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ANEXO No 1. CADENA DE PROCESOS GESTION DOCUMENTAL INICIAL
ANEXO No 2. OBJETIVO Y ALCANCE DE PROCESOS CADENA DE PROCESOS GESTION DOCUMENTAL
INICIAL
PROCESO OBJETIVO ALCANCE
ADMINSITRACIÓN DE CORRESPONDENCIA
Gestionar y controlar de manera centralizada y normalizada los servicios de producción, entrada y salida de documentos a través de los distintos soportes y medios, de tal manera que sus procedimientos contribuyan a la administración documental; incluye la administración del correo.
Comprende desde la recepción de los documentos hasta la salida de los mismos.
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
Gestionar el conjunto de actividades administrativas y técnicas documentales tendientes a la planificación, manejo y valoración de la documentación archivística con el propósito de facilitar su utilización y conservación.
Comprende desde la organización del archivo total durante su ciclo vital completo en las tres fases de formación hasta su destino o disposición final.
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
Gestionar la creación y organización del sistema de archivos y sus procesos técnicos teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original y la normatividad archivística con el fin de proteger la información institucional y sus soportes.
Comprende desde el manejo de los procesos de clasificación y ordenación hasta la los procesos de descripción de manera interrelacionada.
ADMINISTRACIÓN DEL PATRIMONIO CULTURAL
Investigar, identificar y registrar los bienes culturales tangibles e intangibles de la Universidad como parte constitutiva de su historia y de su patrimonio cultural.
Comprende desde la recuperación de sus soportes de información de dichos bienes incluyendo talento Javeriano en sus distintas expresiones culturales hasta el registro y protección de su memoria documentada.
ANEXO No 3. CADENA DE PROCESOS GESTIÓN DOCUMENTAL DEFINIDA PARA EL ESTUDIO
ANEXO No 4. OBJETIVO Y ALCANCE DE PROCESOS CADENA DE PROCESOS GESTIÓN DOCUMENTAL
DEFINIDA PARA EL ESTUDIO
PROCESO OBJETIVO ALCANCE
ADMINSITRACIÓN DE
CORRESPONDENCIA
Gestionar y controlar de manera centralizada la
recepción y distribución de documentos generados
a nivel interno y externo a través de los distintos
soportes y medios.
Comprende desde la recepción de los
documentos hasta la distribución de los
mismos.
ADMINISTRACIÓN
DOCUMENTAL
Gestionar el conjunto de actividades
administrativas y técnicas documentales
tendientes a la planificación y manejo de la
documentación archivística con el propósito de
facilitar su utilización y conservación.
Comprende la definición de directrices del
archivo total del documento durante su ciclo
vital.
ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS
Gestionar la creación y organización del sistema de
archivos y sus procesos técnicos teniendo en
cuenta los principios de procedencia, orden
original, la normatividad archivística y las
directrices de administración documental con el fin
de proteger la información institucional y sus
soportes.
Comprende desde el manejo de los procesos
de clasificación, ordenación y descripción hasta
la disposición final del documento
ADMINISTRACIÓN DEL
PATRIMONIO
CULTURAL
Investigar, identificar y registrar los bienes
culturales tangibles e intangibles de la Universidad
como parte constitutiva de su historia y de su
patrimonio cultural.
Comprende desde la recuperación de sus
soportes de información de dichos bienes
incluyendo talento Javeriano en sus distintas
expresiones culturales hasta el registro,
protección y divulgación de su memoria
documentada.
ANEXO No 5. FLUJO DE RECEPCIÓN, REGISTRO Y RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA
INICIO
1
Recibir correspondencia
remitida por personas
naturales o jurídicas.
Digitador
2
Identificar que el destinatario
sea empleado o funcionario
de la Universidad
Digitador
6
Abrir el paquete e iniciar
búsqueda de datos claves del
envío.
Coordinador
9
Informar al digitador la
información del destinatario
Coordinador
Herramenta
Adminfo
3
¿Es posible identificar
destinatario?
Si
¿es posible tener claro
destinatario?
1
10
Radicar la Correspondencia:
Remitente: Regional (Bogota),
Empresa(U. Javeriana),
Departamente (Correspond.),
Nombre (Empresa que trae el
documento).
Destinatario: Regional,
Departamento(Unidad), Tipo
de documento (Fax, Factura,
Sobre, Paquete, Cajas,
Tarjeta, Muestra, Nevera)
Anexos
Observaciones(La persona a
quien va dirigida, numero de
guia, quien la envia y estado).
Digitador 11
Imprimir etiqueta que indica
numero de radicado y código
del punto de Correspondencia
Digitador
12
Grapar etiqueta sobre la
Correspondencia
Digitador
13
Clasificar la correspondencia
en el casillero de la Unidad
respectiva
Digitador
14
En los periodos de
corte(10:00 a.m., 1:00 p.m. y
5:30 p.m.), imprimir la
información de la
Correspondencia recibida
para las unidades.
