Arta de a comunica.docx

7/25/2019 Arta de a comunica.docx

1/36

Arta de a comunica i cum s o deprindem!!!Ghid pentru activitati de comunicare 1

CUPRINS 1. MANAGEMENTUL COMUNICRII.................................................................

1.1. Obiectivul este eficiena ............................................................................................. 1.2. Comunicarea intern ................................................................................................

1.3. Comunicarea extern ................................................................................................

1.3.1. Identitatea companiei .....................................................................................................

1.3.2. Imaginea unei companii................................................................................................. 1.3.3 Identitatea de brand ......................................................................................................

1.3.4. Campanii integrate............................................................................................. 1.3.5. Gestionarea problemelor-crizei de comunicare

2. RELAII PUBLICE ...........................................................................................

2.1. O practic n evoluie ................................................................................................

2.2. Modele de comunicare ..............................................................................................

2.3. Componentele Relaiilor Publice.............................................................................. 2.4. Metode de comunicare .............................................................................................. 2.4.1. Comunicatele de pres..................................................................................................

2.4.2. Buletine informative i ziare..........................................................................................

2.4.3. Foi volante i pliante.......................................................................................................

2.4.4. Discursuri i prezentri .................................................................................................. 2.4.5. Ateliere i sesiuni informative .......................................................................................

2.4.6. Seminarii i conferine.................................................................................................... 2.4.7. Interviuri de pres ...........................................................................................................

2.4.8. Interviul televizat .............................................................................................................

2.4.9. Interviuri la radio.............................................................................................................. 2.4.10. Consultri publice (edine publice)....................................................................... 2.4.11. Site-ul Internet ............................................................................................................

2.5. Lucrul cu presa.......................................................................................................... 2.5.1. Principii generale ............................................................................................................

2.5.2. Instruciuni pentru ofierii de pres ..............................................................................

2.5.3. Cteva principii de baz n relaia cu presa...............................................................

3. ECHIPA DE COMUNICARE .......................................................................... 3.1. Personalul departamentului de comunicare ...........................................................

3.2. Sinergiile comunicrii n munca n echip ..............................................................

3.3. Principiile de baz ale conducerii echipei................................................................ 3.4. Informare ...................................................................................................................

3.5. Gestionarea timpului.................................................................................................

3.6. Rolul de Instructor ................................................................................................... 3.7. edine eficiente ........................................................................................................

3.8. Gestionarea schimbrii ............................................................................................ 3.9. Consultana i rolul consultantului..........................................................................

4. SERVICIUL DE RELAII CU CLIENII ........................................................

4.1. Importana unui bun serviciu de relaii cu clienii.................................................

4.2. C.A.R.E. (GRIJ)...................................................................................................... 4.3. Sfaturi pentru ca relaiile cu clienii s fie eficiente ............................................... 5. PROCESUL DE CERCETARE....................................................................... 5.1. Importana cercetrii ...............................................................................................


2/36

5.2. Cercetarea calitativ .................................................................................................

5.3. Cercetarea cantitativ ............................................................................................... 5.4. Feed back....................................................................................................................

5.5. ntrebrile la care s-a rspuns.................................................................................. 6. MANAGEMENTUL COMUNICRII I RELAIILE PUBLICE:RAPORTURI CU I DEOSEBIRI

FA DE ALTE CONCEPTE ................... 6.1. Managementul comunicrii i RP : raporturi i deosebiri ....................................

6.2. Managementul comunicrii & RP versus marketing............................................

6.3. Managementul comunicrii & RP versus advertising ..........................................

6.4. Managementul comunicrii & RP versus propragand ........................................ 6.5. Managementul comunicrii & RP versus promovarea vnzrilor .......................

6.6. Managementul comunicrii & RP versus publicitate ............................................ BIBLIOGRAFIE ( material suplimentar despre Comunicare) ......................

Introducere

Comunicarea trebuie s fie parte intrinsec din toateactivitile unei organizaii. O organizaiede succes trebuie s fie: o entitate unificat i coordonat, cu o structur i o strategie de comunicare.Pentru atingerea acestui scop, o organizaie trebuie s comunice la toate nivelurile, n plan intern pevertical i orizontal i n plan extern, utiliznd reele de comunicare interne i externe.MinisterulIntegrrii Europene i Ministerul Finanelor Publice mpreun cuMinisterele de resort din Romniaimplicate n gestionarea i implementareaFinanrii UE n perioada de preaderare (la care contribuie iGuvernul Romn), au ncomponena lor diverse organisme a cror sarcin este accea de a comunicacupublicul.Organismele interne sau externe cu care Ministerele trebuie s comunice direct sauindirectsunt toate acele entiti care au contact direct cu cei interesai de finanare,respectiv cu potenialii

beneficiari ai finanrii i cu publicul larg. Aceste organismeinclud Prefecturile, Consiliile Locale i

Municipalitile, Consiliul de DezvoltareRegional i Ageniile de Dezvoltare Regional, care rspund deimplementareaproiectelor ce beneficiaz de finanare nerambursabil n cadrul programelordeFinanare acordat de UE/ de statul romn. n plus, este nevoie de comunicareaextern cu

beneficiarii finali ai diverselor activiti ale Ministerelor i aleorganizaiilor conexe acestora, ct i cupublicul larg.La introducerea unei strategii de comunicare ntr-o organizaie, primul obiectiv esteacelade a crea lanuri de informare la nivelul ntregii organizaii, astfel nctinformaiile relevante s curg ncascad n ambele direcii dinspre Conducere sprepersonalul din prima linie i de la acesta ctreConducerea organizaiei.Este nevoie ca la nivelul organizaiei i al structurilor acesteia s existepersonalspecial desemnat s se ocupe de procesul de comunicare. Organizaia trebuie snumeasc unmembru din cadrul echipei care s rspund de comunicareainformaiilor i care sa raporteze

organismelor de conducere .O informare intern complet d posibilitatea organismelor implicate scomunice unmesaj unitar celor interesai i publicului larg, respectiv posibilitatea de a difuzainformaiipe un subiect anume i n acelai fel tuturor auditorilor cu careinterfereaz, n orice loc din ar i pentru

toate tipurile de auditoriu.Instruirea personalului Ministerului Integrrii Europene i al Ageniilor deDezvoltareRegional, de la toate nivelurile, n vederea formrii abilitilor de comunicaredescrise n

capitolele urmtoare, va ajuta personalul acestor organizaii s comunicepractic i eficient att la nivelintern ct i cu mediul extern.

Capitolul 1 1. MANAGEMENTUL COMUNICRII

1.1. Obiectivul : eficiena Managementul comunicrii este o activitate orientat spre

eficienaorganizatoric. Ea se concentreaz, n cea mai mare msur, pe comunicareaintern iextern n cadrul organizaiei, pe analiza gradului de interaciune i adialecticii relaiei dintre acestea.Scopul de baz al managementului comunicriieste de a rezolva orice problem care ar mpiedica


3/36

organizaia s-i ndeplineascsarcinile.Brech definete managementul ca fiind un proces social careatrage dup sinerspunderea pentru planificarea i reglementarea eficient i economic aactivitilorunei ntreprinderi n ndeplinirea scopurilor sau a sarcinilor stabilite, rspundere careimplic:

a) Discernmnt i capacitatea decizional n stabilirea planurilor i n utilizareadatelor pentru

verificarea performanelor i progreselor fa de planurile stabilite; b) orientarea, integrarea, motivarea i supravegherea personalului organizaiei i amodului n

care acesta i execut activitile ( n Mullins 1996:402)nainte de toate, orice manager sau ef deorganizaie i, implicit Directorul deComunicare, trebuie s rspund la ase ntrebri de baz:

1. Care este problema?

2. Unde este problema? 3. Cnd este o problem?

4. Cine este cel implicat sau afectat? 5. Cum anume este acel cineva implicat sau afectat?

6. De ce este implicat sau afectat acel cineva?

Directorul (de comunicare) face acest lucru pentru a identifica cele patru elemente ale

managementului, care n opinia lui Brech sunt:Planificarea Controlul Coordonarea Motivarea Planificarea: Stabilirea liniilor generale de executare a operaiunilor, pregtirea metodelor de

realizare a acestora i stabilirea standardelor de performan. Controlul: Verificarea performanelor reale prin raportare la standarde, pentru a asigura o

evoluie i o performan satisfctoare i pentru a le nregistra astfel nct acestea s serveasc dreptghid pentru alte posibile aciuni viitoare.

Coordonarea: Meninerea echilibrului i a continuitii echipei, asigurnd o diviziune adecvat a

muncii i cutnd ca obiectivele s fie ndeplinite n deplin armonie. Motivarea: sau meninerea unei atmosfere bune de lucru. Determin membrii echipei s

lucreze eficient, s fie loiali grupului i sarcinii pe care acesta o are de ndeplinit, s-i ndeplineascndatoririle proprii i s joace un rol eficient n activitile organizaiei.Cel mai important principiu pentruca aceast procedur s poat fi aplicat este acelaal meninerii unor relaii bune cu diversele tipuri depublic. Definiia publicului arat c acesta este reprezentat de grupuri de persoane care au interesecomune. n cazul Ministerului Integrrii Europene i al partenerilor acestuia i din perspectiva procesuluide cofinanare UE, aceste grupuri sunt reprezentate de angajaii MIE, de ADR-uri, comunitile locale,beneficiarii proiectelor, mass media, precum i de alte instituii cum ar fi guvernul, ministerele de resort,asociaiile guvernamentale, de mediu, sindicatele, instituii de nvmnt, companii, grupuri deconsumatori. n general se poate face afirmaia ca publicul unui minister este reprezentat de ntreaga

populaie.Publicul se mparte, n principal, n dou categorii: intern i extern. n accepiunea

luiSeitel:Publicul intern este cel din interiorul organizaiei: supervizorii, funcionarii,directorii, acionariii consiliul de conducere.Publicul extern este publicul care nu are legtur direct cu organizaia:presa,guvernul, educatorii, consumatorii, comunitatea i furnizorii (Seitel 1997:9). Aadar, personalul

de comunicare trebuie s se ocupe de comunicarea intern i extern. 1.2. Comunicarea intern Comunicarea intern are scopul de a trimite ctre categoriile de public

internmesajele potrivite pe care organizaia dorete s le difuzeze n societate. Printrebeneficiileprogramelor de comunicare intern trebuie meionat n primul randasigurarea eficienei. Stabilirea unui

climat de lucru normal, deschis, bazat pecolaborare i nelegere are efect direct asupra eficientizriiactivitii. Princomunicarea intern este sprijinit mai buna performan a fiecrui angajat- care areattinformaia necesar n realizarea activitii ct i nelegerea asupra organizaiei,asupra direciei n care

aceasta se ndreapt, asupra standardelor la care trebuie s seraporteze. Angajaii organizaiei sunt, deasemenea, membri ai societii i aicomunitilor locale, citesc zilnic presa, i sunt n unele cazuri iclieni aiorganizaiei. n ambele cazuri, acetia primesc i transmit la rndul lor mesajepublicului larg.


