikelompokan kedalam suatu relasi yang menampilkan tipe dari entitas dan

relationship antar entitas.

• Inside-out : berhubungan dengan pendekatan bottom-up tetapi sedikit

berbeda dengan identifikasi awal entitas utama dan kemudian menyebar ke

entitas, relationship, dan atribut terkait lainnya yang lebih dulu diidentifikasi.

• Mixed : menggunakan pendekatan bottom-up dan top-down untuk bagian

yang berbeda sebelum pada akhirnya digabungkan.

Menurut Connolly (2005, pp293-295), terdapat 3 fase dalam perancangan

basis data, yaitu :

• Perancangan Basis Data Konseptual (Conceptual Database Design)

Suatu proses pembentukan model dari informasi yang digunakan dalam

perusahaan, independen dari keseluruhan aspek fisik. Model data dibangun

dengan menggunakan informasi dalam spesifikasi kebutuhan pemakai.

Model data konseptual merupakan sumber informasi untuk tahap

perancangan logikal.

• Perancangan Basis Data Logikal (Logical Database Design)

Suatu proses pembentukan model dari informasi yang digunakan dalam

perusahaan berdasarkan model data tertentu (misal : relasional), tetapi

independen terhadap DBMS tertentu dan aspek fisik lainnya. Model data

33

konseptual yang telah dibuat sebelumnya, diperbaiki dan dipetakan kedalam

model data logikal.

• Perancangan Basis Data Fisikal (Physical Database Design)

Suatu proses yang menghasilkan deskripsi implementasi basis data pada

penyimpanan sekunder. Menggambarkan struktur penyimpanan dan metode

akses yang digunakan untuk mencapai akses yang efisien terhadap data.

Dapat dikatakan juga, desain fisikal merupakan cara pembuatan menuju

sistem DBMS tertentu.

2.1.4.6 Seleksi DBMS (optional)

DBMS (Database Management System) adalah perangkat lunak khusus

yang digunakan untuk membuat, mengakses, mengontrol, dan mengatur sebuah

basis data (Whitten, 2004, p760).

Karena suatu organisasi memerlukan perluasan atau perubahan pada

sistem yang sedang berjalan, maka akan menjadi hal yang perlu untuk

mengevaluasi produk-produk DBMS yang baru. Tujuannya untuk memilih

sebuah sistem yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan saat ini maupun di

masa yang akan datang, yang seimbang dengan biaya-biaya yang dikeluarkan

termasuk dalam pembelian produk DBMS, perangkat lunak maupun perangkat

keras tambahan yang dibutuhkan untuk mendukung sistem basis data, dan biaya-

biaya lain yang berhubungan dengan perubahan dan pelatihan pegawai. Tahapan

utama dalam memilih DBMS antara lain :

34

1) Mendefinisikan syarat-syarat sebagai referensi

2) Daftar singkat dua atau tiga produk

3) Evaluasi produk

4) Merekomendasikan pilihan dan memproduksi laporan

2.1.4.7 Perancangan Aplikasi

Menurut Connolly dan Begg (2005, p299-303), perancangan aplikasi

adalah perancangan user interface dan program aplikasi yang menggunakan dan

memproses basis data.

2.1.4.8 Prototyping (optional)

Menurut Connolly dan Begg (2005, p303-304), prototyping adalah

membuat model kerja dari aplikasi basis data, yang membolehkan perancang atau

user untuk mengevaluasi hasil akhir sistem, baik dari segi tampilan maupun

fungsi yang dimiliki sistem. Tujuandari pengembangan prototype aplikasi basis

data adalah untuk memungkinkan pemakai menggunakan prototype untuk

mengidentifikasi keistimewaaan sistem atau kekurangannya, dan

memungkinkan perancang untuk memperbaiki atau melengkapi keistimewaan

(feature) dari aplikasi basis data yang baru.

Ada 2 (dua) strategi prototyping yang umum digunakan sekarang, yaitu

requirement prototyping dan evolutionary prototyping. Requirement prototyping

adalah menggunakan prototype untuk menetapkan kebutuhan dari tujuan

35

aplikasi basis data dan ketika kebutuhan sudah terpenuhi prototype tidak

digunakan lagi atau dibuang (discard). Sedangkan evolutionary prototyping

menggunakan tujuan yang sama, tetapi perbedaan pentingnya adalah prototype

tetap digunakan untuk selanjutnya dikembangkan menjadi aplikasi basis data

yang bekerja.