Digitador
15
Clasificar la Planilla de
relación de Correspondencia
en los casilleros de la Unidad
respectiva
Digitador
FIN
2
Planilla relación de
Correspondencia
4
Verificar la informacion en las
bases de datos de la
universidad
Coordinador
No
Si
¿es posible tener claro
destinatario?
8
Realizar devolución de
correspondencia al Courrier o
remitente
Digitador
Si
No
No
1
2
5
7
Notas:
1. Existen unidades de las que no se
recibe correspondencia: Unidad de
Oncología, Hospital San Ignacio.
Ellos tienen sus puntos de recepción.
2. No se recibe correspondencia que
sea personal.
3. Si el Digitador cuando el Courrier
esta haciendo la entrega de la
Correspondencia, identifica que está
no es un funcionario de la
Universidad, se la devuelve de
inmediato sin necesidad de seguir
todo el proceso de identificación
descrito en el presente
procedimiento.
ANEXO No 6. FLUJO DE ENTREGA DE CORRESPONDENCIA INTERNA
INICIO
1
Recoger la correspondencia
en el casillero
Mensajero
3
Organizar la correspondencia
según el recorrido
Mensajero
4
Relacionar en el Formato
“Relación de Copias” las
copias que debe entregar en
el recorrido. Generadas por el
y entregadas de otras
unidades
Mensajero
5
Hacer el recorrido
Mensajero
6
Entregar al encargado en la
unidad la Correspondencia
Mensajero
Formato “Relación
de Copias”
7
Firmar el formato “Control de
recorrido” y “Planilla relación
de Correspondencia”
Encargado en la
UnidadFormato “Control
de recorrido”
¿La entrega comprendía
copias?
9
Firmar el formato “Relación
de Copias”
Encargado en la
Unidad
Si
Formato “Relación
de copias”
¿La unidad va a enviar
correspondencia?
FINNo
¿El correspondencia es
para una unidad interna?
Si
Si
No
Procedimiento “Recepción,
registro y radicación de
correspondencia interna
de unidad a unidad”
Procedimiento “Recepción,
registro, radicación y envío
de correspondencia
interna para entes
externos”
8
10
11
Notas:
1. Existen casos particulares
que se manejan como las
consignaciones que se deben
pagar de inmediato y luego
entregar copia.
2. Otro caso especifico es
cuando en el mismo recorrido
llevan paquetes o remisiones
entre unidades que en
ocasiones no están en la
planilla “Relación de Entrega”.
Planilla relación de
Correspondencia
2
Verificar que los datos de la
Planilla relación de
Correspondencia coincidan
con la correspondencia física.
En caso de no coincidir debe
devolver al Digitador
Mensajero
Planilla relación de
Correspondencia
No
ANEXO No 7. FLUJO DE RECEPCIÓN, REGISTRO Y RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA INTERNA DE UNIDAD A UNIDAD
5
Entregar correspondencia
interna de unidad a unidad y
el formato envío interno-
interno al Digitador
Mensajero
6
Verificar y validar los datos de
destinatario
Digitador
8
Verificar con la unidad
remitente el destinatario (vía
telefónica o correo).
Digitador
Herramenta
Adminfo
7
¿Es posible identificar
destinatario?
9
Radicar el paquete:
Remitente: Regional (Bogota),
Empresa(U. Javeriana),
Departamente (Correspond.),
Nombre (Empresa que trae el
documento).
Destinatario: Regional,
Departamento(Unidad), Tipo
de documento (Fax, Factura,
Sobre, Paquete, Cajas,
Tarjeta, Muestra, Nevera)
Anexos
Observaciones(La persona a
quien va dirigida, quien la
envía y estado).
Digitador
1
Entregar Correspondencia al
Mensajero
Encargado Unidad
2
Guardar la Correspondencia
entregada
Mensajero
Notas:
1. Algunas unidades utilizan
un formato que firma el
colaborador o una base de
datos para soportar los envíos
entre unidades que realizan
2. Los Diplomas no se
manejan de la misma manera.
3. Educación continua no
tiene el mismo manejo, no se
adaptan al horario de los
recorridos.
3
Relaciona la Correspondencia
recibida: Código punto
visitado, recorrido y si es
interno o externo
Mensajero
Planilla registro de
diligencias
¿La correspondencia es
para envió externo?
No
Procedimiento
“Recepción, registro,
radicación y envío de
correspondencia
interna para entes
externos”, a partir de
la actividad 8
Si
10
Imprimir etiqueta que indica
numero de radicado y código
del punto de Correspondencia
Digitador
11
Grapar etiqueta sobre la
Correspondencia
Digitador
12
Clasificar la correspondencia
en el casillero de la Unidad
respectiva
Mensajero
13
En los periodos de
corte(10:00 a.m., 1:00 p.m. y
5:30 p.m.), imprimir la
información de la
Correspondencia recibida
para las unidades.
