AlsKassen Brugervejledning

- 1 - ver 2.3.118 AlsKassen

godt og

enkelt kassesystem

Brugervejledning


0. Før installation af AlsKassen ...................................................... 6 1. Installation af AlsKassen ............................................................. 7 Installation fra www.alskassen.dk .................................................. 7 Gennemgang af den fælles installation .......................................... 7 Start af AlsKassen første gang og basal opsætning .................... 8

Indstilling af mapper .................................................................... 9 Ekspedienter ................................................................................ 9 Standardrabat ............................................................................ 10 Advar med manglende vare ...................................................... 10

Opsætning af AlsKassen ............................................................... 10 Konti .......................................................................................... 10 Overføre konteringer ................................................................. 11 Kassenummer ........................................................................... 11 Salg, antal enheder ................................................................... 11 Penge tilbage ............................................................................. 11 Bon ............................................................................................ 11 Udskriv primært til ...................................................................... 11 Ændre tilretningen ..................................................................... 12 Genstart alskassen efter ændringer .......................................... 12

2. Kør AlsKassen ............................................................................ 13 Et godt råd for førstegangsbrugere .............................................. 13 Opstartsbilledet .............................................................................. 13 AlsKassenbilledet – forklaring til salgsbilledet ........................... 13

Informationslinien ...................................................................... 14 Menuen ...................................................................................... 15 Knapperne til venstre ................................................................ 16 Hovedrammen ........................................................................... 16

3. Salg .............................................................................................. 17 Forklaringer til salgsbilledet .......................................................... 17 Salg af vare med serienummer ..................................................... 19 Eksempler ........................................................................................ 20

3.1 Eksempel: Et typisk kontantsalg .......................................... 20 3.2 Eksempel: Kontantsalg med rabat og vare retur ................. 22 3.3 Eksempel: Debitorsalg ........................................................ 23 3.4 Eksempel: Gem og hent en anden bon frem ...................... 25

Gem bon .......................................................................................... 26 Hent Bon .......................................................................................... 26 Dele gemte bonner ......................................................................... 26


Afslut salg - kroner ......................................................................... 27 Afslut salg - kroner og udenlandske valutaer – retur i kroner ... 27 Afslut salg - kroner og udenlandske valutaer – retur i valuta .... 28 4. Vare .............................................................................................. 30 Søg og søgefilter ............................................................................ 30 Genbrug seneste søgefilter ........................................................... 31 Vareinformation .............................................................................. 32 Modtag varer og varer med serienummer .................................... 33

Modtag varer med serienummer ............................................... 33 Modtag varer uden serienr. ....................................................... 34

Oversigt over varer med serienumre ............................................ 34 5. Kartotek ....................................................................................... 35 Nødoprette en debitor .................................................................... 35 6. Dagligt .......................................................................................... 37 Kalenderen ...................................................................................... 37 Dagens bonner ................................................................................ 37 Status over dagens salg ................................................................ 38 Knappen ”Overfør til SummaSummarum” – Dagstotal .............. 39 Knappen ”Genudskriv valgte bon” ............................................... 40 Knappen ”Genudskriv alle bonner for dagen” ............................ 40 Knappen ”Dagstotaler” .................................................................. 40 Knappen ”Timesalg” ...................................................................... 40 7. Salg ved hjælp af PLU ................................................................ 41 PLU forberedelse ............................................................................ 41 PLU hovednummer ......................................................................... 42 PLU Undernummer ......................................................................... 42 Reference mellem PLU hoved- og undernumre .......................... 42 PLU Billedet ..................................................................................... 44 PLU Hovednummerbillede ............................................................. 44 PLU Undernummerbillede.............................................................. 45 Hvorfor vises mine PLU undernumre ikke? ................................. 46 Skal PLU numre komme i rækkefølge? ........................................ 46 8. Indstillinger ................................................................................. 47 Indstillinger 1 .................................................................................. 47

Placering af SummaSummarum regnskab ............................... 47 Placering af bon- og eksportfiler ................................................ 47 Placering af gemte bonner ........................................................ 48 Null-kunde ................................................................................. 48 POS-display ............................................................................... 48


Valuta på bon ............................................................................ 48 Sprog på bon ............................................................................. 48 Kryptér bonnr ............................................................................. 49 Ekspedienter .............................................................................. 49 Standardrabat ............................................................................ 49 Advar mod manglende vare ...................................................... 49 PLU ............................................................................................ 49 Touchskærm .............................................................................. 49 Kodeord til ”Indstillinger” ............................................................ 49 Automatik ................................................................................... 50 - Automatisk login ...................................................................... 50 - Autosalg uden PLU ................................................................. 50 Ud af Autosalg ........................................................................... 50 Autosalg med PLU..................................................................... 50 Gæsteort med max-saldo .......................................................... 51 Spærredato på kort.................................................................... 51 Lyde ved automatisk salg .......................................................... 51

Indstillinger 2 .................................................................................. 52 Overført til SummaSummarum .................................................. 52 Overførsel af kontantlinier til kassekladde ................................ 53 Antal enheder ved salg .............................................................. 53 Kassenummer ........................................................................... 53 Penge tilbage ............................................................................. 53 Dagstotal ved afslutning ............................................................ 53 Bon ............................................................................................ 53 Vis bon inden udskrift ................................................................ 54 Åben kasse ved print ................................................................. 54 Momsfrit beløb på bon ............................................................... 54 Spørg om udskrift – spar bonpapir ............................................ 54

9. Overførsler til SummaSummarum ............................................ 55 9.1 Kontantsalg til kassekladden .................................................. 55

Importering af kontantsalg ......................................................... 56 9.2 Vareforbrug ............................................................................... 59 9.3 Modtagne varer ......................................................................... 61 9.4 Debitorsalg ................................................................................ 62 9.5 Debitorer .................................................................................... 64 Appendix A - (mest for nørder) ..................................................... 66

Oversigt over installerede filer ................................................... 66 Registreringsdatabasen ............................................................ 67


Appendix B - (mere for nørder) – Udokumenterede funktioner . 70 F4 retur sidste ............................................................................ 70 Vis Shift F5 ................................................................................ 70 Tegnstørrelse på varelinier på bon ............................................ 70 Del varelinie i to linier på bon .................................................... 70 BrugGæstekort .......................................................................... 70 Genindlæs SummaSummarumData ......................................... 71 Vinduesplaceringer og -størrelser ............................................. 71 Egen tekst på Shift-F7 tasten .................................................... 71 Fast salgskonto til Aesiras ......................................................... 71 Fast købskonto til Aesiras ......................................................... 71

Appendix C - (Stone’s Software SummaSummarum) ................. 72 Appendix D - (Windows 7) ............................................................. 72


0. Før installation af AlsKassen

Hvis du har valgt at få AlsKassen leveret som In-a-box eller Out-of-box, kan du springe de næste afsnit over. Inden installationen af AlsKassen skal du sikre dig følgende:

Din pc kører Microsoft Windows XP med ServicePack 2 eller senere

Din skærmopløsning er minimum 1024x768 pixels.

Din pc eller en pc i netværket allerede har Stone’s Software SummaSummarum 2 Enterprise version eller højere installeret.

o Hvis du bruger Stone’s Software SummaSummarum 2 i stedet for Stone’s Software SummaSummarum 3, har du ikke mulighed for at benytte alle muligheder i AlsKassen

Der er minimum en debitor og en vare i SummaSummarum regnskabet.

Brugervejledningen forudsætter et vist kendskab til SummaSummarum.


1. Installation af AlsKassen

Installation fra www.alskassen.dk

AlsKassen fås på www.alskassen.dk. Her skal du hente en enkel fil AlsKassenSetup.exe. AlsKassenSetup.exe kan enten køres direkte fra internetbrowseren eller gemmes i en mappe og køres senere. Når AlsKassenSetup.exe køres vil installationsprogrammet pakke sig selv ud og guide dig igennem installationen.

Gennemgang af den fælles installation

AlsKassenSetup.exe er indrettet på den måde at svarene til en typisk installation er givet på forhånd. Hvis du ikke kræver en specialinstallation, skal du bare svare det installationsprogrammet foreslår Luk alle andre kørende programmer og tryk ”OK” Installationsprogrammet foreslår nu din programmappe (typisk c:\programmer), hvor det vil lave en ny mappe ”AlsKassen”. Tryk på den store knap, for at installere AlsKassen i standard-mappen.

http://www.alskassen.dk/


Som standard oprettes en genvej til AlsKassen i Start-menuen under ”Alle programmer” – ”AlsIT” og kalder genvejen for ”AlsKassen”. Nu installeres de nødvendige filer på din pc’s harddisk. Hvis der er sammenfald mellem filer som, installeres og filer på din harddisk, vil du blive spurgt om du ønsker at installere filen. En oversigt over installerede filer findes i Appendix A. Installationen er nu færdig.

