Företaget Elga, en av Nordens ledande aktörer inom tillsatsmaterial för svetsning, har efter den tvära inbromsningen 2008 nu fått upp far-ten igen, särskilt på den svenska marknaden. För vd Mikael Mellqvist och hans kollegor hand-lar det samtidigt mer än någonsin om att förstå och kunna utveckla den egna affären. Som en del i arbetet med att möta framtidens utma-ningar och skapa bästa möjliga resultat har Elga med SYSteams hjälp implementerat affärssys-temet MS Dynamics AX.

”Erfarenheten är att de flesta affärssystem är rätt lika och väl utvecklade när det gäller att arbeta med eko-nomisk redovisning, att bidra till att kunna följa lagar och regler kring bokföring och liknande. För oss är det dock lika viktigt att ha ett verktyg som effektivt kan utveckla och stödja affären, inte bara ge oss koll på vad som hänt. Idag läggs tyvärr ofta för mycket krut på att titta i backspegeln när det snarast hand-lar om att förstå vad som väntar bakom nästa back-krön”, säger Elgas vd Mikael Mellqvist.

När det inledande arbetet med att implementera affärssystemet inte fungerade som Elga förväntat sig tog SYSteam för cirka 1,5 år sedan över projektet från en tidigare leverantör.

”Ett bra affärssystem skall utveckla affären, inte bara redovisa ekonomin”

”Vad SYSteam började med var att se till att systemet fungerade som det var tänkt. Idag ligger fokus på att utveckla just stödet och möjligheterna att analysera och förbättra resultatet. Här handlar det förstås om att arbeta med en partner som vågar utmana. I sam-arbetet med SYSteam ser vi hur våra olika kompeten-ser gör att vi kan se och tänka i nya banor. Det innebär inte alltid att vi är överens. Det viktiga för oss är dock att ha en partner som erbjuder viktig kompetens sna-rare än en leverantör som debiterar timmar.”

Vad gör en bra affär bra?Bland de saker som Mikael Mellqvist och Elga skulle vilja skapa bättre analysverktyg för är bland annat frågan om vad som gör en bra affär bra? Och omvänt vad som gör en dålig affär dålig? Det kan låta enkelt men kräver i den verklighet Elga möter både kraft-fulla och smidiga analysverktyg. Elga vill exempelvis även öka förståelsen för vad en förändrad produkt-portfölj eller svängningar på valutamarknaden skulle innebära för den egna verksamheten.

”Vi ser också till möjligheten att få affärssystemet att effektivisera lagerarbetet och i en framtid också öppna för att arbeta i en webbaserad kundportal, elektronisk orderläggning med mera”, säger Mikael Mellqvist.

SYSteams Bo Johansson som arbetat med Elga sedan samarbetet inleddes kommenterar: ”Nu har vi till-sammans löst ett antal ’måsten’ och fått affärssyste-met på plats. Idag arbetar SYSteam och Elga med fokus att tillsammans finna möjliga förbättringsåt-gärder sett till exempelvis ökad effektivitet och bättre marknadsstöd.”

”Vad som gör arbetet med SYSteam roligt och ut-vecklande är att de hela tiden lägger kraft på att för-stå vår affär och marknad. Det är inte alla IT-konsulter som arbetar på det viset”, säger Mikael Mellqvist.

Elga som startades i Göteborg år 1938 har idag sitt huvudkontor i Partille utanför Göteborg och ägs av den amerikanska industrikoncernen ITW (Illinois Tools Works Inc).

Idag återhämtar sig Elga från den inbromsning som skedde i slutet av 2008. Samtidigt som Sverige var den marknad där nedgången var snabbast och kraftigast är det nu här som hjulen snurrar snabbast igen. ”Av våra marknader i Norden, Polen och Balti-kum är Sverige den som just nu går bäst”, avslutar Mikael Mellqvist.

samlade erfarenheter kring IT och affärsnytta

Nr 1 | 2011

ADDERAT

Sedan årsskiftet är EDB och SYSteam ett bolag och en del av vår nordiska koncern EDB ErgoGroup. Målsätt-ningen är att skapa Sveriges ledande IT-företag.

EDB och SYSteam, har tillsammans cirka 2 600 medar-betare och är verksamma i en rad branscher i Sverige, där företagen kompletterar varandra. Tillsammans skapar vi en ännu starkare partner till kunderna genom en bredare lösnings- och tjänsteportfölj.

