Administration av SITHS-kort inom Region Norrbotten · 2020-03-31 · SITHS e-id kort får inte lämnas framme när Id-administratören lämnar arbetsplatsen. Kortinnehavaren uppmanas

1(44

SENAST UPPDATERAD: 2020-03-30

Rutiner Region Norrbotten_SE2321000230-

E00001_Version_4.3

Administration av SITHS-kort

inom

Region Norrbotten

2(44

Revisionshistorik .................................................................... 5

Förutsättning för Korthandläggning ...................................... 10

Registrering av Id-administratörer .................................... 10

Utbildning ......................................................................... 10

Arbetsplatsens utformning ................................................ 10

Programvaror ................................................................... 10

Utrustning ......................................................................... 10

Förvaring .......................................................................... 11

Säkerhet ........................................................................... 11

Generering av SITHS e-id funktionscertifikat för test och produktion ......................................................................... 11

Domänvalidering............................................................... 14

Regler för ID-kontroll ............................................................ 14

När fullgod identitetshandling saknas .................................. 15

Regler för fotografering för ID-kort ....................................... 15

Arkivering/gallring ................................................................ 16

Arkivering av Beställningsuppdrag ................................... 16

Arkivering av Intyg och Kvittens - När fullgod identitetshandling saknas ................................................. 16

Arkivering av Manuell kvittering av Reservkort ................. 16

Gallring ............................................................................. 17

Korttyper inom RN ............................................................... 17

Utgivning av SITHS e-id-kort – typ 509 Stående kort med foto ............................................................................................ 18

Beställningsuppdrag ......................................................... 18

Skapa underlag för Certifikat ............................................ 18

Skapa beställning av SITHS e-id kort ............................... 19

Skicka beställning av SITHS e-id kort ............................... 20

Ta emot leverans av SITHS e-id kort ................................ 20

Lämna ut SITHS e-id kort ................................................. 20

Utgivning av SITHS e-id kort – typ 531 Liggande kort utan foto....................................................................................... 21



SKAPA beställning av SITHS e-id kort ............................. 23



3(44


Utgivning av SITHS e-id kort – typ 580 Konsultkort ............. 25



Beställning av SITHS e-id kort .......................................... 27




Utgivning av SITHS kort till person utan svenskt person-/samordningsnummer .......................................................... 30


Skapa Certifikat till Reservkort .......................................... 30

Lämna ut Reservkortet och PIN-koder ............................. 31

Arkivera information .......................................................... 32

Nedladdning av Certifikat ................................................. 32

Utgivning av SITHS e-id kort till personer med skyddad ID (PMSI) ................................................................................. 32

Utgivning av SITHS-kort till personer med samordningsnummer eller svenskt personnummer men utan svensk folkbokföringsadress. ............................................... 33

Utgivning av SITHS e-id Loa2 till Reservkort – typ 573 ....... 33


Skapa certifikat till Reservkort .......................................... 34

Lämna ut Reservkortet och PIN-koder ............................. 34

Arkivera information .......................................................... 35

Nedladdning av certifikat .................................................. 35

Återlämning av Reservkort ................................................... 36

Avregistrera Reservkort .................................................... 36

Arkivering ......................................................................... 36

Klipp reservkortet.............................................................. 36

Reservkort på distans .......................................................... 37

Beställning av certifikat till befintliga kort .............................. 38

Skapa underlag för certifikat ............................................. 38

Nedladdning av certifikat .................................................. 39

Förnyelse av utgående certifikat .......................................... 39

Spärr av SITHS e-id kort ...................................................... 39

Avregistrera SITHS e-id kort i SITHS-admin ..................... 39

4(44

Spärr när Id-administratör inte är tillgänglig ...................... 40

Spärrning av certifikat .......................................................... 40

Identifiera medarbetaren som begär spärr ........................ 40

Spärra e-tjänstelegitimation .............................................. 41

Avregistrering av kort när anställning har upphört ............ 41

Avregistrering av inte utlämnade ordinarie kort ................ 42

Beställning av PUK-kod ....................................................... 42

Beställ PUK-kod vid förlust av PUK-kod ........................... 42

Beställning av tillbehör ......................................................... 43

Beställning av Reservkort ................................................. 43

Beställning av korthållare ................................................. 43

Reklamation av kort ............................................................. 43

Lämna ut kort till användare som saknar PIN-kod ............... 43

Skapa PIN-koder med hjälp av PUK-koden ...................... 44

Byt kod med hjälp av PIN-koden till ett aktivt kort ............. 44

5(44

Revisionshistorik Version Datum Status Vem

0.1-0.5 110420–

110614

Annika

R

0.6 110825 Avsnitt 4- Nya korttyper

Avsnitt 3.1 Arkivering

Avsnitt 5 – Anpassat för nya

korttypen

Avsnitt 6 – Ny för korttyp 480

Annika

R

0.8 110907 Rättat text Avsnitt 6

Avsnitt 17 och 9.2 Lagt till EU

pass som giltig legitimation

Samt )

Annika

R

1.0 110928 Flytt av avsnitt

Uppdaterat utgivning av samtliga

korttyper

Förtydligat hantering av utländska

medborgare

Alla rutiner färdigställda

Annika

R

1.1 111001 Förtydligande avsnitt 11 & 13

utlämning Reservkort och

nedladdning av HCC

Annika

R

1.2 111017 Reservkortsavsnitten reviderade

Tillägg av avsnitt 2.1.1, länkar till

SITHS-admin tillagda

Annika

R

1.3 111108 Tillägg till avsnitt 17 om

beställning av PUK/PIN-kod till

911-kort (samordningsnummer)

Gun R

1.4 11122 Förtydligande avsnitt 15

(Spärr/avreg. kort)

Annika

1.5 120306 Förtydligande avsnitt 20 (Lämna

ut kort med enbart PUK-kod)

Tillägg avsnitt 15.1 om

spärr/avreg kort

Gun R

1.6 120510 Tillägg till avsnitt 12 om

Reservkort på distans. 12.4

Gun R

1.7 120531 Avsnitt 16 Ändrad text –

Beställning av certifikat till

befintligt kort kan göras till

personal som har ett SITHS-kort

utfärdat av annan organisation.

Gun R

1,8 120612 Avsnitt 14.1 Mail skickas till

kortinnehavaren när certifikat går

ut.

Gun R

1.9 121026 Tillägg avsnitt 5 om

Gallring/Arkivering

Gun R

6(44

Nytt avsnitt, nr 8, om ny korttyp

431

Avsnitt 19 förtydligande ang

tillbehör

Avsnitt 20 förtydligande ang

reklamation

Borttag avsnitt 21.2, 21.3

2.0 130313 Ändrad text för korttyp 431 samt

kompletterat med länk till rutin för

kortbeställning för korttyp 431

Gun R

2.1 130920 Ändring av arkivering av

kvittenser av reservkort.

Beställning av PUK-kod skall

göras på blankett via RN+ av

chef/LA

Gun R

2.2 131017 Förtydligande om hanteringen vid

gallring av kvittenser

Gun R

2.3 140227 Ändrat telefonnummer till Telia

Spärr av e-leg

Gun R

2.4 140506 Förtydligande i text angående

- vart beställningsblankett skickas

- vilka roller som utför de olika

stegen i beställningsuppdragen

- ändrad text vid hänvisning till

regler för fotografering, länk

borttagen

- hanteringen av kortutgivning på

distans, kort typ 431

- arkivering av kvittenser och

blanketter vid intygsgivning

- underlag för beställning av HCC

till befintligt kort

- olika rollers hantering vid

reservkortshantering

Tillägg av rutin angående kort typ

910

Tillägg av text angående

funktionscertifikat

Gun R

2.5 140715 Ändrat rutinen för 431- och 480-

kort genom att i kontroll-rutan för

personnummer ange” Utfärdad

enligt rutin för utfärdande av kort

utan foto och underskrift” i fältet

Intyg.

Gun R

2,6 140825 - Förtydligande av

funktionscertifikatshantering.

Gun R

7(44

- Tillägg – Domänvalidering.

- Ändring av text för utgivning av

kort till utländsk medborgare, tagit

bort reservnummer och

kompletterat med att certifikatet

innehåller födelsedatum, pass-

nummer och giltighetstid för pass.