Digitador
14
Clasificar la Planilla de
relación de Correspondencia
en los casilleros de la Unidad
respectiva
Digitador
Planilla relación de
Correspondencia
No
Si
INICIO
FIN
4
ANEXO No 8. FLUJO DE RECEPCIÓN, REGISTRO, RADICACIÓN Y ENVÍO DE CORRESPONDENCIA INTERNA PARA ENTES EXTERNOS
1
Entregar Correspondencia al
Mensajero
Encargado Unidad
2
Entregar original y copia
Formato diligenciado según el
servicio que requiere
Encargado Unidad
Formato envio
interno-externo
3
Verificar contenido del
formato
Mensajero
4
Firmar original del formato y
entregarla al Encargado en la
Unidad. Se queda con la
copia de la formato
Mensajero
5
Guardar la Correspondencia
entregada
Mensajero
6
Relaciona la Correspondencia
recibida: Código punto
visitado, recorrido y si es
interno o externo
Mensajero
Planilla
registro de
diligencias
¿La correspondencia es
para envío externo?
8
Colocar sello a la
Correspondencia para
controlar la fecha de recibido
Mensajero
Si
9
Encasillar la Correspondencia
con el formato diligenciado
según el servicio requerido
donde corresponde
Mensajero
¿La solicitud es para
entrega por motorizados?
12
Recoger la Correspondencia
y el formato en el casillero
Digitador
13
Verificar el aval del envío por
parte de la Unidad y la
asociación del centro de costo
(formato o correo electrónico)
Digitador
14
Diligenciar Guia-Registrar:
Nombre, dirección, empresa,
teléfono, contenido, Ciudad a
la que va, tipo de servicio,
Peso, volumen, forma de
pago, Observación: Centro de
costo y departamento que
envio.
Digitador
No
1
Si
Aplicativo
Guias
15
Imprimir la Guía (Copia
amarilla, roja blanca y azul)
Digitador
16
Grapar la copia amarilla, roja
y blanca a la
Correspondencia
Digitador
¿La solicitud de servicio
es: Valores?
18
Llamar al Operador para
programar recogida de
Correspondencia
Digitador
19
Alistar la Correspondencia
para el Courrier a las 5:00
p.m.(Documentos) y a las
4:30 p.m. (Mercancia)
Digitador
Si
No
3
3
Con la copia azul
Procedimiento “Recepción,
registro y radicación de
correspondencia interna
de unidad a unidad”, a
partir del actividad 9.
INICIO
Formato envío
motorizados
Procedimiento
“Recepción, registro
y radicación de
correspondencia
interna de unidad a
unidad”, a partir del
actividad 5.
No
¿La solicitud es para servicio:
hoy mismo, documento
unitario, mercancía o
Valores?
Si
Formato envio
interno-externo
2
Guía
Servientrega
7
10
11
17
2
32
Registrar: Fecha, centro de
costos, la descripción que
viene en el sobre, Ciudad,
peso, valor
Digitador
Documento
Registro 4-72
33
Verificar los datos de la
planilla, principalmente el
valor.
Digitador
34
Imprimir la planilla de envíos
del día (3 copias, 2 para
courrier y una para
correspondencia).
Digitador
35
Realizar porte de la
Correspondencia y generar el
Sticker para la misma
Digitador
36
Pegar el Sticker con el valor
sobre la Correspondencia
Digitador
Planilla de
envios 4-72
31
Recoger la Correspondencia
y el formato en el casillero
Digitador
¿La solicitud es para
entrega por 4-72?
Si
Formato envio
interno-externo
4No
¿La Correspondencia son
documentos?
38
Llamar al Operador para
programar recogida de
Correspondencia
Digitador
39
Alistar la Correspondencia
para el Courrier a las 10:30
a.m.
Digitador
Si
No
3
3
1
20
Recoger la Correspondencia
y el formato en el casillero
Coordinador de
Motorizados
21
Organizar la correspondencia
por Zonas
Coordinador de
Motorizados
Formato envío
motorizados
22
Registrar la solicitud: Nombre
de la dependencia que envía,
Prioridad (recoger, entregar,
llevar, pagar), datos del
destinatario
Coordinador de
Motorizados
Herramenta
Adminfo
23
Imprimir la planilla de
diligencia de motorizados
Coordinador de
Motorizados
Planilla diligencia
motorizados
24
Encasillar la Correspondencia
y planilla en la zona que
corresponde
Coordinador de
Motorizados
25
Entregar o recibir la
Correspondencia según lo
referenciado en la planilla de
diligencia de motorizados
Motorizados
¿Se generaron copias o
recogio correspondencia
para las Unidades?
28
Entregar al Coordinador de
Motorizados la planilla de
diligenciada con el visto que
evidencia que la diligencia se
realizó
Motorizados
No
29
Descargar la solicitud
referencia en la planilla de
diligencias en el Sistema
Coordinador de
Motorizados
3
Procedimiento
“Recepción, registro
y radicación de
correspondencia
interna de unidad a
unidad”, a partir del
actividad 9.
27
Registrar copias o
Correspondencia para las
Unidades con el Digitador
MotorizadosSi
26
30
37
4
41
Recoger la Correspondencia
y el formato en el casillero
Coordinador de
Motorizados
Formato envío
interno-externo
¿La solicitud es para envío
masivo?
