9

BAB 2

LANDASAN TEORI

Pada bab ini dijelaskan mengenai teori-teori yang digunakan sebagai acuan

dalam melakukan analisa, perancangan, dan pengembangan sistem yang akan

dilakukan pada skripsi ini.

2.1 Data, Informasi, dan Pengetahuan

Menurut Dalkir (2011:9) data adalah sebuah fakta atau konten yang

langsung bisa diamati atau diverifikasi. Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-

angka yang belum memiliki arti apabila belum diproses. Menurut Dalkir (2011:9)

informasi merupakan data yang telah dianalisa. Menurut Nawawi (2012:20)

pengetahuan adalah informasi yang mengubah sesuatu atau orang, hal ini terjadi

ketika informasi tersebut menjadi dasar untuk bertindak atau ketika informasi

tersebut memampukan seseorang atau institusi untuk mengambil tindakan yang

berbeda atau yang lebih efektif dari tindakan sebelumnya. Pengetahuan dapat

dipandang sebagai komoditas yang memiliki karakteristik tidak berkurang

meskipun dipakai / diberikan ke orang lain. Pengetahuan berbeda dengan data

dan informasi. Pengetahuan berkaitan dengan relevansi sebuah informasi

terhadap suatu kondisi tertentu. Pengetahuan memiliki 2 jenis, yaitu tacit

knowledge dan explicit knowledge dengan penjelasan sebagai berikut:

1. Tacit knowledge

Tacit knowledge berarti pengetahuan yang belum terdokumentasi baik

dalam bentuk tulisan, gambar, maupun suara. Pengetahuan tacit knowledge

masih terdapat di kepala masing – masing individu. Contoh pengetahuan yang

termasuk kelompok ini antara lain: pengalaman, intuisi, bagian informal

dalam keterampilan teknis, hasil interaksi antar individu. Tacit knowledge

sulit untuk dibagikan dan diajarkan kepada orang lain karena dikembangkan

melalui pengalaman yang bersifat personal. Selain itu tidak jarang juga orang

yang memiliki tacit knowledge tersebut kesulitan dalam menjelaskan

pengetahuan yang dimilikinya. Dalam konteks perusahaan, apabila karyawan

yang memiliki tacit knowledge berhenti bekerja, maka pengetahuan yang

dimilikinya akan ikut dibawa serta.

10

2. Explicit knowledge

Explicit knowledge adalah pengetahuan yang telah ditulis ke dalam bentuk

tulisan, gambar atau suara. Karena bentuknya yang sudah menjadi dokumen,

maka explicit knowledge mudah untuk dibagi dan diajarkan kepada orang

lain. Contoh pengetahuan yang termasuk kelompok ini antara lain prosedur,

panduan kerja, materi pelatihan. Dalam konteks perusahaan, pengetahuan

dalam bentuk explicit knowledge akan tetap tersimpan di perusahaan

meskipun karyawan yang membuat knowledge tersebut sudah tidak bekerja

lagi. Karyawan akan dapat melakukan pekerjaannya dengan lebih baik, lebih

cepat, dan dengan biaya yang murah karena karyawan yang memerlukan

pengetahuan dapat menemukannya dengan mudah pada saat yang tepat, dan

dalam bentuk yang diharapkan.

2.2 Knowledge Management

Menurut Dalkir (2011:5) knowledge management adalah sebuah

pendekatan kolaboratif dan integrative untuk menciptakan, menangkap,

mengelola, mengakses, dan menggunakan aset intelektual perusahaan. Suatu

proses dimana kita mengelola asset yang berpusat pada sumber daya manusia.

Tujuan dari knowledge management adalah untuk menjaga dan menumbuhkan

pengetahuan individu, serta mengubah asset tersebut ke dalam bentuk yang

mudah dibaca dan mudah dibagikan antar karyawan di dalam perusahaan.

Sehingga knowledge management dapat disimpulkan sebagai suatu proses

pengidentifikasian, penciptaan, pengelolaan, dan penyebaran pengetahuan

(knowledge) untuk dapat dipelajari dan dipergunakan kembali di dalam suatu

perusahaan. Agar dapat dikatakan berhasil dalam penerapannya, maka penerapan

knowledge management perlu disesuaikan dengan situasi dan kondisi perusahaan

secara berkesinambungan.

Peran dari knowledge management di perusahaan dapat dilihat dalam

kaitannya dengan peningkatan kompetensi dan produktivitas karyawan sebagai

pondasi untuk melahirkan inovasi yang berujung kepada peningkatan pelayanan

kepada pelanggan dan stakeholder.Knowledge management menjadi penting di

dalam perusahaan karena apabila perusahaan gagal dalam mengelola tacit

knowledge dan explicit knowledge yang dimiliki, maka konsekuensinya

11

perusahaan akan sulit bersaing dengan pesaing yang mengakibatkan hilangnya

keberadaan perusahaan tersebut.

Menurut Nawawi (2012:13), keuntungan dan manfaat dari penerapan

knowledge management di perusahaan antara lain :

1. Meningkatkan kolaborasi di dalam perusahaan

2. Meningkatkan kompetensi karyawan

3. Meningkatkan mutu dan layanan

2.3 Knowledge Management System

Peran teknologi dalam meningkatkan kecepatan dan efisiensi sangat

diperlukan untuk menunjang pengelolaan pengetahuan yang lebih maksimal. Untuk

itu dibutuhkan suatu sistem yang dapat memfasilitasi hal tersebut. Knowledge

management system adalah suatu media knowledge base untuk memfasilitasi aktifitas

knowledge management mulai dari penciptaan, pengelolaan, dan penyebaran

pengetahuan di dalam perusahaan. Menurut Mohaprata, S. et. al. (2016:166)

knowledge management system merupakan pemilikan sistem dan teknologi yang

membantu dalam proses belajar perusahaan sehingga perusahaan mampu mengelola

aset pengetahuannya. Knowledge management system yang dibangun akan

mengelola pengetahuan yang ada dalam perusahaan yang melibatkan seluruh

karyawan perusahaan untuk memaksimalkan penciptaan pengetahuan yang ada

dalam internal perusahaan dan kemudian akan disebarkan kembali ke semua

karyawan internal perusahaan.

Terdapat 3 fase penting yang harus dilewati untuk mendukung kesuksesan

implementasi knowledge management system di perusahaan, antara lain:

1. Knowledge Management System Adoption

Pada fase ini, knowledge management system merupakan hal baru di

dalam perusahaan. Sehingga dibutuhkan peran manajemen agar sistem ini

digunakan oleh karyawan.

2. Knowledge Management System Acceptance

Pada fase ini, knowledge management system dipandang sebagai sebuah

kebutuhan oleh karyawan, bukan karena rutinitas yang berdasarkan himbauan

manajemen. Karyawan menggunakan sistem ini karena telah merasakan manfaat

yang didapat.

3. Knowledge Management System Assimilation

12

Knowledge management system semakin diperkaya dan diperbaiki untuk

kebutuhan perusahaan yangn lebih besar lagi, karena knowledge management

system sudah berhasil mengubah pola kerja karyawan dalam mendapatkan

pengetahuan yang dibutuhkan.

2.4 Knowledge Management Process and Model

Menurut Dalkir (2011:32) knowledge management process and model

merupakan siklus hidup dan model dari knowledge management yang digunakan

untuk acuan pengembangan knowledge management system sebagai solusi

permasalahan pengelolaan pengetahuan di dalam perusahaan. Sebuah knowledge

management dalam perusahaan akan dapat dicapai jika proses yang dilalui dan

digunakannya benar. Pada umumnya, knowledge management process yang

efektif terdiri dari mengidentifikasi, menghasilkan, mendapatkan, menyebarkan,

dan mendapatkan manfaat dari pengetahuan yang digunakan untuk memberikan

keuntungan bagi perusahaan.

Beberapa siklus hidup knowledge management yang telah diperkenalkan

dan banyak digunakan seperti Wiig Knowledge Management Cycle (1993),

Meyer and Zack Knowledge Management Cycle (1996), McElroy Knowledge

Management Cycle (1999), Bukowitz and Williams Knowledge Management

Cycle (2000), dan Rollet Knowledge Management Cycle (2003).

Dari sekian banyak siklus hidup knowledge management yang ada, siklus

hidup yang digunakan di dalam skripsi ini adalah siklus hidup An Integrated

Knowledge Management yang diperkenalkan oleh Kimiz Dalkir. Sebagai

gambaran siklus hidup tersebut dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

Gambar 2.1 An Integrated Knowledge Management (sumber : Mohaprata, S.,

Agrawal, Arjun., Satpathy, A. (2016))

13

Proses yang ada pada siklus hidup an integrated knowledge management

antara lain proses knowledge capture and/or creation, proses knowledge sharing

and dissemination, serta proses knowledge acquisition and application.

Proses knowledge capture merupakan proses identifikasi dan kodifikasi

dari pengetahuan yang sudah ada, baik yang bersumber dari internal maupun

eksternal perusahaan. Sedangkan proses knowledge creation merupakan proses

pengembangan pengetahuan yang baru dan biasa muncul dari hasil inovasi.

Setelah pengetahuan dibuat dan diciptakan, maka pengetahuan tersebut

akan dievaluasi untuk menentukan tingkat kepentingan pengetahuan tersebut bagi

perusahaan. Pengetahuan yang dinilai berguna bagi perusahaan akan masuk ke

dalam proses selanjutnya, yaitu proses knowledge sharing and dissemination.

Proses knowledge sharing and dissemination ini penting dilakukan agar

pengetahuan dapat diketahui oleh berbagai pihak baik internal maupun eksternal

perusahaan.

Ketika pengetahuan tersebut sudah tersebar ke berbagai pihak, maka

individu-individu yang mendapatkan pengetahuan tersebut dapat menerapkannya

di berbagai bidang sesuai dengan situasi dan kondisi yang dihadapi, yang disebut

sebagai proses kowledge acquisition and application oleh karyawan pada

perusahaan.

Agar proses knowledge management yang ada pada siklus hidup tersebut

dapat berjalan dengan baik dan memberikan manfaat yang diharapkan oleh

perusahaan, maka dibutuhkan sebuah model knowledge management. Sama

seperti siklus hidup, model knowledge management ada banyak seperti Wiig

(1993), von Krogh and Roos (1995), Nonaka and Takeuchi (1995), Boisot

(1998), Choo (1998), dan Weick (2001).

Dari beberapa model di atas, model knowledge management yang akan

dibahas pada skripsi ini adalah SECI model yang diperkenalkan oleh Nonaka dan

Takeuchi. Menurut Nonaka dan Takeuchi, proses penciptaan pengetahuan dibagi

menjadi 4 bagian yang disingkat dengan SECI (Socialization, Externalitation,

Combination, dan Internalization). Model dari Nonaka dan Takeuchi dapat

dilihat pada gambar berikut:

14

Gambar 2.2 SECI model (sumber : Mohaprata, S., Agrawal, Arjun., Satpathy, A.

(2016))

Menurut Dalkir (2011:66) penjelasan mengenai proses penciptaan

pengetahuan sesuai dengan SECI model sebagai berikut :

1. Socialization

Proses perubahan bentuk pengetahuan dari tacit knowledge ke tacit

knowledge. Sosialisasi merupakan proses penciptaan pengetahuan dalam

bentuk yang sangat terbatas. Dengan sosialisasi, baik pembelajar maupun

pengajar tidak mendapatkan pengetahuan yang sistematis karena di akhir

proses bentuk pengetahuannya tetap tacit (tidak berubah menjadi explicit) dan

karena itu sulit untuk dimanfaatkan oleh perusahaan.

2. Externalization

Proses perubahan bentuk pengetahuan dari tacit knowledge ke explicit

knowledge. Contohnya pendokumentasian pengetahuan yang kita miliki ke

dalam bentuk dokumen, video, suara atau gambar. Hasil dari

pendokumentasian tersebut akan mudah untuk dikelola dan dimanfaatkan

oleh perusahaan.

3. Combination

Proses perubahan bentuk pengetahuan dari explicit knowledge ke

explicit knowledge. Proses ini memanfaatkan explicit knowledge yang ada

15

untuk diimplementasikan menjadi explicit knowledge yang lain. Explicit

knowledge dapat saling dikombinasikan menjadi sebuah pengetahuan yang

baru.

4. Internalization

Proses perubahan bentuk pengetahuan dari explicit knowledge ke tacit

knowledge. Contoh dengan referensi dari buku panduan yang ada seseorang

mulai bekerja dan menemukan pengalaman baru, pemahaman baru, dan

know-how baru yang mungkin tidak didapatkan dari buku panduan tersebut.

