Alur Metodologi Kegiatan Pemetaan Gudang

NS

EW

ALUR PEROLEHAN DATA PEMETAAN GUDANG DALAM RANGKA KETAHANAN PANGAN DAN SISTEM RESI GUDANG TAHUN 2012

MANAJEMEN PROYEK PUSAT

TINGKAT

MANAJEMEN

PROYEK

(JAKARTA)

TAHAP PERSIAPAN PELAKSANAAN PEKERJAAN


WORK FLOW

Identifikasi wilayah

Kegiatan Pemetaan

Penyiapan Sarana dan

Prasarana yang dibutuhkan

Pengumpulan

data awal

Pembuatan Draft Standard

Operating Procedure (SOP)

dan Materi Training of Trainer

(TOT)/ Pelatihan

BADAN PENGAWAS PERDAGANGAN BERJANGKA KOMODITI KEMENTERIAN

PERDAGANGAN

TIM GABUNGAN BADAN PENGAWAS PERDAGANGAN BERJANGKA KOMODITI

KEMENTERIAN PERDAGANGAN DAN MANAJEMEN PROYEK PT SURVEYOR INDONESIA

1 2 3

4

SAH

5

6

8

Pembahasan pembentukan

aplikasi

Pembahasan SOP dan

Dokumen Kegiatan Pemetaan

Pengesahan aplikasi

SIG Gudang

1. Manajemen Proyek Pusat mengidentifikasi/ mengenali seluruh wilayah

kegiatan Pemetaan Gudang Dalam Rangka Ketahanan Pangan

Nasional dan Sistem Resi Gudang Tahun 2012.

2. Manajemen Proyek Pusat menyiapkan sarana dan prasarana yang

dibutuhkan dalam proses pelaksanaan kegiatan seperti gedung, kamera

Geotegging, ATK dan lain-lain.

3. Manajemen Proyek Pusat mengumpulkan data awal mengenai sebaran

wilayah kegiatan pemetaan serta informasi karakteristik gudang dan lain-

lain.

4. Manajemen Proyek Pusat membuat Draft Standard Operating Procedure

(SOP) Pelaksanaan kegiatan Pemetaan Gudang Dalam Rangka

Ketahanan Pangan Nasional dan Sistem Resi Gudang Tahun 2012,

SOP Quality Control Dokumen serta Modul Training of Trainer (TOT)/

Pelatihan.

5. Badan Pengawas Perdagangan Berjangka Komoditi (BAPPEBTI)

Kementerian Perdagangan dan Manajemen Proyek PT. Surveyor

Indonesia membentuk 2 Tim kecil, yaitu Tim pertama membahas

pembangunan aplikasi Sistem Informasi Geografis Gudang (SIG

Gudang).

6. Tim kedua membahas mengenai SOP Pelaksanaan kegiatan Pemetaan

Gudang Dalam Rangka Ketahanan Pangan Nasional dan Sistem Resi

Gudang Tahun 2012, SOP Quality Control Gudang dan Dokumen

pendataan dan pemetaan gudang.

7. Pembuatan Surat Izin Pendataan dan pemetaan yang meliputi :

=> BAPPEBTI Kementerian Perdagangan membuat Surat perizinan

pendataan dan pemetaan ke masing-masing Dinas Perdagangan/

instansi terkait serta melakukan proses perizinan dan mengirim Surat

Perizinan Pemetaan gudang tersebut ke Manajemen Proyek pusat

=> Manajemen Proyek pusat membuat Surat Perintah Kerja dari PT

Surveyor Indonesia.

8. BAPPEBTI Kementerian Perdagangan mengesahkan hasil pembahasan

pembentukan aplikasi.

9. Kementerian Perdagangan mengesahkan hasil pembahasan SOP

Pelaksanaan Pemetaan Gudang Dalam Rangka Ketahanan Pangan

Nasional dan Sistem Resi Gudang Tahun 2012 dan dokumen pendataan

dan pemetaan gudang, serta metodologi kegiatan pemetaan gudang.

10.Manajemen Proyek membuat finalisasi modul TOT/Pelatihan pusat dan

wilayah.

SAH

9

Pengesahan SOP dan

dokumen pendataan dan

pemetaan gudang

10Finalisasi modul

Training of Trainer

(TOT)

MANAJEMEN PROYEK

PUSAT

Pembuatan

Surat Izin Pendataan

dan Pemetaan

7

NS

EW


TINGKAT

MANAJEMEN

PROYEK

(JAKARTA)

TAHAP PELATIHAN / TOT (Training of Trainer)

WORK FLOW

11. Manajemen Proyek Pusat melalui Administrasi Operasi Kantor

Pusat menerima dan memeriksa dokumen pendataan dan

pemetaan gudang dari Kementerian Perdagangan.

12. Administrasi Operasi Kantor Pusat membagi rata dokumen

pendataan dan pemetaan gudang sesuai dengan kebutuhan

dan gudang per provinsi.

13. Administrasi Operasi Kantor Pusat menerima Surat Izin

Pendataan dan pemetaan dari BAPPEBTI Kementerian

Perdagangan.

14. Manajemen Proyek Pusat melaksanakan TOT pusat yang

melibatkan :

- Narasumber yaitu dari BAPPEBTI Kementerian

Perdagangan.

- Instruktur terdiri dari Tim Manajemen Proyek Pusat.

- Peserta terdiri dari Koordinator Wilayah (Korwil) dan Quality

Control Manajemen Proyek (QC MP).

Hasil kegiatan TOT Pusat di kirim ke Petugas Pelaporan di

tingkat pusat untuk proses pembuatan Laporan Pendahuluan.

15. Administrasi Operasi Kantor Pusat membuat berita acara

pengiriman dan mendistribusikan Surat Izin Pendataan dan

pemetaan, dokumen Pendataan dan pemetaan gudang, dan

perlengkapan kegiatan pemetaan gudang kepada Administrasi

Operasi Provinsi

16. Manajemen Proyek Pusat membuat draft Laporan

Pendahuluan berdasarkan hasil kegiatan persiapan

pelaksanaan Kegiatan Pemetaan Gudang Dalam Rangka

Ketahanan Pangan Nasional dan Sistem Resi Gudang Tahun

2012.

