AGM - European Commission · AGM: Podręcznik użytkownika 9 Uczestnik pojawi się w rubryce „Uczestnicy delegacji” (Delegation Participants).Jeżeli chcesz, możesz następnie

AGM

Podręcznik użytkownika

Data: 22/03/2017 r.

Wersja: 1.2

Wersja

oprogramowania:

V1.38.3

AGM: Podręcznik użytkownika

2

Spis treści

1. Wprowadzenie .................................................................................................. 3

1.1. Definicja .................................................................................................................................. 3

1.2. Zastrzeżenie prawne ............................................................................................................... 3

1.3. Korzystanie z systemu uwierzytelniania EU Login ................................................................... 3

2. Role użytkowników w AGM ............................................................................... 4

2.1. Korespondent ......................................................................................................................... 4

2.1.1. Jak zostać korespondentem ................................................................................................... 4

2.1.2. Przygotowywanie i wysyłanie listy uczestników .................................................................... 6

2.1.3. Edytowanie listy uczestników .............................................................................................. 10

2.2. Uczestnik .............................................................................................................................. 12

2.2.1. Logowanie w charakterze uczestnika .................................................................................. 13

2.2.2. Wprowadzanie informacji na potrzeby płatności ................................................................ 16

2.2.3. Zmiana danych rachunku bankowego ................................................................................. 26

2.2.4. Powiązanie rachunku bankowego ....................................................................................... 28

2.2.5. Wypełnianie i wysyłanie wniosku o zwrot kosztów ............................................................. 29

2.2.6. Wprowadzanie zmian we wniosku o zwrot kosztów ........................................................... 36

2.3. Powiadomienia ..................................................................................................................... 38

2.3.1. Powiadomienia wysyłane korespondentowi ....................................................................... 38

2.3.2. Powiadomienia wysyłane uczestnikowi ............................................................................... 39

https://webgate.ec.europa.eu/tools/agm/fo/


3

1. WPROWADZENIE

1.1. Definicja

System AGM (A new Gateway to EU Meetings – nowa platforma do obsługi spotkań unijnych) ułatwia

organizację spotkań ekspertów w Komisji i zwrot kosztów. System jest obecnie testowany na

ograniczonej liczbie komitetów i grup ekspertów. Jeśli wyniki będą pozytywne, platforma AGM będzie

stosowana na potrzeby wszystkich grup ekspertów.

AGM umożliwia ekspertom:

odbieranie zaproszeń na spotkania (w tym otrzymywanie programu spotkania oraz innych

informacji);

potwierdzanie swojej obecności;

podawanie danych swojego rachunku bankowego;

tworzenie i wysyłanie wniosków o zwrot kosztów elektronicznie.

1.2. Zastrzeżenie prawne

Informacje zawarte w niniejszym podręczniku pełnią wyłącznie funkcję wskazówek i stanowią opis

sposobu korzystania z aplikacji AGM. Z uwagi na dynamiczny charakter tego systemu nie ma żadnych

gwarancji co do dokładności opisów. W żadnym wypadku informacji tych nie należy uważać za

zastępujące przepisy UE ani postrzegać jako wykładni prawnej Komisji.

1.3. Korzystanie z systemu uwierzytelniania EU Login

Jako jedyną metodę uwierzytelniania platforma AGM stosuje system EU Login.

Zapoznaj się z często zadawanymi pytaniami na temat platformy AGM, aby dowiedzieć się, jak

utworzyć konto i jak zresetować hasło w systemie EU Login.


https://ec.europa.eu/tools/agm/en/support/Registering%20w%20portalu%20AGM


4

2. ROLE UŻYTKOWNIKÓW W AGM

2.1. Korespondent

Korespondent pośredniczy w kontaktach z członkami komitetu lub grupy eksperckiej, których

zaproszono na spotkanie. Korzysta on z platformy AGM, za pośrednictwem której podaje Komisji

nazwiska uczestników wchodzących w skład jego delegacji (osób z organizacji koordynatora, które

wezmą udział w spotkaniu).

Listę uczestników można sporządzić poza platformą AGM. Gotową listę można wprowadzić do

systemu.

Korespondent otrzyma wiadomość e-mail zawierającą zaproszenie, program spotkania i inne

informacje o spotkaniu przekazane przez organizatora spotkania.

W wiadomości e-mail podany jest także link do platformy AGM umożliwiający korespondentowi

dostęp do systemu.

Należy zachować ostrożność przy udostępnianiu tego linka – umożliwia on każdej osobie dostęp do

systemu w charakterze korespondenta.

