ASSBASALUD E.S.E. VIGENCIA 2014 ... - Hace parte de … · El informe contiene un análisis de aquellos aspectos de gestión, de resultados, y de la gestión financiera y presupuestal,

INFORME FINAL DE AUDITORÍA AUDITORIA REGULAR CON ENFOQUE INTEGRAL

ASSBASALUD E.S.E. VIGENCIA 2014

CONTRALORÍA GENERAL DEL MUNICIPIO DE MANIZALES

AGEI-R-2.3-2015 Marzo 2016

Dirección: Calle 21 No. 23-22 Edificio Atlas, pisos 5 y 9

Manizales – Caldas – Colombia

Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746

www.contraloriamanizales.gov.co

[email protected]

2

GP-CER389943 SC-CER390430

AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

Atención en Seguridad Social Bienestar y Salud ASSBASALUD E.S.E. VIGENCIA 2014

ANA CRISTINA JARAMILLO GUTIERREZ Contralora Municipal

LUCIA YORLADY CARRILLO DELGADO Directora de Planeación y Control Fiscal

JORGE LUIS VALDÉS OROZCO

Líder de Auditoria

GLORIA INÉS VALENCIA GIL MÓNICA LÓPEZ LÓPEZ

ÁLVARO HERNAN OSORIO ZULUAGA LUIS CARLOS TORO GARCIA

JUAN ANTONIO CARVAJAL ECHAVARRIA LUIS ERNESTO BETANCOURT SANCHEZ



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

3


TABLA DE CONTENIDO 1. DICTAMEN INTEGRAL .......................................................................... 7

1.1. ASPECTOS RELEVANTES ................................................................ 8

1.1.1. Objeto social ........................................................................................ 8

1.1.2. Misión .................................................................................................. 8

1.1.3. Visión ................................................................................................... 9

1.1.4. Código de ética .................................................................................... 9

1.1.5. Política de Calidad. .............................................................................. 9

1.2. MARCO LEGAL ................................................................................... 9

1.2.1. Régimen contractual .......................................................................... 10

1.2.2. Régimen jurídico ................................................................................ 10

1.3. CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO 12

1.3.1. Control de Gestión ............................................................................. 12

1.3.2. Control de resultados ......................................................................... 13

1.3.3. Control Financiero y Presupuestal ..................................................... 14

1.3.4. Opinión sobre los estados contables: ................................................ 15

2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA ...................................................... 17

2.1 CONTROL DE GESTIÓN ..................................................................... 17

2.1.1 Gestión Contractual ........................................................................... 17

2.1.1.1. Contratación Directa ....................................................................... 19

2.1.2. Rendición y revisión de la cuenta ...................................................... 22

2.1.3. Legalidad ........................................................................................... 24

2.1.3.1. Financiera ....................................................................................... 25

2.1.3.2. Contractual ..................................................................................... 25

2.1.3.3 Gestión del Talento Humano .............................................................. 26

2.1.4 Gestión ambiental ................................................................................. 28

2.1.5 Tecnologías de la comunicación y la información – TIC ....................... 30

2.1.6 Planes de mejoramiento ........................................................................ 35

2.1.7. Peticiones, quejas, reclamos y denuncias ............................................ 36

2.1.7.1. Queja admi_archi .............................................................................. 37

2.1.7 Control fiscal interno .......................................................................... 37

2.2 CONTROL DE RESULTADOS ............................................................. 50

2.2.1. Cumplimiento de planes, programas y proyectos .............................. 51

2.2.1.1. Eficacia ........................................................................................... 51

2.2.1.2. Eficiencia ........................................................................................... 52

2.2.1.3. Efectividad ......................................................................................... 53

2.2.1.4. Coherencia ........................................................................................ 53

2.3. CONTROL FINANCIERO .................................................................. 54

2.3.1. Estados Contables ............................................................................. 54

2.3.2 GESTIÓN PRESUPUESTAL. ............................................................ 66



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

4


2.3.2. Recobros ........................................................................................... 81

2.3.3 GESTIÓN FINANCIERA .................................................................... 95

2.3.4 Indicadores ........................................................................................ 97

3 COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS ......................................................... 98

3.1. HALLAZGO UNO. ADMINISTRATIVO FALTA DE CALIDAD DE LA INFORMACIÓN RENDIDA. ............................................................................ 98

3.2 HALLAZGO DOS. ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE SANCIONATORIO. INCUMPLIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO. 101

3.3. HALLAZGO TRES ADMINISTRATIVO. INADECUADA ESTRUCTURA, CLASIFICACIÓN Y DEFINICIÓN DE LAS CUENTAS PRESUPUESTALES DE LA ENTIDAD. ....................................................... 103

3.4. HALLAZGO CUATRO. ADMINISTRATIVO, CON PRESUNTO ALCANCE DISCIPLINARIO, Y FISCAL. INCREMENTO ARTIFICIAL DE LOS INGRESOS Y GASTOS DE LA ENTIDAD ................................................... 107

3.5. HALLAZGO CINCO ADMINISTRATIVO. INADECUADO TRÁMITE DE LA APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO Y SUS MODIFICACIONES. ....... 112

3.6. HALLAZGO SEIS ADMINISTRATIVO, CON PRESUNTO ALCANCE DISCIPLINARIO Y FISCAL. PRESCRIPCIÓN DE CUOTAS PARTES PENSIONALES ............................................................................................ 115

3.7. HALLAZGO SIETE ADMINISTRATIVO. CON PRESUNTO ALCANCE FISCAL. DIFERENCIAS EN LA FACTURACIÓN PARA EL COBRO DE LA CAPITACIÓN PACTADA. ............................................................................ 119

3.8. HALLAZGO OCHO ADMINISTRATIVO. GESTION ANTIECONOMICA POR EL RECONOCIMIENTO Y ACEPTACIÓN DE DESCUENTOS A TERCEROS POR CONCEPTO DE RECOBROS SIN AUTORIZACIÓN O FACULTAD PARA OTORGARLOS. ............................................................ 122

3.9. HALLAZGO NUEVE ADMINISTRATIVO Y PRESUNTO ALCANCE FISCAL. CASTIGO DE CARTERA MEDIANTE EL MECANISMO DE ACEPTACIÓN DE GLOSAS. ....................................................................... 126

3.10. HALLAZGO DIEZ ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE FISCAL Y DISCIPLINARIO. ASSBASALUD E.S.E. AUSENCIA DE REGLAMENTO INTERNO PARA LA GESTIÓN DE LA CARTERA. ........... 131

3.11. HALLAZGO ONCE ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCENCE DISCIPLINARIO Y FISCAL. PAGO DE HORAS EXTRAS Y TRABAJO SUPLEMENTARIO SIN EL LLENO PREVIO DE LOS REQUISITOS MÍNIMOS EXIGIDOS. ................................................................................................... 137

3.12. HALLAZGO DOCE ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE DISCIPLINARIO Y FISCAL. DESACATO DE LA NORMATIVIDAD LEGAL EXPEDIDA POR EL COMFIS. ..................................................................... 145



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

5


3.13. HALLAZGO 13 ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE DISCIPLINARIO. COMPROMETER VIGENCIAS FUTURAS VIGENCIAS FUTURAS SIN EL LLENO DE REQUISITOS. ............................................. 150

3.14. HALLAZGO 14 ADMINISTRATIVO. CON PRESUNTO ALCANCE DISCIPLINARIO. INADECUADA ESTRUCTURACIÓN Y REALIZACIÓN DEL PROCESO DE AFECTACIÓN PRESUPUESTAL EN LA ENTIDAD. ........... 154

3.15. HALLAZGO 15 ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE DISCIPLINARIO. GENERACIÓN DE DÉFICIT PRESUPUESTAL Y DÉFICIT DE TESORERÍA. ......................................................................................... 157

3.16. HALLAZGO 16 ADMINISTRATIVO INDEBIDA CONTRATACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS VS PRINCIPIO DEL CONTRATO REALIDAD 160

3.17. HALLAZGO 17 ADMINISTRATIVO DESCUENTOS SUPERIORES AL 50% DE ALGUNOS FUNCIONARIOS ......................................................... 165

3.18. HALLAZGO 18 ADMINISTRATIVO MALA APLICACIÓN EN LA FORMULA PARA EL PAGO DE HORAS EXTRAS, RECARGOS NOCTURNOS Y DOMINICALES Y FESTIVOS ........................................... 169

3.19. HALLAZGO 19 ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE DISCIPLINARIO DESCONOCIMIENTO DE CONTROLES Y OMISIÓN DE NORMAS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO, COMITÉ DE CONCILIACIONES. ..................................................................................... 171

3.20. HALLAZGO 20 ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE DISCIPLINARIO. INCUMPLIMIENTO A LOS CONTROLES, PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y LEGALES. ............................. 174

3.21. HALLAZGO 21 ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE DISCIPLINARIO DESCONOCIMIENTO Y OMISIÓN DE NORMAS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO COMITÉ PARITARIO EN SEGURIDAD Y SALUD -COPASST. ..................................................................................... 177

3.22. HALLAZGO 22 ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE DISCIPLINARIO DESCONOCIMIENTO Y OMISIÓN DE NORMAS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO, COMISIÓN DE PERSONAL Y COMITÉ DE CONVIVENCIA. ........................................................................................... 180

3.23. HALLAZGO 23 ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE DISCIPLINARIO NO ACATAMIENTO A RESOLUCIÓN COMITÉ DE EMERGENCIAS. .......................................................................................... 183

3.24. HALLAGO 24 ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE DISCIPLINARIO NO ACATAMIENTO DE CONTROLES Y NORMATIVIDAD DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO. ......................................................... 185

3.25. HALLAZGO 25 ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE DISCIPLINARIO OBLIGATORIEDAD DE DAR CUMPLIMIENTO A LAS



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

6


NORMAS VIGENTES EN RELACION CON LA PUBLICIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS Y ACTOS ASOCIADOS A LOS PROCESOS CONTRACTUALES EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA SECOP. ....................................................................................... 188

3.26. HALLAZGO 26 ADMINISTRATIVA CON PRESUNTO ALCANCE DISCIPLINARIO INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE LA COMISION EVALUADORA Y EL SUPERVISOR DEL CONTRATO. .......... 195

3.27. HALLAZGO 27 ADMINISTRATIVO, FALLAS Y DEFICIENCIAS EN LA REALIZACIÓN DE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS. ......................... 200

3.28. HALLAZGO 28 ADMINISTRATIVO DEUDAS DE DIFÍCIL COBRO 206

3.29. HALLAZGO 29 ADMINISTRATIVO CON OBLIGATORIEDAD DE ELABORAR LOS CÁLCULOS ACTUARIALES POR PENSIONES DE JUBILACIÓN, BONOS Y/O TÍTULOS PENSIONALES ................................ 213

3.30. HALLAZGO 30 ADMINISTRATIVO INCOHERENCIA EN LOS PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS ................................................... 219

3.31. HALLAZGO 31 ADMINISTRATIVO, RIESGOS FINANCIEROS POR DEMANDAS EN CURSO POR LA CALIDAD DEL SERVICIO. ................... 222

3.32. HALLAZGO 32 ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE DISCIPLINARIO AUMENTO INUSITADO DE CONTRATACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO ADMINISTRATIVO DE LA VIGENCIA DEL 2014 CON RESPECTO AL PERIODO FISCAL DEL 2013 228

3.33. HALLAZGO 33 ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE DISCIPLINARIO: INCORPORACION AL PRESUPUESTO DE LA ENTIDAD DE DINEROS DE TERCEROS. ................................................................... 233



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

7


Manizales, marzo 2 de 2016

Doctor DANIEL CUERVO SIERRA Gerente ASSBASALUD E.S.E. Manizales - Caldas Asunto: Auditoria AGEI-R-2.3-2015.

1. DICTAMEN INTEGRAL La Contraloría General del Municipio de Manizales, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Gubernamental con enfoque integral Modalidad Regular, a la entidad que usted representa, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de la gestión, el examen del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social a 31 de diciembre de 2014, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría General del Municipio de Manizales, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por ASSBASALUD E.S.E. E.S.E., que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre la razonabilidad de los estados contables. El informe contiene un análisis de aquellos aspectos de gestión, de resultados, y de la gestión financiera y presupuestal, en algunos de factores evaluados se detectan posibles puntos de mejorar en la gestión, por lo tanto, requieren de una reconsideración de la entidad para convertirlos en fuentes de mejoramiento continuo, por consiguiente, en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la entidad, fin último del control.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

8


La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría General del Municipio de Manizales, compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas para el análisis, evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales.

1.1. ASPECTOS RELEVANTES DE LA ENTIDAD AUDITADA

El artículo 194 de dicha Ley 100 de 1993, faculta a los Concejos Municipales para crear Empresas Sociales del Estado, como una categoría especial de Entidad Pública Descentralizada, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa para la prestación directa de los servicios de salud en el primer nivel de atención. Mediante Decreto Extraordinario Número 234 de 1996, el Alcalde de Manizales en uso de las facultades extraordinarias concedidas por el Concejo de Manizales en el Acuerdo 184 de mayo 8 de 1996, transforma y convierte la Asociación de participación mixta “servicios integrados de atención básica en salud ASBASALUD” en UNA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO PARA PRESTAR SERVICIOS DE SALUD EN EL MUNICIPIO DE MANIZALES”. Su objeto es la prestación de servicios de salud, en el primer nivel de atención y los servicios complementarios que de acuerdo a su capacidad instalada pueda desarrollar, entendidos como un servicio público a cargo del Estado, tal como lo contempla la citada ley 100.

1.1.1. Objeto social Atención en Seguridad Social, Bienestar y Salud S.E.S. (ASSBASALUD E.S.E.), tiene como objeto, Prestar servicios de salud con altos estándares de calidad que satisfagan las necesidades de los grupos de interés, contribuyendo a mejorar el estado de salud de la población.

1.1.2. Misión

ASSBASALUD E.S.E. es una empresa social del estado de Manizales, que presta servicios de salud con énfasis en la baja complejidad, orientados a la salud pública. Trabajamos con calidad y equilibrio financiero contribuyendo a la formación académica del talento humano de la región y al mejoramiento del bienestar de la población.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

9


1.1.3. Visión En el año 2015, ASSBASALUD E.S.E., será una entidad con altos estándares de calidad y reconocida por la aplicación de un efectivo modelo en salud pública y atención integral de los servicios de salud.

1.1.4. Código de ética No se evidencio la existencia de este documento ni durante la etapa de planeación, ni menos se pudo obtener durante la ejecución

1.1.5. Política de Calidad. “En ASSBASALUD E.S.E. Garantizamos calidad técnica, científica y humana en la prestación segura de servicios en salud con procesos organizados y orientados en la mejora continua, la satisfacción del usuario y el equilibrio financiero de la entidad"

1.2. MARCO LEGAL

LEY 100 DE 1993 Régimen de las empresas sociales del Estado ARTÍCULO. 194.-Naturaleza. Reglamentado por el Decreto Nacional 1876 de 1994. La prestación de servicios de salud en forma directa por la Nación o por las entidades territoriales, se hará principalmente a través de las empresas sociales del Estado, que constituyen una categoría especial de entidad pública descentralizada, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, creadas por la ley o por las asambleas o concejos, según el caso, sometidas al régimen jurídico previsto en este capítulo. ARTÍCULO. 195.-Régimen jurídico. Reglamentado por el Decreto Nacional 1876 de 1994. Ley 10 de 1990

Por la cual se reorganiza el Sistema Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones.

Ley 1122 de 2007 La presente ley tiene como objeto realizar ajustes al Sistema General de Seguridad Social en Salud, teniendo como prioridad el mejoramiento en la prestación de los servicios a los usuarios.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=3356#0





Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

10


Decreto Extraordinario N° 234 Por medio del cual se transforma y convierte la Asociación de participación mixta “servicios integrados de atención básica en salud Assbasalud” en una empresa social del estado para prestar servicios de salud en el municipio de Manizales”

Ley 1438 de 2011 Por medio de la cual se reforma el sistema general de seguridad social en salud y se dictan otras disposiciones

Decreto 4747 de 2007 Por medio del cual se regulan algunos aspectos de las relaciones entre los prestadores de servicios de salud y las entidades responsables del pago de los servicios de salud de la población a su cargo, y se dictan otras disposiciones.

Decreto 1011 de 2006 Por el cual se establece el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Empresa de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Decreto 115 de 1996 Por el cual se establecen normas sobre la elaboración, conformación y ejecución de los presupuestos de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y de las Sociedades de Economía Mixta sujetas al régimen de aquellas, dedicadas a actividades no financieras.

1.2.1. Régimen contractual En materia contractual se regirá por el derecho privado, pero podrá discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes previstas en el estatuto general de contratación de la administración pública, la entidad adopta un manual interno de contratación

1.2.2. Régimen jurídico Decreto 1876 de 1994 Por el cual se reglamentan los artículos 96, 97 y 98 del Decreto Ley 1298 de 1994 en lo relacionado con las Empresas Sociales del Estado. Artículo 1º.- Naturaleza jurídica. Las Empresas Sociales del Estado constituyen una categoría especial de entidad pública, descentralizada, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, creadas o reorganizadas por ley o por las asambleas o concejos.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

11


Artículo 15º.- Régimen jurídico de los actos. Las Empresas Sociales del Estado estarán sujetas al régimen jurídico propio de las personas de derecho público, con las excepciones que consagren las disposiciones legales. Artículo 16º.- Régimen jurídico de los contratos. A partir de la fecha de creación de una Empresa Social del Estado, se aplicará en materia de contratación las normas del Derecho Privado, sujetándose a la jurisdicción ordinaria conforme a las normas sobre la materia. Sin embargo, de conformidad con lo establecido en el numeral 6 del artículo 98 del Decreto-ley 1298 de 1994, las Empresas Sociales del Estado podrán discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes previstas en el estatuto general de contratación de la administración pública. Artículo 17º.- Régimen de personal. Las personas que se vinculen a una Empresa Social del Estado tendrán el carácter de empleados públicos o trabajadores oficiales, en los términos establecidos en el artículo 674 del Decreto-ley 1298 de 1994. Artículo 18º.- Régimen presupuestal. De conformidad con lo establecido en el numeral 7 del artículo 98 del Decreto-ley 1298 de 1994. El régimen presupuestal será el que se prevea en la ley orgánica de presupuesto, de forma tal que se adopte un régimen con base en un sistema de anticipos y reembolso contra prestación de servicios, y se proceda a la sustitución progresiva del sistema de subsidios de oferta por el de subsidios a la demanda, conforme a la reglamentación que al efecto se expida. Artículo 21º.- Control interno. Toda Empresa Social del Estado debe organizar el Sistema de Control Interno y su ejercicio, de conformidad con la Ley 87 de 1993. Artículo 22º.- Revisor fiscal. De conformidad con lo establecido en el artículo 694 del Decreto-ley 1298 de 1994 toda Empresa Social del Estado cuyo presupuesto anual sea igual o superior a diez mil (10.000) salarias mínimos mensuales, deberá contar con un Revisor Fiscal independiente, designado por la Junta Directiva a la cual reporta- Artículo 23º.- Plan de seguridad integral hospitalaria. Las Empresas Sociales del Estado deben elaborar un Plan de Seguridad Integral Hospitalaria que garantice la prestación de los servicios de Salud en caso de situaciones de emergencia y desastre, de acuerdo con la normatividad existente sobre la materia. Artículo 24º.-Plan de desarrollo. Las Empresas Sociales del Estado deberán elaborar anualmente un Plan de Desarrollo, de conformidad con la ley y los reglamentos. En resumen, ASSBASALUD E.S.E. es una EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO, entidad pública descentralizada del orden municipal, prestadora de servicios de salud de baja complejidad en la ciudad de Manizales, regida por la Ley 100 de 1993 artículos 194-195; Decretos Nacionales 1876 de 1994 y 1621 de 1995.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

12


1.3. CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO Con base en la calificación total de 63 puntos, sobre la Evaluación de Gestión y Resultados, obtenida a partir de la aplicación de los criterios técnicos considerados en la matriz de evaluación de gestión fiscal, la Contraloría General del Municipio de Manizales NO FENECE la cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2014.

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo de auditoría

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación 1.3.1. Control de Gestión Durante la evaluación de esta variable se realizó bajo los principios de economía, eficiencia y eficacia las actuaciones ASSBASALUD E.S.E. en cuanto a la administración de los recursos públicos, mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño y, la identificación de la distribución del excedente que ésta produce, así como de los beneficiarios de su actividad.

Componente PonderaciónCalificación

Total

1. Control de Gestión 0.5 34.9

2. Control de Resultados 0.3 24.4

3. Control Financiero 0.2 3.7

Calificación total 1.00 63.0

Fenecimiento

Concepto de la Gestión Fiscal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

FAVORABLE

DESFAVORABLE

DESFAVORABLE

69.8

NO FENECE

FENECE

NO FENECE

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Concepto

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Concepto

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

ASSBASALUD E.S.E.

VIGENCIA 2014

Calificación Parcial

81.5

18.3



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

13


ASSBASALUD E.S.E. utiliza para monitorear, su gestión de manera permanente, una serie de indicadores de gestión adicionales a los que debe contemplar en su gestión al momento de presentar los respectivos informes a la Territorial de Salud, el análisis profundo en este tema se presente en la parte del informe relacionado con la evaluación de planes, programas y proyectos. Por ello, la Contraloría General del Municipio de Manizales como resultado de la auditoría adelantada, y la aplicación de los criterios técnicos considerados en la matriz de evaluación fiscal, conceptúa que el Control de Gestión, es DESFAVORABLE, basados en la calificación obtenida de 69,8 resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:


1.3.2. Control de resultados En esta variable se realizó el examen que permitiera establecer en qué medida ASSBASALUD E.S.E, logró sus objetivos y cumplió con los planes, programas y proyectos adoptados por su administración, durante la vigencia 2014. El resultado final de la evaluación es de 81,5 y concepto FAVORABLE, calificación obtenida de la aplicación de los criterios técnicos establecidos en la respectiva matriz de evaluación, durante el proceso de la auditoría adelantada.

Factores PonderaciónCalificación

Total

1. Gestión Contractual 0.65 51

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 0.02 0.8

3. Legalidad 0.05 2.2

4. Gestión Ambiental 0.05 3.4

5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS) 0.03 2.8

6. Plan de Mejoramiento 0.10 1.0

7. Control Fiscal Interno 0.10 8.3

1.00 69.8

Concepto de Gestión a emitir

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

TABLA 1


ASSBASALUD E.S.E.

2014

CONTROL DE GESTIÓN

79

38

45

Favorable

10

92.9

68

Desfavorable

83

Desfavorable

Concepto

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Calificación total



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

14



1.3.3. Control Financiero y Presupuestal El artículo 10 de la Ley 42 de 1993 define el control financiero como “ …el examen que se realiza, con base en las normas de auditoría de aceptación general, para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera, comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General.” La Contraloría de Manizales como resultado de la auditoría adelantada, y la aplicación de los criterios técnicos considerados en la matriz de evaluación fiscal conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal de ASSBASALUD E.S.E. es DESFAVORABLE, como consecuencia de la calificación de 18,3 resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 1.00 81.5


Concepto de Gestión de Resultados

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Favorable

2104

TABLA 2

CONTROL DE RESULTADOS

81.5


Concepto

Favorable

Desfavorable

ASSBASALUD E.S.E.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

15



1.3.4. Opinión sobre los estados contables: Para la Contraloría General del Municipio de Manizales, los Estados Contables de ASSBASALUD., tomados fielmente de los libros oficiales con corte al 31.dic.2014, así como el resultado del Estado de la Actividad Financiera, Económica y Social, y los Cambios en el Patrimonio por el año que terminó en esta fecha, expresan, en todo, la situación financiera, así como los resultados de las operaciones y de los recursos obtenidos y aplicados durante el ejercicio y contienen la información necesaria y suficiente para su interpretación y comprensión adecuada, de conformidad con las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por el Contador General, razón por la cual se emite una OPINIÓN ADVERSA O NEGATIVA.

1.4 Plan de mejoramiento En caso de mantenerse las observaciones comunicadas en calidad de hallazgos, la Entidad debe diseñar y presentar un plan de mejoramiento de conformidad con la resolución 332 de agosto de 2011 expedida por este organismo de control; que permita solucionar estas deficiencias.

Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Estados Contables 0.70 0.0

2. Gestión presupuestal 0.10 4.7

3. Gestión financiera 0.20 13.6


Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

0.0


TABLA 3

Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Desfavorable

Concepto

46.9

Favorable

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

ASSBASALUD E.S.E.

2014

68.2



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

16


El plan de mejoramiento presentado debe contener las acciones que se implementarán por parte de la Entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo.

El Equipo Auditor JORGE LUIS VALDÉS OROZCO GLORIA INÉS VALENCIA GIL Líder Auditoría Auditora LUIS CARLOS TORO GARCÍA ALVARO H. OSORIO Z. Auditor Auditor MÓNICA LÓPEZ LÓPEZ JUAN ANTONIO CARVAJAL E. Auditora Auditor

LUIS ERNESTO BETANCOURT SÁNCHEZ Auditor

Superviso LUCIA YORLADY CARRILLO DELGADO Directora de Planeación y Control Fiscal



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

17


2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

2.1 CONTROL DE GESTIÓN El control de gestión examina y valora integralmente, la economía y eficiencia en la adquisición, manejo, custodia y administración de los bienes y servicios por parte de la entidad auditada (ASSBASALUD E.S.E.), en cuanto a términos de calidad, cantidad, costo y oportunidad; y se fundamenta en la calificación de los siguientes factores: Gestión contractual, rendición y revisión de la cuenta, legalidad, gestión ambiental, desarrollo de tecnologías de la información y la comunicación, cumplimiento y efectividad del plan de mejoramiento y el control fiscal interno. Para la evaluación del Control de Gestión se evalúan factores como:

Gestión Contractual

Rendición y Revisión de la Cuenta

Legalidad

Gestión ambiental

Tecnologías de la Comunicación y la Información - TIC

Plan de Mejoramiento

Control Fiscal Interno Como resultado de la auditoría adelantada a la ASSBASALUD E.S.E. el concepto sobre el control de gestión es DESFAVORABLE como consecuencia de la evaluación de los siguientes Factores y con un puntaje de 69,8 Para tener fundamentos para emitir el presente informe se evaluaron los siguientes factores:

2.1.1 Gestión Contractual De la contratación celebrada por ASSBASALUD E.S.E., para la vigencia fiscal del 2014, se tomó una muestra representativa a evaluar basados en su cuantía e importancia relativa, en sus diferentes modalidades, de los cuales se valoraron todos los aspectos y criterios aplicables que están descritos en la matriz de calificación de gestión.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

18


Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la gestión en la ejecución contractual, es CON DEFICIENCIAS, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 69.8 resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:


La contratación suscrita por Assbasalud en el 2014 fue de 1527 contratos que ascendieron a $ 12.400.593.270 de la cual se tomó una muestra del 35% para el análisis como se aprecia en el siguiente cuadro:

Prestación Servicios QContratos

SuministrosQ

Contratos

Consultoría y

Otros

QContratos

Obra PúblicaQ

Cumplimiento de las especificaciones técnicas 52 28 100 16 100 2 0 0 70.65 0.50 35.3

Cumplimiento deducciones de ley 89 28 0 0 0 0 0 0 89.29 0.05 4.5

Cumplimiento del objeto contractual 59 28 100 16 100 2 0 0 75.00 0.20 15.0

Labores de Interventoría y seguimiento 95 28 100 16 100 2 0 0 96.74 0.20 19.3

Liquidación de los contratos 95 28 100 16 100 2 0 0 96.74 0.05 4.8

1.00 79

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

GESTIÓN CONTRACTUAL

Ponderación Puntaje Atribuido

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL

VIGENCIA 2014

Calificación

Con deficiencias

TABLA 1-1

ASSBASALUD E.S.E.

VARIABLES A EVALUAR Promedio

Tipo de contrato Cantidad Valor % cantidad % Valor

Prestación de servcios 28 2,392,991,883.00$ 54% 55%

Consultoria 2 60,024,008.00$ 4% 1%

suministros 22 1,896,170,432.00$ 42% 44%

Total Muestra 52 4,349,186,323.00$ 100% 100%

MUESTRA CONTRACTUAL TOMADA PARA EL PROCESO AUDITOR



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

19


2.1.1.1. Contratación Directa Los contratos de suministros y compras están ajustados a adquisiciones y servicios que tienen relación con la parte misional de la entidad. Al revisar, verificar y valorar la información correspondiente al procedimiento en la etapa precontractual, en cuanto al cumplimiento de los principios de transparencia, selección objetiva y publicidad, se evidenció que la entidad auditada en la totalidad de la contratación, no realiza la publicación de la información precontractual en el sistema electrónico de contratación pública SECOP, incumpliendo lo establecido en normatividad legal vigente, por

55%

1%

44%

Ponderación porcentual del valor de los contratos

Prestación deservcios

Consultoria

suministros

54%

4%

42%

Ponderación de la modalidad contractual en la muestra

Prestación de servcios Consultoria suministros



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

20


consiguiente la entidad sujeta de control, no representa garantía al momento de una selección objetiva, ante la ausencia en la variedad de proponentes, que permita la mejor consecución en la escogencia o selección en un universo de proponentes más amplio. La omisión presentada en esta etapa se hace extensiva y recurrente en las etapas contractual y post-contractual. Con sustento en las normas legales, la entidad auditada no debe pasar por alto los lineamientos generales, ni la elusión de los procedimientos legales de la contratación, pues debe garantizar el cumplimiento de los principios de transparencia, publicidad y en especial el deber de selección objetiva en los procesos de la contratación pública. En virtud del principio de transparencia, el concurso de méritos, la selección abreviada y la convocatoria pública constituyen la regla general para la escogencia de los contratistas, no obstante el ordenamiento jurídico permite en los casos expresamente señalados por la Ley que los entes estatales puedan acudir a la contratación directa, la cual tiene carácter especial y su aplicación se suscribe a las causales señaladas en la Ley, de tal manera que están revestidas de carácter restrictivo, pero ello no es óbice para que las entidades públicas ya sea de manera directa o a través de licitación o concurso público, no se obliguen a respetar los principios que rigen la contratación pública. Por norma legal las Entidades que no se encuentran sometidas al régimen de contratación estatal pero que contratan utilizando dineros públicos, deben publicar todos los contratos, las adiciones, prórrogas, modificaciones o suspensiones, cesiones y todos los demás documentos relacionados con la actividad contractual, siempre y cuando utilice dineros públicos. No existe el histórico de publicación de la contratación llevada a efecto por la entidad auditada en el sistema electrónico de contratación pública SECOP; consultada La página Web de ASSBASALUD E.S.E., ésta no permite el acceso a los datos de la contratación, como tampoco posee hipervínculo que comunique al SECOP con los sistemas de información que permitan a los proveedores y al público en general tener acceso oportuno, permanente e ininterrumpido a la información de su actividad contractual.

ASSBASALUD realiza contratación con cooperativa de trabajo asociado con el fin

atender las labores administrativas de la entidad para ello público un pliego de

condiciones que tenía como objeto la “SELECCIÓN DE CONTRATISTAS PARA LA

PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE PROFESIONALES Y APOYO ADMINISTRATIVO



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

21


REALIZANDO ACTIVIDADES DE APOYO EN DIFERENTES PROCESOS EN EL ÁREA

DE LA SALUD”, la entidad contratante en su propuesta específica la ubicación, los

servicios a contratar y el valor mensual a pagar a cada uno de ellos incluyéndose en este

valor el auxilio de transporte y los respectivos descuentos de ley.

Así mismo, en el pliego de condiciones definitivo, el ente auditado describió dentro de las

obligaciones del contratista en el numeral 12 que el contratista debe cumplir con “… el

requisito exigido en el parágrafo 2, artículo 50 de la Ley 789 de diciembre 27 de 2002, es

decir “Será causal de terminación unilateral de los contratos que celebren las Entidades

Públicas con personas jurídicas particulares, cuando se compruebe la evasión en el pago

total o parcial de aportes por parte del contratista durante la ejecución del contrato frente

a los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes al Servicios Nacional

de Aprendizaje, Instituto Colombiano de bienestar Familiar y Cajas de Compensación

Familiar”,…

En la revisión y análisis de los contratos CF-15, CF 017, CF 004, se pudo constatar que

como IBC para el pago de aportes a seguridad social, está dado sobre el valor de la

compensación ordinaria, la que no es igual al valor total, previsto en el pliego de

condiciones definitivo, como lo certifica mes a mes el revisor fiscal de la entidad

contratista, lo que va en contravía de lo determinado en numeral 12 del contrato suscrito

ASSBASLUD realiza contratación directa para prestación de servicios que le permita el desarrollo de sus labores misionales en forma permanente y con los mismos contratistas lo que se convierte en un riesgo inminente que de materializarse afectaría considerablemente las débiles finanzas de la institución. Si bien es cierto que este sistema de contratación de prestación de servicios, da la posibilidad de tener una “planta flexible” que permite a las entidad, contratar el personal requerido para la demanda real del servicio y con ello poder manejar un esquema económico, que les permita subsistir en este segmento de la economía donde los recursos son escasos y así poder dar cumplimiento adecuado a los preceptos Constitucionales de la salud establecidos en el artículo 49 de la Constitución Política; no es menos cierto que las directivas de la entidad deben adoptar un sistema de contratación menos riesgoso para la empresa y que permita el desarrollo de su misión sin que a futuro el sistema de contratación que adopte la pueda llevar a una situación bastante compleja a nivel económica, presupuestal y financiera, como si es posible en el sistema actual que desarrolla.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

22


2.1.2. Rendición y revisión de la cuenta La rendición de la cuenta es el deber legal y ético que tiene todo funcionario o persona de responder e informar sobre la administración, manejo y rendimientos de fondos, bienes o recursos públicos asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido. La rendición de la cuenta a la Contraloría de Manizales se realiza de manera electrónica a través de un aplicativo denominado Sistema Integrado de Auditoria “SIA”, en los términos, métodos, medios y forma dispuestos en la Resolución 045 de 2012 emitida por este organismo de control fiscal. La revisión de la cuenta es el estudio especializado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un período determinado, con miras a establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones. La Contraloría de Manizales como producto de su labor auditora, y una vez aplicados los criterios técnicos de la matriz de evaluación fiscal determino que la rendición y revisión de la cuenta de ASSBASALUD E.S.E. correspondiente a la vigencia fiscal 2014, es INEFICIENTE al alcanzar una calificación de 37,5 puntos, que resulta de ponderar las variables que se presentan en la Tabla 1.2 Rendición y Revisión de la cuenta – 2014.

Para la vigencia 2014, ASSBASALUD E.S.E., rindió la cuenta dando cumplimiento a lo ordenado por la Resolución 045 de febrero 14 de 2012, mediante la cual presento los siguientes formatos:

VARIABLES A EVALUAR PonderaciónPuntaje

Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta 0.10 7.5

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y

anexos)0.30 12.5

Calidad (veracidad) 0.60 17.5

1.00 37.5

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

29.2


RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

41.7

TABLA 1-2

75.0

Calificación

Ineficiente

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

23


Tabla 1 lista de formatos rendidos en la vigencia 2014

Nombre del formulario o documento Formato

1. Saldos y movimientos| FO1A_CGMM

6. Ejecución presupuestal de ingresos FO6B_CG,MM

7. Ejecución presupuestal de gastos F07D_CGMM

11. Ejecución presupuestal de cuentas por pagar F11A_CGMM

14. talento Humano F714_CGMM

15. Controversias Judiciales F15_CGMM

18. Informe deuda Pública. SEUD F18_CGMM

Acciones de control a la contratación de sujetos – AGR F20 1_CGMM

C. Acciones de control a la contratación: consorcios/uniones temporales F20 1C_AGR C

20. Gestión ambiental F20A_CGMM

29 Vigencias futuras F29_CGMM.

30 Avances planes de mejoramiento F30_cgmm

Fuente: Matriz de evaluación Contraloría General del Municipio de Manizales

En el análisis de la rendición de la cuenta realizada por ASSBASALUD E.S.E. durante la vigencia 2014, se encontró un hecho que es relevante en cuanto a la calidad de la información rendida en el formato F20A_CGMM, relacionada con la Gestión Ambiental de la entidad, al contrastar la información con la realidad se encontraron las siguientes evidencias que determinan una deficiente calidad de la información allí consignada: El formato F20A_CGMM Anexo 01 la información rendida hace referencia al documento Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos o Desechos Peligroso -2012. El formato F20A_CGMM Anexo 02 hace referencia al Plan Institucional de Gestión Ambiental actualizado en febrero de 2013. Al verificar, durante el proceso auditor, la información con el funcionario responsable del proceso se encontró que la información rendida correspondía a documentos con vigencia del año 2010, pero que en realidad durante la vigencia a auditar se estaban utilizando en el desarrollo del procesos documentos implementados en el año 2014 y más a{un los cuales sólo fueron aprobados en comité de calidad en octubre de esa anualidad.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

24


Cuando el equipo auditor inquirió el por qué no se había rendido la cuenta con esa información, la respuesta de la entidad, según acta de visita administrativa, fue en el sentido de que no se hizo pues el documento no se encontraba aprobado. No entiende el equipo auditor entonces, como un documento puede ser válido para una actividad, su aplicación, pero pierde validez cuando se trata de utilizarlo como fuente de información cuya calidad o coherencia influye en la información que la Contraloría General del Municipio de Manizales usa para rendir la cuenta a Contraloría General de la Republica. De otra parte, en el formato F20A_CGMM inversión Gestión Ambiental, la información rendida carece de calidad y presenta incoherencia con la información presupuestal reportada por la entidad en otras instancias, en el documento ESTADO DE PROGRAMAS O PROYECTOS AMBIENTALES EN DESARROLLO DURANTE VIGENCIA 2014, se referencia unos gastos directamente relacionados con la gestión ambiental por $164.078.638 y al verificar en los estados financieros se encuentra un valor de $70.000.000. 2.1.3. Legalidad

Valora el cumplimiento de normas externas e internas y reglamentarias que regulan las operaciones de ASSBASALUD E.S.E. o asunto auditado en los componentes financieros y de gestión evaluados.

Como resultado de la auditoria adelantada, y a la aplicación de los criterios técnicos considerados en la matriz de evaluación en materia de Legalidad financiera y de gestión, se emite un concepto CON DEFICIENCIAS, producto de la ponderación de aspectos como la legalidad financiera, contractual, ambiental, administrativa y las TICS.


Atribuido

Financiera 0.40 14.7

De Gestión 0.60 40.7

1.00 55.3

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0


Calificación

Con deficiencias

CUMPLIMIENTO LEGALIDAD

36.7

TABLA 1 - 3

LEGALIDAD

67.8



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

25


2.1.3.1. Financiera La evaluación de la variable de legalidad financiera está orientada a verificar el grado de cumplimiento de la normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación, tema que se tratará en el acápite de Estados Contables, además del cumplimiento de la normatividad en materia presupuestal.

El presupuesto de ingresos y gastos de la entidad fue aprobado por el COMFIS, mediante Resolución No. 042 de diciembre 20 de 2013; se aprobó por la Junta Directiva por medio del Acuerdo 01 de enero 1 de 2014 y en la misma fecha se liquidó por parte de la gerencia mediante Resolución 01 de enero 1 de 2014. Se aforó un presupuesto de ingresos y gastos por $17.945.869.464 para la vigencia fiscal de 2014. El presupuesto de ingresos fue adicionado en $750.000.000 provenientes de recursos del balance para un total de $18.965.869.464; en cuanto al presupuesto de gastos, atendiendo la dinámica de la ejecución del gasto, se realizaron las modificaciones necesarias mediante los actos administrativos ajustados a la norma. Se evaluaron los contratos 012 – 013 – 014 – 015 – 021 y el otrosí al contrato 015 correspondientes a la vigencia 2014 para determinar el cumplimiento de lo establecido en el artículo 21 del decreto 115 de 1996, encontrándose que todos cuentan con el certificado de disponibilidad presupuestal y registro presupuestal. Igualmente se verificó el cumplimiento de lo establecido en el artículo 11 de dicho Decreto, en cuanto a la autorización por parte del COMFIS de las obligaciones que afectan presupuesto de vigencias futuras, contándose con las resoluciones COMFIS respectivas.

2.1.3.2. Contractual En el proceso contractual la evaluación se ciñó a lo estipulado en el manual de contratación adoptado, y a la normatividad vigente e imperante, en cuanto a la contratación, igualmente se verifico que cada uno de los procesos estuviera acorde con los principios de eficiencia, eficacia y oportunidad. Se evaluó la gestión contractual, ambiental, administrativa, misional y las Tics donde se tuvo en cuenta el cumplimiento de las normas y procedimientos implementados y su desarrollo, además se constató el desempeño en cada uno de los procesos y que estos fueran adecuados para la entidad, acorde a las exigencias de la misma. Así mismo, se verifico el funcionamiento administrativo en cuanto a la calidad de los empleados y la clase de vinculación con la entidad, para de esta manera evaluar cómo



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

26


debe desarrollar su labor; esto acorde en el manual de funciones y competencias así como la normatividad aplicable, acorde al tipo de vinculación y nivel de cargos acogido por ASSBASALUD E.S.E. Como resultado de lo anterior se pudo establecer que ASSBASALUD E.S.E. está incumplimiento con le principio de la publicidad al no publica de manera oportuna en el SECOP.

2.1.3.3 Gestión del Talento Humano Frente a la gestión del Talento Humano de ASSBASALUD E.S.E., el proceso auditor se enfocó en los siguientes temas Proceso de Liquidación y Pago de Nómina Se está dando cumplimiento a lo establecido en el manual de procedimiento elaborado para tal fin, denominado SIGHU (Sistema de Información de Gestión Humana), en el módulo específico de nómina, y adecuado a los Decretos 1042 y 1045 DE 1978 (junio 17) respectivamente donde se establecen la clasificación de los empleos, la escala de remuneración y la aplicación general sobre las normas y prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales. La entidad tiene el aplicativo del SIGHU (Sistema de Información de Gestión Humana), el cual no es utilizado, a pesar de tener la opción de generar listados de el último año de pagos y descuentos de cada uno de los funcionarios información que serviría para realizar procesos de control, por el contrario en la elaboración de la nómina de acuerdo al procedimiento verificado se determinó que se ejecutan demasiados procesos manuales y no hay puntos de control establecidos por parte de los responsables del proceso y/o Jefes de dependencia, que permita verificar y controlar el pago de la nómina que se hace mensualmente a cada uno de los trabajadores de la entidad lo que se constituye en un alto riesgo para la entidad. Liquidación de Vacaciones Se revisaron nóminas de funcionarios a los cuales se les líquido y pago las vacaciones, encontrándose que efectivamente correspondían al periodo liquidado, así mismo, se verificó que aquellos funcionarios a los cuales se les aplazó y/o interrumpió las vacaciones, se encontraban soportadas en las necesidades del servicio, y justificadas por el jefe inmediato; igualmente se lleva un reporte histórico de cada uno de los periodos de vacaciones que disfrutan los funcionarios, lo cual permite tener un buen control sobre este concepto y garantizar con ello que



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

27


los empleados, disfruten sus vacaciones en el periodo que efectivamente les corresponde. No obstante lo anterior se pudo evidenciar que a pesar de que el Concejo Municipal en el acuerdo 0834 de 2013 prohíbe la compensación en dinero de las vacaciones la entidad lo viene haciendo y es deber de todas las instituciones de orden Municipal acatar los normas presupuestales que dicte la entidad Territorial en desarrollo de lo establecido en el artículo 5° del Decreto 111 de 1996. Liquidación de Incapacidades

Revisada en su totalidad el número de incapacidades relacionadas durante el periodo de 2014, se encuentra que se presentaron 171 incapacidades, que equivalen a 851 días. Para la liquidación y pago de las mismas, la entidad aplica adecuadamente el nuevo procedimiento establecido para tal fin, de acuerdo a la modificación que hiciera el decreto 2943 de diciembre 17 de 2013 al artículo 40 del decreto 1406 de 1.999. Los valores que se pagan a partir del tercer día de la incapacidad y que deben ser reconocidos por la entidad aseguradora, la entidad dentro del procedimiento que presenta para esta situación lo hace a través del “Pila” de los meses siguientes como se pudo constatar en los casos analizados de las incapacidades verificadas.

Licencias de Maternidad Solamente se presentó un caso por este concepto, durante la vigencia del 2014, se verifica directamente en los pagos efectuados durante los meses de febrero a mayo, donde se le pagan efectivamente 98 días de sueldo a la funcionaria. Se coteja directamente para confrontar el recobro que se hace a la entidad aseguradora. Descuentos Relacionados al Pago de Nómina Dentro del análisis presentado en cuanto a estos conceptos específicos encontramos que el módulo de nómina del SIGHU presenta una parametrización acorde a los descuentos legales como son los de la seguridad social integral. Como se describió anteriormente, los descuentos de nómina como retención en la fuente, descuentos por embargos ejecutivos o embargos de alimentos, descuentos de cooperativas, fondos de empleados se realizan manualmente, el aplicativo de



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

28


nómina, no presenta una parametrización adecuada y permite deducciones superiores al 50% del salario del empleado como se observa en la siguiente tabla: funcionario

sueldo descuentos Saldo disponible de sueldo

% percibido

1 4.767.490 2.528.558 2.238.932 47% 2 995.062 602.599 392.463 40% 3 4.767.490 4.649.787 117.703 2.46% 4 1.217.521 865.907 351.614 29% 5 638.497 427.795 210.702 33% 6 924.385 814.194 110.191 12% 7 2.344.978 1.422.488 922.490 39% 8 948.933 519.324 429.609 45%

Lo anterior, contraría lo establecido en las normas que rigen el aspecto salarial que precisan “El porcentaje o monto que puede ser descontado del sueldo del empleado,

para el caso de las Cooperativas, de acuerdo con el literal b) del Artículo 59 del Código sustantivo del trabajo, no puede superar un cincuenta por ciento (50%) de los salarios y prestaciones, para cubrir sus créditos”.

“En cuanto a los descuentos presentados con ocasión de una orden judicial, que se trate

de cobros por obligaciones alimentarías, procesos de ejecutivos de alimentos o descuentos a favor de cooperativas, el límite será el cincuenta por ciento (50%) de cualquier salario básico”. Teniendo en cuenta lo anteriormente planteado y revisadas algunas nominas se estableció que se presentan grandes deficiencias en el proceso de nómina en cuanto a la aplicación de la normatividad y no se evidencio mecanismos de control en el proceso que evitaran autorizaciones por encima de los topes establecidos por la Ley.

2.1.4 Gestión ambiental La gestión ambiental es un proceso que está orientado a resolver, mitigar y/o prevenir los problemas de carácter ambiental, con el propósito de lograr un desarrollo sostenible. Luego de evaluada esta variable en ASSBASALUD E.S.E. se emite un concepto CON DEFICIENCIAS, con un puntaje del 67,5 con base en el siguiente resultado:



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

29


Con el fin de evaluar la Gestión Ambiental en la entidad auditada, ASSBASALUD E.S.E., durante el desarrollo del plan de trabajo se decidió por parte del equipo auditor emplear la técnica de auditoria de entrevista al responsable del proceso y se dejó evidencia en el papel de trabajo: Acta de Visita Administrativa de fecha noviembre 23. Se pudo constatar que la entidad cuenta en su proceso de gestión ambiental con la clasificación de residuos, rutas para el movimiento interno de los mismos, con procedimientos para la segregación, almacenamiento y disposición final de los mismos mediante empresas idóneas para la recolección y transporte de residuos. Durante el desarrollo del proceso auditor se evidenció que existe multiplicidad de documentación, el Plan de Gestión Integral de Residuos o Desechos Peligrosos y el Plan Institucional de Gestión Ambiental. Al verificar se encontró que se viene utilizando otro documento llamado Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios y Similares –PGIRH-, el cual se diseñó e implementó durante la vigencia 2014. El documento Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios – PGIRH, no fue incorporado a la rendición de cuentas de la vigencia y más aún se inició su implementación sin estar debidamente aprobado por el Comité Ejecutivo de Calidad (aprobado el 14 de octubre de 2015), tal y como lo certificó el Líder de Gestión de Calidad en documento que hace parte integral de esta auditoría. Dicho comité es la única instancia dentro de la entidad que aprueba la documentación estratégica de ASSBASALUD E.S.E. Por otro lado al hacer la evaluación financiera, el equipo auditor encontró que los gastos destinados a Gestión Ambiental se encuentran en el rubro de inversiones, lo que por ley obliga que todo proyecto ejecutado con ese rubro deba estar registrado en el Banco de Proyectos del Municipios de Manizales, situación que no se cumple, de acuerdo a lo registrado en el acta de visita administrativa.


Atribuido

Cumplimiento de planes, programas y proyectos

ambientales.0.60 27.5

Inversión Ambiental 0.40 40.0

1.00 67.5

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

GESTIÓN AMBIENTAL

45.8

TABLA 1-4

CUMPLIMIENTO GESTIÓN AMBIENTAL

100.0


Calificación

Con deficiencias



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

30


También se consultó sobre la existencia de indicadores de gestión que permitieran realizar una medición para garantizar el resultado final de la misma, obteniendo como respuesta del responsable, según la misma acta de visita, que no se contaba con indicadores de ninguna clase para el tema de gestión ambiental. La entidad cuenta con los documentos PGIRH y el RESPEL los cuales se enmarcan dentro de los requerimientos de ley, cumpliendo básicamente con el

Decreto 351 de 2014, Por el cual se reglamenta la gestión integral de los residuos generados en la atención en salud y otras actividades, peo el grupo auditor no pudo establecer evidencias claras de la socialización del mismo, ni actas de capacitación específicas sobre lo que es el manejo de gestión ambiental en ASSBASALUD E.S.E., las capacitaciones se reduce a un informe sobre las actualizaciones del sistema de gestión ambiental que es presentado en las reuniones administrativas realizadas en los Centros de atención También pudo este equipo auditor evidenciar la falta de gestión por parte del comité de manejo de residuos, no existen actas de reunión de dicho comité durante la vigencia 2014. La Oficina de Control Interno comunicó el 30 de diciembre de 2014 las situaciones detectadas con relación al programa de gestión ambiental y solo 10 meses después el responsable del proceso entrego cronograma de actividades con acciones de mejoramiento lo cual se traduce en un claro desacato de los lineamientos que se tienen definidos en la 2.1.5 Tecnologías de la comunicación y la información – TIC La gestión de las Tecnologías de la comunicación y la información es un componente transversal a toda la gestión de la entidad, el cual tienen como fin aportar las herramientas necesarias para el desarrollo de las actividades organizacionales encaminadas al logro de los objetivos estratégicos de ASSBASALUD E.S.E. Luego de evaluada esta variable en ASSBASALUD E.S.E. se emite un concepto de EFICIENTE, con un puntaje del 92,9 con base en el análisis de la información obtenida y que se presenta más adelante:



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

31


Integridad de la información. En el análisis de esta variable se encontró que ASSBASALUD E.S.E., tiene debidamente parametrizado el acceso a la información por parte de los usuarios de sistemas, básicamente con claves de acceso, una para ingresar al equipo y otra para ingresar a los aplicativos, las claves son personales e intransferibles, de la misma forma el área de sistemas y planeación define para cada usuario los roles de información a los que puede acceder de acuerdo las responsabilidades de cada usuario. Así mismo la entidad cuenta con una bitácora para la realización de copias de seguridad, documentos que permite ejercer control sobre los backups que realiza en área de sistemas, estas son realizadas sobre todas las bases de datos y dos veces al día, buscando siempre que se hagan en horarios en los que la demanda del servicio sea más bajo, para evitar la duplicidad de los datos de los backups, se lleva un registro de los mismos y se hace y se hace una labor de eliminación de los registros dobles resultado de copias anteriores. El acceso a los servidores de la entidad es totalmente restringido, la información está segmentada de acuerdo al producto final ofrecido por cada una de las bases de datos, igualmente el acceso al centro de cómputo es también restringido y se encuentra protegido con la debida seguridad. Disponibilidad de la información. Frente a este factor ASSBASALUD E.S.E., cuenta con un procedimiento que garantiza la continuidad del servicio el TI-ADP-004 versión 2.0 de mayo de 2014, en este documento también se consideran las pruebas necesarias para garantizar la recuperación del servicio en caso de requerirse por alguna eventualidad, estas pruebas de recuperación se hacen permanente y los resultados quedan registrados en el documento pruebas de recuperación, el cual hace parte de los soportes del presente proceso auditor.

