คมอการปฏบตงาน

“เทคนคการปฏบตงานประชม” ศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา

มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

คณะทางานจดการความร

ฝายบรหารงานทวไป ศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา

  ก

คานา

การจดการความรเปนการปฏบตงานทองคกรตางๆ นามาใชประโยชนเพอนาไปสการปฏบตและจดการเรยนรภายในองคกร อนนาไปสการจดการสารสนเทศทมประสทธภาพ ซงถอเปนสงจาเปนสาหรบการดาเนนงานทมประสทธผล ศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษาไดนากระบวนการจดการความรมาใชเปนเครองมอในการพฒนาการปฏบตงาน ตามนโยบายของมหาวทยาลยทสงเสรมใหทกหนวยงานนาการจดการความรมาใชเปนเครองมอพฒนางาน โดยคณะทางานจดการความรศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา ฝายบรหารงานทวไปไดเลงเหนประโยชนในการถายทอดความรหวขอ “เทคนคการปฏบตงานประชม” ซงไดรวบรวมความรทเกดจากการปฏบตงานของบคลากรสายปฏบตการวชาชพในตาแหนงพนกงานธรการ ตาแหนงเจาหนาทบรหารงานทวไป ทปฏบตหนาทงานการจดประชม จดระเบยบความรในรปแบบเอกสาร ซงเกดจากการแลกเปลยนความรระหวางกน คมอปฏบตงานนไดเรยบเรยงเนอหาใหเขาใจงาย สะดวกตอการปฏบตและนาไปใชใหงานทปฏบตเกดผลสมฤทธมากยงขน

คณะทางานจดการความร ฝายบรหารงานทวไป หวงวาคมอการปฏบตงานเลมน จะอานวยประโยชน และเปนแนวทางในการนาไปปฏบตใหกบหนวยงานและบคคลทสนใจ และเปนการเผยแพรองคความรอกชองทางหนง

คณะทางานจดการความร ฝายบรหารงานทวไป ศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา กนยายน 2554

  ข

สารบญ หนา คานา ก สารบญ ข-ค สวนท 1 บทนา 1. ความหมายของการประชม 1 2. ความสาคญของการประชม 1 3. การจดประชมควรจดเมอใด 1 4. วตถประสงคของการประชม 1 5. การประชมทมประสทธภาพ 2 6. ประโยชนของการประชม 2 7. พฤตกรรมของผเขาประชม 2 8. ประเภทของการประชม 2 8.1 จาแนกตามลกษณะของทประชม 2 8.2 จาแนกตามวตถประสงค 3 9. วงจรการประชม 3 10. ลกษณะของการประชมทด 3 11. ผเกยวของกบการประชม 4 12. ปจจยสาคญททาใหการจดการประชมบรรลตามวตถประสงค 4 13. บทบาทของเลขานการ 4 14. บทบาทของสมาชกผเขารวมประชม 5 15. การประเมนผลการประชม 5 สวนท 2 ขนปฏบตการประชม 1. ขนปฏบตกอนการประชมหรอขนเตรยมการ 6 1.1 ขนตอนการจดทาหนงสอเชญประชม 6 1.2 การเตรยมการประชม 7 1.3 การกาหนดวาระการประชม 7 1.4 ประโยชนของวาระการประชม 8 1.5 ขอควรระวงในการจดวาระการประชม 8

  ค

สารบญ หนา 2. ขนปฏบตขณะประชมหรอขนปฎบตการ 8 3. ขนปฏบตหลงการประชมหรอการจดทารายงานการประชม 9 3.1 การจดทารายงานการประชม 9-11 3.2 ผจดรายงานการประชม 11 3.3 หลกในการเขยนรายงานการประชม 11 3.4 กลวธในการจดบนทกการประชม 11 3.5 เทคนคการจดบนทกการประชม 12 - ความสาคญของรายงานการประชม 12 - รายงานการประชมทดมลกษณะดงน 13 - การบรองรายงานการประชม 13 - การจดสรปสาระสาคญ 14 - การรบรองรายงานงานการประชม 14 สวนท 3 ผงการจดประชม 3.1 ผงการจดประชม กอนการประชม วนประชม และหลงวนประชม 15 3.2 ผงแสดงการปฏบตงานดานการประชมคณะกรรมการประจาศนย 16 ภาคผนวก 1. แบบหลกฐานการใชจายเงน 18 2. ใบรองรองแทนใบเสรจรบเงน 19 3. แบบฟอรมพรอมตวอยางแบบสงหนงสอเชญประชมและเลอนประชม 3.1 หนงสอภายนอก 20 3.2 หนงสอภายใน 21 3.3 หนงสอเลอนการประชม 22 4. แบบระเบยบวาระการประชม 23 5. แบบฟอรมรายงานการประชม 24 6. การจดเตรยมในรปแบบอเลกทรอนกส 25-28 7. รายนามคณะทางานจดการความรฝายบรหารงานทวไป 29 ศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา  

  1

สวนท 1

บทนา

1. ความหมายของการประชม การประชม หมายถง การทบคคลตงแต 2 คน ขนไปมาพบกนอยางเปนทางการ เพอชแจงทาความเขาใจหรอแสดงความคดเหน หรอหาขอยต ทงนเปนไปตามวตถประสงคทกาหนดไว 2. ความสาคญของการประชม

2.1 เปนกลไกทแสดงถงการมสวนรวมในการตดสนใจหรอแสดงความคดเหน 2.2 เปนกลไกททาใหไดขอมลทหลากหลายและไดขอยตทจะนาไปสการปฏบตได 2.3 เปนกลไกทนาไปสการยอมรบจากผทมสวนเกยวของ

3. เมอใดควรมการประชม 3.1 เมอมปญหาเรงดวนไมสามารถตดสนใจดวยตนเองเพยงคนเดยว 3.2 เมอตองการใหเกดความรวมมอ รวมใจ รวมกนปฏบตระหวางบคคล 3.3 เมอตองการชแจงกฎระเบยบขอบงคบตางๆ ใหแกสมาชกทราบ เชน พนกงานใหม หรอการเปลยนกฎ 3.4 เมอตองการประเมนผลภารกจ 3.5 เมอเกดความขดแยงหรอเขาใจผด 3.6 เมอตองการขอตกลงรวมกน วางแผนหรอแนวปฏบตรวมกน 3.7 เมอตองการพฒนาบคลากร

4. วตถประสงคของการประชม มประเดนหลกดงน 4.1 เพอหาขอเทจจรง 4.2 เพอหาขอเสนอแนะ 4.3 เพอหาวธแกปญหาหรอขอยต 4.4 เพอประเมนผลการปฏบตงาน 4.5 เพอการพจารณาตดสนใจ 4.6 เพอกาหนดนโยบาย หลกเกณฑ แนวปฏบต หรอขอตกลงตางๆ 4.7 เพอเสรมสรางมตรสมพนธและความเขาใจอนดตอกน

