TESIS

Desarrollo de un sistema para optimizar el abastecimiento en

la empresa Belcorp utilizando SAP R3 y Business

Warehouse (BW)

por

Karla Len Morn

Iriana Pezo Santa Mara

Bachiller en Ingeniera de Sistemas de la Facultad de Ingeniera

Industrial y de Sistemas

Para optar el Ttulo Profesional de

INGENIERO DE SISTEMAS

EN LA

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DEL PER

JUNIO 2012

Tesis dirigida por: Mg. Carlos Zorrilla

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INDICE

Dedicatoria.3

Agradecimiento.4

Resume Ejecutivo....5

1. Introduccin..6

2. Justificacin de la investigacin

a. Objetivos (generales y especficos)..7

b. Hiptesis....8

c. Diferenciacin con otras investigaciones similares....8

3. Situacin actual

a. Definicin del Problema..9

b. Lmites del estudio...9

c. Variables (dependientes e independientes)..10

d. Volmenes de informacin (del negocio, de los clientes, aos anteriores,

mercado local, mercado global, si aplica , informacin estadstica)..11

4. Marco terico...13

5. Solucin Propuesta

a. Anlisis de la solucin propuesta

i. Benchmarking

ii. Anlisis estratgico

iii. Anlisis funcional

iv. Etapas de la solucin

b. Estudio de Viabilidad

(Econmica/ Operativa/ Tcnica / Legal/ Cultural/ Poltica/ tica)

c. Metodologa

(Incluye Tipo de Anlisis, cronograma, resultados)

d. Propuesta de Proyecto (Anlisis, diseo, Prototipo, segn metodologa

sugerida)

6. Impacto esperado

7. Conclusiones

8. Bibliografa

9. Glosario

10. Anexos

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DEDICATORIA

Este trabajo est dedicado a las personas

que a lo largo de mi vida me han dado la

formacin de ser una persona cada da

mejor. Se la dedico a mis padres y a mi

hermanita, que son las personas que me

motivaron, me aconsejaron y me apoyaron

siempre, en cada momento, y que cada

da me alientan a seguir adelante.

Iriana Pezo Santa Mara.

Este trabajo est dedicado a mi familia

por estar a mi lado incondicionalmente

celebrando cada logro y apoyndome

en cada reto. A mis padres por confiar

en m y hacerme una persona con valores

y principio, a mi hermana por sus consejos

y a Eldo por brindarme su apoyo siempre,

gracias a ellos soy mejor cada da.

Karla Len Morn.

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AGRADECIMIENTO

Los agradecimientos estn dirigidos a todas las personas y a la entidad que

hicieron posible la realizacin exitosa de esta investigacin, principalmente

agradecemos a nuestros padres y hermanas por el apoyo y motivacin entregada.

A nuestro asesor Profesor Carlos Zorrilla, por su permanente soporte y dedicacin

manifestados en este proyecto de investigacin, as como a lo largo de todo el

desarrollo de nuestra preparacin para este proyecto.

A la plana docente de la Universidad Tecnolgica del Per que tuvimos el

privilegio de tener como maestros, que nos dio la oportunidad de compartir

experiencias y contar con herramientas irreemplazables que nos acompaarn a

lo largo de nuestra vida profesional.

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RESUMEN EJECUTIVO

Los modelos de recepcin de materiales de los proveedores constituyen la

principal herramienta en el proceso del Demand and Supply Balancing (D&SB) ya

que son la base para la toma de decisiones tcticas y estratgicas en la red de

Abastecimiento.

Actualmente las herramientas estn formuladas en MS Excel y se cuenta con un

grupo de proveedores claves y estratgicos para los cuales se realiza este

anlisis, sin embargo, debido al crecimiento de la corporacin, se requiere ampliar

el alcance e incluir un mayor nmero de proveedores.