4/36

Opinia lor despre organizaie reprezint, n majoritatea cazurilor, ooglindire a imaginii pe care o areorganizaia n faa societii.Comunicarea se realizeaz n cadrul organizaiei, indiferent dac manageriincearcsau nu s o controleze. Aa cum spune Harrison, ntr-o organizaie ierarhic tipic, cumanagementul situat la vrful piramidei:

(1) Comunicarea curge de sus n jos sub form de instruciuni i informaii i

(2) Poate exista i o comunicare de jos n sus, sub forma propunerilor de proiecte sau a altor

feluri de feedback adresat conducerii.Fiecare colectiv de munc are propriul su sistem de comunicare: (3) oamenii care lucreaz n acelai birou sau n acelai departament din organizaie comunic

ntre ei. (4) Comunicarea are loc ntre grupuri de la acelai nivel (5) i ntre niveluri ierarhice diferite (6) n afar de aceste trasee ale informaiei din cadrul organizaiei, exist o mulime alte ci

informale de comunicare ntre acei indivizi care, ntmpltor, sunt n relaie de prietenie sau de rudeniecu ali membri ai personalului.

(7) Discuiile informale (mica brf) care nflorete n toate organizaiile este o cale sigur princare informaia, exact sau nu, ajunge n toate avanposturile.Un program de comunicare bun poate

crea o echip bine nchegat. Oamenii secunosc ntre ei, tiu care este obiectivul organizaiei, cum slucreze eficient i cumpot participa activ n cadrul organizaiei fr a se limita doar la a-i face datoria,ceeace i face mai valoroi pentru organizaie.

O comunicare bun d personalului posibilitatea de a critica acele politici aleorganizaiei care i-

ar putea afecta n mare msur. Woolcott i Unwin au constatat cproasta comunicare este unul dinprincipalele motive pentru care muli angajai suntindifereni sau chiar ostili fa de angajatorii lor. Este,de asemenea, i motivul pentrucare angajaii se opun schimbrii: dac nu neleg scopul schimbrii,este normal s cread c aceasta contravine intereselor lor. (Woolcott & Unwin 1983:248).Cu excepiapoliticilor noi, comunicarea intern poate include informaii despre noiproduse, servicii, angajai,

pensionri, sarcini ndeplinite cu succes, oportuniti dedezvoltare, anunuri, bonusuri, modificrisalariale. Toate aceste informaii secomunic cu ocazia lansrilor i n edine operative, seminare, prinanunuri laavizier, n buletinele informative, prin e-mail sau fax. Un buletin informativ sptmnal, de o

pagin, transmis prin e-mail sau pe hrtie n cadrul unei organizaii ca, de exemplu, MIE sau ADR, arputea constitui un instrument eficient prin care organizaia reamintete, informeaz sau anun

angajailor proiectele, termenele limit, politicile, aciunile ncheiate, activitile consultanilor etc. 1.3. Comunicarea extern Comunicare extern se refer la strategia de gestionare a

comunicrii, pe care oriceorganizaie o aplic cu scopul de a comunica mesaje publicului larg. Orice feldeinformaie, consultare, anun, brour, scrisoare, ntlnire i orice form de contactntre persoanele

sau lucrurile din organizaie i cei din afara acesteia face sau trebuies fac parte din strategia de

comunicare extern. Un bun director de comunicaretrebuie s adopte toate tehnicile de managementpentru ca mecanismul comunicriiexterne s funcioneze eficient. Comunitile locale, grupurile deinfluen, guvernul, mijloacele de informare, publicul financiar, clienii i asociaii sunt grupurile-intale fiecrui comunicator profesionist.

1.3.1. Identitatea companieiIdentitatea companiei este suma tuturor acelor indiciivizuale prin

care publicul recunoate compania i odifereniaz de celelalte (vezi LEtang i Pieczka1996:71)Identitatea companiei este cartea de vizit a organizaiei n faa publicului. Ea aratcum estestructurat organizaia, care sunt valorile i caracterul acesteia. Identitatea companiei este elementulfundamental al strategiei organizaiei i d posibilitateaacesteia s ntreasc impresiile pe careoamenii le au despre companie ca atare,despre produsele sau serviciile acesteia, n interior sau n

exterior. Identitateacompaniei variaz n funcie de circumstane, de politicile organizaiei, precum infuncie de categoriile de public crora compania dorete s se adreseze.Ea const din ctevaelemente de prezentare fizic a organizaiei, cum ar fi:plane, tiprituri, scheme colorate, amenajri


5/36

interioare, rapoarte anuale, brouri,manuale de instruciuni, foi cu antet, cri de vizit, declaraii depres, fluturai.n plus, cldirile, firmele amplasate pe cldiri, ambalajul produselor, uniformelelucrtorilor, autovehiculele i chiar plantele i birourile companiei sunt factoriimportani pentruperformana vizual a companiei.Vizitatorii, angajaii, asociaii, clienii poteniali, toi recepioneazmesaje din parteaorganizaiilor, aa cum orice om recepioneaz mesaje din felul n care triesc sau

sembrac prietenii si.Cel mai cunoscut aspect al strategiei de identitate corporativ este logotipul saulogoul. Aa cum subliniaz LEtang i Pieczka, logotipul se refer la utilizarea numelui ntreg al unei

organizaii, iar monograma la utilizarea iniialelor acesteia,atunci cnd acestea servesc la identificareacompaniei. Tradiia arat c multeorganizaii au reuit s supravieuiasc prin simpla utilizare fie a unui

logotip fie amonogramei numelui lor.Totui, unele companii au introdus ntotdeauna un elementpictografic n identitatealor vizual. Aceste simboluri pot avea o asemnare iconografic cu obiectelefizice pecare le ilustreaz sau, n alte cazuri, pot fi absolut abstracte sau aparent arbitrare nrelaia lorcu organizaia. n ambele cazuri, simbolurile se aleg att pentru a ajuta larecunoatere (funcia lordenotativ) ct i pentru a evoca asociaii pozitive (funcialor conotativ). ( LEtang & Pieczka 1996:73).Informaii despre identitatea vizual, destinate contractorilor romni i ageniilor de implementare carebeneficiaz de finanare UE, se gsesc n Manualul de identitate vizual (VISUAL IDENTITYGUIDELINES) elaborat de Delegaia Uniunii Europe n Romnia.

1.3.2. Imaginea unei companii / organizaiiTermenul de imagine a companiei se folosete pentru

a semnifica percepiile pe carediversele categorii de public le au despre organizaie n ansamblu su.Strategia deimagine a companiei const dintr-o serie de procese care urmresc s pun nevidenreputaia i caracterul pozitiv al firmei. Este un proces complex dat fiind caceast imagine este

perceput diferit de la individ la individ Imaginea unei companiieste suma percepiilor pe care publicul leare despre ea, i poate diferi de realitate,atunci cnd aceasta este necunoscut, neleas sau

comunicat greit.Toate imaginile vizuale i materialele tiprite, mesajele care se comunic (verbale

sauvizuale) sunt factori care afecteaz imaginea companiei. LEtang & Pieczka sunt deprere c existi alte surse de informare care pot juca un rol decisiv, cum ar fiprezentarea n mass-media a activitilori a subiectelor care afecteaz o organizaie,de pild, calitatea pregtirii n cadrul acesteia, migrareapersonalului sau acuzaiile decorupie. Comunicarea interpersonal, presupunerile i brfa au i ele unpotenialimpact. Imaginea companiei este afectat, de asemenea, de experiena personallegat de unprodus sau serviciu i de sentimentul de satisfacie (sau de insatisfacie)c ai pltit ceva care merit(sau nu merit) banii. (LEtang & Pieczka 1996:70)

1.3.3 Identitatea de brand / marcLa sfritul anilor 90, sintagma identitatea i imaginea

companiei (reflectareaidentitii la nivelul publicului) a fost, uneori, nlocuit cu un alttermen:Brand/Marc. Brandul/marca este esena unei organizaii, a unui produs sau chiar aunei ri.Se

spune c un brand bun (o marc bun) este suma simbolurilor i a percepiilor pecare acesta lecreeaz, o combinaie ntre identitatea fizic/vizual i o reflectare, dupprerea publicului, a ceea cefac, promit i realizeaz organizaiile / companiile.Brandul (marca) este vzut ca o combinaie holistic

de strategie corporativ, inovaie i execuie. Aceti termeni de marketing - mai comerciali au fostfolosii,adesea, prin transfer, cu referire la anumite instituii sau chiar ri. Exist conceptul debrand

(marc) de ar, care a fost implementat cu succes n ultimii ani, i multe rieuropene se gndescserios la imaginea mrcii lor i la comunicare.Strategia de imagine de brand/marc (Peter Hagen,

Omicron Communications)Sunt ri care au aplicat cu succes o strategie de imagine de brand/marc.Spania, deexemplu, a desfurat de mult vreme, cu succes, o strategie de imagine. Manieradeprezentare n momentul integrrii n Uniunea European, cu ocazia organizriiJocurilor Olimpice de

la Sevilla i a Expoziiei Universale, la nceputul anilor 90 afost serios gndit. Aceast strategie aconferit Spaniei o imagine de brandinternaional, care a servit deosebit de bine produselorsale.Germania a fcut cercetri amnunite pe acest subiect. Aceast strategie se traduceprintr-un logo


6/36

nou. Culoarea neagr de pe steagul Germaniei a fost nlocuit cuculoarea albastr a drapelului UniuniiEuropene. Deutschland a pstrat ns simbolulDE. ara nu era mulumit de imaginea sa n strintate,mai ales cea legat derceala i pragmatismul poporului german. Ca atare, Germania a dorit selaboreze ostrategie de imagine a brandului/mrcii, mai bine controlat.Marea Britanie este foarteavansat. Pe lng logoul care reprezint campania sa depoziionare, strategia sa se dezvolt i se

construiete continuu.Hong Kong i-a lansat n mai 2002 strategia de imagine a mrcii i de identificare,cuun nou logo.Faza logo-ului traduce voina de a se prezenta ntr-un fel anume i reprezint o

primetap in procesul refleciei profunde asupra felului n care este perceput o ar i nstabilirea uneistrategii adecvate de imagine a brandului/mrcii. Aceasta este ocondiie obligatorie. Urmtoarele etape

constau n definirea valorilor care reprezint brandul/marca precum i a direciilor de dezvoltare iar apoiactiviti de comunicarelegate de brand (marc) i din ndeplinirea cu consecven a promisiunilorasociatebrandulu, lucru destul de dificil de realizat chiar i pentru o organizaie, cu att maimult pentru oar ntreag.

