9 

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi Akuntansi

2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Romney & Steinbart (2006, p6) mendesksripsikan Sistem

Informasi Akuntansi (SIA) sebagai “A system that collect, records, stores,

and processes data to produce information for decision makers”. Yang

berarti sebuah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan

memproses data untuk menghasilkan informasi bagi pengambil

keputusan. Bodnar (2001, p1) berpendapat bahwa Sistem Informasi

Akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan

yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. dan melaporkan

informasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan.

Sedangkan menurut Jones and Rama (2006, p5) pengertian Sistem

Informasi Akuntansi adalah “A subsystem of an MIS that provides

accounting and financial information, as well as other information

obtained in the routine processing of accounting transactions”. Yang

berarti Sistem Informasi Akuntansi adalah subsistem atau bagian dari

MIS (Management Information System) yang menyediakan informasi

akuntansi dan keuangan, serta informasi lain yang diperoleh dari proses

transaksi akuntansi secara rutin.

Berdasarkan definisi - definisi tersebut, maka dapat disimpulkan

bahwa Sistem Informasi Akuntansi merupakan subsistem dari sistem

10  

informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan

keuangan, yang bertujuan untuk mengumpulkan, mencatat, mengolah,

menyimpan, dan melaporkan informasi yang berkaitan dengan transaksi

akuntansi dan keuangan bagi pengambil keputusan.

2.1.2 Komponen Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Romney dan Steinbart (2003, p2), an AIS consists of five

components:

a. The people who operate the system and perform various

functions

b. The procedures, both manual and automated, involved in

collecting, processing, and storing data about the

organization’s activities

c. The data about the organization’s business process

d. The software used to process the organization’s data

e. The information technology infrastructure, including

computers, peripheral devices, and network communication

devices.

2.1.3 Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Rama dan Jones (2008, p7) yang diterjemahkan oleh M.

Slamet Wibowo, ada 5 kegunaan Sistem Informasi Akuntansi antara lain:

11  

a. Membuat laporan eksternal

Perusahaan menggunakan sistem informasi akuntansi untuk

menghasilkan laporan – laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan

informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, badan – badan

pemerintah, dan yang lain contohnya: laporan keuangan dan SPT

pajak. Laporan jenis ini mengikuti suatu struktur yang ditetapkan

oleh organisasi – organisasi seperti Financial Accounting Standard

Board – FASB (Dewan Standar Akuntansi Keuangan AS),

Securities Exchange Comission – SEC (Badan Pengawas Pasar

Modal AS), Internal Revenue Service – IRS (Dinas Pajak AS), dan

regulator lainnya.

b. Mendukung aktivitas rutin

Para manajer memerlukan satu sistem informasi akuntansi untuk

menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi

perusahaan itu. Contohnya antara lain menerima pesanan

langganan, mengirimkan barang dan jasa, membuat faktur

penagihan pelanggan, dan menagih kas ke pelanggan. Sistem

komputer mahir menagani transaksi – transaksi yang berulang, dan

banyak paket piranti lunak akuntansi yang mendukung fungsi –

fungsi yang rutin ini. Teknologi lain, seperti scanner untuk

memindai kode produk, meningkatkan efisiensi dari proses bisnis.

c. Mendukung pengambilan keputusan

Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan

keputusan tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi.

12  

Contohnya antara lain mengetahui produk – produk yang

penjualannya bagus dan pelanggan mana yang paling banyak

melakukan pembelian.

d. Perencanaan dan pengendalian

Sebuah sistem informasi juga diperlukan untuk kegiatan

perencanaan dan pengendalian. Informasi mengenai anggaran dan

biaya standar disimpan oleh sistem informasi, dan laporan yang

dirancang untuk membandingkan jumlah anggaran dengan jumlah

yang sebenarnya. Sebagai contoh, analisis pendapatan dan beban

bisa dilakukan di tingkatan produk secara individu data historis

dapat diambil dari basis data dan digunakan dalam lembar kerja

atau program lain untuk meramalkan arus kas. Para perencana dapat

menggunakan data minning (penggalian data dengan menggunakan

piranti lunak) untuk mengungkapkan tren jangka panjang dengan

hubungan data.

e. Menerapkan pengendalian internal

Pengendalian internal (internal control) mencakup kebijakan –

kebijakan, prosedur – prosedur, dan sistem informasi yang

digunakan untuk melindungi aset – aset perusahaan dari kerugian

atau korupsi, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan.

Sebagai contoh, satu sistem informasi dapat menggunakan kata

sandi (password) untuk mencegah individu lain memiliki akses ke

format data entri dan laporan yang tidak diperlukan untuk

menjalankan pekerjaan mereka. Selain itu, format data entri dapat

13  

dirancang untuk secara otomatis memeriksa error dan mencegah

jenis tertentu dari data entri yang akan melanggar aturan – aturan

yang sudah dibuat.

2.1.4 Siklus Sistem Informasi Akuntansi dalam Proses Bisnis

Menurut Rama dan Jones (2008, p22) yang diterjemahkan oleh M.

Slamet Wibowo, proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi

utama yaitu sebagai berikut:

a. Siklus Pemerolehan / Pembelian (Acquisition / Purchasing Cycle)

Siklus pemerolehan mengacu pada proses pembelian barang dan

jasa.

b. Siklus Konversi (Corversion Cycle)

Siklus konversi mengacu pada sumber daya yang diperoleh menjadi

barang – barang dan jasa.

c. Siklus Pendapatan (Revenue Cycle)

Siklus pendapatan mengacu pada proses penyediaan barang dan

jasa kepada pelanggan dan mengumpulkan uang kas.

