APLIKASI DAILY ACTIVITY DOKUMEN USER MANUAL (BackOffice)pranata.kemenkeu.go.id/website/3/Aplikasi Daily Activity_ Dokumen U… · akurat. Setiap hasil rapat dibutuhkan evaluasi dari

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

APLIKASI DAILY ACTIVITY

DOKUMEN USER MANUAL

(BackOffice)

Jakarta, September 2008

Ni Made Watimena S Nip.060076404

Pusintek Setjen Departemen Keuangan

September 2008

Dokumen User Manual Daily Activity (Administrator)

Pushaka – Pusintek

DAFTAR ISI Hal

1. Pendahuluan ................................................................................. 1

1.1 Latar Belakang ................................................................................. 1

1.2 Tujuan ................................................................................. 1

1.3 Ruang Lingkup ................................................................................. 2

1.4 Spesifikasi Modul Terintegrasi ................................................................................. 2

1.5 Alur Proses Matrik Rapim ................................................................................. 4

2. Prosedur Login ................................................................................. 5

3. Main Menu ................................................................................. 7

4. Matriks Rapim ................................................................................. 9

4.1 Permintaan Rapat ................................................................................. 9

4.2 Persetujuan Rapat ................................................................................. 16

4.3 Persiapan Rapat ................................................................................. 19

4.4 Pelaksanaan Rapat ................................................................................. 25

4.5 Penundaan Rapat ................................................................................. 31

4.6 Pembatalan Rapat ................................................................................. 33

4.7 Dashboard Rapat ................................................................................. 26

4.8 Daftar Rapat ................................................................................. 37

4.9 Daftar File ................................................................................. 40

5. Kalender Kegiatan ................................................................................. 44

5.1 Permintaan Kegiatan ................................................................................. 44

5.2 Persetujuan Kegiatan ................................................................................. 47

5.3 Persiapan Kegiatan ................................................................................. 49

5.4 Pelaksanaan Kegiatan ................................................................................. 51

5.5 Penundaan Kegiatan ................................................................................. 52

5.6 Pembatalan Kegiatan ................................................................................. 54

5.7 Daftar Kegiatan ................................................................................. 56

6. SMS Gateway ................................................................................. 60

6.1 Incoming SMS ................................................................................. 60

6.2 Outgoing SMS ................................................................................. 61

6.3 Broadcast SMS ................................................................................. 62

6.4 Broadcastes SMS ................................................................................. 64

6.5 Send SMS ................................................................................. 65

i



7. Perhatian Publik ................................................................................. 67

7.1 Web Referensi ................................................................................. 67

7.2 Tipe Dokumen ................................................................................. 71

7.3 Topik Artikel ................................................................................. 72

7.4 Daftar Artikel ................................................................................. 73

8. Matriks Monitoring ................................................................................. 77

8.1 Setup Item Data ................................................................................. 77

8.2 Input Data ................................................................................. 78

8.3 Display Data ................................................................................. 81

9. Menu Referensi ................................................................................. 82

9.1 Unit ................................................................................. 82

9.2 Status ................................................................................. 85

9.3 Rapat Supervisor ................................................................................. 85

9.4 Jenis File ................................................................................. 88

9.5 Kelompok Arsip ................................................................................. 90

9.6 Subkelompok Arsip ................................................................................. 91

10. Control Panel ................................................................................. 94

10.1 User Setup ................................................................................. 94

10.2 Member List ................................................................................. 98

11. Penutup ................................................................................. 1022

ii



DAFTAR GAMBAR Hal

Gambar 2.1. User Login ....................................................... 5

Gambar 2.2. Message User Login ....................................................... 6

Gambar 3.1. Main Menu ....................................................... 7

Gambar 3.2. Detil Main Menu ....................................................... 8

Gambar 4.1.1. Menu ”Permintaan Rapat” ....................................................... 9

Gambar 4.1.2. Menu Utama Permintaan Rapat ....................................................... 9

Gambar 4.1.3. Form Perekaman Rapat ....................................................... 10

Gambar 4.1.4. Daftar Inisiator ....................................................... 10

Gambar 4.1.5. Kalender ....................................................... 11

Gambar 4.1.6. Daftar Jenis Rapat ....................................................... 12

Gambar 4.1.7. Form Add Image ....................................................... 12

Gambar 4.1.8. Form Parameter Pencarian data

Permintaan Rapat

....................................................... 13

Gambar 4.1.9 Contoh hasil Pencarian data

Permintaan Rapat

....................................................... 14

Gambar 4.1.10 Form Edit Permintaan Rapat ....................................................... 15

Gambar 4.1.11 Form Agenda ....................................................... 15

Gambar 4.1.12 Form Add Agenda Rapat ....................................................... 16

Gambar 4.1.13 Contoh Penambahan Agenda ....................................................... 16

Gambar 4.2.1. Menu ”Persetujuan Rapat” ....................................................... 17

Gambar 4.2.2. Menu Utama Persetujuan Rapat ....................................................... 17

Gambar 4.2.3 Show Detil Persetujuan Rapat ....................................................... 18

Gambar 4.2.4 Message ”Disetujui” ....................................................... 18

Gambar 4.2.5 Message ”Ditunda” ....................................................... 19

Gambar 4.3.1. Menu ”Persiapan Rapat” ....................................................... 19

Gambar 4.3.2 Menu Utama ”Persiapan Rapat” ....................................................... 20

Gambar 4.3.3 Show Detil Persiapan Rapat ....................................................... 20

Gambar 4.3.4 Form Add Agenda Persiapan Rapat ....................................................... 21

Gambar 4.3.5 Form Add Peserta ....................................................... 22

Gambar 4.3.6 Message Peserta Rapat ....................................................... 22

Gambar 4.3.7 Form Add file bahan Rapat ....................................................... 23

Gambar 4.3.8 File Upload ....................................................... 23

Gambar 4.3.9 Message ”Persiapan OK” ....................................................... 24

Gambar 4.4.1. Menu ”Pelaksanaan Rapat” ....................................................... 25

iii



Gambar 4.4.2 Form I Pelaksaan Rapat .............................................................. 25

Gambar 4.4.3 Form II Pelaksaan Rapat .............................................................. 26

Gambar 4.4.4 Tampilan layar Peserta .............................................................. 26

Gambar 4.4.5 Tampilan layar Bahan Rapat .............................................................. 27

Gambar 4.4.6 Tampilan layar Agenda .............................................................. 27

Gambar 4.4.7 Tampilan layar Kesimpulan .............................................................. 27

Gambar 4.4.8 Form pengisian Kesimpulan .............................................................. 28

Gambar 4.4.9 Tampilan layar Tindak Lanjut .............................................................. 28

Gambar 4.4.10 Form Tindak Lanjut .............................................................. 29

Gambar 4.4.11 Informasi Tindakan .............................................................. 30

Gambar 4.4.12 Form Komentar .............................................................. 31

Gambar 4.5.1. Menu ”Penundaan Rapat” .............................................................. 31

Gambar 4.5.2 Menu Utama Penundaan Rapat .............................................................. 32

Gambar 4.5.3 Detil Penundaan Rapat .............................................................. 32

Gambar 4.5.4 Message ”Jadwal Ulang”

Penundaan Rapat

.............................................................. 33

Gambar 4.5.5 Message ”Dibatalkan”

Penundaan Rapat

.............................................................. 33

Gambar 4.6.1. Menu ”Pembatalan Rapat” .............................................................. 34

Gambar 4.6.2 Menu Utama Pembatalan Rapat ............................................................. 34

Gambar 4.6.3 Detil Pembatalan Rapat .............................................................. 35


Pembatalan Rapat

.............................................................. 35

Gambar 4.6.5 Message ”Delete” Pembatalan

Rapat

.............................................................. 36

Gambar 4.7.1. Menu ”Dashboard Rapim” .............................................................. 36

Gambar 4.8.1. Menu ”Daftar Rapat” .............................................................. 37

Gambar 4.8.2 Form Jadwal Rapat .............................................................. 38

Gambar 4.9.1. Menu ”Daftar File” .............................................................. 40

Gambar 4.9.2 Form Entry Daftar File .............................................................. 41

Gambar 4.9.3 Form Upload file .............................................................. 41

Gambar 4.9.4 Form Edit Daftar File .............................................................. 42

Gambar 4.9.5 Message ”Delete” Daftar File .............................................................. 43

Gambar 5.1 Menu Utama Kalender

Kegiatan

.............................................................. 44

iv



Gambar 5.1.1 Menu Utama Permintaan

Kegiatan

.............................................................. 45

Gambar 5.1.2 Layar Rincian Kegiatan per

Eselon I

.............................................................. 45

Gambar 5.1.3 Form Edit Kegiatan .............................................................. 46

Gambar 5.1.4 Save Permintaan Kegiatan .............................................................. 46

Gambar 5.1.5 Delete Permintaan Kegiatan .............................................................. 47

Gambar 5.2.1 Menu Utama Persetujuan

Kegiatan

.............................................................. 48

Gambar 5.2.2 Layar Rincian Persetujuan

Kegiatan

.............................................................. 48

Gambar 5.2.3 Message ”Disetujui” .............................................................. 49

Gambar 5.2.4 Message ”Ditunda” .............................................................. 49

Gambar 5.3.1 Menu Persiapan Kegiatan .............................................................. 50

Gambar 5.3.2 Layar Rincian Persiapan

Kegiatan

.............................................................. 50

Gambar 5.3.3 Message ”Persiapan” .............................................................. 51


Gambar 5.4.1 Menu Utama Pelaksanaan

Kegiatan

.............................................................. 51

Gambar 5.4.2 Layar Rincian Pelaksanaan

Kegiatan

.............................................................. 52


Gambar 5.5.1 Menu Utama Penundaan

Kegiatan

.............................................................. 53

Gambar 5.5.2 Layar Rincian Penundaan

Kegiatan

.............................................................. 53

Gambar 5.5.3 Message ”Jadwal Ulang” .............................................................. 54

Gambar 5.5.4 Message ”Dibatalkan” .............................................................. 54

Gambar 5.6.1 Menu Utama Pembatalan

Kegiatan

.............................................................. 55

Gambar 5.6.2 Layar Rincian Pembatalan

Kegiatan

.............................................................. 55

Gambar 5.6.3 Message ”Jadwal Ulang” .............................................................. 56

Gambar 5.6.4 Message ”Hapus Kegiatan” .............................................................. 56

Gambar 5.7.1 Daftar Kegiatan .............................................................. 57

v



Gambar 5.7.2 Layar Perekaman Kegiatan .............................................................. 57

Gambar 5.7.3 Layar Edit Kegiatan .............................................................. 59

Gambar 5.7.4 Message ”Delete” 59

Gambar 6.1 Menu Utama SMS Gateway .............................................................. 60

Gambar 6.1.1 Menu Incoming Gateway .............................................................. 61

Gambar 6.1.2 Message Delete .............................................................. 61

Gambar 6.2.1 Menu Outgoing SMS .............................................................. 62

Gambar 6.3.1 Menu Broadcast SMS .............................................................. 62

Gambar 6.3.2 Form Perekaman Broadcast

SMS

.............................................................. 63

Gambar 6.4.1 Menu Broadcasted SMS .............................................................. 65

Gambar 6.5.1 Menu Send SMS .............................................................. 66

Gambar 6.5.2 Form Perekaman Send SMS .............................................................. 66

Gambar 7.1 Menu Utama Perhatian Publik .............................................................. 68

Gambar 7.1.1 Menu Web Referensi .............................................................. 68

Gambar 7.1.2 Form Perekaman Web

Referensi

.............................................................. 69

Gambar 7.1.3 Message Save .............................................................. 69

Gambar 7.1.4 Form Update Web Referensi .............................................................. 70

Gambar 7.2.1 Menu Tipe Dokumen .............................................................. 71

Gambar 7.2.2 Form Perekaman Tipe

Dokumen

.............................................................. 71

Gambar 7.2.3 Form Update Tipe Dokumen .............................................................. 72

Gambar 7.3.1 Menu Utama Topik Artikel .............................................................. 73

Gambar 7.3.2 Form Perekaman Topik

Artikel

.............................................................. 74

Gambar 7.3.3 Detil Topik Artikel .............................................................. 75

Gambar 7.4.1 Menu Daftar Artikel .............................................................. 76

Gambar 7.4.2 Form Update Artikel .............................................................. 76

Gambar 8.1 Menu Matrik Monitoring .............................................................. 77

Gambar 8.1.1 Menu Setup Item Data .............................................................. 77

Gambar 8.1.2 Form Perekaman Matrik .............................................................. 78

Gambar 8.2.1 Menu Utama Input Data .............................................................. 79

Gambar 8.2.2 Detil Input Data .............................................................. 79

Gambar 8.2.3 Form Rekam Item Matrik .............................................................. 79

Gambar 8.2.4 Form Rekam Sub Item .............................................................. 80

vi



Gambar 8.2.5 Form Status Tindakan .............................................................. 80

Gambar 8.3.1 Menu Utama Display Data .............................................................. 81

Gambar 8.3.2 Detil Display Data .............................................................. 81

Gambar 9.1 Menu Utama Referensi .............................................................. 80

Gambar 9.1.1 Menu Utama Unit .............................................................. 83

Gambar 9.1.2 Form Unit .............................................................. 83

Gambar 9.1.3 Form Edit Unit .............................................................. 84

Gambar 9.1.4 Message ”Delete” Unit .............................................................. 85

Gambar 9.2.1 Menu Utama Status .............................................................. 85

Gambar 9.3.1 Menu Utama Rapat Supervisor .............................................................. 86

Gambar 9.3.2 Form Rapat Supervisor .............................................................. 86

Gambar 9.3.3 Form Edit Rapat Supervisor .............................................................. 87

Gambar 9.3.4 Message ”Delete” Rapat

Supervisor

.............................................................. 87

Gambar 9.4.1 Menu Utama Jenis File .............................................................. 88

Gambar 9.4.2 Form Jenis File .............................................................. 89

Gambar 9.4.3 Message ”Delete” Jenis File .............................................................. 89

Gambar 9.5.1 Menu Utama Kelompok Arsip .............................................................. 90

Gambar 9.5.2 Form Kelompok Arsip .............................................................. 90

Gambar 9.5.3 Message ”Delete” Kelompok

Arsip

.............................................................. 91

Gambar 9.6.1 Menu Utama Subkelompok

Arsip

.............................................................. 92

Gambar 9.6.2 Form Subkelompok Arsip .............................................................. 92

Gambar 9.6.3 Message ”Delete”

Subkelompok Arsip

.............................................................. 93

Gambar 9.6.4 Form Edit SubKelompok

Arsip

.............................................................. 93

Gambar 10.1.1 Menu Utama User Setup .............................................................. 94

Gambar 10.1.2 Form User Setup dengan hak

akses Matrik Rapim

.............................................................. 95


akses Kalender Kegiatan

.............................................................. 95


akses SMS Gateway

.............................................................. 96

vii




akses Perhatian Publik

.............................................................. 96


akses Referensi

.............................................................. 97


akses Control Panel

.............................................................. 97

Gambar 10.1.8 Contoh form pengisian User

Setup

.............................................................. 98

Gambar 10.2.1 Menu Utama Member List .............................................................. 98

Gambar 10.2.2 Form Perekaman Member List .............................................................. 99

Gambar 10.2.3 Form Edit Member List .............................................................. 100

Gambar 10.2.4 Message ”Delete” Member

List

.............................................................. 101

viii

Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)

Pushaka – Pusintek 1

1 Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Untuk mendukung tugas sehari-hari Menteri Keuangan dalam

menjalankan aktivitasnya dengan frekuensi yang begitu tinggi maka diperlukan

adanya suatu pengelolaan yang baik dan akurat sesuai dengan tingkat

kepentingannya terutama yang berkaitan dengan kegiatan rapat yang perlu dan

harus dihadiri oleh Menteri Keungan. Inisiator atau permintaan rapat dapat

berasal dari Menteri Keuangan atau dari Unit Eselon I di lingkungan

Departemen Keuangan maupun dari Departemen Lain. Agenda rapat yang

dibahas tidak hanya meliputi kondisi internal Departemen Keuangan saja akan

tetapi juga meliputi kondisi ekonomi yang menjadi perhatian publik. Oleh

sebab itu, untuk mendukungnya diperlukan informasi yang memadai dan

akurat. Setiap hasil rapat dibutuhkan evaluasi dari pelaksanaan tindak lanjut

sehingga Menteri Keuangan dapat menentukan langkah lebih lanjut dari hasil

pelaksaan rapat pimpinan tersebut.

