BAB 1. HAK AKSES

HAK AKSES SMARTCAMPUS BERDASARKAN TUPOKSI

1. Menu Rektorat adalah menu pimpinan yang paling tinggi yang terdiri dari rektor, wakil rektor.

Pada menu rektorat terdapat dashboard untuk memantau seluruh kegiatan yang ada di hak

akses bawahnya. Kelemahan dan keunggulan dari inistitusi akan dapat dilihat dari menu

rektorat sehingga apa yang dirapatkan atau dibicarakan semuanya berdasarkan data yang

valid tidak berdasarkan perkiraan.

2. Menu Dekanat adalah menu pimpinan fakultas yang dapat mengakses seluruh jurusan.

Aktifitas jurusan, aset fakultas seluruhnya dapat diakses dari menu fakultas. Pengajuan

anggaran dan kegiatan pun dapat diakses di menu dekanat. Dekan dan wakil dekan dapat

memantau kegiatan yang ada di jurusan.

3. Menu Ketua jurusan adalah menu yang dimiliki oleh ketua jurusan dan sekretris jurusan.

Pimpinan jurusan dapat melihat mahasiswa yang aktif, cuti, keluar dan alumni. Data untuk

borang akreditasi dapat diakses melalui menu ini walaupun tidak spesifik ditampilkan seperti

borang.

4. Menu Staf Jurusan adalah menu yang mengatur aktifitas perkuliahan seperti matakuliah,

penjadwalan, validasi data mahasiswa, reset password dan lainnya. Menu staf jurusan

bersentuhan langsung dengan menu mahasiswa aktif.

5. Menu Staf Fakultas adalah menu supervisor jurusan yang mengawasi aktifitas transaksi data

yang ada dijurusan. Jika ada kesalahan di jurusan maka menu staf fakultas digunakan untuk

memperbaikinya

6. Menu Bendahara Penerimaan adalah menu untuk mengelola tagihan keuangan, validasi

pembayaran dan mengelola piutang keuangan. Seluruh kegiatan keuangan mahasiswa harus

melalui bendahara penerimaan.

7. Menu Bagian Akademik adalah menu untuk mengelola kegiatan akademik rektorat seperti

jadwal perkuliahan, nilai akademik, matakuliah dan lainnya.

8. Menu Bagian Kemahasiswaan adalah menu untuk pengelolaan data mahasiswa, beasiswa

dan Kegiatan Mahasiswa.

9. Menu Lembaga Penjamin Mutu adalah menu untuk pengelolaan mutu akademik dan mutu

pelayanan.

10. Menu Pusat Penelitian adalah menu untuk pengelolaan data penelitian yang didanai oleh

lembaga ataupun penelitian mandiri.

11. Menu Dosen adalah menu untuk dosen upload materi perkuliahan dan upload nilai dan untuk

mengupload data kepegawaian dan tri dharma masing-masing dosen.

12. Menu Kepanitiaan SPMB adalah menu untuk pengelolaan data calon mahasiswa baru dari

mulai daftar, ujian, kelulusan sampai registrasi.

13. Menu Kepanitiaan Wisuda adalah menu untuk pengelolaan data pendaftaran wisuda. Data

wisuda yang dikelola dari mulai verifikasi data, registrasi hingga pada proses pelaksaaan

wisuda.

14. Menu Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada masyarakat adalah menu yang

mengelola seluruh kegiatan pengabdian kepada masyarakat dan data penunjang dosen.

15. Menu Jurusan Pascasarjana adalah menu yang mengelola data matakuliah, dosen dan

pelaksanaan belajar mengajar di pascasarjana. Menu ini berbeda dengan jurusan S1 karena

sistem belajarnya yang sedikit berbeda

16. Menu Mahasiswa S1 adalah menu yang digunakan oleh mahasiswa S1 dalam pengambilan

KRS, Pengisian IKD, Pendaftaran beasiswa, pendaftaran wisuda.

17. Menu Mahasiswa Pascasarjana adalah menu yang digunakn oleh mahasiswa pascasarjana

dalam mengambil KRS, proses perkuliahan, pendaftaran wisuda dan lainnya.