Start af AlsKassen første gang og basal opsætning

Første gang AlsKassen startes vil du blive ledt igennem et antal indstillingsbilleder. Disse billeder skal gennemføres inden den daglige brug af AlsKassen startes. Start AlsKassen ved at gå ned i ”Start”, ”Alle programmer”, ”AlsIT” og vælg ”AlsKassen” Du bliver nu fortalt at AlsKassen ikke er installeret (færdig) på denne pc før. Tryk på ”OK” Du bliver nu ledt igennem et antal pop-up-billeder. Læs dem grundigt Registrering af AlsKassen. Hvis du allerede har købt AlsKassen, skal du her nu indtaste registreringsoplysningerne du har


fået og trykke ”Registrer”. Hvis du endnu ikke har købt AlsKassen, skal du trykke pr ”Ingen kode” Koden du har fået kan se således ud. Firmanavn AlsIT CvrNr 17803387 Registreringskode D9A99EBXXXABC9EF (Koden herover er ugyldig og kan ikke bruges). Hvis du ikke registrerer, kan du stadig bruge AlsKassen som test. AlsKassen er ikke et shareware program og må ikke distribueres af andre end, de distributører, som er opgivet på www.alskassen.dk. Begrænsningen i den ikke registrerede version består i at du ikke kan sælge for et beløb over kr. 100,- pr. bon. Indstilling af mapper Du bliver nu bedt om at finde dit SummaSummarum-regnskab, samt hvilken i mappen du vil have de filer der skal overføres til SummaSummarum liggende. Ekspedienter Du skal oprette mindst en ekspedient. Det anbefales at ekspedientnr er et enkelt tegn og ekspedientnavn er ekspedientens fulde navn (eventuelt kun fornavn) Ekspedientnr bruges ved hvert salg og identificerer hvilken ekspedienterne på bon-niveau.

http://www.alskassen.dk/


Du tilføjer en ekspedient ved at taste ekspedientnr i det venstre felt i rammen ”Ekspedienter” og taste ekspedientens navn i det højre felt. Der efter trykkes på ”Tilføj” Standardrabat Standardrabatten er den rabat du, som standard giver en kontantkunde. Debitorrabat sættes på vanlig vis i SummaSummarum debitorstyring. Advar med manglende vare Her skal du sætte flueben, hvis du vil have advarsel mod at taste en ikke kendt vare ind i salgsbilledet. Advarslen bruges også, hvis du forsøger at sælge en vare som ikke må sælges. Ved tryk på ”Gem ændringer” bliver du bedt om at bekræfte at det er det rigtige regnskab du vil benytte til AlsKassen. Når du trykker ”Ja”, gemmes din opsætning i registrerings-databasen. Se appendix A for nærmere systeminformation.

Opsætning af AlsKassen

Konti Nu bliver du bedt om at fortælle AlsKassen, hvilke konti, du vil bruge til overførsel af kontanter (kassen) og kort (bank).


Overføre konteringer Desuden skal du tage stilling til om konteringer skal overføres for hver ekspedient eller alle ekspedienter under et. Kassenummer Kassenummeret på kassen efterlades tomt. Salg, antal enheder Her skal du indtaste de antal enheder AlsKassen skal benytte, hvis ”Antal” under salget efterlades blank. Som oftest er tallet ”1” Penge tilbage

Hvis du vil have regnehjælp under salget, skal du markere felterne i ”Penge tilbage”. Bon Grafikfilen, er en jpg fil. Hvis du bruger en termo-bonprinter, så brug et billedredigeringsprogram til at konvertere din grafik fil til 2 farver (sort/hvid), det giver det bedste resultat. Grafikbilledet vises under top- og bundlinierne. Den bedste kvalitet opnås bedst ved en størrelse på 269 x 90 pixel (bredde x højde) Top- og bundlinie er 5 valgfrie linier. Her kunne du skrive åbningstider, telefonnummer, adresse, slogan eller lignende.

Str er skriftsstørrelsen, størrelse 0 er lig med ingen udskrift. Brug størrelser over 6. Størrelsen er i pkt.

FKU er Fed, kursiv og understreget. Udskriv primært til Her afgør du om der skal udskrives til 80 mm bonprinter eller almindeligt DIN-A4. Det er klar at du med A4 har en større mulighed for at have mere tekst på varebeskrivelser og top- og bundlinier. 80 mm bonnen giver til gengæld en større udskriftshastighed Tryk nu på ”Gem ændringer” og disse ændringer gemmes i registreringsdatabasen.


Ændre tilretningen Du kan altid ændre enhver tilretning i Indstillinger og Indstillinger 2 i AlsKassen. Genstart alskassen efter ændringer Det er ikke altid nødvendigt at genstarte AlsKassen efter ændringer, men gør det altid for en god ordens skyld. Her undgår du det i hvert fald ikke.


2. Kør AlsKassen

Et godt råd for førstegangsbrugere

Efter at grundinstallation og førstegangs opsætningen af AlsKassen er foretaget er AlsKassen klar til brug. Det anbefales dog at du går ind i Indstillinger1 og Indstillinger2, for at få de sidste opsætninger på plads. Læs mere om indstillingerne i et senere afsnit.

Opstartsbilledet

Billedet her til højre, møder du hver gang du starter AlsKassen eller har afsluttet et salg. Billedet er i al sin enkelhed indgangsbilledet til AlsKassen og det er her at den enkelte ekspedient identificeres i et salg. Ud for ekspedient indtastet det ekspedientnummer, som er tildelt den enkelte ekspedient (læs evt. mere i afsnittet om indstillinger) Sidste beløb og sidste returbeløb viser de seneste beløb der er benyttet under et salg. Beløbene er nul, hvis AlsKassen lige er startet på ny.

AlsKassenbilledet – forklaring til salgsbilledet

AlsKassenbilledet er delt op i fire dele

1. Informationslinien 2. Menuen 3. Knapper 4. Hovedrammen


Informationslinien Informationslinien viser information om programmet og hvilket SummaSummarumregnskab AlsKassen læner sig op ad. Eksempel herover AlsKassen Version 1.x.x Registreret til AlsIT – Reg. – AlsKassen 2006 – Karsten

AlsKassen Version 1.x.x viser at det er AlsKassen og versionen er 1.x.x – sørg altid for at have den seneste nye version af AlsKassen på din computer. AlsIT vil jævnligt sende nyhedsbreve ud med informationer og seneste opdateringer og ændringer til AlsKassen.

Registreret til AlsIT – Reg. viser at AlsKassen er registreret til AlsIT og at AlsKassen er registreret (Reg.). Hvis du bruger en uregistreret version af AlsKassen vil teksten være Uregistreret og du vil ikke være i stand til at lave bonner over kr. 50,-

AlsKassen 2006 er SummaSummarumregnskabet som AlsKassen bruger.

Karsten er ekspedienten som er logget ind lige nu. Dette gøres i Opstartsbilledet (se dette)


Menuen Menuen indeholder de fleste at de funktioner du også kan opnå på tasterne. Oversigt over menustrukturen Filnavn Genvejstast Henvisning Filer Salg Ctrl-S 17 Varer F2 30 Varer, brug sidste søgefilter Shift-F2 31 Kartotek Ctrl-K 35 Dagligt Ctrl-D 37 Afslut Ctrl-F4 Salg Rabat F3 17 Retur F4 17 Slå ind F5 17 Salg kontant F6 17 Salg kort F7 17 Salg kort2 Shift-F7 17 Salg debitor F8 17 Funktioner PLU F9 41 Indstillinger 1 Ctrl-F1 47 Indstillinger 2 Ctrl-F2 52 Åben Kassen Ctrl-W - AlsKassen Om AlsKassen F1 Registrering Shift-F1 8


Knapperne til venstre Yderst til venstre i skærmbilledet findes seks knapper, som alle også kan nås med en genvejstast Filnavn Genvejstast Henvisning Salg Ctrl-S 17 Varer F2 30 Kartotek Ctrl-K 35 Dagligt Ctrl-D 37 Indstillinger 1 47 Indstillinger 2 52 Hovedrammen Hovedrammen bruges til det daglige brug og er det sted hvor alle indtastninger og ændringer fortages. Hovedrammens udseende ændres efter valg på menu, knap eller anden logisk ændring. Hovedrammens funktioner og udseender beskrives i de følgende afsnit.


3. Salg

Forklaringer til salgsbilledet

Salgsbilledet er delt op i flere enheder. Varenummer: Cursoren stiller sig i dette felt hver gang, du kommer ind i

salgsbilledet, her kan du taste varenummer eller finde det ved hjælp af F2 Vare eller Shift-F2 Vare, brug sidste søgefilter (se Vare). Der fremkommer en fejlmeddelelse (hvis slået til), hvis varenummeret ikke er fundet i SummaSummarums varekartotek. Du kan ikke sælge en vare uden et varenummer. Årsagen er blandt andet, at der så vil opstå problemer med bl.a. moms.

Varetekst: Vareteksten udfyldes automatisk ved fundet varenummer.

Vareteksten kan naturligvis altid ændres til det du måtte ønske,


der skal stå på bonnen. En ændret varetekst gælder kun den linie du ændrer vareteksten på.

Antal: Antal udfyldes med det antal du i Indstillinger har sat som

standard (oftest ”1”). Antal kan ændres ved at taste et andet tal i antal.

Stk. pris: Stykprisen udfyldes automatisk med den pris der er sat ved

varen i SummaSummarum. Bemærk denne pris er altid inkl. moms, hvor den i SummaSummarum er ekskl. moms. Stykprisen kan ændres.

Liniepris: Linieprisen er Antal gange Stk. pris. Der er altså ikke medregnet

eventuel rabat. Linieprisen vises både inklusiv moms (store tal) og eksklusiv

moms (små tal) Rabat: Vises hvis brugt (F3 Rabat) enten i procent (%) eller i beløb og

altid med to decimaler. Rabatten vises på bonnen på en separat linie.