1.2 Tujuan

Dokumen manual ini dimaksudkan untuk membantu PUSHAKA (Pusat

Analisa dan Harmonisasi Kebijakan) sebagai unit kerja yang bertanggung jawab

atas ketersediaan informasi yang dibutuhkan oleh Menteri Keuangan dan Unit-

Unit Eselon I dilingkungan Departemen Keuangan sehingga aktivitas yang

dijalankannya dapat direncanakan, dipersiapkan, dilaksanakan serta dievaluasi

hasilnya.

Diharapkan dengan adanya dokumen manual ini, dapat diperoleh manfaat

antara lain sebagai berikut :

Memberi kemudahan dan membantu PUSHAKA dalam menyimpan dan

mengelola segala informasi yang berkaitan dengan kegiatan rapat

pimpinan, sehingga dapat diakses dengan mudah dan cepat jika

dibutuhkan sewaktu waktu.

Memberi kemudahan dan membatu PUSHAKA dalam mengevaluasi hasil

tindak lanjut hasil rapat dari setiap Unit Eselon 1 yang menjadi

penanggung jawabnya.



• Memberi kemudahan pengaturan jadwal aktivitas Menteri Keuangan

sehari-hari baik berupa kegiatan rapat pimpinan maupun kegiatan lainnya.

1.3 Ruang Lingkup

1.3.1 Dapat diperoleh informasi kegiatan Rapat Pimpinan, mulai dari

Permintaan Rapat, Persetujuan Rapat, Persiapan Rapat, Pelaksanaan

Rapat, Penundaan Rapat dan Pembatalan Rapat hingga sampai kepada

hasil evaluasi Tindak Lanjut Rapat. Segala informasi yang terkait

dengan rapat diharapkan dapat diakses melalui modul ini.

1.3.2 Menjadi tugas Administrator untuk mengatur hak akses setiap user, baik

user PUSHAKA maupun Unit Eselon I lainnya di lingkungan

Departemen Keuangan

1.3.3 Administrator bertugas dan bertanggung jawab mengelola semua tabel

Referensi yang tersedia antara lain : tabel Unit, tabel Status, tabel Rapat

Supervisor, tabel Jenis File, tabel Kelompok Arsip dan tabel

Subkelompok Arsip.

1.4 Spesifikasi Modul Terintegrasi

Adapun spesifikasi sistem yang dibutuhkan untuk bisa menjalankan aplikasi

antara lain :

Sistem Operasi Windows XP / Server / Vista Linux OS Mac OS

Database Server MySQL Server 5.0

Web Server Apache 2.0 Programming Language PHP 5.0

External Application

Microsoft Office Open Office Adobe Acrobat Reader Winzip

Web Browser

Mozilla Firefox Internet Explorer Opera Safari



Adapun spesifikasi hardware untuk server yang disarankan agar bisa mendukung

sistem :

Processor Intel Xeon 1.6Ghz

Memory 2 GB ECC DDR2

Harddisk SATA 160 GB

Jaringan Ethernet Card support 10/100/1000 Mbps

Adapun spesifikasi hardware untuk client yang disarankan agar bisa

menggunakan sistem

Processor Intel Pentium 4 1.6 Ghz

Memory 512 MB DDR2

Harddisk IDE / SATA 80GB

Jaringan Ethernet Card support 10/100 Mbps



1.5 Alur Proses Matriks Rapim

Urutan proses aliran data pada modul Matriks Rapim ini digambarkan pada diagram berikut

ini :

Permintaan Rapat • Jadwal Rapat • Tema Rapat • Agenda

Pelaksanaan Rapat • Keputusan • Tindak Lanjut • File Hasil Rapat • Status Tindak Lanjut • Komentar

Disetujui Persiapan Rapat • Peserta Rapat

• File Bahan Rapat

Penundaaan Rapat

Persetujuan Rapat

Pembatalan Rapat

Tunda Rapat

Jadwal Ulang

Batalkan Rapat

Jadwal Ulang

Selesai

Mulai

Hapus Rapat



2 Prosedur Login

Prosedur Login ini berguna untuk dapat membatasi akses terhadap aplikasi,

dibutuhkan fasilitas untuk authorisasi user menggunakan id pengenal (user id)

dan kata kunci (password).

Gambar 2.1 User Login

Petunjuk Kegiatan :

• Aktifkan komputer

• Klik icon Internet Explorer Browser pada Desktop, akan tetapi lebih disarankan

menggunakan Mozilla, Opera maupun Safari.

• Pada kolom Address ketik http://pushaka.depkeu.go.id/daily_activity.

• Tampilan yang akan anda dapatkan adalah tampilan user login seperti gambar

2.1.

• Masukkan user Admin pada kolom ”User”.

• Masukkan password Admin pada kolom ”Password”.

• Klik Tombol ”Login” maka akan muncul layar Main Menu dari menu Daily

Activity Monitoring seperti tampak pada Gambar 3.1 , apabila user id dan

password yang anda isikan tidak terdaftar maupun layar dibiarkan lama tanpa

aktivitas maka akan tampil layar message yang berisi pesan ” Wrong user id /

Kolom “User”

Kolom “Password”

Tombol “Login”

Tombol “Reset”



password entered, or your session was expired ! please re-login ” seperti

gambar 2.2 .

• Tombol Reset berfungsi apabila anda ingin mengosongkan layar isian kolom

user id dan kolom password.

Gambar 2.2 Message User Login



3 Main Menu

Menu Utama setelah Login berhasil adalah tampilan layar Main Menu sepeti gambar

3.1.

Gambar 3.1 Main Menu

• Di tampilan Menu Utama atau gambar 3.1 informasi yang didapat antara lain :

• Nama tabel-tabel yang digunakan dalam aplikasi ini semua tercantum dalam

tampilan layar seperti dalam gambar 3.1.

• Dari setiap nama tabel yang ada dapat juga diketahui jumlah record yang ada

dalam tabel tsb dengan melihat kolom Total ”Record”

• Informasi jumlah record length dari setiap tabel dapat dilihat di kolom Total

”Length”

• Informasi tanggal terakhir tabel tersebut di update dapat dilihat pada kolom

Tanggal ”Update”

• Klik pada icon Main Menu untuk mengekplorasi isi dari menu utama yang

terdiri dari :

1. Matrik Rapim

2. Kalender Kegiatan

3. SMS Gateway

4. Perhatian Publik

5. Matrik Monitoring

Nama “Tabel”

Total “Record”

Total “Length”

Tanggal “Update”

“Main Menu”



6. Referensi

7. Control Panel

Tampilan layar dari sub-sub Main Menu seperti gambar 3.2 berikut ini.

Gambar 3.2 Detil Main Menu

Sub-sub Main Menu



4 Matrik Rapim 4.1 Permintaan Rapat

Menu ini berfungsi untuk memasukkan data Rapat atas permintaan unit-unit

Eselon I. Kegiatan perekaman ini bisa juga dilakukan langsung oleh unit-unit

Eselon I yang bersangkutan dengan menggunakan user masing-masing yang

sudah disiapkan.

Gambar 4.1.1 Menu ”Permintaan Rapat”

• Klik pada menu ”Permintaan Rapat” seperti gambar 4.1.1, selanjutnya akan

tampil layar perekaman data rapat seperti gambar 4.1.2 dibawah ini.

Gambar 4.1.2 Menu Utama Permintaan Rapat

Menu “Permintaan Rapat”

Tombol “Add New Record”

Icon “Edit”

Icon “Delete”

Icon “Show Detil”



• Untuk merekam data rapat baru, klik tombol ”Add New Record”, maka akan

tampak layar seperti gambar 4.1.3

Gambar 4.1.3 Form Perekaman Rapat

Petunjuk Kegiatan :

• Inisiator

Klik pada tombol drop down list untuk memilih inisiator yang sudah terdaftar.

Ada 15 Unit Eselon I yang terdaftar sebagai inisiator rapat, apabila ada Unit

baru yang belum terdaftar maka bisa dilakukan panambahan record baru

melalui Menu Refereni Bab 5. Untuk menghemat tempat tampilan uraian Unit

Eselon I dengan uraian singkat, apabila akan melihat uraian panjang dari Unit

Eselon I tsb dengan cara klik pada tombol sebelah kanan drop down list tsb,

maka tampilan layar seperti gambar 4.1.4.

Gambar 4.1.4 Daftar Inisiator

Tombol “Save”

Tombol “Reload”

Tombol “Batal”

Drop douwn List Inisiator

Tema Rapat

Tanggal Rapat

Jam Mulai

Jam Selesai

Jenis Rapat

Image Title

Tombol “Add”

Tombol “Choose”

Daftar Unit Eselon I

Parameter

Tombol “Show”

Tombol “Advance”



Gambar 4.1.4 menunjukkan daftar Unit Eselon I yang terdaftar, klik pada

tombol ”Choose” untuk memilih Unit Eselon I sebagai inisiator.

Gunakan ”Parameter” apabila ingin mencari Unit Eselon I tertentu, dengan cara

mengetikkan nama Unit Eselon I tsb pada colom ”Parameter” kemudian klik

tombol Show, maka layar akan menampilkan Unit Eselon I itu saja yang sesuai

dengan parameter yang diisikan.

• Tema Rapat

Diisi dengan tema Tema Rapat sesuai dengan tema rapat yang telah

diagendakan.

• Tanggal Rapat

Diisi dengan tanggal rapat yang akan dilaksanakan, di tampilan layar sudah

terisi default tanggal current komputer aktif. Isikan tanggal ini dengan format

dd/mm/yyyy. Dapat juga pengisian tanggal rapat ini dengan melihat kalender

dengan cara clik pada tombol di sebelah kanan kolon tanggal rapat, tampilan

kalender sepert gambar 4.1.5.

gambar 4.1.5 Kalender

• Jam Mulai

Diisi dengan jam/waktu kapan rapat akan dimulai dengan format hh:mm:ss

• Jam Selesai

Diisi dengan jam/waktu rapat tsb selesai dengan format hh:mm:ss

• Jenis Rapat

Kalender



Klik pada tombol drop down list untuk memilih Jenis Rapat. Ada 6 Jenis Rapat

yang ada. Adapun Jenis Rapat tersebut adalah : Rapimum, Rapimsus, Rapimtas,

Rakor dan Forsa. Dapat juga dengan cara klik pada tombol sebelah kanan drop

down list tsb, maka tampilan layar seperti gambar 4.1.6. Untuk memilih Jenis

Rapat yang ada klik pada tombol ”Choose”.

Gambar 4.1.6 Daftar Jenis Rapat

• Image Title

Pilih Image Title yang ada dengan cara klik pada drop down list, pilih Image

Title yang sesuai dengan tema rapat yang ada, maka secara otomatis pada

kolom Image preview akan tampil gambar yang sesuai dengan Image Title.

Apabila dari semua Image Title yang ada tidak sesuai dengan tema rapat, maka

dapat ditambahkan gambar/image dengan cara klik pada tombol ”Add” yang

terletak disebelah ujung paling kanan setelah tombol pilihan Image Title.

Tampilan form seperti gambar 4.1.7.

Gambar 4.1.7 Form Add Image

Daftar Jenis Rapat Tombol “Choose”

Folder Name

Image Title

Browse Image File



Pada kolom Folder Name pilih folder sesuai dengan tema rapat, ada 6 jenis

folder yang disiapkan antara lain : Artikel, Catalog, Event, Leader, Product,

Rapat. Masing-masing folder ini akan menyimpan image file sesuai tema yang

diinginkan.

Isikan pada Image Title dengan judul sesuai tema yang ada.

Pada kolom Image file, klik pada tombol browse untuk memilih file image yang

akan ditambahkan pada folder yang sudah disediakan. Klik tombol ”Save”

untuk Image file kedalam folder atau klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan

semua kegiatan tsb diata.

• Tombol Save

Tombol ”Save” berfungsi bila kegiatan perekaman Permintaan Rapat akan

disimpan

• Tombol Reload

Tombol ”Reload” berfungsi bila semua kolom dalam layar ”Permintaan Rapat”

akan dikosongkan.

• Tombol Cancel

Tombol ”Cancel” berfungsi bila kegiatan perekaman Permintaan Rapat batal

disimpan.

Apabila data dari Permintaan Rapat sudah banyak atau sudah lebih dari 2 layar,

untuk memudahkan pencarian dengan menggunakan parameter yang sudah

disediakan. Parameter tsb seperti tampak pada layar 4.1.8.

Gambar 4.1.8 Form Parameter Pencarian data Permintaaan Rapat

Filter Data Parameter

Tombol “Show”



Ada 8 jenis filter data yaitu berdasarkan Tgl Rapat, Jam Mulai, Jam Selesai,

Tema Rapat, Jenis Rapat, Inisiator, Status Rapat dan Detil. Pilih pada icon

Filrer data berdasarkan salah satu dari 8 jenis filter yang ada kemudian isikan

pada kolom ”Parameter” kata kunci yang akan dicari kemudian klik tombol

”Show”, maka pada layar akan muncul data sesuai dengan parameter dan filter

data yang diinginkan. Seperti tampak pada contoh gambar 4.1.9 dibawah ini.

Gambar 4.1.9 Contoh hasil Pencarian data Permintaan Rapat

Apabila ada perubahan data terhadap Permintaan tersebut, dapat dilakukan Edit

data melalui menu utama Permintaan Rapat seperti pada gambar 4.1.2, pilih

icon ”Edit”, maka akan tampil layar Form Edit Permintaan Rapat seperti

contoh gambar 4.1.10. Form edit ini sama dengan kegiatan Rekam hanya

perbedaannya untuk edit form yang tampil adalah data yang sudah ada hanya

tinggal menambahkan atau meng-update apabila ada elemen yang harus

dilengkapi.

Contoh Filter data “Tgl Rapat”

Contoh Parameter “18/12/2006”

Contoh Hasil Pencarian berdasarkan Tgl Rapat 18/12/2006



Gambar 4.1.10 Form Edit Permintaan Rapat

Untuk penambahan agenda dapat dilakukan melalui menu Permintaan Rapat ini

dengan cara klik tombol ”Show Detil” pada Gambar 4.1.2 Menu Utama

Permintaan Rapat, maka akan tampak seperti gambar 4.1.11 dibawah ini.

