of 72 /72
Decembrie 2012 Arhiva birourilor notariale Îndrumător metodologic Bogdan-Florin POPOVICI

Arhiva Notari

Embed Size (px)

DESCRIPTION

arhiva notari

Text of Arhiva Notari

Pagina 1 din 72

Bogdan-Florin POPOVICI

Arhiva birourilor notarialendrumtor metodologic

Decembrie 2012

Pagina 2 din 72

Note: Aceast lucrare nu reprezint obligatoriu punctul de vedere oficial al Arhivelor Naionale. Aceast lucrare este un ndrumtor. Textul nu nlocuiete legislaia i instruciunile Arhivelor Naionale, nici legislaia i regulamentele Uniunii Naionale Notarilor Publici, care rmn referine de baz. Unele concepte au fost dezvoltate n scop formativ. Obiectivul vizat este conformitatea activitii arhivistice cu legislaia arhivistic n vigoare.

n prezentul material se pot ntlni urmtoarele prescurtri: BNP = biroul notarului public Instruciuni = Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 Legea 16/1996 = Legea nr. 16din 2 aprilie 1996 (Legea Arhivelor Naionale), publicat n M. Of., Partea I nr. 71 din 09.04.1996), modificat i completat prin Legea nr. 358/2002 din 6 iunie 2002 (M. Of. Partea I, nr. 476 din 03.07.2002), Ordonana de Urgen nr. 39/2006 din 31 mai 2006 (M. Of. Partea I, nr. 486 din 05.06.2006) i Legea nr. 474/2006 din 12 decembrie 2006 (M. Of. Partea I, nr. 1016 din 21.12.2006). Legea 36/1995 = Legea nr. 36/1995 a notarilor publici i a activitii notariale republicat n M.Of., Partea I nr. 732 din 18 octombrie 2011. LS = lucrare de selecionare m.l. = metru liniar N.A. = nomenclator arhivistic R.E.C. = Registrul de eviden curent Regulament = Regulament de punere n aplicare a legii notarilor publici i a activitii notariale nr. 36/1995, aprobat prin Ordinul Ministrului Justiiei nr.710/C/1995, publicat n M. Of. nr. 176/8 august 1995, modificat prin OMJ nr. 1410/C/1996, publicat n M. Of. nr. 25/15 februarie 1997. Regulament arhiv 2012 = Regulamentul privind activitatea de pstrare a d ocumentelor create i deinute de BNP etc., adoptat prin Hotrrea UNNP 143/29.04.201 t.p. = termen de pstrare u.a. = unitate arhivistic

Toate drepturile rezervate autorului. Material ntocmit pentru Camera Notarilor Publici Braov

Pagina 3 din 72

CUPRINS

DESPRE CE VORBIM/5 Arhiva, adic/5 De la informaie la arhiv/5

DOCUMENTELE DIN BIROU DE LA DOCUMENT LA UNITATE ARHIVISTIC/10 Cu ce documente opereaz Biroul Notarului Public? /10 De unde vin documentele? /11 nregistrarea documentelor din Biroul Notarului Public/12 Clasarea documentelor/15 Gruparea documentelor; constituirea unitilor arhivistice. /20 Luarea n eviden a unitilor arhivistice. Inventarierea curent/29

DOCUMENTELE DIN ARHIV DEPOZITUL DE ARHIV/40 Cerine pentru depozit/40 Situaii speciale. Cnd lucrurile o iau razna/43 ARHIVAREA; ADMINISTRAREA ARHIVEI N DEPOZIT/46 Evidena intrrilor i ieirilor definitive din arhiv/46 Evidena aezrii arhivei n depozit/48 Evidena mprumuturilor (ieirilor temporare) din depozit/49 RETRO-PRELUCRARE/51 SELECIONAREA/54

INFORMAII SUPLIMENTARE/72

Pagina 4 din 72

Pagin lsat intenionat alb

Pagina 5 din 72

DESPRE CE VORBIM

Arhiva, adicCuvntul ,,arhiv trezete n cei care l folosesc sau l aud relativ aceleai imagini: muni de dosare, adesea n subsoluri umede, unde zac ngrmdite alturi de alte lucruri netrebuincioase; pe de alt parte, atunci cnd exist o nevoie de reconstituire a unui fapt trecut, aceti muni de dosare ascund n ei sperana c va gsit documentul mult dorit. Arhiva poate fi o binefacere; arhiva poate fi un comar. Arhivele ajung de la a nu costa nimic, prin depozitarea lor ntr-un col, s creasc parc singure, pe nesimite, i s ajung s sufoce spaiile. Dup o butad arhivistic, orice spaiu gol tinde a fi umplut Arhiva nseamn logic i organizare i, mai ales, o viziune pe termen lung. Aa cum spunea un arhivist american, stpnii dosarele pn nu ajung s v stpneasc ele. n realitate, lucrurile sunt ceva mai simple. n arhiv nu ar trebui s punem orice, ci doar anumite documente; ele nu ar trebui puse oricum, ci ntr-o manier regsibil; ele nu trebuie uitate n depozit, ci urmrite, pentru a fi pensionate de ndat ce valoarea lor determinat de scopul pentru care au fost create i mprejurrile n care au aprut a ncetat. Logic i disciplin, i, mai presus de toate, simul practic, ar trebui s fie ajutoare suficiente pentru a ine o arhiv sub control. Altfel, riscm s ne controleze ea.

De la informaie la arhivNimeni nu ntocmete hrtii de dragul hrtiilor. Cel puin, nu oamenii care au ce face. Necesitatea consemnrii n scris a informaiilor (comunicate pn la un moment dat pe cale verbal) a aprut odat cu nevoia de a asigura memoria faptelor, n timp i la distan. Altfel spus, atunci cnd dl Popescu a intenionat s i vnd domnului Ionescu o cru, pentru a atesta informaia despre renunarea la bun de ctre primul i obinerea unui bun de ctre cel de-al doilea i pentru ca aceste informaii s capete o form fix, nemodificabil de memoria celor dou pri, cei doi s-au apucat s consemneze totul ntr-un document. Din perspectiva celor de mai sus, putem defini un document ca o informaie care a fost consemnat, scris1. Simpla promisiune verbal, s zicem, de a vinde o main, nu este un document; consemnarea n scris a acestei promisiuni d natere unui document.

1

Din punct de vedere arhivistic, termenul de ,,scris nu implic automat suportul hrtie; scrierea/consemnare poate fi fcut folosind i dispozitive i medii diverse: o fotografie scrie (nregistreaz) o informaie vizual, un telefon mobil scrie (nregistreaz) adrese, un calculator scrie (nregistreaz) un e-mail.

Pagina 6 din 72

La nivelul organizaiilor moderne, nivelul mare de informaie vehiculat face esenial crearea i pstrarea documentelor, att pentru nevoia intern de informare-documentare asupra unor activiti trecute, ct i pentru a furniza dovada, n cazul unor litigii, asupra modului n care s-a desfurat o anumit activitate. Aa cum indivizii, ca persoane fizice, nu creeaz documente dect dac au o nevoie, n mod similar o organizaie nu creeaz/pstreaz documente dect dac are nevoie de ele. Pliantul promoional pentru noul magazin de pantofi deschis n Braov este un document (este o informaie consemnat), dar nu unul care s aib impact asupra activitii unui birou notarial; deci, acest pliant nu este arhivabil. Pe de alt parte, o solicitare de prezentare n instan a unui act ncheiat la un anumit birou notarial este evident un document care genereaz o activitate administrativ din partea respectivului birou notarial, care va arhiva documentul iniial (solicitarea) i celelalte documente care rezult din rezolvarea solicitrii, pentru a dovedi, n cazul unui litigiu, modul n care a ndeplinit respectiva activitate. Ca urmare, din mulimea generic de documente, din punct de vedere arhivistic sunt importante doar acele documente create i primite de ctre o organizaie n procesul desfurrii activitii sale i pstrate cu scop de dovad a activitii desfurate sau de informare2. Altfel spus, pentru orice aciune sau eveniment desfurat n virtutea atribuiilor legale, trebuie s existe o documentaie adecvat care s consemneze modul i operaiunile desfurate, iar toate aceste informaii sunt consemnate n documente, care vor fi pstrate n arhiv. Totalitatea acestor documente arhivabile formeaz, n limbaj tehnic, fondul arhivistic al organizaiei (al unui birou notarial de pild).

= ARHIVA notarului public

Birou notar public individual

Fond arhivistic

Birou notar public individual

Fond arhivistic notar public individual

= ARHIVA notari publici asociati

Birou notari publici asociati

Fond arhivistic notari publici asociati

Figura 1: Fond arhivistic i arhiv.

2

In limbaj birocratic, aceste documente arhivabile se mai numesc i acte pentru a le diferenia de conceptul generic de document. n continuare, dac nu se precizeaz altfel, prin document vom nelege aceste documente arhivabile.

Pagina 7 din 72

Definiie: fond arhivistic

Totalitatea documentelor create i primite de ctre o organizaie n procesul activitii sale i pstrate cu scop de dovad a activitii desfurate sau de informare

n limbaj obinuit, acest fond arhivistic formeaz arhiva biroului notarial. Dar, n cazul n care, de pild, a existat un birou notarial individual, iar ulterior notarul public s-a asociat cu un alt notar, n arhiva biroului notarial asociat vor fi dou fonduri arhivistice: cel al notarului individual i cel al notarilor asociai3 (Figura 1).Definiie: arhiv Totalitatea documentelor arhivate care se afl n administrarea responsabilitatea unui birou notarial i, n multe cazuri, acoper noiunea de fond arhivistic.

S revenim puin la elementul de baz al arhivei documentul arhivabil. Odat acceptat definiia de mai sus, rezult mai multe consecine cu efecte practice: 1. documentele care intr n arhiva organizaiei trebuie s aib legtur cu activitatea proprie i s fie necesare organizaiei fie pentru dovedirea modului de desfurare a activitii, fie pentru informare. Altfel spus, dei orice informaie poate fi un document, nu toate documentele sunt arhivabile. Pe cale de consecin, analiza activitilor pe care le desfoar un Biroul notarului public (BNP) poate stabili cu destul precizie ce documente sunt create i primite n legtur cu acele activiti i astfel se pot identifica documentele arhivabile. 2. Att scopul de informare, ct i cel de dovad a activitii nu pot fi ndeplinite ntr-o arhiv rvit. Pentru a regsi o informaie este nevoie de ordine i de instrumente de eviden, menite s mi ateste existena i locul de pstrare al unei anumite informaii. De pild, dac cineva dorete dovada dezbaterii unei succesiuni, registrele mi dovedesc dac acea dezbatere a avut loc i unde se afl. 3. Dac documentele sunt pstrate ca dovad sau cu scop de informare, odat ce perioada pentru care informaia coninut avea relevan a trecut, documentele pot fi eliminate din arhiv (desigur, n condiiile prevzute de lege!) Aadar, n ciuda unor preri, problema arhivei nu se refer doar la documentele aflate ntr-o camer, pe ua creia scrie Arhiv. Documentele au o via proprie, care ncepe cu naterea lor (adic prima luare n eviden), continu cu existena lor activ (perioada n care ele servesc efectiv activitii cotidiene), cu pensionarea lor (trecerea n pasiv sau arhivarea lor) i, n final, dispariia lor, fie prin distrugere, fie prin predare la un depozit de arhiv istoric (Figura 2). Ca urmare, fiecare faz din acest ciclu de via este dependent de fazele anterioare i, prin urmare, atunci cnd discutm despre arhiva notarial, totul ncepe de la naterea documentului (Figura 3).

3

Vezi, n acest sens, Regulament, art. 37/2. La fel, dat fiind c dup Regulament art. 40/2, rezult c fondul arhivistic nu este al notarului, ci al BNP.

Pagina 8 din 72

Un document... Este creat... ...folosit... ...arhivat...

Yes/No

...eliminat. ...evaluat...