  2

5. การประชมทมประสทธภาพ 5.1 การประชมทมเปาหมายแนนอนและบรรลวตถประสงคของการประชม 5.2 ระยะเวลาทประชมเหมาะสม ไมใชเวลานานเกนไป และควบคมเวลาไดตรงตามทกาหนด 5.3 มตของทประชมตองสามารถนาไปปฏบตใหเกดผล 5.4 ผเขาประชมสวนใหญมความพงพอใจและมสวนรวมในการประชม มวาระการประชม ชดเจน ใชเวลาและงบประมาณอยางประหยด และเหมาะสมกบการประชม

6. ประโยชนของการประชม 6.1 ชวยใหมการทางานทางความคดรวมกน 6.2 ชวยใหเกดความรบผดชอบ 6.3 ชวยใหมความรอบคอบในการตดสนใจ 6.4 ไดรบความคดเหนทหลากหลาย 6.5 สามารถถายทอดขอมลขาวสารไปสผทเกยวของไดอยางรวดเรว 6.6 สรางความรจกคนเคย 6.7 ไดรบแนวความคดใหมๆ ฝกใหรจกรบฟงผอน 6.8 สามารถตดสนใจไดอยางละเอยดรอบคอบมากขน เกดความผดพลาดนอย 6.9 สรางความรสกเปนเจาของงาน รวมกนวางแผนตดสนใจ 6.10 ชวยกนตดตามความกาวหนาในการปฏบตงาน 6.11 สามารถแกไขปญหาไดอยางมประสทธภาพและเกดประสทธผลจากการระดม ความคด

7. พฤตกรรมของผเขาประชม 7.1 พฤตกรรมทพงประสงค ไดแก พฤตกรรมทมงตอความสาเรจของการประชม และ

พฤตกรรมทมงตอ การรกษาความสมพนธ 7.2 พฤตกรรมทไมพงประสงค ไดแก ผระราน ผครอบงา ผขดขวาง ผแสวงหาความ

ชวยเหลอ ผแสวงหาการยกยอง ผแอบองผลประโยชน และ ผสารภาพตน

8. ประเภทของการประชม 8.1 จาแนกตามลกษณะของทประชม 1) โดยคณะกรรมการทกาหนดโดยกฎหมาย ขอบงคบ ระเบยบของมหาวทยาลย 2) โดยคณะกรรมการทแตงตงขนนอกเหนอจาก (1) 3) โดยคณะบคคลทเชญมาหารอเฉพาะกจเปนครงคราว 4) กลมบคคลในวงกวาง เพอการสอสารและรบฟงความคดเหน

  3

8.2 จาแนกตามวตถประสงค 1) การประชมเพอแจงใหทราบ 2) การประชมเพอขอความคดเหน 3) การประชมเพอหาขอตกลงรวมกน 4) การประชมเพอหาขอยต หรอเพอแกปญหา

9. วงจรการประชม 9.1 การกาหนดวาระการประชมและวนประชม เปนเรองสาคญ พจารณาวาคณะกรรมการมหนาทเรองอะไร หวขอกคอหนาทเรองนน ๆ วนประชม ประธานหรอคณะกรรมการกาหนด โดยเลขานการของคณะกรรมการ/คณะทางาน/กลมบคคล ประสานกบประธานเพอจะกาหนดวนประชม โดยฝายเลขานการของคณะกรรมการ/คณะทางาน/กลมบคคลจะตองเชคดวา วนไหนทประธาน คณะกรรมการฯ มวนวางตรงกนมากทสด โดยเชควนเวลาวางของประธาน เลขานการและกรรมการตามลาดบ 9.2 การเชญประชม ปกตเชญเปนหนงสอ (กรณมกาหนด) ถาประชมแบบฉกเฉนวธการอาจจะแฟกซหรอโทรศพท) เลขานการควรสงหนงสอเชญประชมหรอวาระการประชมไปใหผเขาประชมไดทราบลวงหนาอยางชาทสดกอนการประชม 7 วน 9.3 การจดทาเอกสารประกอบการประชม 9.4 การดาเนนการประชม 9.5 การจดทารายงานการประชม/บนทกการประชม

10. ลกษณะของการประชมทด 1. วตถประสงคชดเจน 2. แจงวาระการประชมใหทราบลวงหนา 3. พจารณาคดเลอกผทเกยวของเขาประชม 4. สถานท อปกรณ พรอม 5. ชวงเวลาเหมาะสม 6. ผเขารวมประชมมความรบผดชอบ ใหความรวมมอ 7. ประธานและเลขาฯมการเตรยมความพรอมกอนการประชม 8. ผเขาประชมมโอกาสแสดงความคดเหนเตมท 9. ใชระยะเวลาทเหมาะสม 10. ดาเนนการครบทกวาระ 11. สรปผลการประชม 12. บนทกและสรปรายงานการประชมไดชดเจน ถกตอง

  4

11. ผเกยวของกบการประชม - ประธานการประชม - เลขานการ - ผเขาประชม

12. ปจจยสาคญททาใหการจดการประชมบรรลตามวตถประสงค 1) หนวยงานตาง ๆ ควรสงวาระการประชมมาใหทนตามเวลาทกาหนด เพอใหกรรมการไดศกษาขอมลลวงหนา การพจารณาเอกสารกระชนชด จะทาใหฝายเลขานการ ไมสามารถศกษาและหาขอมลเพอประกอบการพจารณาไดทน อาจสงผลตอมตการประชมได 2) ประธานควรสรปการประชมใหชดเจน เพอไมใหเกดปญหาสาหรบการสรปมตการประชม 3) หากจาเปนตองมการยกเลกการประชม ควรยกเลกการประชมลวงหนา เพอไมใหผลกระทบตอคาใชจายสาหรบการจดซออาหารวางและเครองดม หรออาหาร (กรณมการจดเลยง) 4) ควรสนบสนนงบประมาณสาหรบการจดซออปกรณในการผลตเอกสารทมคณภาพและประสทธภาพสงเพอประหยดเวลาและทาใหเกดความรวดเรวในการปฏบตงาน 5) สนบสนนหองปฏบตงานทมพนทสาหรบการผลตและจดเกบเอกสาร 6) ใหความสาคญและสนบสนนใหการปฏบตงานการประชมมลกษณะเปนงานสนบสนนการบรหารของมหาวทยาลย 13. บทบาทของเลขานการ 1. ดแลความเรยบรอยของหองประชมกอนมการประชม ครงชวโมง หรออยางชา 1 วน 2. เตรยมเอกสาร ขอมลตางๆ ทจะใชประกอบการพจารณาในทประชมแกผเขารวมประชม 3. ชวยประธานในการแจงระเบยบวาระหรอชแจงรายละเอยดประกอบการพจารณาตามท ประธานสง 4. อานวยความสะดวกและใหบรการทกๆ เรองแกผเขารวมประชม 5. บนทกเรองราวตางๆ ในการประชมครงนน ตงแตเนอหาสาระทเปนประเดนสาคญ ผลการอภปราย และมตของทประชมเมอสงสยในหวขออภปรายใด 6. ตองซกถามใหเขาใจชดเจน เพอมใหการบนทกการประชมผดพลาด 7. ชวยประธานในการสรปการประชม โดยรายงานหรอทบทวนการอภปรายใหสมาชก ทราบเปนระยะ เพอใหการประชมอยในประเดน 8. ทางานรวมกบสมาชกผเขารวมประชม และควรแสดงความคดเหนในฐานะสมาชก ผเขารวมประชมคนหนง

