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UNIVERSIDAD NACIONAL
JOSE FAUSTINO SANCHEZ CARRION
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
E. A. P. DE ADMINISTRACION
TEMA : Auditoria de Recursos Humanos
CURSO: Administración de personal
DOCENTE : Jesús Coronado Espinoza
CICLO : V - A
INTEGRANTES : Alzamora Murillo, German
Bernal Trinidad, Henry
Jiménez Palacios, Josseline
Leandro Quiche, Carmen
Huacho – Perú
2012
AGRADECIMIENTO
A Dios quien guía
nuestros pasos.
A nuestros padres por
darnos su apoyo
incondicional y a
nuestro profesor por
darnos la oportunidad
de seguir nuestro
camino hacia el éxito.
INTRODUCCION
El presente trabajo está basado sobre la auditoria de los recursos
humanos que es el proceso por el cual se evalúa la eficacia y la eficiencia
de las políticas y las prácticas de gestión de los mismos.
Dicho estudio está realizado con la finalidad ofrecer una serie de bases
teóricas y de aplicación práctica para poder realizar una auditoría dentro del
área de personal en forma idónea, con beneficios para la labor de los
integrantes de esta misma área y para la empresa en general.
El resultado de nuestra investigación consta de las siguientes partes:
Definición de auditoría de los RR.HH, sus beneficios, el perfil del autor, las
aéreas que abarca la auditoria, sus estrategias, técnicas, pasos e
instrumentos.
FALTA
AUDITORIA DE LOS RECURSOS HUMANOS
1. DEFINICIÓN DE AUDITORIA
“Es un conjunto de técnicas de información y de evaluación aplicado por un
profesional en el seno de un proceso coherente, con el fin de adoptar un
juicio en referencia a unas normas y de formular una opinión sobre el
procedimiento y/o las modalidades de realización de una operación
determinada.
La auditoria representa un sistema de investigación que, utilizando los
indicadores adecuados, compara la situación real con la situación objetiva u
óptima, permitiendo:
Observar las desviaciones con respecto al objetivo.
Proponer mejoras para su consecución.
Es un sistema cada vez más utilizado en el ámbito empresarial, por su
fiabilidad y eficacia para analizar los problemas de una organización.
Una auditoría verifica tanto los procesos como los resultados que la
organización logra en función a sus objetivos, según los procedimientos
autorizados por la misma, estimando la evolución futura con el fin de poder
anticipar riesgos futuros, todo ello en términos de exactitud, de eficacia y de
eficiencia”1.
1La definición de Auditoría, La Auditoría de Recursos Humanos en la Empresa extractos del Manual "La Auditoría
de Recursos Humanos" Formaselect Grupo Empresarial, sitio web : http://www.formaselect.com/Temas/Auditoria-recursos-humanos.htm
2. DEFINICIÓN DE AUDITORIA DE LOS RECURSOS HUMANOS
“Es el proceso por el cual se evalúa la eficacia y la eficiencia de las políticas
y las prácticas de gestión de Recursos Humanos, con la finalidad de indicar
las prácticas adecuadas, los posibles fallos y problemas, y proponer
soluciones y sugerencias de mejora. A veces, la evidencia a cerca de la
eficacia o eficiencia de las prácticas será contable y objetiva, pero no deben
despreciarse otros tipos de evidencias.
Una auditoría de los recursos humanos evalúa las actividades de
administración de personal en la organización con el objetivo de mejorarlas.
La auditoría puede cubrir un departamento, una división o toda la
corporación.
Para ser verdaderamente eficientes, las actividades de recursos humanos de
la corporación deben considerar las necesidades y objetivos del personal, y
al mismo tiempo tener en cuenta y mantenerse en consonancia con los
objetivos corporativos”2.