SYSteam Region SME Norr har kontor på orterna Umeå, Skellefteå, Uppsala, Eskilstuna, Stockholm och Karlstad.

I din hand håller du första numret av SYSteams nya kundtidning Adderat. Här finns, om inte summan, så en del av SYSteams och våra kunders erfarenheter inom IT och affärsnytta. Med Adderat är tanken att dela kunskap och idéer med fler. Vi lyfter fram aktu-ella uppdrag och ämnen som förhoppningsvis kan inspirera andra i arbetet med att utveckla sin verk-samhet och skapa effektiva IT-stöd. Liksom delad glädje är dubbel tror vi att delad kunskap adderar.

Namnet Adderat anspelar också på vår egen ”Plus-modell”, affärsmodellen som bygger på att leverera affärsnytta och effekter i våra kunders verksamhet. Bred och djup kunskap inom både verksamhets- utveckling och IT-stöd vävs samman inom ramen för ”Plusmodellen”. Genom de fyra stegen: Analys, Verksamhetsutveckling, Införande och Effekthem-tagning säkerställer vi att våra kunder får maximal avkastning för varje investerad krona. Och att du har en partner genom hela projektet att arbeta med för att effekterna uppnås i din verksamhet.

Det skall sluta med ett plus

Nyhetsbladet Adderat ges ut av SYSteam Region Norr

Ansvarig utgivare: Fredric ArvidssonAdress: Hovrättsgatan 5, 90325 UmeåTelefon: 090-567 00Sajt: www.systeam.se Tryck: Karitz Tryckeri, Svenljunga, 2011

Citera gärna Adderat men ange källan.

32

Detta ger både tydlighet i ansvar men också effektivt arbete för alla inblandade. Den innebär också att det inte spelar någon roll vilken bransch du befinner dig i, eller vilken storlek det är på ditt företag. Vi koncen-trerar oss alltid på det som är viktigast – affärsnyttan.

Premiärnumret av Adderat innehåller, bland mycket annat, exempel på smarta och smidiga portal- lösningar, affärssystem som verkligen utvecklar affären och ett svenskt tillväxtbolag med IT-stöd i absolut framkant. I Adderat kommer du att finna artiklar från kund-projekt i olika branscher och från platser över hela landet. Här kan du t ex läsa om hur konfektions- företaget Hunkydory genom att arbeta med ett virtuellt, oförtullat lager, säkerställer att varor kom-mer i tid samtidigt som man inte binder upp mer kapital än nödvändigt. En lösning vi vet kan användas av många fler.

Det går bra för inrednings- och möbelföretaget EFG. Företaget växer ordentligt och har under 2011 gjort en stor introduktion av nyheter anpassade för ny teknik och moderna kontor. Som en del i arbetet med att öka produktiviteten och ge ännu bättre kundservice inför EFG under sommaren ett nytt IT-stöd som bland annat om-fattar ett nytt WMS (Warehouse Management System). ”Vi har ett stort arbete på gång för att förbättra vår logistik, minska våra kostnader och vår miljöpåverkan från transporter. Tack vare SYSteams verksamhetskun-nande inom logistik fick de uppdraget att hjälpa oss i detta arbete”, säger Mats Porsö, fabrikschef vid EFGs anläggning i Tranås.

Håller ihop rätt kolli”Våra leveranser består oftast av väldigt många olika kollin till en och samma destination där det nya syste-met ger en bättre möjlighet att hålla ihop dessa. Det nya systemet gör att vi får mindre risk för fel-lastningar samtidigt som spårbarheten ökar och lager-användningen optimeras” fortsätter Mats Porsö.”Förutom att skapa en kostnadseffektiv lösning har

kraven från EFG inte minst handlat om att systemet skall vara användarvänligt och enkelt att arbeta i. Här ser vi att EFG är ett företag i förändring där det finns goda möjligheter att möta verkligheten med ef-fektiva lösningar som optimerar varuflödet. För att lyckas är en viktig del att definiera tydliga och mät-bara effektmål som bland annat skall ge minskad administration och genomgående ”god koll”, säger Mats Pihl, produktägare och lösningsansvarig på SYSteam. ”Den beprövade tekniska lösningen och snabbheten att få fram den har bidragit till att vi valde SYSteam som partner. Vi ser SYSteam som ett professionellt team med lång erfarenhet av effektiv lagerhantering, fina kundreferenser och med en väl beprövad införan-demetod”, avslutar Mats Porsö.