Za pomocą platformy AGM wprowadza się dane każdego uczestnika.

Po skompletowaniu listy wysyła się ją do organizatora spotkania.

2.1.1. Jak zostać korespondentem

Jak wspomniano powyżej, otrzymasz wiadomość e-mail zawierającą zaproszenie i inne informacje o

spotkaniu oraz link do platformy AGM.

Poniżej przedstawiono przykładowe zaproszenie wysłane do korespondenta. Wiadomość e-mail

składa się z dwóch zasadniczych części:

1) zaproszenia z innymi załącznikami;

2) instrukcji na temat tego, jak zostać korespondentem, oraz innych linków, pod którymi można

znaleźć więcej informacji.

Zaproszenie zostanie przesłane w załączniku, a jego treść będzie można odczytać również w tekście

wiadomości e-mail.



5

Jeżeli klikniesz ten link, zostaniesz korespondentem na potrzeby danego spotkania.

Aby zalogować się do platformy AGM, musisz posłużyć się kontem ECAS. Po zalogowaniu będziesz

mógł zapoznać się ze szczegółami danego spotkania. Następnie będziesz mógł wprowadzić listę

uczestników.



6

Wszystkie linki w tekście stopki prowadzą na stronę internetową poświęconą AGM. Można tam

znaleźć więcej informacji na temat platformy AGM (często zadawane pytania, pomoc, dane

kontaktowe itp.).

Kliknij link znajdujący się w wiadomości e-mail, aby zostać korespondentem na potrzeby spotkania

oraz sporządzić listę uczestników w platformie AGM.

2.1.2. Przygotowywanie i wysyłanie listy uczestników

Jako korespondent na potrzeby spotkania musisz przesłać organizatorowi spotkania listę uczestników

wchodzących w skład delegacji.

Kiedy klikniesz link umożliwiający zostanie korespondentem, pojawi się następujący ekran:

Możesz na nim ponownie zobaczyć tekst zaproszenia i uzyskać dostęp do powiązanych dokumentów.

Za pomocą menu nawigacyjnego możesz uzyskać dostęp do różnych zakładek w platformie AGM.

Kliknij zakładkę „Uczestnicy” (Participants) w menu nawigacyjnym.



7

Zobaczysz swoje imię i nazwisko w roli korespondenta. Jeżeli widzisz imię i nazwisko więcej niż jednej

osoby, oznacza to, że zaproszenie zostało wysłane (lub przekazane) innym odbiorcom, którzy przyjęli

rolę korespondenta.

Uwaga: tylko jeden korespondent może przesłać listę uczestników – ten, który pierwszy zareaguje na

wiadomość.

Pod pozycją „Uczestnicy delegacji” (Delegation Participants) można wysłać pustą listę (Send empty

list) lub dodać uczestników.

Po dodaniu uczestników ich dane pojawią się pod tym nagłówkiem.

Korespondent może dodać siebie jako uczestnika, klikając „Dodaj jako uczestnika” (Add as

participant) i podając wymagane informacje, a następnie klikając przycisk „Aktualizuj” (Update).

Aby dodać więcej uczestników, wybierz opcję „dodaj nowego uczestnika” (as a new participant of this

member) w celu zaproszenia uczestnika, który nigdy nie uczestniczył w spotkaniu organizowanym za

pośrednictwem platformy AGM. W przeciwnym razie możesz wyszukać uczestnika po nazwisku,

wybierając opcję „wybierz spośród uczestników ostatnich X spotkań” (from the last X meetings).

Pojawi się poniższy ekran. Wprowadź dane uczestników.



8

Uzupełnij wszystkie pola.

Uwaga: opcja „Uczestnik uprawniony do wnioskowania o zwrot kosztów” (Entitled to claim

expenses) ma zastosowanie tylko do niektórych uczestników.

Zapoznaj się z zasadami określonymi w zaproszeniu, żeby dowiedzieć się, ilu uczestników może

ubiegać się o zwrot kosztów.

Następnie kliknij przycisk „Dodaj” (Add).



9

Uczestnik pojawi się w rubryce „Uczestnicy delegacji” (Delegation Participants). Jeżeli chcesz, możesz

następnie dodać kolejnego uczestnika.

Po dodaniu uczestnika zobaczysz etykietkę „Nowy” (New) obok jego imienia i nazwiska. Oznacza ona,

że jest on nowy na liście.