10 sfaturi pentru construirea unei imagini de brand puternice.Unele teorii despre imaginea

brandului/mrcii susin c exist 10 puncte importante nconstruirea unei imagini solide abrandului/mrcii. (David A. Aaker, Building strongbrands., 1996, The Free Press):1.Identitatea brandului/mrcii (identificarea esenei produsului),2.Propunerea valorii ( nelegerea modului n care utilizarea brandului/mrcii va constitui un atu nplus n ochii consumatorului),

3.Poziionarea brandului/mrcii (poziionarea brandului/mrcii este parte din identitatea acestuia ifaciliteaz elaborarea unui plan de comunicare),

4.Execuie (executarea planului de comunicare),5.Consecvena n timp (identitatea, poziionarea, comunicarea pe parcursul unei perioade lungi de

timp),

6.Sistemul brandului/mrcii (dac sunt mai multe branduri, cunoaterea particularitilor fiecruia),7.Efectul de influenare al brandului/mrcii (dac sunt mai multe branduri, cunoaterea sistemului ncare acestea interacioneaz i utilizarea acestei cunoateri pentru consolidarea fiecruia n parte,

8.Urmrirea valorii brandului/mrcii (cunoaterea pasivului unui brand pentru a afla cum esterecunoscut brandul, asocierea acestuia cu alte branduri, fidelitatea fa de brand, calitatea npercepia publicului etc.),

9.Responsabilitatea fa de brand/marc (cineva trebuie s rspund de brand, de coordonareaprogramelor i de coerena strategiei n ansamblul ei),

10.Investiia n branduri/mrci (trebuie s continum s investim n branduri)1.3.4. Campanii integrate Campaniile sunt tehnici planificate cu scopul de a promova identitatea

iimaginea organizaiei. Ele ofer informaii publicului despre produse i servicii iarticuleaz politicileorganizaiei. Campaniile dureaz o perioad limitat de timpdeoarece sunt, de regul, proceduri extremde costisitoare. ntre timp, directorul decampanie i / sau consultanii si trebuie s evalueze rezultatele

campaniei pentru adecide viitorul acesteia.Obiective O campanie de comunicare naional este utilizatpentru a anuna publicului onou politic, o reform, o schimbare a politicii, o schimbare legislativ i

sporete gradul de contientizare a publicului n legtur cu schimbrile care l vor afectadirect sauindirect. n cazul unei schimbri treptate sau iminente a politicii de mediu,se poate recurge la ocampanie naional de informare a publicului, destinat s aducla cunotina publicului schimbrileviitoare i avantajele acestora. Prin componentade advertising/publicitate, o astfel de campanie arescopul de a familiariza publicul cuo idee sau un concept, de a vinde ideea, i nu de a educa publicul

prin prezentareadetaliilor schimbrilor sau a propunerilor introduse.Procesul n cazul campaniilor de promovare a politicilor, cum ar fi programele dedezvoltare regional,Campania trebuie s fie gestionat de Biroul de Relaii publice/pres din cadrul organismului


7/36

guvernamental interesat, n colaborare cu Biroul decomunicare din cadrul guvernului. Principalii actoridin echipa organizatoric suntmembrii din conducerea organismului guvernamental care desfoarcampania,directorii din cadrul Biroului de relaii publice i al Biroului de pres care rspunddeorganizarea de zi cu zi i de logistica campaniei, precum i cei desemnai s acionezen calitate dePurttori de cuvnt.

n majoritatea rilor, inclusiv n Romnia, televiziunea constituie sursa principal de informaii pentrupublic iar spoturile publicitare sunt o cale foarte valoroas de transmitere a mesajului, alturi de

programele de tiri, reportajele i dezbaterile televizate (talk show-uri).De asemenea, pe msur ce companiile de publicitate continu s-i extind domeniul de activitate, o

campanie extins de panouri publicitare poate constitui parte integrant a unei campanii.Alte mijloace de realizare a unor campanii dedicate unui anumit scop pot fi: inserarea de marialeinformative n ziare, difuzarea de pliante prin pot, realizarea unor puncte de informare, linii telefonice(hot-line), dezbateri publice, conferine, seminarii.Cercetri premergtoare campanieiLa introducerea unui concept complet nou, reacia fa de acest concept trebuie s fietestat cu ajutorulcercetrii calitative. Atitudinile evideniate de aceste studiiprealabile vor fi, ulterior, luate n consideraren alctuirea mesajelor - cheie alecampaniei. Principalele partide politice din Occident merg ceva maideparte cu aceast cercetare: ele elaboreaz politici pe baza rezultatelor acestei cercetri, pe principiulc politicile pe care le propun vor fi, astfel, perfect acceptabile pentru oameni. Definirea mesajelor-cheie

constituie esena campaniei. O dat stabilit mesajul, se voralege imaginile i cuvintele care vorportretiza cel mai eficient mesajul respectiv.Este esenial s se foloseasc imagini cu care fiecare

individ din public se identificcel mai bine, imagini care emoioneaz oamenii, imagini care s convingpubliculcampaniei de beneficiile directe pentru ei i familiile lor.Pe msur ce campania prinde contur

cu fiecare etap parcurs, instrumentele utilizate trebuie verificate pentru avedea dac produsul finit

este primit favorabil de public, indiferent dac este vorba de un program de televiziune,afi, pliant,reclam. Atunci cnd oferim mai multe informaii noi despre un concept deja introdus, este nevoie deocercetare suplimentar pentru a evalua ct de eficient a fost campania introductiv. Ce mesaje au fostabsorbitesau nu i care din canalele folosite au fost cele mai eficiente.Descrierea i cteva sfaturiprivind diversele tehnici de cercetare sunt incluse n capitolul 4 din prezentul manual.Strategia de campanieObiectivul este acela de a concepe cea mai eficient strategie posibil, n limitabugetului disponibil.

Utilizai cele mai populare medii de comunicare.Numii i informai civa Purttori de cuvnt, care s promoveze campania i s vorbeasc despre

problematica n cauz.

Coordonai campania astfel nct s asigurai continuitatea activitii pe toat durata acesteia.Utilizai la maximum posibilitile de a v expune tema, asigurai-v c reprezentanii dumneavoastriau parte la programele de dezbateri de la radio i televiziune.Organizai lansri n pres, ori de cte ori avei ocazia (i informaia) n timpul campaniei.Redactai articole de prezentare destinate presei scrise.Principii de bun-sim1. Punei-v n locul celui care primete mesajul Mesajul trebuie s ncerce ntotdeauna s rspund lantrebrile concrete puse de oameni. Dobndirea acestui reflex este deosebit de important.2. Fii simplu i concret Tendina fireasc este de a ncerca s explicai totul, inclusiv toate detaliileinstituionale. Preul pe care l pltii pentru acest obicei este imediat:mesajul nuva ajunge la receptor..

3. Mesaj difereniat Informaia trebuie aleas n funcie de grupurile-int i de ateptrile acestora.Adresarea trebuie s fie difereniat n funcie de diversele categorii economice, sociale i culturale.


8/36

4. Utilizai diverse canale Exemplu: o reclam TV va strni curiozitatea. Ea poate fi urmat, cu succes,de comunicate de pres i chiar de un extra s personalizat trimis prin pot. .5. Transmitei mesajul pn la capt Comunicarea nu trebuie s fie sporadic., s dispar i s reapar. Aciunile trebuie repetate iar eforturile trebuie s fie continue. . Este nevoie de un efort susinut pentrua obine rezultate pe termen lung. .

ComponenteCampaniile integrate conin diferite componente de comunicare, care se completeaz reciproc.

Publicitatea corporativ Difuzarea informaiilor

Relaiile cu presa: Conferine de pres Evenimente mediatice1.3.4.1. Publicitatea corporativ Acest tip de publicitate este destinat mai puin sporirii bunurilor sau aportofoliului deaciuni ale unei companii ct mai degrab realizrii sau prezervrii unui mediu ncarecompania s i poat desfura afacerile ei legitime. Mijlocul mediatic pltitde companie asigur uncanal de comunicare consecvent, exact i controlabil pentruliderii de opinie i pentru public n general.(n Kitchen 1997:190)Compania recurge la acest gen de publicitate axat pe imaginea decompaniepentru a influena opinia publicului n legtur cu o chestiune privind politicile,funciile,facilitile i obiectivele organizaiei. Publicitatea corporativ este maistrns legat de informarea

publicului dect de vnzri i mai aproape de comunicareacorporativ dect de marketing.Televiziunea, presa scris, editorialele, revistele,radioul, afiele, cinematograful i Internetul sunt cteva

din tehnicile pe care leutilizeaz publicitatea corporativ pentru a comunica informaii despre brandulsu/marca sa i pentru a transmite mesajele companiei (valorile, misiunea, viziunea,modul n care

privete propria activitate). Dac reclama este eficient, ea va aduga odimensiune pozitiv,

superioar, produsului i va spori reputaia organizaiei.1.3.4.2. Difuzarea informaiein cadrul campaniilor de comunicare integrate, informaia se poate difuzaprin diversecanale ca, de exemplu: publicaii (buletine informative, brouri, pliante), afie ipanouripublicitare, ateliere i seminare, turnee, centre i reele de informare.Diverse mijloace de campanie:TeleviziuneaEmisiuni de informare public realizate de un organism guvernamental, destinate difuzrii informaiilor

despre noua legislaie sau despre obligaiile prevzute de lege. De regul, emisiunea dureazmaximum cinci minute i anun c va reveni cu noi informaii pe aceeai tem.

Documentare TV Atunci cnd ofer informaii relevante i nu au tente propagandistice, documentarele

constituie un beneficiu de importan public.Programe de dezbateri curente Este util participarea purttorului de cuvnt al campaniei la diferiteprograme TV, talk-show-uri, n care publicul are posibilitatea de a pune ntrebri, fie direct din studio, fiela telefon. Este vital ns ca purttorul de cuvnt s fie foarte bine informatSpoturile publicitare Acestea sunt, adeseori, cea mai bun cale de a atinge cel mai mare grad deaudien, dar sunt, n majoritatea cazurilor, descurajant de costisitoare. Este un domeniu foartespecializat i este recomandabil s se recurg la o companie de advertising profesionist pentrurealizarea, producerea i plasarea spoturilor.RadioulTelefonul asculttorilor i dezbateri n direct (talk-shows) n Occident aceste programe sunt din ce n

ce mai des difuzate, mai ales de staiile de radio locale. Formatul acestor programe d posibilitateapublicului s telefoneze i s fac comentarii sau s pun ntrebri n direct; de aceea, acest tip deprograme se bucur de popularitate n rndul asculttorilor i poate atrage audien mare.


9/36

Programe de dezbateri i interviuri Responsabilul pentru relaiile cu mass- media trebuie s seasigure c purttorii de cuvnt ai campaniei particip la cele mai potrivite emisiuni.Spoturi publicitare radio pot fi foarte eficiente n emiterea unui mesaj percutant potrivit pentrumeninerea ateniei asupra subiectului campaniei .Presa

Conferine i lansri Organizai o conferin de pres numai dac informaia are consisten irelevan pentru publicul interesat. Lansarea unui nou poster, de exemplu, poate fi o ocazie legitim de

organizare a unei reuniuni foto cu participarea presei i ea trebuie anunat public.Interviuri Responsabilii pentru relaia cu mass-media trebuie s creeze ocazii pentru intervievarea

purttorilor lor de cuvnt.Informaii Articolele informative trebuie pregtite i distribuite publicaiilor sptmnale i periodice.Publicitate n pres Pe ct posibil i n limita bugetului, pentru a menine atenia asupra subiectuluicampaniei.Publicitatea stradalCampanie de afiaj Transmiterea de informaii publicului prin intermediul afielor amplasate n diverselocuri care asigur vizibilitate (circa financiar, birourile administraiei locale, sediile de bnci, biblioteci,oficii potale, autobuze, staii de cale ferat etc.) Vizibilitatea este elementul cheie.Afiele i panourile trebuie s aib un design unitar iar culoarea de fundal s fie vizibil. Aspectulatractiv al afielor asigura o mai bun vizibilitate.

Cnd alegei locul de amplasare a afiului nu v gndii doar din ce punct este vizibil acesta, ci i lanumrul celor care vor trece pe lng afiul publicitar.