18. Menu Kepegawaian adalah menu yang digunakan oleh bagian kepegawaian dalam

mengelola data staf dan dosen. Pada menu kepegawaian dapat menambah, menonaktifkan

staf/dosen dan mengubah status kepegawaian, mengupload kehadiran dan menonitoring

managemen data kepegawaian.

19. Menu Perpustakaan adalah menu untuk pengelolaan data anggota perpustakaan

20. Menu Gugus Mutu adalah menu untuk pengawasan proses akademik jurusan.

21. Menu PPL adalah menu untuk pengelolaan data praktikum lapangan yang dilakukan oleh

mahasiswa.

BAB 2. ALUR DATA PENYELENGGARAAN PENDIDIKAN

ALUR UMUM DATA PENYELENGGARAAN PENDIDIKAN DI SMARTCAMPUS

A. Penerimaan Mahasiswa Baru

Penerimaan mahasiswa baru merupakan proses tahunan yang biasa dilakukan oleh

perguruan tinggi, ada beberapa perguruan tinggi yang melakukan penerimaan 2 kali

dalam satu tahun yaitu disemester ganjil dan semester genap tetapi pada umumnya

penerimaan mahasiswa baru dilakukan satu tahun sekali pada semester ganjil.

Data mahasiswa baru berasal dari mahasiswa dari SLTA atau ada juga dari pindahan.

Alur Penerimaan Mahasiswa Baru

Terdapat tahapan calon mahasiswa baru untuk sampai ke tahap perkuliahan,

tahapan yang harus dilalui sebagai berikut :

1. Panitia SPMB membuat PIN : pada tahapan ini panitia membuat nomor pin

yang kemudian ditagihkan ke bank dengan nama dummy peserta SPMB. Data

pin ini dibuat oleh panitia sesuai dengan target tertinggi pendaftar. Misalkan

target mahasiswa baru 2000 maka pin yang dibuat melebihi targetnya

misalkan 2 kali target jadi harus dibuat pin 4000. Tujuannya adalah agar error

dari pengambilan pin tidak terjadi.

2. Calon Mahasiswa Daftar Online : pada tahapan ini calon mahasiswa baru

dapat mengisi biodata diri dan pilihan jurusan yang diinginkan. PIN yang

didapatkan dijadikan username untuk masuk ke sistem pada proses

selanjutnya. Calon mahasiswa baru harus membuat pin secara mandiri yang

hanya diketahui oleh calon mahasiswa baru sendiri. Calon mahasiswa harus

berhati-hati dalam pengisian nama dan pilihannya karena tidak dapat diubah

secara mandiri.

3. Pembayaran ke Bank : Calon mahasiswa baru yang telah mendapatkan PIN

selanjutnya melakukan pembayaran melalui ATM atau teller bank yang

ditunjuk dengan menyertakan PIN dan besaran tagihan yang sesuai dengan

pendaftaran.

4. Validasi Pembayaran : Pembayaran calon mahasiswa akan dikirim oleh Bank

melalui email terenkripsi pada H+1, sehingga calon mahasiswa harus

menunggu validasi 1 hari kerja. Data akan divalidasi oleh bagian keuangan tiap

jam 8:00 pagi dihari kerja. Proses validasi akan mengeluarkan output sesuai

dengan kodebiller.

5. Test Masuk SPMB : Data administrasi pelakasanaan test masuk SPMB

disediakan oleh sistem dari ruang, no ruang dan peta sehingga mahasiswa baru

dapat melihat tempat test sebelum pelaksanaan test

6. Pengumuman Lulus : Pengumuman Lulus dapat dilihat secara online melalui

akun masing-masing.

7. Registrasi : Setelah dinyatakan lulus calon mahasiswa baru melakukan

registrasi/pembayaran perkuliahan sesuai dengan UKT yang telah ditetapkan

oleh kampus. Setelah registrasi mahasiswa akan mendapatkan NIM (nomor

induk mahasiswa) dan dari data tersebut akan didaftarkan ke forlap dikti.

8. Taaruf : Setelah mendapatkan NIM seluruh mahasiswa baru akan melakukan

pengenalan dengan lingkungan kampus.