2.1.5 Siklus Pendapatan (Revenue Cycle)

Seperti yang ditunjukan Jones and Rama (2008, p165-166),

mengenai siklus pendapatan dari berbagai jenis organisasi yang berbeda

adalah sama dan meliputi beberapa atau semua operasi berikut ini:

a. Merespons pertanyaan pelanggan. Pertanyaan pelanggan bisa

ditangani oleh tenaga penjual. Di beberapa industri (misalnya,

14  

komputer dan peranti lunak), produk – produknya bersifat

kompleks. Tenaga penjualan memainkan peran penting dalam

membantu para pelanggan untuk memahami suatu produk

perusahaan dan memilih produk yang sesuai untuknya.

b. Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan

barang dan jasa di masa yang akan datang. Contoh dari

perjanjian tersebut meliputi pesanan pelanggan untuk produk

atau jasa serta kontrak antara perusahaan dengan pelanggan

untuk menyerahkan barang atau jasa di masa depan. Karyawan

penting di dalam fungsi ini adalah petugas pencatat pesanan dan

tenaga penjualan.

c. Menyediakan jasa atau pengiriman barang ke pelanggan. Fungsi

ini sangat penting dalam proses pendapatan. Untuk jasa,

karyawan pentingnya adalah para penyedia layanan. Untuk

barang, petugas gudang dan pengiriman memainkan peran yang

aktif.

d. Mengakui klaim atas barang dan jasa yang disediakan. Pada

kejadian ini, perusahaan mengakui klaimnya terhadap pelanggan

dengan mencatat piutang dan menagih pelanggan.

e. Menerima kas. Pada suatu waktu dalam siklus pendapatan, kas

diperoleh dari pelanggan.

f. Menyetorkan kas ke bank. Agen yang terlibat di sini adalah kasir

dan bank.

15  

g. Menyusun laporan. Berbagai macam laporan yang mungkin

dibuat untuk siklus pendapatan. Contohnya mencakup daftar

pesanan, daftar pengiriman, dan daftar penerimaan kas.

2.2 Analisis dan Perancangan Sistem Berbasis Object Oriented

2.2.1 Pengertian Analisis Sistem

Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p38) analisis

sistem adalah“ the study of business problem domain to recommend

improvements and specify the business requirements and priorities for the

solution ”. Yang berarti pembelajaran dari permasalahan bisnis domain

untuk merekomendasikan perbaikan dan menentukan kebutuhan bisnis

dan prioritas untuk solusi. Sedangkan dalam buku karangan Jones and

Rama (2006, p588) analisis sistem adalah “ The second phase of the

systems development life cycle. It involves a study of the current system

and proposed solution in more detail than the investigation stage. The

main objective is to develop requirements for the new system ”. Yang

berarti tahap kedua dari siklus pengembangan sistem. Yang melibatkan

studi tentang sistem saat ini dan solusi yang diusulkan lebih terperinci

dari tahap penyidikan. Tujuan utamanya adalah untuk mengembangkan

persyaratan untuk sistem baru.

Adapun pengertian menurut O’Brien (2005, p518) yang

diterjemahkan oleh Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary, “Analisis

sistem merupakan studi mendalam mengenai informasi yang dibutuhkan

oleh pemakai akhir yang menghasilkan persyaratan fungsional (functional

16  

requirement) yang digunakan sebagai dasar untuk desain sistem

informasi baru”.

Dari definisi - definisi tersebut maka dapat disimpulkan bahwa

analisis sistem merupakan tahap kedua dari siklus pengembangan sistem,

yang mempelajari tentang permasalahan sistem yang ada saat ini dan

merekomendasikan solusi dari permasalahan tersebut untuk

mengembangkan sistem baru.

2.2.2 Pengertian Perancangan Sistem

Pengertian perancangan sistem menurut Whitten, Bentley, dan

Dittman (2004, p39) adalah “The specification or construction of a

technical, computer-based solution for the business requirements

identified in a system analysis”. Yang berarti spesifikasi atau konstruksi

dari sebuah teknik, solusi berbasis komputer untuk kebutuhan bisnis yang

diidentifikasikan dalam kebutuhan sistem. Sedangkan pengertian

perancangan sistem menurut Bodnar & Hopwood (2010, p399), adalah

”the formulation of a blueprint for a completed system”. Yang berarti

rumus dari sebuah blueprint untuk sebuah sistem yang lengkap.

Dalam bukunya O’Brien (2005, p521) yang diterjemahkan oleh

Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary juga menjelaskan, “perancangan

sistem adalah menentukan bagaimana sistem akan memenuhi tujuan

tersebut. Design systems terdiri dari aktivitas desain yang menghasilkan

spesifikasi sistem yang memenuhi persyaratan fungsional yang

dikembangkan dalam proses analisis sistem”.

17  

Dari definisi - definisi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa

perancangan sistem adalah perumusan solusi berbasis komputer yang di

identifikasikan untuk memenuhi kebutuhan sistem.

Dalam bukunya Romney & Steinbart (2006, p742) tahap desain

dibagi menjadi 2 yaitu:

a. Conceptual Systems Design

In the conceptual system design phase, the developer creates

a general framework for implementing user requirement and

solving problems identified in the analysis phase. There are

three main steps in conceptual design: evaluating design

alternatives, preparing design specifications, and preparing

the conceptual systems design report.

b. Physical Design

During the physical systems design phase, the company

determines how the conceptual AIS design is to be

implemented. Physical design translates the broad, user

oriented AIS requirements of conceptual design into detailed

specifications that are used to code and test the computer

programs.

Physical system design phases include designing output,

creating files and databases, designing input, writing

computer programs, developing procedures, and building

controls into the new AIS”.