Por tal motivo se crea la necesidad de automatizar estas herramientas en SAP con

el fin de disminuir los tiempos de cargue de informacin manual, ampliar el

alcance del D&SB, realizar un anlisis de capacidad ms detallado y mejorar los

tiempos de respuesta, llevando a disminuir los faltantes al momento de entregar el

producto final.

Este proyecto permitir realizar un anlisis de capacidad ms detallado,

calculando a nivel de cdigo (cdigo de proveedor, cdigo de material)

rendimientos puntuales por proceso y unificando los modelos de capacidad de

equipos y moldes en uno solo. Actualmente se trabaja con rendimientos promedio

y los modelos se trabajan de forma independiente.

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1. INTRODUCCION

Un proveedor eficaz ofrece ms de los requerimientos especficos de las

empresas, los cuales brindan resultados y beneficios superiores.

Una buena relacin entre proveedores y clientes mejora la calidad final del

producto o servicio. Escoger a los proveedores no debe ser un simple impulso,

usando factores como proximidad o de lo contrario a travs de superfluos rumores

de algn colega o amigo; sino debe ser elegido a travs de un proceso de anlisis

y planteamientos.

Dentro del conjunto de fases que debe ser aplicada es fundamental conocer a

nuestro futuro proveedor, sus antecedentes, clientes, tarifas y la responsabilidad

que tiene la empresa en todos los procesos. En estas circunstancias, los

proveedores constituyen una parte notable de la serie de pasos, los cuales

encaminan los negocios. Por lo tanto, la seleccin de un proveedor especializado

en cada proceso y que adems cuente con planificaciones de sistemas que

implementan el desarrollo de los mismos permite mejorar su competitividad y

rentabilidad. De este modo, las organizaciones tienden a distinguirse de ser

eficientes o ser improductivos, as como en la categora de imagen que clarifica la

notoriedad de las empresas.

Las principales caractersticas para elegir un proveedor eficaz es conocer la

rapidez en las diligencias que realiza. El retraso de un pedido significa la prdida

de dinero y hasta de clientes. Este resultado se ocasiona, no solamente, cuando

una organizacin se encarga de vender productos tangibles; sino tambin aquellas

empresas que ofrezcan servicios, ya que la incomodidad de los clientes

determinar el grado de fidelizacin. Aunque el tiempo es un agente bsico para

escoger a un buen proveedor, no se encuentra slo en la lista delimitada. Puede

ser que un proveedor lo suministre en un tiempo inimaginable, pero su pedido no

sea el correcto. Por consiguiente, se puede concretar que un proveedor es aquel

quien se adelanta a sus necesidades, factor que demuestra el profesionalismo.

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2. JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN

Esta investigacin permitir identificar a los proveedores estratgicos y claves

dentro del proceso de Demand and Supply Balancing (D&SB), con el fin de

disminuir el faltante por falta de capacidad de materiales que los proveedores nos

puedan abastecer.

a. Objetivos de la Investigacin

a.1 Objetivo General

Desarrollar una herramienta que permita a los usuarios el anlisis de informacin

de abastecimiento en un menor tiempo de respuesta.

a.2 Objetivos Especficos

Disear una herramienta en R3 y BW de SAP.

Disminuir el tiempo de carga de registros de informacin.

Ampliar la cartera de clientes.

Ampliar la cantidad de usuarios que utilicen la herramienta.

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b. Hiptesis

La herramienta permitir a los usuarios el anlisis de informacin de

abastecimiento en un menor tiempo de respuesta?

c. Diferenciacin con otras investigaciones similares

En la actualidad no existe una herramienta como esta. Esta herramienta es nica

para el control de la recepcin de materiales en la empresa. Esta herramienta

contar con tablas de informacin como por ejemplo la tabla de Procesos,

Procesos por Proveedor, Tipo de Material, Tipo de Material por Proveedor, Tabla

de Parmetros, Tabla Operacional y Estratgica, Tabla de Grupo Tecnolgico; las

cuales sern tiles para la generacin de reportes va Web, el cual permitir un

anlisis de informacin de forma inmediata y fcil.