  5

9. เมอเสรจสนการประชมแลวตองทารายงานการประชม 3-7 วน เพอใหประธานตรวจสอบ แลวสงไปใหผเกยวของไดรบรองรายงานการประชมอยางทวถง 14. บทบาทของสมาชกผเขารวมประชม 1. ศกษาระเบยบและขอบงคบของการประชมใหเขาใจชดเจนกอนการประชม 2. ศกษาระเบยบวาระวตถประสงคของการประชม ตลอดจนเอกสารตางๆ ทเลขานการสงมาให 3. เขารวมประชมตรงเวลา ถาไมสามารถเขาประชมไดตองแจงลวงหนาและหาตวแทนมาประชม 4. อานรายงานการประชมอยางรอบคอบ 5. ยกมอขออนญาตประธานกอนพดทกครง และใหประธานอนญาตกอนจงพด อยาพด สอดคนอน 6. ถาตองการเขาหรอออกหองประชมตองทาความเคารพประธานกอนทกครง 7. ตงใจฟงเรองทประชมอยางสนใจ 8. ใชคาพดทด ไมเสยดสหรอพาดพงใหผอนเสยหาย 9. กลาแสดงความคดเหนในทประชม ไมควรนงเฉยตลอดการประชม 10. ไมผกขาดการพดเพยงคนเดยว ตองรจกใชเวลาอยางเหมาะสม และไมพดออกนอก ประเดน 15. การประเมนผลการประชม 1. การประเมนผลโดยประธานการประชม (โดยการประเมนตวเอง) 2. การประเมนผลโดยผเขาประชม (feedback) 3. การประเมนผลโดยผสงเกตการณ (ตองเปนผทมความชานาญ ไดรบการฝกฝนมา อยางด และตองมเจตนาทด)

  6

สวนท 2

ขนปฏบตการประชม

1. ขนปฏบตกอนการประชมหรอขนเตรยมการ 1. จดเตรยมวาระการประชมถอวาเปนหวใจของการประชม เพราะเปนการกาหนดเรองท

ประชมทจะแจงใหผรวมประชมทราบวาจะประชมเรองอะไร 2. ประสานงานโทรศพทเพอตรวจสอบวน เวลา ของผรวมประชมทวางตรงกน รวมทง

ประสานงานเพอจองหองประชม(กรณตองประชมทางไกลตองประสานงานจองหองประชมทงสองท) 3. จดทาบนทก/หนงสอเชญประชม โดยระบวน เวลา สถานทประชม พรอมทงระเบยบวาระ

การประชม 4. ศกษาเรองในระเบยบวาระและเอกสารประกอบการประชม 5. จดทาบนทกขออนมตเบกจายคาใชจายทอาจจะเกดขน เชน คาเบยประชม คาอาหารวาง

และเครองดม คาอาหารกลางวน คาใชจายในการเดนทางของผรวมประชม เปนตน รายละเอยดดงปรากฏในภาคผนวกท 1 - 2

6. เตรยมวสดอปกรณเอกสารทจาเปนตองใช 7. เลยงรบรองการประชม 8. ศกษาเกยวกบผเขารวมประชม

9. กอนการประชมทกครงจะตองสอบถามไปยงประธานทประชม และผเขารวมประชม ทกทานวามความจาเปนตองใชอปกรณใดบาง

1.1 ขนตอนการจดทาหนงสอเชญประชม

เมอประธานคณะกรรมการประจา ศนท. ไดมคาสงใหจดประชมคณะกรรมการฯ ในฐานะทาหนาทดานเลขานการในการประชม ตองทาหนงสอเชญประชม รายละเอยดดงปรากฏในผนวกท 3

1. ทาหนงขอเชญประชม พรอมแนบระเบยบวาระการประชม โดยทาเปนหนงสอภายใน 2. นาเสนอผอานวยการ ศนท. พจารณาลงนามในหนงสอขอเชญประชมในฐานะ

กรรมการและเลขานการ โดยผานหวหนาสานกงานผอานวยการ ศนท. 3. ลงนาม เรยบรอยแลวทาหนงสอเชญประชมในขอ 2 ลงทะเบยนหนงสอสงภายใน 4. ทาสาเนาหนงสอเชญประชม นาสงคณะกรรมการทกทาน 5. จดเกบหนงสอเชญประชมรวบรวมเขาแฟม

  7

1.2 การเตรยมการประชม - การกาหนดวตถประสงค - การกาหนดรายชอผเขาประชม - การกาหนดวาระการประชม - การจดทาหนงสอเชญประชม - การเตรยมสถานทและอปกรณ

1.3 การกาหนดวาระการประชม เปนแผน หรอพมพเขยว ทใชในการดาเนนการประชม เปนการระบหวขอสาคญของ

การประชมใหทราบลวงหนา เพอใชเปนแนวทางในการเตรยมตว และศกษาคนควาหาขอมลใหพรอมกอนถงวนประชม รายละเอยดดงปรากฏในภาคผนวกท 4 วาระท 1 : เรองทประธานแจงใหทราบ แจงความจาเปนหรอเหตผลในการประชม หรอมเรองดวนทจะแจงใหทราบรวมทงการแนะนาสมาชกใหม และเรองอนๆ ทเหนวาเปนประโยชนและทประชม ควรรบทราบ ซงเปนเรองทประธานตองเตรยมเอาไว วาระท 2 : เรองรบรองรายงานการประชมครงทแลว ประธานตองเตรยมรายงานการประชมครงทแลวไวใหเรยบรอย โดยแจกไปใหอานลวงหนา หรอนามาแจกในทประชม เพอใหทประชมรบรอง โดยในการดาเนนการประชมประธานควรระบใหทราบวาเปนรายงานการประชมครงทเทาไร เดอนอะไร พ.ศ.อะไร วธการอาจใหเลขานการอานใหฟงหรอใหสมาชกอานเองชวขณะหนง หรอใหพจารณาเรองไปทละหนาของบนทกการประชม ถามสงใดผดพลาดคลาดเคลอนไมตรงกบขอเทจจรง ในการประชมครงทแลว หรอมกระทงคาศพท หรอการใชตามหลกไวยากรณ สมาชกกมสทธทกทวงเพอนาไปแกไขใหถกตอง วาระท 3 : เรองสบเนอง เปนวาระทใหมการพจารณาเรองทคางมาจากการประชมครงทแลว หรอใหซกถามอภปรายเรองทตกลงไปในการประชมครงทแลววาไดดาเนนการไปอยางไรบาง โดยในการดาเนนการประชมใหประธานนาเขาสเรองทพจารณาในทประชมครงทแลว ซงไมเสรจเพราะมสาเหตใหตองปดประชมไปกอน หรอเลอนมาประชมครงนกมาอภปรายตอ วาระท 4 : เรองเสนอเพอพจารณา เปนวตถประสงคหลกของการประชมแตละครง ซงเปนเรองทตองอภปรายและลงมตของกรรมการ อาจมเรองทตองพจารณามากกวา 1 เรองกได ประธานและ เลขานการการประชมจะมหนาทประสานงานกบฝายตางๆ หรอหนวยงานตางๆ ทเกยวของวามเรองอะไรบางทจะนาเสนอเพอพจารณาในครงนเพอจะไดบรรจลงในวาระท 4 น

