สารบญ

คมอการใชงาน LibreOffice Template เทมเพลตเอกสารราชการ..........................................................................1การดาวนโหลด และตดตง LibreOffice เวอรชน 5.3 + เทมเพลตเอกสารราชการ..............................................1

ดาวนโหลด LibreOffice เวอรชนทมาพรอมกบเทมเพลตเอกสารราชการ......................................................1การตดตง LibreOffice เวอรชนทมาพรอมเทมเพลตเอกสารราชการ..............................................................2การลงทะเบยนเทมเพลตครงแรก หลงการตดตง.............................................................................................3การกำาหนดขอมลผใชงานกอนการเรมใชงาน...................................................................................................4การกรอกขอมลลงในเทมเพลตเอกสารราชการ...............................................................................................5การกรอกขอมลในสวนเรอง, เรยน และการเพมอางถง และสงทสงมาดวย.....................................................6การยกเลกสวนอางถง และสงทสงมาดวย........................................................................................................8การเปลยนขอความคำาลงทาย..........................................................................................................................9การแทรกคำาลงทาย ในกรณทขอความอตโนมตหายไป.................................................................................10การจดตำาแหนงของคำาลงทาย กบชอผลงนาม...............................................................................................11การแทรกคำาตอหนา......................................................................................................................................12การแทรกชนความลบ และชนความเรวลงในเอกสาร....................................................................................13การเปลยนระดบชนความลบ และระดบชนความเรว....................................................................................14การลบชนความลบ และชนความเรว.............................................................................................................14การทำาสำาเนาเอกสารราชการ........................................................................................................................14

1

คมอการใชงาน LibreOffice Template เทมเพลตเอกสารราชการLibreOffice Template สำาหรบเอกสารราชการอจฉรยะ ไดออกแบบมาเพออำานวยความสะดวกในการสรางเอกสารราชการ ซงมระเบยบและขอบงคบ เปนไปตามระเบยบงานสารบญทประกาศโดยสำานกนายกรฐมนตร โดยระเบยบดงกลาวมรายละเอยด และขอกำาหนดเกยวกบงานเอกสารราชการอยหลายสวน ซงการจดทำาเอกสารใหเปนไปตามระเบยบนน เปนสาเหตหนงทสงผลตอความลาชาของงานเอกสารภาครฐ

สำานกงานสงเสรมอตสาหกรรมซอฟตแวรแหงชาต (องคกรมหาชน) ไดจดทำาโครงการพฒนาเทมเพลตเอกสารราชการใหเปนไปตามระเบยบงานสารบญ ในรปแบบของ Open Document Format เพอสงเสรมการใชงานซอฟตแวรใหถกกฎหมาย ลดตนทนทางดานไลเซนสแกหนวยงานภาครฐทวประเทศ และอำานวยความสะดวกใหกบหนวยงานรฐทเปลยนมาใช LibreOfficeหรอโปรแกรมออฟฟศทรองรบมาตรฐาน ODF โดยการจดทำาเทมเพลตชดนขนมา

ลาสดเทมเพลตราชการชดนไดมการปรบปรงใหมอกครง เพอรองรบการทำางานบน LibreOffice เวอรชน 5 ทมความสามารถมากขน และรองรบการทำางานควบคกบเอกสาร Microsoft Office XML (เปรยบเทยบกบเวอรชน 3.6 ซงเปนเวอรชนทเทมเพลตเวอรชนกอนหนานรองรบ)

คมอฉบบน จะแนะนำาวธการใชงานเทมเพลตเอกสารราชการ บน LibreOffice เวอรชน 5.3 ไปจนถงการอปเดท และวธการแกไขปญหาเบองตน

การดาวนโหลด และตดตง LibreOffice เวอรชน 5.3 + เทมเพลตเอกสารราชการการตดตง LibreOffice 5.3 และเทมเพลตเอกสารราชการ ทำาได 2 วธ วธแรกคอตดตงผานตวตดตงท Osdev ไดพฒนา และเปดใหดาวนโหลด ซงเวอรชนน Osdev ไดรวมเอา LibreOffice เวอรชน 5.3 กบเทมเพลตเอกสารราชการ การตงคาโปรแกรมและ Extension อนๆ ทจำาเปน โดย Build ตวตดตงแบบ Silent Installer เพองายตอการตดตงใชงาน

อกวธหนงคอดาวนโหลด LibreOffice จากเวบไซตผพฒนา LibreOffice โดยตรง (สามารถดาวนโหลดไดท www.libreoffice.org) แลวจงดาวนโหลด Extension เทมเพลตเอกสารราชการเพอตดตงแยกตางหาก วธนจะเหมาะสำาหรบกรณท LibreOffice ออกเวอรใหม แลวทมงานยงไมไดจดทำาเปนตวตดตงตามทแจงไวในวธท 1 ผใชกจะสามารถตดตงดวยวธท 2 นได เชนกน

