Tom’s  Tacos     Lab  1  

  1  

     

       

DeVry  University  ACCT571  

Case  Study  Using  Microsoft  Dynamics  GP    

Tom’s  Tacos  

Lab  1:Microsoft  Dynamics  Navigation  

Tom’s  Tacos     Lab  1  

  2  

TABLE  OF  CONTENTS  

Background  Information  ......................................................................................................  3  LAB  1:    Microsoft  Dynamics  Navigation  ...........................................................................  4  Lab  1.1  Microsoft  Dynamics  ...........................................................................................................  5  Lab  1.1.1  Log  in  to  Microsoft  Dynamics  .................................................................................................  5  Lab  1.1.2  Change  Registration  Modules  ................................................................................................  7  Lab  1.1.3  Explore  Microsoft  Dynamics  ...............................................................................................  11  Lab  1.1  Assignment  Deliverable  ............................................................................................................  15  

Lab  1.2  User  Preferences  .............................................................................................................  16  Lab  1.2.1  Change  your  password  ..........................................................................................................  16  Lab  1.2  Assignment  Deliverable  ............................................................................................................  18  

Lab  1.3  The  General  Ledger  ........................................................................................................  19  Lab  1.3  Assignment  Deliverable  ............................................................................................................  21  

   

Tom’s  Tacos     Lab  1  

  3  

Case  Study  Using  Microsoft  Dynamics  GP    

Tom’s  Tacos  Lab  1    

 

Background  Information      You  have  been  friends  with  Tom  Grayson  since  high  school.  Tom  realized  his  dream  of  opening  a  taco  delivery  service,  which  he  calls  Tom’s  Tacos.    Tom  started  the  business  on  July  1,  2015  with  $25,000  that  his  uncle  left  him  when  he  died.  Tom  buys  tacos  from  the  local  taco  stand,  Tim’s  Taco  Stand,  and  delivers  them  to  local  businesses  for  their  lunch  meetings.        Knowing  you  are  an  excellent  accountant,  Tom  wants  to  hire  you  as  his  accountant.  You  excitedly  agree!    His  CPA  recommended  Microsoft  Dynamics  GP,  which  he  has  purchased  for  you  to  work  with.    Tom  is  excited  for  you  to  get  started  right  away!    Through  this  case  study,  you  will  work  hands-­‐on  with  Microsoft  Dynamics  GP.    In  lab  #1,  you  will  get  to  know  Microsoft  Dynamics  by  navigating  around  the  software.    In  lab  #2,  you  will  set  up  accounts  receivable  and  accounts  payable.    In  lab  #3,  you  will  set  up  inventory  and  payroll.    In  lab  #4,  you  will  book  the  transactions  for  the  company  for  the  month  of  July  and  in  lab  #5,  you  will  review  and  print  the  trial  balance.    Microsoft  Dynamics  GP  is  an  incredibly  powerful  tool.    This  case  study  will  touch  on  some  of  the  features  of  Microsoft  Dynamics,  but  there  are  many  more  features  to  be  explored.  The  reference  documents  in  each  lab  include  hundreds  of  pages  of  useful  information.  Please  use  these  as  a  reference  for  your  questions  and  if  you  would  like  more  information  on  a  particular  feature  of  Microsoft  Dynamics  GP.    Also,  please  feel  free  to  experiment  with  the  software!    Enjoy!  

Tom’s  Tacos     Lab  1  

  4  

 

LAB  1:    Microsoft  Dynamics  Navigation    Background    You’re  ready  to  get  started!  In  this  lab  you  will  navigate  around  the  system  and  get  to  know  it.        Assignment    This  lab  contains  three  parts  to  be  completed  as  follows:      Deliverables    As  you  complete  each  part  of  the  assignment  in  Microsoft  Dynamics,  you  will  be  required  to  take  a  screenshot  and  paste  it  into  one  Microsoft  Word  document.  For  this  assignment,  there  are  three  screenshots:    

1. Microsoft  Dynamics  (Lab  1.1)  2. User  Preferences  (Lab  1.2)  3. General  Ledger  (Lab  1.3)  

 Reference  Documents:    

1. Microsoft  Dynamics  Systems  User  Guide  2. Microsoft  Dynamics  General  Ledger  Setup  Guide  

 Please  note:    Sometimes  the  system  will  automatically  try  and  print  something.    Please  just  hit  cancel  unless  you  want  to  see  it!    Please  proceed  to  Lab  #1  below!    

Tom’s  Tacos     Lab  1  

  5  

Lab  1.1  Microsoft  Dynamics    

Lab  1.1.1  Log  in  to  Microsoft  Dynamics    Your  professor  will  give  you  a  user  name  and  password  to  log  into  Microsoft  Dynamics  with.    Enter  them  here.    

   The  following  will  pop  up.    Hit  the  Drop  Down  and  select  Retail  as  Your  Industry  and  Accounting  Manager  and  Click  OK:    

 

Tom’s  Tacos     Lab  1  

  6  

     The  below  will  pop  up.    Click  OK.      

     The  below  will  pop  up.    Please  don’t  worry  if  yours  looks  a  little  different!    

       

Tom’s  Tacos     Lab  1  

  7  

Lab  1.1.2  Change  Registration  Modules    We  aren’t  going  to  use  all  the  modules  that  Microsoft  Dynamics  GP  offers,  so  let’s  click  Microsoft  Dynamics  GP>Tools>Setup>System>Registration  to  unclick  the  modules  we  won’t  be  using.    