18  

2.2.3 Pengertian Object Oriented Analysis and Design

Object-Oriented Analysis and Design (OOAD) adalah metode

untuk menganalisis dan merancang sistem dengan pendekatan

berorientasi object menurut Mathiassen (2000, p135). Sedangkan OOAD

menurut Larman (1996, p6) menjelaskan hubungan sebuah masalah

utama dan solusi logis dari pandangan sebuah object.

2.2.4 Activity Diagram

Pengertian Activity Diagram menurut Jones and Rama (2006,

p60), the UML activity diagram plays the rule of a “map” in

understanding business processes by showing the sequence of activities in

the process, yang artinya activity diagram yang berperan sebagai sebuah

“peta” dalam memahami proses bisnis dengan menunjukkan urutan

kegiatan dalam proses. Sedangkan pengertian activity diagram menurut

Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p428), activity diagram merupakan

diagram yang dapat digunakan untuk menggambarkan langkah - langkah

secara grafis aliran proses bisnis. Adapun pengertian menurut Marakas

(2006, p419), “an activity diagram is a special type of statechart

diagram”.

Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa activity diagram

adalah suatu diagram yang menggambarkan proses bisnis suatu

perusahaan yang terdiri dari gambaran umum maupun detailnya.

Dalam bukunya Jones and Rama (2006, p61), activity diagram

dapat diklasifikasikan menjadi dua tipe yaitu:

19  

a. Overview Activity Diagram

Menurut Jones and Rama (2006, p61), overview activity

diagram is: presents a high level view of the business

process by document the key events, the sequence of these

event, and the information flows among this event, yang

berarti menggambarkan suatu pandangan tingkat tinggi dari

proses bisnis dengan mendokumentasikan peristiwa -

peristiwa yang sesuai dengan urutan peristiwanya.

b. Detailed Activity Diagram

Jones and Rama (2006, p61), mendefinisikan detailed

activity diagram is similiar to a map of a city or town. It

provides a more detailed representation of a activites

associated with one or two events shown on the overview

diagram, yang berarti diagram yang menyediakan penyajian

yang lengkap dari aktivitas - aktivitas yang dihubungkan

dengan satu atau dua peristiwa yang ditunjukkan pada

overview activity diagram.

2.2.5 Workflow Table

Jones and Rama (2006, p73) menyatakan bahwa workflow table

adalah tabel dua kolom yang mengidentifikasikan actor dan kegiatan -

kegiatan dalam proses. Sedangkan menurut Whitten, Bentley, dan

Dittman (2004, p69) workflow table adalah aliran dari transaksi yang

melalui proses bisnis untuk menjamin pengecekan dan otorisasi yang

20  

diimplementasikan. Dalam bukunya Whitten dan Bentley (2007, p54)

juga menjelaskan, workflow adalah “the flow transactions throught

business processes to ensure appropriate checks and approvals are

implemented”.

Dari definisi di atas, disimpulkan bahwa workflow table adalah

suatu tabel yang menggambarkan transaksi dari suatu proses bisnis yang

berisi actor dan aktivitas yang dilakukan.

2.2.6 UML (Unified Modelling Language)

Jones and Rama (2008, p78) yang diterjemahkan oleh M. Slamet

Wibowo mendefinisikan UML (Unified Modelling Language) adalah

sebuah bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan,

membangun, dan mendokumentasikan sistem informasi. UML

dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dan desain berorientasi

objek”. Sedangkan menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p408)

adalah sekumpulan rangkaian model yang digunakan untuk

menspesifikasikan atau menggambarkan sistem sebuah sistem perangkat

lunak dalam kaitannya dengan objek.

Adapun pengertian UML menurut Whitten dan Bentley (2007,

p371), UML (Unified Modelling Language) adalah “a set of modelling

conventions that is used to specify or describe a software system in terms

of objects”. Berdasarkan journal of object technology (Vol. 8, No. 2,

March – april 2009), dijelaskan mengenai UML (Unified Modelling

Language) yaitu, “UML (Unified Modeling Language) is a language for

21  

specifying, visualizing and constructing the artifacts of software systems.

UML has become a standard for object-oriented modeling. Its graphical

notation makes it easy to understand, in particular during the first phases

of the development process”.

Berdasarkan definisi di atas, maka dapat disimpulkan pengertian

UML adalah model bahasa yang digunakan untuk menggambarkan sistem

informasi yang berkaitan dengan objek yang digunakan untuk

mendokumentasikan suatu bisnis, serta dapat menjelaskan dokumen apa

yang dipakai.

2.2.7 UML Class Diagram

Pengertian class menurut Bennet, McRobb dan Farmer (2006,

p649), adalah “a descriptor for a collection of object that are logically

similar in terms of their behavior and the structure of their data”.

Sedangkan menurut Marakas (2006, p408), “the class of an object is a

generalized description we create to describe objects that are similar in

nature or share many of the same characteristics”. Dari definisi –

definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa class digunakan untuk

mendeskripsikan semua objek dan event yang ada serta sesuai dengan

struktur yang ada.

Mathiassen (2000, p92), mengartikan attribute is a descriptive

property of a class or an event, yang artinya sebuah sifat dari suatu class

atau event. Sedangkan menurut Haigh Andrew (2001, p21) attributes

adalah “a characteristic of an object that has value within the context of

22  

the system”. Yang berarti karakteristik dari sebuah objek yang memiliki

nilai dalam sistem. Dalam buku Jones and Rama (2006, p181) “Attributes

is the smallest units of data that can have meaning to a user. The column

in a relational database that are equivalent to fields in a file”. Yang

berarti unit terkecil dari data yang memiliki arti. Kolom dalam hubungan

database harus sama dengan field dalam file. Berdasarkan definisi -

definisi di atas, maka dapat disimpulkan pengertian atribut adalah unit

terkecil dari data yang digunakan untuk menjelaskan class atau event.