ADMINISTRASI OPERASI KANTOR PUSAT

Terima dokumen pendataan dan

pemetaan gudang dari Kementerian

Perdagangan

Memisahkan Dokumen

pendataan dan pemetaan

Gudang per provinsi

11 12

PELAPORANADMINISTRASI OPERASI KANTOR PUSAT

Mendistribusikan Dokumen pendataan

dan Pemetaan Gudang per provinsI ke

Administrasi Operasi Provinsi

15

Administrasi Operasi

Provinsi

Membuat draft

Laporan Pendahuluan

16


13

Menerima Surat Izin pendataan dan pemetaan

gudang dari BAPPEBTI Kementerian

Perdagangan14

Training of Trainer

(TOT)/ Pelatihan Pusat


Petugas

Pelaporan

NS

EW


ADMINISTRASI OPERASI PROVINSI

TINGKAT

PROVINSI


TAHAP PELATIHAN / TOT (Training of Trainer) Wilayah (Provinsi)

17. Administrasi Operasi Provinsi menerima dan memeriksa Surat Izin

Pendataan dan pemetaan, Dokumen Pendataan dan pemetaan

gudang, dan perlengkapan kegiatan pemetaan gudang.

- Apabila terdapat kekurangan dan kerusakan atau berstatus not OK pada dokumen dan perlengkapan kegiatan Pemetaan maka segera dikonfirmasikan kepada Administrasi Operasi Kantor Pusat

- Untuk dokumen dan perlengkapan kegiatan pemetaan yang

sudah diterima oleh Administrasi Operasi Provinsi dan berstatus

OK langsung di buat berita acara terima dokumen.18. Administrasi Operasi Provinsi membagi Surat Izin Pendataan dan

Pemetaan gudang, dokumen pendataan dan pemetaan, serta

perlengkapan kegiatan pemetaan gudang per kabupaten sesuai

dengan kebutuhan masing-masing wilayah kegiatan pemetaan

gudang.

19. Administrasi Operasi Provinsi menyiapkan Surat pengantar kepada

kepala Dinas Perdagangan Provinsi.

20. Koordinator Wilayah menghubungi pihak Dinas Perdagangan

provinsi untuk berkoordinasi mengenai maksud dan tujuan

pelaksanaan kegiatan pemetaan gudang.

21. Koordinator wilayah melakukan kegiatan sosialisasi dan proses

perizinan kepada Dinas Perdagangan dan instansi terkait tingkat

Provinsi serta meminta daftar gudang di wilayah masing-masing

yang akan di jadikan data sekunder dalam pelaksanaan kegiatan

lapangan.

22. Koordinator Wilayah melaksanakan TOT Wilayah di tingkat Provinsi

yang melibatkan :

- Narasumber yaitu dari BAPPEBTI Kementerian Perdagangan.

- Instruktur terdiri dari Korwil

- Peserta terdiri dari Koordinator Lapangan (Korlap)

Hasil kegiatan TOT Provinsi di kirim ke Petugas Pelaporan di

tingkat pusat untuk proses pembuatan Laporan pendahuluan.

23. Administrasi Operasi Provinsi membuat Berita acara kirim Surat Izin

Pendataan dan Pemetaan, dokumen pendataan dan pemetaan

gudang, serta perlengkapan kegiatan pemetaan gudang ke masing-

masing Korlap.

WORK FLOW

Not

OK

1718

Menerima dan memeriksa Surat Izin

pendataan dan pemetaan, Dokumen

pendataan dan pemetaan gudang, serta

perlengkapan kegiatan pemetaan

Surat Izin pendataan dan pemetaan,

Dokumen Pendataan dan Pemetaan

gudang, serta perlengkapan kegiatan

pemetaan dibagi per kabupaten sesuai

dengan kebutuhan per wilayah pemetaanOK

2019

KOORDINATOR WILAYAH

21

Penyiapan Surat pengantar

kepada Kepala Dinas

Perdagangan Provinsi

DINAS PERDAGANGAN

PROVINSI

Proses

Perizinan

Koordinator Wilayah menghubungi

pihak Dinas untuk berkoordinasi

mengenai maksud dan tujuan kegiatan

KOORDINATOR WILAYAH

22

TOT (Training of

Trainer) Wilayah


Petugas

Pelaporan

Pembuatan Berita Acara kirim Surat Izin pendataan

dan pemetaan, dokumen pendataan dan pemetaan

serta perlengkapan kegiatan Pemetaan gudang ke

Koordinator Lapangan.

Koordinator

Lapangan

23

Administrasi

Operasi

Kantor Pusat

NS

EW


KOORDINATOR LAPANGAN

TINGKAT

KABUPATEN

/ KOTA

PEMBEKALAN SURVEYOR DI KABUPATEN/KOTA


24.Korlap menerima dan memeriksa Surat Izin Pendataan dan

Pemetaan, dokumen pendataan dan pemetaan gudang, serta

perlengkapan kegiatan pemetaan gudang dari Administrasi

Operasi Provinsi.

- Apabila terdapat kerusakan dan kekurangan pada dokumen

dan perlengkapan kegiatan pemetaan gudang, maka segera

di koordinasikan kepada Administrasi Operasi Provinsi.

- Untuk dokumen dan perlengkapankegiatan gudang yang

sudah diterima oleh Korlap dan berstatus OK langsung didistribusikan kepada surveyor lapangan.

25. Korlap menyiapkan Surat Pengantar dari Kepala Dinas

Perdagangan Provinsi, dokumen dan perlengkapan kegiatan

pemetaan gudang sesuai kebutuhan masing-masing wilayah

kegiatan masing surveyor.

26. Korlap menyiapkan Surat pengantar Dinas Perdagangan

Provinsi kepada Kepala Dinas Perdagangan Kabupaten/ Kota.