Si
42
Verificar que las
características del envió
apliquen para la prestación
del servicio y la cantidad de
unidades documentales
referenciadas en el formato
coincidan con las físicas
Coordinador de
Motorizados
5No
¿Es envío masivo nacional?
44
Llamar a Servientrega para la
creación orden
Coordinador de
Motorizados
Si
¿La unidad solicitante envío
los datos de los
destinatarios?
46
Previa autorizacion de la
Unidad, solicitar en el
alistamiento de Servientrega
la Digitacion
Coordinador de
Motorizados
47
Enviar a Servientrega la
información relacionada con
los destinatarios entregada
por la Unidad que solicitó el
servicio
Coordinador de
Motorizados
No
Si
48
Registrar numero de orden
asignado por Servientrega en
el Formato envío interno-
externo
Coordinador de
Motorizados
49
Entregar la Correspondencia
al Courrier
Coordinador de
Motorizados
50
Anexar colilla entregada por
el Courrier al Formato envío
interno-externo
Coordinador de
Motorizados
51
Entregar Formato envio
interno-externo a la
Coordinadora de la Unidad
Coordinador de
Motorizados
52
Clasificar las unidades
documentales según el
destino al que se dirigirán
Coordinador de
Motorizados
No
54
Realizar memorando (2
copias) de envío
especificando: Paso,
Cantidad y lugar para donde
el cual se dirigen.
Coordinador de
Motorizados
53
Registrar en el formato envío
interno-externo, la cantidad
que van para cada destino
Coordinador de
Motorizados
55
Llamar a Servientrega y pedir
la recolección
Coordinador de
Motorizados
56
Registrar numero de solicitud
o atención asignado por
Servientrega, en el Formato
envío interno-externo.
Coordinador de
Motorizados
57
Entregar correspondencia al
Courrier con el memorando.
Recibir copia del memorando
firmada por el Courrier.
Coordinador de
Motorizados
3
5
58
Recoger la Correspondencia
y el formato en el casillero
Mensajero
59
Verificar los datos registrados
por la Unidad en la
Correspondencia, mínimo:
Dirección física, código
postal, ciudad, país, No
telefónico, correo electrónico
del que esta haciendo el
envio.
Mensajero
6
Formato envío
interno-externo
3
40
43
45
6
¿Es para entrega en P.O.
BOX?
¿La correspondencia es un
paquete?
No
61
Llamar a la Unidad solicitante
para pedir información más
específica del envío. En caso
de no tener mas información
recomendarle envío por 4-72.
Mensajero
Si
63
Llamar a la Unidad para que
indique el valor comercial y si
desea asegurar el paquete.
Mensajero
Si
64
Diligenciar la guía aérea,
radicando los datos del envío
en el Sistema
Mensajero
65
Imprimir la guía(3 copias)
Mensajero
No
67
Empacar la correspondencia
y anexar la guia
Mensajero
66
Verificar los datos de la
Correspondencia en la guía(3
copias)
Mensajero
Guía DHL
68
Entregar al Courrier
Mensajero
FIN
3
60
62
Herramienta
Connect DHL
Notas:
1. Servicios por empresa
A. Servientrega
* Nacional: Documento
Unitario(Unidades Documentales
de mas de 2Kg), Mercancía
Premier( paquetes de hasta 7 kg),
Valores (mercancía que por valor
declarado requieren transporte
especial), Masivo Nacional (hasta
250g)
*Internacional: Masivo (hasta
1000g).
B. DHL: Documentos(menor a
2,5Kg), Paquetes (mas de 2,5Kg)
C. 4-72: Correo normal, Correo
Certificado
2. Las solicitudes para motorizados
y masivo nacional o internacional
se reciben también por Correo
electrónico.
SERVICIO MOTORIZADOS
SERVICIO HOY MISMO,
DOCUMENTO UNITARIO,
MERCANCÍA O VALORES
SERVICIOS POSTALES
NACIONALES 4-72
SERVICIO INTERNACIONAL
DHL
MASIVOS NACIONALES
MASIVO INTERNACIONAL
INTERPRETACIÓN DE COLORES
SEGÚN SERVICIO
ANEXO No 9. FLUJOS DEL PROCESO ORGANIZACIÓN Y RECUPERACIÓN DE ARCHIVOS
DIRECCIÓN JURÍDICA- ORGANIZACIÓN Y RECUPERACIÓN DE ARCHIVO DE CONTRATOS, CONVENIOS O ACUERDOS
INICIO
1
Recibe los documentos
legalizados
Auxiliar de Archivo
FIN
Notas:
1. Solo se digitalizan Contratos,
convenios, acuerdos o donaciones.
2. Como archivo administrativo(no
incluye temas Jurídicos) se tiene:
Actas, correspondencia, documentos
varios.
3. Para los demás temas Jurídicos que
no se incluyen en este procedimiento se
tiene una carpeta para cada uno, entre
estos se encuentran: Donaciones,
Conceptos Jurídicos, Acciones de Tutela,
Procesos Disciplinarios, Donaciones, etc.
4. El formato “Transferencias” fue
modificado para la gestión pero cuando
lo envía al Archivo Central deja las
casillas iniciales del Formato.
