Aussonderung, Übernahme und Zwischenarchiv

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Stadtarchiv Speyer: Aussonderung, Übernahme von Akten Stadtarchiv Speyer: Aussonderung, Übernahme von Akten und Zwischenarchivund Zwischenarchiv

Stadtarchiv = Gedächtnis der Stadt und städtisches Amt mit langer Tradition (seit 14.

Jahrhundert)

• Das Archiv verwahrt Unterlagen und Dokumente zur Speyerer Geschichte, es

macht sie zugänglich und nutzbar für alle Interessierten („Haus der Geschichte“)

• Zugleich: Funktion der Rechtssicherung, Nachvollziehbarkeit des

Verwaltungshandelns („Gedächtnis der Verwaltung“)

• „Unterlagen“ für Archiv (amtlich oder auch nichtamtlich): Urkunden, Akten,

„Bücher“, Karten, Bilder, Tonträger … bis hin zu Unterlagen aus digitalen

Systemen/Dokumentenmanagementsysteme

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Rechtliche Grundlagen:

• Landesarchivgesetz Rheinland-Pfalz (v. 5.10. 1990):

• Archivsatzung der Stadt Speyer (mit Anhängen: Gebührenverzeichnis und

Benutzungsantrag; zuerst 1992, aktuell überarbeitet)

Die Archivsatzung orientiert sich an den Vorgaben des Landesarchivgesetzes.

Die Satzung definiert daher die Aufgaben des Stadtarchivs sowie die

Nutzung der Archivalien (wichtig!).

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http://www.landeshauptarchiv.de/uploads/media/Landesarchivgesetz_01.pdf

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Weitere evtl. wichtige Rechtsbereiche:

• Informationsfreiheitsgesetze

• Datenschutzgesetzgebung (versus: Forschungsfreiheit – GG)

• Urheberrecht

• Meldegesetz

• „Amtsgeheimnisse“ (z.B. Sozialgeheimnis, Steuergeheimnis)

• Personenstandsgesetz (neues Personenstandsarchiv Koblenz)

• Kulturgutschutzgesetzgebung

• ……

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Kernaufgaben des Archivs nach Archivgesetz/Archivsatzung:

• Aussonderung und Übernahme

• Entscheidung über Kassation (archivwürdig – nicht archivwürdig)

• „Überlieferungsbildung“ (aus historischen und anderen Gründen)

• Sicherung und Bewahrung der Archivalien auf Dauer (Magazin,

Notfallsicherung, Klimatisierung …)

• Erschließung der Bestände und Auswertung (Datenbank, Internet)

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Kernaufgaben des Archivs nach Archivgesetz/Archivsatzung:

• Publikationen, Vermittlung, Öffentlichkeitsarbeit

• Benutzung im Lesesaal (Achtung: Schutzfristen der Archivsatzung…)

• Ausstellungen

• „Vorarchivischer Bereich“: „Zwischenarchiv“, Schriftgutverwaltung

• Anderes (coming soon?): Digitales Archiv, Dokumentenmanagement …

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Aussonderung und Übernahme

• Übernommen werden sowohl amtliche wie auch nichtamtliche Unterlagen (z.B.

Fotos, Plakate, Filme, Nachlässe, Vereinsarchive)

• Satzung: Das Stadtarchiv hat die Aufgabe, alle in der Verwaltung anfallenden

Unterlagen, die zur Aufgabenerfüllung nicht mehr ständig benötigt werden, zu

überprüfen und solche von bleibendem Wert zu übernehmen, zu verwahren, zu

erhalten, zu erschließen und allgemein nutzbar zu machen.

Dies bezieht sich auf „volle“ Archivierung (Historisches Archiv) – nicht das

„Zwischenarchiv“!

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• Ablauf der Aussonderung und Übernahme orientiert sich am

Landesarchivgesetz (Anbietungspflicht)

Typischer Verlauf:

1. Amt/Abteilung/SG… bietet Unterlagen an, die zur Aufgabenerledigung

nicht mehr benötigt werden

2. Das Archiv entscheidet dann im Benehmen mit der anbietenden Stelle,

welche Unterlagen von bleibendem Wert und damit als archivwürdig

dauerhaft zu verwahren sind und welche vernichtet werden dürfen.

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Information des Archivs (optimal mit Verzeichnis/Zusammenstellung):

• Welche Unterlagen werden angeboten (Aktenplan, Sachgebiete, Abteilungen,

Referate etc.)?

• Welchen Zeitraum umfassen die Unterlagen?

• Welchen Umfang haben die Unterlagen?

• In welcher Form liegen die Unterlagen vor (Papierakten, Karten, Fotos,

Broschüren, digitale Unterlagen etc.)?

• Wo befinden sich die Unterlagen?

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„Bewertung“ (Sichtung, Gespräch…): Vermerke wie „A“, „B“

oder „V“

Wichtig: Aufbewahrungsfristen im Amt sind nicht immer

entscheidend für spätere Archivwürdigkeit. Eine begrenzte

Frist bedeutet nicht, dass danach vernichtet werden darf.

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Nach „Bewertung“: Übernahme der Akten in das Archiv (z.B. in

Archivkartons) oder „Kassation“ = Vernichtung (nicht im

Archiv) – nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen.

Eine Übergabeliste (Auflistung und Nummerierung der Akten)

für das Archiv hilft sehr (Erschließung!).