27. Korlap menghubungi pihak Dinas Perdagangan Kabupaten/

Kota untuk berkoordinasi mengenai maksud dan tujuan

pelaksanaan kegiatan pemetaan gudang.

28. Korlap melakukan kegiatan sosialisasi dan proses perizinan

kepada Dinas Perdagangan dan Instansi terkait tingkat

Kabupaten/Kota serta meminta daftar gudang di wilayah masing-masing yang akan di jadikan data sekunder dalam pelaksanaan

kegiatan lapangan.

29. Korlap melaksanakan Pembekalan Surveyor di Kabupaten /

Kota yang melibatkan :

- Instruktur terdiri dari Koordinator Lapangan.

- Peserta terdiri dari Surveyor Lapangan.

Hasil kegiatan Pembekalan Surveyor di Kabupaten/Kota di

kirim ke Petugas Pelaporan di tingkat pusat untuk proses

pembuatan Laporan Pendahuluan.

30. Korlap membuat Berita acara kirim Surat Izin pendataan dan

pemetaan, dokumen pendataan dan pemetaan, serta

perlengkapan pemetaan gudang ke masing-masing Surveyor

Lapangan

WORK FLOW


Not

OKMenerima dan memeriksa surat Izin Pendataan

dan pemetaan, dokumen pendataan dan

pemetaan, serta perlengkapan kegiatan

Pemetaan gudang

Dokumen dan perlengkapan

kegiatan pemetaan gudang dibagi

per wilayah sesuai dengan

kebutuhannya.

2425

OK

26 27Penyiapan Surat pengantar

kepada Kepala Dinas

Perdagangan Kabupaten / Kota

Koordinator Lapangan menghubungi

pihak Dinas untuk berkoordinasi

mengenai maksud dan tujuan kegiatan

28Proses

Perizinan

Pembekalan Surveyor

di Kabupaten / Kota29

Petugas

Pelaporan

Pembuatan Berita Acara kirim Surat Izin pendataan dan

pemetaan, dokumen pendataan dan pemetaan, serta

perlengkapan kegiatan pemetaan gudang ke Surveyor Lapangan

Surveyor

Lapangan

30

Pelaksanaan

Kegiatan

Pendataan dan

Pemetaan

Administrasi

Operasi

Provinsi

NS

EW


TIM INFORMATION TECHNOLOGY

TINGKAT

MANAJEMEN

PROYEK

JAKARTA


TAHAP PENYIAPAN PERANGKAT LUNAK SISTEM INFORMASI (MIS dan GIS)

WORK FLOW

31. Tim Information Technology melakukan proses analisa sistem

untuk mengetahui secara spesifik kebutuhan user.

32. Tim Information Technology melakukan konfigurasi untuk

menentukan jumlah user yang mengakses aplikasi ini, menu

yang ditampilkan dalam aplikasi, serta hal-hal lain yang terkait

dan diperlukan pada hardware server.

33. Tim Information Technology melakukan pemasangan Personal

Computer (PC), Operating System dan Software.

34. Tim Information Technology melakukan perancangan aplikasi

peta digital.

35. Tim Information Technology melakukan konfigurasi untuk

menentukan jumlah user yang mengakses aplikasi ini dan

menu yang ditampilkan dalam aplikasi serta

merekomendasikan hardware yang digunakan.

36. Tim Information Technology melakukan perancangan terhadap

modul Aplikasi yang akan digunakan.

37. Tim Information Technology melakukan penerjemahan hasil

rancangan ke dalam baris-baris kode program yang dapat

dimengerti oleh komputer yang dapat menampilkan data hasil

pendataan dan pemetaan, data spasial dan peta dengan

menggunakan PHP dan MapServer.

38. Ada 3 bagian besar dalam Sistem informasi yang akan di

kembangkan untuk menunjang aktivitas pemetaan Gudang:

a. Scripting adalah bahasa pemrograman yang di pakai untuk

membangun situs web secara dinamis.

b. SQL adalah sebuah bahasa yang dipergunakan untuk

mengakses data dalam basis data relasional.

c. Geocoding, yaitu proses memberikan referensi geografi

untuk setiap data atribut yang dihubungkan ke peta digital.

39. Hasil akhir dari Pemrograman Aplikasi ini berupa Sistem

Informasi Gudang yang bermanfaat untuk fungsi Eksekutif

Information System (EIS) dan Decision Support System

(DSS).

Proses Analisa Sistem

kebutuhan User dan

Technical Discussion

Perancangan

Database Peta

Penerjemahan

kode program

ke komputer

Konfigurasi

hardware server

Pemasangan Personal

Computer (PC), Operating

System dan Software

Proses Analisa Sistem dan Kebutuhan Informasi

Proses Perancangan Perangkat Lunak

Proses Pembangunan Perangkat Lunak

Konfigurasi Software

dan rekomendasi

hardware

Rancangan Modul

Aplikasi

Pembangunan

Situs Web

Akses data dalam basis

data rasional (SQL)

Data referensi geografi

dihubungkan dengan

peta digital

Sistem informasi

Gudang

31

32

33

3435

36

37 38 39


NS

EW


LAPORAN PENDAHULUAN

40. Petugas Pelaporan menerima dan memeriksa laporan hasil

Kegiatan TOT Provinsi dari Korwil.

- Jika terdapat kekurangan atau berstatus Not Ok maka Di konfirmasikan kepada Korwil.

41. Petugas Pelaporan mengolah data untuk pembuatan Laporan

Pendahuluan dari laporan hasil Kegiatan TOT Provinsi yang

berstatus Ok.42.Petugas Pelaporan menerima dan memeriksa laporan Hasil

kegiatan Pembekalan Surveyor Di Kabupaten/Kota.

- Jika terdapat kekurangan atau berstatus Not Ok maka di konfirmasikan kepada Korlap.

43. Petugas Pelaporan mengolah data untuk pembuatan Laporan

Pendahuluan dari Laporan hasil kegiatan Pembekalan

Surveyor Di Kabupaten/Kota yang berstatus Ok.44. Petugas Pelaporan bersama dengan BAPPEBTI Kementerian

Perdagangan membahas penyusunan untuk pembuatan

Laporan Pendahuluan.