W kolumnie „Obecność” (Attendance) widać znak zapytania („?”) (dodając siebie do listy,

korespondent może potwierdzić swoją obecność). Chociaż możesz znać te informacje jako

korespondent, uczestnik potwierdzi je w systemie AGM.

Aby edytować dane uczestnika lub usunąć go z listy, kliknij przycisk „Działania” (Actions) znajdujący

się obok danych uczestnika.

Kiedy lista uczestników jest gotowa, kliknij przycisk „Wyślij listę” (Send Participants), aby wysłać ją

organizatorowi spotkania.

Pojawi się następujący komunikat – kliknij przycisk „Potwierdź” (Accept), żeby wysłać listę.

Po wysłaniu listy nie będzie można już jej edytować na tym ekranie.

Otrzymasz wiadomość potwierdzającą, że lista uczestników została wysłana organizatorowi

spotkania. Ta sama wiadomość pojawi się w menu powiadomień w systemie AGM.

Jednocześnie każdy uczestnik znajdujący się na liście otrzyma wiadomość e-mail informującą go o tym,

że wpisano go na listę uczestników spotkania.



10

2.1.3. Edytowanie listy uczestników

Lista uczestników została wysłana organizatorowi spotkania do zatwierdzenia.

Teraz musisz zaczekać na wiadomość od organizatora spotkania.

Może on zatwierdzić listę bez żadnych uwag lub poprosić cię o wprowadzenie zmian. W każdym z

tych przypadków otrzymasz wiadomość e-mail i oddzielne powiadomienie w systemie AGM.

Jeżeli organizator spotkania poprosi cię o edytowanie listy uczestników, otrzymasz następującą

wiadomość e-mail:

Aby edytować listę uczestników, otwórz okno spotkania w systemie AGM.

Kiedy otworzysz zakładkę „Uczestnicy” (Participants), poniższy ekran pojawi się w trybie

umożliwiającym edycję.



11

Wybierz uczestnika, którego chcesz usunąć, i kliknij przycisk „Działania” (Actions) znajdujący się obok

danych uczestnika.

Wybierz opcję „Usuń” (Remove), aby usunąć uczestnika z listy.

Jeżeli zauważysz, że dane uczestnika są nieprawidłowe, możesz edytować je, klikając przycisk

„Działania” znajdujący się obok danych uczestnika. Następnie wybierz opcję „Edytuj” (Edit).



12

Kliknij przycisk „Aktualizuj” (Update), aby zapisać zmiany.

Kiedy wprowadzisz wszystkie niezbędne zmiany, wyślij listę uczestników organizatorowi spotkania do

zatwierdzenia.

Otrzymasz kolejną potwierdzającą wiadomość e-mail oraz oddzielne powiadomienie w systemie

AGM o tym, że lista uczestników została wysłana do zatwierdzenia asystentowi zajmującemu się

spotkaniem.

Jednocześnie usunięty uczestnik otrzyma wiadomość e-mail informującą go o usunięciu z listy.

2.2. Uczestnik

Uczestnikiem jest ekspert, który bierze udział w spotkaniu. Uczestnik może wchodzić w skład

delegacji (zwykle zaproszonej przez korespondenta) lub uczestniczyć w spotkaniu jako osoba

indywidualna (bezpośrednio na zaproszenie organizatora spotkania).

Uczestnik otrzyma wiadomość e-mail z propozycją wzięcia udziału w spotkaniu. W e-mailu podany

będzie link do platformy AGM.

Jako uczestnik masz dostęp do zaproszenia w systemie AGM i możesz znaleźć tam pozostałe

informacje na temat spotkania.

Najpierw otrzymasz wiadomość e-mail z propozycją wzięcia udziału w spotkaniu.

Wiadomość ta będzie zawierała link aktywujący profil użytkownika do celów tego spotkania.

Użyj linku znajdującego się w tej wiadomości e-mail, by przyjąć albo odrzucić zaproszenie, i podaj

swoje dane osobowe, aby uzyskać przepustkę elektroniczną pozwalającą na dostęp do budynku.



13

2.2.1. Logowanie w charakterze uczestnika

Kliknij link z tytułem zaproszenia na spotkanie i zaloguj się za pomocą swojego konta ECAS.

Kiedy po raz pierwszy otworzysz okno spotkania w systemie AGM, konieczne będzie powiązanie tego

spotkania z twoim profilem użytkownika.

Trzeba będzie to zrobić raz w odniesieniu do każdej grupy spotkań.

Kliknij przycisk „Aktywuj mój profil” (Activate my profile). Pojawi się wówczas zaproszenie na

spotkanie.