Totalbeløb: Er bonnens hele beløb. Inklusiv moms (store tal) og eksklusiv

moms (små tal) Returbeløb: Bruges når bonnen afsluttes og der indtastes (hvis valgt i

Indstillinger) modtaget beløb. Knapper: F2 Varer (Shift-F2 Vare, brug sidste søgefilter) Frembringer varekartoteket, hvori der kan søges varer (se Vare) F3 Rabat. Frembringer en dialog, hvori du kan taste en rabatprocent (med

bagvedstående procenttegn - %) eller som beløb (uden bagvedstående procenttegn)

F4 Retur Sætte minustegn foran antal og bruges når en vare tages retur.

Bemærk: F4 Retur ændrer ikke ved stk. pris, hvorfor ekspedienten må være særlig opmærksom på prisen varen solgtes til.

F5 Slå ind (eller Enter-tasten)


Bruges når den enkelte linie er korrekt og skal optages på det store grå felt (bonliniefeltet).

F6 Kontant / F7 Kort (Shift-F7 Kort2) Bruges når alle varer for en transaktion er ført igennem

kasseapparatet og du er klar til at modtage kontant betaling, betaling på kort eller en kombination af begge. Se senere i eksempler på salg.

F8 Debitor Bruges når alle varer for en transaktion er ført igennem

kasseapparatet og salget er et debitorsalg, altså et salg som du ikke modtager kontant betaling på. F8 Debitor danner grundlaget for en faktura i SummaSummarum (se Overførsler til SummaSummarum)

F9 PLU Bruges hvis du har valgt ”Brug PLU” under ”Indstillinger 1”. PLU

er en nem og hurtig måde at sælge en vare på, hvor du ikke behøver at tænke på varenumre. Se afsnit 7

Knapper (og tilhørende menuer) til være grå og ikke til at trykke på når der ikke er en grund til at trykke på dem. Du kan f.eks. ikke afslutte en bon (F6, F7, Shift-F7 eller F8) hvis der ikke er linier i bonnen.

Salg af vare med serienummer

Hvis en vare har tilknyttet et serienummer, vil et skærmbillede dukke op ved indtastning af varenummer. I dette skærmbillede kan man vælge et af de serienumre som ikke er markeret solgt. Hvis der bruges stregkodescanner, så skyder du ført varenummeret, dernæst serienummeret.


Eksempler

3.1 Eksempel: Et typisk kontantsalg Scenario: En kunde kommer og køber tre ting betaler kontant med en tohundredekroneseddel. Kunden får ingen rabat og der tages ikke varer retur. Scenariet forudsætter at der er flueben i ”Indtast modtaget beløb” og ”Vis returbeløb”. Ekspedienten taster sig ekspedientnummer i startbilledet (her ”1”) og der trykkes på ””Salg”-knappen eller ”Enter” for at starte salget. Salgsbilledet komme nu frem og cursoren stå og venter på indtastninger i varenummer-feltet. I varenummerfeltet tastes nu første varenummer (her ”00 0001.102”) hvorefter der trykkes på ”tabulatortasten” (Tabulatortasten er den tast som oftest sidder til venstre for bogstavtasten ”Q”). Herefter benævnt TAB). Efter tryk på TAB, (hvis varenummer er kendt) hopper cursoren frem til Antal feltet. Varetekst, antal og pris udfyldes nu automatisk. Hvis alle antal og pris er i orden trykkes nu på ”F5” eller ”Enter” Salgslinien hopper nu ned på bonliniefeltet. Salgslinien


blankes og er klar til næste varenummer. Nu udfyldes de næste to varenumre. I dette tilfælde (00 0001.104 og 00 0001.108) Altså tryk: 00 0001.104 – TAB – Enter (eller F5) 00 0001.108 – TAB – Enter (eller F5) Nu er salget klar til at blive afsluttet: Totalbeløbet er kr. 49,00. Kunden betaler, jo som beskrevet i scenariet, kontant, med en tohundredekroneseddel. Tryk nu på ”F6 Kontant”. Dialogboksen ”Penge tilbage” beder dig nu taste modtaget beløb ind. Her tastes 200 og der trykkes ”Enter”. Returbeløbet vises nu. (kr. 151,00) Bonnen udskrives eller vises på skærmen, eller hvis du har valgt det, spørges om du ønsker bon udskrevet og der returneres til startbilledet.


3.2 Eksempel: Kontantsalg med rabat og vare retur Scenario: En kunde kommer og køber tre ting, afleverer en ting retur, får rabat på vare nr. 1 og betaler kontant med en tohundredekroneseddel. Scenariet forudsætter at der er flueben i ”Indtast modtaget beløb” og ”Vis returbeløb”. Ekspedienten taster sig ekspedientnummer i startbilledet (her ”1”) og der trykkes på ””Salg”-knappen eller ”Enter” for at starte salget. Salgsbilledet komme nu frem og cursoren stå og venter på indtastninger i varenummer-feltet. I varenummerfeltet tastes nu første varenummer (her ”00 0001.102”) hvorefter der trykkes på TAB. Efter tryk på TAB hopper cursoren frem til Antal feltet. Nu skal kunden have 10 % i rabat på denne vare. Tryk på ”F3 – Rabat” og en dialogboks popper frem. I denne dialogboks kan tastes rabatten, (vi taster her 10 % - husk % da det ellers vil være kr. 10,-) og der trykkes på ”Enter” for at acceptere de 10 %. Bemærk at der nu står 10,00 % yderst til højre under ”Linietotalen”. Linietotalen er ikke påvirket af rabatten. Hvis alle antal og pris er i orden trykkes nu på ”F5” eller ”Enter” Salgslinien hopper nu ned som 2 linier på bonliniefeltet, den øverste linie er den normale linie, mens den nederste linie er rabatten,


med negativt rabatbeløb i totalkolonnen (her kr. –1,20) Totalbeløbet er ligeledes påvirket (kr. 10,80) Salgslinien blankes og er klar til næste varenummer. Nu udfyldes de næste to varenumre. I dette tilfælde (00 0001.104 og 00 0001.108) Altså tryk: 00 0001.104 – TAB – Enter (eller F5) 00 0001.108 – TAB – Enter (eller F5) Nu har kunden en vare (00 0001.103) som skal retur. Indtast 00 0001.103 som normalt. Tryk TAB og tryk nu på ”F4 – Retur”, du vil nu se et minus foran 1 i antal. Tryk på F5 eller ”Enter” og linien trækkes fra. Totalbeløbet er nu kr. 34,80. Afslut nu bonnen som beskrevet i Eksempel 3.1. 3.3 Eksempel: Debitorsalg Scenario: En eksisterende debitorkunde kommer og køber tre ting og får en følgeseddel med. Kundens køb registreres som debitorsalg og


danner grundlag for senere fakturering gennem SummaSummarum. Kunden får ingen rabat og der tages ikke varer retur. Scenariet forudsætter at der er flueben i ”Indtast modtaget beløb” og ”Vis returbeløb”. Ekspedienten taster sig ekspedientnummer i startbilledet (her ”1”) og der trykkes på ””Salg”-knappen eller ”Enter” for at starte salget. Salgsbilledet komme nu frem og cursoren stå og venter på indtastninger i varenummer-feltet. I varenummerfeltet tastes nu første varenummer (her ”00 0001.102”) hvorefter der trykkes på ”tabulatortasten” (Tabulatortasten er den tast, som oftest sidder til venstre for bogstavtasten ”Q”). Herefter benævnt TAB). Efter tryk på TAB, (hvis varenummer er kendt) hopper cursoren frem til Antal feltet. Varetekst, antal og pris udfyldes nu automatisk. Hvis alle antal og pris er i orden trykkes nu på ”F5” eller ”Enter” Salgslinien hopper nu ned på bonliniefeltet. Salgslinien blankes og er klar til næste varenummer. Nu udfyldes de næste to varenumre. I dette tilfælde (00 0001.104 og 00 0001.108) Altså tryk: 00 0001.104 – TAB – Enter (eller F5)


00 0001.108 – TAB – Enter (eller F5) Nu er salget klar til at blive afsluttet: Totalbeløbet er kr. 49,00. Ved tryk på ”F8 – Debitor” fremkommer en dialog hvor debitoren kan søges ud. Brug dobbelklik for at godkende debitoren Nu spørges om der skal udskrives følgeseddel eller ej. Følgesedlen er oftest ønsket af kunder, for at kunne holde styr på indkøbet. Følgesedlens udseende kan ændres under ”Indstillinger”. 3.4 Eksempel: Gem og hent en anden bon frem Hvis du bruger AlsKassen i restaurant, værksted eller andre steder, hvor det kunne brugbart at gemme en bon, for senere at tage den


frem og tilføje ekstra varer, er der nu mulighed for dette. Indtast bonnen som beskrevet i afsnit 3.1 – 3.3. I stedet for at afslutte bonnen og få denne ud med det samme bruges nu Shift F6 og du bliver bedt om at indtaste et nyt navn, bruge et prædefineret navn eller en debitor som bonnen skal gemmes under. Gem bon Når du gemmer en bon, kan vælge at bruge dit (F7) eget opfundne navn og ikke ”Hans Larsen”, hvis du måte hedde dette, men f.eks ”MandenMedDenHvideHund”. Du kan pgså vælge at bruge en eksisterende (F8) debitor, eller vælge at oprette en fast liste, f.eks. Bord1, Bord2 osv… F6 – gemmer bonnen.