คมอฉบบนจะขออธบายเฉพาะการตดตงดวยวธท 1 เทานน เพราะไดรบการทดสอบเกยวกบเวอรชนเปนทเรยบรอยแลว การตดตงใชงานจงมความเสถยรกวาการตดตงดวยวธท 2

ดาวนโหลด LibreOffice เวอรชนทมาพรอมกบเทมเพลตเอกสารราชการ

ผทสนใจสามารถเขาไปดาวนโหลดโปรแกรมไดท http://www.libreofficeclub.com/p/download.html แลวเลอกดาวนโหลดตวตดตง LibreOffice พรอมเทมเพลตเอกสารราชการ

สงวนลขสทธ 2017 ® บรษท โอเพนซอรสดเวลอปเมนต จำำกด

2

การตดตง LibreOffice เวอรชนทมาพรอมเทมเพลตเอกสารราชการ

หลงจากดาวนโหลดในขนตอนกอนหนานเรยบรอยแลว ใหดบเบลคลกไฟลตวตดตงโปรแกรมดาวนโหลดมา

การตดตงจะเปนไปในรปแบบ Silent Installer ซงผใชไมจำาเปนตองทำาสงใดหลงจากดบเบลคลกตวตดตง โดยเพยงแคยนยนการตดตง เมอมหนาตางดงตวอยางในรปดานลางปรากฎขนมา

จากนนจะปรากฎหนาตางแสดงสถานะการตดตง ใหรอจนกวาหนาตางดงกลาวจะปดตวไปเอง

หลงจากตดตงเสรจเรยบรอยแลว ใหทดลองเปดโปรแกรม LibreOffice Writer ขนมา โดยไปท Start > LibreOffice 5.3 > LibreOffice Writer

สงวนลขสทธ 2017 ® บรษท โอเพนซอรสดเวลอปเมนต จำำกด

3

จากนนลองสงเกตวามเมนชอวา Smart Template หรอไม แลวเลอกทเมน Smart Template > เอกสารแมแบบ > ขาราชการพลเรอน (หรอขาราชการทหาร และตำารวจ) จะพบรายชอเทมเพลตเอกสารราชการทง 10 รปแบบ ใหเลอกใชงาน แสดงวาการตดตงนนครบถวนเรยบรอย

การลงทะเบยนเทมเพลตครงแรก หลงการตดตง

หลงจากการตดตงเสรจสน หากทดลองเรยกเปดเทมเพลตเอกสารราชการภายใตเมน Smart Template จะพบวาไมสามารถเรยกเปดเทมเพลตเหลานนขนมาได โดยจะมหนาตางแจงเตอนวา

เราจะตองทำาการลงทะเบยนเขาใช Template กอน ซงขนตอนนจะทำาเพยงครงเดยว หลงจากการตดตงเสรจสนเทานน โดยหากเคยลงทะเบยนแลวจะไมมหนาตางนขนมาแจงอก

การลงทะเบยนทำาไดโดยไปทเมน File > New > Templates ซงไดระบไวเปนขอความบนหนาตางแจงเตอนเชนกน

หลงจากนนจะปรากฎหนาตาง Templates ขนมา ถอวาเสรจสนกระบวนการการลงทะเบยน Template แลว ใหปดหนาตางทปรากฎนไดทนท

สงวนลขสทธ 2017 ® บรษท โอเพนซอรสดเวลอปเมนต จำำกด

4

จากนนทดลองเรยกใชงานเทมเพลตผานเมน Smart Template อกครง จะพบวาหนาตางแจงเตอนกอนหนานไมปรากฎขนมาอก และเทมเพลตทเรยกเปดกจะแสดงขนบนหนาจอ

การกำาหนดขอมลผใชงานกอนการเรมใชงาน

เทมเพลตเอกสารราชการชดน มการออกแบบในสวนของขอมลผใชงาน โดยเทมเพลตจะดงขอมลทจำาเปนตองระบในเอกสาร ในสวนของขอมลผใช ไมวาจะเปนชอ ตำาแหนง หนวยงานสงกด ทอย ไปจนถงเบอรโทรศพท และอเมล โดยการทเทมเพลตจะดงขอมลเหลานนขนมาแสดงในเอกสารไดนน ผใชงานจะตองกรอกขอมลสวนตว เพอบนทกลงในฐานขอมลของเทมเพลตนเสยกอน