45. Petugas Pelaporan mengolah, merangkum dan mencetak

Laporan Pendahuluan berdasarkan hasil kegiatan persiapan

pelaksanaan kegiatan TOT Pusat dan Provinsi dan

Pembekalan Surveyor Lapangan di Kabupaten/Kota.

46. Petugas Pelaporan mengirim Laporan Pendahuluan berupa

hard copy dan soft copy kepada pihak pemberi kerja BAPPEBTI

Kementerian Perdagangan

WORK FLOWPETUGAS PELAPORAN

PETUGAS PELAPORAN

Ok

Menerima laporan kegiatan Training of

Trainer Provinsi dari Koordinator Wilayah

Pengolahan data laporan kegiatan

Training of Trainer Provinsi

Not

OK

Koordinator

Wilayah

Ok

Menerima laporan kegiatan Pembekalan

Surveyor Di Kabupaten/Kota dari

Koordinator Lapangan

Pengolahan data laporan

kegiatan Pembekalan Surveyor

Di Kabupaten/Kota

Not

OK

Koordinator

Lapangan

40

42

41

43

TINGKAT

MANAJEMEN

PROYEK

(JAKARTA)

PETUGAS PELAPORAN

Pembahasan

penyusunan Laporan

Pendahuluan

Petugas Pelaporan

mengirim Laporan

Pendahuluan ke

BAPPEBTI

4446

Proses pembuatan Laporan

Pendahuluan

45

BADAN PENGAWAS PERDAGANGAN

BERJANGKA KOMODITI KEMENTERIAN

PERDAGANGAN

NS

EW


SURVEYOR LAPANGAN

TINGKAT

KECAMATAN

TAHAP PELAKSANAAN PENDATAAN

WORK FLOW

SURVEYOR LAPANGAN

SURVEYOR LAPANGAN

4749

Menyiapkan Surat izin

Pendataan dan pemetaan ,

dokumen dan perlengkapan

kegiatan pemetaan gudang.

Peses perizinan di tingkat

Pemilik/ pengelola/

pengguna gudang

50Proses Pendataan

Gudang dengan

metode Wawancara

Not

OK

Periksa kelengkapan

dokumen hasil kegiatan

pendataan gudang

50

53 Menyampaikan dokumen

pendataan gudang ke

koordinator Lapangan

55

Koordinator

LapanganOK

47. Surveyor Lapangan menyiapkan Surat Izin Pendataan dan

Pemetaan dari BAPPEBTI Kementerian Perdagangan,

dokumen Pendataan gudang dan Perlengkapan kegiatan

pemetaan gudang.

48. Surveyor Lapangan berkoordinasi dengan Korlap mengenai

lokasi keberadaan gudang.

49. Surveyor Lapangan melaksanakan proses perizinan kepada

Pemilik/ pengelola (Responden) gudang.

50. Surveyor lapangan melaksanakan proses kegiatan pendataan

dengan pengumpulan data dengan menggunakan dokumen

pendataan terhadap responden dengan metode wawancara.

51. Surveyor lapangan melaksanakan proses kegiatan pendataan

pengumpulan data dengan menggunakan dokumen

pendataan dengan menggunakan metode pengamatan

langsung terhadap bangunan dan sarana gudang/ Observasi.

52. Surveyor Lapangan menempelkan stiker pemetaan gudang

pada salah satu bangunan gudang tersebut, dengan mengisi

nama Provinsi, nama Kabupaten/Kota dan nama gudang

tersebut.

53. Surveyor lapangan memeriksa kembali dokumen pendataan

hasil kegiatan pemetaan gudang

- Apabila terdapat ketidaksesuaian atau berstatus Not OK, maka surveyor lapangan segera berkoordinasi kembali

dengan responden gudang yang bersangkutan.

54. Surveyor Lapangan dan responden menandatangani

dokumen pendataan sebagai bukti pengesahan dokumen.

55. Setelah proses kegiatan pemetaan gudang selesai Surveyor

Lapangan menyampaikan dokumen pendataan gudang yang

sudah ditandatangani oleh Surveyor Lapangan yang

bersangkutan kepada Korlap yang kemudian memberikan

informasi alamat kepada Surveyor Lapangan yang bertugas

untuk pelaksanaan kegiatan pengambilan foto dan titik

gudang yang sudah di lakukan kegiatan pemetaan gudang.

Gudang

Menempelkan Stiker

Pada salah satu

bangunan gudang

51

Gudang

Pengambilan gambar

objek gudang (Foto)

dan perekaman titik

koordinat GPS (Titik)

Melakukan pengamatan kondisi

fisik setiap sarana di Gudang

dengan metode observasi

KEGIATAN VERIFIKASI PENDATAAN GUDANG

52

48Bekoordinasi dengan

Koordinasi Lapangan

mengenai lokasi

keberadaan gudang

Menanda tangani

dokumen pendataan

gudang.

54

NS

EW


SURVEYOR LAPANGAN

TINGKAT

KECAMATAN

TAHAP PELAKSANAAN PENDATAAN (INISASI DAN FOTO)

SURVEYOR LAPANGAN

WORK FLOW

SURVEYOR LAPANGAN

Menyampaikan dokumen hasil kegiatan

Pemetaan Gudang ke koordinator Lapangan

Koordinator

Lapangan

56. Surveyor Lapangan yang bertugas untuk pelaksanaan

kegiatan pengambilan foto dan titik menyiapkan dokumen dan

peralatan yang diperlukan :

=> Daftar Alamat Gudang yang akan didata.

=> Kamera Geotagging.

=> Surat Perintah Kerja dari PT Surveyor Indonesia.

=> Surat Izin Pendataan dan Pemetaan dari BAPPEBTI

Kementerian Perdagangan.

57. Surveyor Lapangan berkoordinasi dengan mengenai lokasi

keberadaan gudang sesuai dengan alamat gudang yang telah

di lakukan pendataan.

58. Surveyor Lapangan mendatangi lokasi untuk melaksanakan

proses pemetaan gudang.