Możesz je przeczytać, przejrzeć ewentualne załączniki i potwierdzić swoją obecność.



14

Pod tytułem zaproszenia na spotkanie znajdziesz komunikat „Jeszcze nie potwierdziłeś(-aś) obecności

na tym spotkaniu” (You have not confirmed the attendance to this meeting yet).

Możesz kliknąć przycisk „Tak”, aby potwierdzić obecność. Jeżeli dane spotkanie jest wielodniowe,

domyślnie zaznaczone zostaną wszystkie dni. Możesz odznaczyć te dni, w których nie będziesz

uczestniczyć w spotkaniu. Jeżeli odznaczone zostaną wszystkie dni, status obecności zmieni się na

„Nie”.

Otwórz rozwijane menu, klikając na swoje nazwisko, i wybierz „Twoje dane” (Profile details), aby

wprowadzić swoje dane osobowe.



15

Na tej stronie znajdziesz informacje o swoim koncie w systemie EU Login. W razie potrzeby możesz

zmienić dane, klikając przycisk „Zmień” (Change) znajdujący się obok każdej pozycji.

Musisz podać swoje dane i informacje o dokumentach tożsamości. Organizatorzy spotkania

potrzebują ich, aby wystąpić o przepustkę elektroniczną, która umożliwi ci wejście na spotkanie, oraz

przygotować ją. Po wprowadzeniu tych informacji zostaną one zatwierdzone i będą przechowywane

na twoim koncie. Oznacza to, że wystarczy je podać tylko raz i aktualizować wyłącznie w razie

potrzeby.

Uzupełnij pola w części „Twoje dane” (Profile details) i kliknij przycisk „Zapisz” (Save).

Uzupełnij rubryki w części „Dokumenty tożsamości”:

Kliknij przycisk „Dodaj nowy dokument” (Add new document), aby wprowadzić informacje o swoim

dokumencie tożsamości:



16

Wybierz rodzaj dokumentu; podaj numer, termin ważności i państwo wydające. Następnie kliknij

przycisk „Aktualizuj” (Update), aby zapisać te informacje.

Należy pamiętać o zaktualizowaniu informacji po upływie terminu ważności aktualnego dokumentu.

W każdym zaproszeniu na spotkanie uczestnik proszony będzie o podanie swoich danych. Po ich

wprowadzeniu pozostają one zapisane w systemie AGM, ale zalecamy sprawdzanie, czy podane

informacje są nadal aktualne.

Za pomocą przycisku „Edytuj” (Edit), który znajduje się obok informacji o dokumencie, można

zaktualizować lub usunąć dany dokument.

Dostęp do tej strony można uzyskać również poprzez link zamieszczony w zaproszeniu.

2.2.2. Wprowadzanie informacji na potrzeby płatności

Kiedy organizator spotkania zatwierdzi listę uczestników (bezpośrednio zaproszone delegacje są

zatwierdzane od razu po wysłaniu zaproszenia na spotkanie), wszyscy uczestnicy, w tym także

korespondent, otrzymają wiadomość e-mail i oddzielne powiadomienie w systemie AGM.

Jeżeli nie przysługuje ci zwrot kosztów, nie musisz nic robić – w wiadomości e-mail, którą otrzymasz,

ta procedura nie będzie wspominana.



17

Jeżeli przysługuje ci zwrot kosztów podróży, otrzymasz takie samo powiadomienie wraz z prośbą o

wprowadzenie w systemie AGM danych swojego rachunku bankowego.



18

Zaloguj się do platformy AGM za pomocą swojego konta w systemie EU Login, aby zobaczyć listę

spotkań:

Lista „Spotkania” (Meetings) zawiera wszystkie nadchodzące lub wcześniejsze spotkania, na które

uczestnik został zaproszony.

W przypadku spotkań, odnośnie do których przysługuje ci zwrot koszów, stosowna informacja pojawi

się w kolumnie „Wniosek o zwrot kosztów” (Expenses Claim).

W powyższym przykładzie wniosek ma status „Wersja robocza” (Draft), a dane rachunku bankowego

nie zostały jeszcze wprowadzone.

Kliknij link „Przejdź do wniosku o zwrot kosztów” (Go to expenses claim), aby uzyskać dostęp do

formularza wniosku.

(Więcej informacji o formularzu wniosku o zwrot kosztów – zob. Wypełnianie i wysyłanie wniosku o

zwrot kosztów. W tej części wyjaśniono wyłącznie, w jaki sposób wprowadzić dane swojego rachunku

bankowego.)