วธการกำาหนดขอมลผใชงานทำาไดโดยไปทเมน Smart Template > ขอมลผใช

จากนนจะมหนาตางแบบฟอรม ใหกรอกขอมลสวนตวลงในชองดงกลาวใหครบถวน เพอขอมลเหลานจะปรากฎในเอกสารอตโนมต เมอเราไดเรยกใชเอกสารเทมเพลตราชการภายใตเมน Smart Template

สงวนลขสทธ 2017 ® บรษท โอเพนซอรสดเวลอปเมนต จำำกด

5

หลงจากขอมลครบถวนแลว ใหคลกปม ยนยน และบนทกขอมล จากนนทดลองเรยกเปดเทมเพลตราชการภายใตเมน SmartTemplate อกครง ซงจะเปนวาขอมลทกรอกลงไปเมอสกครจะปรากฎบนเอกสารใหอตโนมต

การกรอกขอมลลงในเทมเพลตเอกสารราชการ

เอกสารเทมเพลตทเรยกเปดขนมานน หากสงเกตจะเหนวามขอความบางสวนมพนหลงเปนสเทา ซงบางสวนจะมตวหนงสอเปนสฟา (หรอเขยว) และบางสวนจะเปนขอความสดำา

ขอความทมพนหลงเปนสเทานน คอขอความอตโนมตทโปรแกรมไดสรางขนมา สเทาทปรากฎน เมอสงพมพจะไมปรากฎบนเอกสารทสงพมพ

สวนขอความทมตวอกษรเปนสฟา (หรอสเขยว) นน เปนขอความทแสดงใหผใชงานเหนวา ใหผใชงานพมพขอความในตำาแหนงดงกลาว โดยวธการใชงานนนเรมจากการนำาเมาสคลกลงไปในตำาแหนงทมขอความทพนหลงสเทา และตวหนงสอสฟา

สงวนลขสทธ 2017 ® บรษท โอเพนซอรสดเวลอปเมนต จำำกด

6

เมอคลกลงไปบนขอความทตองการแกไขแลว ใหพมพขอความทตองการลงไปไดทนท โดยเมอพมพขอความลงไปแลว ขอความใหมจะไปแทนทขอความเกาบนเทมเพลตใหอตโนมต

การกรอกขอมลในสวนเรอง, เรยน และการเพมอางถง และสงทสงมาดวย

เทมเพลตเอกสารราชการชดนไดมการออกแบบ และกำาหนดขนาดตวอกษร ระยะหางระหวางบรรทดตามระเบยบงานสารบญซงบางจดในเอกสารจะมการปองกนการแกไขเอาไว เชนในสวนของเรอง, เรยน ซงเปนสวนสำาคญของเอกสาร

ในจดนผใชงานไมสามารถลบ หรอแกไขรายละเอยดในสวนนได หากทดลองลบขอความในสวนน จะมขอความแจงเตอนดงรปตวอยาง

สงวนลขสทธ 2017 ® บรษท โอเพนซอรสดเวลอปเมนต จำำกด

7

วธการใชงานทถกตองคอ เมอตองการเพมขอความในชองเรอง หรอเรยน ใหนำาเคอรเซอรวางไวในชองดานหลงขอความ แลวจงพมพขอความทตองการลงไป

กรณทมการอางถงเอกสารอน แลวตองการเพมสวนของอางถงลงในเอกสารราชการ ใหไปทเมน Smart Template > แทรก> อางถง

หลกจากแทรกอางถงดวยเมน Smart Template แลว ในเอกสารใตหวขอเรยน จะปรากฎสวนของการอางถงขนมา ใหนำาเคอรเซอรวางในชองดานหลงแลวพมพขอความทตองการลงไป

กรณทตองการระบสงทสงมาดวยในเอกสาร ใหไปทเมน Smart Template > แทรก > สงทสงมาดวย

สงวนลขสทธ 2017 ® บรษท โอเพนซอรสดเวลอปเมนต จำำกด

8

จะปรากฎสวนของสงทสงมาดวย ใหนำาเคอรเซอรวางภายในชองดานหลงแลวพมพขอความทตองการ

การยกเลกสวนอางถง และสงทสงมาดวย

เมอแทรกสวนอางถง และสงทสงมาดวย แลวตองการยกเลก หรอลบสวนใดสวนหนง ของทง 2 สวนนออก จะตองทำาผานเมนSmart Template โดยการลบทำาไดโดยเลอกเมน Smart Template > ลบ > อางถง

หลงจากใชคำาสงดงกลาว สวนของอางถงกจะถกลบหายไป

และการลบสวนของสงทสงมาดวย สามารถทำาไดโดยการไปทเมน Smart Template > ลบ > สงทสงมาดวย