Internationell verksamhetEFGs historia började år 1885 när K G Andersson i Tranås tillverkade sin första pinnstol. Idag har företa-get utvecklats till en av Europas största leverantörer av kontorsmöbler och man har en ledande position inom Norden och är under stark utveckling i övriga Europa. EFG har egna försäljningsbolag i sex europe-iska länder - Sverige, Norge, Danmark, Finland, Stor-

Framgång backas upp av nytt WMS – EFG optimerar varuflödet

britannien och Frankrike. Försäljningen till övriga marknader sker via EFG International vid huvudkonto-ret i Tranås. EFGs vision är att med de mest inspire-rande, funktionella och långsiktigt hållbara lösning-arna bli norra Europas ledande inredare med möbler för kontor och offentlig miljö. Vägen heter uthålliga resurser, effektiva processer och äkta, djupa relatio-ner. Som en del i arbetet med att förverkliga visionen räknar EFG med att det nya IT-stödet skall innebära färre transportkilometer och att en större mängd gods kan hanteras av samma antal människor. Den nya WMS-lösningen innebär också att EFG genom en för-bättrad tillgänglighet och information kan ge en högre grad av kundservice.

Om SYSteams WMSSYSteams WMS stödjer komplexa lagerverksamheter med snabbrörligt gods i kombination med övriga pro-cesser i logistikkedjan. Med systemet kan företag uppnå effektivare leveranser med minimerad varuhan-tering och maximerad godsgenomströmning. På så vis optimeras resursanvändningen samtidigt som effek-tiviteten i den dagliga verksamheten maximeras. I EFGs fall integreras systemet också med EdiCom (tull- och transportadministrativt system, red anm.).

Det är också roligt att kunna konstatera att mark-nadsläget i Region Norr är mycket positivt. Vi har en god efterfrågan på våra tjänster och lösningar. Att vår kompetens är efterfrågad syns inte minst i vår tillväxt. Under första kvartalet i år har vi vuxit med 22 % jämfört med samma period föregående år. Det har inte minst varit möjligt tack vare drivna och duktiga kollegor. Att SYSteam på senare tid rekryte-rat ett antal nya medarbetare har också bidragit och gjort vårt erbjudande starkare än någonsin.

Till sist vill jag önska alla läsare en riktigt skön sommar och tid att ägna sig åt familj och vänner!

Fredric Arvidsson, Divisionschef, SYSteam Region Norr

På SYSteam tar vi också semester men du kan alltid nå någon av våra medarbetare via växeln på ditt närmaste SYSteam-kontor eller via telefon 036-14 91 00.

SYSteam önskar alla en riktigt skön sommar!

Av alla branscher är förmodligen konfektions-industrin den som har mest att vinna på att använda en lösning som bygger på ett virtuellt, oförtullat lager. Ett av företagen som valt att använda den här typen av lösning är fram-gångsrika svenska Hunkydory. Med hjälp av sitt nya IT-stöd säkerställer Hunkydory att varorna kommer i tid utan att man binder upp mer kapital än nödvändigt.

I praktiken innebär lösningen att Hunkydorys varor ligger oförtullade på lager och att tull och moms betalas först när varan tas ut från lagret. För företag som säljer varor till tredjeland, t ex Norge eller Schweiz, innebär det också att man inte har kostna-der för importtullar eller momsavgifter in i EU utan endast betalar för transiteringen.

Tillsammans med Damco Sweden har SYSteam tagit fram en lösning för att hantera Hunkydorys tullfria lager. Lösningen innebär att SYSteam genom appli-kationen SYStull integrerar Hunkydorys affärssystem NAV med Damcos system Gränslöst Tullager®.