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3. SITUACIN ACTUAL

a. Definicin del Problema

La demora en el tiempo de respuesta de los modelos utilizados para el desarrollo

del proceso, ya que son la base para la toma de decisiones tcticas y estratgicas

en la red de Abastecimiento, al ser automatizada en SAP disminuirn los tiempos

de cargue de informacin manual, ampliando el alcance del D&SB, realizando un

anlisis de capacidad ms detallado y mejorando los tiempos de respuesta

b. Lmites del estudio

Nuestro proyecto abarcar las reas:

Planeamiento de Operaciones

Compras

Planeacin de Materiales

Desarrollo de cadena

Considerando los requerimientos expuestos en el alcance, satisfaciendo las

necesidades de control de materiales en la empresa.

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c. Variables

Identificacin de Variables

Figura 1. Identificacin de Variables Fuente: Elaboracin Propia

c.1 Variables Dependientes

Toma de decisiones y planificacin ms precisa en la empresa.

c.2 Variables Independientes

Mediante la administracin eficiente de los procesos de informacin de forma

automatizada referida a la recepcin de materiales, se llegar a obtener

informacin ms detallada.

PLANIFICACIN Y TOMA DE

DECISIONES

SISTEMA DE INFORMACIN

AUTOMATIZADA DE LA EMPRESA

ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN

DE LA EMPRESA

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d. Volmenes de Informacin (del negocio, de los clientes, aos anteriores,

mercado local, mercado global, si aplica, informacin estadstica)

Almacenamiento y Stock

El rea de Operaciones cuenta con un punto de almacenamiento en cada pas y

cuatro bodegas en Colombia. Esto hace un total de veinte centros de

almacenamiento en Latinoamrica, adems de quince centros de distribucin en

todos los pases.

En los almacenes hay un inventario activo, uno de los productos de bajo

movimiento, no programados para la venta, y uno de productos no disponibles. En

cuanto a los inventarios de bajo movimiento, se hace un trabajo con el rea

Comercial para colocar los productos de este rubro en los catlogos, con precios

de oferta, hasta agotarlos. Un especie de remate. Terminado el remate, si algo

queda en stock se da de baja.

Distribucin

El proceso de distribucin de Belcorp consta de cuatro etapas principales: logstica

de entrada, interna, de salida e inversa. La logstica de entrada se encarga de

recibir, almacenar y surtir a las lneas de armado de los pedidos. La logstica

interna se encarga de armar los pedidos de las consultoras, los materiales de

apoyo que se envan a la fuerza de venta y los pedidos de los canales de venta de

retail y web. La logstica de salida clasifica los pedidos segn el destino que les

corresponda y los despacha en vehculos de gran velocidad para distancias

largas, hacia centros donde se redistribuyen en vehculos ms pequeos para su

reparto a las consultoras. En distancias cortas o cercanas a los centros de

distribucin, los pedidos se entregan directamente a las consultoras en los carros

pequeos de reparto. Por ltimo la logstica inversa se encarga de recoger el

producto que devuelven las consultoras, de acuerdo con el compromiso de

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garanta de satisfaccin. Se reciben en el centro de distribucin, se selecciona

respetando estrictas normas de calidad y se destruye en su mayora si la

recuperacin no es viable.

Proveedores

Los proveedores estn separados por categoras: plsticos, vidrios, materias

primas y, entre estos, qumicos y esencias. Tambin hay proveedores de vlvulas

y de cartones para las cajas. Belcorp maneja trescientos proveedores de todos los

pases de Latinoamrica y de otros como Estados Unidos, China, Francia,

Inglaterra y Suiza.

En cuanto a la capacidad de produccin de los proveedores, la empresa maneja

un proceso llamado ACE: Alianza de Consumidores Estratgicos. El grupo ACE lo

conforman veinte proveedores estratgicos que participan activamente en los

planes de crecimiento y se mantienen informados sobre las proyecciones de la

empresa. El compromiso con ellos es generarles volumen, una vez tomadas las

medidas de produccin necesarias. El crecimiento debe ir de la mano con ellos.