2.1.4.9 Implementasi

Menurut Connolly (2005, p304), implementasi adalah membuat definisi

basis data secara eksternal, konseptual, dan internal dan program aplikasi.

Implementasi merupakan realisasi dari basis data dan perancangan aplikasi.

Implementasi basis data dicapai menggunakan Data Definition Language (DDL)

dari DBMS yang dipilih atau graphical user interface (GUI).

Pernyataan DDL digunakan untuk membuat struktur basis data dan file

basis data kosong. Pandangan pemakai (user view) lainnya juga

diimplementasikan dalam tahapan ini. Bagian dari aplikasi program adalah

transaksi Basis Data yang diimplementasikan dengan menggunakan Data

Manipulation Language (DML) dari sasaran DBMS, mungkin termasuk host

programming language seperti Visual Basic, Delphi, C, C++, Java, COBOL,

Ada, atau Pascal.

2.1.4.10 Data Conversion and Loading

Menurut Connolly dan Begg (2005, p305), data conversion and loading

adalah mencakup pengambil data dari sistem yang lama untuk dipindahkan ke

36

dalam sistem yang baru. Tahapan ini dibutuhkan ketika sistem basis data baru

menggantikan sistem yang lama. Pada masa sekarang, umumnya DBMS

memiliki kegunaan (utility) untuk memasukan file ke dalam basis data baru.

Biasanya membutuhkan spesifikasi dari sumber file dan sasaran basis data-nya.

Kegunaan ini memungkinkan pengembang (developer) untuk mengkonversi dan

menggunakan aplikasi program yang lama untuk digunakan oleh sistem baru.

Ketika conversion and loading dibutuhkan, prosesnya harus direncanakan untuk

memastikan kelancaran transaksi dalam keseluruhan operasi.

2.1.4.11 Testing

Menurut Connolly dan Begg (2005,p305), testing adalah proses

menjalankan program aplikasi untuk menemukan kesalahan-kesalahan. Sebelum

digunakan, aplikasi basis data yang baru dikembangkan harus diuji secara

menyeluruh. Untuk mencapainya harus hati-hati dalam menggunakan

perencanaan strategi uji dan menggunakan data asli untuk semua proses

pengujian. Di dalam definisi testing ini tidak mengunakan pandangan yang biasa,

testing adalah proses demonstrasi tanpa kesalahan. Dalam kenyataan testing tidak

luput dari kesalahan. Jika testing menunjukan keberhasilan, maka pengujian akan

menemukan kesalahan pada program aplikasi dan mungkin terdapat pada

struktur basis data.

Dalam merancang basis data, user dari sistem baru seharusnyaterlibat di

dalam proses testing. Situasi yang ideal untuk melakukan uji sistem adalah

menguji basis data pada perangkat keras yang berbeda, tetapi hal ini sering

37

tidak dilakukan, jika data yang asli digunakan, perlu backup untuk

mengantisipasi kesalahan atau error. Setelah testing selesai, sistem aplikasi siap

diberikan dan diserahkan ke user .

2.1.4.12 Operational Maintenance

Menurut Connolly dan Begg (2005, p306), operational maintenance

adalah proses memantau dan memelihara sistem setelah selesai dipasang. Pada

tahapan sebelumnya, basis data benar-benar diuji dan diimplementasikan.

Sekarang sistem beralih ketahapan pemeliharaan. Yang termasuk aktivitas dari

tahapan pemeliharaan adalah sebagai berikut :

1. Memantau kinerja dari sistem.

2. Pemeliharaan dan upgrade aplikasi basis data-nya (jika diperlukan).

3. Penggabungan kebutuhan baru kedalam aplikasi basis data.

2.1.5 Desain Konseptual, Logical, Fisikal Basis Data

2.1.5.1 Perancangan Basis Data Konseptual

Conceptual database design adalah proses membangun model informasi

yang digunakan organisasi, bebas dari semua pertimbangan fisik (Connolly,

2005, p439). Pertimbangan fisik yang dimaksud meliputi DBMS yang akan

digunakan, program aplikasi, bahasa pemrograman, platform perangkat keras,

unjuk kerja, dan pertimbangan fisik lainnya. Langkah-langkah dalam metodologi

conceptual database design yaitu :

38

Langkah 1 Membangun Local Conceptual Data Model untuk setiap

pandangan pengguna

Bertujuan untuk memecah rancangan menjadi tugas-tugas yang dapat diatur

dengan memeriksa sudut pandang yang berbeda dari pengguna di dalam

organisasi (Connolly, 2005, p442). Hasil dari langkah ini berupa pembuatan satu

atau lebih local conceptual data model yang merupakan penggambaran yang

tepat dan lengkap dari suatu organisasi dilihat dari para pengguna yang berbeda.