Turnee de promovare Acestea sunt cele mai eficiente ci de rspndire a informaiilor suplimentaredespre mesajele transmise prin campania de pres.Un turneu de promovare const dintr-o serie de

sesiuni de informare seminare,avnd un coninut comun i o recuzit i materiale audio-vizuale

comune. Turneele au loc n ase pn la zece (n funcie de dimensiunea geografic) orae diferitedindiverse regiuni ale rii - iar participarea este liber pentru toi cei interesai.Aceste ntlniri sunt, deobicei, bine susinute n rile democratice, deoarecemembrii comunitii locale apreciaz realmenteefortul organizatorilor de a sedeplasa n regiunea lor pentru a le oferi informaii i a rspunde lantrebri.Sfaturi utile pentru proiectarea i desfurarea unui turneu Este nevoie de mult efort din parteaorganizatorilor i de mult druire din partea conducerii ministerelor ca s petreac dou sptmni

departe de locul n care i desfoar activitatea. Un turneu trebuie proiectat astfel nct specialitii saib posibilitatea de a face prezentri vizuale privitoare la aspectele principale care fac obiectul

campaniei. Trebuie desemnai cel puin doi specialiti, buni vorbitori, pentru 20

fiecare sesiune. Se va aloca timp pentru ntrebri i rspunsuri din partea audienei, dupfiecare sesiune. Este nevoie de mult efort pentru a invita, pe ct posibil, ct mai multe grupuri lasesiunile turneului, i acestea trebuie anunate n presa i radiourile locale. Coordonarea

(responsabilitate a directorului de turneu) si asistena tehnic sunt indispensabile. Un turneu presupuneo serie de echipamente (banere de fundal i alte obiecte de recuzit, laptop, proiectoare etc.)Pentru mai

multe detalii despre cum s organizai i s desfurai activiti aferentetehnicilor de campanieprezentate mai sus, consultai capitolul 2 din acest Manual.1.3.4.3 Relaiile cu presa 1.3.4.3.1Conferinele de presConferinele de pres sunt conferinele inute n prezena presei, cu ocaziauneintruniri anuale sau a unui anun, a unui eveniment sau a unei prezentri.Scopul principal alacesteia este de a informa presa i de a rspunde la ntrebrileziaritilor. Succesul acesteia depinde de

msura n care ea reuete s ofereinformaii relevante pentru a capta interesul jurnalitilor. Un exemplude conferin de pres este atunci cnd Ministerul Integrrii Europene i Ageniile de DezvoltareRegional, adesea n colaborare cu unul din ministerele de resort i / sau cu Delegaia Uniunii


10/36

Europene n Romnia, se prezint n faa presei i, astfel, a ntregii ri. Este, prin urmare, esenial capregtirea s fie impecabil. Conferinele de pres trebuie inute doar atunci cnd Ministerul sauAgenia au ntr-adevr ceva nou de comunicat.Locaia O atenie special trebuie acordat dimensiuniilocaiei. Facei o estimarerealist a numrului potenial al ziaritilor care vor participa. Sala nu trebuie sfieprea mare, ci suficient de ncptoare pentru a gzdui ziaritii i cameramanii, tribunai un spaiu de

primire.Sala Dac exist o estrad sau scen i nu este prea nalt, o putei folosi, ns, n general,este de preferat ca vorbitorii i ziaritii s fie dispui la acelai nivel. n spatele mesei prezidiului se va

plasa un afi pe care sunt inscripionate logoul i sloganul. 21 Masa prezidiului trebuie acoperit cu o fa de mas, prevzut cu un pupitru i cu microfoane,

ap i pahare pentru fiecare vorbitor. n spatele mesei prezidiului se vor dispune numrul necesar descaune, de nlime potrivit cu nlimea mesei. Scaunele destinate ziaritilor trebuie s fie dispuse ca

ntr-o sal de teatru ( ntotdeauna mai puine, i nu mai multe dect este cazul sala trebuie s parntotdeauna aglomerat cu reprezentani ai presei), cu cte un interval larg pe mijlocul slii i pe

ambele laturi ale acesteia, pentru montarea reflectoarelor i a camerelor de luat vederi. Se va amenajaun spaiu de recepie, cu dou mese acoperite, la intrarea n sal, una pentru registrul de participare imaterialele destinate presei, i cealalt pentru cafea i prjituri.Pregtirea Participanii Moderatorulconferinei de pres, vorbitorii (de regul 2 sau 3), specialitii n domeniul care face obiectul conferineide pres, din partea ministerului sau a guvernului, sau ali specialiti. Schia de comunicat de prestrebuie finalizat i trimis spre multiplicare. Coninutul discursurilor trebuie s fie stabilit i existenasuporturilor vizuale (prezentri power-point, etc.) trebuie confirmat. Ordinea de zi trebuie stabilit icomunicat persoanei care va prezida conferina. ntrebrile previzibile din partea presei se discut n

prealabil i se stabilete care dintre vorbitori va rspunde i pe ce domeniu. Dac exist vreun punctvulnerabil, constatat cu ocazia unor evenimente anterioare sau care ar putea s fie pus n discuie n

viitor, se va decide cine i cum anume va trata aspectul respectiv, n cazul n care este adus n discuie.

Agenda persoanei care va prezida conferina se ntocmete i fiecare vorbitor primete un exemplar dinaceasta.n ziua conferinei Organizatorul i ntmpin pe jurnaliti la sosire. Nu uitai c operatorii TVajung adesea cu cel puin o jumtate de or nainte de conferin, pentru a-i monta aparatura. Cerei-le ziaritilor s se semneze n cartea de nregistrare i oferii-le mapa de pres coninnd comunicatulde pres i alte materiale relevante. Pentru a asigura trecerea plcut a timpului pn la ncepereaconferinei de pres putei pune la dispoziie cafea, suc, ap, etc. 22

Moderatorul conferinei de pres i vorbitorii trebuie s intre la ora stabilit i s nceap

imediat. Conferina de pres nu trebuie s dureze mai mult de o jumtate de or. 1.3.4.3.2 Evenimentede presAceste evenimente sunt organizate de companii/organizaii i sunt destinate presei.Este vorbade nc un proces de prezentare a argumentelor, informaiilor,punctelor de vedere ctre opinia public.

Aceste evenimente asociaz un produssau un serviciu cu o activitate recreativ. Evenimente mediaticede acest gen suntsponsorizrile, expoziiile de art, aciunile de caritate, evenimente locale,naionalesau internaionale.1.3.5 Gestionarea problemelor / crizei de comunicaren opinia lui Simon

Moore, gestionarea problemelor are n vedere acele teme deinteres public care, dac sunt lsate sescaladeze, ar putea ntrzia eficiena uneiorganizaii (Moore 1996:42).Managementul crizei const din

procesele la care organizaia recurge cu scopulde a minimiza riscurile de deteriorare a percepiei pecare publicul o are despreorganizaie. Un exemplu clasic, n cazul organizaiilor de stat, cum ar

fiministerele, l constituie acuzaiile de corupie sau de deturnare de fonduri,acuzaii care, uneori, atingun grad important de mediatizare.O organizaie de succes trebuie s aib un sistem de gestionare aproblemelor foartebine pus la punct, pentru a evita i a anticipa o situaie de criz. Acest

lucrupresupune identificarea problemelor care prezint interes, analizarea principalilorfactori,formularea unor propuneri realizabile, aciune i, evident, evaluare.Conform unei observaii a luiStocker, gestionarea crizei este, prin definiie,pregtirea i aplicarea unor strategii i tactici capabile s


11/36

previn sau smodifice impactul evenimentelor majore asupra unei companii sau organizaii.n cazul celmai fericit, gestionarea crizei este felul n care cineva gndete iacioneaz atunci cnd toate lucrurileo iau razna. (Caywood 1997:1890)n caz de criz, organizaia trebuie s se reorganizeze pentru apreveni un dezastru.Scandalurile de corupie, zvonurile, incidentele soldate cu poluareamediului,accidentele de amploare sunt cteva din problemele care cauzeaz crize iar

nfruntareaacestora depinde de aciunile organizaiei. 23 Echipa managerial trebuie s stabileasc tipurile adecvate de comunicare cupublicul, s fie

informat nainte ca evenimentele s devin criz i s aib unpunct central de informare.Crizele sunt,se tie, greu de definit. Care este, de exemplu, diferena dintre ocriz i o problem grav? Crizele sunt

relative. Ceea ce pentru o organizaie este ocriz, pentru o alta nu este dect o provocare minor. Cutoate acestea, crizele nu sepot evita. Dar cu anticipare i cu planificare, efectele negative ale acesteia

pot fireduse la minimum.Indiferent de natura lor, toate crizele au urmtoarele trsturi comune: 1. Suntimprevizibile 2. Afecteaz reputaia 3. Implic oameni 4. Sunt grave 5. Genereaz atenia publiculuin

caz de criz, consultantul pe probleme de comunicare trebuie s fie capabil scontribuie la strategia deaciune i s cunoasc tot ce se ntmpl. Informareaconstant, obiectiv, deschiderea pentrurezolvarea problemelor sunt de importanvital n criz.ntrebri-cheie pentru evaluarea unei crize 1.Despre ce criz este vorba? Ce s-a ntmplat mai exact? 2. Exist o problem de fond? Este criza doarvrful iceberg-ului? 3. Este posibil ca lucrurile s se nruteasc? Ce se poate ntmpla n cel mai rucaz? 4. Care va fi reacia publicului organizaiei noastre? 5. Ct va dura pn la stingerea crizei? 6. Cemize sunt n joc? Ce putem pierde? 7. Ne facem griji degeaba? 8. Putem cere sprijinul cuiva? 9. Cinealtcineva mai este implicat? 10. Care este cauza? 11. Care este efectul financiar al crizei? 24

Msuri care se pot lua pentru ca organizaia s fie pregtit s fac fa unui eventualincident. Numii o echip de gestionare a incidentului (sun mai bine dect criz). Echipa trebuie sinclud: Conducerea si efii departamentelor n care se manifest criza i ai celor conexe, un

reprezentant al serviciului de securitate al operaiunii, doi secretari experimentai, administratorul cldiriii operatorul centralei telefonice. Clarificai rolurile i instruii membrii echipei n aplicarea proceduriiinterne de gestionare a crizei. Efectuai o simulare anual sub coordonarea efului organizaiei.

Concepei un PLAN DE CONSTITUIRE A ECHIPEI n 24 de ore. Instruii-v operatorii telefonici.ntocmii o list cu numerele de telefon ale TUTUROR ANGAJAILOR. Meninei contacte regulate cu

organizaiile partenere, instituiile de monitorizare i mass-media.Reacia la survenirea incidentului 1.Convocai echipa de gestionare a incidentului 2. Adunai date i fapte 3. Cerei ajutorul efilordepartamentelor interesate i al altor persoane. 4. Confirmai i anunai purttorul de cuvnt oficial.Acesta poate fi unul din Directorii companiei, ns se poate recurge la orice alt persoan capabil sse exprime clar, instruit, care a contribuit la planificarea aciunilor i care confer un sentiment de

ncredere i de autoritate. 5. Evaluai informaiile disponibile. 6. Planificai aciunea de remediere:ngrijire de urgen, n cazul vtmrilor corporale contactai rudele celor accidentai Corectaigreeala Prevenii repetarea incidentului Stabilii paii urmtori. 7. Demarai o anchet amnunit 8.