2.5 KM Tools

KM Tools adalah hal yang sangat penting dalam melakukan pemilihan

media knowledge management di dalam perusahaan. Setelah IKM Tools telah

diidentifikasi, hubungan, penggunaan dan efektivitas pelaksanaan masing-masing

dapat diukur. Becerra-Fernandez & Sabherwal (2015) menyatakan bahwa KM

Tools adalah teknologi informasi yang dapat digunakan untuk memfasilitasi

knowledge management dan berfokus pada pengelolaan pengetahuan dan bukan

pemrosesan informasi. V. Chang and A. Tan (2012) menjelaskan beberapa

potensi peran KM Tools dalam setiap KM Process sebagai berikut:

Gambar 2.3 Potensi Peran KM Tools pada setiap KM Process (sumber : F.N.D.

Piraquive, V.H.M. García, L.J. Aguilar (2012))

Pengembangan knowledge management system melibatkan sejumlah

teknologi yang akan menciptakan sistem yang dapat mengumpulkan,

mengurutkan, menyimpan, dan berbagi informasi di seluruh organisasi yang

berupa:

16

o Data mining and Knowledge Discovery – adalah metode mengumpulkan

sumber informasi yang membuat organisasi dapat mengubah kumpulan data

yang rumit menjadi informasi yang berguna.

o Database Management System - knowledge management system dibangun

untuk menggabungkan informasi dalam organisasi dan digunakan oleh

knowledge worker Kemudian digunakan untuk repositori informasi dalam

bentuk data digital.

o Document Management System - Pengelolaan dokumen elektronik termasuk

penyimpanan, pembuatan katalog, dan penelurusan.

o Collaborative Virtual Technology Tools –decision making analysis yang

mengarah pada kolaborasi, berbagi informasi dan wawasan & pengetahuan

antar knowledge worker.

o Information Retrieval Engines - mesin pencari berdasarkan keyword untuk

semua informasi yang relevan dengan knowledge worker.

2.5.1 Collaborative Tools

Collaborative Tools dapat didefinisikan sebagai sistem yang yang

memudahkan pengguna untuk berkomunikasi dan bekerja sama pada akses

layanan tertentu. Collaborative Tools didefinisikan menurut F.N.D. Piraquive

et. Al. (2013) sebagai sistem berbasis komputer yang mendukung kelompok

orang yang bekerja dalam tugas bersama dan menyediakan antarmuka ke

shared environment. Collaborative Tools dapat dibagi menjadi empat

kategori:

Collaborative Tools dapat dibagi menjadi empat kategori:

1. Communication Tools: Mengizinkan komunikasi dan dialog

antara anggota grup, email, forum, dan chat.

2. Shared Applications: Memungkinkan untuk bekerja secara

bersamaan. Desktop yang dibagi atau whiteboard, pengambilan

keputusan (pemungutan suara atau polling) atau pengorganisasian

pekerjaan (Kalender dan catatan pribadi).

3. Shared Documentation: Anda dapat menyimpan, mengakses dan

mengedit dokumen.

17

5. Management: Adanya berbagai tingkat akses ke ruang kerja

(membaca, memodifikasi, membuat ruang baru, hingga

mengadakan rapat).

2.5.2 E-Learning

F.N.D. Piraquive et. Al. (2013) mendefinisikan E-Learning atau LMS

(Learning Management Systems) sebagai semua metodologi, strategi

pembelajaran atau sistem yang menggunakan teknologi digital dan / atau

komunikasi yang dimediasi komputer untuk memproduksi, mentransmisikan,

mendistribusikan dan mengatur pengetahuan antara individu dan organisasi

masyarakat. E-learning secara utama adalah media elektronik untuk

pembelajaran jarak jauh atau virtual, di mana dapat berinteraksi dengan guru

melalui Internet.

Platform E-Learning terdiri dari kemampuan manajemen kelompok

dan distribusi konten pelatihan, alat komunikasi, manajemen pengguna, dan

materi pelatihan, mengelola akses, pengendalian dan pemantauan proses

pembelajaran, penilaian, melaporkan, mengelola layanan komunikasi seperti

forum diskusi, konferensi video, antara lain, elemen yang sangat

menguntungkan untuk manajemen proyek.

F.N.D. Piraquive et. Al. (2013) menjelaskan empat fitur utama E-

learning antara lain:

Interaktivitas: buat orang yang menggunakan alat untuk menjadi

bintang pembelajaran mereka sendiri.

Fleksibilitas: fitur yang memungkinkan sistem memenuhi persyaratan

yang diperlukan seperti konten dan kurikulum dan proyek.

Standardisasi: kemampuan untuk menggunakan kursus yang diambil

oleh orang lain, dengan cara ini, kursus tersedia bagi organisasi yang

menciptakannya dan bagi orang lain yang memenuhi standar.

Skalabilitas: kemampuan platform e-learning untuk bekerja dengan

sejumlah kecil pengguna.

18

2.6 Gamification

Kapp, K.M. (2012) mendefinisikan Gamification adalah penggunaan

mekanika berbasis game, estetika, dan permainan-pemikiran untuk melibatkan

orang, memotivasi tindakan, mempromosikan pembelajaran, dan memecahkan

masalah. Gamification menggunakan potongan permainan untuk memotivasi

peserta didik. Dua jenis gamification antara lain Structural Gamification dan

Content Gamification.

Kapp, K.M. (2013) menjelaskan bahwa Structural Gamification adalah

penerapan elemen permainan untuk mendorong peserta didik melalui konten

tanpa perubahan atau perubahan pada konten. Tujuan utamanya adalah

memberikan motivasi peserta didik mengakses konten dan terlibat dalam proses

pembelajaran dengan pemberian reward/punishment diakhir evaluasi. Permainan

menjadi struktur disekitar konten dan memiliki unsur seperti poin, lencana,

prestasi, dan tingkat. Tipe ini juga biasanya memiliki papan peringkat dan

metode untuk melacak kemajuan pembelajaran serta komponen sosial di mana

peserta didik dapat berbagi prestasi dengan peserta didik lainnya dan membagi

tentang apa yang telah mereka capai.

Kapp, K.M. (2013) menjelaskan bahwa Content Gamification adalah

penerapan elemen permainan dan game thinking untuk mengubah konten agar

lebih mirip game. Konsep ini hanya menyediakan konteks dan aktivitas yang

digunakan dalam permainan di dalam konten yang diajarkan. Dengan adanya

elemen cerita pada mekaniskme penyelesaian pembelajaran yang berupa

tantangan, alur pembelajaran akan lebih menyerupai permainan tetapi pada

dasarnya tidak mengubah konten menjadi permainan.

2.7 Agile Development

Menurut Stellman, A. & Greene, J. (2014) Agile Development ada

kumpulan beberapa metode dan metodologi yang membantu tim untuk dapat

berpikir lebih efektif, bekerja lebih efisien, dan membuat keputusan yang lebih

baik. Metode dan metodologi dapat mencakup bidang software engineering,

manajemen proyek, perancangan dan arsitektur perangkat lunak, dan process

improvement. Agile Development berfokus pada pembuatan perangkat lunak

berkualitas tinggi dengan meminimalkan overhead proyek dan meningkatkan

nilai bisnis.

19

Agile Development adalah pengembangan dengan pendekatan berbasis

tim berbasis yang repetitive yang menekankan cepatnya pengiriman suatu

aplikasi dalam komponen fungsional yang lengkap. Tidak dengan membuat tugas

dan jadwal sebuah proyek, semua waktu adalah "time-boxed" menjadi fase yang

disebut "sprint". Setiap sprint memiliki durasi yang ditentukan (biasanya dalam

minggu) dengan daftar deliverables yang sedang dikerjakan dan direncanakan

pada awal sprint. Deliverables diprioritaskan berdasarkan nilai bisnis yang

ditentukan oleh pelanggan. Jika semua pekerjaan yang direncanakan untuk sprint

tidak dapat diselesaikan, pekerjaan diprioritaskan ulang dan informasinya

digunakan untuk perencanaan sprint di masa berikutnya.

2.7.1 Agile Manifesto

Manifestasi untuk Agile Software Development, yang lebih dikenal

sebagai Agile Manifesto, diciptakan pada tahun 2001 oleh sekelompok 17

programmer yang datang bersama di Snowbird Retread di di luar pegunungan

Salt Lake City, Utah, membahas solusi untuk masalah pengembangan perangkat

lunak yang mereka alami sepanjang karir mereka. Setelah berhari-hari diskusi,

mereka menyetujui serangkaian gagasan dan prinsip inti (dan juga nama "agile").

Mereka merangkum menjadi satu dokumen, yang memulai pergeseran pemikiran

di dalam dunia pengembangan perangkat lunak yang dinamakan Agile Manifesto.

Agile Maifesto berisi nilai umum dan gagasan yang menuntun menjadi tim yang

efektif yang berisi empat nilai menurut Stellman, Andrew & Greene, Jennifer

(2014:38):

1. Individuals and interactions over processes and tools berarti bahwa tim

harus fokus kepada orang-orang di dalam tim dan bagaimana mereka

berkomunikasi daripada tools dan best practices yang mereka pakai.

2. Working software over comprehensive documentation berarti bahwa

membangun perangkat lunak yang dibutuhkan pengguna lebih penting

daripada membuat spesifikasi yang menjelaskannya.

3. Customer collaboration over contract negotiation berarti menganggap

semua orang seolah-olah berada di tim yang sama. Banyak tim agile

yang efektif menganggap product owner sebagai member dari sebuah

tim untuk berkolaborasi daripada seorang klien atau pelanggan untuk

dilakukan negosiasi.

20

4. Resoponding to change over following a plan berarti mengenali bahwa

perencanaan menjadi kurang akurat dan lebih penting untuk

menghasilkan & membuat perangkat lunak yang sesuai dengan rencana.

2.7.2 Agile Methodologies

Agile Methodologies adalah kumpulan praktik yang dikombinasikan

dengan gagasan, saran, dan sering merupakan kumpulan pengetahuan dan

pengalaman di antara praktisi agile. Agile Methodologies menguraikan peran dan

tanggung jawab yang berbeda untuk semua orang dalam proyek, dan akan

merekomendasikan praktik-praktik tertentu untuk masing-masing proyek di

berbagai tahap proyek. Berdasarkan VersionOne State of Agile Development

2013 survey terdapat beberapa Agile Methodologies yang populer yaitu Scrum,

XP (Extreme Programming), Hybrid Scrum & XP, Lean, dan Kanban.

Scrum awalnya diformalkan untuk proyek pengembangan perangkat

lunak, namun dapat berfungsi dengan baik untuk setiap lingkup kerja inovatif

yang komplek serta peluang invoasi tiada batas dengan kerangka kerja yang

sederhana. Extreme Programming adalah pendekatan model pengembangan

perangkat lunak yang menyederhanakan berbagai tahapan dalam proses

pengembangan sehingga menjadi lebih adaptif dan fleksibel. Lean sebenarnya

bukanlah metodologi. Sebaliknya, ini adalah sebuah mindset dimana memiliki

seperangkat nilai, dan alat pemikiran untuk dapat diadopsi. Kanban adalah

metode agile untuk memperbaiki cara tim membangun perangkat lunak. Kanban

dibangun berdasarkan nilai-nilai Lean, dan ini mencakup praktiknya sendiri

untuk membantu tim berkembang.

Praktik-praktik & fokus di Extreme Programming, Scrum, Lean dan

Kanban mengambil pendekatan lain, dengan berbagai praktik dan fokus.

Pendekatan yang berbeda terhadap agile methodologies ini dapat memiliki fokus

dan praktik yang sama sekali berbeda, namun tetap dianggap agile karena semua

metodologi agile didasarkan pada prinsip yang sama, dan mereka semua

bergantung pada setiap orang dalam tim untuk bekerja sama dan memiliki setiap

aspek proyek. Nilai dan prinsip Manifesto Agile adalah apa yang mengikat semua

metodologi dan metode bersama-sama.

21

2.7.3 Agile Principles

Tim Agile mengenali ini dan sebagai gantinya, mereka memiliki gagasan

dan aturan dasar yang membantu membimbing tim untuk membuat pilihan yang

tepat dan menghindari masalah atau mengatasi masalah tersebut saat hal tersebut

terjadi. Selain nilai-nilai Agile Manifeseto tersebut, ada 12 prinsip yang harus

digunakan setiap praktisi agile saat mengerjakan tim proyek perangkat lunak.

1. Prioritas tertinggi kami adalah memuaskan pelanggan melalui

pengiriman perangkat lunak yang berkualitas dengan cepat dan

berkesinambungan.

2. Menyambut kebutuhan perubahan, bahkan pada masa akhir

pengembangan. Agile memproses perubahan perangkat lunak untuk

keunggulan kompetitif pelanggan.

3. Menyerahkan hasil pembuatan perangkat lunak sesering mungkin, dari

beberapa minggu sampai beberapa bulan, dengan preferensi pada skala

waktu yang lebih pendek.

4. Metode penyampaian informasi yang paling efisien dan efektif kepada

dan di dalam tim pengembangan adalah percakapan tatap muka.

5. Pengusaha dan pengembang perangkat lunak harus bekerja sama setiap

hari selama proyek berlangsung.