Puntaje

Atribuido

92.9

92.9

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

VARIABLES A EVALUAR

Cumplimiento aspectos sistemas de información

CUMPLIMIENTO TECNOLOGIAS DE LA COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

Eficiente

Calificación

TABLA 1-5

TECNOLOGÍAS DE LA COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

32


Efectividad de la información. Frente a la efectividad de la información la entidad tiene una gran fortaleza y es que el 80% del software que usa es desarrollo propio, para necesidades específicas y satisfacción de necesidades concretas, cuando se requiere la adquisición de algún software externo, la primera variable a tener en cuenta es la conectividad con los programas desarrollados internamente. Para cada vigencia, el área de sistemas y planeación presupuesta los recursos necesarios para la adquisición de licencias de anti virus, de mantenimientos preventivos y correctivos con el único fin de que de manera integral se pueda garantizar la efectividad de la información. Los contratos requeridos para la adquisición de los servicios anteriormente descritos son elaborados de tal manera que en ellos queden claramente establecidos las justificaciones y los requisitos que el mismos deben cumplir, y el control de éstos quedan registrados en el acta de supervisión que se hace mes a mes. Eficiencia de la información. Para garantizar la eficiencia de la información ASSBASALUD E.S.E., construyo un plan estratégico en temas de tecnologías de la información y comunicación, PETI para una vigencia del 2012 al 2015 y se evalúa de manera anual, al hacer la revisión de los indicadores del PETI para el 2014 se evidencia el cumplimiento de las metas, por eso se evalúa en la matriz de evaluación de gestión fiscal con 100 puntos. Es de anotar que a pesar, de que el cumplimiento de lo planeado para el plan de gobierno en línea, GEL se evaluara a final del 2015, el avance que se pudo observar durante el proceso auditor es que este se cumplirá. La entidad contrata externamente la realización de mantenimientos preventivos y correctivos para todos los equipos de la entidad, por las dificultades logísticas para la realización del mismo, toda vez que se deben considerar los 31 puntos de atención, se programan al menos dos mantenimientos de este tipo a cada equipo en el año.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

33


Legalidad de la información Frente a la legalidad del software ASSBASALUD E.S.E., no tiene inconsistencias, el 80% de los programas son desarrollo propio y lo que requiere externo como antivirus, y otras aplicaciones específicas son debidamente licenciadas. Para proteger la política de propiedad intelectual del software desarrollado, en los contratos laborales de las personas que desarrollan los software se establece una clausula en la cual se determina que los desarrollos hechos pasan a ser propiedad de la entidad. ASSBASALUD E.S.E., tiene implementado el Programa de Gobierno en Línea –GEL-, el comité fue creado mediante resolución 1425 de 2008. La entidad no ha obtenido evaluación del proceso en ninguna de sus etapas por parte del Programa Gobierno en Línea, pero si ha realizado actividades de autoevaluación en las de una manera crítica han obtenido calificaciones hasta del 15%, autoevaluaciones que sirvieron de insumo para la elaboración, en diciembre del año 2014, de un plan de acción el cual se viene implementando y cuya meta de cumplimiento a diciembre de 2015 es del 82%. Como proceso de mejora la entidad viene haciendo una actualización en su página web con el fin de garantizar un acceso más fácil para toda la ciudadanía con el fin de que pueda obtener información confiable y oportuna sobre la gestión. Seguridad y confidencialidad de la información. Todos los riesgos por los que potencialmente se pueda ver afectado el componente de las TIC´s y las comunicaciones al interior de ASSBASALUD E.S.E. se encuentran identificados en la matriz de la entidad y como tal se gestionar en conjunto y de manera transversal a la organización y se articula con los planes de mejoramiento. Los planes de seguridad se encuentran alienados con los procedimientos de copias de seguridad y continuidad del servicio, el área de sistemas y planeación es consciente de los inconvenientes que podría generar una caída del servicio de las comunicaciones al interior de la organización y por eso gestiona todo lo relacionado con la continuidad del servicio. La entidad cuenta con un manual de contingencia mediante el cual se gestionan las posibles problemas de seguridad que puedan tener los sistemas informáticos,



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

34


se utiliza un software que maneja la seguridad en materia de TIC´s el cual genera alarmas cuando identifica un intruso que quiere entrar al sistema, adicionalmente dentro de las políticas generales de sistemas se determinó la segmentación de red como otra forma de garantizar la seguridad y confidencialidad de la información de ASSBASALUD E.S.E. Estabilidad y confiabilidad de la información. ASSBASALUD E.S.E., con el fin de garantizar la estabilidad y confiabilidad de la información ha establecido que cada una de las dependencia es responsable del manejo de los archivos informáticos y dentro del plan estratégico de tecnologías de la información PETI se tiene como meta para el 2019 el cumplimiento de la gestión documental electrónica. Estructura y organización área de sistemas. El PETI, es congruente con el plan estratégico de la entidad y a su vez con la plataforma estratégica, la ejecución del plan es monitoreada de manera permanente por la gerencia de la entidad a partir del cumplimiento de los objetivos e indicadores del mismo, la oficina de control interno de manera periódica hace auditorías internas y de inventario de quipos. El área de sistemas cuenta con un talento humano competente, las funciones de cada uno de los miembros del equipo se encuentran definidas en el manual de funciones de ASSBASALUD E.S.E. Para la adquisición de equipos y software la Dirección de Sistemas y Planeación tiene en cuenta la participación de todas las áreas de entidad con las necesidades específicas presentada por cada una de ellas se conforma un presupuesto, procurando la optimización del recurso. El equipo auditor identifica el componente de las TIC´s como una fortaleza de la entidad y con las gestiones que viene adelantando el resultado final podría ser mejor si logrará el compromiso de cada una de las áreas frente a los proyectos que se vienen desarrollando.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

35


2.1.6 Planes de mejoramiento La entidad cuenta con un plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría General del Municipio de Manizales, el cual NO CUMPLE puesto que la calificación obtenida después de evaluar la matriz es de 10.0 puntos.

Como resultado de la Auditoria Virtual 4.25-2015, la Contraloría General del Municipio de Manizales documento un hallazgo administrativo el cual amerito la suscripción de un plan de mejoramiento en el desarrollo de la auditoria se evidencio que se implementaron las acciones, pero no fueron efectivas por que continúan las falencias encontradas en la auditoria 4.25. Ahora bien, el presente proceso auditor evaluó la implementación y la eficacia de las actividades propuestas por la entidad, estableciendo una muestra de 12 contratos escogidos de manera aleatoria, detectando 5 contratos en los que se siguen presentando las siguientes situaciones:

Numero de contrato

clase modalidad observaciones

145-2015 Prestación de servicios

Contratación Directa

Informes de interventoría firmadas por persona diferente a la asignada en el contrato, en dos informes mensuales y acta de liquidación.



Se cambia de supervisor sin soporte.

001-2015 Contrato de Seguros


Se designa como supervisor a la Líder del programa de Gestión Administrativa y Financiera, el informe de interventoría lo firma otra persona. No presenta acta de liquidación.



Acta de inicio sin firma del supervisor, sin actas de supervisión de los meses de junio y julio de 2015



Suspensiones, prorroga cambio de supervisor sin soporte, carece de acta de liquidación

PonderaciónPuntaje

Atribuido

0.20 10.0

0.80 0.0

1.00 10.0

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

Efectividad de las acciones 0.0

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

No Cumple

TABLA 1- 5

Calificación

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento

VARIABLES A EVALUAR

50.0


PLAN DE MEJORAMIENTO



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

36


Es de anotar que en los documentos que estructuran el contrato No. 0220 de 2015 por prestación de servicios, se incluye la comunicación de la contratista donde informa del hurto de un equipo de conectividad con su respectivo cargador y un portátil, que son de propiedad de ASSBASALUD E.S.E. para el desempeño de sus labores como profesional de la salud, lo cual generó un proceso disciplinario el cual evidenciamos, se está adelantando y que igualmente se está realizando los trámites de reclamación a la Aseguradora por las pólizas que amparan dichos bienes. 2.1.7. Peticiones, quejas, reclamos y denuncias ASSBASALUD E.S.E., cuenta con un comité de atención de PQRS establecido mediante resolución 719 de 2010, el proceso hace parte del macro proceso de Atención al Cliente y se encuentra documentado mediante el procedimiento para la atención de PQRS y R SIAU. Cuenta con una estructura de talento humano compuesto por una Profesional Universitaria y una Profesional en Trabajo Social que apoya todas las actividades. Adicionalmente se tiene desarrollado e implementado el aplicativo informático de atención al cliente con el módulo SISOL en el cual se reciben todas las PQRS y se tramitan y direccionan hacia al área responsable de atenderla mediante el aplicativo DIME el cual genera una alarma al responsable del proceso encargado de dar respuesta para que se inicie la gestión de la misma, al final la misma es verificada por la Profesional Universitaria quien define si se envía la respuesta o por el contrario requiere modificación alguna. Mediante acta de visita administrativa se dejó documentada una entrevista, que, como herramienta de auditoría, se realizó con la Profesional Universitaria, responsable del proceso, en la cual se pudo evidenciar que este proceso no tiene control sobre las PQRS y que ingresan directamente a las áreas de la Gerencia y de la Oficina Jurídica desconociéndose, inclusive el trámite que se les a las mismas. A pesar de que existen unos tiempos normativos para atender las PQRS, la entidad ha definido dentro de su plataforma estratégica que todos deben ser respondidos en un plazo máximo de diez días, pero el control de los mismos, a pesar de contar con una herramienta informática no es eficiente pues no se puede contar con un mecanismo que permita medir a manera de indicador el cumplimiento de esa meta (responde el 100% de las PQRS en un máximo de 10



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

37


días), su verificación es manual consultando uno a uno las solicitudes del periodo que se quiera validar. 2.1.7.1. Queja admi_archi Antes de la activación del presente proceso auditor, esta Contraloría había obtenido pruebas de una queja que refiere:

Que el costo del software había sido de 430 millones de pesos y

Que el mismo no se estaba utilizando en la institución porque no había servido.

Al respecto se hicieron las siguientes precisiones: El valor real del software, adquirido externamente, fue de 19 millones de pesos y adquirido el 26 de noviembre de 2012. Desde el momento de su implementación al sistema se han realizado 2.147 accesos por parte de los funcionarios de las diferentes áreas y se han gestionado un total 2.259 documentos. Se aportan facturas y pruebas de los accesos, documentos que hacen parte de las evidencias de la presente auditoria. Finalmente se obtuvo respuesta formal al reclamo radicado, el mismo fue dirigido a la Contraloría General del Municipio de Manizales donde de conformidad con la Oficina de Participación se continuó el proceso de respuesta.

2.1.7 Control fiscal interno El análisis de los controles implementados por la entidad, permite determinar la calidad y efectividad de los mismos y si son eficientes en el cumplimiento de sus objetivos La Contraloría de Manizales le otorga al Sistema de Control Interno de ASSBASALUD E.S.E. un total de 83,1 lo que refleja que es EFICIENTE sus mecanismos de control, de acuerdo con la siguiente tabla:



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

38


En desarrollo de la evaluación y conforme a los lineamientos de la Guía de Auditoría Territorial, adoptada por la Contraloría General del Municipio de Manizales mediante Resolución 037 de enero 22 de 2013, la evaluación del Sistema de Control Interno de ASSBASALUD E.S.E., busca determinar el grado de confianza que se pueda otorgar a los mecanismos de control implementados, en dos fases (planeación y ejecución). Evaluación en la fase de planeación (Primera) La evaluación en esta primera fase dio como resultado un puntaje de 88.3 el cual da cuenta de la identificación y aplicación de los controles establecidos, a partir de un análisis de riesgos inherentes y de control que contiene la estructura de la entidad y que adicionalmente determinan los procesos de mayor impacto y riesgo de la misma. Durante la evaluación se analizaron los siguientes factores:

Gestión contractual

Gestión financiera y presupuestal

Rendición y revisión de la cuenta

Legalidad

TIC

Plan de mejoramiento

Control interno fiscal

Planes, programas y proyectos

Gestión ambiental Evaluación en la fase de ejecución (Segunda) A partir de las pruebas realizadas en la primera fase se pudo establecer y evidenciar que los controles implementados tienen falencias, que de no corregirse


Atribuido

Evaluación de controles (Primera Calificación del

CFI)0.30 26.5

Efectividad de los controles (Segunda Calificación

del CFI)0.70 56.6

1.00 83.1

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

TOTAL

80.8

88.3

TABLA 1-7


CONTROL FISCAL INTERNO

Calificación

Eficiente



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

39


podrían, en un futuro, generar riesgos a los resultados de la entidad, se obtuvo un resultado de 80.8 toda vez que en algunos de los componentes integradores de la gestión desplegada por ASSBASALUD E.S.E., se evidenciaron situaciones susceptibles de mejorar y/o corregir. El análisis y evaluación del Control Interno, se hace a partir de los lineamientos legales, normativos, y de procedimientos propios de su función. Para el análisis y evaluación de las auditorías internas se revisó el manual de procedimientos de control interno, mapa de riesgos lineamientos e instrumentos en la programación, planeación y ejecución de estas auditorías internas, que buscan, prevenir, corregir, apoyar, como retroalimentar los procesos al interior de la entidad. Las auditorías internas tuvieron por muestreo alcance y transversalidad las áreas administrativas y misionales de la entidad; se realizaron 36 auditorías internas a las diferentes dependencias y procesos de la entidad, evaluando entre ellas las etapas de contratación que se ejecutan, ya que la contracción no está centralizada y es responsabilidad de cada dependencia con la asesoría del área Jurídica. Se evidencian falencias en la contratación como; deficiente proceso de chequeo-validación de requisitos en el cumplimento de los requisitos legales, y que pueden tener efectos en las etapas, contractuales-pos contractuales, conllevando posible riesgo fiscal para la entidad. Se constató por parte la Contraloría, que el Control Interno ha cumplido de acuerdo a la planeación de estas auditorías, en su implementación, seguimiento, análisis -evaluación, elaborando los correspondientes informes a los auditados. Es pertinente manifestar que la oficina de control interno, hizo pronunciamientos, compulsando informes a la administración sobre las situaciones susceptibles de mejora, en concordancia con las políticas de administración del riesgo de ASSBASALUD E.S.E. Se verificó el cumplimiento de los comités del control interno CCSCI para monitoreo de los procesos para los fines pertinentes de la entidad, evidenciando efectivamente el cumplimiento de los mismos. Este es el estado y descripción de los informes de auditoría interna al cierre de la vigencia del año 2014:



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

40


Nro.

FECHA

PROCESO

OBSERVACIONES

002 4 de febrero de 2014

Revisión Oficina Jurídica Demandas

No se recibió respuesta

006 28 de febrero de 2014

Servicios en Salud. Revisión Contrato Imágenes Diagnósticas


020 18 de junio de 2014

Financiera. Circularización cuentas por cobrar

Se recibió respuesta pero no Plan de Mejoramiento

021

10 de julio de 2014

Contratos Oficina Servicios en Salud 2012-2013


028 27 de agosto de 2014

Gestión Humana. Revisión Carpetas Comité de Convivencia Laboral y Comisión de Personal


029 03 de septiembre de 2014

Gestión Humana. Revisión Nómina


030 05 de septiembre de 2014

Financiera. Informe de Austeridad


031 09 de septiembre

Financiera. Arqueo Caja General Clínica la Enea


032 09 de septiembre

Servicios en Salud. Inventario Farmacia Enea


034 15 de octubre Revisión Contrato Revisoría Fiscal


035 06 de octubre/2014

Oficina de Servicios en salud: revisión de contratos por venta de servicios.


036 04 de noviembre/2014

Gestión Humana. Nomina liquidación prima de navidad


Fuente ASSBASALUD E.S.E.

Al cierre de la vigencia 2014, aún se encontraban informes de la vigencia 2013 sin respuesta por parte de los auditados, se relacionan a continuación.

Nro. FECHA PROCESO OBSERVACIONES

014 19 de junio de 2013

Jurídica (Procesos Judiciales y Conciliaciones

No se tuvo respuesta

015 22 de julio de 2013

Bodega del Almacén

No se tuvo respuesta



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

41



Relación y estado de planes de mejoramiento producto de las auditorías internas al cierre de la vigencia 2014 así:

AUDITORIA No

OBJETIVOS DEL MEJORAMIENTO –ESTADO

05

Intervenir situaciones observadas en los contratos SIMPLE 250 de Multimedicas y contratación directa por convocatoria 016-13 ambulancias línea vida. ESTADO:Se cumplieron las acciones propuestas

07 Intervenir situaciones observadas en el informe de auditoría número 7 de 2014.Cooservigensa.Movilizamos.Bioservicios.Multimedicas. ESTADO: Se están cumpliendo las acciones propuestas.

08 Intervenir situaciones observadas en el informe de auditoría número 8 de 2014.Biomedicos. Contrato simple No 23-,241-245-249. ESTADO:Se cumplieron las acciones propuestas

09

Intervenir situaciones observadas en el informe de auditoría número 9 de 2014.Contrato complejo No 10.Cooperativa de Transporte Movilizamos. Se están cumpliendo las acciones propuestas

11

Intervenir situaciones observadas en el informe de auditoría número 11 de 2014.Parque automotor de la entidad. ESTADO: La entidad ya realizó las gestiones necesarias -Vehículo se encuentra en proceso de remate.

13

Contrato No 005 BIOSERVICIOS SAS auditoria N°13 año 2014 suscrito octubre de 2014.Bioservicios SAS y No 004 COOPRESERVA. ESTADO: Parcialmente/El concepto de la oficina jurídica no puede ir en contra de lo establecido en las normas que rigen la entidad/parcialmente

14

Intervenir situaciones observadas en el informe de auditoría número 14 de 2014.Información financiera y contable, decreto No 2193. ESTADO: Se han estado ejecutando las actividades propuestas aunque aún se presentan diferencias, A la fecha se ha cumplido el 50% de las acciones propuestas

15

Intervenir situaciones observadas en el informe de auditoría número 15 de 2013. ESTADO: No se ha cumplido el cronograma del plan de intervención, las acciones propuestas no se han cumplido en su totalidad

18

Auditoría No 18 2014 vacaciones. suscrito octubre 9 de 2014. ESTADO: Continúan, algunos jefes de oficina y/o líderes de proceso, sin informar a la oficina de Gestión Humana el evento de aplazamiento, interrupción y ajuste de vacaciones. No se ha cumplido a cabalidad, Se pudo evidenciar la política se procederá a su socialización

25

Informe de Auditoria numero 25 Tesorería caja menor del área rural. ESTADO: Se cumplieron las acciones propuestas

26

Informe de Auditoria número 26 Tesorería. Caja menor del área administrativa. No se cumplen a totalidad las acciones propuestas, continúan las falencias


Se evidenció en las auditorías internas realizadas, que estas fueron debidamente documentadas y comunicadas, con informes preliminares en firme por el no pronunciamiento del auditado, al no hacer uso del derecho de contradicción. Como consecuencia de lo descrito, no se ejecutaron todos los planes de mejoramiento producto de estas de auditorías en la vigencia 2014.

023 28 de agosto de 2013

Auditoría Contratos Venta de Servicios. No se tuvo respuesta



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

42


Se verifican las acciones desarrolladas sobre planes de mejoramiento, en el software que la entidad implementó para hacerle seguimiento a los planes de mejoramiento producto de las diferentes auditorías que se realizan a la entidad, incluidas las auditorias del área misional que realiza la oficina de control interno. Se pudo constatar que existe mejor gestión y respuesta del área misional a los procedimientos auditados, como en el desarrollo acciones de mejoramiento, que son objeto de seguimiento -evaluación por el equipo asignado para esta función por parte de la oficina de control interno. Por el contrario, el área administrativa refleja baja respuesta a los resultados de las auditorías internas mostrado en la no implementación de acciones de mejoramiento. Es necesario precisar por la contraloría, que independientemente de que no se haga uso del mecanismo de contradicción, esto no exime de presentar e implementar planes de mejoramiento a través de la administración del riesgo, para prevenir y/o subsanar los hallazgos evidenciados en procura de minimizar su materialización y que pueden afectar los procesos internos de la entidad. Como se aprecia se evidencia una clara inobservancia del artículo 6 de la ley 87/93; responsabilidad del control interno: “El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”.

Este organismos de control fiscal debe manifestar, respecto de lo evidenciado en el análisis de las auditorías internas sobre este proceso en ASSBASALUD E.S.E., qué si bien en la entidad no está sujeta al estatuto de contratación pública, por su característica de E.S.E y tiene manual de contratación-interventoría propio; en aras de la transparencia, economía, responsabilidad, no se puede sustraer de los principios del estatuto de la contracción publica, ni de su propio estatuto contractual. La entidad tiene un nomograma desactualizado, y deficientemente estructurado, este no reúne los requisitos propios para una entidad que por su complejidad tiene un alto contenido normativo y legal.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

43


La entidad emitió la Resolución No 0969 del 18 de septiembre de 2009, sobre constitución y normalización del comité de contratación, no evidenciándose actas en la vigencia 2014, que permitan observar la gestión realizada por este comité encaminada a la evaluación y análisis de procesos contractuales referentes a negociaciones por venta de servicios de salud de los regímenes contributivo, subsidiado y vinculado, elemento primordial de análisis y monitoreo ante la aguda crisis financiera de la entidad. En el proceso de Gestión Humana, se encontró la no aplicación de la normativa del DAFP referente a la actualización del Manual de Funciones, con base en las competencias laborales con respecto a la última modificación al MECI de acuerdo al plazo establecido para este, al cierre de la vigencia 2014, con posterior ampliación al primer semestre de 2015. Debe reconocer esta entidad de control fiscal como un hecho relevante, el Software implementado para hacer seguimiento a los planes de mejoramiento producto de las auditorías, realizadas a la entidad. Preocupa a este organismo de control, Comité de Conciliaciones Esta constituido y solo se realizaron 6 (seis) reuniones en la vigencia 2014, incumpliendo lo estipulado en el Decreto 1716 -2009 Artículo 18. Sesiones y votación. El Comité de Conciliación se reunirá no menos de dos veces al mes, y cuando las circunstancias lo exijan. Así mismo, dada la cuantía de las demandas que cursan ($ 10.000.000.000 ) deberían cumplir la normativa y estar vigilantes sobre la evolución de los procesos y las acciones a emprender en pro de la defensa de la entidad. Se relacionan a continuación las actas respectivas:

No ACTA FECHA ACTA NOMBRE QUIEN CONVOCA

001 2014-02-20 DEMANDANTE






Equipo auditor

Efectividad en la prestación de servicios personales, misionales y de apoyo.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

44


Las entidades públicas deben renovarse día a día, con el compromiso de cumplir honradamente con los cometidos señalados en el ordenamiento jurídico de nuestro país, especialmente con la prestación eficiente, continua del servicio y la efectividad de los derechos e intereses de los ciudadanos, aplicando los postulados y los principios éticos que rigen el ejercicio de la función pública. Adoptando políticas de probidad y transparencia en materia de contratación, procurando el buen uso de los recursos, para que sean utilizados de la mejor manera y no se despilfarren en contrataciones inocuas e innecesarias para las entidades, lo que va en detrimento de la eficacia y eficiencia que se le pide a la administración pública, pues con ello se deja de utilizar los recursos de una manera adecuada y acorde con el deber ser de las entidades en la aplicación de los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad.

Como se puede observar en el siguiente cuadro en la entidad auditada se

presentaron inconsistencias en la parte de contratación para atender los procesos

misionales y los de apoyo y como se puede ver y se sustentara en la respectiva

observación mientras la producción rebajo, se aumentaron los costos de apoyo a

los procesos misionales de la ASSBASALUD E.S.E.

Clase De ContratoNúmero de

Contratos

Plazo De

Ejecución -

Dias-

Valor

Contratación

Número de

Contratos

Plazo De

Ejecución -

Dias-

Valor

Contratación

Variacion

Contratos

Variacion

Ejecucion Dias

Variacion

Valor de los

Contratos

Prestación de Servicios-

para Cumplimiento del

Objeto Misional947 98.164 5.886.768.331 1.206 74.410 4.838.852.945 127% 76% 82%

Prestación de

Servicios- Apoyo

Administrativo3 224 933.491.486 3 249 1.320.238.362 100% 111% 141%

Variacion Produccion Años 2013-2014Año 2013 Año 2014 Variacion

Servicios

Prestados * 261.125 255.999 98%

* Consulta General Externa, Consulta Prioritaria, Urgencias, Paciente en Observacion, Consulta Hospitalaria

Consulta Domiciliaria, Consulta de Enfermería, Consulta de Nutrición, Psicología Trabajo Social, Fisioterapia

Odontología Programada, Odontología Inmediata, Partos Atendidos.

Año 2013 Año 2014 Variacion Porcentual 2013-14



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

45


Comité Copasst vigencia 2014 Este organismo de control fiscal debe pronunciarse respecto del comité COPASST, donde al requerir las actas de reunión de dicho comité; se presentaron actas realizadas en la vigencia 2014, lo cual no ocurrió porque durante dicha vigencia no se realizaron reuniones de este comité. Se evidencian actas de reuniones de una vigencia que no correspondía a la auditada, con posterior presentación de dos (2) documentos aclaratorios, que este organismo de control aún no valida, por el contexto y desarrollo de los hechos anotados. Dichos documentos obraran como pruebas en las instancias pertinentes para el análisis y calificación pertinente. La Dirección, los mecanismos de control interno y disciplinario, deberán pronunciarse; la institucionalidad, la ética pública, el control fiscal no puede verse afectado por estos hechos. De configurarse la posible inducción al error, al entregar documentos que no reflejan el cumplimiento de normas y procedimientos de obligatorio cumplimiento, constituiría falta contra la Administración Pública; podría trascender más allá del alcance e incidencia disciplinaria. Sería este un precedente que tendría consecuencias negativas en la imagen institucional de la E.S.E. Comisión de Personal. Dentro de esta carpeta aportada por la entidad de la vigencia 2014, aparecen las siguientes actas:

Acta No 001, Marzo 20 de 2012

Acta No 002 Septiembre 19 de 2012

Acta No 001 Abril 25 de 2013

Acta No 001 Abril 30 de 2014

Acta No 002 Junio 26 de 2014

Acta No 003 Septiembre 24 de 2014

Se evidenció que las actas de reunión de la comisión de personal no tienen los anexos de asistencia, siendo estos importantes para protocolizar su cumplimiento. Sólo se registraron tres (3) actas de reuniones en todo el periodo 2014. No se cumplió con lo estipulado en la norma, sobre periodicidad; una vez por mes. Se concluye que la inobservancia de la normatividad para las comisiones de



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

46


personal es recurrente vigencia tras vigencia; demostrado en la vigencia 2012, donde sólo se hicieron dos (2) reuniones, y en la del 2013 una (1) en éstas inexplicablemente firma el Gerente de la entidad el acta de la comisión de personal sin que haga parte del mismo. Adicional a lo anterior, es necesario aclarar que la última comisión legalmente establecida con el cumplimiento de los requisitos legales, terminó su vigencia en diciembre de la vigencia 2013.Para el año 2014, fecha de estas tres (3) actas, ya se había vencido dicho periodo. La comisión vigente actualmente, sólo se vino a conformar el dos (2) de diciembre de 2014 mediante Resolución ASSBASALUD E.S.E. No GGH-323. Se transgrede la legalidad de la norma para convocar a elecciones, y conformar esta comisión. Comité de convivencia laboral carpeta aportada marcada 2014-2016. La entidad promulgó la resolución No GGH-236, el 25 de agosto de 2014 en el último cuatrimestre de la vigencia sobre lineamientos para adopción de mecanismos de prevención del acoso laboral y conformación del comité. Es evidente el no acatamiento a las normas establecidas para este comité, enmarcados en la ley 1010 de 2006.

Resolución Min. Trabajo 1356 de 2012 Artículo 9°. Reuniones. El Comité de

Convivencia Laboral se reunirá ordinariamente cada tres (3) meses y sesionará con la mitad más uno de sus integrantes y extraordinariamente cuando se presenten casos que requieran de su inmediata intervención y podrá ser convocado por cualquiera de sus

integrantes". Se evidencian 2 actas de reuniones las cuales carecen de soportes de asistencia, dichas actas son:

Acta No 001 18 de septiembre de 2014

Acta No 002 17 de diciembre de 2014




Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

47


Como se evidencia el comité de convivencia y la comisión de personal, no operan de acuerdo a normas de obligatorio cumplimiento, preocupa pues son importantes para la eficiente gestión del talento humano de la entidad, se determina que los responsables de estos comités desconocen los riesgos y que pueden enfrentar a la entidad a investigaciones, sanciones y multas. Comité de emergencias de la vigencia 2014 No se evidencian actas, la entidad tiene una alta afluencia de usuarios en su sede principal y puntos de atención, preocupa que este no hubiera operado para la vigencia auditada en el manejo y socialización del riesgo en la E.S.E. Sólo se evidencia un documento denominado: evaluación simulacro de evacuación, realizado en ASSBASALUD E.S.E. Aranjuez y PS cisco, con fecha 16 de octubre de 2014. Otras actuaciones de gestión del talento humano. En la vigencia 2013, según resolución No GGH-230, del 28 de Agosto, se nombra un profesional médico especializado, con el cargo de libre nombramiento y remoción como jefe de oficina, código 006, grado 01; auditoría para el mejoramiento de la calidad. Posteriormente en la vigencia 2014, mediante el memorando DGH-092 de febrero 24, se le comunica que, a partir de la fecha, el cargo que desempeña se denominará profesional especializado, código 242, grado 11. No se evidencia Resolución que le de sustento legal, a lo que se comunicó mediante un memorando. Sorprende a este organismo de control en esta situación, el vacío procedimental-legal, pudiendo esto afectar la gestión administrativa, y fiscal de la entidad. Adicional a lo anterior no aparece en el manual de funciones la ficha donde se determinen el propósito y funciones esenciales del cargo. Este organismo de control fiscal, no emitirá concepto aún sobre la planta de personal temporal implementada en la entidad. La contraloría entrará a considerar y revisar las actuaciones de ASSBASALUD E.S.E., desde el control fiscal y en concordancia con lo legalmente establecido para este proceso fuera de la visita administrativa de auditoría regular de la vigencia 2014. En cuanto a la suspensión temporal del cargo de Jefe de oficina de Servicios en Salud, por renuncia al cierre de la vigencia auditada, considera este organismo de



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

48


control fiscal, respetando la autonomía que le es propia a la entidad, que se está incurriendo en un riesgo, no sólo fiscal, sino de viabilidad institucional. No entiende esta contraloría, como suspende la entidad un cargo que es vital para la E.S.E; es el director científico de una institución de salud importante para la ciudad, y que ante la aguda crisis por la que atraviesa la E.S.E, sería clave para afrontarla. Estado de la prestación social vacaciones Como resultado del proceso auditor desde el puntos de vista del control interno se encontró que en la vigencia 2014-2015, hubo avance en el manejo, acumulación y reconocimiento en dinero de días de vacaciones. No obstante, el nivel de riesgo subsiste, es latente desde nuestra competencia de control fiscal, sin invadir el ámbito de la autonomía administrativa que por ley tiene ASSBASALUD E.S.E. La entidad debe administrar el riesgo, pues está suficientemente identificado, en consideración al siniestro de la vigencia 2012, donde se perdieron importantes recursos, que se tienen estimados por un valor de $ 611.485.000. Es pertinente manifestar que, en el litigio con las compañías aseguradoras, se argumenta por parte de éstas, la acumulación de días vacacionales del tesorero como una de las causales para el no reconocimiento del seguro, a raíz del siniestro aquí documentado. Preocupa el manejo de la prestación social vacaciones del Jurídico de la entidad. Plan de mantenimiento hospitalario Requerido por el equipo auditor el plan de mantenimiento hospitalario, este no se aporta. Se presenta un cuadro de ejecución presupuestal-mantenimiento, que es de obligatorio cumplimiento, más no un plan estructurado acorde a las características de la entidad como E.S.E en concordancia con lo estipulado en la circular externa No 029 de marzo 13 de 1997 Supersalud. La sección administrativa y financiera no dio respuesta al informe de auditoría interna No 020 del 18 de junio de 2014, más no implementó plan de mejoramiento; no se respondieron los informes de auditoría interna No 30-31-34. La Dirección hizo llamamiento a socializar y contestar estos informes, lo cual no se evidenció; incluye el memorando GER 600 12-11-2014, sobre adopción de medidas de



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

49


austeridad en ASSBASALUD E.S.E., con directriz para desarrollar un plan, que desde el área diera respuesta a recomendaciones planteadas.

Controversias judiciales a diciembre 31 de 2014

La entidad ASSBASALUD ESE, presenta a 31 de diciembre de 2014, treinta y tres (33) demandas administrativas de las cuales seis (6) tienen fallos definitivos y las otras veinte y siente (27) demandas se encuentran con fallos en primera instancia, igualmente el 93.93% de las mismas corresponden a acciones judiciales de reparación directa por fallas en el servicio, las pretensiones incoadas a 31 de diciembre ascienden a $ 10.010.200.000.00 (Diez Mil Millones, Diez Mil Doscientos Pesos M/cte.), que corresponde a un 36,89 % del presupuesto que la entidad proyectó para el ejercicio de su actividad en el 2014. Como se puede observar estamos frente a un dificultad compleja, que a mediano plazo le puede generar a la entidad inconvenientes de orden económico presupuestal y financiero, y por consiguiente comprometer su viabilidad. Indicadores de gestión y resultados 2014 Sobre este tema el equipo auditor, al analizar la gestión de manera integral se encuentra que el plan de acción para la vigencia 2014 fue el pilar fundamental para medir el desempeño de la entidad, cumplieron en un alto porcentaje con sus metas y los resultados al evaluar la respectiva matriz así lo demuestran, al momento de analizar el tema de planes programas y proyectos se profundizara en el tema de indicadores de gestión. A continuación y como parte independiente del análisis de planes, programas y proyectos se presenta los indicadores que ASSBASALUD E.S.E. debe presentar periódicamente a la Dirección Territorial de Salud, indicadores que han sido avalados por esa entidad y sirven de soporte para mantener la habilitación año a año.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

50


2.2 CONTROL DE RESULTADOS Es el examen que se realiza para establecer en qué medida los sujetos de la vigilancia logran sus objetivos y cumplen los planes, programas y proyectos adoptados por la administración, en un período determinado; permite valorar el cumplimiento de los principios fiscales de eficacia, eficiencia, efectividad y coherencia con los objetivos misionales. Como resultado de la auditoria adelantada, el concepto sobre el Control de Resultados se CUMPLE en un porcentaje del 81,5%, toda vez que fueron valorados, dentro de los planes, programas y proyectos, con base al Plan de Desarrollo, Plan de Acción, Evaluación Definitiva del Plan de Acción y el Proyecto de Inversión de la entidad durante la vigencia 2014.

FACTORES MINIMOSCalificación

Total

Eficacia 16.5

Eficiencia 26.0

Efectividad 32.0

coherencia 7.0

81.5

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

69.6

0.30

TABLA 2-1

CONTROL DE RESULTADOS

86.6

Cumplimiento Planes Programas y Proyectos

82.7 0.20

Calificación

Cumple

0.10

1.00

0.4080.0

Calificación Parcial Ponderación



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

51


2.2.1. Cumplimiento de planes, programas y proyectos

2.2.1.1. Eficacia Esta variable la podemos determinar como la capacidad que tiene ASSBASALUD E.S.E. para alcanzar sus objetivos, que para la vigencia auditada podemos decir que aunque se puede percibir algún grado de cumplimiento es difícil evaluar de manera completa la eficacia de los planes, programas y proyectos registrados en el plan de acción anual y más aún en el estratégico del periodo debido a la incongruencia entre metas y objetivos encontrados durante el procesos auditor como se registrara m{as adelante en el presente informe. Sin embargo en la revisión de la Evaluación Definitiva del Plan de Acción del año 2014, no fueron incluidas algunas actividades que fueron aprobadas en el Plan de Acción para la vigencia 2014 (ambos documentos hacen parte de la documentación que estructura la presente auditoria). Dichas actividades son: Información Confiable para la toma de decisiones del proyecto Integral de Información – programa Fortalecimiento Estructural de ASSBASALUD E.S.E., actividad Comunicación Organizacional Efectiva del proyecto Comunicación integral - programa Fortalecimiento Estructural de ASSBASALUD E.S.E., actividad Programa Paciente Sano en Salud Oral del proyecto Salud Pública y el programa Equilibrio Financiero Institucional que cuenta con una sola actividad para medir, Gastos Disminuidos cuya meta aprobada en Plan de Acción fue del 2%. Lo anterior denota falta de seguimiento o carencia de ejecución en su desarrollo, imposibilitando al equipo auditor la evaluación en el logro de sus resultados. Así mismo, es importante mencionar que algunas metas aprobadas en el Plan de Acción, no corresponden a las metas propuestas en la Evaluación Definitiva del Plan, lo cual genera impresión en el cumplimiento de sus logros, dicha situación se presenta en las metas de las siguientes actividades: Actividad Cultura de Enfoque de Riesgos Institucionalizada del proyecto Cambio de Cultura Institucional, actividad Sistema de Información terminado del proyecto Sistematización y Automatización Fase Final, todas éstas del programa Fortalecimiento Estructural de ASSBASALUD E.S.E, actividad Atención Prioritaria en Salud Ejecutado del proyecto APS - programa Salud Pública.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

52


También, se presentan metas asociadas a actividades como: Movimiento Mínimo de Agenda de Citas y Proceso de Contratación Implementado (Venta de Servicios), las dos del proyecto Cambio Cultura Institucional, actividad Proceso de Mantenimiento Implementado del proyecto Integral de Información del programa Fortalecimiento Estructural de ASSBASALUD E.S.E., actividad Oferta de Servicios Ampliados, actividad de Servicios de Salud Tecnificados, ambas actividades del proyecto Fortalecimiento de Servicios de Bajo Nivel de Complejidad del programa Fortalecimiento Estructural ASSBASALUD E.S.E., actividad Programa Universidad para la Vida Implementado del proyecto Salud Pública y los indicadores Oportunidad Promedio en la atención de Consulta Médica y Razón de Mortalidad Materna, asociados a la actividad Modelos de Programas de Salud Implementados del proyecto Salud Pública, actividad Ingresos Incrementados del proyecto Ejecución Plan de Mercadeo; todas ellas con metas de indicadores y actividades que no fueron consideradas ni aprobados en el Plan de Acción del año 2014 (N/A), pero que si fueron incluidas con meta propuesta y con su respectiva meta alcanzada en el desarrollo de la Evaluación Definitiva del mismo Plan; observándose inconsistencia en los datos revisados por el grupo auditor.

2.2.1.2. Eficiencia Para la evaluación de esta variable se busca la relación existente entre los recursos e insumos utilizados frente a los resultados obtenidos. Tiene dos medidas esenciales: técnica y económica. La técnica es el resultado de su medición en términos físicos (productividad) y la económica en términos monetarios (costos). Una operación eficiente produce la máxima cantidad de bienes y/o servicios con una cantidad adecuada de recursos. Del análisis efectuado a la entidad en cuanto a esta variable, encontramos que el uso dado a los recursos fue eficiente, puesto que en promedio su resultado fue favorable. Sin embargo, es importante mencionar que se presentaron casos que no se pudieron verificar por parte del grupo auditor, puesto que en el informe Evaluación Definitiva al Plan de la entidad, no fueron tenidos en cuenta y que corresponden a las siguientes actividades establecidas en el Plan de Acción: Información Confiable para la Toma de Decisiones del proyecto Integral de Información, Comunicación Organizacional Efectiva del proyecto Comunicación Integral, ambas actividades del programa Fortalecimiento Estructural de ASSBASALUD E.S.E, actividad Programa Paciente Sano en Salud Oral Implementado del proyecto Salud Pública y el programa - proyecto Equilibrio Financiero Institucional con su actividad Gastos Disminuidos.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

53


Así como también es relevante la inconsistencia observada en la falta de evaluación a la actividad Información Confiable para la Toma de Decisiones del proyecto Integral de Información, que presentando inversión de recursos ejecutados por doce millones de pesos, no fue objeto de verificación de cumplimiento por parte de la entidad. 2.2.1.3. Efectividad La efectividad es el grado de satisfacción o impacto que produce un bien o servicio dentro de una comunidad o población objeto ya que no es suficiente medir dicho cumplimiento en términos de cantidad, calidad y oportunidad, sino que es necesario determinar cuál fue el resultado con respecto al impacto esperado. Para este caso y teniendo en cuenta lo particular del objeto social de la entidad auditada, -prestar servicios de salud-; para esta auditoria no es posible conceptuar la efectividad de los proyectos evaluados, puesto que la mayoría de las actividades asociadas a los proyectos no miden su impacto o satisfacción en la población objeto de los mismos. 2.2.1.4. Coherencia Este componente se refiere a la articulación que debe existir en la entidad, entre los planes, programas y proyectos con su respectivo Plan estratégico y Plan de Desarrollo, de conformidad con su quehacer misional. El grupo auditor observa en la revisión de los planes, programas y proyectos, que toda vez que la entidad cuenta con los procedimientos y mecanismos para el desarrollo de los mismos, se presenta incoherencia entre lo aprobado por la administración según el Ajuste al Plan de Desarrollo – Acuerdo 003 del 29 de enero de 2014, el Plan de Acción vigencia 2014 – Acuerdo 004 del 20 de enero de 2014, lo ejecutado y desarrollado en la Evaluación Definitiva del Plan de Acción y el informe Proyectos de Inversión ASSBASALUD E.S.E. 2014- Evaluación, -estos documentos hacen parte integral de la presente auditoria-, ya que como se informa en las inconsistencias descritas anteriormente en la evaluación de los factores de Eficacia, Eficiencia y Efectividad; en la ejecución, seguimiento y evaluación se presentan desajustes con las necesidades definidas en la etapa de planeación. Lo cual demuestra que los planes, proyectos y programas no cumplen con una relación lo suficientemente acorde con los objetivos establecidos.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

54


2.3. CONTROL FINANCIERO Es el examen que permite opinar sobre la razonabilidad de los estados contables y conceptuar sobre la Gestión financiera; como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control Financiero y Presupuestal es DESFAVORABLE, como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables: 2.3.1. Estados Contables La Contraloría General del Municipio de Manizales como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la opinión de los Estados Contables ADVERSA O NEGATIVA, debido a la evaluación de las siguientes variables

La Contraloría General del Municipio de Manizales como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la opinión de los Estados Contables, debido a la evaluación de las siguientes variables consideradas en los criterios técnicos de la respectiva matriz de evaluación fiscal. En la aplicación de la mencionada matriz se encontró que las inconsistencias encontradas en el análisis financiero supero el 10% de los activos o del pasivo más patrimonio, lo que no refleja razonablemente la situación financiera de la entidad auditada.

Al analizar las cuentas del pasivo del estado financiero presentado por ASSBASALUD ESE a la fecha de Corte 31-12-2014, su saldo no corresponde a la realidad de los hechos que lo afectan, ya que reporta un menor valor de los pasivos que debían presentarse en la fecha de corte de dicho estado, especialmente por no reconocer y revelar adecuadamente el pasivo pensional a cargo de la entidad, a pesar de contar con el estudio actualizado del cálculo Actuarial con corte a Diciembre de 2014.

Sin salvedad o limpia <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención -

Indice de inconsistencias (%)

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

TABLA 3-1

Adversa o

negativa

ESTADOS CONTABLES

Total inconsistencias $ (millones) 1623263.0

13.0%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 0.0

Calificación



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

55


El estudio arrojó un saldo de $1.623.263.937, los cuales no están siendo revelados por la entidad en su contabilidad, este valor, altera de manera exorbitante los pasivos y el balance general de la entidad a la fecha de corte. Hasta tanto el empleador efectúe una conmutación pensional total ó redima los Abonos y/o títulos pensiónales, la obligación por estos conceptos continuará a su cargo y por lo tanto, deberá elaborar al cierre de cada ejercicio, un estudio actuarial que incluya la totalidad de las pensiones actuales y eventuales, bonos y/o títulos pensiónales, con el propósito de establecer el valor presente de sus obligaciones futuras, utilizando los procedimientos establecidos por las normas vigentes. ASSBASALUD ESE no incorpora en la contabilidad, la cuenta de Deudas de Difícil Recaudo, al igual que clasifica en el Balance a 31 de diciembre de 2014 la totalidad de los deudores como activo corriente, situación que desvirtúa la realidad de algunos de los indicadores de liquidez presentados por la entidad como son la razón corriente, el capital de trabajo, la prueba ácida entre otros en razón a que un alto porcentaje de esta cartera no es convertible a efectivo en un año tal como se establece el parámetro para los activos corrientes. El reporte de un estado de inventarios no actualizado al terminar una vigencia, no permite establecer con certeza que elementos existen y posee la entidad en cada centro o punto de ventas para su cometido misional, la ESE tiene sistematizados los 31 puntos de venta y además tiene implementado el módulo CONSULT, que es por donde se supone, deben aplicarse los controles respectivos para el manejo de bienes e insumos, la venta y facturación de todos los servicios de salud, pues si se aplicaran todos los parámetros previamente establecidos por la empresa; no se tendrían las limitaciones y deficiencias presentadas para la realización de los inventarios, la información parcial así suministrada, genera incertidumbre en la información contable y financiera. De acuerdo a las notas de los estados contables queda evidenciada esa deficiencia en los siguientes términos: “En la realización de los inventarios de activos

devolutivos se encontraron sobrantes y faltantes, los cuales al momento de realizar los cruces entre estos se evidencio que en algunos centros de salud faltaban y en otros sobraban, esto obedece a que no se siguen los procedimientos adecuados de acuerdo al manual de activos fijos que posee la institución, dichas diferencias no se ajustaron en la contabilidad debido a que la persona encargada de realizar esta conciliación se le termino el contrato de trabajo, quedando pendiente realizar la depuración y cruces entre los diferentes centros de salud para saber con certeza si realmente existen sobrantes y



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

56


faltantes de activos devolutivos que afecten los registros contables.” (TOMADO DE LAS NOTAS A

LOS ESTADOS FINANCIEROS).

Éstas salvedades en la información contable de ASSBASALUD ESE superan en su conjunto el 10% del total del pasivo más patrimonio, lo que permite concluir que en su conjunto los estados financieros no reflejan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera del auditado y los resultados de sus operaciones por el año terminado, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por el Contador General, que ocasionan errores e inconsistencias de la información financiera, que afectan a los estados contables. Se hace evaluación debido al estado de inventarios los cuales no se realizaron con corte a 31 de dic-2014 y en su defecto fueron actualizados en enero de 2015, el estado de cuentas por cobrar y el cálculo actuarial puesto que los informes del cálculo actuarial, fueron guardados por el área de recursos humanos que actuó como supervisor del contrato, y en ningún momento fueron utilizados para actualizar la contabilidad general de la entidad y tampoco para ejecutar las acciones de cobro que se desprendían de dicho informe. Conciliaciones bancarias

Se revisaron los extractos bancarios y en forma simultanea las conciliaciones bancarias de todas las cuentas de ahorro y corrientes mes a mes de la vigencia 2014 como se aprecia en el siguiente cuadro.

PERIODO

BANCO

TIPO de CTA

SALDO

OBSERVACIONES

ENERO

BBVA AHOR

96844

3.870.921

Devolución cheque Nº .29782, por valor de $ 2.547.360 con destino a Aguas de Manizales S.A. E.S.P Devolución con cargo a nómina por valor de $ 1.323.561 (2 veces)

FEBRERO

BBVA AHOR

96844

7.133.744

Devolución partidas con cargo a proveedores $ 2.829.019, cheque Nº 25940 por valor de $ 1.773.414(2 veces), cheque Nº 29826, por valor de $ 2.531.311(1 vez, con destino a pasivos pensionales porvenir)

ABRIL

BBVA AHOR

96844

1.911.292

Devolución partidas con cargo Proveedores por valor de $ 889.000 (2 veces), $ 817.292 (3 veces) y $ 205.000 (1 vez)

MAYO

BBVA AHOR

96844

1.838.362

Devolución con cargo Proveedores partida por valor de $ 1.838.362 (1 vez)



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

57


JUNIO

BBVA AHOR

96844 4.807.097 Devolución con cargo a Proveedores partida por valor $ 1.813.045 (1 vez) y $ 2.994.052 (1 vez).

JULIO

BBVA AHOR

96844

62.800

Devolución partida con cargo Proveedores por valor de $ 62.800.00 (1 vez).

AGOSTO

BBVA AHOR

96844

417.200

Devolución partidas con cargo Proveedores por valor de $ 57.400 (1 vez),Cheque Devuelto $ 104.000 y $255.800,(1 vez c/u)

OCTUBRE

AV VILLAS

3231

0.0

Devolución Cheque en canje Nº 302175 (1 vez, en octubre 10-17-22 de 2014), Devolución cheque Nº 9395174 (1 vez, en octubre 10-16 de 2014), Causal: firma no registrada. Con valor pago $ 0.00

NOVIEMBRE

BBVA AHOR

96844

170.362.665.72

noviembre -12-2014 pago embargo cuenta corriente – ahorros procesos doc, por valor de $ 170.362.665.72 Ver anexos en notas bancarias por pago embargos y devoluciones

DICIEMBRE

BANCOL

115542

591.259

EMBARGO: debito cuenta embargada $ 591.259.00

(FUENTE:ASSBASALUD ESE.)

Al realizar la revisión de las conciliaciones efectuadas a los bancos con las cuales funciona la entidad, se observan varias situaciones en el manejo de las mismas, toda vez que se presentan varias devoluciones de cheques y partidas con cargo al pago de proveedores y nómina, lo mismo que varios intentos de cobro de cheques los cuales son devueltos por la entidad bancaria por el no reconocimiento de las firmas de los giradores o endosantes, esta situación genera una incertidumbre en el manejo de bancos y efectivos, pues aunque no se revela el pago de los mismos, si es preocupante la devolución de títulos valores, lo que evidencia carencia de controles efectivos sobre todo si recordamos que esta entidad presento un desfalco considerable por la negligencia y falta de seguimiento de los responsables del proceso. Cuentas embargadas A raíz del Proceso Ejecutivo radicado con el Nº 17001-33-33-004-2013-00272-00, proferido por el Juzgado Cuarto Administrativo del Circuito de Manizales, se decretó el embargo de las cuentas que ASSBASALUD ESE, tiene en el BBVA y Bancolombia, las cuales garantizan el monto del capital, intereses, costas aprobadas, los intereses generados a la fecha y los que se puedan generar en la última etapa del proceso, teniendo en cuenta para ello los depósitos judiciales constituidos por las entidades bancarias aludidas.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

58


De acuerdo con el auto aprobado el 11 de diciembre de 2014, el despacho aprobó la liquidación del crédito presentado por la parte ejecutante, con fecha de agosto 20 de 2014, arrojó los siguientes saldos: CAPITAL

$ 133.900.000

INTERESES

$ 130.965.420

TOTAL

$ 264.865.420

(FUENTE: ASSBASALUD ESE)

Además de lo anterior se aprobó la liquidación de costas; esta nueva liquidación por interese de mora causados desde agosto 20 de 2014 hasta la fecha del auto de diciembre 11 de 2014, ascienden a $ 3.200.000 por mes y por cinco meses arroja un total de $ 16.000.000. A pesar de los trámites entre las partes en litigio, (según párrafo anterior), ya habían sido liquidadas unas costas en $ 16.000.000 y ante la solicitud de ASSBASALUD ESE por medio de su apoderado estas al ser re liquidadas quedan en $ 13.900.000, lo que arroja un total de crédito y costas de $ 278.765.420; sin embargo como ya se había hecho una entrega a la parte ejecutante de $ 8.158.178, esta partida regresa a la entidad demandada, lo que finalmente queda en $ 270.607.242.00; luego de constituidos los títulos judiciales resuelve el Juzgado el desembargo de las cuentas y se ordena entrega de títulos judiciales así: TITULO JUDICIAL

ENTIDAD BANCARIA

VALOR

418030000819736

BANCOLOMBIA

$ 591.259.00

418030000826030

BBVA

$ 212.667.000.00

418030000827274

BANCOLO,BIA

$ 57.348.983.00

TOTAL

$ 270.607.242.00

(FUENTE: ASSBASALUD ESE) De lo anterior se concluye: Valor cuentas embargadas

$ 425.334.000

Corresponde al valor total de cuentas embargadas del BBVA y Bancolombia

Valor pagos embargo

$ 285.822.740

Comprende valor total de títulos judiciales $ 270.607.242+$15.215.498, como saldo pendiente para la parte ejecutante

Devolución a ASSBASALUD ESE

$ 139.511.260

Comprende la diferencia entre cuentas embargadas y pagos por embargo.($ 131.353.082 + $ 8.158.178)

(FUENTE: TOMADO DE LA PROVIDENCIA DE ABRIL 14 DE 2015)



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

59


Al cotejar los auxiliares de contabilidad, se evidencia las transacciones efectuadas de cada movimiento y por partidas guardan congruencia con la tasación del proceso por devoluciones y pagos. Los dineros por concepto de devolución del proceso en referencia 17001333300420130027200 por valor de $ 131.353.082.00 fueron reclamados en la Sección de depósitos judiciales del Banco Agrario de Colombia el día 28 de mayo de 2015 y consignados en el Banco BBVA Cuenta de Ahorros Nº 0013-0537-94-0100096844 por el mismo valor el día 01 de junio de 2015. Sorprende además, que de acuerdo con en el proceso de gestión de recursos financieros se presenten este tipo de situaciones adversas a los controles existentes para el manejo de los dineros producto de la venta de servicios en los 31 puntos de venta los cuales dicen que la empresa los tiene sistematizados, esto quiere decir que se deben revisar las políticas y controles existentes o generar otros más efectivos para que los encargados de hacer los giros masivos a través de la plataforma tengan la suficiente formación y no se vean abocados a otras situaciones más delicadas. Cuenta de deudores Esta cuenta representa y registra los saldos por ventas de servicios en salud que realiza la entidad y que le da derecho a exigir su pago normal en determinado periodo de tiempo; sin embargo, si transcurrido un tiempo no se hace el pago normal, hacen tránsito a diferentes formas de cobro y aseguramiento de estos recursos mediante pagos escalonados o por periodos, pasando por las diferentes fases de provisión de cartera, oportunidad que la normatividad contable le otorga a la empresa para hacer uso de unos instrumentos llamados provisiones con los cuales paulatinamente se hacen provisiones o sea asumiendo el costo de estas hasta convertirse en deudas de difícil cobro. Clasificación de la cuenta deudores. ASSBASALUD ESE no incorpora en la contabilidad, la cuenta de Deudas de Difícil Recaudo, al igual que clasifica en el Balance a 31 de diciembre de 2014 la totalidad de los deudores como activo corriente, situación que desvirtúa la realidad de algunos de los indicadores de liquidez presentados por la entidad como son la razón corriente, el capital de trabajo, la prueba acida entre otros.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

60


En relación con la revelación en el balance general de la totalidad de los deudores como activo corriente, -el párrafo 368 del Plan General de Contabilidad Pública del Régimen de Contabilidad Pública, establece que el Activo Corriente “Comprende los bienes y derechos que razonablemente pueden ser convertidos en efectivo, o que por su naturaleza puede realizarse o consumirse, en un período no superior a un año, contado a partir de la fecha del balance general. A su vez, el párrafo 369 señala que el Activo no Corriente “Está constituido por los bienes y derechos de relativa permanencia que se adquieren con el fin de utilizarlos, consumirlos o explotarlos y no con la intención de comercializarlos”. La entidad a pesar de que viene de manera constante realizando conciliaciones y ha aceptado recobros con las EPS que han disminuido de manera significativa el activo, no es consecuente la práctica contable con tal situación dada la alta morosidad y dificultad para el cobro de la cartera a título de deudores. Vemos que no toda la cartera a favor de ASSBASALUD ESE es convertida o convertible en efectivo, por lo tanto, no es razonable presentar como cartera corriente el total del saldo de la cuenta deudores en la institución.

Ventas por servicios

AÑO VTA SCIOS DIFERENCIA OBSERVACIONES 2013 5.521.777

1.841.896 Reducción equivalente al 33.36%

2014 3.679.881

TOTAL DIF. 1.841.896

Al comparar ambas vigencias en 2013 se evidencia un registro de ventas por servicios de $5.521.777 millones de pesos mientras que para 2014 se registran en $ 3.679.881 millones, lo que refleja una disminución del 33,36% que demuestra las dificultades financieras por las que atraviesa la entidad Deudas de difícil cobro

Revisados los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2014, se encontró que las deudas de difícil cobro se incrementaron en un 25% con relación al año 2013, impactando de manera negativa la situación financiera de ASSBASALUD E.S.E., ya que en el mismo porcentaje se realizó la pro visión de estas cuentas, lo que disminuye de manera considerable los activos de la entidad.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

61


Lo anterior se concluye que no existe por parte de la entidad una discriminación entre las cuentas de difícil cobro entre corrientes y no corriente evidenciando la ausencia de unos protocolos estandarizados que determinen el manejo de la cartera de difícil cobro. La provisión para las deudas de difícil cobro representaron el 43,78% del total del activo y el 83,57% del activo corriente. Inventarios

El reporte de un estado de inventarios no actualizado al terminar una vigencia, no permite establecer con certeza que elementos existen y posee la entidad en cada centro o punto de ventas para su cometido misional, sin embargo no queda claro porqué se presentan estas falencias, si la ESE tiene sistematizados los 31 puntos de venta y además tiene implementado el módulo CONSULT, que es por donde se supone, deben aplicarse los controles respectivos para el manejo de bienes e insumos, la venta y facturación de todos los servicios de salud, pues si se aplicaran todos los parámetros previamente

establecidos por la empresa; no se tendrían las limitaciones y deficiencias presentadas para la realización de los inventarios, la información parcial así suministrada, genera incertidumbre en la información contable y financiera.