2
Clasifica el documento, según
concepto Jurídico
Auxiliar de Archivo
¿Si es contrato con
personal natural y menor
a $3.200.000?
¿Si es contrato de
D.P.S.?
1Si
2Si
No
5
Organiza el documento en la
Unidad de conservacion: Abre
la carpeta (Portada), guarda
los documentos
cronologicamente, diligiencia
la hoja de tipos
documentales,
Auxiliar de Archivo
No
1
6
Ingresa el documento a la
carpeta, según el orden
alfabetico al que corresponda.
Auxiliar de Archivo 7
Ingresa el documento en la
carpeta, según el consecutivo
que corresponda. (Máximo 10
contratos por carpeta)
Auxiliar de Archivo
2
8
Registra en la herramienta
“Radicador” el nombre de la
carpeta dende queda
archivado el documento.
Auxiliar de Archivo
Herramienta
Radicador
10
Registra en el formato
“Transferencia” campo
“contenido” el nombre del
documento.
Auxiliar de Archivo
¿Si es contrato con
personal natural y menor
a $3.200.000 o D.P.S. ?3No
12
Registra en el formato
“Transferencia”: Titulo de la
carpeta, Fecha inicial, firma
del contrato.
Auxiliar de Archivo
3
Si
11
Recibe el contrato digitalizado
por parte de la Unidad y lo
guarda según el año y serie o
subserie al que corresponda.
Auxiliar de Archivo
13
Digitaliza el contrato,
convenio o acuerdo. Sin
documentos adjuntos. Lo
guarda según el año y serie o
subserie al que corresponda.
Auxiliar de Archivo
3
4
9
Formato
“Transferencia”
Formato
“Transferencia”
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS- ORGANIZACIÓN Y RECUPERACIÓN DE HOJAS DE VIDA DE PERSONAL ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Recibe los documentos de la
hoja de vida
Analista de
Contratación
5
Archiva la carpeta según el
color de la misma
Auxiliar de Archivo
6
Genera en el Sistema el
reporte de Ingresos del Mes
Auxiliar de Archivo
7
Traslada la información a la
base de datos de Excel para
actualizarla con los nuevos
ingresos
Auxiliar de Archivo
Notas:
1.Para archivar se tiene una
clasificación de carpeta por
colores. Cada color pertenece a
letras del alfabeto.
2. Las carpetas multifolder tiene
impresos en su interior los tipos
documentales, para que sean
diligenciados a medida que se
ingresan los documentos pero
estos no son utilizados.
2
Introduce los documentos en
la carpeta multifolder con le
color que corresponde
Analista de
Contratación
3
Introduce los documentos en
la carpeta multifolder con le
color que corresponde
Analista de
Contratación
4
Entrega la carpeta la auxiliar
de Archivo
Analista de
Contratación
Sistema de
Información
Base de Datos
Unica
FIN
OFICINA DE ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO- ORGANIZACIÓN Y RECUPERACIÓN DE HOJAS DE VIDA DE PROFESORES
INICIO
1
Recibe los documentos por
correo interno remitidos de la
Vicerrectoría Académica
Auxiliar de II
Notas:
1.Las directrices para actualizar
las “Hojas de Vida” que se
encuentran en archivo histórico no
están establecidas. Actualmente
se tiene un sobre de manila con
los documentos de cada profesor y
un registro en una base de datos
“Sobres por actualizar” para llevar
un control.
2. En el archivo de Gestión se
encuentra: Correspondencia y
Hojas de Vida de Profesores.
2
Radica la fecha de recepción
de los documentos
Auxiliar de II
1
4
Entrega documentación al
Coordinador de Registro
Auxiliar de II
5
Ingresa la información al
Sistema RAP y entrega los
doucmentos al Auxiliar II.
Coordinador de
Registro
Sistema RAP
¿Documentos de
Profesor de planta o
Temporal?No
6
Abre la carpeta con la
información por profesor
Auxiliar de II
7
Registra la información de la
carpeta en el formato
“Transferencia”. Sin incluir
fechas extremas
Auxiliar de II
8
En la carpeta coloca el “No de
Orden” registrado en el
formato “Transferencias”
Auxiliar de II
9
Archiva los documentos
Auxiliar de II
1
10
Ingresa la información al
Sistema RAP.
