TONG CUC DIA CHAT VA KHOANG SAN

VIFT NAMrrcN DoAN EIA cnAr

TRUNG TNUNC NO

so:,f f l$ /QD-DCrrB

QUYET DINHBan hirnh Quy ch6 cdng tic vin thu - luu trfr

ciia Li6n doirn Dia ch6t Trung Trung BQ

LIEN DOAN TRTIONG LIfiN DOAN DIA CHAT TRUNG TRUNG BQ

Cdn cu Nghi dinh s6 LI0I2004ND-CP ngay 08 thang 4 ndm 2004 ctra

Chinh phir vd c6ng thcvdnthu; Nglti dinh tO OgtZ0lOAID-CP ngay 08 thang02

ndm 2010 cria Chinh phu sua ddi, b6 sung Nghi dinh s6 1 1012004AtrD-CP;

Cdn cu Th6ng tu sO O 11201 I/TT-BNV ngey 19 thing 01 ndm 20II cua Bd

tru&ng B9 Ngi vp huong ddn thC thfc vd k! thuQt trinh bdy vdn b6n hanh chinh;

Cdn cu Th6ng tu sO Ol IZ}I2ITT-BNV ngay 22,th6ng 1 I ttup 2012 c:iua

Bd tru6ng Bg Ngi vg hudng ddn qu6n ly vdn b6n, lap h6 so vd nQp hd so, tai liQu

vdo luu trfr cct quan;

Can cu Quy6t dinh s6 +OZIQD-BTNMT ngdy 01 thdng 02 ndm 2018 cira

86 trucrng gO Tai nguy6n vd Mdi trucrng quy dinh chric ndng, nhiQm ,rp, quydtt

h?n uu .o c6u t6 chfrc ctra Li6n doan Dia chdt Trung Trung BQ trgc thuQc T6ng

cpc Dia ch6t va Kho 6ng sin ViQt Nam;

'I'heo d6 nghi cira Trucrng phong f'6 chuc - Hdnh chinh,

QUYET DINH:

Diiiu 1. Ban hdnh kdmtheo Quytit dinh ndy Quy ch6 cdngtitc vdn thu -

luu trfr cria Li6n dodn Dia chdt Trung Trung BQ.

Di6u 2. Quy6t dinh ndy co hi6u lpc kO tu ngay ky, thay thti Quy6t dinh s6

9O4/QD-DCTTB ngdy 29 thing 9 ndm 2014.

Di6u 3. Trudngcitc phong chuy6n m6n ngliqp vr,r Li6n dodn, Tht tru0ng

c6c don vi truc thu6c chiu tr6ch nhiqm thi hdnh Quy6t dinh niry.l.

No'i nhQn:- Ldnh clpo Li6n tfodn;

- Circ tlo'n vj truc thu6c;

- Circ phong;

- Luu: VT, TCHC, H(18)

CQNG HOA XA UQI CHU NGHIA VIET NAM

DQc l$p - Tg do - H4nh phrfic

Binh Dinh, ngdyt+ thdng I2 ndm 20lB

(fiaf2l6)lr,

in Th6o

TONG CUC DIA CHAT VA KHOANG SAN

VIFT NAMrmN DoAN DIA cHAr

TRUNG TRUNG BO

DQc lflp - Tg do - H4nh Phric

puY gHB cQNcrAg_y.4v_1ltU- ruU rRtlCUA LIEN DOAN DIA CHAT TRUNG TRUNG BQ

(Ban hdnh kDm theo euy€r dinh tA lll9 pU-DCTTB n7dy thdng I_2 ndm 20I B

cua LiOn Dodn traong Li)n dodn Dia chat Tr Trung B0)

Chuong I

QUYDINH CHUNG

Didu 1. Ph4m vi ttidju chinh vir tl6i tugng rip dgng

euy ch6 nay quy dinh vd c6n g tirc vdn lhu - luu trfr cua Li6n dodn Dia

ch6t f'p"g frung BO, -dugc

6p dpng tnOng nh6t trong t6t ch c6c phong vd c5c

don vi truc thudc Lien dodn.

Diiru 2. Giai thich tir ngfr'frong

Quy ch6 nay, nhirng tu ngfr duoi ddy dugc hi6u nhu sau:

1. Vdn bdn g6m: QuYtit dinh, c6n

b6o, giay mdi, c6ng di6n, chucrn

hqp d6ttg, eiey gioi thiQu, giA.Y n.i 1 , / \

giay chung nhdn, giay uY quY6n,

2. Vdn ban d€n ld vdn b6n do c6c co quan, dcrn vi kh6c ban henh, gui d6n

Li6n dodn hodc c6c don vf trgc thuQc Li6n dodn.

3. Vdn ban di liL vdn bin do Li6n doirn hodc c6c dcrn vi trpc thuQc Lien

dodn ban hanh.

4. Vdn ban s6 la vdn ban o dang tQp tin tren mity tinh;

5. Vdn bdn mfut la vdn bin co ndi dung bi mflt duoc dong ddu theo c6c

muc dQ "l'uyQt mQt", "T6i mdt",, "Mdt", ho[c dong d6u A, B, C.

6. Vdn bdn SAp ld vbn b6n co nQi drgg cdn gi6i quy6t nhanh duoc dong dau

theo c6c mirc d6: i'Hou tdc", "'fhucrng khAn", "KhAn' ho[c vdn ban do nguoi co

thAm qrydn ghi chfr "Gdp" tr6n vdn ban hodc tr6n phi6u xu ly vin b6n.

7 . Ban thao vdn ban la b6n duoc viet ho{c d6nh mity, hinh thdnh trong| 't t / v 1 ',

A a

qu6 trinh soan th6o mQt vdn bin cria cor quan, td chric.

8. Bdn g6, vdn ban la ban hodn chinh vO nQi dung, th6 thirc vdn bin co

chir ky truc tiep ctra nguoi co thAm q.ryiin va dugc luu t4i Van thu.

g. ISan chfnh vdn ban la ban hoan chinh vA nQi dung, th6 thuc vdn b6n

duoc co quan, t6 chuc ban hanh.

10. Ban sao y ban chfnh la ban sao dAy du, chinh x5:c ndi dung cua vdn

bAn, dugc dugc thuc hiQn tu ban chinh vd trinh bay theo th6 thuc quy dinh.

CQNG HOA XA HQI CHU NGHIA VIPT NAM

ll. Ban trich sao ld ban sao m6t phAn nQi dung cria vdn bhn, dugc thuc

hiqn tir bin chinh vdr trinh buy theo thC thirc quy dinh.

12. Ban sao luc ld bAn sao ddy dir, chinh x5:c nQi dung cua vdn bhn, dugc

thUc hien tu ban sao y bin chinh va trinh bdy theo th6 thuc quy dinh;\/\

B. Ha so lh Tot t6p v6n b6n,tdi liQu c6 li6n Qlan ":i "L"iyc T3, van d6,

m6t sr,r viQc, mqt ddi tugng cu tne hoAc c6 mQt (ho[c mOt sd) dac di6m chung

nhu t6n lo4i vdn b6n; co quan, t0 chuc t an hdnh vdn bin; thdi gian hoqc nhirng

;t di€m kh6c, hinh thdnh trong qu? trinh theo doi, gihi qtry6t ,.61q

viQc_thuOc

pham vi chuc ndng, nhi6m vr,r, quy6n ran cfia mOt ccv quan, td chirc ho[c ctra

mQt c6 nhAn.

A. LQp ho so la vi6c tQp hqp vd sEp *6p v?n bin, tdi liQu hinh thdnh trong

qu6 trinh theo dgi, giii qryet^cOni viQc ifra"ir hd so theo nhirng nguy6n thc vit

phucrng ph6p nhAt dinh.

15. Co sd dir li€uvdn ban ld tQp hgp th6ng tin vd vdn ban vd qu6 trinh xri

ly van ban duoc luu trir tr6n miry tinh.