Gambar 4.1.11 Form Agenda

Klik pada icon ”Add Agenda” maka akan tampak layar seperti gambar 4.1.12.

elemen yang diisikan cukup pada kolom Agenda Rapat saja. Klik tombol

”Save” apabila akan menyimpan data agenda rapat, klik tombol ”Cancel” bila

kegiatan penambahan agenda rapat tsb akan dibatalkan.

Icon “Add Agenda”



Gambar 4.1.12 Form Add Agenda Rapat

Hasil dari perekaman Agenda baru seperti tampak pada gambar 4.1.13.

apabila Agenda yang ada akan dihapus maka klik pada icon ”Delete” begitu

juga sebaliknya apabila akan melakukan update / edit terhadap agenda yang

ada klik pada ikon ”Edit”

Gambar 4.1.13 Contoh Penambahan Agenda

4.2 Persetujuan Rapat

Di menu kegiatan Persetujuan Rapat ini dilakukan apabila permintaan rapat

yang ada disetujui akan dilaksanakan sesuai permintaan. Yang berhak

melakukan approch terhadap kegiatan Persetujuan Rapat ini hanya bisa

dilakukan oleh petugas ”Admin” saja. Sedangkan pihak user/member hanya

bisa memonitor melalui dashboard yang sudah disediakan. Tanggal dan waktu

Pelaksanaan Rapat dapat berubah tidak sesuai permintaan, karena

Kolom “Agenda Rapat”

Tombol “Save” Tombol “Cancel”

Icon “Delete”

Icon “Edit”

Contoh Agenda Baru



menyesuaikan dengan agenda kegiatan Menteri Keuangan. Semua record yang

ada di Permintaan Rapat pasti tercantum juga di data Persetujuan Rapat dengan

status rapat ”Konfirmasi”. Klik pada menu ”Persetujuan Rapat” seperti tampak

di gambar 4.2.1.

Gambar 4.2.1 Menu ”Persetujuan Rapat”

Tampilan layar berikutnya adalah gambar 4.2.2 seperti dibawah ini yang

menampilkan semua data Perminataan Rapat yang belum mendapatkan

Persetujuan Rapat.

Gambar 4.2.2 Menu Utama Persetujuan Rapat

Petunjuk Kegiatan :

• Icon Show Detil

Menu “Persetujuan Rapat”

Status Rapat “Konfirmasi”


Icon “Disetujui”

Icon “Ditunda”



Klik icon Show Detil untuk melihat lebih detil dari data Permintaan Rapat yang

akan di setujui, tampilan layar seperti gambar 4.2.3

Gambar 4.2.3 Show Detil Persetujuan Rapat

• Icon Disetujui

Klik icon ”Disetujui” ini apabila agenda Permintaan Rapat tsb dapat

dilaksanakan sesuai jadwal. Akan tampil layar message gambar 4.2.4 seperti

dibawah ini, klik ”OK”, maka secara otomatis Permintaan Rapat tsb sudah tidak

tampak dilayar 4.2.2 Menu Utama Persetujuan Rapat dan secara otomatis akan

berpindah ke kegiatan Persiapan Rapat.

Gambar 4.2.4 Message ”Disetujui”

• Icon Ditunda

Icon ini berfungsi apabila Perminataan Rapat tersebut perlu ditinjau ulang,

dikarenakan jadwal yang diminta bentrok dengan jadwal agenda Menteri

Keuangan. Untuk meyakinkan apakah Permintaan Rapat tsb akan ditunda maka

akan tampil layar message gambar 4.2.5 seperti dibawah ini, klik ”OK”, maka

secara otomatif record tersebut berpindah ke menu kegiatan Penundaan Rapat.

Icon “Kembali ke Persetujuan Rapat”



Gambar 4.2.5 Message ”Ditunda”

• Icon Kembali ke Persetujuan Rapat

Icon ini berfungsi untuk kembali ke menu / kegiatan sebelumnya.

4.3 Persiapan Rapat

Di kegiatan Persiapan Rapat ini yang harus dilakukan antara lain :

- Menambahkan Agenda baru atau meng-update / meng-edit data

Agenda yang sudah ada.

- Menambahkan para peserta rapat yang akan hadir dalam rapat tsb.

- Menambahkan file bahan untuk rapat baik dalam bentuk dokumen

maupun bahan presentasi.

Klik pada menu ”Persiapan Rapat” seperti tampak di gambar 4.3.1.

Gambar 4.3.1 Menu ”Persiapan Rapat”

Tampilan layar berikutnya adalah gambar 4.3.2 seperti dibawah ini yang

menampilkan semua data dengan kondisi status rapat ”Persiapan”.

Menu “Persiapan Rapat”



Gambar 4.3.2 Menu Utama ”Persiapan Rapat”

Petunjuk Kegiatan :

• Icon Show Detil

Klik icon show detil ini untuk lebih memastikan isi dari detil persiapan rapat

tsb. Dapat juga dilakukan penambahan agenda baru maupun meng-udate /

meng-edit agenda yang sudah ada. Disamping itu dapat menambahkan para

peserta rapat yang akan hadir dalam rapat tsb juga dapat menambahkan file

bahan rapat baik dalam bentuk dokumen maupun bahan presentasi. Adapun

tampilan gambar detil persiapan rapat seperti gambar 4.3.3 dibawah ini

Gambar 4.3.3 Show Detil Persiapan Rapat


Icon “Persiapan OK”

Status Rapat “Persiapan”

Icon “Add Agenda”

Icon “Add Peserta”

Icon “Add File”

Icon “Edit” Icon “Delete”



Petunjuk Kegiatan:

• Icon Add Agenda

Klik icon Add Agenda apabila persiapan rapat tersebut memerlukan tambahan

agenda baru. Isikan uraian agenda ke dalam kolom ”Agenda Rapat”, kemudian

klik tombol ”Save” apabila agenda rapat tsb akan disimpan, klik tombol

”Reload” bila ingin mengosongkan elemen pada kolom Agenda Rapat, klik

tombol ”Cancel” apabila ingin membatalkan kegiatan tsb dan layar kembali ke

kegiatan yang sebelumnya. Adapun tampilan layar seperti gambar 4.3.4

dibawah ini.

Gambar 4.3.4 Form Add Agenda Persiapan Rapat

• Icon Add Peserta

Klik icon ”Add Peserta” maka akan tampak form untuk menambahkan peserta

rapat yang akan hadir seperti gambar 4.3.5 dibawah ini. Peserta rapat yang

hadir tidak terbatas, hanya di form ini tersedia untuk 5 peserta rapat, apabila

peserta rapat lebih dari itu, maka rekam ulang kegiatan yang sama melalu

icon ”Add Peserta” dan begitu seterusnya. Tanda ”*” di form tsb mempunyai

arti bahwa pada kolom tersebut wajib diisi. Tombol ”Save” berfungsi apabila

data pada form peserta akan disimpan ke dalam database, tombol ”Reload”

berfungsi apabila form yang sudah terisi akan dikosongkan kembali, dan

tombol ”Cancel” berfungsi untuk membatalkan kegiatan perekaman peserta

rapat.

Tombol “Save”

Tombol “Reload” Tombol “Cancel”

Kolom “Agenda Rapat”



Gambar 4.3.5 Form Add Peserta

Klik tombol ”Save” maka akan tampil layar message seperti gambar 4.3.6

yang bermaksud untuk memberitahukan apakah peserta rapat yang ada dalam form

perekaman tsb yakin akan disimpan. Klik tombol ”OK” untuk proses write ke

database, klik tombol ”Cancel” untuk kembali ke layar form perekaman peserta rapat.

Gambar 4.3.6 Message Peserta Rapat

• Icon Add File

Icon ini berfungsi untuk menambahkan file bahan rapat apabila sudah ada. File

yang akan diupload dapat berbentuk file dokumen maupun file bahan

presentasi. Klik pada icon ”Add File” maka akan tampak form seperti gambar

4.3.7 dibawah ini.

Kolom Nama Peserta

Kolom Unit Peserta

Tombol “Cancel”

Tombol “Reload”

Tombol “Save”



Gambar 4.3.7 Form Add file bahan Rapat

Petunjuk Kegiatan :

• Tombol Browse

Tombol browse ini berfungsi untuk menempatkan file bahan rapat. Klik pada

kolom Nama File maupun pada tombol ”Browse” maka akan muncul layar

seperti gambar 4.3.8 dibawah ini. Pilih file yang akan diupload kemudian klik

tombol ”Open”, maka secara otomatis nama file yang dipilih tadi sudah

tercantum di kolom ”Nama File”. Bila file yang akan diupload tidak muncul

dilayar, klik tombol ”Updown” atau tombol ”Up One Level”

Gambar 4.3.8 File Upload

• Deskripsi File

Isikan pada kolom deskripsi file ini uraian dari nama bahan rapat atau hasil

rapat.

Tombol “Browse” Nama File

Kelompok Arsip

SubKelompok Arsip

Lokasi Arsip

Button “Hasil Rapat”

Button “Bahan Rapat”

Tombol “Cancel”

Tombol “Reload” Tombol “Save”

Contoh file yang akan di upload

Tombol “Open”

Tombol “Up One Level”

Tombol “UpDown”

Deskripsi file



• Kelompok Arsip

Pilih kelompok arsip yang terdaftar dengan klik pada tombol drop down list

pada kolom kelompok arsip, ada 14 kelompok arsip yang sudah terdaftar

• SubKelompok Arsip

Kolom subkelompok arsip ini dapat diisi maupun dipilih apabila Kelompok

Arsip sudah terisi terlebih dahulu. List pada subkelompok arsip akan sesuai

dengan kelompok arsip yang sudah dipilih sebelumnya.

• Lokasi Arsip

Isikan kolom Lokasi Arsip dengan uraian tempat dimana arsip tersebut

disimpan, hal ini untuk memudahkan pencarian dokumen apabila diperlukan

dikemudian hari.

• Status File

Pilih radio button di kolom Status File, ada 2 pilihan bila dokumen yang

diupload masih untuk bahan rapat maka klik pada radio button ”Bahan Rapat”

apabila dokumen yang diupload sudah berupa hasil rapat maka klik pada radio

button ”Hasil Rapat”.

• Icon Persiapan Rapat OK

Icon ini berfungsi apabila semua persiapan rapat sudah lengkap. Klik tombol

Persiapan Rapat, maka akan muncul message seperti gambar 4.3.9 dibawah ini.

Gambar 4.3.9 Message ”Persiapan OK”

Klik tombol ”OK” maka record persiapan rapat tersebut secara otomatis akan

berpindah ke Pelaksanaan Rapat dan status rapat berubah menjadi

”Pelaksanaan”, klik tombol ”Cancel” apabila akan membatalkan kegiatan.



4.4 Pelaksanaan Rapat

Rapat yang sudah diagendakan dan sudah dilaksanakan tentunya menghasilkan

kesimpukan dan tindak lanjut. Admin sebagai supervisor berhak

mengupdate/menambahkan agenda, peserta rapat, kesimpulan dan tindak lanjut.

Sedangkan member/unit yang terkait hanya dapat menambahkan komentar yang

ada.

Tampilan gambar menu Pelaksanaan Rapat seperti gambar 4.4.1 dibawah ini.

Gambar 4.4.1 Menu ”Pelaksanaan Rapat”

Klik tombol ”Pelaksanaan Rapat” maka akan tampil menu utama Pelaksanaan

rapat seperti gambar 4.4.2 dan gambar 4.4.3 dibawah ini.

Gambar 4.4.2 Form I Pelaksaan Rapat

Menu “Pelaksanaan Rapat”

Icon Edit Peserta

Icon Delete Peserta

Daftar Peserta



Gambar 4.4.3 Form 2 Pelaksanaan Rapat

Petunjuk Kegiatan :

• Daftar Peserta

Semua peserta rapat yang hadir akan muncul dilayar ini, untuk menambahkan

peserta rapat yang baru klik icon ”Add Peserta”, apabila akan update/edit

peserta rapat klik pada ikon ”Edit Peserta”, dan bila ada peserta rapat yang akan

dihapus klik pada ikon ”Delete Peserta”. Contoh tampilan seperti gambar 4.4.4.

Gambar 4.4.4 Tampilan layar Peserta

• Informasi Lokasi File

Kolom ini menginformasikan antara lain deskripsi file, nama file, kelompok

arsip, subkelompok arsip dan lokasi arsip. Apabila ada penambahan bahan rapat

maupun hasil rapat klik pada tombol ”Add File”.

Untuk update/edit bahan rapat maupun hasil rapat yang sudah ada klik pada

tombol ”Edit File Hasil”. Klik ”Delete File” untuk menghapus file bahan rapat

maupun hasil rapat. Contoh tampilan lokasi file seperti gambar 4.4.5.

Informasi lokasi File

Icon Add Agenda

Komentar

Agenda Rapat

Kesimpulan

Icon “Delete Peserta”

Icon “Edit Peserta

Icon “Add Peserta”



Gambar 4.4.5 Tampilan layar Bahan Rapat

• Agenda Rapat

Daftar agenda rapat dalam pelaksanaan rapat tampak seperti pada gambar 4.4.6.

Agenda rapat tersebut akan menghasilkan suatu kesimpulan maupun beberapa

kesimpulan dalam satu kali pelaksanaan rapat. Untuk menambahkan

kesimpulan klik pada icon ”Add Kesimpulan”, tampilan form ada di gambar

4.4.8.

Gambar 4.4.6 Tampilan layar Agenda

• Kesimpulan

Kesimpulan dari agenda rapat yang dihasilkan dapat dilihat seperti tampak di

gambar 4.4.7 dibawah ini.

Gambar 4.4.7 Tampilan layar Kesimpulan

Icon “Edit File Hasil”

Icon “Delete File”

Icon “Add File”

Icon “Add Kesimpulan”

Icon “Delete Agenda”

Icon “Edit Agenda”

Icon “Edit Kesimpulan

Icon “Delete Kesimpulan”

Icon “Add Tindakan”



Klik tombol ”Edit Kesimpulan” untuk update/edit kesimpulan yang ada. Klik

tombol ”Delete Kesimpulan” untuk menghapus kesimpulan yang ada dan

apabila dalam kesimpulan tersebut menghasilkan tindak lanjut, untuk

menambahkan record baru tindak lanjut melalui icon ”Add Tindakan”. Adapun

form untuk perekaman tindak lanjut seperti gambar 4.4.9.

Gambar 4.4.8 form pengisian Kesimpulan

Isikan uraian hasil kesimpulan rapat pada kolom ”Kesimpulan Rapat”. Tombol

”Save” berfungsi untuk menyimpan hasil kesimpulan rapat. Tombol ”Reload”

berfungsi untuk mengosongkan kolom kesimpulan rapat dan tombol ”Cancel”

berfungsi untuk membatalkan kegiatan perekaman kesimpulan rapat tsb.

• Tindak Lanjut

Kesimpulan rapat yang ditindak lanjuti akan tercatat seperti tampak pada

gambar 4.4.9.

Gambar 4.4.9 Tampilan layar Tindak Lanjut

Kesimpulan Rapat

Tombol “Save”

Tombol “Reload”

Tombol “Cancel”

Komentar

Status Tindakan

Icon “Edit Tindakan”

Icon “Delete Tindakan” Icon “Add Tindakan



Hasil kesimpulan yang ada dapat menghasilkan beberapa tindakan. Klik pada

icon ”Add Tindakan” pada kolom kesimpulan untuk menambahkan record baru

tindak lanjut. Tampilan layar form tindak lanjut seperti tampak pada gambar

4.4.10.