59. Surveyor Lapangan melakukan pengamatan dan mengambil

perekaman Koordinat lokasi/ posisi gudang (Titik) dan objek

gambar (Foto) yang terdiri dari Bangunan dan sarana gudang

yang telah di tentukan pada dokumen pemetaan gudang serta

mengisi dokumen pemetaan tersebut.

60. Surveyor Lapangan memeriksa kembali kelengkapan

pengisian dokumen pemetaan serta hasil pengambilan foto

dan titik gudang sesuai dengan SOP Pengambilan Foto dan

titik koordinat Pemetaan Gudang.

=> Apabila terdapat kekurangan pengisian pada dokumen

pemetaan maka surveyor Lapangan wajib

memperbaikinya.

=> Apabila Foto atau titik berstatus Not Ok, maka Surveyor Lapangan segera melakukan kembali pengambilan foto

dan titik untuk memperbaiki foto dan titik tersebut.

61. Surveyor Lapangan mengirim dokumen pemetaan serta soft

copy foto dan titik hasil kegiatan pemetaan gudang yang

berstatus OK ke Korlap.

menyiapkan dokumen dan

peralatan kegiatan pemetaan

gudang yang di perlukan

Bekoordinasi dengan Koordinasi

Lapangan mengenai lokasi

keberadaan gudang

pengambilan gambar terhadap objek

Pemetaan Gudang (Foto) dan perekaman

Koordinat lokasi/ posisi gudang (Titik) dan

pengisian dokumen pemetaan

GudangNot

OKPeriksa kelengkapan pengisian

dokumen pemetaan serta hasil

pengambilan Foto dan Titik gudang

Mendatangi Gudang sesuai dengan alamat

yang di dapat dari Koordinator Lapangan

Gudang

56 57

60

59

58

61

NS

EW



TINGKAT

KABUPATEN/

KOTA


62. Korlap menerima dan memeriksa kelengkapan dokumen

pendataan hasil kegiatan pemetaan gudang dari Surveyor

Lapangan

- Apabila dokumen pendataan tersebut tidak lengkap atau

berstatus "Not Ok", maka dikembalikan ke Surveyor Lapangan.

- Apabila Dokumen Tersebut Berstatus "Ok" maka akan dikirim

ke tingkat Provinsi bersama dengan soft copy foto dan titik

gudang tersebut

63.Korlap menerima dan memeriksa kelengkapan :

=> Dokumen Pemetaan Gudang dari Surveyor Lapangan

=> soft copy pengambilan Gambar Objek fisik Bangunan, (Foto)

dan perekaman titik koordinat lintang dan bujur lokasi Gudang

(Titik) dari Surveyor Lapangan.

- Apabila dokumen Pemetaan tersebut tidak lengkap, maka

dikembalikan ke Surveyor Lapangan.

65. Korlap bersama dengan Surveyor lapangan mendownload soft

copy hasil pengambilan Foto dan titik yang berstatus "Ok" dan

melakukan proses rename soft cop foto dan titik tersebut dengan

kode wilayah masing-masing yang telah di tentukan.

66. Korlap mengirim dokumen pendataan dan pemetaan hasil yang

berstatus OK dan soft copy foto dan titik yang telah di lakukan proses rename ke Administrasi Operasi Provinsi.

67. Korlap Membuat Berita Acara Kabupaten/Kota setelah proses

kegiatan Pemetaan Gudang di Tingkat Kab/Kota telah selesai.

68. Korlap menemui Dinas Perdagangan Kabupaten/Kota untuk

meminta tanda tangan dan stempel di wilayah yang

bersangkutan sebagai bukti pengesahan Berita Acara

Kabupaten/Kota.

69. Korlap Mengirim Berita Acara Kabupaten/Kota Ke Korwil melalui

Administrasi Operasi Provinsi di tingkat Provinsi.


WORK FLOW


Pengesahan oleh

Dinas Perdagangan

Kabupaten/Kota

68

Administrasi

Operasi Provinsi

Mengirim Berita Acara Kabupaten/Kota Ke

Koordinator Wilayah melalui Administrasi

Operasi Provinsi di tingkat Provinsi

69

Membuat Berita Acara

Kabupaten/kota

67

Dinas Perdagangan

Kabupaten/Kota

Menyampaikan dokumen

pemetaan, soft copy Foto dan

titik hasil kegiatan ke


Administrasi

Operasi Provinsi

66

Not

OkMenerima dan memeriksa

kelengkapan dokumen pendataan

gudang Surveyor Lapangan

62

Surveyor

Lapangan

Membuat Berita Acara Kirim

Dokumen dan soft copy foto

dan titik ke Administrasi

Operasi Provinsi

65

Koordinator Lapangan

dan Surveyor Lapangan

rename hasil

pengambilan foto

dan titik gudang

65 Not

OkMenerima dan memeriksa

kelengkapan dokumen,

pemetaan, soft copy Foto dan

titik hasil pemetaan gudang

dari Surveyor foto dan titik

63

Surveyor

LapanganOK

OK

64

64

NS

EW



TINGKAT

PROVINSI


WORK FLOW

70.Administrasi Operasi Provinsi menerima dan memeriksa kelengkapan:

a. Dokumen pendataan dan pemetaan gudang.

b. Soft copy hasil pengambilan Foto dan titik hasil pemetaan Gudang.

- Apabila terdapat kekurangan atau berstatus Not OK, maka dikembalikan ke Korlap

- Untuk Dokumen yang sudah diterima oleh Administrasi Operasi

Provinsi dan berstatus OK langsung dikirim ke Quality Control Manajemen Proyek (QC MP) .

71.QC MP melaku menerima dan memeriksa :

1. Kelengkapan dokumen pendataan dan pemetaan gudang.

- Apabila terdapat kekurangan atau berstatus Not OK maka di koordinasikan kepada Administrasi Operasi Provinsi.

2. Kesesuaian dokumen pendataan dan pemetaan gudang dengan SOP

Quality Control Dokumen.