16. Tai ti€u lwu trlr la ban gdc, b6n chinh ho{c bin sao hQp ph6p cua tai

liQu co giir.tri phpc vU ho4t dQng thuc ti5n, nghiOn ciru khoa h9c, lich sir duoc

lua chon dO luu trfr.

17. Chinh li tdi ti€u la viQc phdn loai, x5c dfnh gi6,tri, sip x6p,"th6ng ke,

ldp cong cU tra criu tai liQu hinh thdnh trong hopt dOngcria co quan, tO chuc, ca

nhAn.

t8. Xdc dinh gid tri tdi ti€u ld viQc d6nh gi6 giiL trf tai liQu thgo nhitng

nguy6n tdc,phuong inap, ti6u chuAn theo quy Ainn .,iu co quan co thAm q.rydtt

aE "a"

dinh iai rie" . o giatri luu trt, thdi h4n bao quAn vd tai liQu nct gia tri.

lg. phong lwu trtr ld todn q9 kh6i tdi liqu luu trfr dugc hinh thdnh trong

qu6 trinh hopt d0ng cria co quan, td chric.

20. Lwu trlr co quan la t6 chirc thuc hiQn hopt dOng luu trfr d6i v6i tai liOu

luu trir cua co quan, td chuc.

2l. Lru trir tich sa laco quan thuc hiQn ho4t dQng luu trfr ddi v6i tdi liQu

luu trfr co gtatrf bao quirn vinh viSn duoc tiep nhgn tu luu trir co quan vd tir c6cI rr r

nguon Knac.

Didu 3. Tin hgc ho6 cdng tic vin thu - luu trflr

l. Phdng TO chuc - Hanh chinh co trdch nhiQm t6 chuc huong ddn khai

th(rc co hiQu q;a chuong trinh "QuAn ly van ban diqn ttr va hd so c6ng vi6c tr6n

mdi trudng mAng" cria TOng cgc Dfa chdt vd Khoang sin ViQt Nam. Chc vdn

ban di va vdn bfin tri don vf ngodi nganh gui d6n d6u dugc quet (tru vdn bin

mat theo quy dfnh cua Nhd nu6c vd Li6n dodn) va nhQp c6c th6ng tin cAn thi6t

vdo co sd dfr liQu trong phdn -d-.2. Cdc vdn ban kY so

a) Van bin phUc vu hoat dQng nQi b0 cria Li6n doan

2

V[n bAn phUc vu chi dao di6u hdnh cria Ldnh dao Li6n dodn; COng vdn,

chucrng trinh c6ng tac, k5 hoach, th6n gb6o, b5o c6o; Giey mdi hqp nOi b0; Van

bin cung c6p thong tin, IeV j, ki6n gop y, cho y ki6n gop y; citc vdn b6n, tai liQu

trao doilrong qu6 trinh xu ly c6ng viqc; DU thao, vdn bin l6V S, ki5n gop y,titi

liqu phUc vp h6i nghi, hqP. . .;

b) Van b6n gui T6ng cgc vd c5c dcrn vi tryc thuQc T6ng cgc

V6n bin IaV j,kiOn gop y hoac cho f ki6n gop y d6i v6i chucrng trinh, dr,r

6n, kO hoach...; Ven bAn b6o c5o,b6o c6o dinh ky, b6o c6o s6 liQu thdng k€,

rong hqp; Giay moi dU hqp; Chc vdn ban, tdi liqu trao d6i trong qu6 trinh xu ly

c6ng viQc dugc giao.

3. M5i dcrn vi, pllong thi6t lQp hQp thu diQn tri ri6ng do Li6n dodn qu6n lfd6 dung cho viQc chuy6n mQt sd lopi.ven bAn di va d6n Vdn thu Li6n dodn. Vdn

thu c6 trtrchnnier" .n.ryetr vdn ban s6 cho dcvn vf, phong dugc giao ph6i hqp xu

ly c6ng vi6c.

Chucrng II

COXC TAC VAN THU

Diiiu 4. NOi dung cdng tdc vin thu

NOi dung c6ng t5c vdn thu bao gom' TiCp nhfn, xu ly vd quan ly vdn b6n.L i .

den; soan thAo, bp hdnh vdr quAn ly vdn bin di; 10p vir giao nQp hd scr; quan ly

vd su dung con dAu.

Didu 5. So4n thfro, kf vln bin

1. Ph6ng cht su dsng d6 sopn th6o cdc vdn b6n ld ph6ng..hq Tiryl New

Roman theo Ti6u chuAn ViQt Nam TCVN 6909:2001 (b0 md Unicode). ThC thuc

vd k! th.uflt trinh bdy vdn _bur

cua Li6n dodn vd c6c don v! trgc thuQc dugc thuc

hiQn th6ng nh6t theo m6u tai cac PhU lUc ctra Quy ch6 niry vd Thdng tu

011201 1/TT-BNV ngdy l9 th6ng 01 ndm 2011 ctra BQ NQi vp.

2.'fhhm qrrydn ky vdn ban dugc thgc hiel theo Di6u 26 Quy ch6 lam viOc

cua Lign dodn ban hdnh kdm theo Quytit dfnh t6 Oll |QD-DCTTB ngay 07 thing

7 ndm20l5.

3. Khdng ding but chi, mqc d6, muc d6 phai mdu AC ry vdn bhn; khdng

ghi hgc hirm, hgc vi cria ngudi ky van btn qu6n lf hanh chinh.

Didu 6. Quin ly v5n bin tl6n

t. 't 6t c6 vdn b6n gui d6n Li6n dodrn ho{c c6c dcm vi trgc thuQc Li6n dodn

d$u phai duoc ddng ky tAi Vdn thu va co s6 d€n trudc khi trinh Ldnh dao xu lf .

'frong trulng hqrp g6p, Van thu c6 th6 dang ky ban Fax ho{c thu diQn tu

eC Uao dam thdi gran, nhung sau do phai co b6n chinh v[n bAn dO bao d6m tinh

ph6p ly.

2. Ydnthu c6 nhi6m vu nhdn, b6c bi t6t ci vdn ban d6n; trudng hgp c6c bi

gui dich danh t6 chuc , ed nhdn hodc ghi 16 "chi nguoi c6 t6n tr6n bi thu moi

dugc b6c", "gui tQn tay ngudi nhQn" thi vao s6 theo ddi vd chuy6n dring t6n

nguoi nhAn tr6n bi thu.

3. T'rinh ty titip nhAn vdn bin d6n nhu sau:

a) Vdn thu doi chi6u s6, ky niqg ghi.ngodi bi v6i s6, ky hiQu ctra vdn bin

trong bi vir vdo s6 ddng ky cdng vdn d6n, n6u kh6ng dung thi tra l4i noi gui.

b) Phdn loai vdn bin theo c6c muc dO "HoA t6c]', "Thuong khAn", "KhAn"

vh theo mric dQ quan trong vC nQi dung va thdi gian cAn xu ly van b6n.

a

chuy6n vdn birn toih6m sau. Ban giey

ban file gui d6n c6c

Vdn thu ph6i giit bi

bi vd dinh kdm

,l , 1asO vdn ban mAt

c) F)ong d6u, ghi so, ngay vin b6n dOn, qu6t vdn bin (tril vdn b6n mat),

dfnh kdm phiSu xu l] vdn bil vh chuy6n lSnh dao Vdn phdng ghi i ki6n xu ly

trinh Ldnh clao Lien dodn.

Sau khi dugc lSnh dao xtr ly, v6n thu c6 trtrch nhiQm

dia chi duoc giao m nhAt la ngdY

chi gui den phong u lY c6ng viQc;

phong, dcrn vi, c6 hqp thgc hiQn.

mat nQi dun g circ vdn b6n.

4. Doi v6i don thu khi6u nai, td c6o, Vdn thu phai gifi lAi

thu, trinh Ldnh dao Li6n dodn gi6i quy6t.

5. D6i voi c6c v6n b6n maL V6n thu boc bi, d6ng ky vdo\ | I t - | -l T:^,- +-\--

-:': '

vd chuyen Ldnh dao Li6n dodn giiLi quy6t.