6. Menjalankan proyek dengan dikelilingi individu yang termotivasi. Beri

mereka lingkungan dan dukungan yang mereka butuhkan, dan

percayalah mereka untuk dapat menyelesaikan pekerjaan.

7. Perangkat lunak kerja adalah ukuran utama progres.

8. Proses agile mempromosikan pembangunan perangkat lunak

berkelanjutan. Para sponsor, pengembang, dan pengguna harus dapat

mempertahankan kecepatan pembangunan berkelanjutan tanpa batas

waktu.

9. Perhatian terus menerus pada keunggulan teknis dan desain yang baik

akan meningkatkan agility.

10. Kesederhanaan adalah seni memaksimalkan jumlah pekerjaan yang

tidak dapat diselesaikan. Kesederhanaan sangat penting.

11. Arsitektur, persyaratan, dan desain terbaik muncul dari tim yang

mengorganisasi sendiri.

22

12. Pada jangka waktu reguler, tim merefleksikan bagaimana menjadi lebih

efektif, kemudian memperbaiki dan menyesuaikan perilakunya.

23

2.8 Scrum

Scrum adalah Sebuah kerangka kerja di mana orang-orang dapat

menyelesaikan permasalahan kompleks yang senantiasa berubah, di mana pada

saat bersamaan menghasilkan produk dengan nilai setinggi mungkin secara

kreatif dan produktif menurut Schawaber, K. & Suterhland, J. (2017).

Scrum menggunakan pendekatan berkala (iterative) dan bertahap

(incremental) untuk meningkatkan prediktabilitas dan mengendalikan resiko.

Menurut Schawaber, K. & Suterhland, J. (2013) ada tiga pilar dari setiap

implementasi kontrol proses empiris yakni: transparansi, Introspeksi dan

Adaptasi.

Transparansi adalah aspek-aspek penting dari proses yang berjalan harus

dapat ditinjau oleh pihak-pihak yang bertanggung-jawab terhadap hasilnya.

Transparansi mengharuskan aspek-aspek tersebut didefinisikan dengan standar

yang sama, sehingga semua peninjau memiliki pemahaman yang sama mengenai

apa yang sedang ditinjau. Introspeksi adalah keadaan dimana pengguna Scrum

harus secara rutin meninjau artefak Scrum beserta perkembangannya agar

perubahan dapat terdeteksi. Adaptasi adalah keadaan apabila peninjau

mendapatkan satu atau lebih aspek dari proses mengalami deviasi di luar batasan

yang dapat diterima, hingga hasil akhirnya menjadi tidak dapat diterima, maka

proses atau materi yang diolah harus diatur ulang. Pengaturan ulang harus dibuat

sesegera mungkin untuk meminimalisir deviasi yang lebih jauh.

2.8.1 Scrum Roles

Tim Scrum terdiri dari Product Owner, Tim Pengembang dan Scrum

Master. Tim yang mengatur dirinya sendiri menentukan cara terbaik untuk

menyelesaikan pekerjaannya dan memiliki semua kompetensi yang dibutuhkan

untuk menyelesaikan pekerjaan, tanpa mengandalkan pihak lain yang berada di

luar anggota tim. Model tim di dalam Scrum dirancang sedemikian rupa untuk

mengotimalisasi fleksibilitas, kreativitas dan produktifitas. Tim Scrum

menghantarkan produk secara berkala dan bertahap untuk memperbesar

kesempatan mendapatkan masukan. Pengiriman secara bertahap dari sebuah

produk yang selesai, memastikan produk yang berpotensi dapat digunakan dan

selalu siap.

24

2.8.2 Product Owner

Product Owner bertanggung jawab untuk memaksimalkan nilai produk

dan hasil kerja Tim Pengembang. Product Owner merupakan satu-satunya orang

yang bertanggung-jawab untuk mengelola Product Backlog.

2.8.3 Development Team

Development Team terdiri dari software developer, analyst, tester,

designer. Tim scrum yang paling efektif sangat ketat, saling terkait, dan biasanya

5 sampai 7 anggota. Anggota tim memiliki keahlian yang berbeda, saling melatih

satu sama lain sehingga tidak ada orang yang menjadi hambatan dalam

penyampaian pekerjaan. Semua anggota tim saling membantu untuk memastikan

penyelesaian sprint yang berhasil.

2.8.4 Scrum Master

Scrum Master bertanggung jawab untuk memastikan Scrum telah

dipahami dan dilaksanakan. Scrum Master melakukannya dengan memastikan

Tim Scrum mengikuti teori, praktik, dan aturan main Scrum. Scrum Master

adalah seorang pemimpin yang melayani Tim Scrum. Scrum Master membantu

pihak di luar Tim Scrum, untuk memahami apakah interaksi mereka dengan Tim

Scrum bermanfaat atau tidak. Scrum Master membantu setiap pihak untuk

merubah interaksi-interaksi yang tidak bermanfaat sehingga bisa memaksimalkan

nilai yang dihasilkan oleh Tim Scrum.

2.9 Skala Likert

Bertram, D. (2016) secara rinci menjelaskan Skala Likert sebagai "A

psychometric response scale primarily used in questionnaires to obtain

participant’s preferences or degree of agreement with a statement or set of

statements. Likert scales are a non‐ comparative scaling technique and are

unidimensional (only measure a single trait) in nature. Respondents are asked to

indicate their level of agreement with a given statement by way of an ordinal

scale." Skala Likert menurut Sugiono (2012) merupakan metode pengukuran

yang digunakan untuk mengukur sikap, pendapat dan persepsi seseorang atau

kelompok orang tentang fenomena sosial.

Skala likert dikenal sebagai skala 5 sampai dengan 7 poin yang berkisar

antara “Sangat Tidak Setuju” sampai dengan “Sangat Setuju” dimana masing-

25

masing memiliki nilai numerical yang dimulai dari 1 dan bertambah secara

incremental di setiap level untuk mengukur pertanyaan atau pernyataan. Setiap

pernyataan/pertanyaan spesifik dapat memiliki analisis respon secara terpisah

atau dapat digabungkan dengan peryataan/pertanyaan yang berkaitan untuk

membuat nilai dari sebuah grup.

2.10 Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD merupakan diagram yang menggambarkan kumpulan dari entitas di

dalam sistem dan hubungan dari entitas tersebut. Entitas sendiri terdiri dari

sekumpulan atribut yang melekat kepada masing - masing entitas. ERD biasa

dipakai oleh analis sistem dan analis database dalam mendefinisikan kebutuhan

penyimpanan data. ERD memiliki 3 komponen utama, yaitu:

1. Entitas

Entitas adalah benda yang memiliki identifikasi yang berbeda. Entitas

dapat digambarkan sebagai persegi yang berisi nama dari entitas tersebut.

2. Atribut

Atribut adalah sifat karakteristik desktiptif dari suatu entitas. Setiap

atribut dapat memiliki primary key (PK) dan foreign key (FK) yang dapat

menunjukkan hubungan antara kedua entitas.

3. Relasi

Relasi menggambarkan hubungan antar satu entitas dengan entitas

yang lainnya. Hubungan antar entitas dapat bersifat one-to-one, one-to-many,

atau many-to-many.

Gambar 2.4 Contoh relasi one-to-one (sumber : penulis)

Gambar 2.5 Contoh relasi one-to-many (sumber : penulis)

26

Gambar 2.6 Contoh relasi many-to-many (sumber : penulis)

2.11 Use Case Diagram & Use Case Description

Use Case Diagram digunakan untuk menggambarkan fungsionalitas yang

dibangun di dalam sistem. Di dalam use case diagram, yang ditekankan adalah

"apa" yang dilakukan oleh sistem. Use case diagram merepresentasikan

hubungan antara aktor dengan sistem. Use case menggunakan kata kerja seperti

login ke dalam sistem, reset password, dan lain - lain. Sebuah use case diagram

terdiri dari 3 komponen utama, yaitu:

1. Aktor; merupakan entitas yang berinteraksi dengan use case.

2. Use Case; menggambarkan fungsi tertentu yang disediakan oleh sistem

3. Relasi; menggambarkan hubungan interaksi antara aktor dengan use case

Gambar 2.7 Contoh use case diagram (sumber :Satzinger, J. W., Jackson,

R. B., Burd, A. D. (2012))

27

Use Case Description menurut usability.gov adalah deskripsi tertulis

tentang bagaimana pengguna akan melakukan tugas di situs Anda. Hal ini

menguraikan, dari sudut pandang pengguna bagaimana perilaku sistem karena

merespons permintaan. Setiap use case diwakili sebagai urutan langkah

sederhana, dimulai dengan tujuan pengguna dan berakhir saat tujuan tersebut

terpenuhi.

2.12 Knowledge Taxonomy

Menurut Dalkir (2011:124), knowlede taxonomy memungkinkan

pengetahuan untuk digambarkan secara grafis sehingga dapat mencerminkan

konsep perusahaan terhadap bidang keahlian tertentu atau konsep perusahaan

pada umumnya. Taxonomy merupakan sistem klasifikasi dasar yang

memungkinkan kita untuk mendeskripsikan konsep dan ketergantungannya

(biasanya dalam bentuk hierarki). Semakin tinggi posisi konsep tersebut

diletakkan, semakin umum konsepnya. Semakin rendah posisi konsep tersebut

diletakkan, maka semakin spesifik konsep tersebut dan merupakan turunan dari

konsep di atasnya.

Gambar 2.8 Contoh Knowledge Taxonomy (Sumber : Dalkir, K. (2011))

28

Pembuatan taxonomy melibatkan proses identifikasi, pendefinisian,

pembandingan, dan pengelompokan terhadap suatu hal. Taxonomy di dalam

perusahaan dibangun dengan cara konsensus. Semua stakeholder harus

menyepakati skema pengklasifikasian yang akan digunakan. Pengklasifikasian

tersebut tidak bisa teoritis, tapi harus bersifat empiris. Taxonomy perusahaan

tidak dirancang untuk dapat digunakan oleh semua perusahaan secara umum.

Karena taxonomy perusahaan merupakan gabungan dari hal – hal yang konkrit

dan abstrak yang bersama – sama membentuk konteks dari perusahaan tertentu.

Konsensus penting untuk dilakukan dalam pembuatan taxonomy agar

semua stakeholder memiliki pemahaman konsep dan istilah yang sama sehingga

dapat mempermudah proses penyimpanan dan pencarian kembali pengetahuan

tersebut oleh seluruh karyawan.

2.13 Kerangka Pemikiran

Gambar 2.9 Kerangka Pemikiran (Sumber : Penulis)

Berikut ini adalah penjelasan dari Kerangka Pemikiran yang akan

diimplementasikan dalam penelitian ini:

1. Analisis Profil & Struktur Organisasi

Analisis yang digunakan untuk menjabarkan secara singkat proses bisnis,

produk bisnis, visi & misi perusahaan, penjabaran parameter visi, penjelasan

struktur organisasi perusahaan beserta tupoksi masing-masing unit kerja.

Kemudian dilakukan identifikasi pemenuhan posisi jabatan pada perusahaan

struktur organisasi yang telah dijelaskan.

2. Identifkasi KM Cycle, SECI Model & KM Tools

PT Krakatau Bandar

Samudera

Analisis Profil dan

Struktur Organisasi

Identifikasi Jenis

Knowledge

Identifikasi KM

Cycle, SECI Model

& KM Tools

Identifkasi

Knowledge Worker

Kuesioner

Penelitian

Knowledge

Taxonomy

Solusi Knowledge

Management

29

Sesuai dengan landasan teori yang digunakan, dilakukan proses identifikasi

permasalahan pada siklus KM Cycle menggunakan “An Integrated KM Life

Cycle” pada perusahaan dan pemodelan proses transformasi pengetahuan

dengan menggunakan SECI Model.

3. Identifikasi Knowledge Worker

Analisis dan identifikasi Knowledge Worker dilakukan pada struktur

organisasi yang telah dijelaskan untuk menentukan peran masing-masing

pada Knowledge Management.

4. Identifkasi Jenis Knowledge

Analisis jenis pengetahuan yang ada di dalam perusahaan baik dalam bentuk

tacit & explicit knowledge maupun klasifikasi yang sudah ada di perusahaan

yaitu general & specific knowledge.

5. Kuesioner Penelitian

Melakukan pengukuran indikator tentang pemahaman Knowledge

Management, tingkat kebudayaan Knowledge Management, penilaian

pentingnya kebijakan manajemen terkait Knowledge Management, pemetaan

pemanfaat teknologi informasi untuk Knowledge Management, sumber

pengetahuan perusahaan, serta perangkat yang digunakan untuk mengakses

sumber pengetahuan.

6. Knowledge Taxonomy

Setelah dilakukan beberapa analisis dan identifikasi terkait Knowledge

Management maka dibuatlah sebuah Knowledge Taxonomy yang

menggambarkan klasifikasi secara hirarkis yang memungkinkan pengetahuan

direfleksikan dengan bidang keahlian khusus atau pada umumnya sehingga

membuat cara untuk melacak konsep dan kata kunci yang digunakan di dalam

Knowledge Management.