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Übernahmen 2011 in das Stadtarchiv (Auswahl):

• Stadtkasse

• Bürgerbüro (Meldekarteien)

• Siedlungsschule

• Hauptamt

• Stadtbücherei

• Stadtgärtnerei

• Wasser- und Schiffahrtsamt Mannheim

• Rotary-Club

• mehrere Fotoschenkungen

• Vereinsarchive (Teile)

• Dombauverein

• Archiv ehem. Filzfabrik Hess

• …

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Gleichzeitig größere Kassationen vor Ort:

• Rechnungsprüfungsamt

• Bürgerbüro

• Stadtkasse

• Akten Fernsprechanlagen

…

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Probleme bei Aussonderungen z.B.:

• Was passiert mit massenhaft gleichförmigen Akten?

• Auswahlarchivierung (Personalakten?), aber nach welchen Kriterien?

• Was ist (später) historisch wertvoll?

• Kassationen ohne Absprache (wenn man Platz braucht)

• Regelmäßige Anbietung (theoretisch)

• Veränderung von Kompetenzen/Zuständigkeiten (was passiert mit den Akten?)

• Verhältnis: archivwürdige Unterlagen zu „Zwischenarchiv“ (vs. „Historisches

Archiv“)

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„Zwischenarchiv“

• Übernahme, Verwaltung und Pflege von noch nicht „archivreifem“

Schriftgut – ein eigener Aufgabenbereich

• Aufgaben (Empfehlungen der Bundeskonferenz der Kommunalarchive Empfehlungen der Bundeskonferenz der Kommunalarchive

beim Dt. Städtetagbeim Dt. Städtetag):

Pflege Gesamtaktenplan; Überwachung der Schriftgutverwaltung;

Aktenübernahmen; Überwachung der Fristen und Kassationen bzw.

Archivierung („Historisches Archiv“); Aktenausleihen/-aushebungen;

Beantwortung von Anfragen zum Zwischenarchivgut

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• Schriftgut wird nicht mehr laufend benötigt, Fristen laufen aber noch

• Wichtig: Akten dürfen von den abgebenden Stellen nicht „vergessen“

werden (Fristendjahre); nach Ablauf der Fristen müssen die Akten

bewertet und archiviert (oder vernichtet) werden

• Wichtig: Akten müssen abgeschlossen sein (keine Ergänzungen)

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• Zwischenarchive sind in Deutschland relativ selten

(Bundesverwaltung: mehrere große Zwischenarchive,

Kapazität: 120 Kilometer!). Das Speyerer Zwischenarchiv

wurde nach dem Vorbild des Stadtarchivs Mannheim vor ca.

30 Jahren eingeführt – starkes Anwachsen.

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„Zwischenarchiv“ – und seine Probleme:

• Wird nicht einheitlich genutzt

• Akten aus dem Blick … und aus dem Sinn?

• Zwischenarchiv als reine Abstellmöglichkeit (Büro ist voll)

• Häufige Ausleihen (Akten werden noch benötigt)

• Keine Bewertung – keine Archivierung – nicht benutzbar

• Kosten bei späterer Kassation trägt das Archiv

• Verwechslung Zwischenarchiv – Historisches Archiv, richtiges Archivgut wird

kaum noch übernommen

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• Zwischenarchive als „Schnittstelle“ zwischen Verwaltung und Archiv

haben viele Aufgaben, sind oft als eigene Stelle (Magazin/Raum,

Personal) eingerichtet.

• Im Stadtarchiv Speyer aufgrund von Platzproblemen Vermengung mit

normalem Archiv, zusätzlicher Aufwand, Kosten (Vernichtung der

Unterlagen!)

• Stand aktuell: ca. 40% des gesamten Archivs sind nicht „bewertet“ bzw.

nicht erschlossen.

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• Aktuell sind aufgrund von Umbaumaßnahmen (Einbau neuer

Rollregale) keine Aufnahmen für das Zwischenarchiv möglich, bis ca.

Mitte 2012

• Erschließungsrückstände sollen verringert werden (im „Historischen

Archiv“)

• Bei Bewertung im Zwischenarchiv ist Hilfe der abgebenden Stellen

wichtig!

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ZIELE eines „Zwischenarchivs“ (Theorie):

• Sicherstellung Verwaltungskontinuität und Transparenz

• Rechtssicherheit und Datenschutz

• Vereinfachung und Wirtschaftlichkeit des Registraturwesens

• Überlieferungsverluste können besser vermieden werden

• Entlastung der Registraturen der Abteilungen/SG zugunsten

einer zentralen Altregistratur

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Das Speyerer „Zwischenarchiv“ und die Drei ???

• Institutionelle Verankerung (Archivsatzung)?

• Umfang der Aufgaben als Problem (Anzahl der abgebenden

Stellen, Umfang, Stellflächen, Benutzungsfälle,

Aushebungen, Ausleihen, Personal …)?

• Wie geht es mit dem Zwischenarchiv weiter?

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Kurzes Fazit:

Aussonderungen und Übernahmen in das Historische Archiv sollen möglichst geregelt

ablaufen (festes Schema, Fristen abgelaufen, Kassationsentscheidung bei Archiv,

Durchführung der Kassation durch das Amt)

Alle Unterlagen sind dem Archiv vor Vernichtung „anzubieten“ (= Mitteilung)

Für die Zukunft: Verstärkte Erschließung des Archivguts UND Erarbeitung eines

„Dokumentationsprofils“ als Hilfsmittel (= Grundlage für eine systematische und

effiziente Überlieferungsbildung amtlicher und nichtamtlicher Überlieferungen.

Informiert darüber, wo welche Überlieferung zur Dokumentation lokaler

Lebenswelt zur welchem Zweck, in welcher Intensität, von wem aufzubewahren

sind)

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Kurzes Fazit:

Im Fall des Zwischenarchivs sind genauere Regelungen wünschenswert.

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Ich danke für Ihre Aufmerksamkeit!

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