Gambar 4.4.10 Form Tindak Lanjut

Petunjuk Kegiatan :

• Kolom Tindak Lanjut

Berisi uraian tindak lanjut hasil kesimpulan dalam agenda rapat.

• Batas Akhir

Isikan dengan tanggal batas terakhir kesimpulan tersebut ditindaklanjuti. Klik

pada kolom batas akhir maka akan muncul tampilan kalender untuk

mempermudah pengisian.

• Status Tindakan

Kolom ini akan secara otomatis terisi berdasarkan batas akhir yang ditentukan.

Ada 4 kategori status tindakan yaitu, On-Track atau yang berwarna hijau berarti

apabila status tindak lanjut ’SELESAI’ sampai dengan tanggal yang ditentukan

sebagai target penyelesaian tindak lanjut, Alert atau berwarna kuning berarti

apabila status tindak lanjut ’SELESAI’ apabila tanggal lebih dari tanggal yang

ditentukan sebagai target penyelesaian tindak lanjut selisihnya belum melebihi

7 hari, Off-Track atau berwarna Merah berarti apabila status tindak lanjut

’SELESAI’ apabila tanggal sudah lebih 7 hari dari tanggal yang ditentukan

sebagai target penyelesaian tindak lanjut.

Kolom “Tindak Lanjut”

Batas akhir

Status Tindakan

Penanggung Jawab

Tombol “Save” Tombol “Reload”

Tombol “Cancel”



• Penanggung Jawab

Kolom ini berisi daftar unit yang menjadi penanggung jawab dari tindak lanjut

yang ada. Klik pada tombol drop down list maka akan muncul daftar unit yang

akan dipilih.

• Tombol Save, Reload dan Cancel

• Klik tombol ”Save” untuk menyimpan hasil perekaman tindak lanjut, klik

tombol ”Reload” untuk mengosongkan layar yang ada dan klik tombol

”Cancel” apabila akan membatalkan kegiatan perekaman tindak lanjut.

• Komentar

Informasi komentar dari tindak lanjut dapat dilihat dari Gambar 4.4.9 (Layar

Tindak Lanjut) di baris bawah yang tertulis ”Terdapat 0 record komentar, lihat

komentar”, kalimat diatas berarti tindak lanjut tersebut belum ada komentarnya

untuk menambahkan komentar klik pada hyperlink ”Komentar” maka akan

muncul layar Informasi Tindakan seperti gambar 4.4.11 dibawah ini.

Gambar 4.4.11 Informasi Tindakan

Klik tombol ”Add Komentar” pada gambar 4.4.11 untuk menambahkan

komentar pada tindak lanjut, maka akan tampak form perekaman komentar

seperti gambar 4.4.12 dibawah ini.

Tombol “Add Komentar”



Gambar 4.4.12 Form Komentar

Isikan uraian komentar pada kolom ”Komentar”.

Ada 3 jenis tipe komentar yaitu :

- Komentar Tindak Lanjut

- Usulan Perpanjangan Waktu

- Penyelesaian Tindak Lanjut

Klik salah satu pada radio button pada tipe komentar yang ada.

4.5 Penundaan Rapat

Di menu Penundaan Rapat ini kegiatan yang dilakukan adalah memanage

semua data Permintaan Rapat yang tidak disetujui sehingga perlu penjadwalan

ulang maupun agenda Permintaan Rapat tersebut dibatalkan. Tampilan gambar

menu Penundaan Rapat seperti gambar 4.5.1 dibawah ini.

Gambar 4.5.1 Menu ”Penundaan Rapat”

Menu “Penundaan Rapat”

Kolom Komentar

Tipe Komentar



Klik pada menu ”Penundaan Rapat” maka akan tampil Menu Utama Penundaan

Rapat seperti gambar 4.5.2 dibawah ini.

Gambar 4.5.2 Menu Utama Penundaan Rapat

Petunjuk Kegiatan :

• Icon Show Detil

Klik icon show detil ini untuk lebih memastikan isi dari detil penundaan rapat

tsb. Tampilan gambar detil penundaan rapat seperti gambar 4.5.3 dibawah ini.

Gambar 4.5.3 Detil Penundaan Rapat

• Icon Jadwal Ulang

Klik icon Jadwal Ulang apabila Penundaan Rapat tersebut akan dimintakan

kembali untuk dijadwal Ulang. Klik icon ”Jadwal Ulang” maka akan tampil

message untuk memastikan apakah record tsb akan dijadwal ulang. Tampilan

layar message seperti gambar 4.5.4. Kegiatan Jadwal Ulang ini bila dilakukan

Status Rapat “Ditunda”


Icon “Jadwal Ulang”

Icon “Dibatalkan”



maka akan secara otomatis memindahkan record Penundaan Rapat tsb ke daftar

Permintaan Rapat dan sekaligus juga terdaftar di Persetujuan Rapat.

Gambar 4.5.4 Message ”Jadwal Ulang” Pembatalan Rapat

• Icon Dibatalkan

Icon ”Dibatalkan” ini berfungsi untuk merubah status rapat dari ”Ditunda”

menjadi ”Dibatalkan” dan secara otomatis record yang dibatalkan tersebut akan

berpindah ke menu Pembatalan Rapat. Klik icon ”Dibatalkan” maka akan

tampil message untuk memastikan apakah record tsb akan dibatalkan. Tampilan

layar message seperti gambar 4.5.5.

Gambar 4.5.5 Message ”Dibatalkan” Pembatalan Rapat

4.6 Pembatalan Rapat

Di kegiatan Menu Pembatalan Rapat ini adalah memanage semua data

Penundaan Rapat yang telah dibatalkan sehingga memerlukan penjadwalan

ulang maupun data Penundaan Rapat tersebut akan dihapus. Adapun tampilan

gambar menu Pembatalan Rapat seperti gambar 4.6.1 dibawah ini.



Gambar 4.6.1 Menu ”Pembatalan Rapat”

Klik pada menu ”Pembatalan Rapat” maka akan tampil Menu Utama

Pembatalan Rapat seperti gambar 4.6.2 dibawah ini.

Gambar 4.6.2 Menu Utama Pembatalan Rapat

Petunjuk Kegiatan :

• Icon Show Detil

Klik icon show detil ini untuk lebih memastikan isi dari detil pembatalan rapat

tsb. Klik icon ”Kembali ke Pembatalan Rapat” apabila ingin menampilkan layar

sebelumnya. Tampilan gambar detil Pembatalan Rapat seperti gambar 4.6.3

dibawah ini

Menu “Pembatalan Rapat”



Icon “Delete”



Gambar 4.6.3 Detil Pembatalan Rapat

• Icon Jadwal Ulang

Klik icon Jadwal Ulang apabila Pembatalan Rapat tersebut akan dimintakan

kembali untuk dijadwal Ulang. Klik icon ”Jadwal Ulang” maka akan tampil

message untuk memastikan apakah record tsb akan dijadwal ulang. Tampilan

layar message seperti gambar 4.6.4. Kegiatan Jadwal Ulang ini bila dilakukan

maka akan secara otomatis memindahkan record Pembatalan Rapat tsb ke

daftar Permintaan Rapat dan sekaligus juga ke daftar Persetujuan Rapat.

Gambar 4.6.4 Message ”Jadwal Ulang” Pembatalan Rapat

• Icon Delete

Icon Delete ini berfungsi apabila agenda Pembatalan Rapat dengan status rapat

”Dibatalkan” ini tidak mendapat rekomendasi untuk dijadwal ulang sehingga

agenda rapat tersebut harus dihapus. Klik tombol icon ”Delete” maka akan

tampil message untuk memastikan apakah record dengan status rapat dibatalkan

tsb betul-betul akan dihapus dari database. Tampilan message ”Delete” seperti

gambar 4.6.5 dibawah ini.

Icon “Kembali ke Pembatalan Rapat”



Gambar 4.6.5 Message ”Delete” Pembatalan Rapat

4.7 Dashboard Rapat

Modul ini akan menampilkan informasi dalam bentuk grafik, gauge dan tabel

statistik.

Fungsinya agar mempermudah evaluasi status rapat, status pelaksanaan tindak

lanjut, dan jumlah arsip yang berhasil dikumpulkan dari kegiatan rapat

berdasarkan kelompoknya.

Tabel statistik akan menampilkan jumlah tindak lanjut rapat berdasarkan status

nya per eselon 1 yang menjadi penanggung jawabnya. Apabila jumlah tersebut

di-klik maka akan tampil daftar tindak lanjut rapat sesuai dengan status tindak

lanjut dan penanggung jawab yang dipilih.

Tampilan dashboard masih dalam pembangunan, oleh karena itu belum kami

sajikan dalam manual ini.

Gambar 4.7.1 Menu ”Dashboard Rapat”

Menu “Dashboard Rapat”



4.8 Daftar Rapat

Menu ini ditujukan agar pengguna aplikasi khususnya Administrator mudah

melakukan pencarian data rapat sesuai dengan karakteristik modul sebagai

berikut :

Multi kriteria

Antar kriteria dihubungkan dengan kondisi “AND”

Item data yang dapat dicari antara lain :

o Tanggal Rapat (Menggunakan batas awal & akhir tanggal pencarian)

o Tema Rapat

o Jenis Rapat

o Inisiator Rapat

o Jam Mulai

o Jam Selesai

o Status Rapat

o Quality Control

o Detail

Disamping itu menu ini juga berfungsi untuk memonitor sudah sejauh mana

status rapat tersebut, hal ini dapat diketahui dengan melihat pada gambar 4.8.1

kolom “Status Rapat”.

Gambar 4.8.1 Menu ”Daftar Rapat”

Untuk penambahan record baru rapat, tekan tombol ”Add New Record”, maka

akan tampak form perekaman jadwal rapat seperti gambar 4.8.2 berikut ini.

Daftar Rapat



Icon “Edit Jadwal”

Icon “Delete”



Gambar 4.8.2 Form Jadwal Rapat

Petunjuk Kegiatan :

• Inisiator

Isikan kolom inisiator dengan memilih tombol drop down list yang ada, atau

dapat juga dengan klik pada tombol paling kanan maka akan muncul layar

seperti dibawah ini.

Klik pada hyperlink ”Choose” untuk memilih Unit Eselon I sebagai

inisiatornya.

• Tema Rapat

Isikan kolom tema rapat dengan uraian tema rapat yang ada

• Tgl Rapat

Inisiator

Tema Rapat

Tgl Rapat

Jam Mulai

Jam Selesai

Jenis Rapat

Image Title

Status Rapat Tombol “Save”

Tombol “Reload”

Tombol “Cancel”

“Choose”



Isikan kolom tanggal rapat dengan format yang sudah ditentukan yaitu

dd/mm/yyyy atau dengan klik tombol paling kanan maka akan muncul layar

kalender seperti berikut ini.

• Jam Mulai

Isikan kolom jam mulai dengan format hh:mm:ss

• Jam Selesai

Isikan kolom jam selesai dengan format hh:mm:ss

• Jenis Rapat

Isikan kolom jenis rapat dengan cara memilih daftar yang sudah ada, klik drop

down list maka akan muncul 6 jenis rapat.

• Image Title

Isikan kolom image title dengan cara memilih image yang sudah tersedia,

apabila pilihan gambar yang tersedia tidak memenuhi kriteria dengan tema

rapatnya maka dapat menambahkan image baru. Klik tombol ”Add” yang

terletak di paling kanan dari kolom image title, maka layar form akan tampak

sebagai berikut.

• Status Rapat

Isikan kolom status rapat dengan memilih list yang ada, adapun status rapat ada

5 jenis yaitu : konfirmasi, persiapan, pelaksanaan, ditunda dan dibatalkan.

Layar Kalender



• Tombol Save, Reload, Cancel

Semua kolom diatas wajib diisi kecuali kolom status rapat, jenis rapat dan

image title. Klik tombol ”Save” untuk menyimpan, klik tombol ”Reload” untuk

mengosongkan semua kolom yang ada dan klik tombol ”Cancel” untuk

membatalkan kegiatan perekaman.

4.9 Daftar File

Menu ini berfungsi untuk mengetahui dan mendapatkan secara mudah dalam

pencarian dokumen. Untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian

nantinya semua dokumen bahan rapat maupun hasil rapat baik dalam bentuk

softcopy maupun hardcopy dikelompokkan berdasarkan kelompok arsip dan

subkelompok arsip. Untuk mempermudah dan mempercepat kegiatan

perekaman daftar file ini, dalam satu kegiatan perekaman dapat memasukkan

data sekaligus 5 bahan rapat atau hasil rapat.

Gambar 4.9.1 Menu ”Daftar File”

Untuk merekam dokumen bahan rapat atau hasil klik tombol ”Daftar File” di

menu Daftar File seperti gambar 4.9.1 maka akan tampak layar form entry

Daftar File seperti gambar 4.9.2 berikut ini.

Daftar File


Icon “Edit”

Icon “Delete”



Gambar 4.9.2 Form Entry Daftar File

Petunjuk Kegiatan :

• Nama File

Untuk pengisian pada kolom nama file klik pada tombol ”Browse” maka akan

tampil layar upload seperti gambar 4.9.3 berikut ini.

Gambar 4.9.3 Form Upload file

Klik di file yang akan di upload, kemudian klik tombol ”Open”, maka nama file

tersebut akan secara otomatis masuk ke kolom nama file.

• Deskripsi File

Isikan kolom deskripsi file ini dengan uraian panjang dan penjelasan rinci dari

dokumen yang akan diupload supaya mudah dimengerti.

• Kelompok Arsip

Isikan kolom kelompok arsip ini dengan memilih drop down list yang ada,

terdapat 14 pilihan disana.

Nama File

Deskripsi File

Kelompok Arsip

SubKelompok

Lokasi Arsip

Status File

File yang akan di Upload

File Upload

Tombol “Open”



• Subkelompok Arsip

Kolom subkelompok arsip ini akan aktif apabila kolom kelompok arsip sudah

terisi. Klik tombol drop down list yang ada untuk memilih subkelompok arsip.

• Lokasi Arsip

Isikan kolom lokasi arsip ini dengan lokasi tempat dimana bahan rapat maupun

hasil rapat dalam bentuk hardcopy disimpan. Pengisian pada kolom ini

sebaiknya se informatif mungkin, supaya dapat mempermudah bagi staf

Pushaka maupun Staf Menteri Keuangan dalam pencarian berkas bahan rapat

maupun hasil rapat.

• Status File

Pilih pada radio button yang ada, apakah dokumen tersebut sebagai bahan rapat

atau hasil rapat.

• Untuk merubah atau update terhadap file hasil upload, maka klik tombol ”Edit”

di Menu Daftar File seperti gambar 4.9.1, maka akan muncul layar form edit

seperti gambar 4.9.4 berikut ini.

Kolom nama file tidak dimunculkan pada layar, apabila akan mengganti atau

upload ulang bahan rapat maupun hasil rapat klik tombol ”Browse” yang

terletak sebelah kanan kolom nama file, sedangkan elemen / kolom yang lain

untuk kegiatan update/edit diinformasikan dan tampak dilayar.

