Anna$hyvän$kiertää$$ - procom.fi · •Millaista viestintää sosiaalinen intranet mahdollistaa? " • Millainen merkitys ja rooli erilaisilla viestityypeillä on intrassa? " •

Anna hyvän kiertää J

Sosiaalisen intranetin viestityyppien monimuotoisuus

muutoksen mahdollistajana"

28.11.2014 www.ambientia.net 2

•  Millaista viestintää sosiaalinen intranet mahdollistaa? "

•  Millainen merkitys ja rooli erilaisilla viestityypeillä on intrassa? "

•  Miten eri viestityypit tulisi huomioida suunnitteluvaiheessa? "

•  Miten työskentelymme muuttuu uudenlaisen intran myötä? "







Mikä tekee intranetista sosiaalisen? Intranet on sosiaalinen, jos se perustuu yhteisölliseen viestintään ja tukee työntekijöiden välistä kollaboraatiota seuraavilla keinoilla:"•  Laajojen käyttöoikeuksien ansiosta suurimmalla osalla

työntekijöistä on mahdollisuus osallistua keskusteluun ja sisällöntuotantoon"

•  Intranetissä hyödynnetään laajalti yhteisöllisiä ominaisuuksia ja toimintoja, joita ovat esimerkiksi kommentointi, blogit, sosiaaliset verkostot, mikroblogit, wikit, tagit, kirjanmerkit ja erilaiset feedit"

•  Yhteisöllisiä toimintoja on käytössä laajalti eri puolilla intranetiä, ja käyttäjien sisällöntuotannosta ja kollaboraatiosta tehtyjä nostoja on esillä jo intranetin etusivulla"

"Social Intranet report 2012, Prescient DigitalMedia"


Sosiaalinen intranet, ominaisuuksia

•  itse ylläpidettävä profiili, saatavuustieto, pikaviestin"•  mahdollisuus seurata muita työntekijöitä ja

projekteja"•  mahdollisuus jakaa ideoitaan haluamilleen ryhmille"•  käyttäjien itse luomia uutis- ja artikkelisyötteitä"•  mikrobloggaus, ryhmäviestintä"•  blogit, wikit"•  etäkäyttö mobiililaitteilla"•  metriikkaa"







Viestit ovat hyvin erilaisia


Sisällön ominaisuuks

ia

•  alueellinen relevan

ssi

•  elinikä •  pituus

•  muodollisuus

•  globaali tärkeys

•  monikielisyys

•  päivittyvyys

•  muuttuvuus

•  kertaluonteisuus

•  arkistoitavuus

•  mobiilirelevanssi

Transaktion ominaisuuksia •  yksisuuntainen info •  vastaanottaja tunnettu •  virallinen •  kohderyhmä •  lähettäjä/ryhmä •  1to1 •  asynkroninen •  kommentti •  prosessin osa •  toimintaohje

Feedityyppejä •  sisäiset uutiset •  ulkoiset uutiset •  ryhmäuutiset •  proJiilit •  blogit •  tukipyynnöt •  statuspäivitykset •  aloitteet •  ilmoitukset •  Kyselyt •  työtila Teknisiä omina

isuuksia

•  editoitavuus

•  kommentoitavuus

•  binääri (tykkäys)

•  tag •  generoitu

Viestinnän tavoitteet ovat kuitenkin usein varsin saman suuntaisia


Juholin, Elisa 2013. Communicare! Kasva viestinna ̈n ammattilaiseksi. MIFin kirjasarja ammattilaisille."

Sosiaalisen intranetin välineillä tavoitteisiin



Sosiaalisen intranetin välineillä tavoitteisiin



Hyvin toteutettu sosiaalinen intranet mahdollistaa eri

viestityyppien hyväksikäytön kaikilla näillä osa-‐alueilla






Käyttäjien aktiivisuus vaihtelee


1%!!!9%! !!90%!