Adderat har träffat Hunkydorys Fredrik Wastenson för ett samtal kring varför företaget valt att använda sig av den här typen av lösning. Vad var bakgrunden till att Hunkydory såg sig om efter ett nytt IT-stöd?Hunkydory är ett svenskt varumärke som under se-nare år har haft en väldigt stark tillväxt, inte minst internationellt. Exporten har ökat med 100 % under de senaste två åren och vi finns idag representerade på 9 marknader via agenter. Det innebär att kravet

Hunkydory kan både äta kakan och ha den kvar

på tullhantering av våra varor ökat, såväl vad gäller importen från tredje land som exporten till länder utanför EU. De möjligheter som idag erbjuds med en virtuell lagerhantering är av stort värde för oss varför vi var mycket intresserade av den lösning som Dam-co och SYSteam erbjuder tillsammans. Inte minst för att det i praktiken innebär att vi ”både kan äta och ha kakan kvar”, dvs vi kan lyfta våra varor till ett oförtullat lager (virtuellt) och samtidigt ha kvar den fysiska varan hos vår befintliga lagerleverantör. Vi slipper alltså kostsamma förändringar av struktu-ren och har istället möjligheter till lägre kostnader när det gäller varuförsörjningen.

Vill du lyfta fram någon särskild utmaning som du tycker lösts på ett bra sätt?Avgörande för valet av den lösning som vi nu har implementerat var det nära samarbetet mellan Damco och SYSteam. Vi har precis lagt ned mycket kraft och pengar på att implementera en ny affärs-lösning och hade inte ork för ett nytt, ”svulstigt” IT-projekt. Vi hade krasst sett lite utrymme för osä-kerhet och otydliga projektplaner. Samtidigt ville vi komma åt den tullfria hanteringen och då var det förtjänstfullt för oss att få en total lösning för detta. Därför var det också av stort värde för oss att få en nyckelfärdig lösning som ”skruvades på plats” av SYSteams tekniker.

Kan du ge exempel på funktioner som är möj-liga med den nya lösningen och som är särskilt viktiga för Hunkydory?Tack vare den nya lösningen kan vi nu lägga alla våra inkomna varor på ett tullfritt lager i väntan på att de ska distribueras ut till våra olika marknader.

54

Därigenom får vi en likviditetsförbättring genom att vi inte behöver betala tull för varan direkt utan först då den ska distribueras ut till kund. Dessutom slipper vi att betala tull för varor som levereras till marknader utanför EU vilket ger en direkt resultatpåverkande faktor.

Kan du säga någonting konkret om vad den nya lösningen förväntas innebära för företaget?Vi har precis kört igång den tullfria hanteringen var-för det är svårt för oss att i nuläget redovisa några mätbara faktorer. Vi är dock övertygade om att vi med denna lösning kommer att spara ett sexsiffrigt belopp redan under nästa år. Vi förväntar oss en väl-digt kort pay-back tid på investeringen.

Finns det någonting inom ”fashion” som det är särskilt viktigt att kunna hantera med ett ef-fektivt IT-stöd?Ett effektivt IT stöd är helt avgörande för ett ”fashionföretag” om man ska vara framgångsrikt. Hela värdekedjan behöver supporteras av IT. Alltifrån designen av produkten (rit- och designprogram), sourcing av material (branschspecifika lösningar), produktutveckling (PDM-system), orderläggning (webbaserade säljsystem), logistik (supply chain lös-ningar inklusive ovan nämnda hantering av tullager) och uppföljning (administrativt system). Effektivt IT-stöd är en av de enskilt viktigaste frågorna vi har arbetat med under de senaste två åren. Den värld vi arbetar i är väldigt komplex och tidspressad, produk-terna måste komma ut i tid. Då är det helt avgörande att ha kontroll via effektiva system.

Hur tycker Hunkydory att samarbetet med SYSteam fungerat?Implementeringsarbetet gick väldigt bra. Kritiska framgångsfaktorer var en bra projektledning/kund-ansvar samt inte minst en kunnig tekniker som för-stod lösningen i dess helhet och hade erfarenheter från liknande situationer. I tillägg till detta har en god tillgänglighet från SYSteams sida varit avgörande, samt inte minst en förståelse för hur viktigt det var för oss att få lösningen klar i tid.