Di0u 7. Quin ly v5n bfrn di

1. Van b6n di cua c6c phong, dcrn vi trinh Ldnh dao Li6n dodn phai dung

chuc ndng, nhi6m vu vir thAm quy6n; tu6n thri theo quy di+h ctra ph6p lu0t; b6o

dam chinh xac, 16 rhng, clon nghla, dir y vd theo dung the thirc, ky thu4t trinh

bdy v6n ban.

2.Ydn bAn trinh Ldnh dao Li6n dodrn ky chinh thuc phii co ky hiQu cria

nguoi ro?.n th6o o cu6i vdn bAn; Trucrng phong Uy t\vdr"chfu trhchnhiQmvO

thAm quy6n, nQi dung .va tinh phd'p ly cua vdn b6.t, chuy6n Trucrng phong To

chuc - Henh chinh ky tilt va chfu tr6ch nhi6m ve th6 thirc, k! thu4t trinh bdy, thu

tuc ban hanh vdn ban. Vdn thu trinh Ldnh dao Li6n dohn ky vdn ban.,t/a'

3. Vdn thu thuc hi-6n khdu ki€m tra cudi cing d6i voi c6c vdn ban di, n6u

phifi hiQn vdn b6n sai th6 thuc Fop. thi6u chfi ki tltz thi khdng dugc Ph6t hdnh

ua tra lpi clcrn vi soan th6o OC UO sung, hodn chinh; n6u ph6! hiQn c6c 16i kh6c thi

trao ddi voi nguoi so?n thao vir b6o c6o nguoi co thAm quyd.t gihi quy6t.

4. Phit hdnh vdn bin di theo trinh tu: Ghi s6, nhdn b6n, dong d6u, ph6t

hdnh, qu6t vdr luu b6n goc; s6 lugng ban ph6t henh phai cdn cir viro muc noi

nhfln cua vdn bqn, hgtrg ph6t hanh th6m ngoai .mgc

noi nhdn. Sd ctia vdn b6n di

dugc bat dAu bdng sd 01 vdo ngdy ldm viQc ddu ti6n cria ndm va k6t thuc vdo

ngay lam viec cuoi cung cira ndm.

Van thu luu b6n g6c, dcrn vi soan th6o luu 01 bin chinh kdm theo hO so,a

cdng vi6c. Vdn ban di phai chuydn ng?y trong ngay, chpm nhgt ld trong ngdy lam

vi6c hdm sau; vdn ban gerp phai chuy6n ngay sau khi dong ddu vir b6o d6m thdi, -A \ . r ^ -: |

^ rl - - --^--

),

h?n den nguoi nhfn, noi nhqn theo y6u cOu.

4

Dii,u 8. Sao vin bin vh giao nhfln vin bin

l. Sao vdn bin g6m ba loqi: Sao y ban chinh, trich sao vd sao luc (ttt vdn

ban mat theo quy dinh ri6ng).

2. Circ don v! trong khudn vi6n Li0n dodn, c6c phdng nhAn vdn bin tai b0

phfln Vdn thu Li6n dodrn.

Didu 9. LOp, quin lY hO so c6ng viQc

l. HO so c6ng vi6c ld todn b0 nhirng vdn b6n, tai liqu (kO ca bhnthAo hodn

chinh) ph6n inh qu6 trinh gihi quy6t mQt cdng viQc.

2. CinbQ, vi6n chric xu ly c6ng viQc phai lAp h6 so theo quy dinh, chc vdn

ban trong ho so'phai dugc ,8p "Cp

khou hqr, hqp l)i, th6 hiQn dugc mOi li6n hQ

vd ti6n trinh giai quy6t c6ng vi6c.

DiGu 10. Quin ly vh sfr dgng con d6u

1. Quan ly con d6u-fruong phdng T6 chuc - Ifhnh chinh Li6n dodn, Thtl truong c6c dcm vi

trgc thuQc vd c6n b0 Van thu duoc giao qu6n ly, su dpng con ddu chiu tr5ch

nhiqm tru6c Li6n Dohn tru&ng va truoc ph6p luflt vO viQc qu6n ly vd su dpng

con d6u.

2. Su dung con d6u

a) Nguoi dugc giao gifr con dAu chi ducvc dong d6u khi vdn b6n dung th6

thuc vlr c6 chir ky dung thAm q,.tyditt ctra ngudi ky van bin.

b) D6u dong tr6n vdn b6n ph6i dung chi6u, ngay ngdn, 16 rdng, trim l6n

1/3 chfr ky vO phia bOn trii.c) Khi dong d6u c6c phu lgc kdm theo, d6u dong vdo eog tr6n, b6n tr6i cua

phU luc vd dd l6n hdng chfr dau trang ll3 d eo). N6u1".\t

phU luc g6m nhieu trang thi dong dAu giap phai cua

vdn ban ho{c phU luc van bAn, trirm l6n mQt d6ng t6i

da 05 trang vdn b6n.

d) Ddi voi nhfrng vdn b6n, tai liQu khdng co b6n luu vdn thu (hqtp d6ng,

circ loai bi6n b6n nghiQm thu, eiay chirng nhdn...), Vdn thu lap so theo ddi ri6ng.

d) Nghi6m c6mvi6c dong d5'u kh6ng chi.

e) ViQc dong d6u dQ khAn, d6 mat thqc hiQn theo y6u cAu cua cdng vi6c vdr

quy dinh cua ph6p lupt vO b6o vQ bf mat nha nudc.

Chucrng III

COXC rAC LUU TRU

Diiru 11. NOi dung cdng tic luu trir

Cdng t6c luu trfr bao gom: thu thAp, chinh ly, xirc dinh gi6 trl tai liqu, b6ol, t-, i 1 . ,'r , a i \ r'A rfl 1: -- 1-

t

quan, t6 chuc khai thac, su dung vir ti6u huy c6c hO so, tdi liqu luu trir h6t gi6 tri.

FI6 so, tdi liqu luu trfr la hO so, tdi lipu da k6t thuc theo quy dinh, de giiiquy6t xong, sip *Cp thdnh h6 so vd tpp trung b6o quAn, quAn Iy tqi kho luu trfr.

Di0u 12. Quin lf luu trlr cfra Li6n dohn

Hd so, tdi lipu luu trir cria Li6n dodrn dugc luu.trfr, qu6n Iy t4i Luu trir

Li6n dodn. I-i6n doirn giao cho c6c dcrn vi luu trff c6c hd so, tai liQu do HQi ddng

x6c dinh giatri tai liQu trinh Thtr trudng xem x6t quy6t einn.

Di6u 13. Giao nQp hd scr, tiri liQu

1. Thdi han giao nQp hd so, tdi liPu

Chc dcrn vi, cirnhdn sau khi gihi qrrytit xong c6ng viQc c6 tr5ch nhiQm giao

nQp h6 so, tai liQu luu trir voi thcri hpn nhu sau:

a) Trong thcri han mQt ndm t<C ttr ngey c6ng vi6c ktft thuc dOi v6i tai Hey

hdnh chinh, tai hgu khoa hec k! thupt, i*g dU"g c6ng nghq; tdi liQu tdng k6t

ndm; tdi liQu ghi 6m, ghi hinh...; c6c tdi lG" chuy6n ngdnh theo quy dinh vO

chuy6n m6n nghiQp vu cria c6c ngdnh;

b) Ba thang te tt ngay cdng trinh dugc q.ry6t to6n eOi vOi h6 so, tdi liQu

xAy dUng co birn;

c) C6c b/rc c6o dia ch6t vd tai liQu tong hgp, tdi liQu nguy6n thuy n6p sau

khi co Bien ban giao nhQn; sau 15 ngay khi dugc ph6 duyQt.