“La auditoria de Recursos Humanos se define como “el análisis de las
políticas y prácticas de personal de una empresa, y la evaluación de su
funcionamiento actual, acompañados de sugerencias para mejorar”3. El
Propósito principal de la auditoría de recursos humanos es mostrar cómo
está funcionando el programa, localizando prácticas y condiciones que son
perjudiciales para la empresa o que no están justificando su costo, o
prácticas y deben incrementarse. La auditoría es un sistema de revisión y
control para informar a la administración sobre la eficiencia y la eficacia del
programa que se lleva a cabo, en especial cuando este programa esta
2 El concepto de auditoría de Recursos Humanos fue tomado de un sitio web: http://html.rincondelvago.com/auditoria-de-rrhh.html.3 Jhon F. Mee (Org),Personnel Handbook, Nueva York, Ronald Press,1958, p.1077.
descentralizado. Dado que la tendencia moderna es transformar a cada
gerente en un gestor de RR.HH, la auditoría adquiere gran importancia.4
“Podemos definir a la Auditoría de Recursos humanos como un
procedimiento que tiene por objetivo revisar y comprobar, bajo un método
especial, todas las funciones y actividades que en materia de personal se
realizan en los distintos departamentos, para determinar si se ajustan a los
programas establecidos, y evaluar si se cumplen los objetivos y políticas
fijados en la materia, sugiriendo, en su caso, los cambios y mejoras que
deban hacerse para el mejor cumplimiento de los fines de la administración
de personal5”.
3. BENEFICIOS
Identifica y mejora la imagen de los RR.HH. en la organización
Obliga al área de RR.HH. A asumir mayor responsabilidad y actuar
al más alto nivel de profesionalismo
Esclarece las responsabilidades y los deberes
Facilita la uniformidad de las prácticas y las políticas.
Detecta problemas latentes potencialmente perjudiciales para la
organización
Garantiza el cumplimiento de las disposiciones legales
Reduce los costos mediante mejores prácticas
Promueve los cambios necesarios en la organización
4. AREAS QUE ABARCA LA AUDITORIA 4 Idalberto Chiavenato, Administración de Recursos Humanos, Santafé de Bogotá, Colombia, 2000,
Capitulo 17,p. 6525 Agustin Reyes Ponce, Administración de Persona, Relaciones Humanas, México D.F.,México,1994,p.223
Sistema de información sobre la administración de personal
Planes de recursos humanos administración de la compensación
(Planes de sustitución y reemplazo Niveles de sueldos, salarios e
incentivos)
Análisis de puestos (Descripciones y especificaciones de puestos)
Obtención y desarrollo del personal reclutamiento y selección
(Fuentes externas de personal, procedimientos de selección, etc.)
Capacitación y orientación y desarrollo profesional (Tasa de
efectividad en el aprendizaje, planes de promoción)
Control y evaluación de la organización (Técnicas de evaluación del
desempeño ,entrevistas de evaluación)
Auditorías de personal (función del departamento de recursos
humanos y evaluación de los gerentes de línea).
5. PERFIL DEL AUDITOR
Muy buen nivel intelectual
Capacidad de organización, planificación y previsión
Capacidad de coordinación
Capacidad de análisis y síntesis
Juicio critico
Capacidad para detectar necesidades
Iniciativa, ejecutividad, meticulosidad
Capacidad de supervisión y dirección
Capacidad de control
Seguridad y firmeza en su posiciones
Flexibilidad
Aptitudes para trabajar bajo presión
Capacidad para resolver situaciones críticas
Muy estricto ajuste a las normas ético laborales
Compromiso organizacional
Tacto y reserva
Responsabilidad, confiabilidad
Capacidad de comunicación y relacionamiento
Estabilidad emocional.
6. AUDITORIA DEL PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS HUMANOS
De la misma manera como se llevan a cabo auditorias financieras, se
deben realizar periódicamente auditorias del programa RH para
asegurar que se cumplan sus objetivos. Casi siempre las auditorias de
RH conllevan el análisis de datos relacionados con el programa RH,
incluyendo rotación de personal, quejas, ausentismo, accidentes de
los empleados, actitudes y satisfacción en el trabajo.