Virtuell tullhantering jackpot för konfektionsindustrinSYSteams försäljningschef i Anderstorp, Stefan Asp, som arbetat med projektet och har stor erfarenhet av planering och införande av virtuella tullager kom-menterar konfektionsbranschens möjligheter så här: ”Kunder inom detta segment arbetar med säsongs-försäljning och med väldigt lång leveranstid i och

Med plagg av robusta naturmaterial och inslag av antika tyger från tidigt 1800-tal samt inspira-tionskällor där folkloristisk romantik spelar huvudrollen, presenterar det svenska mode-märket Hunkydory sin kollektion.

med att varorna ofta beställs/produceras i Asien. På så vis måste beställningen göras långt innan för-säljningen sker (minst 4-8 månader innan, och i många fall ännu tidigare). När beställning sker från Asien handlar det dessutom oftast om större volymer som därigenom påverkar likviditeten. Inte nog med att leverantören vill få betalt för det som producerats. När godset anländer till Sverige skall det förtullas och momsas. Det innebär att företagen binder upp väl-digt mycket kapital innan försäljning sker.

Om en leverans dessutom skulle bli försenad och inte ankomma i tid till lagret skulle Hunkydory och dess kunder (butikerna) förlora en stor del av sin försälj-ning då varorna inte kommer ut till butik i tid och man istället måste rea ut varorna till lägre pris.Den nya lösningen medför att Hunkydory kostnads-effektivt kan samlasta gods från Asien till sitt central-lager i Sverige och distribuera ut detta över hela världen. Vad som är särskilt roligt med Hunkydory är att de är väldigt öppna för att effektivisera sina flö-den och har en stark förändringsvilja, om det kan gynna bolaget. Hunkydory ser IT som en investering, inte som en kostnad. Till sist kan sägas att den här typen av lösning är intressant också för andra bran-scher, exempelvis heminredning, presentartiklar och elektronik. Generellt vinner företag som har låga marginaler särskilt mycket på att titta på liknande lösningar”, avslutar SYSteams Stefan Asp.

Några råd till företag som står inför att införa ett IT-stöd med virtuellt tullager:• Innan beslut fattas, gör en förstudie som täcker in helheten. Vilken påverkan, positiv som negativ, med-för införandet av IT-stödet?

• Ta hjälp av ett konsultföretag som har branschkun-skap och verksamhetsförståelse. Fokusera inte en-dast på initialkostnaden utan tänk på helheten.

• En vanlig fallgrop och missbedömning är att se IT enbart som en kostnad. För att hålla nere kostnads-bilden tar företagen inte itu med hela processen utan fokuserar endast på en liten del. Att här enbart ta beslut utifrån pris och inte kunskap/verksamhetsförståelse kan i slutänden bli en både dyr och tidsödande erfarenhet.

Vill du veta mer om SYStull och möjligheterna att arbeta med ett virtuellt tullager?Kontakta Stefan Asp, telefon 0371-58 85 16 eller e-post stefan.asp@systeam.se

Fördelar med ett virtuellt tullager:

• Ingen tull och moms vid inleverans – detta betalas först vid utleverans• Ingen tull och moms för varor som återexporteras ut ur EU (t.ex. Norge, USA, Schweiz)• Ingen tull och moms för varor som ej fanns med i sändningen• Likviditeten i företaget ökar• Kapitalbindningen i lager minskar• Kostnadsbesparingar• Hantering av tullat och oförtullat gods – FIFO• Ingen fysisk skillnad i lager av oförtullat och förtullat gods• Lätt att få information från affärssystem genom färdiga lösningar• Sparar tid och pengar genom att inte behöva ansöka om eget tullager, tillstånd, m.m.• Paketlösning – affärssystem/tullager – Inga lösa trådar

Designparet Ulrika och Christopher Bjercke som är märkets grundare, har alltid en klar och tydlig bild av målgruppen framför sig när man designar en ny kollektion. Hunkydory riktar sig till en modemedveten, sund kvinna i 20-30-års åldern som är säker i sin egen stil och gärna vågar vara lite annorlunda.

Gränslöst Tullager® är ett av DAMCO registrerat varumärke.

TEMA | Fashion

”Med den nya lösningen har vi fått en ökad flexibilitet och en bättre likviditet”, säger Fred-rik Wastenson, ansvarig för IT-frågor och dist-ribution på Hunkydory. ”Med SYStull kan vi enklare och billigare tillgodose våra kunders höga krav på leveranser i tid.”