La situación quedo corroborada según lo consignado en las notas a los estados financieros a diciembre 2014: “En la realización de los inventarios de activos devolutivos se encontraron sobrantes y faltantes, los cuales al momento de realizar los cruces se evidencio que en algunos centros de salud faltaban y en otros sobraban, esto obedece a que no se siguen los procedimientos adecuados de acuerdo al manual de activos fijos que posee la institución, dichas diferencias no se ajustaron en la contabilidad debido a que la persona encargada de realizar esta conciliación se le termino el contrato de trabajo, quedando pendiente realizar la depuración y cruces entre los diferentes centros de salud para saber con certeza si realmente existen sobrantes y faltantes de activos devolutivos que afecten los registros contables.(TOMADO DE LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS).

Lo anterior se puede confirmar aún más cuando en el plan de intervención –INVENTARIOS- dentro de sus actividades está contemplado la definición de políticas de inventarios, se establece un responsable y se definen plazos, dejando en evidencia que…”De la anterior revisión se puede concluir que el cumplimiento del plan de inventarios a la fecha se encuentra en un porcentaje mínimo de cumplimiento (menor al 30%) lo cual requiere de una oportuna y efectiva



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

62


ejecución de las acciones con el propósito de superar lo evidenciado en el diagnóstico de los inventarios, máxime la incidencia que éstos tienen en los estados financieros de la entidad”. Cálculo actuarial OBLIGATORIEDAD DE ELABORAR LOS CÁLCULOS ACTUARIALES POR PENSIONES DE JUBILACIÓN, BONOS Y/O TÍTULOS PENSIONALES Hasta tanto el empleador efectúe una conmutación pensional total ó redima los bonos y/o títulos pensiónales, la obligación por estos conceptos continuará a su cargo y por lo tanto, deberá elaborar al cierre de cada ejercicio, un estudio actuarial que incluya la totalidad de las pensiones actuales y eventuales, bonos y/o títulos pensiónales, con el propósito de establecer el valor presente de sus obligaciones futuras, utilizando los procedimientos establecidos por las normas vigentes. La entidad en la vigencia 2014, contrató los servicios profesionales de la firma contratada CONSULTORES ASICIADOS EN SEGURIDAD SOCIAL SAS, quienes realizaron el cálculo actuarial de ASSBASALUD ESE para la vigencia 2014, donde se manifiesta claramente por parte del contratista en su informe que “El presente estudio está dirigido a evaluar la reserva actuarial requerida para el cumplimiento de las obligaciones derivadas del reconocimiento de rentas de jubilación y supervivencia, de conformidad con lo estipulado para estos efectos en la ley 100 de 1993, el Decreto 1748 de 1995 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la Circular 07 de 1998 de la Superintendencia de Sociedades, el Decreto 2783 de 2001, Decreto 4565 de diciembre de 2010 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y, las normas vigentes para la elaboración de cálculos actuariales”. A pesar de que la entidad contó con la información suficiente para actualizar la contabilidad no registró dentro de su información contable de la vigencia 2014, los efectos de dicha actualización actuarial, desconociendo abiertamente su obligatoriedad, con el fin de rendir información veraz y consistente en sus estados financieros que den certidumbre a las directivas, gerencia, entes de control y sociedad en general que las cifras presentadas corresponden a la realidad, económica, financiera, social de la entidad. La firma contratada presentó entre otros el siguiente reporte:



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

63




Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

64




Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

65


Así mismo, presentaron un “reporte de cuotas partes por cobrar – Aplicación de prescripción (ley 1066 de 2006)” presenta el siguiente informe. ASSBSALUD ESE, Presenta una cartera acumulada de cuotas partes por cobrar a las distintas entidades concurrentes por valor de $170.961.061,2 de acuerdo a lo informado por la entidad, además, de acuerdo al estudio de cálculo actuarial realizado en la vigencia 2014, Según el informe de cuotas partes por cobrar elaborado por la firma contratada y entregado a ASSBASALUD ESE en cumplimiento del contrato de Prestación de Servicios No. 473-2014 cuyo objeto consistía en PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES DE APOYO A LA GESTION PARA EL SANEAMIENTO DE OBLIGACIONES PENSIONALES. La cartera generada por Cuotas partes durante los periodo 1990 a 2014 asciende a $713.576.746.62 por concepto de capital y a $531.296.442.04 por concepto de intereses por un total de trece (13) pensionados. Una vez aplicada la prescripción a dicha cartera queda por cobrar los periodos 2012 a 2014 por valor de $164.875.602,92 de capital y por intereses $10.672.490.70.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

66


Llama la atención que el informe tomo 1 denominado informe de gestión ASSBASALUD 2014 – 2015 que consta de 93 folios, y entregado a la líder del programa de gestión humana el día 30 de enero de 2015, y, así mismo entregan tomo denominado calculo actuarial 2014 Nación-Caldas-Manizales, para firma de convenio de concurrencia. Se deja constancia de lo actuado, pero ASSBASALUD ESE no emprende ninguna acción de cobro coactivo tampoco se informa a las distintas áreas competentes para la aplicación de dicho estudio y su correspondiente actualización en la contabilidad de la institución. Concepto Control Interno Contable

Resultados de la Evaluación:

Se analizan riesgos de índole contable en la entidad.

Se verifica y analizan las conciliaciones bancarias mes a mes.

Se analizan claramente niveles de autoridad y responsabilidad para ejecutar diferentes actividades del proceso contable.

Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes al representante legal, a la Contaduría General de la Nación y a la Contraloría General de Manizales.

Se verifico la realización y amortización del cálculo actuarial.

Se cuenta con mapa de riesgos para el área financiera de la entidad.

Se cuenta con personal idóneo para cumplir las funciones.

En relación con el control interno contable la evaluación indica un control interno eficiente, toda vez que se realizó el seguimiento de todo el proceso contable, presupuestal y financiero que género confianza y aportes importantes a la dirección y a la junta directiva en la toma de decisiones. 2.3.2 GESTIÓN PRESUPUESTAL. Teniendo en cuenta aspectos como la Programación, Elaboración, Aprobación, Desagregación, Modificación y Ejecución del presupuesto, así como los procesos de Cierre presupuestal, Rendición de informes, Vigencias Futuras y Cuentas por Pagar, la Contraloría General del Municipio de Manizales, como resultado de la auditoria adelantada, conceptúa que la Gestión Presupuestal es INEFICIENTE, con 46.9 puntos, de acuerdo a la matriz de calificación establecida en la Guía de Auditoria Territorial:



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

67


Normatividad aplicable en materia presupuestal. ASSBASALUD E.S.E. en materia presupuestal se rige por lo señalado en la norma orgánica local de presupuesto (Estatuto Orgánico de Presupuesto de Manizales Acuerdo 189 de 1996) y en ausencia de ésta, por lo regulado para el Presupuesto de la Empresas Sociales del Estado del orden Nacional que constituyen una categoría especial de entidad pública descentralizada, es decir, al régimen previsto para las EICE las cuales se rigen por el EOP (estatuto Orgánico de Presupuesto Decreto 111 de 1996) en lo que expresamente las considere y por el Decreto 115 de 1996, Ley 344 de 1996, Ley 1508 de 2012 (artículo 28). El presupuesto estará conformado por el Presupuesto De Ingresos, el Presupuesto De Gastos y unas Disposiciones Generales. El presupuesto de Ingresos y Gastos de la ASSBASALUD ESE fue aprobado por el COMFIS, mediante Resolución No. 039 de diciembre 20 de 2013, se ratificó por parte de la Junta Directiva en el Acuerdo No. 021 de Diciembre 24 de 2013 y se liquidó por parte de la Gerencia mediante Resolución 1225 de diciembre 30 de 2013, La Desagregación es responsabilidad del Gerente, de conformidad con lo establecido en el artículo 19 del Decreto 115 de 1996.

De acuerdo al cuadro anterior se establece el procedimiento y trámite que en virtud de la facultad que le asiste a la Entidad territorial Mediante Acuerdo

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Evaluación presupuestal 46.9

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

TABLA 3- 2

GESTIÓN PRESUPUESTAL

Con deficiencias

Ineficiente

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 46.9

Acto Administrativo

Cumple

(SI_NO)No.

AnteproyectoArt. 113 Ac. 189

de 1996 31/10/2013NO SIN DATO

PreparaciónArt. 114 Ac. 189

de 1996NA NA SIN DATO

COMFIS16/12/2013

SISolicitud de COMFIS

No. 008 de 2013.

Junta Directiva 24/12/2013 SI

COMFIS NA SI Resolución No. 039 20/12/2013 COMFIS

Junta Directiva NA Acuerdo No. 021 24/12/2013 Junta Directiva

Desagregación Desagregación SIResolución No. 1225 30/12/2013 Gerente

Rendición Informe

Sec. Hacienda Remis ión 15/02/2014NO

Gerente

Rendición Informe

Junta Directiva Remis ión

Art. 19 Dec. 115

de 1996 01/02/2014NO

Gerente

Art. 115 Ac. 189

de 1996

NO SE PRESENTO INFORME

ASSBASALUD ESE

NO SE PRESENTO INFORME

Presentación

Art. 116 Ac. 189

de 1996

Aprobación

Preparación

Norma

Fecha LímiteFaseCiclo Fecha Responsable



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

68


Municipal 307 de 1996 que adicionó el Acuerdo 189 de 1996, dictó las normas que en materia presupuestal deben acatar las entidades descentralizadas de orden Municipal. En cuanto a las etapas de preparación, aprobación y desagregación del Presupuesto de ASSBASALUD E.S.E., se evidenció que, en ninguna de sus fases, se hace la debida definición de las cuentas presupuestales y la Clasificación del Gasto no se ajusta a lo establecido en el artículo 10 del Dcto 4836 de 2011 ya que no considera los gastos de Operación Comercial dentro de su estructura." El Presupuesto aprobado para la vigencia 2014, ascendió a $25.665.999.870, consolidando las cifras globales, de acuerdo a lo Establecido en el Artículo 12 y 13 del Decreto 115 de 1996 PRESUPUESTO APROBADO ASSBASALUD E.S.E. ESE SEGÚN NORMA

La entidad hizo el proceso de aprobación y desagregación del presupuesto a nivel de detalle, desvirtuando el marco de competencias fijados para la aprobación para El COMFIS, la Junta Directiva y el Gerente. Ya que la desagregación la realiza únicamente el gerente de acuerdo a las partidas globales aprobadas por la Junta y el COMFIS. Según lo establece el artículo 19 del Decreto 115 de 1996, inclusive, el artículo 116 del Estatuto Orgánico de presupuesto de Manizales. “La responsabilidad de la desagregación del presupuesto de ingresos y gastos, conforme a las cuantías aprobadas por el Confis o quien éste delegue, será de los gerentes, presidentes o directores, quienes presentarán un informe de la desagregación a la Junta o Consejo Directivo, para sus observaciones, modificaciones y refrendación mediante resolución o acuerdo, antes del 1 de febrero de cada año. En la distribución se dará prioridad a los sueldos de personal, prestaciones sociales, servicios públicos, seguros, mantenimiento, sentencias, pensiones y transferencias asociadas a la nómina. La ejecución del presupuesto podrá iniciarse con la desagregación efectuada por los gerentes, presidentes o directores de las empresas. El presupuesto distribuido se remitirá a la Secretaría de Hacienda a más tardar el 15 de febrero de cada año”.

INGRESOS 25.665.999.870$

DISPONIBILIDAD INICIAL 300.000.000$

INGRESOS CORRIENTES 25.364.999.870$

INGRESOS DE CAPITAL 1.000.000$

Presupuesto de Ingresos 2014

GASTOS 25.665.999.870$

FUNCIONAMIENTO 21.398.908.594$

OPERACIÓN COMERCIAL -$

SERVICIO DE LA DEUDA -$

INVERSIÓN 4.267.091.276$

Presupuesto de Gastos 2014



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

69


El Cuadro Siguiente expone como debieron ser presentadas y aprobadas las apropiaciones de Gastos de ASSBASALUD E.S.E. para la Vigencia 2014, ya que distingue, los Gastos de Funcionamiento de los Gastos de Operación Comercial de la Entidad. La Institución sumó los gastos de operación estimados para la vigencia 2014 dentro de los Gastos de Funcionamiento así:

Lo anterior refleja debilidad en los distintos controles e instancias (COMFIS, Junta Directiva y Gerencia) para elaborar y aprobar adecuadamente la clasificación y definición de los Ingresos y Gastos de la Entidad. Además de lo mencionado anteriormente, la Entidad Territorial (Municipio de Manizales) estableció mediante Acuerdo Municipal (189 de 1996, adicionado con el Acuerdo 307 de 1997) el RÉGIMEN DE PRESUPUESTO DE LAS EMPRESAS

INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL MUNICIPIO, el cual no se está acatando por ASSBASALUD E.S.E. en el proceso de preparación, presentación, aprobación y desagregación del Presupuesto. Así mismo, se identifica un conflicto de actuaciones en la aprobación del presupuesto por parte de la Junta Directiva y la desagregación que hace el Gerente, toda vez, que el presupuesto inicialmente debe ser aprobado por el COMFIS de acuerdo a la presentación que haga la empresa para su estudio, una vez aprobado en la forma que demanda el artículo 109 y 110 del Acuerdo Municipal 189 de 1996, en concordancia con el artículo 12 y 13 del Decreto 115 de 1996, éste es desagregado por el Gerente y una vez realizada por éste podrá iniciarse su ejecución. Seguidamente debe presentarse el informe a la Junta Directiva antes del 1° de Febrero de cada año para sus observaciones, modificaciones y refrendación mediante resolución o acuerdo.

GASTOS 25.665.999.870$

(A) FUNCIONAMIENTO 21.398.908.594$

Gastos de Personal 10.349.269.808$

Gastos Generales 10.048.093.513

Gastos de Administración 404.527.150

Gastos de Operación 9.643.566.363$

Transferencias 1.001.545.273$

(C) INVERSIÓN 4.267.091.276$

Detalle Presupuesto de Gastos Aprobado 2014

GASTOS 25.665.999.870$

FUNCIONAMIENTO 11.755.342.231$

OPERACIÓN COMERCIAL 9.643.566.363$

SERVICIO DE LA DEUDA -$

INVERSIÓN 4.267.091.276$

Como Se debió Aprobar según Norma Pptal

Presupuesto de Gastos 2014



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

70


En ASSBASALUD E.S.E., el presupuesto se aprobó por el COMFIS el 20 de Diciembre de 2013 mediante resolución No. 039 de la misma fecha, luego lo ratificó la Junta Directiva con el Acuerdo No.021 de Diciembre 24 de 2013, y por último es desagregado por el Gerente el día 30 de Diciembre de 2013 con la Resolución No. 1225. Ésta situación denota el desconocimiento pleno tanto de la entidad como de la Junta Directiva del procedimiento que deben agotar para la aprobación, desagregación y ejecución del presupuesto, se debe corregir dicha práctica. Esto conlleva a que no se dé cumplimiento al deber de remitir el presupuesto a la Junta Directiva antes del 1° de Febrero de cada año, sin embargo, tampoco se cumple el deber de presentar a la secretaría de Hacienda del Municipio, a más tardar el 15 de Febrero de cada año el informe respectivo. Como lo exige el artículo 116 del Estatuto Orgánico de Presupuesto de Manizales, en concordancia con el artículo 19 del Decreto 115 de 1996, que dice: ASSBASALUD E.S.E., No registra para la vigencia un plan anual de inversiones, consistente con su objeto social y el plan de Desarrollo Institucional que acompañe el proyecto de presupuesto desde su etapa de preparación, presentación y aprobación con metas e indicadores, inclusive, que consulte y se articule con las metas del Plan de Desarrollo Manizales 2012 – 2015 “Gobierno en la Calle”. Es de entender que todo programa o proyecto que haga parte del Plan Operativo anual de Inversiones de la entidad deberá estar inscrito en el Banco Municipal de Programas y Proyectos en éste caso; en el BPIM. La inversión programada por la Entidad para la vigencia 2014, se debió realizar sobre la base de los proyectos registrados y viabilizados en el respectivo Banco de Programas y Proyectos (BPIM), y responder al análisis de la situación de la oferta y demanda de los servicios que se prestan en la zona de influencia de la ESE, y estar relacionados con la formación bruta de capital, que permitan incrementar la capacidad instalada y operacional de producción de bienes y servicios de la entidad. Presupuesto de inversión Programa Subprograma Proyecto Recurso



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

71


Gastos de inversión Programas de inversión Son programas de inversión los constituidos por las apropiaciones destinadas a actividades homogéneas en un sector de acción económica, social, financiera o administrativa a fin de cumplir con las metas fijadas por la empresa, a través de la integración de esfuerzos con recursos humanos, materiales y financieros asignados. Modificaciones al presupuesto: ASSBASALUD E.S.E., Para la vigencia 2014, realizó modificaciones al Presupuesto mediante Adiciones al presupuesto de Ingresos y Gastos por valor de $1.464.203.921:

El detalle de dichas adiciones al Presupuesto de Ingresos se efectuó de la siguiente manera.

Las adiciones al Presupuesto de gastos se indican a continuación así:

No. Acuerdo Motivación Ingreso Gasto

9 Saldos Disponibles Tesorería -Certificación de Tesorería 128.942.521,00 128.942.521,00

13 Adición rec. Asignados Resl. 939 Ministerio - Ambulancia 280.000.000,00 280.000.000,00

19 Proyección Sobre ejecución 300.000.000,00 300.000.000,00



27 Concurrencia Pensionados Seguro Social 5.261.400,00 5.261.400,00

1.464.203.921,00 1.464.203.921,00

Fuente: Información rendida por ASSBASALUD ESE

Total general

Acuerdo No. Rubro Nombre Rubro Ingreso

9 0 Disponibilidad Inicial 128.942.521

13 1210-0 Aportes Ministerio Protección Social 280.000.000

19 1112-1 Subsidiado 300.000.000

20 1112-1 Subsidiado 500.000.000

20 1115-1 Particulares 150.000.000

25 1112-1 Subsidiado 100.000.000

27 1230-2 RECURSOS SEGUR.SOCIAL PENSIONADOS CONVENIO CONCURR 5.261.400

1.464.203.921

Fuente: Información rendida por ASSBASALUD ESE

Total general



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

72


Llama la atención que la Entidad realizó adiciones al rubro 1112-1 Ing. Régimen Subsidiado, estimando una sobre ejecución proyectada con base en el reconocimiento y no sobre el recaudo real y efectivo al momento del ajuste, la Ejecución real de Ingresos del rubro al momento de cada adición era de $7.367.399.953 (Acuerdo 19), $9.108.914.917 (Acuerdo 20) y $11.733.911.476 al momento del Acuerdo No. 25. Dicho procedimiento desconoce abiertamente lo establecido en el artículo 28 de la Ley 1508 de 2012 “por la cual se establece el régimen jurídico de las Asociaciones Público Privadas, se dictan normas orgánicas de presupuesto y se dictan otras disposiciones”, que concluye diciendo que en la “Presupuestación de las Empresas Sociales del Estado los ajustes que procedan al presupuesto se deben realizar de acuerdo con el recaudo real evidenciado en la vigencia en que se ejecuta el presupuesto”. La regla presupuestal que pretendía el legislador con el artículo 28 de la Ley 1508 de 2012, es que el proceso de programación y ejecución presupuestal para dichas Empresas sea el de elaborar sus presupuestos anuales con base en el recaudo efectivo del año inmediatamente anterior y los ajustes se realicen conforme al recaudo real en la vigencia en que se ejecuta el presupuesto. Ésta regla de responsabilidad fiscal busca que las ESE, indistintamente de su evaluación de riesgo establecida en el artículo 80 de la Ley 1438 de 2011, mantengan un equilibrio corriente en sus presupuestos evitando déficit.

Rubro Nombre Gasto

2010100-2 Materiales 5.000.000$

2010100-3 Dotación y Suministros 10.000.000$

2020101-1 Mantenimiento 20.000.000$

2020102-1 Materiales 20.000.000$

2020102-5 Dotación y Suministros 40.000.000$

8002100-4 Servicios de Apoyo Proyectos Institucionales 33.942.521$

2020102-7 Compra Equipo Ambulancia 280.000.000$




3200300-2 PAGO SEGUR.SOCIAL PENSIONADOS CONVENIO CONCURRENCIA 5.261.400$

1.464.203.921$

Fuente: Elaboración Propia según acuerdos de Modificación al Ppto de ASSBASALUD 2014

Total Adiciones al Presuuesto de Gastos



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

73


Otras modificaciones Así mismo, durante la vigencia 2014, ASSBASALUD E.S.E., realizó modificaciones al Presupuesto de Gastos por $1.454 Millones de pesos, los cuales fueron autorizados por la Junta Directiva mediante Acuerdos 10, 18 ,21, 23, 24, 26, 28, y por el COMFIS según resoluciones expedidas para dicho fin.

Dada la inadecuada estructura presupuestal aplicada en ASSBASALUD E.S.E. para la vigencia 2014, todas las modificaciones realizadas al presupuesto primero son gestionadas y autorizadas por el COMFIS y luego por la Junta Directiva, sin que se expida por parte de la Gerencia ningún acto administrativo que adopte las autorizaciones obtenidas bien sea por la Junta Directiva y/o por el COMFIS previamente, ya que es el gerente quien tiene a su cargo la responsabilidad de desagregar y distribuir las partidas autorizadas por dichas instancias, inclusive, se realizan al máximo nivel de desagregación. De otra parte, en el cierre de tesorería realizado por ASSBASALUD E.S.E. para la vigencia 2013, se puede evidenciar que al momento de incorporar los recursos de la disponibilidad inicial de la vigencia 2013 para el año 2014, mediante Acuerdo de Junta Directiva No. 009 de Marzo 27 de 2014, Resolución COMFIS No. 03 del 14 de Marzo de 2014, se incorporó un mayor valor a la disponibilidad inicial por $83.844.519,02 correspondientes al saldo en bancos de las cuentas cuyos recursos son de destinación específica para estampillas y para el Saneamiento de Aportes Patronales. La adición se realizó como se indica en el recuadro siguiente:

Rubro Nombre Créditos Contracrédito

A Funcionamiento 479.900.000 1.448.796.757

C Inversión 973.896.757 5.000.000

1.453.796.757 1.453.796.757

Fuentes: acuerdos expedidos Junta Directiva ASSBASALUD ESE

Totales



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

74


Saldo en Bancos a Diciembre 31 de 2013. En Cuentas de destinación

Cartera Dentro del proceso de auditoria se hace un examen de la cartera vigente al 31 de Diciembre de 2014 en ASSBASALUD E.S.E., para ello se procede a evaluar los datos consolidados por la Entidad en cumplimiento del Reporte de Cartera establecido en el Decreto 2193 de 2004.

Rubro Nombre Rubro Ingreso Gasto

0 Disponibilidad Inicial 128.942.521

2010100-2 Materiales 5.000.000

2010100-3 Dotación y Suministros 10.000.000

2020101-1 Mantenimiento 20.000.000

2020102-1 Materiales 20.000.000

2020102-5 Dotación y Suministros 40.000.000

8002100-4 Servicios de Apoyo Proyectos Institucionales 33.942.521

128.942.521 128.942.521 Total Adición Recursos - Tesorería dic 2013

Concepto Saldo Tesorería

Dic. 31 2013

Total Disponibilidades 428.942.520,92

Cuentas Bancarias 345.098.001,90

537-09684-4 BBVA 317.958.038,46

7055-011554-2 BANCOLOMBIA 8.633.532,39

70-027432-16 BANCOLOMBIA 18.506.167,05

280-72149-9 POPULAR 264,00

Con Destinación Específica 83.844.519,02

537-01717-0 BBVA 78.239.677,00

351-003231 AV VILLAS 5.604.842,02

Fuente: Conciliaciones Bancarias de Tesorería (Dic 2013 y Dic 2014) y Cierre Anual de Tesorería 2014

RANGO EDAD HASTA 60 DIAS 61 - 90 Días 91 - 180 Días 181 - 360 Días > 360 Días TOTAL RECONOCIDA NO RECONOCIDA GD_Subsidiado

VALOR 1.696.088.897 90.741.339 419.821.382 608.950.812 6.737.619.445 9.553.221.875 104.375.919 640.516.614 330.852.419

% 17,75% 0,95% 4,39% 6,37% 70,53% 100,00% 1,09% 6,70% 3,46%

Fuente: Reporte cartera por edades ASSBASALUD 2014

ASSBASALUD ESE REPORTE CONSOLIDADO DE CARTERA ( Dcto 2193 de 2004) VIGENCIA 2014



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

75


La cartera a favor de la Entidad se encuentra concentrada en las deudas con edad superior a 360 días que equivale a $6.737.619.445 y representa más del 70% del valor de su cartera, así mismo, se evidencia que la cartera inferior a sesenta (60) días es cercana al 18% del total con corte a Diciembre 31 de 2014, y el 6.37% es decir, $608.9 Millones de Pesos ya supera los 180 días. Si comparamos el valor facturado por ASSBASALUD E.S.E. durante el año 2014 frente a la cartera existente al cierre del mismo periodo se observa que ésta representa cerca del 42% del total de ingresos facturados en dicho periodo. Total Facturación vigencia 2014 $22.863.273.398 / Valor de la Cartera $9.553.221.875 = 41,78% Ahora, sí al valor facturado le descontamos los ingresos percibidos por ASSBASALUD E.S.E. por concepto de contratación con el Municipio de Manizales la cual se pagó en un 97.5% y lo comparamos con el mismo monto de la cartera, tendríamos que el 52.75% de lo que ASSBASALUD E.S.E. facturó en la vigencia 2014 quedó como saldo de cartera.

Esto conlleva a que cada año se genera un rezago corriente de cuentas por cobrar en la entidad auditada, en una proporción significativa, y es gracias a los recursos que transfiere el Municipio en el marco de sus competencias con recursos del SGP Salud y Recursos propios para garantizar la adecuada prestación del Servicio de salud de primer nivel en el Municipio de Manizales que ASSBASALUD E.S.E. logra sostener y financiar su estructura de costos y de gastos. Igualmente, con la información suministrada se puede constatar en el cuadro siguiente que prácticamente el 90% del total de la cartera a favor de ASSBASALUD E.S.E. al cierre del año 2014, corresponde a las cuentas por cobrar del Régimen Subsidiado las cuales ascienden a $8.583.727.418.

Total Facturación vigencia 2014 22.863.273.398

(-) Valor Pagado por Mpio Manizales 4.753.466.094

(=) Facturación Sujeta a Cobro 18.109.807.304

Valor de la Cartera 9.553.221.875

Porcentaje alcanzado 52,75%



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

76


La cartera por concepto de cobro a las EPS ya alcanzó a diciembre 31 de 2014 el 50% de los ingresos que facturó el ente auditado a las mismas EPS en el mismo periodo.

Ésta Situación obliga a que ASSBASALUD E.S.E., propenda por una constante gestión de los servicios facturados a fin de procurar que se conviertan en recaudos efectivos dentro del periodo corriente y evitar al máximo la generación de cartera que pueda constituirse como cartera incobrable en el corto plazo y además a una adecuación definición y gestión de los gastos de operación, bienes y servicios contratados para garantizar no solo el funcionamiento de la red de servicios de ASSBASALUD E.S.E. sino también de brindar garantías a los ciudadanos y ciudadanas de Manizales de contar con la cobertura y disponibilidad del Servicio de salud en condiciones de eficiencia y calidad. Cartera de cuotas partes pensionales Las cuotas partes pensionales están destinadas a financiar la obligación pensional, estas son el resultado del reconocimiento de una pensión con tiempos servidos a entidades diferentes a la entidad que tiene a cargo el reconocimiento y pago de la pensión, la cual tiene la posibilidad de ejercer acciones de recobro.

2.014 CONCEPTO HASTA 60 DIAS 61 - 90 Días 91 - 180 Días 181 - 360 Días > 360 Días TOTAL

Valores

Trim concepto Hasta 60 61 - 90 Días 91 - 180 Días 181 - 360 Días > 360 Días TOTAL

Aseguradoras en liquidación - - - - - - 0,00%

Concepto diferente a venta de Servicios de Salud 9.647.591 - 174.620.834 - 361.851.312 546.119.737 5,72%

EPS del régimen contributivo en liquidación - - - - - - 0,00%

EPS-ARS del régimen subsidiado en liquidación - - - - - - 0,00%

Otros deudores por venta de Servicios de Salud 102.102.134 18.829.949 10.204.393 26.853.961 111.278.227 269.268.664 2,82%

Población Pobre Secretarías departamentales 21.958.768 618.032 2.063.803 2.737.415 55.013.843 82.391.861 0,86%

Población Pobre Secretarías municipales y distritales935.553 - 275.027 42.885 146.300 1.399.765 0,01%

Régimen Contributivo 12.756.286 1.013.491 2.605.022 3.887.143 5.714.707 25.976.649 0,27%

Régimen Subsidiado 1.543.648.872 68.961.539 225.963.552 567.987.346 6.177.166.109 8.583.727.418 89,85%

Soat - Ecat 5.039.693 1.318.328 4.088.751 7.442.062 26.448.947 44.337.781 0,46%

1.696.088.897 90.741.339 419.821.382 608.950.812 6.737.619.445 9.553.221.875 100%

12

Total Cartera Acumulada pEriodo

%

CONTRALORIA GENERAL DE MANIZALESAUDITORIA 2.3- 2015 ASSBASALUD

REPORTE CONSOLIDADO DE CARTERA ( Dcto 2193 de 2004) VIGENCIA 2014

Fuente: Reporte cartera por edades ASSBASALUD 2014



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

77


ASSBSALUD ESE, presenta una cartera acumulada de cuotas partes por cobrar a las distintas entidades concurrentes por valor de $170.961.061,2 de acuerdo a lo informado por la entidad, además, de acuerdo al estudio de cálculo actuarial realizado en la vigencia 2014, por la firma contratada CONSULTORES ASOCIADOS EN SEGURIDAD SOCIAL SAS “reporte de cuotas partes por cobrar – Aplicación de prescripción (ley 1066 de 2006)” presenta que las cuotas partes por cobrar de acuerdo al reporte elaborado por la firma contratada y entregado a ASSBASALUD E.S.E. en cumplimiento del contrato de Prestación de Servicios No. 473-2014 cuyo objeto consistía en PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES DE APOYO A LA GESTION PARA EL SANEAMIENTO DE OBLIGACIONES PENSIONALES, La cartera generada por Cuotas partes durante los periodo 1990 a 2014 asciende a $713.576.746.62 por concepto de capital y a $531.296.442.04 por concepto de intereses por un total de trece (13) pensionados. Una vez aplicada la prescripción a dicha cartera queda por cobrar los periodos 2012 a 2014 por valor de $164.875.602,92 de capital y por intereses $10.672.490.70

Llama la atención que el informe tomo 1 denominado informe de gestión ASSBASALUD E.S.E. 2014 – 2015 que consta de 93 folios, y entregado a la líder del programa de gestión humana el día 30 de enero de 2015 y el tomo 2 denominado calculo actuarial 2014 Nación-Caldas-Manizales, para firma de convenio de concurrencia. Se reporta el saldo de la cartera pero ASSBASALUD E.S.E. no emprende ninguna acción de cobro coactivo para evitar su prescripción y ejecutar el cobro de la misma, como tampoco se informa a las distintas áreas competentes para la aplicación de dicho estudio y su correspondiente actualización en la contabilidad de la institución.

NIT NOMBRE SALDO DIC 31 2013 DÉBITOS PAGOS SALDO DIC 31 2014

800062983 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL 0,01 30.504,00 30.504,01 0,00

800114312 DIRECCION TERRITORIAL SALUD DE CALDAS 6.032.072,00 92.162,00 0,00 6.124.234,00

800155633 HOSPITAL DE CALDAS 81.532.800,63 2.248.731,00 0,00 83.781.531,63

860020094 HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN 665.301,00 190.086,00 0,00 855.387,00

860024030 HOSPITAL DIOGENES TRONCOSO 1.117.368,00 34.100,00 0,00 1.151.468,00

890680027 HOSPITAL PEDRO LEON ALVAREZ 57.602,00 115.204,00 57.602,00 115.204,00

890801052 DEPARTAMENTO DE CALDAS 0,00 5.342.067,00 5.342.067,00 0,00

890801053 MUNICIPIO DE MANIZALES 2.780.619,00 5.382.457,00 8.163.076,00 0,00

890801167 INDUSTRIA LICORERA DE CALDAS 458.414,00 223.443,00 116.276,00 565.581,00

899999026 CAPRECOM E.P.S 73.432.778,57 3.223.852,00 0,00 76.656.630,57

899999114 DEPARTAMENTO CUNDINAMARCA 990.419,00 291.926,00 715.430,00 566.915,00

899999150 HOSPITAL SANTA BARBARA 425.784,00 182.482,00 0,00 608.266,00

899999161 HOSPITAL HABACUE 400.596,00 135.248,00 0,00 535.844,00

167.893.754,21 17.492.262,00 14.424.955,01 170.961.061,20

Reporte de Cuotas partes - ASSBASALUD ESE

Total



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

78


Contratos régimen subsidiado Los contratos del régimen subsidiado se negocian sobre la base de una UPC pactada entre las partes (ASSBASALUD E.S.E. y la EPS), y para toda la población afiliada perteneciente a la jurisdicción y a la red de servicio de la ESE que en éste caso tiene presencia en la zona urbana y rural del Municipio de Manizales, y se liquida mensualmente de acuerdo al LMA (liquidación Mensual de Afiliados) o Base de datos (BD) mensual reportada para ser atendida por la ESE en su red. El valor de la cápita (UPC) negociada para el año 2014 con las EPS es de ($15.000/Mes CAPRECOM) y ($15.007 SALUDVIDA), dicho valor no obedece a un criterio claro y técnico negociado desde los costos en que incurre ASSBASALUD E.S.E. ESE para poder garantizar la prestación de los servicios de salud en su red de servicios, sino, a aceptar las tarifas impuestas por las Empresas Promotoras de Salud EPS que demuestra la posición dominando que ejercen las EPS sobre las IPS, situación que confirma los débiles instrumentos financieros de los cuales dispone ASSBASALUD E.S.E., que no les permite determinar los costos a los cuales puedan vender sus servicios en forma eficiente y termina aceptando la tarifa ofrecida por la EPS. ASSBASALUD E.S.E., debe propender por garantizar la estabilidad financiera de su red de servicios, y partir de un modelo de negociación con las EPS-S sobre la base de la contratación mínima obligatoria y efectiva con la red pública prevista en el artículo 16 de la Ley 1122 de 2007, y demás normas que la complementan, que en ningún caso deberá ser inferior al 60%. Ésta es una herramienta válida que le brinda el ordenamiento jurídico a la entidad para buscar un escenario más apropiado de negociación ya que de acuerdo al parágrafo del mismo artículo tenemos que: Parágrafo. “Se garantizarán los servicios de baja complejidad de manera permanente en el municipio de residencia de los afiliados, salvo cuando a juicio de estos sea más favorable recibirlos en un municipio diferente con mejor accesibilidad geográfica”. En la Vigencia 2014, la contratación del Régimen Subsidiado en el Municipio de Manizales, se realizó con las siguientes EPS:

Caprecom EPS Baja Complejidad Para la vigencia 2014, ASSBASALUD E.S.E. suscribió con CAMPRECOM los contratos CR17-0024-2014, ADIC. CR17-0024-2014, CR17-0081-2014 y ADIC.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

79


CR17-0081-2014 Correspondientes a la atención de baja complejidad de toda la población afiliada a dicha EPS en el Municipio de Manizales.

Caprecom EPS Promoción y Prevención

Para la vigencia 2014, ASSBASALUD E.S.E. suscribió con CAMPRECOM los Contratos CR-0044-2014, ADIC.CR-0044-2014, CR-0100-2014 y ADIC. CR-0100-2014 para la atención de PYP de toda la población afiliada a dicha EPS en el Municipio de Manizales. De Acuerdo a las condiciones pactadas en los contratos suscritos entre las partes, y a la BD – LMA informada para cada mes que sirve de base para la liquidación y cobro de los servicios de capitación se generan los siguientes valores a cobrar teniendo en cuenta el valor de la UPC así: Baja Complejidad $12.110,4/Mensual y por PYP $2.889.6/Mensual por cada afiliado reportado en el LMA, dando como resultado el siguiente Resultado:

UPC Vr. A Facturar No. Contrato Vigente UPC Vr. A Facturar

ENERO CR17-0024-2014 14-0002/14-0003 45.496 12.110,4 550.974.758 CR-0044-2014 2.889,6 131.465.242 15.000 682.440.000$

FEBRERO CR17-0024-2014 14-0190/14-0191 46.255 12.110,4 560.166.552 CR-0044-2014 2.889,6 133.658.448 15.000 693.825.000$

MARZO CR17-0024-2014 14-0363/14-0364 49.490 12.110,4 599.343.696 CR-0044-2014 2.889,6 143.006.304 15.000 742.350.000$

ABRIL CR17-0024-2014 14-0495/14-0496 47.862 12.110,4 579.627.965 CR-0044-2014 2.889,6 138.302.035 15.000 717.930.000$

MAYO ADIC. CR17-0024-2014 14-0637/14-0638 45.548 12.110,4 551.604.499 ADIC.CR-0044-2014 2.889,6 131.615.501 15.000 683.220.000$

JUNIO ADIC. CR17-0024-2014 14-0835/14-0836 46.318 12.110,4 560.929.507 ADIC.CR-0044-2014 2.889,6 133.840.493 15.000 694.770.000$

JULIO CR17-0081-2014 14-1019/14-1020 44.098 12.110,4 534.044.419 CR-0100-2014 2.889,6 127.425.581 15.000 661.470.000$

AGOSTO CR17-0081-2014 14-1201/14-1202 45.526 12.110,4 551.338.070 CR-0100-2014 2.889,6 131.551.930 15.000 682.890.000$

SEPTIEMBRE CR17-0081-2014 14-1394/14-1395 43.080 12.110,4 521.716.032 CR-0100-2014 2.889,6 124.483.968 15.000 646.200.000$

OCTUBRE CR17-0081-2014 14-1546/14-1547 41.891 12.110,4 507.316.766 CR-0100-2014 2.889,6 121.048.234 15.000 628.365.000$

NOVIEMBRE ADIC. CR17-0081-2014 14-1750/14-1751 40.746 12.110,4 493.450.358 CR-0100-2014 2.889,6 117.739.642 15.000 611.190.000$

DICIEMBRE ADIC. CR17-0081-2014 14-2002/14-2003 42.590 12.110,4 515.781.936 ADIC. CR-0100-2014 2.889,6 123.068.064 15.000 638.850.000$

538.900 6.526.294.560 1.557.205.440 8.083.500.000$

Fuente: Reporte MARGEN CAPRECOM Y SALUDVIDA CAPITACION 2014. ASSBASALUD

TOTAL

CAPRECOM CAPITACION - AÑO 2014

MES No. Contrato VigenteNº DE FACTURA Y/O

CUENTA DE COBRO

USUARIOS

BD (LMA)

Baja Complejidad PYP

Vr. UPC

NegociadoVr. Cobro Mensual



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

80


Por su parte ASSBASALUD E.S.E. facturó y cobró a CAPRECOM EPS los siguientes valores:

ASSBASALUD E.S.E. en la vigencia 2014, dejó de cobrar o facturar a CAPRECOM el valor de $ 22.748.902 ya que el valor a facturar real asciende a $8.083.500.000 y descontado el valor efectivamente cobrado y Facturado $8.060.751.098 da como resultado dicho valor a favor de ASSBSALUD y corresponde al trámite de cobro realizado en el mes de Enero de 2014. Hasta la fecha no se ha realizado ninguna gestión con CAPRECOM para evidenciar el error en la facturación.

Salud Vida EPS

Para la vigencia 2014, ASSBASALUD E.S.E. suscribió con CAMPRECOM los contratos 17001-16666/2013 Y 17001-19593/2014 Correspondientes a la atención de baja complejidad y Promoción y Prevención de toda la población afiliada a dicha EPS en el Municipio de Manizales.

MORBILIDAD P y P MORBILIDAD P y PTOTAL

PRODUCCION

ENERO 14-0002/14-0003 45.496 527.743.244 131.947.890 659.691.134 399.290.061 97.828.723 497.118.784 162.572.350

FEBRERO 14-0190/14-0191 46.255 560.166.549 133.658.448 693.824.997 404.151.002 106.824.173 510.975.175 182.849.822

MARZO 14-0363/14-0364 49.490 599.343.693 143.006.304 742.349.997 426.228.018 101.753.513 527.981.531 214.368.466

ABRIL 14-0495/14-0496 47.862 579.627.962 138.302.035 717.929.997 385.507.841 107.058.597 492.566.438 225.363.559

MAYO 14-0637/14-0638 45.548 551.604.496 131.615.500 683.219.996 398.817.227 102.619.592 501.436.819 181.783.177

JUNIO 14-0835/14-0836 46.318 560.929.504 133.840.492 694.769.996 357.844.840 90.460.941 448.305.781 246.464.215

JULIO 14-1019/14-1020 44.098 534.044.416 127.425.580 661.469.996 411.135.070 106.388.134 517.523.204 143.946.792

AGOSTO 14-1201/14-1202 45.526 551.338.068 131.551.929 682.889.997 377.849.736 93.101.277 470.951.013 211.938.984

SEPTIEMBRE 14-1394/14-1395 43.080 521.716.029 124.483.968 646.199.997 371.108.370 101.912.754 473.021.124 173.178.873

OCTUBRE 14-1546/14-1547 41.891 507.316.764 121.048.233 628.364.997 399.127.332 96.841.974 495.969.306 132.395.691

NOVIEMBRE 14-1750/14-1751 40.746 493.450.356 117.739.641 611.189.997 336.060.045 83.022.701 419.082.746 192.107.251

DICIEMBRE 14-2002/14-2003 42.590 515.781.933 123.068.064 638.849.997 344.014.080 71.796.399 415.810.479 223.039.518

TOTAL 538.900 6.503.063.014 1.557.688.084 8.060.751.098 4.611.133.622 1.159.608.778 5.770.742.400 2.290.008.698


TOTAL

PREFACTURAS

CAPRECOM CAPITACION - AÑO 2014

VALOR PREFACTURADIFERENCIA

dada entre total

prefacturas y

total produccion

VALOR FACTURACIÓN SEGUN PRODUCCION

MESNº DE FACTURA Y/O

CUENTA DE COBRO

USUARIOS BASE DE

DATOS



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

81


Contrario al caso de CAPRECOM durante la vigencia 2014, ASSBASALUD E.S.E. facturó y cobró durante los meses de Febrero a Septiembre de 2014 un mayor por capitación y corrigió parcialmente dicha diferencia el 30 de Septiembre de 2014 en sus registros y asientos contables mediante Nota Crédito No. 204 consecutivo 49-09-14 por valor de $33.342.613 y está pendiente lo correspondiente a los meses de Febrero y Marzo que asciende a $54.102.436 pero sin que hasta la fecha se le hubiese informado o corregido la facturación expedida a SALUD VIDA. 2.3.2. Recobros En los Contratos suscritos con las EPS del régimen subsidiado en la vigencia 2014, se establecieron clausulas relacionadas con el DESCUENTO A LA CAPITA: consistente en que las EPS del valor mensual descontará a ASSBASALUD E.S.E. los valores correspondientes a los servicios prestados o suministrados por otra IPS por omisión o falta de oportunidad. Dichas clausulas si bien son aceptables requieren que ASSBASALUD E.S.E. establezca dentro de los procesos de negociación contractual del régimen subsidiado un EQUILIBRIO ECONÓMINCO ya que en una buena parte de los casos los valores descontados equivalen al valor efectivamente pagado por la EPS a la otra IPS que prestó o suministró el servicio a pesar de que ASSBASALUD E.S.E. sólo recibe $180.000 Anuales por cada afiliado ($15.000/Mes CAPRECOM) y ($15.007 SALUDVIDA), y termina pagando e incurriendo en costos significativamente altos en comparación a lo que recibe.

UPC Vr. A Cobrar UPC Vr. A Cobrar MORBILIDAD P y PTOTAL

PREFACTURAS

ENERO 17001-16666/2013 14-0004/14-0005 41.158 11.950 491.838.100 2.550 104.952.900 14.500 596.791.000 491.850.458 104.940.637 596.791.095 -95

FEBRERO 17001-16666/2013 14-0192/14-0193 41.158 11.950 491.838.100 2.550 104.952.900 14.500 596.791.000 514.227.967 109.558.025 623.785.992 -26.994.992

MARZO 17001-16666/2013 14-0365/14-0366 42.488 11.950 507.731.600 2.550 108.344.400 14.500 616.076.000 530.085.107 113.098.337 643.183.444 -27.107.444

ABRIL 17001-19593/2014 14-0497/14-0498 42.631 12.040 513.277.240 2.967 126.486.177 15.007 639.763.417 531.869.191 113.478.987 645.348.178 -5.584.761

MAYO 17001-19593/2014 14-0639/14-0640 41.204 12.040 496.096.160 2.967 122.252.268 15.007 618.348.428 514.065.777 109.680.471 623.746.248 -5.397.820

JUNIO 17001-19593/2014 14-0837/14-0838 42.431 12.040 510.869.240 2.967 125.892.777 15.007 636.762.017 529.373.968 112.946.609 642.320.577 -5.558.560

JULIO 17001-19593/2014 14-1021/14-1022 43.410 12.040 522.656.400 2.967 128.797.470 15.007 651.453.870 541.588.084 115.552.598 657.140.682 -5.686.812

AGOSTO 17001-19593/2014 14-1203/14-1204 42.365 12.040 510.074.600 2.967 125.696.955 15.007 635.771.555 528.550.545 112.770.924 641.321.469 -5.549.914

SEPTIEMBRE 17001-19593/2014 14-1396/14-1397 42.881 12.040 516.287.240 2.967 127.227.927 15.007 643.515.167 534.988.220 114.144.459 649.132.679 -5.617.512

OCTUBRE 17001-19593/2014 14-1548/14-1549 42.364 12.040 510.062.560 2.967 125.693.988 15.007 635.756.548 522.983.580 112.781.737 635.765.317 -8.769

NOVIEMBRE 17001-19593/2014 14-1752/14-1753 40.852 12.040 491.858.080 2.967 121.207.884 15.007 613.065.964 504.317.940 108.756.480 613.074.420 -8.456

DICIEMBRE 17001-19593/2014 14-2004/14-2005 42.839 12.040 515.781.560 2.967 127.103.313 15.007 642.884.873 528.847.455 114.046.285 642.893.740 -8.867

505.781 6.078.370.880 1.448.608.959 7.526.979.839 6.272.748.292 1.341.755.549 7.614.503.841 -87.524.002


VALOR PREFACTURA

TOTAL

Diferencia

SALUDVIDA CAPITACION - AÑO 2014

MESNo. Contrato

Vigente

Nº DE FACTURA Y/O

CUENTA DE COBRO

USUARIOS

BASE DE

DATOS

Morbilidad PYPVr. UPC

Negociado

Vr. Cobro

Mensual Real



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

82


Por tal motivo la entidad al cierre del año 2014, tiene en discusión con SALUDVIDA $672.652.184 que se encuentran en proceso de conciliación de los cuales ya aceptó bajar de sus registros y cuentas por cobrar a la EPS $171.496.460 (mediante escrito GER-607 de Septiembre 09 de 2015) y que corresponden a servicios efectivamente prestados por la IPS ASSBASALUD E.S.E., pero que no le fueron reconocidos o terminaron siendo conciliados y aceptados tales descuentos por la gerencia del ente auditado asumiendo directamente el costo. Esta situación está minando la capacidad de negociación de la institución, y su correspondiente solidez y capacidad financiera para la prestación de los servicios de salud en la ciudad, ya que está expuesta a que la EPS SALUDVIDAD se niegue a pagar estas cuantías o realice el descuento directamente de los pagos por capitación tal y como está establecido en el Contrato sin que la IPS ASSBASALUD E.S.E. tenga mecanismos efectivos para evitar éstos riesgos. Facturación glosada Las glosas son objeciones a las cuentas de cobro presentadas por las Instituciones prestadoras de servicios de salud IPS, originadas por inconsistencias detectadas en la revisión de las facturas y sus respectivos soportes, generadas por la misma ESE o por las entidades con las cuales se hayan celebrado contratos de prestación de servicios, tales como: Empresas promotoras de salud EPS del Régimen Contributivo y Subsidiado, Compañías de seguros, Direcciones seccionales de salud y otras IPS. Al revisar el reporte de Glosas 2014 de ASSBASALUD E.S.E., se puede constatar que ésta llegó al cierre del periodo analizado a 2.746 Glosas en discusión, de las cuales 2.669 Glosas pertenecen a facturación con observaciones de tipo administrativo y 77 Glosas por observaciones de tipo asistencial. El cuadro siguiente describe por cada año el monto de la facturación glosada, indicando que son las glosas administrativas las que más valor representan pues alcanzan al terminar el año 2014 un monto de $550.3 Millones de Pesos, representados en 2.130 glosas del año 2014, 516 pendientes del año 2013, 22 del año 2012 y 1 glosa del año 2011. A pesar de que se puedo comprobar que se cumplen los términos para la contestación de las glosas, en la medida que en la entidad que le hace objeciones



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

83


a la facturación y se incurre en demoras para obtener la validación y aceptación por parte de la entidad que debe efectuar el pago éstos valores se van incrementando y se va incurriendo en incidentes que pueden terminar en cartera incobrable para la entidad.

Cantidad Valor Glosa Cantidad Valor Glosa

2011 0 -$ 1 72.200$

2012 1 13.400$ 22 2.953.818$

2013 23 790.791$ 516 114.953.588$

2014 53 1.434.568$ 2130 432.378.843$

Subtotal 77 2.238.759$ 2669 550.358.449$

AÑO

FACTURACIÓN GLOSADA AL CIERRE DE 2014

ASSBASALUD ESE

ASISTENCIAL ADMINISTRATIVA

AÑO REGIMEN Cantidad % Valor Glosa Vr. Aceptado Vr. No Aceptado

2011 1 0,0% 72.200$ -$ 72.200$

OTRAS 1 0,0% 17.588$ -$ 17.588$

SOAT 3 0,1% 23.900$ 100$ 23.800$

VINCULADOS 1 0,0% 71.430$ -$ 71.430$

REG. SUBSIDIADO 18 0,7% 2.854.300$ 972.115$ 1.882.185$

23 0,8% 2.967.218$ 972.215$ 1.995.003$

FOSYGA 7 0,3% 686.877$ -$ 686.877$

OTRAS 11 0,4% 1.774.147$ -$ 1.774.147$

OTRAS 2 0,1% 358.941$ -$ 358.941$

SOAT 37 1,3% 2.616.014$ 265.300$ 2.350.714$

VINCULADOS 35 1,3% 2.498.099$ 81.900$ 2.416.199$

REG. SUBSIDIADO 431 15,7% 106.622.133$ 54.478.658$ 52.143.475$

CONTRIBUTIVO 16 0,6% 1.188.168$ 61.600$ 1.126.568$

539 19,6% 115.744.379$ 54.887.458$ 60.856.921$

OTRAS 51 1,9% 8.109.466$ 7.007.166$ 1.102.300$

OTRAS 10 0,4% 307.437$ 247.007$ 60.430$

SOAT 29 1,1% 1.536.701$ 130.700$ 1.406.001$

VINCULADOS 11 0,4% 998.314$ 494.684$ 503.630$

REG. SUBSIDIADO 1990 72,5% 417.682.338$ 83.292.892$ 334.389.446$

CONTRIBUTIVO 92 3,4% 5.179.155$ 70.000$ 5.109.155$

2183 79,5% 433.813.411$ 91.242.449$ 342.570.962$

2746 100,0% 552.597.208$ 147.102.122$ 405.495.086$

26,62% 73,38%

Fuente: REPORTE GLOSAS 2014 assbasalud

Participación

Total general

ASSBASALUD ESE

FACTURACIÓN GLOSADA AL CIERRE DE 2014

2012

Total 2012

2013

Total 2013

Total 2014

2014



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

84


Del valor de la cartera Glosada al cierre de 2014, reportada por ASSBASALUD E.S.E. la Entidad objeto de control, presenta una manifiesta intención de aceptar la glosas por valor de $147.102.122 que corresponde a 2.746 glosas formuladas por las distintas entidades y de las cuales 2.183 por valor de $91.242.449 son del 2014, de las cuales 1.948 glosas son de tipo administrativo y su valor asciende a $82.404.848.

El anterior cuadro, refleja la cantidad y el valor de las glosas que ASSBASALUD E.S.E. ha manifestado su aceptación para que sean descargadas de la cartera a favor de la entidad, es decir, que entrarían a disminuir el valor de los activos del ente objeto de control.

Cantidad Valor Cantidad Valor

2011 3 -$

OTRAS 2 -$

SOAT 4 100$ 1 -$

VINCULADOS 1 -$

REG. SUBSIDIADO 18 972.115$

25 972.215$ 1 -$

FOSYGA 8 -$

OTRAS 11 -$

OTRAS 2 -$

SOAT 30 8.900$ 7 256.400$

VINCULADOS 35 81.900$

REG. SUBSIDIADO 416 53.976.467$ 16 502.191$

CONTRIBUTIVO 16 61.600$

518 54.128.867$ 23 758.591$

OTRAS 50 7.007.166$ 1 -$

OTRAS 10 247.007$

SOAT 27 65.400$ 2 65.300$

VINCULADOS 11 494.684$

REG. SUBSIDIADO 1948 82.404.848$ 48 888.044$

CONTRIBUTIVO 90 70.000$ 2 -$

2136 90.289.105$ 53 953.344$

2682 145.390.187$ 77 1.711.935$

Glosas Aceptadas SS 2014 91% 91%

GLOSAS ACEPTADAS ASSBASALUD 2014

2014

Total 2014

Total general

TIPO DE GLOSA

ASISTENCIALREGIMENAÑO ADMINISTRATIVA

2012

Total 2012

2013

Total 2013



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

85


En el año 2014, se realizaron conciliaciones de glosas con las distintas entidades por valor de $455.811.849 de las cuales ya fueron aceptadas glosas que ascienden a un valor de $213.781.286 con EPS del régimen Subsidiado y Contributivo, es decir, dados de baja en la cartera de ASSBASALUD E.S.E. como se refleja en el cuadro siguiente.