La auditoria mas efectiva es que la proporciona una cantidad máxima
de información valida respecto a la efectividad general del programa
de RH para contribuirá los objetivos estratégicos de la organización.
Aunque casi siempre la auditoria se concentra más en el
departamento de RH, no se limita a las actividades de ese
departamento. Incluye un estudio de las funciones de la ARH como se
llevan a cabo en las organizaciones como un todo, incluyendo las que
desempeña el personal directivo y supervisión. Sin embargo, se debe
hacer hincapié en la evaluación de la efectividad del departamento de
RH a nivel operativo por su efecto en las actitudes y conductas de los
empleados y sus servicios a los directores y empleados.
7. REALIZACION DE LA AUDITORIA
Las auditorias pueden ser realizadas por personal interno o externo. Cada
método tiene ventajas y desventajas. Los auditores que son de adentro
saben más sobre la empresa y están en mejor posición para determinar que
aspectos requieren evaluación. También es menos probable que quienes
están siendo evaluados los vean como una amenaza. Sin embargo, cuanta
objetividad puede tener las personas de adentro es siempre una pregunta
que queda sin resolver. Por otro lado, los auditores externos serán más
objetivos y su ego menos involucrado. Como los aspectos legales y los de
RH se han entrelazado en forma más bien inseparable, es deseable que los
patrones consideren el uso de los servicios de un auditor externo con mucha
experiencia en RH y derecho laboral. Por lo general el corporativo, la
dirección general, el corporativo de RH o el departamento de investigación
en RH son quienes llevan a cabo la auditoria.
8. PASOS DEL PROCESO DE AUDITORIA
Un especialista en auditoria propone que el proceso de auditorías este
formado por los siguientes seis pasos:
1. Introducir la idea de la auditoria y hacer hincapié en los beneficios que
se derivan de la misma.
2. Seleccionar personal con una amplia gama de habilidades para el
equipo de auditoría y proporcionar el entrenamiento necesario.
3. Reunir datos de diferentes niveles de la empresa.
4. Preparar informes de auditoría para los administradores de línea y la
evaluación del departamento de RH.
5. Discutir los reportes con los administradores operativos quienes a su
vez preparan su propia evaluación.
6. Incorporar acciones correctivas en el proceso normal de
establecimientos de objetivos de la organización.
Como la auditoria es una forma de investigación, es importante que los
descubrimientos estén basados en datos objetivos, confiables y validos. En
las auditorias se puede usar todo tipo de registro de RH. Además de analizar
estos registros, por lo general se llevan a cabo entrevistas con
administradores de distintos niveles, el administrador de RH, el staff de RH, y
un número seleccionado de supervisores y personal no administrativo.
9. ETAPAS DE LA AUDITORIA DE PERSONAL
Obtención de los datos e informes:
El primer paso de la auditoría será, la obtención de los datos sobre los
resultados que, en materia de personal, ha obtenido una empresa durante el
periodo investigado, lo cual implica, para su mayor facilidad y
perfeccionamiento, dos aspectos previos:
a) El diseño de formas o cuestionarios apropiados, que nos hagan más
fácil la investigación, la recolección y la precisión de los datos.
b) El adiestramiento de las personas que habrán de recoger estos datos.
A diferencia de lo que ocurre en las auditorias contables, donde
prácticamente todos los datos pueden ser cuantificables, debemos hacer
notar que, en materia de personal, muchos datos sólo podrán hacerse
tangibles en forma descriptiva o cualitativa.
Análisis de los datos recabados:
La parte más importante de la auditoria, se centra en el análisis de los datos
recabados; el señalamiento de las fallas encontradas sobre el cumplimiento
de los programas y presupuestos en materia de personal; la investigación de
sus causas; la determinación de si los programas y procedimientos pueden
mejorarse, ya sea para obtención de las políticas fijadas, ya para la
modificación, supresión, adición o cambio de otros objetivos y políticas, a la
luz de las nuevas necesidades surgidas, las nuevas técnicas que al respecto
hayan aparecido, etc.
