Presentacin de PowerPoint

ADMINISTRACION DEL TIEMPOBECA 18 - 2015La administracin del tiempo no es la habilidad de exprimirle ms horas al da, tampoco es triplicarse a uno mismo para poder hacer mas cosas, de hecho, no tiene nada que ver con hacer mas cosas; se trata mas bien de concretar lo que es ms importante.

El tiempoes finito, escaso, avanza sin piedad y nos limita en mltiples aspectos de la vidaBeneficios:

Nos gua hacia objetivos y metasEvita el estrsFacilita la obtencin de resultados eficientes y eficacesOrganiza mejor el trabajo y las actividadesAdministrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos.

Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados mas eficaces.

Prioridades

a.- IMPRESCINDIBLE DE HACERSE: actividades decisivas. Algunas de ellas estarn en esta categora debido a rdenes administrativas, requerimientos de clientes importantes, tiempo lmite significativo, u oportunidades de xito o desarrollo.

B.- DEBE HACERSE: actividades de valor medio; pueden contribuir a mejorar el desempeo pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo lmite.

C.- DESEABLE DE HACER: categora de menor valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o divertidas, podran eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de poca presin.

Lo urgente y lo importante URGENTE

Estudiar para los exmenesIMPORTANTEAsistir a la universidad con puntualidadNO URGENTERealizar mis trabajos de la universidad de cada cursoNO IMPORTANTETener unas buena alimentacin

VER VIDEO : VIVIENDO EN EL CUADRANTE 2URGENTENO URGENTEIMPORTANTECRISIS, PRESION, PROYECOS CON FECHAS LIMITES, PROBLEMAS DE SEGURIDADPLANIFICACION, VISION, VALORES, PREVENCION DE CRISIS, PREPARACION, RECREACION VERDADERA.NO IMPORTANTEINTERRUPCIONES, ALGUNAS REUNIONES IMPREVISTAS, VISITAS INESPERADASACTIVIDADES DE EVASIN, TRIVIALIDADES, PERDIDAS DE TIEMPO, RETRABAJOS

DESPERDICIADORES DE TIEMPOLos DDT se dividen en EXTERNOS, cuando son provocados por otras personas o situaciones:

excesivo flujo de papeles, telfono, visitantes, reuniones, fallas de comunicacin, polticas y procedimientos, informacin (falta/exceso).DESPERDICIADORES DE TIEMPOY los DDT INTERNOS si son provocados por nosotros mismos:falta de planificacin, falta de prioridades, objetivos no claros, dejar cosas para despus, intentar hacer muchas cosas a la vez, falta de autodisciplina, falta de habilidad y conocimientos.

Es cualquier cosa que impida que un Ingeniero alcance sus objetivos de la manera mas efectiva posible.

DESPERDICIADORES DE TIEMPO

Ejercicio

Haz dos listas identificando tus propios enemigos del tiempo destacando los cinco principales. Jerarquiza por orden de peligrosidad. 1= poca gravedad, 5 mxima gravedad.Haz una de los enemigos externos y otra de los enemigos internosEnlista despus las posibles soluciones para ellos.

Mis Enemigos externosPosibles solucionesMis Enemigos internosPosibles soluciones12345

Posibles solucionesAntes de llamar, planifica la conversacin.Filtra y agrupa las llamadas para dedicar un tiempo especifico a todas ellas.Busca excusas para cortar las conversaciones innecesarias.Durante las conversaciones, ve directo al grano y permanece en el. No revises una y otra vez en nombre de la perfeccin, cuando los beneficios son pocos o inexistentes.Elimina palabras, frases y prrafos innecesarios.Al escribir usa palabras sencillas.Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.

Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar.Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas usando el papel carbn, elimina documentos y queda todo registrado en la misma hoja.

Prev un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones.No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento, atindelos fuera de tu oficinaNo contribuyas a conversaciones innecesariasAprende a decir NO especialmente cuando te preguntan tienes un minuto?El Beneficio de la Planeacin

El Beneficio de la PlaneacinPrincipio de PARETOWilfredo Pareto, socilogo y economista del siglo XIX postul la teora que origin el principio 80-20 el cual dice que un 80% de los resultados se obtienen con un 20% del tiempo empleado.Necesitamos identificar cual 20% de nuestro tiempo es puesto en el uso mas constructivo y cual es usado en tareas menos productivas.Para hacer esto tenemos que analizar hacia donde dirigimos nuestro tiempo.

Eficiencia Vs. EfectividadEficiencia es hacer las cosas rpidamente, o hacer bien las cosas. Efectividad es hacer las cosas correctas. En nuestras vidas es mucho mas valioso lograr efectividad que eficiencia.En otras palabras la eficiencia busca lograr resultados va derecho al objetivo. La efectividad engloba a la eficiencia, ya que la efectividad es un equilibrio entre lograr los resultados deseados y hacer sostenible en el tiempo esos resultados

Cada hora empleada en planear, ahorrar 3 o 4 horas mas a la hora de la ejecucin, aparte de que los resultados sern mejores.Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato y preguntndose Qu es lo que tengo que y quiero hacer hoy? si se escribe en una lista de pendientes y se jerarquiza, se manejar mejor.Cuidar mas la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la realizacin demasiado correcta de tareas que no son la que se tienen que hacer.Tener su oficina, habitacin o escritorio bien ordenado, es como tener su barco dispuesto para la accin.Uno tiene que tener claridad acerca del propsito, de los fines y objetivos del trabajo. Entonces, la situacin le dir cuales son las prioridad en trminos de importancia y urgencia cosas que no son necesariamente lo mismo.Asegurar la buena comunicacin dentro de la institucin. Se ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la claridad, la concisin de los mensajes y la retroalimentacin o feedback.

Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas , estos dejan pasar de largo las oportunidades.