Mathiassen (2000, p51), memberi pengertian event sebagai suatu

kejadian instant yang melibatkan suatu object atau lebih. Adapun

menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p349), event adalah unit

kerja logika yang harus diselesaikan secara keseluruhan. Event terkadang

disebut juga transaksi. Dalam bukunya, Marakas (2006, p135)

menuliskan, event adalah “the transaction from one state to another

occurs as the result of some phenomenon or stimulus reffered to as an

event”. Dari definisi - definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa event

adalah aktivitas - aktivitas yang terjadi dalam suatu rangkaian sistem

yang berjalan dalam perusahaan.

Marakas (2006, p416) dalam bukunya menjelaskan, “the class

diagram provides a static structure of all the classes that exist within the

system”. Sedangkan Bennet, McRobb, dan Farmer (2006, p649)

menjelaskan, “class diagram a UML structure diagram that shows

classes with their attributes and operations, together with the

associations between classes”. Berdasarkan journal of object technology

23  

(Vol. 8, No. 2, March – april 2009) menjelaskan, “UML class diagrams

express the static structure of a system, in terms of classes and

relationships between classes. Classes are essentially organized through

aggregation, inheritance or association relationships”. Dari definisi di

atas, dapat disimpulkan bahwa UML class diagram digunakan untuk

menghubungkan antara satu class dengan class lain.

2.2.8 Use Case Diagram

Berdasarkan Jones and Rama (2006, p228) Use Case Diagram

diartikan sebagai berikut, use case diagram is a list of use case that occur

in an application and that indicate the actor responsible for each use

case, yang artinya presentasi grafik yang dapat menyediakan daftar use

case yang terdapat dalam suatu aplikasi. Sedangkan menurut Whitten,

Bentley, dan Dittman (2004, p271), mengartikan “Use case diagram is a

diagram that depict the interactions between the system and external

system and users.”, yang artinya use case diagram adalah sebuah diagram

yang menggambarkan interkasi antara sistem dan sistem eksternal dan

pengguna.

Adapun definisi Use Case Diagram menurut Hoffer, George,

and Valacich (2006, p226), “use case diagram is a picture showing

system behavior along with the key actors that interact with the system”.

Yang artinya Use case merupakan gambar yang menunjukkan perilaku

sistem bersama aktor-aktor yang berinteraksi dengan sistem. Berdasarkan

journal of object technology (Vol. 8, No. 2, March – april 2009)

24  

menjelaskan, “UML use case diagrams describe, in the form of action

and reaction, the system’s behaviour from the user’s point of view. They

allow defining the system’s limits and the relationships between the

system and the environment. The use case diagrams represent use cases,

actors and the relationships between the use cases and the actors”.

Berdasarkan definisi – definisi di atas, maka dapat disimpulkan

pengertian use case diagram adalah suatu atau diagram yang

menggambarkan sistem yang dilakukan antara pengguna dengan sistem

yang ada.

2.2.9 Navigation Diagram

Berdasarkan Mathiassen (2000, p344), “Navigation Diagram is

a special kind of statechart diagram that focuses only the overall

dinamics of the user interface. The diagram shows the participating

windows and the transitions between them. The navigation diagram is not

found in UML”.

2.2.10 Rancangan Database

Connolly (2002, p14), dalam bukunya mendefinisikan “Database

is a shared collection of logically related data, and a description of this

data, designed to meet the informations needs of an organtization”, yang

artinya database adalah kumpulan dari logika data yang saling

berhubungan yang digunakan bersama-sama, dirancang untuk memenuhi

kebutuhan informasi pada organisasi. Sedangkan Jones and Rama (2006,

25  

p156), mengartikan “Database is comprehensive collection of related

data”, yang artinya database adalah kumpulan data - data yang berkaitan.

Selain itu Ramakrishnan dan Gehrke (2003, p27) menyatakan, “database

design tools: design tools are available from RDBMS vendors as well as

third – party vendors”.

Berdasarkan definisi – definisi di atas, maka dapat disimpulkan

pengertian database adalah kumpulan elemen data yang saling

berhubungan.

Jenis - jenis database :

a. Database Operasional menyimpan data terinci yang

dibutuhkan untuk mendukung proses bisnis dan operasi dari

suatu perusahaan.

b. Database Terdisitribusi ini dapat bertempat dalam server

jaringan di world wide web, di intranet dan ekstranet

perusahaan, atau di jaringan perusahaan lain.

c. Database External tersedia secara gratis dari berbagai layanan

komersial online dan dengan atau tanpa biaya dari banyak

sumber di world wide web.

Menurut Connolly (2002, p281-282), ada tiga tahapan rancangan

database yaitu:

a. Conceptual Database Design

Proses untuk membangun satu model dari keterangan yang

dipergunakan pada satu perusahaan, tidak terkait dari semua

bahan pertimbangan fisik.

26  

b. Logical Database Design

Proses untuk membangun satu model dari keterangan yang

dipergunakan pada satu perusahaan berlandaskan satu model

data spesifik, tetapi tidak terikat dari DBMS tertentu dan

bahan pertimbangan fisik lain.

c. Physical Database Desgin

Proses untuk menghasilkan satu uraian tentang implementasi

dari database pada tempat penyimpanan kedua, ini

mendeskripsikan hubungan dasar, data organisasi, dan tolak

ukur yang dipergunakan untuk mencapai akses efisien data

dan apapun batasan integritas berhubungan dan ukuran

jaminan keamanan.