Intranetin “lukijan” tyypilliset käyttötapaukset

At a simple level, people visiting an Intranet home page will take one of four approaches:"

(Type -> Scenario -> Starting point)"


Known/Directed!•  I’m looking for something

specific, take me there!""-> Navigation

"Known/Undirected!!•  I’m looking for something

specific, I can find it myself """-> Search "

"

Unknown/Directed!•  Having a browse, show me what

I ought to know about""-> News / Promotions"Unknown/Undirected!•  Having a browse, I wonder what

others have been doing""-> Activity Stream """

"joiningdots.com/tag/interaction/"

Perinteinen intranet toki mahdollistaa nämä

28.11.2014 15 www.ambientia.net

Perinteinen intranet toki mahdollistaa nämä

Sosiaalinen intranet tukee lisäksi aktiivisen vuorovaikutuksen

syntymistä


Tavoitteisiin johtavat toiminnallisuudet (esimerkkejä)

•  käyttäjäprofiilit ja henkilöhakemisto, henk.kohtaiset blogit"•  merkkipäivät, lounaspaikat, osto/myynti, harrasteet"•  käyttäjäkohtaisesti personalisoitu käyttöliittymä"•  aiheperusteiset ryhmäviestintätilat "•  projekti- ja työryhmien työtilat"•  ohjeistukset ja yhteystiedot"•  dokumentinhallinta, haku"•  palaverivelho, agendat, tilat"•  työnkulut ja tehtävien hallinta"•  idea-/aloite-alue"•  extranet-ympäristö"28.11.2014 www.ambientia.net 17

Toteutuksen suuntaviivoja •  viestintäkulttuurin muutos

intranetin informaation jakelusta, "tiedottamisesta" yhteisön interaktioon henkilöstön "omassa tilassa""

•  täyden hyödyn saavuttamiseksi tulee kaikkien osa-alueiden tarpeet huomioida muutosprosessissa"


Prosessit

Ihmiset

Teknologia

Sisältö Kulttuuri

Toteutuksen suuntaviivoja

•  tavoitemäärittely (huom. ei „toiminnallisuuksien“)"•  ratkaisun osien priorisointi"•  pilotti testiryhmälle"•  yhteisön migraatio"•  viestintä"•  koulutus"•  sisällön migraatio"•  elinkaaren hallinta"•  tietohierarkian määrittely"28.11.2014 www.ambientia.net 19

Toimivan sosiaalisen intranetin tärkein rakennusaine ovat

kuitenkin käyttäjät

Kertaus: Muista tasapaino!

Ihmiset Sisältö

Prosessit Teknologia


Kulttuuri






Sosiaalinen intra aktivoi ja syventää kanssakäymistä


http://www.oscarberg.net/2014/11/the-collaboration-pyramid-revisited.html"

Sosiaalisen intranetin etuja

•  Tutkittuja parannuksia saavutettavissa"


Sosiaalisen intranetin etuja

•  yhteisöllisyys sitouttaa ja mahdollistaa ketteryyden"

•  viestinnän ja ryhmätyöskentelyn kehittäminen"•  ratkaisut ongelmiin uudelleen käytettävissä"•  kokonaiskuva yrityksestä ja toiminnasta "•  oppiminen, innovointi yhdessä"•  selkeys, motivaatio"


ennen jälkeen

Sosiaalisen intranetin mahdollistamia muutoksia

•  Tehokkaampi viestintä ja ryhmätyöskentely"•  Palaverivalmistelu -> agenda -> muistio"•  Tutustuminen ja toimiminen yhteisönä"•  Kehitetään ja innovoidaan yhdessä"•  Parviäly, hiljaisen tiedon aktivointi"•  Tehtävävirtojen seuraaminen"•  Etätyö, itseohjautuvuus"•  Yhteisö oppii virheistä"


Ketterä organisaatio •  Ei keskitettyä päätösvaltaa"•  Ei kiinteitä rooleja ja vastuita, vaan ne kehittyvät

yksilöiden itseohjautuessa"•  Visio, tavoitteet ja vaatimukset syntyvät yhteistyössä"•  Kollektiivinen luottamus, osaaminen ja motivaatio"•  Ei pysyvää kilpailuetua tai yksilöiden syvää

erikoistumista"•  Keskeistä palkata oikeat ihmiset, antaa heidän

itsehjautua ja tarjota kaaoksen estämiseen oikeat viitekehykset ja järjestelmät"


Pelkkä intranetin tekninen toteutus ei riitä! Myös johtaminen, oikean ilmapiirin vaaliminen ja käyttäjien tukeminen ovat välttämättömiä palikoita

Tieto on valtaa Tiedon jakaminen on valtaa


Jos johto ei ole sosiaalisessa intranetissä

aktiivisessa roolissa tai näe sen merkitystä, vika on todennäköisesti jossakin näistä:

a)  Intranet on liiketoiminnasta irrallinen keskustelufoorumi tai materiaaliarkisto"

b)  Johtajia ei ole huomioitu suunnittelussa käyttäjäryhmänä"

c)  Johto ei tiedä mitä ihmisten johtaminen on.."