Reglamento interno de cartera ASSBASALUD E.S.E. ASSBASALUD E.S.E. no ha cumplido con la obligatoriedad de expedir el reglamento de cartera, de conformidad con la Ley 1066 de 2006 y especialmente lo establecido en el artículo 6° del decreto 4473 de 2006, y a falta de éste, tampoco viene agotando el procedimiento de cobro del estatuto tributario Nacional como lo ordena la misma norma. Hasta la fecha la entidad no tiene un reglamento interno de cartera que soporte las distintas actuaciones para la gestión, discusión y cobro de la cartera propiedad de la entidad, así como las facilidades de pago y beneficios otorgados a sus deudores morosos. Por tanto las actuaciones adelantadas en los procesos de aceptación de glosas, conciliación de glosas, conciliación de recobros carecen de fundamento para reflejar el adecuado manejo y gestión de la cartera a favor de ASSBASALUD E.S.E.

FECHA

CONCILIACIONENTIDAD

OFICIO

REMISION

CARTERA

FECHA

REMISON

ACTA

CARTERA

VALOR

CONCILIADO

VALOR

ACEPTADO POR

IPS

VALOR

LEVANTADO

POR EPS

GLOSA

RATIFICADA/

SIN

ACUERDO

NUMERO

NOTA

CREDITO

23/04/2014 CAPRECOM GLO:297 25/04/2014 242.499.169 128.016.356 114.482.813 0 17-04-14

30/10/2014 CAPRECOM GLO:485 06/11/2014 57.483.252 26.680.151 30.803.101 0 23-11-14

27/11/2014 CAPRECOM GLO:507 27/11/2014 87.350.548 49.997.745 37.352.803 0 23-11-14

15/12/2014 CAPRECOM GLO:520 16/12/2014 41.623.475 5.369.486 36.253.989 0 18-12-14

03/06/2014 ASMETSALUD GLO:337 04/06/2014 321.050 124.176 196.874 0 03-06-14

01/09/2014 SALUDVIDA GLO:446 08/09/2014 13.283.132 2.565.072 10.718.060 0 14-09-14

22/09/2014 CAFESALUD GLO:518 10/12/2014 13.251.223 1.028.300 1.128.239 11.094.684 05-12-14

455.811.849 213.781.286 230.935.879 11.094.684

Fuente: Reporte Glosas Conciliadas ASSBASALUD ESE

CONCILIACIONES REGIMEN SUBSIDIADO AÑO 2014

TOTAL



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

86


Pago de nómina y trabajo suplementario El proceso de liquidación, revisión y generación de los reportes de nómina se realizan en el área de recursos humanos de la Entidad, todos los procesos de nómina son realizados por el auxiliar de nómina, se generan nómina de jubilados externos (28), nómina de jubilados propios (11), vinculados de planta (24) supernumerarios y planta temporal. En el proceso de revisión de la ejecución presupuestal, se encuentran partidas significativas ejecutadas a título de horas extras, aspi: Rubro Nombre Valor Comp. 1010101-1 Horas Extras (Func) $2.889.825 1020102-1 Horas Extras días festivos (Operac) $171.605.615 Se pudo comprobar dentro del desarrollo de la auditoría que la entidad no realiza el proceso de autorización previa y expedición de la disponibilidad presupuestal previa para el reconocimiento y pago del trabajo suplementario y de horas extras. Es notorio que no hay una adecuada administración de las jornadas laborales legales y por ende se genera un alto pago por tiempo extra y suplementario. Compensación de vacaciones en dinero 2014. La entidad reconoció y efectuó el pago de compensaciones en dinero de vacaciones a pesar de encontrarse expresamente prohibido por las normas de presupuesto de orden Municipal aplicables a la entidad en virtud de lo establecido en el artículo 5° del Decreto 111 de 1996 y artículo 11 de la Ley 225/1995). Establece el Artículo 3° decreto 111 de 1996, que a las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta con el régimen de aquéllas, se les aplicarán las normas que expresamente las mencione (L. 38/89, art. 2º; L. 179/94, art. 1º). A ASSBASALUD E.S.E., le son aplicables las normas presupuestales de orden Municipal, esto es, el Acuerdo 189 de 1996, modificado y adicionado por el Acuerdo 307 de 1996. Ahora, en la aprobación del presupuesto para vigencia 2014 de ASSBASALUD E.S.E. el COMFIS como autoridad rectora en materia fiscal para la Entidad, mediante resolución No. 039 de diciembre 20 de Diciembre de 2013 estableció en



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

87


el último aparte del artículo primero, que “las disposiciones generales aplicables serán las mismas contenidas en el Acuerdo 834 del 18 de diciembre de 2013 "Por medio del cual se establece el Presupuesto General de rentas y gastos para la vigencia fiscal 2014”. Mediante resolución No. GGH 268 de Octubre 1 de 2014, se efectúa la compensación en dinero de las vacaciones de un funcionario y se repite tal operación mediante resolución No. 058 de Febrero 20 de 2015 por valor de $3.504.307 Cuentas por pagar al cierre de la vigencia 2014. Al cierre de la vigencia 2014, se constituyeron cuentas por pagar por $2.598.959.961 mediante resolución No. 0658 de 2015, la Entidad tenía Obligaciones (Cuentas por pagar) con terceros cuyos bienes o servicios fueron recibidos en forma parcial o quedaron con orden de pago (CAUSACIÓN) en tesorería por valor de $1.040.804.091 que sumados a los compromisos sin haber RECIBIDO el bien o servicio contratado por valor de $1.564.542.859 (60.05% del total de las cuentas por pagar constituidas) dan como resultado para el cierre 2014 un valor de $2.605.346.950, arrojando una diferencia entre las cuentas por pagar constituidas y las que presupuestalmente quedaron por ejecutar de $6.386.989 cifra que requiere explicación por parte de la entidad. De igual manera, se hizo una verificación de las cuentas por pagar constituidas del año 2013 cuyo pago se efectuó en el año 2014, arrojando una diferencia entre el valor definitivo al cierre del 2013 y constituido mediante resolución No. 1228 de 2014 de $512 Millones de pesos, además se ejecutaron según la ejecución presupuestal $3.159.134.288 quedando como saldo por ejecutar una partida de $11.782.737 que demanda explicación por parte de ASSSBASALUD E.S.E.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

88


Vigencias futuras. Compromisos que trascienden la vigencia fiscal 2014. Durante el año 2014, del monto total contratado por ASSBASALUD E.S.E., se identificaron un número significativo de contratos cuya duración excedía el 31 de Diciembre de 2014. Si bien, existen dentro del funcionamiento y operación de una entidad hechos que son recurrentes y que deben atenderse de manera constante y sin interrupciones, son situaciones previsibles por la entidad y por ende deben programarse adecuadamente dentro de los presupuestos de gastos para la respectiva vigencia (presente y futura).

Concepto Fuente Valor

Valor por pagar según Ejecución 2013 Ejecución 2013 3.862.917.127,00

Valor Constituido Resl. 1228 de 2014 3.682.917.025,00

Valor Apropiación Definitiva 2014 Ejecución 2014 3.170.917.025,00

512.000.000,00

Valor Apropiación Definitiva 2014 Resl. 1228 de 2014 3.170.917.025,00

Valor Pagado en la Vigencia Ejecución 2014 3.159.134.288,00

11.782.737,00

Nota: Se Constituyó un valor inferior al resultado final informado en la Ejecución definitiva del año 2013

No Se evidencia cancelaciones de reserva durante la vigencia que sustenten el no pago de $11.782.737 dada

la diferencia entre valor constituído y efectivamente pagado en el año 2014

Situación Cuentas Por Pagar 2013

Contraloría General de Manizales

Ente Auditado: Assbasalud ESE

Periodo: 2014

(=) Valor CxP sin cancelación o pago

(=) Diferencia Al momento de Constituir CxP

Concepto Fuente Valor

Valor por pagar según Ejecución 2014 Ejecución 2014 2.605.346.950,00

Valor Constituido Resl. 0658 de 2015 2.598.959.961,00

Cuentas por Pagar en Tesorería (Obligación) Cierre Anual Tesorería 1.040.804.031,00

CxP Mediante RDP (Compromiso) Cálculo 1.558.155.930,00

6.386.989,00

Nota: Se Constituyó un valor inferior al resultado final informado en la Ejecución definitiva del año 2014

Contraloría General de Manizales

Ente Auditado: Assbasalud ESE

Periodo: 2014

Situación Cuentas Por Pagar 2014

(=) Diferencia Al momento de Constituir CxP



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

89


La ley previó tal situación y ordenó que aquellos gastos puedan atenderse pero su programación y ejecución corresponden al año siguiente, éstas deben tratarse como vigencias futuras en el presupuesto. Éste hecho se gestiona de manera independiente a las cuentas por pagar, pero, la entidad además que año a año lleva como cuentas por pagar un valor representativo de sus gastos, muchos de esos gastos constituidos como cuentas por pagar realmente pertenecen a la proporción fiscal del valor contratado del año siguiente (vigencias futuras) como se indica en el siguiente recuadro.

No se están acatando las normas tendientes a conservar la responsabilidad y transparencia fiscal de la entidad, ya que se está desconociendo de manera tajante lo establecido por la Ley 819 de 2003 y demás normas concordantes para la programación presupuestal y la asunción de compromisos que exceden la vigencia fiscal para la cual se aprueba el respectivo presupuesto. No Hay dentro de la práctica presupuestal de ASSBASALUD E.S.E. una adecuada programación de los gastos, no se gestionan las autorizaciones para comprometer vigencias futuras y se adquieren compromisos que trascienden la vigencia. ASSBASALUD E.S.E. no ha dispuesto un sistema presupuestal acorde con la normatividad vigente ya que es una práctica recurrente en la entidad cerrar la vigencia con un significativo valor en las cuentas por pagar de cada año, sin que se cuente con mecanismos para contrarrestar ésta práctica y especialmente suscribir contratos que exceden la vigencia sin el trámite previo de la autorización

Vr. Inicial Contrato Vr. Pasa 2015 Vr. Inicial Contrato Vr. Pasa 2015 Vr. Inicial Contrato Vr. Pasa 2015

2013 22.165.584$ -$ 5.850.000$ -$

2014 3.654.778.661$ -$ 5.559.779.273$ -$ 198.000.000$ -$

2015 2.264.157.718$ 434.606.014$ 628.862.034$ 136.046.752$ 67.000.000$ 2.088.889$

Total 5.941.101.963$ 434.606.014$ 6.194.491.307$ 136.046.752$ 265.000.000$ 2.088.889$

Fuente: 1 1 1 Contratos Assbasalud 2014 Muestra-9 572.741.656$ Valor Corresp. Vigencia 2015

Funcionamiento Inversión Otros

Año

Distribución de la Contratación de ASSBASALUD según terminación Contrato

Año Vr. Adición Vr. Del 2015

2014 628.827.211$ -$

2015 37.921.954$ 7.446.645$

Total 666.749.165$ 7.446.645$



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

90


para comprometer vigencias futuras lo que es una práctica que no está permitida en el ordenamiento vigente. Éste hecho vulnera abiertamente el principio presupuestal de anualidad establecido en el artículo 4 y 11 del Decreto 115 de 1996, y lo establecido la Ley 819 de 2003, generando una posible responsabilidad disciplinaria enmarcada en el numeral 22 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

91


Ciclo presupuestal y afectación del presupuesto de gastos en ASSBASALUD E.S.E. Durante la auditoría realizada, se pudo comprobar que la entidad no cuenta con un sistema de información adecuado que responda a las necesidades y exigencias propias de un sistema presupuestal, ya que no hay un control sistemático y coherente dentro de las distintas etapas del proceso de ejecución y afectación presupuestal de ASSBASALUD E.S.E. En la Ejecución presupuestal de los gastos las apropiaciones incluidas en el presupuesto se entienden ejecutadas cuando se ha desarrollado el objeto de las mismas, cumpliendo el fin para el cual fueron programadas en la respectiva vigencia fiscal. Para ello es necesario que se evidencien dentro de la ejecución presupuestal los distintos momentos o etapas presupuestales como son: apropiación, certificado de Disponibilidad, Registro Presupuestal, Registro de la Obligación y el pago.

Los reportes de ejecución presupuestal de Gastos ASSBASALUD E.S.E., no contempla dentro de su estructura las partidas de apropiación disponibles a la fecha de corte y tampoco lleva un registro de las Obligaciones acumuladas. La entidad no tiene control presupuestal de las Obligaciones a su cargo:

Obligación: Se entiende por obligación exigible de pago el monto adeudado por el ente público como consecuencia del perfeccionamiento y cumplimiento – total o parcial - de los compromisos adquiridos, equivalente al valor de los bienes recibidos, servicios prestados y demás exigibilidades pendientes de pago, incluidos los anticipos no pagados que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de contratación administrativa.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

92


No es identificable dentro del manejo presupuestal de ASSBASALUD E.S.E. cuáles de las cuentas por pagar constituidas al cierre de la Vigencia corresponden a un compromiso pendiente o a una obligación exigible. Independientemente que de conformidad con lo establecido en el artículo 13 del Decreto 115 de 1996, de la no existencia de reservas presupuestales es necesario llevar el control de cuales son compromisos y cuales son obligaciones pendientes de pago en la Tesorería de la Entidad. La no inclusión de las obligaciones dentro del estado presupuestal de la entidad, altera la información reportada del total de compromisos y pagos a una fecha determinada (corte), ya que los pagos se registran en el presupuesto de manera manual, y es apenas en ese momento cuando se disminuye el monto de los compromisos. Es normal que existan compromisos en el presupuesto de ASSBASALUD E.S.E. que a pesar de haber sido causada su exigibilidad por cumplimiento de lo pactado y la cuenta se encuentre lista y pendiente de pago en la tesorería, permanece, en el presupuesto como compromiso y no como una obligación. El sistema de información SAPIENS dispuesto para el manejo de la información presupuestal y contable, no da garantía para el registro adecuado de las afectaciones del presupuesto, toda su operación entre la tesorería y presupuesto es manual y esto contribuye a estar expuestos a mayor número de errores, reprocesos, sobrecostos y dificultades para la rendición de informes y toma de decisiones en la entidad. Tampoco se tiene dispuesto un mecanismo en línea o por interfase que permita llevar un adecuado registro presupuestal de manera detallada y consistente de los ingresos facturados, la cartera y recaudos efectivos. Toda la operación se hace en forma manual y agregada por periodos mensuales (un registro mensual).



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

93


Déficit presupuestal y déficit de tesorería ESTADO DE CIERRE PRESUPUESTAL A DICIEMBRE 31 DE 2014.

Una vez realizado el cálculo del cierre presupuestal de ASSBASALUD E.S.E. con base a las Ejecuciones presupuestales de Ingresos y de Gastos de la vigencia 2014, se puede observar que la entidad generó un déficit presupuestal corriente de $2.211.654.947 lo que pone de manifiesto el escaso control financiero que se viene cumpliendo por las instancias competentes para evitar la generación de rezagos presupuestales al cierre de cada año. Mediante la evaluación comparativa realizada a los recaudos menos los pagos efectivos de la vigencia, se puede afirmar que al cierre de la vigencia 2014 debió quedar en la Tesorería recursos disponibles por $822.634.524. Así mismo, los saldos por recaudar de la vigencia 2014 producto de los ingresos reconocidos menos los recaudos efectuados comparados con las cuentas por pagar que también se generan en el mismo periodo arrojan un saldo negativo de $221.395.266, teniendo en cuenta para éste caso, que las cuentas por cobrar sí se hacen exigibles mientras que las cuentas por cobrar a favor de la ESE demandan un mayor tiempo para que se conviertan en recaudos efectivos.

Detalle Denominación Reconocimiento/

Compromisos

Recaudo/

Compromisos

Recaudo/

Pagos

Por Recaudar /

Por Pagar

1 INGRESOS 26.030.686.031 23.646.734.347 23.646.734.347 2.812.894.205

11 Ingresos Corrientes 25.601.186.954 23.217.235.270 23.217.235.270 2.383.951.684

111 Ingresos Corrientes Operacionales 21.828.803.367 19.448.262.902 19.448.262.902 2.380.540.465

112 Ingresos Corrientes No Operacionales - - - -

113 Ingresos Transferidos 1.865.698.957 1.862.287.738 1.862.287.738 3.411.219

114 Recurperación Cartera 1.906.684.630 1.906.684.630 1.906.684.630 -

12 Recursos de Capital 556.556 556.556 556.556 -

121 Rendimientos Financieros 556.556 556.556 556.556 -

13 Cartera - - - -

14 Disponibilidad Inicial 428.942.521 428.942.521 428.942.521 428.942.521

2 GASTOS 25.429.446.773 25.429.446.773 22.824.099.823 2.605.346.950

A. PAGOS 25.429.446.773 25.429.446.773 22.824.099.823 2.605.346.950

21 FUNCIONAMIENTO 12.279.929.217 12.279.929.217 10.330.671.484 1.949.257.733

22 SERVICIO DE LA DEUDA 0 0 0 0

23 OPERACIÓN 7.321.371.008 7.321.371.008 7.289.598.736 31.772.272

24 INVERSIONES 5.828.146.548 5.828.146.548 5.203.829.603 624.316.945

B. CUENTAS POR PAGAR 3.159.134.288 3.159.134.288 3.159.134.288 -

21 Funcionamiento - - - -

22 Servicio deuda - -

23 Operación 3.159.134.288 3.159.134.288 3.159.134.288 -

24 Inversión - -

-

C. DEFICIT O SUPERAVIT 601.239.258 -1.782.712.426 822.634.524 207.547.255

172.296.737 -2.211.654.947 393.692.003 -221.395.266

Fuente: Elaboración Propia Auditor - Ejecuciones Presupuestales ASSBASALUD ESE

DEFICIT O SUPERAVT DEL PERIODO 2014

MUNICIPIO DE MANIZALES

ASSBASALUD

Estado de Situación Presupuestal 2014



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

94


Cierre o situación de la tesorería Por su parte, al cierre de la vigencia 2014, La Tesorería de ASSBASALUD E.S.E. presenta un Déficit de Tesorería de $313.471.93381. Dicha situación demuestra aún más la debilidad en los controles de carácter financiero que se vienen cumpliendo en la Entidad lo que demanda una acción pronta y efectiva para ejecutar las acciones pertinentes de tipo administrativo que permitan corregir en el inmediato plazo ésta situación en la Institución.

Este hecho, contrasta con el saldo en Bancos que debería existir en la Tesorería al cierre del año 2014, pues de acuerdo al estado de situación presupuestal de los recaudos versus los pagos efectuados el saldo en bancos debería ser de $822.634.524, sin tener en cuenta los recursos de terceros o que gozan de destinación específica como el situado fiscal y en el cierre anual de la tesorería la Entidad únicamente reporta como saldo en bancos la suma de $727.332.097,19 Confrontación Saldos de Tesorería: Permite determinar si los ingresos ejecutados menos los pagos efectuados en la vigencia, se encuentran disponibles en Tesorería.

Rec. Propios Destinación

Específica Total

DISPONIBILIDADES 727.332.097,19 92.875.026,95 820.207.124,14

Caja - -

Bancos 727.332.097,19 92.875.026,95 820.207.124,14

Cuentas Corrientes 727.331.833,19 7.178.789,95 734.510.623,14

Cuentas de Ahorro 264,00 85.696.237,00 85.696.501,00

Otros - -

EXIGIBILIDADES 1.040.804.031,00 - 1.040.804.031,00

Cuentas Por Pagar en Tesorería 1.040.804.031,00 - 1.040.804.031,00

Funcionamiento 1.040.804.031,00 - 1.040.804.031,00

Servicio deuda -

Inversión - - -

Otros - - -

SUPERAVIT (313.471.933,81) 92.875.026,95 (313.471.933,81)

822.634.524

Fuente: Elaboración CGM_ Cierre anual de Tesorería vigencia 2014 - ASSBASALUD ESE

SALDO RESULTANTE EN CIERRE PRESUPUESTAL

ASSBASALUD ESE

Estado de Situación Tesoreria

Diciembre 31de 2014

Detalle

Fuente



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

95


En el caso de la Tesorería de ASSBASALUD E.S.E. la confrontación de saldos en la Tesorería arroja un valor diferente al calculado (Recaudos Vs Pagos). Obligaciones causadas en la Tesorería: Frente a las obligaciones pendientes de pago (causadas) en tesorería el reporte entregado por la entidad no se tuvieron en cuenta los pagos a la DIAN, Estampillas, libranzas y aportes a la seguridad social del mes de Diciembre de 2014 que estuvieron causados y cumplieron su trámite presupuestal pero no registraron pago al cierre de la vigencia, por lo que se constituían en un una obligación por parte de la institución. Obligación: Se entiende por obligación exigible de pago el monto adeudado por el ente público como consecuencia del perfeccionamiento y cumplimiento –total o parcia l– de los compromisos adquiridos, equivalente al valor de los bienes recibidos, servicios prestados y demás exigibilidades pendientes de pago, incluidos los anticipos no pagados que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de contratación administrativa. Se manejan en cuentas corrientes cifras representativas en contravía de lo establecido en el decreto 1525 de 2008, se expiden cheques el último día del año 2014 por valor de 652.3 Millones de Pesos, Se realizaron adiciones al presupuesto con recursos que hacen parte del saneamiento de aportes patronales y de estampillas (recaudos a favor de terceros) y tienen restricciones para poder disponer de ellos, se incrementaron los gastos de manera artificial induciendo a la entidad a adquirir compromisos con cargo a recursos que no hacen parte del Presupuesto de la Entidad. El saldo de la cuenta bancaria 351-003231 AV VILLAS a diciembre 31 de 2014 es de $7.178.789,95 debe ser de $4.805.304 de recaudos a favor de terceros (Estampillas) lo que implica un cierre inadecuado de la tesorería en la liquidación de los recursos disponibles de propiedad de la Institución. 2.3.3 GESTIÓN FINANCIERA En el componente de gestión financiera se valoran los indicadores financieros de manera que permitan examinar la estructura financiera y de inversión para ASSBASALUD E.S.E. Se emite un concepto CON DEFICIENCIAS, con base en el resultado obtenido de 68,2 puntos, al aplicar los criterios técnicos contenidos en la matriz de evaluación fiscal.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

96


La calificación se asigna, teniendo como base los siguientes indicadores

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Puntaje Atribuido

Con deficiencias

Con deficiencias

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA 68.2

TABLA 3- 3

GESTIÓN FINANCIERA

Evaluación Indicadores 68.2

VARIABLES A EVALUAR



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

97


2.3.4 Indicadores

A pesar de que los indicadores presentados por la entidad auditada demuestran una capacidad financiera, esto no es tan real debido a las inconsistencias reportadas y detectadas en la información aportada para el desarrollo de la presente auditoria.

Indicador Fórmula Resultado Numerador Denominador Rango inferior

(0)

Rango

IIntermedio

Rango

superrior

Indicadores de liquidez L>=1.1 L>1.1 L<1.1

Razón corriente Activo cte/pasivo cte 1,73 $ 6.526.118 $ 3.770.296

Capital de trabajo Activo corriente - Pasivo corriente $ 2.755.822 $ 6.526.118 $ 3.770.296

Solvencia Activo total/pasivo total 3,30 $ 12.457.086 $ 3.770.296

Indicadores de rendimiento y

rentabilidad

Rentabilidad operacional Utilidad operacional / ingresos netos 27,59% $ 6.613.291 $ 23.967.166

Rendimiento del patrimonio Utilidad neta/patrimonio 0,09% $ 8.004 $ 8.686.790

Rentabilidad de activos Utilidad neta/activo total 0,06% $ 8.004 $ 12.457.086

EbitdaUtilidad operacional + depreciaciones +

amortizaciones $ 2.272.641 $ 2.272.641

Margen de Ebitda Ebitda/ingresos operacionales 13,45% $ 2.272.641 $ 16.896.683

Cobertura de intereses Ebitda/Gastos financieros #¡DIV/0! $ 2.272.641 $ - CI > = 1.5 1 < = CI < 1.5 CI < 1

Rentabilidad sobre activos Ebitda/Activo Total 0,18243761 $ 2.272.641 $ 12.457.086

Rotación de activos Ventas netas/activo total 1,35639129 $ 16.896.683 $ 12.457.086

cobertura total de financiamiento Ebitda/intereses + capital adeudado

Independencia financiera Patrimonio/ Activo total 69,73% $ 8.686.790 $ 12.457.086

Indicadores de endeudamiento y

apalancamientoE =< 60% E > 60% E > 60%

Endeudamiento Pasivo total / activo total 30,27% $ 3.770.296 $ 12.457.086

Propiedad Patrimonio/activo total 69,73% $ 8.686.790 $ 12.457.086

Apalancamiento pasivo total/patrimonio 43,40% $ 3.770.296 $ 8.686.790

Calidad de cartera

Rotación de cartera particular (CxC / Valor Facturado) x 365

Rotación de cartera oficial (CxC / Valor Facturado) x 365

Cartera Vencida r.Cartera Vencida Actual /Cartera Vencida

Anterior.

Ciclo operacional

Rotacion de cuentas x cobrar (CxC / ingresos operacionales

Rotacion de cuentas x pagar (Cx P / ingresos operacionales

Indicadores de gestión

Eficiencia del recaudo valor recaudado/Valor facturado ER > = 0.850.85 > ER > =

0.6ER < 0.6

Ejecución de inversiones Inv. Realizada / Inv. Presupuestada

Coeficiente de operación Costos y gastos de opera/Ingre Oper

Productividad

Productividad global(Ingresos n /ingresos n-1) / (Costos n / costos

n-1 )

Suficiencia productividad Variación ingresos - Variación costos

Coeficiente de operación Gastos y Costos totales/ Ingresos operativos

Indicadores de actividad

Dependen del objeto de la Entidad

EJEMPLOS DE INDICADORES



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

98


3 COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS Durante el desarrollo del proceso auditor se evidenciaron varios hechos relevantes, los cuales inicialmente se relacionan como observaciones en el presente informe a la espera de la respuesta que a las mismas haga la entidad auditada mediante el uso del derecho de contradicción. 3.1. HALLAZGO UNO. ADMINISTRATIVO FALTA DE CALIDAD DE LA INFORMACIÓN RENDIDA. Criterios

Resolución 045 de febrero 14 de 2012. Artículo 7. FORMA DE RENDICIÓN. La cuenta en forma electrónica se rendirá ante el organismo de control, a través del enlace ubicado en la página Web de la Contraloría General del Municipio de Manizales, o ingresando a la dirección http://manizales.siacontralorias.gov.co (…)

Parágrafo. En todo caso, los representantes legales son responsables por la fiabilidad, integridad y veracidad de la información presentada a la Contraloría y reportada en el aplicativo SIA. En consecuencia, les corresponderá mantener actualizada la información ante la Contraloría, de los funcionarios asignados para colaborar en la rendición de cuentas e informes a través de este medio (…) Artículo 8. INOBSERVANCIA DE LOS REQUISITOS. Se entenderá por no presentada la cuenta o informe cuando no cumpla con los criterios establecidos a través del Sistema Integral de Auditorías – SIA y con los de esta resolución, en aspectos referentes a: Lugar y fecha de presentación, formatos, requisitos, período, contenido e información. La cuenta deberá rendirse de manera integral toda vez que una rendición parcial se entenderá como una no rendición de cuentas (…).

http://manizales.siacontralorias.gov.co/



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

99


Descripción de la situación

Durante proceso auditor, se verifico la rendición de la cuenta referente a la Gestión Ambiental, se encontraron inconsistencias en la información rendida frente a la real (verificada en el sitio). 1. En los formatos F20a_GCMM anexo 1 y F20a_CGMM anexo 2, se hace

referencia a los documentos PLAN DE GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS O DESECHOS PELIGROSOS ASSBASALUD E.S.E. ESE y PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL ASSBASALUD E.S.E. ESE, como los documentos soportes para toda la gestión ambiental de la entidad durante la vigencia auditada, con sorpresa el equipo auditor se encontró que el documentos que realmente se usó, es decir sirvió de guía para toda la gestión durante la vigencia fue el documento MANUAL PARA LA GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS HOSPITALARIOS, el cual fue implementado a partir de marzo de 2014, generando primero una inconsistencia en la rendición de la cuenta y adicionalmente el uso de un documento sin aprobar toda vez que el comité de calidad encargado de su aprobación sólo lo hizo el 14 de octubre del 2015.

2. Frente al presupuesto usado para los planes o proyectos de gestión ambiental también se presentan inconsistencias entre el deber ser y ser, en la rendición de cuentas en el formato F20A_CGMM se reporta un presupuesto por valor de $207.503.304, al confrontar la realidad de la entidad se encontró que en el documento ESTADO DE PROGRAMAS O PROYECTOS AMBIENTALES EN DESARROLLO VIGENCIA 2014 se reporta una inversión por $164.078.683, mientras que en la revisión de los estados contables arroja un valor de $60.000.000 para tal fin.

Causas

Falta de controles efectivos sobre la información para dar cumplimiento a las exigencias de la Contraloría General del Municipio de Manizales.

Revisión inapropiada de la información rendida. Efectos

Información rendida de manera incorrectamente.

Reprocesos administrativos.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

100


Incumplimiento de las obligaciones reglamentarias.

Hacer incurrir en errores a la Contraloría General de la Republica. RESPUESTA DE LA ENTIDAD Desde el año 2009, se vienen siguiendo las pautas establecidas en el Manual de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios, documento que se revisaba anualmente pero que nunca había sido sometido a aprobación por el Comité de Calidad ya que así no estaba establecido; el documento lo elaboraba el Profesional Especializado en Salud Ocupacional también encargado de gestión ambiental quien se encargaba de su divulgación al interior de la entidad, dado que desde el año 2014 se habló de integrar todos los documentos generados por salud ocupacional al sistema de calidad de la empresa ya que por ley así se debía hacer, se presentó dicho documento actualizado para su aprobación aunque ya había uno que estaba siendo aplicado y actualizado con fecha anterior al 2014, y ese fue el que él presentó como información en la rendición inicial de cuentas y luego se envió uno revisado con anterioridad al 2014, por cuanto dicho documento no fue modificado en su contenido. Con la decisión de incluir la documentación de salud ocupacional en el sistema de calidad (igual se revisó el manual del año anterior) y como no se modificó se presentó como enviado al Comité de Calidad en octubre 2015, el cual fue aprobado en esa fecha, en la actualidad hay un manual revisado del 2015 el cual reposa en el Comité de Calidad para su aprobación. No se puede concluir que no se tuviera un manual, solo que se estaban siguiendo los lineamientos establecidos en los manuales anteriores. En consecuencia, con el debido respeto no se acepta dicha observación por cuanto el plan para la gestión integral de residuos hospitalarios y el manual para la gestión integral de residuos hospitalarios para la entidad son los mismos documentos y el hecho de que no se tuviese aprobado, era solo un requisito del Comité de Calidad ya que desde hacía más de seis años el documento inicial se estaba aplicando. Se realizará plan de mejoramiento.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

101


POSICION DE LA CONTRALORIA Valorada la respuesta de la entidad, la Contraloría Municipal confirma el presente hallazgo administrativo, ya que los argumentos expuestos no desvirtúan el motivo por el cual el contenido de la información rendida ante el organismo de control y relacionada con la gestión ambiental y presupuesto usado para los planes o proyectos de la misma gestión, no corresponden a los documentos y procedimientos realmente aplicados en el año 2014, lo que representa incoherencia e ineficiente calidad en la información rendida, es de anotar que este ente de control nunca fundamento la observación inicial y hoy hallazgo en la ausencia de documentación sino en la inconsistencia de la misma. ASSBASALUD E.S.E. deberá dinamizar las acciones correspondientes y suscribirlas en un Plan de Mejoramiento. 3.2 HALLAZGO DOS. ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE SANCIONATORIO. INCUMPLIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO. Criterios. RESOLUCIÓN 332 DE 2011 “POR LA CUAL SE REGLAMENTA LO CONCERNIENTE A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO QUE DEBEN IMPLEMENTAR LOS SUJETOS DE CONTROL DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL MUNICIPIO DE MANIZALES”

ARTÍCULO 11. Sin perjuicio que los sujetos de control deben cumplir con el cien por ciento (100%) del Plan de Mejoramiento, para la Contraloría General del Municipio de Manizales, un Plan de Mejoramiento que haya logrado un nivel de cumplimiento igual o superior al ochenta por ciento (80%) se entiende como un plan de mejoramiento “en cumplimiento”, salvo opinión contraria del equipo auditor, al valorar el faltante de las metas no cumplidas en cuanto a su importancia e impacto en la gestión.

Aquellos planes de mejoramiento cuyos niveles de cumplimiento sean igual o menor al setenta y nueve por ciento (79%), deben ser valorados el equipo auditor, a efecto de verificar si el porcentaje de avance representa un mejoramiento representativo en la gestión, caso en el cual también se debe considerar como un plan “en cumplimiento”; de no ser así, sugerirá sustentadamente la iniciación de un proceso administrativo sancionatorio, de acuerdo con lo establecido en la disposición reglamentaria vigente, por parte de la Contraloría General del Municipio de Manizales.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

102


Ley 42 de 1993 Artículo 99º.- Los contralores podrán imponer sanciones directamente o solicitar a la autoridad competente su aplicación. La amonestación y la multa serán impuestas directamente; la solicitud de remoción y la suspensión se aplicarán a través de los nominadores. Declarado exequible Sentencia Corte Constitucional 484 de 2000 Descripción de la situación Como resultado de la auditoria virtual 4.25-2014 ASSBASALUD E.S.E., implemento un plan de mejoramiento enmarcado en la resolución 332 de 2011, la Gerencia de la entidad, delego la responsabilidad del seguimiento a dicho plan en la Líder del Área Administrativa y Financiera. Las acciones de dicho plan consistían básicamente en la elaboración de una lista de chequeo para cada uno de los contratos que la entidad celebrara, listas de chequeo que deberían garantizar que los contratos contaran con todos los documentos requeridos para su legalización. Durante el proceso auditor se eligió una muestra de 12 contratos para evaluar la eficacia, eficiencia y efectividad del plan de acción, de ellos cinco se encontraron con problemas representados en carencia de actas de supervisión y en otros casos cambios de supervisor sin el respectivo soporte que le de legalidad, lo que determina la poca efectividad en la implementación del plan de mejora. La información al respecto se puede verificar en el cuerpo del presente informe, de manera más detallada. Adicionalmente, en ninguno de los contratos se evidencio la presencia de dicha lista de chequeo y al consultar a la persona responsable del seguimiento al plan de mejora, manifestó que el archivo de las mismas se hacía en sitio diferente, se le solicito la evidencia física la cual nunca fue entregada. Causas

Deficiencias en el alcance de las acciones planteadas en el Plan de Mejoramiento suscrito por la entidad con la Contraloría de Manizales.

Debilidades del control que no permiten advertir oportunamente el problema.

Falta de mecanismos de seguimiento y medición.





Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

103


Efectos

Reincidencia en falta de documentación que le da legalidad a la gestión contractual.

Incumplimiento de disposiciones generales. RESPUESTA DE LA ENTIDAD Una vez analizado el contenido de la observación, es pertinente aclarar que la entidad implemento la lista de chequeo a los contratos, la cual se aplica; dichas listas de chequeo reposan en cada área donde se hacen los contratos, situación que puede ser verificada en cualquier momento por el equipo auditor, y una vez liquidados los contratos, se remiten junto con este a la oficina jurídica para su archivo definitivo. Se solicita atentamente replantear dicha observación, y en lo pertinente, permitir un plan de mejoramiento. POSICION DE LA CONTRALORIA Es pertinente para este organismo de control precisar, que la esencia de la presente observación está basada en la carencia de actas de supervisión tales como son las parciales y de liquidación, además de cambios de supervisor sin el respectivo soporte que lo legalice, situaciones evidenciadas en varios contratos, según se detalla en el numeral 2.1.6. Planes de Mejoramiento, del informe preliminar de esta auditoría. Lo cual, valida que no fueron efectivas las acciones implementadas en el Plan de Mejoramiento del año 2014, cualquiera que haya sido la herramienta utilizada por la entidad para garantizar el cumplimiento de todos los requisitos contractuales. Por consiguiente, la Contraloría Municipal confirma la configuración del hallazgo administrativo con presunto alcance Sancionatorio. 3.3. HALLAZGO TRES ADMINISTRATIVO. INADECUADA ESTRUCTURA,

CLASIFICACIÓN Y DEFINICIÓN DE LAS CUENTAS PRESUPUESTALES DE LA ENTIDAD.

Criterio(s) Decreto 4836 de 2011.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

104


Artículo 1°. Modifícase el artículo 29 del Decreto 4730 de 2005, el cual quedará así: "Artículo 29. Modificaciones al Detalle del Gasto. Las modificaciones al anexo del decreto de liquidación que no modifiquen en cada sección presupuestal el monto total de sus apropiaciones de funcionamiento, servicio de la deuda o los programas y subprogramas de inversión aprobados por el Congreso, se realizarán mediante resolución expedida por el jefe del órgano respectivo. En el caso de los establecimientos públicos del orden nacional, estas modificaciones se harán por resolución o acuerdo de las Juntas o Consejos Directivos, o por resolución del representante legal en caso de no existir aquellas. CAPÍTULO II De las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta sometidas al régimen de aquellas dedicadas a actividades no financieras Artículo 10. Modifícase el artículo 13 del Decreto 115 de 1996, el cual quedará así: "Artículo 13. El presupuesto de gastos comprende las apropiaciones para gastos de funcionamiento, gastos de operación comercial, servicio de la deuda y gastos de inversión que se causen durante la vigencia fiscal respectiva. La causación del gasto debe contar con la apropiación presupuestal correspondiente. Los compromisos y obligaciones pendientes de pago a 31 de diciembre, deberán incluirse en el presupuesto del año siguiente como una cuenta por pagar y su pago deberá realizarse en dicha vigencia fiscal". Artículo 12 y 13 del Decreto 115 de 1996 que establecen: Decreto 115 de 1996, Artículo 12. El presupuesto de ingresos comprende la disponibilidad inicial, los ingresos corrientes que se esperan recaudar durante la vigencia fiscal y los recursos de capital. Decreto 115 de 1996, Artículo 13. (Modificado por el art. 10, Decreto Nacional 4836 de 201). El presupuesto de gastos comprende las apropiaciones para gastos de funcionamiento, gastos de operación comercial, servicio de la deuda y gastos de inversión que se causen durante la vigencia fiscal respectiva.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

105


Acuerdo Municipal No. 307 de Agosto 17 de 1997 en su artículo Décimo Séptimo incorporó el régimen de presupuesto de las empresas industriales y comerciales del Municipio. Artículo Décimo Séptimo: Incorpórese al Acuerdo 189 de 1996, el capítulo XVI denominado “RÉGIMEN DE PRESUPUESTO DE LAS EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL MUNICIPIO, el cual tendrá el siguiente articulado.

Descripción de la situación En cuanto a la Preparación, aprobación y desagregación se observa que la estructura aprobada para el gasto no obedece a lo definido en el artículo 13 del Decreto No 4836 de 2011, por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se modifican los Decretos 115 de 1996, 4730 de 2005, 1957 de 2007 y 2844 de 2010, y se dictan otras disposiciones en la materia. Ya que incluyen dentro de los gastos de funcionamiento de la entidad los gastos de la operación comercial, los gastos de inversión no obedecen a la planificación mediante proyectos efectivamente registrados en el BPIM lo que afecta seriamente el proceso de ejecución y seguimiento del presupuesto de la entidad. No se da cumplimiento al proceso de desagregación de las aprobaciones definido en el artículo 1 del decreto 4836 de 2011 que corresponden es al Gerente. Causas

Desacato de los lineamientos normativos para la elaboración, clasificación y definición de las cuentas presupuestales.

Fallas en los controles internos e ineficaces mecanismos de seguimiento al presupuesto de la Entidad

Falta de Control y vigilancia por parte del COMFIS, Secretaría de Hacienda y de la Junta Directiva.

Efectos

Inadecuada programación y Ejecución de los gastos de la entidad dentro de la vigencia programada

Dificultades para la ejecución del presupuesto de la Entidad, por carecer de definiciones en los objetos de gasto.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

106


RESPUESTA DE LA ENTIDAD. “Importante hacer claridad que el artículo 29 del Decreto 4730 de 2005, tal como quedó modificado, opera para entidades cuyo presupuesto es aprobado por el Congreso, y el campo de aplicación de dicho decreto, rige para los órganos nacionales que conforman la cobertura del Estatuto Orgánico del Presupuesto, y no para entidades del orden municipal como ASSBASALUD E.S.E. De igual manera manifestar que no se han desacatado las normas presupuestales para la entidad, pues en ningún momento el monto de las ejecuciones e informaciones de presupuestos cambia por su clasificación o no. Consideramos que no amerita fallas de programación y ejecución de los gastos, ya que ello implica solo una modificación en la clasificación. De todas formas se hará revisión de la parametrización en el sistema PRESU, a fin de establecer su estado actual y verificar acciones para mejorar si así se estima.”

POSICION DE LA CONTRALORIA La entidad no resuelve de fondo la actual situación determinada en la observación del equipo auditor, por el contrario, reconoce que si bien el monto de las ejecuciones no cambia en su valor total, es necesario ajustar la parametrización del sistema de información presupuestal de ASSBASALUD ESE con el fin de ajustar su estructura presupuestal y adecuarla a las condiciones y características propias del objeto social de la entidad en corresponsabilidad con el principio de especialización del gastos establecido en el artículo 8 del decreto 115 de 1995, “Artículo 8. Especialización. Las apropiaciones deben referirse en cada empresa a su objeto y funciones, y se ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas”. Especialmente debe ajustar su información presupuestal en cuanto a la clasificación de las partidas presupuestales de gastos de funcionamiento, gastos de operación comercial, servicio de la deuda y gastos de inversión que se causen durante la vigencia fiscal respectiva, ya que los gastos de operación de la entidad hacen parte, es decir, la entidad los está sumando dentro de los gastos de funcionamiento en el componente de gastos de personal.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

107


Los Gastos de Funcionamiento son un capítulo distinto a los Gastos de Operación de una entidad, y para el caso en concreto esto se ve reflejado en la apropiación definitiva de Gastos de la Vigencia 2014 así:

A. GASTOS DE FUNCIONAMIENTO $20.810.273.237 1000000 Gastos de Personal $10.000.456.026

1010000 Gastos de Administración $2.283.042.230

1020000 Gastos de Operación $7.717.413.796

2000000 Gastos Generales $6.755.210.537

3000000 Transferencias Corrientes $884.806.673

4000000 Gastos Oper Ccial y Prest. Servicio $3.169.800.000

Así las cosas, la Contraloría Municipal confirma la configuración del hallazgo administrativo. 3.4. HALLAZGO CUATRO. ADMINISTRATIVO, CON PRESUNTO ALCANCE

DISCIPLINARIO, Y FISCAL. INCREMENTO ARTIFICIAL DE LOS INGRESOS Y GASTOS DE LA ENTIDAD

Criterio(s) Ley 1508 de 2012. Artículo 28 Presupuestación de las Empresas Sociales del Estado. Las Empresas Sociales del Estado que en desarrollo de la presente ley celebren contratos bajo esquemas de Asociaciones Público Privadas, elaborarán sus presupuestos anuales con base en el recaudo efectivo realizado en el año inmediatamente anterior al que se elabora el presupuesto actualizado de acuerdo con la inflación esperada de ese año y hasta el 20% de la cartera pendiente por recaudar de vigencias anteriores. Las demás Empresas Sociales del Estado elaborarán sus presupuestos anuales con base en el recaudo efectivo realizado en el año inmediatamente anterior al que se elabora el presupuesto actualizado de acuerdo con la inflación esperada de ese año. Lo anterior, sin perjuicio, en ambos casos, de los ajustes que procedan al presupuesto de acuerdo con el recaudo real evidenciado en la vigencia en que se ejecuta el presupuesto.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

108


Ley 344 de Diciembre 27 de 1996, “por la cual se dictan normas tendientes a la racionalización del gasto público, se conceden unas facultades extraordinarias y se expiden otras disposiciones”. Establece que: El Congreso de Colombia DECRETA: Artículo 1º.- Por medio de esta Ley se adoptan medidas tendientes a racionalizar y disminuir el gasto público, garantizar su financiamiento y reasignar recursos hacia sectores deficitarios de la actividad estatal, como condición fundamental para mantener el equilibrio financiero y garantizar el cumplimiento de los principios de economía, eficacia y celeridad en el uso de los recursos públicos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 209 de la Constitución Política. Artículo 21º.- De conformidad con lo establecido en el artículo 5 y el inciso segundo del artículo 123 del Decreto 111 de 1996 (artículo 69 de la Ley 179 de 1994), la programación presupuestal de las instituciones prestadoras de servicios de salud y de las empresas sociales del Estado del orden nacional o territorial se realizará proyectando los recursos que se espera recaudar por concepto del valor de los servicios producidos, a las tarifas que determine el Gobierno Nacional. Parágrafo 1º.- Una vez realizado el incremento salarial autorizado por el Gobierno Nacional para la vigencia fiscal de 1997, los gastos de funcionamiento y en especial, los costos de las plantas de personal de las instituciones públicas prestadoras de servicios de salud y de las empresas sociales del Estado, sólo podrán ser incrementados teniendo en cuenta el aumento de la venta de los servicios, de conformidad con lo consagrado en el presente artículo. Parágrafo 2º.- Cuando en las instituciones públicas prestadoras de servicios de salud y en las empresas sociales del Estado se creen gastos en exceso de las apropiaciones vigentes, ….. el presupuesto de la entidad resulte deficitario, el representante legal y el jefe de presupuesto, así como los funcionarios que aprueben estos gastos, serán responsables disciplinaria y fiscalmente hasta por una cantidad igual al monto del déficit generado. Decreto 115 de 1996. Artículo 25. Las adiciones, traslados o reducciones requerirán del certificado de disponibilidad que garantice la existencia de los recursos, expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces. Artículo 28. El Consejo Superior de Política Fiscal, Confis, o quien éste delegue podrá suspender, reducir o modificar el presupuesto cuando la Dirección General



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

109


del Presupuesto Nacional estime que los recaudos del año pueden ser inferiores al total de los gastos presupuestados; o cuando no se perfeccionen los recursos del crédito; o cuando la coherencia macroeconómica así lo exija; o cuando el Departamento Nacional de Planeación lo determine, de acuerdo con los niveles de ejecución de la inversión. Ley 734 de Febrero 05 de 2002 “por la cual se expide el Código Disciplinario Único”, Artículo 48 Numeral 25. Artículo 48. Faltas gravísimas. Son faltas gravísimas las siguientes: 20. Autorizar u ordenar la utilización indebida, o utilizar indebidamente rentas que tienen destinación específica en la Constitución o en la ley. 25. No adoptar las acciones establecidas en el estatuto orgánico del presupuesto, cuando las apropiaciones de gasto sean superiores al recaudo efectivo de los ingresos. Acuerdo 021 de 2013 Junta Directiva. Ratificación del Presupuesto de ASSBASALUD ESE para la Vigencia 2014 Artículo segundo. Disposiciones Generales normas a que debe sujetarse la ejecución del Presupuesto de año 2014. (…) Ley 344 de 1996. Descripción de la situación ASSBASALUD E.S.E. incrementó de manera artificial el presupuesto de ingreso y de gastos por valor de $ 1.050.000.000 correspondientes a los acuerdos nros. 19, 20 y 25 de la Junta Directiva, afectando aún más la situación fiscal del ente auditado ya que al desconocer los lineamientos legales vigentes para éste tipo de actuaciones se está induciendo a la Entidad a incurrir en una sobreestimación de los gastos por no ajustar tales decisiones al recaudo real de cada renta, comprometiéndola más allá de sus reales capacidades, lo que generó finalmente un déficit fiscal por un valor de $2.211.654.947. Esta situación contrasta con la Ejecución definitiva de la Entidad al cierre de la vigencia 2014, pues en ningún momento la ejecución real de los ingresos fue igual o superior en el transcurso de la vigencia al presupuesto proyectado en los ítems objeto de adición.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

110


Ésta práctica de estimar un mayor valor de ingreso durante la vigencia como expectativa y que termina generando un déficit presupuestal está desconocida de manera clara por el juez constitucional, y genera además responsabilidad disciplinaria y fiscal hasta por el monto del déficit al representante legal, al jefe de presupuesto y a los demás funcionarios que aprobaron éstos gastos. Causa:

Fallas en los controles internos e ineficaces mecanismos de seguimiento al presupuesto de la Entidad

Insuficiente control y vigilancia por parte del COMFIS, Secretaría de Hacienda y de la Junta Directiva.

Apropiación de recursos que no pertenecen a la entidad o que están sujetos a una destinación específica. Indebida utilización de recursos.

Inadecuado control sobre el presupuesto.

Efecto:

Incumplimiento de las distintas instancias del deber objetivo de acatar la normatividad vigente para efectuar las adiciones presupuestales.

No hay un verdadero seguimiento y control para monitorear la situación presupuestal y financiera de la Entidad.

Aumento del déficit presupuestal y del déficit fiscal de la Entidad

Asunción de compromisos sin el respaldo efectivo del ingreso durante la vigencia.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD. El presupuesto de la vigencia 2014 fue estimado teniendo en cuenta los contratos que se tienen por régimen subsidiado, esperando que las diferentes EPS cancelaran a tiempo sus obligaciones con la entidad, ya que dicha contratación es por capitación, es decir, se cobra de manera anticipada el monto total de la base de datos multiplicada por la Unidad de Pago por Capitación UPC establecida en el contrato; en tal sentido, la entidad no presupuesta por encima de los contratos que se tienen pactados. Importante entonces aclarar que en ningún momento se presupuestan montos que no estén soportados en las negociaciones con las EPS, y que en los gastos se debe incluir de igual manera, aquellos que se requiere en cumplimiento de dichos contratos, es decir, nunca se han generado gastos sin soporte en la renta y sus respectivos contratos, ni mucho menos destinación indebida de recursos.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

111


En tal sentido, ASSBASALUD E.S.E, se rige por lo establecido en el artículo 12 del Decreto Ley 115 de 1996, el cual establece: “El presupuesto de ingresos comprende la disponibilidad inicial, los ingresos corrientes que se esperan recaudar durante la vigencia fiscal y los recursos de capital”; queriendo manifestar con lo anterior, que nunca involucra rentas artificiales en su presupuesto y tiene en cuenta las contrataciones existentes con los diferentes regímenes del sector salud, pues tal como lo establece el citado artículo, los contratos son los ingresos que se esperan recaudar. Argumentados en lo anterior solicitamos se disminuya el alcance de la presente observación. POSICION DE LA CONTRALORIA. La normatividad es exigente y clara para evitar la presencia de déficit en las entidades de salud, como se planteó desde la comunicación de observaciones, ASSBASALUD ESE no hizo acatamiento de las medidas establecidas por el Gobierno para contrarrestar la presencia de déficit en el sector salud, y especialmente procurar corregir la práctica de estimar o proyectar ingresos y a su vez gastos por encima de su capacidad de acuerdo al recaudo real, inclusive, para efectuar adiciones presupuestales la normatividad es precisa en establecer que debe mediar la certificación del mayor recaudo efectivo para su realización, para evitar la presencia de déficit. Ésta situación es sancionable con responsabilidad disciplinaria y fiscal hasta por el monto del déficit para el representante legal, al jefe de presupuesto y demás funcionarios que aprobaron éstos gastos bajo éstas condiciones. La ejecución del presupuesto de ASSBASALUD ESE debía sujetarse a lo establecido además de las normas de presupuesto que rigen a la entidad, a lo establecido en el artículo segundo del Acuerdo 021 de Diciembre 24 de 2013 expedido por la Junta Directiva (Ratificación del presupuesto 2014), en lo concerniente a que le era aplicable igualmente lo establecido en la Ley 344 de 1996. Se mantiene el hallazgo y se confirma el hallazgo por parte de la Contraloría General de Manizales.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

112


3.5. HALLAZGO CINCO ADMINISTRATIVO. INADECUADO TRÁMITE DE LA APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO Y SUS MODIFICACIONES.

Criterio: Decreto 4836 de 2011 Artículo 1°. Modificase el artículo 29 del Decreto 4730 de 2005, el cual quedará así: "Artículo 29. Modificaciones al Detalle del Gasto. Las modificaciones al anexo del decreto de liquidación que no modifiquen en cada sección presupuestal el monto total de sus apropiaciones de funcionamiento, servicio de la deuda o los programas y subprogramas de inversión aprobados por el Congreso, se realizarán mediante resolución expedida por el jefe del órgano respectivo. En el caso de los establecimientos públicos del orden nacional, estas modificaciones se harán por resolución o acuerdo de las Juntas o Consejos Directivos, o por resolución del representante legal en caso de no existir aquellas Acuerdo No. 189 de 1996, Incorporado por el Acuerdo 307 de 1997. Artículo 116. Desagregación del Presupuesto Es responsabilidad de la desagregación del presupuesto de Ingresos y Gastos, conforme a las cuantías aprobadas por el COMFIS o quien éste delegue, será del Gerente, quien presentará un informe de la desagregación a la Junta Directiva, para sus observaciones, modificaciones y refrendación mediante resolución o acuerdo, antes del 1° de Febrero de cada año. En la Distribución se dará prioridad a los sueldos de personal, prestaciones sociales, servicios públicos, seguros, mantenimiento, sentencias, pensiones y transferencias asociadas a la nómina. La ejecución del presupuesto podrá iniciarse con la desagregación efectuada por el Gerente de la empresa respectiva. El presupuesto distribuido se remitirá a la Secretaría de Hacienda, a más tardar el 15 de febrero de cada año. Artículo 120. Modificación de Apropiaciones El detalle de las apropiaciones podrá modificarse, mediante acuerdo de la Junta Directiva, siempre que no se modifique en cada caso el valor total de los gastos de



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

113


funcionamiento, de Operación Comercial, del Servicio de la Deuda y gastos de inversión. Una vez aprobada la modificación, deberá reportarse en los diez (10) días siguientes a la Secretaría de Hacienda Municipal Artículo 121. Modificaciones que aprueba el COMFIS Las adiciones, traslados o reducciones que modifiquen el valor total de los Gastos de Funcionamiento, de Operación Comercial, del Servicio de la Deuda y de inversión serán aprobados por el COMFIS, o quien éste delegue. Para los Gastos de Inversión se requiere adicionalmente el concepto favorable de la Secretaría de Planeación Municipal. Descripción de la Situación No se acoge el marco de competencias definido en la normatividad aplicable, a los distintos intervinientes del proceso de modificación del presupuesto, el cual quedó claramente definido en los artículos 116, 120 y 121 del Acuerdo 189 de 1996, incorporados mediante Acuerdo Municipal 307 de 21 de Agosto de 1997 así: Junta Directiva: Modificaciones que no alteren el valor total de Gastos de Funcionamiento, De Operación Comercial, Servicio de la Deuda y Gastos de Inversión. COMFIS: Cuando las modificaciones alteren el valor descrito anteriormente deben ser sometidas a aprobación del COMFIS. Gerente: Es responsable de desagregar las cuantías autorizadas y/o por la Junta Directiva y efectuar las modificaciones al detalle del gasto. Un típico caso es el Acuerdo No. 023 y 0241 de 2014, donde se modificaron partidas que hacían parte del componente de Funcionamiento, y fueron tramitadas ante el COMFIS previamente sin necesidad de tener que acudir a dicha instancia, generando retrasos injustificados para realizar la modificación de manera definitiva.