Hent Bon

Gemte bonner kan hente igen ved Ctrl F6. Vær opmærksom på at bonnen, du henter, hentes ind i salgsbilledet. Du vil altså kunne hente en bon ind i en anden bon og dermed flette bonnerne sammen.

Dele gemte bonner

Har du flere kasser på samme netværk er det med gemmefunktionen mulighed for at dele bonner med andre kasser, da de gemte bonner, kan gemmes i egen mappe. Se også Indstillinger 1


Afslut salg - kroner Når et salg afsluttes – det vil sige at du trykker ”F6 – Kontant”, så vil hosstående billede komme frem. Billedet fortæller hvilket beløb der skal betales kontant af kunden. Der vil være mulighed for at indtaste et modtaget beløb, hvor AlsKassen så vil udregne, hvor meget kunden skal have retur. Efter indtastet beløb trykkes på knappen ”Fortsæt” eller tasten ”Enter”.

Afslut salg - kroner og udenlandske valutaer – retur i kroner

Har du indstillet AlsKassen til at regne med udenlandsk valuta (se indstillinger, kapitel 8), ved siden af kroner, vil der, alt efter indstillinger, være mulighed for at både modtage og give tilbage i op til to udenlandske valutaer. Lad os antage at vi har lavet vil modtage i to valutaer, men altid vil give penge tilbage i kroner. Vi har lavet EUR til en kurs på 7,2500 og SEK til en kurs på 0,8200 Vi har i ekspemplet solgt varer for kr. 75,00 På skærmen kan du nu se følgende informationer:

Beløbet i kroner (og afrundet til nærmeste 25-øre)

Beløbet i valuta 1 (her EUR)

Beløbet i valuta 2 (her SEK) Du kan nu indtaste det beløb du modtager og trykke F7 for valuta 1 eller F8 for valuta 2 i modsat rækkefølge.


Her er valgt F7 – EUR for at modtage i euro. Du modtager f.eks €20. Valuta 1 (EUR) vil vises i rødt, for at vise at der nu handles i euro. Beløbet vil nu blive udregnet, hvad €20 er i kroner (145,-). Dette beløb vises ikke. AlsKassen vil vise dig at kunden skal have 70,04 (afrundet 70,-) retur i kroner. Returbeløbet for euro vil vises i gråt, for at vise at du ikke giver retur i euro. Dog har du stadig den mulighed for at give retur i euro eller i valuta 2 (SEK).

Afslut salg - kroner og udenlandske valutaer – retur i valuta

Lad os antage at vi har lavet vil modtage i to valutaer og vil give penge retur i valutaerne. Vi har lavet EUR til en kurs på 7,2500 og SEK til en kurs på 0,8200 Vi har i ekspemplet solgt varer for kr. 75,00 På skærmen kan du nu se følgende informationer:



Beløbet i valuta 2 (her SEK) Du kan nu indtaste det beløb du modtager og trykke F7 for valuta 1 eller F8 for valuta 2 i modsat rækkefølge. Her er valgt F7 – EUR for at modtage i euro. Du modtager f.eks €20. Valuta 1 (EUR) vil vises i rødt, for at vise at der nu handles i euro. Beløbet vil nu blive udregnet, hvad €20 er i kroner (145,-). Dette beløb vises ikke.


AlsKassen vil vise dig at kunden skal have 70,04 (afrundet 70,-) retur i kroner. Returbeløbet for euro vil vises ligeledes i rødt. Vi har i ekspemplet solgt varer for kr. 75,00 På skærmen kan du nu se følgende informationer:



Beløbet i valuta 2 (her SEK) Du kan nu indtaste det beløb du modtager og trykke F7 for valuta 1 eller F8 for valuta 2 i modsat rækkefølge. Her er valgt F7 – EUR for at modtage i euro. Du modtager f.eks €20. Valuta 1 (EUR) vil vises i rødt, for at vise at der nu handles i euro. Beløbet vil nu blive udregnet, hvad €20 er i kroner (145,-). Dette beløb vises ikke. AlsKassen vil vise dig at kunden skal have 70,04 (afrundet 70,-) retur i kroner. Returbeløbet for euro vil vises i rødt, for at vise at du giver retur i euro. Dog har du stadig den mulighed for at give retur i kroner eller i valuta 2 (SEK).


4. Vare

Ved tryk på F2 får du fat i en oversigt over alle de varer, der er oprettet i SummaSummarum.

Søg og søgefilter

Du havner automatisk i søgefeltet, hvor du kan søge efter varer. Du kan indtaste fragmenter af de varer du vil finde. Du kan søge på:

Varenummer

Varetekst

Pris (ekskl. moms) Søgekriterier De søgekriterier, som du indtaster og efter tryk på ”Søg”-knappen (brug evt. ”Enter” efter hvert kriterium), danner et filter. Dette filter vises i linien under søge-feltet.


F.eks., du søger på ”sort” og dernæst ”muffe”, vil du i eksemplet herunder få filtret ”sort · muffe” med nedenstående varer. Søger du i stedet på ”sort muffe”, vil du i

stedet få filtret ”sort muffe", som giver et helt andet resultat. Det kan altså godt betale sig at pejle sig ind på varen. Knappen ”Alle” finder alle varerne frem igen. Knappen ”Alle” fås også med tasten ”Esc” på dit tastatur. Når dit kriterium (filter) er tilfredsstillende og du vil overføre varen til salgsbilledet, kan du:

1. Fra søgefeltet kan du trykke på TAB og hoppe ned i varelisten, derefter finde varen med piletasterne og trykke ”Enter”

2. Dobbeltklikke med musen på den vare du vil overføre. 3. Klikke på varer i varelisten og trykke på ”Overfør”-knappen

Genbrug seneste søgefilter

Hvis du vil genbruge seneste søgefilter kan du i stedet for F2, trykke Shift F2. Bemærk da, at du ikke vil lande i søgefeltet, men direkte nede i varelinierne, således du straks med piletasterne kan søge varen frem og trykke ”Enter” for at overføre den til salg.


Vareinformation

Varelisten i sig selv indeholder en del information om varerne, som er listet.

Varenummer

Varetekst

Pris med og uden moms Ud over disse informationer er der en del mere informationer at hente. Er en linie sort betyder det at varen er salgbar. Med salgbar menes at der i SummaSummarum er sat flueben i ”Salg” i ”Egenskaber for vare”. Hvis varelinien er grå kan varen ikke sælges. Der er ikke flueben i ”Salg” i ”Egenskaber for vare”. AlsKassen gør ikke en vare usalgbar, selvom varen er gået i restordre i SummaSummarum. Hvis du højreklikker på en vare, vil du få et lille informationsfelt om varen frem på skærmen. I dette felt vises yderligere informationer om varen. Bemærk, der er kun informationer om Beholdning, reserveret, og antal bestilt hos leverandør, hvis du bruger Enterprise-versionen af SummaSummarum og du overfører dit varesalg til SummaSummarum, ved hver kasseafslutning.


Varebeholdningen opdateres ikke automatisk. Se evt. afsnittet ”Dagligt”.

Modtag varer og varer med serienummer

For at modtage en vare (i varemodtagelsen) skal du vælge ”Funktioner” / ”Modtag varer” eller trykke Ctrl-M Hosstående billede kommer frem. Modtag varer med serienummer

Tryk F2 (sæt flueben ud for ”F2 Med serienr.), hvis de varer du modtager er med serienummer Det anbefales at bruge stregkodescanner til varer med serienummer. Programmet er således indrettet at du kan bruge samme kodning af stregkodescanner, som du bruger ved salg af varer. Når en vare er oprettet med serienummer, kan den ikke sælges uden at angive serienummeret. (hmm… rundstykker med serienummer)


Når du modtager varer med serienummer, kan du ikke rette i antal og tidspunktet for modtagelsen. For at følge med i serienumre, kan du fra hovedvinduet åbne ”Funktioner” / ”Oversigt over varer med S/N” (se næste afsnit) Modtag varer uden serienr. Du kan også bruge AlsKassen til at modtage varer uden serienr. Hvis du vælger dette kan du nu rette i antal og modtaget tid. Hvis du ikke udfylder ”Antal” vil antallet automatisk blive sat til 1 Hvis du ikke udfylder ”Dato” eller ”Tid” vil de automatisk blive sat til pc’ens tidspunkt.

Oversigt over varer med serienumre

Fra ”Funktioner” / ”Oversigt over varer med S/N” eller Ctrl-O kan du få en oversigt over varer, hvortil der er knyttet serienr. Du kan vælge at bruge filter til at nøjes med en enkel vare, modtagne eller solgte varer. Tryk på ”Udskriv” for at udskrive oversigten i PDF-format.


5. Kartotek

Kartoteket benyttes især til at finde debitorer fra SummaSummarum, som har konto hos dig og du sælger varer til med fakturering. Disse salg overføres til SummaSummarum, se under ”Dagligt”. Salgseksempel kan ses i afsnit 3.3

Nødoprette en debitor

Du kan nødoprette en debitor i AlsKassen. Debitoren kan senere overføres til SummaSummarum. Bemærk at der ikke er nogen form for validering af debitoren, vær derfor yderst præcis med de oplysninger du indtaster, eller opret debitoren i SummaSummarum.