(com.mgmt)

www.ambientia.net 28.11.2014 31


http://www.sosiaalinenintranet.fi"

Perustettu 1996 100 asiantuntijaa 6 toimistoa Liikevaihto 8 miljoonaa euroa Top 50 –teknologiakasvuyritys Suomessa Suomen Vahvimmat ja Kauppalehden Menestyjä -yritys

Ambientia pähkinänkuoressa


•  Helsinki •  Hämeenlinna •  Joensuu •  Tampere •  Turku •  Tukholma

Juha Krapinoja Social Intranet Expert

"""

[email protected]"+358 46 920 98 48"

www.ambientia.net

Kiitos

Tavoitekartta

Uusi Intranet

Yhteishengen parantaminen

Tiedonkulun parantaminen

Ajankäytön tehostaminen

-‐  Avoimuus -‐  Kehu työkaveri päivässä -‐  Tee aloite-‐kanava -‐  Vapaampi / kevyempi

uutisointi -‐  Harrastuskerhot,

kirpparipalstat

-‐  Jokaisella lisäys / muokkaus ja kommentointioikeudet

-‐  Tykkäystoiminto -‐  Tee aloite-‐kanava -‐  GamiJikaatio

-‐  Yksinkertainen rakenne -‐  Ennakoiva haku -‐  Ohjeet ja käytännöt -‐  Yrityksen

esittelymateriaalit

-‐  Tiedotteet, blogikirjoitukset

-‐  Käynnissä olevat kampanjat

-‐  RSS-‐feedit

-‐  Hätä-‐ ja virheilmoitukset

-‐  RSS Out mobiiliin -‐  Lync-‐yhteiskäyttö

-‐  Työryhmät ja projektit

-‐  Usein kysyttyä -‐  Hyvät ja huonot

käytännöt

Saavuttaa kaikki 24/7 Ajantasaisuus

Lisää yhden-‐vertaisuutta

Tieto helposti löydettävissä

Yhdistää ihmisten tietoja

Keskustelu-‐kulttuurin

kehittäminen

Työtyytyväisyys

Tehokkuus

Tietoisuus


Konseptisuunnittelun vaiheet

MIKSI? Selvitetään tavoitteet.

Miksi tehdään?

KENELLE? Tunnistetaan

loppukäyttäjät ja tärkeimmät käyttötilanteet

MITEN? Informaatioarkkitehtuuri /

suunnitelma tiedon löydettävyyteen

MILLAINEN? Paperiprotot / Suunnitellaan ja

mallinnetaan käyttöliittymä

MILLAINEN? Visualisoidaan lopputulos

Loppukäyttäjätestaus

www.ambientia.net 28.11.2014 37

Toteutus kokonaisuutena Tavoitteet ja konseptointi •  Liiketoiminnan tarpeet ja tavoitteet • Käyttäjien tarpeet, persoonat ja käyttötapaukset

• Palvelun konseptointi

Käyttöönotto • Käyttäjien ja ylläpitäjien koulutus •  Sisäinen markkinointi • Yhteisöjohtamisen käynnistys

Tekninen toteutus •  Sovelluksen asennus, konJigurointi ja räätälöinti konseptin mukaiseksi

Jatkuva kehittäminen • Palvelun päivittäminen muuttuvien tarpeiden mukaisesti

• Asiakastuki ja palvelinylläpito • Yhteisöjohtaminen

Sosiaalinen intranet


Documents

Anna$hyvän$kiertää$$ - procom.fi · •Millaista viestintää sosiaalinen intranet mahdollistaa? " • Millainen merkitys ja rooli erilaisilla viestityypeillä on intrassa? " •