Lo anterior implicará, simultánea o sucesivamente, un trabajo de
comparación de las diversas partes de los cuestionarios que, en forma
cruzada, se habrán puesto intencionalmente, de tal manera que se pueda
comprobar la veracidad o exactitud de lo afirmado por aquellos que
proporcionan los datos; la comparación con registros o presupuestos
existentes; la discusión con diversos jefes, para conocer sus puntos de vista,
aclaraciones y adiciones hasta que el, o los auditores puedan formarse una
idea lógica y clara de cómo se están realizando las actividades en relación
con los objetivos que en materia de personal sostiene la empresa.
El informe de la auditoría:
El resultado final será una información que, de manera precisa, técnica y
concisa a la vez, contenga como partes principales:
a) La indicación de aquellas fallas a los programas y procedimientos que
se hayan encontrado, con la indicación de los daños que se estima ha
causado o pudieron causar.
b) La adecuación o inadecuación de los programas, en relación con los
objetivos y políticas señalados en materia de personal.
c) La recomendación de aquellos casos en los que convenga elevar,
reducir, modificar, cambiar o suprimir determinados objetivos y
políticas, por considerarse inalcanzables, inadecuados, obsoletos,
etc., indicando la razón y demostraciones objetivas en que se funde lo
anterior.
d) La información de lo que no pudo auditarse, y las razones que lo
impidieron.
10.PRINCIPALES TEMAS QUE SUELE COMPRENDER UNA
AUDITORÍA.
1. Posición y funciones del Departamento de Recursos Humanos.
a) Su jerarquía.
b) Su estructura.
c) Número de personas que ocupa.
d) Funciones que se desempeñan y su distribución.
2. Datos numéricos de trabajadores en la empresa.
a) Obreros.
b) Empleados de oficina.
c) Vendedores.
d) Técnicos.
e) Supervisores.
f) Altos ejecutivos.
3. Admisión y Empleo.
a) Fuentes de abastecimiento, por categorías de personal.
b) Pasos usados en el procedimiento de selección.
c) Correlación entre los resultados de la selección y los obtenidos en el
trabajo y conducta de los empleados.
4. Adiestramiento, capacitación y desarrollo.
a) Sistemas de adiestramiento para los diversos niveles.
b) Capacitación de los empleados u obreros ascendidos a jefes.
c) Correlaciones entre adiestramiento, capacitación y desarrollos dados
y los resultados obtenidos en el trabajo y la conducta.
5. Movilidad el personal.
a) Rotación y sus causas.
b) Ascensos.
c) Promociones.
d) Transferencias.
6. Moral del personal.
a) Ausentismos y sus causas.
b) Retardos y sus causas.
c) Quejas: su clasificación por causas, sus soluciones, etc.
d) Sugerencias: su aprovechamiento y beneficios.
e) Conflictos entre departamentos.
f) Registros de eficiencia.
7. Higiene y seguridad industrial.
a) Número de accidentes.
b) Número de enfermedades profesionales.
c) Medidas de seguridad que no se han cumplido.
d) Condiciones de higiene que no se han cumplido.
8. Comunicación con el personal.
a) Entrevistas realizadas con trabajadores: sus causas y resultados.
b) Reuniones con diversos jefes sobre problemas exclusiva o
preferentemente de personal.
11.TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN PARA LA AUDITORÍA
El proceso de evaluación de las actividades de recursos humanos de una
empresa requiere una técnica de investigación que ayude a recopilar
información sobre esas actividades y las cuales mencionamos a
continuación:
Enfoque comparativo. El comité o equipo que efectúa la auditoría compara
la compañía (o un departamento o división de ella) con otra compañía o con
otra división para identificar áreas de desempeño insuficiente.
Consultor externo. El comité de auditoría se basa en el diagnóstico de un
consultor externo a la organización o en los resultados que publica una
entidad especializada sobre parámetros de la industria, respecto a los cuales
puede evaluarse lo que se realiza en la empresa
Enfoque estadístico. A partir de los registros existentes, el comité de
auditoría genera estándares estadísticos contra los cuales se evalúan los
programas y actividades.