2. Trhch nhiQm, thu tuc giao nQp h6 so, tdi liQu

a) Luu trir Li6n dodn co trfrch nhiQm quin ly hO so, tdi liQu chung ctra

Li6n dodn;

b) C6n bQ, vi6n chuc tru6c khi nghi huu, thoi viQc hodc chuy6n cdng t6c

kh6c phai ban giao lpi h6 so, tdi lipu dang luu giir vd qu6n ly cho don v! cdng

t6c, dugc dcrn vi x6c nhdn. Phdng T6 chuc - Hdnh chinh c6 tr6ch nhiQm giao nQp

hd so, tai liQu ctra Ldnh dao Li6n dodn vdo luu trfr;

c) Don vi, phd ng, cit nhdn co hO so, tdi liQu nQp ph6i lQp "Muc lpc hd so,

tai liQu nQp luu" vd "Bi6n bAn giao nhal tai liQu" theo mdu quy dinh tpi phr,r lqc

s6 VIII vd IX kdm theo Quy ch6 nay; m5i lo4i thdnh 02 bhn.

Chc phdng, dcrn "i

lflp danh mpc hd so, tai liQu luu trir bang b6n gi6y, file

tr6n miry tinh khi giao h6 so, tdi liQu cho luu giir Li6n dodrn.

Didu 14. Quin ly hd scr, thi liQu cria chc dcrn v! srlp nh$p, chia tfchho{c gi6i thG

1. Trudng hqp dcrn vi s6p nhap hodc thanh 14p moi thi h6 so, tdi liQu ddA. r -t r r. t '

giAi quy6t xong cya dcrn vi cfr phai chuy6n giao cho Luu trir Lien dodn , circ tdi

liQu chua giai quy6t xong sE do don vi moi ti6p nh4n.

2. Khi don vi chia tirchthi ho so, tdi liQu de gi6i quyt5t xong ctra dcrn v! cflr r A \ | r c, T !4 + I - ! - r\: 1:^-- ^l--dugc chuy6n vdo luu trir Li6n dodn; citc titi liQu chua gihi quy6t xong thuQc chirc

ndng ctra don vi moi nlro s0 do don v! do titip nhQn.

3. Don vi gi6i th6 thi todn bg hO so, tdi liQu cria dcrn vi do phai chuy6n

giao vdo luu trfr Li6n dodn.

Diiju 15. Chinh lf h6 str, tii liQu

1. Nguy6n tic chinh ly:

a) Khdng phdn t6n phdng luu trir;

6

b) Khi ph6n lopi t? 10p h6 so phii t6n trong sU hinh thanh tai liQu theo

trinh tu theo d6i, giai quy6t c6ng viQc;

c) Tai liQu sau khi chinh lf phai ph6n 6nh dugc hopt dQng ctra dcrn vi hinh

thdnh tai liQu.

2. TiLi liQu sau khi chinh ly phai bio d6m c5c y6u .ar.r'

a) PhAn lopi va lqp thdnh hO so hoirn chinh;

b) X6c dinh thdi h?n bao quin cho h6 so, tdi liQu dd dugc chinh l)i dC dua

vdo kho bAo qu6n;

c) He th6ng ho6 hd so, tdi liPu;

d) LQp 96rg cu tra cfu: MUc lpc hd so, tdi liqu; co sd dfr liQu vir c6ng cp

tra cuu kh5c dC phpc vg cho viQc quirn Iy,tra ciru su dpng;

cl) Lflp danh mpc h6 so, tdi liQu h6t giatri d0 ldm thu tuc ti6u hry.

Didu 16. Xfc tlinh giri tri tdri liQu vir ti6u hfry tiri liQu tr6t gia trl

1. X6c dinh gi6 trf tai liQu:

ViQc x6c dinh thoi hAn bao qu6n tdi liQu, lga chgn tai liQu d6 nQp vdo luu

trfrvd loai tai liQu net giatri dC hr'ry do HQi d6ng xitc dinh gi6tritdi liqu xem x6t.

2. Thir tuc x6t duyQt viQc ti6u huy tdi liQu h}t giatri quy dinh nhu sau:

. a) Don vi, phong c6 tdi liQu dA nghf ti6u huy trinh Ldnh dao Li6n doan, hd

so gdm:

- Td trinh, b6n thuy6t minh tai liQu xin huy;

- Ban ke ho so, tdi liQu xin huy;

- Bi6n ban hqp x6c dinh giir tri tai lipu;

- C6o vdn b6n kh6c 1i6n quan.

b) Li6n doan thdnh 10p HOi ddng x6c dinh tdi liqu h}t gia tri, xem xet, l4p

bi6n ban vd quy6t dinh eOi vOi kh6i tdi liQu xin huy.,

3. Trucrng phdng Td chirc - Hdnh chinh, Tht.tru6rng dcrn vi t6 chuc ti6u

huy nhirng tdi ligu dd dugc Ldnh dao Lien dodn quy6t dinh ti6u 4ry. Hd so vigg

ti6u h.ry tai liQu phAi dugc b6o qu6n t4i Luu trfr LiCn dodn it nhdt lil 20 nim kO

tt khi quy6t dinh ti6u h.ry tai liQu co hiQu luc.

Di6u l7.Bho quin hd so, tni liQu luu trfr\?,

1. Thdi .har b6o qu6n hd so, tdi liQu hinh thdnh ph6 bi6n trong hopt dQng

cta co quan, t6 chuc thuc hi6ntheo Thdng tu091201I/TT-BNV ngey 03 th6ng 6

ndm 20ll cira Ro NQi vu vd quy dinh v6 chuydn mdn nghiQp vp ctra c6c ngdnh.

2. Cdc don vi, canhdn co tr6ch nhiQm tU b6o vQ an todn c6c hO so, tdi liQu

cfra minh khi chua d6n han nQp luu trfi.

3. Ho so, tdi liqu phai b6o quAn trong hOp co dd nhdn, ky hiQu , ffid sO theo

muc h6 so ,ra r6p *6p ggn gdng tr6n gi6L, ho{c trong thung t6n d6 a6 mai th6c vittr\/

di chuyen khi cdn thi6t.

4. Phong T'6 chuc - Ifanh chinh bO tri kho luu trfr h6 so, tai liQu cria Lien

dodn. Kho luutrfr phai cao 16o, thoSng khi, ctra khoa chic chin vd trang bi day

dir c6c thi6t bi phu hgp vd phong, chdn g chiry tr6, bao qu6n an todn tai liQu trong

mei tinh hu6ng.

Diiju 18. Khai th:ic, sfr dBng hd scr, thi liQu luu trir

l. Khi c6 nhu cAu khai thSc h6 so, tdi liQu thi dcrn vf , phdng, ca nhdn phai

co giAy de ngh! trinh Thir trudng duyet.

2. Luu trir Li6n doirn co trach nhiem tao di6u kiQn thufn loi cho ngudi

khai thac, su dr,rng h6 so, tdi liQu theo y6u c6u dd dugc duyQt. Md s6 theo ddi vd

dinh ky 6 thing, ndm bilo c6o Thri tru&ng tinh hinh khai thhc, sri dpng, b6o qu6n

tai liQu luu trir.

Chucrng IV

DIEU KHOAN THI HANH

Diiiu lg.Trhch nhiQm thgc hiQn

l. -lruong phdng T6 chric - Hirnh chinh Li6n dodn c6 tr6ch nhiqm huong

d[n, theo d6i, ki6m tra vi6c thgg hiQn c6ng tirc vdn thu - luu trfr cira Li6n dodn

vir c6c dcrn vi theo dung Quy ch6 nay vitcic quy^dinh cria ph6p lu0t v6 cong t6c

vdn thu - luu trfr; li6n ng Van phong Tong cr,rc d6 qudn lif cong tirc vdn thu - luu

trir cira Lien doirn.

2. Thu trudng c6c dcrn vf, Truong c6c phong chuy6n m6n nghiQp vu c6

tr6ch nhi6m t6 chuc thuc hiqn cdng t6c vdn thu - luu trfr va ndp luu h6 so, tdi

liQu viro luu trir Li6n dodn.

3. Cin bQ, vi6n chric vd ngudi lao dQng trong qu6 trinh giii quy6t c6ng

viQc lien quan d6n c6ng tirc vdn thu - luu trfr c6 trdch nhiem thpc hiQn dung Quy

ch6 nay.