  8

ในการดาเนนการประชมใหประธานนาเขาสเรองทละเรอง และเชญเจาของเรองนนๆ ชแจงแกทประชม แลวเปดโอกาสใหทประชมอภปรายซกถามจนเปนทพอใจจงขอมตจากทประชมวาจะพจารณาอนญาตหรอไม โดยถอเสยงขางมากเปนเกณฑ จากนนพจารณาไปเปนเรองๆ จนหมดเรองเพอพจารณา วาระท 5 : เรองอนๆ (ถาม) ในการประชมบางครงอาจมเรองทสมาชกตองการแจงใหทประชมทราบ โดยเรองนนไมเกยวกบวตถประสงคของการประชมครงน หรอเปนเรองปลกยอยทวๆ ไปกได หรอเรองสาคญเรงดวนอนๆ ทไมสามารถบรรจลงในวาระท 4 ไดทน 1.4 ประโยชนของวาระการประชม 1) สามารถหาบคคลทเปนประธาน และผเขารวมประชมไดอยางเหมาะสม 2) ทาใหประธานเสนอปญหาและทาการประชมไดตรงเปาหมายทตองการ 3) จดลาดบความสาคญกอนหลง เรงดวน รวมถงเวลาทจะใชในการประชม 4) เพอใหสมาชกทเขารวมประชมไดเตรยมตวรวบรวม ขอเทจจรงและความคดเหนตางๆ

มาใชในการประชม 5) ชวยใหการประชมดาเนนไปอยางรวดเรว ไมเสยเวลาปองกนการพดนอกประเดน 6) ทาใหสมาชกทราบเวลาทประชมแนนอน มโอกาสจดสรรหาเวลาทาสงตางๆ ไดสะดวก 7) หากสมาชกมกจธระจาเปนจะไดหาบคคลทเหมาะสมเขาประชมแทนได 1.5 ขอควรระวงในการจดวาระการประชม 1) การประชมแตละครงไมควรจดใหมวาระการประชมมากเกนไป เพราะจะทาให สมาชกเกดความเหนอยลา การอภปรายจะไมไดผลเตมท 2) ระยะเวลาทไดผลด ควรใชระยะเวลาไมเกน 2 ชวโมง 3) การจดระเบยบวาระ เลขานการตองดวาควรนาเรองใดขนกอนหลง โดยดจาก ความสาคญ ตามลาดบกอนหลง โดยพจารณาจากเรองดวนกอนเปนอนดบแรก 4) เลขานการควรสงวาระการประชมไปใหผเขาประชมไดทราบลวงหนาอยางชาทสด กอนการประชม 7 วน 5) การเขยนวาระการประชมควรเขยนใหขอความสน รดกม 2. ขนปฏบตขณะประชมหรอขนปฏบตการ

2.1 ประสานงานทางโทรศพทเพอยนยนวน เวลา และสถานทกบผรวมประชม 2.2 อานวยความสะดวกในการลงทะเบยนของผรวมประชม และตรวจนบองคประชม

  9

2.3 การเตรยมตวจดบนทกการประชม ระหวางการประชมควรตงใจฟง จบประเดน จดบนทก- ยอ-สอบถาม 2.4 บนทกเทป 2.5 ทบทวนมต 2.6 ดแลการใหบรการอาหารวางและเครองดม พรอมทงอาหารกลางวน (ถาม)

3. ขนปฏบตหลงการประชมหรอการจดทารายงานการประชม 3.1 จดทารายงานการประชม ถาไมเขาใจในประเดนไหน ใหสอบถามเจาของประเดน ถอดเทป เรยบเรยงขอความ รายงานการประชม หมายถง รายงานซงจดบนทกเกยวกบการลงความเหน และการอภปรายของสมาชกในทประชม รวมถงมต และแนวความคดทตดสนใจ ในทประชมนนๆ โดยจะมเรขานการเปนผททาหนาทสาคญในการจดบนทก รายงานการประชมนนจะจดบนทกและเขยนเรยบเรยงรายละเอยดทไดอภปรายในทประชมออกมาในรปแบบรายงานโดยเรยงลาดบหวขอตามระเบยบวาระการประชมทไดกาหนดไว การบนทกนนจะตองครอบคลมทกประเดนทมความสาคญในการอภปรายและทประชมอยางละเอยดและชดเจน ยกตวอยางเชน ใครเสนอแนวคดอะไร อยางไร การตดสนใจเปนอยางไร มแนวทาง แกปญหา หรอไม อยางไร สรปกระบวนการเปนอยางไร มตวาอยางไร เปนตน วตถประสงคในการเขยนรายงานการประชมนนเพอทจะสรปรายละเอยดของเนอหาในการประชมทงหมดอยางชดเจน ถกตอง และแมนยาในรปแบบของลายลกษณอกษรทสามารถใชอางองไดในทางปฏบตและการดาเนนงานในอนาคตขององคกรนนเอง รายงานการประชมจะมรปแบบในการเขยนอย 2 แบบดวยกน คอรายงานการประชมเปนทางการและแบบไมเปนทางการ รายงานการประชมอยางเปนทางการนน จะมรายละเอยดทมากกวาอยางไมเปนทางการ รวมทงคาศพททไดเลอกใชยงมความเปนทางการ และยงถอเปนศพทเฉพาะทางอกดวย รายงานการประชมอยางไมเปนทางการนน จะมแนวทางเขยนททาใหผอานเขาใจงายและมความเปนทางการนอยกวา

ตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ขอ 25 ไดใหความหมาย”รายงานการประชม” คอ การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวมประชม และมตของทประชมไวเปนหลกฐาน ดงนน เมอมการประชม จงเปนหนาทของฝาย

  10

เลขานการทจะตองรบผดชอบจดทารายงานการประชมทาตามระเบยบฯ ทกาหนดไวในระเบยบ ขอ 25 ดงน รายละเอยดดงปรากฏในภาคผนวกท 5

1. รายงานการประชม ใหลงชอคณะทประชม หรอชอการประชมนน เชน รายงานการประชมคณะกรรมการ.......

