ADMINISTRACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (719565)

YESICA DANIELA SANCHEZ PEREZ

INSTRUCTORGUSTAVO ADOLFO GIRALDO

Competencia: Organizar archivos de gestin de acuerdo con normatividad vigente y polticas institucionales

LA TEBAIDA QUINDIO20143.1 Actividades de Reflexin inicial

DATO: Representacin simblica (numrica, alfabtica, algortmica, etc) de un atributo o variable cuantitativa. Los datos describen hechos empricos, sucesos y entidades.INFORMACIN: La informacin est constituida por un grupo de datos ya supervisados y ordenados, que sirven para construir un mensaje basado en un cierto fenmeno o ente. La informacin permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su aprovechamiento racional es la base del conocimiento.DOCUMENTO: Documento es todo objeto que ofrece informacin.Se entiende por documento toda expresin en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informticos. El origen etimolgico de la palabra est en el trmino latino "docere", que significa "ensear". "todo escrito que sirve de prueba o informacin""todo elemento de conocimiento o fuente de informacin registrada, materialmente susceptible de ser utilizada para consulta, estudio o prueba." 3.2 Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el aprendizajeAsuma el rol de empleado de la oficina de archivo en la siguiente situacin y justifique la pregunta planteada: En la oficina donde labora hay una serie de documentos desorganizados, dentro los cuales se evidencian, notas, cintas magnticas, mapas, borradores, dibujos, apuntes rpidos, planos, fotografas, cuadros, videos y discos duros. A usted se le ha asignado la tarea de darles una clasificacin adecuada, la cual la debe exponer a su supervisor de Archivo. Teniendo en cuenta lo anterior, determine: Cul sera la clasificacin de los documentos mencionados segn el soporte? Recuerde justificar claramente la respuesta que le debe entregar a su supervisor.

Clasifique los documentos en textuales y no textuales segn su soporte ya que segn la manera que podemos acceder a la informacin es de manera distinta es decir unos los podemos leer y otros debemos observarlos escucharlos 3.3 ejercicio interactivo

3.3. Actividades de transferencia del conocimiento

Aqu podemos ver y analizar que el proceso que se lleva a cabo cuando queremos transformar los datos en informacin til para la compaa o para la empresa, los datos por si solos no nos dicen nada, , aqu podemos ver que los datos estn en desorden y no tienen un sentido alguno son incoherentes, en el segundo paso podemos observar que los datos ya tienen cierto orden, se puede decir que estn clasificado para poder tener un acceso mas rpido a ellos, y por ultimo podemos observar la transformacin de eso datos ordenado en informacin que nos puede servir para tomar decisiones para seguir con los objetivos ya establecidos y para tener la informacin til en poco tiempoescriba las cuatro tipologas documentales que se presentan en el contenido y exponga la importancia de cada una de ellas, en el proceso de la administracin documental. correspondencia comercial documentos contables documentos especiales documentos legales

La correspondencia comercial nos sirve para dejar constancia en los archivos de la empresa de las comunicaciones que hemos tenido con nuestros clientes y as como de los procesos de ventas que puede llevar a cabo una empresa. Documentos contables: son registros fsicos que dan cuenta de los resultados en este caso aquellos productos vendidos (facturas) registros de caja aquellos documentos que poseen valores matemticosDocumentos especiales: son aquellos que por su escrito cobran diferentes formas de expresin (actas- escrituras)Documentos legales: son aquellos documentos que en cierto modo poseen un valor determinado ya que pueden lograr demostrar un acontecimiento o un hecho, ejemplo la cedula- hojas de vida- registros de pagos y cobros. Describa dos aportes generales que le brindara a la temtica de este contenido y explique el porqu de sus aportes.

La Gestin Documental se define como el conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.es all donde nace la importancia de un buen manejo archivstico dentro de las empresas por que esta permite facilitar la bsqueda y el acceso rpido a los documentos ya que si no se tienen clasificados sera una tarea tediosa y que llevara demasiado tiempo lo cual representa un aumento significativo de costos para las empresas ade3mas de esto una buena gestin documental es de gran ayuda para la buena toma de decisiones