4. Hdng ndm Li6n dodn tO chuc ki6m tra, nghiqm thu k6t qua thuc hiOn

c6ng tirc vdnthu - luu trfr t4i Li6n doan vd c6'c dcrn vi truc thu6c.

Diiru 20.T6 chrfrc thqc hiQn

l. Trucrng citc phong chuy6n q6n,.nghi€p vu Li6n dodn, Tht trudng c6c

dcrn vi truc thu[c co trach nhipm ph6 bi6n, qu6n triQt Quy ch6 nay toi c6n bQ,

vi6n chric vd nguoi lao dQng.

2.'lrong q)iLtrinh thr c hiQn quy ch6, n6u co vuong mic c6c phdng, dcrn vi

ph6n 6nh v6.lnOng T6.chuc - Hanh chinh Li6n doan d6 xem x6t trinh Ldnh dao

Lien dodn clieu chinh, bo sung./.

(fief

R}in Thio

8

1

Ph l c I

TÊN VI T T T C A CÁC T CH C TR C THU C LIÊN ĐOÀN

STT Tên đ y đ c a đ n v Tên vi t t t 1 Liên đoàn Đ a ch t Trung Trung B ĐCTTB 2 Phòng T chức - Hành chính TCHC 3 Phòng Kỹ thuật KT 4 Phòng Kế ho ch - Tài chính KHTC 5 Trung tâm Phân tích thí nghi m TTPTTN 6 Đoàn Đ a ch t 501 ĐC501 7 Đoàn Đ a ch t 505 ĐC505 8 Đoàn Đ a ch t 506 ĐC506

Ph l c II

1. CÁCH GHI KÝ HI U TRONG VĔN B N

TT C p ban hành Tên vĕn b n Ký hi u

1 Liên đoàn

Quyết đ nh ........./QĐ-ĐCTTB

- Báo cáo ......../BC-ĐCTTB

- Thông báo ......../TB-ĐCTTB

- Tờ trình ......../TTr-ĐCTTB

- Công văn

......../ĐCTTB-Tên viết tắt c a phòng so n th o

2 Các đ n v trực

thu c

- Quyết đ nh ....../QĐ-ĐC501

- Báo cáo ......./BC-ĐC501

- Thông báo ......./TB-ĐC505

- Tờ trình ......./TTr-ĐC506

- Công văn ......../ĐC501-Tên viết tắt c a b phận so n th o

2

2. B NG CH VI T T T TÊN M T S LO I VĔN B N VÀ B N SAO

Stt Tên lo i vĕn b n hành chính Ch vi t t t I. Văn b n

1 Ngh quyết NQ 4 Quy chế QC 5 Quy đ nh QyĐ 8 Hướng dẫn HD 9 Chư ng trình CTr

10 Kế ho ch KH 11 Phư ng án PA 12 Đề án ĐA 13 Dự án DA 15 Biên b n BB 17 H p đ ng HĐ 19 Công đi n CĐ 20 B n ghi nhớ GN 21 B n cam kết CK 22 B n thỏa thuận TTh 23 Gi y chứng nhận CN 24 Gi y y quyền UQ 25 Gi y mời GM 26 Gi y giới thi u GT 27 Gi y ngh phép NP 28 Gi y đi đường ĐĐ 29 Gi y biên nhận BN 30 Gi y xác nhận XN 31 Phiếu trình PT 32 Phiếu gửi PG 33 Phiếu chuyển PC

II. B n sao văn b n 1 B n sao y b n chính SY 2 B n trích sao TS 3 B n sao l c SL

1

Ph l c III

TH TH C VĔN B N QU N LÝ HÀNH CHÍNH

Trên trang gi y kh A4: 210 mm x 297 mm

20-25 mm

30 -35 mm

20 -

15

mm

2

3

5b

10a

10b

1

4

5a

9a

12

11

6

14

7a

7b

7c 8

9b

13

20-25 mm

2

Ghi chú:

Ô s : Thành ph n th th c vĕn b n

1 : Quốc hi u

2 : Tên c quan, t chức ban hành văn b n

3 : Số, ký hi u c a văn b n

4 : Đ a danh và ngày, tháng, năm ban hành văn b n

5a : Tên lo i và trích yếu n i dung văn b n

5b : Trích yếu n i dung công văn

6 : N i dung văn b n

7a, 7b, 7c : Chức v , họ tên và chữ ký c a người có thẩm quyền

8 : D u c a c quan, t chức

9a, 9b : N i nhận

10a : D u ch mức đ mật (nếu có) 10b : D u ch mức đ khẩn (nếu có) 11 : D u thu h i và ch dẫn về ph m vi lưu hành (nếu có) 12 : Ch dẫn về dự th o văn b n (nếu có) 13 : Ký hi u người so n th o và số lư ng b n phát hành

14 : Đ a ch c quan, t chức; đ a ch E-Mail; đ a ch Website; số đi n tho i, số Telex, số Fax (nếu có)

15 : Logo (in chìm dưới tên c quan, t chức ban hành văn b n nếu cần)

3

Ph l c IV

S Đ B TRÍ CÁC THÀNH PH N TH TH C B N SAO VĔN B N (Trên m t trang gi y kh A4: 210 mm x 297 mm)

(Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)

Ghi chú: Ô s : Thành ph n th th c b n sao

1 : Hình th c sao: “sao y b n chính”, “trích sao” ho c “sao l c”

2 : Tên c quan, t ch c sao vĕn b n 3 : S , ký hi u b n sao 4 : Đ a danh và ngày, tháng, nĕm sao

5a, 5b, 5c : Ch c v , h tên và ch ký c a ng i có th m quy n 6 : D u c a c quan, t ch c 7 : N i nh n

1

Ph l c V

QUY Đ NH KI U, C CH VÀ M U TRÌNH BÀY DÙNG TRONG CÁC LO I VĔN B N

Stt Thành ph n th th c và chi

ti t trình bày Lo i ch

C ch

Ki u ch Ví d minh h a

Phông chữ Times New Roman C ch

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 1 Quốc hi u - Dòng trên In hoa 12-13 Đứng, đậm C NG HÕA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM 13 - Dòng dưới In thường 13-14 Đứng, đậm Đ c l p – T do – H nh phúc 14 - Dòng kẻ bên dưới 2 Tên c quan, t chức

- Tên c quan, t chức ch qu n c p trên trực tiếp In hoa 12-13 Đứng T NG C C Đ A CH T VÀ KHOÁNG S N 13

- Tên c quan, t chức In hoa 12-13 Đứng, đậm LIÊN ĐOÀN Đ A CH T TRUNG TRUNG B 13 - Dòng kẻ bên dưới

3 Số, ký hi u c a văn b n In thường 13 Đứng Số: 15/QĐ-ĐCTTB; Số: 05/QĐ-ĐC501; Số:12/ĐC502-KT; Số: 17/TTr-ĐC505; Số: 19/BC-ĐC506

13

4 Đ a danh và ngày, tháng, năm ban hành văn b n In thường 13-14 Nghiêng Bình Định, ngày tháng năm 200 14

5 Tên lo i và trích yếu n i dung a Đối với văn b n có tên lo i - Tên lo i văn b n In hoa 14 Đứng, đậm CH TH 14 - Trích yếu n i dung In thường 14 Đứng, đậm V công tác phòng, ch ng l t bão 14 - Dòng kẻ bên dưới b Đối với công văn Trích yếu n i dung In thường 12-13 Đứng V/v nâng bậc lư ng năm 2009 13

2

7 Chức v , họ tên c a người ký

- Quyền h n c a người ký In hoa 13-14 Đứng, đậm TM. Y BAN CH P

HÀNH KT. LIÊN ĐOÀN TR NG

14

- Chức v c a người ký In hoa 13-14 Đứng, đậm CH T CH TH TR NG 14 - Họ tên c a người ký In thường 13-14 Đứng, đậm Nguy n Vĕn A Tr n Vĕn B 14 8 N i nhận

a Từ “kính gửi” và tên c quan, t chức, cá nhân In thường 14 Đứng 14

- Gửi m t n i Kính gửi: UBND t nh Bình Đ nh 14

- Gửi nhiều n i

Kính gửi: - UBND t nh Bình Đ nh; - UBND t nh Qu ng Ngãi; - UBND t nh Kon Tum.

