AUDITORIA DE EGRESOS Y COMPROMISOS€¦ · las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público. Las modificaciones presupuestarias tramitadas antes del 30 de setiembre de 2015 cumplen

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INFORME No. AUD-023-15 17 DE DICIEMBRE DE 2015

MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE

AUDITORÍA INTERNA

SEGUNDO INFORME PARCIAL ESTUDIO SOBRE PLANIFICACIÓN - PRESUPUESTO

2015


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CONTENIDO Página

1. INTRODUCCIÓN.................................................................................... 3 1.1 Origen del estudio......................................................................... 3 1.2 Objetivo del estudio...................................................................... 3 1.3 Alcance.......................................................................................... 3 1.4 Marco normativo........................................................................... 3 1.5 Aspectos normativos a considerar................................................. 3

2. RESULTADOS DEL ESTUDIO.................................................................. 4 2.1 Revisión de los presupuestos extraordinarios, modificaciones

presupuestarias y límite de gasto establecido para el período 2015……………………………………………………………………………..……………..

4 2.2 Revisión de los saldos de ingresos, egresos, presupuesto

ordinario y presupuesto modificado incluidos en el III Informe de ejecución presupuestaria…………………………………………………………….

7 2.3 Revisión del porcentaje de ejecución presupuestaria al 30 de

setiembre de 2015….………………………………………………………………….

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2.4 Revisión de reservas presupuestarias…………………………………………… 15

3. CONCLUSIONES……............................................................................... 16

4. RECOMENDACIONES............................................................................. 17


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SEGUNDO INFORME PARCIAL ESTUDIO SOBRE PLANIFICACIÓN - PRESUPUESTO MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE

1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen del estudio

El estudio se realiza con fundamento en las competencias que le confieren a esta Auditoría Interna el artículo 22 de la Ley General de Control Interno y en cumplimiento del Plan de Trabajo Anual de esta Auditoría para el período 2015. 1.2 Objetivo del estudio Verificar que los diferentes documentos presupuestarios (presupuesto inicial,

extraordinario, modificaciones, informes presupuestarios) cumplen con la normativa técnica aplicable.

1.3 Alcance El presente informe parcial incluye el período correspondiente del 01 de enero al 30

de setiembre de 2015, ampliándose en los casos en que se consideró necesario.

1.4 Marco Normativo

Ley de creación del Museo de Arte Costarricense, No. 6091 y su Reglamento

Ley General de Control Interno, No. 8292

Ley Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, No. 8131

Normas de Control Interno para el Sector Público1

Normas Técnicas sobre Presupuesto Público2 1.5 Aspectos normativos a considerar

Esta Auditoría, informa y previene al Jerarca y a los titulares subordinados, acerca de los deberes que les corresponden, respecto a lo establecido en el artículo 6 de la Ley General de Control Interno, así como sobre las formalidades y los plazos que deben observarse en razón de lo preceptuado en los numerales 36, 37 y 38 de la Ley 8292 en lo referente al trámite de nuestras evaluaciones; al igual que sobre las posibles responsabilidades que pueden generarse por incurrir en las causales previstas en el artículo 39 del mismo cuerpo normativo, el cual indica en su párrafo primero: 1 Resolución No. R-CO-9-2009 de la Contraloría General de la República, publicada en La Gaceta No. 26 del 06 de febrero de 2009.

2 No. N-1-2012-DC-DFOE, publicado en el Alcance Digital No. 39 a La Gaceta No. 64 del 29 de marzo de 2012.


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“Artículo 39.- Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares

subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si

incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales

previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios. (…)”