2.2.11 Rancangan Formulir

Jones and Rama (2006, p288), mengartikan “Form is a formatted

document containing blank fields that users can fill in with data. When

the form is displayed on a computer screen, the data entered in the blank

fields are saved to one or more tables”, yang artinya formulir adalah

dokumen yang terformat yang berisikan field kosong yang dapat diisi

data oleh pengguna. Sedangkan menurut Mulyadi (2001, p75), “Formulir

adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi”.

Manfaat formulir menurut Mulyadi (2001, p78) adalah untuk:

a. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis

perusahaan.

27  

b. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.

c. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara

menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.

d. Menampikan informasi pokok dari satu orang lain di dalam

organisasi yang sama atau ke organisasi lain.

Menurut Jones and Rama (2006, p262-264), menyatakan tipe

input formulir terdiri dari:

a. Single – record entry form

Sebuah formulir yang digunakan untuk memasukkan,

menghapus atau memodifikasi data pada record tunggal

dalam suatu table.

b. Tabular entry form

Sebuah formulir yang menampilkan tabel untuk

menambahkan beberapa record dalam suatu table.

c. Multi – table entry form

Sebuah formulir yang digunakan untuk memasukkan atau

memodifikasi record dalam dua atau lebih file yang

berhubungan, biasanya sebuah main form dan sub form.

2.2.12 Rancangan Layar

Pengertian rancangan layar menurut Britton dan Doake (2003,

p268), adalah suatu tampilan yang berhubungan dengan dunia luar.

Sedangkan menurut Mathiassen (2000, p151), interface adalah fasilitas

yang menyediakan sebuah model dan fungsi dari sistem untuk actor.

28  

Adapun menurut buku Valacich, George, dan Hoffer (2004, p451),

rancangan layar adalah “point of contact where a system meets its

environment or where subsystems meet each other”.

Dari definisi – definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa

pengertian rancangan layar atau interface adalah suatu tampilan untuk

memudahkan actor berhubungan dengan sistem.

Menurut Jones and Rama (2008, p335) yang diterjemahkan oleh

M. Slamet Wibowo, elemen rancangan layar meliputi:

a. Text Boxes

Digunakan untuk memasukkan informasi yang akan

ditambahkan ke table atau untuk menampilkan informasi

yang diambil dari sebuah table.

b. Labels

Membantu user untuk mengetahui informasi apa yang

dibutuhkan untuk dimasukkan.

c. Look Up Feature

Umumnya dimasukkan ke dalam text boxes yang digunakan

untuk memasukkan foreign key.

d. Command Button

Digunakan untuk melakukan sebuah action.

e. Radio Button

Memungkinkan user untuk memilih salah satu dari beberapa

pilihan yang disediakan.

29  

f. Check Boxes

Memungkinkan user untuk memilih lebih dari satu pilihan

dari beberapa pilihan yang disediakan.

2.2.13 Rancangan Laporan

Dalam buku karangan Jones and Rama (2006, p201), “a report is

a formatted and organized presentation of data”, yang berarti laporan

adalah presenstasi data yang telah terformat dan terorganisasi dengan

baik. Adapun menurut Mulyadi (2001, p5), laporan adalah informasi yang

merupakan keluaran sistem akuntansi dan berbentuk hasil cetak komputer

dan tayangan pada layar monitor komputer.

Menurut Jones and Rama (2006, p214-215), the report design

template have 4 subset element such as :

a. Label boxes and text box

Dua elemen penting dari segala laporan adalah label dan

data. Dalam Microsoft Access, elemen – elemen ini

ditunjukkan oleh label boxes dan text boxes.

b. Grouping attribute

Laporan yang berkelompok, dikelompokkan oleh sesuatu.

c. Group header

Group header dapat digunakan untuk menyajikan informasi

yang umum pada kelompok.

30  

d. Group detail

Transaksi yang terjadi pada kelompok didaftarkan di dalam

kelompok secara rinci dan lengkap.

e. Group footer

Group footer juga dapat digunakan untuk menyediakan

informasi yang berguna dalam laporan yang berkelompok.

2.3 Sistem Informasi Penjualan Tunai

Menurut La Midjan (2001, p170), penjualan secara tunai yaitu penjualan

yang bersifat cash dan carry pada umumnya terjadi secara kontan, dapat pula

terjadi pembayaran selama 1 bulan juga dianggap kontan. Sedangkan menurut

Mulyadi (2001, p202), dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru

diserahkan perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari

pembeli. Kegiatan penjualan secara tunai ini ditangani oleh perusahaan melalui

sistem penjualan tunai. Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan

cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu

sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang

diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan

transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.

31  

2.3.1 Dokumen yang Digunakan

Dokumen – dokumen penjualan menurut La Midjan (2001,p183)

antara lain sebagai berikut:

a. Order Penjualan Barang (Sales Order)

Merupakan penghubung antara beragam fungsi yang

diperlukan untuk memproses langganan dengan menyiapkan

peranan penjualan.

b. Nota Penjualan Barang

Merupakan catatan atau bukti atas transaksi penjualan barang

yang telah ditentukan oleh pihak perusahaan dan sebagai

dokumen bagi pelanggan.

c. Perintah Penyerahan Barang (Delivery Order)

Merupakan suatu bukti dalam pengiriman barang untuk

diserahkan kepada pelanggan setelah adanya pencocokan

rangkap slip.

d. Faktur Penjualan (Invoice)

Adalah dokumen yang menunjukkan jumlah yang berhak

ditagih kepada pelanggan yang menunjukkan informasi

kuantitas, harga, dan jumlah tagihannya.

e. Surat Pengiriman Barang (Shipping Slip)

f. Jurnal Penjualan (Sales Journal)