...transferat la o arhiv istoric.Figura 2: Ciclul de via al documentului.

Identificarea documentelor unui BNP

Luarea n eviden a documentelor (nregistrarea)

Clasarea documentelor

Constituirea unitilor arhivistice (dosare, mape, registre)

Selecionarea

Arhivarea

Luarea n eviden a unitilor arhivistice (inventarierea)

Da/Nu

Eliminare

Predare ctre arhiva istoric

Figura 3: Fluxul de activiti arhivistice, corespunztor ciclului de via al documentelor.

Pagina 9 din 72

Documentele din birou

Pagina 10 din 72

DE LA DOCUMENT LA UNITATE ARHIVISTIC

Cu ce documente opereaz un BNP?Biroul notarial funcioneaz n baza Legii 36/1995, cu modificrile i completrile ulterioare. n baza legii, mandatul general al activitii notariale este de a asigura persoanelor fizice i juridice constatarea raporturilor juridice civile sau comerciale nelitigioase, precum i exerciiul drepturilor i ocrotirea intereselor, n conformitate cu legea (Art. 1, Legea 36/1995). n aplicarea mandatului dat de lege, notarul public ndeplinete o funcie specific, ce const din urmtoarele activiti: redactarea nscrisurilor cu coninut juridic, la solicitarea prilor; autentificarea nscrisurilor redactate de notarul public, de parte personal sau de avocat; procedura succesoral notarial; certificarea unor fapte, n cazurile prevzute de lege; legalizarea semnturilor de pe nscrisuri, a specimenelor de semntur, precum i a sigiliilor; darea de dat cert a nscrisurilor prezentate de pri; primirea n depozit a nscrisurilor i documentelor prezentate de pri; actele de protest al cambiilor, al biletelor la ordin i al cecurilor; legalizarea copiilor de pe nscrisuri; efectuarea i legalizarea traducerilor; eliberarea de duplicate de pe actele notariale pe care le-a ntocmit orice alte operaiuni prevzute de lege. Pe lng aceast funcie de baz, profesional, notarul public, ca persoan fizic autorizat, trebuie s ndeplineasc i o funcie administrativ (ce ine de conducerea activitii sale) i o funcie de sprijin a activitii profesionale (de pild, realizarea activitilor financiar contabile, de personal etc.)4. Activitile menionate sunt luate n eviden, iar dovada desfurrii i rezultatul lor sunt consemnate ntr-o serie de documente, care formeaz, n ansamblul lor, arhiva notarului public5.4

Pentru claritate, n sensul folosit n practica profesional, funcia reprezint orice scop, responsabilitate sau sarcin cu nivel ridicat de generalitate, atribuit agendei de responsabiliti a unei organizaii, n virtutea unei legislaii, poli tici sau a mandatului su. Funciile sunt apoi descompuse ntr-un set de activiti asociate (International Standard for Description of Functions, versiunea 2006). Tot acolo, se definesc activitile ca fiind sarcini desfurate de o organizaie pentru a-i ndeplini fiecare din funciile sale. Remarcm, n acest sens, c nomenclatorul arhivistic al BNP ntrebuineaz greit termenul de activitate (A. Activitate notarial; B. B. Activitate administrativ, de personal i financiarcontabil) pentru ceea ce, de fapt, reprezint funcii.5

Vom considera n continuare, simplificnd voit, arhiva notarului public ca fiind arhiva BNP.

Pagina 11 din 72

Arhiva unui BNP este aadar format din totalitatea documentelor rezultate din activitile asociate acestor funcii. Nu de puine ori, se susine c arhiva notarial const doar din documentele rezultate din desfurarea funciei de baz, n timp ce restul (documentele financiar-contabile, de pild) sunt neglijate. Nimic mai fals: fondul arhivistic cuprinde totalitatea documentelor rezultate din activitatea proprie, indiferent dac se refer la funcia de baz sau funcia suport.E bine s tim n cazul n care una sau mai multe din activitile suport sunt externalizate (de pild, problemele financiar-contabile, sntatea i securitatea n munc, prelucrarea arhivei etc.), documentele rezultate din prelucrarea informaiilor referitoare la BNP aparin i ele fondului arhivistic al BNP. n esen, faptul c o persoan este pltit ca angajat proprie sau ca personal extern este mai puin important; semnificativ este faptul c documentele rezultate se refer la activitatea proprie i, ca urmare, aparin arhivei BNP. Pe cale de consecin, documentele privitoare la activitile externalizate vor treb ui predate arhivei BNP dup ntocmire.

nainte de a discuta despre luarea n eviden a acestor documente, se impun cteva observaii asupra formei unui document ntocmit. Aceste observaii au un caracter general, principial i nu prevaleaz fa de obligaiile specifice de fond i form pentru ntocmirea documentelor specifice (notariale, contabile etc.) Un document ntocmit de un anumit BNP trebuie s se individualizeze fa de alte documente similare ale altei uniti. Elemente ce in de hrtia folosit, antet, aezarea textului n pagin sunt astfel de elemente de individualizare. Considernd foaia de hrtie, partea de sus (antetul) i de jos (subsolul) sunt zone tehnice, n care se pot nscrie informaii despre contextul i structura documentului. De obicei, n antet se trec informaii despre emitent, adresa acestuia i coordonatele de contact (telefon, fax etc.) eventual sigla proprie. Tot n zona superioar a paginii (lateral sau imediat sub antet) sunt inserate informaii despre: numrul de nregistrare (ieire) al documentului data nregistrrii (de ieire) localitatea (mai ales dac este alta dect sediul menionat n antet), numrul de exemplar canalul de comunicare al documentului (altul dect cel prin pot sau curier: e-mail, fax etc.).

Urmeaz, de obicei, fie destinatarul, cu nume i alte elemente de identificare (de pild, funcia sau adresa) i un titlu scurt (Referitor la:, Ref.) care precizeaz obiectul documentului. Urmeaz coninutul propriuzis care, n buna practic birocratic, precizeaz contextul ntocmirii documentului (urmare solicitrii dvs., avnd n vedere problema aprut..), apoi descrie faptele (v informm c...) i, n final, transmite inteniile/deciziile emitentului (solicitm s..). Dac exist anexe, se va face menine despre acestea la sfritul textului. Este de asemenea recomandabil ca fie la finalul textului, fie n subsolul paginii, s fie indicat data redactrii documentului, dat fiind c nu ntotdeauna data de ntocmire coincide cu data de emitere (de nregistrare-ieire), precum i numrul de exemplare ale documentului. Urmeaz semntura persoanei ndreptite, dublat de tampil/sigiliu. Unii autori recomand ca, pentru a evita/ngreuna tentativele de falsificare, semntura aplicat pe acte s nu fie nscris n form scurt, iar tampila s nu fie aplicat peste semntura, ci lateral/sub aceasta.

De unde vin documentele?Documentele care vor ajunge n arhiva BNP au o surs intern (adic sunt create de BNP) i una extern (sunt primite de la teri) (Figura 4).

Pagina 12 din 72

n primul caz, se vor reine n vederea pstrrii n arhiv un exemplar (sau copia-martor) al (a) documentului emis6 ori, n cazul documentelor ntocmite pentru uz intern, originalul. n cel de-al doilea caz, se va pstra originalul sau, n cazul documentelor transmise pe e-mail ori fax, exemplarul primit, imprimat i nregistrat n cadrul BNP.

Documente cu surs extern i destinaie internpot e-mail fax curier

Document original sau asimilat originalului

Documente cu surs intern i destinaie externpot e-mailDocument original sau asimilat originalului

fax curier

Exemplarul 2 sau copia martor

Arhiva BNP

Documente cu surs intern i destinaie intern

Exemplar unic sau original multiplu

Figura 4: De unde se ,,alimenteaz cu documente arhiva notarial

nregistrarea documentelor din BNPn conformitate cu art. 7 din Legea 16/1996, creatorii i deintorii de documente sunt obligai s nregistreze i s in evidena tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern, precum i a celor ieite, potrivit legii. Prevederea are un caracter transversal (indiferent de domeniul de activitate), ns modul concret de aplicare depinde foarte mult de tipologia i fluxul documentelor dintr-o organizaie.Definiie nregistrarea Individualizarea unui document, prin atribuirea unui numr de identificare unic. Identificarea unic presupune c nu pot exista dou documente cu acelai numr pentru o perioad de timp stabilit (de pild, n decursul unui an), pentru acelai flux de documente (de pild, dou acte intrate sau dou acte ieite cu acelai numr).

6

Exist o varietate de interpretri i proceduri de lucru. Ca principiu, n evoluie istoric, s-a ajuns ca att emitentul, ct i beneficiarul/destinatarul s pstreze cte un exemplar din document, ca prob a integritii i autenticitii documentului. n acest sens, exist varianta ca emitentul s pstreze un exemplar, ceea ce presupune existena unui original multiplu (= document semnat i parafat, care se difereniaz unul fa de cellalt doar prin indicarea numrului de exemplar). O alt variant ar fi aceea n care documentul rmas la arhiva emitentului este o copie dup documentul original, care este doar semnat pentru autenticitate de ctre persoana autorizat. De obicei, opiunea aleas ine de reglementrile interne specifice fiecrei organizaii.

Pagina 13 din 72

nregistrarea are rolul de a atesta existena oficial documentului n cadrul BNP asumarea de ctre BNP a responsabilitii de administrare ulterioar a respectivului document, ca parte a arhivei proprii. Registratura clasic pentru coresponden poate fi realizat n sistem partid sau separat intrare/ieire (vezi Tabel 2, respectiv Tabel 3-Tabel 4). n primul sistem, registrul de intrare nregistreaz pe pagina din stnga intrrile, iar pe pagina din dreapta, corespunztor intrrilor, sunt nregistrate ieirile; numrul de intrare este unic att pentru intrare, ct i pentru ieire, doar data fiind diferit. Sistemul prezint avantajul de a remarca imediat dac o lucrare este rezolvat sau nu. Sistemul funcioneaz n msura n care att la intrare, ct i la ieire sunt documente care se refer la o singur problem sau care necesit un singur rspuns. Sistemul independent presupune registre i numere separate pentru intrare i pentru ieire. Sistemul este ceva mai greoi dect cel partid, mai ales n cazul n care registrele nu fac referin ncruciat (cel de intrri s menioneze numrul documentului de rspuns, iar cel de ieire numrul documentului la care se rspunde). n acest sistem, la un singur document se pot emite oricte rspunsuri (acestea primesc numere de ieire independente). De precizat c acest sistem nu este agreat de legislaia n vigoare. Fa de prevederile legale, nregistrarea prezint ns o serie de particulariti. Fiecare domeniu de activitate (secretariat, contabilitate, resurse umane etc.) are un set de instrumente de eviden caracteristice, n care documentele specifice sectorului propriu sunt nregistrate. Ca urmare, prevederea legal nu trebuie interpretat n sensul nregistrrii tuturor actelor ntr-un unic registru de nregistrare, ci ca fiecare act s fie individualizat ntr-un registru de nregistrare oficial, att timp ct numerele nu se suprapun. n acest sens, n cadrul unui BNP, conform atribuiilor legale i activitilor desfurate, documentele se nregistreaz n registrele de nregistrare menionate n Tabel 1.Tabel 1: Tipuri de documente i unde sunt nregistrate

Tipologia Acte autentice Legalizri semntur, sigilii etc. Legalizri copii Certificri Dat cert Legalizri traduceri Rectificri, proiecte etc. Succesiuni Depozite Proteste Consultaii Traduceri Coresponden Note contabile, facturi etc. Divoruri

Se nregistreaz n:

Registrul general notarial

Registrul de succesiuni Registrul de depozite Registrul de proteste Registrul de consultaii notariale Registrul de traduceri Registrul de coresponden Registrul de ncasri i pli Registru de divoruri

Pagina 14 din 72Tabel 2: Registru de intrare-ieire n sistem ,,partid. INTRRI Nr. intrare Data intrrii Canal de comunicare Nr. i data documentului la emitent Nr. file Nr. anexe Emitent Rezumatul documentului Cui i s-a repartizat spre rezolvare Data ieirii Modul de rezolvare Destinatar IEIRE Nr. file Nr. anexe Canal de comunicare Se trimite prin curier. Nr. docum. la care se conexeaz Observaii

25

25.05 2001

Fax

234/2001

2

1

Judectoria Braov

Solicitare copie act autentic 15/2000

X.