Gambar 4.9.4 Form Edit Daftar File

• Apabila bahan rapat maupun hasil rapat yang telah ada akan dihapus, klik pada

icon ”Delete” di Menu Daftar File seperti gambar 4.9.1, maka akan muncul

form message untuk meyakinkan apakan record tersebut benar-benar akan



dihapus seperti tampak gambar 4.9.5 dibawah, apabila klik ”OK” maka record

tersebut akan terhapus dari database, sedangkan bila ingin membatalkan

kegiatan delete tersebut klik tombol ”Cancel”.

Gambar 4.9.5 Message ”Delete” Daftar File



5 Kalender Kegiatan Menu kalender kegiatan ini berfungsi untuk mengetahui dan memonitor kegiatan

Menteri Keuangan maupun Unit Eselon I lainnya di lingkungan Departemen

Keuangan. Yang tercatat dalam kalender kegiatan ini semua kegiatan Rapim maupun

diluar kegiatan Rapim yang disebut dengan kegiatan Non Rapim. Semua kegiatan

Rapim mulai permintaan sampai dengan tindak lanjut tercatat di kegiatan kalender

ini. Kalender kegiatan ini terdiri dari 7 sub menu, klik menu utama maka akan

tampak ke sebelas sub menu seperti tampak pada gambar 5.1.

Gambar 5.1 Menu Utama Kalender Kegiatan

5.1 Permintaan Kegiatan

Klik pada menu ”Permintaan Kegiatan” seperti gambar 5.1, selanjutnya akan

tampil layar yang memberikan informasi daftar jumlah kegiatan yang ada baik

rapim maupun non rapim per unit eselon I seperti tampilan gambar 5.1.1

berikut ini.

Menu “Kalender Kegiatan”



Gambar 5.1.1 Menu Utama Permintaan Kegiatan

Klik icon ”Show Detil” untuk mendapatkan informasi lebih detil tiap unit

eselon I. Layar detil berikutnya akan tampak seperti gambar 5.1.2 berikut ini.

Gambar 5.1.2 Layar Rincian Kegiatan per Eselon I

Informasi pada gambar 5.1.2 antara lain : contact person, unit, agenda acara,

tgl kegiatan, jam mulai, jam selesai, tempat, jenis kegiatan dan control Edit

dan Delete kegiatan.

Untuk mengupdate / edit salah satu kegiatan yang ada klik icon ”Edit

Kegiatan” yang ada maka akan tampil layar form edit kegiatan seperti tampak

pada gambar 5.1.3 berikut ini.

Icon “Show Detil

Icon “Edit Kegiatan”

Icon “Del Kegiatan”

Permintaan Kegiatan

Icon “Back”

Icon “Add New Record”



Gambar 5.1.3 Form Edit Kegiatan

Petunjuk Pengisian :

Unit

pilih pada icon pop up pada kolom unit atau klik pada icon sebelah kanan

dari kolom unit, kemudian pilih unit yang ada.

Contact Person

Isikan pada colom contact person dengan uraian nama yang

bertanggungjawab atau pihak yang dapat dihubungi terhadap permintaan

kegiatan tsb.

Agenda Acara

Isikan kolom agenda acara, dengan uraian agenda dari permintaan

kegiatan.

Tgl Kegiatan

Isikan pada kolom tanggal kegiatan dengan tanggal kegiatan yang akan

dilaksanakan dengan format dd/mm/yyyy.

Jam Mulai

Isikan pada kolom jam mulai dengan jam kegiatan yang akan

dilaksanakan dengan format hh:dd:ss.

Jam Selesai

Isikan pada kolom jam selesai dengan waktu selesainya kegiatan tsb

dilaksanakan dengan format hh:dd:ss.

Tempat

Isikan pada kolom tempat dengan lokasi kegiatan tersebut dilaksanakan.

Unit Contact Person

Tgl Kegiatan

Jam Mulai

Agenda Acara

Jam Selesai

Tempat Keterangan

Jenis Kegiatan Tombol Save, Reload, Cancel



Jenis Kegiatan

Pilih pada kolom jenis kegiatan tersebut Rapim ataukah Non Rapim

Keterangan

Isikan pada kolom keterangan dengan uraian keterangan dari kegiatan bila

diperlukan.

Tombol Save dan Cancel

Klik tombol ”Save” bila kegiatan tersebut diatas akan di simpan ke dalam

database. Untuk meyakinkan record tersebut akan disimpan maka akan

tampil message seperti gambar 5.1.4 berikut ini. Klik icon ”Cancel”

apabila ingin membatalkan kegiatan.

Gambar 5.1.4 Save Permintaan Kegiatan

Untuk menghapus kegiatan yang ada klik icon ”Del Kegiatan” dari menu

Layar Rincian Kegiatan per Eselon I (gambar 5.1.2), maka akan tampil layar

seperti gambar 5.1.5 berikut ini untuk meyakinkan apakah record tersebut

benar-benar akan dihapus dari database, klik icon ”OK” maka record tersebut

akan terhapus, klik ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan.

Gambar 5.1.5 Delete Permintaan Kegiatan

5.2 Persetujuan Kegiatan

Di menu kegiatan Persetujuan Kegiatan ini dilakukan apabila permintaan

kegiatan yang ada disetujui akan dilaksanakan sesuai permintaan. Yang

berhak melakukan approch terhadap kegiatan Persetujuan Kegiatan ini hanya

bisa dilakukan oleh petugas ”Admin” saja. Sedangkan pihak user/member

hanya bisa memonitor melalui dashboard yang sudah disediakan. Tanggal dan



waktu Pelaksanaan Kegiatan dapat berubah tidak sesuai permintaan, karena

menyesuaikan dengan agenda kegiatan Menteri Keuangan. Semua record

yang ada di Permintaan Kegiatan pasti tercantum juga di data Persetujuan

Kegiatan. Klik pada menu ”Persetujuan Kegiatan” maka akan tampak layar

seperti di gambar 5.2.1.

Gambar 5.2.1 Menu Utama Persetujuan Kegiatan

Informasi yang ada dalam menu utama persetujuan kegiatan adalah jumlah

kegiatan per unit Eselon I. Untuk mengetahui lebih detil dari kegiatan tsb,

klik icon ”Show Detil” maka akan tampak layar gambar 5.2.2 seperti berikut

ini.

Gambar 5.2.2 Layar Rincian Persetujuan Kegiatan

Di layar rincian persetujuan kegiatan ini informasi yang ada antara lain :

contact person, unit, agenda acara, tgl kegiatan, jam mulai, jam selesai,

tempat, jenis kegiatan , control disetujui dan ditunda. Klik icon “Disetujui”,

apabila permintaan kegiatan tersebut disetujui untuk dilaksanakan sesuai

Persetujuan Kegiatan


Icon “Disetujui”

Icon “Ditunda”

Icon “Back”



jadwal yang sudah ditentukan. Layar berikutnya akan muncul message untuk

meyakinkan bahwa permintaan tersebut benar-benar disetujui seperti tampak

pada gambar 5.2.3 berikut ini. Record yang sudah disetujui maka secara

otomatis akan berpindah ke menu kegiatan Persiapan Kegiatan.

Gambar 5.2.3 message “Disetujui”

Apabila permintaan kegiatan tersebut belum mendapat persetujuan dan jadwal

permintaan kemungkinan berubah maka klik icon “Ditunda”. Akan muncul

message seperti gambar 5.2.4 berikut ini. Bila record tersebut ditunda, maka

secara otomatis record tersebut tidak tampil di menu persetujuan kegiatan dan

akan masuk ke menu penundaan kegiatan untuk dijadwal ulang kembali.

Gambar 5.2.4 message “Ditunda”

5.3 Persiapan Kegiatan

Semua permintaan kegiatan yang sudah disetujui maka akan tampil di menu

persiapan kegiatan. Klik menu persiapan kegiatan maka akan tampak layar

gambar 5.2.5 seperti dibawah ini.



Gambar 5.3.1 Menu Persiapan Kegiatan

Informasi yang ada dalam menu utama persiapan kegiatan adalah jumlah

kegiatan per unit Eselon I. Untuk mengetahui lebih detil dari kegiatan tsb,

klik icon ”Show Detil” maka akan tampak layar gambar 5.2.6 seperti berikut

ini.

Gambar 5.3.2 Layar Rincian Persiapan Kegiatan

Di layar rincian persiapan kegiatan ini informasi yang ada antara lain : contact

person, unit, agenda acara, tgl kegiatan, jam mulai, jam selesai, tempat, jenis

kegiatan , control persiapan dan ditunda. Klik icon “Persiapan, apabila

tersebut benar akan dilaksanakan sesuai jadwal yang sudah ditentukan. Layar

berikutnya akan muncul message untuk meyakinkan bahwa persiapan tersebut

benar-benar akan dilaksanakan seperti tampak pada gambar 5.2.7 berikut ini.

Record yang sudah dipersiapkan maka secara otomatis akan berpindah ke

menu kegiatan Pelaksanaan Kegiatan.

Persiapan Kegiatan


Icon “Persiapan”

Icon “Ditunda”



Gambar 5.3.3 message ”Persiapan”

Apabila kegiatan yang sudah di setujui tersebut tidak dapa dilaksanakan dan

perlu ditunda, maka klik icon ”Ditunda” dari menu layar rincian persiapan

persetujuan seperti gambar 5.2.6 di halaman sebelumnya, akan tampak

message ditunda seperti tampak pada gambar 5.2.8 berikut ini. Record yang

ditunda akan masuk ke dalam menu Penundaan Kegiatan.

Gambar 5.3.4 message ”Ditunda”

5.4 Pelaksanaan Kegiatan

Menu pelaksanaan kegiatan ini berfungsi untuk memonitor semua kegiatan

yang sudah dilaksanakan. Klik Pelaksanaan Kegiatan pada menu utama maka

akan tampil layar seperti gambar 5.4.1 berikut ini.

Gambar 5.4.1 Menu Utama Pelaksanaan Kegiatan

Klik icon ”Show Detil” untuk melihat lebih detil kegiatan dalam satu Unit

Eselon I . Tampak layar berikutnya seperti gambar 5.4.2 berikut ini.

Pelaksanaan Kegiatan




Gambar 5.4.2 Layar Rincian Pelaksanaan Kegiatan

Pada layar rincian pelaksanaan kegiatan seperti tampak tersebut diatas

informasi yang didapat antara lain : contact person, unit, agenda acara, tgl

kegiatan, jam mulai, jam selesai, tempat, jenis kegiatan dan control. Control

yang ada adalah icon ”Ditunda”. Klik icon ini apabila kegiatan tersebut akan

ditunda pelaksanaannya. Maka akan muncul message seperti tampak pada

gambar 5.4.3 berikut ini.

Gambar 5.4.3 Message ”Ditunda”

5.5 Penundaan Kegiatan

Menu penundaan kegiatan ini berfungsi untuk memonitor semua kegiatan

yang ditunda. Kegiatan tersebut dapat dijadwal ulang maupun dibatalkan.

Klik menu Penundaan Kegiatan maka akan tampak layar seperti gambar 5.5.1

berikut ini.

Icon “Ditunda”

Icon “Back”



Gambar 5.5.1 Menu Utama Penundaan Kegiatan

Di menu utama penundaan kegiatan hanya menampilkan unit Eselon I dan

jumlah kegiatan, apabila ingin melihat detil dari kegiatan dalam satu unit

eselon I tersebut klik icon ”Show Detil”, maka akan tampak layar seperti


Gambar 5.5.2 Layar Rincian Penundaan Kegiatan

Klik icon ”Jadwal Ulang” apabila permintaan kegiatan yang ada jadwal yang

diajukan perlu di ubah sehingga harus dijadwal ulang kembali dan record

yang dijadwal ulang akan secara otomatis ada di menu permintaan kegiatan

kembali. Message yang muncul apabila icon jadwal ulang diklik akan tampak

seperti gambar 5.5.3 berikut ini.

Penundaan Kegiatan


Icon “Jadwal Ulang

Icon “Dibatalkan




Klik icon ”Dibatalkan” apabila kegiatan tersebut akan dibatalkan dikarenakan

pada waktu yang telah ditentukan kegiatan tersebut tidak dapat dilaksanakan

sehingga harus dibatalkan. Message yang muncul bila icon ini di klik adalah

seperti tampak pada gambar .5.5.4 berikut ini dan record yang telah

dibatalkan akan secara otomatis masuk ke menu Pembatalan Kegiatan.

Gambar 5.5.4 Message ”Dibatalkan”

5.6 Pembatalan Kegiatan

Menu pembatalan kegiatan ini berfungsi untuk memonitor semua kegiatan

yang dibatalkan. Dalam menu pembatalan kegiatan ini dimungkinkan

kegiatan yang telah dibatalkan untuk dijadwal ulang. Klik ”Pembatalan

Kegiatan” pada menu utama kegiatan kalender maka akan tampak menu

utama pembatalan kegiatan seperti tampak pada gambar 5.6.1 berikut ini.



Gambar 5.6.1 Menu Utama Pembatalan Kegiatan

Klik icon ”Show Detil” untuk melihat data pembatalan kegiatan lebih terinci

per Unit Eselon I. Tampilan layar rincian akan tampak seperti gambar 5.6.2

dibawah ini.

Gambar 5.6.2 Layar Rincian Pembatalan Kegiatan

Kegiatan yang sudah dibatalkan dapat dijadwal ulang dengan cara klik pada

icon ”Jadwal Ulang” seperti tampak pada gambar 5.6.2, akan muncul layar

message seperti gambar 5.6.3 yang berfungsi untuk meyakinkan apakah

record tersebut benar-benar akan di jadwal ulang. Klik icon ”OK” maka

secara otomatis record tersebut berpindah ke menu ”Permintaan Kegiatan”

maupun ”Persetujuan Kegiatan”.

Pembatalan Kegiatan



Icon “Hapus Kegiatan”

Icon “Back”




Apabila record yang sudah dibatalkan tersebut akan dihapus maka klik icon

”Hapus Kegiatan” seperti tampak pada layar 5.6.4, selanjutnya akan muncul

layar message untuk meyakinkan apakah record tersebut benar-benar akan

dihapus klik tombol ”OK”, klik ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan

penghapusan kegiatan pembatalan.

Gambar 5.6.4 Message ”Hapus Kegiatan”

5.7 Daftar Kegiatan

Menu ini ditujukan agar pengguna aplikasi khususnya Administrator mudah

melakukan pencarian data rapim maupun kegiatan sesuai dengan

karakteristik modul sebagai berikut :

Multi kriteria

Antar kriteria dihubungkan dengan kondisi “AND”

Item data yang dapat dicari antara lain :

o Unit (Menggunakan batas awal & akhir tanggal pencarian)

o Agenda Acara

o Tgl Kegiatan

o Contact Person

o Jam Mulai

o Jam Selesai

o Tempat

o Jenis Kegiatan



Untuk mempermudah pencarian kegiatan maupun rapim isikan pada kolom

multi kriteria yang ada kemudian klik icon ”Show”, maka tampilan layar

sesuai dengan kriteria yang sudah ditentukan seperti tampak pada gambar

5.7.1

Gambar 5.7.1 Daftar Kegiatan

Untuk menambahkan kegiatan baru, klik pada icon ”Add New Record” maka

tampilan layar perekaman tampak seperti gambar 5.7.2 berikut ini.

Gambar 5.7.2 Layar Perekaman Kegiatan

Petunjuk Kegiatan:

Unit

Isikan kolom unit dengan Unit Eselon I yang ada dengan cara pilih pada

pop up yang ada.