Convenii asupra declaraiei de pres (prin purttorul de cuvnt). 9. Dai dovad de atenie, compasiunei preocupare. 10. Explicai aciunile de remediere 11. Recunoatei greelile. Nu ncercai s le

justificai. 12. Decidei dac este cazul s convocai o conferin de pres 25 Relaia cu presa i publicul n timpul unui incident Primii presa ntr-un spaiu adecvat utilat

pentru transmieterea operativ a informaiilor (telefon, fax, internet, etc.) Toate contactele se fac prinPurttorul de cuvnt. Evitai presiunile din partea presei, anunnd o or pentru o sesiune de informare.

Publicai un orar al ntrevederilor, dac problema continu s existe. Dac un ziarist v surprinde, totui,

nepregtit, nu v prefacei c tii ce se ntmpl. Spunei c vei reveni imediat ce v vei informaasupra faptelor petrecute i facei ntocmai. Dac decidei s inei o conferin de pres: folosii osal spaioas pregtit cu toate cele necesare bunei desfurri. Avei n vedere sigurana cminelor


12/36

i a familiilor celor implicai. Gndii-v la sigurana cldirii dvs. este nevoie de personal de paz iprotecie suplimentar. Incidentul impune constituirea unei echipe care s rspund unei eventualeanchete publice? Dac da, unde vei gsi oamenii necesari?Alte lucruri demne de luat nconsideraieAvei grij de personalul dvs. Dac incidentul survine n afara orelor de program ( i camaa se ntmpl de obicei), contactai-i pe toi cei care pot contribui cu ceva i punei-i la lucru.

Informai-v, n primul rnd, personalul. inei ntlniri regulate de informare, dac este cazul din or nor, astfel nct angajaii s nu ajung s afle din pres ce anume se ntmpl. Instruii n detaliu

operatorii telefonici. Alocai numere de telefon interne speciale pentru ntrebri i asigurai-v c existpersonal care s rspund la numerele respective. nregistrai toate mesajele, pentru a reveni ulterior

asupra lor. 26 Capitolul 2 27

2. RELAII PUBLICE2.1. O practic n evoluieDei relaiile publice (RP) sunt un fenomenglobal al secolului douzeci, rdcinile lordateaz din antichitate. Aproape toate civilizaiile antice au

practicat relaiile publice.Grecii antici, n special, depindeau de RP la alegerea politicienilor. Mai exact,eifoloseau aa-numita metod retoric, o practic profesionist prin care ineaudiscursuri publice pentru

a decide cine era cel mai potrivit s le fie conductor.Pericle i Demostene sunt dou exemple de astfelde vorbitori, care au devenitexceleni oratori i conductori. Mai mult, grecii antici credeau n metodadialectic icutau n ea adevrul cu ajutorul comunicrii verbale. Aceasta nsemna folosireadialoguluiargumentativ, cu scopul de a convinge auditoriul s le accepte ideile icrezurile. Socrate i sofitii aufost practicanii celebri ai acestei metode.n America, oamenii au utilizat relaiile publice ncepnd curevoluia american.Discursurile, corespondena, comunicatele de pres i diverse alte forme depublicitatepot fi recunoscute n viaa public a secolului 19 n Europa i n lume. n timpulprimului rzboimondial, politicienii au recurs la relaiile publice pentru a mobilizaopinia public s sprijine rzboiul, iarn cel de-al doilea rzboi mondial, americaniiau nfiinat Biroul de informaii de rzboi, care controla

mesajele ce se transmiteaunaiunilor.Principalul motiv al dezvoltrii acestei industrii l-a constituitresponsabilitateacompaniilor sau a organizaiilor de a-i informa publicul. n cartea sa Principiile iPracticile Relaiilor Publice , Kitchen definete acest termen ca fiind arta i tiina social de a analiza

tendine, de a prezice consecinele acestora, de a consilia conducerea organizaiei i de a implementaprogramele de aciune planificate care vor servi deopotriv interesele organizaiei i ale publicului.

Practica relaiilor publice este efortul deliberat, planificat i susinut de a stabili i menine un climat denelegere ntre o organizaie i diversele categorii de public ale acesteia. (Kitchen 1997:7) Aceasta nueste unica definiie. De fapt, nu exist o definiie universal valabil a acestei noiuni, pentru c, probabil,ea este att de vast nct poate fi definit n mai multe feluri.Deoarece de-a lungul anilor oamenii aupracticat RP fr s le defineasc foarte clar,termenul a fost neclar i greit neles. Din cauza ctorva

neprofesionii care au lucratn domeniu, RP nu au dobndit o reputaie prea grozav. Chiar i astzi,suntpersoane care cred c RP sunt o modalitate de a mistifica adevrul, de a monologa ide amanipula n scopuri necinstite situaiile conflictuale. 28

Scopul real al relaiilor publice este de a sprijini informarea publicului,constituind astfel bazaunei opiuni/alegeri n cunotin de cauz.Dup cum arat Seitel, exist patru factori de baz care aucontribuit la dezvoltarea iclarificarea acestui termen: (1) dezvoltarea marilor instituii i cretereasentimentuluide responsabilitate a acestora fa de public; (2) intensificarea schimbrilor,conflictelor i

confruntrilor dintre diverse grupuri de interese din societate; (3)creterea gradului de contientizare aoamenilor ca urmare a rspndirii masive atehnologiilor de comunicare tot mai sofisticate; (4)

rspndirea democraiei mondiale.(Seitel 1998:34) Activitatea de relaii publice include: consilierea

managementului n stabilirea politicilor i a relaiilor, cercetarea destinat nelegerii comportamentuluipublicului, relaiile cu presa i comunitatea financiar, publicitatea, relaiile cu angajaii i comunitatealocal, implicarea n probleme de interes public i de stat, gestionarea situaiilor speciale, relaiile cu


13/36

acionarii, crearea evenimentelor.Este clar c ntreaga activitate de RP se bazeaz pe comunicare.Comunicareaeste o caracteristic uman nnscut, ceea ce face ca muli oameni s se simtcapabili,instinctiv, s se ocupe de relaii publice. Adevrul este ns c aceast prereeste mult prea simplist.Un practicant de RP trebuie s fie specializat n gestionareafiecrei situaii speciale de care se ocup.Pe scurt, un bun practicant trebuie s fiecapabil s comunice cu oameni provenind din diverse medii

culturale, educaionale ieconomice, s cunoasc tehnicile specifice meseriei ca, de exemplu,mijloacele decomunicare verbal, scris, audiovizual, s aib o reputaie sau o imagine largacceptat,

s fie imaginativi i creativi, s tie cum s cerceteze i s exploatezedatele, s aib acces la informaiei putere de previziune.Harrison, n cartea sa intitulat Relaii publice, include o foarte

interesantcomparaie pe care o fcea Sam Black, ntre cei care practic medicina i cei carepracticrelaiile publice i n care observa c att medicul, ct i specialistul n relaiipublice, trebuie mai nti spun un diagnostic i apoi s trateze. De obicei, i unuli altul sunt solicitai s intervin dup ce rul s-a produs. Relaiile publice preventivesunt tot att de importante ca i medicina preventiv i, ca iaceasta din urm, sunt lafel de rar aplicate. Doctorii au doi numitori comuni: toi au un minimumdecunotine de baz de medicin i chirurgie i subscriu jurmntului lui Hipocrate.Lucrurile sentmpl cam la fel i n cazul celor care se ocup de RP. Toi practicaniide RP trebuie s aibcunotine de baz despre aceast meserie i experien nmetodele i mijloacele acestei arte i toitrebuie s respecte un cod de conduitprofesional. ( In Harrison 1995:22) 29

n toate fazele activitii lui, cel care se ocup de RP trimite i primete mesaje.Desigur, o astfel

de activitate include i codificarea i decodificarea mesajelor iaraceasta se realizeaz prin intermediuldialogului (sau al altor forme decomunicare).2.2. Modele de comunicareExist, n esen, patru modele

de comunicare, definite astfel:Propaganda/ Press AgentryEste o activitate care are scopul de apromova organizaia n pres, de a-i facepublicitate. Este o practica lipsit de credibilitate care recurge

la comunicareadezechilibrat, ntr-un singur sens, a unei informaii selectate n sens pozitiv.Mesajele

sunt construite pe o realitate perceput de ctre organizaie i nu nmod necesar pe informii corecte.Procedura este utilizat n sistemenedemocratice, este unilateral i nu se bazeaz pe dateconcrete.Aa cum arta Kitchen, acum douzeci i cinci de ani, termenul press agentry idescria, nrealitate, pe practicanii de RP ca fiind oamenii de legtur ntre client ipres, care ncearc sajung la public. Pe scurt, sarcina consta n a promova numeleclientului n pres i a contribui larecunoaterea numelui i la atragerea unei largiaudiene; ca atare, practica se aplica, mai cu seam,pentru a atrage atenia publiculuii nu pentru a-l face s neleag. (Kitchen 1997:31).Comunicareaasimetric ntr-un singur sensInformarea public este similar agenturrii de pres, deoarece esteocomunicare ntr-un singur sens. Spre deosebire de agenturarea de pres, acest tip decomunicare sebazeaz pe furnizarea unor informaii obiective. Comunicareaasimetric ntr-un singur sens nu permite

ns obinerea unui feed-back.Comunicarea asimetric n ambele sensuriEste vorba de persuasiuneatiinific, care utilizeaz planificarea strategicpost-cercetare, cu scopul de a determina publicul sreacioneze conformdorinelor organizaiei.Cu alte cuvinte, ea urmrete s obin un feed-back

controlat. Liderii de opinie dauinformaii publicului, iar publicul se bazeaz pe aceste informaii ladezbatereasubiectului n cauz, rmnnd ns n afara opiniei - a procesului formativ. Este 30

adevrat, emitenii informaiilor primesc un rspuns--reacie (feed-back), dar acestanupresupune dialogul cu receptorii informaiilor.Comunicarea simetric n ambele sensuriSe bazeaz pe

cercetare i folosete comunicarea cu scopul de a trimite i de aprimi mesaje care contribuie la o maibun nelegere ntre organizaie i public.Ea creeaz fluxuri de comunicare echilibrate.Opinia publicconst din prerile cu care rmn oamenii dup transmiterea ievaluarea informaiei i pe care le

comunic, n continuare, altora. Seitel este deprere ca n acest model dialogul este esenial att dinpartea emitentului ct i alreceptorului. n acest model, att emitenii ct i receptorii au ansa egal deaconvinge i de a fi convini. (Seitel 1998:123)Acest ultim model este, dup prerea celor care l


14/36

practic, cel mai eficientdeoarece implic dialogul i este menionat n teoriile pozitive. Celelalte treisuntasimetrice, ceea ce nseamn c ele ncearc s modifice doar comportamentulpublicului, nu i pecel al organizaiei. Grunig & Grunig noteaz, de asemenea, cdei noi credem c organizaia ar trebuis practice comunicarea simetric n ambelesensuri, cnd climatul este complex i tulbure, multeorganizaii care se confrunt cuun astfel de climat nu practic relaiile publice dup teoria noastr.