Tugas-tugas yang dilakukan pada langkah ini terdiri dari :

• Langkah 1.1 Mengidentifikasi tipe entitas

Tipe entitas dapat dikenali dengan mengidentifikasikan kata benda atau frase

kata benda pada spesifikasi kebutuhan pengguna, objek besar seperti orang

(people), tempat (place), benda (thing) atau konsep (concept). Alternatif lain

adalah dengan mencari obyek yang keberadaannya bebas.

• Langkah 1.2 Mengidentifikasi Relationship Type

Bertujuan untuk mengidentifikasi relationship yang penting yang ada antara

tipe entitas-tipe entitas yang telah diidentifikasi sebelumnya. Tipe

relationship diidentifikasikan dengan mencari kata kerja atau suatu kata yang

berhubungan dengan kata kerja.

• Langkah 1.3 Mengidentifikasi dan menghubungkan atribut dengan

entitas dan relationship

Tujuannya untuk menghubungkan atribut dengan entitas dan tipe relationship

yang tepat. Atribut yang dimiliki oleh setiap entitas dan relationship harus

39

memenuhi karakteristik atribut yaitu simple/composite attribute, single/multi-

valued attribute, dan derived attribute.

• Langkah 1.4 Menentukan domain atribut

Domain adalah sekumpulan nilai dimana satu atau lebih atribut memperoleh

nilainya (Connolly, 2005, p450). Contoh menentukan domain pada atribut

JenisKelamin di entitas Mahasiswa adalah dengan ‘L’ atau ’P’.

• Langkah 1.5 Menentukan atribut Candidate Key, Primary Key dan

Alternate Key

Tujuannya untuk mengidentifikasi candidate key setiap tipe entitas, dan jika

terdapat lebih dari satu candidate key maka terpilih satu sebagai primary key

dan sisanya dapat kita jadikan sebagai alternate key.

• Langkah 1.6 Pertimbangkan penggunaan enhance modelling concepts

(langkah pilihan)

Maksud dari langkah ini adalah untuk menentukan specialization,

generalization, aggregation, composition.

o Spesialisasi : proses memaksimalkan perbedaan antara anggota-anggota

entity dengan mengidentifikasi karakteristik khususnya.

o Generalisasi : proses meminimalkan perbedaan antara anggota-anggota

entity dengan mengidentifikasikan ciri-ciri umumnya.

o Agregasi: menggambarkan "has a" atau "is part of" relationship antara

tipe entity, dimana salah satu entity sebagai keseluruhan dan entity.

dimana salah satu entity sebagai keseluruhan dan entity yang lain menjadi

bagiannya.

40

o Composition : sebuah bentuk spesifik dari agregasi di mana ada

hubungan kepemilikan yang kuat antara keseluruhan dan bagian. Dalam

composition, entity yang merupakan bagian hanya dapat berhubungan ke

satu entity yang merupakan keseluruhan. sedangkan dalam agregasi, satu

entity bagian dapat menjadi bagian dari beberapa entity keseluruhan.

• Langkah 1.7 Memeriksa redudansi

Bertujuan memeriksa conceptual model untuk menghindari adanya

redundansi atau pengulangan data dalam model. Ada dua kegiatan yang

dapat dilakukan pada tahap ini:

1) Memeriksa kembali one-to-one relationship (1:1)

2) Menghilangkan relasi yang redundan

• Langkah 1.8 Memvalidasi conceptual model dengan transaksi

Bertujuan untuk memastikan local conceptual data model

mendukung transaksi yang dibutuhkan oleh pandangan pengguna (Connolly,

2005, p456). Dua pendekatan untuk memastikan local conceptual data

model mendukung kebutuhan transaksi :

1) Menggambarkan transaksi (describing the transaction)

2) Menggunakan transaction pathways

• Langkah 1.9 Melihat kembali conceptual data model dengan pengguna

Langkah ini dilakukan dengan tujuan untuk memastikan bahwa data model

merupakan representasi yang benar bagi setiap pandangan.