14

b Từ “n i nhận” và tên c quan, t chức, cá nhân

- Từ “n i nhận” In thường 12 Nghiêng,

đậm Nơi nhận: Nơi nhận: (đối với công văn) 12

- Tên c quan, t chức, cá nhân nhận văn b n, b n sao

In thường 11 Đứng

- Các B , c quan ngang B , …; - ……..; - Lưu: VT, TCLĐ.

- Như trên; - ……..; - Lưu: VT, KH..

11

12 Ký hi u người đánh máy, nhân b n và số lư ng b n

In thường 11 Đứng Qg(20) 11

- Từ “ph l c” và số thứ tự c a ph l c In thường 14 Đứng, đậm Ph l c I 14

- Tiêu đề c a ph l c In hoa 13-14 Đứng, đậm B NG T NG H P KH I L NG 14 16 Hình thức sao In hoa 13-14 Đứng, đậm SAO Y B N CHÍNH, TRÍCH SAO, SAO L C 14

Ghi chú: Cỡ chữ trong cùng m t văn b n tăng, gi m ph i thống nh t, ví d : Quốc hi u, dòng trên cỡ chữ 13, dòng dưới cỡ chữ 14; nhưng Quốc hi u, dòng trên cỡ chữ 12, thì dòng dưới cỡ chữ 13; đ a danh và ngày, tháng, năm văn b n cỡ chữ 13.

Ph l c VI

M U M T S VĔN B N HÀNH CHÍNH THÔNG D NG

Mẫu 1: Quyết đ nh quy đ nh trực tiếp

Mẫu 2: Quyết đ nh c a Liên Đoàn trưởng ban hành văn b n kèm theo (quy chế, quy đ nh, điều l , kế ho ch, chư ng trình) Mẫu số 2-1: Văn b n (kèm theo quyết đ nh) Mẫu 3: Quyết đ nh c a Th trưởng đ n v trực thu c Liên đoàn

Mẫu 4: Công văn c a Liên đoàn

Mẫu 5: Công văn c a các đ n v trực thu c

Mẫu 6: Văn b n hành chính có tên c a Liên đoàn

Mẫu 7: Biên b n

4

M u s 1: Quy t đ nh c a Liên Đoàn tr ng

T NG C C Đ A CH T VÀ KHOÁNG S N VI T NAM

LIÊN ĐOÀN Đ A CH T TRUNG TRUNG B

C NG HÕA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM Đ c l p - T do - H nh phúc

Số: ……../QĐ-ĐCTTB Bình Định, ngày tháng năm 20

QUY T Đ NH

V vi c …………………………….. (1)

LIÊN ĐOÀN TR NG LIÊN ĐOÀN Đ A CH T TRUNG TRUNG B

Căn cứ Quyết đ nh số 403/QĐ-BTNMT ngày 01 tháng 02 năm 2018 c a B trưởng B Tài nguyên và Môi trường quy đ nh chức năng, nhi m v , quyền h n và c c u t chức c a Liên đoàn Đ a ch t Trung Trung B trực thu c T ng c c Đ a ch t và Khoáng s n Vi t Nam;

Căn cứ ……………………………………….; (2)

Căn cứ ……………………………………….; Theo đề ngh c a ……………………………,(3)

QUY T Đ NH:

Đi u 1. …………………………. (4) Đi u 2. ……………................... Đi u 3. …………………… ch u trách nhi m thi hành Quyết đ nh này./.

Nơi nhận: - …….…; - ……….; - Lưu: VT, …… (5) (6) (7).

LIÊN ĐOÀN TR NG(8) (Chữ ký, dấu)

H và tên _____________________________________________________________ Ghi chú:

(1) Trích yếu n i dung c a Quyết đ nh (2) Nêu các căn cứ trực tiếp ban bành quyết đinh (3) Theo đề ngh c a đ n v có thẩm quyền trình (4) Tuỳ theo n i dung ngắn hay dài để chia các Điều 1,2,3... (5) Chữ viết tắt c a phòng, b phận so n th o (6) V trí ghi tên người so n th o và số b n phát hành (7) V trí ký tắt (8) Thẩm quyền ký là Th trưởng đ n v , C p phó ký thay (KT.) hoặc người đư c y quyền ký Thừa y quyền (TUQ.)

5

M u s 2: Quy t đ nh (quy đ nh gián ti p) (*)

T NG C C Đ A CH T VÀ KHOÁNG S N VI T NAM

LIÊN ĐOÀN Đ A CH T TRUNG TRUNG B

C NG HÕA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM Đ c l p - T do - H nh phúc

Số: /QĐ-ĐCTTB Bình Định , ngày ….. tháng ….. năm 20…

QUY T Đ NH

Ban hành ………….(1)……………

LIÊN ĐOÀN TR NG LIÊN ĐOÀN Đ A CH T TRUNG TRUNG B

Căn cứ Quyết đ nh số 403/QĐ-BTNMT ngày 01 tháng 02 năm 2018 c a B trưởng B Tài nguyên và Môi trường quy đ nh chức năng, nhi m v , quyền h n và c c u t chức c a Liên đoàn Đ a ch t Trung Trung B trực thu c T ng c c Đ a ch t và Khoáng s n Vi t Nam;

Căn cứ……………………………….…………………………………; Căn cứ………………………………………………………………… ; Theo đề ngh c a……………………(2)...…………………………….,

QUY T Đ NH:

Đi u 1. ……………………………(3) Đi u 2.…………………………….. Đi u 3. ………………………ch u trách nhi m thi hành Quyết đ nh này./.

Nơi nhận: - ………….; - ………….; - Lưu: VT, (4)(5)(6).

LIÊN ĐOÀN TR NG(7) (Chữ ký, dấu)

H và tên Ghi chú:

(*) Mẫu này áp d ng đối với các quyết đ nh (cá bi t) ban hành hay phê duy t m t văn b n khác như quy chế, quy đ nh, chư ng trình, kế ho ch, đề án, phư ng án... (1) Tên c a văn b n kèm theo (quy chế, quy đ nh, kế ho ch, chư ng trình . . .) đư c ban hành. (2) Theo đề ngh c a đ n v có thẩm quyền trình (3) N i dung c a quyết đ nh (4) Chữ viết tắt đ n v so n th o (5) V trí ghi tên người so n th o và số b n phát hành (6) V trí ký tắt (7) Thẩm quyền ký là Liên đoàn trưởng, Phó Liên đoàn trưởng ký thay (KT.) hoặc người đư c

y quyền ký Thừa y quyền (TUQ.)

M u s 2-1: Vĕn b n (ban hành kèm theo quyết định) (*)

T NG C C Đ A CH T VÀ KHOÁNG S N VI T NAM

LIÊN ĐOÀN Đ A CH T TRUNG TRUNG B

C NG HÕA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM Đ c l p - T do - H nh phúc

TÊN LO I VĔN B N

………………….. (1) ………………….. (Ban hành kèm theo Quyết định số ……/QĐ-ĐCTTB

ngày ….. tháng ….. năm 20…… của …….)

Ch ng I

QUY Đ NH CHUNG

Đi u 1. ............................................ ........................................................ ........................................................

Đi u 2. ............................................ ........................................................

........................................................ ,

Ch ng …

………………………………………

Đi u ... ............................................ ........................................................ ........................................................ ;

Ch ng …

………………………………………

Đi u ... ............................................ ........................................................ ........................................................ ;

Đi u ... ............................................ ........................................................ .................................................................. /.

LIÊN ĐOÀN TR NG (Chữ ký, dấu)

H và tên

Ghi chú:

(*) Mẫu này áp d ng đối với các văn b n đư c ban hành kèm theo quyết đ nh (cá bi t), bố c c có thể bao g m chư ng, m c, điều, kho n, điểm. (1) Trích yếu n i dung c a văn b n.