2. RESULTADOS DEL ESTUDIO 2.1 Revisión de los presupuestos extraordinarios, modificaciones presupuestarias y límite de gasto establecido para el período 2015. Los presupuestos extraordinarios presentados cumplen con la normativa técnica aplicable y en cuanto a la cantidad de presupuestos tramitados se cumple con la Norma 4.3.11 de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público. Las modificaciones presupuestarias tramitadas antes del 30 de setiembre de 2015 cumplen con los requisitos técnicos y legales aplicables, con excepción de la modificación No. 1, la cual fue aprobada por la Junta Administrativa y remitida a la STAP mediante el oficio MAC-SUB-099-2015, la misma presentaba saldos negativos en las partidas 1-03-03, 1-04-03-, 1-04-99, 1-08-07 y 2-02-02, situación que no debe presentarse ya que para adquirir compromisos o hacer erogaciones se debe contar con el respectivo presupuesto. No obstante lo anterior, esta situación fue solventada, ya que posteriormente, a solicitud de la señora Marjorie Mora, funcionaria de la STAP, la Modificación No. 1 fue sustituida por una nueva versión, la cual fue conocida y aprobada por la Junta Administrativa y se remitió a la STAP mediante el oficio MAC-SUB-133-2015 del 15 de mayo de 2015. Con respecto a la cantidad máxima de las modificaciones presupuestarias que se pueden realizar durante el año, la Junta Administrativa del MAC en la sesión ordinaria No. 005 del 11 de marzo de 2014, estableció mediante el Acuerdo 7.1 que la cantidad máxima de modificaciones presupuestarias que se tramitarían durante el período presupuestario sería de cinco. La Administración justificó ante la Junta Administrativa la necesidad de realizar una sexta modificación y posiblemente una sétima, lo que la Junta aprobó.

Al respecto las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público indican lo siguiente:

"Norma 4.3.13 Deber del jerarca institucional de regular aspectos específicos de las

modificaciones presupuestarias. El jerarca institucional, por medio de actos

debidamente fundamentados, deberá regular con respecto a las modificaciones

presupuestarias, lo siguiente:

a) La cantidad anual de modificaciones presupuestarias posibles de realizar, que de

forma razonable, se ajuste a las necesidades institucionales..."

"c) La periodicidad y medios para someter las modificaciones a la aprobación del

jerarca de la institución o de la instancia designada…"


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En cuanto a la revisión del porcentaje permitido para modificar, se desglosa el comportamiento del presupuesto institucional al 30 de setiembre de 2015:

Presupuesto ordinario ¢1.939.264.000.00

Más Presupuesto Extraordinario No. 1 -100.953.005.00

Presupuesto Extraordinario No. 2 -31.355.012.55

Presupuesto Extraordinario No. 3 -280.570.458.33

TOTAL 1.526.385.524.12

Norma 4.3.11 25% 381.596.381.03

Modificación Presupuestaria No. 1 109,909,571.92






TOTAL 297,962,579.59

DIFERENCIA 83,633,801.44

Al respecto las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público indican lo siguiente: "Norma 4.3.11 Cantidad de variaciones presupuestarias y monto máximo a variar por

modificaciones presupuestarias. Durante el año, el presupuesto institucional solo podrá

ser variado por medio de tres presupuestos extraordinarios aprobados y por la cantidad

máxima de las modificaciones presupuestarias posibles de aprobar que defina el Jerarca

de la institución por medio de las regulaciones internas que emita según lo dispuesto en la

norma 4.3.13. El monto máximo que se redistribuya sumando todas las modificaciones

presupuestarias, no podrá exceder el 25% del monto total del presupuesto inicial más los

presupuestos extraordinarios aprobados..." De conformidad con lo establecido en la Norma 4.3.11, el monto total de las seis modificaciones presupuestarias no supera el 25%, por lo tanto se cumple con la normativa. Mediante el oficio No. STAP-0942-2015 del 14 de mayo de 2015, la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria (STAP) comunico el límite de gasto definido para el período 2015, el cual asciende a ¢1.488.8 millones. El presupuesto del Museo de Arte Costarricense considerando los presupuestos extraordinarios menos las partidas excluidas del límite de gasto presupuestario, presenta un saldo de ¢1.405.7 millones, por lo tanto se está por debajo del límite establecido en ¢83.0 millones, cumpliendo así con los lineamientos de la STAP, de acuerdo con el siguiente detalle:


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Cuadro No. 1

Como ya se ha señalado en anteriores informes de auditoría, la Institución carece de manuales de procedimientos y de funciones, entre ellos un documento que incluyan las disposiciones técnicas y legales a considerar en el proceso de formulación, aprobación, ejecución y evaluación presupuestaria, que permitan conocer el funcionamiento interno en cuanto a descripción de tareas, ubicación, cumplimiento de requisitos técnicos y legales y los puestos responsables de su ejecución. Al respecto, las Normas de Control Interno para el Sector Público indican lo siguiente:

4.2 Requisitos de las actividades de control. Las actividades de control deben reunir los

siguientes requisitos:

(…)

e. Documentación. Las actividades de control deben documentarse mediante su

incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y

procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible,

en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y

evaluación.

f. Divulgación. Las actividades de control deben ser de conocimiento general, y comunicarse a

los funcionarios que deben aplicarlas en el desempeño de sus cargos. Dicha comunicación

http://monografias.com/trabajos10/anali/anali.shtml


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debe darse preferiblemente por escrito, en términos claros y específicos.” (El destacado no corresponde al original)

2.2 Revisión de los saldos de ingresos, egresos, presupuesto ordinario y presupuesto modificado incluidos en el III Informe de ejecución presupuestaria, al 30 de setiembre de 2015.

1. Revisión de ingresos al III Trimestre del 2015: Al comparar los saldos del III Informe de ejecución presupuestaria con los registros incluidos tanto en el Módulo de Presupuesto del Sistema BOS como en la Contabilidad del MAC, éstos no presentan ninguna diferencia, tal y como se muestra en el siguiente cuadro:

Cuadro No. 2

Revisión de Ingresos al 30 de setiembre de 2015

2. Revisión de egresos al III Trimestre del 2015: Al comparar los saldos del III Informe de ejecución presupuestaria con los registros incluidos en el Módulo de Presupuesto del Sistema BOS, se presenta una diferencia de ¢19.405.00 en la partida “Servicios”, tal y como se muestra en el siguiente cuadro:

Cuadro No. 3

Revisión de Egresos al 30 de setiembre de 2015

3. Revisión del saldo del presupuesto después de aplicar los Presupuestos

Extraordinarios No. 1, 2 y 3 y las Modificaciones Presupuestarias No. 1, 2, 3, 4, 5 y 6: Al comparar los saldos de la columna “Presupuesto Total” del III Informe de ejecución presupuestaria con los registros incluidos en el Módulo de Presupuesto del Sistema BOS y el cálculo realizado por la Auditoría Interna, se presentan dos diferencias, una


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en la partida “Servicios” por ¢300.000.00 y otra en la partida “Bienes Duraderos” también por ¢300.000.00, tal y como se muestra en el siguiente cuadro:

Cuadro No. 4

Revisión de Presupuesto Modificado al 30 de setiembre de 2015

Observación (1) La diferencia obedece a que en el detalle del reporte generado del Sistema no aparece la subpartida 1-03-07, a la cual se le asignaron ¢300.000.00 mediante la Modificación Presupuestaria No. 06-2015. En el Presupuesto Ordinario esta subpartida no fue incluida por lo que podría ser ésta la causa por la cual no se incluye en el detalle pero si se considera en el total del reporte, ya que éste coincide con el total del III Informe de ejecución presupuestaria y con el cálculo realizado por la Auditoría Interna, tal y como se observa en las siguientes imágenes del reporte del Sistema al 30 de setiembre de 2015:

Imagen No. 1


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Imagen No. 2

Observación (2) La diferencia se origina porque en el detalle del reporte generado del Sistema no aparece la subpartida 5-99-99, a la cual se le asignaron ¢300.000.00 mediante la Modificación Presupuestaria No. 05-2015. En el Presupuesto Ordinario esta subpartida no fue incluida por lo que podría ser ésta la causa por la cual no se incluye en el detalle pero si se considera en el total del reporte, tal y como se observa en las siguientes imágenes No. 2 y 3:

Imagen No. 3

4. Revisión de los saldos del presupuesto ordinario: Al comparar los saldos de la columna “Presupuesto Ordinario” del III Informe de ejecución presupuestaria con los datos incluidos en el Módulo de Presupuesto del Sistema BOS, se observa una diferencia en la partida “Materiales y suministros” por -¢401.075.60, la misma obedece a que en la subpartida 2-02-02 “Productos agroforestales” se genera un saldo de -401.075.60, lo cual ocasiona que se genere la diferencia. Esta subpartida si se incluyó en el Presupuesto Ordinario pero con saldo cero, en el Cuadro No. 5 y la Imagen No. 4 se observa la diferencia:


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Cuadro No. 5 Revisión de saldos del Presupuesto Ordinario al 30 de setiembre de 2015

Imagen No. 4

En la Imagen No. 3 se puede observar que a pesar de esta diferencia que modifica el saldo de la partida “Materiales y Suministros”, el total del Presupuesto ordinario es correcto en el Sistema. De acuerdo con lo manifestado por el señor Luis Ramírez, funcionario de la empresa TECAPRO, los errores señalados pueden generarse porque es necesario realizar un recálculo en el Sistema, de tal forma que considere todos los datos que han sido ingresados. 2.3 Revisión del porcentaje de ejecución presupuestaria al 30 de setiembre de 2015. Al 30 de setiembre de 2015 la Institución presenta un porcentaje de ejecución de un 50.19%, sin embargo, se debe considerar que el presupuesto ordinario presentó una disminución de 21.29%, a continuación se muestra el detalle por partida presupuestaria:


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Cuadro No. 6

Porcentaje de ejecución presupuestaria por partida Al 30 de setiembre de 2015

Fuente: Informe de ejecución presupuestaria al 30 de setiembre de 2015

1. Remuneraciones Por medio del Presupuesto Extraordinario No. 03-2015 el presupuesto de Remuneraciones fue disminuido en un 10.67%, por corresponder esta partida a salarios, tiempo extraordinario, incentivos, cargas sociales, etc. es una partida que presenta una ejecución mensual constante. Con respecto al presupuesto ordinario 2014 la partida de Remuneraciones del período 2015 presentó un incremento de un 35%, la Administración justificó dicho incremento en que se incluyeron las plazas correspondientes a los Centros Cívicos de la ECA y a las plazas que se encontraban vacantes, de conformidad con los oficios STAP-3011-2014 del 19 de diciembre de 2014 y MAC-DIR-470-2014. Los funcionarios nombrados en las dos plazas aprobadas para los Centros Cívicos iniciaron labores el 16 de junio de 2015 y las cinco plazas vacantes fueron autorizadas para utilizarse el 24 de junio de 2015, oficio STAP-1244-2015, el trámite ante la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria (STAP) para aprobar la utilización de las cinco plazas vacantes se realizó el 06 de abril de 2015, oficio MAC-DIR-141-2015. 2. Servicios La subpartida “Servicios Generales” presenta el mayor monto presupuestado con ¢563.1 millones, lo cual representa un 29% del monto total del presupuesto, con un 52% de ejecución al 30 de setiembre de 2015; partida que fue disminuida en ¢30.3 millones. De acuerdo con el “Clasificador por objeto del gasto” de la Dirección General de Presupuesto Nacional del Ministerio de Hacienda, esta partida corresponde a:

“Incluye los gastos por concepto de servicios contratados con personas físicas o jurídicas, para que realicen trabajos específicos de apoyo a las actividades sustantivas de la institución, tales como servicios de vigilancia, de aseo y limpieza, de confección y