7. Solusi Knowledge Management

Setelah diidentifkasi siklus, model, dan permasalahan Knowledge

Management pada perusahaan maka dilakukan pemetaan solusi dengan

pemanfaatan IT sebagai enabler dalam bentuk Knowledge Management

System (KMS). Sistem ini menyedikan teknologi untuk mendukung efisiensi

manajemen pengetahuan dan mendukung interakasi, distribusi, pengambilan,

dan penyimpanan pengetahuan.

30

BAB 3

ANALISIS SISTEM BERJALAN

Pada bab ini akan dijelaskan profil perusahaan PT. Krakatau Bandar

Samudera, Knowledge Management yang sedang berjalan, tacit dan explicit

knowledge yang dimiliki, Knowledge Taxonomy di perusahaan, kesimpulan analisa

Knowledge Management yang berjalan, kesimpulan hasil kuisoner yang telah

dilakukan, serta permasalahan-permasalahan Knowledge Management yang

ditemukan.

3.1 Profil Perusahaan

PT. Krakatau Bandar Samudera awalnya merupakan salah satu unit kerja

PT. Krakatau Steel (Persero), Tbk. yang berstatus TUKS (Terminal Untuk

Kepentingan Sendiri). Dengan status TUKS maka unit kerja ini secara regulasi

pemerintah hanya boleh melayani kapal – kapal untuk kebutuhan PT. Krakatau

Steel (Persero), Tbk. saja. Untuk meningkatkan produktivitas dan keuntungan

perusahaan, pada tahun 1996 unit kerja tersebut dipisah menjadi anak perusahaan

dengan nama PT. Krakatau Bandar Samudera yang bergerak di bidang jasa

kepelabuhanan namun belum merubah status sebagai TUKS. Baru pada tahun

2010 PT. Krakatau Bandar Samudera mendapat status BUP (Badan Usaha

Pelabuhan) sehingga diperbolehkan untuk melayani kapal – kapal selain dari PT.

Krakatau Steel (Persero), Tbk.

Kantor pusat serta dermaga milik PT. Krakatau Bandar Samudera terletak

di kota Cilegon, dan ada juga kantor pemasaran yang terletak di kota Jakarta. PT.

Krakatau Bandar Samudera memiliki 17 slot dermaga yang dapat disandari mulai

kapal berjenis tongkang hingga kapal berjenis super capesize. Selain di Cilegon,

PT. Krakatau Bandar Samudera juga beroperasi di dermaga milik PT. PLN

(Tanjung Jati) dan di perairan Marunda (Jakarta).

Jasa layanan yang ditawarkan oleh PT. Krakatau Bandar Samudera

meliputi pemanduan dan penundaan kapal, penyandaran kapal, bongkar / muat

kapal untuk kargo curah kering dan curah cair, ship candler, angkutan logistik

menggunakan truk dan kereta api, timbangan truk, sewa lahan, sewa

pergudangan, custom clearance, material handling pabrik baja, dan jetty

management.

31

Visi PT. Krakatau Bandar Samudera adalah “menjadi badan usaha

pelabuhan terkemuka di Indonesia”. Untuk mencapai visi tersebut, PT. Krakatau

Bandar Samudera juga memiliki misi “Berkomitmen untuk memberikan

pelayanan terbaik dan bermanfaat dalam industri kepelabuhanan dan yang terkait

bagi stakeholder serta lingkungan sekitar”. Agar pencapaian kinerja tiap

tahunnya dapat diukur, maka manajemen membuat parameter pencapaian visi,

antara lain :

Tabel 3.1 Tabel Parameter Visi

No Parameter Target s/d 2020

I Keuangan dan Operasional :

a. Penjualan

b. Profit

c. Volume

Rp. 1.500.000.000.000,00

Rp 300.000.000.000,00

40.000.000 Ton

II Sumber Daya Manusia

a. Produktivitas karyawan

b. Pemenuhan kompetensi

karyawan

Rp 3.000.000.000

100 %

III Teknologi Informasi

a. Administrasi

b. Operasional

100 % Terintegrasi

100 % Terintegrasi

IV Lingkungan Hidup

a. Pencemaran air dan udara

NAB kualitas Air Domestik :

- Fisika : kekeruhan 25 NTU, zat padat

terlarut max. 1500 mg/l, warna 50 Pt-

Co

- Kimia : Ph 6,5 – 9, Kesadahan max.

500 mg/l

- Mikrobiologi : Coliform 1000

MPN/100 ml

32

b. Luasan ruang terbuka

hijau

c. Lingkungan kantor

d. Penghematan energy

e. Zero accident

NAB kualitas air laut :

- Fisika : kecerahan > 3 m, zat padat

tersuspensi max 80 mg/l

- Kimia : Ph 6,5 – 8,5, minyak & lemak

max 5 mg/l

- Mikrobiologi : Coliform 1000

MPN/100 ml

NAB Pencemaran Udara :

- Komposisi gas : NO2 max 400

ug/Nm3, SO2 max 900 ug/Nm3

- Debu ambient : max 230 ug/m3

RTH > 10% luas lahan

Bising : max 70 Db

Cahaya : min 100 Lux

Penurunan konsumsi energy per ton

sampai dengan 10% dari 2015

10 uta jam kerja orang

33

3.2 Struktur Organisasi

Struktur organisasi dari PT. Krakatau Bandar Samudera dapat dilihat pada

gambar di bawah ini :

Gambar 3.1 Susunan direksi PT. Krakatau Bandar Samudera (sumber : penulis)

Gambar 3.2 Struktur organisasi Direktorat Utama (sumber : penulis)

Gambar 3.3 Struktur organisasi Direktorat Keuangan & SDM (sumber : penulis)

Direktur Utama

Direktur Komersial &

Pengembangan

Usaha

Direktur OperasiDirektur Keuangan &

SDM

Direktur Utama

Tim Transformasi

Korporasi

Kepala Satuan

Pengawas Internal

Kepala Divisi Sekper

& Hukum

Kepala Divisi

Keamanan

Direktur Keuangan &

SDM

Kepala Sub Direktorat

Keuangan & SDM

Kepala Divisi SDM &

Umum

Kepala Divisi

Keuangan

34

Gambar 3.4 Struktur organisasi Direktorat Operasi (sumber : penulis)

Gambar 3.5 Struktur organisasi Direktorat Komersial & Pengembangan (sumber :

penulis)

Gambar 3.6 Struktur organisasi Divisi Keamanan (sumber : penulis)

Direktur Operasi

Kepala Sub Direktorat

Operasi

Kepala Sub Direktorat

Logitic Services &

Operasi Luar

Kepala Divisi

Lingkungan &

Fasilitas Penunjang

Kepala Divisi

Perawatan

Kepala Divisi Operasi

Internal

Kepala Divisi Logistic

Service & Operasi

Luar

Kepala Divisi

Penanganan Material

Handling Afiliasi

Direktur Komersial &

Pengembangan

Usaha

Kepala Sub Direktorat

Komersil &

Pengembangan Usaha

Kepala Divisi

Teknologi Informasi &

Sistem Manajemen

Kepala Divisi

Pengembangan

Usaha

Kepala Divisi Pengadaan

Barang & Jasa

Kepala Divisi

Pemasaran

Kepala Dinas

Keamanan & PFSO

Analis Damkar

Analis K3LH

Kepala Seksi K3LH

Kepala Dinas K3LH

Kepala Seksi

Keamanan & PFSO

Komandan Regu

Keamanan

Kepala Divisi

Keamanan

35

Gambar 3.7 Struktur organisasi Divisi Sekper & Hukum (sumber : penulis)

Gambar 3.8 Struktur organisasi Satuan Pengawas Internal (sumber : penulis)

Kepala Dinas Hukum

Analis Humas

Kepala Seksi Humas

Kepala Dinas Humas

& Kearsipan

Kepala Seksi Hukum

Analis Hukum

Analis Perizinan

Analis Kearsipan

Kepala Seksi

Kearsipan

Kepala Seksi

Manajemen Risiko &

GCG

Analis Manajemen

Risiko

Analis GCG

Kepala Divisi Sekper

& Hukum

Kepala Seksi Audit

Komersial

Analis Audit

Operasional

Kepala Seksi Audit

Operasional

Kepala Dinas Audit

Internal

Analis Audit

Komersial

Kepala Satuan

Pengawas Internal

36

Gambar 3.9 Struktur organisasi Divisi Operasi Internal (sumber : penulis)

Gambar 3.10 Struktur organisasi Divisi Perawatan (sumber : penulis)

Kepala Divisi Operasi

Internal

Kepala Dinas

Perencanaan

Pelabuhan

Kepala Seksi

Perencanaan

Pelabuhan

Analis BAPJ &

Pelaporan

Analis VESA

Kepala Seksi

Pelaporan Kinerja

Pelabuhan

Analis Pelaporan

Kinerja Pelabuhan

Kepala Dinas Operasi

Kepelabuhanan

Cigading 1

Kepala Seksi

Penyandaran & BM

Cigading 1

Stevedor

Analis Komunikasi

Cigading 1

Pengawas BM

Cigading 1

Operator Crane

Cigading 1

Operator Ore

Conveyor Tower

Operator Central

Tower

Kepala Seksi

Pelayanan Dermaga

& Kapal Cigading 1

Kepala Dinas Operasi

Kepelabuhanan

Cigading 2

Kepala Seksi

Penyandaran & BM

Cigading 2

Stevedor

Analis Komunikasi

Cigading 2

Pengawas BM

Cigading 1

Operator Crane

Cigading 2

Operator Conveyor

Cigading 2

Kepala Dinas

Perawatan Mekanik

Kepala Seksi

Perawatan Mekanik

Cigading 1

Analis Perawatan

Mekanik Cigading 1

Analis Lubrikasi

Cigading 1

Analis Vulkanisir

Cigading 1

Kepala Seksi

Perawatan Mekanik

Cigading 2

Analis Perawatan

Mekanik Cigading 2

Analis Lubrikasi

Cigading 2

Analis Vulkanisir

Cigading 2

Kepala Dinas

Perawatan Elektrik

Kepala Seksi

Perawatan Elektrik

Cigading 1

Analis Elektrik

Cigading 1

Kepala Seksi

Perawatan Elektrik

Cigading 2

Analis Elektrik

Cigading 2

Kepala Dinas

Perencanaan

Perawatan Pelabuhan

Kepala Seksi

Perencanaan

Perawatan

Analis Planner

Mekanik

Analis Planner

Elektrik

Analis Pengendalian

Sparepart &

Consumable

Kepala Seksi

Perawatan Dermaga

Analis Perawatan

Dermaga

Kepala Seksi

Preventive

Maintenance

Analis Preventive

Mechanical Cigading

1

Analis Preventive

Elektric Cigading 1

Analis Preventive

Dermaga Cigading 1

Analis Preventive

Mechanical Cigading

2

Analis Preventive

Elektric Cigading 2

Analis Preventive

Dermaga Cigading 2

Kepala Divisi

Perawatan

37

Gambar 3.11 Struktur organisasi Divisi Lingkungan & Fasilitas Penunjang (sumber :

penulis)

Gambar 3.12 Struktur organisasi Divisi Logistic Service (sumber : penulis)

Kepala Dinas Trafic

Kepala Seksi Trafic

Kepala Dinas

Perencanaan Lingkungan

& Fasilitas Penunjang

Kepala Seksi

Perencanaan Lingkungan

& Fasilitas Penunjang

Kepala Seksi Perawatan

Lingkungan &

Perkantoran

Analis Perawatan

Lingkungan &

Perkantoran

Kepala Divisi

Lingkungan &

Fasilitas Penunjang

Kepala Dinas

Perencanaan Logistic

Service

Kepala Seksi

Perencanaan Logistic

Service

Kepala Seksi

Perawatan &

Peralatan Penunjang

Analis Perencanaan

Logistic Service

Analis Pelaporan

Analis BAPJ

Analis Pengendalian

Logistic Service

Analis Pengelolaan

Peralatan Penunjang

Analis Perawatan

Peralatan

Analis Workshop

Kepala Dinas

Operasional Logistic

Service

Kepala Seksi

Pengelolaan Luar &

Moda Kereta Api

Kepala Seksi

Operasional Logistic

Service

Staf Pengelolaan

Moda Kereta Api

Analis Operasional

Logistic Service

Kepala Seksi

Pengelolaan

Pergudangan

Analis Pengelolaan

Pergudangan

Kepala Dinas

Pengembangan &

Pengelolaan Terminal

Kepala Seksi

Operasional Dermaga

Kepala Seksi

Administrasi Proyek

Pandu

Kepala Divisi Logistic

Service

38

Gambar 3.13 Struktur organisasi Divisi Penanganan Material Handling Afiliasi

(sumber : penulis)

