ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ

พ.ศ. ๒๕๒๖

โดยทเปนการสมควรปรบปรงระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ

พ.ศ. ๒๕๐๖ เสยใหมใหเหมาะสมยงขน คณะรฐมนตรจงวางระเบยบไว ดงตอไปน ขอ ๑ ระเบยบนเรยกวา “ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖” ขอ ๒๑ ระเบยบนใหใชบงคบตงแตวนท ๑ มถนายน ๒๕๒๖ เปนตนไป ขอ ๓ ใหยกเลก

๓.๑ ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๐๖ ๓.๒ ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยการลงชอในหนงสอราชการ พ.ศ. ๒๕๐๗ ๓.๓ ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยการลงชอในหนงสอราชการ (ฉบบท ๒)

พ.ศ. ๒๕๑๖ บรรดาระเบยบ ขอบงคบ มตของคณะรฐมนตร และคาสงอนใด ในสวนท

กาหนดไวแลว ในระเบยบน หรอซงขด หรอแยงกบระเบยบน ใหใชระเบยบนแทน เวนแตกรณ

ทกลาวในขอ ๕ ขอ ๔ ระเบยบนใหใชบงคบแกสวนราชการ สวนราชการใดมความจาเปนทจะตองปฏบตงานสารบรรณนอกเหนอไปจากท

ไดกาหนดไว ในระเบยบนใหขอทาความตกลงกบผรกษาการตามระเบยบน ขอ ๕๒ ในกรณทกฎหมาย ระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต หรอ

ระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ กาหนดวธปฏบตเกยวกบงานสารบรรณไว เปนอยางอน ใหถอปฏบตตามกฎหมาย หรอระเบยบวาดวยการนน

ขอ ๖ ในระเบยบน “งานสารบรรณ” หมายความวา งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสาร เรมตงแต

การจดทา การรบ การสง การเกบรกษา การยม จนถงการทาลาย “หนงสอ” หมายความวา หนงสอราชการ

๑ ราชกจจานเบกษา เลม ๑๒๒/ตอนพเศษท ๙๙ ง/หนา ๑/๒๓ กนยายน ๒๕๔๘ ๒ ขอ ๕ แกไขเพมเตมโดยระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘

“อเลกทรอนกส”๓ หมายความวา การประยกตใชวธการทางอเลกตรอน ไฟฟา คลนแมเหลกไฟฟา หรอวธอนใดในลกษณะคลายกน และใหหมายความรวมถงการประยกตใชวธ การทางแสง วธการทางแมเหลก หรออปกรณทเกยวของกบการประยกตใชวธตาง ๆ เชนวานน

“ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส”๔ หมายความวา การรบสงขอมลขาวสารหรอหนงสอผานระบบสอสารดวยวธการทางอเลกทรอนกส

“สวนราชการ” หมายความวา กระทรวง ทบวง กรม สานกงาน หรอหนวยงานอนใดของรฐ ทงในราชการบรหารสวนกลาง ราชการบรหารสวนภมภาค ราชการบรหารสวนทองถน หรอในตางประเทศ และใหหมายความรวมถงคณะกรรมการดวย

“คณะกรรมการ” หมายความวา คณะบคคลทไดรบมอบหมายจากทางราชการใหปฏบตงานในเรองใด ๆ และใหหมายความรวมถงคณะอนกรรมการ คณะทางาน หรอคณะบคคลอนทปฏบตงานในลกษณะเดยวกน

ขอ ๗ คาอธบายซงกาหนดไวทายระเบยบ ใหถอวาเปนสวนประกอบทใชในงานสารบรรณ

และใหใชเปนแนวทางในการปฏบต ขอ ๘ ใหปลดสานกนายกรฐมนตรรกษาการตามระเบยบน และใหมอานาจตความ

และวนจฉยปญหาเกยวกบการปฏบตตามระเบยบน รวมทงการแกไขเพมเตมภาคผนวกและจดทาคาอธบาย กบใหมหนาทดาเนนการฝกอบรมเกยวกบงานสารบรรณ

การตความ การวนจฉยปญหา และการแกไขเพมเตมภาคผนวก และคาอธบาย ตามวรรคหนง ปลดสานกนายกรฐมนตรจะขอความเหนจากคณะกรรมการพจารณาปรบปรงและพฒนาระเบยบสานกนายกรฐมนตรเพอประกอบการพจารณากได

หมวด ๑

ชนดของหนงสอ

ขอ ๙๕ หนงสอราชการ คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก

๙.๑ หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ ๙.๒ หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการหรอ

ทมไปถงบคคลภายนอก ๙.๓ หนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถง

สวนราชการ ๙.๔ เอกสารททางราชการจดทาขนเพอเปนหลกฐานในราชการ

๓ ขอ ๖ นยามคาวา “อเลกทรอนกส” เพมโดยระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘

๔ ขอ ๖ นยามคาวา “ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส” เพมโดยระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ ๕ ขอ ๙ แกไขเพมเตมโดยระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘

๙.๕ เอกสารททางราชการจดทาขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ ๙.๖ ขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

ขอ ๑๐ หนงสอ ม ๖ ชนด คอ ๑๐.๑ หนงสอภายนอก ๑๐.๒ หนงสอภายใน ๑๐.๓ หนงสอประทบตรา ๑๐.๔ หนงสอสงการ ๑๐.๕ หนงสอประชาสมพนธ ๑๐ ๖ หนงสอทเจาหนาททาขน หรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

สวนท ๑

หนงสอภายนอก

ขอ ๑๑ หนงสอภายนอก คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธโดยใชกระดาษ

ตราครฑเปนหนงสอตดตอระหวางสวนราชการ หรอสวนราชการมถงหนวยงานอนใดซงมใช สวนราชการ หรอทมถงบคคลภายนอก ใหจดทาตามแบบท ๑ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๑๑.๑ ทใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจาของเจาของเรอง ตามทกาหนดไวในภาคผนวก ๑ ทบเลขทะเบยนหนงสอสง สาหรบหนงสอของคณะกรรมการใหกาหนดรหส ตวพยญชนะเพมขนไดตามความจาเปน

๑๑.๒ สวนราชการเจาของหนงสอ ใหลงชอสวนราชการ สถานทราชการ หรอคณะกรรมการซงเปนเจาของหนงสอนน และโดยปกตใหลงทตงไวดวย

๑๑.๓ วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอ

๑๑.๔ เรอง ใหลงเรองยอทเปนใจความสนทสดของหนงสอฉบบนน ในกรณทเปนหนงสอตอเนอง โดยปกตใหลงเรองของหนงสอฉบบเดม

๑๑.๕ คาขนตน ใหใชคาขนตนตามฐานะของผรบหนงสอตามตารางการใชคาขนตน สรรพนาม และคาลงทาย ทกาหนดไวในภาคผนวก ๒ แลวลงตาแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอบคคลในกรณทมถงตวบคคลไมเกยวกบตาแหนงหนาท

๑๑.๖ อางถง (ถาม) ใหอางถงหนงสอทเคยมตดตอกนเฉพาะหนงสอทสวนราชการผรบหนงสอไดรบมากอนแลว จะจากสวนราชการใดกตาม โดยใหลงชอสวนราชการเจาของหนงสอการอางถง ใหอางถงหนงสอฉบบสดทายทตดตอกนเพยงฉบบเดยว เวนแตมเรองอนทเปนสาระสาคญตองนามาพจารณา จงอางถงหนงสอฉบบอน ๆ ทเกยวกบเรองนนโดยเฉพาะใหทราบดวย

๑๑.๗ สงทสงมาดวย (ถาม) ใหลงชอสงของ เอกสาร หรอบรรณสาร ทสงไปพรอมกบหนงสอนน ในกรณทไมสามารถสงไปในซองเดยวกนได ใหแจงดวยวาสงไปโดยทางใด

๑๑.๘ ขอความ ใหลงสาระสาคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย หากมความประสงคหลายประการใหแยกเปนขอ ๆ

๑๑.๙ คาลงทาย ใหใชคาลงทายตามฐานะของผรบหนงสอตามตาราง การใชคาขนตน สรรพนาม และคาลงทาย ทกาหนดไวในภาคผนวก ๒

๑๑.๑๐ ลงชอ ใหลงลายมอชอเจาของหนงสอ และใหพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ ตามรายละเอยดทกาหนดไวในภาคผนวก ๓

๑๑.๑๑ ตาแหนง ใหลงตาแหนงของเจาของหนงสอ ๑๑.๑๒ สวนราชการเจาของเรอง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอ

หนวยงานทออกหนงสอ ถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบกระทรวง หรอทบวง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองทงระดบกรมและกอง ถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบกรมลงมา ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองเพยงระดบกองหรอหนวยงานทรบผดชอบ

๑๑.๑๓ โทร ใหลงหมายเลขโทรศพทของสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอและหมายเลขภายในตสาขา (ถาม) ไวดวย

๑๑.๑๔ สาเนาสง (ถาม) ในกรณทผสงจดทาสาเนาสงไปใหสวนราชการ หรอบคคลอนทราบ และประสงคจะใหผรบทราบวาไดมสาเนาสงไปใหผใดแลว ใหพมพชอเตม หรอชอยอของสวนราชการหรอชอบคคลทสงสาเนาไปให เพอใหเปนทเขาใจระหวางผสงและผรบ ถาหากมรายชอทสงมากใหพมพวาสงไปตามรายชอทแนบ และแนบรายชอไปดวย

สวนท ๒ หนงสอภายใน

ขอ ๑๒ หนงสอภายใน คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธนอยกวาหนงสอภายนอก เปนหนงสอตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดเดยวกน ใชกระดาษบนทกขอความ และใหจดทาตามแบบท ๒ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๑๒.๑ สวนราชการ ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอโดยมรายละเอยดพอสมควร โดยปกตถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบกรมขนไป ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองทงระดบกรมและกอง ถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบตากวากรมลงมาใหลงชอสวนราชการเจาของเรองเพยงระดบกอง หรอสวนราชการเจาของเรองพรอมทงหมายเลขโทรศพท (ถาม)