- Förtydligande om korttyp 910

- Justering av beskrivning av

korttyp 911, tagit bort text om

utländsk medborgare.

- Förtydligat text om reservkort tar

bort korthandläggare ersätter med

KRA.

- Tillägg av text med hänvisning

till förteckning över KRA och LA

med arbetsplats, namn och

telefonnummer vid

reservkortsutgivning på distans

2.7 140825 Tagit bort versions nr i rubriken.

Tillräckligt med versionsnummer i

sidfot som

dokumenthanteringssystemet VIS

genererar

Dan-

Christer

Nilsson

2.8 141103 Justerat hanteringen för utlämning

av korttyp 431

Skrivit in versionsnummer

Gun R

2,9 141210 - Ändrat texten för Utländska

medborgare till person samt tagit

bort personnummer. Legitimering

ska ske via intygsgivning i rutinen

för kort till utländska medborgare.

- Kompletterat med text att både

korthandläggaren och

medarbetaren skriver under den

manuella kvittensen.

- Motringning sker innan certifikat

utfärdas till reservkort på distans.

- Tar bort punkt om EU-pass i

regler om ID-kontroll.

- När fullgod identitet saknas

lämnas en av korthandläggaren

signerad beställningsblankett till

kortmottagaren att användas som

kvitto vid utlämningen av SITHS-

kortet.

- Justerat arkiveringstiden för

Gun R

8(44

kvittenser till 10 år + certifikatets

giltighetstid.

- Tagit bort länken till rutinen för

kortutgivning på distans.

- Ändrat rubriken för utlämning av

kort när Pin-kod saknas.

3,0 150313 - Förtydligat giltighetstiden för

certifikat till personer med

samordningsnummer

- Förtydligat vilken roll som

hanterar reservkort.

- Justerat identifieringsrutinen för

utgivning av reservkort på distans.

- Förtydligat hanteringen av hur

kort hanteras när en person slutar

sin anställning.

- Tydliggjort hur kort, kvittenser m

m förvaras.

Gun

3,1 150611 - Förtydligat legitimeringssättet

vid utgivning av 911-kort

- Förtydligat rollen som hanterar

reservkort

- Förtydligat hanteringen vid

inaktiverade konton.

- Förtydligat giltighetstiden för

kort till personer som saknar

svenskt personnummer eller har

samordningsnummer

- Hänvisning till RN:s rutiner vid

funktionscertifikat

Gun

3,2 150824 -Förtydligande av roll vid

utfärdande av reservkort.

- Justerat ordningen i hanteringen

av reservkort på distans.

- Ändrat arkiveringstid av

kvittenser.

Gun

3,3 151009 -Förtydligande av hantering av

kvittot vid intygsgivning

- Ändrat roll för utlämning av

reservkort och PIN-koder

-Förtydligat rutinen för

legitimering vid utgivning av 911-

kort

Gun

3.4 151103 Förtydligat rutinen för utgivning

av 911-kort

Gun

3.4 151103 Infogat gällande rutin Generering

av SITHS- funktionscertifikat för

Dan-

Christer

9(44

test och produktion

Nilsson

3.5 151106 Avsnittet: Generering av SITHS-

funktionscertifikat för test och

produktion gällande rutin-

Ändrad text

HCC PKCS#12 har utgått

Text ändrad till att det är HCC

PKCS#10 som ges ut.

Borttagen text

”Denna kommer att får ett

krypterat e-post meddelande med

PIN-koderna till

Funktionscertifikatet”.

Text ändrad

”Kontrollera även giltighetstiden

för ”Funktionscertifikatet”,

standard och max är fem år. Se

beställningsunderlaget”

Text ändrad till max 2 år

Borttagen text

”Mottagaren har nu fått sina PIN-

koder levererade till sin e-

postadress.

Med rätt nyckel (sitt SITHS kort)

kan medarbetaren öppna e-post

brevet och läsa PIN-koderna till

certifikatet”

Dan-

Christer

Nilsson

3.6 151116 Korrigering av text -att certifikat

ges ut för aktuell anställningstid

Gun

3.6 151116 Felaktig text ändrad att när HCC

skapas till befintligt kort får man

inte upp en lista för att välja kort

det ska kopplas till.

Gun

3.6 151116 Ändrad text Ska spärr ske via

Telia, telnr ändrat till

telefonnummer: 020-32 32 62

Gun

3.6 151116 Borttagen text: Intygsgivning är ej

en giltig id-handling

Gun

3.6 151116 Borttagen text: (mening om) att

certifikatet innehåller passnummer

Gun

3.6 151117 Ny text i avsnittet om

Funktionscertifikat

Dan-

Christer

Nilsson

3.7 160811 Förtydligat text om utgivning av

910 kort Personer med skyddade

Dan-

Christer

10(44

personuppgifter samt länk till

Ineras rutin

Nilsson

3.8 170112 Namnbyte från Norrbottens Läns

Landsting till Region Norrbotten

samt byte av logo

Dan-

Christer

Nilsson

3.9 170306 Korttyp 911 utgår, ersätts av

reservkort

Gun

Rörland

4.0 170510 Förändrad rutin vid beställning av

480- och 431-kort. Personnummer

anges i intygsfältet

Gun

Rörland

4.1 170615 Elektroniska beställningsuppdrag

gallras efter 2 år.

Lokala kortkontor skickar löpande

kvittenser till det kortkontor som

de tillhör.

Foton sparas i N: i 5 år

Gun

Rörland

4.2 191204 Ny text om inte utlämnade kort Gun

Rörland

4.3 202030 Handboken anpassad till SITHS

e-id korten, text och korttyper

ändrade

Gun

Rörland

Förutsättning för Korthandläggning

Registrering av Id-administratörer Enheten meddelar vem som ska vara Id-administratör.

Biträdande ansvarig utgivare fyller i blankett 1.3 och

vidarebefordrar blanketten för underskrifter. Personen

registreras i SITHS-admin och blanketten sparas i N:

Se Rutin Registrering av SITHS korthandläggare.

Utbildning Alla korthandläggare som arbetar med att utfärda SITHS e-id

kort ska ha genomgått utbildning för Id-administratör.

Arbetsplatsens utformning Arbetsplatsen ska finnas i låsbart utrymme med låsbara skåp

för förvaring av kort, PIN-koder och arkivmaterial.

Programvaror SITHS-Admin Sjunet: https://ccat.trust.telia.com/ccat/

SITHS-Admin Internet (används när Sjunet inte är

tillgängligt): https://cve.trust.telia.com/ccat/

Utrustning Arbetsplatsen ska vara utrustad med:

Bärbar dator med SIS Capture Station Installerad

Kamera

https://samarbeta.nll.se/producentplats/divse/_layouts/15/VISDocIdRedir.aspx?ID=divse-4-7924

https://ccat.trust.telia.com/ccat/

https://cve.trust.telia.com/ccat/

11(44

Fotolampor, bakgrund

Kortläsare

Trådlöst siffertangentbord

Låsbart och brandsäkert skåp

Förvaring Följande ska förvaras i låst och brandsäkert skåp där endast

behöriga personer har åtkomst:

Inte utlämnande SITHS e-id kort

Kuvert med reservkort och PIN-koder

Manuella kortkvittenser (Reservkort)

Intygsblankett och Intygskvitto

Säkerhet SITHS e-id kort får inte lämnas framme när Id-administratören lämnar

arbetsplatsen.

Kortinnehavaren uppmanas vid utlämningstillfället att förvara koder

och kort på fysiska åtskilda ställen.

Eventuella personliga hot mot Id-administratör ska genast anmälas till

närmaste chef och Ansvarig utgivare.

Generering av SITHS e-id funktionscertifikat för test och produktion Lagrum och styrande förutsättningar

RN har delegerad rätt att utfärda digitala funktionscertifikat inom egen

organisation. Hanteringen av funktionscertifikat skall följa INERAs

övergripande regler och riktlinjer. RN kan utfärda funktionscertifikat av

typen PKCS#10. RN följer INERAs rutin för domänvalidering.