Gambar 3.14 Struktur organisasi Divisi Pemasaran (sumber : penulis)

Kepala Dinas

Perencanaan &

Peralatan PMHA

Kepala Seksi

Keuangan &

Administrasi

Kepala Seksi

Perencanaan PMHA

Analis AdministrasiAnalis Perencanaan

Peralatan PMHA

Kepala Seksi

Peralatan

Analis Peralatan

Kepala Seksi

Perawatan Peralatan

& Workshop

Analis Perawatan

Peralatan

Kepala Dinas

Operasional PMHA

Kepala Seksi Internal

Handling

Kepala Seksi Raw

Material Handling

Analis Internal

Handling

Analis Raw Material

Handling

Kepala Divisi

Penanganan Material

Handling Afiliasi

Analis Administrasi

Pemasaran

Account Executive

Senior Account

Executive

Kepala Seksi

Administrasi

Penjualan

Kepala Dinas

Customer Service

Analis Administrasi

Penjualan

Kepala Divisi

Pemasaran

39

Gambar 3.15 Struktur organisasi Divisi Pengadaan (sumber : penulis)

Gambar 3.16 Struktur organisasi Divisi Pengembangan Usaha (sumber : penulis)

Kepala Seksi

Pembelian Logistic

Service

Analis Pembelian

Barang/Jasa

Kepala Seksi

Pembelian Barang/

Jasa

Kepala Dinas

Pembelian

Analis Pembelian

Logistic Service

Analis Pelayanan

Gudang Sparepart

Kepala Seksi Gudang

Sparepart

Kepala Seksi

Perencanaan

Pengadaan

Kepala Dinas

Perencanaan

Pengadaan

Analis Peencanaan

Pengadaan

Kepala Divisi

Pengadaan Barang &

Jasa

Kepala Seksi

Manajemen Proyek

Kepala Dinas

Manajemen Proyek

Analis Project ControlAnalis Kerjasama

Operasi

Kepala Seksi

Kerjasama Operasi

Kepala Seksi

Perencanaan Bisnis

Kepala Dinas

Perencanaan Bisnis

Analis Perencanaan

Bisnis

Analis Electrical

Engineering

Electrical EngineeringMechanical

Engineering

Kepala Dinas

Engineering

Analis Mechanical

Engineering

Analis Civil

Engineering

Civil Engineering

Kepala Divisi

Pengembangan

Usaha

40

Gambar 3.17 Struktur organisasi Divisi TI & SM (sumber : penulis)

Gambar 3.18 Struktur organisasi Divisi Keuangan (sumber : penulis)

Gambar 3.19 Struktur organisasi Divisi SDM & Umum (sumber : penulis)

Sistem Analis

Analis Perencanaan IT

Kepala Seksi Strategi

& Perencanaan IT

Kepala Dinas Strategi

& Perencanaan IT

Analis Strategi IT

Security Specialist

Sistem Administrator

Kepala Seksi IT

Infrastruktur

Kepala Dinas

Pengembangan Aplikasi

IT & Infrastruktur

Analis Sistem

Jaringan

Analis Helpdesk

Kepala Seksi

Pengembangan

Aplikasi

Programmer

Analis Pengendalian

Sistem Manajemen

Kepala Dinas Sistem

Manajemen

Kepala Seksi Sistem

Manajemen

Analis Pengembangan

Sistem Manajemen

Kepala Divisi Teknologi

Informasi & Sistem

Manajemen

Kepala Seksi

Verifikasi

Analis Piutang,

Asuransi & Pajak

Kepala Seksi Piutang,

Asuransi & Pajak

Kepala Dinas

Akuntansi Keuangan

Analis Verifikasi

Kepala Seksi

Pengendalian

Anggaran

Analis Laporan

Manajemen

Kepala Seksi Laporan

Manajemen

Kepala Dinas

Akuntansi

Manajemen

Analis Pengendalian

Anggaran

Kepala Seksi

Penagihan

Kasir

Kepala Seksi

Pengendalian Kas

Kepala Dinas Treasury

Analis Penagihan

Kepala Seksi Pelaporan

Keuangan, Aktiva Tetap,

& Inventory

Analis Pelaporan

Keuangan, Aktiva Tetap,

& Inventory

Kepala Divisi

Keuangan

Kepala Seksi

Pengembangan

Kompetensi

Analis Pengembangan

Organisasi

Kepala Seksi

Pengembangan

Organisasi

Kepala Dinas

Pengembangan SDM

Analis Pengembangan

Kompetensi

Analis Umum

Analis Remunerasi

Kepala Seksi Kesra &

Remunerasi

Kepala Dinas

Personalia & Umum

Analis Kesra

Kepala Divisi SDM &

Umum

41

Dari struktur organisasi di atas dapat dilihat bahwa PT. Krakatau Bandar

Samudera memiliki 4 Direktorat, 4 Subdirektorat, dan 15 Divisi. Tugas dan

tanggung jawab masing – masing unit kerja antara lain :

1. Direktorat Utama

a. Divisi Keamanan

Bertanggung jawab terhadap keamanan baik kawasan perkantoran

maupun kawasan pelabuhan. Unit kerja ini bertugas memeriksa orang dan

kendaraan untuk memastikan bahwa orang dan kendaraan tersebut benar

– benar memiliki akses yang sah.

b. Divisi Sekretaris Perusahaan & Hukum

Bertanggung jawab terhadap mengelola arsip perusahaan,

mengelola manajemen risiko, melaksanakan CSR (corporate social

responsibility), membuat kontrak dengan customer / vendor / mitra, dan

memastikan bahwa perusahaan tidak melanggar regulasi pemerintah.

c. Satuan Pengawas Internal

Bertanggung jawab sebagai fungsi kontrol dari semua unit kerja di

perusahaan. Unit kerja ini bertugas melakukan audit untuk memastikan

bahwa semua unit kerja bekerja sesuai dengan prosedur yang sudah

dibuat oleh perusahaan.

d. Tim Transformasi Korporasi

Unit kerja ini beranggotakan staf ahli yang bertugas untuk

memberikan pandangan ahli kepada jajaran Direksi baik terkait kondisi

perusahaan, permasalahan yang dihadapi, maupun pengembangan

perusahaan.

2. Direktorat Keuangan dan SDM

2.1.Subdirektorat Keuangan & SDM

a. Divisi Keuangan

Bertanggung jawab sebagai kontrol anggaran, pencatatan dan

verifikasi transaksi keuangan baik dengan karyawan / customer /

vendor / mitra, penyelesaian pajak, dan penyusunan laporan

manajemen.

b. Divisi SDM & Umum

42

Bertanggung jawab terhadap segala bentuk administrasi yang

berhubungan dengan karyawan, kesejahteraan karyawan,

pengembangan kompetensi dan organisasi, knowledge management

serta penyelesaian konflik yang terjadi antar karyawan.

3. Direktorat Operasi

3.1.Subdirektorat Operasi

a. Divisi Operasi Internal

Bertanggung jawab terhadap pelayanan kapal yang sandar di

dermaga Cilegon (dermaga Cigading 1 dan dermaga Cigading 2)

mulai dari perencanaan kapal yang akan sandar, pelayanan

pemanduan dan penundaaan, pelayanan penyandaran, pelayanan

bongkar / muat kapal, dan pelayanan ship candler. Selain itu unit

kerja ini bertugas untuk membuat laporan kegiatan kepada pemerintah

dalam hal ini Kementrian Perhubungan yang diwakili oleh Kantor

Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan (KSOP) Banten.

b. Divisi Perawatan

Bertanggung jawab terhadap perawatan dan perbaikan

dermaga, alat bongkar / muat baik dari sisi mekanikal maupun

elektrikal seperti : ship unloader, portal harbour crane, multi purpose

crane, dan conveyor. Selain itu unit kerja ini bertanggung jawab untuk

berkoordinasi dengan vendor penyedia pasokan listrik ke perusahaan.

c. Divisi Lingkungan & Fasilitas Penunjang

Bertanggung jawab terhadap perawatan dan perbaikan

bangunan baik itu gedung perkantoran, pergudangan, jalan, lampu

penerangan jalan, penghijauan di lingkungan kantor, da pelayanan

yang terkait dengan jasa sewa lahan. Selain itu, unit kerja ini juga

bertugas untuk pengaturan traffic dan pengaturan akses kendaraan

barang yang masuk ke perusahaan.

3.2.Subdirektorat Logistic Service & Operasi Luar

a. Divisi Logistic Service & Operasi Luar

Bertanggung jawab terhadap pelayanan yang terkait dengan

pengiriman barang menggunakan truk / kereta api, jasa timbangan

truk, jasa sewa gudang, custom clearance, serta pelayanan kapal yang

43

sandar di perairan Marunda (Jakarata) dan di dermaga PT. PLN

(Persero) Tanjung Jati.

b. Divisi Penanganan Material Handling Afiliasi

Bertanggung jawab terhadap penanganan material di internal

pabrik baja PT. Krakatau Posco.

4. Direktorat Komersial dan Pengembangan Usaha

4.1.Subdirektorat Komersial & Pengembangan Usaha

a. Divisi Pemasaran

Bertanggung jawab untuk mendapatkan customer baru,

mempertahankan customer yang sudah didapat, administrasi

penjualan, dan customer service.

b. Divisi Pengembangan Usaha

Bertanggung jawab untuk melakukan kajian dan evaluasi

terhadap rencana pengembangan bisnis perusahaan dengan

menerbitkan dokumen studi kelayakan / cost and benefit. Unit kerja

ini bertugas mulai dari rencana pengembangan sampai dengan bisnis

tersebut berhasil dijalankan. Setelah bisnis tersebut berhasil

dijalankan, maka tanggung jawab pelayanan akan diserahterimakan ke

Direktorat Operasi.

c. Divisi Pengadaan Barang & Jasa

Bertanggung jawab terhadap pengadaan barang dan jasa yang

dibutuhkan oleh unit kerja yang lain. Dalam melakukan pengadaan

barang dan jasa, unit kerja ini mengerjakan mulai dari administrasi

pembelian, negosiasi dengan vendor, sampai dengan pemilihan

vendor sesuai prosedur yang berlaku di perusahaan.

4.2.Divisi TI & SM

Bertanggung jawab terhadap perencanaan, implementasi, dan

perawatan teknologi informasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Selain itu unitk kerja ini juga bertugas untuk membuat prosedur, instruksi

kerja, serta form guna memastikan keselamatan dan kualitas pekerjaan

yang dilakukan oleh karyawan.

Perbandingan antara jumlah posisi yang ada di dalam struktur organisasi

dengan jumlah posisi yang sudah terisi dapat dilihat pada tabel berikut ini :

44

Tabel 3.2 Tabel Perbandingan Jumlah Posisi dan Posisi Terisi

N

o Divisi

Total Jumlah

Posisi

Jumlah

Posisi Terisi % Posisi Terisi

1 Sekper & Hukum 16 9 56 %

2 Satuan Pengawas

Internal

5 4 80 %

3 Unit Transformasi

Korporasi

Sesuai

Kebutuhan

4 -

4 Keuangan 21 11 52 %

5 SDM & Umum 13 6 46 %

6 Operasi Internal 88 80 91 %

7 Perawatan 47 25 53 %

8 Lingkungan &

Fasilitas Penunjang

7 7 100 %

9 Logistic Service &

Operasi Luar

30 23 77 %

10 Penanganan

Material Handling

Afiliasi

29 6 21 %

11 Pemasaran 11 8 73 %

12 Pengembangan

Usaha

16 7 44 %

13 Pengadaan 16 14 88 %

14 TI & SM 19 7 37 %

Total 318 211 66 %

45

3.3 Jenis – Jenis Knowledge Perusahaan

Berdasarkan jenisnya, knowledge yang dimiliki PT. Krakatau Bandar

Samudera dapat diklasifikasikan menjadi beberapa kategori, yaitu general dan

specific knowledge, serta tacit dan explicit knowledge.

3.3.1 General Knowledge dan Specific Knowledge

General knowledge merupakan pengetahuan yang umum

diketahui oleh semua karyawan. General knowledge yang ada di level

perusahaan antara lain :

1. Prosedur, instruksi kerja, dan form manual sesuai dengan unit

kerjanya. Tanpa pengetahuan tersebut maka kinerja seorang

karyawan bisa saja tidak sesuai standar kualitas yang sudah

ditetapkan oleh manajemen dan bisa juga menjadi penyebab dari

kecelakaan kerja.

2. Proses bisnis perusahaan secara umum. Pengetahuan ini penting

agar karyawan mengerti dan paham akan perannya di dalam

perusahaan dan hubungan antar unit kerja. Apabila terjadi masalah

dalam suatu proses, karyawan dapat melacak apa penyebab

masalahnya dan proses mana yang akan terkena dampaknya.

3. Visi, misi, dan parameter pencapaian visi perusahaan.

Pengetahuan ini harus dimengerti dan dipahami oleh semua

karyawan agar dalam bekerja karyawan mengetahui arah yang

ingin dicapai oleh perusahaan dan sudah sampai mana

pencapaiannya.