Sedangkan dokumen – dokumen yang terkait dengan siklus

pendapatan menurut Wilkinson (2000, p419) adalah:

32  

a. Customer order

Setiap permintaan pembelian yang berasal dari konsumen atau

sebuah form yang disiapkan oleh karyawan penjualan.

b. Sales order

Form resmi berangkap yang disiapkan dari dokumen customer

order.

c. Order acknowledgment

Biasanya sebuah copy dari sales order dikirimkan kepada

konsumen untuk mengetahui apakah barang yang dikirim

sudah diterima.

d. Picking list

Setiap copy dari sales order atau dokumen terpisah yang

dikirimkan ke gudang untuk digunakan dalam pengambilan

barang pesanan konsumen dari dalam penyimpanan.

e. Packing slip

Copy dari sales order atau picking list yang disertakan dengan

barang ketika barang tersebut dikemas dan dikirim.

f. Billing of lading

Dokumen pengiriman yang diserahkan kepada agen

pengiriman sebagai acuan untuk mengirimkan barang kepada

pelanggan.

33  

g. Shipping notice

Sebuah copy dari sales order atau dokumen pengiriman

terpisah yang berguna sebagai bukti bahwa barang telah

dikirim.

h. Sales invoice

Dokumen yang dikirimkan kepada pelanggan yang

menunjukan jumlah nilai penjualan.

i. Remittance advice

Dokumen yang menunjukkan jumlah nilai yang diterima dari

konsumen.

j. Deposit slip

Dokumen yang menyertai penyetoran kas ke bank

k. Back order

Dokumen yang disiapkan ketika kuantitas barang tidak

tersedia untuk memenuhi sales order.

l. Credit memo

Dokumen yang mengijinkan kredit kepada konsumen untuk

penjualan kredit

m. Credit application

Formulir yang disediakan ketika konsumen baru mengajukan

kredit, menunjukan data rinci terkait dengan kondisi keuangan

dan tingkat pendapatan pengaplikasian

n. Salesperson call report

34  

Form yang digunakan untuk mendeskripsikan panggilan yang

dilakukan oleh bagian penjualan kepada customer dan untuk

mengindikasikan hasil dari panggilan tersebut.

o. Deliquent notice

Peringatan yang dikirimkan kepada konsumen yang kreditnya

sudah melebih jatug tempo.

p. Write-off notice

Dokumen yang diarsipkan oleh manajer kredit ketika terdapat

kemungkinan tidak tertagih suatu piutang.

q. Cash register receipt

Formulir yang digunakan oleh pedagang untuk menunjukan

jumlah uang yang diterima

2.3.2 Fungsi yang Terkait dalam Sistem Informasi Penjualan

Berdasarkan buku Jones & Rama (2006, p42-43) unit yang terkait

dalam sistem informasi akuntansi meliputi:

1. Agen eksternal

Agen eksternal adalah orang-orang atau unit organisasi yang

berada di luar perusahaan. Contohnya meliputi pelanggan,

pemasok, dan bank.

2. Agen internal

Agen internal adalah orang-orang atau unit organisasi yang

bertanggung jawab atas berbagai kejadian di dalam suatu proses

bisnis. Contohnya meliputi karyawan yang di perusahaan seperti

35  

bagian penjualan, bagian penagihan, bagian melayani. Sistem

informasi akuntansi sering kali menelusuri informasi mengenai

agen internal yang bertanggung jawab untuk kejadian di dalam

proses bisnis

Menurut Mulyadi (2001, p462), fungsi yang terkait dalam sistem

penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:

a. Fungsi Penjualan

b. Fungsi Kas

c. Fungsi Gudang

d. Fungsi Pengiriman

e. Fungsi Akuntansi

2.3.3 Prosedur Penjualan Tunai

Berdasarkan buku Jones & Rama (2006, p168-169) prosedur

penjualan dalam siklus pendapatan meliputi:

1. Menerima Pesanan

Petugas pencatat pesanan memasukan data pesanan ke dalam

komputer. Sistem komputer memeriksa apakah pesanan adalah

dari pelanggan yang sudah ada. Jika pesanan adalah dari

pelanggan baru, petugas membuat record pelanggan di Tabel

Pelanggan di dalam sistem komputer.

36  

2. Mengambil Barang

Karyawan gudang menggunakan slip pengambilan untuk mencari

barang – barang yang akan diambil, selain produk dan jumlah,

slip pengambilan mengidentifikasi lokasi gudang agar

memudahkan karyawan gudang untuk mengumpulkan pesanan.

3. Mengirimkan Barang

Setelah menerima barang dan slip pengambilan dari gudan,

petugas pengiriman merekonsilasikan slip pengambilan dengan

slip pengepakan dan memperbarui slip pengepakan apabila ada

perubahan yang ditunjukan di slip pengambilan. Kemudian

petugas membuat konosemen dan melampirkannya ke paket serta

memasukan data pengiriman ke dalam sistem komputer.

4. Menagih Pelanggan

Pada akhir hari, petugas piutang usaha menelaah slip pengepakan

dan konosemen yang diberikan oleh pengirim serta

membandingkannya dengan record pengiriman yang ditampilkan

di komputer.

5. Menerima Kas

Pelanggan menerima faktur atau rekening pelanggan dengan

menyobek potongan faktur yang memasukan Pelanggan# maupun

jumlah faktur yang belum di bayar.

6. Mencatat Penerimaan

37  

Petugas piutang usaha mengirimkan ke setiap pelanggan kredit

untuk pembayaran dengan mencatat penerimaan kas di sistem

komputer.

7. Menyetorkan Kas

Pada akhir hari, kasir menjumlahkan cek – cek dan

membandingkan total tersebut dengan daftar nota pengiriman

uang. Petugas menggunakan sistem untuk mulai mencatat setoran.