1 En el Acuerdo 024-2014 se modificaron gastos de operación que por demás se encuentran clasificados como de funcionamiento distorsionando la clasificación establecida en el artículo 13 del Decreto 115 de 1996. Modificado por el art. 10, Decreto Nacional 4836 de 2011.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

114


Otros requisitos: En el Capítulo XVI definido en el Acuerdo Municipal 307 de 21 de Agosto de 1997, se estableció en el artículo 116 la obligatoriedad de remitir a más tardar el 15 de Febrero de cada año el presupuesto inicial desagregado por el Gerente. Así mismo el artículo 120 del mismo Acuerdo, fijó la obligatoriedad de remitir a la Secretaría de Hacienda dentro de los diez (10) días siguientes las modificaciones aprobadas por la Junta Directiva. Causa:

Incumplimiento de la normatividad que regula el tema.

Debilidades de control que no permiten advertir oportunamente el problema.

Falta de seguimiento y monitoreo. Efecto:

Repetición de tareas, retardos injustificados para ejecutar las modificaciones.

Ejecución de presupuestos sin el lleno de los requisitos.

Desconocimiento del deber de informar los cambios al presupuesto a la Secretaria de Hacienda.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Se aclara en este tema, que no estamos ejecutando el presupuesto sin el lleno de requisitos, y se reitera que el presupuesto de la entidad es aprobado de manera desagregada por el COMFIS, quien previamente a su aprobación lo revisa apropiación por apropiación; por esta situación todas la modificaciones son remitidas a dicho órgano para su aprobación y luego son refrendadas por la Junta directiva de la Entidad, es por esto que la desagregación que realiza el Gerente de la entidad tal como se demuestra en los actos administrativos respectivos, no es remitida por que a la vez coincide con el presupuesto aprobado previamente en el COMFIS. Además por las dificultades económicas actuales del sector salud, el COMFIS solicita la presentación de todas las modificaciones y aprobaciones presupuestales de nuestra entidad. En conclusión el presupuesto de ASSBASALUD E.S.E, no ha dejado de cumplir los requisitos de ley y mucho menos ha dejado de informar los cambios al presupuesto a la Secretaria de Hacienda, máxime que es allí donde se aprueban, según consta en las actas del COMFIS.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

115


Sin embargo se hará revisión de esta norma con el COMFIS, y se establecerán los correctivos que sean necesarios posterior a dicha revisión. POSICION DE LA CONTRALORIA De acuerdo a la disposición de la entidad para dar trámite a su acatamiento, la Contraloría Municipal confirma el hallazgo. 3.6. HALLAZGO SEIS ADMINISTRATIVO, CON PRESUNTO ALCANCE

DISCIPLINARIO Y FISCAL. PRESCRIPCIÓN DE CUOTAS PARTES PENSIONALES

Criterio: Decreto 234 Julio 15 de 1996. ARTÍCULO 15: DE LAS FUNCIONES DEL GERENTE DE ASSBASALUD E.S.E., EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO: Son funciones del Gerente, además de las definidas en la ley , o acuerdos, las siguientes: 10. Velar por la utilización eficiente de los recursos humanos, técnicos y financieros de la Entidad y por el cumplimiento de las metas y programas aprobados por la Junta Directiva de la Empresa. Ley 1066 de 2006. ARTÍCULO 4o. COBRO DE INTERESES POR CONCEPTO DE OBLIGACIONES PENSIONALES Y PRESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN DE COBRO. Las obligaciones por concepto de cuotas partes pensionales causarán un interés del DTF entre la fecha de pago de la mesada pensional y la fecha de reembolso por parte de la entidad concurrente. El derecho al recobro de las cuotas partes pensionales prescribirá a los tres (3) años siguientes al pago de la mesada pensional respectiva. La liquidación se efectuará con la DTF aplicable para cada mes de mora. PARÁGRAFO. Cuando se celebren acuerdos de pago en materia de seguridad social en pensiones en ningún caso de las condiciones que se establezcan podrán derivarse perjuicios al afiliado o al fondo común de naturaleza pública. Ley 610 Agosto 15 de 2000, “Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías”.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

116


Artículo 3°. Gestión fiscal. Para los efectos de la presente ley, se entiende por gestión fiscal el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales. Artículo 6°. Daño patrimonial al Estado. Para efectos de esta ley se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, inequitativa e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contralorías. Dicho daño podrá ocasionarse por acción u omisión de los servidores públicos o por la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o contribuyan al detrimento al patrimonio público. El texto subrayado fue declarado INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-340 de 2007 Descripción de la Situación De conformidad con el artículo 4° de la Ley 1066 de 2006, se establece un término de tres años, para que prescriban los derechos de recobro de cuotas partes pensionales. De acuerdo a lo informado la Dirección Territorial de Salud de Caldas, el Hospital de Caldas y CAPRECOM entre otros, no han efectuado ningún pago por concepto de cuotas partes a ASSBASALUD E.S.E. y ésta última no ha emprendido las medidas coercitivas para hacer efectivo su recaudo. La entidad a pesar de que no ha reconocido prescripciones de oficio por éste concepto, ya no puede ejercer medidas de cobro por los saldos insolutos con anterioridad a Diciembre de 2011, Inclusive, de la cartera informada por la firma contratista de los periodos 2012 a 2014 por valor de $164.875.602,92 de capital y



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

117


por intereses $10.672.490.70 tampoco se realizaron medidas de cobro y el valor correspondiente a la vigencia 2012 también está sujeto a prescripción porque ASSBASALUD E.S.E. mantuvo guardado el informe y no ejerció acciones para recuperar dichos recursos configurándose un posible detrimento en el patrimonio de la entidad. Causa:

Inadecuado manejo y procedimiento para proceder al cobro de cuotas partes en la entidad.

Efecto:

Prescripción de la cartera por cuotas partes, pérdida de recursos. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. ASSBASALUD E.S.E., ha cumplido el procedimiento de cobro de cuotas partes pensionales establecido en la Circular Conjunta 069 de 2008, en tal sentido se ha interrumpido la prescripción de tales deudas. Queremos manifestar que ASSBASALUD ESE, siempre ha realizado el debido proceso de cobro de las cuotas partes pensionales, generando de manera mensual las correspondientes cuentas de cobro y/o facturas, las cuales son enviadas y radicadas en las entidades correspondientes a la concurrencia, las cuales reposan en nuestros archivos. Si bien es cierto en ocasiones las entidades devuelven dichas cuentas argumentando no ser responsables del pago, dicha situación ha sido refutada por ASSBASALUD, siendo finalmente recibidas por las entidades correspondientes. Algunas entidades cancelan los cobros, pero otras se han negado, al punto que ASSBASALUD adelanta Proceso Ejecutivo de cobro a la EPS CAPRECOM, por intermedio de la de la abogada MARIA ISABEL JARAMILLO, proceso que debido a la liquidación de la EPS, entro hacer parte de la masa liquidadora. En cuanto al HOSPITAL DE CALDAS, podemos expresar que dicha entidad según comunicación HC 161 del 24 de junio de 2015, manifestó que los cobros por cuotas partes deben aplicarse al convenio de concurrencia 00089, suscrito entre los Ministerios de Salud y Hacienda y los entes territoriales, pero a pesar de



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

118


ello, aún siguen recibiendo las respectivas cuentas de cobro. ASSBASALUD E.S.E, direccionará los cobros ante la concurrencia. En cuanto a las cuotas partes pensionales queremos informar que ASSBASALUD ESE, realiza su cobro mensual según la aceptación previa de las entidades correspondientes, las cuales realizan sus pagos regularmente, excepto la EPS CAPRECOM y el Hospital de Caldas-EMSA, la primera se encuentra en proceso de cobro jurídico; en cuanto a la Dirección Territorial De Salud, esta cesó su pago, fundamentado en la aplicabilidad los artículos 61 y ss de la Ley 715 de de 2001, exponiendo que la carga del pasivo prestacional de los servidores del sector salud se encuentra en cabeza de la Nación, Ministerio de Hacienda y Crédito Público, los entes territoriales y las instituciones hospitalarias concurrentes. Debido a lo anterior, ASSBASALUD E.S-E, se encuentra realizando las gestiones correspondientes para determinar la validez o no de estos cobros, hasta la fecha se vienen enviando las cuentas a las entidades concurrentes a la espera de su pago oportuno, o en su defecto, que se de aplicabilidad a lo establecido en el artículo 78 de la Ley 1438 de 2011. A nivel de información, ASSBASALUD E.S.E, viene gestionado desde el año 2014 ante COLPENSIONES, el cobro de retroactivos por aportes pensionales de algunos pensionados de ASSBASALUD E.S.E, hoy sustituidos en COLPENSIONES. La Entidad practicará los planes de mejoramiento que sean necesarios. POSICION DE LA CONTRALORIA Aclarando que no es suficiente remitir o expedir la cuenta de cobro, ya que ésta por sí misma no interrumpe la acción de cobro, sino que es necesario desplegar toda una serie de acciones que permitan la recuperación efectiva de los recursos a favor de la entidad, la Contraloría Municipal mantiene la configuración del hallazgo.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

119


3.7. HALLAZGO SIETE ADMINISTRATIVO. CON PRESUNTO ALCANCE FISCAL. DIFERENCIAS EN LA FACTURACIÓN PARA EL COBRO DE LA CAPITACIÓN PACTADA.

Criterio Ley 715 de 2001 Artículo 51. Contratación de la prestación de servicios en el régimen subsidiado. Las entidades que administran los recursos del Régimen Subsidiado de Salud contratarán y ejecutarán con las instituciones prestadoras de servicios de salud públicas del orden municipal o distrital de la entidad territorial sede del contrato no menos del 40% del valor de la Unidad de Pago por Capitación subsidiada efectivamente contratadas por la respectiva entidad administradora del régimen subsidiado. En el caso de existir en el municipio o distrito respectivo hospitales públicos de mediana o alta complejidad del orden territorial dicha proporción no será menor al 50%. Todo lo anterior siempre y cuando la entidad territorial cuente con la oferta pública que le permita prestar los servicios a financiar con dichos porcentajes. Ley 1122 de 2007. Artículo 14. Organización del Aseguramiento. Para efectos de esta ley entiéndase por aseguramiento en salud, la administración del riesgo financiero, la gestión del riesgo en salud, la articulación de los servicios que garantice el acceso efectivo, la garantía de la calidad en la prestación de los servicios de salud y la representación del afiliado ante el prestador y los demás actores sin perjuicio de la autonomía del usuario. Lo anterior exige que el asegurador asuma el riesgo transferido por el usuario y cumpla con las obligaciones establecidas en los Planes Obligatorios de Salud. Las Entidades Promotoras de Salud en cada régimen son las responsables de cumplir con las funciones indelegables del aseguramiento. Las entidades que a la vigencia de la presente ley administran el régimen subsidiado se denominarán en adelante Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado (EPS). Cumplirán con los requisitos de habilitación y demás que señala el reglamento. Decreto 4747 de 2007. “Por medio del cual se regulan algunos aspectos de las relaciones entre los prestadores de servicios de salud y las entidades responsables del pago de los servicios de salud de la población a su cargo, y se dictan otras disposiciones". RESOLUCIÓN NÚMERO 003047 DE 2008 (14 de agosto). Por medio de la cual se definen los formatos, mecanismos de envío, procedimientos y términos a ser implementados en las relaciones entre prestadores de servicios de salud y



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

120


entidades responsables del pago de servicios de salud, definidos en el Decreto 4747 de 2007 Descripción de la situación ASSBASALUD E.S.E. en la vigencia 2014, dejó de cobrar o facturar a CAPRECOM el valor de $ 22.748.902 ya que el valor real a cobrar asciende a $8.083.500.000 y sólo facturó $8.060.751.098 da como resultado dicho valor a favor de ASSBSALUD y corresponde al trámite de cobro realizado en el mes de Enero de 2014. Hasta la fecha no se ha realizado ninguna gestión con CAPRECOM para evidenciar el error en la facturación.

Causa:

Carencia de comunicación estratégica al interior de la entidad.

Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo. Incorrecta facturación de los Servicios por Capitación

Efecto:

Exposición a glosas que retardan el reconocimiento y pago de la obligación por parte de la EPS.

Incremento injustificado de la cartera y disminución del flujo de caja de la entidad.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Dando respuesta al hallazgo mencionado en el informe preliminar revisión de la vigencia 2014, se encontró una diferencia en la facturación generada a la EPS CAPRECOM y el cobro de la capitación pactada por $22.748.902,oo ya que el valor real a cobrar asciende a $8.083.500.000,oo y solo fue cobrado $8.060.751.098,oo; efectivamente existe la diferencia en el mes de enero, dada por el valor de la UPC aplicada para este mes por $14.500,oo y según la negociación para el resto del año fue de $15.000,oo. De igual manera dicha EPS también genero el pago de cápita por el mes de enero basada en la UPC de $14.500,oo aumentado solamente por bases de datos. Debido a que ASSBASALUD debe realizar el cobro de la cápita anticipado, con el fin que se genere pago igualmente anticipado por parte de la entidad responsable de pago, en este caso Caprecom, para realizar el cálculo se requiere tanto de una base de datos actualizada como de una UPC concertada, y a la fecha de generación de la factura para ese periodo no se contaba con la UPC acordada,



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

121


por lo tanto el cobro de enero se calculó en base a la UPC del año inmediatamente anterior. Es de resaltar que las diferencias por base de datos y por UPC que se tengan en la facturación durante la vigencia, se consolidan y se llevan a la liquidación del contrato que es la fase poscontractual, dichas observaciones y su liquidación, se encuentran contempladas en el clausulado del contrato. En los consideraciones que argumentan falta de comunicación, Assbasalud E.S:E tiene creado un comité de contratación asesor de los contratos de venta de servicios, que es el que nos compete en el análisis y por ende conoce la fechas de vencimiento de los mismos; el contrato que venía rigiendo con Caprecom a nivel de capitación se celebró hasta el 31 diciembre de 2013, con una UPC de $14.500,oo por usuario, al iniciar la vigencia 2014. Assbasalud E.S.E debe cobrar los servicios como lo dictan las leyes 1122 de 2007 y 1438 de 2011. Lo anterior, para efecto del flujo de caja que previó el ministerio como pago anticipado a todas las IPS beneficiados por el Decreto 971 de 2011, permitiendo que toda la red prestadora de servicios de servicios de salud, obtuviera los recursos oportunamente y que las EPS no se quedaran con el recurso hasta su decisión de pago. ASSBASALUD E.S.E, es consciente que el valor mencionado cuando son contratos por capitación, debe ajustarse en la liquidación del respectivo contrato, y es claro que cuando se liquidan los contratos existe riesgo para ambas entidades en el sentido de tener que devolver recursos y reconocer pagos debido a variables tales como bases de datos que son afectadas en aumento o decremento por usuarios fallecidos, nacidos vivos, incremento del núcleo familiar, desempleo y por descuentos por atención de usuarios en otras IPS diferentes a ASSBASALUD (urgencias). Consecuencialmente el seguimiento y el monitoreo no está desconocido en la ejecución de dichos contratos, ya que el cobro anticipado de la UPC se tenía claro en $14.500,oo pesos por usuario y que este se ajustaría en el proceso de liquidación. Por lo anterior con el debido respeto, no se acepta la observación planteada.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

122


POSICION DE LA CONTRALORIA. Las explicaciones dadas por la entidad no resuelve de fondo la situación detectada en la auditoria y por tanto se mantiene la configuración del hallazgo. 3.8. HALLAZGO OCHO ADMINISTRATIVO. GESTION ANTIECONOMICA POR

EL RECONOCIMIENTO Y ACEPTACIÓN DE DESCUENTOS A TERCEROS POR CONCEPTO DE RECOBROS SIN AUTORIZACIÓN O FACULTAD PARA OTORGARLOS.

Criterio: Artículo 3 y 6 Ley 610 de 2000. Art. 2 Ley 87 de 1993. Ley 610 agosto 15 de 2000, “Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías”. Artículo 3°. Gestión fiscal. Para los efectos de la presente ley, se entiende por gestión fiscal el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales. Artículo 6°. Daño patrimonial al Estado. Para efectos de esta ley se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, inequitativa e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contralorías. Dicho daño podrá ocasionarse por acción u omisión de los servidores públicos o por la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o contribuyan al detrimento al patrimonio público. El texto subrayado fue declarado INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-340 de 2007



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

123


Ley 87 de 1993. Artículo 3º.- Características del Control Interno. Son características del Control Interno las siguientes: El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y operacionales de la respectiva entidad; Corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización; En cada área de la organización, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por control interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en cada entidad; La Unidad de Control Interno o quien haga sus veces es la encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer al representante legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo; Todas las transacciones de las entidades deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros. Descripción de la Situación ASSBASALUD E.S.E., para la venta de servicios suscribe contratos con las EPS en los cuales pacta descuentos por capitación cuando los pacientes son atendidos por una IPS diferente, sin contar con políticas claras y autorizadas, que fijen límites de negociación. A pesar de que dichos descuentos están establecidos en los contratos por Capitación, la Entidad ASSBASALUD E.S.E. no tiene dentro de su ordenamiento legal AUTORIZACIONES al gerente como mecanismo aprobado previamente por la Junta Directiva para realizar éste tipo de descuentos una vez facturados y prestados los servicios efectivamente por la Institución. Causa:

No hay políticas claras o directrices por parte de la entidad para el tratamiento de los recobros.

Debilidades en los procedimientos de contratación.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

124


Efecto: Desbalance en el valor recibido anualmente por capitación frente a los costos de

los recobros

Pérdida de recursos.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD. CONCEPTO DE RECOBROS SIN AUTORIZACION O FACULTAD PARA OTORGARLOS. No se acepta. Al respecto la Resolución 3047 de 2008, modificada por la Resolución 416 de 2009 “Por medio de la cual se definen los formatos, mecanismos de envío, procedimientos y términos a ser implementados en las relaciones entre prestadores de servicios de salud y entidades responsables del pago de servicios de salud, definidos en el Decreto 4747 de 2007”, estableció en su Anexo 6º, el Manual único de glosas, devoluciones y respuestas, en el cual se encuentra definido en el código 51, recobro en contrato de capitación por servicios prestados por otro prestador. (Negritas y subrayas fuera de texto). A su turno, dicho anexo al definir el proceso de facturación, determina: “Se presentan glosas por facturación cuando hay diferencias al comparar el tipo y volumen de los servicios prestados con el tipo y volumen de los servicios facturados, o cuando los conceptos pagados por el usuario no se descuentan en la factura (copagos, cuotas moderadoras, periodos de carencia u otros). También se aplica en los contratos por capitación para el caso de descuentos por concepto de recobros por servicios prestados por otro prestador o cuando se disminuye el número de personas cubiertas por la cápita, o cuando se descuenta por incumplimiento de las metas de cobertura, resolutividad y oportunidad pactadas en el contrato por capitación”. (Negritas y subrayas fuera de texto). Y al definir el procedimiento de recobro, establece. “Aplica cuando se realizan descuentos al valor a pagar por concepto de capitación, originados en los pagos de servicios incluidos en el contrato de capitación y que por motivo de atención de urgencias, remisión de la IPS contratista o imposibilidad de prestarlo, el servicio es efectivamente prestado por otro prestador”. (Negritas y subrayas fuera de texto). Al respecto ha de decirse, que las políticas en materia de descuentos por concepto de recobros en los contratos de prestación de servicios de salud del Régimen Subsidiado en la modalidad cápita, prestados por las Instituciones Prestadoras de Salud IPS, se encuentran establecidas en la normativa que los



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

125


regula; dicha regulación se encuentra inserta en la minuta contractual y a ello se obligan las partes contratantes, sin que deba mediar para ello, autorización previa al Representante Legal del contratista, toda vez que son mandatos de orden superior que no pueden ser inobservados por los actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud, pues de exigirse tal competencia a las Juntas Directivas de las Empresas Sociales del Estado, vaciaría la competencia asignada al Presidente de la República y sus Ministros para regular el Sistema de Salud como hasta ahora ocurre. Colofón de lo anterior, ha de decirse que el RECOBRO en los contratos por capitación, obedece al término “descuentos por atenciones en otras IPS diferentes a donde esta capitado”, lo anterior quiere decir que la prestación del servicio de salud se realiza en todo el territorio nacional, cuando el usuario no se encuentre inmediato a la IPS, en este caso, donde recibe los servicios generalmente en este caso ASSBASALUD. Los reporte por recobros, son recibidos en la IPS remitidos por la EPS, mediante comunicación escrita con los anexos respectivos, se analizan en el área de glosas conjuntamente con auditoria médica, para que de ser procedente, el gerente en calidad de ordenador del gasto y responsable directo de la contratación, envíe comunicado de aceptación o no de los mismos. Dado lo anterior, ASSBASALUD E.S.E, no otorga descuentos por recobros sino que es la misma EPS quien los realiza, para que ASSBASALUD en su calidad de prestador y contratista decida acerca de su pertinencia y los apruebe o desapruebe. En tal sentido, con el debido respeto, no se acepta la observación realizada. POSICION DE LA CONTRALORIA. En consideración a que la entidad conoce suficientemente el procedimiento para tramitar y contrarrestar la presencia de glosas que pueden derivar en su aceptación y por ende un menor ingreso para la entidad de acuerdo a los contratos negociados con las EPS y demás entidades, y dado que las cuantías dejadas por recaudar por dicha situación son considerables, y que fueron objeto de observación por parte del equipo auditor, la Contraloría mantiene el hallazgo.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

126


3.9. HALLAZGO NUEVE ADMINISTRATIVO Y PRESUNTO ALCANCE FISCAL. CASTIGO DE CARTERA MEDIANTE EL MECANISMO DE ACEPTACIÓN DE GLOSAS.

Criterio: Ley 610 Agosto 15 de 2000, “Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías”. Artículo 3°. Gestión fiscal. Para los efectos de la presente ley, se entiende por gestión fiscal el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales. Artículo 6°. Daño patrimonial al Estado. Para efectos de esta ley se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, inequitativa e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contralorías. Dicho daño podrá ocasionarse por acción u omisión de los servidores públicos o por la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o contribuyan al detrimento al patrimonio público. El texto subrayado fue declarado INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-340 de 2007 Ley 87 de 1993. Artículo 3º.- Características del Control Interno. Son características del Control Interno las siguientes: El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y operacionales de la respectiva entidad;



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

127


Corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización; En cada área de la organización, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por control interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en cada entidad; La Unidad de Control Interno o quien haga sus veces es la encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer al representante legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo; Todas las transacciones de las entidades deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros.

Descripción de la situación Mediante las notas crédito No. 17-04-14, 23-11-14, 23-11-14, 18-12-14, 03-06-14, 14-09-14 y 05-12-14 ASSBASALUD E.S.E. realizó registros contables por $213.781.286 en la cuenta deudores producto de las glosas causadas en la facturación por prestación de servicios; el valor de dichas glosas se detalla en el cuadro siguiente:

ASSBASALUD E.S.E., cuenta con un comité evaluador de glosas, creado mediante resolución No. 472 de Mayo 23 de 2013, que no es competente para dar éste tipo de amnistías y descuentos. Lo anterior demuestra una ineficiente gestión en el proceso de facturación que aumenta el porcentaje de glosas, afectando de manera considerable el recaudo por venta de servicios y generando un detrimento patrimonial de la entidad.

Entidad Valor Aceptado

ASMETSALUD 124.176$

CAFESALUD 1.028.300$

CAPRECOM 210.063.738$

SALUDVIDA 2.565.072$

Total 213.781.286$

Conciliación de Glosas año 2014



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

128


Causa:

Falta de control sobre la contratación por prestación de servicios.

Toma de decisiones sin un marco de competencia claramente definido por la Entidad.

Efecto: Disminución del flujo de caja de la entidad.

Pérdida de Recursos.

Pérdida de ingresos potenciales. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. ASSBASALUD ESE, para el proceso de respuesta a glosas y devoluciones realiza los procedimientos basados en la normatividad vigente a saber: Ley 1122 de 2007 articulo 13 literal d; Ley 1438 de 2011 articulo 57; Decreto 4747 de 2007 articulo 22; Resolución 3047 de 2008, “Manual Único de Glosas Devoluciones y Respuestas, anexo 6. Una vez aplicada la normatividad anterior, ASSBASALUD ESE, procede a analizar las objeciones, teniendo en cuenta la modalidad de contratación, la historia clínica y los soportes adicionales que evidencian los servicios prestados; en caso de la no aceptación de la glosa se envía el oficio a la entidad responsable del pago, con los soportes necesarios y en los tiempos establecidos por ley, en caso de aceptación de algún valor, después de su respectivo análisis, se realiza una nota crédito según el procedimiento de cartera y se traslada copia de los soportes que deberán archivar con el radicado de la respuesta de la glosa. De manera mensual se realiza cruce de los saldos glosados con cartera para verificar saldos reportados como glosa y aquellos que ya han sido cancelados por la entidad responsable del pago. El comité de glosas se cita periódicamente para aquellos casos donde deba realizarse análisis en conjunto que requieran asesoría jurídica y de las áreas que se requieran; dicho comité no emite conceptos, tampoco aprueba amnistías ni descuentos; según Resolución 0472 del 23 de mayo del 2013, las siguientes son sus funciones: realiza entonces una asistencia técnica, un acompañamiento en el procedimiento de conciliación de glosas, cuando sea necesario y requerido, realiza observaciones que se considera deben ser conocidas por el gerente de la entidad para que se tomen los correctivos pertinentes, analiza las situaciones que son



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

129


repetitivas en la entidad sobre procedimientos que generan glosas administrativas y/o asistenciales proponiendo acciones de mejora, entre otras; es evidente que dicho comité no genera la situación planteada. La objeciones o glosas que son aceptadas son apoyadas por un concepto medico si son de dicha pertinencia y por un concepto legal como contrato, normatividad o historia clínica si son de carácter administrativo. Por ultimo manifestar que la Contaduría General de la Nación, mediante Manual de Procedimientos Contables versión 2007.13, específicamente en la dinámica de la cuenta 1409 “DEUDORES SERVICIOS DE SALUD”, expresa que dicha cuenta debe acreditarse por el valor de devoluciones, rebajas y descuentos; para el caso de las glosas, estas corresponden a devoluciones de facturación por servicios prestados que una vez, auditadas y verificadas, deben por tanto disminuir el monto cobrado inicialmente. Según el Libro II, del Manual de Procedimientos de la Contaduría General de la Nación, numeral 6º, se establece el tratamiento contable de las glosas a la facturación Cabe anotar que el tratamiento contable de las glosas a la facturación se describe claramente en el libro de la Contaduría General De La Nación, versión 2007.11 a 31 de Diciembre de 2014 Titulo II, Capitulo XIII, literal 6: “las glosas son objeciones a la facturación presentadas por las Instituciones Prestadoras de Servicios de salud IPS, originadas en las inconsistencias detectadas en la revisión de las facturas y sus respectivos soportes, las cuales pueden determinarse al interior de la misma institución o por las entidades con las cuales se hayan celebrado contratos de prestación de servicios, tales como Empresas Promotoras de Salud – EPS, Empresas Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado, Compañías de Seguros, Fondos de Salud y otras IPS. Entre las glosas más comunes se encuentran, documentos sin diligenciar o mal diligenciados, documentos enmendados, inconsistencias en los soportes anexos, cobros sin la comprobación de los derechos del usuario, falta de información estadística, errores en las liquidaciones, tarifas mal aplicadas, sumas mal realizadas, falta de relación de pacientes, falta de documentos, prestación de servicios adicionales a los establecidos en el contrato, falta de pertinencia técnico- científica entre diagnóstico y procedimientos realizados y/o servicios prestados, y documentos sin firma del paciente.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

130


Las glosas deben registrarse en cuentas de orden deudoras de control en el momento en que se presentan. Para el efecto, se debita la subcuenta que corresponda, de la cuenta 8333-FACTURACION GLOSADA EN VENTA DE SERVCIOS DE SALUD y se acredita la subcuenta 891517, facturación glosada en venta de servicios de salud, de la cuenta 8915- DEUDORAS DE CONTROL POR EL CONTRA (CR). El registro debe efectuarse por el valor de la factura, si la glosa es total o por el valor de los servicios glosados, si la glosa es parcial. Las glosas pueden ser pertinentes o no pertinentes. La glosa pertinente es la que esta adecuadamente justificada por la entidad contratante y puede ser subsanable o no subsanable. La subsanable si puede enmendarse completando la documentación o información requerida, realizando las correcciones necesarias, formulando las aclaraciones del caso; y es no subsanable, cuando no es posible corregirla y en consecuencia es aceptada por la IPS. La glosa no pertinente es la que no se encuentra adecuadamente justificada y en este evento se formula la respuesta sustentando el rechazo. Cuando la entidad contratante acepta la respuesta de rechazo de la glosa por no ser pertinente o siendo pertinente, se da respuesta satisfactoria y oportuna a las objeciones, la IPS disminuye las cuentas de orden acreditando la subcuenta que corresponda, de la cuenta 8333 FACTURACION GLOSADA EN VENTA DE SERVCIOS DE SALUD y debitando la subcuenta 891517- facturación glosada en venta de servicios de salud, de la cuenta 8915 DEUDIORAS DE CONTROL POR EL CONTRARIO (CR). Cuando la institución comete errores en la liquidación de su facturación debe proceder a hacer las reliquidaciones y ajustes contables a que haya lugar, afectando las cuentas de deudores e ingresos, por los mayores o menores valores según corresponda. Las glosas no subsanables se registran debitando de la cuenta 280802- Perdida en retiro de activos de la cuenta 5808- OTROS GASTOS ORDINARIOS y acreditando la subcuenta que corresponda de la cuenta 1409- SERVCIOS DE SALUD. Adicionalmente, se disminuye las cuentas de ordena acreditando la



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

131


subcuenta que corresponda, de la cuenta 8333- FACTURACION GLOSADA EN VENTA DE SERVICIOS DE SALUD y debitando de la cuenta 891517- Facturación glosada en venta de servicios de salud, de la cuenta 8915 – DEUDORAS DE CONTROL POR EL CONTRARIO (CR), sin perjuicio de los procesos adelantados para establecer responsabilidades”. Argumentados en todo lo anterior, no se acepta la observación realizada. POSICION DE LA CONTRALORIA. La entidad hace una adecuada explicación de trámite que debe surtir una glosa y sus efectos a nivel contable para la entidad, lo que se discute por parte del equipo auditor es la facultad para su reconocimiento al interior de la entidad, como está reconocida tal situación y sus mecanismos para evitar el menoscabo de los recursos y la pérdida paulatina y sistemática de ingresos por servicios efectivamente prestados por ASSBASALUD ESE. El reconocimiento y posterior ajuste contable vía nota crédito para renunciar al cobro y recaudo de un ingreso más allá de estar determinado su trámite por la normatividad del sector no justifica la renuncia y renuencia de la entidad para ser más eficiente en la recuperación de sus ingresos sin posición facultativa del gerente para castigar dichas partidas en detrimento y menoscabo de los ingresos y de los activos de la institución. La contraloría General de Manizales, mantiene la confirmación del hallazgo. 3.10. HALLAZGO DIEZ ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE FISCAL

Y DISCIPLINARIO. ASSBASALUD E.S.E. AUSENCIA DE REGLAMENTO INTERNO PARA LA GESTIÓN DE LA CARTERA.

Criterio: Ley 1066 DE 2006 (julio 29). “por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera pública y se dictan otras disposiciones”. DECRETO 4473 DE 2006 (diciembre 15) “por el cual se reglamenta la Ley 1066 de 2006”. Artículo 1°. Reglamento interno del recaudo de cartera. El reglamento interno previsto en el numeral 1 del artículo 2° de la Ley 1066 de 2006, deberá ser



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

132


expedido a través de normatividad de carácter general, en el orden nacional y territorial por los representantes legales de cada entidad. Artículo 2°. Contenido mínimo del reglamento interno del recaudo de cartera. El Reglamento Interno del Recaudo de Cartera a que hace referencia el artículo 1° del presente decreto deberá contener como mínimo los siguientes aspectos: 1. Funcionario competente para adelantar el trámite de recaudo de cartera en la etapa persuasiva y coactiva, de acuerdo con la estructura funcional interna de la entidad. 2. Establecimiento de las etapas del recaudo de cartera, persuasiva y coactiva. 3. Determinación de los criterios para la clasificación de la cartera sujeta al procedimiento de cobro coactivo, en términos relativos a la cuantía, antigüedad, naturaleza de la obligación y condiciones particulares del deudor entre otras. Artículo 3°. Facilidades para el pago de las obligaciones a favor de las entidades públicas. Las entidades públicas definirán en su reglamento de cartera los criterios para el otorgamiento de las facilidades o acuerdos de pago que deberán considerar como mínimo los siguientes aspectos: 1. Establecimiento del tipo de garantías que se exigirán, que serán las establecidas en el Código Civil, Código de Comercio y Estatuto Tributario Nacional. 2. Condiciones para el otorgamiento de plazos para el pago, determinación de plazos posibles y de los criterios específicos para su otorgamiento, que en ningún caso superarán los cinco (5) años. 3. Obligatoriedad del establecimiento de cláusulas aceleratorias en caso de incumplimiento. Artículo 4°. Garantías a favor de la entidad pública. Las entidades públicas deberán incluir en su Reglamento Interno de Recaudo de Cartera los parámetros con base en los cuales se exigirán las garantías, de acuerdo con los siguientes criterios: 1. Monto de la obligación. 2. Tipo de acreencia.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

133


3. Criterios objetivos para calificar la capacidad de pago de los deudores. Parágrafo 1°. Las garantías que se constituyan a favor de la respectiva entidad, deben otorgarse de conformidad con las disposiciones legales y que deben cubrir suficientemente tanto el valor de la obligación principal como el de los intereses y sanciones en los casos a que haya lugar. Parágrafo 2°. Los costos que represente el otorgamiento de la garantía para la suscripción de la facilidad de pago, deben ser cubiertos por el deudor o el tercero que suscriba el acuerdo en su nombre. Parágrafo 3°. La regulación en el reglamento interno de cartera de cada entidad, para la procedencia de la facilidad de pago con garantía personal, debe tener como límite máximo el monto de la obligación establecido en el artículo 814 del Estatuto Tributario Nacional. Parágrafo 4°. La regulación en el reglamento interno de cartera de cada entidad, para la procedencia de la facilidad de pago sin garantías, debe satisfacer los supuestos establecidos en el artículo 814 del Estatuto Tributario Nacional. Artículo 5°. Procedimiento aplicable. Las entidades objeto de la Ley 1066 de 2006 aplicarán en su integridad, para ejercer el cobro coactivo, el procedimiento establecido por el Estatuto Tributario Nacional o el de las normas a que este Estatuto remita. Artículo 6°. Plazo. Dentro de los 2 meses siguientes a la vigencia del presente decreto, las entidades de que trata el artículo 1° de este decreto, deberán expedir su propio Reglamento Interno de Recaudo de Cartera en los términos aquí señalados. Sin perjuicio de la responsabilidad en que pueda incurrir el jefe o representante legal de la entidad en el caso de no expedición del reglamento de cartera en el plazo antes señalado, los procedimientos administrativos de cobro coactivo y el otorgamiento de facilidades de pago, se adelantarán conforme a lo previsto en el Estatuto Tributario Nacional. Artículo 7°. Determinación de la tasa de interés. Las obligaciones diferentes a impuestos, tasas y contribuciones fiscales y parafiscales continuarán aplicando las tasas de interés especiales previstas en el ordenamiento nacional.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

134


Artículo 8°. Vigencia y derogatorias. El presente decreto rige a partir de su publicación y deroga los artículos 7°, 8° y 9° del Decreto 1240 de 1979; el Decreto 2126, del 28 de julio de 1983 y demás disposiciones que le sean contrarias. Ley 734 de 2002. Por la cual se expide el Código Disciplinario Único Artículo 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público:

1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente.

Los deberes consignados en la Ley 190 de 1995 se integrarán a este código.

2. Cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea

encomendado y abstenerse de cualquier acto u omisión que cause la suspensión o perturbación injustificada de un servicio esencial, o que implique abuso indebido del cargo o función. Expresiones subrayadas declaradas EXEQUIBLES por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-030 de 2012

3. Formular, decidir oportunamente o ejecutar los planes de desarrollo y los

presupuestos, y cumplir las leyes y normas que regulan el manejo de los recursos económicos públicos, o afectos al servicio público.

Artículo 35. Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido: 7. Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a su cargo o la prestación del servicio a que está obligado. Descripción de la Situación ASSBASALUD E.S.E. no ha cumplido con la obligatoriedad de expedir el reglamento interno de cartera, de conformidad con la Ley 1066 de 2006 y especialmente lo establecido en el artículo 6° del decreto 4475 de 2006, y a falta de éste, tampoco viene agotando el procedimiento de cobro del estatuto tributario Nacional como lo ordena la misma Ley.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

135


Hasta la fecha la entidad no tiene un reglamento interno de cartera que soporte las distintas actuaciones para la gestión, discusión y cobro de la cartera propiedad de la entidad, esta carencia genera una cartera con peligros de prescripción que asciéndete la suma de $6.737.619.455.con corte a diciembre 31 de 2014 y que presenta una morosidad mayor a 360 días. Por tanto las actuaciones adelantadas en los procesos de aceptación de glosas, conciliación de glosas, conciliación de recobros carecen de fundamento para reflejar el adecuado manejo y gestión de la cartera a favor de ASSBASALUD E.S.E. Ley 1438 de 2011. Artículo 77. Saneamiento de cartera. El Gobierno Nacional, a partir de la vigencia de la presente ley, pondrá en marcha un Programa para el Saneamiento de cartera de las Empresas Sociales del Estado. Causa:

Desconocimiento de la normatividad vigente sobre el asunto.

Procedimientos inadecuados.

Debilidades de control que no permiten advertir oportunamente el problema.

Efecto:

La entidad se ve expuesta al deterioro o pérdida de recursos de manera injustificada.

Pérdida de ingresos potenciales.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Con el fin de dar claridad a la observación expuesta, nos permitimos manifestar que ASSBASALUD ESE, desde la vigencia 2004, mediante Resolución 1415 del 4 de febrero, estableció el procedimiento para el manejo, registro y control de la cuenta deudores. Importante manifestar que dicha resolución se encuentra vigente y que solo ameritaría ajustes acorde a la Ley 1066 de 2006 y su Decreto Reglamentario 4473 del 15 de diciembre de 2006, mediante un plan de mejoramiento. Por lo anterior solicitamos se replantee la presente observación, con el fin de ajustar el alcance establecido, se realizará el plan de mejoramiento pertinente. POSICION DE LA CONTRALORIA.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

136


El reglamento Interno de Cartera es un instrumento exigido por la Ley para respaldar las distintas gestiones de cada institución de acuerdo a sus características y condiciones frente a la cartera exigible, ASSBASALUD ESE ha expuesto su situación financiera por la inadecuada gestión administrativa realizada para expedir y aprobar los instrumentos de ley adecuados para garantizar la gestión de la cartera a favor de la institución, que por cierto es considerable, evitar su prescripción o incobrabilidad, ser más eficiente en su tratamiento y recaudo a fin de definir responsables con precisas facultades para su ejecución y los mecanismos adecuados que den certidumbre del efectivo recaudo y evitar el deterioro de la cartera y por ende la perdida de cuantiosos recursos que le pertenecen. Dado que es obligatoria su expedición, y que la entidad hasta la fecha no ha cumplido con su acatamiento, y tampoco hay evidencia que en ausencia del Reglamento Interno de Cartera esté aplicado el procedimiento Tributario Nacional, y que existe una pérdida progresiva y sistemática de recursos por la incobrabilidad de la cartera a favor de la Entidad, y que cada día se está incurriendo en causales de incobrabilidad y exigibilidad. De otra parte, es evidente la ineficiente gestión para la recuperación de la cartera morosa donde ASSBASALUD ESE no está cobrando intereses moratorios a sus deudores, generando un posible detrimento patrimonial por no cobrar los intereses que corresponden a quienes no las cancelen oportunamente sus obligaciones, pues es una obligación el cobro de los mismos, es decir, se deberán liquidar y pagar intereses moratorios a la tasa prevista en el Estatuto Tributario. La Ley 1066 de 20062, otorgó a las entidades y a los servidores públicos la facultad de establecer facilidades de pago que permitan la recuperación eficiente y ágil de la cartera pública morosa, pues su acumulación actúa en detrimento de la función pública y de los fines del Estado. Uno de los instrumentos concebidos por el legislador para garantizar este objetivo, es precisamente, la celebración de acuerdos de pago, que son manifestaciones de voluntad, dónde el deudor adquiere unos compromisos con la Administración y la entidad acreedora concede “facilidades de pago”. Si bien es cierto, la Ley 1066 de 2006 permite otorgar facilidades de pago a los deudores morosos que sean eficaces para normalizar la cartera pública, dichas facilidades no pueden ir hasta exonerar del pago de intereses moratorios que de

2 Sala de consulta y servicio civil- ce_1904_08



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

137


acuerdo con la ley se causan a partir del incumplimiento, ni pactar en su lugar intereses remuneratorios. La Contraloría General de Manizales conserva la configuración del hallazgo. 3.11. HALLAZGO ONCE ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCENCE

DISCIPLINARIO Y FISCAL. PAGO DE HORAS EXTRAS Y TRABAJO SUPLEMENTARIO SIN EL LLENO PREVIO DE LOS REQUISITOS MÍNIMOS EXIGIDOS.

Criterio: Decreto 1042 de Junio 7 de 1978. Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos de los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos y unidades administrativas especiales del orden nacional, se fijan las escalas de remuneración correspondientes a dichos empleos y se dictan otras disposiciones En cuanto al trabajo suplementario o de horas extras, esto es, el adicional a la jornada ordinaria de trabajo se autorizará y remunerará teniendo en cuenta ciertos requisitos exigidos en el Artículo 36 del Decreto 1042, De las horas extras diurnas. Cuando por razones especiales del servicio fuere necesario realizar trabajos en horas distintas de la jornada ordinaria de labor, el jefe del respectivo organismo o las personas en quienes este hubiere delegado tal atribución, autorizarán descanso compensatorio o pago de horas extras. El pago de horas extras o el reconocimiento del descanso compensatorio se sujetarán a los siguientes requisitos: a.- Deben existir razones especiales del servicio. b.- El trabajo suplementario deberá ser autorizado previamente por el jefe del organismo o por la persona en quien este hubiere delegado tal atribución, mediante comunicación escrita en la cual se especifiquen las actividades que hayan de desarrollarse. c.- El reconocimiento del tiempo de trabajo suplementario se hará por resolución motivada y se liquidará con los recargos respectivos. … d.- En ningún caso podrán pagarse más de 50 horas extras mensuales.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

138


Decreto 115 del 1996. Artículo 21. Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales, deberán contar con los certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos. Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los recursos no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos. En consecuencia, no se podrán contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible, con anticipación a la apertura del crédito adicional correspondiente, o con cargo a recursos del crédito cuyos contratos no se encuentren perfeccionados, o sin que cuenten con el concepto de la Dirección General de Crédito Público para comprometerlos antes de su perfeccionamiento, o sin la autorización para comprometer vigencias futuras por el Consejo Superior de Política Fiscal, Confis, o quien éste delegue. El funcionario que lo haga responderá personal y pecuniariamente de las obligaciones que se originen. Artículo 22. No se podrá tramitar o legalizar actos administrativos u obligaciones que afecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos legales o se configuren como hechos cumplidos. Los ordenadores de gastos responderán disciplinaria, fiscal y penalmente por incumplir lo establecido en esta norma. Acuerdo Municipal 189 de 1996. (Estatuto Orgánico de Presupuesto de Manizales) Artículo 118. Certificados de Disponibilidad. Descripción de la situación La entidad desconoce de manera sistemática los lineamientos y requisitos que debe agotar previamente para el reconocimiento y pago del trabajo suplementario y de horas extras, independientemente de la notoria necesidad, es evidente la falta de planeación y programación del trabajo suplementario, que por su magnitud debería ser una labor que goce de buena gestión en la entidad.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

139


No hay evidencia de las autorizaciones previas que dieron origen al alto número de horas extras reconocidas y pagadas en la vigencia. Tampoco se cumple el requisito previo de contar con la respectiva disponibilidad presupuestal para su otorgamiento y reconocimiento. En la vigencia objeto de la presente auditoría se generaron pagos por este concepto de la siguiente manera: Horas extras de funcionamiento por $2.889.825 lo que se constituye en un detrimento patrimonial para ASSBASALUD E.S.E. Causa:

Desconocimiento sistemático de la normatividad aplicable.

Inadecuada planeación de las jornadas de trabajo legales y del trabajo suplementario o por horas extras.

Efecto:

Realización de pagos sin el lleno de los requisitos legales o configurados como hechos cumplidos.

Responsabilidad personal y pecuniaria del funcionario que origina. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. ASSBASALUD ESE, ha pagado horas extras efectivamente laboradas a sus empleados, ello no configura Detrimento Patrimonial al Estado, toda vez que la Entidad se ha beneficiado de la labor. El Detrimento Patrimonial al Estado, se configura como la lesión al patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, inequitativa e inoportuna, que en términos generales no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contralorías.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

140


Dicho daño se podrá ocasionar por acción o por omisión de los servidores públicos o la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzca directamente o contribuya al detrimento del patrimonio público, situación que no se presenta en el caso concreto, toda vez que los pagos por dicho concepto realizado a los empleados, obedece a la contraprestación por servicios prestados en razón a la naturaleza del cargo y a los objetivos misionales de la Entidad. Si bien es cierto el Decreto Ley 1042 de 1978, establece el procedimiento para el pago de horas extras en el artículo 36, es importante aclarar que dichos lineamientos los establece para aquellos funcionarios que laboran en jornadas regulares de lunes a viernes hasta las 6:00 pm cumpliendo 44 horas semanales y en este orden, la norma establece un procedimiento para el pago de las horas adicionales que el trabajador realiza por fuera de las 44 horas semanales establecidas. Los empleados de ASSBASALUD a los cuales se les cancela horas extras o recargos dominicales y festivos son funcionarios que trabajan bajo el sistema de turnos que claramente lo establece el Decreto Ley 1042 de 1978, en su artículo 35º “De las jornadas mixtas. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales para los funcionarios que trabajen ordinariamente por el sistema de turnos, cuando las labores se desarrollen ordinaria o permanentemente en jornadas que incluyan horas diurnas y horas nocturnas, la parte del tiempo trabajado durante estas últimas se remunerará con el recargo del treinta y cinco por ciento, pero podrá compensarse con períodos de descanso”. Cuando por situaciones de orden administrativo o asistencial se generan horas extras, al nivel asistencial hasta el grado 19 se le podrá pagar horas extras, soportadas en el cuadro de turnos ejecutado durante el mes a liquidar. Es importante tener en cuenta que en ASSBASALUD E.S.E, no prima la eventualidad en la prestación de los servicios de los funcionarios de orden asistencial y los que dan apoyo a la gestión de las áreas misionales y por ello en los servicios de urgencias se debe trabajar bajo un sistema de turnos que permita prestar el servicio 24 horas al día y todos los días a la semana de manera eficaz. Desde el área de talento humano se planea el número de personas que deben prestar los servicios por medio del sistema de turnos desde el cargo de vigilante, pasando por los facturadores, auxiliares de enfermería, enfermeras, médicos, y todo el personal de apoyo logístico a la gestión para la prestación de los servicios de salud.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

141


Sería muy engorroso para un gerente, en su figura de nominador quien autorizara el pago de horas extras en la entidad, ante situaciones de dinámica recurrente Ejem: conductor que termina su turno a las 7pm corrido de 12horas, pero que en el momento de la entrega de turno se encuentra en otra entidad de salud, acompañando un paciente para la toma de un rayos x, y lo demoran tres horas más de su turno, para entregar el paciente nuevamente en una de las clínicas de ASSBASALUD, generando horas extras, que se esté buscando un gerente para autorizar estas tres horas extras adicionales, y posterior solicitar una disponibilidad y pagarlas por resolución motivada. Como éste caso que es pan de cada día, le suceden a los facturadores, auxiliares de enfermería, que por situaciones expresas del servicio no pueden entregar inmediatamente el turno. Se generan también las novedades de personal como incapacidades médicas, capacitaciones, otros, que se cubren estas novedades con los mismos funcionarios que hacen parte del cuadro de turnos, ya que son novedades muy cortas, que es preferible que se cubran entre ellos, que traer una persona ajena a la entidad, que mientras se capacitan se pasa el tiempo de cubrir la novedad, y no siempre el supernumerario que se tiene para éste tipo de situaciones, alcanza a cubrir todas las que se presentan, por ser un gran número de personas que trabajan bajo el sistema de turnos. Adicionalmente no se puede hablar de detrimento patrimonial, teniendo en cuenta el artículo 6 de la ley 610 de 2000 donde dice: Daño patrimonial al Estado.-“ Para efectos de ésta ley se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio detrimento, pérdida o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado” teniendo en cuenta este significado, la entidad pagó un servicio a unos funcionarios que ejecutaron una labor u oficio al servicio de los pacientes que ingresaron a la entidad, y que está soportada en los cuadros de turnos previamente autorizados, por la líder de gestión humana y para el pago por los jefes de los servicios de urgencias, quienes dan fe que los funcionarios realizaron su labor. Adicionalmente, con esto se prueba que si existe una planeación del talento humano por parte del área de gestión del talento humano. Y también se puede demostrar que durante la vigencia del 2014 hubo una disponibilidad y registro presupuestal para el pago de estas horas extras ejecutadas por los empleados, mes a mes, y que de acuerdo a la planeación de los turnos se cancelaron los recargos, dominicales, festivos y horas extras. No se puede hablar de desconocimiento de la norma y mucho menos de falta de planeación del servicio, porque existe claramente los cuadros de turnos que de



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

142


acuerdo a la oferta de servicios se tiene establecido cuantas personas se requieren en un servicio para la prestación del mismo y se cuenta con una planeación en el presupuesto por parte del área financiera, el costo de los



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

143


recargos, dominicales, festivos y horas extras que se deben cancelar en cada vigencia a éste grupo de personas. Ahora bien, si bien es cierto el procedimiento del pago de las horas extras no es el descrito en la norma, también hay que evidenciar que de allí no devienen irregularidades en los procedimientos implementados en nuestro sistema, por cuanto el pago nominal de horas extras se justifica por medio de diferentes soportes que permiten determinar cuántas son utilizadas por los funcionarios de ASSBASALUD y así reconocer el trabajo adicional que efectúen sin generar gastos por fuera de lo presupuestado en el año, y en este aspecto vale enfatizar que siempre por parte de la entidad se ha dado prioridad al bienestar de los funcionarios y al reconocimiento sin excepción de sus derechos, circunstancia de preferencia para nosotros, a no hacerlo ante la no existencia de resoluciones ininteligibles que entorpecen los procesos misionales. El consejo de Estado mediante providencia con número radicado 25000-23-25-000-1998-05402-01 (2499-04) estableció lo siguiente: “…Tampoco preciso en vía gubernativa ni en la judicial, las fechas respecto de las cuales reclama el reconocimiento de tiempo suplementario ni trajo al expediente las pruebas de esta afirmación, pues si se trataba de labores en tiempo suplementario, debió sujetarse a las previsiones de la normatividad antes señalada, es decir, debió mediar la autorización, como ya se dijo, de lo cual no existe constancia ni prueba alguna, amén de que para tener derecho a las horas extras reglamentarias por el decreto 1042 de 1978, la empleada debía pertenecer al nivel técnico hasta el grado 09 o al nivel asistencial hasta el grado 19…” De acuerdo con lo anterior la entidad dadas las actividades que en ella se desempeñan, prevé que en el desarrollo de los turnos haya una extensión en el horario y por ende se torne suplementario, por ello los funcionarios cuentan con la autorización para que dada las circunstancia preste la labor hasta su culminación, del mismo modo pertenecen al nivel técnico y asistencial de allí que Assbasalud los tiene que remunerar sin dilaciones injustificadas como la expedición de resoluciones cuando finalmente existen los soportes adecuados para su cálculo mensual. Por lo anteriormente expuesto, se solicita, no se de alcance a la observación del informe teniendo en cuenta que las horas extras generadas en la entidad ASSBASALUD, obedecen claramente a la prestación del servicio, que sus funcionarios trabajan bajo un sistema de turnos, que conlleva al pago de las mismas, y que los operarios de apoyo logístico que realizan labores



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

144


suplementarias a las de su jornada de trabajo lo hacen para cubrir necesidades urgentes en los servicios donde se prestan los servicios de urgencias, hospitalización y partos. Que se convierte en una necesidad que se debe resolver inmediatamente porque puede afectar la prestación de los servicios de salud y una adecuada atención a los usuarios. Además el legislador deja abierta la operatividad del trabajo en el sistema de turnos, precisamente por ser una labor de resultado inmediato el cual no puede tener tropiezos de orden administrativo, como la realización de resoluciones o actos administrativos previos o posteriores. POSICION DE LA CONTRALORIA Es claro de acuerdo a lo expuesto por la Entidad objeto de control en su respuesta, que la necesidad de laborar horas extras y trabajo suplementario en la Entidad es permanente y recurrente dado las características de los servicios que presta y las condiciones de trabajo del personal vinculado para atender los servicios. A pesar de optimizar la jornada laboral se presentan casos en los que es necesario autorizar el reconocimiento y pago de horas extras laboradas por el personal. Ésta situación, es más que suficiente para que ASSBASALUD ESE a través del funcionario o área competente tenga claramente analizada la situación “pago de horas extras” anualmente, y realice los trámites previos exigidos por la amplia normatividad que versa sobre dicho asunto, para prever la autorización, reconocimiento y pago de horas extras, adecuando su trámite al interior de la entidad, para no incurrir en el pago de hechos cumplidos a pesar de ser legalmente exigibles por quien labora las horas extras. Lo que se debe corregir es la práctica que hace curso en la entidad es que primero se laboran las horas extras y luego se legalización administrativa, presupuestal y financieramente, incurriendo en el pago de hechos cumplidos que claramente pudieron haberse previsto y tramitado de conformidad con la norma que rige el asunto. En tal sentido, se mantiene la configuración del hallazgo por parte de la Contraloría General de Manizales.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

145


3.12. HALLAZGO DOCE ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE DISCIPLINARIO Y FISCAL. DESACATO DE LA NORMATIVIDAD LEGAL EXPEDIDA POR EL COMFIS.