30.05 2001

Se elibereaz copie act autentic scolicitat

Judectoria Braov

2

Clasat la I.A.3

Tabel 3: Registru de intrare Nr. intrare Data intrrii Canal de comunicare Nr. i data documentului la emitent Nr. file Nr. anexe Rezumatul documentului Solicitare copie act autentic 15/2000 Cui i s-a repartizat spre rezolvare Se rspunde sub nr. 35/30.05 2001 Nr. docum. la care se conexeaz

Emitent

Observaii

25

25.05 2001

Fax

234/2001

2

1

Judectoria Braov

X.

Clasat la I.A.3

Tabel 4: Registru de ieire Nr. ieire Data ieirii 30.05 2001 Canal de comunicare Se trimite prin curier. Nr. file Nr. anexe Se rspunde la nr. Nr. docum. la care se conexeaz

Modul de rezolvare

Destinatar

Observaii

35

Se elibereaz copie act autentic scolicitat

Judectoria Braov

2

Clasat la I.A.3

Pagina 15 din 72E bine s tim Exist tendina, n general n sistemul juridic, ca pentru dosarele de caz (sau de cauz) s nu mai fie nregistrate actele, ci doar dosarul, ntr-un registru special. Aceast practic nu este conform cu prevederile legale actuale, deoarece sub numrul unic de dosar se pot aduna 7 zeci, poate sute de documente, a cror existen nu este evideniat nicieri . O soluie ar fi numerotarea documentelor n cadrul dosarului i menionarea lor fie pe coperta dosar ului, fie pe un tabel (Figura 5). Astfel, presupunnd c avem un dosar 43, documentele vor avea nr. 43/1, 43/2, 43/3 i vor fi menionate ca atare pe o copert a dosarului. n msura n care aceast nregistrare a documentelor din dosar se face n momentul primirii documentelor, se poate asigura o form minimal de eviden cu efort redus.

Figura 5:Evidena documentelor dintr-un dosar de caz (succesoral, de divor etc.)

Clasarea documentelorLa modul teoretic, este posibil ca toate aceste documente luate n eviden n cadrul unui BNP s fie pstrate laolalt, de pild, dup data nregistrrii sau numrul nregistrrii. Ar rezulta astfel cteva grupri de documente, a cror delimitare este fcut de evidena de nregistrare din tabelul nr. 1. n practic ns, cantitatea mare de documente, nevoile curente (regsire, administrare documente etc.) cer o divizare a problemelor mari n probleme mai mici, din categorii mari n categorii mai mici, menite s asigure pe de o parte crearea unei cantiti de documente mai uor de gestionat i pe de alt parte, o mai mare precizie a regsirii informaiei necesare. n acest sens, se elaboreaz o schem de clasare a actelor.Definiie: clasare operaiunea prin care materialele (documente, acte, proiecte, acte de gestiune etc.) se aranjeaz ntr-un sistem raional i se repartizeaz n categorii (clase), ntr-o ordine dinainte stabilit.

Criteriile de clasare a documentelor n categorii sunt, n general:7

S ne imaginm c la un concurs pe post cineva depune n dosarul de concurs un act esenial, fr care nu s-ar putea prezenta la examen; lipsa cuprinderii ntr-un instrument de eviden a acelui document din dosar implic imposibilitatea responsabilizrii vreunei persoane n cazul n care documentul dispare. Altfel spus, nu se poate demonstra c a existat vreodat un document la dosar!

Pagina 16 din 72

referirea comun la acelai subiect, persoan, cauz (de pild, un dosar personal) proveniena din aceeai activitate (de pild, statele de plat al angajailor BNP nu se claseaz mpreun cu legalizrile de acte notariale) anticiparea unei nevoi viitoare de regsire (de pild, documentele dintr-un dosar succesoral nu se separ dup tipologii, orice nevoie ulterioar de informare asupra succesiunii presupunnd nevoia de regsire a tuturor documentelor asociate respectivei succesiuni) destinul comun al documentelor (au acelai termen de pstrare, deci, la expirarea acestuia, vor fi eliminate toate, ca ansamblu). Clasarea se realizeaz, cum spuneam, pe baza unei scheme de clasare, care este cuprins ntr-un instrument prevzut de legislaie i denumit nomenclator arhivistic (N.A.).Definiie: nomenclator arhivistic un tabel sistematic al categoriilor de documente create i pstrate de un BNP, avnd asociate termene de pstrare pentru fiecare din aceste categorii. O categorie este identificat printrun indicativ, care este format din cifrele i literele corespunztoare prilor structurale ale organizaiei din numrul de ordine al categoriei.

Aadar, contrar unei preri larg rspndite, N.A. nu este folosit doar pentru selecionare, ci asigur i schema de clasare a actelor. El are aadar o funcie dubl i este util att la nceputul ciclului de via al documentelor, ct i la sfritul acestuia, n cazul selecionrii.E bine s tim Categoriile de documente nu sunt sinonime cu dosarele, aa cum adesea se confund. Diferena rezid n faptul c schema de clasare i categoriile de documente sunt mai degrab elemente conceptuale, n timp ce dosarele sunt ct se poate de palpabile. O categorie poate fi (cel puin teoretic) aceeai i n 2002 i n 2012, n timp ce dosarul are o dimensiune limitat cronologic (de pild, cuprinde documentele create ntr -un an) i fizic (nu trebuie s depeasc 300 file). Altfel spus, o categorie de documente cuprinde toate dosarele care conin documente ce ndeplinesc criteriul comun definit de categorie.

N.A. se ntocmete, conform legii, de fiecare persoan juridic, pe compartimente i termene de pstrare; el se aprob de conducerea unitii i se confirm de Arhivele Naionale.E bine s tim Avnd n vedere cele de mai sus, rezult c N.A. al Uniunii Naionale a Notarilor Publici nu este corect ntocmit n conformitate cu prevederile legale, deoarece: cuprinde mai multe persoane juridice n cazul BNP, nu este organizat pe compartimente (care nu exist!), ci pe activiti (de fapt, funcii). Dei aceast din urm practic (a divizrii pe funcii) este corect din punct de vedere profesional, nu este corect din punct de vedere legal, n acest moment, n Romnia. Situaia este ns tolerat tacit, fiind similar tuturor structurilor asociate sectorului juridic (judectorii, parchete, executori judectoreti, notari). Inexistena compartimentelor are ns o serie de consecine n cursul prelucrrii arhivistice. Mai departe, din analiza activitilor i a produciei de documente n cadrul unui BNP, rezult c nu toate documentele create de un BNP sunt cuprinse n actualul N.A. al Uniunii. Situaia este una comun la multe organizaii, pe de o parte datorit lipsei de metoda n culegerea datelor i apoi datorit dinamicii extrem de mari a legislaiei, atribuiilor i activitilor. Ca urmare, atunci cnd n activitatea practic se constat c, pe o linie de activitate, exist

Pagina 17 din 72

documente care nu pot fi integrate n categoriile din N.A. existent, se va proceda la delimitarea unei noi categorii n care s fie clasate acele documente. Pentru asigurarea uniformitii de lucru pentru toi angajaii, se va face meniune pe N.A. despre noua poziie. Dac activitatea respectiv persist i acea categorie de documente cuprinde documente pentru mai muli ani succesivi, se va proceda la notificare ierarhic, n vederea modificrii N.A.. Referitor la ordinea de prezentare a categoriilor n N.A., firesc ar fi fost ca acestea s fie prezentate grupate pe activiti. Cu toate acestea, categoriile sunt prezentate n ordinea descresctoare a termenelor de pstrare, ceea ce afecteaz operativitatea identificrii i clasrii unui document rezultat dintr-o anumit activitate.

Pentru a evita probleme ridicate de situaiile prezentate mai sus, prezentm n Tabel 5 nomenclatorul arhivistic din 2012 al BNP, reorganizat pe activiti i completat cu unele poziii create, dar neincluse oficial (cele care nu au indicativ). Acest tabel este un exemplu de restructurare i pe viitor, la fiecare modificare de nomenclator, recomandm ntocmirea unei astfel de liste ajuttoare, pentru o mai mare eficien n identificarea categoriilor.Tabel 5: Gruparea pe activiti a categoriilor de documente create ntr-un BNP

Categorii de documente ordonate pe activiti

Indicativ NA

Conducerea biroului notarial Dosar cu documente privind nfiinarea i funcionarea Birourilor Notarilor Publici; avize i autorizaii de funcionare, acte de control profesionale Secretariat Coresponden cu Camera Notarilor Publici, Uniunea Naional a Notarilor Publici din Romnia, Ministerul Justiiei, adrese trimise ctre INFONOT Systems, alte autoriti profesionale Coresponden privind activitatea administrativ, de personal i financiar-contabil, inclusiv adeverine de vechime, salarizare Registrul de coresponden 8 Situaii statistice anuale Situaii statistice lunare Autentificare Registrul general notarial Opisul registrului general notarial Acte autentice de dispoziie (transmisiuni, constituiri, alipiri, dezlipiri, apartamentri, modificri, anulri, stingeri sau renunri), partaj, ipotec, garanii privind bunurile imobile i mobile, fiduc ia, inclusiv procurile date pentru realizarea acestor acte Acte autentice cu caracter patrimonial (contracte de comodat, de locaiune/ nchiriere/ arend, antecontracte, contracte de mprumut etc.), inclusiv procurile speciale privind efectuarea unor acte de natura celor artate Acte autentice referitoare la statutul persoanelor fizice

I.B.1

I.B.15 I.B.18 I.B.9 I.B.16 I.B.21

I.A.9 I.A.10 I.A.1

I.A.20

I.A.2

8

Datorit cantitii mici de documente, I.B. 16 i 21 se pstreaz n acelai dosar; t.p. 3 ani CS.