๑๒.๒ ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจาของเจาของเรอง ตามทกาหนดไวในภาคผนวก ๑ ทบเลขทะเบยนหนงสอสง สาหรบหนงสอของคณะกรรมการใหกาหนดรหสตวพยญชนะเพมขนไดตามความจาเปน

๑๒.๓ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอ

๑๒.๔ เรอง ใหลงเรองยอทเปนใจความสนทสดของหนงสอฉบบนน ในกรณทเปนหนงสอตอเนอง โดยปกตใหลงเรองของหนงสอฉบบเดม

๑๒.๕ คาขนตน ใหใชคาขนตนตามฐานะของผรบหนงสอตามตารางการใชคาขนตน สรรพนาม และคาลงทาย ทกาหนดไวในภาคผนวก ๒ แลวลงตาแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอบคคลในกรณทมถงตวบคคลไมเกยวกบตาแหนงหนาท

๑๒.๖ ขอความ ใหลงสาระสาคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย หากมความประสงคหลายประการใหแยกเปนขอ ๆ ในกรณทมการอางถงหนงสอทเคยมตดตอกนหรอมสงทสงมาดวย ใหระบไวในขอน

๑๒.๗ ลงชอและตาแหนง ใหปฏบตตามขอ ๑๑.๑๐ และขอ ๑๑.๑๑ โดยอนโลม

ในกรณทกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดใดประสงคจะกาหนดแบบการเขยนโดยเฉพาะเพอใชตามความเหมาะสมกใหกระทาได

สวนท ๓ หนงสอประทบตรา

ขอ ๑๓ หนงสอประทบตรา คอ หนงสอทใชประทบตราแทนการลงชอของหวหนา

สวนราชการระดบกรมขนไป โดยใหหวหนาสวนราชการระดบกอง หรอผทไดรบมอบหมายจากหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป เปนผรบผดชอบลงชอยอกากบตรา

หนงสอประทบตราใหใชไดทงระหวางสวนราชการกบสวนราชการ และระหวางสวนราชการกบบคคลภายนอก เฉพาะกรณทไมใชเรองสาคญ ไดแก

๑๓.๑ การขอรายละเอยดเพมเตม ๑๓.๒ การสงสาเนาหนงสอ สงของ เอกสาร หรอบรรณสาร ๑๓.๓ การตอบรบทราบทไมเกยวกบราชการสาคญ หรอการเงน ๑๓.๔ การแจงผลงานทไดดาเนนการไปแลวใหสวนราชการทเกยวของทราบ ๑๓.๕ การเตอนเรองทคาง ๑๓.๖ เรองซงหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปกาหนดโดยทาเปน

คาสง ใหใชหนงสอประทบตรา

ขอ ๑๔ หนงสอประทบตรา ใชกระดาษตราครฑ และใหจดทาตามแบบท ๓ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๑๔.๑ ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจาของเจาของเรอง ตามทกาหนดไวในภาคผนวก ๑ ทบเลขทะเบยนหนงสอสง

๑๔.๒ ถง ใหลงชอสวนราชการ หนวยงาน หรอบคคลทหนงสอนนมถง ๑๔.๓ ขอความ ใหลงสาระสาคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย ๑๔.๔ ชอสวนราชการทสงหนงสอออก ใหลงชอสวนราชการทสงหนงสอออก ๑๔.๕ ตราชอสวนราชการ ใหประทบตราชอสวนราชการตามขอ ๗๒

ดวยหมกแดง และใหผรบผดชอบลงลายมอชอยอกากบตรา ๑๔.๖ วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอนและตวเลขของ

ปพทธศกราชทออกหนงสอ ๑๔.๗ สวนราชการเจาของเรอง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอ

หนวยงานทออกหนงสอ

๑๔.๘ โทร หรอทตง ใหลงหมายเลขโทรศพทของสวนราชการเจาของเรอง และมายเลขภายในตสาขา (ถาม) ดวย ในกรณทไมมโทรศพท ใหลงทตงของสวนราชการเจาของเรองโดยใหลงตาบลทอยตามความจาเปน และแขวงไปรษณย (ถาม)

สวนท ๔ หนงสอสงการ

ขอ ๑๕ หนงสอสงการ ใหใชตามแบบทกาหนดไวในระเบยบน เวนแตจะมกฎหมายกาหนดแบบไวโดยเฉพาะ

หนงสอสงการม ๓ ชนด ไดแก คาสง ระเบยบ และขอบงคบ ขอ ๑๖ คาสง คอ บรรดาขอความทผ บงคบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบ

ดวยกฎหมายใชกระดาษตราครฑ และใหจดทาตามแบบท ๔ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน ๑๖.๑ คาสง ใหลงชอสวนราชการ หรอตาแหนงของผมอานาจทออกคาสง ๑๖.๒ ท ใหลงเลขททออกคาสง โดยเรมฉบบแรกจากเลข ๑ เรยงเปน

ลาดบไปจนสนปปฏทนทบเลขปพทธศกราชทออกคาสง ๑๖.๓ เรอง ใหลงชอเรองทออกคาสง ๑๖.๔ ขอความ ใหอางเหตทออกคาสง และอางถงอานาจทใหออกคาสง

(ถาม) ไวดวย แลวจงลงขอความทสง และวนใชบงคบ ๑๖.๕ สง ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของ

ปพทธศกราชทออกคาสง ๑๖.๖ ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกคาสง และพมพชอเตมของเจาของ

ลายมอชอไวใตลายมอชอ ๑๖.๗ ตาแหนง ใหลงตาแหนงของผออกคาสง

ขอ ๑๗ ระเบยบ คอ บรรดาขอความทผมอานาจหนาทไดวางไว โดยจะอาศยอานาจของกฎหมายหรอไมกได เพอถอเปนหลกปฏบตงานเปนการประจา ใชกระดาษตราครฑ และใหจดทาตามแบบท ๕ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๑๗.๑ ระเบยบ ใหลงชอสวนราชการทออกระเบยบ ๑๗.๒ วาดวย ใหลงชอของระเบยบ ๑๗.๓ ฉบบท ถาเปนระเบยบทกลาวถงเปนครงแรกในเรองนน ไมตอง

ลงวาเปนฉบบทเทาใด แตถาเปนระเบยบเรองเดยวกนทมการแกไขเพมเตมใหลงเปน ฉบบท ๒ และ ทถด ๆ ไปตามลาดบ

๑๗.๔ พ.ศ. ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทออกระเบยบ ๑๗.๕ ขอความ ใหอางเหตผลโดยยอ เพอแสดงถงความมงหมายทตอง

ออกระเบยบ และอางถงกฎหมายทใหอานาจออกระเบยบ (ถาม)

๑๗.๖ ขอ ใหเรยงขอความทจะใชเปนระเบยบเปนขอ ๆ โดยใหขอ ๑ เปนชอระเบยบ ขอ ๒ เปนวนใชบงคบกาหนดวาใหใชบงคบตงแตเมอใด และขอสดทาย เปนขอ ผรกษาการ ระเบยบใดถามมากขอหรอหลายเรอง จะแบงเปนหมวดกได โดยใหยายขอผรกษาการ ไปเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด ๑

๑๗.๗ ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกระเบยบ

๑๗.๘ ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกระเบยบ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ

๑๗.๙ ตาแหนง ใหลงตาแหนงของผออกระเบยบ

ขอ ๑๘ ขอบงคบ คอ บรรดาขอความทผมอานาจหนาทกาหนดใหใชโดยอาศยอานาจของกฎหมายท บญญตใหกระทาได ใชกระดาษตราครฑ และใหจดทาตามแบบท ๖ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๑๘.๑ ขอบงคบ ใหลงชอสวนราชการทออกขอบงคบ ๑๘.๒ วาดวย ใหลงชอของขอบงคบ ๑๘.๓ ฉบบท ถาเปนขอบงคบทกลาวถงเปนครงแรกในเรองนน ไมตอง

ลงวาเปนฉบบทเทาใด แตถาเปนขอบงคบเรองเดยวกนทมการแกไขเพมเตมใหลงเปนฉบบท ๒ และ ทถด ๆ ไปตามลาดบ

๑๘.๔ พ.ศ. ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทออกขอบงคบ ๑๘.๕ ขอความ ใหอางเหตผลโดยยอเพอแสดงถงความมงหมายทตอง

ออกขอบงคบ และอางถงกฎหมายทใหอานาจออกขอบงคบ ๑๘.๖ ขอ ใหเรยงขอความทจะใชบงคบเปนขอ ๆ โดยให ขอ ๑ เปน

ชอขอบงคบ ขอ ๒ เปนวนใชบงคบกาหนดวาใหใชบงคบตงแตเมอใด และขอสดทายเปนขอ ผรกษาการ ขอบงคบใดถามมากขอหรอหลายเรองจะแบงเปนหมวดกได โดยใหยายขอผรกษาการ ไปเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด ๑

๑๘.๗ ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราช ทออกขอบงคบ

๑๘.๘ ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกขอบงคบ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ

๑๘.๙ ตาแหนง ใหลงตาแหนงของผออกขอบงคบ

สวนท ๕ หนงสอประชาสมพนธ

ขอ ๑๙ หนงสอประชาสมพนธ ใหใชตามแบบทกาหนดไวในระเบยบน เวนแตจะมกฎหมายกาหนดแบบไวโดยเฉพาะ

หนงสอประชาสมพนธม ๓ ชนด ไดแก ประกาศ แถลงการณ และขาว

ขอ ๒๐ ประกาศ คอ บรรดาขอความททางราชการประกาศหรอชแจงใหทราบ

หรอแนะแนวทางปฏบต ใชกระดาษตราครฑ และใหจดทาตามแบบท ๗ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๒๐.๑ ประกาศ ใหลงชอสวนราชการทออกประกาศ ๒๐.๒ เรอง ใหลงชอเรองทประกาศ ๒๐.๓ ขอความ ใหอางเหตผลทตองออกประกาศและขอความทประกาศ ๒๐.๔ ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และ