Daftar Kegiatan

Unit

Contact Person

Agenda Acara

Tgl Kegiatan

Jam Mulai

Jam Selesai

Jenis Kegiatan

Keterangan


Tombol Save, Reload, Cancel



Contact Person

Isikan / ketik Nama atau Unit Kerja yang bertanggu jawab terhadap

permintaan kegiatan tersebut.

Agenda Acara

Isikan pada kolom agenda dengan uraian kegiatan yang diajukan.

Tgl Kegiatan

Isikan kolom tanggal kegiatan dengan format dd/mm/yyyy.

Jam Mulai

Isikan kolom pada jam mulai dengan format hh:mm:ss.

Jam Selesai

Isikan pada kolom jam selesai dengan format hh:mm:ss.

Jenis Kegiatan

Pilih radio button yang ada dengan jenis kegiatan Rapim atau Non Rapim.

Status Informasi

Pilih radio button yang ada dengan status informasi Dinas atau Pribadi.

Status Kegiatan

Pilih di kolom status kegiatan dengan 5 jenis status antara lain:

konfirmasi, persiapan, pelaksanaan, ditunda dan dibatalkan.

Keterangan

Tombol Save dan Cancel

Klik tombol ”Save” untuk menyimpan data perekaman kegiatan, klik

tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan perekaman.

Untuk mengupdate / edit data kegiatan, pilih data kegiatan yang akan

diupdate kemudian klik icon “Edit” dari menu gambar 5.7.1, maka akan

tampak layar edit data kegiatan seperti tampak pada gambar 5.7.3 berikut

ini.



Gambar 5.7.3 Layar Edit Kegiatan

Lakukan edit terhadap elemen-elemen yang ada seperti tampak pada gambar

5.7.3. Apabila edit sudah dilakukan dan kegiatan edit tersebut akan di simpan

maka klik tombol ”Save” untuk membatalkan kegiatan klik tombol ”Cancel”.

Untuk menghapus / delete kegiatan yang sudah ada, klik icon ”Del” dari layar

Edit Kegiatan (gambar 5.7.3), tampak gambar 5.7.4 berikut ini. Klik tombol

”OK” untuk meyakinkan record tersebut benar-benar akan dihapus, untuk

membatalkan kegiatan klik tombol ”Cancel”.

Gambar 5.7.4 Message “Delete”



6 Menu SMS Gateway Menu ini berfungsi untuk memonitor SMS yang masuk maupun yang keluar,

disamping itu juga dapat untuk mengirimkan sms ke satu nomor tujuan tertentu

maupun dapat juga ke beberapa nomor sekaligus. Adapun nomor yang dituju harus

sudah didaftarkan terlebih dahulu melalui menu ”Referensi” dengan sub menu

”Unit”.

Klik menu ”SMS Gateway” di Detil Main Menu pada gambar 3.2 maka akan tampak

Menu Utama SMS Gateway seperti tampak pada gambar 6.1.

Gambar 6.1 Menu Utama SMS Gateway

Ada 5 kegiatan dalam menu SMS Gateway ini, antara lain : Incoming SMS,

Outgoing SMS, Broadcast SMS, Broadcasted SMS dan Send SMS.

6.1 Incoming SMS

Menu ini berfungsi untuk memonitor SMS yang masuk / diterima saja. klik

menu ”Incoming SMS” maka tampilan layar adalah seperti gambar 5.1.1

dibawah ini. Informasi yang di dapat antara lain : pengirim sms (sender name),

nomor hp pengirim (sender msisdn), isi dari sms (message), waktu pengiriman

(date time). Control yang disediakan hanya untuk kegiatan ”Delete” saja.

Apabila ada sms yang dianggap tidak perlu atau sms yang masuk harus dihapus

dengan cara klik tombol icon ”Delete”, maka akan muncul message seperti

gambar 6.1.2 untuk meyakinkan apakah record tersebut benar akan dihapus,

kemudian klik tombol ”OK” untuk menghapus, klik tombol ”Cancel” untuk

membatalkan.

Tombol “SMS Gateway”



Gambar 6.1.1 Menu Incoming SMS

Gambar 6.1.2 Message Delete

6.2 Outgoing SMS

Menu ini berfungsi untuk memonitor SMS yang keluar saja baik yang berasal

dari kegiatan single sms melalui menu ”Send SMS” maupun pengiriman sms

melalui menu ”Broadcast SMS”. Klik menu ”Outgoing SMS” maka tampilan

layar adalah seperti gambar 6.2.1 dibawah ini. Informasi yang di dapat antara

lain : nama / unit penerima sms (recipient name), no penerima sms (recipient

msisdn), isi sms (message), waktu pengiriman sms (date time), control yang

disediakan hanya untuk kegiatan ”Delete” saja. Apabila ada sms yang dianggap

tidak perlu dan harus dihapus maka dengan cara klik tombol icon ”Delete”,

maka akan muncul message seperti gambar 6.1.2 untuk meyakinkan apakah

record tersebut benar akan dihapus, kemudian klik tombol ”OK” untuk

menghapus, klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan.

Tombol “Incoming SMS”

Tombol “Delete”



Gambar 6.2.1 Menu Outgoing SMS

6.3 Broadcast SMS

Menu ini berfungsi untuk mengirimkan SMS ke satu nomor saja maupun

langsung ke beberapa nomor yang dituju dengan syarat nomor yang dituju

tersebut sudah terdaftar. Klik menu ”Broadcast SMS” maka tampilan layar

adalah seperti gambar 6.3.1 dibawah ini.

Gambar 6.3.1 Menu Broadcast SMS

Untuk mengirimkan sms melalui menu broadcast ini klik pada menu utama

broadcast kemudian klik tombol ”Add New Record” maka akan tampil form

perekaman seperti gambar 6.3.2 dibawah ini.

Tombol “Outgoing SMS”

Tombol “Delete”

Tombol “Broadcast SMS”




Gambar 6.3.2 Form Perekaman Broadcast SMS

Petunjuk Kegiatan :

• Recipient

Select pada unit yang akan menerima sms pada kolom recipient (unit

organisasi yang ada dalam kolom) ini hanya untuk mengirim sms ke satu unit

organisasi saja apabila semua unit yang akan menerima sms maka semua unit

yang ada pada kolom recipient di select all. Apabila ada penambahan unit

baru yang akan menerima sms maka cara penambahannya melalui menu

Referensi dengan sub menu “Unit”.

• Message

Isikan pada kolom message dengan pesan sms yang akan dikirimkan.

• Date Send

Isikan kolom date send dengan tanggal kapan sms tersebut dikirimkan dengan

format dd/mm/yyyy, klik pada kolom tersebut atau klik pada icon disebelah

kanan sejajar dengan kolom date send maka akan tampil layar kalender

seperti dibawah ini.

Recipient

Message

Date Send

Time Send

Tombol “Save”

Tombol “Reload”

Tombol “Cancel”



• Time Send

Isikan pada kolom time send ini dengan waktu kapan sms tersebut akan

dikirimkan secara otomatis. Sms akan terkirim secara otomatis apabila kolom

date send yang diisikan minimal sama dengan tanggal server dan time send

yang diisikan tidak boleh lebih kecil dari time server. Contoh, apabila date

pada server tercatat 04/10/2008 dan time pada server tercatat pukul 12:39

maka kolom pada date send terisi minimal sama dengan date pada server yaitu

04/10/2008 dan kolom time send minimal terisi pukul 12:40.


Klik tombol ”Save” apabila semua kolom yang ada sudah terisi semua dan

record tersebut akan dikirim ke nomor yang sudah diselect dan secara

otomatis tercatat dalam Broadcasted SMS. Klik tombol ”Cancel” untuk

membatalkan kegiatan pengiriman sms. Data sms yang sudah lengkap akan

tetapi belum terkirim akan tercatat di broadcast sms seperti tampak pada layar

dibawah ini.

Klik tombol “Edit” apabila ada kesalahan dalam memasukkan data sms yang

akan dikirimkan. Klik tombol “Delete” untuk menghapus data sms yang

belum terkirim sesuai jadwal yang telah ditentukan dalam date dan time.

6.4 Broadcasted SMS

Menu ini berfungsi untuk memonitor semua SMS yang dikirimkan lewat menu

broadcast. Sms yang sudah berhasil dikirim sesuai jadwal yang sudah

ditentukan dalam date dan time secara otomatis tidak tercantum dalam data

broadcast sms dan secara otomatis akan tercatat di broadcasted sms. Apabila

icon “Edit”

Icon “Delete”



sms tersebut masih tercantum di menu broadcast sms itu berarti sms tersebut

belum berhasil terkirim ke nomor yang dituju, perlu di cek ulang apakah

pengisian pada kolom date send dan time send sudah benar sesuai dengan syarat

yang sudah ditentukan. Klik menu ”Broadcast SMS” maka tampilan layar

adalah seperti gambar 6.4.1 dibawah ini.

Gambar 6.4.1 Menu Broadcasted SMS

Adapun informasi yang ada dalam menu broadcastes sms antara lain : daftar

penerima sms (recipient), isi dari sms (message), kapan sms tersebut dikirim

(date send), kapan waktu pengiriman sms (time send), status send bila tertulis

“N” itu berarti sms tersebut belum terkirim sedangkan bila tertulis “Y” itu

berarti sms tersebut sudah berhasil dikirim, create date yang memberikan

informasi tanggal dan waktu kapan sms tersebut dibuat sesuai dengan tanggal

sistem desktop yang aktif, modified date berisi informasi tanggal dan waktu

kapan terakhir sms tersebut di edit/update bila terjadi perubahan. Di kegiatan

menu broadcasted sms ini hanya tersedia kontrol untuk delete/hapus record saja.

6.5 Send SMS

Menu ini berfungsi untuk mengirimkan sms yang ditujukan ke satu nomor saja

dan tidak harus ke nomor yang sudah terdaftar.

Klik menu ”Send SMS” maka tampilan layar adalah seperti gambar 6.5.1

dibawah ini.

Tombol “Broadcasted SMS”

Icon “Delete”



Gambar 6.5.1 Menu Send SMS

Klik pada tombol ”Add New Record” untuk mengirim sms baru. Tampilan layar

Perekamannya adalah sebagai berikut seperti tampak pada gambar 6.5.2.

Gambar 6.5.2 Form perekaman Send SMS

Petunjuk Kegiatan :

• Recipient Msisdn

Isikan pada kolom recipient msisdn dengan nomor telpon yang akan

menerima sms

• Message

Isikan kolom message dengan uraian sms yang akan dikirimkan


Klik tombol ”Save” bila semua field pada form perekaman send sms sudah

terisi dan data sms tersebut akan dikirim, tombol ”Reload” berfungsi untuk

Tombol “Send SMS”


Recipien

Message




mengosongkan layar yang ada, tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan

pengiriman sms tersebut. Tanda bintang (*) pada setiap kolom isian itu berarti

kolom tersebut harus diisi.



7 Perhatian Publik

Menu ini berfungsi untuk mengelola tabel-tabel pendukung antara lain : tabel

referensi web, tabel tipe dokumen dan tabel topik artikel.

Klik menu ”Perhatian Publik” di Detil Main Menu pada gambar 3.2 maka akan

tampak Menu Utama Perhatian Publik seperti tampak pada gambar 7.1.

Gambar 7.1 Menu Utama Perhatian Publik

Ada 4 kegiatan dalam menu Perhatian Publik ini yaitu :

7.1 Web Referensi

Menu ini berguna untuk mencatat dan mengelola daftar alamat web site yang

dibutuhkan. Klik menu ”Web Referensi” maka tampilan layar adalah seberti


Gambar 7.1.1 Menu Web Referensi

“Perhatian Publik”

Menu “Web Referensi


Icon “Edit”

Icon “Delete”



Apabila ada web site baru yang belum terdaftar, dapat ditambahkan dengan

cara klik icon ”Add New Record” pada tampilan gambar 7.1.1, maka akan

tampak layar perekaman data web referensi sepeti tampak pada gambar 7.1.2

berikut ini.

Gambar 7.1.2 Form Perekaman Web Referensi

Petunjuk Kegiatan :

• Reference

Isikan pada kolom Referense dengan alamat / address dari web site yang

dibutuhkan.


Klik tombol ”Save” apabila kolom reference sudah terisi. Klik tombol

”Cancel” untuk membatalkan kegiatan perekaman web referensi .

Setelah klik tombol ”Save” maka akan muncul layar message seperti gambar

7.1.3 berikut ini. Klik tombol ”OK” untuk meyakinkan bahwa record tersebut

benar-benar akan disimpan, klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan

kegiatan perekaman.

Gambar 7.1.3 Message ”Save”

Web Reference

Tombol “Save”

Tombol “Cancel”



Apabila di kegiatan perekaman tersebut kolom web reference tidak diisi dan

kemudian klik tombol ”Save” maka akan muncul message pemberitahuan

bahwa elemen tersebut harus diisi seperti tampak pada gambar berikut ini.

Untuk update data yang sudak ada klik icon ”Edit” pada gambar 7.1.1 maka

akan tampil form update data web referensi seperti tampak pada gambar 7.1.4

berikut ini.

Gambar 7.1.4 Form Update Web Referensi

Untuk menghapus / delete record klik icon ”Delete” pada gambar 7.1.1, maka

akan tampil message untuk meyakinkan apakah record tersebut benar-benar

akan dihapus.

Klik tombol ”OK” bila record tersebut benar akan dihapus, klik tombol

”Cancel” untuk membatalkan kegiatan.



7.2 Tipe Dokumen

Menu ini berfungsi untuk mengelola berbagai jenis tipe dokumen yang ada.

Klik tombol ”Tipe Dokumen” maka akan muncul gambar 7.2.1 dibawah ini.

Gambar 7.2.1 Menu Tipe Dokumen

Untuk penambahan tipe dokumen yang baru klik icon ”Add New Record”

pada gambar 7.2.1, maka akan tampil form perekaman seperti tampak pada


Gambar 7.2.2 Form Perekaman Tipe Dokumen

Isikan pada kolom ”Dokumen Type” dengan nama extention dari tipe

dokumen yang akan direkam, seperti : doc, htm, exc dan lain sebagainya. Klik

tombol ”Save” untuk menyimpan dari perekaman tipe dokumen yang ada.

Akan tampil message seperti berikut ini.

Tipe Dokumen


Icon “Edit”

Icon “Del”

Dokumen Type




Klik tombol ”OK” apabila record tersebut akan disimpan, klik tombol

”Cancel” apabila kegiatan perekaman akan dibatalkan. Apabila kolom

Dokumen Type tidak diisi kemudian klik tombol ”Save”, maka akan muncul

message pemberitahuan seperti berikut ini.

Apabila ada perubahan terhadap penamaan tipe dokumen dapat dilakukan

update melalui kegiatan edit pada menu utama Tipe Dokumen (gambar 7.2.1)

klik icon ”Edit” maka akan tampak layar update seperti gambar 7.2.3

Gambar 7.2.3 Form Update Tipe Dokumen

Lakukan update pada kolom ”Dokumen Type”, kemudian klik tombol ”Save”

untuk menyimpannya klik tombol ”Cancel” untu membatalkan kegiatan

update. Untuk menghapud tipe dokemen yang sudah ada lakukan delete tipe

dokumen tersebut melalui menu utama Tipe Dokumen kemudian pilih icon

”Del”, maka muncul message seperti berikut ini.