- Apabila terdapat ketidaksesuaian atau berstatus Not OK maka di koordinasikan kepada Korlap.

3. Untuk Dokumen yang berstatus OK langsung di kembalikan ke Administrasi Operasi Provinsi.

72.QC MP memeriksa dokumen pemetaan serta soft copy pengambilan

Foto dan Titik hasil pemetaan gudang.

- Apabila terdapat ketidaksesuaian atau berstatus Not OK maka di koordinasikan kepada Korlap.

- Untuk dokumen yang berstatus OK langsung di kembalikan ke Administrasi Operasi Provinsi.

73.Administrasi Operasi Provinsi menerima dan memeriksa :

a. Dokumen pendataan dan pemetaan gudang.

b. Soft copy hasil pengambilan gambar dan hasil perekaman GPS.

- Apabila terdapat kekurangan atau berstatus Not OK, maka dikembalikan ke QC MP.

74.Untuk dokumen dan soft copy hasil pengambilan foto dan titik hasil

kegiatan pendataan dan pemetaan gudang yang sudah diterima dan

berstatus OK, maka Administrasi Operasi Provinsi langsung memindahan soft copy Foto dan titik koordinat lokasi Gudang ke dalam

CD (Burning)

75.Administrasi Operasi Provinsi mengirim dokumen pendataan dan

pemetaan serta CD soft copy hasil pengambilan Foto dan Titik hasil

kegiatan pemetaan gudang ke Administrasi Operasi Kantor Pusat.

76.Korwil membuat rekapitulasi hasil kegiatan pemetaan gudang di masing-

masing provinsi dan menginformasikan pencapaian lapangan dan

dokumen ataupun soft copy foto dan titik yang akan di kirim ke pusat


QUALITY CONTROL MAJAMEN PROYEK

Not

OK

71

Menerima dan memeriksa kesesuaian

dokumen pendataan dan pemetaan

gudang pangan dengan SOP Quality

Control Dokumen

70

Koordinator

Lapangan Menerima dan memeriksa

dokumen pendataan dan

pemetaan serta soft copy hasil

pengambilan Foto dan Titik hasil

kegiatan pemetaan gudang

Pemindahan soft copy Foto

dan titik koordinat lokasi

Gudang ke dalam CD (Burning)


Kantor Pusat

Menyampaikan dokumen pendataan

dan pemetaan serta CD soft copy

hasil pengambilan Foto dan Titik


7574

Koordinator

Lapangan

70

Not OK

Konten

Not OK

Memeriksa Kelengkapan soft copy

Foto dan Titik hasil kegiatan

Pemetaan Gudang

OK

OK

OK72

Not

OK

Koordinator

Lapangan

72


Koordinator Wilayah

membuat rekapitulasi

hasil Pemetaan Gudang

(Progress Pencapaian)

76

KOORDINATOR WILAYAH

QUALITY CONTROL MAJAMEN PROYEK

Not OK

Menerima dan memeriksa dokumen

pendataan dan pemetaan serta soft

copy hasil pengambilan foto dan titik


73

72

OK

74

NS

EW



TINGKAT

MANAJEMEN

PROYEK

(JAKARTA)

TAHAP PENGOLAHAN PENDATAAN

WORK FLOW

77.Administrasi Operasi Kantor Pusat menerima dan memeriksa :

a. dokumen pendataan dan pemetaan gudang.

b. Soft copy hasil pengambilan gambar dan hasil perekaman GPS.

- Apabila terdapat kekurangan atau berstatus Not OK, maka di koordinasikan ke QC MP yang masih nerada di Provinsi.

78.Untuk Dokumen yang sudah diterima oleh Administrasi Operasi Kantor Pusat dan

berstatus OK. Dokumen tersebut lalu di-entry keterangan lokasi gudang. Setelah itu, dokumen tersebut dibuatkan Berita Acara kirim dokumen. Untuk

pembagiannya meliputi :

- Untuk dokumen hasil kegiatan pemetaan gudang diserahkan langsung ke Quality

Control (QC) Dokumen.

- Untuk dokumen pemetaan, soft copy hasil pengambilan foto dan titik hasil

kegiatan pemetaan gudang diserahkan kepada Petugas GIS Operator.

79.QC Dokumen menerima dan memeriksa kelengkapan dokumen pemetaan dari

Administrasi Operasi Kantor Pusat.

- Apabila terdapat kekurangan atau berstatus Not Ok maka di koordinasikan dengan Administrasi Operasi Kantor Pusat.

- Untuk dokumen yang berstatus OK, maka QC dokumenmembuat Berita Acara terima dokumen dan dilakukan proses Quality Control Pemeriksaan.

80.QC Dokumen melakukan proses memeriksa kelengkapan pengisian ( konten )

Data Dokumen Pemetaan gudang dan kesesuaian dengan SOP Quality Control

Dokumen.

- Apabila terdapat ketidaksesuaian atau berstatus Not Ok pada dokumen pemetaan gudang maka di koordinasikan kepada QC MP.

- Untuk dokumen yang berstatus OK, segera dikirim ke Petugas Input Data (Data Entry)

81.QC Dokumen membuat Berita Acara kirim dokumen ke Data Entry untuk proses

input (entry) data dokumen Pemetaan Gudang.

82.Petugas GIS Operator membuat Berita Acara terima dokumen dari Administrasi

Operasi Provinsi.

83.Petugas GIS Operator memeriksa dan dan meng-upload soft copy hasil

pengambilan gambar (foto) hasil pemetaan gudang ke Database.

84.Petugas GIS Operator menyesuaikan dan mengupload soft copy hasil

pengambilan Titik koordinat lokasi gudang dengan titik koordinat.

85.Petugas GIS Operator memperbaiki koordinat lokasi gudang yang terdapat

ketidaksesuaian atau berstatus "Not Ok" sesuai dengan peta dasar yang tersedia

dan mengupload soft copy ke Database.