ตวเลขของปพทธศกราชทออกประกาศ ๒๐.๕ ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกประกาศ และพมพชอเตมของเจาของ

ลายมอชอไวใตลายมอชอ ๒๐.๖ ตาแหนง ใหลงตาแหนงของผออกประกาศ

ในกรณทกฎหมายกาหนดใหทาเปนแจงความ ใหเปลยนคาวาประกาศ เปน แจงความ ขอ ๒๑ แถลงการณ คอ บรรดาขอความททางราชการแถลงเพอทาความเขาใจใน

กจการของทางราชการ หรอเหตการณหรอกรณใด ๆ ใหทราบชดเจนโดยทวกน ใชกระดาษตราครฑ และใหจดทาตามแบบท ๘ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๒๑.๑ แถลงการณ ใหลงชอสวนราชการทออกแถลงการณ ๒๑.๒ เรอง ใหลงชอเรองทออกแถลงการณ ๒๑.๓ ฉบบท ใชในกรณทจะตองออกแถลงการณหลายฉบบในเรองเดยว

ทตอเนองกน ใหลงฉบบทเรยงตามลาดบไวดวย ๒๑ .๔ ขอความ ใหอางเหตผลท ตองออกแถลงการณและขอความ

ทแถลงการณ ๒๑ .๕ สวนราชการทออกแถลงการณ ใหลงชอสวนราชการทออก

แถลงการณ ๒๑.๖ วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของ

ปพทธศกราชทออกแถลงการณ

ขอ ๒๒ ขาว คอ บรรดาขอความททางราชการเหนสมควรเผยแพรใหทราบ ใหจดทาตามแบบท ๙ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๒๒.๑ ขาว ใหลงชอสวนราชการทออกขาว ๒๒.๒ เรอง ใหลงชอเรองทออกขาว ๒๒ .๓ ฉบบท ใชในกรณทจะตองออกขาวหลายฉบบในเรองเดยว

ทตอเนองกน ใหลงฉบบทเรยงตามลาดบไวดวย ๒๒.๔ ขอความ ใหลงรายละเอยดเกยวกบเรองของขาว ๒๒.๕ สวนราชการทออกขาว ใหลงชอสวนราชการทออกขาว ๒๒.๖ วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของ

ปพทธศกราชทออกขาว

สวนท ๖

หนงสอทเจาหนาททาขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

ขอ ๒๓ หนงสอทเจาหนาททาขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ คอ หนงสอท

ทางราชการทาขนนอกจากทกลาวมาแลวขางตน หรอหนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ และสวนราชการรบไวเปนหลกฐานของทางราชการ ม ๔ ชนด คอหนงสอรบรอง รายงานการประชม บนทก และหนงสออน

ขอ ๒๔ หนงสอรบรอง คอ หนงสอทสวนราชการออกใหเพอรบรองแก บคคล

นตบคคล หรอหนวยงาน เพอวตถประสงคอยางหนงอยางใดใหปรากฏแกบคคลโดยทวไปไมจาเพาะเจาะจง ใชกระดาษตราครฑ และใหจดทาตามแบบท ๑๐ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๒๔.๑ เลขท ใหลงเลขทของหนงสอรบรองโดยเฉพาะ เรมตงแตเลข ๑ เรยงเปนลาดบไปจนถงสนปปฏทน ทบเลขปพทธศกราชทออกหนงสอรบรอง หรอลงเลขทของหนงสอทวไปตามแบบหนงสอภายนอกอยางหนงอยางใด

๒๔.๒ สวนราชการเจาของหนงสอ ใหลงชอของสวนราชการซงเปนเจาของหนงสอนน และจะลงสถานทตงของสวนราชการเจาของหนงสอดวยกได

๒๔.๓ ขอความ ใหลงขอความขนตนวา หนงสอฉบบนใหไวเพอรบรองวาแลวตอดวยชอบคคล นตบคคล หรอหนวยงานททางราชการรบรอง ในกรณเปนบคคลใหพมพชอเตมโดยมคานาหนานาม ชอ นามสกล ตาแหนงหนาท และสงกดหนวยงานทผนนทางานอยอยางชดแจงแลวจงลงขอความทรบรอง

๒๔.๔ ใหไว ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอรบรอง

๒๔.๕ ลงชอ ใหลงลายมอชอหวหนาสวนราชการผออกหนงสอ หรอผทไดรบมอบหมายและพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ

๒๔.๖ ตาแหนง ใหลงตาแหนงของผลงลายมอชอในหนงสอ ๒๔.๗ รปถายและลายมอชอผไดรบการรบรอง ในกรณทการรบรองเปน

เรองสาคญทออกใหแกบคคลใหตดรปถายของผทไดรบการรบรอง ขนาด ๔ X ๖ เซนตเมตร หนาตรง ไมสวมหมวกประทบตราชอสวนราชการทออกหนงสอบนขอบลางดานขวาของรปถายคาบตอลงบนแผนกระดาษ และใหผนนลงลายมอชอไวใตรปถายพรอมทงพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอดวย

ขอ ๒๕ รายงานการประชม คอ การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวม

ประชม และมตของทประชมไวเปนหลกฐาน ใหจดทาตามแบบท ๑๑ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๒๕.๑ รายงานการประชม ใหลงชอคณะทประชม หรอชอการประชมนน ๒๕.๒ ครงท ใหลงครงทประชม

๒๕.๓ เมอ ใหลงวน เดอน ปทประชม ๒๕.๔ ณ ใหลงสถานททประชม ๒๕.๕ ผมาประชม ใหลงชอและหรอตาแหนงของผไดรบแตงตงเปนคณะ

ทประชมซงมาประชม ในกรณทมผมาประชมแทนใหลงชอผมาประชมแทน และลงวามาประชมแทนผใดหรอตาแหนงใด

๒๕.๖ ผไมมาประชม ใหลงชอและหรอตาแหนงของผทไดรบแตงตงเปนคณะทประชม ซงมไดมาประชมพรอมทงเหตผล (ถาม)

๒๕ .๗ ผ เขารวมประชม ใหลงชอและหรอตาแหนงของผทมไดรบ การแตงตงเปนคณะทประชม ซงไดเขารวมประชม (ถาม)

๒๕.๘ เรมประชมเวลา ใหลงเวลาทเรมประชม ๒๕.๙ ขอความ ใหบนทกขอความทประชม โดยปกตใหเรมตนดวย

ประธานกลาวเปดประชม และเรองทประชม กบมต หรอขอสรปของทประชมในแตละเรองตามลาดบ ๒๕.๑๐ เลกประชมเวลา ใหลงเวลาทเลกประชม ๒๕.๑๑ ผจดรายงานการประชม ใหลงชอผจดรายงานการประชมครงนน

ขอ ๒๖ บนทก คอ ขอความซงผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา หรอผบงคบบญชาสงการแกผใตบงคบบญชา หรอขอความทเจาหนาท หรอหนวยงานระดบตากวาสวนราชการระดบกรมตดตอกนในการปฏบตราชการ โดยปกตใหใชกระดาษบนทกขอความ และใหมหวขอดงตอไปน

๒๖.๑ ชอหรอตาแหนงทบนทกถง โดยใชคาขนตนตามทกาหนดไวในภาคผนวก ๒

๒๖.๒ สาระสาคญของเรอง ใหลงใจความของเรองทบนทก ถามเอกสารประกอบ กใหระบไวดวย

๒๖.๓ ชอและตาแหนง ใหลงลายมอชอและตาแหนงของผบนทก และในกรณทไมใชกระดาษบนทกขอความ ใหลงวน เดอน ปทบนทกไวดวยการบนทกตอเนอง โดยปกตให ผบนทกระบคาขนตน ใจความบนทก และลงชอเชนเดยวกบทไดกลาวไวขางตน และใหลงวน เดอน ป กากบใตลายมอชอผบนทก หากไมมความเหนใดเพมเตมใหลงชอและวน เดอน ป กากบเทานน

ขอ ๒๗๖ หนงสออน คอ หนงสอหรอเอกสารอนใดทเกดขนเนองจากการปฏบตงาน

ของเจาหนาทเพอเปนหลกฐานในราชการ ซงรวมถงภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง แถบบนทกภาพ และสอกลางบนทกขอมลดวย หรอหนงสอของบคคลภายนอก ทยนตอเจาหนาท และเจาหนาทไดรบเขาทะเบยนรบหนงสอของทางราชการแลว มรปแบบตามทกระทรวง ทบวง กรม จะกาหนดขนใชตามความเหมาะสม เวนแตมแบบตามกฎหมายเฉพาะเรองใหทาตามแบบ เชน โฉนด แผนท แบบ แผนผง สญญา หลกฐาน การสบสวนและสอบสวน และคารอง เปนตน

๖ ขอ ๒๗ แกไขเพมเตมโดยระเบยบสานกนายกรบมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘

สอกลางบนทกขอมลตามวรรคหนง หมายความถง สอใด ๆ ทอาจใชบนทกขอมลไดดวยอปกรณทางอเลกทรอนกส เชน แผนบนทกขอมล เทปแมเหลก จานแมเหลก แผนซด – อานอยางเดยว หรอแผนดจทลอเนกประสงค เปนตน

สวนท ๗

บทเบดเตลด

ขอ ๒๘ หนงสอทตองปฏบตใหเรวกวาปกต เปนหนงสอทตองจดสงและดาเนนการ

ทางสารบรรณดวยความรวดเรวเปนพเศษ แบงเปน ๓ ประเภท คอ ๒๘.๑ ดวนทสด ใหเจาหนาทปฏบตในทนททไดรบหนงสอนน ๒๘.๒ ดวนมาก ใหเจาหนาทปฏบตโดยเรว ๒๘.๓ ดวน ใหเจาหนาทปฏบตเรวกวาปกต เทาทจะทาไดใหระบ