Syfte

Digitala certifikat används för säker autentisering, digital signering och

kryptering. Ett certifikat är en identitetshandling som styrker ett system eller

en persons identitet.

Omfattning

Denna rutin berör de som beställer, brukar och genererar SITHS

funktionscertifikat och även berörda i organisationen kring SITHS-certifikat

inom RN. Certifikaten får användas i test och produktionsmiljöer inom RN.

Ansvarsfördelning

Systemägare tillika behörig beställare ansvarar för att certifikatet ifråga

förvaras och används på ett säkert och korrekt sätt som följer angivna regler

och rutiner.

Brukare av certifikat om annan än systemägare ansvarar för att certifikatet

används på ett korrekt och ansvarsfullt sätt som följer angivna regler och

rutiner.

12(44

HSA Administratör på RN ansvarar för en korrekt och uppdaterad

namnstruktur för funktionscertifikat i HSA samt att kontrollera giltig

behörighet vid beställningar av funktionscertifikat.

ORA (Organisation Registration Authority) inom området

funktionscertifikat utses av RA och ansvarar för utfärdandet av

funktionscertifikat inom RN. Skall även innan utfärdande kontrollera

giltighet och korrekthet på beställningar av funktionscertifikat.

RA (Registration Authority) har det övergripande ansvaret för SITHS kort-

och certifikathantering inom RN.

IT-Säkerhetssamordnare har en granskande och rådgivande roll kring IT-

säkerheten inom RN. IT-säkerhetsamordnaren har även mandat att

genomföra säkerhetrevisioner. Missbruk och felaktig hantering av

funktionscertifikat skall rapporteras till IT-Säkerhetsamordnaren.

Beskrivning arbetsgång

Arbetsgång i kronologisk ordning.

Beställning Systemägare tillika giltig beställare använder sig av blanketten

”Beställning av SITHS Funktionscertifikat”. Frågor kring beställning

av funktionscertifikat kan besvaras av ORA för funktionscertifikat,

HSA Administratör eller IT-Säkerhetssamordnare. Aktuellt system

behöver även generera en s.k. CSR-fil (Certificate Signing Request).

CSR-filen skall göras tillgänglig för ORA i det skede då certifikatet

skall genereras. Var noga med att specificera vilken beställning och

vilket system som CSR-filen tillhör. Då både CSR-fil och beställning

är klar så skickas beställningen till HSA Administratör och CSR-filen

till berörd ORA. Av blanketten skall även framgå vem som är

brukare/mottagare av funktionscertifikatet, objekt i HSA-organisation

och om certifikatet avses användas i test- eller produktionsmiljö.

Upplägg i HSA Vid mottagning av certifikatbeställning från systemägare så skall HSA

Administratör först och främst verifiera så beställningen är korrekt

och utförd av en behörig beställare. När detta är fastställt så skapar

HSA Administratör aktuella objekt i HSA-organisationen och skickar

därefter över beställningsunderlaget till berörd ORA.

Namnstruktur i HSA Särskild namnstruktur ska användas för funktionscertifikat. Strukturen

i HSA serviceträd ska vara tydlig. ”OU” ska tydligt visa vilken typ av

certifikat man kan hitta därunder, ”CN” ska ha samma namn som

funktionen. Objekt i HSA:

O = Organisationsnamn

OU = Namn på funktionsområde

CN = Namn på funktion

Generering av funktionscertifikat

13(44

Då HSA Administratör skapat aktuella objekt i HSA lämnas

beställningsunderlaget över till ORA. ORA kontrollerar att

beställningen är korrekt och överensstämmer med de objekt som HSA

Administratör skapat i HSA. ORA använder sedan den CSR-fil som

systemägare tillhandahåller för att tillsammans med objekt i HSA

generera SITHS funktionscertifikat. ORA levererar sedan certifikatet

till beställningsmottagare via lämpligt medium samt nedtecknar

information om beställare, system och giltighetstid i register över

utfärdade certifikat. ORA tillser även att mottagare kvitterar emottaget

funktionscertifikat samt lämnar över, av mottagaren signerat,

beställningsunderlag till RA för arkivering.

Beställningsmottagare/mottagare av funktionscertifikat Kvitterar mottaget certifikat och läser in certifikatet i aktuellt system.

Ansvarar sedan för att certifikatet används på ett korrekt och

ansvarsfullt sätt som följer angivna regler och rutiner. Det åligger

även beställaren/brukaren att bevaka giltighetstiden på certifikat och i

god tid innan utgångsdatum göra en ny beställning.

Sammanfattning om funktionscertifikat Certifikatet utfärdas med hjälp av standarden PKCS#10.

Den bygger på att en CSR skapas innehållandes sökväg och namn på

objektet i HSA katalogen.

Nyckeln ska vara krypterad med minst AES256 och nyckellängden

ska minst bestå av

2048 bitar.

Om detta utförs av annan person än RA/ORA så ska CSR filen

tillhandahållas dem på lämpligt sätt.

Därefter går RA/ORA in i SITHS Admin och letar rätt på objektet

under organisationens trädstruktur

Där väljer man ”Beställ HCC Funktion (PKCS#10)” varefter man

anger ansvarig mottagande person i organisationsträdet.

Välj om certifikatet är till för Legitimering eller Underskrift, välj

giltighetstid, och peka ut CSR filen.

När man valt att signera och skicka detta så kan man ladda hem

certifikatet, detta skall lagras på lämplig plats (exempelvis under

Serverns/Systemets objekt i keepass lösenordsdatabas)

En kvittens ska skrivas ut och undertecknas av utfärdare och

mottagare innan certifikatet levereras.

Mottagaren ska kunna identifiera sig med hjälp av giltig ID-handling

om denna inte är känd av utfärdaren.

När detta är gjort ska den påskrivna kvittensen skickas till RA för

arkivering.

Det finns olika verktyg för att skapa en CSR beroende på system och

tillvägagångssätt.

I de fall där manuell hantering av nyckelfilen uppstår, så är det viktigt

att denna lösenordskyddas.

14(44

Skapas exempelvis nyckeln på en maskin annan än den som skall

bruka certifikatet så skall transporten av nyckelfilen ske på ett säkert

sätt. Utlämning av lösenord och nyckel till mottagare sker endast efter

kvittens är påskriven.

Diverse guider hur man skapar en CSR i olika system/applikationer

finns att tillgå på bland annat:

http://www.inera.se/TJANSTER--PROJEKT/SITHS/Dokument-for-siths/Tekniska-anvisningar/Avveckling-SITHS-Type-2-CA-v1/Externa-guider-/

Arkivering

Beställningsunderlaget tillsammans med kvittenserna ska skickas till

RA som arkiverar i låsbart skåp.

Domänvalidering RN följer Ineras rutin för domänvalidering.

Regler för ID-kontroll Det är viktigt att vi är noggranna vid vår utgivningsprocess i och med

att den ID-handling vi nu ger ut kommer att användas i andra

sammanhang. Det är mycket viktigt att medveten eller omedveten risk

för bedrägerier undanröjs t ex. risk för identitetsstöld.

Den uppvisade identitetshandlingen ska noggrant kontrolleras

beträffande äkthet. Särskilt bör kontrolleras att handlingen inte bär

spår av förändring beträffande personuppgifter eller foto.

Handling från medarbetaren – plockas ut ur fodral, el.

dyl. av medarbetaren.

Personbedömning – finns det en anledning till att vara

misstänksam?

Titta först på individen – därefter på ID-handlingen.

Kontrollera ID-handling – inte är ändrad eller skadad,

kontrollera giltighetstid och notera NID, SIS, KK

eller Passnummer.

Kontroll av namnteckning – en namnteckning på

Kvittensunderlaget skall överensstämma med ID-

handlingens namnteckning.

Återlämna handling

Giltiga identitetshandlingar är:

Giltigt svenskt körkort

Svenskt pass i vinröd bok

SIS godkänd ID handling

Nationellt id-kort



15(44

OBS! SIS-godkänd ID-handling med Samordningsnummer

räknas inte som giltig ID-handling.

När fullgod identitetshandling saknas För personer som saknar giltig identitetshandling krävs

skriftligt intyg samt trovärdig intygsgivare som är

personligen närvarande vid beställningen av SITHS e-id kort.