Criterio DECRETO 111 DE 1996. ARTÍCULO 26. Son funciones del Confis: 1. Aprobar, modificar y evaluar el plan financiero del sector público, previa su presentación al Conpes y ordenar las medidas para su estricto cumplimiento. 2. Analizar y conceptuar sobre las implicaciones fiscales del plan operativo anual de inversiones previa presentación al Conpes. 3. Determinar las metas financieras para la elaboración del programa anual mensualizado de caja del sector público. 4. Aprobar y modificar, mediante resolución, los presupuestos de ingresos y gastos de las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta con el régimen de aquéllas dedicadas a actividades no financieras, previa consulta con el ministerio respectivo. 5. Las demás que establezca la ley orgánica de presupuesto, sus reglamentos o las leyes anuales de presupuesto.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

146




Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

147


EL Acuerdo 0834 Diciembre 18 de 2013, "Establece en el numeral 22 del artículo 3° la prohibición de compensar vacaciones en dinero. Así:

Decreto 115 de 1996. Artículo 21. Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales, deberán contar con los certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos. Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los recursos no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos. En consecuencia, no se podrán contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible, con anticipación a la apertura del crédito adicional correspondiente, o con cargo a recursos del crédito cuyos contratos no se encuentren perfeccionados, o sin que cuenten con el concepto de la Dirección General de Crédito Público para comprometerlos antes de su perfeccionamiento, o sin la autorización para comprometer vigencias futuras por el Consejo Superior de Política Fiscal, Confis, o quien éste delegue. El funcionario que lo haga responderá personal y pecuniariamente de las obligaciones que se originen. Artículo 22. No se podrá tramitar o legalizar actos administrativos u obligaciones que afecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos legales o se configuren como hechos cumplidos. Los ordenadores de gastos responderán disciplinaria, fiscal y penalmente por incumplir lo establecido en esta norma. Descripción de la situación La entidad reconoció y efectuó el pago de compensaciones en dinero de vacaciones a pesar de encontrarse expresamente prohibido por las normas de



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

148


presupuesto de orden Municipal aplicables a la entidad en virtud de lo establecido en el artículo 5° del Decreto 111 de 1996 y artículo 11 de la Ley 225/1995). Generando pagos en el 2014 $3.923.657 por la vigencia de 2013 y en el 2015 $3.504.307 correspondiente a la vigencia 2014, para presunto detrimento fiscal de $7.427.964, así mismo, revisado el presupuesto se evidencio la falta de un rubro presupuestal que permita registrar presupuestalmente estas operaciones. Causa:

Desacato de la normatividad local frente a la prohibición de compensar vacaciones en dinero

Efecto:

Realización de compromisos y gastos expresamente prohibidos para la entidad.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Existe una interpretación errada del artículo 3º del Acuerdo 834 del 18 de diciembre de 2013, “por medio del cual se aprueba el presupuesto general del Municipio de Manizales para la vigencia fiscal del año 2014”, el cual establece: “Las disposiciones generales rigen para el Presupuesto General de la Administración Municipal de Manizales que cobija la Administración Central, los órganos de control, los establecimientos públicos del orden municipal y los fondos de servicio educativo. IGUALMENTE PARA LAS EMPRESAS SOCIALES, LAS EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES, LAS SOCIEDADES DE ECONOMIA MIXTA CON EL REGIMEN DE AQUELLAS”. Si bien es cierto dicho acuerdo prohíbe la cancelación de compensación de vacaciones, reconoce a punto seguido que las empresas sociales del estado, pueden tener un régimen especial para algunas situaciones, como las establecidas en el literal a) del artículo 20 del Decreto 1045 de 1978, esto es, “cuando el jefe del respectivo organismo así lo estime necesario para evitar perjuicios en el servicio público, evento en el cual solo puede autorizar la compensación en dinero de las vacaciones correspondientes a un año”. El inciso segundo del artículo 1º de la Resolución 039 del 20 de diciembre de 2013 expedida por el COMFIS, “por medio de la cual se aprueba el presupuesto de ingresos y gastos de ASSBASALUD ESE para la vigencia fiscal del 2014”,



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

149


establece: ”Las disposiciones generales aplicables serán las mismas contenidas en el Acuerdo 834 del 18 de diciembre de 2013”, es decir las disposiciones que no tengan norma que las supere y que permitan generar las operaciones de pago y compensación de vacaciones; queriendo decir esto, que la compensación de vacaciones no es permitida por las normas expedidas por el municipio de Manizales, pero para las empresas sociales existe una norma expresa que lo permite, y en tal sentido un Acuerdo Municipal no puede superar un Decreto de orden nacional. Por lo anterior solicitamos reconsiderar la presente observación. POSICION DE LA CONTRALORIA. ASSBASALUD ESE, debe regirse en materia presupuestal por las disposiciones que dicte en dicho sentido la Entidad territorial ( Municipio de Manizales) Acuerdo 189 de 1996, Acuerdo 307 de Agosto 21 de 1997. EL COMFIS al aprobar el presupuesto de ASSBASALUD ESE para el año 2014, estableció la obligatoriedad de acogerse en materia de disposiciones generales a lo establecido en el Acuerdo Municipal 834 del 18 de diciembre de 2013, “por medio del cual se aprueba el presupuesto general del Municipio de Manizales para la vigencia fiscal del año 2014”. El cual estableció entre otros lo siguiente:

Es decir, esas disposiciones también le eran aplicables a ASSBASALUD ESE, y fueron desatendidas abiertamente al reconocer y pagar compensación de vacaciones, como se evidenció en el desarrollo de la auditoria y que fue objeto de observación por parte del equipo auditor. Por su naturaleza las vacaciones de conformidad con el artículo 53 de la Constitución Nacional, establece como una de las garantías fundamentales de los trabajadores, el derecho al descanso y una de las formas lo constituyen las vacaciones, cuya finalidad esencial es que quien vende su fuerza laboral, recupere las energías que gasta en la actividad diaria que desarrolla y de esa manera se preserve su capacidad de trabajo lo cual resulta indispensable.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

150


Conllevan como finalidad primordial procurar por medio del descanso la recuperación física y mental del servidor público, para que éste regrese a sus labores en la plenitud de sus capacidades y pueda contribuir eficazmente al incremento de la productividad del correspondiente organismo o entidad.3 Así mismo, permitir la compensación en dinero de las vacaciones además de estar prohibido en el Municipio de Manizales y en sus entidades descentralizadas por el honorable concejo Municipal en el Acuerdo 834 de 2013, también se constituye en una práctica que expone a la entidad en riesgos de diferente índole para hacer efectivas las garantías ante las aseguradoras que ven como un indicio de riesgo previsible y discutible el hecho que una entidad mantenga de manera ininterrumpida a un trabajador sin disfrutar de su descanso remunerado, es más, el descanso remunerado además de ser un derecho del trabajador es una obligación irrenunciable de las partes. Dado que la respuesta no es acogida por el equipo auditor, se mantiene la configuración del hallazgo. 3.13. HALLAZGO 13 ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE

DISCIPLINARIO. COMPROMETER VIGENCIAS FUTURAS VIGENCIAS FUTURAS SIN EL LLENO DE REQUISITOS.

Criterio: LEY 819 DE 2003 Artículo 10. Vigencias futuras ordinarias. El artículo 9º de la Ley 179 de 1994 quedará así: El Comfis podrá autorizar la asunción de obligaciones que afecten presupuestos de vigencias futuras cuando su ejecución se inicie con presupuesto de la vigencia en curso y el objeto del compromiso se lleve a cabo en cada una de ellas siempre y cuando se cumpla que: a) El monto máximo de vigencias futuras, el plazo y las condiciones de las mismas consulte las metas plurianuales del Marco Fiscal de Mediano Plazo de que trata el artículo 1º de esta ley;

3 DAFP-Cartilla-Laboral-funcionarios-publicos.pdf



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

151


b) Como mínimo, de las vigencias futuras que se soliciten se deberá contar con apropiación del quince por ciento (15%) en la vigencia fiscal en la que estas sean autorizadas; c) Cuando se trate de proyectos de inversión nacional deberá obtenerse el concepto previo y favorable del Departamento Nacional de Planeación y del Ministerio del ramo. La autorización por parte del Comfis para comprometer presupuesto con cargo a vigencias futuras no podrá superar el respectivo período de gobierno. Se exceptúan los proyectos de gastos de inversión en aquellos casos en que el Conpes previamente los declare de importancia estratégica. ACUERDO MUNICIPAL NO. 307 DE 1997 EN SU ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO INCORPORÓ

EL RÉGIMEN DE PRESUPUESTO DE LAS EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL

MUNICIPIO. ARTÍCULO. 108. VIGENCIAS FUTURAS El COMFIS, o quine éste delegue, podrá autorizar la asunción de obligaciones que afecten presupuestos de vigencias futuras, cuando su ejecución se inicie con presupuesto de la vigencia en curso. Decreto 115 de 1996. Artículo 4. Anualidad. El año fiscal comienza el 1 de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción. Artículo 11. Adicionado por el art. 1, Decreto Nacional 4336 de 2004. El Consejo Superior de Política Fiscal, Comfis, o quien éste delegue, previo concepto técnico-económico del Ministerio respectivo, podrá autorizar la asunción de obligaciones que afecten presupuestos de vigencias futuras, cuando su ejecución se inicie con presupuesto de la vigencia en curso.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

152


Artículo 21. Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales, deberán contar con los certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos. Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los recursos no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos. En consecuencia, no se podrán contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible, con anticipación a la apertura del crédito adicional correspondiente, o con cargo a recursos del crédito cuyos contratos no se encuentren perfeccionados, o sin que cuenten con el concepto de la Dirección General de Crédito Público para comprometerlos antes de su perfeccionamiento, o sin la autorización para comprometer vigencias futuras por el Consejo Superior de Política Fiscal, Comfis, o quien éste delegue. El funcionario que lo haga responderá personal y pecuniariamente de las obligaciones que se originen. Artículo 22. No se podrá tramitar o legalizar actos administrativos u obligaciones que afecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos legales o se configuren como hechos cumplidos. Los ordenadores de gastos responderán disciplinaria, fiscal y penalmente por incumplir lo establecido en esta norma. Ley 734 de 2002, Artículo 48 numeral 22: “Asumir compromisos sobre apropiaciones presupuestales inexistentes o en exceso del saldo disponible de apropiación o que afecten vigencias futuras sin contar con autorizaciones pertinentes”

Descripción de la situación La institución auditada, dentro de la vigencia 2014, comprometió recursos mediante contrataciones por valor de $580.188.301, que debió ser atendida como vigencias futuras ya que el objeto del gasto no se desarrolló durante el año en que se comprometieron sino que correspondían al valor proporcional de la vigencia 2015. Esta situación riñe abiertamente con los principios presupuestales que debe aplicar ASSBASALUD E.S.E. en el manejo de los recursos de la entidad.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

153


No se están acatando las normas tendientes a conservar la responsabilidad y transparencia fiscal de la entidad, ya que se está desconociendo de manera tajante lo establecido por la Ley 819 de 2003 y demás normas concordantes para la programación presupuestal y la asunción de compromisos que exceden la vigencia fiscal para la cual se aprueba el respectivo presupuesto. No Hay dentro de la práctica presupuestal de ASSBASALUD E.S.E. una adecuada programación de los gastos, no se gestionan las autorizaciones para comprometer vigencias futuras y se adquieren compromisos que trascienden la vigencia. Éste hecho vulnera abiertamente el principio presupuestal de anualidad establecido en el artículo 4 y 11 del Decreto 115 de 1996, y lo establecido la Ley 819 de 2003, generando una posible responsabilidad disciplinaria enmarcada en el numeral 22 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002. Causa:

Debilidades y desconocimiento del ordenamiento legal aplicable a la entidad para la programación y ejecución de los gastos de la entidad

insuficiente control y vigilancia por parte del COMFIS, Secretaría de Hacienda y de la Junta Directiva en la aprobación y ejecución de los gastos de la entidad.

Desconocimiento de los principios presupuestales en la programación de los gastos de la entidad.

Efecto:

Inadecuada programación y Ejecución de los gastos de la entidad dentro de la vigencia programada

Generación de rezagos presupuestales que desbordan la vigencia.

Asunción de compromisos sin el lleno de los requisitos, es decir, sin la autorización previa ya que pertenecen a vigencias futuras.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Las apropiaciones presupuestales si tienen fundamento por cuanto están respaldando servicios esenciales que no se pueden suspender, toda vez que van directamente ligados a la actividad misional de rango constitucional, como lo es la prestación de servicios de salud. No obstante lo anterior, en la presente vigencia fiscal, la entidad tiene estimado constituir dichas vigencias, por lo tanto solicitamos reconsiderar el alcance de la presente observación a la elaboración de plan de mejoramiento.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

154


POSICION DE LA CONTRALORIA. Dado que la ASSBASALUD ESE presta servicios que son de constante atención y debe permanecer con disponibilidad de atención se ve en la obligación de contar con la autorización previa para comprometer vigencias futuras, ya que no puede parar la prestación de sus servicios. Esto lo obliga a hacer una adecuada programación de sus gastos, respetando los principios presupuestales para la correcta ejecución de los mismos en cada vigencia, y tramitar las autorizaciones previas necesarias cuando se trate de gastos que trascienden la vigencia fiscal y no incurrir en prácticas prohibidas que vienen siendo restringidas y a todo nivel de gobierno, obligando a la responsabilidad y transparencia fiscal en el sector público. La Contraloría General de Manizales, mantiene el hallazgo

3.14. HALLAZGO 14 ADMINISTRATIVO. CON PRESUNTO ALCANCE DISCIPLINARIO. INADECUADA ESTRUCTURACIÓN Y REALIZACIÓN DEL PROCESO DE AFECTACIÓN PRESUPUESTAL EN LA ENTIDAD.

Criterio Resolución 036 de 1998: Auditoría General de la República. Instructivo de Rendición de Cuentas Formatos AGR- Contralorías.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

155


http://www.chip.gov.co/AyudaWEB/ManualCGR/MANUAL_PARA_EL_REGISTRO_DE_CONTABILIDAD_PRESUPUESTAL_PUBLICA_20-10-10.pdf El artículo 48 de la Ley 734 de 2002 dice que son faltas gravísimas las siguientes: … “26. No llevar en debida forma los libros de registro de la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, ni los de contabilidad financiera.”

Descripción de la situación Una vez revisados durante el proceso auditor los registros presupuestales se pudo evidenciar que el sistema de información de este factor utilizado por ASSBASALUD E.S.E. no cumple con los parámetros necesarios para reflejar el estado real del presupuesto en un momento o fecha de corte determinado, generando inconsistencias en la información que posteriormente pueden llevar a la

http://www.chip.gov.co/AyudaWEB/ManualCGR/MANUAL_PARA_EL_REGISTRO_DE_CONTABILIDAD_PRESUPUESTAL_PUBLICA_20-10-10.pdf

http://www.chip.gov.co/AyudaWEB/ManualCGR/MANUAL_PARA_EL_REGISTRO_DE_CONTABILIDAD_PRESUPUESTAL_PUBLICA_20-10-10.pdf



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

156


toma de decisiones equivocadas que afecten el desempeño económico de la entidad.

Causa: Falta de compromiso del área financiera por ajustar los procesos presupuestales

No hay retroalimentación ni procesos de mejora continua en el manejo de presupuestal de la entidad.

Inexistencia de Seguimiento Financiero del Presupuesto para realizar la programación y la ejecución presupuestal

Efecto Inadecuado manejo presupuestal

RESPUESTA DE LA ENTIDAD. El sistema de información presupuestal tiene debilidades las cuales han sido debidamente socializadas al interior de la Entidad; nuestra oficina de sistemas creo la aplicación existente y en tal sentido se iniciarán las gestiones que sean pertinentes para lograr mayor efectividad y oportunidad en la información relacionada en la auditoría, con el ánimo de contrarrestar las dificultades que puedan afectar dicha información. POSICION DE LA CONTRALORIA Los reportes de ejecución presupuestal de Gastos ASSBASALUD ESE, no contempla dentro de su estructura las partidas de apropiación disponibles a la fecha de corte y tampoco lleva un registro de las Obligaciones, lo que se constituye en una deficiencia y debilidad ya que no llevan en debida forma la contabilidad presupuestal de la entidad. La entidad no tiene control presupuestal de las Obligaciones a su cargo:

Obligación: Se entiende por obligación exigible de pago el monto adeudado por el ente público como consecuencia del perfeccionamiento y cumplimiento – total o parcial - de los compromisos adquiridos, equivalente al valor de los bienes recibidos, servicios prestados y demás exigibilidades pendientes de pago, incluidos los anticipos no pagados que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de contratación administrativa.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

157


No es identificable dentro del manejo presupuestal de ASSBASALUD ESE cuales de las cuentas por pagar constituidas al cierre de la Vigencia corresponden a un compromiso pendiente o a una obligación exigible. Independientemente que de conformidad con lo establecido en el artículo 13 del Decreto 115 de 1996, de la no existencia de reservas presupuestales es necesario llevar el control de cuales son compromisos y cuales son obligaciones pendientes de pago en la Tesorería de la Entidad. La no inclusión de las obligaciones dentro del estado presupuestal de la entidad, altera la información reportada del total de compromisos y pagos a una fecha determinada (corte), ya que los pagos se registran en el presupuesto de manera manual, y es apenas en ese momento cuando se disminuye el monto de los compromisos. La contraloría General de Manizales, se ratifica en la observación y por en en la constitución del hallazgo.

3.15. HALLAZGO 15 ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE DISCIPLINARIO. GENERACIÓN DE DÉFICIT PRESUPUESTAL Y DÉFICIT DE TESORERÍA.

Criterio Decreto 115 15 de 1996. Artículo 28. El Consejo Superior de Política Fiscal, Confis, o quien éste delegue podrá suspender, reducir o modificar el presupuesto cuando la Dirección General del Presupuesto Nacional estime que los recaudos del año pueden ser inferiores al total de los gastos presupuestados; o cuando no se perfeccionen los recursos del crédito; o cuando la coherencia macroeconómica así lo exija; o cuando el Departamento Nacional de Planeación lo determine, de acuerdo con los niveles de ejecución de la inversión. Ley 734 de 2002. Artículo 48. Faltas gravísima. Son faltas gravísimas las siguientes: 24. No incluir en el presupuesto las apropiaciones necesarias y suficientes, cuando exista la posibilidad, para cubrir el déficit fiscal, servir la deuda pública y atender debidamente el pago de sentencias, créditos judicialmente reconocidos, laudos arbitrales, conciliaciones y servicios públicos domiciliarios.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

158


25. No adoptar las acciones establecidas en el estatuto orgánico del presupuesto, cuando las apropiaciones de gasto sean superiores al recaudo efectivo de los ingresos.

Descripción de la situación La institución presente un déficit presupuestal $2.211.654.947 y un déficit de tesorería de $313.471.93381 que demandan mayor atención y la fijación de estrategias de responsabilidad fiscal conducentes a contrarrestar ésta situación en la institución. Así mismo, al realizar la confrontación de saldos entre recaudos versos pagos efectivos de la vigencia, el saldo en bancos difiere de dicho cálculo por lo que es necesario que ASSBASALUD E.S.E. explique ésta situación. Causa:

Incumplimiento de disposiciones generales.

Control inadecuado de recursos.

Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo. Efecto:

Riesgos financieros.

Riesgos de la Permanencia de la entidad.

incorrecta incorporación de recursos a la Disponibilidad Final.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Si bien es cierto la entidad cerró la vigencia fiscal del año 2014 con déficit presupuestal y de tesorería, dada la situación actual del sector salud en Colombia, donde los prestadores de servicios de salud deben cumplir su obligación constitucional de asegurar los recursos para un adecuado funcionamiento, ASSBASALUD ESE, en un 80% depende de la venta de servicios de salud a las Administradoras del Régimen Subsidiado de Salud, mediante la suscripción de contratos bajo la modalidad de capitación, de los cuales se genera pago anticipado el cual llega a la entidad a través del mecanismo de giro directo, pero que la mayoría de oportunidades dicho valor girado no refleja lo efectivamente cobrado y presupuestado por la Entidad. Dicha dificultad obedece a que las EPS, en la administración de las bases de datos, suben al sistema de pagos por giro directo, la cifra que ellos consideren relacionada con la información reportada en dichas bases informativas, la que regularmente es inferior a la cifra real de usuarios, situación ésta que hace



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

159


presentar dificultades en el flujo de caja y por ende déficit de tesorería en ASSBASALUD E.S.E. En cuanto a la parte presupuestal la entidad viene afrontando la sostenibilidad de una oferta de servicios que es muy onerosa sostener pero que por el beneficio social que ello reporta, se debe mantener; esta situación ha sido analizada y presentada para su análisis ante las administraciones municipales y juntas directivas en años anteriores, quienes de manera efectiva han apoyado la entidad, como es el caso del convenio administrativo para la sostenibilidad institucional suscrito entre la Alcaldía de Manizales y ASSBASALUD ESE, por ser este último responsabilidad del municipio. Importante aclarar que el presupuesto de gastos de ASSBASALUD ESE, contiene únicamente los gastos necesarios para su funcionamiento como son los gastos de personal de planta, los gastos generales mínimos tanto administrativos como operativos, transferencias corrientes de ley, gastos de operación comercial, requeridos para la prestación del servicio, y los gastos de inversión y las apropiaciones que permiten mantener el personal para ejecutar los planes, proyectos y programas que la entidad desarrolla con el fin de cumplir su cometido estatal; es decir, nuestro presupuesto se torna insuficiente para la renovación tecnológica y adecuación estructural, así como para dar cumplimiento a las normas de calidad; es por ello que en la Entidad se trabaja con lo básico y se hace necesario gestionar apoyo con proyectos externos. Importante manifestar hoy, que a pesar de que la entidad solo presupuesta lo mínimo para funcionar, queda aún en déficit presupuestal, debido a la sobre oferta de servicios existentes, la entrada en vigencia del sistema de movilidad que disminuyó la base de datos, y la perversidad de las contrataciones que las EPS, pues estas administradora con fundamento en el nuevo POS cada vez exigen más servicios por menor valor capitado; es por ello que ASSBASALUD E.S.E, en cada vigencia analiza su situación financiera y toma medidas austeras con el fin de disminuir dicho déficit. Según lo expuesto solicitamos entonces sea reconsiderada la presente observación POSICION DE LA CONTRALORIA. La contraloría se mantiene en la observación que determina la presencia de déficit en la entidad y la débil actuación para evitar la presencia de los mismos,



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

160


ASSBASALUD ESE, tampoco resuelve en su respuesta el tratamiento dado a los recaudos de la entidad versus sus pagos, ya que saldo en bancos difiere del valor calculado. La entidad no registra acciones que conlleven a evitar la presencia de déficit, por el contrario ejecutó acciones que incrementaron el déficit al hacer una inapropiada estimación de sus ingresos, realizo adiciones sobre ingresos inciertos aumentando paralelamente los gastos con éstas adiciones, tampoco, tomaron medidas de corte presupuestal establecidas por la normatividad que rige el asunto como reducciones y/o aplazamientos ya que los ingresos no se estaban logrando como fueron previstos, conllevando a que se generen déficit al cierre de la vigencia 2014, tanto en el presupuesto como en la tesorería. En éste caso, el COMFIS, la JUNTA DIRECTIVA ni la SECRETARÏA DE HACIENDA tampoco actuaron de conformidad con sus obligaciones derivadas del Acuerdo Municipal 189 de 1996 y el Acuerdo 307 de 1997 para dar lineamientos e instrucciones a las entidades descentralizadas para tomar medidas apropiadas cuando los gastos superan los ingresos que obtiene la entidad. La Contraloría Municipal se ratifica en la observación y por ende constituye el hallazgo. 3.16. HALLAZGO 16 ADMINISTRATIVO INDEBIDA CONTRATACIÓN DE

PRESTACIÓN DE SERVICIOS VS PRINCIPIO DEL CONTRATO REALIDAD

Criterios. CONSTITUCIÓN POLÍTICA NACIONAL CAPITULO 5. DE LA FUNCION ADMINISTRATIVA ARTÍCULO 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se

desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de

funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

161


LEY 1437 DE 2011 Artículo 3°. Principios. “Todas las autoridades deberán interpretar y aplicar las

disposiciones que regulan las actuaciones y procedimientos administrativos a la luz de los principios consagrados en la Constitución Política, en la Parte Primera de este Código y en las

leyes especiales.” LEY 100 DE 1993. “ ARTÍCULO. 195.-Régimen jurídico. Las empresas sociales de salud se someterán al siguiente régimen jurídico: ... ...

6. En materia contractual se regirá por el derecho privado, pero podrá discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes previstas en el estatuto general de contratación de la administración pública.

Fallo 1187 de 2012 del Consejo de Estado Manifiesta CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS – Principio de la realidad sobre las formalidades. Relación laboral “La Sala ha venido expresando que el contrato de

prestación de servicios no puede constituirse en un instrumento para desconocer los derechos laborales y conforme a ello, en aras de hacer triunfar la relación laboral sobre las formas que pretendan ocultarla, es dable acudir a los principios constitucionales del artículo 53 de la C.P. que contempla la primacía de la realidad sobre las formalidades establecidas por los sujetos de las relaciones laborales y la irrenunciabilidad a los beneficios mínimos establecidos en las normas, con la finalidad de exigir la especial protección en igualdad de condiciones a quienes realizan la misma función pero en calidad de servidores públicos”.

Sentencia C-614/09 RELACION LABORAL Y CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS-Criterios que delimitan y definen los conceptos y sus elementos “La jurisprudencia colombiana permite establecer algunos criterios que definen el concepto de función permanente como elemento, que sumado a la prestación de servicios personales, subordinación y salario, resulta determinante para delimitar el campo de la relación laboral y el de la prestación de servicios. Son estos: i) Criterio funcional, esto es, si la función contratada está referida a las que usualmente debe adelantar la entidad pública, en los términos señalados en el reglamento, la ley y la Constitución, será de aquellas que debe ejecutarse mediante vínculo laboral; ii) Criterio de igualdad: Si las labores desarrolladas son las mismas que las de los servidores públicos vinculados en planta de personal de la entidad y, además se cumplen los tres elementos de la relación laboral, debe acudirse a la relación legal y reglamentaria o al contrato laboral y no a la contratación pública; iii) Criterio temporal o de la habitualidad: si las funciones contratadas se asemejan a la constancia o cotidianidad, que conlleva el cumplimiento de un horario de trabajo o la realización frecuente de la labor, surge una relación laboral y no contractual, o sea que si se suscriben órdenes de trabajo sucesivas, que muestra el indiscutible ánimo de la administración por emplear de modo permanente y continuo los servicios de una misma persona, y no se trata de una relación o vinculo de tipo ocasional o esporádico, es lógico concluir que nos referimos a una verdadera relación laboral; iv) Criterio de la excepcionalidad: si la tarea acordada corresponde a actividades nuevas y éstas no pueden ser desarrolladas con el personal de planta o se requieren conocimientos especializados o de actividades que, de manera transitoria, resulte necesario redistribuir por excesivo recargo laboral para el personal de planta, puede acudirse a la contratación pública; pero si la gestión contratada equivale al giro normal de los negocios de una empresa debe corresponder a una relación laboral y no puramente contractual; v) Criterio de la continuidad: si la vinculación se realizó mediante contratos sucesivos de prestación de servicios pero para desempeñar funciones del giro ordinario de la administración, esto es, para desempeñar funciones de carácter permanente, la verdadera relación existente es de tipo laboral.”



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

162


DECRETO EXTRAORDINARIO N° 234 ARTÍCULO 11: FUNCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA: Son funciones de la Junta Directiva de ASSBASALUD E.S.E., EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO, sin perjuicio de las asignadas por la ley u otras disposiciones legales, las siguientes:... 1. Expedir, adicionar y reformar el estatuto interno de la Empresa 6. Aprobar la planta de personal y sus modificaciones, para su posterior adopción por la autoridad competente 20. En general, la Junta Directiva es competente para tomar todas las decisiones que tiendan a la realización del objeto de la Entidad conforme a las normas legales vigentes.

ARTÍCULO 15: DE LAS FUNCIONES DEL GERENTE DE ASSBASALUD E.S.E., EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO: Son funciones del Gerente, además de las definidas en la ley, o acuerdos, las siguientes: 1. Dirigir la Empresa, manteniendo la unidad de procedimientos e intereses

en torno a la misión y objetivos de la misma. 10. Velar por la utilización eficiente de los recursos humanos, técnicos y

financieros de la Entidad y por el cumplimiento de las metas y programas aprobados por la Junta Directiva de la Empresa

12. Presentar a la Junta Directiva el proyecto de planta de personal LEY 734 DE 2002. Artículo 48. Faltas gravísimas. Son faltas gravísimas las siguientes: ...29. “Celebrar contrato de prestación de servicios cuyo objeto sea el cumplimiento de funciones

públicas o administrativas que requieran dedicación de tiempo completo e impliquen subordinación y ausencia de autonomía respecto del contratista, salvo las excepciones legales.” Numeral declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-094 de 2003

Descripción de la situación.

Para la vigencia del 2014, la entidad celebro un total de 1228 contratos de prestación de servicios con personas naturales por un monto de $ 4.977.899.378.00, de la revisión de una muestra de los mismos, se evidencia que la justificación es la necesidad que presenta la entidad para desarrollar su objeto



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

163


misional, pero que a la vez no cuenta con el personal suficiente de planta para desarrollar o ejecutar dichas actividades. Conforme a lo anteriormente señalado la entidad en un futuro a mediano plazo podría verse avocada a una serie conflictos judiciales.

Causa:

Desconocimiento de la Normatividad que delimita y define los conceptos y elementos del contrato de prestación de servicios

Efecto:

Desequilibrio económico y presupuestal de la entidad.

Desgaste administrativo en atención de conflictos laborales. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. El artículo 48 constitucional, consagra que la atención en salud es un servicio público a cargo del Estado; a su turno, la Ley 100 de 1993 modificada por la Ley 1122 de 2007, establecen igualmente que la prestación de los servicios de salud, se hará principalmente a través de las Empresas Sociales del Estado, entidades públicas descentralizadas de categoría especial, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa. Desde la expedición del Decreto Extraordinario Municipal No 234, 15 de junio de 1996, ASSBASALUD adquiere su calidad de Empresa Social del Estado, adscrita a la Secretaría de Salud del Municipio de Manizales, haciendo parte integrante del Sistema General de Seguridad Social en Salud, y sometida al régimen jurídico previsto en el capítulo III, artículo 194, 195 y 197 de la Ley 100 de 1993, para prestar en la calidad de Institución Prestadora de Servicios de Salud IPS, servicios de salud de baja complejidad. Las Empresas Sociales del Estado, son una categoría de entidades administrativas del orden descentralizado, con naturaleza, características y especificidades propias, distintas a las que corresponden a los Establecimientos Públicos, en tal sentido, su función radica ante todo en la atención de servicios de salud humana, es por ello que las disposiciones que las rigen son distintas y especiales por su categoría, y solo están limitadas por el respeto de las diversas cláusulas a los derechos fundamentales, al igual que los principios



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

164


constitucionales que orientan el servicio público de salud, tales como la eficiencia, eficacia, universalidad y solidaridad. En materia de contratación, ASSBASALUD E.S.E, y según lo establecido en el artículo 195 de la Ley 100 de 1993, se rige por el derecho privado contenido en las normas civiles y comerciales, así como por las normas específicas de cada materia y lo establecido en su Estatuto Contractual (Acuerdo 014 de 2014), proferido por su Junta Directiva. Es por ello, y para cumplir sus compromisos contractuales con el Municipio de Manizales, la Dirección Territorial de Salud de Caldas, los contratos de prestación de Servicios de Salud con la diferentes EPS, Administradoras del Régimen Subsidiado de Salud, y demás actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud, que ASSBASALUD E.S.E, debe proceder a la celebración de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con personas naturales y jurídicas, con el mero propósito de cumplir su misión institucional, toda vez que en la Planta de Cargos, no cuenta con el personal suficiente para para atender la prestación del servicio de salud a la población del municipio de Manizales que requiere sus servicios, y dada la imposibilidad jurídica, administrativa y presupuestal de proceder a crear en su planta de cargos, los empleos suficientes para atender dichos servicios. Se plantea acciones de mejoramiento. POSICION DE LA CONTRALORIA Si bien es cierto que este sistema de contratación de prestación de servicios, da la posibilidad de tener una “planta flexible” que permite a las entidad, contratar el personal requerido para la demanda real del servicio y con ello poder manejar un esquema económico, que les permita subsistir en este segmento de la economía donde los recursos son escasos y así poder dar cumplimiento adecuado a los preceptos Constitucionales de la salud establecidos en el artículo 48 de la Constitución Política; no es menos cierto que las directivas de la entidad deben adoptar un sistema de contratación menos riesgoso para la empresa y que permita el desarrollo de su misión sin que a futuro el sistema de contratación que adopte la pueda llevar a una situación bastante compleja a nivel económica, presupuestal y financiera, como si es posible en el sistema actual que desarrolla. Por lo anterior esta Contraloría considera que el hallazgo queda en firme, pero sólo administrativo y se retira el presunto alcance disciplinario.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

165


3.17. HALLAZGO 17 ADMINISTRATIVO DESCUENTOS SUPERIORES AL 50%

DE ALGUNOS FUNCIONARIOS Criterios. CODIGO SUSTANTIVO DEL TRABAJO... “...ARTÍCULO 59. PROHIBICIONES A LOS EMPLEADORES. Se prohíbe a los empleadores:

1. Deducir, retener o compensar suma alguna del monto de los salarios y prestaciones en dinero que corresponda a los trabajadores, sin autorización previa escrita de éstos para cada caso, o sin mandamiento judicial, con excepción de los siguientes:

a). Respeto de salarios, pueden hacerse deducciones, retenciones o compensaciones en los casos autorizados por los artículos 113, 150, 151, 152 y 400. b). Las cooperativas pueden ordenar retenciones hasta de un cincuenta por ciento (50%) de salarios y prestaciones, para cubrir sus créditos, en la forma y en los casos en que la ley las autorice...”(subraya fuera del texto original) LEY 1527 DE 2012 “Por medio de la cual se establece un marco general

para la libranza o descuento directo y se dictan otras disposiciones.” Artículo 3°. Condiciones del crédito a través de libranza o descuento directo. Para poder acceder a cualquier tipo de producto, bien o servicio a través de la modalidad de libranza o descuento directo se deben cumplir las siguientes condiciones:

1. Que exista autorización expresa e irrevocable por parte del beneficiario del crédito a la entidad pagadora de efectuar la libranza o descuento respectivo de conformidad con lo establecido en la presente ley....

...

5. Que la libranza o descuento directo se efectúe, siempre y cuando el asalariado o pensionado no reciba menos del cincuenta por ciento (50%) del neto de su salario o pensión, después de los descuentos de ley. Las



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

166


deducciones o retenciones que realice el empleador o entidad pagadora, que tengan por objeto operaciones de libranza o descuento directo, quedarán exceptuadas de la restricción contemplada en el numeral segundo del artículo 149 del Código Sustantivo del Trabajo.

LEY 734 DE 2002 “por la cual se expide el Código Disciplinario Único.” CAPÍTULO SEGUNDO Deberes Artículo 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público: ... 18. Hacer los descuentos conforme a la ley o a las órdenes de autoridad judicial y girar en el término que señale la ley o la autoridad judicial los dineros correspondientes. Descripción de la situación. Del análisis detallado del pago de nómina de varios funcionarios, revisados aleatoriamente en el pago de su nómina, se encontró descuentos superiores al 50% de su salario básico como se detalla a continuación: funcionario

sueldo Descuentos Saldo disponible de sueldo

% percibido

1 4.767.490 2.528.558 2.238.932 47% 2 995.062 602.599 392.463 40% 3 4.767.490 4.649.787 117.703 2.46% 4 1.217.521 865.907 351.614 29% 5 638.497 427.795 210.702 33% 6 924.385 814.194 110.191 12% 7 2.344.978 1.422.488 922.490 39% 8 948.933 519.324 429.609 45%

CAUSAS

Desconocimiento de la Normatividad en la Liquidación de la Nómina.

Falta de conocimiento de requisitos para descuentos de Nómina

Parametrización inadecuada del aplicativo de nómina - SIGHU (Sistema de Información de Gestión Humana), en la aplicación de descuentos superiores al 50 % del sueldo de los funcionarios.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

167


Deficiencias en la supervisión de la nómina e inadecuados mecanismos de control.

EFECTOS Incumpliendo de disposiciones generales

RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Desde la expedición de la Ley 1527 de 2012, ASSBASALUD ha venido ajustando a sus empleados a dicha norma, debido a que ya traían unos compromisos financieros, y obligaciones de orden judicial que no les permitía recibir el 50% de su salario, como establece la norma, con el ánimo de irlos adecuando a sus compromisos financieros sin generarles mayores dificultades con las entidades financieras en el atraso de las cuotas a cancelar, y teniendo en cuenta lo que ha expresado la corte con relación al mínimo vital de cada empleado es diferente, se han establecido acuerdos para que puedan rápidamente terminar con sus compromisos financieros, hasta ayudarle a refinanciar sus créditos para que las cuotas les disminuyan y no sobrepasen el 50% del salario. Lo que se ha buscado desde el área del talento humano es colaborarle a los trabajadores que puedan cumplir sus obligaciones financieras, revisando varias variables: a). Entre el salario y la persona exista una relación de dependencia, es decir, que sea la única fuente de ingresos. b). la familia dependa de los ingresos de la persona c). Que cuente con otros ingresos por fuente de otros empleos o apoyo del cónyuge e hijos, todo con el fin de que pueda superar sus situaciones de embargos y a la vez de las responsabilidades previas que traían con las entidades financieras. Adicionalmente no se puede hablar de desconocimiento de la norma en la aplicación de los descuentos por libranza, y mucho menos de falta de control, dado que se ha procurado mayor bienestar en los trabajadores. Con lo anterior se solicita que la observación se deje con alcance administrativo, en el sentido que ya se han establecido los planes de mejora, de acuerdo a los lineamientos de la presente auditoría, en el sentido de retirarle los descuentos a los trabajadores que superan del 50% de su salario, y oficiarle a las entidades financieras que las diferencias que no serán giradas directamente en favor del trabajador deben ser pagadas por ellos directamente a la entidad financiera.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

168


POSICION DE LA CONTRALORIA Respecto del salario, se encuentra en la normatividad laboral vigente, que hay descuentos de Ley y descuentos autorizados o permitidos por la Ley, para un mayor entendimiento se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones: en primer lugar tenemos aquellos descuentos obligatorios, sin que se requiera para ellos el consentimiento del trabajador, como por ejemplo los que corresponden al Sistema General de Seguridad Social en Salud y Pensiones, Fondo de Solidaridad y Retención en la Fuente, y aquellos otros que son permitidos u autorizados, es decir requieren la autorización expresa del trabador, como por ejemplo cuotas de fondos de empleados, cooperativas, libranzas bancarias, etc. De acuerdo a como se preceptúa en el numeral 2 del artículo 18 de la Ley 1429, habrían unos descuentos que aunque tuvieran autorización del trabajador, no podrían eventualmente aplicarse puesto que afectarían el salario mínimo, o parte del salario declarada inembargable por la Ley. Sin embargo, el numeral 5° del Artículo 3° de la Ley 1527 de 2012, considera una excepción a lo anteriormente considerado, y es aquella en la cual las deducciones que el empleador haga al salario del trabajador, deberán ser consecuencia de aquellas operaciones de libranza o descuento directo, permitiendo con ello la afectación del salario mínimo o la parte del salario declarada inembargable, y sin la necesidad de una orden judicial. No obstante, existen unos descuentos que se encuentran establecidos dentro de los artículos 151 y 152 del Código Sustantivo de Trabajo y que no se podrán aplicar cuando éstos afecten el salario mínimo legal. Empero y sin perjuicio de lo anterior se puede inferir a modo de conclusión, que solamente podrán efectuarse descuentos hasta un 50% del salario neto, después de haberse efectuado los descuentos de Ley, si se trata de aquellas operaciones de libranza o descuento directo (numeral 5° artículo 3° de la Ley 1527 de 2012) El porcentaje o monto que puede ser descontado del sueldo del empleado, para el caso de las Cooperativas, de acuerdo con el literal b) del Artículo 59 del Código sustantivo del trabajo, no puede superar un cincuenta por ciento (50%) de los salarios y prestaciones, para cubrir sus créditos. En cuanto a los descuentos presentados con ocasión de una orden judicial, será la quinta parte que no exceda el salario mínimo legal, este tipo de descuentos están regulados por los artículos 154, 155 y 156 del Código Sustantivo del



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

169


Trabajo, y se fijan mediante la orden impartida por un Juez de la República, no obstante no es posible descontar la totalidad del ingreso del trabajador. Como regla se tiene que el salario mínimo es inembargable y la única parte embargable es la quinta parte que exceda el salario mínimo; pero cuando se trate de cobros por obligaciones alimentarías, procesos de ejecutivos de alimentos o descuentos a favor de cooperativas, el límite será el cincuenta por ciento (50%) de cualquier salario básico. Por lo anterior y en consideración a lo solicitado por la entidad en su respuesta, este ente auditor deja en firme el hallazgo pero retira el presunto alcance disciplinario. 3.18. HALLAZGO 18 ADMINISTRATIVO MALA APLICACIÓN EN LA FORMULA

PARA EL PAGO DE HORAS EXTRAS, RECARGOS NOCTURNOS Y DOMINICALES Y FESTIVOS

Criterios. CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA 1991 ARTÍCULO 53. “El Congreso expedirá el estatuto del trabajo. La ley correspondiente tendrá en cuenta por lo menos los siguientes principios mínimos fundamentales: Igualdad de oportunidades para los trabajadores; remuneración mínima vital y móvil, proporcional a la cantidad y calidad de trabajo; estabilidad en el empleo; irrenunciabilidad a los beneficios mínimos establecidos en normas laborales; facultades para transigir y conciliar sobre derechos inciertos y discutibles; situación más favorable al trabajador en caso de duda en la aplicación e interpretación de las fuentes formales de derecho; primacía de la realidad sobre formalidades establecidas por los sujetos de las relaciones laborales; garantía a la seguridad social, la capacitación, el adiestramiento y el descanso necesario; protección especial a la mujer, a la maternidad y al trabajador menor de edad. El estado garantiza el derecho al pago oportuno y al reajuste periódico de las pensiones legales. Los convenios internacionales del trabajo debidamente ratificados, hacen parte de la legislación interna.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

170


La ley, los contratos, los acuerdos y convenios de trabajo, no pueden menoscabar la libertad, la dignidad humana ni los derechos de los trabajadores.” DECRETO 1042 DE 1978 Artículo 33º.- “De la jornada de trabajo. La asignación mensual fijada en las escalas de remuneración a que se refiere el presente Decreto, corresponde a jornadas de cuarenta y cuatro horas semanales. A los empleos cuyas funciones implican el desarrollo de actividades discontinuas, intermitentes o de simple vigilancia podrá señalárseles una jornada de trabajo de doce horas diarias, sin que en la semana excedan un límite de 66 horas.”... Descripción de la situación. Del análisis que se efectúo a varios funcionarios en cuanto el sentido de la liquidación de los recargos nocturnos, los dominicales y festivos así como el de la liquidación de las horas extras, se encuentra que hay una mala aplicación de la fórmula de liquidación, debido a la interpretación que se hace de la misma, lo anterior constituye un riesgo para la entidad ya que se presentan imprecisiones que en un futuro generen desgasten administrativos por reclamaciones. CAUSAS

Procedimientos o normas inadecuadas

Falta de capacitación en Legislación Laboral

Deficiencias en los mecanismos de control, seguimiento y monitoreo de los diferentes procesos de nómina.

EFECTOS

Incumplimiento de la Normatividad en materia laboral.

Uso Ineficiente de los recursos tecnológicos. Bajo nivel de economía y eficiencia en la utilización de los recursos tecnológicos

RESPUESTA DE LA ENTIDAD. No se puede aceptar la observación en el sentido de que en el informe preliminar, como en la misma observación, no se expresa claramente cuáles fueron las situaciones, ejemplos o hallazgos donde se muestre que se tiene mala aplicación de la fórmula para liquidar las horas extras, los recargos, dominicales o festivos,



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

171


que permita evidenciar que el procedimiento utilizado y establecido en el sistema de información es incorrecto y se deba establecer un plan de mejoramiento para el mismo. En ese sentido, si corresponde con una mala aplicación de la norma por lo menos se requiere un cuadro comparativo del procedimiento ejecutado actualmente y el correcto y así perfeccionar las formulas requeridas, sin embargo en este aspecto vale reiterar que ASSBASALUD se ciñe a lo dispuesto en el Decreto 1042 de 1978, normatividad que se considera de vicios subsanados de lo cual no da lugar a interpretaciones contrarias a las legales, pues en efecto los porcentajes sobre la base de liquidación, son los establecidos en la ley por ello la manera de liquidar los recargos y horas extras es de la siguiente manera: los recargos se liquidan con el 0.35% del salario divido 240 horas, horas que se generan entre las 6:00 pm y 6:00 am del día siguiente. Los dominicales y festivos son cancelados al 100 % dos en dinero y uno en compensatorio. Las horas extras diurnas al 1.25% y las horas extras nocturnas al 1.75%; horas extras diurnas festivas al 2.25%. Las horas extras nocturnas festivas es al 2.75% del salario, las horas extras se le cancelan al personal que por el sistema de turnos se pasan de la labor establecida en cada turno. POSICION DE LA CONTRALORIA. Del análisis que se efectúo a varios funcionarios en cuanto el sentido de la liquidación de los recargos nocturnos, los dominicales y festivos así como el de la liquidación de las horas extras, se encuentra que hay una mala aplicación de la fórmula de liquidación, debido a la interpretación que se hace de la misma, puesto que para tener en cuenta el valor de una hora de trabajo suplementario o de recargo, se está teniendo en cuenta un divisor de 240 horas, el cual corresponde a un horario laboral de 48 horas semanales, para la entidad ASSBASALUD no aplica, teniendo en cuenta, que de acuerdo al artículo 36 de la Ley 1042 del 78 la jornada máxima laboral para este tipo de entidades es de 44 horas es decir un total de 220 horas. Por el planteamiento anterior esta contraloría se reafirma en el hallazgo. 3.19. HALLAZGO 19 ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE

DISCIPLINARIO DESCONOCIMIENTO DE CONTROLES Y OMISIÓN DE NORMAS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO, COMITÉ DE CONCILIACIONES.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

172


Criterio. DECRETO 1716 DE 2009 Artículo 15. Campo de aplicación. Las normas sobre comités de conciliación contenidas en el presente capítulo son de obligatorio cumplimiento para las entidades de derecho público, los organismos públicos del orden nacional, departamental, distrital, los municipios que sean capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles. Artículo 16. Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Artículo 18. Sesiones y votación. El Comité de Conciliación se reunirá no menos de dos veces al mes, y cuando las circunstancias lo exijan. Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos Ley 734 de 2002

“...Artículo 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público:

1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los

tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el

Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y

municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de

funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los

contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario

competente...”

31. Adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría

Interna que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o

complementen.

Descripción de la situación Con referencia al comité de conciliaciones solo se evidenciaron 6 (seis), en la vigencia 2014. No se realizaron dentro de la periodicidad según lo estipulado en el Decreto 1716 -2009, de obligatorio cumplimiento. Preocupa a este organismo de control fiscal desde la identificación-administración del riesgo, por la cuantía de las



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

173


demandas que cursan en la entidad, incrementándose el riesgo fiscal para la entidad. Esta área no dio respuesta al informe de auditoría interno No 14 de junio 19 de la vigencia 2013, No 02 del 04 de febrero de 2014, No 34 de 15 octubre de 2014. La entidad emitió la Resolución No 0969 del 18 de septiembre de 2009, sobre constitución y normalización del comité de concilaciones, no evidenciándose actas en la vigencia 2014. Causas.

Inobservancia normativa y legal

Desorden administrativo

Deficiente planeación

Efectos.

Incertidumbre jurídica y financiera para la E.S. E.

Incremento del riesgo fiscal para la entidad.

Posible afectación de imagen Institucional.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Uno de los aspectos centrales de la visión litigiosa en favor de las entidades del Estado y los conflictos que la involucran, es aquel dirigido a que tales controversias no terminen en un proceso judicial, y es por ello que se propende por llegar a un acuerdo conciliatorio previo que ponga fin de manera anticipada al futuro proceso, y para ello se han creado los comités de conciliación y defensa jurídica del Estado, instancia a la que ASSBASALUD E.S.E, no es ajeno y a la cual ha dado aplicación desde el momento mismo de su entrada vigencia. No obstante ello, y ser el Comité de Conciliación una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas de sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la Entidad, en el año 2014 se dio especial interés a las solicitudes de conciliación presentadas a instancia de parte y sobre ellas se procedió al análisis de la viabilidad de su aprobación o los alcances del futuro litigio, y es por ello que solo aparecen registradas en actas el números de sesiones del comité que se relacionan en el informe. Ante ello, y dadas las precisas funciones de dichos comités, ASSBASALUD E.S.E, ha seguido las directrices legales en torno a su aplicación, y se dispone mediante



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

174


Plan de Mejoramiento, adecuar dicho comité a lo establecido en la normativa que los regula. Solicitamos respetuosamente que la observación sea calificada como administrativa en cumplimiento a un plan de mejoramiento, que así no existan temas a tratar se levante un acta con la periodicidad que establece la norma. POSICION DE LA CONTRALORIA La respuesta confirma, y no desvirtúa el alcance determinado en la integralidad del hallazgo dadas las condiciones enunciadas en el mismo. En lo referido a las actas de comités de conciliaciones el procedimiento normativo está establecido y reglado no acatándose el mismo. Lo anterior preocupa a este organismo de control fiscal, máxime si tenemos en cuenta su incidencia en la gestión financiera y fiscal de una entidad con graves problemas. La entidad no se puede sustraerse de las normativo y procedimental en la administración del riesgo Lo anterior incrementa la incertidumbre jurídica y financiera para la E.S.E. Este organismo de control fiscal deja en firme el hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario.

3.20. HALLAZGO 20 ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE

DISCIPLINARIO. INCUMPLIMIENTO A LOS CONTROLES, PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y LEGALES.

Criterio. Manual de funciones líder del programa de gestión humana: Funciones esenciales (…) Implementar las acciones de mejora y realizar las mediciones sistemáticas a través de la utilización de indicadores de gestión. Realizar las auditorías internas de calidad de los procesos bajo su responsabilidad. (…) Decreto 943 diciembre 2 de 2014. Artículo 9°. Ajuste del Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales. Los organismos y entidades de orden territorial ajustarán sus



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

175


manuales específicos de funciones y de competencias laborales, dentro de los seis (6) meses siguientes a la publicación del presente decreto. Los manuales específicos vigentes continuarán rigiendo hasta que se ajusten total o parcialmente. Ley 734 de 2002


Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los




funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas,

los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario

competente...”

31. Adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de

Auditoría Interna que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la

modifiquen o complementen.

Descripción de la situación No se implementó para cumplir según normativa del DAFP la actualización del Manual de Funciones con base en las competencias laborales con respecto a la última modificación; importante y necesario al MECI de acuerdo al plazo establecido para este, a pesar de que se estaba auditando la vigencia 2014 para el año 2015 el manual ya debería estar actualizado de acuerdo con decreto 943 de 2014. No respuesta a informes preliminares de las auditorías internas; No 28 del 27 de Agosto de 2014, No 29 del 03 de Septiembre de 2014, No 36 del 04 de noviembre 2014, realizadas por la oficina de control interno, para subsanar situaciones que pueden repercutir desde la administración del riesgo, con posibles consecuencias fiscales para la entidad. Nombramiento para un cargo: en la vigencia 2014, mediante el memorando DGH-092 de febrero 24, se comunica que a partir de la fecha, el cargo se denominará profesional especializado, código 242, grado 11. No se evidencia Resolución que le de sustento legal, a lo que se comunicó mediante un memorando. Vacío



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

176


administrativo y legal, que puede afectar la gestión fiscal de la entidad. No se evidencia en el manual de funciones la ficha donde se determinen el propósito y funciones esenciales del cargo. Causas.

Inobservancia de las normas administrativas

Improvisación y desorden administrativo

Gestión deficiente y planeación

Efectos.

Incumplimiento institucional

Incertidumbre en procedimientos

Deficiente identificación y administración del riesgo

RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Con relación al manual de funciones, el manual si se actualizó a las normas establecidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública, por parte de la Líder de Gestión del Talento Humano en cumplimiento de sus funciones y normas para tal fin. Es importante aclarar que el órgano responsable de la aprobación del mismo, es la Junta Directiva de la Entidad, según lo establecido en el artículo 11 del Decreto 1876 de 1994: Funciones de las Juntas Directivas: “Aprobar los manuales de funciones y procedimientos para su posterior adopción por la autoridad competente”. La Ley 909 de 2004, dio plazo hasta julio del 2015 para implementar el manual de funciones, y la entidad hizo el trámite para implementarlo, el cual fue aprobado por la Junta Directiva de la entidad, en noviembre 18 del 2015. A la fecha el manual ya se entregó a todos los empleados de acuerdo al cargo que desempeñan. Respecto al incumplimiento de entrega de la respuesta de los informes preliminares solicitados a la Oficina de Gestión Humana por parte de la Oficina de control interno, No 28, de agosto del 2014, No 29 de septiembre de 2014, y No 36 de noviembre del 2014, con fundamento en la información recibida por la dependencia requerida, se aclara lo siguiente: El informe No 28 de agosto del 2014 y 036 de noviembre de 2014, se les dio respuesta, a los cuales se les hizo directamente el plan de mejoramiento y a la fecha las acciones de mejora se cumplieron de acuerdo a las recomendaciones de la oficina de control interno de la entidad.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

177


Las modificaciones a la estructura de los cargos de la entidad, se hacen por medio del Acuerdo de Junta Directiva, en atención a lo establecido en el manual de funciones. Solicitamos respetuosamente que la observación sea calificada como administrativa en cumplimiento a un plan de mejoramiento, que así no existan temas a tratar se levante un acta con la periodicidad que establece la norma. POSICION DE LA CONTRALORIA Se evidencia y queda establecido el no acatamiento a procesos integrales que afectan la gestión administrativa, legal y normativa de la E.S.E con respecto al personal de la misma. Independientemente que existan relaciones de coordinación a su interior, se evidencia un deficiente autocontrol de gestión en estos procesos y procedimientos. La entidad no puede desconocer directrices e inobservar las normas, que incluye entre éstas el incumplimiento al DAFP. Lo anterior repercute en la gestión y el resultado de la entidad de salud agravando aún más la situación por la que atraviesa. Este organismo de control fiscal deja en firme el hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario 3.21. HALLAZGO 21 ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE

DISCIPLINARIO DESCONOCIMIENTO Y OMISIÓN DE NORMAS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO COMITÉ PARITARIO EN SEGURIDAD Y SALUD -COPASST.