2. ครงท ใหลงครงททประชมเปนรายป โดยเรมครงแรกจากเลข 1 เรยงเปนลาดบไปจนสนปปฏทน ทบเลขปพทธศกราชทประชม เมอขนปปฏทนใหมใหเรมครงท 1 ใหม เรยงไปตามลาดบ เชน ครงท 1/2554 หรอจะลงจานวนครงทประชมทงหมดของคณะทประชม หรอการประชมนน ประกอบกบครงทประชมเปนรายปกได เชน 209-1/2554 เปนตน

3. เมอใหลงวน เดอน ป ทประชม โดยลงวนทพรอมตวเลขของวนท ชอเตมของเดอนและตวเลขของปพทธศกราช เชน เมอวนท 10 มกราคม 2554

4. ณ ใหลงสถานททใชเปนทประชม 5. ผมาประชม ใหลงชอหรอตาแหนงของผทไดรบแตงตงเปนคณะทประชมซงมา

ประชม ในกรณทมผมาประชมแทน ใหลงชอผมาประชมแทน และลงวามาประชมแทนผใดหรอตาแหนงใด

6. ผไมมาประชม ใหลงชอหรอตาแหนงของผไดรบแตงตงเปนคณะทประชม ซงมไดมาประชมพรอมทงเหตผล (ถาม)

7. ผเขารวมประชม ใหลงชอหรอตาแหนงของผไดรบแตงตงเปนคณะทประชม ซงไดเขารวมประชม(ถาม)

8. เรมประชมเวลา ใหลงเวลาทเรมประชม 9. ขอความ ใหบนทกขอความทประชม โดยปกตใหเรมดวยประธานกลาวเปดประชม

และเรองทประชมกบมตหรอขอสรปของทประชมในแตละเรองระเบยบวาระการประชม คอ การกาหนดเรองทเสนอใหทประชมพจารณาตามลาดบ ซงจะกาหนดลวงหนากอนการประชมแตละครง รปแบบวาระการประชม กาหนดไดดงน วาระท 1 เรอง(ทประธาน) แจงเพอทราบ วาระท 2 รบรองรายงานการประชมครงทแลว วาระท 3 เรองสบเนอง วาระท 4 เรองเสนอเพอพจารณาและวาระท 5

เรองอนๆ (ถาม) 10. เลกประชมเวลา ใหลงเวลาทเลกประชม

  11

11. ผจดรายงานการประชม ใหเลขานการหรอผไดรบมอบหมายใหจดรายงานการประชมลงลายนวมอชอ พรอมทงพมพชอเตมและนามสกลไวใตลายมอชอในรายงานการประชมครงนน ดวย

3.2 ผจดรายงานการประชม

ใหเลขานการหรอผทไดรบมอบหมายใหจดรายงานการประชม ลงรายมอชอ พรอมทงพมพชอเตมและนามสกลไวในลายมอชอในการประชมครงนนดวย การจดรายงานการประชม อาจทาได 3 ลกษณะ คอ 1. จดละเอยดทกคาพดของกรรมการ หรอผเขารวมประชมทกคน พรอมดวยมต 2. จดยอคาพดทเปนประเดนสาคญของกรรมการหรอผเขารวมประชม พรอมดวยมต 3. จดแตเหตผลกบมตของทประชม

3.3 หลกในการเขยนรายงานการประชม 1. ถกตอง 2. ชดเจน 3. รดกม 4. กะทดรด 5. บรรลวตถประสงค

3.4 กลวธในการจดบนทกการประชม 1. เลอกสงทควรจะบนทกลงไป อะไร คอประเดนสาคญ จดใหตรงตามวตถประสงค 2. บนทกชอของผเสนอความคดเหนทสาคญไวดวย 3. ควรจดบนทกแบบยอหรอชวเลข 4. เขยนหวเรองแตละขอไวชดเจน 5. กระดาษบนทกทมขนาดเหมาะสมและขนาดเดยวกน เพอสะดวกแกการใชและ

จดเกบ

  12

3.5 เทคนคการจดบนทกการประชม 1. เตรยมอปกรณใหพรอม 2. ไมจดทกคาพด 3. ไมพะวงเรองตวสะกด 4. ใชเครองหมายแยกเนอหา 5. ใสเครองหมายเลขกระดาษทกแผน 6. จาคาสาคญ 7. เขยนอานออก 8. ใชอกษรยอ 9. ใชสชวยเนน 10. ไมพดคย

ความสาคญของรายงานการประชม

รายงานการประชม ตามความหมายในพจนานกรมฉบบราชบณฑตยสถาน หมายความวา เปนรายงานประเภทหนงทมความสาคญอยางยง สรปไดดงน 1. เปนองคประกอบของการประชม การประชมอยางเปนทางการ จะมองคประกอบ 8 ประการ ไดแก

1.1 ประธาน 1.2 องคประชม 1.3 เลขานการ 1.4 ญตต 1.5 ระเบยบวาระการประชม 1.6 มต 1.7 รายงานการประชม 1.8 หนงสอเชญประชม

2. เปนหลกฐานการปฏบตงาน รายงานการประชมจะเปนหลกฐานสาคญทแสดงผลการปฏบตงาน หรอกจกรรมของหนวยงาน เพอเปนหลกฐานขององคกร ตอไป

  13

3. เปนเครองมอตดตามงาน รายงานการประชมทมการจดมตไวอยางชดเจน จะเปนหลกฐานสาคญใหเลขานการหรอผไดรบมอบหมายไดตดตามงานตามมตทประชม 4. เปนหลกฐานอางอง รายงานการประชมทมการรบรองจากทประชมแลวถอเปนเอกสารทใชอางองตามกฎหมาย หากมปญหาหรอความขดแยงในทางปฏบต สามารถใชมตการประชมเพอยตขอขดแยงได 5. เปนขอมลขาวสาร เลขานการจะสงรายงานการประชมใหผเขาประชมไดรบทราบขอมล หรอทบทวนเรองราวทผานมาในการประชมครงกอนเพอใหตอเนองกบการประชมครงตอไป นอกจากนนยงเปนประโยชนสาหรบผไมมาประชม ไดศกษาดและรบทราบมตทประชมดวย รายงานการประชมทไมใชเรองปกปดยงเปนขอมลขาวสารประเภทหนงทสามารถเผยแพรแกบคคลในองคกร ใหรบทราบผลงานหรอความเคลอนไหวขององคกรเปนรปแบบหนงของการประชาสมพนธภายใน รายงานการประชมทดมลกษณะดงน

1. เนอหาถกตอง ตรงตามทประชมอภปราย มตถกตองและครบถวนทกประเดน 2. เทยงตรง ผจดตองมใจเปนกลางและชใหเหนถงความคดเหนทเปนขอวนจฉยของ

ทประชม 3. ชดเจนและเขาใจงาย ผจดตองคานงถงผอานเปนสาคญ แมผไมไดเขาประชมก

สามารถอานเขาใจทกถอยคาชดเจน 4. ใชภาษาด ใชภาษาราชการทสน กระชบ ตรงประเดน และสภาพ เปนประโยคบอก

เลาทเรยบงาย ควรใชประโยคความเดยวทไมมคาเชอมมาก นอกจากนน ตองมวรรคตอนและตวสะกดทถกตอง

5. มหวขอยอยทกเรอง ผจดควรตงหวขอยอยทกเรอง เพอสะดวกแกการกลาวอางอง 6. สามารถเปนแผนปฏบตงานได การรบรองรายงานการประชม อาจทาได 3 วธ คอ 1. รบรองในการประชมครงนน ใชสาหรบกรณเรองเรงดวนใหประธานหรอ

เลขานการของทประชม อานสรปมตทประชมพจารณารบรอง 2. รบรองในการประชมครงตอไป ใหประธานหรอเลขานการ เสนอรายงาน การ

ประชมครงทแลวมาใหทประชมพจารณารบรอง 3. รบรองโดยการแจงเวยนรายงานการประชม ใชในกรณทไมมการประชมครงตอไป