Intygsgivare ska vara annan behörig företrädare än

korthandläggaren.

Intyg får inte användas om beställaren innehar fullgod

identitetshandling, t.ex. om man glömt det hemma, utgånget

eller av annan orsak.

Intygsgivning är inte tillåtet för ordinarie kort

Följande intygsblanketter ska fyllas i (finns på KRA-

portalen)

Intyg när giltig identitetshandling saknas

Kvittens när giltig identitetshandling saknas

Intygsgivaren ska ha med sig giltig svensk ID-handling

Id-administratören skriver ut blanketterna, signerar kvittensen

samt lämnar den till kortmottagaren som kvitto att användas

vid utlämning av SITHS e-id kortet. Korthandläggaren sparar

intygsblanketten.

Vid utlämning av kortet kontrolleras intygsblanketten och

kvittots riktighet samt uppgifterna på SITHS e-id kortet.

Ange intygsgivare som identifieringssätt och fyll i

intygsgivarens personnummer i systemet.

Regler för fotografering för ID-kort Fotot ska vara välliknande och av god skärpa. Ansiktet i

fotografier skall vara avbildat framifrån, vara jämt belyst och

bakgrunden ska vara ljus och utan skuggor.

Bakgrunden skall vara ljus.

Bilden skall ha god färgbalans, kontrast och skärpa.

Gråskalan skall ha jämn gradation.

Bildupplösningen skall vara så hög att inte enskilda

bildpunkter uppfattas.

Ingen huvudbonad får bäras.

Undantag är för religiösa/medicinska skäl (läkarintyg

krävs) hela ansiktet måste dock vara synligt.

https://samarbeta.nll.se/producentplats/divse/_layouts/15/VISDocIdRedir.aspx?ID=segsgem-4-221

https://samarbeta.nll.se/producentplats/divse/_layouts/15/VISDocIdRedir.aspx?ID=segsgem-4-222

16(44

Ansiktet skall vara jämnt belyst och

Det får inte finnas skuggor i bakgrunden.

Ansiktet skall vara avbildat rakt framifrån. Tag med

axlar i bilden. Undvik vita kläder!

Hela huvudet skall vara synligt och blicken skall vara

riktad mot kamerans lins. Pupiller skall synas

tydligt.

Reflexer får inte synas i glasögon.

Används glasögon eller peruk i dagligt bruk, skall

bilden visa detta.

Mörka glasögon får inte bäras i annat än då detta är

påkallat av medicinska skäl.

Arkivering/gallring Id-administratören ansvarar för att lagra blanketter och

kvittenser i brandsäkra skåp på korthandläggningsenheten.

Spara bilderna på personerna i den egna fotomappen i

N:/SITHS KRA/Fotoxx. Foton sparas i 5 år.

Arkivering av Beställningsuppdrag Elektroniska beställningsuppdrag arkiveras i

Funktionsbrevlådan och gallras efter 2 år

Syftet med att lagra beställningsunderlag är för att kunna

spåra beställningar vid ev. frågor och oklarheter.

Arkivering av Intyg och Kvittens - När fullgod identitetshandling saknas

Intyget och kvittensen häftas ihop och sparas ett år i

brandsäkert låst skåp på Id-administratörens enhet och

skickas sedan till Länsarkivet för vidare arkivering. Kan

sparas 2 år på enheten.

Arkivering av Manuell kvittering av Reservkort Den manuella kvittensen sparas 1 år i brandsäkert låst skåp

på Id-administratörens enhet och skickas sedan till

Regionarkivet för vidare arkivering.

Lokala kortkontor skickar kvittenserna löpande till det

kortkontor som Hälsocentralen/tandvårdskliniken tillhör.

Id-administratören kan spara kvittenserna upp till 2 år innan

vidare arkivering på Regionarkivet

Inför arkivering på Regionarkivet beställer Id-

administratören en arkivbox från länsservice. Kvittenserna

med register läggs i arkivboxen. Märk boxen med kortkontor

och gallrings-datum. Certifikatets giltighetstid + 15 år fram i

tiden.

17(44

Exempel:

SITHS e-id reservkortskvittenser

Kortkontor Sunderby sjukhus

Tidsperiod ååmmdd – ååmmdd

Gallringsdatum ååmmdd

Gallring Beställningsunderlag äldre än 6 månader gallras och slängs.

Närmaste chef gör en ny beställning av SITHS-kort till

medarbetaren på elektronisk blankett.

Korttyper inom RN

Korttyp Beskrivning Ges ut till

509

Standardkort

Enkelt stående

Företagskort

med foto och

namn

Tillsvidareanställda

Annan anställning än tillsvidare med

uppdrag längre än 3 månader

Personer med skyddad identitet

531

Liggande

Företagskort

utan foto med

namn


Annan anställning än tillsvidare med

uppdrag längre än 3 månader

Personal på hälsocentraler och

tandvårdskliniker


580

Liggande

företagskort

utan foto med

namn och text

KONSULT

Privata vårdgivare

Konsulter med uppdrag längre än 3

månader.

Stafettläkare med längre uppdrag


573

Reservkort Korttidsanställda (t.ex. timanställda) Med

uppdrag kortare än 3 månader

Konsulter

Studenter

Stafettläkare

Reservkort för glömt/borttappat kort och

i väntan på kort


18(44

Utgivning av SITHS e-id-kort – typ 509 Stående kort med foto

SITHS-kort av typen Standardkort med foto och namn till:


Korttidsanställda längre än 3 månader

AT-läkare

Beställningsuppdrag

Närmaste chef beställer SITHS e-id kort till medarbetaren på

elektronisk blankett som finns på SITHS-portalen.

Beställningsblanketten skickas till närmaste Id-administratör.

Chef alternativt, medarbetare kontaktar Id-administratör och

avtalar tid för fotografering.

Skapa underlag för Certifikat

Medarbetaren som ska få ett SITHS e-id kort behöver inte

vara närvarande när underlaget för certifikatet skapas. Dock

ska det finnas ett beställningsuppdrag från behörig chef innan

detta görs. Korthandläggare på respektive kortkontor utför

beställningen i SITHS-Administration och SCS-beställningar.

Klicka på snabblänken ”Region Norrbotten” eller

”Administration” för att komma till sidan för

administration av certifikat.

Ange sökkriterier för personer och klicka på ”Sök”.

– Om din sökning ger mer än en träff, välj rätt

person i resultatlistan som presenteras.

– Om personen förekommer med fler än en

anställning, välj den som är tillsvidare.

– Kontrollera att uppgifterna är korrekta innan

du beställer certifikat.

Välj ”Nytt SITHS E-id-kort”.

Välj ” 509 Stående kort med foto”

Välj alltid 5 års giltighetstid på certifikat (sätts

automatiskt om inget annat anges och är maximal

giltighetstid).

19(44

Underteckna beställningen genom att klicka på

knappen ”Signera och skicka”. Ange sedan din PIN-

kod för signering.

Klicka på ”stäng”

Skapa beställning av SITHS e-id kort

Medarbetaren som ska få SITHS e-id kort måste vara

närvarande med giltig ID-handling.

Klicka på fliken ”SCS Beställningar” i SITHS

Administration.

Välj att ”Starta SCS i icke SIS-läge”

Klicka på knappen ”Skapa/Hantera kortbeställningar”

Välj certifikatet ”SITHS e-id Person ID 3 CA v1”

Markera det underlag som ska kopplas till det nya

SITHS E-id kortet och välj ”öppna”.

o Välj ditt kontorsnummer (ibland kan vissa

installationer ha alla kontorsnummer

tillgängliga).

Legitimera medarbetaren med giltig ID-handling.

Ange nummer på ID-handlingen i avsett fält och tryck

på knappen ”Nästa”.

Låt medarbetaren sätta sig framför kameran och tryck

på ”Fånga bild” för att se medarbetaren på skärmen.

Fotografera medarbetaren genom att trycka på ”Fånga

bild” i systemet. Kontrollera att det tagna fotot

uppfyller ställda krav på ID-kort. Se avsnitt Regler för

fotografering för ID-kort. Det går att ta fler foton och

sedan välja den bild som blir bäst. Markera det valda

fotot och tryck på ”Nästa”. Vid meddelande ”Kunde

inte hitta något ansikte automatiskt på denna bild”

Markera ögonen och klicka på ok. Vid behov reglera

bildens storlek och vertikala placering ”Spara”.