Criterio. Decreto 1443 de 2014: En el Art. 2 parágrafo 2 se formaliza el nombre de Comité paritario en seguridad y salud en el trabajo, a los antiguos COPASO y de vigía de seguridad y salud en el trabajo a los vigías en salud ocupacional. De acuerdo a lo anterior, los COPASST en cuanto a su conformación lo sigue rigiendo la resolución 2013 de 1986 que en su Art 1 y 2 establece: ARTICULO lº: “Todas las empresas e instituciones, públicas o privadas, que tengan a su servicio diez (10) o más trabajadores, están obligadas a conformar un Comité de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial, cuya organización y



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

178


funcionamiento estará de acuerdo con las normas del Decreto que se reglamenta y con la presente Resolución” El COPASST debe reunirse por lo menos una vez al mes dentro de las instalaciones de la empresa en horario laboral y mantener un archivo de las actas de reunión con los soportes de la gestión realizada. La empresa debe proporcionar a los integrantes mínimo 4 horas semanales dentro de la jornada de trabajo las cuales son destinadas al funcionamiento del comité. Sus funciones continúan rigiéndose por lo establecido en el Art 26 del Decreto 614 de 1984 y Art 11 de la resolución 2013 de 1986. Ley 734 de 2002

“...Artículo 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público: 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los





contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente...”

Manual de funciones Funciones esenciales del líder del programa de gestión humana 21. Velar y coordinar con el Profesional Universitario de Salud Ocupacional por la aplicación de las normas sobre la materia, y propender por la salud ocupacional de los funcionarios. Descripción de la situación. No se evidencian reuniones del comité COPASST en la vigencia 2014. Se evidencian actas de reunión de una vigencia que no correspondía a la auditada, con posterior presentación de dos (2) documentos aclaratorios, que este organismo de control aún no valida, por el contexto y desarrollo de los hechos anotados. Dichos documentos obraran como pruebas en las instancias pertinentes citadas, para el análisis y calificación pertinente.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

179


La administración pública se rige por normas, tiene controles y si estos no se cumplen la entidad ahondaría aún más la crisis por la que atraviesa. El incumplimiento de los actos administrativos, y normativas va en detrimento de la razón de ser de la entidad de salud; que es inherente a la función administrativa. Causas.

Desconocimiento, omisión de la normatividad

Desorden administrativo, deficiente planeación

Efectos. Sanciones y multas a causa de omisión de las normas

Posibles investigaciones disciplinarias

Incidencia sobre la seguridad y la salud de los trabajadores

RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Es cierta la observación de que el comité en el año 2014, por múltiples razones no funciono adecuadamente, en tal sentido con todo comedimiento solicito su alcance sea de carácter administrativo, debido a que en el año 2015 se implementó por parte de la gerencia el plan de mejoramiento para la reactivación del comité y a la fecha se está cumpliendo con su labor de acuerdo a los lineamientos para ellos establecidos. POSICION DE LA CONTRALORIA El hallazgo trasciende más allá de las causas desconocimiento e inobservancia de la normatividad. Esto en razón a las condiciones y circunstancias no claras presentadas al requerir la información documental por parte del equipo auditor, para el organismo de control fiscal es incomprensible que la E.S.E, incumpla con el COPASST pudiéndose configurar diversos tipos de responsabilidades de acuerdo a las normas no acatadas por la E.S.E, y claramente citadas en el informe de auditoría. Este organismo de control fiscal deja en firme el hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

180


3.22. HALLAZGO 22 ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE DISCIPLINARIO DESCONOCIMIENTO Y OMISIÓN DE NORMAS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO, COMISIÓN DE PERSONAL Y COMITÉ DE CONVIVENCIA.

Criterio Ley 734 de 2002


1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los





contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente...”

ACUERDO 109 DE 2009 ARTÍCULO 16. LAS COMISIONES DE PERSONAL. 1. En todos los organismos y entidades reguladas por esta ley deberá existir una Comisión de Personal, conformada por dos (2) representantes de la entidad u organismo designados por el nominador o por quien haga sus veces y dos (2) representantes de los empleados quienes deben ser de carrera administrativa y elegidos por votación directa de los empleados. En igual forma, se integrarán Comisiones de Personal en cada una de las dependencias regionales o seccionales de las entidades. Esta Comisión se reunirá por lo menos una vez al mes y será convocada por cualquiera de sus integrantes o por el jefe de personal de la entidad u organismo o quien haga sus veces, quien será el secretario de la misma y llevará en estricto orden y rigurosidad las Actas de las reuniones. La comisión elegirá de su seno un presidente RESOLUCIÓN 00001356 DE 2012 "Artículo 9°. Reuniones. El Comité de Convivencia Laboral se reunirá ordinariamente cada tres (3) meses y sesionará con la mitad más uno de sus integrantes y extraordinariamente cuando se presenten casos que requieran de su inmediata intervención y podrá ser convocado por cualquiera de sus integrantes".



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

181


Descripción de la situación Se evidenció que las actas de la comisión de personal no tienen los anexos de asistencia, siendo estos importantes para protocolizar su cumplimiento. Sólo se registraron tres (3) actas de reuniones en todo el periodo 2014. No se cumplió con lo estipulado en la norma, sobre periodicidad; una vez por mes. Se evidencian solo dos actas de reunión de comité de convivencia laboral sin soportes de asistencia con la periodicidad reglada; cada tres (3) meses. Se verifica la tardía convocatoria e implementación del comité, (agosto 25 de 2014) no dándose cumplimiento a la ley 1010 de 2006, y Resolución 00001356 de 2012, para la vigencia auditada. Causas.

Desconocimiento, omisión de la normatividad

Desorden administrativo, deficiente planeación

Efectos.

Posibles sanciones y multas por omisión normativa

Posibles investigaciones disciplinarias

Incidencia sobre el bienestar laboral

RESPUESTA DE LA ENTIDAD. La Ley 909 de 2004 establece las comisiones de personal, con funciones específicas como: Resolver reclamaciones en materia de procesos de selección de personal, evaluación de desempeño, encargos e incorporaciones a nuevas plantas de personal; Vigilancia del orden de provisión de los empleos según las normas vigentes, Participación en la elaboración del Plan Anual de Capacitación y en el de estímulos; Proponer la formulación de programas de medición de clima organizacional; Establecer el reglamento interno de funcionamiento de la Comisión de personal basado en las directrices dadas por la CNSC; Vigilancia del cumplimiento de las normas y procedimientos existentes en los procesos de selección de personal y evaluación del desempeño que desarrolle la CNSC.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

182


En ASSBASALUD, la comisión de personal siempre ha estado legalmente constituida, y existen los actos administrativos para tal fin, no se reúne cada mes como la norma lo indica, por no existir situaciones de orden administrativo relacionadas con las funciones de la misa; se han reunido siempre para la elaboración del plan anual de capacitación y el de estímulos, y para hacer seguimiento del mismo, debido que como no se adelantan concursos de mérito y los adelantados por CNSC no han tenido reclamaciones no se ha encontrado necesidad de reunirse; adicionalmente no se han presentado reclamaciones relacionadas con la evaluación del desempeño, ni de otras novedades de personal que sea de competencia de la misma. Si bien es cierto, dicha comisión se debe reunir cada mes, desde el año 2014 se generó el plan de mejoramiento, en el sentido de levantar un acta cada mes, firmada por el presidente de la comisión y la secretaria donde se deje constancia que se reunió la comisión pero no hubo tema a tratar, en el sentido de no generar gasto de tiempo laboral de las personas que la conforman. El comité de convivencia laboral se creó en cumplimiento de la ley de acoso laboral, y se han adelantado actividades de carácter preventivo de acuerdo a las situaciones presentadas para tal fin. Solicitamos respetuosamente que la observación sea calificada como administrativa en cumplimiento a un plan de mejoramiento. POSICION DE LA CONTRALORIA Este organismo de control fiscal reitera nuevamente que una institución pública E.S.E no se puede sustraer de sus obligaciones normativas y legales respecto de estos importantes comités. Estamos en la administración pública con responsabilidades claramente definidas de obligatorio cumplimiento. Se incumplieron sistemáticamente los lineamientos normativos establecidos. Los argumentos expuestos en la respuesta de la entidad no desvirtúan la situación desde todo punto de vista anómala suficientemente documentada el informe auditor. Este organismo de control deja en firme el hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

183


3.23. HALLAZGO 23 ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE DISCIPLINARIO NO ACATAMIENTO A RESOLUCIÓN COMITÉ DE EMERGENCIAS.

Criterio. RESOLUCIÓN NO 0550. ARTÍCULO CUARTO: REUNIONES DEL COMITÉ DE EMERGENCIAS. El comité de emergencias tiene dos clases de reuniones:

Ordinarias: El comité debe reunirse en forma semestral

Extraordinarias: Las reuniones extraordinarias se realizarán, por solicitud del presidente y/o secretario, por solicitud de cualquiera de sus miembros.

ARTÍCULO SEPTIMO: FORMA Y ARCHIVO DE LAS ACTAS E INFORMES. De los temas tratados en las sesiones del comité se dejará constancia mediante actas debidamente suscritas por el presidente y secretario, y aprobadas en sesiones donde se encuentren al menos la mitad más uno de sus integrantes. Las actas e informes de comité se consignaran en medios documentales y/o magnéticos que garanticen su conservación, reproducción y consulta por parte de los funcionarios de la entidad, y demás instancias encargadas de verificar el cumplimiento de las disposiciones legales. Las actas deben contener como mínimo la siguiente información: fecha de reunión, asistentes, intervenciones efectuadas, propuestas, metas alcanzadas, problemas detectados y soluciones propuestas entre otros. Las actas y demás documentos del comité deben ser custodiados por el secretario del comité. Ley 734 de 2002





funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas,

los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario

competente...”



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

184


Descripción de la situación: No se evidencian actas de reuniones del comité de emergencias. La entidad tiene una alta afluencia de usuarios en su sede principal y puntos de atención, preocupa que este no hubiera operado para la vigencia auditada en el manejo y socialización del riesgo en la E.S.E. El desconocimiento de lo descrito puede repercutir en la seguridad y bienestar de los trabajadores, y en la de los propios usuarios de los servicios de salud. Causas.

Falta de planeación

Desorden administrativo Efectos.

Posibles investigaciones disciplinarias.

Incremento del riesgo para usuarios y personal de la E.S.E

incidencia fiscal desde la no prevención-minimización del riesgo

RESPUESTA DE LA ENTIDAD. En ASSBASALUD se cuenta con un comité central de emergencias y un comité por cada uno de los centros de atención, lo cual está establecido en el documento denominado plan de emergencias de ASSBASALUD, quienes en las reuniones administrativas han realizado dichos comités en los cuales se han socializado los planes de emergencias y otros temas relacionados con seguridad y salud en el trabajo. Dentro de esas reuniones han levantado las actas de lo realizado sobre estas temáticas, las cuales reposan en cada uno de los centros de atención. En la auditoria se explicó esta situación de que se hace de manera individual por centro de atención en salud y clínicas, porque cada centro es diferente de acuerdo a los riesgos del área de cobertura. La Resolución 0550 del 7 de abril del 2009, estipulo un comité central de emergencias, el cual se reunió para la realización del simulacro nacional del año 2014, con el apoyo de la ARL COLMENA, de lo cual existen evidencias, así como también en cumplimiento de la reunión semestral del comité de emergencias central. Por ello no existe acta protocolaria como establece la resolución porque este tiempo de la reunión se utilizó para la realización del simulacro. Con lo anterior se solicita que la observación se deje con alcance administrativo en el sentido de que se realice plan de mejoramiento en siempre establecer actas



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

185


como cumplimiento del comité central de emergencias el cual se debe realizar semestralmente. POSICION DE LA CONTRALORIA Analizada la respuesta de la entidad no se desvirtúa la situación detectada. La deficiente gestión de la entidad respecto al comité de emergencias evidencia desorden administrativo, falta de articulación-coordinación, situación que no le permite cumplir con eficiencia en el manejo del riesgo, agudizando su crisis al no acatar las normas y lineamientos establecidos de obligatorio cumplimiento. Este organismo de control deja en firme el hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario. 3.24. HALLAGO 24 ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE

DISCIPLINARIO NO ACATAMIENTO DE CONTROLES Y NORMATIVIDAD DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO.

Criterio. Decreto 1769 de 1994 Artículo 12 Plan de mantenimiento. “el jefe o coordinador del servicio de mantenimiento y el director del hospital, deberán elaborar anualmente sus planes de mantenimiento de la infraestructura y de la dotación hospitalaria en los cuales indiquen las actividades a desarrollar y su presupuesto.” CIRCULAR EXTERNA No 029 DE MARZO 13 DE 1997 PARA: GOBERNADORES, ALCALDES, DIRECTORES DE SERVICIOS SECCIONALES, DISTRITALES Y MUNICIPALES DE SALUD, REPRESENTANTES LEGALES Y DIRECTORES DE INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS. DE: SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD ASUNTO: INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL EN LA ASIGNACIÓN Y EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS DESTINADOS AL MANTENIMIENTO HOSPITALARIO Y EN LA ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DE LOS DE MANTENIMIENTO HOSPITALARIO EN LAS INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD HOSPITALARIOS DE SU JURISDICCIÓN.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

186


(…) 3. OBJETIVOS DEL MANTENIMIENTO HOSPITALARIO:

La actividad de mantenimiento de la infraestructura y de la dotación hospitalaria, tiene como objetivos generales los siguientes:

Garantizar la seguridad de los pacientes y del personal que administra y utiliza los recursos físicos del hospital.

Contribuir a que la atención en salud cumpla con las características de calidad

previstas en el numeral 9, Artículo 153 de la Ley 100 de 1993 y en el Decreto 2174 de 1996.

Asegurar la disponibilidad y garantizar el funcionamiento eficiente de los recursos

físicos para la producción o el servicio, para obtener así el rendimiento máximo posible de la inversión económica en los recursos para la atención en salud y contribuir a la reducción de los costos de operación de la Institución.

CONCEPTO DEL PLAN DE MANTENIMIENTO

El Plan de Mantenimiento se entiende como el instrumento gerencial diseñado para proporcionar acciones sistemáticas de trabajo al departamento o servicio de mantenimiento de cada institución. El plan deberá incluir los objetivos, las metas, la programación de actividades, los recursos humanos, físicos, tecnológicos y financieros, necesarios para cumplir con los objetivos propios de cada institución y los mencionados en el numeral 3 de esta circular externa. RESPONSABILIDAD EN LA ELABORACIÓN DE LOS PLANES DE MANTENIMIENTO:

El jefe o coordinador del servicio de mantenimiento y el director, deberán elaborar anualmente los planes de mantenimiento de la infraestructura y de la dotación de la institución prestadora de servicios de salud. En estos se indicarán las actividades que van a ser desarrolladas, los objetos susceptibles del mantenimiento y los recursos destinados para estas, entre otras cosas. Lo anterior en cumplimiento al Artículo 12 del Decreto 1769 de 1994.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

187


VIGENCIA

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Boletín del Ministerio de Salud, capítulo Superintendencia Nacional de Salud y su incumplimiento dará lugar a las sanciones establecidas en el Decreto 1259 de 1994. Ley 734 de 2002






contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario

competente...”

Descripción de la situación. No se evidencia plan de mantenimiento estructurado acorde con lo estipulado en la circular externa No 029 de marzo 13 de 1997 y Decreto 1769 de 1994. Causas.

Deficiente planeación y gestión

No acatamiento a normas y controles

Improvisación y desorden administrativo

Efectos.

Posible riesgo fiscal por sanciones.

Incremento del riesgo en la E.S.E. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. La entidad posee plan de mantenimiento, tanto para la infraestructura, como para los equipos biomédicos, odontológicos, parque automotor y todos los que por habilitación se deben cumplir, los cuales fueron presentados en el momento de la

auditoria, de todas maneras se hará revisión de la normatividad y plan de mejoramiento para ajustar lo existente a la misma.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

188


POSICION DE LA CONTRALORIA. La contraloría reiterara la obligación que tiene la E.S.E del cumplimiento de las normas y lineamientos establecidos incluida la planeación, se infringió la norma al no presentarse un plan de mantenimiento en los términos determinados por la misma de forma estructurada y coherente. El plan debe incluir los objetivos, las metas, la programación de actividades, los recursos humanos, físicos, tecnológicos y financieros, necesarios para cumplir con los objetivos propios de la entidad de salud mencionados en el numeral 3 de la citada circular externa. El desconocimiento normativo y procedimental acarrea improvisación y va en detrimento de la propia racionalidad fiscal y administrativa. Queda en firme el hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario. 3.25. HALLAZGO 25 ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE

DISCIPLINARIO OBLIGATORIEDAD DE DAR CUMPLIMIENTO A LAS NORMAS VIGENTES EN RELACION CON LA PUBLICIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS Y ACTOS ASOCIADOS A LOS PROCESOS CONTRACTUALES EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA SECOP.

CRITERIO:

Decreto 19 de 2012: “ARTICULO 223. ELIMINACIÓN DEL DIARIO UNICO DE CONTRATACIÓN. A partir del primero de junio de 2012, los contratos estatales sólo se publicaran en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP- que administra la Agencia Nacional de Contratación Pública-Colombia Compra Eficiente. En consecuencia, a partir de dicha fecha los contratos estatales no requerirán de publicación en el Diario Único de Contratación y quedarán derogados el parágrafo 3 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, los artículos 59, 60, 61 y 62 de la ley 190 de 1995 y el parágrafo 2 del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007. “ (subraya fuera de texto)

DECRETO 1510 DE 2013. Artículo 19. Publicidad en el Secop.- (Actualmente derogado por el Decreto 1082 de 2015)



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

189


“…publicidad en el Secop. La Entidad Estatal está obligada a publicar en el Secop los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de Contratación. Los documentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen que ser publicados en el Secop. La Entidad Estatal está obligada a publicar oportunamente el aviso de convocatoria o la invitación en los Procesos de Contratación de mínima cuantía y el proyecto de pliegos de condiciones en el Secop para que los interesados en el Proceso de Contratación puedan presentar observaciones o solicitar aclaraciones en el término previsto para el efecto en el artículo 23 del presente decreto. “

Mediante la Circular externa N° 1 del día 21 de junio de 2013, La Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente –recordó a todas las entidades del Estado la obligación de publicar su actividad contractual en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP

..”Las entidades que contratan con cargo a recursos públicos están obligadas a publicar oportunamente su actividad contractual en el SECOP, sin que sea relevante para la exigencia de esta obligación su régimen jurídico, naturaleza de público o privado o la pertenencia a una u otra rama del poder público. Las instituciones que ejecutan recursos públicos sin ser entidades del Estado están obligadas a publicar en el SECOP su actividad contractual que se ejecute con cargo a recursos públicos.

La publicación en gacetas locales, regionales o diarios de amplia circulación nacional, departamental o municipal solamente es obligatoria cuando es la forma de cumplir con una obligación de carácter tributario establecida en acuerdos u ordenanzas, y en ningún caso remplaza la publicación en el SECOP.

Las entidades que contraten de acuerdo con regímenes especiales deben publicar la actividad contractual en el SECOP utilizando la clasificación "régimen especial".

… El Artículo 8, Artículo 9 literales e) y f) Artículo 10, Artículo 11 literal g de la Ley 1712 de 2014 señalan en cuanto a las publicaciones por parte de las entidades estatales:



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

190


… Artículo 8 …

e) Su respectivo plan de compras anual, así como las contrataciones adjudicadas para la correspondiente vigencia en lo relacionado con funcionamiento e inversión, las obras públicas, los bienes adquiridos, arrendados y en caso de los servicios de estudios o investigaciones deberá señalarse el tema específico, de conformidad con el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011. En el caso de las personas naturales con contratos de prestación de servicios, deberá publicarse el objeto del contrato, monto de los honorarios y direcciones de correo electrónico, de conformidad con el formato de información de servidores públicos y contratistas;

f) Los plazos de cumplimiento de los contratos;

… Artículo 10:

“Publicidad de la contratación. En el caso de la información de contratos indicada en el artículo 9° literal e), tratándose de contrataciones sometidas al régimen de contratación estatal, cada entidad publicará en el medio electrónico institucional sus contrataciones en curso y un vínculo al sistema electrónico para la contratación pública o el que haga sus veces, a través del cual podrá accederse directamente a la información correspondiente al respectivo proceso contractual, en aquellos que se encuentren sometidas a dicho sistema, sin excepción.

Artículo 11:

“Información mínima obligatoria respecto a servicios, procedimientos y funcionamiento del sujeto obligado … g) Sus procedimientos, lineamientos, políticas en materia de adquisiciones y compras, así como todos los datos de adjudicación y ejecución de contratos, incluidos concursos y licitaciones; …

Así mismo, La Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente dando alcance a la circular N° 1 expidió la Circular Externa No. 20 de 27 de agosto de 2015, refiriéndose a la publicidad para las entidades que



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

191


contratan con recursos públicos entre ellas las empresas industriales y comerciales del Estado y al respecto dijo:

“… para establecer las condiciones de publicidad de la actividad contractual de las empresas industriales y comerciales del Estado, de servicios públicos domiciliarios que en su actividad comercial están en situación de competencia. Las entidades destinatarias de la presente Circular Externa pueden utilizar sus sistemas de información propios para efectos de la publicidad de la actividad contractual cuando estos permitan hacer el proceso de contratación en línea, además de permitir a los proveedores y al público en general tener acceso oportuno, permanente e ininterrumpido a la información de su actividad contractual. La información de la actividad contractual debe cumplir los plazos y requerimientos de las normas aplicables en materia de contratación y de Acceso a la información, respetando la información y documentos reservados de acuerdo con la normativa aplicable. Para que la información de la contratación con cargo a recursos públicos esté disponible al público en general en un solo sitio de internet, Colombia Compra Eficiente y las entidades destinatarias de la presente Circular Externa que cuentan con sistemas de información propios, deben disponer de un hipervínculo que comunique al SECOP con los sistemas de información de las entidades mencionadas antes del 30 de noviembre de 2015. Las entidades destinatarias de la presente Circular Externa cuyos sistemas de información propios no cumplan las condiciones señaladas, deben publicar su actividad contractual en el SECOP utilizando la clasificación "régimen especial”. …

DESCRIPCION DE LA SITUACION: La Contraloría Municipal pudo determinar en la revisión y análisis de los contratos por parte del Grupo Auditor, que la totalidad de éstos, no fueron publicados en el SECOP, lo cual no permite un despliegue de publicidad que permita que no solo los convocados o invitados directos por la entidad a través



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

192


de email, o la publicación de los pliegos de condiciones de la convocatoria en página web, de ASSBASALUD, ESE -sin disposición de hipervínculo que pueda comunicar al SECOP- y que permita a los proveedores y al público en general tener “acceso oportuno, permanente e ininterrumpido a la información de su actividad contractual.” , ni aún verificable al 30 de noviembre de 2015.

Lo que conlleva a concluir que se ha generado incumplimiento de la normatividad legal e inobservancia de los principios legales y constitucionales que rigen la contratación estatal entre ellos el principio de publicidad, transparencia y selección objetiva, entre otros. Causas

Incumplimiento e inaplicabilidad de la normatividad legal vigente.

Inefectivos mecanismos de seguimiento

Descuido administrativo.

Efectos

Alto riesgo de incurrir en investigaciones disciplinarias. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. El Régimen Jurídico de las Empresas Sociales del Estado, es el establecido en el artículo 195 de la Ley 100 de 1993; su régimen contractual está establecido en el numeral 6º de dicha normativa, el cual dispone: “6. En materia contractual se regirá por el derecho privado, pero podrá discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes previstas en el estatuto general de contratación de la administración pública”. No obstante lo anterior, el Ministerio de la Protección Social, expidió la Resolución 5185 del 4 de diciembre de 2013, por medio de la cual, fijó los lineamientos para que las Empresas Sociales del Estado adopten el estatuto de contratación que regirá su actividad contractual, obligándolas a la vez, a publicar toda su actividad contractual en el Sistema Electrónico de Contratación Pública “SECOP”. Ahora bien, para la publicación de la actividad contractual de las Empresas Sociales del Estado, el SECOP ha implementado una plataforma denominada “Régimen Especial”, la cual permite publicar solo la contratación que se realice mediante procesos abiertos al público, esto es, que cumplan con las etapas de precontractuales que permitan a los futuros oferentes presentar observaciones al proceso, celebrar audiencias de asignación de riesgos, apertura de urnas, evaluación de propuestas, adjudicación, y para este caso, ASSBASALUD ESE, en su Estatuto Contractual tiene



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

193


establecido en sus tres modalidades contractuales, solo la de Invitación Pública a Proponer o Cotizar, siendo dicho procesos publicados en el SECOP, a partir de la expedición de la resolución 5185 de 2013, tal como lo ordena el Ministerio. El aplicativo dispuesto por la plataforma denominada “Régimen Especial”, del SECOP, no permite publicar contratos que provengan de procesos que no cumplen con las anteriores etapas, siendo ellos la mayoría de los casos que se presentan en el sistema contractual de la Entidad. POSICION DE LA CONTRALORIA Analizada la respuesta de la entidad auditada, este Organismo de Control conceptúa que no se desvirtúa la observación realizada dentro del proceso, ya que no se está dando aplicación a las normas constituciones y legales, Circulares y Resoluciones, que conciernen al tema entre ellas:

El artículo 13º de la Ley 1150 de 2007 indica:

“Artículo 13º. Principios generales de la actividad contractual para entidades no sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal.”

El artículo 209 de la Constitución Política consagra:

“Artículo 209º. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.”

Circular Externa No. 20 de 27 de agosto de 2015,- COLOMBIA COMPRA EFICIENTE refiriéndose a la publicidad para las entidades que contratan con recursos públicos entre ellas las empresas industriales y comerciales del Estado al respecto dijo:

“… para establecer las condiciones de publicidad de la actividad contractual de las empresas industriales y comerciales del Estado, de servicios públicos domiciliarios que en su actividad comercial están en situación de competencia. Las entidades destinatarias de la presente Circular Externa pueden utilizar sus sistemas de información propios para efectos de la publicidad de la actividad contractual cuando estos permitan hacer el proceso de contratación en línea, además de permitir a los proveedores y al público en general tener acceso oportuno, permanente e ininterrumpido a la información de su actividad contractual.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

194


La información de la actividad contractual debe cumplir los plazos y requerimientos de las normas aplicables en materia de contratación y de Acceso a la información, respetando la información y documentos reservados de acuerdo con la normativa aplicable. Para que la información de la contratación con cargo a recursos públicos esté disponible al público en general en un solo sitio de internet, Colombia Compra Eficiente y las entidades destinatarias de la presente Circular Externa que cuentan con sistemas de información propios, deben disponer de un hipervínculo que comunique al SECOP con los sistemas de información de las entidades mencionadas antes del 30 de noviembre de 2015. Las entidades destinatarias de la presente Circular Externa cuyos sistemas de información propios no cumplan las condiciones señaladas, deben publicar su actividad contractual en el SECOP utilizando la clasificación "régimen especial”.

…

La Resolución 5185 de 2013 del Ministerio de Salud y Protección Social en su artículo 2 establece:

…

“ARTÍCULO 2o. RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN DE LAS EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO. El régimen de contratación de las Empresas Sociales del Estado es el régimen privado, conforme al numeral 6 del artículo 194 de la Ley 100 de 1993. Sin embargo, teniendo en cuenta el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, todas las Empresas Sociales del Estado deben aplicar los principios de la función administrativa y la sostenibilidad fiscal, el régimen de inhabilidades e incompatibilidades y sujetarse a los lineamientos fijados en la presente resolución.

…

ARTÍCULO 4o. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL. En desarrollo de su actividad contractual, las Empresas Sociales del Estado aplicarán los principios de la función administrativa de que trata el artículo 209 de la Constitución Política, los contenidos en la Ley 489 de 1998, los propios del Sistema General de Seguridad Social en Salud contenidos en el artículo 3o de la Ley 1438 de 2011, así como los principios de las actuaciones y procedimientos administrativos contenidos en el Cpaca, en especial, los principios de debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, eficiencia, economía y celeridad. Así mismo, deberán tener en cuenta el principio de planeación.

…

4.9. En virtud del principio de publicidad, se darán a conocer al público y a los interesados, en forma sistemática y permanente, sin que medie petición alguna, las actuaciones en el proceso de contratación, mediante las comunicaciones, notificaciones y publicaciones que ordene la ley, incluyendo el empleo de tecnologías que permitan difundir de manera masiva tal información.

...

ARTÍCULO 11. FASE DE CONTRATACIÓN. Corresponde al período comprendido entre la suscripción del contrato y la publicación en el Secop, pasando por la obtención del registro presupuestal y la aprobación de las garantías si las hay.

…

http://www.icbf.gov.co/cargues/avance/docs/resolucion_minsaludps_5185_2013.htm#top



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

195


ARTÍCULO 14. PUBLICACIÓN. Las Empresas Sociales del Estado están obligadas a publicar oportunamente su actividad contractual en el Secop. (Negrillas y subrayas fuera de texto.)

Por lo anterior, ASSBASALUD, debe dar cumplimiento a las normas Constitucionales, Legales, Circulares, Resoluciones que correspondan y, por tanto debe publicar sus procesos de contratación en el SECOP, consecuencialmente se determina que el hallazgo queda en firme. 3.26. HALLAZGO 26 ADMINISTRATIVA CON PRESUNTO ALCANCE

DISCIPLINARIO INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE LA COMISION EVALUADORA Y EL SUPERVISOR DEL CONTRATO.

CRITERIO: La ley 789 de 2002 norma en su Artículo 50: …

“Control a la evasión de los recursos parafiscales. La celebración, renovación o liquidación por parte de un particular, de contratos de cualquier naturaleza con Entidades del sector público, requerirá para el efecto, del cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. Las Entidades públicas en el momento de liquidar los contratos deberán verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas.

En el evento en que no se hubieran realizado totalmente los aportes correspondientes, la Entidad pública deberá retener las sumas adeudadas al sistema en el momento de la liquidación y efectuará el giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas con prioridad a los regímenes de salud y pensiones, conforme lo define el reglamento.

Cuando la contratación se realice con personas jurídicas, se deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución.

Para la presentación de ofertas por parte de personas jurídicas será indispensable acreditar el requisito señalado anteriormente. El funcionario que



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

196


no deje constancia de la verificación del cumplimiento de este requisito incurrirá en causal de mala conducta.

…..

El parágrafo 2 del artículo 25 de la Ley 1607 de 2012 declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-465 de 2014, dice:

….

“Parágrafo 2°.- Las entidades sin ánimo de lucro no serán sujetos pasivos del Impuesto sobre la Renta para la Equidad (CREE), y seguirán obligados a realizar los aportes parafiscales y las cotizaciones de que tratan los artículos 202 y 204 de la Ley 100 de 1993 y las pertinentes de la Ley 1122 de 2007, el artículo 7° de la Ley 21 de 1982, los artículos 2° y 3° de la Ley 27 de 1974 y el artículo 1° de la Ley 89 de 1988, y de acuerdo con los requisitos y condiciones establecidos en las normas aplicables.

…” DESCRIPCION DE LA SITUACION: La Contraloría Municipal pudo determinar que en los informes del supervisor de los contratos CF-15, CF 017, CF 004, no se evidencia observación y/o objeción alguna sobre el pago de los aportes a seguridad social, salud y pensión sobre el IBC que reporta la entidad contratista, durante la vigencia de los contratos, ni al momento de la terminación y liquidación de los mismos. En la cláusula primera contenidas en los respectivos contratos, se incluyen en las obligaciones del contratista los numerales 8 y 12 inmersos en el pliego de condiciones definitivo y en la cláusula vigésima del contrato el contratista manifiesta bajo la gravedad de juramento dar cumplimiento durante el término del contrato con las obligaciones al sistema de salud, riesgos profesionales, pensiones etc. de conformidad con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002. Igualmente, la Comisión evaluadora de ofertas de ASSBASALUD E.S.E., no hizo

observación alguna al respecto al realizar la evaluación de las ofertas, con

sustento en los factores determinantes para la aprobación de la propuesta y por

ende la adjudicación de los contratos, teniendo en cuenta los documentos

aportados por la entidad contratista, entre ellos, la certificación pagos de aportes

a seguridad social y parafiscales de los 6 meses anteriores a la fecha de la

adjudicación, en observancia de las obligaciones del contratista enunciadas en

el pliego de condiciones definitivo y en especial las de los numerales 8 y 12 del

mismo pliego.




Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

197


Causa

Descuido administrativo.

Inobservancia de las normas legales

Efectos

Alto riesgo de incurrir en investigaciones disciplinarias.

No cubrimiento del 100% del riesgo en la contratación.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD. No se acepta esta observación, toda vez que reposa en las carpetas de los citados contratos, evidencia física de que el oferente cumplió con la obligación de presentar con la oferta, certificación que acredite encontrarse al día en el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social, así:

-004, a folio 59 de la carpeta del contrato, reposa CERTIFICACION de que la Cooperativa Coopreserva se encuentra a Paz y Salvo por concepto del pago de aportes a entidades promotoras de salud y pensión, ICBF, SENA, Confamiliares y Riesgos Profesionales, expedida por el señor José Daniel Gaitán Jiménez, Revisor iscal de la Entidad cooperativa.

-15, a folio 110 de la carpeta del contrato, reposa CERTIFICACION de que la Cooperativa Coopreserva se encuentra a Paz y Salvo por concepto del pago de aportes a entidades promotoras de salud y pensión, ICBF, SENA, Confamiliares y Riesgos Profesionales, expedida por el señor José Daniel Gaitán Jiménez, Revisor iscal de la Entidad cooperativa. Contrato CF-17, a folio 62 de la carpeta del contrato, reposa CERTIFICACION de que la Cooperativa Coopreserva se encuentra a Paz y Salvo por concepto del pago de aportes a entidades promotoras de salud y pensión, ICBF, SENA, Confamiliares y Riesgos Profesionales, expedida por el señor José Daniel Gaitán Jiménez, Revisor iscal de la Entidad cooperativa. No es cierto como la manifiesta la vista fiscal, el incumplimiento de las obligaciones de la Comisión Evaluadora de ASSBASALUD E.S.E, toda vez que lo anterior demuestra el cumplimiento de requisitos por parte del contratista.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

198


POSICION DE LA CONTRALORIA. La entidad evaluada no desvirtúa esta observación, se limita a referir que el oferente

cumplió con la obligación de presentar certificación de “encontrarse al día en el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social”, pero no se demuestra que dichos aportes se hayan hecho sobre la totalidad de las compensaciones: ordinarias y extraordinarias. La Comisión evaluadora de ofertas de ASSBASALUD E.S.E., no le dio la debida importancia al análisis de la certificación de pago de aportes a seguridad social integral como requisito precontractual, como tampoco a la propuesta del oferente. Lo que evidencia esta Contraloría es que se suscriben únicamente a verificar que el contratista estuviera al día en el pago de los aportes a seguridad social, sin el análisis o verificación del pago de los mismos sobre las compensaciones ordinarias, extraordinarias etc., como lo exigen las normas legales. Igualmente, el supervisor de cada contrato, en la etapa contractual y aún en la liquidación de los contratos, no se dio a la tarea de la verificación de este hecho, para realizar los respectivos pagos. Se sustenta lo anterior en el

DECRETO 4588 DE 2006: …

“Artículo 27. Afiliación e ingreso base de cotización en materia de salud, pensiones y riesgos profesionales. Los trabajadores asociados son afiliados obligatorios al Sistema de Seguridad Social Integral; para efectos de su afiliación se tendrá en cuenta como base para liquidar los aportes, todos los ingresos que perciba el asociado, de conformidad con lo señalado en el parágrafo 1° del artículo 3° de la Ley 797 de 2003 y normas que lo reglamenten.”

Ley 797 de 2003:

…

“Parágrafo. Se entiende por ingresos efectivamente percibidos por el afiliado aquellos que él mismo recibe para su beneficio personal. Para este efecto, podrán deducirse las sumas que el afiliado recibe y que debe erogar para desarrollar su actividad lucrativa en las mismas condiciones previstas por el artículo 107 del Estatuto Tributario.”

La Ley 1233 de 2008, en su artículo 6, ha contemplado la:



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

199


…”BASE DE COTIZACION EN SEGURIDAD SOCIAL. "Para cotizar a salud, pensión, salud y riesgos profesionales, el ingreso base de cotización será la suma de la compensación ordinaria y extraordinaria mensual que reciba el trabajador asociado, y la proporción para su pago será la establecida en la ley para el régimen de trabajo dependiente." Art 6 ley 1233/08 y Decreto 3553/08 art 1 y 2 que define que se entiende por compensación ordinaria y extraordinaria.

Ley 789 de 2002

…

“Artículo 50. Control a la evasión de los recursos parafiscales. La celebración, renovación o liquidación por parte de un particular, de contratos de cualquier naturaleza con Entidades del sector público, requerirá para el efecto, del cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. Las Entidades públicas en el momento de liquidar los contratos deberán verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas.

En el evento en que no se hubieran realizado totalmente los aportes correspondientes, la Entidad pública deberá retener las sumas adeudadas al sistema en el momento de la liquidación y efectuará el giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas con prioridad a los regímenes de salud y pensiones, conforme lo define el reglamento.

…

LEY 828 DE 2003:

…

Artículo 1°. Modifícase el parágrafo 2 del artículo 50 de la Ley 789 de 2002, el cual quedará así:

Parágrafo 2. Será obligación de las entidades estatales incorporar en los contratos que celebren, como obligación contractual, el cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral, parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, Sena e ICBF) por lo cual, el incumplimiento de esta obligación será causal para la imposición de multas sucesivas hasta tanto se dé el cumplimiento, previa verificación de la mora mediante liquidación efectuada por la entidad administradora.

Cuando durante la ejecución del contrato o a la fecha de su liquidación se observe la persistencia de este incumplimiento, por cuatro (4) meses la entidad estatal dará aplicación a la cláusula excepcional de caducidad administrativa.”

… (Negrilla y subraya fuera de texto)



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

200


En conclusión, ASSBASALUD, debe verificar el cumplimiento de la normatividad legal en relación con la obligación que debe cumplir todo oferente y/o contratista en cuanto al pago de aportes a seguridad social integral. El hallazgo queda en firme.

3.27. HALLAZGO 27 ADMINISTRATIVO, FALLAS Y DEFICIENCIAS EN LA

REALIZACIÓN DE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS. Criterio ASOBANCARIA ……….Ver ….Acuerdo interbancario Administración de contratos de cuenta corriente, cheques, títulos judiciales, depósitos de arrendamiento y procesos de CANJE…Diciembre de 2008…Bogotá, D.C. ….

CAPÍTULO VII. DEVOLUCIÓN DE CHEQUES, TÍTULOS JUDICIALES Y DEPÓSITOS DE ARRENDAMIENTO (INSTRUMENTOS) ARTÍCULO 22º.

Las únicas causales de devolución de cheques y demás documentos previstos en el artículo 7º, que sólo se utilizarán cuando sean pertinentes, son las siguientes: ……….

13. (código inhabilitado) 14. faltan firmas De... Esta causal aplica cuando el cheque no está firmado o falta alguna de las firmas registradas para girar, según las condiciones de manejo pactadas con el titular de la cuenta. En el caso de los títulos judiciales o depósitos de arrendamiento esta causal se aplica cuando falta firma del juez, secretario o funcionario autorizados.

15. falta protector registrado



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

201


Esta causal aplica cuando en las condiciones de manejo se registra un protector de valores y este no aparece estampado en el cheque o es diferente al registrado.

16. Falta sello ante firma registrado

Esta causal aplica cuando en las condiciones de manejo se ha registrado la utilización de uno o más sellos y al girar los cheques este o estos no fueron estampados. En el caso de los títulos judiciales o depósitos de arrendamiento esta causal aplica para el banco administrador de estos títulos. Lo anterior se puede reorientar en el sentido de que al girar un cheque o título valor, afecta el movimiento crédito de la cuenta bancaria contra un acreedor o pago de un proveedor, derivándose así la obligación por pago el efecto en la transacción contable al interior de la entidad, sin embargo al suceder lo contrario y no ser efectivo el pago del titulo valor por inconsistencias en su elaboración o por tener la orden de pago a un beneficiario equivocado, se regresan o invierten los procesos contables generando traumatismos en los movimientos, lo mismo puede pasar o generar situación adversa en los casos de pagos de embargos o depósitos judiciales Plan General de Contabilidad Pública.

1. Efectuar conciliaciones de saldos del efectivo e inversiones, entre las áreas de presupuesto, contabilidad, tesorería, y demás áreas de la entidad, examinando simultáneamente los tiempos de respuesta y oportunidad en la entrega de la información.

7. Características Cualitativas de la Información Contable Pública (...) 102. La información contable pública está orientada a satisfacer con equidad las necesidades informativas de sus usuarios reales y potenciales, quienes requieren que se desarrolle observando las características cualitativas de Confiabilidad, Relevancia y comprensibilidad. Las características cualitativas que garantizan la Confiabilidad son la Razonabilidad, la Objetividad y la Verificabilidad; con la Relevancia se asocian la Oportunidad, la Materialidad y la Universalidad; y con la Comprensibilidad se relacionan la Racionalidad y la Consistencia. (...)



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

202


107. Relevancia. La información contable pública es relevante si proporciona la base necesaria, suficiente y con la calidad demandada, para que los usuarios dispongan oportunamente de ella, conforme a sus objetivos y necesidades (...) 110. Universalidad. La información contable pública es universal, si incluye la totalidad de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales de la entidad contable pública, debidamente reconocidos y medidos en términos cuantitativos y/o cualitativos, con independencia de que la relación costo-beneficio implique agregar partidas para su reconocimiento. (...) (Subrayados fuera de texto) 8. Principios de Contabilidad Pública (...) 116. Registro. Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben contabilizarse de manera cronológica y conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnológicos de que disponga la entidad contable pública, con base en la unidad de medida. (...) 117. Devengo o Causación. Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resulta dos del período. (...) 121. Período Contable. Corresponde al tiempo máximo en que la entidad contable pública debe medir los resultados de sus operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, y el patrimonio público bajo su control, efectuando las operaciones contables de ajustes y cierre. El período contable es el lapso transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. No obstante, se podrán solicitar estados contables intermedios e informes y reportes contables, de acuerdo con las necesidades o requerimientos de las autoridades competentes, sin que esto signifique necesariamente la ejecución de un cierre”. (Subrayados fuera de texto) 4.1. Controles asociados a las actividades del proceso contable …



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

203


10. Efectuar conciliaciones de saldos del efectivo e inversiones, entre las áreas de presupuesto, contabilidad, tesorería, y demás áreas de la entidad, examinando simultáneamente los tiempos de respuesta y oportunidad en la entrega de la información. (...) 12. Identificar la existencia y funcionalidad de procedimientos para la elaboración, revisión y depuración oportuna de las conciliaciones bancarias, que implique control sobre la apertura y utilización adecuada de las cuentas bancarias” Estos numerales, orientan la elaboración periódica de conciliaciones bancarias como un mecanismo de apoyo para el control y administración del disponible y de los recursos depositados en instituciones financieras que permite establecer diferencias entre los valores de extracto bancario y libros de contabilidad, y emprender acciones de reclamos, ajustes y registros contables, y demás actuaciones administrativas oportunas que conduzcan a la claridad de los movimientos y la fiabilidad de los saldos, que integran los estados contables, de modo que la política y los procedimientos determinados por la entidad, deben contener entre otros, objetivos, actividades, periodicidad y responsables respecto a las conciliaciones bancarias. ….pronunciamientos de la Contaduría General de la Nación que abordan asuntos relativos a conciliaciones bancarias y procesos de depuración de saldos bancarios…. Descripción de la Situación. En la revisión realizada a las conciliaciones bancarias de todos los bancos por la vigencia de 2014, se evidenció que hay una falencia de la aplicación de los controles y políticas existentes, pues se presentan reiteradas devoluciones de cheques y cargues con cargo al pago de proveedores, devoluciones por no reconocimiento de firmas e igualmente, se presentó el embargo de las cuentas de Bancolombia y del BBVA, para el pago de una demanda por proceso ejecutivo emitido por el Juzgado Cuarto Administrativo del Circuito de Manizales. Causa:

Deficiencias en la realización de las conciliaciones bancarias



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

204


Efecto:

Incumplimiento en la aplicación de las normas contables del PGCP y de los controles existentes en la entidad para la gestión y administración de los títulos valores y recursos financieros.

Respuesta de la entidad:

En cuanto a las conciliaciones bancarias es importante aclarar que dichas

conciliaciones se acogen a los procedimientos establecidos en la entidad y han

sido revisadas tanto en el área financiera por la revisoría fiscal de la entidad como

la oficina de control interno, de igual manera al revisar el cuadro que se anexa, el

monto, ni la cantidad de cheques o transferencias devueltas son significativas

frente al total de transferencias y pagos que realiza la institución, es de aclarar que

en la vigencia 2014, prácticamente se cancelaron todos los proveedores mediante

transferencia electrónica la cual por fallas del portal falta de conectividad puede

negarse su pago y ser devuelto o en su momento, o por falta de algún requisito en

el momento del giro.

MES

MONTO PAGADO

MONTO

DEVUELTO

%

ENERO

1.371.598.929 3.870.921 2%

FEBRERO

1.866.886.201

7.133.744

3%

MARZO

ABRIL

1.782.089.114

1.911.292

1%

MAYO

1.680.128.597

1.838.362

1%

JUNIO

1.751.824.301

4.807.097

2%

JULIO 1.842.630.162 62.800 0.003%



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

205


AGOSTO

1.457.759.644

417.200

0.02%

SEPTIEMBRE

OCTUBRE 1.330.509.192

0

NOVIEMBRE

1.813.411.685

0

DICIEMBRE

2.892.052.665

0

TOTAL

17.788.890.490

20.041.416

9.023%

Este cuadro demuestra que no es reiterada la devolución de cheques si observamos el pesos porcentual del total de ellos tiene sobre el total de pagos que se realizan. De igual manera controvertir el sustento jurídico que tiene la presente observación, nada tiene que ver con la situación, ni son relacionadas en el tema, pues estas devoluciones no alteran la calidad de la información, son situaciones que se dan en el giro normal de operaciones de una tesorería, ni mucho menos constituyen una deficiencia en el proceso de conciliación bancaria, ni tampoco se asemeja a situaciones vividas en vigencias anteriores. La entidad da cumplimiento a las normas de conciliación que se exigen para entidades

estatales y que fueron mencionadas en la presente, por tal razón de manera respetuosa,

solicitamos la exclusión de esta observación.

POSICION DE LA CONTRALORIA

Ante la respuesta de la entidad auditada, pues si bien estas devoluciones no

afectan el sistema contable, es un riesgo latente en la misma, en la emisión de



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

206


giros masivos bien sea físico o electrónico el cual debe blindarse desde el interior

de la ESE para darle seguridad a los recursos financieros y cumplimiento de

obligaciones con los proveedores. Ahora bien, si en la entidad se da cumplimiento

a las políticas y normas en materia de las conciliaciones y prácticamente se

pagaron a casi todos los proveedores, es una forma de habilitar el flujo de los

depósitos con alguna seguridad de preservarlos, siendo que es una política con la

se debe blindar sustancialmente el sistema de giros masivos físicos o electrónicos

con resultado cero a través de las plataformas de los bancos desde la entidad

ESE que es la pagadora; además si esta situación se presenta en menor

proporción, es necesario e indispensable revisar la información del proveedor o

tercero que conduzca a corregir de raíz estas inconsistencias.

Por lo anterior, el hallazgo se mantiene.

3.28. HALLAZGO 28 ADMINISTRATIVO DEUDAS DE DIFÍCIL COBRO Criterio Régimen de Contabilidad Pública: Normas técnicas relativas a los grupos que integran el activo: “...9.1.1.3.- Deudores: 154. Como resultado del grado de incobrabilidad originado en factores tales como antigüedad e incumplimiento, deben provisionarse el valor de los derechos que se estimen incobrables y ajustarse permanentemente de acuerdo a su evolución. El cálculo de la provisión debe corresponder a una evaluación técnica que permita determinar la contingencia de pérdida o riesgo por la eventual insolvencia del deudor, además de los aspectos legales que originan el derecho, y deberán efectuarse por lo menos al cierre del periodo contable. 155. Son métodos y criterios aceptados para establecer el valor de la provisión: el individual y el general.

Descripción de la situación Se observa en el Balance General una partida por valor de $ 5.453.896.162.88, que corresponde a Deudas de Difícil Cobro, cifra que aunque fue ajustada la provisión tal como lo indica el Régimen de Contabilidad Pública, es una partida significativa que de alguna manera afecta los ingresos para la entidad y por lo tanto requiere de un riguroso seguimiento y eficiente gestión para su posterior recuperación.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

207


CODIGO CONTABLE

DETALLE

DIC-2014

147511 Deudas de difícil cobro s-cios seg de salud 5.092.044 147590 Otros Deudores 361.851 148014 Provisión para deudores (5.092.044) 148090 Otros deudores (361.851)

(Valores expresados en miles de pesos)

Luego de realizado el análisis y comprobación de los deudores de la entidad con el auxiliar de contabilidad, arroja un gran total de $ 5.453.896.162,88; partida que genera cierta incertidumbre en los estados contables de la entidad ya que este valor representa el 43,8% de los activos a diciembre 31 de 2014. Causa

Poca gestión o Desconocimiento de la normatividad. Efecto

Presentación de Estados Contables, Balance General y Estado de Actividad Financiera, Económica y Social con partidas que a pesar de estar provisionadas impactan notablemente el resultado de los estados financieros.