หรอมแตยงกาหนดเวลาการประชมครงตอไปไมได หรอมระยะเวลาหางจากการประชมครงนนมาก ใหเลขานการสงรายงานการประชมไปใหบคคล ในคณะทประชมพจารณา รบรองภายในระยะเวลาทกาหนด

  14

การจดสรปสาระสาคญ

- การจดวาทประชมไดพจารณาเรองใด มสาระสาคญอยางไร - ทประชมมความเปนในการพจารณาอยางไร - ทประชมมเหตผลในการพจารณาอยางไร - ทประชมมมตอยางไร

การรบรองรายงานการประชม อาจทาได 3 วธ 1. รบรองในการประชมครงนน ใชสาหรบกรณเรองเรงดวน ใหประธานหรอเลขานการของท ประชมอานสรปมตใหทประชมพจารณารบรอง 2. รบรองในการประชมครงตอไป ประธานหรอเลขานการ เสนอรายงานการประชมครงทแลว ใหทประชมพจารณารบรอง 3. รบรองโดยการแจงเวยน ใชในกรณทไมมการประชมครงตอไป หรอมแตยงกาหนดเวลา ประชมครงตอไปไมได หรอมระยะเวลาหางจากการประชมครงนนมากใหเลขานการ สงรายงานการประชมไปใหบคคลในคณะกรรมการพจารณารบรอง ภายในระยะเวลาท กาหนด

  15

- ประสานงานวน เวลา ผรวมประชมทวางตรงกน - ประสานจองหองประชม - ระบ วน เวลา สถานทประชม พรอมวาระการประชม - เชน คาเบยประชม คาอาหารวางและเครองดม คาอาหารกลางวน คาใชจายในการเดนทางของ ผรวมประชม เปนตน

สวนท 3

ผงการจดประชม

จดระเบยบวาระการประชม 

ประสานวนเวลาและสถานท

กอนการประชม         

จดทาบนทก/หนงสอเชญประชม 

จดทาบนทกขออนมตเบกคาใชจายทอาจจะเกดขน

วนประชม  ประสานงานทางโทรศพทเพอยนยน วน เวลา และสถานทกบผรวมประชม

อานวยความสะดวกในการลงทะเบยนของผรวมประชม 

ดแลการใหบรการอาหารวางและเครองดม พรอมทงอาหารกลางวน(ถาม) 

หลงประชม      จดทารายงานการประชม พรอมแจงผรวมประชมเพอพจารณารบรองรายงานการประชม

เบกคาใชจายทเกดขน พรอมทงนาสงหลกฐานการจายเงน

เตรยมการเลยงรบรองการประชม 

เตรยมวสดอปกรณทจาเปนตองใช 

ศกษาเกยวกบผเขารวมประชม 

ผงการจดประชม    

สงรายงานการประชม ใหคณะกรรมการ/คณะทางาน/กลม

บคคล พจารณา

สรปรายงานผลการ พจารณารายงานการประชม 

ดาเนนการตามมตการประชม (ถาม)

  16

ผงแสดงการปฏบตงานดานการประชมคณะกรรมการประจาศนย

ประธานกาหนดใหมการประชม

จดทาหนงสอเชญประชม พรอมระเบยบวาระการประชม เสนอผอานวยการศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา ลงนามในฐานะกรรมการและเลขานการ เพอแจง

คณะกรรมการ

ประสานกบหนวยงานทเกยวของเรองการจดหองประชมและอน

จดแฟมเตรยมเอกสารทจะใชในหองประชม

จดทาขนตอนขนตอนการประชมของประธานในทประชม

จดบนทกมตทประชม(สรปผลการประชม)

จดพมพรายงานการประชมใหเรยบรอยเพอใหทประชมรบรองรายงานการประชมครงตอไป และเพอไวเปนหลกฐาน

จดเกบรวบรวมเอกสารไวเปนหลกฐานเพอใชอางองตอไป

  17

ภาคผนวก

 

  18

1. แบบหลกฐานการใชจายเงน

 

 

 

ใบสาคญรบเงน

เขยนท มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร วนท ................................................

ขาพเจา ......................................................................................................................................................................... อยบานเลขท .................................................................................................................................................................................... เลขประจาตวผเสยภาษ / เลขประจาตวประชาชน .......................................................................................................................... ไดรบเงนจากมหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร ดงรายการตอไปน

รายการ จานวนเงน

บาท สต.

จานวนเงน (......................................................................................)

 

 

ลงชอ ................................................................. ผรบเงน ( ......................................................... )

ลงชอ ................................................................. ผจายเงน ( ......................................................... )

 

 

 

  19

2. ใบรบรองแทนใบเสรจรบเงน

 

 

 

ใบรบรองแทนใบเสรจรบเงน สวนราชการ มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

วน เดอน ป  รายละเอยดรายจาย  จานวนเงน  หมายเหต 

       

       

รวมทงสน  (.........................................................)    

 

รวมทงสน (ตวอกษร) ...............................................................................................................................

ขาพเจา ....................................................................... ตาแหนง .........................................................หนวยงาน มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร ขอรบรองวารายจายขางตนน ไมอาจเรยกใบเสรจรบเงนจากผรบได และขาพเจาไดจายไปในงานของราชการโดยแท

ลงชอ .........................................................................

วนท .......................................................................

 

 

 

 

 

  20

3. แบบฟอรมพรอมตวอยางแบบสงหนงสอเชญประชมและเลอนประชม 3.1 หนงสอภายนอก

ตวอยางหนงสอเชญประชมสาหรบบคคลภายนอก

ท ศธ 5603/ว 430 มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

111 ถนนมหาวทยาลย ตาบลสรนาร อาเภอเมอง จงหวดนครราชสมา 30000

24 พฤศจกายน 2553

เรอง ขอเชญประชม รวมงานเลยง และขอวาระการประชมสภามหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร ครงท 8/2553

เรยน เลขานการนายกสภามหาวทยาลย (อาจารย ดร.อศรา ประมลสข)

สงทสงมาดวย แบบตอบยนยนการเขาประชมสภามหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร ครงท 8/2553

ดวยสภามหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร กาหนดใหมการประชมสภามหาวทยาลยครงท 8/2553 ในวนเสารท 19 ธนวาคม 2553 เวลา 09.30 น. สานกงานสภามหาวทยาลยเทคโนโลยสรนารจงขอเรยนเชญทานเขาประชมสภามหาวทยาลยครงท 8/2552 ในวนเสารท 19 ธนวาคม 2553 เวลา 09.30 น. ณ หองประชม Lecture Hall ชน Lower Lobby โรงแรม Grand Hyatt Erawan Bangkok ถนนราชดาร กรงเทพมหานคร