Auxiliar II
11
Archiva los documentos en la
carpeta abierta por Facultad y
orden alfabético de
profesores, donde
corresponda
Auxiliar II
12
Registra la información para
control en el formato
“Profesores Hora Cátedra”:
Nombre, Cedula, Facultad
Auxiliar II
FIN
Formato
“Transferencia”
Formato
“Profesores Hora
Catedra”
3
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS- ORGANIZACIÓN Y RECUPERACIÓN DE HOJAS DE VIDA DE ESTUDIANTES
INICIO
3
Envía el formato magnético al
Auxiliar I
Secretaria de Carrera
4
Verifica el contenido del
formato “Transferencia” y lo
devuelve a la Secretaria
solicitante con las
correcciones requeridas
Auxiliar I
5
Agendan una cita para
realizar la “Transferencia”
Auxiliar I y Secretaria
de Carrera
6
Verifica el contenido que el
contenido de las carpetas que
están siendo transferidas
coincida con la información
del formato
Auxiliar I
1
Abre carpeta Hoja de Vida y
archiva los documentos
Secretaria de Carrera
2
Relaciona la información en el
formato “Transferencia”
Secretaria de Carrera
Formato
“Transferencia”
FIN
7
Firman el formato
“Transferencia” para
oficializar el traslado de las
hojas de vida
Auxiliar I y Secretaria
de Carrera
8
Verifica en la base datos
unica que las hojas de vida
transferidas no exista
Auxiliar I
¿La hoja de vida de
estudiante ya existe?
10
Registra la información del
formato “Transferencia” en la
base de datos única y le
asigna un “numero de
inventario” a la hoja de vida.
Auxiliar I
11
Registra el “numero de
inventario” asignado en la
carpeta.
Auxiliar I
12
Archiva la hoja de vida.
Auxiliar I
No
13
Archiva en la carpeta
existente los nuevos tipos
documentales que fueron
transferidos.
Auxiliar I
Si
Base de datos
Unica
9
FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE- ORGANIZACIÓN Y RECUPERACIÓN DE HOJAS DE VIDA DE ESTUDIANTES
INICIO
3
Envía la carpetas de hojas de
vida junto con el formato a la
Secretaría de Archivo
Secretaria de Carrera
Notas:
1. La transferencia de hojas de
vida del Archivo de Gestión al
Archivo Central se realiza
semestralmente.
2. Los documentos que actualizan
la hoja de vida del estudiante se
van enviando por transferencia.
3. El formato “Transferencias” fue
modificado para la gestión pero
cuando lo envía al Archivo
Histórico deja las casillas iniciales
del Formato.
4
En un nuevo formato
“Transferencia” registra la
información de la carpeta
recibida (No Orden:
Consecutivo Histórico de
hojas de vida). Exceptuando
las fechas extremas
Secretaría de Archivo
5
Registra en la carpeta el “No
de Orden” asignado en el
formato “Transferencia”
Secretaría de Archivo
6
Archiva la carpeta según el
No de Orden asignado.
Secretaría de Archivo
Formato
“Transferencia”
1
Abre carpeta Hoja de Vida y
archiva los documentos
Secretaria de Carrera
2
Relaciona la información en el
formato “Transferencia”
Secretaria de Carrera
Formato
“Transferencia”
FIN
ANEXO No 10. FLUJOS DEL PROCESO CONSULTA DE ARCHIVOS
DIRECCIÓN JURÍDICA-CONSULTA DE CONTRATOS, CONVENIOS O ACUERDOS
INICIO
1
Solicita el documento a la
Auxiliar de Archivo
Abogado
3
Diligencia el formato “Solicitud
de Antecedentes”
Auxiliar de Archivo
4
Entrega los documentos al
Abogado
Auxiliar de Archivo
5
Consulta la información y
entrega los documentos al
Auxiliar de Archivo
Abogado
Formato “Solicitud
de antecedentes”
FIN
Notas:
1. No tiene autorización de
préstamo a externos
2. No existen tiempos de
préstamo
3. No se manejan afueras
2
Busca la carpeta en el archivo
y hace entrega de la misma al
abogado. En caso de ser
necesario solicita mas
información al Abogado
Auxiliar de Archivo
6
En formato “Solicitud de
Antecedentes” registra la
fecha de entrega de los
documentos
Auxiliar de Archivo
7
Archiva los documentos
Auxiliar de Archivo
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS-CONSULTA DE HOJAS DE VIDA DE PERSONAL ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Envía la solicitud de hoja de
vida a la Jefe de la Oficina de
Operaciones
Encargado de la
Unidad
FIN
2
Redireccióna el correo al
Auxiliar de Archivo
Jefe de Oficina de
Operaciones
3
Busca la hoja de vida y la
actualiza el contenido de la
misma
Auxiliar de Archivo
4
Realiza carta en la que
relaciona las hojas de vida a
prestar
Auxiliar de Archivo
¿La solicitud es de
alguien externo?
5
Entrega las hojas de vida con
la carta
Auxiliar de Archivo
6
Firma la carta como
constancia de recibido
Solicitante
7
Consulta las hojas de vida
Solicitante
8
Cuando el solicitante
devuelve las hojas de vida las
archiva nuevamente
Auxiliar de Archvo
Si
9
Solicita las hojas de vida al
Auxiliar de Archivo
Solicitante
10
Busca la hoja de vida y la
actualiza el contenido de la
misma
Auxiliar de Archivo
11
Registra en Excel el préstamo
y entrega las hojas de vida
Auxiliar de Archivo
12
Realiza la consulta
Solicitante
13
Devuelve las hojas de vida
Solicitante
14
Registra la devolución en el
Excel y archiva nuevamente
las hojas de vida
Auxiliar de Archivo
No
Notas:
1.No se manejan afueras
2. Para préstamos a externos se
tiene un tiempo límite de 2 a 3
semanas.