19

Dane twojego rachunku bankowego są zapisywane w drugiej zakładce formularza. Kliknij zakładkę

„Rachunek bankowy” (Bank account) lub kliknij przycisk „Podaj dane rachunku bankowego” (Enter

bank account) w części Status.

Pojawi się ekran „Rachunek bankowy”.



20

Na ekranie tym widać rachunki bankowe wykorzystane do różnych wniosków o zwrot kosztów.

W powyższym przykładzie nie ma wcześniejszych rachunków bankowych, ponieważ jest to pierwsze

spotkanie, w którym uczestnik bierze udział.

2.2.2.1. Dodawanie nowego rachunku bankowego w przypadku ekspertów rządowych

Kliknij przycisk „Dodaj nowy rachunek bankowy” (Add new bank account), aby rozpocząć

wprowadzanie danych swojego rachunku bankowego:

Podmiot prawny jest automatycznie wczytywany z systemu ABAC; informacja ta jest powiązana z

państwem pochodzenia delegacji rządowej (w tym przypadku delegacja pochodzi z Wielkiej Brytanii).

W części zawierającej dane rachunku bankowego należy wybrać państwo. Opcja ta jest dostępna,

ponieważ rachunek może znajdować się w innym państwie niż państwo delegacji. Po wybraniu

państwa dostępne będą pola IBAN/Numer rachunku bankowego (IBAN/Account numer) oraz Nazwa

posiadacza rachunku (Account holder name) i trzeba będzie je wypełnić jako obowiązkowe.



21

Istnieją trzy wyjątki, które dotyczą:

rachunku bankowego Skarbu Państwa Irlandii;

ministerstw francuskich (rachunki w service de contrôle Budgétaire et Comptable Ministériel

– MINEFI);

włoskich rachunków w Tesoreria Centrale Dello Stato.

Ekspert reprezentujący państwo członkowskie może korzystać z tych rachunków (jeżeli nie jest

dostępny IBAN ani numer rachunku bankowego, a ekspert dysponuje wyłącznie numerem

referencyjnym rachunku skarbu państwa) poprzez wybranie linku „Rachunek Skarbu Państwa”

(Treasury account) i wprowadzenie jako numeru rachunku specjalnego kodu przekazanego przez

Komisję Europejską. Aby otrzymać ten kod, należy napisać na adres [email protected],

podając swój adres e-mail, swoje ministerstwo i państwo oraz rachunek, z którego chce się skorzystać

(jeżeli posiadasz wcześniejszy arkusz zwrotu kosztów poniesionych przez eksperta, pamiętaj o

załączeniu go).

W polu IBAN można wprowadzić wyłącznie prawidłową liczbę liter i cyfr w odniesieniu do każdego

państwa.

Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól w danych rachunku kliknij przycisk „Weryfikuj” (Verify).

Jeżeli dany rachunek bankowy istnieje w systemie ABAC (po wybraniu należy potwierdzić w oknie

komunikatu ostrzegawczego, jeśli chcesz skorzystać z tego nowo dodanego rachunku), można

rachunek bankowy zgłosić do zatwierdzenia:

Jeżeli dany rachunek bankowy jest nowym rachunkiem w systemie ABAC, otworzy się nowe okno, w

którym ekspert musi wypełnić pola dotyczące posiadacza rachunku i oddziału banku, które to


mailto:[email protected]


22

informacje są obowiązkowe. Jeżeli w oświadczeniu wybierzesz opcję, że jesteś posiadaczem rachunku,

musisz załączyć aktualny wyciąg bankowy:

Jeżeli w oświadczeniu wybierzesz opcję, że nie jesteś posiadaczem rachunku, po zapisaniu informacji i

potwierdzeniu utworzenia rachunku bankowego musisz wydrukować formularz identyfikacji

finansowej, poprosić posiadacza rachunku o podpisanie go i przesłać zeskanowaną wersję. W tej

sytuacji aktualny wyciąg bankowy nie jest obowiązkowy, ale w przypadku jego braku formularz

identyfikacji finansowej musi być opieczętowany i podpisany również przez przedstawiciela banku:



23

Załaduj podpisany formularz i zapisz go. Po potwierdzeniu aktualizacji podpisany formularz będzie

dostępny w danych rachunku. Będzie można wybrać ten rachunek bankowy i zgłosić go do

zatwierdzenia:

Po zgłoszeniu rachunku bankowego do zatwierdzenia ekspert zostanie poinformowany pocztą

elektroniczną, jeśli konieczna będzie korekta danych tego rachunku bankowego lub innego rachunku:



24

2.2.2.2. Dodawanie nowego rachunku bankowego w przypadku ekspertów prywatnych

Kliknij przycisk „Dodaj nowy rachunek bankowy” (Add new bank account), aby rozpocząć

wprowadzanie danych swojego rachunku bankowego:

W polu IBAN można wprowadzić wyłącznie prawidłową liczbę liter i cyfr w odniesieniu do każdego

państwa.