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lavandería, de manejo de automóvil y otros servicios misceláneos.” En cumplimiento de lo anterior, los servicios que se ejecutan con cargo a esta cuenta son alquileres de edificios, servicios de seguridad (Sabana, Acopio, ECA y Oficinas Administrativas) y servicio de limpieza (Oficinas Administrativas, Acopio y Bodega), con excepción de los cortos períodos en que no se ha contado con el servicio de seguridad en el Museo, Sede Sabana, por atrasos en la contratación del mismo. En cuanto a la subpartida “Seguros”, la cual incluía en el presupuesto ordinario ¢80.0 millones, fue aumentada en ¢21.0 millones con el propósito de realizar en setiembre el pago correspondiente del aseguramiento de la Colección del Museo por ¢92.3 millones. Es importante mencionar que para la subpartida “Mantenimiento de edificios y locales”, se incluyó en el Presupuesto Ordinario la suma de ¢61.0 millones, sin embargo, mediante la Modificación Presupuestaria No. 01-2015, aprobada por la Junta Administrativa en la Sesión No. 009-2015 del 12 de mayo de 2015, se rebajaron ¢53.0 millones con la siguiente justificación: “Apreciación de las Artes En este programa se ajusta el límite de gasto máximo del 2015 por un monto de ¢53.000.000.00 rebajando la partida 1.08.01 Mantenimiento de edificios y locales, aumentando la partida sumas libres sin asignación presupuestaria. Se solicitó por medio del correo electrónico del 20/03/2015 no continuar con el proyecto, por lo tiempo ya no se podría ejecutar este año.” (Oficio MAC-SUB-133-2015 del 15 de mayo de 2015 dirigido al Dr. Roberto Jiménez G., Director Ejecutivo de la STAP). De acuerdo con el “Clasificador por objeto del gasto” de la Dirección General de Presupuesto Nacional del Ministerio de Hacienda, esta partida se describe de la siguiente forma: “Corresponde a gasto por concepto de mantenimiento preventivo y habitual de oficinas, bodegas, locales diversos, museos, hospitales y similares, por ejemplo: ascensores, pintura de paredes, reparaciones y remodelaciones menores en techos, paredes y pisos. Se incluye el mantenimiento y reparación de los sistemas internos eléctricos, telefónicos y de cómputo, así como los sistemas de seguridad de los edificios. Incluye el mantenimiento preventivo y habitual para la conservación de toda clase de terrenos.” De acuerdo con lo anterior, se puede concluir que está partida presenta un exceso en el presupuesto al comparar lo presupuestado, el presupuesto modificado, el porcentaje ejecutado y el saldo disponible:


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3. Materiales y Suministros El comportamiento de la partida Materiales y Suministros al 30 de setiembre de 2015, se muestra en el siguiente detalle:

En el presupuesto ordinario se incluyeron ¢119.4 millones, mediante modificación presupuestaria fue disminuido su saldo en ¢46.1 millones, quedando un saldo de ¢73.2 millones, de los cuales se han ejecutado únicamente el 10.84% La ejecución de esta partida presupuestaria depende del trámite de los diferentes procedimientos de contratación administrativa, este año al igual que el año anterior, las contrataciones se han realizado a través de la Proveeduría del Ministerio de Cultura y Juventud, lo cual ha generado atrasos en los trámites por lo que muchos de los trámites realizados no fueron concretados en el 2015. 4. Bienes duraderos El comportamiento de la partida Bienes Duraderos al 30 de setiembre de 2015, se muestra de la siguiente forma:

Esta partida incluyó en el presupuesto ordinario ¢157.3 millones, mediante modificación presupuestaria fue disminuido su saldo en ¢1.1 millones, quedando un saldo disponible de ¢146.7 millones, de los cuales se han ejecutado apenas el 6% Esta es otra partida que la ejecución depende de la contratación administrativa y por problemas que se han presentado desde el 2012 con la proveeduría institucional en cuanto a funcionarios que renunciaron o de reciente ingreso que no cuentan con la experiencia y el conocimiento en contratación administrativa, se ha dependido de la colaboración de la Proveeduría del Ministerio de Cultura y Juventud, sin embargo por la carga de trabajo que este Departamento tiene se han generado atrasos en los trámites, por lo que muchos de éstos no se han realizado o no fueron concretados en el 2015.


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La subpartida “Piezas y obras de colección” presenta el mayor monto presupuestado con ¢80.0 millones que fueron presupuestados originalmente (presupuesto ordinario), lo cual representa un 3% del monto total del presupuesto, con un 0% de ejecución al 30 de setiembre de 2015, esta subpartida fue afectada por medio de una modificación, disminuyendo sus recursos en ¢25.5 millones. 5. Transferencias La subpartida “Prestaciones legales” presenta el mayor monto presupuestado pasando de ¢11.5 millones a ¢20.9 millones, con un 96% de ejecución al 30 de setiembre de 2015, como consecuencia del pago de prestaciones legales a funcionarios de la Institución que se acogieron a su pensión. “Transferencias corrientes a órganos desconcentrados”, corresponde al pago que las instituciones deben realizar a la Comisión Nacional de Emergencia, para el 2015 el pago fue de ¢3.228.269.50, la diferencia con respecto a los ¢8.0 millones presupuestados originalmente, fue redistribuida a otras subpartidas por medio de una modificación presupuestaria. 6. Sumas Libres La subpartida Sumas libres sin asignación presupuestaria fue subejecutada, mediante los Presupuestos Extraordinarios No. 02-2015 y 03-2015, atendiendo solicitudes del Ministerio de Cultura y Juventud, de conformidad con los oficios No. DM-947-2015 y DM-1328-2015. Si se realiza una comparación del porcentaje de ejecución que la Institución ha presentado en los últimos años, comparando presupuesto ejecutado vrs presupuesto ordinario3, se obtiene un promedio de 64.38%. Se puede observar que el presupuesto ordinario ha crecido año con año y el porcentaje de ejecución se mantiene o tiende a la baja, tal y como se puede observar en el siguiente cuadro.