Pagina 18 din 72

Categorii de documente ordonate pe activiti (recunoaterea filiaiei, adopie, cetenie), acte autentice ncheiate n materia persoanelor(acte de desemnare a tutorelui de ctre printe, acte de revocare a actelor de desemnare a tutorelui, contracte de mandat pentru desemnarea tutorelui/tutorilor, mandate pentru incapacitate, acte de revocare a mandatului pentru incapacitate, declaraii-consimmnt medicale), actele necesare dobndirii calitii de persoan fizic autorizat (n domeniile cadastrului, geodeziei i cartografiei, avocai, notari, medici, arhiteci etc.), asociaii cu scop nepatrimonial, fundaii i acte pentru nregistrarea partidelor politice, inclusiv procurile date n executarea lor Acte autentice privind societii comerciale, agricole (constituiri/modificri i hotrri aferente: actele de constituire i modificare ale societilor comerciale, agricole i hotrrile/actele forurilor de reprezentare indiferent de obiectul lor, precum i procurile de reprezentare la ncheierea acestor acte) Acte autentice cu caracter nepatrimonial, altele dect cele prevzute la indicativele 1-4,19-28: actele prin care se constat/declar nulitatea, declaraii date in procedura divorului, contracte de mandat, declaraii de revocare, procuri Legalizri Legalizri de copii de pe nscrisuri Legalizri de semnturi ale prilor i traductorilor; certificri referitoare la fapte, persoane i sigilii, dri de dat cert; dri n custodie si puneri de pecei; ncheieri prealabile privind procedura succesoral; ncheieri de rectificare l de respingere; eliberri de duplicate; proiecte Succesiuni, testament Registrul de succesiuni Opisul succesiunilor Dosar succesoral Registrul de termene succesorale Certificate de motenitor, de legatar, de executor testamentar, de vacana succesoral etc., ncheieri finale, inventare succesorale, procese-verbale privind constatarea strii materiale a testamentelor olografe, procese-verbale de validare a testamentului olograf, declaraii autentice de recunoatere/nerecunoatere a testamentului olograf ncheieri privind alte soluii succesorale: suspendri conform art 75 lit. a), b), c) din Legea nr._36/1995; conexri, nchideri fr obiect, declinri de competen Testamente, codicile, declaraii de revocare a testamentului sau a codicilului, declaraii de retractare a revocrii testamentului, declaraii de acceptare sau renunare la succesiune , legale sau testamentare, declaraii de acceptare sau renunare la calitatea de executor testamentar, declaraii date n conformitate cu dispoziiile art. 1.111 Cod civil, declaraii de neacceptare a succesiunii date n afara termenului de opiune succesoral, declaraii de nlturare a efectelor nedemnitii, inclusiv procurile date pentru reprezentare la succesiuni Regim matrimonial, divoruri Registrul de divoruri Opisul Registrului de divoruri Dosar de divor (cererea de divor i documentaia anexat acesteia, ncheierea de desfacere a cstoriei prin divor, certificatul de divor i dovada comunicrii acestuia la registrul strii civile, precum i, dup caz, ncheierea de respingere a cererii de divor sau ncheierea de clasare a cererii de divor)

Indicativ NA

I.A.19

I.A.21

I.A.23 I.A.22

I.A.11 I.A.12 I.A.17 I.A.26 I.A.6

I.A.7 I.A.3

I.A.13 I.A.14 I.A.18

Pagina 19 din 72

Categorii de documente ordonate pe activiti Acte autentice referitoare la alegerea regimului matrimonial (n materia relaiilor de familie): conveniile matrimoniale de adoptare a regimului separaiei de bunuri, conveniile matrimoniale de adoptare a regimului comunitii convenionale, actele de revocare/modificare a conveniilor matrimoniale, actele de lichidare a regimului matrimonial, inventare, logodn, inclusiv procurile de reprezentare la ncheierea acestora Mapa de divoruri: certificate de divor i ncheierea privind soluia la cererea de divor (ncheieri de admitere a cererii de divor, ncheieri de respingere a cererii de divor, ncheieri de clasare a cererii de divor) Depozite Registrul de depozite ncheieri de primire i eliberare depozite Proteste Registrul de proteste Acte de protest Reconstituiri ncheieri de reconstituire Lucrri de Carte funciar Registrul de eviden a lucrrilor de carte funciar Traduceri Registru! de eviden a specimenelor de semntur a traductorilor autorizai Registrul de traduceri Consultaii notariale Registrul de consultaii juridice notariale i dosar de consultaii Financiar-contabilitate Registrul jurnal de ncasri i pli Registrul de cas Notele contabile i acte justificative Ordine de plat, chitaniere i facturi fiscale Registrul numerelor de inventar al mijloacelor fixe Procese-verbale ale organelor de control financiar Registrul unic de control Declaraiile informative 208 privind impozitul pe veniturile din transferul proprietilor imobiliare din patrimoniul personal; alte declaraii *tot aici: declaraiile 100, 102, 200, 220, 300, 314 i fie de cont pentru operaiuni diverse+ State de plat salarii copii Statele de plat salarii originale Jurnal vnzri-cumprri aferente TVA Resurse umane

Indicativ NA I.A.4

I.A.8

I.A.15 I.A.24

I.A.16 I.A.25

I.A.5

I.B.17

I.A.27 I.A.28

I.A.29

I.B.10 I.B.11 I.B.12 I.B.13 I.B.7 I.B.8 I.B.6 I.B.14

I.B.19 I.B.5

Pagina 20 din 72

Categorii de documente ordonate pe activiti Dosare individuale de personal Documentaie medicina muncii Documentaie securitate i sntate n munc (registre eviden accidente). Fie de instructaj protecia muncii

Indicativ NA I.B.4

Lucrri arhiv Lucrri de eviden, selecionare, pstrare, folosire i predare a materialului arhivistic Nomenclatorul arhivistic copie Instruciuni, rapoarte de control, instruiri, corespondena cu Arhivele Naionale Registre de eviden curent a arhivei Registru de depozit arhiv

I.B.2 I.B.20 I.B.3

Gruparea documentelor; constituirea unitilor arhivisticeLa nceputul seciunii anterioare descriam clasificarea ca un prim pas n a mpri cantitatea de documente n ansambluri de documente de mai mic amploare, pentru a le face uor de administrat. Cu toate acestea, documentele pot fi ntr-un numr prea mare i dac sunt separate pe categorii. S ne imaginm numai poziia I.A.1 pe parcursul activiti unui BNP: zeci de metri liniari de documente Ca urmare, se va proceda la divizri suplimentare ale cantitii de documente. Rezultatul acestei activiti va fi obinerea de dosare, mape registre etc., denumite cu un termen generic uniti arhivistice, care vor reprezenta baz pentru eviden i administrare arhiv. CONSTITUIREA DOSARELOR: Pasul 1: delimitarea documentelor pentru formarea dosarului n primul rnd, conform celor de mai sus, procedm la o nou mprire a cantitii de documente, de aceast dat pe raiuni exclusiv de gestiune: documentele din categoriile definite n planul de clasare vor fi divizate cronologic (de pild, documentele dintr-un an vor fi separate de documentele din alt an) i, apoi, mprite din nou n grupri de acte care s nu depeasc un anumit numr de file (50 acte, n cazul actelor autentice, 100 de acte n cazul celorlalte acte notariale i 300 file pentru documentele ordinare sau, mai generic spus, n teancuri de maxim 3 cm n grosime). Adic, de pild, actele privind societile comerciale care s-au adunat se grupeaz pe ani9 i n cadrul anului n grupri de acte care s nu depeasc dimensiunile menionate.Definiie dosar Un grup de documente, caracterizat prin apartenena la o anumit categorie (deci, referitor la o anumit problem, persoan, cu acelai termen de pstrare etc.), limitat n timp i ca numr de file va forma un dosar.

9

De obicei, n cadrul BNP se opereaz cu anul calendaristic. Deci, se vor avea n vedere documente create i pstrate din prima i pn n ultima zi lucrtoare a anului (convenional, ne vom referi la aceast perioada ca 1 ianuarie31 decembrie). Sisteme diferite pot fi ntlnite n nvmnt (anul colar), uneori n finane (anul fiscal) etc.

Pagina 21 din 72

E bine s tim

Cuvntul ,,dosar are mai multe sensuri n limba romn i nu o dat pot aprea confuzii. Un prim sens (cel pe care l vom utiliza n continuare) este cel de ,,coperte. ,,Am pus actele n dosar nseamn c am clasat hrtiile ntre dou buci de carton sau plastic, care constituie copertele dosarul ui. Un al doilea sens este cel de ,,problem, ca n formula ,,dosarul succesiunii sau ,,dosarul personal sau ,,dosarul cauzei. Altfel spus, n primul caz avem un sens fizic, care se refer la ,,ambalaj, n timp ce n al doilea caz este vorba despre un sens de coninut, care se refer la problem. Fcnd un joc de cuvinte, dosarul succesoral se pstreaz n dosar. Diferena de sens este necesar, deoarece un anumit dosar (n sensul coninutului) poate fi pstrat n mai multe dosare (fizice). n acest din urm caz, spunem c documentele de succesiune se pstreaz n volumele dosarului succesoral. O alt observaie ine de dosarele-colectoare, care adun documente diverse rezultate din activiti diverse. Separare pe categorii nu nseamn obligatoriu constituirea unor dosare sau, altfel spus, o poziie din N.A. nu echivaleaz cu existena unui singur dosar. Poziia Dosare succesorale sau Dosare de divoruri implic din start mai multe dosare: n niciun caz nu vor fi legate laolalt toate dosarele succeso rale din decursul unui an! n mod asemntor, pentru categorii-colectoare, cum ar fi I.A. 22 (Legalizri de semnturi ale prilor i traductorilor; certificri referitoare la fapte, persoane i sigilii, dri de dat cert; dri n custodie si puneri de pecei; ncheieri prealabile privind procedura succesoral; ncheieri de rectificare l de respingere; eliberri de duplicate; proiecte), nu este obligatorie crearea unui singur dosar sau intercalarea documentelor avnd obiecte diferite. n funcie de c antitatea de documente, se poate opta fie pentru sub-dosare separate (dosare pentru datri de dat cert; dosare pentru certificare la persoane i sigilii; dosare pentru eliberri de duplicate etc.), fie pentru crearea de seciuni tematice n dosare n cadrul unui dosar (vezi Figura 6- Figura 7).

I.A.22 Legalizri semntur traductori

I.A.22 Datare dat cert

I.A.22

I.A.22 Eliberri duplicate

Figura 6: Crearea de sub-dosare (tematice) n cadrul unei categorii-colectoare cu numr mare de documente

Pagina 22 din 72

Figura 7: Crearea de seciuni tematice n dosare, n cadrul unei categorii-colectoare cu numr redus de documente

Pasul 2: Pregtirea documentelor pentru ndosariere Pentru a asigura o pstrare corespunztoare, la formarea dosarului se ine cont de urmtoarele: Documentele adunate n bibliorafturi/mape pe sistemul cel mai nou document deasupra se reordoneaz cronologic cresctor10. Ordonarea n cadrul lucrrii11 se poate face fie pe sistemul: rspunscerereacte anex, fie pe sistemul: cerereacte anexrspuns. Documentele pe hrtie termic se copiaz, deoarece nu rezist mai mult de 2-3 ani. Dubletele nu se pstreaz dect dac au un rol precis n aciunea la care se refer (mai multe exemplare, fiecare cu un rol specific) Ciornele se elimin doar dac ele nu marcheaz oficial anumite stadii, un anumit curs al documentului final Nu se vor separa adresele i anexele de documentul de baz i nici documentele conexate12. Pentru documentele de format mai mare dect restul documentelor din dosar se poate opta fie pentru scoaterea lor i formarea unui sub-dosar (de pild, totalitatea planurilor i schielor) sau pentru plierea lor i legarea n dosarul iniial (astfel nct documentul s poat fi citit i dup legare) Se scot agrafele i boldurile, care ar putea rugini i afecta hrtia.10

Cronologic se refer la data de nregistrare a documentelor, nu la data anexelor sau retroactelor (= acte mai vechi, care sunt depuse ca anexe pentru a fundamenta o solicitare). 11 O lucrare reprezint un ansamblul de documente referitor la o chestiune, care genereaz o aciune administrativ i o sarcin de lucru pentru angajat. Un document intrat determin pornirea unei lucrri; totalitatea documentelor care se refer la respectiva lucrare (referate, note de relaii, coresponden suplimentar legat de respectiva problem formeaz, toate, o lucrare. Un d osar obinuit cuprinde documente referitoare la o activitate de amploare mai mare i este format dintr-o sum de lucrri. De pild, o lucrare (corespunztoare unei sarcini administrative) o reprezint adresa de interogare i rspunsul de la INFONOT System, referitor la o succesiune. Ansamblul lucrrilor formeaz dosarul succesoral.12

Adresa este documentul de nsoire al altui document; aceasta d o serie de explicaii despre contextul comunicrii i care poate cuprinde i o serie de clarificri suplimentare aduse documentului de baz. Anexa este un document care de asemenea nsoete documentul de baz i care aduce completri la coninutul acestuia; de obicei, despre existena anexelor se face meniune n document. Documentul conexat este un document independent, comunicat i nregistrat distinct, dar care este reunit cu alt document datorit referirii la aceeai chestiune (de pild, un document care aduce completri la o solicitare iniial se va conexa la documentul ce conine acea solicitare). n prezent, conexarea corect se face la primul numr intrat (de obicei, n limitele anului calendaristic).

