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ADMINISTRACION DEL TIEMPO
SIGNIFICADO Administrar el tiempo
realmente significa administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos. Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados más eficaces.
La administración del tiempo corresponde a una manera de ser y de vivir para emplear el recurso más importante en nuestra vida. “es el arte de hacer que el tiempo sirva para el beneficio de las personas de las sociedades”.
EL TIEMPO ES UN RECURSO ESPECIAL
Todos tenemos el mismo.
Una vez pasado ya no se recupera.
Cualquier actividad requiere tiempo.
Algunas de las características del
tiempo son: Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.
Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias.
Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.
No se puede comprar. No se puede atrapar, detener o
regresar. Es lo mas valioso que tiene los
individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.
Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.
¿PORQUE ADMINISTRAR EL
TIEMPO? Es un recurso escaso No puede ser
almacenado ni ahorrado
No se puede administrar. El tiempo nos administra
No se puede controlar pero lo que hacemos con el si
BENEFICIOS
Nos guía hacia objetivos y metas.
Evita el estrés. Facilita la obtención de
resultados eficientes y eficaces
Organiza mejor el trabajo y las actividades
PROBLEMAS EN LA ADMINISTRACION DEL
TIEMPO La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administración o una carga de trabajo mal planeada y distribuida.
Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto.
Confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para después.
Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas.
No se preocupan por registrar los compromisos y actividades
La falta de la planeación del tiempo
PASOS PARA ADMINISTRAR EL
TIEMPO
“ADMINISTRAR EL TIEMPO ES ADMINISTRAR LA VIDA”
1.PLANEACION
Planee con anterioridad las actividades que va realizar diariamente
Hacer una lista de objetivos a cumplir.
PLANEACION EFICAZ
Reviso mis metas y establezco tareas diarias específicas.
Determino el tiempo que tomará realizar cada tarea.
Anticipo los obstáculos a los que me enfrentaré.
Organizo mis tareas por orden de prioridad.
2.ORGANIZACION Priorice las actividades que va a llevar a cabo
durante el día
Descripción Prioridad Tiempo
I mportante Urgente Estimado
Resolver la inundación de la oficina
SÍ SÍ Hacer Ya
Plan estratégico nuevos productos
SÍ NO Programar
... NO SÍ Delegar/Org.
... NO NO No pasa nada
PRIORIDADES Prioridad A “Imprescindible de hacerse”:
actividades decisivas. Algunas de ellas entrarán en esta categoría debido a órdenes administrativas, requerimientos de clientes importantes, tiempo límite significativo, u oportunidades de éxito o desarrollo.
Prioridad B “Debe hacerse”: actividades de valor medio; pueden contribuir a mejorar el desempeño pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo límite.
Prioridad C “Deseable de hacer”: categoría de menor valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o divertidas, podrían eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de poca presión.
LO URGENTE Y LO IMPORTANTE
Urgente: lo que hay que hacer ya, que es vital en ese momento.
Importante: lo que contribuyen a realizar la misión personal.
No urgente: que se pueden dejar para después.
No importante: que no están ligadas estrechamente con las metas planeadas en un principio.
Urgente No Urgente
Importa
nte
Cuadrante 1: Crisis, PresiónProyectos con fechas
limitesProblemas de
seguridad
Cuadrante 2: Planificación, Visión,
Valores, Prevención de crisisPreparación, Recreaciónverdadera.
No
Importante
Cuadrante 3:Interrupciones Algunas reunionesImprevistas, Visitas Inesperadas.