76

Efter sju år med samma intranätlösning hade den kommunala koncernen Karlskoga Energi & Miljö nått en punkt där ett mer modernt och effektivt verktyg krävdes. Koncernen, som drivs i fem olika bolag och har ca 150 medarbe-tare, sökte också en öppen och standardiserad plattform som inte innebar en låsning till en leverantör. Den nya lösningen, som tagits fram i samarbete med SYSteam, bygger på Microsoft Sharepoint Founda-tion och ger helt nya möjligheter för koncernen att i en portal sprida intern gemensam information, där var och ett av de fem bolagen också får en egen flik för bolagsspecifik information.

Adderat har träffat stadsnätschef Peter Jarl som ansvarar för koncernens övergripande IT-strategi och medverkar i arbetet med det nya intranätet. Peter Jarl berättar här lite om bakgrunden och möjlighe-terna med den nya lösningen som tas i drift under hösten 2011.

Finns det någon eller några särskilda utmaning-ar som du tycker lösts på ett bra sätt?Vi ville utveckla bokning av koncerngemensamma resurser, t ex mötesrum, utrustning, bilar och även medarbetarnas kalendrar. Vi är mycket nöjda med den nya funktionaliteten som skapar en mer effektiv arbetsmiljö.

ICE Services AB är ett nystartat bolag ägt av svenska Stim och deras motsvarighet i England, PRS for Music. Företaget levererar tjänster till sina ägare och potentiellt även till andra upp-hovsrättsorganisationer i Europa och världen.

Enkelt uttryckt administrerar ICE en helt ny musik-databas innehållande världens alla låtar med uppgifter om vem som skrivit dem, hur de är förlagda samt hur ägarfördelningen mellan de olika parterna ser ut för olika territorier, tidpunkter och typer av rättigheter. Detta för att hantera och effektivisera den komplexa hanteringen av upphovsrätten, till gagn både för de som äger och de som använder musiken.

Arbetet med att ta fram den nya kraftfulla plattfor-men har letts av Mats Lidström, Chief Technical Architect på ICE Services. I den rollen har Mats Lid-ström tagit fram en IT-policy för vilken teknik som ICE skall användas för att bygga en verksamhets- och kostnadseffektiv applikation. Allt baserat på den erfarenhet och kunskap om IT och verksamheten som fanns tillgänglig. Målet var att skapa en skalbar, säker och framtidssäkrad applikation på en stark plattform. SYSteam har i samarbete med IBM varit Mats Lidströms rådgivare och bollplank. SYSteam och IBM har hjälpt ICE Services att ta fram kostnads-underlag och alternativ för att hitta rätt nivå på hårdvaruplattformen samt att se till att den är redo för en enkel expandering när så behövs.

Mats Lidström ger här sin syn på arbetet med den nya plattformen och den nya tidens musikanvändning.

Ny musikanvändning kräver effektivt IT-stöd

Alla medarbetare kan nu göra olika typer av bok-ningar i Outlook. Dessa presenteras i detalj i varje användares Outlook-klient och dessutom på ett övergripande sätt i vårt intranät.

Kan du ge exempel på saker som är möjliga med den nya lösningen och som inte var det tidigare?Integrationen med Microsoft Outlook. Ny funktio-nalitet för projekthantering och dokumenthantering. Förbättrad sökfunktion. Vi har också en bättre möj-lighet att växa. Vi räknar därtill med att spara en hel del tid genom att ha ett gemensamt system för att boka möten och olika resurser. Vi kommer ju även att få ett koncerngemensamt system för att hantera projekt och dokument, något som tidigare skötts separat och på olika sätt i varje dotterbolag.

Finns det någonting inom den typen av verk-samhet som Karlskoga Energi & Miljö bedriver där det är särskilt viktigt att kunna hantera informationsflöden med ett effektivt IT-stöd? Eftersom vi är en koncern med flera dotterbolag som dessutom är utspridda geografiskt i Karlskoga är det viktigt att ha ett flexibelt system som kan hantera bokningar, koncerngemensamma projekt och dokument för alla dotterbolagen på ett effek-tivt sätt.

Har du några mer generella råd till andra som står inför en liknande situation och där Sharepoint kan vara lösningen?Arbetar man i en miljö som till största delen består av komponenter från Microsoft är det bara att ta steget och implementera Sharepoint. Sharepoint är mycket bra integrerat med övriga system i Microsoft-världen.