4. Nilai – nilai budaya perusahaan. PT. Krakatau Bandar Samudera

memiliki nilai – nilai budaya perusahaan yaitu Intact Sincerity,

Competence, Integrity, Reliabilty, Inovative. Semua karyawan

harus mengerti dan paham nilai – nilai budaya tersebut untuk

menciptakan lingkungan kerja yang sesuai dengan harapan

manajemen sehingga dapat mendukung pencapaian visi dan misi

perusahaan.

5. Dasar – dasar Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3). Setiap

karyawan selalu dibekali pengetahuan mengenai dasar – dasar K3

sehingga diharapkan meminimalisir terjadinya kecelakaan di area

46

kerja. Selain itu agar karyawan dapat melaporkan kepada Safety

Officer apabila menemukan kondisi kerja yang tidak aman atau

aktifitas kerja yang tidak aman.

Selain general knowledge yang ada di level perusahaan,

terdapat juga specific knowledge yang dimiliki oleh perusahaan.

Specific knowledge adalah pengetahuan yang hanya dimiliki oleh

karyawan – karyawan tertentu saja. Beberapa specific knowledge yang

dimiliki oleh perusahaan antara lain :

1. Divisi Keamanan

a. Pengetahuan mengenai The International Ship and Port

Facility Security Code (ISPS Code). ISPS Code merupakan

peraturan mengenai hal – hal yang harus dilakukan untuk

meningkatkan keamanan kapal dan fasilitas pelabuhan.

Sebagai pelabuhan internasional, PT. Krakatau Bandar

Samudera harus dapat memenuhi peraturan – peraturan yang

ada di dalam ISPS Code.

b. Pengetahuan mengenai intelijen untuk mengantisipasi

terjadinya pencurian barang baik di dalam wilayah perusahaan

maupun dalam proses pengiriman ke customer. Selain itu

pengetahuan mengenai intelijen penting untuk mendapatkan

informasi dari pencuri barang yang tertangkap.

c. Pengetahuan mengenai Kesehatan, Keselamatan Kerja, dan

Lingkungan Hidup (K3LH)

2. Divisi Sekretaris Perusahaan & Hukum

a. Pengetahuan mengenai perundang – undangan yang berlaku

dan berkorelasi dengan bisnis perusahaan sehingga perusahaan

tidak melakukan sesuatu yang melawan regulasi.

b. Penyusunan kontrak dengan customer / vendor / mitra agar

tidak merugikan perusahaan.

c. Pendekatan apabila terjadi konflik dengan masyarakat sekitar

3. Satuan Pengawas Internal.

a. Pengetahuan untuk menggali informasi melalui interogasi.

47

b. Pengetahuan untuk mencari bukti – bukti otentik yang

berkaitan dengan proses audit.

4. Divisi Keuangan

a. Pengetahuan mengenai perpajakan yang berlaku di Indonesia.

b. Pengetahuan mengenai Standar Akuntansi Keuangan (SAK).

5. Divisi SDM & Umum

a. Pengetahuan mengenai peraturan ketenaga kerjaan sehingga

perusahaan tidak melakukan sesuatu yang melawan regulasi

b. Pendekatan kepada manajemen, karyawan, dan himpunan

karyawan agar kebijakan terkait kekaryawanan bisa

diimplementasikan dengan lancar.

c. Pengetahuan mengenai pengembangan kompetensi dan

organisasi agar bisa menyesuaikan situasi dan kondisi yang

dihadapi oleh perusahaan.

6. Divisi Operasi Internal

a. Pengetahuan tentang perencanaan kedatangan kapal, dokumen

apa saja yang dibutuhkan, dan perijinan apa saja yang harus

dipenuhi.

b. Kemampuan melakukan pemanduan atas olah gerak kapal.

c. Kemampuan mengoperasikan alat bongkar / muat seperti ship

unloader, portal harbor crane, multi purpose crane, dan

conveyor.

7. Divisi Perawatan

a. Pengetahuan elektrik dan mekanik terkait perawatan alat

bongkar / muat seperti ship unloader, portal harbor crane,

multi purpose crane, dan conveyor.

b. Pengetahuan sipil terkait perawatan dermaga.

8. Divisi Lingkungan & Fasilitas Penunjang

a. Pengetahuan sipil terkait pembangunan / perawatan jalan,

gedung perkantoran, dan pergudangan.

b. Pengetahuan mengenai rekayasa lalu lintas agar tidak terjadi

kemacetan di area perusahaan apabila terjadi insiden.

9. Divisi Logistic Service & Operasi Luar

48

a. Pengetahuan tentang perencanaan kedatangan kapal, dokumen

apa saja yang dibutuhkan, dan perijinan apa saja yang harus

dipenuhi (di luar dermaga Cilegon).

b. Kemampuan melakukan pemanduan atas olah gerak kapal (di

luar dermaga Cilegon).

c. Kemampuan mengoperasikan alat bongkar / muat (di luar

dermaga Cilegon).

a. Pengetahuan mesin dan otomatif terkait perawatan truk, alat

berat, dan timbangan.

b. Kemampuan berkoordinasi dan mengambil keputusan dengan

cepat dengan customer, vendor, mitra, dan regulator untuk

menjamin kelancaran operasional.

c. Kemampuan untuk melakukan pendekatan kepada sopir truk

agar tidak terjadi konflik.

10. Divisi Pemasaran

a. Kemampuan untuk melakukan pendekatan baik kepada calon

customer potensial dan customer yang sudah didapat.

b. Kemampuan untuk melayani dan menindaklanjuti komplain

dari customer.

c. Kemampuan untuk melakukan negosiasi dengan customer

terkait kontrak kerjasama dan tarif penjualan.

11. Divisi Pengembangan Usaha

a. Pengetahuan tentang peluang bisnis yang bisa dikembangkan

oleh perusahaan.

b. Kemampuan untuk membuat dokumen studi kelayakan dan

cost & benefit terkait rencana pengembangan perusahaan.

12. Divisi Pengadaan

a. Pengetahuan tentang peraturan – peraturan mengenai

pengadaan barang dan jasa

b. Kemampuan untuk melakukan negosiasi dengan vendor

c. Pengetahuan mengenai manajemen logistik barang

13. Divisi TI & SM

a. Pengetahuan tentang perkembangan teknologi informasi dan

mengkorelasikan dengan kebutuhan perusahaan.

49

b. Kemampuan untuk melakukan analisa, perancangan,

pembangunan, dan perawatan baik software maupun hardware

sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

c. Kemampuan untuk memberikan penjelasan dengan bahasa

yang mudah dimengerti oleh user

d. Kemampuan untuk menyusun prosedur, instruksi kerja, dan

form manual sebagai pedoman kerja karyawan.

3.3.2 Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge

Tacit knowledge merupakan pengetahuan yang didapat dari

pengalaman, wawasan, maupun intuisi individu yang tidak tertuang ke

dalam bentuk tulisan, suara, maupun gambar. Sebagian besar tacit

knowledge yang dimiliki oleh PT. Krakatau Bandar Samudera

bersumber dari :

1. Pengalaman karyawan yang pernah mengalami peristiwa tertentu

dimana peristiwa tersebut tidak mempunyai pola. Contoh :

- Pengalaman unit kerja keamanan dalam menangkap dan

menggali informasi dari pencuri barang

- Pengalaman unit kerja humas dalam menanggulangi demo

masyarakat

- Pengalaman unit kerja hukum dalam menanggulangi kasus

hukum dengan customer / vendor / mitra

2. Pengalaman karyawan dalam menangani proyek yang mendukung

pengembangan bisnis perusahaan. Contoh :

- Permasalahan dan solusi yang dihadapi unit kerja

pengembangan usaha dalam mendapatkan ijin pemanduan dan

penundaan di perairan Marunda Jakarta dan di Tanjung Jati

- Permasalahan dan solusi yang dihadapi unit kerja logistic

service dalam membangun Dry Port

- Permasalahan dan solusi unit kerja IT dalam pengembangan

system informasi Back End dan Front End

3. Pengalaman karyawan dalam menyelesaikan masalah tapi tidak

mencatatnya ke dalam bentuk dokumen.

50

4. Wawasan karyawan yang didapat dari mencari tahu informasi –

informasi terbaru, maupun wawasan yang didapat dari relasi.

Contoh :

- Perubahan regulasi

- Rencana investasi di sektor logistik baik yang dicanangkan

oleh pemerintah maupun pihak swasta

- Perkembangan bisnis dari kompetitor

- Perkembangan teknologi

Kebalikan dari tacit knowledge, explicit knowledge

merupakan pengetahuan yang sudah dituangkan ke dalam bentuk

dokumen, suara, maupun gambar. Explicit knowledge yang dimiliki

oleh PT. Krakatau Bandar Samudera :

1. Manual book dari software, hardware, dan peralatan bongkar /

muat yang dimiliki

2. Dokumentasi pengerjaan proyek

3. Dokumentasi penyelesaian masalah

4. Prosedur, instruksi kerja, dan form manual

5. Modul training yang didapat dari hasil training karyawan

3.4 Knowledge Taxonomy Perusahaan

Dari berbagai kowledge yang sudah dijelaskan sebelumnya, dapat

dikategorikan menjadi 4 kelompok besar yang digambarkan ke dalam bentuk

taxonomy sebagai berikut :

Gambar 3.20 Knowledge Taxonomy di Perusahaan (sumber : penulis)

Knowledge pada level perusahaan merupakan general knowledge yang

sifatnya umum dan dapat diketahui oleh semua karyawan. Knowledge yang

sifatnya specific antara lain :

Organisasi

Proses Bisnis

IntiProses Bisnis

Pendukung

Project

Management Inovasi

51

1. Proses Bisnis Inti

Kategori ini terdiri dari knowledge yang berhubungan dengan bisnis

inti perusahaan yaitu jasa pelabuhan. Knowledge dalam kategori ini mutlak

harus dikuasai dan dipahami oleh perusahaan untuk dapat menjalankan

operasional pelabuhan dengan baik. Ketiadaan knowledge ini dapat

mengancam eksistensi perusahaan.

Gambar 3.21 Knowledge Taxonomy Proses Bisnis Inti (sumber : penulis)

2. Proses Bisnis Pendukung

Kategori ini terdiri dari knowledge yang sifatnya untuk mendukung

proses administrasi perusahaan dan tidak berhubungan langsung dengan

kegiatan operasional pelabuhan.

52

Gambar 3.22 Knowledge Taxonomy Proses Bisnis Pendukung (sumber : penulis)

3. Project Management

Kategori ini terdiri dari knowledge yang berhubungan dengan

implementasi project di perusahaan, seperti : pembangunan dermaga,

pembangunan integrated warehouse, pembangunan conveyor, pembelian

crane, implementasi IT / IS.

4. Inovasi

Kategori ini terdiri dari inovasi - inovasi yang dilakukan oleh

karyawan.

Dari proses bisnis yang dijalankan di PT. KBS, dapat dikategorikan

masing – masing Knowledge Worker yang berperan di dalamnya, seperti yang

ditampilkan pada tabel di bawah ini :