Enfoque retrospectivo de logros. Esta técnica permite determinar el grado
de cumplimiento que se está obteniendo respecto a las leyes y a
disposiciones internas.
Enfoque por objetivos. El equipo de evaluación compara los resultados
reales con los resultados a que aspiraba. Mediante esta técnica se detectan
áreas en las que el desempeño puede ser insuficiente y se concentran en
ellas los esfuerzos.
12. INSTRUMENTOS PARA INVESTIGACIONES DE CÓMO SE
DESEMPEÑA LA FUNCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE LOS
RECURSOS HUMANOS EN UNA ORGANIZACIÓN.
Entrevistas Las entrevistas directas con el personal a todo nivel son una
poderosa herramienta para obtener información acerca de las actividades de
recursos humanos y para identificar áreas que necesitan mejorar. Los
comentarios del empleado se registran y después se analizan durante la
auditoría de la función de recursos humanos para identificar las causas de la
tasa de rotación, la baja moral y otros problemas
Sondeos de opinión: Ofrecen respuestas más directas y honestas cuando
contestan un cuestionario que cuando se entrevistan con un funcionario del
departamento de personal. Sin embargo, debido a que las entrevistas son
costosas en términos de tiempo y dinero, muchos departamentos de
recursos humanos utilizan sondeos de opinión para obtener información.
Análisis históricos: Permite adquirir información esencial sobre la función
de la administración de los recursos humanos de la empresa. (Auditorías de
la seguridad física y aspectos de salud Auditoría de conflictos Auditorías de
la compensación)
Información externa: Las comparaciones con otras organizaciones pueden
proporcionar a los auditores una perspectiva adecuada que les permita emitir
juicios certeros y tomar decisiones correctas.. Las fuentes más confiables
para obtener información especializada incluyen las organizaciones
industriales y profesionales, las cámaras de comercio
Investigación en el área de los recursos humanos: Comparan un grupo
experimental con otro de control en condiciones realistas. Estos
experimentos se llevan a cabo para obtener datos referentes a aspectos
como el ausentismo, la tasa de rotación, el nivel de satisfacción con el
empleo, la compensación, la seguridad y otros.
Sin embargo, muchos gerentes se muestran reacios a experimentar con sus
trabajadores Además, los resultados de estos experimentos no son
conclusivos También podría existir una actitud de rechazo de quienes no
resulten electos para participar en el experimento.
13.ENCUESTAS DE ACTITUD
CONCEPTO
Una Encuesta de Actitud, o de Moral del Personal, es un procedimiento para
conocer las reacciones de los trabajadores a los diversos factores que
afectan su trabajo, por qué piensan de esta manera, así como también qué
aspectos desearían que se modificaran y en qué sentido.
IMPORTANCIA
A primera vista puede deducirse la enorme importancia que reviste una
Encuesta de Actitud, porque permite a la Administración de Personal, no sólo
conocer las verdaderas reacciones de los trabajadores de todos los
departamentos y niveles, sino, sobre todo, los medios que necesita para
mejorar las relaciones con el mismo personal.
FINES DE LA ENCUESTA DE ACTITUD
Conocer aquellos sistemas, prácticas y políticas, que molestan al
personal, pero que éste no se atreve a presentar en queja, para poder
corregirlos.
Conocer esas mismas circunstancias cuando no sean reales, sino que
se deban a la mala interpretación o incompleta información, con el fin
de explicar aquello que se trate, para evitar esos descontentos
injustificados.
Proveer a la empresa de un medio de comunicación con su personal,
mucho más amplio, confiable y franco.
Poner en acción un medio que por el solo hecho de establecerse ,
calma muchas inquietudes, haciendo sentir al personal que la
empresa está dispuesta a reconocer sus fallas, mantener las mejores
relaciones con sus trabajadores y tomar en cuenta los puntos de vista
de éstos.