Tryck ”Nästa”.

Hoppa över underskrift genom att trycka på knappen

”Nästa”

20(44


knappen ”Signera” och ange din PIN-kod för

signering. Nu är beställningen färdig att skickas iväg

till SITHS-kortleverantören.

Skicka beställning av SITHS e-id kort

Vänta gärna med att skicka beställningen till dess att det finns

flera beställningar att skicka samtidigt, men skicka aldrig mer

än 20 st per gång. Id-administratör skickar beställningen till

Gemalto.

Logga in i ”SIS Capture Station” med din personliga

e-legitimation.

Välj ”Skicka beställningar till Gemalto”

Markera de beställningar som ska skickas och

kontrollera att de är korrekta genom att klicka på

knappen ”Granska beställning”. För att se fler

beställningar klickar man på knappen ”Nästa”.

Klicka på knappen ”Skicka beställning(ar)” och

underteckna beställningen genom att ange din PIN-

kod för signering.

Ta emot leverans av SITHS e-id kort

Korten levereras med rekommenderad post till den

Id-administratör som utförde beställningen ungefär fem

arbetsdagar efter att beställningen skickades.

SITHS E-id korten ska förvaras på ett säkert ställe innan de

lämnas ut, t ex i kassaskåp hos Id-administratören.

Lämna ut SITHS e-id kort

PIN-koder till SITHS e-id kortet levereras till medarbetarens

folkbokföringsadress ungefär två dagar efter att kortet

levererats. Kortet får endast lämnas ut till den person som

kortets är utställt till. Medarbetaren måste vara närvarande

med giltig ID-handling. Korthandläggaren utför utlämningen

av SITHS e-id kortet.

21(44

Sök upp medarbetaren i SITHS Admin under

Administration och välj ”Lämna ut kort”.

Legitimera medarbetaren med giltig ID-handling och

kontrollera att uppgifterna på det nya SITHS e-id

kortet stämmer med uppgifterna på den ID-handling

som används för legitimering. Registrera i systemet

vilken ID-handling som använts vid legitimering.

Markera vilket kort som avses att lämna ut med hjälp

av kortnumret – signera och skicka

Be kortmottagaren placera sitt kort i kortläsare 2 och

att hen anger kortets PIN-kod för signering för att

kvittera kortet. Visa kvittens via den utskrivna

kvittensmallen på papper.

Lämna ut informationsbladet

”Villkor för Telia E-legitimation”

Informera om vad som gäller vid spärrning och

återlämning av kort. Samt att mer information kring

byte av PIN-koder och användningsområden finns att

läsa på SITHS-portalen.

Om medarbetaren sedan tidigare haft ett kort med

e-tjänstelegitimation ska detta återlämnas och den

gamla e-tjänstelegitimationen spärras. Kortet ska

klippas itu rakt över certifikatet.

Utgivning av SITHS e-id kort – typ 531 Liggande kort utan foto

SITHS-kort av typen företagskort utan foto ges ut till.

Medarbetare på tandvårdskliniker och hälsocentraler

utanför tätorterna

Valmöjlighet finns att i stället beställa kort typ 509 om man

önskar SITHS e-id kort med foto.


Korttidsanställda längre än 3 månader

https://www.inera.se/globalassets/tjanster/identifieringstjanst-siths/dokument/repository/styrande-dokument/villkor_telia_e-leg.pdf

22(44




Beställningsblanketten skickas till närmaste korthandläggare.





detta görs. Korthandläggare på respektive kortkontor utför

beställningen i SITHS-Administration och SCS-beställningar.

Klicka på ”Administration” för att komma till sidan

för administration av certifikat.


– Om din sökning ger mer än en träff, välj rätt


– Om personen förekommer med fler än en


– Kontrollera att uppgifterna är korrekta innan



Välj ” 531 Liggande kort utan foto”

Välj alltid 5 års giltighetstid på certifikatet (sätts


giltighetstid).



kod för signering.


23(44

SKAPA beställning av SITHS e-id kort


vara närvarande med giltig ID-handling. Däremot så ska

kortinnehavaren legitimera sig vid utlämnandet av kortet.


Administration.



Välj certifikatet ”SITHS e-id Person ID 3 Ca v1”


SITHS e-id kortet och välj ”öppna”.

Välj ditt kontorsnummer (ibland kan vissa

installationer ha alla kontorsnummer tillgängliga).

Vid kontrollrutan för personnummer, ange

kortmottagarens personnummer i fältet Intyg och

tryck på knappen ”Nästa”.

Hoppa över fotografering och underskrift genom att

trycka på knappen ”Nästa”

24(44



signering. Nu är beställningen färdig att skickas till

kortleverantören


Vänta gärna med att skicka beställningen till dess att det finns

flera beställningar att skicka samtidigt, men skicka aldrig mer

än 20 st per gång. Id-administratören skickar beställningen

till Gemalto.


e-legitimation.








kod för signering.


SITHS e-id korten levereras med rekommenderad post till

den Id-administratör som utförde beställningen ungefär fem


SITHS e-id korten ska förvaras på ett säkert ställe innan de

lämnas ut, t ex i kassaskåp hos Id-administratören.




25(44

levererats. SITHS e-id kortet får endast lämnas ut till den

person som kortets är utställt till.

Medarbetaren är personligen närvarande hos

Id-administratören med giltig ID-handling, administratören

utför utlämning av kortet i SITHS-Admin.










Be kortmottagaren att stoppa in sitt nya kort i

kortläsare 2 och att hen anger kortets PIN-kod för

signering för att kvittera kortet. Visa kvittens via den

utskrivna kvittensmallen på papper.


”Villkor för Telia e-legitimation”


återlämning av kort. Samt att mer information kring







Utgivning av SITHS e-id kort – typ 580 Konsultkort

SITHS-kort av typen konsultkort utan foto ges ut till:

Privata vårdgivare

Konsulter med uppdrag längre än 3 månader.

Inhyrd personal (Staffettläkare, sjuksköterskor med

längre uppdrag)

26(44




Beställningsblanketten skickas till närmaste korthandläggare.

Beställningen arkiveras enligt avsnitt Arkivering av

beställningsunderlag.





detta görs. Id-administratör på respektive kortkontor utför

beställningen i SITHS-Admin och SCS-beställningar.

Klicka på snabblänken ”Region Norrbotten” eller

”Administration” för att komma till sidan för

administration av certifikat.


o Om din sökning ger mer än en träff, välj rätt


o Om personen förekommer med fler än en


o Kontrollera att uppgifterna är korrekta innan



Välj ” 580 Konsultkort - liggande kort utan foto ”

Välj alltid 5 års giltighetstid på certifikatet (sätts


giltighetstid).



kod för signering.


27(44

Beställning av SITHS e-id kort

Vid utgivning av kort typ 580 som inte är fotoförsett används

en förenklad kortutgivning. Personen behöver inte närvara

vid beställningstillfället. Däremot så ska kortinnehavaren

legitimera sig vid utlämnandet av kortet.


Administration.



Välj certifikatet ”SITHS e-id Person ID 3 Ca v 1”


SITHS e-id kortet och välj ”öppna”.

o Välj ditt kontorsnummer (ibland kan vissa

installationer ha alla kontorsnummer

tillgängliga).

Vid kontrollrutan för personnummer, ange

kortmottagarens personnummer i fältet Intyg och

tryck på knappen ”Nästa”.

Hoppa över fotografering och underskrift genom att

trycka på knappen ”Nästa”.

28(44



signering. Nu är beställningen färdig att skickas iväg

till kortleverantören.


Vänta gärna med att skicka beställningen av SITHS e-id

kortet till dess att det finns flera beställningar att skicka

samtidigt, men skicka aldrig mer än 20 st per gång.

Korthandläggare skickar beställningen till Gemalto.


e-legitimation.






29(44



kod för signering.