9. Kuliah : Setelah proses pengenalan lingkungan kampus diakhiri dengan

pengisian KRS dan memulai kuliah.

B. Validasi Data Mahasiswa

Status mahasiswa dibagi menjadi 4 macam yaitu

- Status Mahasiswa Aktif yaitu mahasiswa yang registrasi pada semester yang

bersangkutan

- Status Mahasiswa Cuti yaitu mahasiswa yang mengajukan cuti perkuliahan pada

semester bersangkutan, lama cuti maksimum dua kali berturut turut.

- Status Mahasiswa Lulus yaitu mahasiswa yang telah menempuh seluruh tahapan

kuliah yang disyaratkan dan telah melakukan sidang yudisium, mahasiswa status

lulus disebut dengan Alumni.

- Status Mahasiswa Non Aktif yaitu mahasiswa yang tidak mengajukan cuti dan tidak

melakukan registrasi, dibeberapa kampus mahasiswa ini akan dicutikan secara

otomatis.

- Status mahasiswa keluar atau Dropout yaitu mahasiswa yang dikeluarkan secara

sistem atau mahasiswa yang mengundurkan diri karena suatu hal.

Berikut ini proses validasi status mahasiswa :

Urutan validasi status mahasiswa dibagi menjadi 6 proses yaitu :

1. Bagian keuangan kampus membuat tagihan

2. Bagian keuangan kampus mengirim ke Bank data tagihan via email

3. Bank membuat Billpayment diupload pada sistem bank

4. Mahasiswa registrasi melalui ATM atau teller.

5. Bank Kirim laporan harian via email

6. Bagian keuangan sinkronisasi data dengan smartcampus.

C. Kartu Rencana Studi (KRS)

Rencana studi dilakukan oleh setiap mahasiswa pada awal semester, rencana studi akan

menggambarkan beban satuan kredit semester yang harus dilakukan oleh mahasiswa. 1

sks setara dengan 1 jam perkuliahan, 1 jam mengerjakan tugas dan 1 jam untuk persiapan

pelajaran. Rencana studi outputnya adalah Kartu Rencana Studi yang ditandatangani oleh

mahasiswa dan dosen wali.

Berikut ini alur pengambilan rencana studi.

Berikut ini adalah alur cara pengisian kartu rencana studi mahasiswa :

1. Mahasiswa Registrasi sesuai tagihan pada sistem.

2. Mahasiswa mengambil matakuliah dengan batasan IP semester dan maksimal

24 sks.

3. Mahasiswa cetak KRS dan konsultasi dengan dosen pembimbing akademik.

4. Dosen pembimbing akademik memvalidasi data KRS.

5. KRS yang telah divalidasi kemudian diarsipkan.

D. Proses Perkuliahan

Proses perkuliahan yang dilakukan dibagi menjadi beberapa tahapan yaitu :

1. Mahasiswa melakukan rencana studi.

2. Staf jurusan mencetak data kehadiran mahasiswa dan data kehadiran dosen.

3. Dosen Mempersiapkan materi pada aplikasi online agar mahasiswa dapat

mempersiapkan sebelum pembelajaran dimulai.

4. Mahasiswa mendownload materi dan mempelajari materi sebelum

perkuliahan.

5. Proses belajar dikelas dijadikan pemantapan materi yang telah diberikan.

6. Dosen mengisi DHMD dan mengecek kehadiran mahasiswa.

E. Proses Peniaian

Setelah proses pembelajaran selesai, berikut ini penjelasan tata cara penilaia akhir

matakuliah :

1. Dosen mendownload draf nilai dan rumusnya dari sistem.

2. Dosen mengoreksi hasil ujian dan menginput pada file xls draf nilai.

3. Dosen mengupload file xls yang telah terisi nilai seluruh mahasiswa.

4. Dosen akan menerima konfirmasi data yang diupload.

5. Dosen mengkonfirmasi data yang diupload jika telah sesuai dengan data yang

dimaksud.

F. Proses Skripsi

Skripsi merupakan bagian terakhir dari mahasiswa untuk lulus. Proses yang harus

dilakukan sebagai berikut :

1. Mahasiswa mengajukan proposal penelitian.

2. Mahasiswa menseminarkan proposal penelitian dihadapan penguji yang telah

ditentukan oleh jurusan.