En nødoprettet debitor vises i AlsKassen-kartoteket med en stjerne foran navnet. Bemærk: En nødoprettet debitor lever kun i indeværende session af AlsKassen. Lukkes og startes AlsKassen, er debitoren væk fra AlsKassen, men overføres til filen DebitorOpret-[dato].txt, hvor den så senere kan importeres i SummaSummarum. (se afsnit 9.4)


6. Dagligt

Kalenderen

Kalenderen bruges til at finde dagen hvor salget fandt sted, typisk er det dagsdato (finder kalenderen selv) eller dagen i forvejen. Tryk på datoen (evt. måned og år), for den salgsdag der ønskes oplyst.

Dagens bonner

Dagens bonner er en list over de vigtigste informationer på de enkelte bonner. En bon består altid af mindst to linier og altid 5 kolonner: Første linie i bonnen:

Kolonne 1:

Kontantsalg: Der er modtaget rede penge for salget


Salg på kort: Der er solgt på korttype 1 (typisk Dankort, Visakort eller lignende, som går direkte på bankkontoen)

Salg på kort 2: Andre typer kort som går ind på bankkontoen, men med større forsinkelse. Eksempelvis forbrugsforeningskort.

Debitorsalg: Salg til debitor, som har udløst en følgeseddel og som skal importeres i SummaSummarum til senere fakturering

Kolonne 2 er dato og tid for salget Kolonne 3 er bonnr i parentes Kolonne 4 er momsbeløbet på bonnens total Kolonne 5 er bonnens totalbeløb inkl. Moms

Anden og flere linier i bonnen: Kolonne 1 er varenummer (blank ved rabatter) Kolonne 2 er varetekst (eller rabat tekst med rabatten angivet) Kolonne 3 er antal solgte enheder (blank ved rabatter) Kolonne 4 er stykprisen (blank ved rabatter) Kolonne 5 er liniens samlede pris (eller rabatten)

De enkelte bonner er adskilt af en blank linie. Dobbeltklikker du på en kontant- eller kortbon, vil denne kunne genudskrives. En debitorbon kan ikke genudskrives, med mindre at alle bonner udskrives (Se ”Genudskriv alle bonner for dagen”)

Status over dagens salg

Du får et hurtigt overblik over dagens salg ved at kigge nederst på billedet. Her er en oversigt over hvor til pengene er gået, samt en oversigt over de fysiske bevægelser af kontanttransaktioner. Du kan indtaste kassebeholdningen for starten på dagen og derved få din kassebeholdning for afslutningen af kassen. Bemærk: Dette gælder kun, hvis du opgør kassen hver dag.


Knappen ”Overfør til SummaSummarum” – Dagstotal

Knappen ”Overfør til SummaSummarum” vil afslutte dagens salg og lave en markering, hvortil salget er nået. Knappen vil ligeledes gemme salget i to filer i det bibliotek som er angivet i ”Indstillinger”:

1. Den ene fil, den med oversigten over dagens salg vil være ”KontantSalg-ÅÅÅÅMMDD-X.txt”, hvor ÅÅÅÅMMDD er dags dato og X er et løbenummer. Filen skal importeres i SummaSummarums kassekladde. Se kapitel 9

2. Den anden fil vil være, den fil som indeholder dagens varesalg og vil have navnet ”Vareforbrug-ÅÅÅÅMMDD-X.txt”. Filen skal importeres i SummaSummarums Bilag-område under Debitorbilag / ordre. Se kapitel 9. Hvis du ikke har en SummaSummarum Enterprise vil du ikke kunne importere vareforbrugsfilen i SummaSummarum.

Knappen vil desuden lave en ”Dagstotal”. Dagstotalen er opbygget således at den ikke kun vil tage dagsdato, men tage alt salg siden sidste udførte dagstotal (tryk på omtalte knap). En dagstotal kan derfor godt bestå af flere dage. Det gør filerne i øvrigt også. Dagstotalen vil indeholde informationer om

ekspedientens salg (hvis det er valgt)

afstemningskontoen saldo overføres til

fra hvilke konti salget er foregået

saldoen på dagens salg samt en dato og tid, for hvornår dagstotalen er dannet, samt hvilken fil den knytter sig til. Dagstotalen bruges især som bilag til bilagsnummeret i SummaSummarum kassekladden.


Knappen ”Genudskriv valgte bon”

Hvis du vælger en bon, kan du genudskrive valgte bon ved at trykke på denne knap. Kontant- eller kortbonner, vil denne kunne genudskrives. En debitorbon kan ikke genudskrives, med mindre at alle bonner udskrives

Knappen ”Genudskriv alle bonner for dagen”

Denne knap er en ”papirforbruger”. Den vil nemlig udskrive alle dagens bonner – uden tøven. Fordelen her er at du kan udskrive debitorbonner også. Hint: Du kan vælge ””Vis bon inden udskrift” under Indstillinger2, inden du trykker på knappen. Så vil alle bonner, en efter en, vises på skærmen.

Knappen ”Dagstotaler”

Ved tryk på denne knap vises alle afsluttede dagstotaler i datoorden. Vælger du en af dagstotalerne, vil du kunne se indholdet af den enkelte dagstotal og du vil kunne udskrive en dagstotal-kopi.

Knappen ”Timesalg”

Du kan få et hurtigt overblik over dagens salg ved brug af timesalgsknappen. Timesalgsknappen viser dig salget fordelt på timer, hvor mange bonner der er lavet, hvor mange varer der er solgt, og hvor meget der er solgt for.


7. Salg ved hjælp af PLU

Hvis du under ”Indstillinger” har valgt at bruge PLU, vil der ved start af AlsKassen komme to skærmbilleder frem. Det almindelige skærmbillede, hvorfra almindeligt salg, varer, kartotek og lignende klares fra samt et nyt skærmbillede ”AlsKassen PLU” Med det nye skærmbillede kan du hurtig-sælge op til 1225 forskellige varer, med tryk på 1 eller 2 knapper.

PLU forberedelse

Inden du går i gang med at skal du have de varer du vil sælge ved hjælp af PLU sat op til at blive solgt ved hjælp af PLU. PLU består af 35 hovednumre. For hvert hovednummer kan der være 35 andre numre. Du kan frit vælge om din PLU-vare skal sælges på hovednumret eller et undernummer. Det lyder mere indviklet end det egentligt er: Eksempel: Du er i et bageriudsalg og sælger rundstykker og franskbrød, men også rugbrød, mælk og pålægschokolade. Rundstykkerne kan sælges som birkes, spandauer, københavner (jysk for thebirkes) og spansk rundstykke. Franskbrød kunne være franskbrød med birkes, spansk og ciabatta. Der kunne også være en enkel type af grove rundstykker Desuden er der jo mælken og pålægschokoladen og et rugbrød.


Rundstykker og franskbrød skal underopdeles, mens det grove rundstykke, rugbrødet, mælken og pålægschokoladen ikke skal. Som her nedenfor

Rundstykker o Birkes o Spandauer o Københavner o Spansk rundstykke

Groft rundstykke

Franskbrød o Franskbrød m/birkes o Spansk o Ciabatta

Rugbrød

Mælk

Chokolade

PLU hovednummer

Et PLU hovednummer, skal varenumret i Stone’s SummaSummarum være et tal mellem 1 og 35 (begge inklusive). Tallet skal præsenteres som to cifre: 01, 02, 03 … 34, 35.

PLU Undernummer

Et PLU undernummer skal være 4-cifret, hvor det gælder at de to første cifre danner et tal mellem 1 og 35, samt at de to sidste cifre også danner et tal mellem 1 og 35. F.eks. 0101, 0102, 0103 …. 0908, 0909, 0910 … 3533, 3534, 3535.

Reference mellem PLU hoved- og undernumre

De to første cifre i PLU undernummer, refererer til PLU hovednumret. Eksempelvis 0101, 0102, 0103 osv. Er alle PLU undernumre under 01.


Kigger vi tilbage på vores eksempel kunne vi sætte følgende op Varenr. Varetekst 01 Rundstykker 0101 Birkes 0102 Spandauer 0103 Københavner 0104 Spansk rundstykke 02 Groft rundstykke 03 Franskbrød 0301 Franskbrød m/birkes 0302 Spansk 0303 Ciabatta 04 Rugbrød 05 Mælk 06 Chokolade Overført til Stone’s SummaSummarum, kunne det se således ud.

Hvis du har husket fluebenet i ”Brug PLU” under ”Indstillinger 1”, vil din AlsKassen starte op med to hovedbilleder. Det normale kendte hovedbillede og et PLU billede.


PLU Billedet

I dette afsnit fokuserer vi primært på PLU billedet, for andre funktioner i hovedbilledet, se da venligst afsnittene 3 til 6.

PLU Hovednummerbillede

PLU billedet viser nu 35 knapper til PLU hovednumre, samt 4 specialknapper. PLU hovednummerknapperne indeholder den tekst der er angivet i Stone’s SummaSummarums varekartotek, med varenumrene 01, 02 osv. 3 af de 4 nederste knapper ”F6 Kontant”, ”F7 Dankort” og ”ShF7 Kort 2” bruges som beskrevet i afsnit 3. Den sidste af de 4 knapper ”F9 LUK PLU” bruges til at lukke PLU billedet. Knappen skifter funktion, når der vælges et PLU


hovednummer med tilhørende PLU undernumre (eksempelvis ”Rundstykker”). I det tilfælde bruges ”F9 Luk ”varetekst”” til at returnere til PLU hovednummer-billedet. Ud over alle knapperne er der et indtastningsfelt, hvori der kan tastes et antal af en given PLU, inden der trykkes på PLU knappen.