Putemconcluziona, aadar, c relaia teoretic ntre modelele de relaii publice i climatul istructuraunei organizaii este mai mult normativ dect pozitiv. (In Grunig1992:298)2.3. Componentele

Relaiilor PubliceJ. Marston, n cartea sa Natura relaiilor publice vorbete despre ceea ce, nacronim,se numete R.A.C.E. n esen, RACE nseamn c activitatea de RelaiiPublice const din patru

elemente-cheie: Cercetare, Aciune i planificare,Comunicare, Evaluare (Research, Action andplanning, Communication, Evaluation).Cercetareanainte de a pune n practic un program de RP,fiecare practicant trebuie s facstudii de cercetare pentru a identifica elementele de baz aleproblematicii i alesituaiilor cu care se va confrunta. Cercetarea prin culegerea de informaiipoatedescrie un fenomen, poate explica cauza apariiei acestuia i poate prevedea posibilelerezultateale aciunilor care se vor ntreprinde. Cercetarea poate fi intern sau externorganizaiei, teoretic sauaplicat, formal sau informal.Aa cum menioneaz Wilcox, Ault i Agee, trebuie s ne punem multentrebrinainte de a formula un plan de cercetare, ca, de exemplu: Care este problema? De cefel deinformaii este nevoie? Cum se vor utiliza rezultatele cercetrii? Ce public vaface obiectul cercetrii?Organizaia ar trebui s fac cercetarea pe plan intern, sau sangajeze un consultant extern? Cum se

vor analiza, raporta sau aplica datelecercetrii? Ct de repede trebuie obinute rezultatele? Ct vacosta cercetarea?(Wilcox, Ault i Agee 1997:121)Rezultatele cercetrii confer credibilitate

managementului, contribuie la definireaaudienei, a strategiilor i mesajelor necesare, la prevenireasituaiilor de criz, la 31

controlarea i monitorizarea concurenei i a opiniei publice. Metodele de cercetaresunt

sondajele, interviurile, chestionarele, analiza coninutului, grupurile-int, analizadatelor. Pe lngacestea, una dintre cele mai eficiente tehnici de cercetare se numete auditul comunicrii. Auditul esteun raport elaborat de un cercettor care analizeaz sistemele de comunicare existente n cadrulorganizaiei i recomand cile de comunicare eficient a strategiei i a identitii organizaiei. n acestcaz, toate formulele de comunicare, tiprite sau vizuale, sunt monitorizate i evaluate.Auditulcomunicrii se ocup de comunicarea extern cu instrumente cum ar fi:rapoarte anuale, relatri,brouri, hrtii cu antet, publicitatea corporativ, dar i decomunicarea intern cu mijloace cum ar ficircularele, anunurile, seminarele,avizierele, publicaiile destinate angajailor, evenimentele dinorganizaie, atitudinea ireaciile angajailor. Auditul poate fi efectuat fie de un membru al organizaiei,fie deun consultant extern.Dup culegerea informaiilor, practicantul RP trebuie s evalueze posibilele

soluii laproblemele n cauz, astfel ca activitatea s poat avansa la etapa urmtoare, cea deaciune iplanificare.Aciune i planificareAciunea i planificarea constituie cea de-a doua etap a activitii deRelaii Publice.Ea const din formularea unor aciuni specifice, care vor constitui planul prin

careorganizaia i va atinge elurile i obiectivele. Aciunea i planificarea presupunutilizareainformaiilor culese n procesul de cercetare i care constituie elementele pebaza crora se va formula

strategia adecvat. n aceast faz, practicanii de RP trebuie s identifice obiectivele clienilor i aleangajatorului, categoriile de public crora li se adreseaz mesajele, interesele publice de care trebuies se in cont, mijlocul de informare care trebuie s fie abordat, strategiile de comunicare aplicabile,sensul mesajului pe care urmeaz s-l transmit, bugetul de care au nevoie.Dup stabilirea obiectivelori a politicii organizaiei, activitatea de relaii publicetrece la etapa a treia, aceea a comunicrii ntre

organizaie i grupurile interesate.ComunicareaDup cum arat Wilcox, Ault i Agee, cea de-a treiaetap a procesului de relaiipublice, dup cercetare i planificare, este etapa de comunicare. Aceastetap se mainumete i etapa de execuie i este partea cea mai vizibil a muncii de relaii


15/36

publice.Scopurile procesului de comunicare sunt informarea, convingerea, motivarea inelegereareciproc. Pentru a fi un comunicator eficient, o persoan trebuie, n modobligatoriu, s cunoasc binen ce anume const comunicarea i cum recepioneaz 32

oamenii mesajele. Trebuie, de asemenea, s neleag modul n care oameniiproceseaz

informaia i ajung, eventual, s-i modifice atitudinile, opiniile iaciunile. (Wilcox, Ault & Agee1997:161-162)Comunicatorul are nevoie, de asemenea, s primeasc ntrebri i s rspund la ele,pentru a decide care este mesajul potrivit i ce metode va folosi pentru a-l transmite.n aceast etapel trebuie s se ntrebe: Cum neleg mesajul emitentul i receptorul?Este mesajul potrivit? i vareaminti receptorul acest mesaj? l nelege? Crede n el?Comunicarea n ambele sensuri este foarte

util n aceast etap specific.Totui, dup ce comunicatorul obine toate aceste rspunsuri recurgndla oricaredin modelele de comunicare, el trebuie s se decid asupra celui mai potrivit mijloc

decomunicare. Presa, radioul, televiziunea, expoziiile, sponsorizrile, pota sunt ctevadin cile detransmitere a mesajelor prin care organizaia sper s-i fac cunoscuteobiectivele.EvaluareaAceasta

este ultima etap a activitii de relaii publice , n care practicanii cuantificrezultatele programuluipentru a-l evalua i a decide dac s-l continue sau nu, saupentru a-l modifica, dac este cazul.Profesorul Frank Wylie concluzioneaz: estevorba despre o evaluare ordonat a progresului pe care lfacem n atingereaobiectivelor specifice ale planului nostru de relaii publice. nelegem ce anumeamfcut bine, ce am fcut greit, ct am progresat i, cel mai important, cum s facemmai bine dataviitoare. (In Wilcox, Ault & Agee 1997:193) Programul este evaluat ca eficient atunci cnd activitatea afost corect planificat, receptorii au neles, programul a ajuns la grupurile-int primare i secundare,participarea publicului la evenimente a fost satisfctoare, reaciile presei au fost pozitive i, n fine,

scopurile au fost atinse.2.4. Metode de comunicaren etapa de comunicare, practicantul RP trebuie sdecid - aa cum am mai spus -cum anume va informa publicul. O modalitate este de a aplica tactici

scrise. Acesteainclud comunicate de pres, buletine informative, periodice editate de

organizaie,brouri, ghiduri, rapoarte anuale, reclama corporativ, fie de date, cri, facsimile,panourielectronice de informare. 33 Aa cum arat Thill i Bovee, mesajele scrise sunt cele mai potrivite atunci cnd nu atepi un

rspuns imediat, cnd mesajul tu scris este detaliat i complex i trebuie atent planificat, cnd ainevoie de o eviden permanent i verificabil, trebuie s te adresezi unei audiene largi i dispersat

geografic i doreti s reduci riscul distorsionrii care apare atunci cnd mesajul se transmite pe caleoral, din om n om. Mesajele scrise au un mare avantaj: i dau posibilitatea s planifici i s controlezimesajul. ( Thill, Bovee 1996:87)Exist, de asemenea, i tactici verbale . Discuiile fa-n-fa,conferinele de pres,ntlnirile, prezentrile, casetele audio, atelierele, tirile difuzate la radioidiscursurile, sunt cteva din aceste tactici . Dup cum arat Thill i Bovee, mesajele orale sunt cele

mai potrivite dac vrei un rspuns imediat din partea auditorilor, dac mesajul este simplu i uor deacceptat, dac nu ai nevoie de o eviden permanent, dac poi s aduni rapid i fr cheltuial mareauditorii i dac vrei s ncurajezi interaciunea pentru a rezolva o problem sau a ajunge la o decizie.

Tacticile verbale se aplic cnd o organizaie are nevoie s dialogheze direct cu auditoriul.A treiametod este cea a tacticilor vizuale. Acestea includ anunurile i apariiiletelevizate, casetele video,

filmele, diapozitivele i rolfilmele, planele transparente,fotografiile, graficele, panourile, comunicatelevideo. Avantajul este c mesajele se transmit rapid i ajung la auditoriu personal.Ultima metod, de

dat mai recent, este comunicarea prin Internet i prin celelaltetehnologii de comunicaii moderne.Internetul, calculatoarele, satelitul, teleconferina,sunt cteva din aceste metode. Autostradainformaional (information highway)ajut mii de companii i organizaii s fac schimb de mesaje i s-

i promovezeideile. Thill i Bovee sunt de prere c mesajele electronice sunt cea mai bunmetoddac nu ai nevoie de o reacie imediat, dar ai nevoie de vitez, dac nu ai nevoie de oevidenpermanent, dar vrei s depeti barierele de fus orar (csu vocal, fax),dac vrei s reduci riscul


16/36

distorsionrii specific mesajelor orale, dar eti grbit i teafli undeva la mare distan (e-mail). Avantajulacestor tactici este c ele ajutorganizaia s ajung imediat la un auditoriu larg.2.4.1. Comunicatele depresPrincipiile de baz ale redactrii unui comunicat de pres Cine, ce, cnd, unde i de ce:comunicatul trebuie s includ toate aceste informaii Primul paragraf al comunicatului trebuie sconin toate informaiile importante: formulai mesajul pe care ncercai s l transmitei o dat 34

cu partea cea mai important a relatrii i includei textul n primulparagraf, astfel ca acesta sdevin un sumar al ntregului comunicat;Folosii citate n cuprinsul comunicatului i asigurai-v c esteclar cineanume este autorul lor : ncercai s folosii un citat n primul sau aldoilea paragraf al articolului,pentru a aga cititorul;Folosii un limbaj simplu: evitai jargonul i acronimele;Comunicatele de pres

trebuie dactilografiate la dou rnduri i cumargini late: aceasta permite editorului s fac corecturi sautersturipe text, dac este cazul. Uurnd munca jurnalistului, avei mai multeanse s-l determinai s

foloseasc articolul dvs.Marcai sfritul relatrii, pentru a fi foarte clar unde se termincomunicatul incep alte informaii;Este posibil s fie nevoie s includei i alte informaii generale lasfritul

comunicatului, i acestea trebuie s ia forma Notelor ctreeditor: Aceste note se dactilografiazutiliznd spaierea standard la unrnd;Scriei ntotdeauna data i ora emiterii pe comunicatul de pres,iardac comunicatul nu se public imediat, instituii un embargo n acestsens;Pe comunicat trebuie sapar, n toate cazurile, un nume i un numrde contact, pentru eventualitatea n care jurnalistul carese ocup decazul respectiv are nevoie de informaii suplimentare;Dai un titlu interesant comunicatuluide pres: dei ziarul va alegeprobabil un alt titlu, un titlu bine formulat convinge cititorul sciteascarticolul;Ideal, comunicatul ar trebui distribuit pe hrtie destinat specialcomunicatelor depres;Distribuii comunicatul att prin fax ct i prin email;Respectai aceste reguli i vei face viaa mai

uoar celui care primetecomunicatul: jurnalitii primesc zeci de comunicate de pres n fiecarezi, iardac al dumneavoastr este clar, concis i interesant, atunci vputei atepta ca acesta s fie

preluat.Respectai instruciunile referitoare la identitatea vizual impuse desubiectul pe care l tratai,

(ex. Proiecte finanate de UE) 35 Fotografii cteva sfaturi de baz Zicala O fotografie face ct o mie de cuvinte red pe scurtimportana fotografiei. Ideal ar fi ca fiecare comunicat de pres s fie nsoit de o fotografie, sau s dea

presei ocazia potrivit de a insera fotografii.Ocaziile de a face fotografii pot lua multe forme: vizita unuivorbitor cunoscut sau oocazie aranjat de a face fotografii, cum ar fi curarea gunoiului dintr-un

parc.Dac facei o fotografie pentru a o include n comunicat, inei cont de urmtoarelelucruri:Examinai fundalul care va aprea n fotografie. Contribuie acesta la mesajul din comunicatul de pres?O fotografie n care purttorul dvs. de cuvnt apare cu o plant care pare s-i creasc din cap, saualturi de un indicator pe care scrie ieire de urgen, nu este tocmai potrivit. Cutai ca subiectulfotografiei s fie interesant: (faptele sunt ntotdeauna mai gritoare dect vorbele). Fotografiile trebuie

s fie fcute n aer liber, dac este posibil: lumina natural sporete calitatea imaginii. Nu lsaiproducerea fotografiei pe mna oricui. Folosii prim-planul: fotografiile clare, cu unul sau dou chipurizmbitoare, sunt mai eficiente dect cele care nfieaz o aglomerare de puncte ndeprtate.