”Samarbetet med SYSteam har fungerat mycket bra, de har varit lyhörda sett till våra behov. Gemensamt har vi arbetat fram en smidig lösning för Karlskoga Energi & Miljö”, avslutar Peter Jarl. Idag levererar koncernen värme, vatten, renhållning, bredbands-tjänster och transport av el till företag, offentlig förvaltning och hushållskunder i Karlskoga kommun och dess grannkommuner. Koncernen är helägd av Karlskoga kommun. Omsättningen är cirka 425 mil-joner kronor.

”Arbetet med Karlskoga Energi & Miljös nya portal har underlättats av att vi haft tydligt fokus och en väl definierad arbetsgrupp i syfte att ta fram organisa-tionens kravbild”, säger Helén Eriksson, projektle-dare och konsult på SYSteam.

Visionen för Karlskoga Energi & Miljö är att 2015 vara det självklara alternativet när det gäller att-raktiva energilösningar för det hållbara samhället. Koncernens kärnverksamhet, kompletterad med tjänster som kännetecknas av nytänkande, skall göra att företaget ständigt utvecklas i samverkan med kunder och partners. Koncernens vision är även att fungera som kommunens motor när det gäller att få till och etablera nya gröna energi-anläggningar, själv eller tillsammans med lämpliga samarbetspartners.

Vad ser du som den enskilt största utmaningen i ICE Services verksamhet som får sin lösning med det nya IT-stödet?ICE har byggt upp en central organisation inklusive en helt nyutvecklad applikation för att effektivisera hanteringen av upphovsrättsinformation gällande musikaliska verk. Utmaningen har varit att bygga en flexibel och dynamisk applikation som kan hantera de olika komplexa regelverk som används av olika upphovsrättssällskap och förlag i Europa och värl-den. Kravet på lösningen är också att den ska kunna integreras mot olika kunder oavsett vilken teknisk plattform de använder sig av. För oss handlar det om att bygga upp en ny organisation som centralt han-terar stora mängder av s.k. verkanmälningar och kan se till att musikverken är korrekt uppdaterade för att användas som underlag i faktureringar och vid utbetalningar av royalties från de olika kundernas lokala fakturerings-, fördelnings- och utbetalnings-system.

Kan du säga någonting om varför just effektiv IT är så viktigt i ICE Services verksamhet?Företagets produkt är tjänster och information som hanteras i vår nya och dynamiska applikation. Fokus har legat på att IT-stödet ska vara verksamhetscen-trerat och automatiserat. Dvs att ett minimum av ”IT-folk” skall behövas för de dagliga processerna. Då vi hanterar stora datamängder, basen för våra kunders verksamhet, är det också mycket viktigt att systemet är säkert, stabilt och skalbart. Till detta får naturligtvis också läggas miljöaspekten och vikten av att arbeta så grönt som möjligt.

Peter Jarl

Karlskoga Energi & Miljö hushållar med resurserna – Ny portal trimmar verksamheten

Kan du säga någonting konkret om vad den nya lösningen inneburit för företaget och era kunder?ICE är en centraliserad verksamhet och applikation som gör att upphovsrättsorganisationer runt om i Europa slipper utföra samma jobb på flera ställen. De kan fokusera på sin kärnverksamhet, att licensiera musikanvändningen för sina medlemmars räkning. I en mycket föränderlig värld behöver de själva inte utveckla och underhålla applikationer för musikdo-kumentation där de nya sätten att använda musik (exempelvis via olika nättjänster) hela tiden ställer nya och mer komplexa krav. Istället tillhandahåller ICE tjänsten.

Hur tycker ICE Services att samarbetet med SYSteam fungerat? Vi har ett väl fungerande samarbete med SYSteam. De har varit med och tagit fram besluten om vilka hårdvaruprodukter som vi idag använder. Det hand-lar om den senaste tekniken inom IBM Power samt IBMs SAN lösningar. SYSteam har varit säljkontakten mot IBM i dessa frågor samt ansvarat för installatio-nen av hårdvaran. Vi har även anlitat både drift- och systemoperatörer samt utvecklare från SYSteam.