       

Tom’s  Tacos     Lab  1  

  8  

The  below  will  pop  up  and  it’s  okay  if  your  Site  Name,  Account  Number  and/or  Registration  Keys  are  different.    Please  don’t  change  the  Site  Name,  Account  Number,  or  Registration  Keys  or  you  won’t  be  able  to  finish  the  lab!    

     Make  sure  that  the  below  Modules  are  not  checked:  

• Bill  of  Materials  • Human  Resource  Management  • Inventory  Control  • Multicurrency  Management  • Payroll  • Payroll  Connect  

 

   

Tom’s  Tacos     Lab  1  

  9  

 

 

 

       

Tom’s  Tacos     Lab  1  

  10  

After  you  have  unchecked  or  verified  that  each  of  those  are  not  checked,  click  OK  to  save  the  settings.    

       

Tom’s  Tacos     Lab  1  

  11  

 

Lab  1.1.3  Explore  Microsoft  Dynamics    Let’s  explore  Microsoft  Dynamics!    Click  on  Microsoft  Dynamics  GP  and  look  around  at  all  you  can  do!      

     Next,  click  on  Transactions  and  explore  what  you  can  do!  This  is  where  we  will  book  transactions.    

         

Tom’s  Tacos     Lab  1  

  12  

Next,  click  on  Inquiry.    From  here,  we  can  look  up  a  lot  of  information!    

   Next  click  on  Reports  and  see  all  the  reports  we  can  run!    

   Lastly,  click  on  Cards.    We’ll  perform  some  transactions  from  this  menu  so  take  a  look  around!    

 

Tom’s  Tacos     Lab  1  

  13  

 Click  on  Home  and  this  will  bring  you  back  to  the  first  screen.    

   There  are  several  ways  to  find  information  in  Microsoft  Dynamics.    Click  on  Financial  and  see  what  you  can  do!    You  can  scroll  down  too!    

       

Tom’s  Tacos     Lab  1  

  14  

Click  on  Sales.    

       Finally,  click  on  Purchasing.    

         

Tom’s  Tacos     Lab  1  

  15  

Lab  1.1  Assignment  Deliverable    In  the  Word  document  that  you  created,  take  a  screen  shot  of  your  home  page  and  paste  it  into  the  document.    Don’t  worry  if  yours  doesn’t  look  exactly  like  the  below!  Label  it  Lab  1.1.    Make  sure  you  include  the  footer  that  has  the  date,  company,  and  your  User  ID  in  your  screen  shot.          

     

Tom’s  Tacos     Lab  1  

  16  

Lab  1.2  User  Preferences    Let’s  start  by  changing  some  of  your  user  preferences.    

Lab  1.2.1  Change  your  password    Click  User  Preferences.    

   Click  Password.  

       

Tom’s  Tacos     Lab  1  

  17  

Type  in  your  old  and  new  passwords.    Click  OK.    

     This  will  get  you  back  to  the  User  Preference  window.    Let’s  change  your  report  destination  to  your  screen  so  that  you  can  take  the  required  screen  shots.  Unclick  Printer  and  click  Screen.    

           

Tom’s  Tacos     Lab  1  

  18  

This  below  message  may  pop  up.    Write  down  your  password  somewhere  safe  and  click  OK.    If  you  forget  your  password,  your  professor  can  reset  it  for  you,  but  it  could  take  24  –  48  hours,  so  try  not  to  forget  your  new  password!      

   

Lab  1.2  Assignment  Deliverable    In  the  Word  document  that  you  created,  take  a  screen  shot  of  your  user  preferences  and  paste  it  into  the  document.    Label  it  Lab  1.2.  Don’t  forget  to  include  your  User  Name  in  the  screen  shot.    

       

Tom’s  Tacos     Lab  1  

  19  

Lab  1.3  The  General  Ledger    When  George  Night,  the  CPA,  loaded  the  Microsoft  Dynamics  software  and  he  chose  a  default  chart  of  accounts,  so  there  is  already  a  chart  of  accounts  there!    Let’s  take  a  look  at  it!    Click  Reports  >  Financial  >  Account    

     Notice  that  you  can  click  on  the  drop  down  and  there  are  several  reports.    

               

Tom’s  Tacos     Lab  1  

  20  

Let’s  stick  with  the  Category  report.    Highlight  Default  and  Click  Insert  and  the  report  will  move  to  the  Email  or  Print  List.    

   Click  Print    

   Make  sure  Screen  is  checked  and  click  OK.    If  Printer  is  clicked,  just  unclick  it  and  click  Screen.            

Tom’s  Tacos     Lab  1  

  21  

The  below  should  pop  up:    

       Explore  the  chart  of  accounts!    

Lab  1.3  Assignment  Deliverable    In  the  Word  document  that  you  created,  take  a  screen  shot  of  your  screen  output  and  paste  it  into  the  document.    Label  it  Lab  1.3.  Don’t  forget  to  include  your  User  Name  in  the  screen  shot.    

   

Tom’s  Tacos     Lab  1  

  22  

Congratulations!    This  is  the  end  of  Lab  1!    Make  sure  to  log  out  of  Microsoft  Dynamics  GP.      Click  Microsoft  Dynamics  GP  >Exit    

   In  Lab  2,  we  will  set  up  the  receivables  and  payables.      Feel  free  to  explore  the  power  of  Microsoft  Dynamics  in  the  interim!