Recibir información muy valiosa de los trabajadores sobre algunas
sugerencias relacionadas con sistemas y mejoras en materia de
personal.
EL SISTEMA DE ENCUESTA POR CUESTIONARIO
Independientemente de las normas dadas, cabe hacer nota que dicho
cuestionario puede hacerse en tres formas distintas:
o Por preguntas cerradas-que exigen una respuesta de: si o no.
o Por preguntas abiertas -que permiten una explicación más
amplia, o al menos, dejan espacio para adiciones y
explicaciones después de la respuesta.
o Respuesta de selección múltiple: la que obliga a escoger entre
varias respuestas, aquella que se considere como m{as
adecuada.
PROCEDIMIENTO DE LA ENCUESTA
Ante todo, debe determinarse si es oportuna, su periodicidad, la época más
conveniente para realizarla, la forma de realizarla, si va a ser llevada a cabo
por el método de cuestionario.
Normalmente se recomienda que la encuesta vaya precedida por una carta,
conferencia o folleto, del más alto ejecutivo de la empresa, en la que se
explique sus finalidades y enfatice los beneficios de una colaboración abierta.
La formulación del cuestionario, es obviamente uno de los puntos de mayor
importancia. Normalmente se aconseja ensayarlo primero con trabajadores
de gran confianza para la empresa, para ver si las preguntas están bien
formuladas, si son claras, si no están ocultando un prejuicio de la empresa, o
por el contrario, lleven hacia la creación de prejuicios o malas
interpretaciones de los trabajadores.
CASO N°1
COPIAR EL CASO.
CASO N° 2
En Carls jr. Los empleados son parte muy importante de nuestra
organización, para garantizar la satisfacción de nuestros clientes,
constantemente nos centramos en mejorar constantemente para el bien de
nuestros consumidores y de nuestros empleados. Consideramos el puesto
de administrador de Recursos Humanos de suma importancia ya que
brindara los resultados que buscamos para una adecuada toma de
decisiones y un mejoramiento completo de toda la organización. A
continuación hemos creado un manual en el que describimos la manera
adecuada del sistema para cada actividad por realizar como administrador de
Recursos humanos dentro de nuestra organización. Obtendrá una breve
reseña de hechos sobresalientes de la historia de la transformación atreves
del tiempo s administración de recursos humanos; al igual de los objetivos,
funciones y formas de desenvolverse en una forma acorde a nuestros
objetivos como empresa.
Mantener una comunicación estrecha y constante con nuestros empleados
nos permitirá tomar decisiones de suma importancia con respecto al cuidado
y atención de nuestro servicio de calidad. El administrador de Recursos
Humanos deberá identificar constantemente el desempeño de cada
trabajador, así como también tomar en cuenta sus comentarios y
sugerencias ya que la eficiencia y calidad dependen de un ambiente
adecuado de trabajo. La motivación influirá mucho para controlar un alto
desempeño en los trabajadores y es por eso que en este manual se llevan a
cabo, Hay que poner mucha atención en cuanto a cualquier señal que nos
indique errores en nuestro sistema de administración hacia la seguridad y
atención de nuestros empleados.
El administrador de Recursos Humanos tendrá una gran responsabilidad y
deberá realizar su actividad acorde a los objetivos de nuestra empresa, para
así lograr la preferencia y satisfacción de nuestros clientes. Este manual fue
diseñado y planificado con lo necesario para que un Administrador de
Recursos humanos realice su trabajo con eficiencia y con calidad ya que es
lo que buscamos al ofrecer nuestros productos.
CONCLUSIONES
COPIAR EL RESUMEN
RECOMENDACIONES
BIBLIOGRAFIA
http://html.rincondelvago.com/auditoria-de-rrhh.html
http://www.formaselect.com/Temas/Auditoria-recursos-humanos.htm :
Formaselect Grupo Empresarial
http://www.rrhh-web.com/artauditoria.html Autor
Juan José Beitía R.
Master Recursos Humano