41

2.1.5.2 Perancangan Basis Data Logikal

Desain basis data logikal adalah proses membangun model informasi

yang digunakan organisasi berdasarkan model data tertentu, tetapi tidak

tergantung dari Database Management System (DBMS) dan pertimbangan fisik

lainnya (Connolly, 2005, p439). Langkah-langkah dalam metodologi logical

database design yaitu:

Langkah 2 Membangun dan validasi logical data model

Tujuannya untuk membangun sebuah logical data model dari sebuah conceptual

data model yang mewakili pandangan tertentu dari organisasi dan kemudian

memvalidasi model ini untuk memastikan bahwa strukturnya benar (dengan

menggunakan teknik normalisasi) dan untuk memastikan dukungannya terhadap

transaksi-transaksi yang dibutuhkan. Kegiatan yang dilakukan pada langkah ini :

• Langkah 2.1 Membuat relasi untuk logical data model

Bertujuan untuk menyaring conceptual data model sehingga fitur-fitur yang

tidak sesuai dengan model relasional dihilangkan. Langkah-langkahnya

antara lain :

1. Menentukan tipe entitas kuat

2. Menentukan tipe entitas lemah

3. Membuat One-to-many (1:*) Relationship

4. Membuat one-to-one (1:1) binary Relationship

a) Mandatory Participation pada kedua sisi

b) Mandatory Participation pada satu sisi

c) Optional Participation pada kedua sisi

42

5. Membuat one-to-one (1:1) recursive Relationship

6. Memecah Superclass/subclass relationship

7. Menghilangkan many-to-many (*:*) binary relationship types

8. Menghilangkan complex relationship types

9. Menghilangkan multi-valued attributes

• Langkah 2.2 Validasi relasi dengan menggunakan normalisasi

Normalisasi adalah suatu teknik untuk menghasilkan himpunan relasi

dengan properti yang diinginkan berdasarkan kebutuhan-kebutuhan data

suatu organisasi (Connolly, 2005, p388). Proses normalisasi dimulai dengan

memindahkan data sumber ke bentuk tabel dengan format baris dan kolom.

Tabel ini berbentuk tidak normal dan disebut dengan unnormalized table.

Unnormalized form (UNF) adalah suatu tabel yang terdiri dari satu

atau lebih kelompok yang berulang (repeating group) (Connolly, 2005,

p403). Repeating group adalah sebuah atribut atau himpunan atribut di

dalam tabel yang memiliki lebih dari satu nilai (multiple value) untuk sebuah

primary key pada tabel tersebut (Connolly, 2005, p403).

Tingkatan normalisasi yang digunakan sebagai landasan penulisan

skripsi ada tiga tahap yaitu :

a. First Normal Form (1NF)

Suatu relasi dikatakan 1NF jika titik temu tiap baris dan kolom pada

relasi tersebut mengandung satu dan hanya satu nilai (Connolly, 2005,

p403). Sebuah relasi akan berada dalam bentuk 1NF jika repeating

43

groupnya sudah hilang. Ada dua pendekatan untuk menghilangkan

repeating group pada tabel yang tidak normal, yaitu:

o Dengan memasukkan data yang sesuai ke dalam kolom yang kosong

dari baris yang mengandung data berulang.

o Dengan menempatkan data yang berulang bersama salinan atribut

kunci pada relasi yang terpisah. Sebuah primary key diidentifikasikan

ke dalam relasi yang baru.

b. Second Normal Form (2NF)

Relasi dikatakan 2NF jika relasi tersebut berada pada 1NF dan setiap

atribut yang bukan primary key bergantung penuh (fully functionally

dependent) terhadap primary key (Connoly, 2002, p407). Full functional

dependency terjadi jika A dan B merupakan atribut dari suatu relasi, dan

B dikatakan bergantung penuh terhadap A (A→B), jika B bergantung

terhadap A, namun bukan subset dari A (Connolly, 2005, p393). Untuk

menghasilkan relasi dalam bentuk 2NF melibatkan penghilangan

ketergantungan sebagian (partial dependency) dan menempatkannya

pada relasi yang baru bersama salinan atribut penentunya (determinant

attribute).

c. Third Normal Form (3NF)

Suatu relasi dikatakan 3NF jika relasi tersebut berada dalam bentuk 1NF

dan 2NF, dan tidak ada atribut bukan primary key bergantung secara

transitif (transitively dependent) terhadap primary key (Connolly, 2005,

p409). Transitive dependency ialah sebuah kondisi dimana A, B, dan C

44

merupakan atribut dari relasi yang jika A→B dan B→C maka C disebut

bergantung secara transitif (transitively dependent) terhadap A melalui B

(A tidak functionally dependent terhadap B atau C) (Connolly, 2005,

p397).