PLU Undernummerbillede

Ved tryk på et PLU hovednummer, med tilhørende PLU undernumre, vil billedet skifte til de op til 35 PLU undernumre der er plads til.

Det er nu muligt at trykke på PLU undernumret eller en af de 4 specialknapper Efter et tryk på et PLU undernummer eller en af de 4 specialknapper, vil PLU billedet altid vende tilbage til PLU hovednumrene.


Hvorfor vises mine PLU undernumre ikke?

Hvis du opretter PLU undernumre uden et PLU hovednummer, så er det ikke muligt at få fat i PLU undernumrene.

Skal PLU numre komme i rækkefølge?

Det er ikke nødvendigt at opsætte PLU numre, hverken PLU hoved- eller undernumre i rækkefølge. I vores eksempel har vi rent faktisk sat undernumrene til PLU hovednummer 03 ”Franskbrød”, altså ”Franskbrød m/birkes”, ”Spansk” og ”Ciabatta” op med PLU undernumrene 0301, 0302 og 0305.


8. Indstillinger

Indstillinger 1

Indstillinger er delt over to skærmbilleder, kaldet Indstillinger 1 og Indstillinger 2.

Ved tryk på indstillinger 1, får du ovenstående skærmbillede frem. De enkelte indstillinger beskrives i nedenstående. Placering af SummaSummarum regnskab, beskriver den sti til det SummaSummarum regnskab, som AlsKassen kører op imod. Vær opmærksom på at skifte stien til regnskabet ved årsafslutning i SummaSummarum. Placering af bon- og eksportfiler. Alle filer som bruges af AlsKassen, ligger i dette bibliotek. Det er en fordel at lægge filerne i eget bibliotek, således det er nemmere at tage backup af AlsKassen.


Placering af gemte bonner. Det er muligt at dele gemte bonner, med andre AlsKassen-kasseapparater, da man kan lægge de gemte bonner i en fælles mappe på f.eks. en server. Null-kunde er en kunde som er oprettet i SummaSummarum. Denne null-kunde bruges i forbindelse med varelagerstyringen. Kunden skal eksistere i SummaSummarum inden den vælges her. POS-display bruges hvis du tilkobler et AlsIT POS-display. Her kan du opsætte den serielle port og hastigheder for porten, samt to linier, som POS-displayet vil vise ved start af AlsKassen og hvis du ikke har brugt AlsKassen i længere tid. Valuta på bon bruges, når du vi have vist andre valutaer end kroner på din bon. Der kan opsættes to forskellige valutaer. Valutaerne skal indtastes, som værdi i kroner sammenholdt med en enhed af valutaen. Eksempelvis: €1 = 7,4612. (d. 26. juli 2006). Bemærk at kursen for euro er i eksemplet herover sat til 7,2500. Dette er gjort af hensyn til eventuelle vekselgebyrer i banken. Således er en euro mindre værd for kunden.

Brug valuta x (x=1 eller 2). Ved kryds i denne vises valuta x på kundebonnen

Vis valuta x på POS. Kan kun aktiveres hvis POS-display er aktiveret. Viser valuta x på dit POS-display og aktivererer samtidig muligheden for at modtage penge i valuta x.

Returpenge i valuta x. Aktiverer muligheden for at modtage og returnere penge i valuta x.

Kode er valutakoden i bogstaver. Koden skal være 3 tegn langt. Det anbefales at bruge de internationale koder for valutaer. Eksempelvis EUR for euro, USD for US dollars, SEK for svenske kroner osv.

Kurs er den kurs du vil tage for en enhed af valutaen. Valuta kan kun modtages ved brug af kontanter (F6), dog vil valutaer, som er aktiveret blive udskrevet på bon. Sprog på bon, her kan man indtil videre vælge mellem dansk og færøsk


Kryptér bonnr. Der kan vælges om bonnr. Skal krypteres eller ej. Ved kryptering sættes et ciffer foran det rigtige bonnr og to cifre bag bonnr. Eksempelvis bliver bonnr 8 til 4892 (4 og 92 er tilfældige), bonnr 8 kunne også blive til 3801 (a8bb) Ekspedienter. Her indsættes mindst en ekspedient. En ekspedient består af et ekspedientnummer (EkspNr) og et navn (EkspNavn). Vælg dit EkspNr med omhu, da det er det nummer (eller tegn) som bruges før hver ekspedition. Ekspedientnavnet skrives i slutningen af hver bon. Vælger man at bruge flere ekspedienter, kan man overføre disse til SummaSummarums kassekladde og derved se hvor meget den enkelte ekspedient har solgt for. Standardrabat bruges for at give en standardværdi for rabatten, som gives på salgslinieniveau i salgsbilledet (F3). Modsat rabatten i salgsbilledet kan standardrabatten kun være procenter (i salgsbilledet, kan der gives rabat i kroner også) Advar mod manglende vare. Hvis der sættes flueben i denne, vil AlsKassen advare mod forkert indtastede varenr. Fluebenet anbefales. PLU. Hvis der sættes flueben i denne, vil det være muligt at bruge PLU i AlsKassen. Touchskærm. Hvis der sættes flueben i denne, vil det være muligt at bruge touchskærm til AlsKassen. Kodeord til ”Indstillinger” . Det er muligt at beskytte Indstillingerne på AlsKassen ved at taste en kode her. Koden gemmes dog i registreringsdatabasen, så den beskytter ikke mod ond vilje, men kun mod pilfingre og ups’ere.


Automatik - Automatisk login For at kunne bruge ”automatisk login”, skal der oprettes en ekspedient med EkspNr. ”AUTO”. Al salg vil derefter foregå til denne ekspedient, indtil fluebenet igen fjernes. - Autosalg uden PLU Hvis du benytter AlsKassen til at sælge en enkel tidsbestemt vare, kan du benytte ”Autosalg”. Autosalg bruges f.eks. i kantiner, hvor kunderne indtaster kundenummer eller skanner et købekort. Autosalget danner grundlag for debitorsalg og danner en fil i biblioteket ”Placering af bon- og eksportfiler” med navn DebitorAutoSalgYYYYMM.txt, samt en fil for afvisninger DebitorAutoSalg-Afvist200611.txt for afviste debitorer. Hvis du vil have lyd på autosalg, kan du lægge en ok-lyd-fil og en ikke-ok-lyd-fil i ”c:\”. De to lyd filer skal være af typen Wave (.wav) og hedder hhv. ok.wav og notok.wav. Varer som skal sælges under tidsbestemt skal oprettes med et specielt varenummer, som viser tiden hvori varen sælges: Eks: T0800-0959 Morgenbuffet T1000-1359 Frokostbuffet osv. Ud af Autosalg

Har du fået slået autosalg til og vil væk fra skærmbilledet igen, kan du i øverste vensre hjørne finde en skjult menu, hvor du bland andet kan vælge ”Luk”. Dette vil returnere dig til det almindeligt kendte skærmbillede. Menuen er skjult for at kunderne i autosalget uforvarende ikke skal komme til at lukke autosalg-billedet. Autosalg med PLU

Hvis du kombinerer PLU med Autosalg og Automatisk login, så har du hermed skabt et ekspedientløst kasseapparat. Kunderne kan bruge touch-skærm til køb og trykke varekøbet ind på PLU’en, for herefter at vælge ”Afslut køb” og taste eller scanne sit debitornummer ind.


Gæsteort med max-saldo Der kan sættes en max-saldo på en kunde. Dette gøres ved at taste max-beløb i 1. brugerfelt i SummaSummarum. Max-beløb må ikke være over 100.000. Spærredato på kort Desuden skal BrugGæstekort være påvirket. Se App. B Ligeledes kan der tastes en dato i formatet YYYYMMDD, eks 20101112 for 12. november 2010. Her behøver BrugGæstekort ikke være påvirket. Lyde ved automatisk salg Du kan sætte lyde på automatisk salg ved at lægge to wave (.wav) filer i roden på c-drevet (c:\). Filerne skal ligge på c:\ uanset, hvorfra din AlsKassen eller Windows kører. Filerne skal hedde ok.wav – for godkendt køb og notok.wav for ikke godkendt køb. Der følge to eksempel-filer med. Disse er lagt i den mappe hvor AlsKassen er installeret. HUSK AT TRYKKE ”GEM ÆNDRINGER”


Indstillinger 2

Overført til SummaSummarum. Dagens salg overføres i dagstotalen AlsKassen til SummaSummarum. For at gøre overførslen nemmere at bogføre i kassekladden i SummaSummarum, angives her 3 afstemningskonti.

Kassekonto for salg, hvor rede penge modtages og kommes i kassen (F6)

Kortkonto for salg på korttype 1, typisk Dankort, Visakort eller lign. (F7)

Kort2konto for salg på korttype 2. Korttype 2 kan f.eks. være forbrugsforeningskort eller lign., hvor pengene først indgår efter en rum til, eksempelvis en måned.

Alle tre konto skal udfylde, uanset om man bruger dem eller ej. Der er ikke noget til hinder i at man bruger samme konto i SummaSummarum.


Overførsel af kontantlinier til kassekladde. Her kan du vælges om dagens salg på dagstotalen, skal overføres til kassekladden med en linie pr. ekspedient eller alle ekspedienters salg overføres til en linie i kassekladden. Antal enheder ved salg angiver hvor mange enheder, der automatisk skal vises i antal i salgsbilledet. Kassenummer kan være blankt eller udfyldt med tal eller tekst (eksempelvis bynavn eller afdeling). Hvis udfyldt, så vil kassenumret stå på dagstotalen og overføres til kasseklassen i Stone’s SummaSummarum. Penge tilbage giver dig muligheden for at lade AlsKassen indtaste modtagne beløb og beregne returbeløbet.