Cuadrante 4: Actividades de Evasión,TrivialidadesPérdidas de Tiempo.Retrabajos
MATRIZ DE ADMINISTRACION DEL TIEMPO
La gallina de los huevos de oro
“El hoy y el mañana”
¿El huevo o la gallina? La historia cuenta que un granjero un día va al corral
donde tenía a susgallinas y encuentra un brillante huevo de oro. Aunque
duda de susuerte, decide llevar el huevo a su casa donde
comprueba que elhuevo es de oro auténtico. Desde ese día, todas las
mañanas el granjero encuentra un huevo de oro debajo de una de sus
gallinas en el corral yPronto se hace rico. Mientras aumenta su riqueza,
también aumenta suImpaciencia con los huevos que pone la gallina. En un
intento por obtenertodo el oro de la gallina de una sola vez, la abre, pero
no sólo no encuentra nada adentro sino que la mata. Con la
muerte de la gallina, sobreviene también la desaparición de su riqueza.Esta antigua fábula, mantiene vigente el enorme
desafío al que nos enfrentamos hoy las personas: La cuestión de la
sostenibilidad y el uso del tiempo."Muchas veces, al igual que el granjero de la fábula
priorizamos losresultados a corto plazo (los huevos de oro) y ponemos
en riesgo nuestro bienestar a largo plazo (la gallina)"
3.AGENDAR
Determinar cuándo se hará cada uno de los puntos. La clave no es dar prioridad a lo que está en la agenda, sino ordenar en la agenda las prioridades.
Hacer cosas en el momento apropiado. Usar las mejores horas para las tareas más importantes y difíciles.
Evitar sobrecargarse de compromisos.
Tener un sentido claro de propósito y prioridades. No dejarse tiranizar por lo urgente.
Concentrarnos en una sola tarea por vez
4.HACER SEGUIMIENTO
Hacer las cosas de acuerdo a lo planeado y verificar los pasos de cada objetivo. seguimiento
diario a la lista de pendientes importantes.
EL TIEMPO EN EL TRABAJO Analizar las actividades que consumen
tiempo Hacer una lista de todas sus tareas y
evaluar cada una Dar una guía de cuánto tiempo se lleva
cada una y cuándo hacerla Tener organizado y limpio el lugar de
trabajo
Establecer prioridades para el uso de su tiempo Asignar prioridad intrínseca Asignar prioridad de urgencia Determinar el potencial para la
delegación Determinar la necesidad de comunicación Determinar las personas clave para
comunicarse Planificación adecuada en la agenda
diaria
Además de una buena organización de nuestras actividades debemos tener una buena coordinación del personal de nuestra empresa.
Aprovechar las cualidades de cada empleado, para que no se repitan tareas, que estén comunicados los departamentos dentro de una misma empresa.
Antes de actuar hay que planear y programar cómo vamos a distribuir el tiempo.
LADRONES DEL TIEMPO
Son aquellas interrupciones o distracciones que nos impiden
manejar nuestro tiempo adecuadamente
VARIABLES EXTERNAS
Interrupciones del teléfono Interrupciones por visitas inesperadas Urgencias Espacios de trabajo incomodo Exceso de reuniones Ruidos y distractores visuales Sistemas de comunicación deficiente Tramites excesivos (burocracia)
VARIABLES INTERNAS
No saber decir “No” Aplazar, dejar las cosas para
después Falta de planeación y organización
personal Confusión y desorden en la propia
oficina Inconstancia, habito de dejar
tareas inconclusas Falta de delegación eficaz Falta de motivación, indiferencia Tensión y preocupaciones
PRINCIPIOS TACTICOS
Determinar como estoy invirtiendo mi tiempo
Preveer lo inesperado Agrupar tareas similares Evitar interrupciones Deje de ser perfeccionista Aprenda hacer cómodo lo
incomodo
PRINCIPIOS TACTICOS Divida sus metas grandes en
metas mas pequeñas Trate de terminar cada tarea
de una vez Deje las cosas en su lugar a
terminar un trabajo Realizar las tareas mas
complicadas primero Toma acción de manera
rápida
CONCLUSIONESPlanifiquemos las actividades
• Definamos prioridades• Organicemos nuestro tiempo• No hagamos cosas inútiles• Aprendamos a manejar el estrés
Utilicemos herramientasEvitemos empapelarnosAprendamos a reconocer lo “URGENTE”El tiempo es cada vez más escasoAl administrar las actividades no perder la
espontaneidad y la creatividad
Una buena administración del
tiempo implica decidir cómo
alcanzar nuestras metas más
importantes de la manera más
efectiva.
ADRIANA FORERO
NAIRA
MANUEL DUCUARA