Att tänka på Inför leverans till

kommunarkivet!

En introduktion inför arkiv leverans till kommunarkivet

Hur gör vi rent praktiskt??????

Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i Klippans kommun!Janicke schreuder är kommunens arkivarie som finns till för er..

- Arkivmyndigheten ska utöva tillsyn över att kommunens myndigheter fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildningen och dess syften samt se över arkivvården i kommunen.

- Kommunarkivet skall vårda hos sig förvarat arkivbestånd samt främja arkivens tillgänglighet och deras användning i kulturell verksamhet och forskning.

- Arkivarien ger myndigheterna råd i arkivvårdsfrågor.

Inför leverans till kommunarkivet:

Ska arkivredogöraren ha gallrat i handlingarna så att inget som inte ska bevaras hamnar i kommunens centralarkiv!

Ta hjälp av verksamhetens dokumenthanteringsplan för detta arbetsmoment..

Vad är en dokumenthanterings-plan?En dokumenthanteringsplan ska alla verksamheter ha enligt Klippan kommuns arkivreglemente!

Planen är:Ett sök- och styrinstrument för dokumenthanteringen, med uppgifter om: Vilka handlingar som finns Var handlingarna förvaras Vad som ska bevaras/gallras? Andra för

dokumenthanteringen väsentliga uppgifter (t.ex. digitala uppgifter, vem som ansvarar för handlingarna etc.)

Om det inte finns någon dokumenthanteringsplan..

Ska ni alltid ta kontakt med arkivarien i kommunen för att omgående påbörja arbetet med att skapa en.. Ta hjälp av gallringsråden som finns

på SKLs hemsida och sök därefter på gallringsråd för tex: Kultur och fritid, barn och utbildningsnämnd mm..

Kom ihåg att rensa i handlingarna innan leverans till

kommunarkivet:Rensa bort: Gem Post it´s Gummisnoddar Klamrar Plastfickor Dubbletter

Glöm inte:

Klamrar ska bort på protokollen och diarieförda handlingar..

Denna redskap är nödvändig!

- Fascikel omslag runt journaler/akter med personnr på i översta högre hörn, skrivit med blyerts!

- Snap – on Clip i tjocka luntor som Protokoller, diarier, betyg, betygskataloger mm..

Fascikel omslag arkivbeständigt A3 format Snap - on Clip

Pärmar är inte längre välkomna i Kommunarkivet!- Det tar tid för arkivarien att

rensa och gallra i pärmarna..

- Alla myndigheter ska själv se till att sköta sina arkiv på rätt sett!

Se: Klippans kommuns arkivreglemente 6 § 4 p AL- Kommunarkivarien finns till för er när det gäller rådgivning och tillsyn över arkivvården i kommunen.

Volymer kan ni få från kommunarkivet! Säg bara till arkivarien så ordnar det sig..

Volym kartonger finnes i olika storlekar välj den största modellen på 80mm!

Så här ska det se ut! Fyll alltid upp volymerna, lämna aldrig halvfyllda till

arkivet..

80mm

55mm

Volymen öppnas från långsidan!

Lämna inte begagnade volymkartonger till arkivet..

- Skriv inte med kulspettspennor eller sprit pennor på volymkartongerna!

- Arkivarien kommer att sätta etiketter på lådorna när hon/han registrerar in det i Visual Arkiv!

FEL!!!

Märk volymkartongerna så här:- Överst på kartongen kan det stå: från vilken myndighet tex: Barn –och

utbildningsnämnden.- Nederst på kartongryggen kan det stå tex: Namnet på skolan och betyg för

grundskolan med år. Allt beroande på vilka handlingar som bevaras i volymen.

- ANVÄND BLYERTSPENNA!!

Barn -och utb. nämnden

Snyggatorpskolan

Betyg 2000-2008

EXEMPEL:

Så här snyggt och prydligt blir det sedan…

Volymerna är klara! Etiketterade och förtecknade i Visual arkiv

REVERSAL!

Fyll alltid i en Reversal när något ska skickas till kommunarkivet.

En Reversal är det samma som ett kvitto. Ni vill ju veta vad ni har lämnat till arkivet och arkivarien behöver veta vilka handlingar det rör sig om och från vem leveransen kommer ifrån..

Fyll alltid i : Från vilken myndighet/förvaltning leveransen kommer ifrån samt den som är ansvarig för leveransen sitt namn och telefonnummer. Handlingarnas serie namn med år

ska också skrivas in i Reversalen. T ex: Samverkan - protokoll 2004 mm..

Var hittar man Reversalen?

• Gå in på kommunens start sida.

• Sök på: Kommunarkivet.

• Tryck på fliken: Detta gäller vid leverans av handlingar.• Reversalen ligger

som PDF – fil i högra fliken under relaterade länkar.

Vad händer nu då??

- Nu är Reversalen ifylld och leveransen är klar för att skickas till kommunarkivet!

- Paketera i: flyttkartonger och klistra på en reversal utanpå flyttkartongen. En Reversal ska även ligga i flyttkartongen.

- Kontakta kommunarkivarien om att leveransen är klar att lämnas till arkivet.

- Vaktmästaren hämtar leveransen och kör den till arkivet!

- Kommunarkivarien signerar och godkänner leveransen på reversalen och skickar den tillbaka till den som ansvarade för leveransen.

Detta gäller när kommunarkivet har tagit över handlingarna:

- När kommunarkivet har tagit över arkiv eller del av arkiv från en myndighet, övergår hela ansvaret till arkivmyndigheten. Handlingar som omfattas av sekretess har samma skydd hos kommunarkivet som hos den överlämnande myndigheten. Utlämnande av övertaget material sker som kopia eller lån, efter nödvändig sekretessprövning.

Detta var mycket information men allt brukar bli bra till slut!

Lycka till!

THE END..