สงวนลขสทธ 2017 ® บรษท โอเพนซอรสดเวลอปเมนต จำำกด

9

หลงจากใชคำาสงดงกลาว สวนของสงทสงมาดวยกจะถกลบหายไป

การเปลยนขอความคำาลงทาย

สำาหรบขอความคำาลงทายนน ผพฒนาไดออกแบบในสวนของคำาลงทาย โดยสรางรายการใหผใชไดเลอกคำาลงทายจากรายการทมอย วธการเลอกคำาลงทาย ใหสงเกตกอนวาคำาลงทายทปรากฎในเอกสารขณะนนเปนขอความอตโนมต โดยมพนหลงของขอความเปนสเทาหรอไม จากนนนำาเมาสคลกทขอความคำาลงทายทเปนขอความอตโนมต

จากนนจะปรากฎหนาตางรายการคำาลงทายขนมา ใหเลอกคำาลงทายทตองการใช โดยเมอเลอกคำาลงทายทตองการไดแลว ใหคลกปม OK

สงวนลขสทธ 2017 ® บรษท โอเพนซอรสดเวลอปเมนต จำำกด

10

หลงจากเลอกคำาลงทายทตองการแลว ขอความคำาลงทายในเอกสารจะถกเปลยนตามขอความทเลอกไว

การแทรกคำาลงทาย ในกรณทขอความอตโนมตหายไป

ในบางครงผใชงานอาจจะเผลอลบคำาลงทายทงไป แลวตองการเรยกขอความคำาลงทายอตโนมตคนกลบมา ใหเรมจากการนำาเคอรเซอรวาง ณ ตำาแหนงของคำาลงทาย

จากนนใหไปทเมน Smart Template > แทรก > คำาลงทาย > แทรกขอความลงทาย

สงวนลขสทธ 2017 ® บรษท โอเพนซอรสดเวลอปเมนต จำำกด

11

ขอความคำาลงทายทเปนขอความอตโนมต กจะปรากฎ ณ ตำาแหนงของคำาลงทายในเอกสาร

การจดตำาแหนงของคำาลงทาย กบชอผลงนาม

ตามระเบยบงานสารบญตามประกาศสำานกนายกรฐมนตร ตำาแหนงชองชอผลงนาม กบคำาลงทายนน จะตองกงกลางซงกนและกน ผพฒนาจงไดออกแบบวธการจดตำาแหนงของคำาลงทาย กบชอผลงนามแบบอตโนมตเพออำานวยความสะดวกในการใชงานเอกสารราชการของผใช ใหสะดวกมากยงขน

วธการจดตำาแหนงคำาลงทาย กบชอผลงนามใหกงกลางซงกน และกนทำาไดโดยการไปเลอกทเมน Smart Template > จดตำาแหนงคำาลงทาย

หลงจากเลอกเมนดงกลาวแลว ชอผลงนาม กบคำาลงทายจะถกปรบใหกงกลางซงกน และกนแบบอตโนมต

สงวนลขสทธ 2017 ® บรษท โอเพนซอรสดเวลอปเมนต จำำกด

12

การแทรกคำาตอหนา

ระเบยบงานสารบญประกาศโดยสำานกนายกรฐมนตรไดมการระบเกยวกบกรณทเอกสารมความยาวมากกวา 1 หนา ไววา จะตองมขอความตอหนา เพอปองกนการปลอมแปลง เปลยนแปลงเอกสารหนงสอราชการ

ซงผพฒนาไดออกแบบการตอหนาเอกสารแบบอตโนมต เพออำานวยความสะดวกใหกบผใชงาน โดยเมอเอกสารมความยาวมากกวา 1 หนากระดาษ แลวตองการแทรกคำาตอหนา ใหไปทเมน Smart Template > แทรก > ตอหนา

หลงจากแทรกคำาตอหนาแลว จะปรากฎกลองขอความทดงเอาเนอหาในหนาถดไปของเอกสาร บนดานทายของเอกสารหนานนๆ ดงรปตวอยาง

สงวนลขสทธ 2017 ® บรษท โอเพนซอรสดเวลอปเมนต จำำกด

13

การแทรกชนความลบ และชนความเรวลงในเอกสาร

ตามระเบยบงานสารบญทประกาศโดยสำานกนายกรฐมนตร มการกลาวถงระเบยบสำาหรบเอกสารชนทเปนความลบ และเอกสารทเรงดวนเอาไว วาหากเอกสารทเปนความลบ จะตองระบชนความลบโดยการประทบตราชนความลบลงบนเอกสาร โดยชนความลบจะม 3 ระดบ คอ ลบ ลบมาก และลบทสด