W przypadku wprowadzenia nieprawidłowego numeru IBAN lub numeru rachunku wydział finansowy

Komisji Europejskiej poinformuje o tym po weryfikacji.

Wszystkie pola są obowiązkowe z wyjątkiem pola „Numer VAT” (VAT number).



25

Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól kliknij przycisk „Weryfikuj” (Verify).

Na następnym ekranie pojawi się pytanie, czy chcesz korzystać z tego rachunku bankowego na

potrzeby wniosku o zwrot kosztów:

Kliknij przycisk „Ok”. Na następnym ekranie potwierdź korzystanie z tego rachunku bankowego na

potrzeby tego wniosku o zwrot kosztów:



26

2.2.3. Zmiana danych rachunku bankowego

W czasie procesu zatwierdzania rachunku bankowego wydział finansowy może poprosić cię o zmianę

danych rachunku bankowego lub o podanie nowego rachunku bankowego.

W takim przypadku otrzymasz wiadomość e-mail i powiadomienie w systemie AGM.

W poniższym przykładzie wydział finansowy prosi uczestnika o zmianę nazwy posiadacza rachunku z

imienia i nazwiska osoby fizycznej na nazwę przedsiębiorstwa.

Jak widać na tym przykładzie, przy wprowadzaniu danych rachunku bankowego ekspertka

przypadkowo podała własne imię i nazwisko zamiast nazwy przedsiębiorstwa.



27

Kliknij link znajdujący się w wiadomości e-mail, aby zalogować się do platformy AGM za pomocą

swoich danych konta ECAS. Pojawi się ekran danych rachunku bankowego.

Kiedy klikniesz ikonę „Edytuj” (Edit), pojawi się następujący ekran:



28

Ekran jest wyświetlany w trybie umożliwiającym edycję. Nadal znajdują się na nim wszelkie wcześniej

wprowadzone dane.

Wprowadź konieczne zmiany i kliknij „Weryfikuj” (Verify).

2.2.4. Powiązanie rachunku bankowego

Rachunek bankowy, który został zatwierdzony i jest wykorzystywany na potrzeby spotkania będącego

częścią grupy spotkań, można wykorzystać do celów zwrotu kosztów w odniesieniu do innego

spotkania z tej samej grupy bez konieczności ponownego zatwierdzania rachunku. Jeżeli jednak chcesz

użyć tego rachunku bankowego na potrzeby spotkania będącego częścią innej grupy spotkań,

konieczne jest powiązanie tego rachunku z nową grupą spotkań.

W powyższym przykładzie uczestnik musi podać dane swojego rachunku bankowego, aby uzyskać

zwrot kosztów w odniesieniu do spotkania „Powiadomienie”, które jest częścią grupy spotkań „Nowa

fala”.

W rubryce „Dostępne rachunki bankowe” (Available bank accounts) można znaleźć rachunek

bankowy wykorzystywany w odniesieniu do grupy spotkań „BUDG – AGM Acceptance”. Kliknij, aby

wybrać ten rachunek bankowy. Na następnym ekranie kliknij przycisk „Wyślij dane bankowe” (Submit

bank details), aby powiązać rachunek z nową grupą spotkań:



29

2.2.5. Wypełnianie i wysyłanie wniosku o zwrot kosztów

Jeżeli jesteś osobą uprawnioną do zwrotu kosztów, możesz złożyć wniosek dopiero po spotkaniu i po

tym, jak organizator spotkania potwierdzi twoją obecność.

Otrzymasz wiadomość e-mail i powiadomienie z informacją, że organizator spotkania potwierdził

twoją obecność.

Kliknij link znajdujący się w wiadomości e-mail, aby zalogować się do platformy AGM za pomocą

swojego konta ECAS.

Wejdź na listę spotkań i kliknij „Przejdź do wniosku o zwrot kosztów” (Go to expenses claim).

Wniosek będzie miał status „Wersja robocza” (Draft) i będzie się wyświetlał w oknie spotkania, na

którym twoja obecność została potwierdzona.