เพอใหการเตรยมการดานตางๆ ดาเนนไปดวยความเรยบรอย จงใครขอความกรณาทานแจงยนยนการเขาประชมสภามหาวทยาลยตามแบบตอบยนยนทแนบมาพรอมน หากทานประสงคจะเสนอเรองตอทประชม ขอไดโปรดจดสงหวขอเรองดงกลาวใหสานกงานสภามหาวทยาลย ภายในวนท 2 ธนวาคม 2553 และจดสงตนฉบบเอกสารประกอบวาระการประชมแตละเรองไปยงสานกงานสภามหาวทยาลยภายในวนท 4 ธนวาคม 2553 ทงน สานกงานสภามหาวทยาลยจะนาสงระเบยบวาระการประชมและเอกสารประกอบวาระการประชมเมอไดดาเนนการแลวเสรจ

อนง หลงการประชม มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนารขอเรยนเชญทานรวมงานเลยงอาหารกลางวน ณ หองอาหาร Classrooms 2-3 ชน Lower Lobby โรงแรม Grand Hyatt Erawan Bangkok ทงน เพอแสดงความขอบคณททานไดอนเคราะหมหาวทยาลยดวยดตลอดมา และเพอตอนรบศกราชใหม 2554 ดวย

จงเรยนมาเพอโปรดทราบ และพจารณาตอบยนยนการเขาประชมและรวมงานเลยงดวย จกขอบพระคณยง

ขอแสดงความนบถอ

(ผชวยศาสตราจารย ดร.เอมอร ทศนศร) รองอธการบดฝายกจการสภามหาวทยาลย

เลขานการสภามหาวทยาลย

สานกงานสภามหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร (สสม.)

โทรศพท 0-4422-4386 0-4422-4033 โทรสาร 0-4422-4030

  21

3.2 หนงสอภายใน

ตวอยางหนงสอเชญประชมสาหรบบคคลภายใน

บนทกขอความ มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

หนวยงาน ศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา โทร.4972 โทรสาร 4974 ท ศธ 5637/ว 23 วนท 8 ธนวาคม 2553 เรอง ขอเชญประชมคณะกรรมการประจาศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา ครงท 1/2554 เรยน รองอธการบดฝายวชาการ ดวยทานอธการบดไดกาหนดใหมการประชมคณะกรรมการประจาศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา ครงท 1/2554 โดยมวาระขอหารอเพอพจารณาใหความเหนชอบโครงการระหวางป และการบรหารงานของสานกพมพในรปแบบวสาหกจ ในวนองคารท 11 มกราคม 2554 เวลา 13.30 น. เปนตนไป ณ หองประชมทางไกล ชน 2 ศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา อาคารเครองมอ 7 มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร จงเรยนมาเพอโปรดทราบและเขารวมประชมตามวน เวลา และสถานทดงกลาวขางตนดวย จกเปนพระคณยง

(รองศาสตราจารย ดร.รงสรรค วงศสรรค) กรรมการและเลขานการ

คณะกรรมการประจาศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา

------- ฉกตามรอย -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ฉกตามรอย ---

แบบตอบรบเขารวมการประชมคณะกรรมการประจาศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา ครงท 1/2554

วนองคารท 11 มกราคม 2554 เวลา 13.30 น. ณ หองประชมทางไกล ชน 2 ศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา อาคารเครองมอ 7

ขาพเจา ศาสตราจารย ดร.ชกจ ลมปจานงค ตาแหนง รองอธการบดฝายวชาการ

สามารถเขารวมประชมได ไมสามารถเขารวมประชมได เนองจาก

ทงน ขอมอบหมายให เขาประชมแทน (ลงชอ) (ศาสตราจารย ดร.ชกจ ลมปจานงค) โปรดสงแบบตอบรบกลบคน ศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา อาคารเครองมอ 7 โทรสาร 4972 ภายในวนท .........................................

  22

3.3 หนงสอเลอนการประชม

ตวอยางหนงสอเลอนการประชม

บนทกขอความ มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

หนวยงาน ศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา โทร.4972 โทรสาร 4974 ท ศธ 5637/ว.18 วนท 6 ตลาคม 2553 เรอง ขอแจงเลอนการประชมคณะกรรมการประจาศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา ครงท 3/2553 เรยน รองอธการบดฝายวชาการ ตามทไดกาหนดใหมการประชมคณะกรรมการประจาศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา ครงท 3/2553 ในวนพฤหสบดท 14 ตลาคม 2553 เวลา 10.00 น. ณ หองประชมทางไกล อาคารเครองมอ 7 นน เนองจากในวนดงกลาวทานประธานฯ ตดภารกจ ในการน ประธานฯ จงขอเลอนวนประชมคณะกรรมการประจาศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา ครงท 3/2553 จากเดมเปน วนองคารท 12 ตลาคม 2553 เวลา 10.00 น. เปนตนไป ณ หองประชมทางไกล ชน 2 ศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา อาคารเครองมอ 7 มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร พรอมน ฝายเลขานการฯ ขอนาสงเอกสารประกอบการประชม เพอใหทานไดศกษาลวงหนากอนการประชม ดงเอกสารแนบ จงเรยนมาเพอโปรดทราบและเขาเชญเขารวมประชมตามวนทเปลยนแปลงใหมดวย และโปรดนาเอกสารนไปในวนประชมดงกลาวดวย จกขอบพระคณยง

(รองศาสตราจารย ดร.รงสรรค วงศสรรค) กรรมการและเลขานการ

คณะกรรมการประจาศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา

--------------------------------------------------- ฉกตามรอย -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ฉกตามรอย

แบบตอบรบเขารวมการประชมคณะกรรมการประจาศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา ครงท 3/2553

วนองคารท 12 ตลาคม 2553 เวลา 10.00 น. ณ หองประชมทางไกล ชน 2 ศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา อาคารเครองมอ 7

ขาพเจา ศาสตราจารย ดร.ชกจ ลมปจานงค ตาแหนง รองอธการบดฝายวชาการ

สามารถเขารวมประชมได ไมสามารถเขารวมประชมได เนองจาก

ทงน ขอมอบหมายให เขาประชมแทน

(ลงชอ) (ศาสตราจารย ดร.ชกจ ลมปจานงค) โปรดสงแบบตอบรบกลบคน ศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา อาคารเครองมอ 7 โทรสาร 4972 ภายในวนท .........................................

  23

4. แบบระเบยบวาระการประชม

ตวอยางระเบยบวาระการประชม

ระเบยบวาระการประชม คณะกรรมการประจาศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา

ครงท 1/2554 วนองคารท 11 มกราคม พ.ศ.2554 เวลา 13.30 น.

ณ หองประชมทางไกล ชน 2 ศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา อาคารเครองมอ 7

ระเบยบวาระท 1 เรองแจงเพอทราบ

วาระท 1.1 ผลการดาเนนงานของศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา ปงบประมาณ 2554 ไตรมาสท 1 วาระท 1.2 การปรบโครงสรางการบรหารงานศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา

ระเบยบวาระท 2 รบรองรายงานการประชมคณะกรรมการประจาศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา ครงท 3/2553 วนองคารท 12 ตลาคม 2553

ระเบยบวาระท 3 เรองสบเนอง

วาระท 3.1 ผลการเวยนหนงสอขอความเหนชอบจากคณะกรรมการประจาศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา

ระเบยบวาระท 4 เรองเสนอเพอพจารณา

วาระท 4.1 คมอการประกนคณภาพการศกษา ศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา วาระท 4.2 ขออนมตใชเงนจากบญชกองทนเพอพฒนาความเขมแขงของศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา วาระท 4.3 ขออนมตโครงการระหวางปงบประมาณ พ.ศ.2554 วาระท 4.4 ประเดนหารอเกยวกบการดาเนนงานของสานกพมพ วาระท 4.5 ขออนมตแผนพฒนาบคลากรประจาปงบประมาณ พ.ศ. 2554

ระเบยบวาระท 5 เรองอนๆ

  24

5. แบบฟอรมรายงานการประชม

แบบฟอรมรายงานการประชม รายงานการประชมคณะกรรมการ.......................................