8. Merekonsilasi Kas

Setiap hari, kontroler membandingkan jumlah pada slip setoran

dengan jumlah pada jurnal penerimaan kas.

Menurut Mulyadi (2001, p469-470), prosedur penjualan tunai

adalah sebagai berikut:

a. Prosedur Order Penjualan

b. Prosedur Penerimaan Kas

c. Prosedur Penyerahan Barang

d. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai

e. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank

f. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas

g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan

38  

2.3.4 Sistem File

Dalam buku Jones & Rama (2006, p41-43) yang diterjemahkan

oleh M. Slamet Wibowo. Dua jenis penting dari file data adalah file

induk dan file transaksi. Adapun penjelasan dari file data, antara lain :

1. File Induk

File induk mempunyai ciri-ciri berikut :

a. File induk menyimpan data yang relatif permanen

mengenai agen-agen eksternal, agen-agen internal, atau

barang dan jasa. Contohnya mencakup file persediaan

(barang dan jasa), file pelanggan (agen-agen eksternal)

dan file karyawan (agen-agen internal).

b. File induk tidak menyediakan perincian mengenai

transaksi-transaksi individual.

c. Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai

data acuan maupun data ringkasan. Data acuan merupakan

data deskriptif yang relatif permanen dan tidak

dipengaruhi oleh transaksi, sebagai contoh di dalam file

pelanggan tedapat nama pelanggan dan semua file induk

berisi data acuan. Sedangkan data ringkasan diubah ketika

kejadian, seperti pesanan dan pengiriman yang terjadi.

2. File Transaksi

Jenis file data kedua yang juga penting adalah file transaksi. File

transaksi mempunyai ciri-ciri berikut :

39  

a. File transaksi menyimpan data tentang kejadian. Contoh-

contoh kejadian dari siklus pendapatan meliputi pesanan,

pengiriman dan penagihan kas.

b. File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal

transaksi.

c. File transaksi mencakup informasi kuantitas dan harga.

Kuantitas mengacu pada kuantitas barang atau jasa yang

berhubungan dengan kejadian sebagai contoh kuantitas

barang yang dipesan.

Menurut Boockholdt (2001,p334-337), “All accounting systems

use master files. A master file is the computer readable equivalent of a

ledger in a manual systems.”

Reference and balance data in master files

Example Reference data Balance data

General ledger master file Account number

Account

description

Account balance

Inventory master file Item number

Item description

Reorder point

Order quantity

Quantity on hand

Quantity on order

Customer master file Customer number Balance owed

40  

“Transaction files batch processing systems use transaction files.

In these systems clerk, accumulate source documents – each represented

one accounting transaction of a certain type – into batches prior to

processing.”

Data in typical transaction file records

Example Data field Type

Journal voucher

transaction file

Account number

Date

Debit or credit code

Description

Amount

Source number

Reference

Reference

Reference

Reference

Balance

Reference

Name and address

Credit limit

Vendor master file Vendor number

Name and address

Discount policy

Yea- to-date

purchases

Payroll master file Employee number

Name and address

Personal data

Deduction code

Witholding code

Year-to-date

earnings and

witholding

amount

41  

Payroll transaction

file

Employee number

Reguler hours

Overtime hours

Vacation time

Sick time

Reference

Balance

Balance

Balance

Balance

Sales order

transaction file

Customer number

Salaes person number

Purchase order

number

Item number

Quantity

Price

Reference

Reference

Reference

Reference

Balance

Reference

2.3.5 Sistem Pengendalian Internal

Menurut COSO (Romney, 2003, p196) Internal control as the

process because implemented by the board of directors, management, and

those under their direction to provide reasonable assurance that control

objectives are achieved with regard to the following :

1. Effectiveness and efficiency of operations

2. Reliability of financial reporting

3. Compliance with applicable laws and regulations

42  

Sedangkan menurut COSO (Rama dan Jones, 2008, p133)

mengidentifikasi lima komponen pengendalian internal yang saling

berkaitan :

1. Lingkungan pengendalian

2. Penentuan resiko

3. Aktivitas pengendalian

4. Informasi dan Komunikasi

5. Pengawasan

Dalam bukunya, Wing Wahyu Winarno (2006, p11) menyatakan

komponen pengendalian internal menurut COSO (The Committee of

Sponsoring Organizations) ada lima, yaitu:

a. Control environment atau lingkungan pengendalian

Lingkungan pengendalian merupakan sarana dan prasarana yang

ada di dalam organisasi atau perusahaan untuk menjalankan

struktur pengendalian intern yang baik. Beberapa komponen

yang mempengaruhi lingkungan pengendalian intern adalah:

• Komitmen manajemen terhadap integritas dan nilai-nilai

etika (Commitment to integrity and ethical values).

• Filosofi yang dianut oleh manajemen dan gaya

operasional yang dipakai oleh manajemen

(Manajement’s philosophy and operating style).

• Struktur organisasi (Organizational structure).

43  

• Komite Audit untuk Dewan Direksi (The audit

committee of the board of directors).

• Metode pembagian tugas dan tanggung jawab (Methods

of assigning authority and responsibility).

• Kebijakan dan praktik yang menyangkut sumber daya

manusia (Human resources policies and practices).

• Pengaruh dari luar (External influences).

b. Control activities atau kegiatan pengendalian

Kegiatan pengawasan merupakan berbagai proses dan upaya

yang dilakukan oleh manajemen perusahaan untuk menegakkan

pengawasan atau pengendalian operasi perusahaan. COSO

mengidentifikasi setidak-tidaknya ada lima hal yang dapat

diterapan oleh perusahaan, yaitu:

• Pemberian otorisasi atas transaksi dan kegiatan (Proper

authorization of transactions and activities).