Korten levereras med rekommenderad post till den

Id-administratör som utförde beställningen ungefär fem


SITHS e-id korten ska förvaras på ett säkert ställe innan de

lämnas ut, t ex i kassaskåp hos Id-administratör.




levererats. SITHS e-id kortet får endast lämnas ut till den

person som kortets är utställt till. Medarbetaren måste vara

närvarande med giltig ID-handling.

Sök upp medarbetaren i SITHS Administration under









Be kortmottagaren att stoppa in sitt nya kort i

kortläsare 2 och att hen anger kortets PIN-kod för

signering för att kvittera kortet. Visa kvittens via den

utskrivna kvittensmallen på papper.


”Villkor för Telia e-legitimation”


återlämning av kort samt att mer information kring



https://www.inera.se/globalassets/tjanster/identifieringstjanst-siths/dokument/repository/styrande-dokument/villkor_telia_e-leg.pdf

30(44





Utgivning av SITHS kort till person utan svenskt person-/samordningsnummer

Reservkort med ”cross border CA” utfärdas till dessa.

OBS! Ibland har dessa ett personnummer sedan gammalt,

men det är inte giltigt och återfinns inte i Skatteverkets

register.

Medarbetaren skall finnas i HSA-katalogen med

födelsedatum, passnummer och giltighetsdatum för passet.

I SITHS-admin visas passnumret istället för personnumret.

Om personen inte är sökbar i SITHS-admin, kontakta LA (Lokal iHSAk administratör) på enheten där medarbetaren arbetar.

Medarbetaren legitimeras via intygsgivning


Närmaste chef beställer SITHS-kort till medarbetaren på


Skapa Certifikat till Reservkort

Intygsgivaren och medarbetaren som ska få SITHS-kortet

måste vara närvarande vid beställningstillfället.

Korthandläggare, LRA, på respektive kortkontor utfärdar

reservkort.

Kontrollera identitet på intygsgivaren.

31(44

Ta ett Reservkort med tillhörande PIN-kodsbrev och

kontrollera att kuvertet fortfarande är oöppnat.

Sök upp medarbetaren som ska få ett Reservkort

under fliken ”Admin”.

Välj ”SITHS E-id LOA2 till Reservkort”.

Ange reservkortets kortnummer (står skrivet på

kortet).

Giltighetstiden på certifikatet får inte överskrida 180

dagar, passets giltighetstid eller personens

anställnings-/uppdragstid.

o Kontrollerar passets giltighetstid samt

personenens anställningstid. Säkerställ att passets

giltighetstid är inom ramen för anställningstiden.

Signera beställningen genom att klicka på ”Signera

och skicka” och ange din PIN-kod för signering.

Klicka därefter på ”Stäng”.

Lämna ut Reservkortet och PIN-koder

Id-administratör utför utlämning av kortet i SITHS-

Administration.

Välj ”lämna ut kort”



Ange legitimationssätt: Intyg.

Välj ”Kvittens”

Välj ”skriv ut”, kvitteringen ska alltid ske manuellt

när ett Reservkort lämnas ut. Medarbetaren kommer

även att göra den elektroniska kvitteringen i samband

med att Certifikatet hämtas via Mina Sidor.

Låt medarbetaren läsa igenom Kvittensen och kvittera

på densamma med sin underskrift. Skriv under

kvittensen.

OBS! I de fall det inte finns tillgång till skrivare (mobil

korthandläggning) används en färdig kvittensmall som

32(44

återfinns på KRA-portalen, se till att alltid ha ett antal sådana

utskrivna. Välj ”stäng” istället för ”skriv ut” i de fallen.

Lämna ut Reservkortet med tillhörande PIN-koder till

medarbetaren.

Informera giltighetstiden för certifikatet samt att

personen kommer att få e-post 60 dagar innan utgång

med information om att nytt certifikat måste beställas.

Arkivera information

Följande arkiveras i låsbart brandsäkert skåp.

– ”Intyg och Kvittens” När fullgod identitetshandling

saknas”. Häfta ihop dokumenten.

– Manuell kvittens av reservkortet.

Arkivering enligt avsnitt Arkivering av intyg och kvittens – När fullgod identitetshandling saknas eller Arkivering av Manuell kvittering av reservkort.

Nedladdning av Certifikat

Detta görs av medarbetaren som fått Reservkortet.

Id-administratör kan dock hjälpa till om det behövs. I

samband med kortutlämningen skickas e-post till

medarbetaren med information om att certifikat finns att

hämta och läsa ner på kortet.

Medarbetaren som fått ett certifikat att hämta till sitt

Reservkort loggar in i Mina Sidor och följer guiden för att

ladda ner certifikatet till kortet. På SITHS-portalen finns

manual som stöd.

Utgivning av SITHS e-id kort till personer med skyddad ID (PMSI)

Endast Ansvarig utgivare eller id-administratör med KUR-

behörighet utfärdar dessa kort. Beställning och utlämning

sker enligt Ineras rutin för utgivning av SITHS-kort till

personer med skyddad identitet. Ingen speciell korttyp krävs.

https://www.inera.se/globalassets/tjanster/identifieringstjanst-siths/dokument/regler-och-rutiner-for-siths-kort/rutin_for_utgivning_av_siths_kort_till_personer_med_skyddade_personuppgifter.pdf

33(44

Utgivning av SITHS-kort till personer med samordningsnummer eller svenskt personnummer men utan svensk folkbokföringsadress.

För person med samordningsnummer ska alltid intygsgivning

användas. Person som har svensk id-handling ska uppvisa

denna. Dessa personer får reservkort.

Utgivning av SITHS e-id Loa2 till Reservkort – typ 573

Reservkortet är ett på ytan blankt kort utan foto och

personuppgifter. Reservkortet har ett kortnummer. (Börjar

alltid med RN;s unika nationella nummer 9752 2797)

I chipet på ett aktiverat Reservkort finns endast

e-tjänstelegitimation (ingen Telia-legitimation). Reservkortet

innehåller även magnetremsa och RFID-krets som övriga

korttyper.

En e-tjänstelegitimation (certifikat) på ett Reservkort

fungerar och används på samma sätt som

e-tjänstelegitimationen på ett SITHS e-id kort.

Reservkort ska användas för:

Anställda och uppdragstagare med

anställning/uppdrag kortare än 3månader (t.ex.

stafettläkare ned kortare uppdrag och timanställda)

När en person har glömt eller tappat bort sitt ordinarie

SITHS e-id kort.

I väntan på SITHS e-id kort

Personer som saknar svensk folkbokföringsadress

Utländska personer

Personer med samordningsnummer

Giltighetstiden för certifikat ges för aktuell anställningstid.


Närmaste chef beställer SITHS-kort till medarbetaren på


Id-administratör på respektive kortkontor utför beställning

och utlämning i SITHS-Admin.

34(44

Medarbetaren som ska få reservkortet måste vara närvarande

vid beställningstillfället och kortet ska lämnas ut vid samma

tillfälle.

OBS! Om den anställde har förlorat sitt kort skall det gamla

kortet spärras och om möjligt sker också fotografering för ett

nytt kort (baserat på en beställning från den anställdes chef).

Skapa certifikat till Reservkort

Medarbetaren som ska få SITHS-kortet måste vara

närvarande vid beställningstillfället. Id-administratör på

respektive kortkontor utför beställning och utlämning i

SITHS-Admin.

Kontrollera identitet på medarbetaren. Om giltig ID-handling

saknas använd rutin för intygsgivning

Ta ett Reservkort med tillhörande PIN-kodsbrev och

kontrollera att brevet fortfarande är oöppnat.

Sök upp medarbetaren som ska få ett Reservkort

under fliken ”Administration”. Klicka på ”Sök”.

Välj ”SITHS e-id Loa2 till Reservkort”.

Ange reservkortets kortnummer (står skrivet på

kortet).

Sätt alltid giltighetstid enligt regelverket, se avsnitt

Utgivning av reservkort ovan.




Lämna ut Reservkortet och PIN-koder




35(44

Ange legitimationssätt

Välj ”Kvittens”

Välj ”skriv ut”, kvitteringen ska alltid ske manuellt

när ett Reservkort lämnas ut.

Låt medarbetaren läsa igenom Kvittensen och kvittera

på densamma med sin underskrift. Skriv under

kvittensen.