ครงท......../............. วนท..........เดอน...........................................พ.ศ...................

ณ .............................................................................

____________________________________________________

คณะกรรมการทเขาประชม 1. ................................................................. (ระบตาแหนง) 2. ................................................................. (ระบตาแหนง) 3. ................................................................. (ระบตาแหนง) 4. ................................................................. (ระบตาแหนง) 5. ................................................................. (ระบตาแหนง) คณะกรรมการทไมเขาประชม (ตดภารกจ) 1. ................................................................. (ระบตาแหนง) 2. ................................................................. (ระบตาแหนง) ผเขารวมประชม (ถาม) 1. ................................................................. (ระบตาแหนง) 2. ................................................................. (ระบตาแหนง) เรมประชมเวลา .................. น. ประธานกลาวเปดประชม และเสนอใหทประชมพจารณาเรองตางๆ ตามระเบยบวาระของการประชมดงน ระเบยบวาระท 1 เรองแจงเพอทราบ วาระท 1.1 ……………………………………………………………… มต ........................................................................................................................................................... ระเบยบวาระท 2 เรองรบรองรายงานการประชม มต ........................................................................................................................................................... ระเบยบวาระท 3 เรองสบเนอง วาระท 3.1 ……………………………………………………………… มต ........................................................................................................................................................... วาระท 3.2 ……………………………………………………………… มต ........................................................................................................................................................... ระเบยบวาระท 4 เรองเสนอเพอพจารณา วาระท 4.1 ……………………………………………………………… มต ........................................................................................................................................................... ระเบยบวาระท 5 เรองอนๆ (ถาม) วาระท 5.1 ……………………………………………………………… มต ........................................................................................................................................................... ปดประชมเวลา ........... น. ........................................... ผตรวจรายงานการประชม ………………………………………… ผบนทกรายงานการประชม

  25

6. การจดเตรยมในรปแบบอเลกทรอนกส 1. เขาสระบบการประชมอเลกทรอนกส (e-Meeting) ท http://boffice.sut.ac.th/emeeting/index.php และทาการ Login เขาระบบ ซงจะตองแจงศนยคอมพวเตอรเพอกาหนดสทธของการเขาใชระบบในฐานะ admin หรอผจดเตรยมการประชมรปแบบอเลกทรอนกส

2. เมนของ Admin จะประกอบดวย

- หนาหลก กลบสหนาหลกของการจดการระบบ - ประชาสมพนธ ระบบตองการแจงขาวประชาสมพนธ - วาระการประชม รายการทงหมดทผใชระบบมวาระทตองเขารวมประชม - จดวาระการประชม สาหรบการจดวาระการประชม - คนหา รายการทตองการคนหาขอมลทมวาระการประชม - สรางวาระ สาหรบการสรางวาระหลกทตองการประชม - ปดวาระ จบการทางานจดทาระเบยบวาระการประชมอเลกทรอนกส - ตรวจรายงาน สาหรบการรบรองรายงานการประชม

  26

- แกไขขอมลสวนตว รายการแกไขขอมลรายละเอยดสวนตว - ออก คอ การยกเลกการใชระบบหรอออกจากระบบ 3. เลอกเมนสรางวาระการประชม เปนการใหขอมลเบองตนของการประชม

4. เลอกประเภทวาระการประชม เปนการสรางวาระหลกสาหรบการประชม ซงทวไปกาหนดไว 5 วาระ ไดแก 1) เรองแจงเพอทราบ 2) รบรองรายงานการประชม 3) เรองสบเนอง 4) เรองเสนอเพอพจารณา และ 5) เรองอนๆ หากตองการเพมหรอลดประเภทของวาระการประชม สามารถทาไดดวยการกดปมลบ หรอหากตองการแกไขประเภทวาระการประชมสามารถทาไดดวยการกดปมแกไข

  27

5. เมอดาเนนการเรยบรอยใหเขาสระเบยบวาระแรกทจะนาเขาขอมล ซงจะปรากฏหนาตางดงน

6. การนาเขาขอมลของแตละวาระ จะมกรอบหนาตางใหกรอกขอมลรายละเอยดดงน ระเบยบวาระท : ประเภทของระเบยบวาระ วาระท : เปนวาระยอยของระเบยบวาระหลก ชอวาระ : ชอของวาระการประชม ผแถลง : ชอของบคคลทแถลง/ชแจง/ใหขอมล/นาเสนอในวาระนนๆ รายละเอยด : ขอมลโดยสรปของวาระนน เอกสารแนบ : เอกสารประกอบวาระการประชม สามารถแนบไฟลไดทกประเภท เชน ไฟลสกล .docx, .xls, .ppt, .jpg ฯลฯ ซงเอกสารแนบจะม 2 ลกษณะคอ - Browse หมายถงการแนบเอกสารเพยง 1 ไฟล - Multi Select Files หมายถงการแนบเอกสารมากกวา 1 ไฟลขนไป หมายเหต : ขอความทผเขารวมประชมสามารถแสดงความคดเหนแตละวาระได เมอกาหนดรายละเอยดครบแลวกดปม Submit เพอยนยนขอมล หรอกดปม Cancel เพอยกเลกขอมล

7. การเพมรายชอกรรมการหรอผเขารวมประชม ใหคลกทเมน “การสรางวาระ” และลาก Scroll Bar มาดานลางจะพบหนาตางแสดงขอมลของการประชม ใหคลกท “เพมกรรมการ”

  28

8. เลอก “เตรยมขอมลผเขาประชม” พมพชอหรอนามสกลยอๆ ของกรรมการ แลวกด F8 ระบบจะชวยคนหารายชอทตองการให คลกเลอกรายชอทตองการ เลอกเพมเมอตองการเพมกรรมการลาดบตอไป เมอครบทกทานแลวกด Save

9. เลอกปดวาระ หรอออกจากระบบ เมอดาเนนการเสรจ

  29

7. รายนามคณะทางานจดการความร ฝายบรหารงานทวไป รายนามคณะทางานจดการความร ฝายบรหารงานทวไป ศนยนวตกรรมและเทคโนโลยการศกษา มดงน

1. นางศรรตน เนาววงษ หวหนาคณะทางาน 2. นางสาวธดารตน รายพมาย คณะทางาน 3. นางคนง กานล คณะทางาน 4. นางกมลพรรณ ชยบารง คณะทางาน 5. นางอสรย ภมเนาวนล คณะทางานและเลขานการ 6. นางจารพร คลองโนนสง คณะทางานและผชวยเลขานการ