Hur går det för ICE Services idag? Vi startade upp systemet och verksamheten i Stock-holm i januari 2010. Per idag levererar vi tjänster till Sverige, England och Danmark. Vi för även diskus-sioner med potentiella kunder i fler länder och har fått uppdraget att vara med och ta fram en centraliserad musikinformationstjänst i ett av EU initierat projekt.

”Det jag uppskattar mest med SYSteam är deras kundfokuserade arbetssätt. Jag har sett för mycket av företag vars fokus är att sälja på kunden så mycket som möjligt. SYSteam däremot har tillsam-mans med mig och mina kollegor tagit fram alternativ utifrån vårt val och behov. De har även en bevisad mycket hög kompetens inom IBM Power och operativsystemet IBM i”, säger Mats Lidström, Chief Technical Architect på ICE, en förkortning för International Copyright Enterprise.

B

För att ge de boende bästa tänkbara service i arbetet med ca 1200 lägenheter och ytterligare ett antal lokaler såg det kommunala bostads-bolaget Kristinehamnsbostäder ett allt större behov av ett effektivt verktyg för att internt kunna dela och hantera information.

”Vi insåg att vi behövde skapa en portal för hante-ring av dokument och en gemensam administra-tionsyta för gemensamma aktiviteter, information, besök med mera. En portal till vår verksamhet helt enkelt. Vi ville även skapa en enkel ärendehantering för att kvalitetssäkra vissa flöden i vår verksamhet”, säger Kristinehamnsbostäders vd Urban Eriksson.

Genom att i samarbete med SYSteam införa Share-point som verktyg för sitt nya intranät har organisa-tionens 10-tal medarbetare fått en modern plattform som lever upp till dagens krav på användarvänlighet, tillgänglighet och sökbarhet. Kristinehamnsbostäder får en anslagstavla för intern informationsspridning och en plattform med funktionalitet för bland annat dokumenthantering, projekthantering, påminnelser om avtal som löper ut m m. Just behovet av att ha god koll på sina avtal ökar och kräver samtidigt att man kan sköta arbetet på ett mindre tidskrävande sätt än tidigare.

Kristinehamnsbostäder delar kunskapenSnabba resultat”Vi ville ha en lätthanterlig lösning som var överkom-lig till ett rimligt pris, alltså anpassad för ett företag i vår storlek. Vi har precis tagit systemet i drift men vi kan redan nu se att informationsflödet inom före-taget flyter mycket bättre än tidigare. Samarbetet med SYSteam har gått fantastiskt bra. De är en av få IT-konsulter som vi samarbetat med och som verkli-gen varit drivande i projektarbetet, dessutom med ett trevligt bemötande. Vi har också haft en väl fungerande löpande avstämning vilket har gjort att projektet blivit klart i tid

”Vår lösning är baserad på de krav Kristinehamns-bostäder har och bygger på Microsoft Sharepoint Foundation. Idag använder sig Kristinehamnsbostä-der av en BI-lösning från Trimma som visar utvald information i Insikt, ett system för verksamhetsstyr-ning och beslutsstöd. Startsidan på intranätet kommer att visa den information som hämtas från Insikt. De uppnår på så sätt en effektiv målstyrning på ett lättillgängligt sätt. Vår lösning bygger även på att man kopplar Outlook till Sharepoint. På så sätt blir intranätet inte bara en informationskanal, utan även ett verktyg i det dagliga arbetet för att uppnå ett enklare arbetssätt. Bland fördelarna i arbetet med Kristinehamnsbostäder märks bl a att det är korta

beslutsvägar och att det också varit möjligt att på ett smidigt sätt anpassa lösningen utifrån behovsbilden”, säger Mikael Holmgren, teamledare och lösnings-ansvarig på SYSteam.

Kort om KristinehamnsbostäderKristinehamnsbostäder har nyligen bytt både namn och grafisk profil. Bolagets 10 medarbetare svarar för ledning och administration innefattande ekonomi, marknadsföring, uthyrning samt felanmälan. Fastighetsskötsel och teknisk förvaltning upphandlas på entreprenad.

Boende i Kristinehamn har närhet till ett rikt friluftsliv med skog och vatten. Kristinehamn är också en kommun med omfattande kulturliv och varierat näringsliv. Med den nya portalen räknar Kristinehamnsbostäder med att kunna erbjuda boende ännu bättre service. På bilden: Kristinapalatset, foto: Victoria Jonsson Lindberg.