Pagina 23 din 72

E bine s tim

O chestiune delicat o reprezint scoaterea capselor de la actele autentice. Din punct de vedere arhivistic, eliminarea elementelor metalice are scopul de a evita ruginirea acestora i afectarea hrtiei. Pe de alt parte, capsarea actelor notariale are rostul de a asigura integritatea documentului emis, fapt ntrit i de aplicarea sigiliului notarial. Dac scopul arhivistic poate fi atins i prin folosirea de capse neferoase (deci, care nu pot rugini), desfacerea actului autentic nu poate fi compensat prin absolut nimic, deoarece se intervine practic pe documentul original, cu poteniale efecte juridice! Din acest motiv, nu recomandm scoaterea capselor de la actele care au fost constituite ca atare.

Pasul 3: Legarea documentelor Odat identificate documentele care vor forma un dosar, trebuie asigurat legtura lor fizic. Acest lucru se realizeaz prin legare.E bine s tim Conceptul de legare s-a referit, de la nceput, la sfoar. Odat cu evoluia tehnologic, s -au dezvoltat noi tehnici de asigurare a legturii ntre filele unor documente (capsare, spiralare, perforare etc.) Capsarea tinde s strng extrem de puternic documentele, existnd riscul ca acestea s nu mai poat fi citite lng legtur. Perforarea (ca pentru un biblioraft) implic orificii mai mari, care deterioreaz hrtia i nu asigur rezistena marginii, mai ales pentru volume mari de hrtie (experimentai acest lucru prin inerea sau manipularea unui bloc de file n legtura unui biblioraft greutatea specific a hrtiei risc s rup marginea de prindere) Spiralarea deterioreaz sever marginea documentului, educnd dramatic rezistena marginii de prindere. De asemenea, spirala depete grosimea blocului de file, genernd dimensiuni asimetrice ale dosarelor, ceea ce creeaz probleme la depozitare. Spirala de plastic, suplimentar, ofer o foarte slab rezisten la utilizare. Aadar, dei Regulamentul de arhiv din 2012 enumer i spiralarea printre modalitile de legtori, nu recomandm folosirea acestor metode. Orict ar prea de primitiv, coaserea dosarului cu sfoar reprezint cea mai solid i rezistent form de legare (de altfel, i tipografiile folosesc n continuarea aceast tehnic pentru lucrrile ce implic durabilitate!). De aceea, mai ales pentru dosarele cuprinznd documente cu termen de pstrare permanent , legarea cu sfoar este obligatorie. Celelalte tehnici pot fi, eventual, folosite pentru documentele cu termen de p strare redus (sub 10 ani) i pentru care nu se preconizeaz o folosire intensiv.

Pentru legarea dosarelor sunt necesare o serie de instrumente i anumite tehnici. Instrumente necesare: Colar din lemn sau carton-tare (Figura 8), care servete la alinierea la col a documentelor ce urmeaz a fi legate n dosar. O rigl sau alt material solid, pentru a crea un ablon cu gurile de perforare (Figura 10Figura 11). Sul sau main de gurit, cu ajutorul crora se perforeaz filele la margine Ac i sfoar pentru legat.

Pagina 24 din 72

Figura 8: Colar pentru fixarea hrtiilor nainte de gurire

Metoda de lucru: se pun foile n colar, aliniate n stnga sus; dedesubt i deasupra se pun copertele de dosar pe marginea din stnga se fixeaz un liniar, care are 3 sau 4 guri pregtite (Figura 10-Figura 11); servete ca ablon pentru gurirea foilor. se dau trei sau patru guri cu ajutorul unei sule sau cu o main de gurit, cu burghiu 3. se coase cu o sfoar, n ordinea i n sensurile indicate n Figura 11-Figura 12. capetele sforilor, care rmn dup nnodare pe coperta 4 (spatele dosarului), se strecoar (prin gaura 1 sau printr-o alta, fcut special, lng gaura 1) ntre blocul de file i coperta 3. Aici se nnoad i lipete o foaie peste capete sforii i peste nod (sigilare) (Figura 9).

Figura 9: Sigilarea unui dosar

Pagina 25 din 72

Figura 10: ablon de legtur, cu distanele pentru 3 puncte de coasere.

Figura 11: ablon de legtur, cu distanele pentru 4 puncte de coasere

Figura 12: Succesiunea etapelor i sensul coaserii (3 puncte)

Figura 13: Succesiunea etapelor i sensul coaserii (4 puncte)

Pagina 26 din 72

E bine s tim

Map sau dosar? n sens arhivistic, mapa este un mijloc de protecie, de obicei cu 3 clape, n care documentele sunt pstrate sub form de foi volante (blocul de file nu este legat) (Figura 14). Mapa este folosit fie pentru acele documente care sunt folosite independent unul de cellalt, fie pentru protejarea documentelor valoroase, care nu se preteaz la a fi legate n volum.

Figura 14: Map de documente

Termenul pare a fi ns folosit n Regulamentul de arhiv tot n sensul de dosar. Analiznd ns contextul, se poate constata c mapele sunt cele care cuprind, n general, acte autentice. Trebuie acestea legate? Analiznd modul de constituire a arhivelor notariale vechi (18721952), aflate n depozitele Arhivelor Naionale Braov, constatm faptul c actele autentice nu au fost niciodat legate, ci au fost pstrate n mape. La fel se ntmpl, de pild, i cu actele de carte funciar. n felul acesta, s-a asigurat protejarea legturii lor (capsarea sau nuruire la nivel de act) i, implicit, integritatea actului. Iat de ce considerm c tendina de lega actele autentice n mape (de fapt n dosare) nu este un caz de bun practic i el va trebui reglementat la nivelul UNNP. Cum se procedeaz ns pentru gruparea documentelor n mape? se confecioneaz mape la nceputul fiecrei mape de acte se ntocmete un opis al documentelor cuprinse (Tabel 6).Tabel 6: Exemplu de opis al documentelor dintr-o map

Nr.crt. 1 2 3

Nr. nregistrare document 45/2.04.2010 50/5.05.2010 458/31.11.2010

Observaii + 3 anexe; 10 fie 5 file 2 file

Uitucii n cazul n care, anterior sau n timpul constituirii dosarului, se identific n dosare acte originale ale clienilor, acestea nu vor fi legate n dosar. Se va realiza o copie certificat pentru conformitate de angajat sau de notar, sub semntur proprie, iar originalul documentului va fi clasat ntr-o map de acte personale ale clienilor i neridicate . n cazul n care acetia vor reveni dup un timp i vor solicita originalele, ele le vor fi eliberate pe baza unei cereri; pe aceeai cerere, clientul va face meniune olograf, sub semntura proprie, despre faptul, data restituirii i starea documentului restituit . Cererea va fi clasat i arhivat

Pagina 27 din 72

n arhiva BNP. n cazul n care n cadrul BNP rmn documente ntocmite, dar neridicate de clieni , acestea nu vor fi legate n dosare i arhivate. Se vor clasa ntr-o map de acte neridicate, ntocmit anual. Prin decizie intern, se poate stabili durata de pstrare a acestor mape (de regul, nu mai mult de 3 ani), dup care se distrug.

Pasul 4: numerotarea i certificarea dosarului Filele dosarului legat se numeroteaz de obicei n colul din dreapta sus (fr a afecta n vreun fel informaiile de pe fila respectiv). Numerotarea se realizeaz cu creionul, deoarece este cea mai rezistent soluie n timp (pasta de pix se terge dup 15-20 de ani sau dac fila este supus luminii solare; cerneala obinuit este solubil, deci se terge dac documentul este atins de ap; multe din markerele actuale au aceleai reacii i, n plus, se pot impregna prin foaie i trece pe verso). Odat numerotate filele, pe coperta 3, lng sigiliul sus-amintit, se nscrie formula de certificare a dosarului Prezentul dosar cuprinde file (cifre i litere) se semneaz sau se aplic tampila BNP i se nscrie data certificrii. Documentele din mape se pot numerota de la 1 la n n cadrul mapei, la fel ca n cazul dosarelor, sau pentru fiecare document n parte (caz n care, la rubrica observaii n dreptul documentului se trece numrul de file.E bine s tim Soluia legrii n dosar are o serie de avantaje i dezavantaje: Avantaje: asigur o legtur unic, solid, pentru ntregul volum; este simpl; asigur o bun administrare a blocului de documente Dezavantaje: volum mare de munc n momentul constituirii arhivei; agresivitate asupra documentelor care au deja o unitate proprie (de pild, un act autentificat, de 10 file, are deja o legtur care cel mai probabil va fi afectat de noua legtur); la nevoie, se va folosi ntreg blocul de documente, nu doar un document separat; dac este nevoie de un anumit act, va trebui desfcut dosarul. Soluia asocierii n mape prezint la rndul ei avantaje i dezavantaje. Ca avantaje, menionm: posibilitatea de ntocmire a opisului pe msur ce se acumuleaz actele (odat actul clasat la dosar, este nregistrat n opis), deci evidena se realizeaz n cursul clasrii); documentele fiind deja numerotate n cadrul lor, nu mai este necesar o numerotare suplimentar, cele dou avantaje de pn acum reducnd considerabil volumul de munc la sfrit de an; uurina identificrii unui document n dosar; flexibilitatea accesului (a lua/pune la locul corespunztor doar documentul dorit, nu ntreg dosarul document) aceasta este n egal msur i un risc, prin posibilitatea de extragere cu uurin a documentului. Nedeteriorarea legturii i, respectiv, a semnturii i sigiliului notarului public, care se aplic pe marginea foii. Dezavantajul major este cvasi-imposibilitatea de administrare a dosarului/volumului ca un ntreg i, n cazul unei predri de pild, va trebui verificat existena fiecrui act n parte.

Pagina 28 din 72

Pasul 5: Completarea copertei unitii arhivistice Pentru finalizarea constituirii dosarelor, se va completa coperta dosarului sau, dup caz, se vor nscrie pe coperta 1 a registrului o serie de elemente (vezi Figura 15). numele BNP care a creat dosarul. numrul dosarului (se va completa dup inventariere) anul indicativul din NA, rezumatul dosarului nr. volumului datele extreme, nr. file. termenul de pstrare

Figura 15: Copert de dosar

Aceste elemente sunt minim obligatorii. Unele astfel de elemente de identificare pot fi nscrise i pe cotorul dosarului, pentru o regsire mai uoar la raft. Pentru diverse informaii suplimentare ce trebuie menionate, de la caz la caz, pe copertele dosarelor notariale, vezi Regulamentul de arhiv 2012. PENTRU REGISTRE: n cazul registrelor, acestea sunt deja constituite fizic. La deschiderea unui registru, pentru atestarea integritii fizice a acestora, filele registrelor vor fi numerotate nainte de completare (n cazul n care nu sunt deja numerotate din tipografie) i se va face meniune pe prima pagin: Prezentul registru cuprinde file. La ncheierea unui registru se bareaz spaiul alb de pe ultima fil scris i pe aceasta sau pe urmtoarea fil alb se scrie: Prezentul registru cuprinde file scrie i nregistrri. La ncheierea unui capitol din registru (de pild, nregistrrile dintr-un an), se bareaz spaiul alb de pe ultima fil completat i se face certificarea: Pe anul exist file scrise i nregistrri. n acest din urm caz, certificarea de la sfritul registrului fie nu se mai face deloc, fie se poate face prin indicarea nr. file/nr. nregistrri pe fiecare an De subliniat c, pentru a dovedi autenticitatea i asumarea oficial a textului de pe filele de registru, buna practic recomand tampilarea fiecrei file completate n parte cu tampila biroului notarial.

