ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI BAGIAN TATA USAHA · PDF filemelakukan pengelolaa n kearsipan dan (3) Upaya -upaya yang dilakukan untuk mengatasi ... 4 Penyimpanan Arsip berdasarkan

i

ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI BAGIAN TATA USAHA

SMA REGINA PACIS SURAKARTA

TAHUN AJARAN 2015 / 2016

SKRIPSI

Oleh :

FISKAWATI DERATE ASPRILA

K7412081

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

Juni 2016

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ii

PERNYATAAN KEASLIAN TULISAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini

Nama : Fiskawati Derate Asprila

NIM : K7412081

Program Studi : Pendidikan Administrasi Perkantoran

menyatakan bahwa skripsi saya berjudul “ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP

DI BAGIAN TATA USAHA SMA REGINA PACIS SURAKARTA TAHUN

AJARAN 2015 / 2016” ini benar-benar merupakan hasil karya saya sendiri.

Selain itu, sumber informasi yang dikutip dari penulis lain telah disebutkan dalam

teks dan dicantumkan dalam daftar pustaka.

Apabila pada kemudian hari terbukti atau dapat dibuktikan skripsi ini hasil

jiplakan, saya bersedia menerima sanksi atas perbuatan saya.

Surakarta, Juni 2016

Yang membuat pernyataan

Fiskawati Derate Asprila


commit to user

iii

ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI BAGIAN TATA USAHA

SMA REGINA PACIS SURAKARTA

TAHUN AJARAN 2015 / 2016

Oleh :

FISKAWATI DERATE ASPRILA

K7412081

Skripsi

diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan mendapatkan gelar

Sarjana Pendidikan pada Program Studi Pendidikan Administrasi

Perkantoran

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

Juni 2016


commit to user

iv

PERSETUJUAN


NIM : K7412081

Judul Skripsi : Analisis Pengelolaan Arsip Di Bagian Tata Usaha SMA

Regina Pacis Surakarta Tahun Ajaran 2015 / 2016

Skripsi ini telah disetujui untuk dipertahankan di hadapan Tim Penguji

Skripsi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret

Surakarta.

Persetujuan Pembimbing

Pembimbing I,

Drs. Ign. Wagimin, M.Si

NIP 19510510 197603 1 003

Pembimbing II,

Susantiningrum, S.Pd.,

SE.,M.ABNIP 19761229 200501

2 002


commit to user

v

PENGESAHAN SKRIPSI


NIM : K7412081

Judul Skripsi : Analisis Pengelolaan Arsip Di Bagian Tata Usaha SMA Regina

Pacis Surakarta Tahun Ajaran 2015 / 2016

Skripsi ini telah dipertahankan di hadapan Tim Penguji Skripsi Fakultas

Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta pada hari

Jumat, 17 Juni 2016dengan hasil LULUS dengan revisi maksimal 3 bulan. Skripsi

telah direvisi dan mendapat persetujuan dari Tim Penguji.

Persetujuan hasil revisi oleh Tim Penguji:

Nama Penguji Tanda Tangan Tanggal

Ketua : Dr. Wiedy Murtini, M.Pd _______________ _________

Sekretaris : Dra. Patni Ningharjanti, M.Pd _______________ _________

Anggota I : Drs. Ign. Wagimin, M.Si _______________ _________

Anggota II : Susantiningrum, S.Pd.,SE.,M.AB _______________ _________

Skripsi disahkan oleh Kepala Program Studi Pendidikan Administrasi

Perkantoran pada

Hari :

Tanggal :

Mengesahkan

Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan

Universitas Sebelas Maret,

Prof. Dr. Joko Nurkamto, M.Pd

NIP 19610124 198702 1 001

Kepala Program Studi

Pendidikan Adm. Perkantoran,

Dr. Andre N. Rahmanto, S.Sos.,M.Si

NIP 19770715 200501 1 002


commit to user

vi

ABSTRAK

Fiskawati Derate Asprila. ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI BAGIAN

TATA USAHA SMA REGINA PACIS SURAKARTA TAHUN AJARAN

2015/2016. Skripsi. Surakarta, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pengetahuan

Universitas Sebelas Maret Surakarta. Juni 2016.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui: (1) Pengelolaan kearsipan di

bagian Tata Usaha SMA Regina Pacis Surakarta tahun ajaran 2015/2016, (2)

Hambatan-hambatan yang dialami bagian Tata Usaha SMA Regina Pacis dalam

melakukan pengelolaan kearsipan dan (3) Upaya-upaya yang dilakukan untuk

mengatasi hambatan dalam pengelolaan kearsipan di bagian Tata Usaha SMA

Regina Pacis Surakarta.

Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan

metode penelitian studi kasus tunggal terpancang. Sumber data yang digunakan

informan, lokasi penelitian dan arsip atau dokumen. Teknik pengambilan subyek

penelitian yang digunakan adalah snowball sampling. Teknik pengumpulan data

yang digunakan adalah wawancara, observasi dan studi dokumentasi. Teknik uji

validitas data menggunakan triangulasi data dan triangulasi metode. Teknik

analisis data yang digunakan adalah model analisis interaktif.

Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa (1) Pengelolaan

arsip di bagian Tata Usaha SMA Regina Pacis Surakarta tahun ajaran 2015/2016

meliputi: (a) Pegawai Arsip (Man) yang berjumlah 3 orang dan tidak ada yang

memiliki latar belakang pendidikan di bidang kearsipan. (b) Jenis-jenis Arsip

(Material) yang terdiri dari arsip aktif, arsip in aktif dan arsip statis. (c) Fasilitas

Arsip (Machine) yang terdiri dari peralatan (komputer, printer, mesin fotocopy,

stempel, stapler, remover, perforator, filling cabinet, almari arsip, Air Conditioner

(AC), meja kerja dan kursi pegawai) dan perlengkapan (kertas, bolpoin, buku

agenda surat masuk dan keluar, amplop surat dan ordner). Ruang arsip telah

memperhatikan aspek warna, suara, udara dan cahaya. (d) Anggaran Arsip

(Money) berasal dari orang tua murid yang dikelola oleh pihak Komite Sekolah.

(e) Metode Pengarsipan (Method) yang terdiri dari penciptaan arsip (pembuatan

konsep surat), pemanfaatan arsip (pengurusan surat masuk dan surat keluar dan

pengkodean arsip), penyimpanan arsip, retrieval (peminjaman dan penemuan

kembali) dan disposisi arsip (penyelamatan,penyusutan dan pemusnahan). (2)

Hambatan yang ditemui dalam pengelolaan arsip adalah kurangnya sarana dan

prasarana dalam penyimpanan arsip dan minimnya pengetahuan pegawai tentang

kearsipan. (3) Upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan-hambatan dalam

pengelolaan arsip adalah mengajukan laporan tentang hambatan yang dialami

kepada pihak Yayasan, menggunakan sarana dan prasarana yang ada dengan

semaksimal mungkin dan melakukan sharing pendapat dan pengalaman antar

pegawai arsip.

Kata kunci : arsip, pengelolaan arsip, kearsipan


commit to user

vii

ABSTRACT

FiskawatiDerateAsprila. THE ANALYSIS OF RECORDS MANAGEMENT IN

THE ADMINISTRATION OF REGINA PACIS SENIOR HIGH SCHOOL IN

THE ACADEMIC YEAR OF 2015/2016. Skripsi. Surakarta, Faculty of Teacher

Training and Education Sebelas Maret University. June 2016.

This aimof this study is to determine: (1) The records management at the

Administration of Regina Pacis Senior High School Surakarta academic year

2015/2016, (2) Obstacles experienced by the administration of Regina Pacis

Senior High School in managing records and (3) Efforts that are done to

overcome the obstacles in the rechords management at the Administration of

Regina Pacis Senior High School Surakarta.

The method used in this study is qualitative descriptive with embedded

case study strategy. The sources of the data are informants, research sites and

archives or documents. The sampling techniques used snowball sampling. Data

collection techniques used are interviews, observation and documentation. Data

validity used are triangulation source and triangulation method. Data analysis

technique used is analysis interactive model.