• Pembagian tugas dan tanggung jawab (Segregation of

duties).

• Rancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang

baik (Design and use of adequate documents and

records).

• Perlindungan yang cukup terhadap kekayaan dan catatan

perusahaan (Adequate safeguards of assets and records).

44  

• Pemeriksaan independen terhadap kinerja perusahaan

(Independent checks on performance).

c. Risk assessment atau pemahaman risiko

Manajemen perusahaan harus dapat mengidentifikasi berbagai

risiko yang dihadapi oleh perusahaan. Dengan memahami

risiko, manajemen dapat mengambil tindakan pencegahan,

sehingga perusahaan dapat menghindari kerugian yang besar.

Ada tiga kelompok risiko yang dihadapi perusahaan, yaitu:

• Risiko strategis, yaitu mengerjakan sesuatu dengan cara

yang salah (misalnya: harusnya dikerjakan dengan

komputer ternyata dikerjakan secara manual).

• Risiko finansial, yaitu risiko menghadapi kerugian

keuangan. Hal ini dapat disebabkan karena uang hilang,

dihambur-hamburkan, atau dicuri.

• Risiko informasi, yaitu menghasilkan informasi yang

tidak relevan, atau informasi yang keliru, atau bahkan

sistem informasinya tidak dapat dipercaya.

d. Information and communication atau informasi dan komunikasi

Perancang sistem informasi perusahaan dan manajemen puncak

harus mengetahui hal-hal di bawah ini:

45  

• Bagaimana transaksi diawali

• Bagaimana data dicatat ke dalam formulir yang siap di-

input ke sistem komputer atau langsung dikonversi ke

sistem komputer.

• Bagaimana file data di baca di organisasi dan

diperbaharui isinya

• Bagaimana data diproses agar menjadi informasi dan

informasi diproses lagi menjadi informasi yang lebih

berguna bagi pembuat keputusan

• Bagaimana informasi yang baik dilakukan

• Bagaimana transaksi berhasil

e. Monitoring atau pemantauan

Pemantauan adalah kegiatan untuk mengikuti jalannya sistem

informasi akuntansi, sehingga apabila ada sesuatu berjalan tidak

seperti yang diharapkan, dapat diambil tindakan segera.

Berbagai bentuk pemantaun di dalam perusahaan dapat

dilaksanakan dengan salah satu atau semua proses berikut ini:

• Supervisi yang efektif (effective supervision) yaitu

manajemen yang lebih atas mengawasi manajemen dan

karyawan di bawahnya.

• Akuntansi pertanggungjawaban (responsibility

accounting) yaitu perusahaan menerapkan suatu system

akuntansi yang dapat digunakan untuk menilai kinerja

46  

masing-masing manajer, masing-masing departemen,

dan masing-masing proses yang dijalankan oleh

perusahaan.

• Audit internal (internal auditing) yaitu pengauditan yang

dilakukan oleh auditor di dalam perusahaan.

2.3.6 Laporan yang Dihasilkan

Dalam buku Wilkinson (2000, p436-442) Laporan dari sistem

penjualan dibutuhkan untuk menganalisis operasional perusahaan dan

menbantu keputusan perencanaan dan pengendalian perusahaan. Laporan

tersebut berikut ini :

1. Operational Listings and Reports

a. The Montly Statement

Berisi daftar transaksi penjualan untuk setiap pelanggan.

Laporan ini dibuat berdasarkan informasi piutang dagang,

tagihan penjualan, dan penerimaan kas dari pelanggan.

b. The Open Orders Report

Berisi pesanan jumlah penjualan yang belum dikirmkan

seluruhnya dan ditagih.

c. The Sales Invoice Register

Berisi daftar seluruh tagihan penjualan, diurutkan

berdasarkan nomor dokumen sales invoice.

47  

d. The Shipping Register

Berisi daftar seluruh pengiriman, diurutkan berdasarkan

tanggal pengiriman

e. The Cash Receipt Journal

Berisi daftar jumlah yang diterima, diurutkan berdasarkan

kronologis.

f. The Credit Memo Register

Berisi daftar seluruh retur penjualan, diurutkan berdasarkan

nomor credit memo.

g. Scheduled Managerial Reports

h. The Accounts Receivable Aging Schedule

Laporan yang dibuat berdasarkan informasi yang dipakai

untuk membuat monthly statement, dan berisi data mengenai

saldo piutang setiap pelanggan.

i. Reports On Critical Factors

Berisi informasi mengenai kinerja perusahaan, seperti rata-

rata jumlah pemesanan pelanggan dan presentase pengiriman

barang tepat waktu.

j. Sales Analyses

Berisi kinerja keuangan relatif untuk setiap salesperson,

daerah penjualan, lini produk, dan pelanggan.

k. Cash Flow Statement

Berisi sumber penerimaan kas, penggunaan kas untuk

operasional, dan penggunaan khusus lainnya selama periode

48  

akuntansi. Informasi dalam laporan ini digunakan sebagai

untuk membuat dasar untuk membuat perencanaan kas (cash

forecasting) dan penganggaran (budgeting).

2. Demand Managerial Reports

a. Demand report

Laporan yang digunakan unuk untuk mengelola keputusan

dan pengendalian.

Menurut Mulyadi (2001, p462-463), informasi yang umumnya

diperlukan oleh manajemen dari penerimaan kas dari penjualan tunai

adalah:

a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau

kelompok produk selama jangka waktu tertentu.

b. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai.

c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu

tertentu.

d. Nama dan alamat pembeli. Informasi ini diperlukan dalam

penjualan produk tertentu.