สำาหรบเอกสารทเรงดวนกเชนเดยวกน หากตองการระบความเรงดวนของเอกสาร จะตองประทบตราเพอระบชนความเรวลงบนเอกสาร โดยชนความเรวจะม 3 ระดบ คอ ดวน ดวนมาก และดวนทสด

ผพฒนาจงไดออกแบบการระบชนความลบ และชนความเรวลงในเอกสาร โดยสามารถทำาผานเมน Smart Template ได โดยการไปทเมน Smart Template > แทรก > ชนความลบ และเลอกชนความลบทตองการประทบลงในเอกสาร

และเลอกเมน Smart Template > แทรก > ชนความเรว โดยเลอกชนความเรวทตองการประทบลงในเอกสาร

เมอแทรกชนความลบ และชนความเรวผานเมน Smart Template แลว โปรแกรมจะแทรกตราประทบตามรปแบบทไดเลอกไว ณ ตำาแหนงทถกตองตามระเบยบงานสารบญ

สงวนลขสทธ 2017 ® บรษท โอเพนซอรสดเวลอปเมนต จำำกด

14

การเปลยนระดบชนความลบ และระดบชนความเรว

เมอแทรกระดบชนความลบ และชนความเรวลงในเอกสารแลว ตองการเปลยนระดบชนความลบ หรอชนความเรวเปนระดบอน สามารถทำาไดโดยการไปทเมน Smart Template > แทรก > ชนความลบ หรอชนความเรว แลวเลอกระดบชนทตองการเปลยนไดทนท

การลบชนความลบ และชนความเรว

วธลบตราประทบชนความลบ และชนความเรว ใหลบโดยการเลอกเมน Smart Template > ลบ > ชนความลบ ในกรณทตองการลบชนความลบ และเลอกเมน Smart Template > ลบ > ชนความเรว ในกรณทตองการลบชนความเรว

การทำาสำาเนาเอกสารราชการ

ตามระเบยบงานสารบญ มขอกำาหนดเกยวกบการทำาสำาเนาเอกสารไว ผพฒนาจงไดออกแบบความสามารถในการทำาสำาเนาเอกสารราชการอตโนมต เพออำานวยความสะดวกในการใชงานใหกบผใช

โดยการทำาสำาเนาเอกสารราชการสามารถเลอกสำาเนาได 2 ลกษณะ คอทำาสำาเนาพรอมตราประทบ และทำาสำาเนาโดยไมตองการตราประทบบนเอกสาร โดยตราประทบในทนหมายรวมถงตราประทบชนความลบ ชนความเรว และตราประทบสำาเนา และสำาเนาคฉบบดวย

การทำาสำาเนาพรอมตราประทบใหเรมจากเลอกเอกสารเทมเพลตราชการทมการระบขอมลในเอกสารจนครบถวนสมบรณแลว จากนนใหเลอกเมน Smart Template > ทำาสำาเนาพรอมตราประทบ

สงวนลขสทธ 2017 ® บรษท โอเพนซอรสดเวลอปเมนต จำำกด

15

หลงจากเลอกทำาสำาเนาพรอมตราประทบ โปรแกรมจะเรมการทำาสำาเนา โดยใหรอโปรแกรมทำางานสกคร

หลงจากทโปรแกรมทำางาน จะพบวามเอกสารใหมขนมา ในลกษณะสำาเนาเอกสาร โดยสำาเนาจะสรางขนมา 2 ฉบบคอ สำาเนาคฉบบ และสำาเนา พรอมตราประทบราง … พมพ … ทาน … ตรวจ … ดงรปตวอยาง

สำาหรบการทำาสำาเนาทไมมตราประทบนน ทำาไดโดยการเลอกเอกสารราชการทตองการทำาสำาเนา แลวไปเลอกทเมน Smart Template > ทำาสำาเนา

สงวนลขสทธ 2017 ® บรษท โอเพนซอรสดเวลอปเมนต จำำกด

16

จากนนโปรแกรมจะเรมทำาสำาเนา โดยไมประทบตราใดๆ ลงในเอกสารฉบบสำาเนา ดงรปตวอยาง เผอกรณทผใชงานตองการประทบตราลงบนกระดาษดวยตนเอง

สงวนลขสทธ 2017 ® บรษท โอเพนซอรสดเวลอปเมนต จำำกด

6/2 หม 9 ตำำบลหนองร อำำเภอเมอง จงหวดชลบร 20000โทร . 02 269 9889 เวบไซต : www.osdev.co.th