Esta gestin es otro punto clave del Supply chain (cadena de abastecimiento). El

compromiso del rea es tener el producto correcto con la calidad correcta, el

precio adecuado y en el tiempo preciso. La cadena debe estar muy bien integrada,

desde el estimado de ventas hasta la distribucin interna, pasando por los

proveedores externos y la manufactura.

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4. MARCO TERICO (SOBRE FUENTES RELEVANTES AL

CASO DE ESTUDIO)

4.1 Antecedentes de la investigacin

Belcorp

La historia de Belcorp se inici hace 45 aos, cuando la familia Belmont empez el

negocio familiar con el nombre Yanbal, dedicado a distribuir productos cosmticos

de marcas internacionales. Eduardo Belmont Anderson ingres a la empresa en

1967 como gerente de ventas, en 1970 asumi la direccin del negocio y en 1985

cre la marca Ebel para iniciar operaciones en Colombia. En 1988 decidi

independizarse y continuar en el negocio con su propia compaa.

En 1991 se lanz la marca Ebel en el Per especializada en tratamiento facial,

maquillaje tratante y alta perfumera.

En 1997 Ebel evolucion y se convirti en Ebel Internacional desarrollando

tecnologa cosmtica a travs de una alianza estratgica con el Centre de

Biodermatologie des Laboratoires Seobiologiques. Dejaron en esa poca de

utilizar la marca Yanbal.

El 2000 naci la marca Belcorp como paraguas y respaldo para las marcas

comerciales de la empresa. Nace la marca Cyberzone, dirigida al sector juvenil, el

2003 la marca sika, dirigida al segmento de las mujeres que disfrutan de una

propuesta de vitalidad y color, y ese mismo ao se constituy la Fundacin

Belcorp para impulsar el desarrollo integral de la mujer.

Asimismo se lanz Privilege, que se convirti con esta marca en la primera

empresa en venta directa con un programa de fidelizacin de clientes.

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El 2008 la marca Ebel se convirti en LBel y evolucion tambin su imagen para

reflejar su visin de futuro y propsito de trascendencia.

El 2010 la fundacin Belcorp ya operaba en 10 pases y el nmero de consultoras

ya superaba las 800,000.

Hoy tiene presencia en diecisis pases del continente y es abastecida por plantas

de fabricacin establecidas en Francia, Colombia, Chile y el Per.

4.2 Visin

Ser la primera Compaa de belleza en Amrica Latina.

4.3 Misin

CREEMOS EN LA MUJER, reconocemos su espritu emprendedor y fortalecemos

su capacidad para transformar su vida y su entorno.

CREAMOS EXPERIENCIAS DE MARCA MEMORABLES, que inspiran y mejoran

la vida de nuestros consumidores. Generamos oportunidades de crecimiento y

desarrollo para nuestros colaboradores, consultoras y proveedores.

CREEMOS QUE TODOS ASPIRAMOS A NUESTRA REALIZACIN y

promovemos el liderazgo como medio para alcanzarla. Buscamos nuevos desafos

para crecer, evolucionar y alcanzar nuestro mximo potencial.

CREEMOS EN EL TRABAJO EN EQUIPO, en la confianza y en la libertad para

explorar, crear, aprender, para lograr retos extraordinarios y contribuir al

crecimiento sostenible de la sociedad.

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4.4 Valores

LIDERAZGO

Es dirigir tu vida para lograr lo que te propones. Es inspirar e impulsar el cambio,

movilizando a otros a desarrollarse y crecer, para contribuir al logro de nuestra

visin.

PASIN

Es la energa y el entusiasmo que nace de disfrutar lo que hacemos y que nos

impulsa a desarrollar nuestro mximo potencial.

COMPROMISO

Es creer en Belcorp y vivir su filosofa. Es asumir la responsabilidad de hacer que

las cosas sucedan para contribuir al logro de nuestra visin y alcanzar nuestra

realizacin personal.