30

Jeżeli jeszcze nie wprowadzone zostały dane rachunku bankowego, obok wniosku o zwrot kosztów

będzie widoczny komunikat „Podaj dane rachunku bankowego” (Please enter bank account details).

Tu można dowiedzieć się, jak edytować dane swojego rachunku bankowego.

Formularz wniosku o zwrot kosztów składa się z trzech głównych części:

Szczegóły podróży

Koszty

Status

W prawym górnym rogu podane są sesje, na których uczestnik był obecny (Attended sessions),

zgodnie z danymi potwierdzonymi przez organizatora spotkania.



31

W części „Szczegóły podróży” (Travel Details) kliknij przycisk „Edytuj” (Edit – na dole tej części), aby

wprowadzić szczegółowe informacje na temat podróży, uzupełniając następujące pola:

Miejsce pracy (Place of work)

Państwo (Country)

Szczegóły wyjazdu (Departure)

Szczegóły przyjazdu (Arrival)

Uwagi eksperta (Expert’s comments – tu można dodać uwagi w celu wyjaśnienia dowolnych kwestii).



32

Kliknij przycisk „Zapisz” (Save), aby zapisać informacje.

W części „Koszty” (Expenses) możesz dodać rodzaje kosztów, klikając w menu rozwijanym „Wybierz

rodzaj kosztów” (Select expense type). Następnie kliknij przycisk „Dodaj koszty” (Add expense).

W zależności od zasad obowiązujących dla twojej grupy spotkań rodzaje kosztów mogą różnić się od

wymienionych powyżej.

Następnie dodaj różne rodzaje kosztów.

Koszty zakwaterowania (Accommodation expense): Wpisz liczbę noclegów. Załącz dokumenty

potwierdzające, takie jak rachunek hotelowy (dozwolone są tylko załączniki nieedytowalne: PDF, JPG,

PNG, TIF, TIFF, BMP i GIF; do każdego wniosku o zwrot kosztów należy załączyć co najmniej jeden

dokument potwierdzający).



33

Po dodaniu kosztów zakwaterowania ten rodzaj kosztów pojawi się w polu „Lista kosztów” (List of

Expenses).

Koszty diety dziennej (Daily allowance expense): Wpisz liczbę noclegów i załącz dokumenty

potwierdzające. Kliknij przycisk „Aktualizuj” (Update), aby zapisać.

Koszty przelotu (Airplane expense): wpisz zapłaconą cenę i wybierz walutę. W przypadku zakupu

biletu w klasie biznes należy załączyć uzasadniające to dokumenty potwierdzające. Załącz dokumenty

potwierdzające i kliknij przycisk „Aktualizuj” (Update), aby zapisać.



34

Lista kosztów:

W tym miejscu pojawią się wszystkie wprowadzone rodzaje kosztów.

Obok każdego rodzaju kosztów znajduje się przycisk „Edytuj” (Edit) na wypadek konieczności

wprowadzenia zmian.

Każdy rodzaj kosztów figuruje w osobnym rzędzie.

Wszelkie uwagi wprowadzone przez organizatora spotkania podczas procesu zatwierdzania pojawią

się w kolumnie „Wezwanie do wprowadzenia zmian” (Request for Modifications).

Status

W tej części znajduje się przegląd kroków, które należy podjąć przed wysłaniem swojego wniosku o

zwrot kosztów.

Kroki jeszcze nieukończone będą zaznaczone na czerwono. Kroki ukończone będą zaznaczone na

zielono.

W poniższym przykładzie ukończono tylko pierwszy i ostatni krok. Oznacza to, że rachunek bankowy

jest zatwierdzony, a obecność na spotkaniu została potwierdzona przez organizatora spotkania. Trzy

kroki nadal jednak są zaznaczone na czerwono – szczegóły podróży, koszty i dokumenty

potwierdzające.



35

Wniosek będzie miał status „Wersja robocza” (Draft), dopóki nie zostaną ukończone wszystkie kroki.

Po ukończeniu wszystkich kroków zostaną one zaznaczone na zielono, a status wniosku zmieni się na

„Gotowy do złożenia” (Ready to Submit).

Zostanie udostępniony przycisk „Złóż wniosek” (Submit claim):

Kliknij przycisk „Złóż wniosek o zwrot kosztów” (Submit expenses claim), aby przesłać wniosek o

zwrot kosztów do zatwierdzenia.

Pojawi się następujący ekran zawierający „Oświadczenie” (Declaration).