OBS! I de fall det inte finns tillgång till skrivare används en

färdig kvittensmall som återfinns på KRA-portalen, se till att

alltid ha ett antal sådana utskrivna. Välj ”stäng” istället för

”skriv ut” i de fallen.

Lämna ut Reservkortet med tillhörande PIN-koder till

medarbetaren och informera medarbetaren om hur

e-tjänstelegitimation hämtas ut till kortet eller hjälp

medarbetaren att göra det.

Informera om att e-tjänstelegitimationen endast gäller

i x antal dagar.

Informera om att kortet ska återlämnas så fort som

medarbetaren får tillgång till sitt permanenta kort i det

fall Reservkortet är ett ersättningskort.

Arkivera information

Följande arkiveras i låsbart brandsäkert skåp

– Manuell kvittens av reservkortet.

– ”Intyg och Kvittens” När fullgod identitetshandling

saknas”. Häfta ihop dokumenten (om intygsgivning

skett).

Arkivering enligt avsnitt Arkivering av intyg och kvittens – När fullgod identitetshandling saknas eller Arkivering av Manuell kvittering av reservkort.

Nedladdning av certifikat

I samband med kortutlämningen skickas e-post till

medarbetaren med information om att en

e-tjänstelegitimation (certifikat) finns att hämta och läsa ner

36(44

på kortet. Detta görs av medarbetaren som fått Reservkortet.

Id-administratör kan dock med fördel hjälpa till i samband

med kortutlämnandet.

Medarbetaren som fått ett certifikat att hämta till sitt

Reservkort loggar in på Mina Sidor och följer guiden för att

ladda ner certifikatet till kortet. På SITHS-portalen finns

manual som stöd.

Återlämning av Reservkort

När kortet inte mer skall användas eller om en person säger

att denne har tappat sitt kort måste kortet avregistreras.

Avregistrera Reservkort Id-administratör på respektive kortkontor utför avregistrering.

Sök upp medarbetaren i SITHS Administration under

Administration och välj ”Avregistrera kort”.

Kontrollera att det är det är kortinnehavaren själv eller

verksamhetsansvarig för medarbetaren som begärt att

kortet skall spärras.

Markera vilket kort som ska spärras med hjälp av

kortnumret

Markera anledningen till att kortet skall avregistreras,

signera och skicka

Systemet visar meddelandet Avregistrering initierad.

Spärrbegäran av Certifikaten har skickats till

utgivaren.

Arkivering Information om avregistrering sparas i SITHS Administration

med automatik.

Klipp reservkortet Klipp reservkortet genom chippet och kasta det.

Använt Reservkort får endast återanvändas av samma

person.

Kontrollera antalet kvarvarande Reservkort och

beställ nya om det behövs.

37(44

Reservkort på distans Närmaste chef/LA på beställer SITHS-kort till medarbetaren

på elektronisk blankett som finns på SITHS-portalen. På

beställningen uppges kortnummer och på vilket sätt personen

har legitimerat sig. LA (kortutlämnaren) har reservkort och

pinkodskuvert på enheten, utför legitimeringskontroll och

skriver kvittensblankett.

Id-administratör på kortkontor söker upp

medarbetaren som ska få ett Reservkort under fliken

”Administration”.

Motring kortutlämnaren. Förteckning över LRA och

kortutlämnare med arbetsplats, namn och

telefonnummer finns på NLL+.

Välj ”SITHS e-id Loa2 till Reservkort”.

Ange reservkortets kortnummer (finns på

beställningsblanketten).

Sätt giltighetstid enligt beställningen eller enligt

regelverket, se avsnitt Utgivning av reservkort.





av kortnumret, ange kortutlämnarens, personnummer i

fältet för intyg, signera och skicka.

Kortutlämnaren skriver ut en papperskvittens som kortinnehavaren samt kortutlämnaren signerar. Kortutlämnaren lämnar kort och pinkoder till medarbetaren.

Kortmottagaren laddar ner certifikatet till kortet via Mina Sidor. LRA kan vara behjälplig.

LRA arkiverar enligt avsnitt Arkivering av intyg och kvittens – När fullgod identitetshandling saknas eller Arkivering av Manuell kvittering av reservkort.

Avregistrering av reservkort görs av LRA.

38(44

Beställning av certifikat till befintliga kort

Grundprocess

I de fall det redan finns ett SITHS-kort eller Reservkort kan

nytt certifikat beställas och läsas ned på det befintliga kortet.

SITHS e-id certifikat på kort från andra utfärdare tillåts inte.

Rutinen används för

Personal som har ett SITHS-kort utfärdat av annan

organisation

Återkommande personal (med begränsade

anställningsuppdrag kortare än 3 månader). Som har

ett Reservkort men certifikat måste förnyas.

Förutsättning

Att personen finns upplagd i Norrbottens HSA-

katalog (iHSAk)

E-tjänstelegitimationen (certifikatet) kommer att

användas för elektronisk identifiering av personer vid

tjänsteutövning inom Region Norrbotten.

Skapa underlag för certifikat Närmaste chef/LA på beställer certifikat till befintligt kort till

medarbetaren på elektronisk blankett som finns på SITHS-

portalen. På beställningen uppges kortnummer. Medarbetaren

som ska få certifikat till ett befintligt SITHS-kort behöver

inte vara närvarande när underlaget för e-tjänste-

legitimationen skapas. Korthandläggare på respektive

kortkontor utför beställning i SITHS-Administration.

Sök upp medarbetaren som ska få en ny

e-tjänstelegitimation under fliken ”Administration”.

Klicka på ”Sök”

Välj ”Tilläggscertifikat till SITHS e-id kort” om

SITHS-kort

Välj ”SITHS e-id Loa2 till Reservkort” om befintligt

Reservkort

o Ange Reservkortets nummer

Giltighetstiden för certifikat ges för aktuell

anställningstid.




39(44

Nedladdning av certifikat I samband med kortutlämningen skickas e-post till

medarbetaren med information om att en e-tjänste-

legitimation (certifikat) finns att hämta och läsa ner på kortet.

Detta görs av medarbetaren som fått certifikatet.

Medarbetaren som fått ett certifikat att hämta till sitt kort

loggar in via Mina Sidor och följer guiden för att ladda ner

certifikatet till kortet. På SITHS-portalen finns manual som

stöd.

Förnyelse av utgående certifikat E-postmeddelande med information om att giltighetstiden för

e-tjänstelegitimation håller på att gå ut skickas till

kortinnehavaren. Det är samma meddelande oavsett vilken

typ av e-tjänstelegitimation det gäller.

Kontrollera vilken typ av kort e-tjänstelegitimationen

är kopplad till.

Beställ ny e-tjänstelegitimation, se avsnitt Beställning

av certifikat till befintliga kort.

Spärr av SITHS e-id kort Spärr av kort ska ske vid de situationer när kortet inte längre

ska användas:

Kortet är förlorat

Medarbetaren slutar sin anställning

Kortet är trasigt eller fungerar felaktigt

Om en person har haft ett Reservkort och får sitt

ordinarie kort

Observera: Endast kortinnehavaren själv eller chef till

medarbetaren kan begära spärrning av ett kort. Spärr

meddelas via telefonsamtal eller e-post. Korthandläggare på

respektive kortkontor utför spärr i SITHS-Admin.

Avregistrera SITHS e-id kort i SITHS-admin Id-administratör på respektive kortkontor utför avregistrering

i SITHS-Admin.

I och med att ett kort avregistreras spärras både den

personliga e-legitimationen och tjänstelegitimationen.


”Administration” och välj ”Avregistrera kort”.

40(44

Kontrollera att det är det är kortinnehavaren själv eller

chefen till medarbetaren som begärt att kortet skall

spärras.

Markera vilket kort som ska avregistreras med hjälp

av kortnumret

Markera anledningen till att kortet skall avregistreras,

signera och skicka

Om SITHS certifikat är spärrat men Telia e-legitimation finns

kvar kan nytt certifikat skapas och läsas ner på kortet.

Om avregistrering har gjorts är kortet förbrukat och nytt

måste utfärdas.

Avregistrerade kort destrueras genom att klippas över

chippet.