Indtast modtaget beløb, gør at du ved bonafslutning får en dialogboks, hvori du kan indtaste det modtagede beløb

Vis returbeløb giver dig en dialogboks, med det beløb kunden skal have tilbage

Du kan ikke vælge Vis returbeløb, hvis du ikke har valgt Indtast modtaget beløb. Dagstotal ved afslutning bruges hvis du vil danne en dagstotal, hver gang programmet afsluttes. Dette kan bevirke en omfattende administration, hvis du ofte lukker AlsKassen. Fluebenet anbefales ikke på grund af den store administration. Bon. Du kan gøre din bon personlig ved at indsætte grafikbillede, 2 toplinier og 3 bundlinier.

Grafikbilledet får det bedste udseende, hvis du holder grafikfilen i størrelsen 269 x 90 pixels. Bruger du termo-bonprinter anbefales det at du reducerer din grafikfil til sort/hvid, altså uden gråtoner eller farver.

Top- og bundlinier, kan skaleres i kolonne Str., som er skrifttypestørrelsen. Skrifttypen er ”Arial”. FKU står for fed, kursiv og understreget.


Vis bon inden udskrift. Du kan nøjes med at udskrive bonnen til skærmen. Fra skærmbilledet kan der så vælges at udskrive bonnen Åben kasse ved print. Ikke alle bonprinteres drivere understøtter åbning af kasseskuffen. Med flueben gives der mulighed for at Epson termoprintere og kompatible kan åbne kasseskuffen. Der behøves ikke flueben her, hvis du bruger AlsKassens anbefalede printer Star TSP-143, da åbning af kasseskuffen sættes i printerdriveren. Momsfrit beløb på bon. Nogle butikker handler mest med erhvervskunder og ønsker derfor at det beløbet før moms står på bonnen. Sæt flueben her, hvis du ønsker at beløbet før moms skal fremtræde af din bon. Udskriv primært til. Her kan du vælge om AlsKassen skal indstille bonnen til at skrive ud til

80 mm bonprinter (eks. Star TSP-143) eller

A4 printer (eks. laser eller ink-jet printer) Spørg om udskrift – spar bonpapir. Har du en butik, hvor langt de fleste kunder ikke ønsker en bon, kan du spare bonpapir ved at sætte flueben her. Dette bevirker at du bliver spurgt om du vil udskrive en bon ved hver afslutning af salg. Debitorfølgeseddel. Når du sælger til en debitor, vil disse ofte gerne have en følgeseddel med varen. AlsKassen laver ikke en reel bon ved debitorsalg.

Du har her mulighed for at vælge om priser skal med på følgesedlen eller ej

Desuden har du muligheden for at vælge antallet af følgesedler, AlsKassen udskriver ved debitorsalg. F.eks. kunne du vælge 2 stk. En til debitoren/kunde og en til dig eget bogholderi, således du ved dagens afslutning ved at du har haft debitorsalg og skal huske at importere ordre i SummaSummarum.

HUSK AT TRYKKE ”GEM ÆNDRINGER”


9. Overførsler til SummaSummarum

Desværre kan data fra AlsKassen ikke automatisk overføres til SummaSummarum. Dette skal gøres manuelt, men der er en hel del hjælp at hente i importering i SummaSummarum. Som udgangspunkt danner AlsKassen tre forskellige typer af filer til overførsel til SummaSummarum. Disse tre filer behandles i de tre følgende afsnit. For generel vejledning SummaSummarums importfunktioner henvises til SummaSummarum manualen, som kommer med ved køb/registrering af SummaSummarum. Manualen kan også købes separat hos AlsIT eller en certificeret SummaSummarum forhandler.

9.1 Kontantsalg til kassekladden

Al kontantsalg findes i filerne ”Kontantsalg-ÅÅÅÅMMDD-XX.txt”, hvor: ÅÅÅÅ er året for handlen MM er måneden for handlen DD er dagen for handlen og XX er et løbenummer. Filen indeholder en eller flere linier med følgende indhold: Dato for salg Tekst til kladden Afstemningskonto Beløb Konto for salget Alle er adskilt af komma.


Eksempel:

Dato for salg er 09042006 (9. april 2006)

Tekst til kladden er ”S(alg) (evt. kassenummer) 09-04-2006 af Karsten. Kto 1100”

Afstemningskontor er 58200 (Kassekontoen i Summa-Summarum standardkontoplan)

Beløb er 142,00

Konto for salget er 1100 (Varesalgskontoen i Summa-Summarum standardkontoplan)

Importering af kontantsalg I SummaSummarum går du ind i Kassekladden og trykker på Ctrl-I (for import). Hvis du i SummaSummarum bruger en kassekladden med en beløbskolonne med udgangspunkt i afstemningskontoen skal du benytte nedenstående importfunktioner:

09042006,"S: [ks – kasse,] 09-04-2006 af Karsten. Kto 1100", 58200,

"142,00", 1100


Det er en god idé at gemme importfunktionerne fra gang til gang. Bruger du to beløbskolonner i kassekladden (debet/kredit) skal du bruge nedenstående importbillede

For bogføring af kassekladden henvises til SummaSummarum manualen og eventuelt til afsnittet om bogføringsprincipper. Et importeret kontantsalg kunne efter import se ud som vist på nedenstående billede:



9.2 Vareforbrug

For at kunne medtage vareforbruget i SummaSummarum har AlsKassen lavet en importfil ved navn ”Vareforbrug-ÅÅÅÅMMDD-XX.txt”, hvor: ÅÅÅÅ er året for handlen MM er måneden for handlen DD er dagen for handlen og XX er et løbenummer. Filen indeholder en eller flere linier med følgende indhold: Null-kunde Varenummer Antal varer solgt ”0,00” Alle er adskilt af komma. Eksempel: Ovenstående eksempel viser at null-kunde ”1” har købt 49 stk. af varenummer 00 0001 103 til en pris af kr. 0,00. Null-kunden er en kunde/debitor du opretter i SummaSummarum til formålet. Null-kundens eneste funktion i SummaSummarum er netop til brug for vareforbruget. Linket til Null-kunden sættes op i Indstillinger (se afsnit 8) Varenummer er de varenumre du nu engang bruger både i AlsKassen og SummaSummarum. Antal er antallet af solgte enheder i den periode, din dagstotal dækker over ”0,00” er altid 0,00, da varens pris bogføres direkte i kassekladden gennem kontantsalgs-filerne (se afsnit 9.1).

"1","00 0001.103","49","0,00"


Importeringen foretages i SummaSummarum i Bilag / Debitorbilag enten i debitorfakturaer eller –ordrer. Tryk Ctrl-I i bilag og udfyld importbilledet som nedenstående billede viser.

Importeringen vil danne et bilag til debitor og 0,00 i beløb. Bogføring af bilaget vil ajourføre varelageret. Bemærk bogføringen vil give en advarsel.


9.3 Modtagne varer

Har du modtaget varer, kan dette vareantal overføres til SummaSummarum (se afsnit 4.) Varer modtages som almindeligt varekøb i ”Bilag” ”Kreditorordre” Vare modtagelses filen hedder ”Varemodtag-ÅÅÅÅMMDD.txt”. Filen indeholder en eller flere linie med følgende indhold. Varenr. Antal Alle adskildt af komma Import indstillingerne sættes som nedenstående billede. Det er desværre endnu ikke muligt at importere serienr.

02,25 03,1 04,29 10,10 11,12


9.4 Debitorsalg

Har du lavet salg til debitorer (se eksemplet i afsnit 3.3), skal dit debitorsalg importeres i SummaSummarum. Debitorsalget findes i en fil ved navn ”DebitorsalgÅÅÅÅMMDD.txt”, hvor: ÅÅÅÅ er året for handlen MM er måneden for handlen DD er dagen for handlen og Filen indeholder en eller flere linier med følgende indhold: Debitornr. Rekv-nr. Følgeseddelnr. Vor ref. Varenr. Varetekst Antal Rabat -tom- Pris ekskl. moms Alle er adskilt af komma.

Eksempel: Importeringen foretages i SummaSummarum i Bilag / Debitorbilag enten i debitorfakturaer eller –ordrer. Tryk Ctrl-I i bilag og udfyld importbilledet som nedenstående billede viser.

"2","","20060330-1","1","00 0001.102","1/4 Bøjning NM Sort","1","","","9,60"


I eksemplet ovenfor importeres to debitorordrer (til debitor nr. 2 og 156920000).


9.5 Debitorer

Har du haft brug for at nødoprette en debitor (se kapitel 5) i AlsKassen, kan disse importeres i SummaSummarum. Oprettede debitorer findes i en fil ved navn ”DebitorOpret-ÅÅÅÅMMDD.txt”, hvor: ÅÅÅÅ er året for handlen MM er måneden for handlen DD er dagen for handlen og Filen indeholder en eller flere linier med følgende indhold: Debitornr. Debitornavn Debitoradresse Debitor postnr Debitor postdistrikt Debitor cvr-nr. Debitor e-mail adresse Debitor telefonnr.

Alle er adskilt af komma. Gå ind i Kartotek og tryk på Ctrl-I og udfyld importeringsbilledet som nedenfor. Naturligvis kan debitorgruppen ændres, så det passer til dit regnskab.