Zaznacz pole, aby podpisać „Oświadczenie”, i kliknij przycisk „Złóż wniosek o zwrot kosztów” (Submit

expenses claim).

U góry ekranu pojawi się zielony komunikat potwierdzający, że wniosek został złożony, a status

wniosku zmieni się na „złożony” (submitted).



36

Również na liście spotkań wniosek wyświetli się jako „złożony”:

2.2.6. Wprowadzanie zmian we wniosku o zwrot kosztów

Wniosek o zwrot kosztów musi przejść procedurę zatwierdzenia. Jeżeli istnieje jakikolwiek problem

związany z twoim wnioskiem, organizator poprosi cię o wprowadzenie zmian we wniosku.

Otrzymasz wiadomość e-mail z linkiem do wniosku o zwrot kosztów:



37

W powyższym przykładzie organizator prosi uczestnika o wprowadzenie zmian we wniosku o zwrot

kosztów dotyczącym spotkania „All United”. Powód zaznaczono na żółto.

Kliknij link znajdujący się w wiadomości e-mail, aby uzyskać dostęp do wniosku.

Wniosek ma status „Gotowy do złożenia” (Ready to submit).

Kliknij przycisk „Przejdź do wniosku o zwrot kosztów” (Go to expenses claim) i przewiń w dół do

części „Koszty” (Expenses).

W kolumnie „Wezwanie do wprowadzenia zmian” (Request for modification) można zobaczyć

uzasadnienie wezwania.

Kliknij przycisk „Edytuj” (Edit), aby wprowadzić zmiany:

Kliknij przycisk „Wybierz pliki” (Select files), aby załadować plik.

Kliknij przycisk „Aktualizuj” (Update), aby zapisać zmiany.

Ponownie złóż wniosek do zatwierdzenia.



38

Po zatwierdzeniu przez organizatora wniosku o zwrot kosztów status w kolumnie „Wniosek o zwrot

kosztów” (Expenses claim) zmieni się na „ZATWIERDZONY” (VALIDATED):

2.3. Powiadomienia

Jako korespondent lub uczestnik będziesz otrzymywać automatyczne powiadomienia w systemie

AGM. Powiadomienia są wysyłane osobom fizycznym (faktycznym użytkownikom platformy AGM).

Wraz z każdym powiadomieniem otrzymasz również wiadomość e-mail na adres wykorzystany do

utworzenia konta ECAS.

Powiadomienia pojawiają się w zakładce powiadomień przy wykonywaniu określonych działań.

Lista powiadomień wysyłanych korespondentowi

Lista powiadomień wysyłanych uczestnikowi (ekspertowi)

2.3.1. Powiadomienia wysyłane korespondentowi

Przejdź na stronę internetową AGM i wybierz na ekranie głównym zakładkę „Powiadomienia”

(Notifications):



39

Możesz tu zobaczyć wszystkie powiadomienia przesłane ci jako korespondentowi, np.:

potwierdzenie, że wysłałeś listę uczestników organizatorowi spotkania;

przypomnienie o konieczności przesłania listy uczestników, nawet jeśli jest pusta;

informację, że organizator spotkania prosi cię o wprowadzenie zmian na liście uczestników;

informację, że organizator spotkania zatwierdził listę uczestników.

2.3.2. Powiadomienia wysyłane uczestnikowi

Przejdź na stronę internetową AGM i wybierz na ekranie głównym zakładkę „Powiadomienia”

(Notifications):



40

Zobaczysz wszystkie powiadomienia wysłane ci jako ekspertowi, np.:

powiadomienie o tym, że twoje nazwisko zostało wpisane na listę uczestników spotkania;

informację, że twoje uczestnictwo zostało zatwierdzone;

powiadomienie o tym, że nadszedł czas złożenia wniosku o zwrot kosztów (jeżeli masz

prawo do zwrotu kosztów) – takie powiadomienie otrzymasz, kiedy organizator spotkania po

jego zakończeniu potwierdzi, że wziąłeś w nim udział;

wezwanie do wprowadzenia zmian we wniosku o zwrot kosztów – otrzymasz je w

przypadku wystąpienia jakiegokolwiek problemu związanego z wnioskiem;

potwierdzenie, że dokonano przelewu bankowego SWIFT.


Documents

AGM - European Commission · AGM: Podręcznik użytkownika 9 Uczestnik pojawi się w rubryce „Uczestnicy delegacji” (Delegation Participants).Jeżeli chcesz, możesz następnie