86.Petugas GIS Operator membuat Berita Acara kirim dokumen ke Adminsitrasi

Operasi Kantor Pusat

PETUGAS GIS OPERATOR

Not

OK

77

82

Menyesuaikan dan

Upload soft copy hasil

pengambilan Foto

Menyesuaikan dan

Upload soft copy hasil

pengambilan titik

Perbaikan titik koordinat lokasi gudang

sesuai dengan peta dasar yang tersedia

83 84

QUALITY CONTROL DOKUMEN


terima dokumen dari


Kantor Pusat

85

Menerima dan memeriksa dokumen

pendataan dan pemetaan dan soft copy

hasil pengambilan foto dan titik dari


Administrasi

Operasi

ProvinsiQC Dokumen


kirim dokumen ke


Kantor Pusat

OK

Not OK

OK

86

Petugas

Operator GIS


Terima dokumen dari


Kantor Pusat

Membuat Berita Acara kirim

dokumen ke Data Entry

memeriksa kesesuaian dokumen

pendataan gudang dengan SOP

Quality Control Dokumen

Not

OK

OK

7980

81

Entry keterangan lokasi dan buat Berita Acara Serah

Terima kirim Dokumen ke Data Entry (Dokumen

Pendataan) dan dokumen pemetaan serta soft copy

Foto dan Titik ke Petugas GIS OperatorOK

Dokumen

Pendataan

Dokumen pemetaan,

Soft copy Foto dan Titik

78

Data EntryNot

OK

78 Quality Control

Manajemen Proyek

NS

EW


PETUGAS INPUT DATA (DATA ENTRY)

TINGKAT

MANAJEMEN

PROYEK

(JAKARTA)


WORK FLOW

87.Data entry menerima dan memeriksa kelengkapan dokumen pendataan hasil kegiatan

pemetaan gudang dari QC Dokumen.

- Apabila terdapat kekurangan atau berstatus Not Ok, maka dokumen tersebut dikoordinasikan dengan QC Dokumen.

- Untuk dokumen yang berstatus OK, di buatkan berita acara serah terima dokumen terima dari QC Dokumen dan langsung dilakukan proses pengolahan / entry terhadap

dokumen pendataan pemetaan gudang.

88.Data entry melakukan proses pengolahan / entry terhadap dokumen pendataan hasil

kegiatan pemetaan gudang

- Apabila terdapat permasalahan atau berstatus Not Ok, maka dokumen tersebut dikoordinasikan dengan QC Dokumen.

89.Operator Data membuat Berita Acara kirim dokumen yang berstatus OK ke QC Data Elektronik untuk melakukan pemeriksaan hasil entry dokumen pendataan hasil

kegiatan pemetaan gudang .

90.QC Data Elektronik menerima dan memeriksa kelengkapan dokumen dari Data Entry.

- Apabila terdapat kekurangan atau berstatus Not Ok, maka dokumen tersebut dikoordinasikan dengan Data Entry.

- Untuk dokumen yang berstatus OK, di buatkan berita acara serah terima dokumen terima dari Data Entry dan langsung dilakukan proses QC hasil entry terhadap

dokumen pendataan pemetaan gudang.

91.QC Data Elektronik melakukan proses pemeriksaan kesesuaian hasil entry dengan

dokumen pendataan hasil kegiatan pemetaan gudang.

- Apabila terdapat ketidaksesuaian, maka dokumen tersebut dikoordinasikan kepada

Data entry.

92.QC Data Elektronik membuat Berita Acara kirim dokumen yang berstatus OK dan mengirim dokumen tersebut ke Administrasi Operasi Kantor Pusat.

93.Staf Information Technology melakukan proses pemeriksaan database.

a. Apabila terdapat ketidaksesuaian pada database entry dokumen pendataan, maka

segera dikoordinasikan dengan QC Data Elektronik.

b. Apabila terdapat ketidaksesuaian pada database Foto dan Titik, maka segera

dikoordinasikan dengan Petugas GIS Operator.

c. Untuk dokumen yang berstatus OK,langsung dilakukan proses pengolahan hasil database.

94.Jika status database OK, maka staf Information Technology langsung membuat Form Kertas Kerja Verifikasi.

95.Form Kertas Kerja Verifikasi diberikan kepada Tim Verifikasi Dokumen Manajemen

Proyek untuk persiapan Verifikasi dokumen (VERDOK).

96.Persiapan Verifikasi Dokumen diantaranya :

- Form Kertas kerja verifikasi dimasukkan Dokumen pemetaan dan pemetaan asli

berdasarkan Kabupaten/ Kota.

STAF INFORMATION TECHNOLOGY DAN TIM VERIFIKASI DOKUMEN MANAJEMEN PROYEK


Terima dokumen dari

Petugas Input Data

(Data Entry)

Not OK

90Memeriksa kesesuaian hasil

entry dengan dokumen

pendataan gudang

OK

91Membuat Berita Acara kirim

dokumen dan mengirim dokumen ke

Administrasi Operasi Kantor Pusat

92

melakukan proses

pemeriksaan dan

pengolahan Database

OK

93

QUALITY CONTROL DATA ELEKTRONIK

Data Entry

QC

Dokumen

Petugas GIS

Operator

Database

Entry Dokumen

Database

Foto Dan Titik

Administrasi

Operasi Kantor

Pusat

Print Form Kertas

Kerja Verifikasi

Print Form Kertas Kerja

Verifikasi diberikan ke

Tim Verifikasi Dokumen

Persiapan Verifkasi

Dokumen

94

95

No

t OK

Membuat Berita Acara Terima

dokumen dari QC Dokumen

Membuat Berita Acara kirim

dokumen ke Quality Control

Dokumen bagian pemeriksaan

hasil entry dokumen

Proses

entry Data

dokumen

pendataan

Not

OK

OK OK

87 88 89

QC DokumenNot

OK

Not

OK

89

QC Dokumen 90

96

NS

EW


TIM VERIFIKASI DOKUMEN DAN

VERIFIKASI LAPANGAN MANAJEMEN PROYEK

TINGKAT

MANAJEMEN

PROYEK

(JAKARTA)


WORK FLOW

97. Proses verifikasi dokumen (Verdok) dilakukan oleh Tim BAPPEBTI

Kementerian Perdagangan yang telah ditunjuk.