Respuesta de la Entidad:

En la observación planteada en el numeral 2.3.1 Estados Contables, en lo referente a la no inclusión de una cuenta en la contabilidad, específicamente “DEUDAS DE DIFICIL RECAUDO”, la dinámica y la descripción de esta es igual a la cuenta contable que se encuentra incorporada en la contabilidad de ASSBASALUD ESE denominada “ DEUDAS DE DIFICIL COBRO”, así su nombre no concuerde, la clasificación, el reconocimiento y revelación de los hechos y las transacciones financieras se hacen a lo estipulado en el manual de procedimientos de la Contaduría General de la Nación. En cuanto al cálculo de las razones financieras lo correspondiente a los indicadores de liquidez utilizados para medir o cuantificar la realidad económica y financiera, ASSBASALUD no tiene en cuenta las partidas correspondientes a las deudas de difícil cobro, por consiguiente el resultado de estos con corte a 31 de diciembre de 2014 muestran un resultado real para la entidad. Los Estados Financieros de ASSBASALUD ESE, con corte a diciembre 31 de 2014 si involucran las cuentas de difícil cobro, las cuales cerraron en un monto de



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

208


$5.453.896 con una provisión por monto igual, lo que no genera impacto en el monto total de activo corriente y por ende los indicadores. Además considerar conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación en sus doctrinas de la vigencia 2011, donde se demuestra que la Entidad no incumple ningún manejo contable con las cuentas de deudores, se transcribe a continuación: “*** CONCEPTO 20113-152476 del 30-03-11 TÍTULO 1. RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA 1 Tema 1.1 Ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública Subtema 1.1.1 Aplicación del Régimen de Contabilidad Pública en la Administración Cooperativa de entidades de Salud de Caldas y Quindío-COODESCA TÍTULO 1. 2. CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS MARCO CONCEPTUAL PGCP 2 Tema 1.1 1.2 1475 Deudas de difícil cobro 5304 Provisión para deudores Normas técnicas relativas a los activos / Deudores 17 Subtema 1.1.1 Tratamiento contable de la cartera vencida a más de 360 días, por parte de la Administración Cooperativa de Entidades de Salud de Caldas y Quindío, COODESCA Doctora LUZ MIRELLA GÓMEZ GIRALDO Profesional Especializado Control Fiscal Macro Contraloría General de Caldas Manizales -Caldas ANTECEDENTES Me refiero a su correo electrónico radicado con el expediente 20113-152476, en el cual hace referencia al hallazgo por parte de la Contraloría en los siguientes términos: “COODESCA a 31 de diciembre de 2009, reporta en la contabilidad el valor de $234.418 miles por concepto de cartera vencida a mas de 360 días. Según relación del área de cartera de la cooperativa al 9 de septiembre de 2010 la cartera superior a 360 días suma $574.119 miles. No obstante lo anterior, COODESCA no incorpora en la contabilidad, la cuenta de Deudas de Difícil Recaudo, al igual que clasifica en el Balance a 31 de diciembre de 2009 la totalidad de los deudores como activo corriente, situación que no es cierta; desdibujando la realidad de algunos de los indicadores de liquidez presentados por la entidad como son el capital de trabajo, razón corriente, prueba acida entre otros”. También informa la Contraloría General de Caldas que en respuesta al hallazgo, la Cooperativa aduce que “(…) seguirá incorporando las Deudas de difícil recaudo acorde con el Plan Único de Cuentas del Sector Solidario, que quedará clasificado como “Vencida a más de 360 días”, tal y como lo establece La Circular Básica Contable Financiera Nro. 04 de 2008, expedida por la Superintendencia de La Economía Solidaria, y atenderemos también el criterio de la circular citada: “En las cuentas por cobrar derivadas de contratos con la Nación o con Entidades Territoriales, cuando exista el respectivo certificado de apropiación presupuestal, se entenderá que la cuenta por cobrar esta exenta de la provisión señalada en el presente capitulo en caso de que el pago se efectúe en plazos diferentes a los inicialmente pactados”. En lo referente a la reclasificación



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

209


de las deudas vencidas a más de 360 días, la circular citada no establece su traslado al activo no corriente. Razón por la cual para efectos de presentación de los Estados Financieros con corte a diciembre 31 de 2010, haremos la reclasificación sólo por la sugerencia de la Contraloría tanto en la parte activa como pasiva; pero advirtiendo, que nos genera incertidumbre jurídica frente a nuestro organismo de control y vigilancia (Superintendencia de la Economía Solidaria)”. En consecuencia, solicita orientación sobre el manejo contable que se le debe dar a las deudas de difícil recaudo por parte de La Administración Cooperativa de Entidades de Salud de Caldas y Quindío, COODESCA. Al respecto este Despacho se permite atender su solicitud en los siguientes términos: CONSIDERACIONES 18 El artículo 5° de la Resolución 354 de septiembre 5 de 2007, mediante la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública dispone que “(…) debe ser aplicado por los organismos y entidades que integran las Ramas del Poder Público en sus diferentes niveles y sectores. También debe ser aplicado por los órganos autónomos e independientes creados para el cumplimiento de las demás funciones del Estado. En el mismo sentido, el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública incluye a los Fondos de origen presupuestal, además de las Sociedades de Economía Mixta y las que se les asimilen, en las que la participación del sector público, de manera directa o indirecta, sea igual o superior al cincuenta por ciento (50%) del capital social. (…)”. Con respecto a la normativa contable, el párrafo 120 del Plan General de Contabilidad Pública del Régimen de Contabilidad Pública, define el principio de la Prudencia en los siguientes términos: “(…) Con referencia a los gastos deben contabilizarse no sólo en los que se incurre durante el período contable, sino también los potenciales, desde cuando se tenga conocimiento, es decir, los que supongan riesgos previsibles o pérdidas eventuales, cuyo origen se presente en el período actual o en períodos anteriores. (…)”. (Subrayado fuera de texto) Subsecuentemente, el párrafo 154 de la normativa contable, en lo relacionado con la provisión de deudores, indica que “Como resultado del grado de incobrabilidad originado en factores tales como antigüedad e incumplimiento, debe provisionarse el valor de los derechos que se estimen incobrables y ajustarse permanentemente de acuerdo con su evolución. El cálculo de la provisión debe corresponder a una evaluación técnica que permita determinar la contingencia de pérdida o riesgo por la eventual insolvencia del deudor, además de los aspectos legales que originan el derecho, y deberá efectuarse por lo menos al cierre del período contable. (Subrayado fuera de texto) Seguido, el párrafo 155, señala: “Son métodos y criterios aceptados para establecer el valor de la provisión: el individual y el general. El método individual se basa en el análisis de la antigüedad y revisión de las condiciones de cada uno de los deudores. Tomando como base la experiencia y las condiciones económicas existentes, hará la estimación de los porcentajes y



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

210


valores que no tienen probabilidad de recuperarse, teniendo en cuenta que a mayor tiempo vencido es mayor esta probabilidad. A partir de estos valores calculados se hará el ajuste correspondiente a la provisión. El método general o alternativo se basa en la estimación de un porcentaje sobre el total de los deudores que se consideran incobrables, con independencia de la situación particular de cada una de ellas. Este método toma en cuenta el comportamiento o experiencia en materia de recaudo de los deudores y establece rangos por edades de vencimiento. Para el efecto debe determinarse el porcentaje a aplicar como provisión en cada uno de los rangos definidos, sin exceder del valor del deudor. Igualmente el párrafo 156, define que “El reconocimiento de la provisión de deudores afecta el gasto. (…)”. (Subrayado fuera de texto) Así mismo, el párrafo 157 de la mencionada norma, en lo referente a la revelación de los deudores, prescribe: “Los deudores se revelan de acuerdo con su origen en: (…); y en deudores de difícil recaudo, de acuerdo con el riesgo de insolvencia del deudor. El valor de las provisiones constituidas se presenta como un menor valor de los deudores, debiendo revelarse los métodos y criterios utilizados para su estimación en notas a los estados, informes y reportes contables. (Subrayado fuera de texto). En relación con la revelación en el balance general de la totalidad de los deudores como activo corriente, el párrafo 368 del Plan General de Contabilidad Pública del Régimen de Contabilidad Pública, establece que el Activo Corriente “Comprende los bienes y derechos que razonablemente pueden ser convertidos en efectivo, o que por su naturaleza puede realizarse o consumirse, en un 19 período no superior a un año, contado a partir de la fecha del balance general”. (Subrayado fuera de texto) Por su parte, el párrafo 369 señala que el Activo no Corriente “Está constituido por los bienes y derechos de relativa permanencia que se adquieren con el fin de utilizarlos, consumirlos o explotarlos y no con la intención de comercializarlos”. (Subrayado fuera de texto) De otra parte, el Catalogo General de Cuentas contenido en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, describe la cuenta 1475-DEUDAS DE DIFÍCIL RECAUDO, como: “el valor de las deudas a favor de la entidad contable pública pendientes de recaudo, que por su antigüedad y morosidad han sido reclasificadas de la cuenta deudora principal”. La dinámica de esta cuenta establece que se acredita con: “2- El valor castigado contra la respectiva provisión, una vez agotadas las gestiones de cobro y cumplidos los requisitos pertinentes”. También, describe la cuenta 1480-PROVISIÓN PARA DEUDORES (Cr), como: “el valor estimado de las contingencias de pérdida generadas como resultado del riesgo de incobrabilidad, de acuerdo con el análisis general o individual de las cuentas que integran el grupo de deudores. La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 5304-Provisión para Deudores”. La dinámica de la cuenta establece que se acredita con: “1- El valor de la provisión constituida para cubrir el riesgo de



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

211


incobrabilidad”. La cuenta 5304-PROVISIÓN PARA DEUDORES, lo describe como: “el valor de las estimaciones que debe efectuar la entidad contable pública para cubrir contingencias de pérdida como resultado del riesgo de incobrabilidad de los deudores. La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 1480-Provisión para Deudores (Cr)”. La dinámica de la cuenta establece que se debita con: “1- El valor de las provisiones causadas durante el período contable. Y se acredita con: “1- El valor de la disminución de las provisiones constituidas en el período, al desaparecer el evento que las originó”. CONCLUSIÓN De conformidad con lo expuesto en las consideraciones, se concluye que La Administración Cooperativa de Entidades de Salud de Caldas y Quindío, COODESCA, se encuentra dentro del ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública, y por lo tanto debe aplicarlo íntegramente. La norma contable es taxativa al expresar que los derechos que presentan riesgos de incobrabilidad de acuerdo con la insolvencia del deudor, su antigüedad y morosidad, deben reclasificarse de la cuenta deudora principal a la cuenta 1475–DEUDAS DE DIFICIL COBRO. Así mismo, se debe provisionar el valor de los derechos que se estimen incobrables y ajustarse permanentemente de acuerdo con su evolución, por lo cual, es la entidad la que define las políticas de cobro de deudores, el método que mejor le permita establecer la razonabilidad de los saldos por 20 dicho concepto y la que determina el valor a provisionar, teniendo en cuenta que la provisión sobre deudores se debe efectuar al menos una vez al año. Para el efecto, se debita la subcuenta que corresponda, de la cuenta 5304-PROVISION PARA DEUDORES, y se acredita la subcuenta respectiva de la cuenta 1480-PROVISION PARA DEUDORES (CR). Ahora bien, si como resultado de las políticas de cartera de la entidad, una cuenta se considera incobrable por la insolvencia del deudor o por cualquier otro factor, en atención al principio de prudencia, la entidad puede provisionar el deudor que se encuentre reconocido en cualquiera de las cuentas de deudores objeto de provisión, sin que haya necesidad de reclasificar los saldos de la cuenta principal a la Cuenta 1475-DEUDAS DE DIFÍCIL COBRO, reconociéndose directamente la provisión afectando con un débito la subcuenta que identifica la naturaleza del derecho de la cuenta 5304-PROVISIÓN PARA DEUDORES, y un crédito en la subcuenta según corresponda, de la cuenta 1480-PROVISION PARA DEUDORES (CR). En este orden de ideas, es pertinente precisar que el valor de la provisión revelada en la cuenta 1480-PROVISION PARA DEUDORES, no siempre corresponde únicamente a la cartera registrada en la cuenta 1475-DEUDAS DE DIFICIL RECAUDO. El castigo de la cartera autorizada por la administración se registra debitando la subcuenta que corresponda de la cuenta 1480-PROVISION PARA DEUDORES (CR) y acreditando la subcuenta respectiva, de la cuenta 1475-



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

212


DEUDAS DE DIFICIL RECAUDO, y la diferencia que se presente entre el valor del deudor y la provisión debe reconocerse en la subcuenta 580802-Pérdida en retiro de activos, de la cuenta 5808-OTROS GASTOS ORDINARIOS. Para clasificar los activos en partida corriente, deberá tenerse en cuenta que los mismos razonablemente pueden ser convertidos en efectivo o ser realizables en un período inferior a un año. Por lo tanto, el hecho de reclasificar un derecho a la cuenta Deudas de Difícil Recaudo, no implica que haya renunciado al cobro del derecho, al contrario, se hace aún más convertibles, en la medida que existe la posibilidad de implementar y ejecutar los mecanismos de cobro jurídicos establecidos para exigir el recaudo de la cartera, razón por la que se considera consistente que los derechos registrados como deudas de difícil recaudo se clasifiquen en partidas corrientes” Sustentados en lo anterior solicitamos respetuosamente sea retirada la presente observación, así como revaluado el análisis hecho a los Estados Financieros del 2014

POSICION DE LA CONTRALORIA Si bien es cierto que ASSBASALUD ESE para la vigencia de 2014, hizo provisión del 100% de las cuentas de difícil cobro que arroja un gran total de $ 5.453.896.162,88, la entidad debe efectuar un análisis detallado y pormenorizado de cada situación e inclusive de un estudio juicioso y técnico, porque si tenemos en cuenta lo mencionado en renglones arriba, al hacer un reconocimiento en la provisión de deudores, esto por consiguiente afecta el gasto. Ahora bien, en relación con las normas técnicas incluidas el PGCP, Párrafo “156 El reconocimiento de la provisión de deudores afecta el gasto. Los deudores de las entidades de gobierno general que no estén asociados o la producción de bienes o prestación de servicios individualizables, no son objeto de provisión. En este caso, cuando el derecho se extinga por causas diferentes a cualquier forma de pago, se afectará directamente el patrimonio.” Y para el caso que nos ocupa, un servicio individualizable es la salud, la educación, servicios públicos domiciliarios. Sin embargo al hablar de la incertidumbre que genera una imprecisión en la información contable, esto conlleva a que se implementen los mecanismos necesarios en la reclasificación de cuentas de difícil cobro, así como la revelación de la información al sacar unos indicadores financieros en donde por ejemplo la cuenta de inventarios no está reflejada a plenitud y confiable a la fecha de cierre



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

213


del ciclo contable; por lo tanto, al manifestar que a 2015, se tienen datos confiables y completos con tendencias de aumento, no significa que dichos indicadores reflejan exactamente la situación financiera de la entidad y capacidad económica para atender sus obligaciones, porque la información analizada y objeto de esta auditoría es muy concreta y se refiere a la vigencia de 2014. Por lo tanto el hallazgo se mantiene.

3.29. HALLAZGO 29 ADMINISTRATIVO CON OBLIGATORIEDAD DE ELABORAR LOS CÁLCULOS ACTUARIALES POR PENSIONES DE JUBILACIÓN, BONOS Y/O TÍTULOS PENSIONALES

Criterio: Artículo 354 de la Constitución Política de Colombia. Ley 298 del 23 de julio de 1996 y el Decreto 143 de 2004; Libro II Manual de Procedimientos Contables, expedido por la Contaduría General de la Nación, Capitulo XXVI “Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación del pasivo pensional de los recursos que lo financian, en las entidades responsables del pasivo pensional”. Resolución 633 Contaduría General de la Nación 19 de Diciembre de 2014 "Por la cual se modifica el Manual de Procedimientos Contables del Régimen de Contabilidad Pública, incorporando el Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación del pasivo pensional y de los recursos que lo financian, en las entidades responsables del pasivo pensional"…



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

214


Ley 734 de 2002 Artículo 34 numeral 1 “Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente”. Art 35 numeral 7: “Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a su cargo o la prestación del servicio a que está obligado”. Art 48 Numeral 52: “No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

215


que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz”. Descripción de la situación: ASSBASALUD E.S.E., contrato los servicios profesionales con el fin de obtener un cálculo actuarial que permitiera cumplir con lo determinado en la ley e iniciar el proceso de crear o provisional las reservas para evitar riesgos fiscales, el resultado del estudio fue entregado a la institución peor no fue facilitado por el área de Recursos Humanos que actuó como supervisor del contrato al área contable para la respectiva actualización en los estados financieros de la entidad y también para ejecutar las acciones de cobro que se desprendían de dicho informe Causa:

Debilidad en el control que no permiten que no permiten advertir oportunamente el problema.

Deficiencias de comunicación entre distintas áreas de la entidad.

Efecto: Presentación de estados financieros que no revelan la realidad de la entidad.

Alteración en la cuantificación en la contabilidad de los derechos y obligaciones de la entidad

Incumplimiento de disposiciones generales.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD. De conformidad a la observación nos permitimos dar respuesta en los siguientes términos: El artículo 33 de la Ley 60 de 1993, creó el Fondo del Pasivo Prestacional del Sector Salud como una cuenta especial a cargo del entonces Ministerio de Salud, para que la Nación se obligara con las entidades de salud en la financiación del pasivo causado hasta el 31 de diciembre de 1993, por concepto de cesantías y pensiones de los funcionarios del sector salud que fueron reconocidos como beneficiarios de dicho Fondo en una proporción calculada en los términos establecidos en la misma ley. La Ley 100 de 1993 en su artículo 242, establece que el fondo del pasivo prestacional para el sector salud, de que trata la Ley 60 de 1993, cubrirá las cesantías netas acumuladas y el pasivo laboral por pensiones de jubilación causado a 31 de diciembre de 1993.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

216


Con la expedición de la Ley 715 de 2001, se suprimió el Fondo del Pasivo Prestacional del Sector Salud y se trasladó la responsabilidad financiera de la Nación al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de conformidad con los artículos 61, 62 y 63 de la mencionada ley. La Dirección General del Presupuesto Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de conformidad con el Decreto 306 de 2004 avaló el monto del pasivo causado a 31 de diciembre de 1993, por concepto de cesantías, pensiones de jubilación o vejez, invalidez y sustituciones pensionales, bonos pensionales, cuotas partes de bonos pensionales, cuotas partes pensionales, y reservas pensionales. El Decreto 306 de 2004, define los procedimientos para desarrollar las competencias asignadas al Ministerio de Hacienda y Crédito Público especialmente lo relacionado con: i) la revisión de las concurrencias de la Nación y de las entidades territoriales e instituciones de salud; ii) los cálculos actuariales, iii) las certificaciones de beneficiarios; iv) la actualización financiera y actuarial de las mesadas pensionales, bonos pensionales, cuotas partes pensionales y del pasivo de cesantías causadas a 31 de diciembre de 1993; v) las obligaciones de los antes concurrentes y vi) los requisitos, condiciones y trámites que deban cumplirse para el pago de las concurrencias asignadas. El Consejo de Estado-Sala de lo Contencioso Administrativo en sentencia con fecha de 21 de octubre de 2010 (Radicado 5242 de 2010) Decretó “…la nulidad parcial de la expresión “…y las instituciones hospitalarias concurrentes” contenida en el literal d) artículo 3º, en los incisos 3º y 4º del numeral 1 del artículo 7º y en los artículos 10º y 11º del Decreto 306 de 2.004…”. La Ley 1438 de 2011 articulo 78 Pasivo prestacional de las Empresas Sociales del Estado e instituciones del sector salud. En concordancia con el artículo 242 de la Ley 100 de 1993 y los artículos 61, 62 y 63 de la Ley 715 de 2001, el Gobierno Nacional, a través del Ministerio de Hacienda y Crédito público y los entes territoriales departamentales firmarán los contratos de concurrencia y cancelarán el pasivo prestacional por concepto de cesantías, reserva para pensiones y pensiones de jubilación, vejez, invalidez y sustituciones pensionales, causadas en las instituciones del sector salud públicas causadas al finalizar la vigencia de 1993 con cargo a los mayores recursos del monopolio de juegos de suerte y azar y del fondo pensional que se crea en el Proyecto de Ley de Regalías. Parágrafo. Concédase el plazo mínimo de dos (2) años, contados a partir de la entrada en vigencia de la presente Ley, para que las entidades territoriales y los hospitales públicos le suministren al Ministerio de Hacienda y Crédito Público la información que le permita suscribir los convenios de concurrencia y emitan los bonos de valor constante respectivos de acuerdo a la



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

217


concurrencia entre el Gobierno Nacional y el ente territorial departamental. El incumplimiento de lo establecido en el presente artículo será sancionado como falta gravísima. El Decreto 700 del 12 de abril de 2013 reiteró que la financiación del mencionado pasivo es responsabilidad de la Nación y las entidades territoriales, y determinó la responsabilidad que asumirán en el pago de la concurrencia. El Decreto 728 de 2013 establece la metodología para la destinación de los recursos del Lotto Nacional que los municipios deberán utilizar para el saneamiento de las obligaciones pensionales de las empresas sociales del estado E.S.E. que de aquí en adelante se denominarán LA ENTIDAD DEL SECTOR SALUD. Adicionalmente, La Corte Suprema De Justicia, Sala De Casación Penal, Sala De Decisión De Tutelas N° 2, en Sentencia del seis (6) de febrero de dos mil catorce (2014) Radicado No. 71698. Magistrada Ponente MARÍA DEL ROSARIO GONZÁLEZ MUÑOZ, consideró: “El Ministerio de Hacienda y Crédito Público expidió el decreto 700 del 12 de Abril de 2013, mediante el cual reglamentó los artículos 61,62 y 63 de la Ley 715 de 2001 y dispuso que la financiación del pasivo prestacional del sector salud es Responsabilidad de la Nación y los Entes Territoriales” (Negrilla y cursiva fuera del texto). En el mismo sentido, la Corte Constitucional en Sentencia T-404/2015, ordenó al Ministerio de Hacienda y Crédito Público llevar a cabo la actualización del pasivo prestacional con el fin de incluir todas las provisiones y asegurar el pago de las Indemnizaciones Sustitutivas de pensión de jubilación y se modifique el acuerdo de concurrencia No. 001274 celebrado con el Departamento del Valle y el Municipio de Cali, para incluir estas partidas y defina la responsabilidad de estas entidades territoriales en la concurrencia conforme a las competencias definidas en el Decreto 700 de 2013, y exhortó al Ministerio de Hacienda para que en un término de tres meses actualice el pasivo pensional y se paguen todas las acreencias prestacionales de las personas retiradas antes del 31/12/1993”. La Ley 1753 del 09 de Junio de 2015 que recula el Plan Nacional de Desarrollo 2014 -2018 “Todos Por un Nuevo País” Artículo 138. 191. Financiación del Pasivo Pensional del Sector Salud con recursos del FONPET y destinación de excedentes. Las entidades territoriales utilizarán los recursos acumulados en el FONPET abonados en el sector salud como fuente de financiación del pasivo pensional de dicho sector: se podrán atender las obligaciones pensionales establecidas en los contratos de concurrencia y las no incorporadas en dichos contratos siempre que su financiación



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

218


se encuentre a cargo de las respectiva entidad territorial, incluidas las correspondientes al pago de mesadas pensionales, bonos pensionales, cuotas partes de bonos pensionales y cuotas partes pensionales. Con relación a lo anterior, la E.S.E. ASSBASALUD, realizo Contrato interadministrativo No 001186 de 31 de Diciembre de 1997, celebrado entre el Ministerio de Salud, Fondo Nacional del Pasivo Prestacional Sector Salud, el Departamento de Caldas y el Municipio de Manizales que para todos los efectos legales de la deuda prestacional avalada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público es la suma de VEINTISIETE MIL SETECIENTOS SETENTA CON 7/100 MILLONES DE PESOS ($27.770.7) M.L a precios constantes de1993. La atención en seguridad social Bienestar y Salud ASSBASALUD E.S.E por concepto de cesantías netas personal activo la suma de CIENTO TREINTA Y CUATRO CON 8/100 MILLONES DE PESOS; títulos pensionales de personal activo NOVECIENTOS SESENTA Y TRES CON 2/100 MILLONES DE PESOS ($963.2) M.L, reserva pensional de jubilados OCHOCIENTOS CUARENTA CON 8/100 MILLONES DE PESOS ($840.8) M.L para un total de UN MIL NOVECIENTOS TREINTA Y OCHO CON 8/100 MILLONES DE PESOS ($1.938,8) M.L. Por dicha situación la entidad hospitalaria E.S.E. ASSBASALUD no tiene que realizar el asentamiento contable y financiero toda vez que dicho pasivo pensional lo asume la Nación en cabeza del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y los entes territoriales (Departamento de Caldas y el Municipio de Manizales), según consta en el contrato de concurrencia relacionados y donde el Hospital es beneficiario para no continuar asumiendo dicho pasivo. Adicionalmente, se deja claridad que es necesario realizar la cuantificación de obligaciones pensionales toda vez que se encuentra un personal excluido del convenio de concurrencia haciendo necesario la cuantificación del pasivo pensional para dar cabal cumplimiento a lo establecido en la Circular del 29 de julio de 2013 expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la cual señaló: “Si la entidad territorial tiene certeza de la existencia de «otras obligaciones pensionales con el sector salud», diferentes a las incluidas en un «Contrato de Concurrencia», (como las causadas por las entidades hospitalarias entre el 01 de Enero de 1994 y Junio 30 de 1995. Fecha en que entro a regir el Sistema General de Seguridad Social en pensiones a nivel territorial, así como las generadas a favor de los empleados y empleados no beneficiarios de la concurrencia), puede utilizar los recursos de Lotto. (Cursiva y negrilla fuera de texto) y continuar con los trámites pertinentes.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

219


ASSBASALUD E.S.E, deja claridad que no se procede a realizar registro en los estados financieros, toda vez que se encuentran a cargo del convenio de concurrencia el cual tiene conocimiento el Municipio de Manizales por encontrarse incluido en el mismo.

POSICIÓN DE LA CONTRALORÍA Para determinar el saneamiento de las obligaciones pensionales, la entidad celebró un contrato de concurrencia, a fin de dilucidar sus responsabilidades con los pasivos pensionales de los cuales son beneficiarios algunos ex funcionarios de la ESE; así las cosas, si lo planteado en su respuesta que deben excluir de sus registros contables lo relacionado con el cálculo actuarial, entonces cual es el objetivo del contrato de concurrencia o para que se contrató esta firma y cuál es el registro en sus estados financieros del gasto aquí incurrido… ver circular externa 100 – 002 ( 05/03/2008, publicada en el diario oficial 46.923 del 6 de marzo de 2008, circular externa 100 - 002 (05/03/2008)… www.supersociedades.gov.co... “OBLIGATORIEDAD DE ELABORAR LOS CÁLCULOS ACTUARIALES POR PENSIONES DE JUBILACIÓN, BONOS Y/O TÍTULOS PENSIONALES Hasta tanto el empleador efectúe una conmutación pensional total ó redima los bonos y/o títulos pensiónales, la obligación por estos conceptos continuará a su cargo y por lo tanto, deberá elaborar al cierre de cada ejercicio, un estudio actuarial que incluya la totalidad de las pensiones actuales y eventuales, bonos y/o títulos pensiónales, con el propósito de establecer el valor presente de sus obligaciones futuras, utilizando los procedimientos establecidos por las normas vigentes.” En los casos de normalización del pasivo pensional, deberá informarse a la Superintendencia el mecanismo escogido y efectuar los registros contables a que haya lugar. Por lo antes expuesto, se mantiene el hallazgo.

3.30. HALLAZGO 30 ADMINISTRATIVO INCOHERENCIA EN LOS PLANES,

PROYECTOS Y PROGRAMAS Criterio LEY 152 DE 1994 – Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

220


CAPITULO I – Principios Generales “... Artículo 3º.- Principios generales. Los principios generales que rigen las actuaciones de las autoridades nacionales, regionales y territoriales, en materia de planeación son: ... m) Coherencia. Los programas y proyectos del plan de desarrollo deben tener una relación efectiva con las estrategias y objetivos establecidos en éste; CAPÍTULO VI - Ejecución del Plan “ Artículo 26º.- Planes de acción. Con base en el Plan Nacional de Desarrollo aprobado cada uno de los organismos públicos de todo orden a los que se aplica esta Ley preparará su correspondiente plan de acción. En la elaboración del plan de acción y en la programación del gasto se tendrán en cuenta los principios a que se refiere el artículo 3 de la presente Ley, así como las disposiciones constitucionales y legales pertinentes.” CAPÍTULO VII - Evaluación del Plan “Artículo 29º.- Evaluación. Corresponde al Departamento Nacional de Planeación, en su condición de entidad nacional de planeación, diseñar y organizar los sistemas de evaluación de gestión y de resultados de la administración, tanto en lo relacionado con políticas como con proyectos de inversión, y señalar los responsables, términos y condiciones para realizar la evaluación. Dichos sistemas tendrán en cuenta el cumplimiento de las metas, la cobertura y calidad de los servicios y los costos unitarios, y establecerán los procedimientos y obligaciones para el suministro de la información por parte de las entidades.” DECRETO EXTRAORDINARIO No. 234 - ARTICULO 25: PLAN DE DESARROLLO: ASSBASALUD EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO en su nivel directivo, deberá elaborar anualmente un Plan de Desarrollo, de conformidad con la ley y los Reglamentos.

Descripción de la Situación En la evaluación realizada a ASSBASALUD E.S.E. con respecto al cumplimiento de los planes, proyectos y programas desarrollados en la vigencia 2014 y con base al Ajuste al Plan de Desarrollo, según Acuerdo 003 del 29 de enero 2014, al Plan de Acción 2014 que fue aprobado según Acuerdo 004 del 29 de enero de 2014, el informe de Evaluación Definitiva del Plan de Acción y el informe Proyectos de Inversión – Evaluación, documentos; el grupo auditor pudo establecer que actividades (objetivos) aprobadas en el plan de acción con sus respectivas metas, no fueron revisadas en el seguimiento al cumplimiento de logros, como se observa en el documento Evaluación Definitiva Plan de Acción, también se presentan en este mismo documento actividades con sus indicadores y metas cumplidas que no fueron tenidas en cuenta en el Plan de Acción. Así mismo se evidencia en el informe Evaluación del Plan, la modificación de las metas propuestas y aprobadas en el Plan de Acción sin soporte de aprobación para los cambios realizados. El detalle de dichas inconsistencias está contenido en el



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

221


concepto 2.3. Control de Resultados – Cumplimiento de planes, programas y proyectos que hacen parte integral del presente informe. Así las cosas, se configura el incumplimiento en el principio de Coherencia, el cual determina que las actuaciones de los planes, proyectos y programas conserven una relación efectiva con las estrategias y objetivos establecidos por la entidad. Causas

Desorden administrativo

Deficiencias en el seguimiento y monitoreo

Efectos

Incumplimiento en el logro de objetivos

Imprecisión en las metas alcanzadas

Inefectividad en el impacto esperado

Posible desvió o pérdida de recursos, invertidos en proyectos no aprobados por la dirección.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD Efectivamente uno de los 45 indicadores establecido dentro del Plan de Acción 2014 fue excluido sin soporte efectivo. Es importante anotar, que aunque no hace parte del documento maestro, institucionalmente se continuo con la ejecución de estrategias para mejorar el registro de información en la fuente, el cual ha sido favorable en las mediciones realizadas, dando como resultado, la evaluación integral del cumplimiento del plan de acción con coherencia con los actos administrativos institucionales, lo cual arrojó una proporción de indicadores con medición del plan de acción conforme a los actos administrativos de la entidad. Se propone permanentemente, incluir el plan de acción de cada vigencia dentro del software de planes de mejoramiento y revisar desde la expedición del plan de desarrollo institucional vigencia 2012 y 2015, los ajustes realizados por medio de actos administrativos para garantizar la coherencia integral. POSICION DE LA CONTRALORIA Como se describe amplia y detalladamente en los resultados de la auditoria,

numeral 2.2. Control de Resultados del Informe Preliminar; se evidenció que varias

actividades aprobadas en el Plan de Acción del año 2014, no fueron tenidas en



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

222


cuenta en la Evaluación Definitiva del Plan de Acción, así como algunas metas

establecidas y aprobadas en el mismo Plan de acción, no corresponden a las

metas presentadas en la Evaluación Definitiva del Plan y metas que fueron

asociadas a actividades que no fueron consideradas ni aprobadas en el mismo

Plan de Acción 2014, si fueron incluidas en la Evaluación. Lo cual, denota la

incoherencia entre los objetivos establecidos, las metas desarrolladas y evaluadas

para los planes, proyectos y programas de la entidad en la vigencia 2014.

Por consiguiente, la Contraloría Municipal confirma la configuración del hallazgo administrativo y corresponde a ASSBASALUD E.S.E. la estructuración de un plan de mejoramiento con las acciones necesarias que subsanen las inconsistencias anotadas. 3.31. HALLAZGO 31 ADMINISTRATIVO, RIESGOS FINANCIEROS POR

DEMANDAS EN CURSO POR LA CALIDAD DEL SERVICIO.

CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA 1991

ARTICULO 49. Modificado por el Acto Legislativo No 02 de 2009. La atención de la salud y el

saneamiento ambiental son servicios públicos a cargo del Estado. Se garantiza a todas las personas el acceso a los servicios de promoción, protección y recuperación de la salud.

Corresponde al Estado organizar, dirigir y reglamentar la prestación de servicios de salud a los habitantes y de saneamiento ambiental conforme a los principios de eficiencia, universalidad y solidaridad. También, establecer las políticas para la prestación de servicios de salud por entidades privadas, y ejercer su vigilancia y control. Así mismo, establecer las competencias de la Nación, las entidades territoriales y los particulares, y determinar los aportes a su cargo en los términos y condiciones señalados en la ley. Los servicios de salud se organizarán en forma descentralizada, por niveles de atención y con participación de la comunidad. La ley señalará los términos en los cuales la atención básica para todos los habitantes será gratuita y obligatoria. Toda persona tiene el deber de procurar el cuidado integral de su salud y la de su comunidad.

LEY 1438 DE 2011 “Por medio de la cual se reforma el Sistema General de

Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones” Artículo 1°. Objeto de la ley. “ Esta ley tiene como objeto el fortalecimiento del Sistema General de Seguridad Social en Salud,

a través de un modelo de prestación del servicio público en salud que en el marco de la estrategia Atención Primaria en Salud permita la acción coordinada del Estado, las instituciones y la sociedad para el mejoramiento de la salud y la creación de un ambiente sano y saludable, que brinde



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

223


servicios de mayor calidad, incluyente y equitativo, donde el centro y objetivo de todos los

esfuerzos sean los residentes en el país.”...

Artículo 2°. Orientación del Sistema General de Seguridad Social en Salud. “El Sistema General de Seguridad Social en Salud estará orientado a generar

condiciones que protejan la salud de los colombianos, siendo el bienestar del usuario el eje central y núcleo articulador de las políticas en salud. Para esto concurrirán acciones de salud pública, promoción de la salud, prevención de la enfermedad y demás prestaciones que, en el marco de una estrategia de Atención Primaria en Salud, sean necesarias para promover de manera constante la salud de la población. Para lograr este propósito, se unificará el Plan de Beneficios para todos los residentes, se garantizará la universalidad del aseguramiento, la portabilidad o prestación de los beneficios en cualquier lugar del país y se preservará la sostenibilidad financiera del Sistema, entre otros. Para dar cumplimiento a lo anterior, el Gobierno Nacional definirá metas e indicadores de resultados en salud que incluyan a todos los niveles de gobierno, instituciones púbicas (Sic)y privadas y demás actores que participan dentro del sistema. Estos indicadores estarán basados en criterios técnicos, que como mínimo incluirán:... ... 2.5 Acceso efectivo a los servicios de salud.”...

Artículo 3°. “Principios del Sistema General de Seguridad Social en Salud. Modifícase el

artículo 153 de la Ley 100 de 1993, con el siguiente texto: "Son principios del Sistema General de

Seguridad Social en Salud: 3.1 Universalidad. El Sistema General de Segundad (Sic) Social en Salud cubre a todos los

residentes en el país, en todas las etapas de la vida.”

Sentencia T-760/08 DERECHO A LA SALUD-Es un derecho fundamental 4.1. Existencia de un Sistema de Salud que garantice el acceso a los servicios de salud

4.1.1. La primera condición para poder garantizar el derecho de toda persona al acceso a los servicios de salud en los términos constitucionales (art. 49, CP) es, precisamente, que existan un conjunto de personas e instituciones que presten tales servicios. Este Sistema puede ser del tipo que democráticamente decida el legislador, siempre y cuando tenga como prioridad, garantizar en condiciones de universalidad el goce efectivo del derecho a la salud dentro de los parámetros constitucionales.

LEY 734 DE 2002 “por la cual se expide el Código Disciplinario Único.” CAPITULO SEGUNDO Deberes Artículo 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público: ... 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas,



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

224


los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente. Los deberes consignados en la Ley 190 de 1995 se integrarán a este código. 3. “Formular, decidir oportunamente o ejecutar los planes de desarrollo y los presupuestos, y cumplir las leyes y normas que regulan el manejo de los recursos económicos públicos, o afectos al servicio público.” ACUERDO No. 007 “Por medio del cual se ajusta el Manual especifico de funciones y de Competencias para los empleos de la planta de personal DE ASSBASALUD E.S.E” Nivel CENTRAL

Denominación del cargo GERENTE PROPOSITO PRINCIPAL O RAZON DE SER DEL EMPLEO:

Ejecución de labores de dirección general, de formulación de políticas institucionales y adopción de planes, programas y proyectos y control en la Administración y gestión de ASSBASALUD E.S.E. con el propósito central de alcanzar los objetivos de la Empresa, aplicando los principios propios de la Gerencia estratégica. FUNCIONES ESENCIALES:

1. Dirigir la Empresa, manteniendo la unidad de procedimientos e intereses en torno a la misión y objetivos de la misma.

16. Adaptar la entidad a las nuevas condiciones Empresariales establecidas en el marco de la ley de Seguridad Social en Salud garantizando la eficiencia social y económica de la entidad, así como competitividad de la institución.

19. Liderar la organización de sistemas de referencia y contra referencia de pacientes de conformidad con las disposiciones de las Direcciones Seccional y local de Salud y las características de las Empresas Promotoras de Salud, y contribuir a la organización de las redes de servicios en la región.

Denominación del cargo JEFE OFICINA DE SERVICIOS EN SALUD PROPOSITO PRINCIPAL O RAZON DE SER DEL EMPLEO:

Ejecución de labores de asesoría, coordinación, ejecución, supervisión y control referidos a la administración de servicios de salud del primer nivel de atención con el fin de garantizar el desarrollo de los programas de salud. FUNCIONES ESENCIALES:

1. “Gestionar los procesos asignados con criterios de eficiencia, eficacia y efectividad, de conformidad con los lineamientos estratégicos establecidos en la entidad y reportar oportunamente las necesidades identificadas en cuanto a recursos físicos, tecnológicos, materiales, financieros y de talentos humanos a los líderes de los demás procesos a fin de garantizar una prestación de servicios con calidad.”



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

225


4. Implementar las acciones de mejora y realizar las mediciones sistemáticas a través de la utilización de indicadores de gestión. Realizar las auditorías internas de calidad de los procesos bajo su responsabilidad.

6. Administrar los riesgos inherentes a los procesos asignados e informar oportunamente al superior jerárquico las desviaciones detectadas, a fin de garantizar el cumplimiento de las políticas diseñadas

7. Asesorar a la Gerencia en la proyección de las políticas, normas y metodología orientadas a optimar la prestación de los servicios de salud y proponer los correctivos necesarios

11. Apoyar, aplicar y controlar en coordinación con el líder de proceso de urgencias y partos, la

red de urgencias del municipio de Manizales en lo relacionado con la oferta de servicios, la remisión y contrarremisión, con el fin de garantizar la atención oportuna y adecuada de la comunidad usuaria.

12. Establecer y fortalecer mecanismos de coordinación interinstitucional e intersectorial que facilite el desarrollo integral de las acciones en salud.

13. Conjuntamente con el auditor en salud establecer mecanismos de concertación que permitan el establecimiento del sistema de referencia y contrarreferencia y del sistema de garantía de calidad aprobado para la empresa.

DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN: Del análisis efectuado, se observa que las demandas que se presentan en contra de ASSBASALUD, se sustentan en las presuntas fallas de servicio que se dan en las clínicas de primer nivel que la entidad tiene en la ciudad: Clínica de la Enea, Clínica San Cayetano y la del Centro Piloto, igualmente la deficiencia en la red integrada del servicio, en los diferentes niveles de atención en salud. Revisadas las demandas que están en curso contra la entidad, 32, producto de fallas en el servicio se pudo determinar, que el valor pretendido alcanzo la suma de $10.010.200.000 que si lo comparamos con el presupuesto de ASSBASALUD E.S.E. para el 2014 representaría el 37% de éste. Las fallas o deficiencias en la prestación del servicio de salud generan consecuencias funestas al paciente a la familia y a la sociedad, como también crean desconfianza hacia al sistema, las instituciones y los profesionales mismos, factor que se puede agudizar por la falta de un profesional de la medicina que articule toda la gestión en el servicio de urgencias de las tres clínica con las que cuenta la entidad. A continuación se relacionan las demandas verificadas dentro de este proceso auditor:

1. Demanda:

Tipo de Acción Judicial: Acción de Reparación Directa



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

226


Radicado: 2009-00105 2. Demanda:

Tipo de Acción Judicial: Acción de Reparación Directa Radicado: 2010-00107

3. Demanda:


4. Demanda:


5. Demanda:


6. Demanda:


7. Demanda:


8. Demanda:


Causas:

Uso ineficiente de recursos Debilidades en el control y el monitoreo. No aplicación de procesos y procedimientos definidos.

Efectos:

Desestabilización económica de la entidad. Incremento de costos.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD. La apreciación subjetiva que relacionada con las fallas o deficiencias en la prestación de los servicios de salud que presta ASSBASALUD ESE, hace la vista fiscal, no es de recibo, toda vez que la Contraloría argumenta sin fundamento probatorio alguno, falencias de orden asistencial en contra del personal médico de



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

227


la Entidad, que deben ser probados por los medios idóneos para ello dispuesto por la Jurisdicción Contencioso Administrativa. Es cierto que la falla en la prestación del servicio de salud genera consecuencias funestas al paciente y su familia como lo advierte la Contraloría en su informe, pero es de recibo su enjuiciamiento al manifestar: “….por la falta de un profesional de la medicina que articule toda la gestión en el servicio de urgencias de las tres clínicas con las que cuenta la Entidad”, toda vez que el servicio médico es de medios y no de resultados y ASSBASALUD ESE, le asiste el derecho de defensa en las actuaciones judiciales que se siguen en su contra. Los procesos judiciales adelantados por terceros en contra la Entidad, obviamente comportan pretensiones económicas que sumadas ascienden a una suma considerable; pero ello afectaría el presupuesto de la Entidad, solo en la medida que el fallo sea condenatoria, lo que aún no ha sucedido, toda vez que en dichos procesos la parte pasiva la comparte ASSBASALUD con otras IPS, EPS, Municipio de Manizales y DTSC, lo que de contera no se puede aseverar que tales pedimentos de orden económico se le puedan atribuir sin surtirse el debate probatorio a nuestra entidad. POSICION DE LA CONTRALORIA La entidad ASSBASALUD ESE, presenta a 31 de diciembre de 2014, treinta y tres (33) demandas administrativas de las cuales seis (6) tienen fallos definitivos y las otras veinte y siente (27) demandas se encuentran con fallos en primera instancia, igualmente el 93.93% de las mismas corresponden a acciones judiciales de reparación directa por fallas en el servicio, las pretensiones incoadas a 31 de diciembre ascienden a $ 10.010.200.000.00 (Diez Mil Millones, Diez Mil Doscientos Pesos M/cte), que corresponde a un 36,89 % del presupuesto que la entidad proyecto para el ejercicio de su actividad en el 2014. Como se puede observar nos encontramos frente a un dificultad, que a mediano plazo le puede generar a la entidad inconvenientes de orden económico presupuestal y financiero, y por consiguiente su viabilidad como institución puede verse en serios problemas. Esta Contraloría decide dejar en hallazgo en firme.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

228


3.32. HALLAZGO 32 ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE DISCIPLINARIO AUMENTO INUSITADO DE CONTRATACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO ADMINISTRATIVO DE LA VIGENCIA DEL 2014 CON RESPECTO AL PERIODO FISCAL DEL 2013

Criterios. CONSTITUCIÓN POLÍTICA NACIONAL CAPITULO 5. DE LA FUNCION ADMINISTRATIVA ARTICULO 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se

desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de

funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.

LEY 610 DE 2000 “por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad

fiscal de competencia de las contralorías.”

Artículo 4°. Objeto de la responsabilidad fiscal. La responsabilidad fiscal tiene por objeto el

resarcimiento de los daños ocasionados al patrimonio público como consecuencia de la conducta dolosa o culposa de quienes realizan gestión fiscal mediante el pago de una indemnización pecuniaria que compense el perjuicio sufrido por la respectiva entidad estatal. Para el establecimiento de responsabilidad fiscal en cada caso, se tendrá en cuenta el cumplimiento de los principios rectores de la función administrativa y de la gestión fiscal.”

Artículo 6°. “Daño patrimonial al Estado. Para efectos de esta ley se entiende por daño

patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, inequitativa e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contralorías. Dicho daño podrá ocasionarse por acción u omisión de los servidores públicos o por la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o contribuyan al detrimento al patrimonio público. El texto subrayado fue declarado INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-340 de 2007”

LEY ESTATUTARIA 1757 DE 2015 “Por la cual se dictan disposiciones en materia de

promoción y protección del derecho a la participación democrática.”

Artículo 64. “Objetivos del Control Social. Son objetivos del control social de la gestión pública

y sus resultados:



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

229


... b). Contribuir a mejorar la gestión pública desde el punto de vista de su eficiencia, su eficacia y su

transparencia; c). Prevenir los riesgos y los hechos de corrupción en la gestión pública, en particular los

relacionados con el manejo de los recursos públicos; DECRETO EXTRAORDINARIO N° 234 ARTICULO 6o: ORGANIZACIÓN: ASSBASALUD EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO, tendrá la siguiente estructura básica:

1. DIRECCION: Conformada por la JUNTA DIRECTIVA y el GERENTE y

tiene a su cargo mantener la unidad de objetivos e intereses de la Organización en torno a la misión y objetivos institucionales; identificar las necesidades esenciales y las expectativas de los usuarios, determinar los mercados a atender, definir la estrategia del servicio, asignar recursos, adoptar y adaptar normas de eficiencia y calidad controlando su aplicación en la gestión institucional, sin perjuicio de las demás funciones de dirección que exija el normal desenvolvimiento de la Entidad

ARTICULO 11: FUNCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA: Son funciones de la Junta Directiva de ASSBASALUD, EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO, sin perjuicio de las asignadas por la ley u otras disposiciones legales, las siguientes:... 1. Expedir, adicionar y reformar el estatuto interno de la Empresa 6. Aprobar la planta de personal y sus modificaciones, para su posterior adopción por la autoridad competente 20. En general, la Junta Directiva es competente para tomar todas las decisiones que tiendan a la realización del objeto de la Entidad conforme a las normas legales vigentes.

ARTICULO 15: DE LAS FUNCIONES DEL GERENTE DE ASSBASALUD, EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO: Son funciones del Gerente, además de las definidas en la ley, o acuerdos, las siguientes: 2. Dirigir la Empresa, manteniendo la unidad de procedimientos e intereses en

torno a la misión y objetivos de la misma. 11. Velar por la utilización eficiente de los recursos humanos, técnicos y

financieros de la Entidad y por el cumplimiento de las metas y programas aprobados por la Junta Directiva de la Empresa

12. Presentar a la Junta Directiva el proyecto de planta de personal LEY 734 DE 2002. “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

230


Artículo 22. Garantía de la función pública. El sujeto disciplinable, para salvaguardar la

moralidad pública, transparencia, objetividad, legalidad, honradez, lealtad, igualdad, imparcialidad, celeridad, publicidad, economía, neutralidad, eficacia y eficiencia que debe observar en el desempeño de su empleo, cargo o función, ejercerá los derechos, cumplirá los deberes, respetará las prohibiciones y estará sometido al régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflictos de intereses, establecidos en la Constitución Política y en las leyes.

Artículo 23. La falta disciplinaria. Constituye falta disciplinaria, y por lo tanto da lugar a la acción

e imposición de la sanción correspondiente, la incursión en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en este código que conlleve incumplimiento de deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones y violación del régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses, sin estar amparado por cualquiera de las causales de exclusión de responsabilidad contempladas en el artículo 28 del presente ordenamiento.

Descripción de la situación. Como se puede observar en la información que se presenta en el cuadro siguiente y analizadas la vigencias del 2014 con respecto al 2013, vemos como hubo una disminución del presupuesto ejecutado por prestación de servicios en el cumplimiento del objeto misional por parte de la entidad en aproximadamente 18%, es decir, de ejecutar $ 5.886 millones en la vigencia de 2013, a ejecutar $ 4.838 en el 2014, por lo tanto una disminución de $ 1.048 millones de pesos, lo que podría reconocerse como un hecho plausible, teniendo en cuenta igualmente que la producción de los servicios prestados se redujeron aproximadamente en un 2% comparados los años 2014 vs 2013. Lo que si presenta reparo para este ente auditor, es que precisamente analizadas las mismas vigencias encontramos un inusitado aumento en el número de personas contratadas a través del outsourcing por medio de una entidad cooperativa para la prestación de servicios de apoyo administrativo a la gestión, en el año 2014 respecto al 2013, este aumento es de aproximadamente del 41%, es decir se pasó de una contratación en el 2013 de $ 933 millones a $ 1.320 millones en el 2014, con un aumento aproximado de $ 387millones, que no podría tener ninguna justificación clara, teniendo en cuenta que como se dijo anteriormente, la producción de los servicios rebajo de un año con respecto al otro en 2% aproximadamente, y más aún si la contratación de prestación de servicios para el objeto misional rebajo en un 18%, no tiene ningún sustento la desproporción presentada para la vigencia del 2014.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

231


RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Para la vigencia 2013 se contaba con unos profesionales que realizaban labores de orden administrativo contratados por prestación de servicios los cuales para la vigencia del 2014 se pasaron a contratar por intermedio de la Cooperativa de Trabajo Asociado “COOPRESERVA”, con el fin de evitar futuras demandas por contrato realidad; dicha modalidad de contratación eleva el costo de lo que ASSBASALUD debe pagar por cada una de estas personas, debido a que debe reconocer prestaciones sociales, aportes parafiscales y el porcentaje de administración del contrato. Es importante aclarar que el hecho de que la producción disminuya, ello no conlleva disminución de las labores administrativas, las cuales se deben seguir cumpliendo a cabalidad como informes, liquidaciones de nóminas, parametrización de procesos, elaboración de documentos, solicitudes de entes externos, situaciones de orden administrativo que se deben seguir cumpliendo independiente de que la producción baje o suba en los centros de atención. Todos los contratos en ASSBASALUD están debidamente justificados por los diferentes líderes de los procesos tanto misionales como administrativos y por la gerencia de la institución y especialmente los relacionados con el talento humano de la entidad; a la vez la gerencia autorizo el aumento en la base de los honorarios

Clase De ContratoNúmero de

Contratos

Plazo De

Ejecución -

Dias-

Valor

Contratación

Número de

Contratos

Plazo De

Ejecución -

Dias-

Valor

Contratación

Variacion

Contratos

Variacion

Ejecucion Dias

Variacion

Valor de los

Contratos

Prestación de Servicios-

para Cumplimiento del

Objeto Misional947 98.164 5.886.768.331 1.206 74.410 4.838.852.945 127% 76% 82%

Prestación de

Servicios- Apoyo

Administrativo3 224 933.491.486 3 249 1.320.238.362 100% 111% 141%

Variacion Produccion Años 2013-2014Año 2013 Año 2014 Variacion

Servicios

Prestados * 261.125 255.999 98%

* Consulta General Externa, Consulta Prioritaria, Urgencias, Paciente en Observacion, Consulta Hospitalaria

Consulta Domiciliaria, Consulta de Enfermería, Consulta de Nutrición, Psicología Trabajo Social, Fisioterapia

Odontología Programada, Odontología Inmediata, Partos Atendidos.

Año 2013 Año 2014 Variacion Porcentual 2013-14



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

232


de algunos profesionales y técnicos que estaban al servicio por medio de la citada cooperativa, lo que conlleva aumento en el gasto respectivo. Con mi acostumbrado respeto, manifiesto no aceptar la observación, sujeto en todo caso a plan de mejoramiento. POSICION DE LA CONTRALORIA Si bien la entidad manifiesta que el aumento del contratación de apoyo administrativo para la vigencia del 2014 con relación a la vigencia de 2013, en parte tiene que ver que a varios profesionales que habían sido contratados por la entidad directamente por contratación de servicios en el año 2013, pasaron a ser contratados por la Cooperativa de trabajo asociado- Coopreserva-, en este caso la entidad en ningún momento evidencia en su respuesta el número de profesionales que pasaron a esa nueva condición y el valor económico de esos contratos, que nos permita hacer una análisis más preciso y poder constatar, si lo expuesto por la entidad verdaderamente corresponde a la diferencia de una vigencia a otra de un 41% de aumento porcentual. Igualmente y de acuerdo a lo expuesto por la empresa, en cuanto a que la situación de pasar algunos profesionales de contratación de prestación de servicios a contratación por la cooperativa de trabajo asociados se dió “con el fin de evitar futuras demandas por contrato realidad” (el subrayado es nuestro), lo mismo se podría aplicar a los 1.206 contratos de prestación de servicios que la entidad realizo en la vigencia de 2014, para el desarrollo de su labor misional. Ahora bien, desde el punto de vista gerencial, cuando una entidad de cualquier índole se encuentra en dificultades económicas y necesita recortar su presupuesto; los gastos administrativos siempre se recortarán primero; estos gastos se pueden eliminar sin dañar los servicios provistos, ejemplo de esto sería reducir el tamaño en las áreas que se generan estos gastos, en corresponsabilidad con las demás áreas misionales de la institución que si lo han hecho como se relacionó anteriormente de bajar en la vigencia del 2014 con relación a la vigencia del 2013, en un 18 % sus costos. Por las consideraciones anteriores y teniendo en cuenta la respuesta de la entidad el hallazgo queda en firme.



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

233


3.33. HALLAZGO 33 ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE DISCIPLINARIO: INCORPORACION AL PRESUPUESTO DE LA ENTIDAD DE DINEROS DE TERCEROS.

Criterios. Acuerdo 794 y 798 de 2012 Por medio del cual se hace obligatorio el uso de las estampillas pro Universidad de Caldas y Universidad Nacional Artículo 7: “Transferencias de los recursos de las estampillas Universidad de Caldas Nacional sede Manizales y Pro Hospital de Caldas. La Tesorería General del Municipio transferirá mensualmente los dineros efectivamente recaudados por el Municipio de Manizales por concepto de estampilla pro Universidad de Caldas y Universidad Nacional Se de Manizales Hacia al Tercer Milenio. Artículo 8: “Interpretación y adecuación. Las disposiciones contenidas en el presente decreto respecto del Municipio de Manizales, deberán aplicarse en la entidades descentralizadas, la Personería Municipal, la Contraloría Municipal, el Concejo Municipal y demás obligados a cobrar las estampillas de que aquí se trata (…)” Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único: Artículo 48 numeral 26: “No llevar en debida forma los libros de registro de la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, ni los de contabilidad financiera. DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN Realizadas las verificaciones sobre los rubros presupuestales, se pudo evidenciar que ASSBASALUD E.S.E., incorporo al presupuesto de la vigencia 2014 los siguientes valores de la cuenta 537-01717-0 BBVA (Saneamiento de Aportes Patronales) la suma $78.239.677, estos recursos, de aportes patronales deben mantenerse para la financiación de los aportes de los funcionarios y de otro lado de la cuenta bancaria 351-003231 AV VILLAS (recursos de estampillas – Recado de Terceros).por valor de $5.604.842. CAUSAS.

Ineficiencia en la ejecución del manejo presupuestal.

Desconocimiento de la normatividad laboral.

Falta de mecanismos de monitoreo y control



Conmutador: (576) 8843988. Fax: (576) 8848746


[email protected]

234


EFECTOS.

Uso por parte de la entidad de dineros de terceros.

Desgaste administrativo por atención de reclamaciones o controversias jurídicas.

Control inadecuado de recursos. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. En la vigencia 2014 fue adicionado al presupuesto la disponibilidad inicial que contenía el monto de la cuenta de efectivo del balance general a diciembre 31 de 2013, la cual contenía, la cuenta bancaria donde se manejan los remanentes de aportes patronales los cuales si son obligaciones que tiene la entidad y que se relaciona directamente con los servicios personales presupuestales, al igual que la cuenta de la estampilla pro universidad, la cual es girada cada mes en los términos de ley tal y como se puede evidenciar en las órdenes de pago de la tesorería, no se puede manifestar que dicho dinero fue ejecutado en los gastos de la entidad, no obstante fueron adicionados al mismo, es importante aclarar que de haberse ejecutado el 100% de los gastos de la vigencia en ese sentido si se hubiera ejecutado. A partir de la vigencia 2015 y según lineamientos dados por la normativa y la rendición de la cuenta en el 2013, esta situación fue corregida y solo se adicionan como disponibilidad inicial las cuentas que son para funcionamiento de la entidad. Como el plan de mejoramiento esta situación ya se llevó a cabo en la entidad solicitamos respetuosamente sea reconsiderado el impacto de la misma. POSICION DE LA CONTRALORIA. Considera la Contraloría que el hallazgo debe ser mantenido, porque de alguna manera la respuesta de la entidad reconoce el error en que se está incurriendo y si también es cierto que manifiesta que el mismo fue corregido para la vigencia 2015, esto no pudo ser evidenciado en el proceso auditor que nos ocupa toda vez que el mismo fue realizado sobre la vigencia 2014. Será, por lo tanto otro escenario en el que se pueda evidenciar la afirmación presentada por la entidad en su respuesta.

Documents

ASSBASALUD E.S.E. VIGENCIA 2014 ... - Hace parte de … · El informe contiene un análisis de aquellos aspectos de gestión, de resultados, y de la gestión financiera y presupuestal,