ORGULLO

Es compartir una historia de xito que nos respalda e inspira. Es ser parte de un

equipo capaz de emprender y lograr retos extraordinarios. Es cuidar y contribuir al

prestigio y xito de Belcorp.

4.5 Cdigo de tica

En Belcorp creamos relaciones duraderas y sostenibles con todos nuestros

pblicos de inters: consultoras y consejeras, consumidores, proveedores, la

sociedad, el Estado y el ambiente. Generamos vnculos slidos con cada uno de

ellos, basndonos en la confianza, el respeto y el beneficio mutuo. Nuestro Cdigo

de tica enmarca los principios rectores que orientan el comportamiento diario de

nuestros colaboradores, promoviendo as una conducta ntegra, responsable y

transparente ante cada situacin. El Cdigo de tica de Belcorp ha sido elaborado

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dentro de un proceso participativo, con el compromiso de la Alta Direccin y la

contribucin de colaboradores de diferentes reas y pases de la Corporacin.

Contamos con un Comit de tica en cada pas de la organizacin, los cuales

velan por la vigencia y cumplimiento de los lineamientos establecidos en nuestro

Cdigo.

4.5.1 Principios

Las empresas deben apoyar y respetar la proteccin de los derechos humanos

reconocidos a nivel internacional

Las empresas deben asegurar que no estn implicadas en abusos de los

derechos humanos

Durante el ao 2008, la empresa elabor el Cdigo de tica Belcorp. Este cdigo

establece los lineamientos que deben guiar las acciones que realizamos como

parte de nuestras funciones en Belcorp y contempla los principios rectores que

nos llevarn a establecer relaciones slidas, fundamentadas en una conducta

tica.

4.5.2 Compromiso

1. El respeto por la persona, la honestidad y la integridad son los pilares que

sustentan cada una de nuestras acciones. Sabemos que la confianza es la base

de toda relacin sostenible y por eso nos esforzamos por construirla con cada

actividad que realizamos.

2. Somos respetuosos de la diversidad. Todos estamos sujetos a los mismos

derechos independientemente de la raza, edad, religin, sexo, opinin poltica,

orientacin sexual, discapacidad, origen social y nacionalidad. Promovemos el

desarrollo de nuestros colaboradores independientemente de estos factores y

reconocemos en la diversidad una riqueza que promueve la innovacin y permite

un mejor entendimiento de las culturas con las que trabajamos.

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3. Fomentamos el libre intercambio de ideas, pues reconocemos la fuerza del

dilogo para la construccin de una cultura de innovacin y el logro de una visin

comn.

4. Mostramos una actitud de servicio permanente en nuestras relaciones. Nos

anticipamos a las necesidades de nuestros clientes internos para atenderlas de

manera emptica y solidaria. Mostramos respeto y un inters genuino por las

personas, buscando siempre la forma de contribuir con su bienestar.

5. La confianza, la integridad, la transparencia y el respeto, son los principios

sobre los cuales se fundamenta la relacin con nuestras consultoras y consejeras.

6. Todo proveedor debe estar alineado con los principios establecidos en el

presente cdigo, mostrando en todo momento una conducta tica y respeto por los

derechos de sus colaboradores.

7. Nuestros proveedores deben operar su negocio dentro de los marcos legales

establecidos por las autoridades de cada pas, al igual que Belcorp desarrolla sus

actividades de negocio.

8. En Belcorp, todos somos respetuosos de la legislacin vigente y aplicable al

negocio en cada uno de los pases donde estamos presente.

9. Buscamos ser actores positivos en el desarrollo de las sociedades en las que

trabajamos fomentando entre nuestros colaboradores una filosofa de ciudadanos

solidarios y respetuosos de los Derechos Humanos. Colaboradores que se

esfuerzan por hacer que sus acciones tengan efectos positivos, considerando las

ideas, creencias y expectativas de los actores con los que se relacionan.