Fotografiile trebuie s fie furnizate la rezoluia corespunztoare pentru o tiprire de calitate. Trimitei unset de fotografii, aceasta permite receptorului s aleag imaginea care, n opinia sa, ilustreaz cel mai

bine ceea ce se relateaz i care se ncadreaz n spaiul alocat. Ataai ntotdeauna la fotografie oscurt explicaie i o list cu numele i funciile tuturor celor care apar n imagine. Dac presa local a

trimis un fotograf s se ocupe de eveniment, asigurai-i tot sprijinul de care au nevoie.2.4.2. Buletineinformative i publicaii periodiceBuletinele informative i publicaiile pot fi editate pe plan local i suntauto-finanate. Ageniile de Dezvoltare Regional, de exemplu, ar putea produce buletine informative

periodice destinate clienilor lor poteniali, n diversele stadii ale proiectelor de finanare nerambursabilUE, care se desfoar n prezent n zonele lor. Difuzarea unor astfel de informaii va arta publiculuilocal, uneori, sceptic, c sistemele aplicate la alocarea fondurilor sunt transparente. 36


17/36

Sfaturi utile de redactare a unui buletin informativ Alegei bine titlul principal i scriei-l cu litere

ngroate, dac intenionai s editai o serie de buletine informative, deoarece titlul principal va fiacelai de fiecare dat. Acesta va crea o impresie puternic de consecven. Scriei n colul dindreapta sus "Nr...", astfel ca cititorul s vad c intenionai s continuai editarea. Chiar i dac estevorba de prima ediie, acest lucru v va fi de folos n viitor. Stabilii apoi cte articole vei aeza npagin. Aezai textele n pagin astfel nct acestea s nu se amestece i s deruteze cititorul. Lsaispaiu suficient pentru articolul principal, de regul n colul din stnga sus, pentru c acolo se uitcititorul cnd privete prima oar o publicaie. Dac v hotri s nu separai articolele ntre ele printr-o linie, le putei ncadra ntr-o caset sau, dac publicaia are forma unei gazete propriu-zise, plasai

articolele n coloane, cu subtitluri ngroate. Concepei titluri interesante i scriei-le ct mai vizibilposibil. Dac titlul este neatrgtor, cititorul nu se mai deranjeaz s citeasc restul textului. Titlurile nu

trebuie s fie neaprat scrise cu majuscule. Titlurile nu trebuie s fie ntotdeauna la nceputularticolului, ci pot fi aliniate la stnga sau la dreapta, cu textul aezat pe centru. Astfel de abateri de la

norm fac publicaia mai interesant i-i confer personalitate. ncercai s nu folosii prea multe tipuride scriere. Pentru a obine efecte diferite, nu trebuie s schimbai caracterele. Folosii un singurcaracter (maximum dou!) i, pentru diversitate, folosii scrierea ngroat, italic, ngroat-italic. Chiari literele normale dar mai mari arat bine. Grafica nu este vorba de vreo tehnic sofisticat. Graficapoate consta din linii simple, desene, fotografii, caricaturi sau logouri. Un desen haios inserat ntr-unarticol despre o problem local nu vulgarizeaz problema n sine, ci pur i simplu determin (sperm!)cititorul s continue s citeasc. Fii ateni cu fotografiile. Verificai ca acestea s fie fcute n locaiapotrivit, pentru c nu vei dori s risipii un spaiu preios insernd imagini care nu au legtur direct

cu ceea ce relatai. Editorul v poate sftui n acest sens. Pentru mai mult diversitate, putei imprimacu cerneal neagr, dar pe hrtie colorat. Nu folosii o grafic supradimensionat ea nu trebuie s

domine publicaia. Numai dup realizarea machetei grafice putei scrie i aduga textul. n aceast

faz tii deja cam ce articole vei folosi, dar acestea trebuie scrise astfel nct s ncap n spaiulalocat i nu nghesuite sau lrgite ca s se ncadreze n spaiul respectiv. Textele trebuie s fie scurte ila obiect, oferind cititorului ct mai mult informaie n ct mai puine cuvinte. Uneori, n loc deparagrafe, folosii o propoziie introductiv urmat de subpuncte scriei propoziii scurte, cizelate, caresubliniaz clar fiecare punct. Putei apoi ncheia cu o concluzie concis eventual cu o ntrebare,pentru a lsa cititorul s reflecteze asupra chestiunii. Nu micorai literele prea mult. Literele cu carese tipresc buletinele informative obinuite sunt att de mici ct s poat fi citite. 37

ConinutulStabilii cte subiecte/ntmplri/mesaje dorii s comunicai auditoriului-int.Realizai

un tipar n care s ncap numrul respectiv de relatri n formatul de buletininformativ pe care l veifolosi. De exemplu, 4 articole pe o foaie A4. Folosii toate sursele de informaie disponibile Ministerul

Integrrii Europene, alte ministere implicate n dezvoltarea regional i programe finanate de UE,Delegaia UE i Punctele de Informare ale acesteia, personalul care implementeaz i monitorizeazprogramele de finanare, din cadrul Ageniei de Dezvoltare Regional, organizaiile care au primit

finanare i care sunt n curs de implementare a proiectelor.O simpl informare pe plan local v va oferisuficiente tiri pentru un singur buletininformativ, iar tirile astfel obinute vor fi interesante pentru

cetenii din zon,deoarece vor reflecta opiniile i preocuprile acestora. FEEDBACK Invitaintotdeauna cititorii s v comunice prerile lor, fie ntr-o chestiune anume, fie n general. Specificai

ntr-o caset separat unde anume putei fi contactai de cei care doresc s-i transmit punctul devedere (fax, e-mail, web site, etc).Tiprire i distribuieUna din cele mai uoare ci de distribuire abuletinului informativ este potaelectronic. Desigur, n acest caz nu este nevoie s tiprii publicaia,

dar se presupunec avei o baz de date cu adrese de e-mail, ceea ce implic un efort, efortcaremerit, ns, s fie fcut. Distribuia prin e-mail este o cale rapid prin care autoritilelocale i potcontacta cei mai importani parteneri cum ar fi instituiile de nvmnt,de sntate, ONGuri,


18/36

companiile care presteaz servicii calificate de evaluare amediului etc.Dac este necesar tiprirea,atunci se va folosi o singur culoare negrul pentru aavea costuri reduse, iar tiprirea se va face fa-verso, pe hrtie de imprimant, de 80de g, colorat, astfel ca scrisul s ias n eviden.Pentrudistribuia buletinului exist o serie de posibiliti precum transmiterea prinpot, inserii n ziare,plasarea la punctele de informare ale unei autoriti locale, labnci, oficii potale, biblioteci i n alte

locuri publice adecvate. 38 2.4.3. Foi volante i plianteFoi volante (Fact-sheets) - Acestea aleg un subiect anume i explic,

ntr-o serie desubpuncte sau ntr-o serie de ntrebri i rspunsuri, ntr-un limbaj simplu,detaliilesubiectului respectiv. Foile volante trebuie s fie produse simplu i ieftin, tiprite cuculoare

neagr pe hrtie de imprimant de culoare diferit pentru fiecare subiect nparte.Pliante (Leaflets) - iacestea trebuie s trateze doar un subiect i spaiul va fiexploatat la maximum pentru a insera desene

i fotografii care s ilustreze mesajul-cheie. Dac pliantul se produce ntr-un tiraj de mas, exist oferteavantajoase detiprire color pe hrtie lucioas .Fluturai (Flyers) Sunt foi simple, coninnd un singur

mesaj, care pot fi reprodusela fel ca i foile volante. Stilul casei Uniunea European are un stil propriude editare, ilustrat de instruciunile privind vizibilitatea, care trebuie respectate la promovarea activitilorlegate de UE. Acest stil trebuie utilizat n asociere cu logoul organismelor guvernamentale. Organismeleguvernamentale trebuie s-i creeze propriul stil, utiliznd logoul propriu, pentru a-i promovaidentitatea. n acest scop, ele vor folosi acelai tip de scriere i acelai format pentru toate formele decomunicare. Contractorii romni i ageniile de implementare, care beneficiaz de finanate din parteaUniunii Europene, pot afla detalii despre identitatea vizual n Manualul de identitate vizual (VISUALIDENTITY GUIDELINES) elaborat de Delegaia UE n Romnia.2.4.4. Discursuri i prezentriSecretul

unui discurs reuit const n pregtirea, exersarea, analizarea i din nouexersarea acestuia. 39 Sfaturi pentru reuita discursului Gndii-v la auditoriu, la mesajele pe care ncercai s le

transmitei acestuia i la ct va fi de receptiv. Ce obiectiv urmrii s-l informai/ s-l convingei/ s-l

inspirai sau s-l distrai? Cunoatei-v subiectul i coninutul acestuia. Modul de prezentare este foarteimportant.. Cunoatei-v mesajul i poziia. Avei ncredere n ele! Stabilii care vor fi atitudinea/ tonuldumneavoastr. Om de stat sau agent de vnzri? Autoritate sau catalizator? Stabilii ce rspuns dorii

s obinei unul general sau unul la obiect: Folosii un limbaj simplu i familiar. Dac 10% din ceea ceai spus s-a reinut, ai reuit! Fii pregtii s v vedei i s v ascultai vorbind aa cum face

auditoriul! Fii politicos i prietenos privii din cnd n cnd n ochi auditoriul. Concentrai-v atuncicnd ali membri din echipa sau comitetul dvs. iau cuvntul. Susinei-v membrii echipei prin cuvinte iatitudine.Pregtirea iniial 1. Examinai coninutul; facei ca acesta s fie interesant i relevant pentruauditoriul respectiv. 2. Gndii mesajul pentru a fi rostit, nu pentru a fi scris. 3. Introducerea esteimportant, deschide comunicarea ntre dvs., auditori i subiect. 4. Informaia-cheie mesajul dvs.

trebuie s se refere la maximum trei puncte. 5. Concluzia conduce auditoriul spre reacia pe care oateptai. 6. Cnd scriei ciorna, schiai mai nti discursul, dup care completai coninutul. Gndii-vct de lung va fi discursul i dac vor exista eventuale ntrebri. Gsii anecdote, citate i maxime. 7.