"56","AlsIT","Drosselvej

6","6440","Augustenborg","17803387","[email protected]","7447 2802"


Bemærk: I tilfælde af debitornummersammefald, kan du vælge at undlade importeringen af debitoren eller vælge at importere debitoren under et nyt nummer. SummaSummarum vælger så første frie debitornummer for dig. Husk at ændre debitornummer på eventuelle debitorordrer under efter importering af debitorsalg (se afsnit 9.3)


Appendix A - (mest for nørder)

Oversigt over installerede filer Under installationen installeres følgende filer: Programmappen: (typisk C:\Programmer\AlsKassen) AlsKassen.exe Programmet AlsKassenDemo.jpg Demo fil til printer Versionsoversigt.txt En oversigt og ændringer og fejl Ok.wav Lyde ved autosalg Notok.wav Lyde ved autosalg Systemmappen (typisk C:\Windows\System32) MsCal.ocx Hjælpefil til kalender MsMask32.ocx Hjælpefil til tekstbehandling VsFlex8l.ocx Hjælpefil til kolonner i AlsKassen VsPrint8.ocx Hjælpefil til printbehandling VsRpt8.ocx Hjælpefil til printbehandling Vb6Stkit.dll VisualBasic hjælpefil Comcat.dll VisualBasic hjælpefil Stdole2.tlb VisualBasic hjælpefil Asycfilt.dll VisualBasic hjælpefil OlePro32.dll VisualBasic hjælpefil OleAut32.dll VisualBasic hjælpefil MsVbVm60.dll VisualBasic run-time modul


Registreringsdatabasen AlsKassen gemmer data i registreringsdatabasen under: [HKEY_CURRENT_USER\Software\AlsIT\AlsKassen] og gemmer følgende entries: AdvarVareMangler Advar hvis vare mangler AesirasBruger SQL bruger til Aesiras AesirasConnectionString SQL connection string til Aesiras AesirasPassword SQL password – OBS det er ikke

krypteret. Så hold din registreringsdatabse for dig selv

AfstemningsKonto Afstemningskonto på kassen AntalEnheder Antallet af enheder hvis antal efterlades

tomt AntalKopierAfFølgeseddel Antallet af følgesedler der udskrives ved

debitorsalg BrugAutoLogin Automatisk login BrugAutoSalg Åbner automatisk salg BrugAutoUdskriv Skal der udskrives automatisk ifm

autosalg BrugAutoUdskrivDato Hvilken dato i måneden skal der

automatisk udskrives BrugAutoUdskrivSidstKørt Hvilken måned er der sidst lavet

automatisk udskrifter BrugDagAutoUdskrivSidstkørt Hvilken dag er der sidst lavet automatisk

udskrifter BrugPLU Brug PLU eller ej BrugPOSDisplay Brug POS display BrugTouch - bruges ikke BrugValuta[x] Tre cifre for ”Brug Valuta”, ”Vis valuta på

POS” og ”Returpenge i valuta” BundLinie[x] Tekst for bonbundlinie x BundLinieKode[x] Kode for bonbundlinie x SSFKU DagstotalVedAfslut Dannes en dagstotal ved hver afslutning

af AlsKassen Eksp[x] Navn på ekspedient x EkspAntal Antallet af ekspedienter i AlsKassen


GrafikFil Sti til grafikfilen til bonnen KasseMorgen Beholdning om morgenen KasseNummer Kassenummer på aktuelle kasse KodeordTilIndstillinger Koden for at komme i Indstillinger Kort2Konto Afstemningskonto på kort2 KortKonto Afstemningskonto på kort KrypterBonnr Krypterer bonnr – sætter er tilfældigt

ciffer foran og to tilfældige cifre bag ved bonnr.

MomsfritBeløbPåBon Skal momsbeløb med på bon NulKundeNr Nullkunden - debitornummer OverførTilKassekladde Skal hver eksp. Overføres for sig eller

ikke PapirType Hvilken papirtype bruges ( 80mm eller

A4) PengeTilbageDialog Skal penge tilbage dialogen vises POSLinie[x] Tekstlinie på POS display i hvile PriserPåFølgeseddel Skal priser med på følgeseddel RegistreringsCVR Det cvrnr. Du er registreret under RegistreringsKode Den registreringskode du har fået RegistreringsNavn Det navn du er registreret under Regnskabstype 0=SummaSummarum, 1=Aesiras SidsteOverførselsBonnr Sidste bonnr der er overført til dagstotal SidsteOverførselsDato Sidste dato for dagstotal SidsteOverførselsNr Sidste dagstotalnummer SparPapir Skal der spørges om bon ved afslutning

af salg SprogPåBon 0=dansk, 1=færøsk, StandardRabat Standardrabatten sat i indstillinger StiTilGemteBonner Stien til mappen med gemte bonner StiTilKasseData Stien til mappen med AlsKassen data StiTilSummaSummarum Stien til mappen med aktuelle

SummaSummarum regnskab SummaSummarumFundet Er der fundet en SummaSummarum på

pc’en TopLinie[x] Tekst på bontoplinie x TopLinieKode[x] Kode for bontoplinie x uF… Udokumenterede funktioner, se App B Valuta[x] Valuta, kurs (pr. enhed)


VisBon Skal bon vises på skærm inden print VisReturBeløb Skal returbeløb vises ÅbenKasse Skal kassen åbnes ved print, gælder kun

Epson TM88-serien


Appendix B - (mere for nørder) – Udokumenterede funktioner

OBS!!! De udokumenterede funktioner bruges på absolut eget ansvar. Funktionerne kan ikke nås gennem andet end at ændre i registreringsdatabasen F4 retur sidste ufF4ReturSidste Giver mulighed F4 i AlsKassen, at tage

sidste linie retur (1,0) Vis Shift F5 ufVisShiftF5 Giver mulighed for Shift-F5 i AlsKassen,

som gør at du kan slette enkelte salgslinier. (1,0)

Tegnstørrelse på varelinier på bon ufVarelinieFontStr Giver dig mulighed for at ændre

skriftstørrelsen på varelinien på bonnen (str)

Del varelinie i to linier på bon ufToVarelinier Giver dig mulighed for at dele varelinien

ud på to linier på bonnen (1,0) BrugGæstekort ufBrugGast Giver mulighed for at bruge gæstekort i

forbindelse med den automatiske kantinedel. Man kan angive et maxbeløb i Brugerfelt 1 for Kartotek i SummaSummarum. Dette beløb vil så blive talt ned her. (1,0)


Genindlæs SummaSummarumData ufGenindlasSSD Giver mulighed for kunne trykke Ctrl-F9

og genindlæse SummaSummarumData (1,0)

ufGenindlasSSDTid Giver mulighed for at genindlæse

SummaSummarumData hvert xx millisekund – værdi mellem 1 og 65000 (1 millisek – 65 sekunder).

Vinduesplaceringer og -størrelser

ufGemVinduesPlacering Skal vindues placering og størrelse huskes frmMaintop, height, left width.. frmPLU…sættes i regdb også (1,0)

Egen tekst på Shift-F7 tasten uFTekstSF7 Indeholder den tekst der skal sættes på

Shift F7 tasten i stedet for ”Kort 2” Egen tekst på Afslut Salg Dialogboksen i stedet for ”Kroner” uFTekstAfslutSalgKroner Indeholder den tekst der skal sættes på

Afslut Salg dialogboksen i stedet for ”Kroner”

Afrund ikke beløb i Afslut Salg uFAfslutSalgAfrundIkke belob Normalt afrundes der til nærmeste 0,50

(danske afrundingsregler). Hvis man ikke ønsker dette gjort, kan man sætte et 1 i denne entry

Fast salgskonto til Aesiras uFSalesAccount Hvis der ikke er angivet en salgskonto i

varebogføringsgrupper i Aesiras, så kan der indsættes en fast salgskonto her

Fast købskonto til Aesiras uFPurchaseAccount Hvis der ikke er angivet en købskonto i

varebogføringsgrupper i Aesiras, så kan der indsættes en fast købskonto her


Fast købskonto til Aesiras uFKanIkkeSælgeTilNul Hvis sat (=1) så er det ingen mulighd for

at sælge til 0 kr eller negativt beløb Gem/Hent Bon med PLU (restaurantversion) uFGemBon Hvis sat (=1) så udvides PLUbilledet,

således der fremkommer 3 ekstra knapper til brug i restauranter (Gem/Hent bon)

Appendix C - (Stone’s Software SummaSummarum)

Hvis du bruger Stone’s Software SummaSummarum 2 i stedet for Stone’s Software SummaSummarum 3 mister du bl.a. muligheden for at benytte EANnumre også kaldet stregkoder i AlsKassen Hvis du bruger Stone’s Software SummaSummarum Professionel i stedet for Stone’s Software SummaSummarum Enterprise, mister du muligheden for at styre dit lager. Husk at skifte mappe i AlsKassen, Indstillinger 1, når du afslutter dit regnskab i Stone’s Software SummaSummarum.

Appendix D - (Windows 7)

Installation på Windows 7 Ved installation på Windows 7 skal du først download AlsKassen til din pc og derefter installere den som administrator Starte AlsKassen på Windows 7 Da Windows 7 beskytter data i registreringsdatabasen skal AlsKassen altid køres med Windows XP SP3 rettigheder og med Administratorflaget sat.

Documents

AlsKassen Brugervejledning