Tabel 3.3 Tabel Kategori Knowledge Worker

Proses Knowledge Worker Level

Pemasaran

Kepala Sub Direktorat Komersial &

Pengembangan Usaha

Kepala Sub

Direktorat

Kepala Divisi Pemasaran Kepala Divisi

Senior Account Executive Kepala Dinas

Proses Bisnis

Pendukung

Manajemen SDMManajemen

Keuangan

Standar

Akuntansi

Keuangan

Pajak

Manajemen

Pengadaan

Barang & Jasa

Hubungan

MasyarakatK3LHComplianceAuditIT / IS

Hardware

Software

Network

Legalitas Hukum

ISPS Code

ISO

MBCfPE

KPKU

Good Corporate

Governance

OHSAS

Pengembangan

Organisasi

Pengembangan

Kompetensi

Pengembangan

Karir

Negosiasi

PembelianKomunikasi

Corporate Social

Responsibility

Jurnalistik

Audit Komersial

Audit

Operasional

Audit Proses

Bisnis

Audit IT / IS

Audit Keuangan

Kawasan

Pelabuhan

Perkantoran

Pertamanan

53

Kepala Dinas Customer Service Kepala Dinas

Account Executive Kepala Seksi

Operasional

Kepala Sub Direktorat Operasi Kepala Sub

Direktorat

Kepala Sub Direktorat Logistic Service

& Operasi Luar

Kepala Sub

Direktorat

Kepala Divisi Operasi Internal Kepala Divisi

Kepala Divisi Logistic Service &

Operasi Luar

Kepala Divisi

Kepala Divisi Penanganan Material

Handling Afiliasi

Kepala Divisi

Kepala Dinas Perencanaan Pelabuhan Kepala Dinas

Kepala Dinas Operasi Kepelabuhanan

Cigading 1

Kepala Dinas

Kepala Dinas Operasi Kepelabuhanan

Cigading 2

Kepala Dinas

Kepala Dinas Perencanaan Logistic

Service

Kepala Dinas

Kepala Dinas Operasional Logistic

Service

Kepala Dinas

Kepala Dinas Pengembangan &

Pengelolaan Terminal

Kepala Dinas

Kepala Dinas Perencanaan & Peralatan

PMHA

Kepala Dinas

Kepala Dinas Operasional PMHA Kepala Dinas

Kepala Seksi Perencanaan Pelabuhan Kepala Seksi

54

Kepala Seksi Penyandaran & BM

Cigading 1

Kepala Seksi

Kepala Seksi Pelayanan Dermaga &

Kapal Cigading 1

Kepala Seksi

Kepala Seksi Penyandaran & BM

Cigading 2

Kepala Seksi

Kepala Seksi Perencanaan Logistic

Service

Kepala Seksi

Kepala Seksi Perawatan & Peralatan

Penunjang

Kepala Seksi

Kepala Seksi Pengelolaan Luar & Moda

Kereta Api

Kepala Seksi

Kepala Seksi Operasional Logistic

Service

Kepala Seksi

Kepala Seksi Operasional Dermaga Kepala Seksi

Kepala Seksi Pengelolaan Pergudangan Kepala Seksi

Pandu Kepala Seksi

Kepala Seksi Perencanaan PMHA Kepala Seksi

Kepala Seksi Peralatan Kepala Seksi

Kepala Seksi Perawatan Peralatan &

Workshop

Kepala Seksi

Kepala Seksi Internal Handling Kepala Seksi

Kepala Seksi Raw Material Handling Kepala Seksi

Analis VESA Analis

Stevedor Analis

Pengawas BM Cigading 1 Analis

55

Pengawas BM Cigading 1 Analis

Analis Perencanaan Logistic Service Analis

Analis Pengendalian Logistic Service Analis

Analis Perawatan Peralatan Analis

Analis Workshop Analis

Staf Pengelolaan Moda Kereta Api Analis

Analis Operasional Logistic Service Analis

Analis Pengelolaan Pergudangan Analis

Analis Perencanaan Peralatan PMHA Analis

Analis Peralatan Analis

Analis Perawatan Peralatan Analis

Analis Internal Handling Analis

Analis Raw Material Handling Analis

Proses Peralatan

Bongkar Muat

Kepala Sub Direktorat Operasi Kepala Sub

Direktorat

Kepala Sub Direktorat Logistic Service

& Operasi Luar

Kepala Sub

Direktorat

Kepala Divisi Perawatan Kepala Divisi

Kepala Divisi Logistic Service &

Operasi Luar

Kepala Divisi

Kepala Dinas Perawatan Mekanik Kepala Dinas

Kepala Dinas Perawatan Elektrik Kepala Dinas

Kepala Dinas Perencanaan Perawatan

Pelabuhan

Kepala Dinas

Kepala Dinas Perencanaan Logistic Kepala Dinas

56

Service

Kepala Seksi Perawatan Mekanik

Cigading 1

Kepala Seksi

Kepala Seksi Perawatan Mekanik

Cigading 2

Kepala Seksi

Kepala Seksi Perawatan Elektrik

Cigading 1

Kepala Seksi

Kepala Seksi Perawatan Elektrik

Cigading 2

Kepala Seksi

Kepala Seksi Perencanaan Perawatan Kepala Seksi

Kepala Seksi Perawatan Dermaga Kepala Seksi

Kepala Seksi Preventive Maintenance Kepala Seksi

Kepala Seksi Perawatan & Peralatan

Penunjang

Kepala Seksi

Analis Perawatan Mekanik Cigading 1 Analis

Analis Lubrikasi Cigading 1 Analis

Analis Vulkanisir Cigading 1 Analis

Analis Perawatan Mekanik Cigading 2 Analis

Analis Lubrikasi Cigading 2 Analis

Analis Vulkanisir Cigading 2 Analis

Analis Elektrik Cigading 1 Analis

Analis Elektrik Cigading 2 Analis

Analis Planner Mekanik Analis

Analis Planner Elektrik Analis

Analis Perawatan Dermaga Analis

57

Analis Preventive Mechanical Cigading

1

Analis

Analis Preventive Elektric Cigading 1 Analis

Analis Preventive Dermaga Cigading 1 Analis

Analis Preventive Mechanical Cigading

2

Analis

Analis Preventive Elektric Cigading 2 Analis

Analis Preventive Dermaga Cigading 2 Analis

Analis Perawatan Lingkungan &

Perkantoran

Analis

Analis Perencanaan Logistic Service Analis

Analis Pengendalian Logistic Service Analis

Analis Perawatan Peralatan Analis

Analis Workshop Analis

Analis Pengelolaan Peralatan Penunjang Analis

Analis Perawatan Peralatan Analis

Analis Workshop Analis

Proses

Manajemen

Keuangan

Kepala Sub Direktorat Keuangan &

SDM

Kepala Sub

Direktorat

Kepala Divisi Keuangan Kepala Divisi

Kepala Dinas Akuntansi Keuangan Kepala Dinas

Kepala Dinas Akuntansi Manajemen Kepala Dinas

Kepala Dinas Treasury Kepala Dinas

Kepala Seksi Piutang, Asuransi & Pajak Kepala Seksi

58

Kepala Seksi Pelaporan Keuangan,

Aktiva Tetap, & Inventory

Kepala Seksi

Kepala Seksi Laporan Manajemen Kepala Seksi

Kepala Seksi Pengendalian Anggaran Kepala Seksi

Kepala Seksi Pengendalian Kas Kepala Seksi

Analis Piutang, Asuransi & Pajak Analis

Analis Pelaporan Keuangan, Aktiva

Tetap, & Inventory

Analis

Analis Laporan Manajemen Analis

Analis Pengendalian Anggaran Analis

Proses

Manajemen

SDM

Kepala Sub Direktorat Keuangan &

SDM

Kepala Sub

Direktorat

Kepala Divisi SDM & Umum Kepala Divisi

Kepala Dinas Pengembangan SDM Kepala Dinas

Kepala Seksi Pengembangan Organisasi Kepala Seksi

Kepala Seksi Pengembangan

Kompetensi

Kepala Seksi

Analis Pengembangan Organisasi Analis

Analis Pengembangan Kompetensi Analis

Proses

Manajemen

Pengadaan

Barang & Jasa

Kepala Sub Direktorat Komersial &

Pengembangan Usaha

Kepala Sub

Direktorat

Kepala Divisi Pengadaan Barang & Jasa Kepala Divisi

Kepala Dinas Pembelian Kepala Dinas

Kepala Dinas Perencanaan Pengadaan Kepala Dinas

Kepala Seksi Pembelian Barang/Jasa Kepala Seksi

59

Kepala Seksi Pembelian Logistic

Service

Kepala Seksi

Kepala Seksi Perencanaan Pengadaan Kepala Seksi

Proses IT / IS

Kepala Divisi Teknologi Informasi &

Sistem Manajemen

Kepala Divisi

Kepala Dinas Strategi & Perencanaan IT Kepala Dinas

Kepala Dinas Pengembangan Aplikasi

IT & Infrastruktur

Kepala Dinas

Kepala Seksi Strategi & Perencanaan IT Kepala Seksi

Kepala Seksi IT Infrastruktur Kepala Seksi

Kepala Seksi Pengembangan Aplikasi Kepala Seksi

Analis Strategi IT Analis

Analis Perencanaan IT Analis

Sistem Analis Analis

Analis Sistem Jaringan Analis

Sistem Administrator Analis

Security Specialist Analis

Programmer Analis

Proses Audit

Kepala Satuan Pengawas Internal Kepala Divisi

Kepala Divisi Teknologi Informasi &

Sistem Manajemen

Kepala Divisi

Kepala Dinas Audit Internal Kepala Dinas

Kepala Dinas Sistem Manajemen Kepala Dinas

Kepala Dinas Strategi & Perencanaan IT Kepala Dinas

60

Kepala Seksi Audit Operasional Kepala Seksi

Kepala Seksi Audit Komersial Kepala Seksi

Kepala Seksi Sistem Manajemen Kepala Seksi

Analis Audit Operasional Analis

Analis Audit Komersial Analis

Analis Pengembangan Sistem

Manajemen

Analis

Analis Strategi IT Analis

Proses

Compliance

Kepala Divisi Sekper & Hukum Kepala Divisi

Kepala Divisi Teknologi Informasi &

Sistem Manajemen

Kepala Divisi

Kepala Divisi Keamanan Kepala Divisi

Kepala Dinas Hukum Kepala Dinas

Kepala Dinas Sistem Manajemen Kepala Dinas

Kepala Dinas Keamanan & PFSO Kepala Dinas

Kepala Dinas K3LH Kepala Dinas

Kepala Seksi Hukum Kepala Seksi

Kepala Seksi Manajemen Risiko &

GCG

Kepala Seksi

Kepala Seksi Sistem Manajemen Kepala Seksi

Kepala Seksi Keamanan & PFSO Kepala Seksi

Kepala Seksi K3LH Kepala Seksi

Analis Hukum Analis

Analis Perizinan Analis

61

Analis Manajemen Risiko Analis

Analis GCG Analis

Analis Pengembangan Sistem

Manajemen

Analis

Komandan Regu Keamanan Analis

Analis K3LH Analis

Analis Damkar Analis

Proses K3LH

Kepala Divisi Keamanan Kepala Divisi

Kepala Dinas K3LH Kepala Dinas

Kepala Seksi K3LH Kepala Seksi

Analis K3LH Analis

Analis Damkar Analis

Proses

Hubungan

Masyarakat

Kepala Divisi Sekper & Hukum Kepala Divisi

Kepala Dinas Humas & Kearsipan Kepala Dinas

Kepala Seksi Humas Kepala Seksi

Analis Humas Analis

Proses Project

Management

Kepala Sub Direktorat Komersial &

Pengembangan Usaha

Kepala Sub

Direktorat

Kepala Divisi Pengembangan Usaha Kepala Divisi

Kepala Dinas Manajemen Proyek Kepala Dinas

Kepala Dinas Perencanaan Bisnis Kepala Dinas

Kepala Dinas Engineering Kepala Dinas

Kepala Seksi Manajemen Proyek Kepala Seksi

Kepala Seksi Perencanaan Bisnis Kepala Seksi

62

Kepala Seksi Kerjasama Operasi Kepala Seksi

Mechanical Engineering Kepala Seksi

Electrical Engineering Kepala Seksi

Civil Engineering Kepala Seksi

Analis Perencanaan Bisnis Analis

Analis Kerjasama Operasi Analis

Analis Mechanical Engineering Analis

Analis Electrical Engineering Analis

Analis Civil Engineering Analis

Proses Kawasan

Pelabuhan

Kepala Sub Direktorat Operasi Kepala Sub

Direktorat

Kepala Divisi Lingkungan & Fasilitas

Penunjang

Kepala Divisi

Kepala Dinas Perencanaan Lingkungan

& Fasilitas Penunjang

Kepala Dinas

Kepala Seksi Perencanaan Lingkungan

& Fasilitas Penunjang

Kepala

Kepala Seksi Perawatan Lingkungan &

Perkantoran

Kepala Seksi

Analis Perawatan Lingkungan &

Perkantoran

Analis

3.5 Knowledge Management Yang Diterapkan Berdasarkan The Integrated

KM Cycle

Untuk memahami siklus knowledge management di PT. Krakatau Bandar

Samudera, maka perlu dijelaskan aktifitas – aktifitas yang dilakukan di setiap

tahapannya. Ditinjau menggunakan tahapan – tahapan yang terdapat pada An

63

Integrated KM Cycle dan KM Model SECI, aktifitas – aktifitas knowledge

tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:

Tabel 3.4 Tabel Aktifitas knowledge berdasarkan An Integrated KM Cycle

No KM Cycle Aktifitas KM Model

SECI

Knowledge

Worker

1 Knowledge

Capture and/or

Creation

- Diskusi & sharing

rekan kerja

Socialization

Semua

knowledge

worker

- Customer Gathering Socialization Knowledge

worker proses

pemasaran,

knowledge

worker proses

operasional

minimal level

kepala dinas

- Benchmark Socialization Semua

knowledge

worker

- Membuat dokumentasi

personal karyawan

Externalization Semua

knowledge

worker

maksimal level

kepala dinas

- Membuat dokumentasi

implementasi project

Externalization Knowledge

worker proses

project

- Melakukan asesmen

terhadap dokumen

mutu yang diupload

pada Document

Combination Knowledge

worker proses

SDM

64

Management

- Browsing internet Internalization Semua

knowledge

worker

- Mengikuti training Internalization Semua

knowledge

worker

2 Knowledge

Sharing and

Dissemination

- Rapat koordinasi Socialization Semua

knowledge

worker

- Sharing dengan rekan

kerja

Socialization Semua

knowledge

worker

- Briefing dengan Direksi Socialization Semua

knowledge

worker

- Briefing pagi di masing

– masing unit kerja

Socialization Semua

knowledge

worker

- Management Review Socialization Semua

knowledge

worker

minimal level

kepala divisi

- Membuat sharing

folder

Externalization Semua

knowledge

worker

maksimal level

kepala dinas

- Memberikan training Internalization Semua

65

knowledge

worker

3 Knowledge

Acquisition and

Application

- Menerapkan solusi

yang didapat

Internalization Semua

knowledge

worker

- Melakukan inovasi Internalization Semua

knowledge

worker

maksimal level

kepala dinas

3.6 Hasil Kuesioner

Dalam pengerjaan skripsi ini, kuesoiner dibagikan kepada 29 sample dari

total populasi yang berjumlah 211 karyawan di PT. KBS. Kuesioner ini

bermaksud untuk mengukur beberapa indikator pengujian antara lain:

1. Menilai tentang pemahaman KM, inisiatif penerapan KM, serta tingkat

kebudayaan KM di PT KBS.