• Langkah 2.3 Validasi relasi terhadap transaksi pengguna

Bertujuan untuk memastikan bahwa relasi-relasi pada local logical data

model mendukung transaksi-transaksi yang dibutuhkan oleh pengguna,

seperti terinci pada spesifikasi kebutuhan pengguna.

• Langkah 2.4 Menentukan integrity constraint

Integrity constraint adalah batasan-batasan yang harus ditentukan untuk

melindungi basis data agar tetap konsisten (Connolly, 2005, p474). Ada lima

jenis integrity constraint, yaitu :

1) Required data

Beberapa atribut harus selalu berisi nilai yang benar (valid), tidak dapat

bernilai null. Constraint ini harus diidentifikasikan pada saat

mendokumentasikan atribut-atribut pada kamus data (langkah 1.3).

2) Attribute domain constraint

Setiap atribut memiliki domain, yaitu himpunan nilai yang dibolehkan

(Connolly, 2005, p475). Constraint ini harus diidentifikasikan pada saat

pemilihan attribute domain untuk data model (langkah 1.4).

3) Multiplicity

Multiplicity merepresentasikan batasan jumlah yang ada antar data yang

ada di basis data.

45

4) Entity integrity

Primary key dari sebuah entitas tidak boleh bernilai null. Constraint ini

harus dipertimbangkan pada saat penentuan primary key bagi setiap tipe

entitas (langkah 1.5).

5) Referential integrity

Jika suatu foreign key memiliki nilai, maka nilai tersebut harus menunjuk

ke sebuah baris yang ada pada relasi ‘parent’.

6) General constraint

Kegiatan update entitas dibatasi oleh peraturan atau kebijakan organisasi

yang mengatur transaksi yang diwakilkan oleh update yang dilakukan.

• Langkah 2.5 Meninjau kembali local logical data model yang dibuat

dengan pengguna

Tujuan yang ingin dicapai adalah untuk memastikan bahwa local logical data

model dan dokumentasi pendukung yang menggambarkan model merupakan

perwakilan yang benar dari pandangan pengguna.

• Langkah 2.6 Menggabungkan model data logikal menjadi sebuah model

data global (langkah pilihan)

Langkah ini hanya perlu dilakukan apabila saat desain dilakukan dengan

pandangan masing-masing user. Model data logikal adalah cara pandang satu

atau beberapa pengguna terhadap basis data. Sedangkan model data global

menggambarkan pandangan semua pengguna terhadap basis data.

46

• Langkah 2.7 Memeriksa untuk mengantisipasi perkembangan

Langkah ini kita lakukan untuk memeriksa akan adanya perubahan siknifikan

dalam waktu dekat dan memeriksa apakah model data logikal yang kita buat

bisa mengakomodasi perubahan itu.

2.1.5.3 Perancangan Basis Data Fisikal

Perancangan basis data fisikal (physical database design) adalah proses

untuk menghasilkan penjelasan dari pengimplementasian suatu basis data pada

media penyimpanan kedua, juga menjelaskan base relation, pengaturan file, dan

indeks yang digunakan untuk mencapai akses data yang efisien, integrity

constraint, serta ukuran keamanan (Connolly, 2005, p294). Langkah-langkah

metodologi perancangan basis data fisikal terdiri dari:

Langkah 3 Menterjemahkan logical data model untuk target DBMS

Bertujuan untuk menghasilkan skema basis data relasional bagi global logical

data model yang dapat diimplementasikan pada target DBMS.

• Langkah 3.1 Membuat base relations

Untuk setiap relasi yang diidentifikasikan pada global logical data model,

definisinya terdiri dari nama relasi, daftar simple attribute diikuti tanda

kurung, primary key berserta alternate key dan foreign key jika ada, dan

referential integrity constraint bagi foreign key yang teridentifikasi. Definisi

setiap atribut pada kamus data terdiri dari domainnya yang terdiri atas tipe

data, panjang data, setiap constraint pada domain, nilai defaultnya jika ada,

dan keterangan apakah atribut dapat memiliki nilai null.

47

• Langkah 3.2 Membuat representasi dari derived data

Bertujuan untuk menentukan cara untuk merepresentasikan derived data

yang ada dalam global logical data model ke dalam target DBMS. Biasanya

derived attribute tidak terlihat pada logical data model namun

didokumentasikan di dalam kamus data. Untuk setiap derived attribute yang

ada, tanda ‘/’ digunakan untuk menandakan atribut tersebut adalah derived

attribute.