Cuadro No. 7 Cuadro comparativo presupuesto 2011 - 2015

En millones de colones

3 Para esta comparación solamente se está considerando presupuesto ordinario y no las incorporaciones de

vigencias anteriores. En el presupuesto ordinario del año 2014 se incluyen ¢1.000,0 millones para el proyecto

del Acopio en Tibás, proyecto del Ministerio de Cultura y Juventud que no se ejecutó en el 2014 y se

mantiene a la fecha como superávit específico.


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2.4 Revisión de reservas presupuestarias La Subdirección, las Áreas Financiero-Contable, Planificación- Presupuesto y Proveeduría, han venido participando en el proceso de realizar mejoras al sistema de información financiera BOS, con el que cuenta la Institución, el cual está conformado por los Módulos: Contabilidad, Presupuesto, Inventarios, Compras, Cuentas por Pagar, Control Bancario, Activos Fijos y Nómina. Estas mejoras son necesarias no solo para cumplir con la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (Decreto 34918-H), sino también para fortalecer el sistema de control interno. En el tema presupuestario, específicamente en las reservas presupuestarias, se están tomando acciones para solventar situaciones que esta Auditoría Interna había detectado durante la ejecución de esta revisión. Como parte de sus funciones de asesoría, esta Auditoría Interna ha participado en este proceso, en reunión realizada el 18 de noviembre pasado, la Administración acordó la implementación de los siguientes cambios relacionados con el control presupuestario para el período presupuestario 2016: La reserva se va a generar automáticamente del Módulo de Presupuesto, la cual

incluirá un consecutivo (dado por el sistema) y la fecha al momento que se confecciona la reserva. Si la subpartida no contiene los recursos suficientes, el Sistema no generará la reserva. En este caso es necesario realizar primero la modificación presupuestaria que le asigne recursos a la subpartida que lo requiere y posteriormente se elaborará la reserva.

Se va a volver a trabajar con contenido presupuestario, reserva, obligación y ejecución

de la siguiente forma: Contenido presupuestario al momento en que la unidad usuaria consulta a Presupuesto si tiene los recursos suficientes, se realizan los trámites correspondientes y se entrega toda la documentación necesaria para llevar a cabo una contratación a la Proveeduría. La Proveeduría será la responsable de solicitar la reserva al Encargado de Presupuesto cuando se prepara para iniciar el trámite de la contratación en el sistema de compras correspondiente. Una vez adjudicada la contratación, al momento de que la Proveeduría genera la orden de compra la Proveeduría la asociará a la reserva, con lo cual se realiza la obligación, es decir el monto de la orden de compra queda en el sistema “obligado” y si existiera una diferencia con el monto de la reserva, éste se libera para que se pueda disponer del mismo. Posteriormente cuando la Contabilidad realiza el asiento contable por el pago efectuado al proveedor, se realizará la ejecución presupuestaria.

No se podrá ejecutar sin previamente reservar y obligar.


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Para las planillas se deberá aplicar el mismo mecanismo de control de reserva, obligación y ejecución.

Los servicios públicos se ejecutarán directamente. Las compras por medio del fondo de caja chica deberán contar con las reservas

presupuestarias correspondientes, giradas a nombre del encargado de caja chica y no como se ha venido trabajando que para cada compra de caja chica se consulta el contenido presupuestario.