2. Menilai pentingnya ada policy, keterlibatan & komitmen manajemen PT KBS

terhadap KM.

3. Memetakan pemanfaatan teknologi informasi untuk KM.

4. Menganalisis sumber pengetahuan yang digunakan oleh PT KBS.

5. Sistem operasi dari handphone yang digunakan

Setelah melakukan proses pembagian kuesioner kepada responden di PT

KBS untuk mengukur indikator yang telah disebutkan diatas, maka dilakukan

pengukuran interpretasi responden dengan metode Likert dengan skala

pengukuran sebagai berikut:

Tabel 3.5 Interval Pengukuran Interpretasi Responden untuk Indikator 1, 2, dan 3

Interpretasi Responden Batas Bawah (%) Batas Atas (%)

Sangat tidak setuju (STS) 0 19,99

66

Tidak setuju (TS) 20 39,99

Netral (N) 40 59,99

Setuju (S) 60 79,99

Sangat setuju (SS) 80 100

67

Tabel 3.6 Interval Pengukuran Interpretasi Responden untuk Indikator 4

Interpretasi Responden Batas Bawah (%) Batas Atas (%)

Tidak pernah (TP) 0 33,33333

Pernah (P) 33,6666 67,33333

Sering (S) 67,6666 100

Setelah dilakukan perhitungan menggunakan Metode Likert untuk

masing-masing indikator maka diperoleh hasil sebagai berikut:

1. Berdasarkan hasil interpretasi responden kuesioner, diperoleh bahwa

responden Sangat Setuju atau Setuju dengan pentingnya pemahaman KM,

inisiatif penerapan KM & budaya KM di PT KBS. Hal tersebut dapat dilihat

pada tabel di bawah ini:

Tabel 3.7 Hasil Interpretasi Responden tentang pemahaman KM, inisiatif penerapan

KM & budaya KM di PT KBS

Pernyataan

Kuesioner

Ke-

Jumlah Responden Total

Skor

(%)

Interpretasi

Responden SS S N TS STS

1 13 13 2 1 0 86,2069 Sangat setuju

2 8 17 3 0 1 81,37931 Sangat setuju

3 10 17 2 0 0 85,51724 Sangat setuju

5 12 16 1 0 0 87,58621 Sangat setuju

6 11 17 1 0 0 86,89655 Sangat setuju

7 10 16 2 0 1 83,44828 Sangat setuju

4 8 13 5 1 2 76,55172 Setuju

9 5 6 10 8 0 65,51724 Setuju

14 3 11 11 2 2 67,58621 Setuju

68

2. Berdasarkan hasil interpretasi responden kuesioner, diperoleh bahwa

responden Sangat Setuju atau Setuju dengan adanya policy, keterlibatan,

dan komitmen manajemen PT KBS dalam KM. Hal tersebut dapat dilihat

pada tabel di bawah ini:

Tabel 3.8 Hasil Interpretasi Responden tentang adanya policy, keterlibatan, dan

komitmen manajemen PT KBS dalam KM

Pernyataan

Kuesioner

Ke-

Jumlah Responden Total

Skor (%)

Interpretasi

Responden SS S N TS STS

17 11 16 2 0 0 86,2069 Sangat setuju

19 7 17 4 1 0 80,68966 Sangat setuju

21 7 18 4 0 0 82,06897 Sangat setuju

10 6 9 5 7 2 66,89655 Setuju

11 5 10 6 5 3 66,2069 Setuju

12 5 12 8 3 1 71,72414 Setuju

18 9 12 5 3 0 78,62069 Setuju

20 6 13 8 2 0 75,86207 Setuju

22 5 17 6 0 1 77,24138 Setuju

23 3 12 10 3 1 68,96552 Setuju

24 3 12 10 3 1 68,96552 Setuju

3. Berdasarkan hasil interpretasi responden kuesioner, diperoleh bahwa

responden Sangat Setuju atau Setuju dengan adanya pemanfaatan teknologi

informasi untuk KM. Hal tersebut dapat dilihat pada tabel di bawah ini:

69

Tabel 3.9 Hasil Interpretasi Responden tentang adanya pemanfaatan teknologi

informasi untuk KM.

Pernyataan

Kuesioner

Ke-

Jumlah Responden Total

Skor (%)

Interpretasi

Responden SS S N TS STS

8 9 14 4 1 1 80 Sangat Setuju

15 10 15 3 0 1 82,75862 Sangat setuju

25 10 16 3 0 0 84,82759 Sangat setuju

13 5 17 4 2 1 75,86207 Setuju

4. Berdasarkan hasil interpretasi responden kuesioner, diperoleh bahwa

responden Sering menggunakan Internet (search engine), social media,

seminar & training sebagai sumber mencari pengetahuan yang digunakan

oleh PT KBS. Hal tersebut dapat dilihat pada tabel di bawah ini:

Tabel 3.10 Hasil Interpretasi Responden tentang sumber pengetahuan yang

digunakan oleh PT KBS

Sumber pengetahuan

Jumlah

Responden

Total

Skor

(%)

Interpretasi

Responden

TP P S

Internet (search engine) 0 12 17 86,2069 Sering

Email & Telepon 2 15 12 78,16092 Sering

Social media 6 12 11 72,41379 Sering

Seminar & training 3 21 5 68,96552 Sering

Konsultan, praktisi & konsorsium 7 17 5 64,36782 Pernah

Universitas & Lembaga Penelitian 7 20 2 60,91954 Pernah

Jurnal & Literatur 10 15 4 59,77011 Pernah

70

Pesaing Bisnis 13 13 3 55,17241 Pernah

Lain-lain 0 0 0 0 Tidak pernah

5. Dari hasil kuesioner diperoleh data bahwa 23 (79%) sample menggunakan

handphone berbasis sistem operasi android, 6 (21%) sample menggunakan

handphone berbasis sistem operasi android dan iOS. Sehingga dapat ditarik

kesimpulan bahwa 29 (100%) sample menggunakan handphone berbasis

sistem operasi android.

3.7 Kesimpulan Penerapan Knowledge Management Yang Sedang Berjalan

Berikut ini merupakan kesimpulan dari studi kasus yang dilakukan di

perusahaan. Dapat disimpulkan bahwa karyawan mengerti akan pentingnya

knowledge management dan mendukung aktifitas - aktifitas knowledge

management agar bisa diterapkan di perusahaan. Dari segi budaya, karyawan

juga sudah mulai melaksanakan aktifitas knowledge management, baik dengan

pemanfaatan teknologi maupun tidak. Agar penerapan knowledge management

yang dilakukan bisa mencapai hasil yang maksimal, karyawan mengharapkan

adanya dukungan dari pihak manajemen.

Permasalahan – permasalahan yang dihadapi dari penerapan knowledge

management yang sedang berjalan dikategorikan menjadi 2, kategori proses

bisnis dan kategori KM life cycle & SECI model. Rinciannya dapat dilihat pada

tabel di bawah ini :

Tabel 3.11 Permasalahan KM yang sedang berjalan

No Permasalahan

Proses bisnis

1 Seringnya rotasi & mutasi yang dilakukan tidak diiringi dengan proses transfer

knowledge oleh perusahaan sehingga karyawan yang menempati posisi baru

mengalami kesulitan dalam melakukan pekerjaannya. Di tahun 2017 PT. KBS

melakukan rotasi & mutasi sebanyak 3 (tiga) kali, tahun 2016 sebanyak 2 (dua)

kali, dan tahun 2015 sebanyak 2 (dua) kali

71

2 Tidak ada prosedur yang mengatur tentang knowledge management di

perusahaan sehingga inisiatif dokumentasi pengetahuan dilakukan relatif

berdasarkan individu masing-masing.

3 Unit kerja yang menangani knowledge management kewalahan menangani

seluruh bisnis proses perusahaan karena hanya ditangani oleh satu unit kerja

yang sehingga pengelolaan knowledge management berjalan secara tidak

optimal.

4 Unit kerja yang menangani knowledge management diisi oleh karyawan yang

tidak berkompetensi di bidang knowledge management sehingga proses

asesmen & kontektualisasi knowledge tidak dapat dilakukan dengan benar.

5 Akibat dari komposisi karyawan yang kurang dari komposisi struktur

organisasi (posisi/jabatan kosong), karyawan cenderung mengerjakan

rutinitas/pekerjaan utamanya saja sehingga karyawan tidak memiliki waktu

untuk melakukan sharing knowledge.

6 Mobilitas karyawan yang tinggi sehingga tidak ada waktu untuk melakukan

kegiatan sharing knowledge.

7 Perusahaan hanya melakukan pengumpulan dokumen mutu sehingga fasilitas

dari perusahaan yang mendukung proses diskusi antar karyawan, sehingga

aktifitas diskusi antar karyawan tidak terdokumentasi.

KM life cycle & SECI model

7 Dokumentasi laporan hasil benchmark tidak dibuat dan disimpan sehingga

knowledge tersebut hanya ada pada individu karyawan.

8 Tidak ada standarisasi penulisan dokumentasi personal sehingga menyebabkan

dokumentasi tersebut hanya bisa ditemukan dan dipahami oleh pembuatnya.

9 Dokumentasi personal disimpan di masing - masing komputer personal tersebut

sehingga risiko kehilangannya tinggi

10 Tidak semua karyawan membuat dokumentasi pekerjaannya sehingga

diseminasi knowledge sulit dilakukan.

11 Dokumentasi project hanya tersimpan di komputer project management officer

72

sehingga risiko kehilangannya tinggi.

12 Solusi dari permasalahan yang muncul dari setiap project tidak dituliskan ke

dalam bentuk dokumen sehingga kegiatan pembelajaran dari kasus sebelumnya

tidak terjadi.

13 Tidak ada pembatasan hak akses pada Document Management yang ada

sehingga untuk dokumen - dokumen yang sifatnya konsumsi terbatas tidak

aman untuk disimpan di Document Management.

14 Berdasarkan data akses Document Management diperoleh jumlah akses yang

sedikit sehingga keterlibatan karyawan dalam proses diseminasi / pembaruan

knowledge masih kurang. Pada tahun 2017 Document Management diakses

sebanyak 68 (enam puluh delapan) kali, tahun 2016 sebanyak 33 (tiga puluh

tiga) kali, dan pada tahun 2015 sebanyak 328 (tiga ratus dua puluh delapan) kali

15 Tidak ada proses kontekstualisasi dokumen sehingga dokumen yang ada tidak

teridentifikasi konten yang paling penting dan paling relevan untuk perusahaan.

Selain itu, proses ini memberikan petunjuk mengenai tujuan dari dokumen.

16 Pencarian knowledge yang berulang misal melalui internet tidak dituliskan ke

dalam bentuk dokumen sehingga membutuhkan waktu untuk pencarian

knowledge yang sama.

17 Sharing yang dilakukan oleh karyawan yang mengikuti training kepada

karyawan lainnya hanya sebatas membagikan materi training sehingga proses

pembaruan knowledge karyawan tidak dilakukan secara efektif.

19 Sharing folder yang ada tidak terpusat, tapi ada di masing - masing komputer

karyawan dan dibagi berdasarkan aturan individu sehingga akses dokumen

terbatas.

20 Tidak ada pengelolaan hak akses dari sharing folder yang dibuat sehingga

untuk dokumen - dokumen yang sifatnya konsumsi terbatas tidak aman untuk

disimpan di sharing folder.

21 Tidak ada media penyimpanan materi training secara terpusat sehingga sulit

untuk diakses dan rawan akan kehilangan data.

73

22 Training antar karyawan (misalkan ketika ada rotasi dan mutasi) tidak

terdokumentasi dengan baik sehingga tidak dapat di-transfer kembali.

23 Tidak ada proses update knowledge yang sudah ada sehingga knowledge yang

sudah usang dan yang masih terpakai bercampur jadi satu baik di sharing folder

maupun di Document Management.