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4.6 Arquitectura del sistema SAP R/3

El sistema R/3 opera utilizando el principio cliente/servidor aplicado a varios

niveles. Es altamente modular y se aplica fundamentalmente por medio del

software, de forma que los modos de interaccin entre los diversos clientes y

servidores puedan ser controlados. Sistema abierto de gestin estndar que

soporta todas las operaciones de la empresa, basado en un enfoque orientado a

procesos.

4.6.1 SAP - ABAP

El ABAP (Advanced Business Application Programming o Procesador Genrico

para la Preparacin de Informes) es un leguaje de programacin de cuarta

generacin. El ABAP se utiliza para programar los Sistemas de Planificacin de

Recursos de una empresa.

Estos sistemas de planificacin de recursos son procedimientos de gestin de la

informacin que automatizan la mayora de las prcticas de negocio relativas a los

aspectos operativos o productivos de cualquier organizacin. Toda esta gestin se

lleva a cabo a travs de una serie de mdulos, como por ejemplo: finanzas, ventas

y distribucin, logstica, gestin de materiales, recursos humanos, etc.

El ABAP es un lenguaje de programacin especializado en la gestin de los

sistemas de planificacin de recursos de las empresas. Utiliza sentencias de otro

lenguaje de programacin el Open SQL para conectar bases de datos. Es buen

lenguaje para el manejo de archivos, bases de datos, fechas, etc.

El ABAP se invento en los aos 80, con este lenguaje se quera conseguir una

especie de plataforma que permitiera a las grandes empresas crear aplicaciones

para mejorar la gestin de sus negocios.

El ABAP se pareca mucho al COBOL en sus orgenes, se cre para que los

usuarios finales lo pudiese utilizar sin problemas, pero con el tiempo se fue

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volviendo cada vez ms complejo para los usuarios normales, y actualmente solo

los programadores expertos pueden usarlo.

Actualmente muchas empresas estn usando el ABAP como lenguaje de

programacin que es capaz de soportar un enorme caudal de transacciones como

es el caso de la banca. El Cobol realizaba antes de la dcada de los 80 estas

tareas, hoy en da el ABAP le est quitando mercado al Cobol, la mayora de la

empresas han apostado por el ABAP, nicamente le queda al Cobol, un sector tan

importante como es la banca, que se niega a cambiarse al nuevo sistema

implantado por el lenguaje ABAP.

4.7 Lenguaje Unificado de Modelado (LUM o UML, por sus siglas en ingls,

Unified Modeling Language)

Es el lenguaje de modelado de sistemas de software ms conocido y utilizado en

la actualidad; est respaldado por el OMG (Object Management Group). Es un

lenguaje grfico para visualizar, especificar, construir y documentar un sistema.

UML ofrece un estndar para describir un "plano" del sistema (modelo), incluyendo

aspectos conceptuales tales como procesos de negocio, funciones del sistema, y

aspectos concretos como expresiones de lenguajes de programacin, esquemas

de bases de datos y compuestos reciclados.

Es importante remarcar que UML es un "lenguaje de modelado" para especificar o

para describir mtodos o procesos. Se utiliza para definir un sistema, para detallar

los artefactos en el sistema y para documentar y construir. En otras palabras, es el

lenguaje en el que est descrito el modelo.

Se puede aplicar en el desarrollo de software gran variedad de formas para dar

soporte a una metodologa de desarrollo de software (tal como el Proceso

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Unificado Racional o RUP), pero no especifica en s mismo qu metodologa o

proceso usar.

UML no puede compararse con la programacin estructurada, pues UML significa

Lenguaje Unificado de Modelado, no es programacin, solo se diagrama la

realidad de una utilizacin en un requerimiento. Mientras que, programacin

estructurada, es una forma de programar como lo es la orientacin a objetos, sin

embargo, la programacin orientada a objetos viene siendo un complemento

perfecto de UML, pero no por eso se toma UML slo para lenguajes orientados a

objetos.

UML cuenta con varios tipos de diagramas, los cuales muestran diferentes

aspectos de las entidades representadas.