3. En caso de préstamo a
abogados externos se le saca
copia a todo el expediente que se
va a prestar.
OFICINA DE ADMINISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO-CONSULTA DE HOJAS DE VIDA DE PROFESORES
INICIO
1
Envía correo de solicitud al
Auxiliar II
Coordinador de
Registro
FIN
¿Si la hoja de vida fue
transferida al archivo
historico?
3
Solicita el documento
digitalizado al Archivo
Histórico, según la ubicación
registrada en el índice de
hojas de vida
Auxiliar II 5
Busca la carpeta en el archivo
y hace entrega del
documento.
Auxiliar II
Formato
“Prestamo”
4
Envia el documento al
Solicitante
Auxiliar II 6
Realiza el registro en el
formato “Préstamo”: Fecha
Préstamo, Asunto o titulo,
Folios, Prestado a
Auxiliar II
No
7
Cuando el documento es
devuelto, Lo archivo y registra
en el formato “Préstamo”:
Fecha de devolución.
Auxiliar II
Si
2
Formato “Índices
Hojas de vida”
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS – CONSULTA DE HOJAS DE VIDA DE ESTUDIANTES
INICIO
1
Envía correo electronico a la
Secretaría de Facultad con
copia al Auxiliar I solicitando
las hojas de vida que necesita
Unidad
FIN
2
Informa al Auxiliar I de la
autorización para consultar
las hojas de vida solicitadas
Secretaría de
Facultad
3
Busca las hojas de vida
solicitadas y las folia.
Auxiliar I
4
Entrega a la unidad que
solicito las hojas vida junto
con copia impresa del correo
electronico
Auxiliar I
5
Firma la copia impresa correo
electrónico como constancia
de recibido
Unidad
Notas:
1.Los cargos que pueden solicitar
hojas de vida son: Directores,
Coordinadores y Decanos.
2. La carpeta se durante 5 días,
después de este tiempo se da
aviso de entrega por parte de la
Secretaría de Facultad.
6
Registra en el formato
“Afueras” la salida de la
carpeta
Auxiliar I
7
Devuelve la carpeta al Auxiliar
I
Unidad
8
Archiva la carpeta.
Auxiliar I
Formato “Afueras”
FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE- CONSULTA DE HOJAS DE VIDA DE ESTUDIANTES
INICIO
1
Busca el consecutivo de la
carpeta en el formato
“Transferencia”
Secretaria de Carrera
o Recepcionista
FIN
2
Busca la carpeta en el archivo
y la retira del mismo
Secretaria de Carrera
o Recepcionista
3
Consultan la carpeta según lo
requerido
Unidad
4
Devuelven la carpeta a la
Secretaria de Archivo
Secretaria de Carrera
o Recepcionista
5
Archiva la carpeta
Secretaría de Archivo
Notas:
1.El formato “Transferencia” con
los datos de las hojas de vida de
estudiantes en el archivo es
enviado a la Unidades de Carrera
y a la Recepción para facilitar la
búsqueda de documentos
2. En caso de Tutelas, la
Secretaria de Archivo entrega
directamente el formato a la
Secretaria de Facultad.
Formato
“Transferencia”
ARCHIVO CENTRAL DE RECTORÍA- CONSULTA DE DOCUMENTOS
INICIO
1
Envía correo con las
especificaciones del
documento al Director del
Archivo Universitario
Unidad Solicitante
FIN
2
Verifica la solicitud y la envía
al encargado del Auxiliar II
Director de Archivo
Universitario
3
Realiza la consulta de los
documentos en el archivo
Auxiliar II
5
Entrega los documentos
solicitados a la Recepcionista
del Archivo
Auxiliar II
6
Elabora el memorando de
salida, donde especifica los
documentos a entregar y el
tiempo del préstamo
Recepcionista Archivo
7
Recoge los documentos en el
Archivo Central
Encargado de Archivo
en la Unidad
8
Realiza la consulta requerida
en los documentos
Unidad
9
Regresa los documentos al
Archivo
Encargado de Archivo
en la Unidad
10
Archiva los documentos
nuevamente.
Auxiliar II
Notas:
1.Algunas consultas de
documentos unitarios se esta
realizando digitalizando el
documento y enviándoselo a la
Unidad, esto se presenta según el
volumen de documentos.
ANEXO No 11. FLUJOS DEL PROCESO DISPOSICIÓN (TRANSFERENCIA) DE ARCHIVOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS- TRANSFERENCIA DE HOJAS DE VIDA DE PERSONAL ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Busca en el archivo las hojas
de vida a transferir
Auxiliar de Archivo
FIN
2
Actualiza el contenido de las
hojas de vida a transferir
Auxiliar de Archivo
3
Diligencia el formato
“Tranferencia”
Auxiliar de Archivo
Formato
“Transferencia”
¿El expediente esta en
carpeta multifolder?