3. Jika lulus maka mahasiswa akan memperoleh SK penelitian dan dosen

pembimbing.

4. Mahasiswa melakukan proses bimbingan secara teratur.

5. Mahasiswa yang telah selesai penelitian meminta persetujuan dosen

pembimbing untuk mengajukan sidang akhir/munaqosah. Pada saat

persetujuan sidang, dosen pembimbing menguji kesiapan mahasiswa

sebelum melakukan pendaftaran sidang akhir.

6. Mahasiswa mengajukan sidang akhir secara online.

7. Mahasiswa melakukan sidang munaqosah sesuai jadwal yang telah

ditentukan.

8. Dosen Penguji melakukan penilaian hasil sidang akhir

G. Proses Pengarsipan Data

Proses arsip dan laporan untuk eksternal dilakukan setiap akhir semester. Ada 2

pelaporan yaitu untuk EMIS kemenag dan FORLAP PDDIKTI.

1. Pelaporan Emis terdiri dari Data dosen, Data Non Dosen, Data Sarana dan

Prasarana, Data penelitian Dosen, Data Mahasiswa, Data Alumni dan data

keuangan. Data emis digunakan oleh kemenag untuk alokasi anggaran ditahun

berikutnya dan digunakan untuk data statistik kemenag.

2. Pelaporan forlap dilakukan melalui feeder yang terdiri dari data dosen,data

mahasiswa, data kelas, data nilai, data matakuliah, data aktifitas kuliah

mahasiswa dan data alumni. Data laporan ke PDDIKTI digunakan untuk analisis

mutu perguruan tinggi oleh PDDIKTI, data ini dijadikan acuan Menpan dan

BUMN dalam menerima lulusan dari perguruan tinggi. Semakin akuran data

forlap maka akan semakin baik mutu perguruan tinggi tersebut.

H. Proses Wisuda

Proses pendaftaran wisuda melalui beberapa tahapan yang harus dilalui

mahasiswa, berikut ini penjelasan proses pendaftaran wisuda:

1. Sidang Yudisium dilakukan setelah mahasiswa lulus sidang munaqosah.

2. Mahasiswa melakukan pendaftaran wisuda online.

3. Jurusan melakukan verifikasi pendaftaran wisuda yang terdiri kelengkapan

dokumen, nilai dan data yang diperlukan untuk wisuda.

4. Bagian keuangan membuat tagihan pembayaran pendaftaran wisuda.

5. Mahasiswa melakukan pembayaran pendaftaran wisuda melalui ATM atau

teller Bank.

6. Bank mengirimkan laporan keuangan via email H+1.

7. Bagian keuangan melakukan validasi data dan sinkronisasi ke smartcampus.

8. Bagian akademik melakukan persiapan peserta wisuda dan perlengkapan

wisuda.

9. Bagian TIPD melakukan update data mahasiswa menjadi alumni.

10. Pelaksanaan wisuda.

I. Data Alumni

Data alumni yang dimiliki oleh sistem masih belum update tanpa adanya tracer

studi ke para alumni. Proses tracer studi dilakukan tiap tahun dengan data

targetnya adalah mahasiswa yang telah lulus 3 tahun dari tanggal wisuda,

sedangkan data lainnya untuk memperkaya data.

Proses pendataan alumni melalui proses sebagai berikut :

1. Data Alumni didapatkan dari data wisuda.

2. Tracer alumni dilakukan melalui facebook,twiter dan media lainnya untuk

mengundang alumni masuk ke sistem pendataan secara online. Username

yang dipakai adalah nim sedangkan passwordnya 123. Alumni diberikan

pertanyaan untuk diisi yang tujuannya untuk perbaikan kampus dan

keperluan akreditasi.

3. Data yang masuk dilakukan pengolahan sesuai dengan kebutuan.

4. Data yang telah diolah kemudian dipublikasian ke publik.

BAB 3. ALUR DATA KEPEGAWAIAN

ALUR UMUM DATA INDIVIDU (DOSEN DAN TENAGA KEPENDIDIKAN)

DI SMART CAMPUS