• Langkah 3.3 Merancang general constraints

Bertujuan untuk merancang batasan-batasan organisasi untuk target DBMS.

Update terhadap relasi dibatasi oleh peraturan organisasi yang mengatur

transaksi ‘real world’ yang diwakili oleh update tersebut.

Langkah 4 Merancang organisasi file dan indeks

Bertujuan untuk menentukan organisasi file yang optimal untuk menyimpan base

relation dan indeks yang diperlukan untuk mencapai unjuk kerja yang sesuai,

dengan cara penentuan penyimpanan relasi dan baris-baris pada tempat

penyimpanan kedua.

• Langkah 4.1 Menganalisis transaksi

Bertujuan untuk memahami fungsi dari transaksi yang dijalankan pada basis

data dan menganalisis transaksi-transaksi yang penting.

• Langkah 4.2 Memilih organisasi file

Untuk menentukan organisasi file yang efisien untuk setiap base relation.

48

• Langkah 4.3 Memilih indeks

Untuk menentukan apakah penambahan indeks akan meningkatkan untuk

kerja sistem.

• Langkah 4.4 Memperkirakan kebutuhan ruang penyimpanan

Memperkirakan besarnya ruang penyimpanan yang dibutuhkan untuk

mendukung implementasi basis data pada tempat penyimpanan kedua. Hal

ini sangat tergantung pada target DBMS dan perangkat keras yang

digunakan. Perkiraan ukuran dapat dilakukan dengan mengukur besar data

tiap baris dan jumlah baris pada setiap relasi.

Langkah 5 Merancang pandangan pengguna (user views)

Bertujuan untuk merancang pandangan pengguna yang diidentifikasikan selama

tahap pengumpulan kebutuhan dan analisa pada daur hidup aplikasi basis data

relasional (database application lifecycle).

Langkah 6 Merancang mekanisme keamanan

Bertujuan untuk menentukan bagaimana kebutuhan keamanan akan

direalisasikan. Keamanan bagi basis data sangat diperlukan karena basis data

merupakan sumber daya perusahaan yang penting. Dua tipe keamanan basis data

(Connolly, 2005, p516), yaitu:

• Keamanan sistem : memberikan perlindungan terhadap akses dan

penggunaan basis data pada tingkat sistem, seperti user name dan password.

49

• Keamanan data : memberikan perlindungan akses dan penggunaan objek

basis data, seperti relasi dan view dan aksi terhadap objek yang dapat dimiliki

oleh pemakai.

2.1.6 Teori Data Flow Diagram

2.1.6.1 Pengertian Data Flow Diagram

Data Flow Diagram adalah representasi grafis yang menggambarkan

aliran informasi dan transformasi yang terjadi saat data bergerak dari masukan

menjadi keluaran (Pressman, 2005, p305). Diagram aliran data mempunyai

kegunaan untuk memperhatikan :

• Informasi yang masuk dan keluar dari sistem

• Apa yang merubah informasi

• Dimana informasi disimpan

2.1.6.2 Merancang Data Flow Diagram

Dalam diagram aliran data terdapat levelisasi yang bertujuan untuk

menghindari aliran data yang rumit dan kompleks. Levelisasi dimulai dengan

tingkatan tertinggi dan kemudian diuraikan ke dalam bentuk yang lebih rinci.

Tingkatan tersebut terdiri dari :

1. Diagram konteks : memperlihatkan karakteristik suatu sistem.

2. Diagram nol : menggambarkan proses-proses utama yang ada pada sistem.

3. Diagram rinci : proses rinci dari proses yang terdapat dari tingkatan

sebelumnya (diagram nol).

50

Simbol-simbol yang digunakan untuk menggambarkan diagram aliran data :

Tabel 2.1 Simbol-Simbol Data Flow Diagram

De Marco dan Yourdon Gane dan Sarson

Process

Data Store

Source/Sink

Data Flow

Terdapat beberapa peraturan yang harus diikuti saat menggambar

diagram aliran data (Jeffrey A. Hoffer, 2000, p286) :

Process :

• Tidak ada proses yang hanya mempunyai output. Jika sebuah objek hanya

mempunyai output maka itu adalah source.

• Tidak ada proses yang hanya mempunyai input. Jika sebuah objek hanya

mempunyai input maka itu adalah sink.

• Sebuah proses harus dilabeli dengan sebuah kata kerja.

Data Store :

• Data tidak dapat bergerak dari sebuah data store menuju data store lainnya.

Data dapat bergerak melalui proses.