Tombol “Save”



Klik tombol ”OK” bila record tipe dokumen tersebut benar-benar akan di

delete, klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan delete tersebut.

7.3 Topik Artikel

Menu ini berfungsi untuk mengelompokkan artikel-artikel yang ada ke dalam

suatu topik. Klik tombol ”Topik Artikel” pada menu utama Perhatian Publik

maka akan muncul gambar 7.3.1 dibawah ini.

Gambar 7.3.1 Menu Topik Artikel

Klik icon ”Add New Record” untuk menambahkan pengelompokan artikel

dalam suatu topik, tampilan layar berikutnya akan muncul form seperti

tampak pada gambar 7.3.2.



Icon “Edit”

Icon “Del”



Gambar 7.3.2 Form Perekaman Topik Artikel


• Keyword

Isikan pada kolom keyword dengan kalimat yang yang menjadi topik dalam

artikel tersebut untuk mempermudah pencarian.

• Specified Web Reference

Daftar list referensi web yang ada akan tercantum semua disini, dan semua

list tersebut dalam kondisi Select, apabila ada beberapa referensi web yang

tidak digunakan, pilih dengan Unselect.

• Specified Document Type

Daftar list tipe dokumen yang ada akan tercantum semua disini, dan semua

list tersebut dalam kondisi Select, apabila ada beberapa tipe dokumen yang

tidak digunakan, pilih dengan Unselect.

• Tombol Save, Cancel

Klik tombol ”Save” berfungsi bila semua elemen dari layar 7.3.2 tersebut

diatas sudah terisi dan data tersebut akan disimpan, dengan catatan elemen

”Keyword” wajib diisi, akan muncul layar untuk meyakinkan benar record tsb

akan disimpan, kemudian klik tombol ”OK”, klik tombol Cancel untuk

membatalkan kegiatan perekaman.

Keyword

List Web Referensi

List Tipe Dokumen




Untuk mem-publish artikel hasil perekaman dengan cara klik icon ”Show

Detil” pada menu Utama Topik Artikel seperti tampak pada gambar 7.3.1

diatas, kemudian akan tampak layar detil seperti gambar 7.3.3 berikut ini.

Gambar 7.3.3 Detil Topik Artikel

Apabila artikel tersebut akan di publish ke dashboard, maka pada artikel yang

akan di publish tersebut, klik icon ”Publish” akan muncul message konfirmasi

seperti berikut ini. Klik tombol ”OK” maka status publish artikel tersebut

menjadi ”Y”

Dan sebaliknya apabila artikel tersebut tidak akan ditampilkan di dashboard,

status publish artikel tersebut harus dalam kondisi ”N” dengan cara klik icon

”UnPublish” pada, maka akan muncul message konfirmasi seperti berikut ini.

Klik tombol ”OK” untuk memastikan bahwa artikel tersebut benar tidak di

publish ke dashboard.

Icon “Back”

Icon “Publish

Icon “UnPublish”



7.4 Daftar Artikel

Menu ini berfungsi untuk memonitor semua artikel yang ada, sekaligus dapat

juga dilakukan update terhadap elemen keyword, resume dan status publish.

Dari menu Perhatian Publik gambar 7.1, klik menu Daftar Artikel akan tampil

layar seperti tampak pada gambar 7.4.1 berikut ini.

Gambar 7.4.1 Menu Daftar Artikel

Klik icon ”Edit” untuk mengupdate elemen keyword, resume maupun status

publish pada artikel yang sudah ada, selanjutnya akan muncul form edit

seperti gambar 7.4.2 berikut ini. Klik tombol ”Save” apabila hasil updating

tersebut akan disimpan.

Gambar 7.4.2 Form Update Artikel

Untuk update status pablish, klik pada icon ”Publish” maupun icon

“UnPublish” di layar seperti gambar 7.4.1.

Icon “Edit”

Icon “Publish”

Icon “UnPublish”

Keyword

Resume

Status Publish



8 Matriks Monitoring

Menu ini berfungsi untuk mengelola matrik. Dalam kegiatan ini dapat dilakukan

penambahan matrik maupun pengurangan matrik bila matrik tersebut sudah tidak

diperlukan lagi. Kegiatan matrik ini hanya bisa dilakukan oleh admin saja.

Klik menu ”Matrik Monitoring” di Detil Main Menu pada gambar 3.2 maka akan

tampak Menu Utama Matrik Monitoring seperti tampak pada gambar 8.1.

Gambar 8.1 Menu Utama Matrik Monitoring

Ada 3 kegiatan dalam menu Matrik Monitoring ini yaitu :

8.1 Setup Item Data

Menu ini berguna untuk menambahkan matrik baru maupun menghapus

matrik yang sudah ada bila matrik tersebut tidak perlu ditampilkan di

dashboard. Klik menu ”Setup Item Data” maka tampilan layar adalah seberti


Gambar 8.1.1 Menu Setup Item Data

Matrik Monitoring


Icon “Del”



Untuk menambahkan matrik baru kedalam dashboard, klik pada gambar 8.1.1

icon ”Add New Record”,maka tampilan layar berikutnya akan tampak seperti


Gambar 8.1.2 Form Perekaman Matrik


• Nama Matrik

Isikan pada kolom elemen matrik dengan nama matrik yang akan ditampilkan

dalam dashboard

• Item Matrik

Isikan pada kolom item matrik dengan nama elemen-elemen yang akan

menjadi bagian dari matrik.

• Tombol Save, Cancel

Klik tombol ”Save” untuk menyimpan data matrik, klik tombol ”Cancel”

untuk membatalkan kegiatan perekaman data matrik.

Untuk menghapus matrik, klik tombol ”Del” pada menu utama Setup Item

Data.

8.2 Input Data

Menu ini berfungsi untuk memasukkan / menambahkan record data ke dalam

setiap matrik. Klik pada menu ”Input Data” pada gambar 8.2.1 berikut,

kemudian klik icon ”Show Detil” untuk menambahkan record detil matrik.

Nama Matrik

Item Matrik

Tombol Save, Reload, Cancel



Gambar 8.2.1 Menu Utama Input Data

Klik icon ”Show Detil” maka akan tampil layar detil seperti tampak pada

gambar 8.2.2 berikut ini,

Gambar 8.2.2 Detil Input Data

Fungsi dari icon yang ada pada gambar tersebut diatas antara lain :

Icon ”Add”, berfungsi untuk menambahkan record baru dari item matrik. Klik

icon ”Add” ini maka akan muncul gambar 8.2.3.

Gambar 8.2.3 Form Perekaman Item Matrik


Icon “Add”

Icon “Add Sub Item”

Tombol “Douwn / up

Icon “Hapus Sub Item

Edit Status

Kebijakan

order



Isikan pada kolom Kebijakan dengan uraian untuk menambahkan pada detil

row yang ada, display order berfungsi untuk mengurutkan row yang ada.

Untuk merubah urutan tampilan klik pada icon ”Down” bila detil tersebut

akan ditempatkan pada posisi dibawahnya dari posisi sebelumnya, sedangkan

apabila akan ditempatkan pada posisi diatas dari posisi sebelumnya klik pada

icon ”Up”.

Untuk menambahkan sub item atau menambahkan kolom di sebelah

kanannya, klik icon ”Add Sub Item”, maka tampilan layar berikutnya seperti


Gambar 8.2.4 Form Rekam Sub Item

Icon ”Edit Indicator” berfungsi untuk merubah status tindakan yang ada, klik

icon ini maka layar berikutnya tampak seperti gambar 8.2.5.

Gambar 8.2.5 Form Status Tindakan

Ada 4 pilihan status tindakan yaitu : On Track, Off Track, Alert dan

Selesai, klik pada icon drop down list pada kolom status tindakan.

Sub Item

Status Tindakan

Tgl Penyelesaian

Penanggung Jawab



8.3 Display Data

Menu ini berfungsi hanya untuk memonitor matrik-matrik yang ada, dapat

juga untuk melihat status tindakan dari matrik tersebut. Klik menu ”Display

Data” maka tampilan layar adalah seberti gambar 8.3.1 berikut ini.

Gambar 8.3.1 Menu Utama Display Data

Klik icon ”Show Detil” untuk melihat status tindakan pada record detil

tersebut. Maka tampilan layar akan tampil seperti gambar 8.3.2 berikut ini.

Gambar 8.3.2 Detil Display Data.

Display Data Icon “Show Detil”



9 Referensi

Menu ini berfungsi untuk mengelola tabel-tabel pendukung. Adapun tabel pendukung

tersebut antara lain :

- Unit

- Status

- Rapat Supervisor

- Jenis File

- Kelompok Arsip

- Subkelompok Arsip

Klik menu ”Referensi” di Detil Main Menu pada gambar 3.2 maka akan tampak

Menu Utama Referensi seperti tampak pada gambar 9.1.

Gambar 9.1 Menu Utama Referensi

9.1 Unit

Menu ini berfungsi untuk mengelola unit-unit Eselon I di lingkungan

Departemen Keuangan. Klik tombol ”Unit” maka akan muncul gambar 9.1.1

dibawah ini.

Tabel-tabel Pendukung

Tombol “Referensi



Gambar 9.1.1 Menu Utama Unit

Informasi dari tampilan Menu Utama Unit yang ada antara lain, nama singkat

Unit Eselon dan Uraian panjangnya, Nomor telpon yang bisa dihubungi dan

Email Address. Untuk menambahkan record baru Unit Eselon I klik pada

tombol ”Add New Record” maka akan tampak gambar 9.1.2 Form Unit seperti

dibawah ini.

Gambar 9.1.2 Form Unit

Petunjuk Kegiatan :

• Unit

Isikan kolom Unit dengan uraian pendek dari Unit Eselon I.

• Nama Unit

Isikan kolom Nama Unit dengan uraian panjang dari Unit Eselon I.

• Mobile No

Unit

Nama Unit

Mobile No

Order

Email Address Tombol “Save”

Tombol “Reload”

Tombol “Cancel”

Tombol “Unit”


Icon “Edit Unit”

Icon “Delete Unit”



Isikan kolom Mobile No dengan nomor HP yang bisa dihubungi dengan format

contoh +62xxxxxxxxxx

• Order

Isikan kolom ini dengan urutan angka dari Unit Eselon I tersebut sesuai dengan

urutan Unit Eselon I.

• Email Address

Isikan kolom Email Address ini dengan alamat email Unit Eselon I.


Klik tombol ”Save” untuk menyimpan kegiatan perekaman data Unit Eselon I,

klik tombol ”Reload” untuk mengosongkan/menghapus isian dari kolom pada

form Unit dan klik tombol ”Cancel” apabila kegiatan perekaman data Unit

Eselon I dibatalkan dan layar akan kembali ke menu sebelumnya. Semua kolom

yang bertanda bintang harus diisi.

Untuk mengupdate/merubah identitas Unit Eselon I yang sudah ada dapat

dilakukan melalui tombol ”Edit Unit” pada Menu Utama Unit (lihat gambar

9.1.1). Klik icon ”Edit Unit” maka akan tampak layar form edit unit seperti

gambar 9.1.3.

Gambar 9.1.3 Form Edit Unit

Apabila ada perubahan struktur organisasi di Unit Eselon I di lingkungan

Departemen Keuangan dan mengakibatkan hilangnya salah satu atau berberapa

Unit Eselon I maka Unit Eselon I tersebut harus dihapus dari daftar file. Klik

pada icon ”Delete Unit” pada pada Menu Utama Unit (lihat gambar 6.1.1),

maka akan muncul message seperti gambar 9.1.4 untuk meyakinkan apakah



Unit Eselon I tersebut benar-benar akan dihapus. Klik tombol ”OK” untuk

menghapus Unit Eselon I tersebut dari database atau klik tombol ”Cancel”

untuk membatalkan.

Gambar 9.1.4 Message ”Delete” Unit

9.2 Status

Menu ini berfungsi untuk memberikan informasi kepada admin apakah rapat

tersebut berstatus dibatalkan, ditunda, konfirmasi, pelaksanaan maupun

persiapan. Adapun tampilan menu utama status seperti pada gambar 9.2.1.

Gambar 9.2.1 Menu Utama Status

9.3 Rapat Supervisor

Menu ini berfungsi untuk memberikan batasan terhadap petugas administrator

berdasarkan jenis tugas yang ada. Klik tombol ”Rapat Supervisor” pada layar

Detil Main Menu pada gambar 3.2 maka akan tampak informasi daftar nama

supervisor dan jenis tugas masing-masing seperti pada gambar 9.3.1.



Gambar 9.3.1 Menu Utama Rapat Supervisor

Untuk menambahkan nama petugas supervisi, klik pada tombol ”Add New

Record” yang terletak disebelah kiri atas dari Menu Utama Rapat Supervisor,

maka akan tampak layar form perekaman seperti gambar 9.3.2 dibawah ini.

Gambar 9.3.2 Form Rapat Supervisor

Petunjuk Kegiatan :

• Nama Supervisor

Isikan kolom Nama Supervisor ini dengan nama petugas yang bertindak sebagai

Administrator.

• Jenis Tugas

Isikan kolom Jenis Tugas dengan memilih pada tombol drop down list yang

ada.

• Mobile No

Tombol “Rapat Supervisor”

Nama Supervisor Jenis Tugas


Icon “Edit”

Icon “Delete”

Nama Supervisor

Jenis Tugas Mobile No

Email Address

Tombol “Save”

Tombol “Reload”

Tombol “Cancel”



Isikan kolom Mobile No dengan nomor HP yang bisa dihubungi dengan format

contoh +62xxxxxxxxxx

• Email Address

Isikan kolom Email Address ini dengan alamat email petugas supervisor yang

bersangkutan. Sebaiknya alamat email yang diisikan adalah email yang

terdaftar di depkeu.go.id, dan cara pengisiannya tanpa diikuti dengan

@depkeu.go.id, cukup isikan alamat email depannya saja.


Klik tombol ”Save” untuk menyimpan kegiatan perekaman data, klik tombol

”Reload” untuk mengosongkan/menghapus isian dari kolom pada form rapat

supervisor dan klik tombol ”Cancel” apabila kegiatan perekaman data rapat

supervisor dibatalkan dan layar akan kembali ke menu sebelumnya. Semua

kolom yang bertanda bintang harus diisi.

Gambar 9.3.3 Form Edit Rapat Supervisor

Bila ada perubahan terhadap identitas petugas supervisor maka dapat dilakukan

dengan cara klik icon ”Edit” pada Menu Utama Rapat Supervisor seperti

tampak pada gambar 9.3.1, maka tampilan layar edit seperti gamba 9.3.3.

Gambar 9.3.4 Message ”Delete” Rapat Supervisor



Untuk menghapus / delete petugas supervisor klik icon ”Delete” pada Menu

Utama Rapat Supervisor, maka akan muncul message untuk meyakinkan

apakah record petugas supervisor tersebut benar-benar akan dihapus seperti

tampak pada gambar 9.3.4, klik tombol ”OK’ apabila record tersebut benar

akan dihapus dari database dan klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan

kegiatan delete tersebut.