Pagina 29 din 72

La inventariere, pe coperta 1 a registrului sau pe o etichet lipit se vor nscrie aceleai elemente ca n cazul dosarului (rezumatul va fi nlocuit cu titlul registrului). Aceleai elemente pot fi nscrise i pe cotorul dosarului/registrului, pentru o mai uoar orientare la raft (cotorul este cel mai vizibil element). *** Dup parcurgerea acestei etape, se consider c arhiva este constituit pe uniti arhivistice (n continuare, se va folosi prescurtarea u.a.)..Definiie: unitate arhivistic o grupare de documente (registru, dosar etc.) care reprezint cea mai mic parte fizic, component a unei arhive i reprezint elementul de baz pentru evidena administrativ.

Constituirea u.a. implic i faptul c la respectivul dosar nu se vor mai aduga documente; dosarul devine dosar nchis.

Luarea n eviden a unitilor arhivistice. Inventarierea curentDup clasarea documentelor i constituirea u.a., dar nainte de depunerea n arhiv, se procedeaz la inventarierea u.a. Putem numi aceast activitate inventariere curent deoarece ea se efectueaz ca rutin, la nceputul fiecrui an, la nivel de birou, spre deosebire de retro-inventariere, care presupune inventarierea u.a. existente n arhiv fr forme de eviden. E bine s timInventarierea este o activitate obinuit i pentru alte domenii de activitate i implic identificarea neechivoc i descrierea pe scurt a obiectului inventarierii (n cazul nostru, a u.a.). La inventarierea mobilierului, de pild, fiecare obiect primete un numr unic (care nu se mai repet pentru alt pies de mobilier) i este descris sumar pe un inventar: nr. 12558 dulap; 12589 televizor X, diagonal 50 cm. La fel n cazul arhivei: dosarul 1 acte privitoare la societi comerciale; dosar 2 dosar succesoral pentru Ion N. Ion. n cazul arhivei exist ns o serie de elemente specifice, impuse de legislaie.

La ce folosesc inventarele? n primul rnd, servesc la stabilirea cu precizie a existentului. Inventariind u.a. constituite se va ti n orice moment ce dosare i registre conine arhiva BNP i, prin urmare, vor putea fi identificate lipsurile. n al doilea rnd, inventarul servete la regsirea informaiei. Dac pentru o arhiv mic i pentru o persoan care are experien, regsirea poate fi realizat ,,pe de rost, pentru o arhiv de amploare sau n cazul unei persoane nefamiliarizat cu arhiv respectiv identificarea poate fi un exemplu perfect de ineficient. Regsirea informaiei dorite pornete de la NA, in care se identific termenul de pstrare al categoriei i apoi se consult inventarul corespunztor termenului de pstrare i anului n care a fost ntocmit documentul cutat. Odat identificat cota, cel puin teoretic, dosarul sau registrul va putea fi gsit pe raft

Care este raiunea refacerii evidenei, att timp ct exist una, din momentul nregistrrii documentelor? Inventarierea este necesar datorit modificrii regimului de pstrare i grupare a documentelor. De pild, la o fabric de mobil, stocul de picioare de mas i de blaturi este luat n eviden ca atare; dup

Pagina 30 din 72

asamblarea meselor, se ntocmete o nou eviden, pentru mesele gata confecionate. La fel este cazul i pentru arhiv: att timp ct documentele erau pstrate ca entiti individuale, numerele de nregistrare erau suficiente pentru regsire. Odat documentele grupate n uniti arhivistice, din raiuni de pstrare, evidena trebuie modificat, astfel nct s reflecte noile obiecte existente n arhiv.Regula general Un inventar va cuprinde toate u.a. coninnd documentele create sau primite i adunate de un compartiment, n cursul unui an, care au acelai termen de pstrare.

E bine s tim

S analizm puin regula. Prima cerin, aceea a documentelor produse de compartiment, nu ar trebui s fie, n mod 13 normal, aplicabil BNP . Subliniem ns c Regulamentul de arhiv 2012 substituie compartimentele cu activitile i impune ntocmirea inventarelor pe activiti (funcii), ani i termene de pstrare. Urmtoarea cerin, a documentelor generate n cuprinsul unui an, poate ridica o serie de probleme. Pentru u.a. care ncep i se termin n decursul unui an calendaristic, regula descris mai sus este simpl i clar. Dac ns exist u.a. ce cuprind documente (sau nregistrri, pentru registre) din mai muli ani, acestea vor fi inventariate pe inventarul 14 corespunztor anului de nceput . n fine, ultima cerin, a u.a. cu acelai termen de pstrare, este cea care pune n practic cele mai multe probleme de nelegere. Clauza este ntr-adevr uor restrictiv i de o utilitate mai greu de identificat imediat. Practic, aceast cerin este pentru folosul exclusiv 15 al activitii de selecionare a documentelor: cu dou excepii , toate u.a. prezente pe o anumit list-inventar sunt eliminate n acelai timp. Pentru aceast comoditate ns, pe lng efortul de ntocmire i separare a u.a. pe termene de pstrare, acest mod de a face inventarierea determin i o serie de dificulti suplimentare n regsirea ulterioar a u.a. n arhiv.

Pasul 1: completarea inventarului Se ntocmete un inventar dup modelul din Tabel 7.

13

n primul rnd, dat fiind anvergura redus a acestor uniti, nu exist n majoritatea cazurilor compartimente, adic divi ziuni ale unitii, care s prezinte o autonomie funcional i administrativ. Separarea fcut n N.A. al BNP, la nivel funcional, s-ar putea substitui compartimentelor, astfel nct un inventar s cuprind documentele rezultate din activitile suport, iar altul documentele rezultate din funcia de baz. ns opinm c mprirea este arbitrar, deoarece aceleai persoane efectueaz de obicei un cumul de activiti n cadrul BNP activitile suport genereaz adesea o cantitate mic de u.a., astfel nct nu justific un inventar separat. activitile sunt de fapt mai numeroase dect simpla mprire A i B. Remarcm i c, n mod similar, i la alte structuri din sfera juridicului se accept tacit un singur inventar, pe ani i termene de pstrare, indiferent de activitate. 14 Pentru calculul termenului de pstrare n aceast situaie, vezi seciunea Selecionare. 15 Dac o u.a. cuprinde documente din mai muli ani, ea va fi nregistrat n inventarul anului n care s-a deschis dosarul, dar va fi selecionat avnd ca dat de pornire a termenului de pstrare anul de sfrit. A doua excepie vizeaz situaia n care t.p. a expirat, dar nevoile practice impun amnarea distrugerii u.a. i pstrarea ei pe mai departe.

Pagina 31 din 72

Tabel 7: Inventar pentru inventarierea curent

Birou notarial 1 Activitatea: Inventar nr..2 cuprinznd u.a. din anul..3 cu termen de pstrare4 Nr. crt.5 Indicativ6 Coninut pe scurt7 Date extreme8 Nr. file9 Observaii10

sss Reguli de completare: 1. Se nscrie denumirea complet a BNP i localitatea unde funcioneaz 2. Nr inventarului va fi atribuit n momentul nregistrrii la depozit n Registrul de eviden curent, rmne liber n aceast faz. 3. Se noteaz anul calendaristic acoperit de arhiva inventariat (deci, dac avem dosare din anul 2000, dar facem inventarierea n 2005, la aceast rubric va fi trecut anul 2000) 4. Se indic termenul de pstrare din N.A.. (Se poate pune n paranteze, pentru uurarea identificrii, anul calendaristic n care expir termenul de pstrare). 5. Se numeroteaz de la 1 la n, pentru fiecare inventar. Acest numr va fi numrul dosarului (cota). Numrul nu trebuie s se repete pentru dosarele ntocmite n acelai an i cu acelai termen de pstrare i va fi nscris pe coperta dosarului. Volumele unui dosar se nscriu ca poziii distincte 6. Se nscrie indicativul categoriei din N.A.; d.ex, I.A.3 sau II.N.1 7. Se descrie coninutul pe scurt al u.a. Adesea, se ntlnete practica de a copia descrierea categoriei de documente din N.A. Aceast practic nu este corect, deoarece rezumatul din inventar trebuie s individualizeze coninutul dosarului respectiv (Exemplu: INCORECT: Situaii statistice; CORECT: Situaii statistice lunare privind activitatea BNP naintate CNP Braov) Pe de alt parte, este adevrat c elementele specifice pot lipsi. De pild, Registrul general notarial nu poate fi descris altfel, att n N.A., ct i n inventar. Aceast situaie trebuie ns s fie excepia i nu regula. 8. Se calculeaz pornind de la data arhivistic (de nregistrare) a primului document inclus n dosar i sfrind cu data arhivistic a ultimului document clasat. Data anexelor nu se ia n calcul. n cazul fragmentelor de ani (de pild un volum cu date extreme 1 ianuarie3 martie), se precizeaz n rubric acest interval. 9. n cazul numerotrii filelor, se trece numrul de file al u.a.; n cazul opisrii, fie se adun nr. file pentru toate actele, fie se indic intervalul numerelor de acte.

Pagina 32 din 72

10. Orice alte meniuni considerate necesare (de pild, pentru actele autentice: vol. I: nr. 1-50). Corespondena elementelor de pe coperta u.a. cu inventarul este urmtoarea:

Figura 16: Echivalena datelor nscrise pe coperta dosarului i n inventar

Pentru asisten n ntocmirea inventarelor, oferim, pe baza N.A. din anul 201216 al BNP, un ghid al categoriilor care se regsesc pe acelai inventar, provenind dintr-un an i dintr-o activitate (funcie) (Tabel 8). Pe viitor, la fiecare modificare de nomenclator, recomandm ntocmirea unei astfel de liste ajuttoare.Tabel 8: Inventarele i categoriile de documente corespunztoare; sunt marcate cu culori diferite categoriile ce provin din activiti distincte i care teoretic ar trebui cuprinse pe inventare separate

Pe inventarul u.a. cu termen de pstrare 1 an 3 ani

se vor regsi u.a. cu indicativul: I.A.29 I.B.21 I.A.22

care se refer la: Registrul de consultaii juridice notariale i dosarul de consultaii Situaii statistice lunare Legalizri de semnturi ale prilor i traductorilor; certificri referitoare la fapte, persoane i sigilii, dri de dat cert; dri n custodie si puneri de pecei; ncheieri prealabile privind procedura succesoral; ncheieri de rectificare l de respingere; eliberri de duplicate; proiecte Legalizri de copii de pe nscrisuri ncheieri de primire i eliberare depozite Acte de protest Registrul de termene succesorale Registrul de eviden a specimenelor de semntur a traductorilor

I.A.23 I.A.24 I.A.25 I.A.26 I.A.2716

Am introdus i o serie de categorii create, dar necuprinse n N.A. aflat n vigoare.