51

• Data tidak dapat bergerak secara langsung dari source menuju data store. Data

harus bergerak melalui proses dimana data diterima dari data source dan

menempatkan data ke data store.

• Data tidak dapat bergerak langsung menuju sink dari data store. Data harus

bergerak melalui proses.

• Sebuah data store harus dilabeli dengan kata benda.

Source / Sink :

• Data tidak dapat bergerak secara langsung dari source menuju sink. Data harus

melalui proses.

• Sebuah source/sink harus dilabeli dengan kata benda.

Data Flow :

• Sebuah data flow hanya mempunyai satu arah diantara simbol.

• Sebuah cabang pada data flow berarti beberapa data yang sama menuju dua atau

lebih proses yang berbeda.

• Sebuah penggabungan pada data flow berarti data yang sama muncul dari dua

atau lebih proses menuju sebuah lokasi yang sama.

• Sebuah data flow tidak boleh menuju proses yang sama dengan sumber

prosesnya. Harus ada minimal satu proses yang menangani data flow,

menghasilkan data flow, dan mengembalikan data flow menuju proses awal.

• Sebuah data flow menuju data store berarti memperbarui (update/delete)data.

• Sebuah data flow dari data store berarti mengambil atau menggunakan data.

52

• Sebuah data flow mempunyai label berupa kata kerja. Bisa lebih dari satu kata

kerja yang muncul pada sebuah panah data flow dengan syarat semua aliran /

flows pada satu panah bergerak sebagai satu paket.

2.1.7 State Transition Diagram

Menurut Pressman (2005, p250), State Transition Diagram adalah suatu

model diagram yang tergantung pada definisi suatu state. Sedangkan state adalah

suatu kumpulan model dari tingkah laku yang dapat diobservasi. State Transiton

Diagram mewakili suatu tingkah laku dari suatu sistem dengan menggambarkan

state dan kejadian yang menyebabkan sistem berubah ke state lain. Bagian-

bagian dari state transition diagram adalah :

1. State : sebuah keadaan yang dapat diamati pada suatu waktu,

baik sebelum ataupun sesudah terjadi perubahan aksi.

2. State Transition : Perpindahan state 1 ke state lainnnya.

3. Event merupakan tindakan yang menyebabkan perubahan state

sistem, dan action merupakan respon sistem terhadap event.

Proses yang terjadi sebagai konsekuensi dilakukannya transisi.

2.2 Teori Khusus

2.2.1 Pengertian Freight Forwarding

Freight forwarding merupakan sebuah jasa yang sering kali digunakan

oleh berbagai macam perusahaan yang berhubungan dengan impor dan ekspor

yang bersifat internasional maupun multi-nasional. Freight forwarder tidak

Event

Action

53

memindahkan barang (kargo) tersebut sendiri, namun freight forwarder hanya

berperan sebagai perantara di antara pelanggan dan berbagai jenis transportasi.

Mengirim produk dari sebuah tujuan internasional ke tempat yang lain bisa

melibatkan banyak pengangkut sekaligus, serta membutuhkan persyaratan dan

legalitas. Freight forwarding menangani semua keperluan logistik yang

dibutuhkan demi pelanggan, yang jika dilakukan oleh pelanggan sendiri akan

menjadi cukup melelahkan.

Jasa freight forwarder menjamin kalau produk yang dikirim akan sampai

di tujuan yang benar sesuai dengan tanggal yang sudah dijanjikan dan dalam

kondisi yang baik. Freight forwarder menyediakan hubungan dengan berbagai

jenis perusahaan transportasi, baik udara laut ataupun darat, dari kereta hingga

ke pelayaran. Freight forwarder dapat menegosiasikan harga yang

memungkinkan untuk memindahkan produk milik pelanggan melalui jalur ter-

ekonomis yang bisa ditemui tanpa pusing memikirkan hubungan kecepatan,

biaya serta jaminan.

Freight forwarder secara umum menyediakan satu atau lebih perkiraan

harga kepada pelanggan bersama dengan tips bila dirasa butuh. Dengan efek

yang harus dipikirkan ialah harganya akan bervariasi dari asal dan tujuan sampai

ke persyaratan khusus, seperti pendinginan atau sebagai contoh mengirim benda-

benda yang beracun. Berasumsi pelanggan menerima tawaran dari freight

forwarder, barang (kargo) akan siap untuk dikirim. Freight forwarder kemudian

mengambil tanggung jawab dalam mengatur transportasi dari asal hingga tujuan.