7

M u s 3: Quy t đ nh c a Th tr ng đ n v tr c thu c Liên đoàn

LIÊN ĐOÀN Đ A CH T TRUNG TRUNG B

ĐOÀN Đ A CH T 501

C NG HÕA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM Đ c l p - T do - H nh phúc

Số: ……../QĐ-ĐC501 Đà Nẵng, ngày tháng năm 20…

QUY T Đ NH

V vi c …………………………….. (1)

ĐOÀN TR NG ĐOÀN Đ A CH T 501

Căn cứ Quyết đ nh số /QĐ-ĐCTTB ngày tháng năm 2018 c a Liên Đoàn trưởng Liên đoàn Đ a ch t Trung Trung B Quy đ nh chức năng, nhi m v , quyền h n và c c u t chức c a Đoàn Đ a ch t 501;

Căn cứ ……………………………………….; (2)

Căn cứ ……………………………………….; Theo đề ngh c a ……………………………,(3)

QUY T Đ NH:

Đi u 1. …………………………. (4) Đi u 2. ……………................... Đi u 3. …………………… ch u trách nhi m thi hành Quyết đ nh này./.

Nơi nhận: - …….…; - ……….; - Lưu: VT, …… (5) (6) (7).

ĐOÀN TR NG(8) (Chữ ký, dấu)

H và tên _______________________________________________________________ Ghi chú:

(1) Trích yếu n i dung c a Quyết đ nh (2) Nêu các căn cứ trực tiếp ban hành quyết đ nh (3) Theo đề ngh c a đ n v có thẩm quyền trình (4) Tuỳ theo n i dung ngắn hay dài để chia các Điều 1,2,3... (5) Chữ viết tắt c a b phận so n th o (6) V trí ghi tên người so n th o và số b n phát hành (7) V trí ký tắt (8) Thẩm quyền ký là Th trưởng đ n v , C p phó ký thay (KT.) hoặc người đư c y quyền ký Thừa y quyền (TUQ.)

8

M u s 4: M u Công vĕn c a Liên đoàn

T NG C C Đ A CH T VÀ KHOÁNG S N VI T NAM

LIÊN ĐOÀN Đ A CH T TRUNG TRUNG B

C NG HÕA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM Đ c l p – T do – H nh phúc

Số: /ĐCTTB -….(1)…. V/v …….. (3) ……… …(2).…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

Kính gửi:

- ………………………………..; - ………………………………..; - ………………………………...

............................................. .........................................................

...................................................... ..........................................................

...................................................... ./.

Nơi nhận: - Như trên; - ……………; - Lưu: VT, …. (4)(5)(6), (7).

LIÊN ĐOÀN TR NG(8)

(Chữ ký, dấu)

H và tên Ghi chú:

(1) Chữ viết tắt tên phòng so n th o công văn. (2) Đ a danh (3) Trích yếu n i dung công văn. (4) Chữ viết tắt tên đ n v so n th o và số lư ng b n lưu (nếu cần). (5) Ký hi u người so n th o và số lư ng b n phát hành (nếu cần). (6), (7) V trí ký tắt. (8) Ghi quyền h n, chức v c a người ký như Liên đoàn trưởng, Phó Liên Đoàn trưởng v.v…; trường h p ký thay mặt tập thể lãnh đ o thì ghi chữ viết tắt “TM” trước tên c quan, t chức hoặc tên tập thể lãnh đ o, ví d : TM. Ban Thường v , TM. H i đ ng…; nếu người ký công văn là c p phó c a người đứng đầu c quan, t chức thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức v c a người đứng đầu, bên dưới ghi chức v c a người ký công văn.

9

M u s 5: M u Công vĕn c a đ n v tr c thu c Liên đoàn

LIÊN ĐOÀN Đ A CH T TRUNG TRUNG B

ĐOÀN Đ A CH T 505

C NG HÕA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM Đ c l p – T do – H nh phúc

Số: /ĐC505 (1) -KT (2) V/v …….. (4) ……… …(3).…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

Kính gửi:

- ………………………………..; - ………………………………..; - ………………………………...

............................................. ..........................................................

...................................................... ..........................................................

...................................................... ./.

Nơi nhận: - Như trên; - ……………; - Lưu: VT, …(5)(6), (7).

ĐOÀN TR NG(8)

(Chữ ký, dấu)

H và tên Ghi chú:

(1) Chữ viết tắt tên c quan, t chức ban hành công văn. (2) Chữ viết tắt tên b phận chức năng so n th o công văn. (3) Đ a danh (4) Trích yếu n i dung công văn. (5) Chữ viết tắt tên đ n v so n th o và số lư ng b n lưu (nếu cần). (6) Ký hi u người so n th o và số lư ng b n phát hành (nếu cần). (7) V trí ký tắt. (8) Thẩm quyền ký là Th trưởng, c p phó ký thay (KT)

M u s 6: M u vĕn b n hành chính có tên (*)

T NG C C Đ A CH T VÀ KHOÁNG S N VI T NAM (1)

LIÊN ĐOÀN Đ A CH T TRUNG TRUNG B (2)

C NG HÕA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM Đ c l p – T do - H nh phúc

Số: /…. (3) –ĐCTTB …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

TÊN LO I VĔN B N (5)

………….. (6)………………

(6a) .................................................................... (7) ........................................................ .................................................................... ............................................................... .................................................................... ............................................................... .................................................................... ............................................................... .................................................................... ............................................................... .................................................................... ./. Nơi nhận: - …………; - ……………; - Lưu: VT, …. (9), (10).

LIÊN ĐOÀN TR NG (8)

(Chữ ký, dấu)

H và tên

Ghi chú: * Mẫu này áp d ng chung đối với đa số các hình thức văn b n hành chính có ghi tên lo i c thể như: tờ trình, thông báo, chư ng trình, kế ho ch, đề án, báo cáo, quy đ nh v.v… Riêng đối với tờ trình có thể thêm thành phần “kính gửi” ở v trí 6a. (1) Tên c quan, t chức ch qu n trực tiếp (2) Tên c quan, t chức ban hành văn b n. (3) Chữ viết tắt tên lo i văn b n. (4) Đ a danh. (5) Tên lo i văn b n: tờ trình, thông báo, chư ng trình, kế ho ch, đề án, phư ng án, báo cáo .v.v… (6) Trích yếu n i dung văn b n. (7) N i dung văn b n. (8) Ghi quyền h n, chức v c a người ký như Liên đoàn trưởng, Phó Liên Đoàn trưởngv.v…; trường h p ký thay mặt tập thể lãnh đ o thì ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên c quan, t chức hoặc tên tập thể lãnh đ o (ví d : TM. Ban Thường v , TM. H i đ ng…); nếu người ký văn b n là c p phó c a người đứng đầu c quan thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức v c a người đứng đầu, bên dưới ghi chức v c a người ký văn b n (9) Chữ viết tắt tên đ n v so n th o và số lư ng b n lưu. (10) Ký hi u người đánh máy, nhân b n và số lư ng b n phát hành.

11

M u 7- Biên b n

TÊN C QUAN, TC CH QU N (1) TÊN C QUAN, T CH C (2)

C NG HÕA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM Đ c l p – T do – H nh phúc

Số: /BB- … (3)….

BIÊN B N ………… (4) …………..

Thời gian bắt đầu ......................... Đ a điểm ....................................... Thành phần tham dự .................... ...................................................... .......................................................... ...................................................... .......................................................... Ch trì (ch tọa): .......................... .......................................................... Thư ký (người ghi biên b n): ....... .......................................................... N i dung (theo di n biến cu c họp/h i ngh /h i th o): ...................................................... .......................................................... ...................................................... .......................................................... Cu c họp (h i ngh , h i th o) kết thúc vào ….. giờ ….., ngày …. tháng …..

năm …… ./.

TH KÝ (Chữ ký)

H và tên

CH T A (Chữ ký, dấu (nếu có))

(5) H và tên

Nơi nhận: - ……….;

- L u: VT, h s .