4
Diligencia la portada que tiene
la carpeta
Auxiliar de Archivo 5
Diligencia el formato “Portada
Normalizada” y lo anexa a la
carpeta
Auxiliar de Archivo
No
6
Envía el formato magnético al
Archivo Histórico
Auxiliar de Archivo
7
Valida el contenido del
formato “Transferencia”
Archivo Histórico
8
Realiza entrega de los
archivos a transferir
Auxiliar de Archivo
9
Valida que lo entregado sea
lo mismo especificado en el
formato “Transferencia”
Archivo Histórico
10
Firman el formato
“Tranferencia”
Archivo Histórico y
Auxiliar de Archivo
11
Genera el código de
ubicación en el archivo y lo
reporta al Auxiliar de Archivo
Archivo Histórico
Formato “Portada
Normalizada”
Si
OFICINA DE ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO- TRANSFERENCIA DE HOJAS DE VIDA DE PROFESORES
INICIO
1
Según lo estipulado acuerdan
con el Archivo las fechas
exacta de la transferencia
Auxiliar II
6
Actualiza el formato de
índices que tiene Admisiones
y Registro para que
concuerde con el de Kanon.
Auxiliar II
FIN2
Finaliza el diligenciamiento
del formato “Transferencia”:
Fechas extremas. Lo entrega
al Archivo Historico
Auxiliar II
3
Hace la entrega física de las
carpetas
Auxiliar II
4
Verifica que lo entregado se
encuentre conforme a lo
registrado en el formato
“Transferencia”.
Personal de Archivo
5
Digitaliza el contenido de las
carpetas en las instalaciones
del Archivo.
Auxiliar II
Herramienta
Kanon
Formato “Índices
Hojas de vida”
Formato
“Transferencia”
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS- TRANSFERENCIA DE HOJAS DE VIDA DE ESTUDIANTES
INICIO
1
Organiza las carpetas,
incluyendo la hoja de tipos
documentales
Auxiliar I
FIN
2
Diligencia la hoja de tipos
documentales
Auxiliar I
3
Diligencia el formato
“Transferencia”, relacionando
las carpetas de hojas de vida
a transferir.
Auxiliar I
4
Envía el formato magnético al
Archivo Histórico
Auxiliar I
5
Corrige la información del
formato y lo devuelve con la
retroalimentación
Archivo Historico
6
Realiza las correcciones
solicitadas
Auxiliar I
7
Realza la transferencia fisica
de las carpetas hojas de vida
y entrega el formato
“Transferencia” en CD
Auxiliar I
8
Asigna codigo de ubicación
en el Archivo
Archivo Historico
9
Registra en el formato
“Transferencia” el código de
ubicación
Auxiliar I
Formato
“Trasferencia”
FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE- TRANSFERENCIA DE HOJAS DE VIDA DE ESTUDIANTES
INICIO
1
Organiza las carpetas, según
las directrices del Archivo
Historico
Secretaria de Archivo
FIN
2
Copia la informacion de las
carpetas seleccionadas del
formato “Transferencia”
donde se encuentran todos
los consecutivos de las hojas
de vida a uno nuevo.
Secretaria de Archivo
3
Finaliza el diligenciamiento
del formato “Transferencia” Y
actualiza la información. “No
de Orden”, “Contenido”,
“Fechas Extremas”
Secretaria de Archivo
4
Envía las carpetas y el
formato “Transferencia” al
Archivo Historico.
Secretaria de Archivo
Formato
“Transferencia”
5
Verifica que lo entregado se
encuentre conforme a lo
registrado en el formato
“Transferencia”.
Personal de Archivo
6
Firman el formato
“Transferencia” en muestra de
conformidad con el proceso
Personal de Archivo y
Secretaria de Archivo
7
Entrega copia física y
magnética del formato
“Transferencia” a la
Secretaria de Archivo.
Personal de Archivo
8
Asigna el código de ubicación
de las carpetas en el archivo
y lo informa a la Secretaria de
Archivo
Personal de Archivo
9
Registra el código de
ubicación en el formato
“Transferencia” magnético
que le fue entregado
Secretaria de Archivo
10
Copia el código de ubicación
en el formato “transferencia”
donde se encuentran todos
los consecutivos de hojas de
vida
Secretaria de Archivo
Formato
“Transferencia”
Formato
“Transferencia”
ARCHIVO CENTRAL DE RECTORIA-TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
INICIO
1
Recibe el formato
“Transferencia” por parte de
la Unidad
Encargado de Archivo
6
Informa a la Unidad los
codigos de Ubicación
Auxiliar II
FIN
2
Verifica que la información del
formato este correcta
Auxiliar II
3
Firman el formato para
formalizar la trasnferencia
Encargado de Archivo
en la Unidad y
Auxiliar II
4
Realiza entrega Física y
digital del formato
“Transferencia” definitivo
Auxiliar II
Formato
“Transferencia”
5
Asigna el “Código de
Ubicación” en el área de
conservación.
Auxiliar II
Notas:
1.Algunas unidades relaza la
entrega del inventario en estado
natural por lo que el Auxiliar II
debe realizar todo el proceso,
incluido el diligenciamiento del
formato de Transferencia y la
clasificación de los documentos