54

Satu dari banyak keuntungan menggunakan jasa ini adalah freight

forwarder menangani jasa yang merupakan sebagian kecil dari bisnis pengiriman

barang internasional. Asuransi serta pajak dan dokumentasi perijinan merupakan

beberapa contoh. Sebagai konsolidator, sebuah freight forwarder juga

dimungkinkan untuk menyediakan dokumentasi dari Non-Vessel Operating

Common Carrier (NVOCC), atau sering disebut sebagai Bill of Lading.

Pergudangan, serta penanggungan risiko serta manajemennya, dan metoda dari

pembayaran internasional juga secara umum disediakan bagi pelanggan yang

menggunakan jasa dari freight forwarder.

Jasa freight forwarder yang baik dapat mengurangi rasa was-was dari

pelanggan dengan memberikan layanan pengiriman yang berkualitas dengan

harga yang kompetitif. Jasa freight forwarder merupakan aset bagi perusahaan

apapun yang berhubungan dengan pengiriman barang secara internasional, dan

sangat membantu terutama dalam penggunaan sumber daya manusia yang tidak

dapat dengan sembarangan dipakai dalam prosedur pengiriman barang

internasional.

2.2.2 Istilah-Istilah Yang Berkaitan Dengan Freight Forwarding

Beberapa istilah yang berkaitan dan sering digunakan dalam kegiatan

freight forwarding :

1. Shipper adalah pelanggan ritel atau korporat yang memanfaatkan jasa

layanan pengiriman barang.

55

2. Consignee adalah penerima barang dari shipper melalui penyedia jasa

layanan pengiriman barang.

3. Agent adalah pihak penyedia layanan pengiriman barang yang bertanggung

jawab atas pengiriman barang setelah barang berangkat dari bandara atau

pelabuhan untuk selanjutnya dikirimkan kepada consignee.

4. Notify adalah pihak yang bertanggung jawab atas penerimaan barang.

5. Shipping / shipment adalah kegiatan pengiriman barang yang melibatkan

shipper, penyedia jasa, consignee, dan armada pengangkutan mitra bisnis

penyedia jasa pengiriman barang.

6. Shipping Instruction (SI) adalah surat perintah pengiriman barang yang

diberikan oleh shipper kepada pihak penyedia jasa pengiriman barang.

7. Airway Bill adalah surat tanda bukti pengiriman barang dengan tanda nomor

yang telat disetujui oleh pihak penyedia jasa pengiriman barang dan armada

pengangkutan udara mitra bisnisnya. Airway Bill dikenal juga sebagai Surat

Muatan Udara (SMU).

8. Bill of Lading (B/L) adalah surat tanda bukti pengiriman barang dengan tanda

nomor tertentu yang telah disetujui oleh pihak penyedia jasa pengiriman

barang dan armada pengangkutan laut mitra bisnisnya.

9. Invoice adalah surat tagihan jasa pengiriman barang yang dikeluarkan oleh

pihak penyedia jasa pengiriman barang kepada client/agent.

56

2.2.3 Prosedur Freight Forwarding

Freight forwarder secara khusus mengatur pergerakan barang dari asal ke

tujuan secara internasional melalui tahapan yang terbilang cukup panjang.

Bagaimanapun juga, cara yang terbilang panjang ini tidak menjadi masalah,

dikarenakan freight forwarder memang mengkhususkan diri di bidang perijinan

serta pajak dan lain sebagainya.

Proses dimulai dari penyiapan dokumen yang menjelaskan tentang

produk apakah yang akan dimasukkan ke dalam peti kemas (kargo), berjenis

apakah benda tersebut, akan dibawa dari mana ke mana, dan akan melalui kota

dan negara apa saja sebelum sampai di tujuan yang sebenarnya. Tidak lupa

persoalan pajak dan ijin yang sebelumnya telah diatur juga sebelumnya.

Kesemuanya itu dapat dikumpulkan menjadi beberapa lembar surat, Bill of

Lading bila metoda transportasi yang akan digunakan ialah melalui laut, atau

memakai Airway Bill bila transportasi menggunakan udara. Shipping Instruction

yang merupakan surat awal daripada pelanggan meminta freight forwarder untuk

mengirimkan produk dari pelanggan, dan tentu invoice sebagai bukti pembayaran

yang sah, baik dari freight forwarder kepada perusahaan kargo, maupun freight

forwarder kepada pelanggan. Dan dikarenakan teknologi yang sudah semakin

maju, sebagian besar dari proses tersebut sudah dimungkinkan untuk dilakukan

secara digital.