98. Jika status dokumen Verdok Not OK, maka tim verifikasi dokumen Manajemen Proyek melakukan proses perbaikan dokumen verdok.

99. Jika status dokumen Verdok OK, maka Tim verifikasi dokumen membuat rekapitulasi hasil verifikasi dokumen per hari.

100.Tim verifikasi dokumen membuat rekapitulasi hasil Verdok keseluruhan setelah

pelaksanaan Verdok telah selesai dilaksanakan, kemudian database

rekapitulasi diberikan ke Staf Information Technology dan Dokumen Verdok

dan verifikasi lapangan diserahkan ke bagian Administrasi Operasi Kantor

Pusat.

101.Seiring dengan pelaksanaan verifikasi dokumen, Tim verifikasi dokumen

Manajemen Proyek menerima daftar gudang pangan yang akan di Verifikasi

Lapangan (Verlap) dari pihak pemberi kerja (BAPPEBTI Kementerian

Perdagangan), kemudian Tim verifikasi lapangan Manajemen Proyek

mempersiapkan dokumen pendataan hasil kegiatan pemetaan gudang dan

Kertas kerja Verlap yang akan dibawa pada saat kegiatan Verlap.

102.Tim Verifikasi lapangan (BAPPEBTI Kementerian Perdagangan) melaksanakan

kegiatan Verlap dan wawancara terhadap objek pendataan dan pemetaan

Surveyor Lapangan dan Koordinator Lapangan.

103.Setelah kegiatan Verlap, Tim verifikasi lapangan menemui Dinas/ instansi

Kabupaten/ Kota untuk pengesahan dokumen Verlap, dan kemudian Tim

verifikasi lapangan Manajemen Proyek membuat rekapitulasi hasil kegiatan

Verlap dan apabila terdapat ketidaksesuaian dokumen Verlap , maka dilakukan

proses perbaikan Dokumen Verlap oleh Tim verifikasi lapangan Manajemen

Proyek.

104.Data rekapitulasi dari kegiatan Verdok dan Verlap tersebut diolah oleh staf

Information Technology untuk dijadikan Data Rekapitulasi Verifikasi Dokumen/ Verifikasi Lapangan Kemudian database yang VALID diserahkan ke Tim Pelaporan.

105.Tim pelaporan mengolah, merangkum dan mencetak database hasil pendataan

untuk dijadikan Laporan Akhir berupa hard copy dan soft copy. - Apabila terdapat ketidaksesuaian, maka segera dikoordinasikan dengan Staf

Information Technology.

- Untuk dokumen yang berstatus OK, langsung dilakukan proses pengolahan hasil database sesuai dengan format pelaporan.

106. Buku Laporan Akhir Hasil Kegiatan Pemetaan Gudang Dalam Rangka

Ketahanan Pangan Nasional dan Sistem Resi Gudang Tahun 2012, kemudian

oleh PT. Surveyor Indonesia melalui Tim Pelaporan Manajemen Proyek

diserahkan kepada pihak pemberi kerja BAPPEBTI Kementerian Perdagangan.


Not OK

List

gudang

Persiapan dokumen

Verifikasi lapangan

Proses Verifikasi

lapangan

Pengesahan dokumen

verifikasi lapangan

TIM VERIFIKATOR DAN

VERIFIKASI LAPANGANDINAS KABUPATEN / KOTA

Not

OK

Mengolah data Rekapitulasi Hasil Verifikasi

dokumen dan verifikasi lapangan

Database

Tim Pelaporan

okBAPPEBTI Kementerian

Perdagangan

TIM PELAPORAN

TIM VERIFIKATOR DAN PEMERIKSA

DOKUMEN

OK

Proses Verifikasi dan

Pemeriksaan dokumenMembuat rekap hasil

verifikasi dokumen per hari

Proses perbaikan hasil

verifikasi dokumen /

verifikasi lapangan

Not ok

Membuat rekap hasil verifikasi

dokumen dan verifikasi

lapangan keseluruhan

Database

Staf Information

Technology

Dokumen

Tim Verdok

dan Verdok

TIM VERIFIKATOR DOKUMEN MANAJEMEN PROYEK PUSAT

OK

Administrasi

Operasi

Kantor Pusat

106105104

100

101

104

102 103

103

104

97

98

99

NS

EW



TINGKAT

MANAJEMEN

PROYEK

(JAKARTA)


WORK FLOW

107. Administrasi Operasi Kantor Pusat menerima dokumen hasil

Verdok dan Verlap.

108. Administrasi Operasi Kantor Pusat memeriksa kesesuaian

dokumen yang ada di dalam Box dengan papan nama yang

ditempel diluar Box.

109. Administrasi Operasi Kantor Pusat melakukan proses

penempelan Nomor Barcode.

110. Administrasi Operasi Kantor Pusat melakukan proses entry

Nomor Barcode.

111. Administrasi Operasi Kantor Pusat membuat Berita Acara kirim

dokumen ke Gudang penyimpanan.

112. Administrasi Operasi Kantor Pusat mengirim dokumen yang

telah lengkap ke gudang penyimpanan.


Proses Penempelan

No Box/BarcodePengolahan

No Barcode


Membuat Berita Acara Kirim

dokumen ke Gudang PenyimpananDokumen dikirim

ke gudang penyimpanan

Memeriksa kesesuaian dokumen yang

ada di dalam Box dengan papan nama

yang ditempel diluar Box

Menerima dokumen hasil

Verdok dan Verlap

107108

109 110

111 112

ALUR METODOLOGI KEGIATAN PEMETAAN GUDANG.vsdPersiapan01Pelatihan PusatPelatihan provinsiPelatihan kabupaten / kotaPenyiapan perangkat LunakPelaporan Tahap 1Pelaksanaan 1Pelaksanaan 2 Pelaksanaan 3 Pelaksanaan 4 Pengolahan01Pengolahan02Pengolahan03Pengolahan04

Documents

Alur Metodologi Kegiatan Pemetaan Gudang