ชนความเรวดวยตวอกษรสแดงขนาดไมเลกกวาตวพมพโปง ๓๒ พอยท ใหเหนไดชดบนหนงสอและบนซอง ตามทกาหนดไวในแบบท ๑ แบบท ๒ แบบท ๓ และแบบท ๑๕ ทายระเบยบโดยใหระบ คาวา ดวนทสด ดวนมาก หรอดวน สาหรบหนงสอตามขอ ๒๘.๑ ขอ ๒๘.๒ และขอ ๒๘.๓ แลวแตกรณ ในกรณทตองการใหหนงสอสงถงผรบภายในเวลาทกาหนด ใหระบคาวา ดวนภายใน แลวลงวน เดอน ป และกาหนดเวลาทตองการใหหนงสอนนไปถงผรบ กบใหเจาหนาทสงถงผรบซงระบบน หนาซองภายในเวลาทกาหนด

ขอ ๒๙๗ การตดตอราชการนอกจากการจะดาเนนการโดยหนงสอทเปนเอกสาร

สามารถดาเนนการดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกสได ในกรณทตดตอราชการดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ใหผสงตรวจสอบผล

การสงทกครงและใหผรบแจงตอบรบ เพอยนยนวาหนงสอไดจดสงไปยงผรบเรยบรอยแลว และสวนราชการผสงไมตองจดสงหนงสอเปนเอกสาร เวนแตกรณเปนเรองสาคญจาเปนตองยนยนเปนเอกสาร ใหทาเอกสาร ยนยนตามไปทนท

การสงขอความทางเครองมอสอสาร เชน โทรเลข วทยโทรเลข โทรพมพ โทรศพท วทยสอสารวทยกระจายเสยง หรอวทยโทรทศน เปนตน ใหผรบปฏบตเชนเดยวกบไดรบหนงสอ ในกรณทจาเปนตองยนยนเปนหนงสอใหทาหนงสอยนยนตามไปทนท

การส งขอความทางเค รองมอส อสารซ ง ไมมหลกฐานปรากฏชดแจง เ ชน ทางโทรศพท วทยสอสาร วทยกระจายเสยง หรอวทยโทรทศน เปนตน ใหผสงและผรบบนทกขอความไวเปนหลกฐาน

ขอ ๓๐ หนงสอทจดทาขนโดยปกตใหมสาเนาคฉบบเกบไวทตนเรอง ๑ ฉบบ และใหมสาเนาเกบไวทหนวยงานสารบรรณกลาง ๑ ฉบบสาเนาคฉบบใหผลงชอลงลายมอชอ หรอลายมอชอยอ และใหผราง ผพมพ และผตรวจลงลายมอชอ หรอลายมอชอยอไวทขางทายขอบลางดานขวาของหนงสอ

๗ ขอ ๒๙ แกไขเพมเตมโดยระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘

ขอ ๓๑ หนงสอทเจาของหนงสอเหนวามสวนราชการอนทเกยวของควรไดรบทราบดวย

โดยปกตใหสงสาเนาไปใหทราบโดยทาเปนหนงสอประทบตราสาเนาหนงสอนใหมคารบรองวา สาเนาถกตอง โดยใหเจาหนาทตงแตระดบ ๒ หรอเทยบเทาขนไปซงเปนเจาของเรองลงลายมอชอรบรอง พรอมทงลงชอตวบรรจง และตาแหนงทขอบลางของหนงสอ

ขอ ๓๒ หนงสอเ วยน คอ หนงสอทมถ งผ รบเ ปนจานวนมาก ม ใจความ

อยางเดยวกน ใหเพมรหสตวพยญชนะ ว หนาเลขทะเบยนหนงสอสง ซงกาหนดเปนเลขทหนงสอเวยนโดยเฉพาะ เรมตงแตเลข ๑ เรยงเปนลาดบไปจนถงสนปปฏทน หรอใชเลขทของหนงสอทวไปตามแบบหนงสอภายนอกอยางหนงอยางใด

เมอผรบไดรบหนงสอเวยนแลวเหนวาเรองนนจะตองใหหนวยงาน หรอบคคล ในบงคบบญชาในระดบตาง ๆ ไดรบทราบดวย กใหมหนาทจดทาสาเนา หรอจดสงใหหนวยงาน หรอบคคลเหลานนโดยเรว

ขอ ๓๓ สรรพนามทใชในหนงสอ ใหใชตามฐานะแหงความสมพนธระหวางเจาของ

หนงสอและผรบหนงสอตามภาคผนวก ๒ ขอ ๓๔ หนงสอภาษาตางประเทศ ใหใชกระดาษตราครฑ หนงสอทเปนภาษาองกฤษ ใหทาตามแบบทกาหนดไวในภาคผนวก ๔ สาหรบหนงสอทเปนภาษาอน ๆ ซงมใชภาษาองกฤษ ใหเปนไปตามประเพณนยม

หมวด ๒

การรบและสงหนงสอ

สวนท ๑ การรบหนงสอ

ขอ ๓๕๘ หนงสอรบ คอ หนงสอทไดรบเขามาจากภายนอก ใหเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางปฏบตตามทกาหนดไวในสวนน

การรบหนงสอทม ชนความลบ ในชนลบหรอลบมาก ดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ใหผใชงานหรอผปฏบตงานทไดรบการแตงตงใหเขาถงเอกสารลบแตละระดบ เปนผรบผานระบบการรกษาความปลอดภย โดยใหเปนไปตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของ ทางราชการ

ขอ ๓๖ จดลาดบความสาคญและความเรงดวนของหนงสอเพอดาเนนการกอนหลง และใหผเปดซองตรวจเอกสาร หากไมถกตองใหตดตอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานท

๘ ขอ ๓๕ แกไขเพมเตมโดยระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘

ออกหนงสอเพอดาเนนการใหถกตอง หรอบนทกขอบกพรองไวเปนหลกฐาน แลวจงดาเนนการ เรองนนตอไป

ขอ ๓๗ ประทบตรารบหนงสอตามแบบท ๑๒ ทายระเบยบ ทมมบนดานขวา

ของหนงสอ โดยกรอกรายละเอยดดงน ๓๗.๑ เลขรบ ใหลงเลขทรบตามเลขทรบในทะเบยน ๓๗.๒ วนท ใหลงวน เดอน ปทรบหนงสอ ๓๗.๓ เวลา ใหลงเวลาทรบหนงสอ

ขอ ๓๘ ลงทะเบยนรบหนงสอในทะเบยนหนงสอรบตามแบบท ๑๓ ทายระเบยบ

โดยกรอกรายละเอยดดงน ๓๘ .๑ ทะเบยนหนงสอรบ วนท เ ดอน พ .ศ . ใ หลงวน เ ดอน ป

ทลงทะเบยน ๓๘.๒ เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขลาดบของทะเบยนหนงสอรบเรยงลาดบ

ตดตอกนไปตลอดปปฏทน เลขทะเบยนของหนงสอรบจะตองตรงกบเลขทในตรารบหนงสอ ๓๘.๓ ท ใหลงเลขทของหนงสอทรบเขามา ๓๘.๔ ลงวนท ใหลงวน เดอน ปของหนงสอทรบเขามา ๓๘.๕ จาก ใหลงตาแหนงเจาของหนงสอ หรอชอสวนราชการ หรอ

ชอบคคลในกรณทไมมตาแหนง ๓๘.๖ ถง ใหลงตาแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอสวนราชการ หรอ

ชอบคคล ในกรณทไมมตาแหนง ๓๘.๗ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทไมมชอเรอง ใหลง

สรปเรองยอ ๓๘.๘ การปฏบต ใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอฉบบนน ๓๘.๙ หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

ขอ ๓๙ จดแยกหนงสอทลงทะเบยนรบแลวสงใหสวนราชการทเกยวของดาเนนการ

โดยใหลงชอหนวยงานทรบหนงสอนนในชอง การปฏบต ถามชอบคคล หรอตาแหนงทเกยวของ กบการรบหนงสอใหลงชอหรอตาแหนงไวดวย

การสงหนงสอทลงทะเบยนรบแลวไปใหสวนราชการทเกยวของดาเนนการตามวรรคหนง จะสงโดยใชสมดสงหนงสอตามขอ ๔๘ หรอใหผรบหนงสอลงชอและวน เดอน ปทรบหนงสอไวเปนหลกฐานในทะเบยนรบหนงสอกได

การดาเนนการตามขนตอนน จะเสนอผานผบงคบบญชาผใดหรอไม ใหเปนไปตามทหวหนาสวนราชการกาหนด

ถาหนงสอรบนนจะตองดาเนนเรองในหนวยงานนนเองจนถงขนไดตอบหนงสอไปแลว ใหลงทะเบยนวาไดสงออกไปโดยหนงสอทเทาใด วน เดอน ปใด

ขอ ๔๐ การรบหนงสอภายในสวนราชการเดยวกน เมอผรบไดรบหนงสอจากหนวยงานสารบรรณกลางแลว ใหปฏบตตามวธการทกลาวขางตนโดยอนโลม

สวนท ๒ การสงหนงสอ

ขอ ๔๑๙ หนงสอสง คอ หนงสอทสงออกไปภายนอก ใหปฏบตตามทกาหนดไว ในสวนน

การสงหนงสอทม ชนความลบ ในชนลบหรอลบมาก ดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ใหผใชงานหรอผปฏบตงานทไดรบการแตงตงใหเขาถงเอกสารลบแตละระดบ เปน ผสงผานระบบการรกษาความปลอดภย โดยใหเปนไปตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของ ทางราชการ