Editai discursul cu mult atenie.Cercetare n faza de cercetare, adunai toate informaiile disponibiledespre subiectul respectiv. Faptele, opiniile, documentaia, cauzele i efectele. Toate datele pe care le

folosii trebuie s fie exacte i s provin din surse sigure. Folosii informaii interesante i artaiambele fee ale argumentaiei. Gsii nota de umor potrivit, sub forma anecdotelor, citatelor ,

povestirilor. 40 Cutai exemple de reuit, studii de caz, i gndii-v care din acestea sunt mai eficiente n

cazul auditoriului n spe.Structura discursului Schia o niruire de gnduri principale sau teme

logice, ordonate i corelate. Introducerea/ Deschiderea prezint relaia vorbitorului cu auditoriul,subiectul, obiectul i coninutul pe scurt. Fundamentarea istoric, motivele discursului, parametri iipoteze i, dac este cazul, referine despre vorbitor. Esena 2 sau 3 puncte-cheie elaborate i


19/36

susinute colocvial. Subliniai punctele forte; referii-v la contra-argumente pentru a asiguracredibilitatea. Concluzia Concluzionai i conducei auditoriul spre reaciile emoionale i specificedorite. Discursul trebuie s se desfoare natural i logic, pentru a putea fi uor urmrit. Segmentelediscursului trebuie s fie legate ntre ele. ntrerupei prezentarea la fiecare dou-trei minute cu o replicprin care s strnii o reacie (sau aplauze) din partea auditoriului. Folosii materiale audiovizuale numai

dac acestea clarific sau susin discursul.Pregtiri la faa locului 1. Stabilii micrile pe care le veiface (aezat la pupitru + ntrebri?) Observai dac exist ceva care poate distrage atenia sunt

oameni care stau n spatele dvs. pe podium? 2. Dac este posibil, folosii un pupitru cu microfon.Verificai nlimea i distana fa de microfon. 3. Repetai cu voce tare, n picioare, la pupitru, cel puin

o dat, la faa locului! 4. Asigurai-v c avei aparatura pentru a v adresa publicului, dac este posibil- pentru "prezen" nu pentru volum. Verificai aparatura respectiv v auzii bine? 5. Atenie laluminile n care vei privi! 6. Bei ap! Nu prea rece, nici prea acidulat. 41

7. Verificai dac presa va fi prezent reinei unde sunt amplasate camerele de luat vederi i

presa. 8. nregistrai fiecare discurs audio i video. 9. Aflai din timp unde se afl toaleta!Textul 1.Folosii foi de hrtie sau carneele pentru notie. Dac este nevoie de textul complet, folosii jumtateasuperioar a colii de format A4 i caractere de 16 sau 17. Punctuaia va fi cea pentru textul rostit, cumarcarea pauzelor, a accenturilor, a vitezei i a inflexiunilor vocii. 2. Dac se folosete prompterul,exersai cu operatorul pn ajungei s stpnii perfect tehnica. 3. Fii pregtii s intrai n dialog cuceilali vorbitori, dac este cazul. 4. Cronometrai-v - scurtai imprimai textul, dac este nevoie. 5. Ceanume trebuie s evitai n text: Sa v plngei: "n timpul scurt pe care l-am avut la dispoziie"/ abia ieriam fost solicitat..." Scuzele: "Nu sunt tocmai n msur", Mi-au cerut s iau cuvntul ns, vedei...

Falsa modestie/atitudinea defensiv: "Consider", "Cred ", "n opinia mea" , "Sper c vei...", "Credem cam ncercat...", "tiu c muli m vor contrazice, dar..." Banaliti: "Sper c suntei n asentimentul...... ",

"O zi bun", "Este o onoare s m adresez unui auditori att de distins". Clieele: Pn la urm", "n

acest moment", "n concluzie", "exact aa", "Adevrul este c." Ticuri verbale:"eu atta spun;nelegi?". DUMNEAVOASTR SUNTEI AUTORITATEA de aceea v-au invitat! Cuvinte / expresiiredundante; "foarte"; "mare"; "enorm"; Cuvinte urte: nu impresioneaz. 42

6. Repetiia la faa locului Repetai n mod real! Cu voce tare, cu gesticulaie i cu aplomb.Repetai nti fr mijloacele audio-video apoi cu acestea Vorbii tare la pupitru ctre "auditoriu"

n condiii ct mai aproape de cele reale. 43 Rostirea discursului Privii auditoriul -i reacionai la reacia acestuia. Cucerii mai nti

oamenii - apoi argumentai. Atitudinea dvs. influeneaz modul n care auditoriul v va recepiona -nainte de a ncepe s vorbii. Rostii cuvintele n direcia microfonului. Alternai viteza i tonul. Rostiipropoziiile cu claritate pn la capt. Folosii pauze pentru a schimba sau a dezvolta o idee. Folosii

limbajul trupului, dar controlai-l. Gesticulai natural. inei capul sus i privii auditoriul n ochi. Nu vsimii jenat s v citii notiele. Folosii ocazional auto-ironia. Artai c v bucurai de ocazia pe care oavei de a vorbi auditoriului!Materiale vizualeExist o diferen clar ntre un discurs inut ntr-un cadruoficial i o prezentareinformativ. n al doilea caz, trebuie s recurgei la ct mai multe materialevizuale,sau cel puin la o prezentare redactat n power point. n primul caz, trebuie s vedeicare suntcircumstanele , dac este vorba de un discurs la nceputul sau la sfritulconferinei, un discurs dupcin etc. i s stabilii dac este sau nu nevoie demateriale vizuale i dac acestea servesc discursului.

Pregtii-v discursul frmateriale vizuale, dup care hotri ce este de fcut.Dac vei folosimateriale vizuale, grafica pe calculator este de preferat. Este maicomod i de cele mai multe ori mai

eficient dac nu trebuie s manevrai aparaturapersonal.Dup discurs Discursul este menit pentru a v

spune punctul de vedere fr emfaz! Cnd ai terminat, reluai-v locul, dac nu suntei anunat srmnei la pupitru. Rmnei i discutai amical cu auditoriul artai-v interesul fa de acesta - dupsesiune. Punei ntrebri subtile, ca s vedei dac auditoriul i amintete ce ai spus. 44


20/36

2.4.5. Ateliere i sesiuni informativeAtelierele se organizeaz regulat pentru potenialii solicitani

de fonduri din sub-programul de finanare CES de obicei de ctre experii locali pui la dispoziiedediversele Proiecte de Informare a Publicului. Seminarele i sesiunile de informare sunti elemodaliti de transmitere a informaiei unor grupuri largi de oameni i de aprimi reacii din parteaacestora.Atelierele trebuie s fie interactive, s utilizeze tehnici de instruire potrivite (grupe delucru,sesiuni de ntrebri-rspunsuri, prezentri fcute de participani etc.) i mijloacemoderne(retroproiectoare, video-proiectoare, plane, prezentri video etc), adecvatemetodelor didacticedestinate adulilor. Astfel, comunicarea devine mai uoar, iarfolosirea simultan a 3 canale decomunicare i implicarea direct a participanilor nproces fac ca impactul s fie mai mare, participanii

avnd posibilitatea de a nelegemai bine conceptele i aplicarea acestora.Pregtiri prealabileInteractivitatea este caracteristica general a atelierelor; Dezbaterea i stabilirea tematicii de pe agenda

seminarului; Definirea i pregtirea studiilor de caz; Pregtirea aplicaiilor; Redactarea exemplelor i amaterialelor pentru participanii la seminar; Pregtirea chestionarelorDotri Slile trebuie s fie bine

echipate logistic i acustic; Retroproiectoare, ecrane; Transparente; Plane; Documentaie (materialetiprite); Cte un exemplar din documentaie pentru fiecare participantAlte materiale informativePregtiiun program care menioneaz data, ora i locul precum i subiecteleseminarului i trimitei-l o dat cuinvitaia de participare. Dac seminarul este pentru poteniali solicitani de fonduri UE, folosii bazele dedate ale ADR i pe cele ale companiilor, ONG-urilor, instituiilor de nvmnt etc. locale. Anunaiseminarul n presa local i radioul local. 45

Power Point i Prezentri VizualeIndiferent cine ar fi participanii la seminar, este important ca

prezentrile s fie ctmai clare, cu ajutorul materialelor vizuale. Este mult mai uor s explici cumsecompleteaz un formular, proiectndu-l pe un ecran, de exemplu, n faa celorprezeni. Putei faceaceasta utiliznd diapozitive sau plane. Dup ce v-ai definitivatnotiele pe marginea subiectelor dinprogram, apoi capitolele i subcapitolele,redactai-le n Power Point, sub form de diapozitive (slides).n

funcie de tipul de proiector existent la locul unde se ine seminarul, pregtiimaterialul fie sub formadiapozitivelor pe hrtie transparent, dac folosii unretroproiector, fie pe o dischet, n cazul n careproiecia se va face de pe laptop.Putei pregti din timp i ilustraii, folosind creioanele cu tu (markers)

i un stativ cuplane (flipchart), urmnd s scriei pe planele respective cuvinte cheie, peparcursulseminarului.De asemenea, cnd facei prezentarea n Power Point, ncercai s evitai tabelele

cumulte date. n schimb, folosii grafice atrgtoare, bazate pe aceleai date. Efectul vafi mai bun.Puini dintre cei prezeni vor recunoate mesajul dvs. din tabele, daraproape toi l vor recunoate dacl transmitei sub form de grafice.DocumentaieEste important ca participanii s poat avea acces lantreaga documentaie (hand-outs prezentare, informaie suplimentar, etc.),,pentru a avea un rezumatalseminarului, la care s recurg n viitor. Putei oferi participanilor i alte materiale ca,de exemplu,

pliante sau brouri.Locaia i salaAr fi de preferat s alegei o locaie central, accesibil pentru toiparticipanii. Dacexist o sal special de curs, este, evident, i mai bine. Slile trebuie s fie dotatecumese, hrtie i creioane de scris pentru participani. Slile din cldirile municipale, cuscaunele fixe

sau cu mese mari, n care, indiferent de unde ai sta, nu vei putea fivzut de toat lumea, nu suntrecomandabile.Sala trebuie s aib aerisire i nclzire rezonabile. Dac sala este prea

rece,participanii se vor mica ncontinuu, dac este supranclzit i neaerisit, existriscul caparticipanii s adoarm! Este bine ca sala s fie personalizat prin montareaunui banner de fundal, pe

care s fie inscripionat mesajul-cheie pe care l promovai.Asigurai-v c toi invitaii beneficiaz decondiii optime de urmrire a seminarului.Pauzele de cafea i de mas se iau, dac este posibil, ntr-oalt ncpere dect sala deseminar. 46

Studii de cazAceste exerciii sunt concepute astfel ca toi participanii la seminar s seimpliceactiv i s gndeasc cum anume ar rezolva ei nii problema. Instructorul trebuie sconceapun scenariu veridic i s explice cadrul i circumstanele n care trebuientreprins o anumit aciune


21/36

pentru a ndeplini sau a rezolva o problem.Participanii la seminar se mpart pe grupe, maximum zecepersoane n fiecare grup,i se numete cte un lider de grup. Fiecare grup/ sau mai multe grupe laun locprimete/ primesc cte un scenariu, dup care merg ntr-o alt sal separat s discuteasupraaciunilor pe care le vor

Documents

Arta de a comunica.docx