Ghi chú: (1) Tên c quan, t chức ch qu n trực tiếp (nếu có). (2) Tên c quan, t chức ban hành văn b n. (3) Chữ viết tắt tên c quan, t chức ban hành văn b n. (4) Tên cu c họp hoặc h i ngh , h i th o. (5) Ghi chức v chính quyền (nếu cần).

12

Ph l c VII M U PHI U TRÌNH, PHI U X LÝ CÔNG VĔN

T NG C C Đ A CH T VÀ KHOÁNG S N

VI T NAM LIÊN ĐOÀN Đ A CH T

TRUNG TRUNG B

C NG HÕA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM Đ c l p - T do - H nh phúc

Số: /PT-ĐCTTB Bình Định, ngày tháng năm 20…

PHI U TRÌNH GI I QUY T CÔNG VI C V/v trình Báo cáo……………………………………………………

Kính gửi:………………………………………………….………………………

1. PH N GHI DÀNH CHO Đ N V TRÌNH A. N I DUNG CÔNG VI C VÀ Ý KI N Đ XU T: ………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………

B. H S KÈM THEO: ………………………………………………………………………………………………………………………

N i nh n: - ……………… - ……………

- Lưu:

Ngày tháng năm 20 TH TR NG Đ N V ,

CH NHI M Đ ÁN (ký, ghi rõ họ tên)

Ngày tháng năm 20 LIÊN ĐOÀN TR NG

(ký, ghi rõ họ tên)

2. Ý KI N LÃNH Đ O V CH C NĔNG CH TRÌ ………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………

Ngày tháng năm 20

KÝ TÊN

3. PHÊ DUY T C A T NG C C TR NG (HO C PHÓ T NG C C TR NG Đ C Y QUY N) …………………………………………………………………………………………………………….……. …………………………………………………………………………………………………………….…….

Ngày tháng năm 20..

KÝ TÊN

13

LIÊN ĐOÀN Đ A CH T TRUNG TRUNG B

PHI U X LÝ CÔNG VĔN Đ N

S đ n:………………… ngày………… tháng………… nĕm 20…

N i g i…………………………………………………………...

S và ký hi u công vĕn đ n…………………………………………………

Ngày………… tháng…………nĕm

N i l u b n g c………….……………………………….…………………

Kính chuy n………………………………………………………………..

Ý ki n ch đ o x lý c a Lãnh đ o Liên đoàn: Ý ki n c a Lãnh đ o phòng, đ n v :

14

Ph l c VIII M C L C H S , TÀI LI U N P L U

M c l c h s , tài li u n p lưu g m: Tờ nhan đề; phần b ng kê h s , tài li u n p lưu và tờ kết thúc.

1. M u trình bày T nhan đ m c l c T NG C C Đ A CH T VÀ KHOÁNG S N VI T NAM

LIÊN ĐOÀN Đ A CH T TRUNG TRUNG B

M C L C H S , TÀI LI U N P L U PHÔNG…………. (Tên phông/sưu tập. khối tài li u n p lưu)

M c l c s (quy n):……….

…….., năm 20…

2. M u trình bày ph n B ng kê h s , tài li u n p l u

H p/ c p s

H s s

Tiêu đ h s Th i gian Tài li u

Th i h n b o qu n

S t

Ghi chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

M c l c này g m: . . . . . . . . . . h s (đ n v b o qu n) Viết bằng chữ: . . . . . . . . . . . . . h s (đ n v b o qu n) Trong đó có: . . . . . . . . . h s (đ n v b o qu n) b o qu n vĩnh vi n; . . . . . . . . . h s (đ n v b o qu n) b o qu n có thời h n. . . . . , ngày . . . tháng . . . . năm 20.. Ghi chú:

C t 1: Ghi số thứ tự c a h p hoặc cặp tài li u giao n p. C t 2: Ghi số và ký hi u c a h s như trên bìa h s . C t 3: Ghi tiêu đề h s như trên bìa h s . C t 4: Ghi thời gian sớm nh t và mu n nh t c a văn b n, tài li u có trong h s , ví d : 02/7/2003-15/01/2004. C t 5: Ghi thời h n b o qu n c a h s như trên bìa h s . C t 6: Ghi t ng số tờ tài li u có trong h s . C t 7: Ghi những thông tin cần chú ý về n i dung và hình thức c a văn b n có trong h s ..

3. M u trình bày T k t thúc T K T THÖC

M c l c này g m:………………………………………h s (đ n v b o qu n). Viết bằng chữ:………………………………….h s (ĐVBQ) Phần b ng kê h s , tài li u n p lưu c a M c l c này g m:……………..tờ (đư c đánh số liên t c từ 1 đến….) Bình Đ nh, ngày…. Tháng….. năm 20… Ng i l p (Chữ ký và ghi rõ họ tên)

15

Ph l c IX BIÊN B N GIAO NH N TÀI LI U

T NG C C Đ A CH T VÀ KHOÁNG S N VI T NAM

LIÊN ĐOÀN Đ A CH T TRUNG TRUNG B

C NG HÕA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM Đ c l p - T do – H nh phúc

Bình Định , ngày … tháng … năm 20…

BIÊN B N GIAO NH N TÀI LI U

- Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 háng 11 năm 2012 c a B trưởng B N i v hướng dẫn qu n lý văn b n, lập h s và n p h s , tài li u vào lưu trữ c quan;

- Căn cứ kế ho ch thu thập tài li u, Chúng tôi g m: BÊN NH N: (tên đ n v nhận tài li u)………………………………………… Đ i di n là: 1. Ông (bà): …………………………………………………………………….. Chức v công tác:……………………………………………………………. 2. Ông (bà): ………………………………………………………………… Chức v công tác:………………………………………………………….. BÊN GIAO: (Tên c quan, t chức n p lưu tài li u) 1. Ông (bà): …………………………………………………………………….. Chức v công tác:……………………………………………………………. 2. Ông (bà): ……………………………………………………………………… Chức v công tác:……………………………………………………………….. Thống nh t lập biên b n giao nhận tài li u với n i dung c thể như sau: 1. Tên khối tài li u:…………………………………………………… ………… 2. Thời gian c a tài li u:………………………………………………………… 3. Số lư ng tài li u: - T ng số h p (cặp):…………………………………………………………… - T ng số h s (đ n v b o qu n):………………Quy ra mét giá . . . . . . mét 4. Tình tr ng tài li u giao n p …………………………………………… 5. M c l c h s , tài li u n p lưu kèm theo. Biên b n này đư c thành lập thành hai b n, bên giao giữ m t b n, bên nhận giữ

m t ban và có giá tr như nhau./.

Đ A DI N BÊN GIAO (Ký và ghi rõ họ tên)

Đ I DI N BÊN NH N (Ký và ghi rõ họ tên)

Ph l c X PHI U KHAI THÁC, S D NG H S TÀI LI U, L U TR

Họ và tên người khai thác, sử d ng tài li u:……………….Gi y CMND (h chiếu) số:………………………..…….. C quan, đ n v công tác:…………………………………..Gi y giới thi u số:………………………………….…… Ngày đến khai thác, sử d ng tài li u:……………………….Thời gian khai thác, sử d ng tài li u:…………………….. M c đích khai thác sử d ng tài li u:………………………………………………………………………………………

STT S ký

hi u h s tài li u

Trích y u n i dung ho c tên b n v h s , tài li u

Ký hi u l u tr

H s tài li u (tên công trình) Hình th c khai thác

Can in b n v ho c

ch p nh Ghi chú Đ c ghi

chép t i phòng

Sao photocopy

(không đóng d u)

Sao y có đóng d u xác nh n

Lãnh đ o Liên đoàn duy t (ký tên)

Lãnh đ o phòng duy t (ký tên)

Ng i ph c v khai thác

(ký tên)

Ng i khai thác, s d ng HS,TL

(ký tên)

17

Ph l c XI

S S D NG KHAI THÁC, S D NG H S , TÀI LI U

STT Ngày tháng

H và tên ng i khai thác, s d ng

C quan đ n v

H s tài li u (tên

công trình)

Hình th c khai thác Ng i ph c v khai

thác Ghi chú Đ c ghi

chép Sao,

photocopy