Alfrescoรฐชย ชาวอทยrathachai.chawuthai@live.com

รายการอบรม

• รจกกบ Alfresco + ตดตง• การจดการระบบเอกสาร• สทธการเขาใช• Smart Folder + Business

Rule• Alfresco Cloud

รจกกบ Alfresco + ตดตง

Alfresco

การจดการระบบเอกสาร

Alfresco

สทธการเขาใช

Alfresco

Smart Folder + Business Rule

Alfresco

Business Rule

Alfresco

Alfresco Cloud

Alfresco

คำาถามเพมเตม?

Alfresco คออะไร?เรมตนกบ Alfresco

รจก Alfresco

• 20% ของ information ในองคกรเปน data ทจดการดวยระบบ database และ enterprise application ตางๆ สวนอก 80% เปน content (ขอมลทปราศจากโครงสราง) จะเหนวา content มปรมาณมากกวา data มาก จงตองมการจดการอยางเหมาะสม – บางองคกรไมจดการเลย โดยการเกบไวใน file server หรอ shared drive หรอแยทสดคอ

ฮารดดสกของผใชแตละคน• กอนหนา Software ทใชในการจดการกบเอกสารวาเปนระบบ Content Management

ซงเนนในเรองของการจดเกบและคนหาเอกสารเปนหลก• ตอมามการพฒนาขนมาตามลำาดบ กลาวคอ มการขยายรปแบบการจดเกบและจดการเอกสาร

ตางๆ เพมมากขน– การจดการ Content ใน e-mail, – การจดการเอกสารกระดาษท Scan เขามาในระบบ, – การจดการ Content ใน Web Site, – การจดการ Content ในเอกสารควบคม ISO, – การจดการ Clip Video, – ไฟล Digital Media – และ Content อนๆ อกมากมาย

หนาทหลกๆ

• การจดการ Content ตางๆ จำาเปนทจะตองมการใชงาน Software ทางดาน Enterprise Content Management (เรยกยอๆ วา ECM) ซงใน Software ในกลมนสามารถแบงการจดการไดเปน 5 กลม หลกๆ คอ– Document Management – Records Management– Web Content Management– Collaboration– Business Process Management

Document Management *

• เปนการใช Alfresco ในรปแบบของการจดการ Content ในระดบองคกรขนาดใหญ โดยจะครอบคลมทงกระบวนการ Create, Convert, Manage, Share เอกสารในรปแบบอเลกทรอนกส นอกจากนนยงครอบคลมในลกษณะทมการเกบเอกสารเปน version, และการคนหาเอกสารหลายหลายรปแบบอกดวย

Records Management *

• เปนการใช Alfresco ในรปแบบของการจดการเอกสารควบคม (เอกสาร ISO) ซง Alfresco รองรบมาตรฐานการจดการเอกสาร 5015.2 ของสหรฐอเมรกา การนำาไปใชงานนน Alfresco จะม FilePlan สามารถกำาหนดไดวาชวงไหน ใหระบบจดการเอกสารอยางไร เชน กำาหนดเวลาเมอไหรทจะตองมการ cut-off, กำาหนดอายของเอกสาร, ตงเวลาในการเคลอนยายเอกสาร เปนตน

Web Content Management

• เปนการนำา Alfresco มาใชในกระบวนการ สราง, จดการ และ publish เวบไซต โดยสามารถจดการ website ในลกษณะ Multiple Site และยงสามารถแยกการทำางานระหวาง user ททำา Content และ โปรแกรมเมอร หรอ Web Designer ออกมาจากกนไดอยางอสระ

Collaboration

• เปนการใช Alfresco ในลกษณะงานทเปนงาน Project, งาน Research ตางๆ ม Feature ตางๆ ทชวยใหการทำางานในลกษณะ Collaboration เปนไปอยางมประสทธภาพ เชน ฟงกชน Discussion, Calendar, WIKI, Blog, Document Library เปนตน

Business Process Management *

• ฟงกชนหนงทสำาคญของ Alfresco คอ กระบวนการทำา BPM โดยเฉพาะในเรองของ Human Workflow ในสวนของ Alfresco นน จะเนนการใชงาน Workflow โดยการแนบ Content ไปกบ Workflow และทำากบ Review-Approve เอกสารจนจบ Workflow

การจดการระบบเอกสารDocument Management

เรมตนกบ Alfresco

เรมตน

• ในการใชงาน Alfresco ในมมของการจดการเอกสาร Document Management นน Alfresco ม Feature ใหใชงานไดอยางมากมาย ไมแพระบบ Document Management ตวดงๆ อยางเชน Oracle UCM, Documentum, FileNet, SharePoint เลยทเดยว โดยเมอเราพดถงระบบ Document Management นน จะม Feature หลกๆ ดงน คอ1 . การจดการ Version ของเอกสาร (Version Control)2. การจดการเรองความปลอดภย และ การ เขาถงเอกสาร (Document Security)3. การคนหาเอกสาร (Search)4. การนำาเขาเอกสาร (Uploading Document)5. และ อนๆ อกมากมาย

• Alfresco จะม หนาจอในการงานอย 2 แบบ คอ1. Alfresco Explorer (เปนหนาจอดงเดม มมาตงแตเวอรชน แรกๆ แลว)2. Alfresco Share (Alfresco ออกแบบหนาจอใหม ใหใชงานไดงายขน)

Space

• ลกษณะการทำางาน จะเหมอนกบ Windows Explorer ทราคนเคยกน ทางดานซายมอ จะเปน tree ในการ Browse Folder (Alfresco จะเรยก Folder วา Space) สวนทางดานขวามอจะแสดง Sub Folder หรอ Content ภายใน ของ Folder ททำาการเลอกอย

Upload file

Version

ทดลองแกไข file

สทธการเขาใชAuthorization

เรมตนกบ Alfresco

เรมตน

• ในการ Implement ระบบ ECM นน สงแรกๆ ทจะตองทำากคอ การจดทำาเรอง User และ การจดการเรองการเขาถงขอมล Permission ตางๆ ซง Alfresco นนมระดบในการกำาหนด Permission ทชดเจนและมความยดหยนสง

• สำาหรบ Alfresco การกำาหนด Permission นน จะกำาหนดได 2 สวน คอ 1. Space และ 2.Content ยกตวอยางเชน ถาในองคกรของเราม Finance Department Space ดงนน Group ทจะเขาไปดได ตวอยางเชน– Group ของ Finance– Group ของ Sales– Group ของ ผบรหาร

กลมของผใช

ผใช

สทธทวไป

• Consumer สามารถอาน Folder และ Content• Editor สทธของ Consumer + สทธในการแกไข

เอกสาร• Contributor สทธของ Consumer + สทธใน

การเพมเอกสาร• Collaborator สทธของ Editor + สทธของ

Contributor• Coordinator ทำาไดทกอยาง (รวมทงจดการ

Permission ดวย)

การกำาหนดสทธ

• ทำาการกำาหนดสทธในการใชงาน Space โดยไปท Space ทตองการ Set (ตวอยางใชเปน Finance Department) จากนนคลกทปม +More… เลอก Manage Permissions

ทดสอบดวย User อน

• ทำางานดวย User ทไมใช Coordinator

Smart Folder + Business Rule

เรมตนกบ Alfresco

การจดการ Business Process

เรมตนกบ Alfresco