Pagina 33 din 72

Pe inventarul u.a. cu termen de pstrare

se vor regsi u.a. cu indicativul: I.A.28 I.B.15

care se refer la: autorizai Registrul de traduceri Coresponden cu Camera Notarilor Publici, Uniunea Naional a Notarilor Publici din Romnia, Ministerul Justiiei, adrese trimise ctre INFONOT Systems, alte autoriti profesionale Situaii statistice anuale (i periodice) Registrul de eviden a lucrrilor de carte funciar Coresponden privind activitatea administrativ, de personal i financiar-contabil, inclusiv adeverine de vechime, salarizare State de plat salarii copii Documentaie medicina muncii Fie protecie muncii Acte autentice privind societi comerciale, agricole (constituiri/modificri i hotrri aferente: actele de constituire i modificare ale societilor comerciale, agricole i hotrrile/actele forurilor de reprezentare indiferent de obiectul lor, precum i procurile de reprezentare la ncheierea acestor acte) Acte autentice cu caracter patrimonial (contracte de comodat, de locaiune/ nchiriere/ arend, antecontracte, contracte de mprumut etc.), inclusiv procurile speciale privind efectuarea unor acte de natura celor artate Acte autentice cu caracter nepatrimonial, altele dect cele prevzute la indicativele 1-4,19-28: actele prin care se constat/declar nulitatea, declaraii date in procedura divorului, contracte de mandat, declaraii de revocare, procuri Ordine de plat, chitaniere i facturi fiscale Declaraiile informative 208 privind impozitul pe veniturile din t ransferul proprietilor imobiliare din patrimoniul personal; alte declaraii *tot aici: 100,102,200,220,300,314 i fie de cont pentru operaiuni diverse+ Dosar succesoral Dosar de divor (cererea de divor i documentaia anexat acesteia, ncheierea de desfacere a cstoriei prin divor, certificatul de divor i dovada comunicrii acestuia la registrul strii civile, precum i, dup caz, ncheierea de respingere a cererii de divor sau ncheierea de clasare a cererii de divor) Registrul unic de control Registrul numerelor de inventar al mijloacelor fixe Procese-verbale ale organelor de control financiar Registrul de coresponden Registrul jurnal de ncasri i pli Registrul de cas Notele contabile i acte justificative Documentaie de sntate i securitate n munc (+ registre eviden accidente). Jurnal vnzri, cumprri aferente TVA

I.B.16 (I.B.21) I.B.17 I.B.18 I.B.19 5 ani I.A.19

I.A.20

I.A.21

I.B.13 I.B.14

10 ani

I.A.17 I.A.18

I.B.6 I.B.7 I.B.8 I.B.9 I.B.10 I.B.11 I.B.12

Pagina 34 din 72

Pe inventarul u.a. cu termen de pstrare

se vor regsi u.a. cu indicativul: I.B.4 I.B.5 I.A.1

care se refer la: Registru de depozit arhiv Dosare individuale de personal Statele de plat salarii - originale Acte autentice de dispoziie (transmisiuni, constituiri, alipiri, dezlipiri, apartamentri, modificri, anulri, stingeri sau renunri), partaj, ipotec, garanii privind bunurile imobile i mobile, fiducia, inclusiv procurile date pentru realizarea acestor acte Acte autentice referitoare la statutul persoanelor fizice (recunoaterea filiaiei, adopie, cetenie), acte autentice ncheiate n materia persoanelor(acte de desemnare a tutorelui de ctre printe, acte de revocare a actelor de desemnare a tutorelui, contracte de mandat pentru desemnarea tutorelui/tutorilor, mandate pentru incapacitate, acte de revocare a mandatului pentru incapacitate, declaraii-consimmnt medicale), actele necesare dobndirii calitii de persoan fizic autorizat (n domeniile cadastrului, geodeziei i cartografiei, avocai, notari, medici, arhiteci etc.), asociaii cu scop nepatrimonial, fundaii i acte pentru nregistrarea partidelor politice, inclusiv procurile date n executarea lor Testamente, codicile, declaraii de revocare a testamentului sau a codicilului, declaraii de retractare a revocrii testamentului, declaraii de acceptare sau renunare la succesiune, legale sau testamentare, declaraii de acceptare sau renunare la calitatea de executor testamentar, declaraii date n conformitate cu dispoziiile art. 1.111 Cod civil, declaraii de neacceptare a succesiunii date n afara termenului de opiune succesoral, declaraii de nlturare a efectelor nedemnitii, inclusiv procurile date pentru reprezentare la succesiuni Acte autentice referitoare la alegerea regimului matrimonial (n materia relaiilor de familie): conveniile matrimoniale de adoptare a regimului separaiei de bunuri, conveniile matrimoniale de adoptare a regimului comunitii convenionale, actele de revocare/modificare a conveniilor matrimoniale, actele de lichidare a regimului matrimonial, inventare, logodn, inclusiv procurile de reprezentare la ncheierea acestora ncheieri de reconstituire Certificate de motenitor, de legatar, de executor testamentar, de vacan succesoral etc., ncheieri finale, inventare succesorale, proceseverbale privind constatarea strii materiale a testamentelor olografe, procese-verbale de validare a testamentului olograf, declaraii autentice de recunoatere/nerecunoatere a testamentului olograf ncheieri privind alte soluii succesorale: suspendri conform art. 75 lit. a), b), c) din Legea nr. 36/1995; conexri, nchideri fr obiect, declinri de competen Mapa de divoruri: certificate de divor i ncheierea privind soluia la cererea de divor (ncheieri de admitere a cererii de divor, ncheieri de respingere a

70 ani Permanent

I.A.2

I.A.3

I.A.4

I.A.5 I.A.6

I.A.7

I.A.8

Pagina 35 din 72

Pe inventarul u.a. cu termen de pstrare

se vor regsi u.a. cu indicativul: I.A.9 I.A.10 I.A.11 I.A.12 I.A.13 I.A.14 I.A.15 I.A.16 I.B.1

care se refer la: cererii de divor, ncheieri de clasare a cererii de divor) Registrul general notarial Opisul registrului general notarial Registrul de succesiuni Opisul succesiunilor Registrul de divoruri Opisul Registrului de divoruri Registrul de depozite Registrul de proteste Dosar cu documente privind nfiinarea i funcionarea Birourilor Notarilor Publici; avize i autorizaii de funcionare, acte de control profesionale Lucrri de eviden, selecionare, pstrare, folosire i predare a materialului arhivistic Instruciuni, rapoarte de control, instruiri, corespondena cu Arhivele Naionale Nomenclatorul arhivistic Registre de eviden curent a arhivei

I.B.2 I.B.3 I.B.20 I.B.

Cazuri speciale

Inventare dup alte criterii O situaie relativ frecvent ntlnit este inventarierea pe serii de acte. Acest sistem presupune ca pentru fiecare poziie din N.A. s fie ntocmit un inventar distinct. Aadar, pentru indicativul I.A.1. de pild, cu termen de pstrare 10 ani, toate dosarele sunt nscrise pe un inventar; dosarele/volumele pe indicativul I.A.5, cu termen de pstrare 10 ani, sunt nscrise pe un alt inventar etc. O alt tendin des ntlnit este i aceea de a face aa-numitele inventare de predare. n aceast abordare, nu se ntocmesc inventare pentru toate u.a. ntocmite n cursul unui an, ci se fac inventare pe msur ce u.a. se depun la depozitul de arhiv. Astfel, n anul 2005 s -au constituit 20 de dosare cu indicativul I.A.3. Din motive de spaiu sau de timp de lucru, de pild, se inventariaz u.a. de la 1-15. Ulterior, se inventariaz i restul de 4 dosare, pornind numerotarea n inventar de la 1 la 4. Aceste cazuri reflect situaii reale i poate i nevoi concrete. Cu toate acestea ns, ele nu sun t conforme legislaiei i metodologiei arhivistice actuale. n msura n care exist astfel de inventare gata ntocmite ntr-una din manierele de mai sus, cu caracter excepional, pentru a nu relua ntreg volumul de munc, se va proceda n felul urmtor (Figura 17): Pe inventarele ntocmite ulterior: o Se va meniona numrul inventarului pe care l continu. o Se vor trece numere curente n continuarea celor de pe primul inventar (astfel nct s se asigure c nu se repet numerele de dosare n cursul aceluiai an, aceleiai activiti (funcii) i aceluiai termen de pstrare: de pild, pe inventarul 1 vor fi poziiile de la 1 la 12, pe inventarul 10 de la 13-25 etc. Pe inventarul iniial se menioneaz nr. inventarelor care l continu. Inventarele n completare se vor conexa la primul inventar i se a face meniune despre acest lucru n Registrul de eviden curent.

Pagina 36 din 72

Atenie! Acest sistem trebuie s fie excepia i nu regula!

Figura 17: Inventare n completare

Particulariti cronologice O alt situaie dificil apare n cazul u.a. ncepute i nefinalizate ntr -un an calendaristic, despre care am mai amintit anterior. Este cel mai frecvent ntlnit n cazul registrelor, care pot cuprinde mai muli ani ntr-un singur volum. Aa cum aminteam, regula spune c, n cazul unei u.a. multianual, aceasta se nscrie pe inventarul anului de nceput; anume, dac un registru cuprinde nregistrri din 19992006, el va fi trecut i cotat pe inventarul anului 1999. Problema poate fi ns mai complex, deoarece nu se poate ti cu precizie cte volume va avea respectivul dosar, care se poate ntinde, teoretic, pe 2-3 ani. De pild, pot deschide un dosar n 2003, care se refer la o singur cauz care continu i n 2004 i 2005, iar volumul de acte crete, astfel nct voi avea 2 volume n 2003-2004, i 3 volume n 2005. n acest din urm caz, este de evitat ruperea cauzei, i atunci nu se vor nscrie volumele n inventare pe fiecare an, ci, deoarece se refer la aceeai cauz, se vor nscrie pe un inventar la anul 2003, cu meniunea vol. 1, vol. 2 etc. n acest caz, dat fiind c inventarul pe 2003 s -a ncheiat n ianuarie 2004, recomandm s se procedeze ca n cazul menionat anterior al inventarelor de predare, n sensul c se va ntocmi un nou inventar de completare la anul 2003, ale crui cote vor porni de 17 la ultima cot + 1 . N.A. incomplet O alt situaie care genereaz probleme este inventarierea u.a. care nu au o categorie proprie, i, prin urmare, termen de pstrare propriu n N.A.. Se ntmpl, nu de puine ori, ca din erori la ntocmire sau n urma unor modificri legislative care duc la producerea de noi documente i grupri de documente, s existe u.a. care nu au un indicativ. n aceste cazur i, se va merge pe principiul dup care documentele nu sunt ntocmite pentru c cineva se plictisete, ci pentru c exist o nevoie operaional pentru ca acele informaii s fie consemnate. Ca urmare, n17

Aceast situaie este rar n cazul BN, i de aceea soluia trebuie folosit cu discernmnt, fr a ncadra abuziv la aceeai cauz dosare care altfel pot fi foarte uor separate la sfrit de an.

Pagina 37 din 72

situaia n care N.A. nu cuprinde o anumit categorie, se procedeaz practic la acelai raionament i algoritm care duce la ntocmirea N.A.. a. Se analizeaz activitatea care a generat documentele (de pild, dac se creeaz noi documente asociate dezbaterii succesorale, acestea se asimileaz celorlalte categorii cu coninut asemntor i rezultate din aceeai activitate i se pstreaz 10 ani) b. Se verific legislaia care reglementeaz activitatea respectiv pentru a verifica i. Dac nu exist prevederi specifice privind pstrarea documentelor (de exemplu, documentele privind plata drepturilor salariale se pstreaz 50 de ani). ii. Care este perioada pentru care informaiile din documente pot servi ca dovad a faptului consemnat (perioade de prescriere a faptelor descrise sau asociate crerii documentelor): de exemplu, conform Codului muncii i Decretului 167/1958 privind prescrierea extinctiv, se pot revendica drepturi salariale timp de 3 ani ca urmare, o condic de prezen se pstreaz minim pe aceast durat. c. Se analizeaz istoricul crerii respectivelor u.a. pentru a determina care sunt cele mai vechi acte folosite (de pild, fiind n 2013, se poate constata c nu se mai folosesc deloc documentele mai vechi de 2009 i c ultimele documente cercetate sunt din acest an; deci, un termen de pstrare de 3 ani ar fi suficient) d. Se analizeaz alte documente rezultate din aceeai activitate pentru a constata n ce msur se regsesc aceleai informaii sau informaiile de sintez a celor din u.a nencadrat la un termen de pstrare. Aceast operaiune de analiz n vederea stabilirii perioadei de pstrare nu trebuie s sperie pe lucrtor, nici prin complexitate, nici prin rspundere. Aceast aciune are ca unic scop ncadrarea provizorie pe un inventar. Odat estimat termenul de pstrare (s spunem, 10 ani), respectiva u.a. este nscris pe inventarul de 10 ani, unde NU SE COMPLETEAZ indicativul dup N.A.. Inexistena acestui indicativ ar trebui s fie suficient pentru a atrage atenia Comisiei de selecionare pentru a analiza la momentul expirrii celor 10 ani , n mod special valoarea respectivelor documente. n plus, inspectorul de teren i comisia de la Arhivele Naionale va face o nou verificare a acelor u.a. Ca urmare, eliminarea final a unei u.a. trece prin filtrele legale i obligaia esenial a celui care ntocmete n prima faz inventarul este s semnaleze existena unei astfel de u.a. cu probleme. Dosare cu eviden distinct (dosare de caz) O situaie particular prezint acele u.a. care sunt deja luate n eviden, fiind nregistrate ca dosare n registre speciale (dosarele succesorale, de pild). Legislaia nu prevede o abordare special a acestora i, prin urmare, ele ar trebui inventariate la fel ca orice alt dosar. Pe de alt parte, o astfel de practic ar dubla munca, fr un beneficiu semnificativ, ba dimpotriv. De aceea, pentru arhivele create de sistemul judiciar se accept tacit ca instrumentul de eviden pentru dosare de caz (cauz) s fie considerat i inventar arhivistic. Atenie ns, recomandarea este valabil doar pentru cazul n are dosarele se pstreaz n ordinea numerelor atribuite din 18 registru!