ขอ ๔๒ ใหเจาของเรองตรวจความเรยบรอยของหนงสอ รวมทงสงทจะสงไปดวย

ใหครบถวน แลวสงเรองใหเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางเพอสงออก ขอ ๔๓ เมอเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางไดรบเรองแลว ใหปฏบตดงน

๔๓ .๑ ลงทะเบยนสงหนงสอในทะเบยนหนงสอสงตามแบบท ๑๔ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๔๓.๑.๑ ทะเบยนหนงสอสง วนท เดอน พ.ศ. ใหลงวน เดอน ป ทลงทะเบยน

๔๓.๑.๒ เลขทะเบยนสง ใหลงเลขลาดบของทะเบยนหนงสอสงเรยงลาดบตดตอกนไปตลอดปปฏทน

๔๓ .๑ .๓ ท ใ หลงรหสตวพยญชนะ และเลขประจ าของ สวนราชการเจาของเรองในหนงสอทจะสงออก ถาไมมทดงกลาว ชองนจะวาง

๔๓.๑.๔ ลงวนท ใหลงวน เดอน ปทจะสงหนงสอนนออก ๔๓.๑.๕ จาก ใหลงตาแหนงเจาของหนงสอ หรอชอสวนราชการ

หรอชอบคคลในกรณทไมมตาแหนง ๔๓.๑.๖ ถง ใหลงตาแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอสวน

ราชการ หรอชอบคคลในกรณทไมมตาแหนง ๔๓.๑.๗ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทไมมชอเรอง

ใหลงสรปเรองยอ ๔๓.๑.๘ การปฏบต ใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอฉบบนน ๔๓.๑.๙ หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

๙ ขอ ๔๑ แกไขเพมเตมโดยระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘

๔๓.๒ ลงเลขท และวน เดอน ปในหนงสอทจะสงออกทงในตนฉบบ และสาเนาคฉบบใหตรงกบเลขทะเบยนสง และวน เดอน ปในทะเบยนหนงสอสงตามขอ ๔๓.๑.๒ และ ขอ ๔๓.๑.๔

ขอ ๔๔ กอนบรรจซอง ให เจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางตรวจ

ความเรยบรอยของหนงสอตลอดจนสงทสงไปดวยอกครงหนง แลวปดผนก หนงสอทไมมความสาคญมากนก อาจสงไปโดยวธพบยดตดดวยแถบกาว กาว เยบ

ดวยลวดหรอวธอนแทนการบรรจซอง ขอ ๔๕ การจาหนาซอง ใหปฏบตตามแบบท ๑๕ ทายระเบยบสาหรบหนงสอทตอง

ปฏบตใหเรวกวาปกต ใหปฏบตตามขอ ๒๘ ในกรณไมใชสมดสงหนงสอ ใหมใบรบหนงสอตามขอ ๔๙ แนบตดซองไปดวย

ขอ ๔๖ การสงหนงสอโดยทางไปรษณย ใหถอปฏบตตามระเบยบ หรอวธการ

ทการสอสารแหงประเทศไทยกาหนด การสงหนงสอซงมใชเปนการสงโดยทางไปรษณย เมอสงหนงสอใหผรบแลว ผสง

ตองใหผรบลงชอรบในสมดสงหนงสอ หรอใบรบ แลวแตกรณ ถาเปนใบรบใหนาใบรบนนมาผนกตดไวทสาเนาคฉบบ

ขอ ๔๗ หนงสอทไดลงทะเบยนสง ในกรณทเปนการตอบหนงสอซงรบเขามา

ใหลงทะเบยนวาหนงสอนนไดตอบตามหนงสอรบทเทาใด วน เดอน ปใด ขอ ๔๘ สมดสงหนงสอ ใหจดทาตามแบบท ๑๖ ทายระเบยบ โดยกรอก

รายละเอยดดงน ๔๘.๑ เลขทะเบยน ใหลงเลขทะเบยนหนงสอสง ๔๘.๒ จาก ใหลงตาแหนง หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลทเปน

เจาของหนงสอ ๔๘.๓ ถง ใหลงตาแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอสวนราชการ หรอ

ชอบคคล ในกรณทไมมตาแหนง ๔๘.๔ หนวยรบ ใหลงชอสวนราชการทรบหนงสอ ๔๘.๕ ผรบ ใหผรบหนงสอลงชอทสามารถอานออกได ๔๘.๖ วนและเวลา ใหผรบหนงสอลงวน เดอน ป และเวลาทรบหนงสอ ๔๘.๗ หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม) ขอ ๔๙ ใบรบหนงสอ ใหจดทาตามแบบท ๑๗ ทายระเบยบ โดยกรอก

รายละเอยดดงน ๔๙.๑ ท ใหลงเลขทของหนงสอฉบบนน

๔๙.๒ ถง ใหลงตาแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคล ในกรณทไมมตาแหนง

๔๙.๓ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทไมมชอเรอง ใหลงสรปเรองยอ

๔๙.๔ รบวนท ใหผรบหนงสอลงวน เดอน ปทรบหนงสอ ๔๙.๕ เวลา ใหผรบหนงสอลงเวลาทรบหนงสอ ๔๙.๖ ผรบ ใหผรบหนงสอลงชอทสามารถอานออกได

สวนท ๓

บทเบดเตลด

ขอ ๕๐ เพอใหการรบและสงหนงสอดาเนนไปโดยสะดวกเรยบรอยและรวดเรว

สวนราชการจะกาหนดหนาทของผปฏบตตลอดจนแนวทางปฏบตนนไวดวยกได ทงน ใหมการสารวจทะเบยนหนงสอรบเปนประจาวาหนงสอตามทะเบยนรบนนไดมการปฏบตไปแลวเพยงใด และใหมการตดตามเรองดวย ในการนสวนราชการใดเหนสมควรจะจดใหมบตรตรวจคนสาหรบหนงสอรบและหนงสอสงเพอความสะดวกในการคนหากไดตามความเหมาะสม

ขอ ๕๑ บตรตรวจคน ใหจดทาตามแบบท ๑๘ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๕๑.๑ เรอง รหส ใหลงเรองและรหสตามหมวดหมของหนงสอ ๕๑.๒ เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขทะเบยนตามทปรากฏในทะเบยนหนงสอรบ ๕๑.๓ ท ใหลงเลขทของหนงสอ ๕๑.๔ ลงวนท ใหลงวน เดอน ป ของหนงสอ ๕๑.๕ รายการ ใหลงเรองยอของหนงสอเพอใหทราบวา หนงสอนน

มาจากทใด เรองอะไร ๕๑.๖ การปฏบต ใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอนนเพอใหทราบวา

สงไปทใด เมอใด

หมวด ๓ การเกบรกษา ยม และทาลายหนงสอ

สวนท ๑

การเกบรกษา

ขอ ๕๒ การเกบหนงสอแบงออกเปน การเกบระหวางปฏบต การเกบเมอปฏบต

เสรจแลว และการเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ

ขอ ๕๓ การเกบระหวางปฏบต คอ การเกบหนงสอทปฏบตยงไมเสรจใหอยในความรบผดชอบของเจาของเรองโดยใหกาหนดวธการเกบใหเหมาะสมตามขนตอนของการปฏบตงาน

ขอ ๕๔ การเกบเมอปฏบตเสรจแลว คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลว

และไมมอะไรทจะตองปฏบตตอไปอก ใหเจาหนาทของเจาของเรองปฏบตดงน ๕๔.๑ จดทาบญชหนงสอสงเกบตามแบบท ๑๙ ทายระเบยบ อยางนอย

ใหมตนฉบบและสาเนาคฉบบสาหรบเจาของเรองและหนวยเกบ เกบไวอยางละฉบบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๕๔.๑.๑ ลาดบท ใหลงเลขลาดบเรองของหนงสอทเกบ ๕๔.๑.๒ ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ ๕๔.๑.๓ ลงวนท ใหลงวน เดอน ปของหนงสอแตละฉบบ ๕๔.๑.๔ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทไมม

ชอเรอง ใหลงสรปเรองยอ ๕๔.๑.๕ อายการเกบหนงสอ ใหลงวน เดอน ปทจะเกบถง ในกรณ

ใหเกบไวตลอดไป ใหลงคาวา หามทาลาย ๕๔.๑.๖ หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

๕๔ .๒ สงหนงสอและเรองปฏบตทงปวงท เ กยวของกบหนงสอนน พรอมทงบญชหนงสอสงเกบไปใหหนวยเกบทสวนราชการนน ๆ กาหนด

ขอ ๕๕ เมอไดรบเรองจากเจาของเรองตามขอ ๕๔ แลว ใหเจาหนาทผรบผดชอบ

ในการเกบหนงสอปฏบตดงน ๕๕.๑ ประทบตรากาหนดเกบหนงสอตามขอ ๗๓ ไวทมมลางดานขวา

ของกระดาษแผนแรกของหนงสอฉบบนน และลงลายมอชอยอกากบตรา ๕๕.๑.๑ หนงสอทตองเกบไวตลอดไป ใหประทบตราคาวา

หามทาลาย ดวยหมกสแดง ๕๕.๑.๒ หนงสอทเกบโดยมกาหนดเวลา ใหประทบตราคาวา

เกบถง พ.ศ. ... ดวยหมกสนาเงน และลงเลขของปพทธศกราชทใหเกบถง ๕๕ .๒ ลงทะเบยนหน งสอ เ กบไ ว เ ปนหลกฐานตามแบบท ๒๐

ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน ๕๕.๒.๑ ลาดบท ใหลงเลขลาดบเรองของหนงสอทเกบ ๕๕.๒.๒ วนเกบ ใหลงวน เดอน ปทนาหนงสอนนเขาทะเบยนเกบ ๕๕.๒.๓ เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขทะเบยนรบของหนงสอแตละฉบบ ๕๕.๒.๔ ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ ๕๕.๒.๕ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทไมม

ชอเรอง ใหลงสรปเรองยอ ๕๕.๒.๖ รหสแฟม ใหลงหมายเลขลาดบหมของการจดแฟมเกบหนงสอ ๕๕.๒.๗ กาหนดเวลาเกบ ใหลงระยะเวลาการเกบตามทกาหนด

ในตรากาหนดเกบหนงสอตามขอ ๕๕.๑

๕๕.๒.๘ หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม) ขอ ๕๖ การเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจ

เรยบรอยแลว แตจาเปนจะตองใชในการตรวจสอบเปนประจา ไมสะดวกในการสงไปเกบยงหนวยเกบของสวนราชการตามขอ ๕๔ ใหเจาของเรองเกบเปนเอกเทศ โดยแตงตงเจาหนาทขนรบผดชอบกได เมอหมดความจาเปนทจะตองใชในการตรวจสอบแลว ใหจดสงหนงสอนนไปยงหนวยเกบของ สวนราชการโดยใหถอปฏบตตามขอ ๕๔ และขอ ๕๕ โดยอนโลม

ขอ ๕๗๑๐ อายการเกบหนงสอ โดยปกตใหเกบไวไมนอยกวา ๑๐ ป เวนแตหนงสอ

ดงตอไปน ๕๗.๑ หนงสอทตองสงวนเปนความลบ ใหปฏบตตามกฎหมาย ระเบยบ

วาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต หรอระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ ๕๗ .๒ หนงสอท เปนหลกฐานทางอรรถคด สานวนของศาลหรอ

ของพนกงานสอบสวนหรอหนงสออนใดทไดมกฎหมายหรอระเบยบแบบแผนกาหนดไวเปนพเศษแลว การเกบ ใหเปนไปตามกฎหมายและระเบยบแบบแผนวาดวยการนน

๕๗.๓ หนงสอทมคณคาทางประวตศาสตรทกสาขาวชา และมคณคาตอการศกษา คนควา วจย ใหเกบไวเปนหลกฐานสาคญทางประวตศาสตรของชาตตลอดไป หรอตามทสานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร กาหนด

๕๗.๔ หนงสอทไดปฏบตงานเสรจสนแลว และเปนคสาเนาทมตนเรองจะคนไดจากทอนใหเกบไวไมนอยกวา ๕ ป

๕๗.๕ หนงสอท เปนเรองธรรมดาสามญซงไมมความสาคญ และ เปนเรองทเกดขนเปนประจาเมอดาเนนการแลวเสรจใหเกบไวไมนอยกวา ๑ ป

๕๗.๖ หนงสอหรอเอกสารเกยวกบการรบเงน การจายเงน หรอการ กอหนผกพนทางการเงนทไมเปนหลกฐานแหงการกอ เปลยนแปลง โอน สงวน หรอระงบซงสทธในทางการเงน รวมถงหนงสอหรอเอกสารเกยวกบการรบเงน การจายเงน หรอการกอหนผกพน ทางการเงนทหมดความจาเปนในการใชเปนหลกฐานแหงการกอ เปลยนแปลง โอน สงวน หรอระงบซงสทธในทางการเงน เพราะไดมหนงสอหรอเอกสารอนทสามารถนามาใชอางองหรอทดแทนหนงสอหรอเอกสารดงกลาวแลว เมอสานกงานการตรวจเงนแผนดนตรวจสอบแลวไมมปญหา และไมม ความจาเปนตองใชประกอบการตรวจสอบหรอเพอการใด ๆ อก ใหเกบไวไมนอยกวา ๕ ป

หนงสอเกยวกบการเงน ซงเหนวาไมมความจาเปนตองเกบไวถง ๑๐ ป หรอ ๕ ป แลวแตกรณ ใหทาความตกลงกบกระทรวงการคลง

ขอ ๕๘๑๑ ทกปปฏทนใหสวนราชการจดสงหนงสอทมอายครบ ๒๐ ป นบจากวนท

ไดจดทาขน ท เกบไว ณ สวนราชการใด พรอมทงบญชสงมอบหนงสอครบ ๒๐ ป ใหสานก หอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ภายในวนท ๓๑ มกราคม ของปถดไป เวนแตหนงสอดงตอไปน ๑๐ ขอ ๕๗ แกไขเพมเตมโดยระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ ๑๑ ขอ ๕๘ แกไขเพมเตมโดยระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘

๕๘.๑ หนงสอทตองสงวนเปนความลบใหปฏบตตามกฎหมาย ระเบยบ วาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต หรอระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ

๕๘.๒ หนงสอทมกฎหมาย ขอบงคบ หรอระเบยบทออกใชเปนการทวไปกาหนดไวเปนอยางอน

๕๘.๓ หนงสอทสวนราชการมความจาเปนตองเกบไวทสวนราชการนน ใหจดทาบญชหนงสอครบ ๒๐ ปทขอเกบเอง สงมอบใหสานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร

ขอ ๕๙๑๒ บญชสงมอบหนงสอครบ ๒๐ ป และบญชหนงสอครบ ๒๐ ปทขอเกบ

เอง อยางนอยใหมตนฉบบและสาเนาคฉบบ เพอใหสวนราชการผมอบและสานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ผรบมอบยดถอไวเปนหลกฐานฝายละฉบบ

๕๙ .๑ บญชสงมอบหนงสอครบ ๒๐ ป ใหจดทาตามแบบท ๒๑ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๕๙.๑.๑ ชอบญชสงมอบหนงสอครบ ๒๐ ป ประจาป ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทจดทาบญช

๕๙.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงชอสวนราชการทจดทาบญช ๕๙.๑.๓ วนท ใหลงวน เดอน ปทจดทาบญช ๕๙.๑.๔ แผนท ใหลงเลขลาดบของแผนบญช ๕๙.๑.๕ ลาดบท ใหลงเลขลาดบเรองของหนงสอทสงมอบ ๕๙.๑.๖ รหสแฟม ใหลงหมายเลขลาดบหมของการจดแฟมเกบหนงสอ ๕๙.๑.๗ ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ ๕๙.๑ ๘ ลงวนท ใหลงวน เดอน ปของหนงสอแตละฉบบ ๕๙.๑ ๙ เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขทะเบยนรบของหนงสอแตละฉบบ ๕๙.๑.๑๐ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณท

ไมมชอเรอง ใหลงสรปเรองยอ ๕๙.๑.๑๑ หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม) ๕๙.๑.๑๒ ลงชอผมอบ ใหผมอบลงลายมอชอและวงเลบชอและ

นามสกลดวยตวบรรจงพรอมทงลงตาแหนงของผมอบ ๕๙.๑.๑๓ ลงชอผรบมอบ ใหผรบมอบลงลายมอชอและวงเลบ

ชอและนามสกลดวยตวบรรจงพรอมทงลงตาแหนงของผรบมอบ ๕๙.๒ บญชหนงสอครบ ๒๐ ป ทขอเกบเอง ใหจดทาตามแบบท ๒๒

ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน ๕๙.๒.๑ ชอบญชหนงสอครบ ๒๐ ปทขอเกบเองประจาป ใหลง

ตวเลขของปพทธศกราชทจดทาบญช ๕๙.๒.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงชอสวนราชการทจดทาบญช ๕๙.๒.๓ วนท ใหลงวน เดอน ปทจดทาบญช ๕๙.๒.๔ แผนท ใหลงเลขลาดบของแผนบญช

๑๒ ขอ ๕๙ แกไขเพมเตมโดยระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘

๕๙.๒.๕ ลาดบท ใหลงเลขลาดบเรองของหนงสอทขอเกบเอง ๕๙.๒.๖ รหสแฟม ใหลงหมายเลขลาดบหมของการจดแฟมเกบหนงสอ ๕๙.๒.๗ ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ ๕๙.๒ ๘ ลงวนท ใหลงวน เดอน ปของหนงสอแตละฉบบ ๕๙.๒.๙ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทไมม

ชอเรอง ใหลงสรปเรองยอ ๕๙.๒.๑๐ หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

ขอ ๖๐ หนงสอทยงไมถงกาหนดทาลาย ซงสวนราชการเหนวาเปนหนงสอทม

ความสาคญ และประสงคจะฝากใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เกบไว ใหปฏบตดงน ๖๐.๑ จดทาบญชฝากหนงสอตามแบบท ๒๓ ทายระเบยบ อยางนอยใหม

ตนฉบบและสาเนาคฉบบ โดยกรอกรายละเอยดดงน ๖๐ .๑ .๑ ชอบญชฝากหนงสอ ประจาป ใหลงตวเลขของ

ปพทธศกราชทจดทาบญช ๖๐.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงชอสวนราชการทจดทาบญช ๖๐.๑.๓ วนท ใหลงวน เดอน ปทจดทาบญช ๖๐.๑.๔ แผนท ใหลงเลขลาดบของแผนบญช ๖๐.๑.๕ ลาดบท ใหลงเลขลาดบเรองของหนงสอ ๖๐.๑.๖ รหสแฟม ใหลงหมายเลขลาดบหมของการจดแฟมเกบหนงสอ ๖๐.๑.๗ ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ ๖๐.๑.๘ ลงวนท ใหลงวน เดอน ปของหนงสอแตละฉบบ ๖๐.๑.๙ เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขทะเบยนรบของหนงสอแตละฉบบ ๖๐.๑.๑๐ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณท

ไมมชอเรอง ใหลงสรปเรองยอ ๖๐.๑.๑๑ หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม) ๖๐.๑.๑๒ ลงชอผฝาก ใหผฝากลงลายมอชอและวงเลบชอและ

นามสกลดวยตวบรรจงพรอมทงลงตาแหนงของผฝาก ๖๐.๑.๑๓ ลงชอผรบฝาก ใหผรบฝากลงลายมอชอและวงเลบ

ชอและนามสกลดวยตวบรรจงพรอมทงลงตาแหนงของผรบฝาก ๖๐.๒ สงตนฉบบและสาเนาคฉบบบญชฝากหนงสอพรอมกบหนงสอทจะ

ฝากใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ๖๐.๓ เมอกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ตรวจหนงสอและ

รบฝากหนงสอแลวใหลงนามในบญชฝากหนงสอ แลวคนตนฉบบใหสวนราชการผฝากเกบไวเปนหลกฐาน

หนงสอทฝากเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ใหถอวา เปนหนงสอของสวนราชการผฝาก หากสวนราชการผฝากตองการใชหนงสอหรอขอคน ใหทาไดโดยจดทาหลกฐานตอกนไวใหชดแจง

เมอถงกาหนดการทาลายแลว ใหสวนราชการผฝากดาเนนการตามขอ ๖๖

ขอ ๖๑ การรกษาหนงสอ ใหเจาหนาทระมดระวงรกษาหนงสอใหอยในสภาพ

ใชราชการไดทกโอกาส หากชารดเสยหายตองรบซอมใหใชราชการไดเหมอนเดม หากสญหายตองหาสาเนามาแทน ถาชารดเสยหายจนไมสามารถซอมแซมใหคงสภาพเดมได ใหรายงานผบงคบบญชาทราบและใหหมายเหตไวในทะเบยนเกบดวย

ถาหนงสอทสญหายเปนเอกสารสทธตามกฎหมายหรอหนงสอสาคญทเปนการแสดงเอกสารสทธ กใหดาเนนการแจงความตอพนกงานสอบสวน

สวนท ๒ การยม

ขอ ๖๒ การยมหนงสอทสงเกบแลว ใหปฏบตดงน ๖๒.๑ ผยมจะตองแจงใหทราบวาเรองทยมนนจะนาไปใชในราชการใด ๖๒.๒ ผยมจะตองมอบหลกฐานการยมใหเจาหนาทเกบ แลวลงชอ

รบเรองทยมไวในบตรยมหนงสอและใหเจาหนาทเกบรวบรวมหลกฐานการยม เรยงลาดบวน เดอน ปไวเพอตดตามทวงถาม สวนบตรยมหนงสอนนใหเกบไวแทนทหนงสอทถกยมไป

๖๒.๓ การยมหนงสอระหวางสวนราชการ ผยมและผอนญาตใหยมตองเปนหวหนาสวนราชการระดบกองขนไป หรอผทไดรบมอบหมาย

๖๒.๔ การยมหนงสอภายในสวนราชการเดยวกน ผยมและผอนญาตใหยมตองเปนหวหนาสวนราชการระดบแผนกขนไป หรอผทไดรบมอบหมาย

ขอ ๖๓ บตรยมหนงสอ ใหจดทาตามแบบท ๒๔ ทายระเบยบ โดยกรอก

รายละเอยดดงน ๖๓.๑ รายการ ใหลงชอเรองหนงสอทขอยมไปพรอมดวยรหสของหนงสอนน ๖๓.๒ ผยม ใหลงชอบคคล ตาแหนง หรอสวนราชการทยมหนงสอนน ๖๓ .๓ ผรบ ใหผรบหนงสอนนลงลายมอชอ และวงเลบชอกากบ

พรอมดวยตาแหนงในบรรทดถดไป ๖๓.๔ วนยม ใหลงวน เดอน ปทยมหนงสอนน ๖๓.๕ กาหนดสงคน ใหลงวน เดอน ปทจะสงหนงสอนนคน ๖๓.๖ ผสงคน ใหผสงคนลงลายมอชอ ๖๓.๗ วนสงคน ใหลงวน เดอน ปทสงหนงสอคน

ขอ ๖๔ การยมหนงสอทปฏบ ต ยงไม เส รจหรอหนงสอท เ กบไว เ พอใชใน

การตรวจสอบ ใหถอปฏบตตามขอ ๖๒ โดยอนโลม ขอ ๖๕ การใหบคคลภายนอกยมหนงสอจะกระทามได เวนแตจะใหดหรอคดลอก

หนงสอ ทงน จะตองไดรบอนญาตจากหวหนาสวนราชการระดบกองขนไป หรอผทไดรบมอบหมายกอน

สวนท ๓

การทาลาย

ขอ ๖๖ ภายใน ๖๐ วนหลงจากวนสนปปฏทน ใหเจาหนาทผรบผดชอบในการเกบ

หนงสอสารวจหนงสอทครบกาหนดอายการเกบในปนน ไมวาจะเปนหนงสอทเกบไวเองหรอทฝากเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร แลวจดทาบญชหนงสอขอทาลายเสนอหวหนา สวนราชการระดบกรมเพอพจารณาแตงตงคณะกรรมการทาลายหนงสอ

บญชหนงสอขอทาลาย ใหจดทาตามแบบท ๒๕ ทายระเบยบ อยางนอยใหมตนฉบบและสาเนาคฉบบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๖๖.๑ ชอบญชหนงสอขอทาลาย ประจาป ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทจดทาบญช

๖๖.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงชอสวนราชการทจดทาบญช ๖๖.๓ วนท ใหลงวน เดอน ปทจดทาบญช ๖๖.๔ แผนท ใหลงเลขลาดบของแผนบญช ๖๖.๕ ลาดบท ใหลงเลขลาดบเรองของหนงสอ ๖๖.๖ รหสแฟม ใหลงหมายเลขลาดบหมของการจดแฟมเกบหนงสอ ๖๖.๗ ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ ๖๖.๘ ลงวนท ใหลงวน เดอน ปของหนงสอแตละฉบบ ๖๖.๙ เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขทะเบยนรบของหนงสอแตละฉบบ ๖๖.๑๐ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทไมมชอเรอง

ใหลงสรปเรองยอ ๖๖.๑๑ การพจารณา ใหคณะกรรมการทาลายหนงสอเปนผกรอก ๖๖.๑๒ หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

ขอ ๖๗ ใหหวหนาสวนราชการระดบกรมแตงตงคณะกรรมการทาลายหนงสอ

ประกอบดวย ประธานกรรมการและกรรมการอกอยางนอยสองคน โดยปกตใหแตงตงจากขาราชการตงแตระดบ ๓ หรอเทยบเทาขนไป

ถาประธานกรรมการไมสามารถปฏบตหนาทไดใหกรรมการทมาประชมเลอกกรรมการคนหนงทาหนาทประธาน

มตของคณะกรรมการใหถอเสยงขางมาก ถากรรมการผใดไมเหนดวยใหทาบนทกความเหนแยงไว

ขอ ๖๘ คณะกรรมการทาลายหนงสอ มหนาทดงน

๖๘.๑ พจารณาหนงสอทจะขอทาลายตามบญชหนงสอขอทาลาย ๖๘.๒ ในกรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอฉบบใดไมควรทาลาย

และควรจะขยายเวลาการเกบไว ใหลงความเหนวาจะขยายเวลาการเกบไวถงเมอใด ในชอง

การพจารณาตามขอ ๖๖.๑๑ ของบญชหนงสอขอทาลาย แลวใหแกไขอายการเกบหนงสอในตรากาหนดเกบหนงสอโดยใหประธานกรรมการทาลายหนงสอลงลายมอชอกากบการแกไข

๖๘.๓ ในกรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอเรองใดควรใหทาลาย ใหกรอกเครองหมายกากบาท (X) ลงในชอง การพจารณา ตามขอ ๖๖.๑๑ ของบญชหนงสอ ขอทาลาย

๖๘.๔ เสนอรายงานผลการพจารณาพรอมทงบนทกความเหนแยง ของคณะกรรมการ (ถาม) ตอหวหนาสวนราชการระดบกรมเพอพจารณาสงการตามขอ ๖๙

๖๘.๕ ควบคมการทาลายหนงสอซงผมอานาจอนมตใหทาลายไดแลว โดยการเผาหรอวธอนใดทจะไมใหหนงสอนนอานเปนเรองได และเมอทาลายเรยบรอยแลวใหทาบนทกลงนามรวมกนเสนอผมอานาจอนมตทราบ

ขอ ๖๙ เมอหวหนาสวนราชการระดบกรมไดรบรายงานตามขอ ๖๘.๔ แลว

ใหพจารณาสงการดงน ๖๙.๑ ถาเหนวาหนงสอเรองใดยงไมควรทาลาย ใหสงการใหเกบหนงสอ

นนไวจนถงเวลาการทาลายงวดตอไป ๖๙.๒ ถาเหนวาหนงสอเรองใดควรทาลาย ใหสงบญชหนงสอขอทาลายให

กองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร พจารณากอน เวนแตหนงสอประเภททสวนราชการนนไดขอทาความตกลงกบกรมศลปากรแลว ไมตองสงไปใหพจารณา

ขอ ๗๐ ใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร พจารณารายการในบญช

หนงสอขอทาลายแลวแจงใหสวนราชการทสงบญชหนงสอทาลายทราบดงน ๗๐.๑ ถากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนชอบดวย ใหแจงให

สวนราชการนนดาเนนการทาลายหนงสอตอไปได หากกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ไมแจงใหทราบอยางใดภายในกาหนดเวลา ๖๐ วน นบแตวนทสวนราชการนนไดสงเรองใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ใหถอวากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ไดใหความเหนชอบแลว และใหสวนราชการทาลายหนงสอได

๗๐.๒ ถากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนวาหนงสอฉบบใดควรจะขยายเวลาการเกบไวอยางใดหรอใหเกบไวตลอดไป ใหแจงใหสวนราชการนนทราบ และใหสวนราชการนน ๆ ทาการแกไขตามทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร แจงมา หากหนงสอใด กองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนควรใหสงไปเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร กใหสวนราชการนน ๆ ปฏบตตาม

เพอประโยชนในการน กองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร จะสงเจาหนาทมารวมตรวจสอบหนงสอของสวนราชการนนกได