Generar las modificaciones presupuestarias desde el Módulo de Presupuesto. Se crearán subprogramas a los programas presupuestarios Apreciación de las Artes y

Gestión Administrativa y Financiera, con el propósito de que todo el control presupuestario se realice en el Módulo de Presupuesto y que no sea necesario utilizar ningún otro mecanismo como hojas de Excel, que podrían generar errores u omisiones al llevarse el control en dos sistemas.

Los funcionarios de cada área: Proveeduría, Contabilidad, Tesorería, Presupuesto,

Planificación, Auditoría Interna, Subdirección, Dirección, Planillas, etc. contarán con un usuario que les permita realizar las tareas y consultas de conformidad con sus funciones y responsabilidades. Se deberá definir un Administrador de Sistema, dado que alguno de los mismos funcionarios que realiza alguna labor asumirá esta función, la empresa TECAPRO propuso que esa persona tenga dos perfiles de usuario, uno de acuerdo a sus funciones y otro como Administrador.

La Auditoría Interna toma nota de estas disposiciones para darle el seguimiento respectivo en posteriores revisiones. 3. CONCLUSIONES La baja ejecución presupuestaria obedece en primera instancia a que por carecer de una metodología de planificación, la asignación de los recursos no se basa en un proceso sistemático y continuo, que obedezca a políticas o lineamientos de carácter institucional o sectorial, de manera que se haga un uso eficiente de los mismos, sino que la práctica ha sido que se recibe una nota del MCJ indicando el monto del presupuesto para el período, se rebajan remuneraciones, gastos operativos y otros como prestaciones legales y el saldo disponible para la adquisición de bienes y servicios se distribuye entre algunas de las unidades que conforman los programas presupuestarios, quienes distribuyen el monto en su plan de compras. El otro aspecto que ha afectado la ejecución presupuestaria, es la problemática que el Museo tiene con la Proveeduría desde finales del año 2012, ya que no se ha contado con personal para trabajar como una proveeduría institucional y los funcionarios de reciente


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ingreso no disponen de la experiencia y el conocimiento en contratación administrativa, además de otros requisitos que se deben cumplir para poder obtener la aprobación de los entes correspondientes para trabajar como una proveeduría institucional. La Proveeduría del Ministerio de Cultura y Juventud ha prestado su colaboración, pero por la carga de trabajo que ellos manejan se han generado atrasos en los trámites por lo que muchos de éstos no se han realizado o no fueron concretados en el 2015.

4. RECOMENDACIONES

A LA SUBDIRECCIÓN DEL MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE:

1. Es urgente que la Institución cuente manuales de procedimientos y de funciones, que incluyan las disposiciones técnicas y legales a considerar en el proceso de formulación, aprobación, ejecución y evaluación presupuestaria, que permitan conocer el funcionamiento interno en cuanto a descripción de tareas, ubicación, cumplimiento de requisitos técnicos y legales y los puestos responsables de su ejecución, tal y como lo establece la Norma de Control Interno para el Sector Público No. 4.2, esta “documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación”. La Administración tiene previsto ejecutar en el 2016 un proceso cuyo objetivo es el de “Establecer las principales líneas de acción a seguir en el corto y mediano plazo para que el Museo de Arte Costarricense implemente las herramientas necesarias para contar con un adecuado Sistema de Control Interno”, dentro de estas herramientas se encuentran los manuales de procedimientos. Este proceso con los objetivos, normativa, fases de ejecución y productos esperados fue expuesto a la Junta Administrativa del Museo de Arte Costarricense en la sesión ordinaria No. 24-2015 realizada el 16 de diciembre de 2015.

2. Instruir a la Administración para que sean corregidas las situaciones descritas en el

apartado 2.2 de este Informe, de tal forma que la información que quede como datos históricos para el período 2015 en el Módulo de Presupuesto del Sistema BOS, no presente diferencias con respecto a los informes generados.

3. Se recomienda a la Administración tomar las medidas necesarias que permitan

mejorar sustancialmente el porcentaje de ejecución presupuestaria para el próximo período presupuestario (2016), ya que el promedio de ejecución (presupuesto ordinario vrs ejecutado) del período 2011-2015 (al 30/9/15) es de 64.38%.

Elaborado por: Licda. Yilena Alcázar Arroyo

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http://monografias.com/trabajos10/anali/anali.shtml

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