18

Se ntlnesc cazuri n care, de pild, dosarele succesorale sunt pstrate n ordinea ncheierilor i, n acest caz, acest tip de dosare vor fi inventariate pe inventare curente, deoarece ordinea din registru nu mai este respectat.

Pagina 38 din 72

Pasul 2: certificarea inventarului Dup ntocmirea inventarului, acesta se certific, folosind formula prevzut n Figura 18.Prezentul inventar este format din ........ file i conine ........... dosare, registre, condici, cartoteci etc. Dosarele de la nr. crt. ..........., au fost lsate la...................., nefiind ncheiate. La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. .............................. Astzi, ...... s-au preluat ............ dosare.Figura 18: Formula de certifiare a inventarului

E bine s tim

n legtur cu aceast certificare se produc o serie de greeli frecvente: Formula de certificare se pune pe fiecare pagin corect trebuie inserat doar la sfritul inventarului La formularea nr de file se adun filele u.a. din inventar corect se trece nr. de file al inventarului. La formularea: au rmas la compartiment se trec u.a. care sunt deja constituite; nu recomandm s fie trecute i dosarele multianuale, care este practic, un dosar deschis (vezi mai sus).

Pasul 3: multiplicarea inventarelor Regula spune c inventarele se ntocmesc n cte 3 exemplare, pentru u.a. cu termene de pstrare temporare i 4 exemplare cele permanente. Dei cu o logic pragmatic, considerm c astzi aceast cerin este desuet, dat fiind c n orice moment pot fi multiplicate cu uurin n oricte exemplare. Ca urmare, se va urmri ca inventarele s fie ntocmite n cel puin un exemplar i s poat fi multiplicate n caz de nevoie. Pasul 4: pregtirea de arhivare Odat ntocmite inventarele, se procedeaz la depunerea n arhiv a u.a. Aceast operaiune, prin care unitile arhivistice cuprinznd documente cu o frecven de folosire mai redus sunt transferate (depuse) din spaiul de lucru curent n zona de depozitare se numete arhivare. Legislaia arhivistic prevede obligativitatea ncheierii unui proces-verbal de predare-primire ntre reprezentantul compartimentului i cel al depozitului. Considerm ns aceast prevedere excesiv n cazul BNP, dat fiind c sunt organizaii mici i persoanele care administreaz depozitul de arhiv sunt n general, aceleai cu cele care au fcut predarea. Odat intrate u.a. n arhiv, inventarele se vor clasa ntr-un biblioraft. Sub nici o form ele nu se vor coase n dosare, deoarece vor avea un destin individual separat, fiind folosite n activiti ulterioare.

Pagina 39 din 72

Documentele din arhiv

Pagina 40 din 72

DEPOZITUL DE ARHIV

Documentele dintr-un birou notarial se creeaz i se acumuleaz ntr-o zon de lucru, curent. Acolo se formeaz grupele de documente, se constituie dosarele i se pstreaz pentru perioada n care ele se ntrebuineaz frecvent, adic au un caracter activ, operativ. Odat ce acest caracter nceteaz, din momentul din care se preconizeaz c respectivele documente vor fi consultate mai rar i nu este nevoie s fie la ndemn pentru operaiunile zilnice, vor trece din zona de lucru, activ, n zona de depozitare, considerat semi-activ sau pasiv. Ca urmare, nainte de discutarea aspectelor legate de evidena arhivei la depozit, s abordm puin chestiunea amenajrii spaiului de depozitare.E bine s tim O prim observaie vizeaz faptul c documentele duse n arhiv nu sunt documente aruncate; n depozitul de arhiv nu se duc lucrurile inutile, pe care, din mil, nu le aruncm. n depozit, denumit de asemenea arhiv, merg documentele de care BNP are potenial nevoie pentru informare i, mai ales, merg documentele ce nc sunt necesare pentru ndeplinirea obligaiilor legale de natur profesional, fiscal, arhivistic etc. Cele dou raiuni de constituire a arhivei nevoia de informare i nevoia de prob, de dovad a activitii impun ca un anumit document s fie uor de localizat i accesat la nevoie; n acest sens, depozitul de arhiv trebuie s fie un spaiu ordonat i corespunztor, n care documentele s fie utilizabile (uor de localizat, regsit, prezentat i citit). Faptul c un anume document exist, aruncat pe un deva, n depozit i nu poate fi localizat i regsit la nevoie face inutil pstrarea lui, deoarece nu i poate atinge scopul; la fel, dac exist un document dar el nu mai poate fi citit, pentru c mucegaiul a afectat hrtia ntr-att nct foile sunt ilizibile. De altfel, textul legii este clar: Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s pstreze documentele n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii ori comercializrii n alte situaii dect cele prevzute de lege. O a doua observaie vizeaz noua cas a documentelor Este evident c ele nu vor mai fi la fel de frecvent consultate i utilizarea lor se va face n alte condiii dect n viaa lor activ. Ca urmare, noul spaiu de pstrare va trebui s fie configurat avnd n vedere noile nevoi de funcionalitate.

Cerine pt depozit19A). NCPEREA Alegerea spaiului Spaiul pentru depozitare arhiv trebuie gndit n funcie de cantitatea de arhiv care este produs. Astfel un BNP dintr-un sat, de pild, nu se poate compara, ca producie de documente pe unitate de timp, cu un19

Informaiile prezentate reprezint un minim necesar. Pentru detalii, a se consulta Instruciuni, art. 81-108 i Regulament arhiv 2012.

Pagina 41 din 72

birou notarial din Bucureti, de pild. O producie mai mare de hrtii pe an implic automat un spaiu de depozitare mai mare. Cum primele eliminri semnificative de documente se produc dup 5-10 ani, trebuie s avem n vedere acest interval. Adic, dac, de exemplu, ntr-un an s-au produs cam 5 metri liniari20 (n continuare, m.l.) de arhiv, spaiul iniial necesar pentru depozitare va fi minim 5 x 5 = 25 m.l. sau, mai sigur, 5 x 10 m.l. Evident c rata de golire a depozitului nu va fi de 100%, ns alegerea unei ncperi suficient de largi pentru a primi o astfel de cantitate asigur, mcar pentru 10 ani, un spaiu pentru depozitarea arhivei.

Figura 19: Metrul liniar de arhiv.

Siguran i securitate Depozitul trebuie apoi s asigure nite condiii de siguran i securitate fizic pentru documente. Pe de o parte, ncperea trebuie s nu fie expus la factori de risc ce ar putea deteriora documentele. Nu trebuie s fie traversat de conducte, evi de alimentare cu ap/gaz ori canalizare. Nu trebuie s fie expuse la incendii (s nu aib instalaii de gaz sau curent electric defecte, s nu fie folosit focul deschis sau radiatoare i reouri, s nu se fumeze n incinta depozitului etc.) Nu trebuie s fie plasate n camere expuse la inundaii (de pild, n camere la subsol, cu ferestre la nivelul strzii, care permit scurgerea apelor pluviale n depozit). Spaiul de depozitare nu trebuie expus direct razelor solare (ferestrele vor fi mascate cu parasolare). De remarcat faptul c hrtia are o greutate specific mare i, ca urmare, rafturile de arhiv trebuie plasate n ncperi care au un planeu inferior suficient de rezistent. Msurile de securitate fizic implic asigurarea antiefracie a depozitului. Geamurile mai ales dac dau spre exteriorul cldirii vor fi dublate cu gratii. Ua de intrare, n msura posibilului, nu va fi n spaiul de circulaie public i va fi inut ncuiat.

20

n arhivistic, spaiul ocupat de arhiv se msoar n metri liniari. Un metru liniar este echivalentul cantitii de dosare aezate pe cant, unul dup altul (asemntor crilor dintr-o bibliotec), care ncape pe o poli de 1 metru lungime (Figura 19).

Pagina 42 din 72

Depozitul de arhiv trebuie ntreinut n permanent, ca un spaiu curat, fr ageni duntori. Ca urmare, se va proceda periodic la desprfuire, curire mecanic, dezinsecie i deratizare (se recomand ca dezinfecia, dezinsecia i deratizarea depozitelor de arhiv s fie fcut cel puin o dat la 5 ani.) Depozitele vor fi prevzute cu mijloace de stingere a incendiilor, plasate n locuri care s faciliteze intervenia n cazul unui incident (de pild, extinctoarele nu vor fi plasate n captul cel mai ndeprtat al depozitului). Extinctoarele i sistemele de stingere nu vor fi pe baz de spum, ci doar pe baz de dioxid de carbon sau, n cazul instalaiei de stingere automat, pe baz de vapori de ap sau gaze inerte. La modul ideal, depozitele trebuie dotate cu mijloace de alarmare i semnalizare anti-incendiu. B). MEDIU DE PSTRARE Hrtia este un material organic i el poate fi afectat de condiiile de mediu necorespunztoare. n prezent, reglementrile aflate n vigoare n Romnia recomand pentru depozitele care pstreaz documente pe suport de hrtie o temperatur de 1524 oC i o umiditate de 5060 %. Aceti parametrii se pot msura cu aparate speciale, numite termo-higrometre. O temperatur i o umiditate ridicat creeaz premise pentru apariia mucegaiurilor i ciupercilor de diferite feluri. O temperatur i o umiditate sczut duce la uscarea excesiv a hrtiei i, combinat cu eventualele expuneri la razele soarelui, duce la frmiarea documentelor. n mod particular, variaiile brute de temperatur sunt deosebit de duntoare (de pild, un document adus din depozitul de arhiv de la 5 C, n camera de lucru la 22 C prezint un oc termic de 17 C, care duce la formarea condensului pe document; acesta din urm poate deteriora cerneala semnturilor, a tampilei i poate i a textului documentului). Un aspect adeseori ignorat l reprezint aerisirea depozitelor. Trebuie precizat c aerisirea dirijat i ventilarea permit att asigurarea parametrilor climatici (de pild, o aerisire n timpul iernii asigur scderea umiditii n depozite), ct i evitarea fixrii i dezvoltrii ciupercilor i fungilor de rafturi, cutii etc., prin crearea unui curent de aer. Ca regul, se va aerisi depozitul atunci cnd temperatura exterioar este cu cel puin 5 grade mai mic dect cea din interior; la fel, nu se va aerisi atunci cnd atmosfera exterioar prezint umiditate ridicat (de pild, cnd plou). C). MIJLOACE DE DEPOZITARE ARHIV Din motive de protecie (n caz de incendiu, inundaie etc.), de acces i de folosire, u.a. nu vor fi depozitate pe jos n arhiv, ci vor fi aezate pe un mobilier specific (rafturi, rastele, dulapuri etc.), denumit generic mijloace de pstrare arhiv. Se recomand evitarea mobilierului de lemn, care poate constitui un accelerator n caz de incendiu. De asemenea, rafturile metalice care sun tratate cu m