Based on the results of this study can be concluded that: (1) The

implementations of records management in the Administration ofRegina Pacis

Senior High School Surakarta academic year 2015/2016 areas follows: (a)

Employees Archive (Man) totaling 3 people and no one has an educational

background in the field of archives. (b) Types of Archives (Material) consisting of

active archive, the archive in active and archives. (c) Facility Archive (Machine),

which consists of equipment (computers, printers, photocopiers, stamp, stapler,

remover, perforator, filing cabinet, filing cabinet, Air Conditioner (AC), a work

desk and chair employees) and supplies (paper , pens, diary incoming and

outgoing mail, envelope and ordner). Archive space has the aspect of color,

sound, air and light. (d) Budget Archive (Money) comes from parents who are

managed by the School Committee. (e) Method Archiving (Method) which

consists of the creation of the archive (drafting the letter), the utilization of

archives (processing of incoming and outgoing mail and coding archives), archive

storage, retrieval (borrowing and rediscovery) and disposition of records (salvage,

shrinkage and extermination). (2) Obstacles encountered in records management

are the lack of facilities and infrastructure in the archival storage and the

incopetent of records officers. (3) Efforts that were made to overcome the

obstacles in the records management are by reporting the obstacles experienced to

the Foundation, maximizing existing infrastructure and sharing the opinions and

experiences among the records officers.

Keywords: records, records management, archives.


commit to user

viii

MOTTO

“Diberkatilah orang yang mengandalkan Tuhan, yang menaruh harapannya pada

Tuhan!”

(Yeremia 17:7)

“If you can’t fly, then run, if you can’t run, then walk, if you can’t walk, then

crawl, but whatever you do, you have to keep moving forward”

(Martin Luther King)

“Bukan tentang seberapa besar mimpi yang dimiliki seseorang, tetapi seberapa

besar usaha yang dilakukan untuk mencapainya”

(Askan Setiabudi)


commit to user

ix

PERSEMBAHAN

Karya ini kupersembahkan untuk :

1. Papa dan Mama tercinta atas doa, semangat

dan yang telah mendengar keluh kesahku

2. Mbak Maya, Mas Yoga, Mbak Silvi atas

dukungan dan doanya

3. Ponakan tante yang luar biasa, Gama dan

David

4. Farida, Intani dan Uul atas dukungannya dan

yang selalu memberi semangat

5. Rekan-rekan PAP angkatan 2012

6. Almamater


commit to user

x

KATA PENGANTAR

Puji syukur peneliti panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah

memberikan rahmat dan karuniaNya sehingga peneliti dapat menyelesaikan

skripsi dengan judul “ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI BAGIAN

TATA USAHA SMA REGINA PACIS SURAKARTA TAHUN AJARAN

2015 / 2016”.

Skripsi ini disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan untuk

mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan pada Program Studi Pendidikan

Administrasi Perkantoran, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas

Sebelas Maret Surakarta. Peneliti menyadari bahwa terselesaikannya skripsi ini

tidak terlepas dari bantuan, bimbingan, dan pengarahan dari berbagai pihak.

Untuk itu peneliti ingin mengucapkan terima kasih kepada :

1. Prof. Dr. Joko Nurkamto, S.Pd, M.Pd, selaku Dekan Fakultas Keguruan dan

Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret

2. Dr. Andre N. Rahmanto, S.Sos, M.Si selaku Ketua Program Studi Pendidikan

Administrasi Perkantoran yang telah memberikan ijin penulisan skripsi ini

3. Drs. Ignatius Wagimin, M.Si selaku pembimbing I atas kesabaran,

bimbingan, dan arahannya selama bimbingan skripsi

4. Susantiningrum, S.Pd, S.E., M.AB selaku pembimbing II yang telah

memberikan bimbingan dan pengarahan

5. Maria Budi Priyarti, M.Pd selaku Kepala SMA Regina Pacis Surakarta yang

telah memberikan ijin untuk melakukan penelitian

6. Ibu Theresia Erwinda selaku Kepala Tata Usaha di SMA Regina Pacis

Surakarta yang telah memberikan bimbingan dan bantuan dalam pelaksanaan

penelitian ini, serta kepada seluruh pegawai Tata Usaha SMA Regina Pacis

Surakarta yang membantu penulisan skripsi ini.

7. Papa, Mama, Mas, Mbak yang dengan setia memberikan dukungan, semangat

dan selalu mendoakan

8. Rekan-rekan seperjuangan PAP angkatan 2012


commit to user

xi

9. Semua pihak yang tidak dapat peneliti sebutkan satu per satu yang telah

membantu dalam penyelesaian skripsi ini.