หมวด ๔ มาตรฐานตรา แบบพมพ และซอง

ขอ ๗๑ ตราครฑสาหรบแบบพมพ ใหใชตามแบบท ๒๖ ทายระเบยบ ม ๒ ขนาด คอ ๗๑.๑ ขนาดตวครฑสง ๓ เซนตเมตร ๗๑.๒ ขนาดตวครฑสง ๑.๕ เซนตเมตร

ขอ ๗๒ ตราชอสวนราชการใหใชตามแบบท ๒๗ ทายระเบยบ มลกษณะเปน

รปวงกลมสองวงซอนกนเสนผาศนยกลางวงนอก ๔.๕ เซนตเมตร วงใน ๓.๕ เซนตเมตร ลอมครฑ ตามขอ ๗๑.๑ ระหวางวงนอกและวงในมอกษรไทยชอกระทรวง ทบวง กรม หรอสวนราชการ ทเรยกชออยางอนทมฐานะเปนกรมหรอจงหวดอยขอบลางของตรา

สวนราชการใดทมการตดตอกบตางประเทศ จะใหมชอภาษาตางประเทศเพมขนดวยกได โดยใหอกษรไทยอยขอบบนและอกษรโรมนอยขอบลางของตรา

ขอ ๗๓ ตรากาหนดเกบหนงสอ คอ ตราทใชประทบบนหนงสอเกบ เพอใหทราบ

กาหนดระยะเวลาการเกบหนงสอนนมคาวา เกบถง พ.ศ. ... หรอคาวา หามทาลาย ขนาดไมเลกกวาตวพมพ ๒๔ พอยท

ขอ ๗๔ มาตรฐานกระดาษและซอง

๗๔.๑ มาตรฐานกระดาษโดยปกตใหใชกระดาษปอนดขาว นาหนก ๖๐ กรมตอตารางเมตร ม ๓ ขนาด คอ

๗๔.๑.๑ ขนาดเอ ๔ หมายความวา ขนาด ๒๑๐ มลลเมตร X ๒๙๗ มลลเมตร

๗๔.๑.๒ ขนาดเอ ๕ หมายความวา ขนาด ๑๔๘ มลลเมตร X ๒๑๐ มลลเมตร

๗๔.๑.๓ ขนาดเอ ๘ หมายความวา ขนาด ๕๒ มลลเมตร X ๗๔ มลลเมตร

๗๔.๒ มาตรฐานซอง โดยปกตใหใชกระดาษสขาวหรอสนาตาล นาหนก ๘๐ กรมตอตารางเมตร เวนแตซองขนาดซ ๔ ใหใชกระดาษนาหนก ๑๒๐ กรมตอตารางเมตร ม ๔ ขนาด คอ

๗๔.๒.๑ ขนาดซ ๔ หมายความวา ขนาด ๒๒๙ มลลเมตร X ๓๒๔ มลลเมตร

๗๔.๒.๒ ขนาดซ ๕ หมายความวา ขนาด ๑๖๒ มลลเมตร X ๒๒๙ มลลเมตร

๗๔.๒.๓ ขนาดซ ๖ หมายความวา ขนาด ๑๑๔ มลลเมตร X ๑๖๒ มลลเมตร

๗๔.๒.๔ ขนาดดแอล หมายความวา ขนาด ๑๑๐ มลลเมตร X ๒๒๐ มลลเมตร

ขอ ๗๕ กระดาษตราครฑ ใหใชกระดาษขนาดเอ ๔ พมพครฑตามขอ ๗๑.๑

ดวยหมกสดา หรอทาเปนครฑดน ทกงกลางสวนบนของกระดาษ ตามแบบท ๒๘ ทายระเบยบ

ขอ ๗๖ กระดาษบนทกขอความ ใหใชกระดาษขนาดเอ ๔ หรอขนาดเอ ๕

พมพครฑ ตามขอ ๗๑.๒ ดวยหมกสดาทมมบนดานซาย ตามแบบท ๒๙ ทายระเบยบ ขอ ๗๗ ซองหนงสอ ใหพมพครฑ ตามขอ ๗๑.๒ ดวยหมกสดาทมมบนดานซายของซอง

๗๗.๑ ขนาดซ ๔ ใหสาหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑ โดยไมตองพบ มชนดธรรมดาและขยายขาง

๗๗.๒ ขนาดซ ๕ ใชสาหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑพบ ๒ ๗๗.๓ ขนาดซ ๖ ใชสาหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑพบ ๔ ๗๗.๔ ขนาดดแอล ใชสาหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑพบ ๓

สวนราชการใดมความจาเปนตองใชซองสาหรบสงทางไปรษณยอากาศโดยเฉพาะ อาจใชซองพเศษสาหรบสงทางไปรษณยอากาศและพมพตราครฑตามทกลาวขางตนไดโดยอนโลม

ขอ ๗๘ ตรารบหนงสอ คอ ตราทใชประทบบนหนงสอ เพอลงเลขทะเบยน

รบหนงสอ ตามแบบท ๑๒ ทายระเบยบ มลกษณะเปนรปสเหลยมผนผา ขนาด ๒.๕ เซนตเมตร X ๕ เซนตเมตรมชอสวนราชการอยตอนบน

ขอ ๗๙ ทะเบยนหนงสอรบ ใชสาหรบลงรายการหนงสอทไดรบเขาเปนประจาวน

โดยเรยงลาดบลงมาตามเวลาทไดรบหนงสอ มขนาดเอ ๔ พมพสองหนา มสองชนด คอ ชนดเปนเลมและชนดเปนแผนตามแบบท ๑๓ ทายระเบยบ

ขอ ๘๐ ทะเบยนหนงสอสง ใชสาหรบลงรายการหนงสอทไดสงออกเปนประจาวน

โดยเรยงลาดบลงมาตามเวลาทไดสงหนงสอ มขนาดเอ ๔ พมพสองหนา มสองชนด คอ ชนดเปนเลมและชนดเปนแผนตามแบบท ๑๔ ทายระเบยบ

ขอ ๘๑ สมดสงหนงสอและใบรบหนงสอ ใชสาหรบลงรายการละเอยดเกยวกบ

การสงหนงสอโดยใหผนาสงถอกากบไปกบหนงสอเพอใหผรบเซนรบแลวรบกลบคนมา ๘๑.๑ สมดสงหนงสอ เปนสมดสาหรบใชลงรายการสงหนงสอ มขนาดเอ ๕

พมพสองหนา ตามแบบท ๑๖ ทายระเบยบ ๘๑.๒ ใบรบหนงสอ ใชสาหรบกากบไปกบหนงสอทนาสงโดยใหผรบ

เซนชอรบ แลวรบกลบคนมา มขนาดเอ ๘ พมพหนาเดยว ตามแบบท ๑๗ ทายระเบยบ ขอ ๘๒ บตรตรวจคน เปนบตรกากบหนงสอแตละรายการเพอใหทราบวาหนงสอ

นน ๆ ไดมการดาเนนการตามลาดบขนตอนอยางใด จนกระทงเสรจสน บตรนเกบเรยงลาดบกนเปนชดในทเกบ โดยมกระดาษตดเปนบตรดรรชน ซงแบงออกเปนตอน ๆ เพอสะดวกแกการตรวจคน มขนาดเอ ๕ พมพสองหนา ตามแบบท ๑๘ ทายระเบยบ

ขอ ๘๓ บญชหนงสอสงเกบ ใชสาหรบลงรายการหนงสอทจะสงเกบ มขนาดเอ ๔ พมพหนาเดยวตามแบบท ๑๙ ทายระเบยบ

ขอ ๘๔ ทะเบยนหนงสอเกบ เปนทะเบยนทใชลงรายการหนงสอเกบ มขนาดเอ ๔

พมพสองหนา มสองชนด คอ ชนดเปนเลม และชนดเปนแผน ตามแบบท ๒๐ ทายระเบยบ ขอ ๘๕ บญชสงมอบหนงสอครบ ๒๕ ป เปนบญชทใชลงรายการหนงสอทมอาย

ครบ ๒๕ ป สงมอบเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร มลกษณะเปนแผนขนาดเอ ๔ พมพสองหนา ตามแบบท ๒๑ ทายระเบยบ

ขอ ๘๖ บญชหนงสอครบ ๒๕ ป ทขอเกบเอง เปนบญชทใชลงรายการหนงสอทม

อายครบ ๒๕ ป ซงสวนราชการนนมความประสงคจะเกบไวเอง มลกษณะเปนแผนขนาดเอ ๔ พมพสองหนา ตามแบบท ๒๒ ทายระเบยบ

ขอ ๘๗ บญชฝากหนงสอ เปนบญชทใชลงรายการหนงสอทสวนราชการนาฝากไว

กบกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร มลกษณะเปนแผนขนาดเอ ๔ พมพสองหนา ตามแบบท ๒๓ ทายระเบยบ

ขอ ๘๘ บตรยมหนงสอ ใชสาหรบเปนหลกฐานแทนหนงสอทใหยมไป มขนาด เอ ๔

พมพหนาเดยว ตามแบบท ๒๔ ทายระเบยบ ขอ ๘๙ บญชหนงสอขอทาลาย เปนบญชทใชลงรายการหนงสอทครบกาหนดเวลา

การเกบ มลกษณะเปนแผนขนาดเอ ๔ พมพสองหนา ตามแบบท ๒๕ ทายระเบยบ

บทเฉพาะกาล

ขอ ๙๐ แบบพมพ และซอง ซงมอยกอนวนทระเบยบนใชบงคบ ใหใชไดตอไป

จนกวาจะหมด

ประกาศ ณ วนท ๑๑ เมษายน พ.ศ. ๒๕๒๖ พลเอก เปรม ตณสลานนท

นายกรฐมนตร

ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘๑๓

ตวงพร/ผจดทา ๑ เมษายน ๒๕๕๔

๑๓ ราชกจจานเบกษา เลม ๑๒๒/ตอนพเศษท ๙๙ ง/หนา ๓๒/๒๓ กนยายน ๒๕๔๘