9.4 Jenis File

Menu ini berfungsi untuk menambahkan jenis atau tipe file yang akan di upload

ke dalam database. File ini adalah file bahan rapat atau file hasil keputusan

rapat. Untuk sementara ada 3 jenis atau tipe file yang ada yaitu dalam bentuk

file dokumen, dalam bentuk Audio Visual dan dalam bentuk gambar. Ketiga

jenis file tersebut dalam bentuk softcopy. Klik tombol ”Jenis File” pada layar

Detil Main Menu pada gambar 3.2 maka akan tampak informasi jenis file yang

ada seperti pada gambar 9.4.1.

Gambar 9.4.1 Menu Utama Jenis File

Untuk menambahkan jenis file yang lain apabila ada klik pada tombol ”Add

New Record” maka akan tampak layar form perekaman jenis file seperti pada

gambar 9.4.2.

Tombol “Jenis File


Informasi Jenis File

Tombol “Delete”

Tombol “Edit”



Gambar 9.4.2 Form Jenis File

Petunjuk Kegiatan :

• Jenis File

Isikan pada kolom Jenis file uraian dari jenis file yang ada.



”Reload” untuk mengosongkan/menghapus isian dari semua kolom yang ada

dan klik tombol ”Cancel” apabila kegiatan perekaman data dibatalkan dan layar

akan kembali ke menu sebelumnya. Kolom jenis file harus diisi.

Klik tombol ”Delete” pada menu utama jenis file untuk menghapus jenis file

yang ada, maka akan muncul message seperti gambar 9.4.3 untuk meyakinkan

apakah record jenis file tersebut akan dihapus. Klik tombol ”OK” apabila

record jenis file tersebut benar-benar akan dihapus dari database dan klik

tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan tersebut dan layar akan kembali

ke menu sebelumnya.

Gambar 9.4.3 Message ”Delete” Jenis File

Jenis File

Tombol “Save”

Tombol “Reload”

Tombol “Cancel”



9.5 Kelompok Arsip

Menu ini berfungsi untuk mengelompokkan arsip-arsip bahan rapat maupun

hasil pembahasan rapat. Pengelompokan ini berdasarkan fungsi dan tugas

pokok Unit Eselon I yang bersangkutan. Klik tombol ”Kelompok Arsip” pada

layar Detil Main Menu pada gambar 3.2 maka akan tampak informasi

kelompok arsip yang ada seperti pada gambar 9.5.1.

Gambar 9.5.1 Menu Utama Kelompok Arsip

Untuk menambahkan kelompok arsip apabila belum ada dalam daftar klik pada

tombol ”Add New Record” maka akan muncul form perekaman kelompok arsip

seperti tampak pada gambar 7.5.2 berikut ini.

Gambar 9.5.2 Form Kelompok Arsip

Petunjuk Kegiatan :

• Kelompok Id

Isikan kolom kelompok id ini dengan huruf abjad. Cek terlebih dahulu huruf

abjad terakhir yang ada.

Tombol “Kelompok Arsip”


Icon “Edit Kelompok Arsip”

Icon “Delete”

Kelompok Id

Kelompok Arsip

Tombol “Save”

Tombol “Reload”

Tombol “Cancel”



• Kelompok Arsip

Isikan kolom kelompok arsip ini dengan uraian kelompok arsip.





akan kembali ke menu sebelumnya. Kolom kelompok arsip harus diisi.

Klik tombol ”Delete” pada menu utama kelompok arsip untuk menghapus

kelompok arsip yang ada, maka akan muncul message seperti gambar 9.5.3

untuk meyakinkan apakah record jenis file tersebut akan dihapus. Klik tombol

”OK” apabila record jenis file tersebut benar-benar akan dihapus dari database

dan klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan tersebut dan layar akan

kembali ke menu sebelumnya

Gambar 9.5.3 Message ”Delete” Kelompok Arsip

9.6 SubKelompok Arsip

Menu ini berfungsi untuk mengelompokkan arsip-arsip bahan rapat maupun

hasil pembahasan rapat berdasarkan kelompok arsip yang sudah ada. Klik

tombol ”SubKelompok Arsip” pada layar Detil Main Menu pada gambar 3.2

maka akan tampak informasi subkelompok arsip yang ada seperti pada gambar

9.6.1.



Gambar 9.6.1 Menu Utama Subkelompok Arsip

Untuk menambahkan subkelompok arsip apabila belum ada dalam daftar klik

pada tombol ”Add New Record” maka akan muncul form perekaman

subkelompok arsip seperti tampak pada gambar 9.6.2 berikut ini.

Gambar 9.6.2 Form Subkelompok Arsip

Petunjuk Kegiatan :

• Kelompok Arsip

Isikan kolom kelompok arsip dengan cara klik pada tombol drop down list yang

ada.

• Subkelompok Id

Isikan kolom subkelompok id dengan 2 digit angka yang berurutan.

• Subkelompok Arsip

Isikan kolom subkelompok arsip ini dengan uraian dari subkelompok arsip

tersebut.


Subkelompok Arsip

“Add New Record”

Icon “Edit”

Icon “Delete”

Kelompok Arsip

Subkelompok Id

Subkelompok Arsip

Tombol “Save”

Tombol “Reload”

Tombol “Cancel”






akan kembali ke menu sebelumnya. Kolom subkelompok arsip harus diisi.

Klik tombol ”Delete” pada menu utama subkelompok arsip untuk menghapus

subkelompok arsip yang ada, maka akan muncul message seperti gambar 7.6.3

untuk meyakinkan apakah record jenis file tersebut akan dihapus. Klik tombol

”OK” apabila record jenis file tersebut benar-benar akan dihapus dari database

dan klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan tersebut dan layar akan

kembali ke menu sebelumnya.

Gambar 9.6.3 Message ”Delete” Subkelompok Arsip

Klik tombol ”Edit” pada menu utama subkelompok arsip untuk mengupdate

data dari subkelompok arsip yang ada, maka akan tampak layar seperti gambar

9.6.4.

Gambar 9.6.4 Form Edit SubKelompok Arsip



10 Control Panel

Untuk dapat membatasi akses setiap user terhadap modul-modul yang

terintegrasi dalam aplikasi, dibutuhkan fasilitas untuk melakukan pemilahan

hak transaksi data secara detail. Berdasarkan kewenangan dan tanggung

jawabnya, pengguna aplikasi dibedakan atas :

1. Regular User

Pengguna aplikasi ini adalah para eselon 1 yang akan diberikan hak untuk

mengakses modul-modul aplikasi dengan pembatasan akses untuk

melakukan transaksi data (penambahan, pembaharuan dan penghapusan

data)

2. Super User

Pengguna aplikasi ini adalah para eselon 1 yang akan diberikan hak untuk

mengakses modul-modul aplikasi dengan kewenangan yang lebih luas

dibandingkan dengan regular user.

3. Administrative User

Pengguna aplikasi ini mendapat hak akses penuh untuk melakukan

penambahan data, perubahan data, pencarian data, penghapusan data,

pengelolaan user, pengelolaan aplikasi dan pengelolaan database.

Dalam hal ini petugas Admin sebagai Administrative User yang mendapat hak

akses penuh dapat melakukan setup terhadap user-user yang ada sesuai

kebutuhan. Pengaturan setup terhadap user melalui Menu Control Panel ini.

10.1 User Setup

Gambar 10.1.1 Menu Utama User Setup

User Setup




Klik pada tombol ”User Setup” maka akan tampak gambar 10.2.1 yang

menginformasikan antara lain : user yang terdaftar, level dari masing-masing

user, dari unit mana user tersebut, siapa yang membuat user tersebut dan kapan

terakhir user tersebut di modifikasi.

Gambar 10.1.2 Form User Setup dengan hak akses Matrik Rapim

Untuk menambahkan user baru dengan hak akses Matrik Rapim, klik pada

tombol ”Add New Record” dan pilih pada menu bar pada layar dibawah

”Matrik Rapim” maka akan tampak form seperti gambar 10.1.2. Klik tanda cek

box (√) pada kotak yang tersedia. Apabila semua kotak berisi cek box (√)

artinya user tersebut mempunyai hak akses penuh bisa add record, edit record

dan delete record. Adapun hak akses Matrik Rapim ini meliputi : Permintaan

Rapat, Persetujuan Rapat, Persiapan Rapat, Pelaksanaan Rapat, Penundaan

Rapat, Dashboard Rapat, Daftar Rapat, Daftar File dan Statistik Rapat.

Gambar 10.1.3 Form User Setup dengan hak akses Kalender Kegiatan

Menu bar “Matrik Rapim”

Menu bar “Kalender Kegiatan”



Untuk menambahkan user baru dengan hak akses Kalender Kegiatan, klik pada


”Kalender Kegiatan” maka akan tampak form seperti gambar 10.1.3. Klik tanda

cek box (√) pada kotak yang tersedia. Apabila semua kotak berisi cek box (√)


dan delete record. Adapun hak akses Kalender Kegiatan ini meliputi : Daftar

Kegiatan.

Gambar 10.1.4 Form User Setup dengan hak akses SMS Gateway

Untuk menambahkan user baru dengan hak akses SMS Gateway, klik pada

tombol ”Add New Record” dan pilih pada menu bar pada layar dibawah ”SMS

Gateway” maka akan tampak form seperti gambar 10.1.4. Klik tanda cek box

(√) pada kotak yang tersedia. Apabila semua kotak berisi cek box (√) artinya

user tersebut mempunyai hak akses penuh bisa add record, edit record dan

delete record. Adapun hak akses SMS Gateway ini meliputi : SMS Inbox dan

SMS Outbox.

Gambar 10.1.5 Form User Setup dengan hak akses Perhatian Publik

Menu bar “SMS Gateway”

Menu bar “Perhatian Publik”



Untuk menambahkan user baru dengan hak akses Perhatian Publik, klik pada


”Perhatian Publik” maka akan tampak form seperti gambar 10.1.5. Klik tanda

cek box (√) pada kotak yang tersedia. Apabila semua kotak berisi cek box (√)


dan delete record. Adapun hak akses Perhatian Publik ini meliputi : Home,

Article, Catalog, Forum, Faq, Download, Link, Contact Us dan Image.

Gambar 10.1.6 Form User Setup dengan hak akses Referensi

Untuk menambahkan user baru dengan hak akses Referensi, klik pada tombol

”Add New Record” dan pilih pada menu bar pada layar dibawah ”Referensi”

maka akan tampak form seperti gambar 10.1.6. Klik tanda cek box (√) pada

kotak yang tersedia. Apabila semua kotak berisi cek box (√) artinya user

tersebut mempunyai hak akses penuh bisa add record, edit record dan delete

record. Adapun hak akses Referensi ini meliputi : tabel Unit, Status, Rapat

Supervisor, Jenis File, Kelompok Arsip dan Subkelompok Arsip.

Gambar 10.1.7 Form User Setup dengan hak akses Control Panel

Menu bar “Referensi”



Untuk menambahkan user baru dengan hak akses Control Panel, klik pada


”Control Panel” maka akan tampak form seperti gambar 10.1.7. Klik tanda cek

box (√) pada kotak yang tersedia. Apabila semua kotak berisi cek box (√)


dan delete record. Adapun hak akses Control Panel ini meliputi : User Setup,

Member List, Dept Setup, Maintenance, App Config, Event Log, User Active

dan User Log. Contoh form User yang sudah terisi seperti tampak pada gambar

10.1.8. dibawah ini.

Gambar 10.1.8 Contoh form pengisian User Setup

10.2 Member List

Menu ini berfungsi untuk mengelola dan memonitor user-user yang ada.

Klik pada menu utama ”Member List” maka akan tampak layar seperti gambar

10.2.1 berikut ini

Gambar 10.2.1 Menu Utama Member List

Member List


Icon “Edit”

Icon “Delete”



Untuk menambahkan member yang belum terdaftar dapat dilakukan melalui

menu utama member list klik tombol ”Add New Record” maka akan muncul

form perekaman member list seperti gambar 10.2.2 berikut ini.

Gambar 10.2.2 Form Perekaman Member List

Petunjuk Kegiatan :

• Unit

Isikan kolom unit ini dengan memilih pada tombol drop down list maka akan

muncul daftar 16 Unit Eselon I yang terdaftar atau dapat juga klik pada tombol

paling kanan dari kolom unit maka akan muncul tampilan gambar seperti

dibawah ini, untuk memilihnya tekan tombol ”Choose”.

• Member Name

Isikan kolom member name ini dengan nama atau Unit Eselon I yang

bertanggung jawab.

• Member Level

Pilih radio button pada kolom member level, ada 2 level yang harus dipilih

yaitu : Reguler atau Executive.

Tombol “Choose”

Unit

Member Name

Member Level

User id

Password Tombol Save, Reload, Cancel



• User Id

Isikan kolom user id ini dengan user masing-masing pengguna

• Password

Isikan kolom password ini dengan kata kunci masing-masing pengguna.





akan kembali ke menu sebelumnya. Kolom User Id harus diisi.

Klik tombol ”Delete” pada menu utama member list untuk menghapus member

yang ada, maka akan muncul message seperti gambar 10.2.4 untuk meyakinkan

apakah record member tersebut akan dihapus. Klik tombol ”OK” apabila record

member tersebut benar-benar akan dihapus dari database dan klik tombol

”Cancel” untuk membatalkan kegiatan tersebut dan layar akan kembali ke menu

sebelumnya.

Untuk melakukan update pada member list, klik pada icon ”Edit” di Menu

Utama Member List gambar 8.2.1, maka tampak layar edit seperti gambar

10.2.3 berikut ini. Khusus isi dari kolom password tidak tampak di layar.

Gambar 10.2.3 Form Edit Member List

Untuk menghapus / delete data member list, klik icon ”Delete” pada Menu

Utama Member List maka akan muncul message seperti gambar 10.2.4 untuk

meyakinkan apakah member list tersebut benar-benar akan dihapus, bila benar

akan dihapus maka klik tombol ”OK” maka member tersebut akan terhapus



dari daftar member list dan bila akan membatalkan kegiatan delete tersebut

tekan icon ”Cancel”.

Gambar 10.2.4 Message ”Delete” Member List



11 Penutup

Teknologi Komputer yang menyangkut hal pengadministrasian agenda rapat

yang selama ini dilakukan oleh staf Pushaka atas permintaan Unit Eselon I di

lingkungan Departemen Keuangan sebelum menggunakan Aplikasi Daily

Activity masih dilakukan secara manual dengan menggunakan MS-Word

maupun MS-Excel. Kegiatan administrasi ini harus teliti dalam pengerjaannya

karena erat kaitannya dengan laporan hasil dari Tindak Lanjut Rapat dari

setiap Unit Eselon I kepada Menteri Keuangan.

Diharapkan dengan adanya buku ini akan memberi kemudahan kepada staf

Pushaka dalam mengelola pengadministrasian agenda rapat dan juga

memberikan tuntunan bagi petugas yang diberi tanggung jawab dalam

pengoperasian aplikasi ini khususnya petugas admin.

Kami sangat mengharapkan masukan dari semua pihak yang terkait untuk

lebih sempurnanya sistem Aplikasi Daily Activity ini agar informasi tentang

Matriks Rapim, Kalender Kegiatan, SMS Gateway, Perhatian Publik dan

Matriks Monitoring dapat memenuhi kebutuhan pihak-pihak lain yang

memerlukannya.

Documents

APLIKASI DAILY ACTIVITY DOKUMEN USER MANUAL (BackOffice)pranata.kemenkeu.go.id/website/3/Aplikasi Daily Activity_ Dokumen U… · akurat. Setiap hasil rapat dibutuhkan evaluasi dari