Spärr när Id-administratör inte är tillgänglig Om Id-administratör inte är tillgänglig kan medarbetaren

själv, dygnet runt, ringa till Telias kundtjänst för att spärra

sitt Telia e-leg på tfn 020-32 32 62. Dock måste

Id-administratör kontaktas för spärr av

e-tjänstelegitimationen och avregistrering av kortet.

Spärrning av certifikat

Identifiera medarbetaren som begär spärr Innehavaren av en e-tjänstelegitimation (certifikat) kan

begära spärr av kortet. Verksamhetsansvarig kan även begära

spärr av en e-tjänstelegitimation inom det egna ansvars-

området. Observera att e-tjänstelegitimationen spärras

automatiskt då kort ”Avregistreras” i SITHS Admin.

Identifiera medarbetaren enligt följande alternativ:

o Personlig närvaro av medarbetaren med giltig

ID-handling

o Du har personlig kännedom om medarbetaren

och går själv i god för medarbetarens identitet.

o Som reservrutin, om det misstänks föreligga

risk för missbruk, kan en förenklad form av

identifiering göras, t ex genom motringning

och/eller genom att ställa kontrollfrågor.

41(44

Spärra e-tjänstelegitimation Korthandläggare på respektive kortkontor utför spärr i

SITHS-Admin.

Sök upp medarbetaren vars e-tjänstelegitimation ska

spärras under fliken ”Administration”. Klicka på

”Sök”

Om din sökning ger mer än en träff, välj rätt person i

den presenterade resultatlistan.

Markera certifikatet som ska spärra i rutan ”Giltiga

certifikat”. Observera att både identifieringsresultatet

(aut) och signeringscertifikatet (sign) måste spärras.

Ange anledning till att e-tjänstelegitimationen spärras.

Signera och skicka beställningen genom att klicka på

”Signera och skicka” och sedan ange din PIN-kod för

signering.

Avregistrering av kort när anställning har upphört Kortinnehavaren ska, när anställning upphört, lämna tillbaka

kortet för avregistrering. Efter avregistrering

klipper Id-administratör kortet över chippet. I de fall

återlämning inte har skett kontaktar Id-administratör

chef/arbetsledare med förfrågan om medarbetaren är aktuell

för fortsatt arbete inom RN. Om fortsatt uppdrag inte är

aktuellt avregistreras kortet. Om personen inte har haft någon

anställning under de senaste 6 månaderna avregistreras

SITHS-kortet utan kontakt med chef.

iHSAk uppdateras löpande och en lista framställs över

inaktiva konton/användare. Lista på avslutade uppdrag

skickas till biträdande ansvarig utgivare varje dag.

Biträdande ansvarig utgivare vidarebefordrar uppgift på

inaktiverade konton två gånger per månad till kortkontoren i

regionen via SITHS funktionsbrevlådor.

Respektive korthandläggare/kortkontor ansvarar för kontakter

med chef/arbetsledare/kortinnehavare inom sitt ansvars-

område med uppmaning om att kortet omgående ska

återlämnas samt hantering av kortet enligt beskrivningen

ovan.

42(44

Avregistrering av inte utlämnade ordinarie kort Påminnelse skickas till kortinnehavaren om att kort finns att

kvittera. Kort som inte är utlämnade efter 3 månader och har

status skickat i SITHS-Admin ska avregistreras med

avregistreringsorsak Ej utlämnat och destrueras enligt rutin

för avregistrerade kort. Ny beställning får skickas.

Beställning av PUK-kod Beställning av ny PUK-kod görs av chef på elektronisk

blankett om medarbetaren har tappat/förlorat sin PUK-kod.

Id-administratören utför beställningen av PUK-kod. Om

medarbetaren däremot aldrig fått sin PIN/PUK-kod

hemskickad skall ny PUK-kod beställas av biträdande

ansvarige utgivare.

Om PUK-kod är låst (10 misslyckade försök) är kortet

obrukbart och nytt kort måste beställas.

Beställ PUK-kod vid förlust av PUK-kod Endast närmaste chef eller LA kan begära PUK-kod till

kortet. Beställningsblankett för PUK-kod finns på Insidan

och NLL+ och skickas till Id-administratör som beställer kod

via SITHS Administration.

Sök upp medarbetaren som ska få en ny PUK-kod

under fliken ”Administration”

Om din sökning ger mer än en träff, välj rätt person i

resultatlistan som presenteras.

Välj ”PUK till befintligt kort”

Kontrollera vilket kortnummer som PUK-koden ska

beställas till och markera det i systemet

Signera beställningen genom att trycka på ”Signera

och Skicka” och sedan ange din PIN-kod för

signering.

PUK-koden skickas till medarbetarens

folkbokföringsadress efter ca 2 dagar.

43(44

Beställning av tillbehör

Beställning av Reservkort Reservkort med tillhörande PIN-koder beställs genom SITHS

Administration av Id-administratör på respektive kortkontor.

Kontoret ska hålla ett lager av Reservkort som täcker behovet

inom det aktuella ansvarsområdet. Inte utlämnade Reservkort

och PIN-koder förvaras i låst utrymme. Hur stort lagret som

skall hållas bedömer Id-administratören för enheten.

LA som lämnar ut reservkort beställer kort från det

kortkontor som enheten tillhör.

Beställning av korthållare Tillbehör som clips och korthållare beställer respektive Id-

administratör till den egna enheten via Beställningsportalen.

Reklamation av kort Någon gång händer det att ett kort som levererats inte

fungerar, är felaktiga eller att det slutar att fungera efter ett

tag. Då kan det bli aktuellt att reklamera kortet. Innan

reklamation görs kontrollera att:

Kortet har utlämnats i SITHS Admin

Inga certifikat visas i Net-Id under administration (om fel på certifikathållaren)

Testa kortet via Mina Sidor

Om flera program körs samtidigt, prova stänga ner de som inte används.

Kontrollera driftstatus för Sjunet på https://www.inera.se/

Prova att stänga alla webbläsare, ta ut kortet och försök igen

Använd blankett ”Reklamation” (kontakta Ansvarig

utgivare eller biträdande ansvarige utgivare)

Lämna ut kort till användare som saknar PIN-kod

Normalt skickas SITHS-kortets PIN-koder till person ca två

dagar efter att SITHS Id-administratör fått kortet till sig. Om

medarbetaren beställer ny PUK-kod inom 30 dagar får hen ett

nytt PIN-kodskuvert. Om person beställer ny PUK-kod efter

https://www.inera.se/

44(44

30 dagar skickas endast ny PUK-kod och nya PIN-koder

måste väljas manuellt.

Om en person fått en PUK-kod tillsänt och inte hämtat ut sitt

SITHS e-id kort måste du som korthandläggare hjälpa

medarbetaren att registrera nya koder.

Skapa PIN-koder med hjälp av PUK-koden Se till att enbart kortet som skall låsas upp finns i

kortläsaren.

Högerklicka på Net-ID ikonen längst nere på den blå

listen.

Välj ”Byta säkerhetskod” (PUK). Legitimering

Skriv i PUK-koden i fältet ”Ange upplåsningskod”

Be medarbetaren vars kort som skall få den nya koden

att fylla i en sexsiffrig kod under ”Ny säkerhetskod”

samt ”Bekräfta säkerhetskod.

Upprepa ovanstående för att skapa kod för signering.

Byt kod med hjälp av PIN-koden till ett aktivt kort Om medarbetaren av någon anledning behöver byta

kod/koder.

Se till att enbart kortet som skall låsas upp finns i

kortläsaren.

Högerklicka på Net-ID ikonen längst nere på den blå

listen.

Välj ”Byta säkerhetskod” (PIN). Legitimering

alternativt Signering beroende på vilken som skall

bytas.

Skriv i PIN-koden i fältet ”Gammal säkerhetskod”

Be medarbetaren vars kort som skall få den nya koden

att fylla i en sexsiffrig kod under ”Ny säkerhetskod”

samt ”Bekräfta säkerhetskod”

Documents

Administration av SITHS-kort inom Region Norrbotten · 2020-03-31 · SITHS e-id kort får inte lämnas framme när Id-administratören lämnar arbetsplatsen. Kortinnehavaren uppmanas