Peneliti menyadari dalam penulisan skripsi ini masih terdapat kekurangan,

namun peneliti berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca pada

umumnya dan perkembangan ilmu pengetahuan pada khususnya.

Surakarta, Juni 2016

Peneliti


commit to user

xii

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL .......................................................................... i

HALAMAN PERNYATAAN ........................................................... ii

HALAMAN PENGAJUAN ............................................................... iii

HALAMAN PERSETUJUAN ........................................................... iv

HALAMAN PENGESAHAN ............................................................ v

HALAMAN ABSTRAK .................................................................... vi

HALAMAN MOTTO ........................................................................ viii

HALAMAN PERSEMBAHAN......................................................... ix

KATA PENGANTAR ....................................................................... x

DAFTAR ISI ...................................................................................... xii

DAFTAR GAMBAR ......................................................................... xiv

DAFTAR TABEL .............................................................................. xv

DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................... xvi

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah ............................................... 1

B. Rumusan Masalah ......................................................... 5

C. Tujuan Penelitian .......................................................... 6

D. Manfaat Penelitian ........................................................ 6

BAB II KAJIAN PUSTAKA

A. Kajian Teori .................................................................. 8

B. Kerangka Berpikir ......................................................... 40

BAB III METODE PENELITIAN

A. Tempat dan Waktu Penelitian ....................................... 42

B. Pendekatan dan Metode Penelitian ............................... 42

C. Data dan Sumber Data .................................................. 44

D. Teknik Pengambilan Subjek Penelitian ........................ 45

E. Teknik Pengumpulan Data ............................................ 46

F. Teknik Uji Validitas Data ............................................. 48


commit to user

xiii

G. Teknik Analisis Data .................................................... 50

H. Prosedur Penelitian ....................................................... 51

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Hasil Penelitian ............................................................. 53

B. Pembahasan .................................................................. 92

BAB V SIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN

A. Simpulan ....................................................................... 104

B. Implikasi ....................................................................... 108

C. Saran ............................................................................. 109

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................ 111

LAMPIRAN ....................................................................................... 114


commit to user

xiv

DAFTAR GAMBAR

Gambar Halaman

1 Jenis-jenis Arsip ............................................................................ 14

2 Siklus Hidup Arsip ........................................................................ 17

3 Penyimpanan Arsip berdasarkan Sistem Tanggal ......................... 24

4 Penyimpanan Arsip berdasarkan Sistem Abjad ............................ 25

5 Penyimpanan Arsip berdasarkan Sistem Masalah ........................ 26

6 Penyimpanan Arsip berdasarkan Sistem Nomor........................... 28

7 Penyimpanan Arsip berdasarkan Sistem Wilayah ........................ 29

8 Bagan Kerangka Berpikir ............................................................... 40

9Bagan Analisis Data ......................................................................... 51

10 Bagan Prosedur Penelitian .......................................................... 52

11 Cara Pemberian Nomor Agenda Surat Keluar ............................ 79


commit to user

xv

DAFTAR TABEL

Tabel Halaman

1 Daftar Fasilitas Arsip .................................................................... 68

2 Buku Agenda Surat Masuk ........................................................... 76

3 Disposisi ........................................................................................ 76

4 Buku Agenda Surat Keluar ........................................................... 79


commit to user

xvi

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran Halaman

1 Jadwal Pelaksanaan dan Penyusunan Skripsi .................................. 114

2 Guide Pertanyaan ............................................................................. 115

3 Field Note ......................................................................................... 117

4 Struktur Organisasi .......................................................................... 128

5 Foto Kegiatan ................................................................................... 129

6 Surat Permohonan Izin Menyusun Skripsi ...................................... 134

7 Surat Izin Menyusun Skripsi ............................................................ 135

8 Surat Permohonan Izin Penelitian kepada Rektor............................ 136

9 Surat Permohonan Izin Penelitian kepada SMA Regina Pacis ........ 137

10 Surat Keterangan telah melakukan penelitian .................................. 138


commit to user

Documents

ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI BAGIAN TATA USAHA · PDF filemelakukan pengelolaa n kearsipan dan (3) Upaya -upaya yang dilakukan untuk mengatasi ... 4 Penyimpanan Arsip berdasarkan